Dashboard Magazin

Acht Unternehmen, ein ERP-System

Das Magazin der Proffix Software AG Juni 2023

Erfolgsstory: aXpel group

Eine Gruppe, acht Gesellschaften und ein ERP

Die aXpel group besteht aus acht in den Bereichen Immobilien und Industrie tätigen Unternehmen. Alle haben ihre Kernprozesse mit Proffix organisiert und ihr Geschäft durch eigene Anpassungen oder durch die Anbindung von Drittlösungen im ERP abgebildet.

Seite 4

Px5 Krediflow-Weblösung

Alles im Flow

Rechnungsbelege und Vergütungen bequem online freigeben.

Seite 10

Mehrwertsteuererhöhung 2024

Das gibt es zu beachten

Warum die Erhöhung bereits auf die Rechnungsstellung im 2023 Auswirkungen haben kann.

Seite 17

Datennutzung, Automatisation und Vernetzung sind zentrale Themen, wenn es um die Evolution von ERP-Systemen geht.

Seite 12

Digitale Personalakte

Hunderte Personaldossiers digitalisiert

Wie die Stiftung Rossfeld in kurzer Zeit über 700 Personaldossiers digitalisieren konnte.

Seite 19

Porträt

Tima Software AG

2021 übernimmt Daniel Pfiffner die Tima Software AG. Erfahren Sie, weshalb das Sarganser Softwareunternehmen und Proffix perfekt zusammenpassen.

Seite 21

«In der Datennutzung liegt ein grosses Potenzial»

Interview mit Jürg Danuser

Im Gespräch

Lesen Sie, weshalb Petra van den Bogaerdt und Simon Bigliel bei Proffix in Sachen Produktentwicklung ein gewichtiges Wort mitzureden haben.

Seite 24

«Es gibt keine künstliche Intelligenz.» Dieser Satz stammt nicht von mir, sondern aus einem Interview mit Martin Vetterli, Präsident der ETH Lausanne auf TagesAnzeiger Online. Wenn man weiterliest, erfährt man, dass Vetterli so wie die meisten Forschenden den Begriff «maschinelles Lernen» bevorzugt, der auch mir lieber ist. Und er hält fest, dass diese Technologie eine der leistungsfähigsten Innovationen der letzten Jahrzehnte ist, welche die Menschheit in ähnlicher Weise wie das Internet verändern wird.

Spätestens an diesem Punkt des Interviews regt sich unsere Intelligenz, und wir überlegen, was uns dieses Internet Gutes und weniger Gutes gebracht hat. So wird es auch sein, wenn wir in ein paar Jahren auf die Auswirkungen von KI zurückblicken. Ob es uns freut oder besorgt – dieser technologische Quantensprung wird über kurz oder lang unsere Berufe und unseren Alltag tiefgreifend verändern.

Kolumne «Einfach Herger»

Nachsicht aufgrund fehlender Weitsicht

Geschäftsführer Peter Herger über die Versäumnisse bei der Umsetzung der Mehrwertsteuererhöhung 2024.

Seite 29

Der Alltag von

Charlotte Spiess

Der Alltag der Proffix Qualitätsverantwortlichen in einer bildlichen Tour dʼHorizon.

Seite 30

Apropos Daten: Wie sich der Datenschatz in einem ERP-System bereits heute nutzen lässt und wieso dies Sinn macht, erfahren Sie im Interview ab Seite 12.

Jürg Danuser CTO

Impressum

Herausgeberin Proffix Software AG Konzept & Text vademecom ag, Zürich Art Direction & Gestaltung 8grafik AG, Zürich Fotografie Tim Lüdin, Liestal (Titelstory, S. 19); MN-Photographie, Wangs (S. 12–16, 21–23, 24–28); Fotoboutique Gerber, Biel (S. 30) Druck Galledia Print AG

Copyright Proffix Software AG. Nachdruck nach Absprache mit der Redaktion unter Quellenangabe gestattet.

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Warum geht künstliche Intelligenz alle an?

«Einen 08/15-Job haben wir definitiv nicht»

«Proffix steuert in allen unseren Gesellschaften die Kernprozesse.»

Carlo Somaini, CEO der drei Industrieunternehmen der aXpel group

aXpel group

Die renommierte aXpel group umfasst acht juristisch selbstständige Tochterunternehmen: aXpel services AG (Proffix Lizenznehmerin), die Industriebetriebe aXpel injection AG, aXpel composites AG und aXpel composites Hungary Kft. sowie die aXpel one for all AG, aXpel professional AG, aXpel estate AG und die aXpel limited.

Einfach gelöst

Die Fotos wurden bei der aXpel injection AG in Wolfwil aufgenommen.

aXpel

group

Achtmal richtig gut organisiert

Die Geschichte der aXpel group erscheint auf den ersten Blick nicht typisch schweizerisch. Doch sechs der acht Unternehmen haben ihren Standort im Schweizer Mittelland, sind eigenständige Aktiengesellschaften und typische Schweizer KMU. Alle acht haben ihre Kernprozesse mit Proffix organisiert und ihr Geschäft durch eigene Anpassungen oder durch die Anbindung von Drittlösungen im ERPSystem abgebildet.

Um die aXpel group, ihre Entstehung und die Zusammenarbeit mit Proffix in den letzten rund 20 Jahren zu verstehen, lohnt sich ein Blick zurück. Die Geschichte begann mit einem Verpackungsunternehmen in Burgdorf, das als eines der ersten Unternehmen die Proffix KMU-Software eingeführt hatte. Dieselben Stakeholder besassen zu diesem Zeitpunkt bereits zwei weitere Unternehmen, die im Liegenschaftengeschäft und Innenausbau tätig und ebenfalls mit Proffix organisiert worden waren. Im Jahr 2012 wurde das erfolgreiche Verpackungsunternehmen verkauft. Vier Jahre später erfolgte 2016 die Gründung der neuen aXpel one for all AG, ebenfalls mit Sitz in Burgdorf. Zusammen mit den bereits bestehenden beiden Immobilienunternehmen aXpel services AG und aXpel estate AG wurde der Grundstein zur aXpel group gelegt.

Chancen zur Expansion

Ab 2018 eröffneten sich gleich mehrere attraktive Übernahmemöglichkeiten. Mit der Akquisition der über 50-jährigen Wernli AG (aXpel composites AG), die hochwertige Produkte aus Faserverbundwerkstoffen herstellt, wurde das Leistungsspektrum der

aXpel group diversifiziert. Bereits ein Jahr später ergab sich die Möglichkeit, mit dem Kunststoffspritzgusswerk Rudolf Gisi AG in Wolfwil ein weiteres etabliertes Industrieunternehmen zu übernehmen. Die heutige aXpel injection AG verfügt über einen eigenen Werkzeugbau und produziert hochwertige Produkte aus technischen Kunststoffen für den internationalen Markt. Mit der lebensmittelzertifizierten Sommer Rindlisbacher AG folgte die Übernahme der einzigen noch verbliebenen Schweizer Herstellerin von Papiersäcken für die Lebensmittelindustrie, die Ende letzten Jahres in die aXpel one for all AG fusioniert wurde. Im November 2022 expandierte die aXpel group in den europäischen Markt. Durch die vollständige Übernahme der compotech Hungary Kft. (aXpel composites Hungary Kft.) konnten die Produktion von hochwertigen Faserverbundwerkstoffen stark ausgebaut und der osteuropäische Markt erschlossen werden.

Eine für alle

«Solche Übernahmen bergen immer auch ein Risiko», sagt Carlo Somaini, CEO der drei Industriebetriebe. «Für uns ist es des-

halb sehr wichtig, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass es weitergeht und dass wir in das Wachstum der Firma investieren.» Einen wichtigen Beitrag für eine erfolgreiche Integration der Unternehmen in die Gruppe leistet das seit vielen Jahren eingesetzte und stetig ausgebaute Proffix ERP. Verantwortlich für die gesamte IT ist die aXpel services AG, die als zentrale Dienststelle für alle Gesellschaften das Finanzwesen, Marketing und den Bereich Human Resources verantwortet. Sie ist auch die Lizenznehmerin für die in den Gesellschaften eingesetzten Proffix Lizenzen. Um das ERP-System kümmert sich in der mittlerweile 160 Mitarbeitende zählenden Gruppe Carlo Somaini. «In den letzten vier Jahren hat diese Aufgabe durch die Expansion in den Industriesektor nochmals an Bedeutung gewonnen», so der Unternehmer.

