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Chancen nutzen
Die Zeiten sind schwierig für Unternehmen: Die Kosten steigen, die Konsumlaune ist gedämpft, der Wettbewerb wird intensiver, kurz: Die wirtschaftlichen Herausforderungen sind immens. Vor diesem Hintergrund kommt dem Kostenmanagement noch einmal eine ganz besondere Rolle zu. Auf den folgenden Seiten nehmen wir Sie deshalb mit auf eine Entdeckungsreise, bei der es um Möglichkeiten geht, Prozesskosten systematisch zu optimieren und so den unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu sichern. Ob durch die gezielte Digitalisierung von wiederkehrenden Abläufen, den
effektiven Einsatz moderner ERP-Systeme oder den klugen Einsatz von KI-Technologien – innovative Ansätze eröffnen völlig neue Perspektiven im Kostenmanagement. Wir zeigen praxisnahe Beispiele, erläutern strategische Konzepte und beleuchten die neuesten Entwicklungen, die nicht nur Einsparpotenziale aufdecken, sondern auch frischen Wind in traditionelle Strukturen bringen. Nutzen Sie die Chance, mit zukunftsweisenden Instrumenten den Grundstein für eine effizientere Unternehmensführung zu legen. Wir wünschen Ihnen eine spannende und erkenntnisreiche Lektüre!
Michael Gneuss Chefredakteur
LEITARTIKEL
ERP-SYSTEME
DIGITALISIERUNG
INKASSO / FORDERUNGSMANAGEMENT
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ
INHALTSVERZEICHNIS
Kosten senken bleibt Top-Aufgabe — 3
Turbo für die Effizienz — 4
Enorme Chancen — 5
Bloß kein Geld verschenken — 6
Routinejobs erledigt der Bot — 7
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Kosten senken bleibt Top-Aufgabe
LEITARTIKEL | VON
MICHAEL GNEUSS UND JENS BARTELS
Oft reagieren Unternehmen in wirtschaftlich schwierigen Situationen nicht schnell genug, um strategisch ihre Kosteneffizienz zu verbessern. Dabei gibt es dank neuer Technologien immer mehr Lösungen für ein intelligentes Kostenmanagement.
Der Druck, der aktuell auf den Chefetagen lastet, ist enorm: Krisenzeiten zwingen Unternehmen dazu, die finanzielle Situation permanent im Blick zu behalten. So überrascht es nicht, dass Kostenmanagement auch im Jahr 2025 weltweit die höchste Priorität für Unternehmen hat: So nehmen derzeit 33 Prozent der Betriebe rund um den Globus die Optimierung ihrer Ausgaben in den Fokus, hat zuletzt eine Umfrage der Boston Consulting Group ergeben. Das sind noch einmal acht Prozentpunkte mehr als im Jahr zuvor. Auf den Plätzen zwei und drei folgen die Bereiche Wachstum und Umsatzmanagement. Gleichzeitig hatten laut der Umfrage viele Unternehmen Schwierigkeiten, ihre Einsparziele im Jahr 2024 zu verwirklichen: Im Durchschnitt wurden nur 48 Prozent der geplanten Maßnahmen realisiert. Die größten Einsparpotenziale sehen die befragten Führungskräfte dabei in den Bereichen Kundenservice, Vertrieb, Marketing und Lieferkettenmanagement.
Doch Vorsicht: Ein überhastetes Kürzen von Ausgaben kann auch Chancen vernichten und die Wettbewerbsfähigkeit gefährden. Kurzfristige Einsparungen wie die Reduzierung von Projektbudgets oder die Senkung von Marketing- und Betriebsausgaben können zwar vorübergehend
Effizientes Kostenmanagement bedeutet mehr als Sparen.
für Entlastung sorgen, haben jedoch oft nur eine begrenzte oder mitunter sogar kontraproduktive Wirkung. Effizientes Kostenmanagement ist daher mehr als Sparen. Es erfordert ein strategisches Vorgehen, bei dem Prozesse nicht nur kostengünstiger, sondern auch besser gestaltet werden.
Chancen durch KI
Helfen kann dabei die Digitalisierung: Hand in Hand mit innovativen Technologien und der Automatisierung von Geschäftsprozessen helfen KI-Lösungen schon heute, Prozessgeschwindigkeiten zu erhöhen, Mitarbeitende bei Routinetätigkeiten zu entlasten und dadurch Kosten zu optimieren. Auch der Einsatz von ERP-Systemen unterstützt Firmen dabei, die Effizienz zu steigern. Zwar kann die Umsetzung kurzfristig zu einem Anstieg der Kosten führen, weil die Implementierung neuer Technologien sowie die Digitalisierung von Prozessen mit erheblichen Investitionen einhergehen. Dafür haben Unternehmen, die konsequent Schritte in diese
Gesamtkosten für Geschäftsreisen in kleinen und großen Betrieben von 2010 bis 2023, in Milliarden Euro
Betriebe mit 10 bis 500 Beschäftigten
Betriebe mit über 500 Beschäftigten
Richtung gehen, gute Chancen, langfristig wettbewerbsfähiger zu sein.
