Det behøver ikke at være besværligt at sende effektive nyhedsbreve ud. I denne guide vil vi kort hjælpe dig igennem den første kampagne. Derudover er der tips til hvordan du vedligeholder din emneliste og får værdifuld viden ud af rapporterne.
Indhold Om Mailchimp............................................................................................................................................. 4+5 Oprettelse af liste og import af emner........................................................................................................... 6 Sådan opretter du en liste.............................................................................................................................. 6 Importér emner til din liste..............................................................................................................................7 Opret en kampagne......................................................................................................................................... 8 Kampagneindhold........................................................................................................................................... 9 Check Nyhedsbrev........................................................................................................................................... 9 Send Nyhedsbrev...........................................................................................................................................10 Tips til at undgå spam filtre...........................................................................................................................11 Rapporter....................................................................................................................................................... 12 Aktivitetsrapport på Subscribers................................................................................................................... 13 Autoresponder................................................................................................................................................ 13 Om Propellos..................................................................................................................................................14
Denne guide er baseret på Mailchimps guide ”Getting started with Mailchimp”, og tilført Propellos egne erfaringer gennem flere års brug af Mailchimp. Vi tager forbehold for evt. trykfejl eller ændringer i Mailchimp.
OM MAILCHIMP Nyhedsbreve er et effektivt redskab til at sikre jeres firma en ”top of mind” position hos kunderne. Regelmæssige udsendelser af nyhedsbreve støtter salgsarbejdet og sørger for at I ikke bliver glemt når købsbehovet opstår. Samtidig er kontaktprisen meget lav og det brugervenlige online system, Mailchimp gør det nemt at være ambitiøs på området. Mailchimp trænger igennem spamfiltre Ved at udsende nyhedsbreve gennem et af markedets mest troværdige systemer, er I sikre på at brevene kommer forbi spamfiltre og opnår høje leveringsrater. Mailchimp stiller generelt meget store krav til kundernes brug af systemet og de mails der bliver sendt ud. Bl.a. må man ikke bruge købte eller tredjeparts lister med e-mailadresser. Kunder der ikke overholder de strenge regler får lukket deres konto, hvis der er blot ganske få klager om spam. Det er en stor fordel for dig at Mailchimp er så regelret, da det gør brugen mere effektiv for alle os som overholder reglerne.
Nyhedsbrevet vises rigtigt i alle mailklienter Forskellige mailklienter som Outlook, Gmail, Apple mail, etc. har det med at vise indholdet forskelligt. Det som ser fint ud i den ene mailklient, kan se helt anderledes og uheldigt ud i en anden mailklient. Mailchimp anvender designskabeloner som bliver sat individuelt op efter kundernes identitet. Det betyder at et flot designet nyhedsbrev i Mail-
chimp opleves ens uanset hvilken mailklient det bliver åbnet med. Designskabelonen er samtidig med til at gøre det meget enkelt at sætte nyhedsbrevet op. Det eneste man som bruger skal koncentrere sig om er at indsætte billeder og tekst. Det hele foregår i nogle få enkle trin.
Udvikling af grænseflader til andre systemer Det kan være hensigtsmæssigt at integrere Mailchimp med andre systemer, så f.eks. mailinglister bliver opdateret fra jeres CRM system. Der kan også sættes en løsning op, så indhold automatisk trækkes fra et CMS-system. Vi har arbejdet med design og installationer i Mailchimp gennem flere år og kan udvikle forskellige automatiserede processer i forhold til en bred vifte af systemer. På samme vis er der også en række muligheder for at integrere med sociale medier.
Segmentering i Mailchimp Med Mailchimp er der mange muligheder for at segmentere i listerne ud fra flere variabler. Du kan
4 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
f.eks. vælge at segmentere ud fra lokation, hvor du kun sender til de modtagere der ligger under 50 km fra jer. Du kan også vælge de mest loyale nyhedsmodtagere ud fra den rating de får. De forskellige variable kan selvfølgelig kobles sammen. Og med en integration til et CRM system er der endnu flere muligheder.
Multi users - avanceret brugerstyring Mailchimp giver mulighed for at arbejde med flere forskellige brugergrupper - alt efter om man er administrator, forfatter eller kun må kigge på nyhedsbrevene. På den måde kan man opsætte tilladelser for hvem der må gøre hvad med nyhedsbrevene. En praktisk funktion når man arbejder i større organisationer og måske på tværs af lande.