Jede der acht juristisch eigenständigen Gesellschaften, die zwischen 10 und 40 Mitarbeitende beschäftigen, ist in Proffix als Mandat mit eigener Adressverwaltung, Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Lohnbuchhaltung angelegt. Dazu kommen die Proffix Module für die Auftragsbearbeitung, Warenbewirtschaftung, Logistik, Disposition und den Einkauf sowie seit kurzem auch die Leistungserfassung und Ressourcenverwaltung. «Wir haben sämtliche Module von Proffix im Einsatz und steuern damit in allen Gesellschaften die Kernprozesse», so Somaini. Überall dort, wo Individualisierungen oder Erweiterungen erforderlich sind, werden Drittprodukte oder eigene Lösungen an Proffix angebunden.

Einfache Anbindungen dank

Proffix REST API

Wie solche Individualisierungen und Optimierungen aussehen können, lässt sich anhand von verschiedenen Beispielen veranschaulichen. Die Gruppe besitzt eine Reihe eigener Liegenschaften, die ebenfalls durch die aXpel services AG verwaltet werden. In diesem Bereich wird bereits seit längerem eine Drittlösung eingesetzt, die zuvor mit einer eigenen Schnittstelle an die Proffix Finanzbuchhaltung angebunden war. Diese

«Die ganze Funktionalität und die Daten, die wir für eine eigene Produktionsplanung benötigten, sind bereits in Proffix vorhanden.»

Carlo Somaini

wurde von der Proffix REST-API-Schnittstelle abgelöst, wodurch der cloudbasierte Zugriff auf die Daten erheblich verbessert werden konnte.

Ein zweites Beispiel zeigt sich bei einer branchenspezifischen REST-API-Anbindung beim kürzlich durch die aXpel professional AG übernommenen Sanitärunternehmen

Chr. Sauser AG. Für das als Fachplaner im Architekturumfeld tätige Unternehmen bestehen im Offertwesen sehr spezifische Anforderungen. Dafür kommt neu eine Branchensoftware zum Einsatz, mit der die Offerten gemäss dem SIA-Normenkatalog erstellt werden. Um die Aufträge im Rechnungswesen verbuchen zu können, wurden die rund 200 als relevant definierten Positionen auf 20 Erlöskonti konsolidiert, die aus dem Auftrag übersetzt und direkt in Proffix verbucht werden.

Bei der Integration entstand zudem das Bedürfnis nach einer mobilen Anwendung, damit die Monteure ihre Leistungen, Stunden sowie zusätzlich benötigtes Material direkt auf der Baustelle erfassen können. Mit der WATO PxApp® fand sich auch hier eine passende Lösung.

Produktionsplanung in Proffix integriert

In Fahrt kommt Somaini bei der Ausführung, wie er für die Industrieunternehmen eine Produktionsplanung realisiert hat. Dabei betont er: «Die ganze Funktionalität und die Daten, die wir dafür benötigten, sind bereits in Proffix vorhanden. Ich habe auch keine Applikation gebaut, sondern lediglich mit den mir mit Proffix gebotenen Möglichkeiten gearbeitet.» Somaini erklärt weiter: «Für die Produktion, beispielsweise der Kunststoffteile, benötigt es Produktionspläne, die Aufschluss darüber geben, mit welcher Maschine zu welchen Kosten und mit wie viel Personal diese hergestellt werden. Und es braucht für jedes Produkt eine Stückliste für die Erstellung der Produktionsaufträge.» Somaini hat diesen Prozess mithilfe der in Proffix zur Verfügung stehenden Zusatztabellen abgebildet und eigene Tabellen konfiguriert und integriert. So kann

heute bei jedem Auftrag definiert werden, welche Teile auf welcher Maschinen in welcher Zeit produziert werden müssen. Sämtliche benötigten Daten werden dabei direkt aus Proffix geholt, und der mehrteilige Produktionsauftrag wird automatisch generiert. Die erforderlichen Berechnungen für die Produktionsplanung werden in einem ReportDesigner erstellt und ebenfalls in Tabellenform dargestellt. «Dank diesen Erweiterungen können wir eine perfekte Vor- und Nachkalkulation erstellen», so Somaini. Abweichungen gegenüber den in der Vorkalkulation geschätzten Aufwendungen können identifiziert und in den Kundenaufträgen einfach nachkalkuliert werden.

Die Möglichkeiten genutzt

Bei der aXpel group gibt es zahlreiche weitere Beispiele, in denen Proffix dazu beigetragen hat, die Prozesse im Unternehmen individuell auf die Bedürfnisse der wachsenden Unternehmensgruppe anzupassen. Auf die Frage, ob ein Wechsel auf ein anderes ERP-System aufgrund der vielen Zukäufe jemals diskutiert wurde, erhalten wir ein klares Nein. «Proffix hat uns bei der Integration der neuen Gesellschaften enorm geholfen, indem wir die Prozesse standardisieren und die betrieblichen Abläufe schnell verbessern konnten», so Somaini.

Von der Administration über das Auftragswesen und die Warenbewirtschaftung bis hin zur Produktion mit Proffix organisiert.

«Bei der Integration jeder neuen Gesellschaft half Proffix enorm, die Prozesse zu standardisieren und die operativen Abläufe zu verbessern.»

Carlo Somaini

Die aXpel injection AG im solothurnischen Wolfwil hat sich auf die Produktion hochwertiger Kunststoffteile spezialisiert.

Proffix im Einsatz bei der aXpel group

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Durch die Offenheit von Proffix und der ausgereiften RESTAPI-Schnittstelle lässt sich das Proffix ERP auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Unternehmen individualisieren.

Der Funktionsumfang von Proffix erlaubt, die Kernprozesse von acht Unternehmen einheitlich zu organisieren.

Proffix wächst seit über 20 Jahren mit der Gruppe mit. Dank der Integration neuer Gesellschaften ins ERP-System können die betriebliche Abläufe schnell verbessert werden.

Einfach gelöst

Proffix Px5 Funktionen: Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren, E-Banking, Adressen, Auftrag, CRM, Lager, Einkauf, Preis, Rückstände/Reservationen, Chargen- und Seriennummernverwaltung, Stücklisten/Bundles/ Optionen, Serviceauftragsverwaltung, Leistungsverwaltung, Lohn, Zeitverwaltung, Provisionen, Zählerverwaltung, Berechtigungen, Import/Export

Drittlösungen: Datafox Zeiterfassungsterminal, WATO PxApp®, WATO Logistic®, Webshop (REST API), Branchenlösung NPK (REST API), aXpel Kalkulationstool (Vor- und Nachkalkulation REST API)

Proffix Certified Value Partner: WATO-SOFT AG

Einfach organisiert

Einfach individualisiert

Einfach wachsen

Erfolgsgeschichte aXpel group

Mobiler Krediflow

Alles im Flow

Mit dem Px5 Kreditorenworkflow hat Proffix die Rechnungsverarbeitung automatisiert. Nun ergänzt sie den Prozess mit der integrierten Krediflow-Weblösung, mit der Rechnungsbelege auch bequem online freigegeben werden können.

Der in Proffix Px5 integrierte Kreditorenworkflow erlaubt KMU eine automatisierte und papierlose Verarbeitung ihrer Rechnungen. Die mobile Lösung beschleunigt den Verarbeitungsprozess und erlaubt den zuständigen Personen, Belege und Vergütungen in Echtzeit online freizugeben. Sie kommuniziert via REST API mit Proffix Px5 und ist somit nahtlos in den Kreditorenworkflow eingebunden.

Bequem von unterwegs

Die Weblösung ist responsiv aufgebaut und lässt sich von jedem beliebigen Gerät über alle verfügbaren Webbrowser öffnen. Mit der Anmeldung erfolgt eine sichere Verbindung auf die Lösung. Der User gelangt auf eine intuitiv verständliche Bedieneroberfläche, auf der die beiden Prozesse «Vorerfasste Belege» und «Vergütungen» mit der Anzahl freizugebender

Belege in der Menüleiste angezeigt werden.