Wie groß der Wunsch nach Prozessoptimierung und wie hoch der Stellenwert neuer Technologien in vielen Firmenzentralen sind, zeigen exemplarisch die Ergebnisse der Geschäftsreiseanalyse 2024 des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR). Mit rund 95 Prozent wählten nahezu alle Befragten die Prozessoptimierung auf Platz eins im Ranking der zu behandelnden Themenfelder für den in den vergangenen Jahren angewachsenen Kostenblock der Geschäftsreisen. Inzwischen ist laut der Analyse auch das Thema KI bei mehr als die Hälfte der großen Unternehmen fest verankert, bei den kleineren bislang nur bei etwa jedem dritten. Dieser Unterschied könnte mit der höheren Komplexität der Reiseprozesse
in den großen Firmen zusammenhängen, bei denen der Einsatz von KI deutlichere Vorteile bei der Verbesserung, Einsparung oder auch Vereinfachung von Prozessen bewirken kann. Um Prozesse effektiv zu gestalten, wandeln sich dabei oftmals auch die Anforderungen an die Mitarbeitenden. Im Fall von Mobilitätsverantwortlichen in Unternehmen bedeutet diese Entwicklung zum Beispiel, dass sie mehr denn je zu Schnittstellen-Managern zwischen den Bereichen Personal, Einkauf, Finanzen oder auch der IT werden. Zur Wahrheit gehört letztendlich aber auch, dass es keine universelle Strategie für effektives Kostenmanagement gibt. Unternehmen müssen ihre eigenen Lösungen finden, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. In einem herausfordernden Marktumfeld bleibt diese Aufgabe aber der Schlüssel zu stabilen Margen und langfristigem Erfolg.
Spend Management – Kosten senken mit KI
In Zeiten steigender Ausgaben und wachsender Insolvenzrisiken ist ein effektives Kostenmanagement entscheidender denn je. N2F bietet Unternehmen eine smarte All-in-one-Lösung, mit der sie ihre Reisekosten, Eingangsrechnungen und Firmenkarten effizient verwalten und kontrollieren können.
Mit N2F behalten Firmen ihre Ausgaben in Echtzeit im Blick. In der intelligenten Spend-ManagementLösung können sämtliche Kosten automatisch erfasst, einfach analysiert und verwaltet werden – für eine präzise Budgetplanung und maximale Kostenkontrolle. Die KIgestützte Prüfung erkennt dabei fehlerhafte oder unrechtmäßige Ausgaben und hilft so, finanzielle Risiken zu minimieren. Die fein konfigurierbaren Firmenkarten mit Echtzeit-Benachrichtigungen perfektionieren die Ausgabenkontrolle. Mit der KI-gestützten Automatisierung optimieren Unternehmen ihre Finanzprozesse, sparen Zeit und Kosten, vereinfachen ihre Verwaltung und sichern die Einhaltung ihrer Richtlinien.
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Turbo für die Effizienz
ERP-SYSTEME | VON ANDREAS TALER
Scharfer Wettbewerb, knappe Ressourcen, steigende Kosten und Fachkräftemangel – die Herausforderungen für die Unternehmen sind enorm. Ohne digital optimierte Prozesse haben die Firmen heute kaum noch eine Chance. Vor diesem Hintergrund sind ERP-Systeme in vielen Unternehmen zu einem festen Bestandteil geworden.
Rund 45 Milliarden Dollar wurden einer Erhebung des Marktforschungsunternehmens Statista zufolge im Jahr 2023 weltweit mit ERP-Systemen umgesetzt. Bis 2027 könnte dieser Umsatz gar auf 58 Milliarden Dollar anwachsen. ERP-Systeme sind Softwarelösungen, die dazu dienen, den Überblick über Geschäftsprozesse zu behalten und sicherzustellen, dass sämtliche Daten und Informationen zentral an einem Ort gespeichert und verwaltet werden. Eine integrierte ERP-Lösung zielt darauf ab, alle relevanten Bereiche dieses Enterprise Resource Planning miteinander
Ein ERP-System
macht
alle Daten an einem zentralen Ort verfügbar.
zu verknüpfen. Dazu gehören betriebliche Funktionen wie etwa Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lagerhaltung, Produktion und Personalwesen. Ziel ist es, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern.