Omfattende statistik i Mailchimp Mailchimp gør det muligt at følge udsendelserne af nyhedsbrevene nøje. Her kan man bl.a. se hvilke modtagere der åbner deres e-mail, hvor i nyhedsbrevet der bliver klikket og hvordan nyhedsbrevet performer i forhold til andre nyhedsbreve. Der er en
lang række muligheder som kan hjælpe sælgerne til at blive klogere på deres kundeemner. Google analytics og Mailchimp kan nemt kobles sammen så man kan se hvor godt nyhedsbrevet konverterer på hjemmesiden.
Mailchimp app til din smartphone Du kan hente en praktisk applikation til din mobiltelefon, så du kan oprette nye modtagere direkte på telefonen og tjekke statistikken på nyhedsbrevene.
Gratis op til 2.000 modtagere Det er gratis at sende nyhedsbreve ud med Mailchimp, sålænge I ikke overstiger 2.000 modtagere og 12.000 nyhedsbreve om måneden.
Kom hurtigt i gang med Mailchimp nyhedsbreve Det er hurtigt at komme i gang med at benytte Mailchimp. Vi designer en skabelon som passer til jeres identitet og importerer jeres eksisterende mailadresser fra Excel eller andre formater.
5 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
OPRETTELSE AF LISTE OG IMPORT AF EMNER Gå ind på siden: http://www.mailchimp.com/ (Log-in i øverste højre hjørne) Du kan oprette lige så mange lister du ønsker i Mailchimp, men hvis ud ønsker at målrette specifikke målgrupper med dine kampagner, vil vi anbefale at du kun bruger én liste, og i stedet for bruger mulighederne for at inddele i grupper og segmenter.
Sådan opretter du en liste • Vælg lister • Tryk på “Create list” oppe i højre hjørne • Udfyld felterne – og skriv en god ”Permission reminder”, dvs. en kort forklaring til modtagerne om hvorfor de modtager nyhedsbrevet. • Tryk på ”Save”
6 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
IMPORTÉR EMNER TIL DIN LISTE Når listen er oprettet er det tid at importere dine emner til listen. Under ”Add subscribers” er der mulighed for at oprette emnerne enkeltvis eller at importere mange samlet. Det giver følgende muligheder: • • • •
Upload en CSV fil Copy/paste fra Excel Import direkte fra systemer som; Salesforce, Highrise, Batchbook, Google contacts, etc. Opbyg en liste fra bunden af
NB.: Den nemmeste måde at komme hurtigt i gang med en liste er ved copy/paste fra Excel. Følg instruktionerne på skærmen.
7 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
OPRET EN KAMPAGNE Når emnerne er lagt ind på din liste, er det muligt at oprette en Nyhedsbrev kampagne. • • • • • •
Fra dashboardet vælges “Create Campaign” Vælg ”Regular ol´ Campaign” Vælg den liste der skal sendes til – tryk herefter ”Next” (nede i højre hjørne) Udfyld “Campaign Info” ”Name your campaign” – kun til intern brug (F.eks. Nyhedsbrev Januar 2014) ”Message Subject” – Overskrift på nyhedsbrev (som modtageren ser) – vigtigt at det fanger opmærksomheden, og får modtageren til at åbne nyhedsbrevet. • “From name” – dit virksomhedsnavn • ”Reply-to email” – den mail som evt. returmails bliver sendt til • Tryk ”Next” (nede i højre hjørne)
8 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
KAMPAGNEINDHOLD • Vælg en skabelon under “My Templates” (skabeloner i jeres eget design) • Tilret eller indsæt tekst (tryk på felt og du kommer ind til en lille editor). Ved indsæt af tekst; sørg for at teksten er renset for koder ved at indsætte det i f.eks. Notesblok inden det sættes ind i skabelonen. Koder fra Word kan skabe problemer, så indsæt aldrig direkte fra Word. • Tilret billeder: tryk på ”Edit”. • Her kommer muligheder for at uploade et billede eller tage et eksisterende billede der allerede er uploadet - eller finde et billede fra Flickr/iStock (hvis dette er sat op). • Ønskes flere nyheder/kasser – Tryk på PLUS tegn på nederste kasse (add another section). • Slet nyhed/kasse – Tryk på MINUS tegn. • Vis ikke nyhed/kasse – tryk på øje med streg over (hide this section).
CHECK NYHEDSBREV For at tjekke om nyhedsbrevet ser ordentlig ud, skal der vises et Preview af nyhedsbrevet - og sendes en test. • Tryk på Preview & test (øverst på siden til højre). • Indtast e-mail hvortil test skal sendes.