Beide Prozesse sind identisch aufgebaut. Mit Klick auf «Vorerfasste Belege» werden die Rechnungsbelege zur Bearbeitung aufgelistet. Von jedem Beleg sind sämtliche Rechnungsinformationen, eine Vorschau des Originalbeleges sowie die Buchung zur Kontrolle übersichtlich dargestellt. Klickt die autorisierte Person auf «Beleg freigeben», wird dieser – sofern die Vergütungsfreigabe in Px5 aktiviert ist – ins Register «Vergütungen» des/der zuständigen Sachbearbeitenden weitergeleitet. Wird ein Beleg abgelehnt, wird dies in den «Smarten Aufgaben» von Proffix Px5 oder unter «Abgelehnte Belege» dem/der Kreditorenverantwortlichen angezeigt. Dieser kann den/die zuständigen Sachbearbeitende/n anpassen und den Beleg wieder in die Vorerfas-

sung geben. Optional kann der/ die Kreditorenverantwortliche auch per E-Mail über einen abgelehnten Beleg informiert werden.

Freigegebene vorerfasste Rechnungsbelege werden für die betragsmässige Vergütungsfreigabe dem/der zuständigen Sachbearbeitenden in der Menüleiste unter «Vergütungen» aufgelistet, sofern keine Direktfreigabe hinterlegt ist. Nach Kontrolle und Autorisierung kann die Rechnung ohne weitere Freigabe bezahlt werden. Sowohl Rechnungsbelege als auch Vergütungen lassen sich zudem durch eine berechtigte Stell vertretung freigeben, was in der jeweiligen Belegübersicht eingestellt werden kann.

Einfach, sicher und schnell

Mit der übersichtlichen und responsiven Proffix Px5 Krediflow-Weblösung lassen sich Rechnungen bequem und in Echtzeit online freigeben.

Übersicht über die freizugebenden Belege.

Proffix Px5 Scan App QR-Code und QR-Belege scannen, übermitteln und einlesen

Sowohl Rechnungsbelege als auch die Vergütungen lassen sich über jeden Browser mit wenigen Klicks von unterwegs freigeben.

Mit der Px5 Scan App können QR-Rechnungen ohne REST-APIAnbindung mit jedem Mobiltelefon eingescannt und über die Funktion «Belege einlesen» in der Kreditorenbuchhaltung erfasst und mithilfe des Buchungsvorschlags gebucht werden. Neben den gescannten Belegen werden über diese Funktion auch E-Rechnungen und eBills sowie PDFRechnungen aus einem E-Mail-Postfach eingelesen, Belege gespeichert und beim Einsatz eines DokumentenManagement-Systems direkt archiviert. Sind die Belege digital erfasst, lassen sie sich prozessgesteuert in zwei Schritten freigeben: entweder direkt in Proffix Px5 oder bequem über die mobile Krediflow-Weblösung.

Px5 Scan App kostenlos herunterladen und Rechnungen automatisiert und mobil verarbeiten.

Erhältlich bei Google Play und im App Store

Jürg Danuser, CTO, arbeitet seit 2015 bei Proffix Software AG. Seit mehr als sieben Jahren leitet er die Entwicklungsabteilung des Herstellers von KMU Business Software und ist Mitglied der Geschäftsleitung. Nebenberuflich doziert er seit vielen Jahren am Berufsund Weiterbildungszentrum Buchs-Sargans und ist Chefexperte für Informatiker/innen EFZ Applikationsentwicklung.

Proffix Magazin – Dashboard

Zukunft ERP – Interview mit Jürg Danuser

«In der Datennutzung liegt ein grosses Potenzial, das noch lange nicht ausgeschöpft ist»

Software und IT sind in vielen Unternehmen nach wie vor Mittel zum Zweck. Dies gilt insbesondere für ERP-Systeme. Funktionieren die administrativen Abläufe, blieb in der Vergangenheit wenig Zeit, um sich damit auseinanderzusetzen. Doch die durch die Pandemie in kürzester Zeit entstandenen neuen Arbeitsmodelle, der rasant steigende Personalmangel und innovative Technologien haben die schon länger geforderte digitale Transformation weit oben auf die Agenda der Unternehmen gesetzt. Datennutzung, Automatisation und Vernetzung sind die zentralen Themen, wenn es um die Evolution deseigenen ERP geht. Wir sprachen darüber mit Jürg Danuser, CTO von Proffix.

Jürg Danuser, welchen Wert hat ein ERP für ein KMU heute?

Das hängt stark davon ab, wie es genutzt wird. Werden damit ausschliesslich die administrativen Abläufe geregelt, schafft es einen Standard und bildet das Rückgrat eines KMU, vergleichbar mit einer Grundversicherung. Wird es darüber hinaus dazu eingesetzt, die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette und den Datenaustausch zu automatisieren, steigert es die Effektivität, erhöht die Effizienz und erlaubt, Kosten zu sparen. Ein ERP birgt jedoch einen noch weit wichtigeren Wert: den im System gesammelten Datenschatz. Der Umgang damit spielt in Zukunft eine bedeutende Rolle.

Wie ist das gemeint? In einem ERP wie Proffix lassen sich die Daten ja schon heute auswerten.

Das ist richtig, jedoch beziehen sich diese Daten in der Regel auf die Vergangenheit. Es lassen sich zwar auf Knopfdruck Auswertungen erstellen und erkennen, wie sich der Einkaufspreis im definierten Zeitraum verändert hat, wie sich Absatz und Umsatz entwickeln oder wie es um die aktuelle Zahlungsmoral und Liquidität steht. Mit diesen Auswertungen erhalten wir eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage, jedoch keine datengestützten Prognosen.

Was bedeutet das?

In der Nutzung von Daten liegt ein grosses Potenzial, das noch lange nicht ausgeschöpft ist. Dabei geht es beim Umgang mit den Daten nicht nur um eine technologisch zu lösende Aufgabe, sondern um einen Paradigmenwechsel. Es stellt sich künftig nicht mehr nur die Frage, welche Funktionen einer Software ein KMU benötigt, sondern, welche Daten wichtig sind, um ein Geschäft zu steuern. Data First heisst dieser Ansatz, der besagt, dass Daten im Zentrum von Entscheidungen und Geschäftsprozessen stehen sollten. Daten werden als wertvolles Gut verstanden, das genutzt werden kann, um bessere Entscheidungen zu treffen und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Die Bedeutung des Data-First-Ansatzes ist bei

ERP-Systemen vergleichbar mit dem MobileFirst-Ansatz bei Webapplikationen.

Lässt sich das mit einem Beispiel veranschaulichen?

Nehmen wir das Beispiel eines Getränkehändlers, dessen Absätze von Jahreszeiten, Verkaufsstandorten und sportlichen Grossereignissen beeinflusst werden können. Um Vorhersagen über die Absatzentwicklung machen zu können, müssen die im ERP gesammelten Daten zu den Verkäufen, Bestellungen, Kunden, Kampagnen und so weiter verknüpft, die Daten bereinigt und in einem Datenmodell organisiert werden. Mithilfe einer Datenanalyse lassen sich Muster erkennen und Trends identifizieren und auf den Ergebnissen Prognosen erstellen. Dafür können verschiedene Methoden und neue Technologien wie Machine-Learning-Modelle zum Einsatz kommen. Diese Modelle lassen sich verfeinern und die Ergebnisse dadurch verbessern.

Wie genau werden die Modelle genutzt?

Machine-Learning-Modelle oder maschinelle Lernmechanismen sind eine wichtige Anwendung der künstlichen Intelligenz (KI). Sie verbinden statistische Methoden und Algorithmen, um aus Daten zu lernen und Vorhersagen oder Entscheidungen zu treffen. Im Gegensatz zu statistischen Auswertungen, die sich nicht einfach verändern lassen, lernt das Modell mit jeder Eingabe. Dadurch lassen sich Prognosen stetig verbessern und den Marktveränderungen

«Die Bedeutung des Data-First-Ansatzes ist bei ERP-Software vergleichbar mit dem Mobile-First-Ansatz bei Webapplikationen.»

anpassen. Dazu kommt bei Algorithmen der Vorteil, dass die Ergebnisse immer auf denselben Werten basieren. Das unterscheidet technische Prognosen von menschlichen, da der Mensch interpretiert und die Ergebnisse gefärbt sind.