Geschäftsprozesse werden immer komplexer
Die Notwendigkeit für ein ERP-System ergibt sich aus der zunehmenden Komplexität der Geschäftsprozesse. Ohne ein solches System müssen Unternehmen viele verschiedene
Softwarelösungen für die unterschiedlichen Abteilungen vorhalten. Dies kann zu riesigen Datensilos und letztlich ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Hier setzt ERP an: Durch die Integration sämtlicher Geschäftsbereiche in einem zentralen System werden Daten und Informationen nahtlos miteinander verbunden. Ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen ist die Automatisierung von Routineprozessen. Aufgaben wie etwa die Buchhaltung oder das Bestellwesen können durch ein ERP-System deutlich schneller und fehlerfreier erledigt werden.
Ein zentrales Anliegen von Unternehmen ist die Kostenoptimierung. Hier kann ERP einen erheblichen Beitrag leisten. Durch die bessere Übersicht über sämtliche Geschäftsprozesse und Ressourcen können Unternehmen nicht nur Engpässe und ineffiziente Prozesse schneller erkennen. Vielmehr können sie auch gezielt Kosten sparen. So lässt sich zum Beispiel das Lagerwesen optimieren, indem die Bestände in Echtzeit überwacht und Überbestände vermieden werden.
Mehr als nur ein Tool zur Kostenoptimierung Ein ERP-System bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, die weit über die reine Kostenoptimierung hinausgehen. Als besonderes Potenzial hervorzuheben ist die Verbesserung der Transparenz. Alle Daten sind an einem zentralen Ort verfügbar, was eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung ermöglicht. Manager können in Echtzeit auf relevante Informationen zugreifen, ohne auf verschiedene Abteilungen angewiesen zu sein. Darüber hinaus fördert ERP auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind, können Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen problemlos zusammenarbeiten und auf denselben Datenbestand zugreifen. Dies führt zu
„Die ERP-Lösung muss zum Unternehmen passen“
Eine einheitliche und transparente Datenbasis über alle Abteilungen und Entscheidungsebenen hilft, Prozesse zu optimieren, weiß Christian Biebl, Geschäftsführer der Firma Planat, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen des produzierenden Gewerbes die Software FEPA entwickelt hat.
Warum brauchen Produktionsunternehmen ERP-Systeme?
Weil sonst der eine nicht weiß, was der andere macht. Oft nutzen gerade kleine und mittelständische Unternehmen für die Material- und Arbeitsplanung Altlösungen, die längst nicht mehr funktional sind, oder gar Excel-Sheets. Fehlt aber
eine einheitliche Datenplattform, auf die alle Abteilungen zugreifen können, entstehen Informationslücken: Der Verkauf kennt die Werte aus der Produktion nicht, der Lagerbestand wird nur geschätzt. Das führt zu Mehrkosten und Ineffizienzen. Ein ERP-System schafft da Abhilfe.
einer höheren Effizienz und einem kontinuierlichen Informationsfluss. Doch was benötigt ein ERP-System, um tatsächlich effizient zu sein? Hier ist zunächst die passende Software von fundamentaler Bedeutung. Es gibt zahlreiche ERPAnbieter auf dem Markt, und die Wahl des richtigen Systems hängt von verschiedenen Faktoren wie der Größe des Unternehmens, den spezifischen Anforderungen oder dem Budget ab.
Implementierung ist entscheidend Neben der Software ist jedoch auch die Implementierung von großer Bedeutung. Ein ERPSystem einzuführen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Es bedarf einer sorgfältigen Planung und einer engen Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen, um sicherzustellen, dass das System den tatsächlichen Anforderungen entspricht. Neben den vielen Chancen, die ERP-Systeme bieten, gibt es allerdings auch Herausforderungen: Eine der größten ist die hohe Investition, die für die Implementierung eines ERP-Systems erforderlich ist. So kann besonders für kleinere Unternehmen der Einstieg in die ERP-Welt mit erheblichen Kosten und Aufwand verbunden sein.
Indem es allen die gleichen Daten liefert. Indem es vor allem Echtzeitdaten liefert. Damit können Material- und Personaleinsatz präzise geplant und der administrative Aufwand reduziert werden. Das spart Geld und Zeit – beides kann in die weitere Prozessoptimierung investiert werden. Wichtig ist jedoch: Die ERP-Lösung muss optimal zum Unternehmen passen.
Worauf kommt es da an? Das System muss alle Bedarfe abdecken, ohne dabei zu überfordern. Und es muss gezielt auf Unternehmensgröße und Gewerbe zugeschnitten sein. Mit FEPA bieten wir eine ERP-Lösung speziell für kleine und mittlere Unternehmen
des produzierenden Gewerbes, die optimal angepasst werden kann. Die Basisversion verbindet Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktionsplanung und -steuerung mit Betriebsdatenerfassung und betriebswirtschaftlichen Anwendungen. On top können bedarfsgerecht branchenspezifische Softwareinhalte integriert und diverse Add-ons eingesetzt werden. www.planat.de
Im ERP-System laufen alle Daten zusammen.