9 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
SEND NYHEDSBREV Hvis Nyhedsbrevet i mailen ser ordentligt ud – Tryk Next”. • Gå forbi ” Enter your plain-text message below” uden at gøre noget – tryk ”Next”. • På sidste side vil du blive underrettet hvis der er problemer, som skal løses inden udsendelsen. • Herefter er nyhedsbrevet klar til udsendelse – Tryk på ”Send Now” eller vælg at Nyhedsbrevet skal udsendes på et senere tidspunkt under ”Schedule Delivery”
10 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
NOGLE SMÅ TIPS TIL AT UNDGÅ SPAM FILTRE Der er ingen grund til at bruge en masse ressourcer på at sende nyhedsbreve ud, hvis de blot ender i spam filtre. For at sikre at nyhedsbrevene havner i indboksen, er det godt at forstå lidt om hvordan spam filtre fungerer. Spam filtre kigger på en lang liste af kriterier for at bedømme hvorvidt en mail er spam eller ej. Denne liste bliver stadig længere i forsøget på at holde spam væk fra din indboks. Spamfiltrene lærer af hinanden og bliver stadig mere avancerede. Ved at følge nogle simple regler har du større mulighed for at opnå succes med dine nyhedsbreve: • Undgå spam sætninger som “Klik her”, ”Book nu” etc. • UNDGÅ AT BRUGE CAPS/STORE BOGSTAVER – DET ER DET SAMME SOM AT RÅBE I EN E-MAIL (skal især undgås i emnelinien) • Undgå farvet skrift som rød eller grøn • Undgå en HTML mail som kun indeholder ét stort billede – med meget lidt eller ingen tekst. Spam filtre kan ikke læse billeder, og kan derfor tro at du forsøger at snyde dem. • Undgå at bruge ordet ”Test” i emnelinien • Undgå at designe en HTML-e-mail i Word og eksportere koden til HTML (Spam filtre hader dårlige/ rodede koder) Ved brug af en designskabelon, er man sikker på at koden er i orden, så Nyhedsbrevet med stor sandsynlighed ikke havner i spam filtre.
11 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
RAPPORTER Nu har du oprettet din liste, importeret din emner, oprettet en kampagne, skrevet en god tekst og sendt nyhedsbrevet ud. Nu har du mulighed for at analysere din kampagne, og blive bedre klædt på til næste nyhedsbrev. Tryk på ”Reports” – og herefter på den kampagne som du vil undersøge nærmere. På oversigts siden kan du få et hurtigt overblik over hvor mange der har åbnet mailen (Open rate), hvor mange gange der er klikket på en historie (Click rate), antallet af bounces (mails som ikke er kommet frem) og Unsuscribers (meldt jeres nyhedsbrev fra). Man kan også se hvor mange der har videresendt mailen. Længere nede på siden kan man se hvornår på dagen mailen blev åbnet (kan bruges til at finde det ideelle udsendelsestidspunkt for jer), hvilke links der er blevet klikket mest på, etc.
12 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
AKTIVITETSRAPPORT PÅ SUBSCRIBERS For at gå dybere ned i oplysningerne om det enkelte emne, kan man kigge på Subscribers Activity reports. Dette giver mulighed for at se hvem der specifikt har åbnet nyhedsbrevet og hvad den pågældende har klikket på. Dette gøres ved at klikke på ”Activity” i menuen under Rapporter. Du kan oven i købet genere en liste over de som ikke har åbnet nyhedsbrevet, og sende dem et tilrettet nyhedsbrev, som måske får dem til at åbne.
AUTORESPONDER Med autoresponder har du mulighed for at sætte nogle automatikker op omkring dine kampagner. Her kan du f.eks. vælge, at der automatisk skal sendes et eller flere tilrettede nyhedsbreve ud – alt efter hvordan modtageren responderer. Dette bliver rigtig interessant når det kobles sammen med en webshop, så man bedre kan følge det enkelte emne.
13 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk
OM PROPELLOS Propellos har skabt fremdrift for sine kunder siden 2010 - ved at styrke deres digitale forretning med state of the art webløsninger. Bureauet har en stærk teknisk kompetence, der i kombination med forretningsorienteret art direction og strategisk kommunikation skaber solide løsninger, som skaber værdi for kunden. Vi er specialister i nyhedsbreve, websites, microsites og webshops – og tænker i helheder som tager afsæt i jeres unikke udfordringer. Se mere på: www.propellos.dk
14 propellos › online reklamebureau › carl jacobsens vej 16, opg. 26 › 2500 valby › denmark tel: +45 31 71 99 39 › info@propellos.dk › www.facebook.com/propellos › www.propellos.dk