Was braucht es, um die Daten für die eigene Geschäftstätigkeit besser zu nutzen?

Die Technologien, die es uns erlauben, die Daten in einem ERP besser zu nutzen, sind bereits vorhanden. ChatGPT und Co. demonstrieren uns das gerade in eindrücklicher Weise. Der grosse Unterschied liegt bei diesen Anwendungen jedoch darin, dass es sich um anonyme Daten aus dem Internet handelt. Die im ERP gesammelten Daten stehen jedoch im direkten Bezug zur Geschäftstätigkeit. Die Frage, wie sie genutzt werden sollen, ist deshalb nicht technologisch, sondern unternehmerisch zu beantworten.

Kommen wir zum Thema Automatisation. Spielt der Data-First-Ansatz auch hier eine Rolle?

Auf jeden Fall. Wie wichtig der Data-FirstAnsatz seit langem ist, zeigt sich in einem CRM. Werden die kundenrelevanten Daten nicht sauber gepflegt, bringen Kundenkampagnen oft wenig Rücklauf. Aber auch bei der Rechnungstellung sind hochwertige Daten für die Automatisierung essenziell, um Fehler und Reklamationen zu vermeiden. Als zentraler Datenhub übernimmt das ERP auch bei der Automatisierung eine bedeutende Rolle.

Was ist bei der Automatisierung zu beachten?

Beim Thema Automatisation ist mir wichtig zu betonen, dass Unternehmen keine Angst haben sollten, sich die Frage nach Automatisierung überhaupt zu stellen. Es gibt in jedem KMU nach wie vor unzählige Aufgaben, die repetitiv und langweilig sind und besser von einem Computer erledigt werden können. Wird die Automatisierung mit dem Zweck verfolgt, Ineffizienzen zu ver-

«Der IT muss ein ebenso hoher Stellenwert eingeräumt werden wie anderen Bereichen in der Unternehmensführung.»

meiden und Zeit für wichtige Aufgaben zu gewinnen, wird sie, wie die Erfahrung aus der Praxis zeigt, meist sehr positiv wahrgenommen. Manchmal sind Mitarbeitende sogar bei einer wenig emotionsgeladenen Software, wie es ein ERP ist, richtig begeistert.

Wo ist Automatisierung sinnvoll?

Grundsätzlich auf verschiedensten Ebenen. In erster Linie aber sicher überall dort, wo sie direkt im System erfolgt, wie das bei der Einführung der QR-Rechnung der Fall war und wofür wir nun einen Kreditorenworkflow inkl. App entwickelt haben. Automatisierungen wie diese zu nutzen ist Teil einer modernen Unternehmensführung. Auch innerhalb der Funktionen bietet Proffix zahlreiche Möglichkeiten für automatisierte Workflows, ob in der Warenbewirtschaftung, im Zahlungswesen oder in der Personalführung. Werden diese in den Prozessen eines KMU noch nicht genutzt, macht Automatisierung Sinn. Auch die Einbindung von Lieferanten ins ERP birgt ein grosses Potenzial für durchgängige Prozesse.

Hier spielt dann auch das Thema Vernetzung eine Rolle.

Genau, und mit der Vernetzung einher geht die Konnektivität. Bei der Vernetzung werden verschiedene Systeme zu einer

Bereit für die Zukunft?

Möchten Sie Ihre Prozesse in Proffix Px5 und in Zusammenarbeit mit Dritten weiter digitalisieren, automatisieren und Ihre Daten besser nutzen?

Ihr Proffix Partner bespricht gerne die Möglichkeiten mit Ihnen.

funktionalen Einheit verbunden, bei der Konnektivität kommunizieren die Systeme miteinander und tauschen Daten aus. In beiden Fällen geht es um die zentrale Frage, wie Medienbrüche behoben werden können. Also wenn beispielsweise etwas ausgedruckt, eingepackt und verschickt wird, was genauso gut zwischen zwei Systemen elektronisch ausgetauscht werden könnte. Oder wo beispielsweise eine Branchensoftware eingesetzt wird, die nicht ins ERP integriert ist, wodurch in der Buchhaltung Doppelspurigkeiten entstehen. Aber auch autonom betriebene Webshops verursachen teure Medienbrüche.

Wie lassen sich diese Medienbrüche und Doppelspurigkeiten beheben?

Neben Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen wie beispielsweise EDI (Electronic Data Interchange), die im Handel und in der Logistik für den Austausch von Geschäftsdokumenten eingesetzt wird, bietet die Px5 REST-API-Schnittstelle eine breite Palette von Möglichkeiten. Sie nutzt das HTT-Protokoll und ermöglicht den Datenaustausch zwischen Proffix und Webanwendungen, mobilen Apps und IoT-Geräten.

Fassen wir zusammen: Es geht um Data First, Automatisierung und Vernetzung, um das ERP für die Zukunft fit zu machen und den Wert zu erhöhen. Wie lässt sich das alles bewerkstelligen?

Wie heisst doch der Claim einer grossen Sportmarke: Just do it. Es ist wie im Leben sonst, am Anfang steht die Bereitschaft, die Einstellung zu verändern. Die Technologie ist schon sehr weit fortgeschritten und überholt uns in schnellen Schritten. KMU, die sie zu nutzen wissen, laufen um den Sieg. Technologie muss zur Wertschöpfung eines KMU beitragen. Der IT sollte deshalb ein ebenso hoher Stellenwert eingeräumt werden wie anderen Bereichen der Unternehmensführung.

Neue Mehrwertsteuersätze ab 2024

Warum die Mehrwertsteuererhöhung bereits jetzt wichtig ist

Die eidgenössische Steuerverwaltung erhöht auf den 1. Januar 2024 die Mehrwertsteuer. Die Anpassungen betreffen alle Unternehmen und Verbraucher in der Schweiz. Für einige Firmen und Branchen hat die Erhöhung bereits im laufenden Jahr Auswirkungen auf die Rechnungsstellung und Abrechnung. Wir erklären warum und wie Proffix Px5 KMU bei der Umstellung unterstützen kann.

In der Abstimmung vom 25. September 2022 wurden die Änderung des AHV-Gesetzes und der Bundesbeschluss über die Zusatzfinanzierung der AHV angenommen. Aus diesem Grund gelten ab dem 1. Januar 2024

folgende Mehrwertsteuersätze: Der Normalsatz beträgt neu 8,1 % (7,7 %), der Sondersatz für Beherbergungsleistungen 3,8 % (3,7 %) und der reduzierte Satz 2,6 % (2,5 %). Massgebend für den anzuwendenden Steuersatz ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung. Dies bedeutet: Jahresübergreifende und periodische Leistungen müssen bereits jetzt mit den aktuellen wie auch mit den neuen Steuersätzen abgerechnet werden. Dies hat Auswirkungen auf die Rechnungsstellung, die Steuercodes und auf die Deklaration der Mehrwertsteuer im Jahr 2023.

Rechnungsstellung: Bei der Verrechnung von periodischen Leistungen, bei denen die Leistungen in Zeitperioden vor und nach der MWST-Satzanpassung erbracht werden, muss grundsätzlich eine Aufteilung des Entgelts «pro rata temporis» auf dem bisherigen und auf dem neuen Steuersatz vorgenommen werden. Davon betroffen sind Dienstleistungen wie Abonnemente im Personenverkehr, von Verlagen usw. sowie Softwarelizenzen und Service- und Wartungsverträge, die in der Regel im Voraus zu bezahlen sind. Werden Leistungen, die aufgrund des Zeitraums ihrer Erbringung sowohl den bisherigen als auch den neuen Steuersätzen unterliegen, auf derselben Rechnung aufgeführt, sind das Datum oder der Zeitraum der Leistungserbringung und der darauf entfallende Betragsanteil getrennt aufzuführen. Um dies zu vereinfachen, hat Proffix die Funktion «MWST aufteilen» in die

Auftragsbearbeitung von Proffix Px5 integriert. Dank dieser können die Leistungen mit den jeweiligen Steuersätzen getrennt ausgewiesen und verrechnet werden.