Enorme Chancen
DIGITALISIERUNG | VON JÜRGEN ACKERMANN
Der technologische Wandel ist in vollem Gange – auch und vor allem in der Geschäftswelt. Innovative Technologien und digitale Anwendungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und neue Potenziale zu erschließen.
Unternehmen benötigen eine klare Strategie.
Automatisierung ist das Gebot der Stunde: Durch die Implementierung digitaler Lösungen können Unternehmen immer mehr ehemals manuelle und vor allem zeitaufwendige Prozesse von diesen Tools erledigen lassen. So werden beispielsweise durch den Einsatz von spezieller Bürokommunikationssoftware Kommunikationswege verkürzt und die Zusammenarbeit unter den Abteilungen und Mitarbeitenden deutlich verbessert. Das zeigte im vergangenen Jahr auch eine Studie der Kommunikationsplattform Slack: Demzufolge steigerte die Nutzung solcher Tools die Produktivität um 47 Prozent und sparte durchschnittlich 97 Minuten Arbeitszeit pro Woche.
KI-Einsatz schreitet voran
Ein weiteres Beispiel ist die Einführung von KIgestützten Systemen im Kundenservice. Mithilfe der Künstlichen Intelligenz können zum Beispiel Chatbots Routineanfragen bearbeiten. Dadurch gelingt es, Mitarbeitende zu entlasten und Personalkosten zu senken. Im Handel wiederum analysieren KI-Systeme das Kaufverhalten von Kunden und erstellen personalisierte Angebote. Dies führt zu höheren Umsätzen und optimierten Marketingausgaben. Nach Angaben
des Statistischen Bundesamts nutzte 2024 bereits jedes fünfte Unternehmen (20 Prozent) in Deutschland Technologien der Künstlichen Intelligenz. Ein Jahr zuvor griff nur jedes achte Unternehmen auf KI zurück. Und es ist absehbar, dass in Zukunft immer mehr Firmen das Potenzial von KI in Bereichen wie zum Beispiel Textanalyse, Bilderkennung und Prognosen erkennen und nutzen. Betrachtet man etwa den Maschinenbau, so können hier KI-unterstützte Roboter sicherheitsrelevante Aufgaben übernehmen und die Qualitätssicherung verbessern. In der Logistik optimiert die KI die Bestandsplanung oder die Routen in Echtzeit und verringert Lagerkosten.
Klare Strategie ist Voraussetzung Doch um die Vorteile der Digitalisierung effektiv nutzen zu können, benötigen Unternehmen eine klare Strategie und die Bereitschaft, in neue Technologien zu investieren. Wichtig ist auch die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Tools. Erst dann können sie die Chancen der Digitalisierung richtig nutzen.
Und die liegen klar auf der Hand: So steigert der technologische Wandel die Effizienz, reduziert Kosten und hilft bei der Erschließung neuer Geschäftsfelder. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Unternehmen flexibler auf Marktveränderungen reagieren und individuelle Kundenbedürfnisse besser bedienen. Zudem ermöglicht die Digitalisierung den Zugang zu globalen Märkten und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.
Große Herausforderungen
Trotz der vielen Vorteile stehen Unternehmen auch vor großen Herausforderungen. So sind mit der Einführung digitaler Prozesstechnologien oft hohe Anfangsinvestitionen in Software,
Digitalisieren ohne Kostenfalle!
Unternehmen starten Digitalisierungsprojekte mit dem Ziel, kürzere Bearbeitungszeiten, effizientere Ressourcenallokation und Kosteneinsparungen zu erreichen. Doch oft scheitern sie an langen Entwicklungszeiten, fehlenden ITRessourcen und steigenden Kosten. Low Code begegnet diesem Problem erfolgreich.
Mit Low Code können Unternehmen Digitalisierungsprojekte intern umsetzen, was in der klassischen Softwareentwicklung nicht möglich ist. So sind sie nicht auf externe Entwickler angewiesen und vermeiden lange IT-Projektlaufzeiten.
Dank einer grafischen Benutzeroberfläche lassen sich Digitalisierungsvorhaben gemeinsam mit
Fachabteilungen umsetzen. Die IT-Abteilung stellt Templates und Schnittstellen bereit, während die Fachabteilung ihr Prozesswissen direkt in Lösungen überführt. Dieser kollaborative Ansatz entlastet die IT effizient und senkt Kosten nachhaltig.
75 Prozent schneller entwickeln mit Low Code Die Wirtschaftlichkeit mit der richtigen Low-Code-Plattform als Enterprise-Software ist beeindruckend. Standardprozesse wie Rechnungsfreigaben oder Auftragsmanagement lassen sich 40 bis 75 Prozent schneller umsetzen, an die unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen und in bestehende Systeme integrieren. Das spart Zeit und Kosten in der
Hardware und Infrastruktur verbunden. Und auch der Fachkräftemangel wird hier zunehmend zu einem Problem. Digitale Prozesse erfordern technisches Know-how. Viele Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten, qualifizierte ITFachkräfte zu finden. Zudem muss die bereits bestehende Belegschaft geschult werden, um mit neuen digitalen Tools umgehen zu können.
All dies bedeutet besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nicht selten hohe finanzielle Belastungen. Deshalb können gerade für KMU sogenannte Low-Code-Plattformen zur Prozessoptimierung, zum Beispiel bei Freigabeprozessen, eine Lösung sein. Diese ermöglichen die schnelle Digitalisierung von Prozessen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse. Sind gar keine Programmierkenntnisse vorhanden, können No-Code-Plattformen, etwa für einfache Apps, infrage kommen. Bei komplexen Anforderungen sind diese aber weniger geeignet.
Die Digitalisierung hilft, Prozesse zu verschlanken und Kosten zu sparen.
Umsetzung sowie der Nutzungsphase danach. Moderne Low-CodePlattformen wie X4 BPMS von SoftProject sind All-in-one-Lösungen, die als leistungsstarke Middleware bestehende Systeme vernetzen, Geschäftsprozesse automatisieren und über Benutzeroberflächen Menschen in den Prozess einbinden. Durch Low Code gewinnen Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
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Low Code versus traditionelle Programmierung: Zeit- und Kosteneinsparungen auf einen Blick
Bloß kein Geld verschenken
INKASSO / FORDERUNGSMANAGEMENT | VON JENS BARTELS
Immer mehr Unternehmen in Deutschland erleben einen deutlichen Anstieg ihrer Außenstände. Entsprechend steigt die Bedeutung eines effektiven Managements von Forderungen, um die Liquidität zu verbessern und Zahlungsausfälle zu minimieren. Auch Inkassounternehmen können dabei helfen, überfällige Rechnungen einzutreiben.
Die Risiken von Zahlungsausfällen und Insolvenzen sind gestiegen: Kreditgeber und Lieferanten verzeichneten im zweiten Halbjahr 2024 eine deutliche Zunahme der Außenstände. Zu diesem Ergebnis kommt der aktuelle Creditreform Zahlungsindikator Deutschland.
Ein effektives Forderungsmanagement trägt maßgeblich zur Kostenoptimierung bei.
Demnach wurden Rechnungen im Wert von durchschnittlich 22.239 Euro pro Kreditnehmer verspätet bezahlt, ein Anstieg gegenüber dem Vorjahreszeitraum von knapp 1.400 Euro. Die Zunahme des Forderungsvolumens lässt sich sowohl auf höhere Rechnungsbeträge
Gebündelte KI-Power
Die Entwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) schreitet unaufhörlich voran – und das ist auch gut so. Denn KI birgt das Potenzial, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Um maßgeschneiderte KI-Lösungen zu entwickeln, die Unternehmen helfen, ihre Geschäftsprozesse effizient zu automatisieren, hat die coeo Group nun in Berlin aus einem KI-Lab heraus die cAI Technology GmbH gegründet.
Mit der rasant fortschreitenden KIEntwicklung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Innovationen effektiv zu nutzen und gleichzeitig neue regulatorische Anforderungen wie den AI-Act in Europa zu erfüllen. Die cAI Technology GmbH bietet zukunftsweisende KI-Agenten und Conversational AI-Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen integrieren lassen – für mehr Effizienz, weniger Fehler und bessere Kundeninteraktionen. Als Tochter der coeo Group, eines der führenden technologiegetriebenen Inkassounternehmen in Europa, weiß cAI Technology dabei genau, worauf es ankommt.
infolge von Preiserhöhungen als auch auf die gestiegene Anzahl an zahlungsverzögerten Rechnungen zurückführen. Um den Geldfluss zu beschleunigen, reduzierten viele Lieferanten ihre Zahlungsziele. So wurde 2024 eine durchschnittliche Zahlungsfrist von 31,22 Tagen nach 32,05 Tagen im Vorjahr eingeräumt. Entsprechend sind Unternehmen gut beraten, den Fokus auf ein effizientes Forderungsmanagement zu stärken, trägt es doch maßgeblich zur Kostenoptimierung bei.