Deklaration: Gemäss Information zur Mehrwertsteuererhöhung dürfen Umsätze mit Steuersätzen gültig ab dem 1. Januar 2024 erstmals in der Abrechnung des 3. Quartals 2023 (bei effektiver Methode) bzw. des 2. Semesters 2023 (bei Saldosteuersatz) auf dem MWST-Formular deklariert werden. Mit dem MWST-Assistenten in Proffix Px5 können Unternehmen die neuen Steuercodes bereits jetzt korrekt erstellen. Buchungen, die dabei mit dem neuen, gültigen Steuercode erfasst sind, werden bei der definitiven MWST-Abrechnung für Q1 und Q2 nicht berücksichtigt, sondern automatisch in die Abrechnung des zweiten Halbjahres 2023 übernommen und deklariert.

Auf einen Blick

So unterstützt Sie Proffix Px5 bei der Umstellung der Mehrwertsteuer.

Abrechnung: Die ersten neuen Mehrwertsteuer-Formulare stehen KMU bereits jetzt in Proffix Px5 zur Verfügung. Mit der Funktion «Steuercodes ersetzen» können die neu erstellten Steuercodes den neuen Ziffern der MWST-Abrechnung mit einem Klick zugewiesen werden. Somit ist Px5 startklar für die Abrechnung mit den neuen Steuersätzen. Wichtig: Die Formulare dürfen erst ab dem zweiten Halbjahr 2023 ver wendet werden.

Tipp: Rechtzeitig

Steuercodes erstellen

Bereiten Sie sich bereits jetzt vor und erstellen Sie in Proffix Px5 die neuen Steuercodes.

Alle Informationen zur MWST-Satzanpassung finden Sie online in der Px5 Neuerungsdokumentation zur Mehrwertsteuer.

Die Steuersätze in der Rechnungsstellung aufteilen In der Proffix Px5 Auftragsbearbeitung lassen sich die aktuellen und neuen Steuersätze mithilfe der Funktion «MWST aufteilen» getrennt erfassen und die jeweiligen Positionen in der Rechnungsstellung korrekt und separat ausweisen. 02

Mit dem MWST-Assistenten Steuercodes erfassen

Der in Proffix integrierte Assistent unterstützt KMU, die jeweiligen Steuercodes zu erfassen und die Mehrwertsteuer während der Umstellungsphase korrekt abzurechnen. 03

Mit den neuen MWST-Formularen korrekt deklarieren

Das neue MWST-Formular ist bereits vollständig in Proffix Px5 integriert und für die Abrechnung ab dem 2. Halbjahr verfügbar.

Digitale Personalakte von Kendox im Einsatz bei der Stiftung Rossfeld

Hunderte von Personaldossiers digitalisiert

Seit mehreren Jahren bildet das Proffix ERP-System das Herzstück in der Administration der Stiftung Rossfeld. Durch die Integration der digitalen Personalakte von Kendox Infoshare konnten über 700 Personaldossiers effizient digitalisiert werden, auf die heute mobil und sicher zugegriffen werden kann.

Rund 500 Bewohnerinnen und Bewohner und 300 Mitarbeitende leben, lernen und arbeiten im Rossfeld. Die privatrechtlich organisierte Stiftung versteht sich als Dienstleisterin und Kompetenzzentrum zur Förderung der beruflichen und per sönlichen Integration für Menschen mit körperlicher

Behinderung. Als Inklusionseinrichtung ermöglicht das Rossfeld Wohnen, Therapie, Ausbildung und Arbeit an einem Ort und kann für seine Bewohnerinnen und Bewohner oft über eine lange Zeit Zuhause und Wirkungsstätte sein.

Lange Wege

Die umfangreichen Papierakten wurden in der Vergangenheit auf dem weitläufigen Gelände in unterschiedlichen Gebäuden aufbewahrt, was für die in der Administration beschäftigten Mitarbeitenden im Rollstuhl sehr zeitaufwändig und umständlich sein konnte. Für die fortschrittliche Stiftung stellte die Digitalisierung der umfangreichen Personalakten deshalb einen weiteren wichtigen Schritt hin zum papierlosen Büro und zur Vereinfachung der Prozesse dar. Mit dem Ziel, eine zentrale und jederzeit einsehbare

Barbara Mani (links im Bild) ist Leiterin Services bei der Stiftung Rossfeld.

digitale Ablage der Dossiers einzuführen, wandte sich Barbara Mani, Leiterin Services, an ihren Proffix Integrationspartner

WATO-SOFT AG

Einfache Integration ins ERP-System

Dieser empfahl aus der Kendox InfoShareProduktserie die «Digitale Personalakte», die als zertifizierte Lösung bereits über eine Schnittstelle zum Proffix ERP-System verfügt. «Proffix mit der digitalen Personalakte zu verbinden war die perfekte Lösung», sagt Mani. So konnten durch die Anbindung sämtliche Stammdaten wie zum Beispiel Name und Geburtsdatum aus dem ERP ins DMS der digitalen Personalakte übernommen und die Dossiers entsprechend den festgelegten Suchkriterien einfach indexiert werden. Das in Papierform existierende Stammblatt zu jedem Dossier wurde von Kendox als digitaler Aktendeckel integriert. Dank der bestehenden Schnittstellen verlief die Implementierung der Lösung schnell und ohne technische Hindernisse. Gleichzeitig konnte durch die Anbindung des Standard-Security-Zugriffsmodells von Kendox eine detaillierte und verfeinerte Zugangsberechtigung realisiert werden, was im Rossfeld aufgrund der sensiblen Daten essenziell ist.

Mobile Zugriffe bereits nach drei Monaten

Zum Zeitpunkt der Lösungsintegration galt es in einem ersten Schritt die rund 300 aktiven Dossiers der aktuell beschäftigten Mitarbeitenden zu digitalisieren. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht folgte zu einem späteren Zeitpunkt die Integration von weiteren 500 Dossiers ehemaliger Mitarbeitender. Um die Erfassung der Dossiers zu vereinfachen, wurden die Unterlagen in Gruppen wie Bewerbung, Korres-

pondenz, Lohnabrechnung usw. sortiert und mit einem Barcode versehen, wodurch nach drei Monaten bereits alle aktuellen Dossiers digital zur Verfügung standen. Während der Digitalisierung stellte sich heraus, dass zu etlichen Dossiers Doppelungen, sogenannte Schattendossiers, existierten, was mit der Digitalisierung ebenfalls bereinigt werden konnte.

«Mehrwert und Nutzen waren für die Beteiligten sofort spürbar», sagt Thomas Wagner von WATO-SOFT AG. und verweist auf einen zentralen Vorteil der Lösung: «Die Informationen können von den Mitarbeitenden über einen Web-Client jederzeit und an jedem Ort vom Notebook aus aufgerufen werden, da die Anwendung im Browser läuft. Dies ist ein bedeutender Fortschritt, der gemeinsam mit Kendox realisiert wurde und mobiles Arbeiten in der Stiftung ermöglicht.»

Möchten auch Sie Ihre Dokumente und Dossiers digitalisieren?

Das Dokumentenmanagement (DMS) und die digitale Personalakte aus der Kendox Infoshare-Produktfamilie sind für Proffix Px5 zertifiziert und lassen sich vollständig in die Business Software integrieren.

Ihr Proffix Partner bespricht gerne die Möglichkeiten mit Ihnen.

Inhaber und Geschäftsführer der Tima Software GmbH

Proffix Certified Value Partner

Seit 2021 ist Daniel Pfiffner Inhaber und Geschäftsführer der Tima Software GmbH in Sargans.