Finanzielle Stabilität sichern
Langfristig spielt die Güte des Forderungsmanagements für die Liquidität des eigenen Unternehmens eine zentrale Rolle. Durch Elemente wie klare Zahlungsbedingungen, konsequente Bonitätsprüfungen und eine effiziente Rechnungsstellung lassen sich Zahlungsverzögerungen reduzieren. Auch die Umsetzung innovativer Lösungen in Bezug auf Digitalisierung und Automatisierung tragen zur Senkung von Ausfallrisiken bei. Dazu zählen beispielsweise ERP-gestützte Prozesse für die nahtlose Verwaltung offener Forderungen oder auch automatische Zahlungserinnerungen und Mahnprozesse.
Rechtssicher vorgehen Bestehen längere Zahlungsverzögerungen, leitet das Forderungsmanagement in der Regel rechtliche Schritte ein, um die ausstehenden
Mit der Entwicklung ihres KI-Ökosystems, der cAI, hat coeo bereits in der Vergangenheit ein kraftvolles Instrument erschaffen, um Unternehmensprozesse zu automatisieren. Von den über eine Million Kundeninteraktionen konnten dank cAI über 50 Prozent der Mailanfragen und 70 Prozent der Anrufe automatisiert bearbeitet werden – eine beeindruckende Effizienz und Effektivität.
Sicher, fair und fortschrittlich Als neue coeo-Tochter startet cAI Technology nun in Berlin mit einem Team aus AI-Engineers, Data Scientists und Branchenexperten mit dem Ziel, Unternehmen weltweit bei der digitalen Transformation zu begleiten und als führender Anbieter für KI-Lösungen neue Maßstäbe zu setzen. „Unsere Vision ist es, KIgestützte Prozesse kontinuierlich effizienter, transparenter und leistungsfähiger zu machen“, sagt Kevin Yam, Chief AI Officer bei coeo und gleichzeitig Geschäftsführer bei cAI Technology.
In Zukunft bietet cAI Technology Lösungen und Agenten in den
SCHON GEWUSST?
Der durchschnittliche Zahlungsverzug in Deutschland unterscheidet sich stark zwischen den Rechtsformen. Im zweiten Halbjahr 2024 hatten Rechnungen an Unternehmen der Rechtsformen UG (haftungsbeschränkt), AG und e. V. eine längere Verzugsdauer als 2023. Deutlich ausgeprägt war er bei GbR und UG. Im Gegensatz dazu wies das Zahlungsverhalten von freien Berufen, KG und Einzelfirmen teils starke Verbesserungen im Vergleich zum Vorjahr auf. Am niedrigsten fiel der Verzug bei KG und AG aus. 60 Prozent der Gläubigerforderungen entstehen durch Unternehmen der Rechtsform GmbH, gefolgt von GmbH & Co. KGs. Kreditgeber sollten daher auf einen diversifizierten Pool an Debitoren achten, um geballte Risiken zu umgehen.
Beträge im gerichtlichen Mahnverfahren pfändbar zu machen. Ein wichtiger Faktor kann bei Zahlungsverzögerungen auch ein professionelles Inkassounternehmen sein. Es unterstützt Firmen dabei, überfällige Rechnungen effizient und rechtssicher durch Instrumente wie Mahnwesen, außergerichtliche Lösungen und gerichtliche Schritte einzutreiben. Auf diese Weise verbessert Inkasso die Liquidität und entlastet das Forderungsmanagement.
Bereichen Conversational AI, Robotic Process Automation, Compliance, Datenanalyse und KIas-a-Service. Damit können Unternehmen Kundenkommunikation automatisieren, sich ständig wiederholende Routineaufgaben an die KI abgeben, cloudbasierte KIDienste für Sprachverarbeitung, Bilderkennung oder prädiktive Analysen nutzen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften inklusive Betrugserkennung, Dokumentenprüfung und Datenschutz-Compliance automatisiert überwachen oder KI-gestützte Analysen zur besseren Entscheidungsfindung, zum Beispiel in Bezug auf
Kundenverhalten, Markttrends und Risikoanalysen, nutzen. So verbindet cAI Technology technologische Exzellenz mit verantwortungsbewusster KI-Nutzung. Sicherheit, Fairness und Nachhaltigkeit stehen dabei im Fokus. „Während viele noch über KI sprechen, setzen wir sie bereits um – und gestalten aktiv die Zukunft smarter, technologiegetriebener Prozesse“, freut sich auch Sebastian Ludwig, CEO der coeo Group und gleichzeitig Geschäftsführer bei cAI Technology.
www.coeo-group.ai/de www.cai-technology.ai
Routinejobs erledigt der Bot
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ | VON THOMAS SCHULZE
Künstliche Intelligenz (KI) ist der aktuelle Megatrend. Auch in Unternehmen hat die KI über verschiedene Tools und Anwendungen längst Einzug gehalten hat. Kein Wunder, denn gerade in den Bereichen Kostenmanagement und Effizienzsteigerung bietet KI enorme Potenziale.