Daniel Pfiffner

Porträt

Vor vier Jahren macht sich Max Gartmann, Gründer der Tima Software GmbH, auf die Suche nach einem Nachfolger. Diesen findet er in Daniel Pfiffner, der dafür bereits unternehmerisches und branchenspezifisches Wissen mitbringt. Im Juli 2020 wird Pfiffner Geschäftsführer, Ende 2021 übernimmt der Sarganserländer zusammen mit Patrick Kehrli das Unternehmen. Im Gespräch erzählt er, weshalb Proffix und Tima Software perfekt zusammenpassen.

Sicher ist es die örtliche Nähe, die Daniel Pfiffner und seine Tima Software GmbH mit Proffix und dem Entwicklungsstandort im benachbarten Wangs verbindet. Allen voran ist es aber dieselbe Sprache, welche die Unternehmen in Sachen Softwareentwicklung sprechen. Einer der Gründe, die Pfiffner vor vier Jahren aufhorchen liessen, als der frühere Inhaber Max Gartmann ihm anbot, seine Nachfolge bei der Tima Software zu übernehmen. «Zu diesem Zeitpunkt hatte ich zusammen mit Patrick Kehrli bereits die ProSim GmbH, ein Unternehmen im Be -

Im Kern verfolgt Pfiffner dieselbe Strategie wie sein Vorgänger und möchte KMU mit einem effizienten ERP unterstützen, mit ihrem Business mehr Erfolg zu haben. «Kundenzufriedenheit durch Kundennähe ist heute das A und O», meint Pfiffner. «Viele KMU wissen mittlerweile um die Wichtigkeit digitalisierter Prozesse, doch fehlen Zeit und Know-how, solche Projekte anzugehen. Mit unserem Background in der Softwareentwicklung können wir sie gezielt unterstützen.» Neben der Implementierung und Individualisierung der Standardfunktionen von Proffix Px5 in die Geschäftsprozesse der KMU gewinnt die Einbindung von Drittlösungen zusehends an Bedeutung. «Überall, wo es um den digitalen und automatisierten Austausch von Daten und Informationen geht, macht es Sinn, die Prozesse zu optimieren.»

Gebündeltes Know-how

reich Simulationssoftware-Entwicklung», erklärt Pfiffner. «Uns gefiel der Gedanke, neben diesem Nischenprodukt ein zweites Standbein zu haben und in die Breite zu wachsen.» So wurde Pfiffner 2020 in einem ersten Schritt Geschäftsführer und Teilhaber der Tima Software GmbH. Ende 2021 übernahm er sie mit Patrick Kehrli ganz.

Daniel Pfiffner und sein Geschäftspartner Patrick Kehrli haben sich in den vergangenen Jahren umfassend in den Bereichen Business Engineering und Industrial Engineering weitergebildet. Entsprechend packen sie Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte an. In einem ersten Schritt überprüfen sie die Prozesse eines KMU und loten aus, wo aufgrund von Medienbrüchen, Doppelerfassungen, fehlender Schnittstellen oder Lösungen Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Aufgrund dieser Erkenntnisse prüfen sie die Möglichkeiten und Lösungen, die es gibt, um die Prozesse zu vereinfachen. Anschliessend werden für das KMU die Umsetzung geplant und das Projekt bis zum operativen Betrieb betreut.

«Überall, wo es um den digitalen und automatisierten Austausch von Daten und Informationen geht, macht es Sinn, die Prozesse zu optimieren.»

Aus der Nachbarschaft: Der Geschäftssitz der Tima Software befindet sich in Sargans.

Bei der Frage nach der richtigen Lösung bieten sich immer verschiedene Möglichkeiten. «Im Vordergrund stehen jedoch Standardlösungen.» Diese werden von Tima Software auf die Bedürfnisse der KMU individualisiert, personalisiert, ans Proffix ERP angebunden und sauber angepasst. Eine Individuallösung empfiehlt Pfiffner aufgrund der deutlich höheren Kosten nur bei komplexen Fragestellungen und wenn es keine wirklich gute Standardsoftware gibt.

Vorteil Ökosystem

Pfiffner und Kehrli möchten aber wo sinnvoll auch eigene Software entwickeln, die im Ökosystem von Proffix Px5 einen Mehrwert bringt. Durch ihr Zweitunternehmen verfügen die beiden über ein grosses Know-how im Produktionsumfeld. Deshalb haben sie sich entschieden, eine Software für die Produktionsplanungssteuerung (PPS) zu schreiben. «Proffix Px5 deckt die Handelsaktivitäten eines KMU perfekt ab, jedoch fehlt für Produktionsfirmen ein PPS, um die Automatisierungsprozesse voranzubringen. Diese Lücke wollen wir mit einer cloudbasierten Lösung schliessen, die sich mit der Proffix REST API einfach ans ERP anbinden und integrieren lässt», sagt Pfiffner. Wie bei Proffix ist die Funktionalität der Lösung auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten und integriert die Produktionsplanung direkt in die Geschäftsprozesse. Gestiegen sei auch die Nachfrage nach mobilen Lösungen. Im Ökosystem von Proffix gebe es mittlerweile ein sehr gutes Angebot an Apps, die von anderen Proffix Partnern geschrieben worden seien. Ob für die Zeiterfassung, für den Aussendienst oder die Logistik –mit den mobilen Lösungen für Proffix Px5 liessen sich viele der Prozesse mittlerweile übers Smartphone oder Tablet steuern.

Win-win für alle Beteiligten

«Im Markt für ERP-Software hat Proffix in Sachen Preis-Leistungs-Verhältnis die Nase vorn», sagt Pfiffner. Die gestiegenen Ansprüche an ein ERP, gepaart mit der Möglichkeit, in Proffix Px5 alles abbilden zu können, eröffnen den jungen Inhabern spannende Wachstumschancen. «Das Ökosystem von

Proffix ist im ERP-Umfeld einzigartig und birgt für alle ein grosses Potenzial.» Als Certified Value Partner von Proffix sieht sich Pfiffner deshalb mit seinem siebenköpfigen Team sowohl als ersten Ansprechpartner rund um das Proffix ERP als auch zusehends als Berater und Lösungsanbieter in Sachen Prozessoptimierung. «Diese Aufgabe gewinnt rasant an Bedeutung und hebt unsere Rolle als Partner von Proffix auf die nächste Stufe», so Pfiffner.

«Das Ökosystem von Proffix ist im ERPUmfeld einzigartig und birgt für alle ein grosses Potenzial.»

«Einen 08/15-Job haben wir definitiv nicht»

Petra van den Bogaerdt und Simon Bigliel im Gespräch

Womit beschäftigt sich bei einer Softwareherstellerin das Produktmanagement? Welche Rolle übernimmt es bei der Entwicklung von ERP-Software? Was beinhaltet die Aufgabe, und weshalb bietet sich gerade Quereinsteigenden ein spannendes Umfeld mit vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten? Das wollten wir von Petra van den Bogaerdt und Simon Bigliel wissen, die bei Proffix in Sachen Produktentwicklung ein gewichtiges Wort mitzureden haben.

Petra van den Bogaerdt und Simon Bigliel, welches sind eure Hauptaufgaben?

PB Ich kümmere mich um Proffix Px5. In meiner Aufgabe geht es darum, das in über 3000 KMU eingesetzte ERP bezüglich Funk tionalität, Prozessen und Usability laufend markt- und bedürfnisgerecht weiterzuentwickeln. Entsprechend befasse ich mich mit neuen Anforderungen an die Software, die von Markt, Gesetzgebung und Technologie gestellt werden. Ich analysiere und überprüfe die erforderlichen Änderungen in den Geschäfts- und Systemprozessen, formuliere Lösungsansätze für die Entwicklung und bin für die Qualitätssicherung bei der Umsetzung der entsprechenden Lösungen zuständig.

SB Im Gegensatz zu Petra befasse ich mich mit der Zukunft des ERP. Als Business Engineer kenne und beobachte ich den Markt, mein Fokus liegt aber auf den Anforderungen an die Software. Dies unterscheidet uns von den typischen Produktmanagern, wie wir sie aus dem Marketing kennen. Wir nehmen direkt Einfluss auf die Entwicklung, indem wir die Bedürfnisse

des Marktes, der User und anderer Stakeholder beschreiben, dokumentieren und in Abläufe und Prozesse übersetzen, damit sie von unseren Entwicklern im System umgesetzt werden können. Wir sind die Übersetzer zwischen Mensch und Technologie.