Ein entscheidender Vorteil von KI liegt in der Automatisierung von Prozessen. Wiederkehrende, zeitaufwendige Routineaufgaben wie Rechnungsprüfung, Budgetplanung oder Kostenanalyse können durch KI-gestützte Systeme effizienter und mit geringeren Fehlerquoten bearbeitet werden. Denn moderne Algorithmen
In den kommenden Jahren
wird sich der Einsatz von KI weiter ausbreiten.
werten große Mengen an Finanzdaten in Echtzeit aus und zeigen Optimierungspotenziale auf, die zuvor dem menschlichen Auge entgangen sind. Darüber hinaus können KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten den Kundendienst und die Buchhaltung entlasten, indem sie Routineanfragen automatisiert beantworten. Dadurch lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch
„KI muss auf jede Agenda”
Dr. Karolina Sauer-Sidor will kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stärken. Dafür hat die Gründerin mit QUCOXX eine digitale, KI-gestützte Plattform geschaffen, die Antworten auf alltägliche Geschäftsfragen gibt, personalisierte Umsetzungspläne erstellt und Kompetenzen in Schlüsselbereichen wie Finanzen, Marketing oder Strategie aufbaut.
Was genau macht den Unternehmen zu schaffen? Vor allem KMU stehen gleich vor mehreren Herausforderungen: Kostendruck und Kostensteigerungen, zunehmender Wettbewerbsdruck, Digitalisierung und technologischer Fortschritt, sich ändernde Kundenbedürfnisse sowie Mitarbeiterakquise und -bindung wurden in unserer Studie aus dem vergangenen Jahr oft genannt. Hinzu kommen Cyberrisiken, wirtschaftliche Unsicherheit und immer neue gesetzliche Vorschriften. Interne Herausforderungen liegen
Ressourcen gezielter einsetzen. So werden Mitarbeitende entlastet und können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben fokussieren.
Zukunftsprognosen mit KI Ein weiterer entscheidender Vorteil von KI liegt in der Fähigkeit, Zukunftsprognosen zu erstellen. Mithilfe von Machine Learning können Unternehmen anhand historischer Daten und aktueller Markttrends präzise Vorhersagen treffen. So lassen sich beispielsweise Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen oder Investitionsentscheidungen auf einer fundierten Basis treffen. Die Implementierung von KI im Kostenmanagement ist ein schrittweiser Prozess. Während große Konzerne bereits umfangreiche KI-Systeme nutzen, stehen viele kleine und mittelständische Unternehmen noch am Anfang. In den kommenden Jahren wird sich der Einsatz jedoch weiter ausbreiten, da die Technologie immer zugänglicher und günstiger wird. Cloud-Lösungen und Software-as-a-Service (SaaS)-Modelle erleichtern kleineren Unternehmen den Einstieg in die KI-Welt.
Herausforderungen und Risiken Trotz aller Vorteile gibt es auch Herausforderungen. Eine der größten Hürden ist die
Implementierung. Viele Unternehmen verfügen nicht über das notwendige Know-how oder die Ressourcen, um KI erfolgreich in ihre bestehenden Systeme zu integrieren. Zudem erfordert der Einsatz von KI eine hohe Datenqualität. Ist die Qualität der Daten schlecht, fehlerbehaftet oder unvollständig, kann dies zu falschen Entscheidungen und letztlich zu höheren Kosten führen. Ein weiteres Problem ist die Akzeptanz in der Belegschaft. Oft berichten Unternehmen darüber, dass die Mitarbeitenden befürchten, KI könnte sie ersetzen. Unternehmen sollten daher frühzeitig auf eine offene Kommunikation und Weiterbildungsmaßnahmen setzen, um Vorbehalte innerhalb der Belegschaften bereits frühzeitig abzubauen und die Vorteile der Technologie in den Arbeitsalltag integrieren zu können.
im kommerziellen Bereich, der Identifikation von Wachstumschancen und dem Aufbau von Kompetenzen.
Können Digitalisierung und KI helfen, diese Herausforderungen anzugehen? Ja. Digitalisierung wird oft als reine Effizienzverbesserung und Opportunität gesehen. Wir sehen sie aber viel breiter: Sie ist eine Möglichkeit, die Kundenerfahrung zu steigern, neue Geschäftsmodelle zu generieren, neue und spannende Kompetenzen aufzubauen und sich von
Wettbewerbern zu differenzieren. Mit KI können Prozesse schlanker und schneller werden – zum Beispiel verbessern KI-Tools den Kundenservice, personalisieren die Kundenkommunikation oder unterstützen bei Finanzanalysen. Allerdings haben viele Geschäftsprozesse noch nicht den digitalen Reifegrad erreicht, der möglich wäre.
Muss sich denn jeder Mittelständler mit KI beschäftigen? Definitiv, das Thema KI muss auf jede Agenda! Denn KI wird technologische Möglichkeiten bieten, die viele Bereiche des Unternehmens betreffen: KI wird Prozesse schneller und effizienter machen, Wissen und Informationen bereitstellen und die besten Lösungen für alle zugänglich machen – und das ohne Transaktionshindernisse und zu attraktiven Konditionen. Hier liegt ein hoher Werthebel. Heute sind aber erst 39 Prozent der Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierung ihrer
internen Prozesse im Plan – auch weil die Kompetenzen fehlen. Hier setzt unsere KI-gestützte Plattform an.
Was kann die? Unsere Vision ist es, gerade KMU schnell, effizient und kostenoptimiert Zugang zu Expertise zu geben, zu der derzeit vor allem große Unternehmen Zugang haben. Deshalb haben wir zusammen mit KMU für KMU eine digitale, KI-gestützte Plattform gebaut, mit der diese Unternehmen ihren eigenen, digitalen KI-Berater erhalten, auf den sie immer Zugriff haben und der immer da ist – egal, ob sie Kostenoptimierung oder Wachstum angehen wollen. Sie haben Zugang zu Best-Practice-Plänen und personalisierten Plänen, die eigens für sie erstellt wurden auf Basis eines Themas ihrer Wahl. Und das für einen Bruchteil der heutigen Kosten und Zeit.
www.qucoxx.com
KI wird immer mehr Aufgaben übernehmen.
KOMMENTAR
Kunstvolle Choreografie
Auch wenn das Kostenmanagement ein effizienter Hebel ist – in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten reicht es nicht aus, nur den Taschenrechner zu zücken und den Rotstift anzusetzen. Stattdessen braucht es „einen Dreiklang von Kostensenkung, aktivem Management der Topline und der Arbeit am Geschäftsmodell“, fordert Adrian Pielken, der als Partner bei der Unternehmensberatung Roland Berger Top-Manager dazu befragt, welche Erfolgsfaktoren in der Krise entscheidend seien. Ergebnis: Rein kostengetriebene Restrukturierungsund Transformationsprogramme halten nur
noch 33 Prozent der Befragten für Erfolg versprechend; 56 Prozent gehen davon aus, dass dies nicht mehr ausreicht. Für Pielken selbst ist die Transformation des Geschäftsmodells das eigentliche Herzstück einer strategischen Restrukturierung: „Restrukturierungen werden dadurch komplexer, aber auch nachhaltiger.“ Unternehmen, die Restrukturierung nicht nur als reine Sparmaßnahme betrachten, sondern als kunstvolle Choreografie aus Innovation, Transformation und Neupositionierung annehmen, erreichen nicht nur Einsparungen, sondern entfalten ihr volles Wachstumspotenzial.
Michael Gneuss Chefredakteur
IMPRESSUM
Projektmanagement Sarah Gollmitzer, sarah.gollmitzer@reflex-media.net
Redaktion Jürgen Ackermann Jens Bartels, Michael Gneuss, Katharina Lehmann, Thomas Schulze, Andreas Taler Layout Silke Schneider, grafik@ reflex-media.net Fotos iStock / Getty Images, Coverbild iStock / Galeanu Mihai Druck Badische Neueste Nachrichten Badendruck GmbH V.i.S.d.P. Redaktionelle Inhalte Michael Gneuss, redaktion@reflex-media.net Weitere Informationen Pit Grundmann, pit.grundmann@reflex-media.net, Reflex Verlag GmbH, Hackescher Markt 2–3, D-10178 Berlin, T +49 (0)30 / 200 8949 0, www.reflex-media.net
Diese Publikation des Reflex Verlages erscheint am 18. März 2025 im Handelsblatt. Der Reflex Verlag und die Handelsblatt Media Group & Co. KG sind rechtlich getrennte und redaktionell unabhängige Unternehmen. Inhalte von Werbebeiträgen wie Unternehmens- und Produktporträts, Interviews, Advertorials, Anzeigen sowie Gastbeiträgen und Fokusinterviews geben die Meinung der beteiligten Unternehmen beziehungsweise Personen wieder. Die Redaktion ist für die Richtigkeit der Beiträge nicht verantwortlich. Die rechtliche Haftung liegt bei den jeweiligen Unternehmen.
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