Wie wird sichergestellt, dass die Software diesen Anforderungen gerecht wird?

PB Um Proffix Px5 hat sich in den letzten Jahren ein Ökosystem entwickelt, wodurch dank der Offenheit des ERP auch Drittlösungen angebunden werden können. Unsere Aufgabe ist es, die Software in den Standardfunktionen stets weiterzuentwickeln, damit KMU ihre Geschäftsprozesse automati-

Viele Wege

nach Wangs

Petra van den Bogaerdt Von der Haute-Couture zur erfahrenen Business Engineer

Petra van den Bogaerdt kam 1994 als Haut-Couture-Schneiderin in die Schweiz und fasste schnell im kaufmännischen Umfeld Fuss. Im Jahr 2000 wechselte sie in den IT-Support und absolvierte die Ausbildung zur SIZ-Anwenderin. Drei Jahre später kam sie in die POS-Abteilung (Point of Sales) des früheren Modehauses Charles Vögele und übernahm aufgrund ihres technischen Wissens die europaweite Einführung eines neuen Kassensystems. Sie war zuständig für den Second-Level-Support, erstellte Handbücher und war für die Weiterentwicklung der Kassensoftware mitverantwortlich. Später machte sie den Fachausweis Organisator/in und arbeitete mehrere Jahre als Business Engineer und Projektleiterin. 2017 kam sie zu Proffix.

Simon Bigliel Vom Industrie-KV zum Business Engineer mit Master-Abschluss

Simon Bigliel absolvierte die kaufmännische Ausbildung in einem Industriebetrieb. Nach der Lehre sammelte er vorerst Berufserfahrung in der Verwaltung, bevor er in die Versicherungsbranche einstieg. Während dieser Zeit absolvierte er die Ausbildung zum eidg. Versicherungsfachmann FA und wechselte in die ITAbteilung, wo er mit Aufgaben und Projekten in den Bereichen BusinessAnalyse und Requirement betraut wurde. Nebenbei schloss er das Nachdiplomstudium Dipl. Business Engineer NDS HF und später noch den MAS BA ab. Seit 2019 arbeitet er bei Proffix.

«Wir sind die Übersetzer zwischen Mensch und Technologie.»

Simon Bigliel, Produktmanager

führen

Gute Gründe für einen Quereinstieg

Schon immer boten die IT und die Entwicklung von Software

Quereinsteigenden ein spannendes Berufsumfeld. Das Angebot an Weiterbildung ist heute gross, die Berufschancen besser denn je. Was IT-Berufe zu bieten haben.

01

Zukunftsgerichtet & abwechslungsreich

IT befasst sich immer mit den Fragestellungen von morgen und treibt Innovationen voran. Im ERP-Umfeld sorgt sie dafür, dass Prozesse effizient, sicher und nützlich gestaltet sind und hilft, neue und komplexe Anforderungen zu lösen. Anforderungen, die sich stets ändern und immer wieder nach neuen Lösungen verlangen.

02

Kreativ & teamorientiert

In der Softwareentwicklung geht es immer darum, Lösungen zu finden, an den Themen dranzubleiben und Bestehendes zu hinterfragen. Und es braucht Toleranz und Kommunikationsfähigkeit, denn IT-Projekte sind vor allem eins: Teamarbeit.

03

Hybrid & unabhängig

In wohl keinem anderen Berufsfeld lässt sich zeitlich und räumlich flexibler arbeiten als in der Softwareentwicklung. Tools und Frameworks, welche die agile Projektarbeit ermöglichen, bieten die besten Voraussetzungen, unabhängig und doch strukturiert zu arbeiten.

04 Immer eine gute Perspektive

Eine Arbeitswelt ohne IT wird es nicht mehr geben. Die Perspektive, in oder aus diesem Berufsbild heraus die Zukunft mitzugestalten, ist in jedem Fall eine lohnende Perspektive.

siert sowie markt- und rechtskonform organisieren können. Dies sicherzustellen ist ein laufender Prozess, wobei uns verschiedenste Instrumente aus dem Support, aus dem Kundendienst und von unseren Vertriebspartnern zur Verfügung stehen. Und natürlich haben wir den Markt und Gesetzesänderungen stets im Blick, wie aktuell bei der Mehrwertsteuer.

SB Befasst man sich mit der Zukunft eines ERP, dreht sich die Frage immer auch um den Grad der Innovation. Die langjährige Erfahrung in der Entwicklung von ERP-Software hilft uns, künftige Entwicklungen bereits heute zu berücksichtigen und unsere Software möglichst offen und zukunftssicher zu programmieren. Einen grossen Stellenwert haben auch die Usability und die Frage, wie die steigende Komplexität in den Prozessen über eine einfach verständliche Oberfläche gesteuert werden kann.

Welchen Einfluss habt ihr auf die Entwicklung?

SB Wir sind im ständigen Austausch. Bevor eine neue Funktion entwickelt werden kann, beschreiben wir sie in einer Wegleitung. Dabei verzichten wir auf das Wort Konzept, da dies bereits eine sehr umfangreiche Dokumentation impliziert. Meistens verfolgen wir den Ansatz eines so genannten MVP (Minimum Viable Product). Wir versuchen ein möglichst «einfaches» Produkt zu entwickeln, das aufgrund des Feedbacks der User und des Marktes iterativ weiterentwickelt wird. So kann vermieden werden, dass Produkte mit einem zu hohen oder zu komplexen Funktionsumfang entwickelt werden.

PB Für die Umsetzung eines Softwareprojekts braucht es immer ein Team aus verschiedenen Fachspezialisten, die aufgrund ihres Know-hows Einfluss auf die Produktgestaltung nehmen. Dazu zählen Projektmanager, Business-Analysten, UX- und UI-Designer, Frontendund Backend-Entwickler sowie QS-Ingenieure. Um gemeinsam und wie Simon oben erwähnt hat agil und iterativ Ziele erreichen zu können, arbeiten wir auf einem Scrum-Framework.

Unsere Rolle ist die des «Product Owners», sprich wir sind sowas wie die Patin/der Pate des Produktes.

Ihr habt beide eine Berufslehre absolviert und seid als Quereinsteiger/in in der IT gelandet. Ein typischer Weg?

SB Ob Berufslehre oder Studium – in der IT und für unsere Aufgabe führen meiner Meinung nach viele Wege nach Rom. Sicher braucht es eine Grundaus-

bildung, ein betriebswirtschaftliches Grundverständnis und ein technologisches Flair. Hat man erst einmal Fuss gefasst, findet sich im riesigen Angebot an Weiterbildungsmöglichkeiten für jede/n das Passende. Als viel wichtiger erachte ich deshalb gerade bei jüngeren Menschen die Bereitschaft und die Motivation, sich in ein neues Gebiet einzuarbeiten. Softwareentwicklung ist ein höchst kreatives Arbeitsgebiet, bei dem in einem gemeinsamen Prozess etwas entsteht, weiterentwickelt und auch mal verworfen wird. Ich denke, wir sind eines der

reits Berufserfahrung haben und eine neue Herausforderung suchen, als auch für jüngere Berufsleute, die noch am Anfang einer möglichen Spezialisierung stehen.

Welches sind denn in eurer Disziplin typische Aus- und Weiterbildungen?

SB Oft steht am Anfang eine kaufmännische oder technische Berufsausbildung oder ein Fachhochschulstudium. Danach bieten Fachausweise, CAS-Lehrgänge wie der zum Business Analyst oder Business Require -

immer noch ein grosser ist. Deshalb wünschen wir uns in erster Linie mutige Menschen, die sich auf etwas Neues einlassen möchten und dabei eigentlich nur gewinnen können. Eines können wir versprechen: Einen 08/15-Job haben wir definitiv nicht.

Und was kann Proffix im Gegenzug bieten?

PB Ich denke, etwas vom Allerwichtigsten in der heutigen Zeit: Proffix hat eine moderne Unternehmenskultur. Neue Anforderungen werden nicht nur in der Software, sondern auch im Arbeitsumfeld umgesetzt. So sind wir ein sehr durchmischtes Team mit vielen unterschiedlichen Persönlichkeiten, die nicht erst seit Corona auch hybrid zusammenarbeiten. Die Gestaltungsfreiheit ist sehr gross, und doch arbeiten wir strukturiert und resultatorientiert. Gerade die Teamarbeit macht bei Proffix unglaublich Spass.

Berufsfelder, in dem heute schon so gearbeitet wird, wie es in der Zukunft gang und gäbe sein wird. Eigenverantwortlich, agil, zielorientiert und doch immer im Team.

PB Da gebe ich Simon absolut Recht und möchte hinzufügen, dass IT auch sehr weiblich und ein Gebiet ist, das immer Zukunft hat. Die ständige Auseinandersetzung mit Neuem und die Möglichkeit, an seinen Aufgaben zu wachsen, machen unseren Job äusserst attraktiv –sowohl für Menschen, die be -

ment Engineering bis hin zum Nachdiplomstudium vielseitige Möglichkeiten, sich weiterzubilden. Wichtig dabei ist meiner Ansicht nach immer der berufsbegleitende Aspekt, also dass man das, was in der Theorie doziert wird, auch in der Praxis anwenden kann.

Auch im Produktmanagement ist es nicht einfach, neue Mitarbeitende zu finden. Was wünscht ihr euch?

PB/SB Oft haben wir das Gefühl, dass der Schritt in die IT für viele

SB Mir persönlich gefällt insbesondere auch das Sinnstiftende in diesem Beruf. Zu wissen und zu sehen, dass unsere Arbeit einen Nutzen bringt. Mit unserer Software vereinfachen wir tagtäglich die Administration von KMU, sodass sie sich auf das konzentrieren, was sie am besten können. Diesen Mehrwert erbringen zu können ist sehr motivierend.

«Die Auseinandersetzung mit Neuem und die Möglichkeit, an seinen Aufgaben zu wachsen, machen unseren Job äusserst attraktiv.»

Petra van den Bogaerdt, Produktmanagerin

Nachsicht aufgrund fehlender Weitsicht

Zugegeben, es war schon einfacher zu planen – für Unternehmen, Staat und Behörden. Trotzdem, bei gesetzlich umzusetzenden Massnahmen mit grösserer Tragweite sollte eine gewisse Weitsicht und Nachsicht verlang t werden dürfen. Warum, zeigt sich am Beispiel der anstehenden Mehrwertsteuererhöhung, die per 1. Januar 2024 in Kraft tritt.

Am 17. Dezember 2021 hatte der Bundesrat beschlossen, die Mehrwertsteuersätze zu erhöhen, um die finanziellen Löcher in der AHV zu stopfen. Im September 2022 stimmte das Volk diesem Entscheid zu. Nachdem bereits 2021 davon ausgegangen werden konnte, dass es zu einer Erhöhung kommen würde, hätten die zuständigen Behörden eigentlich genügend Zeit zur Vorbereitung der Umstellung gehabt. Auch handelt es sich um die sechste Anpassung des Steuer satzes, wodurch sicher bereits eine gewisse Routine besteht, um rechtzeitig auf alle Szenarien vorbereitet zu sein.

Dem ist leider nicht so. Denn der Bund schien nicht daran gedacht zu haben, dass es immer mehr Geschäftsmodelle gibt, bei denen die Leistungen als Abonnentenservice (z. B. Cloud-Dienste, Softwarelizenzen) im Voraus und jahresübergreifend in Rechnung gestellt werden, was sich auf die Mehrwertsteuerdeklaration im Jahr 2023 auswirken kann. Anders lässt sich nicht erklären, dass es erst nach dem 3. Quartal 2023 möglich sein wird, Umsätze mit dem neuen Steuersatz zu deklarieren, bei der Saldosteuersatzmethode ab Juli. Dies ist umso störender, als für nachträglich deklarierte Umsätze die Erhebung eines Verzugszinses angedroht

wird. Auch ist nicht ersichtlich, wie in den genannten Fällen bei der Deklaration korrekt vorgegangen werden soll. Folgt man den Ausführungen zur Gesetzesänderung, sollen die Umsätze zuerst mit dem alten Satz gemeldet und dann zum erstmöglichen Termin eine Korrektur vorgenommen werden. Wie dies für KMU softwaretechnisch zu lösen ist, darüber wird in Bundesbern kein Gedanke verloren.

Wie bereits erwähnt hätte aufgrund der Vorlaufzeit erwartet werden dürfen, dass die Formulare für die korrekte Abrechnung bereits zu Jahresbeginn verfügbar und implementierbar gewesen wären, was jegliche Diskussion erübrigt hätte. Nachdem die Formulare zwischenzeitlich nun bereit sind, sollte es für Unternehmen möglich sein, auf der nächsten Abrechnung Leistungen nach dem 31. Dezember mit den neuen Steuersätzen zu deklarieren. Diese Umsätze zuerst mit dem aktuellen Satz zu versteuern und danach die Differenz mit den neuen Sätzen nachzudeklarieren ist aufwändig und macht schlicht keinen Sinn.

Zudem erscheint in diesem Fall Kulanz angebracht, ist die Umstellung doch per se für viele Unternehmen nicht so einfach zu realisieren. Entsprechend ist zu hoffen, dass mit der Finalisierung der Mehrwertsteuer 2023 auf nachdeklarierten Umsätzen keine Verzugszinsen erhoben werden. So viel Nachsicht sollte aufgrund fehlender Weitsicht erwartet werden dürfen.

Peter Herger ist seit 22 Jahren Geschäftsführer und Mitinhaber der Proffix Software AG.

Mein Tag im Brügger Office

Mein Tag in Wangs

Mein freier Tag

Der Alltag von Charlotte Spiess

Das Leben von Charlotte Spiess ist so vielseitig wie der Werdegang der Berufs- und Familienfrau. Ursprünglich zur Sekundarlehrerin ausgebildet, vereint sie im Berufsleben geschickt ihre didaktischen Fähigkeiten und ihr IT-Flair. Seit 2020 verantwortet sie bei Proffix in einem 60-Prozent-Pensum die Qualitätssicherung. Sie ist nebenberuflich Prüfungsexpertin und hat ein kleines IT-Unternehmen. Eine Tour d’Horizon durch den Alltag der Seeländerin, die gerne auch auf Fotopirsch geht.

Zwei Tage arbeite ich für Proffix an meinem Wohnort in Brügg bei Biel, einem 4000-SeelenDorf an der Aare nur 5 Kilometer von Biel entfernt gelegen. Hier habe ich im 5. Stock eines Geschäftshauses einen Arbeitsplatz angemietet.

In the Morning

In mein nahe gelegenes Büro gehe ich zu Fuss, nehme das Bike oder auch mal ein Trotti. Die Vormittage sind meist gefüllt mit Online-Meetings. Am Mittag gehe ich kurz nach Hause und koche mir eine Kleinigkeit.

Think, work, create In meinem Büro kann ich wunderbar konzentriert arbeiten und komme richtig in den Flow. Als oberste «Qualitätshüterin» von Proffix liebe ich es, mich mit neuen Fragestellungen und ISTQB-Standards fürs Testing auseinanderzusetzen.

Donnerstags bin ich immer in Wangs, am Entwicklungsstandort von Proffix. Diese Tage starten früh und enden spät. Dank dem Business-Abteil der SBB kann ich die Zeit im Zug sehr gut zum Arbeiten und Programmieren von Testfällen nutzen.

Teamaustausch

Abfahrt in Biel ist um 6.44 Uhr. Wenn ich in Wangs ankomme, ist es mir wichtig, mir für Fragen Zeit zu nehmen und ein offenes Ohr zu haben. Dazu gehört auch ein gemeinsames Mittagessen.

Fachaustausch

Am Nachmittag folgen oft Meetings, in denen ich mit den verschiedenen Produktspezialisten Fragen zum Testing diskutiere und beantworte.

Als Freigeist geniesse ich die Unabhängigkeit, die ich bei Proffix und in meinem Berufsleben habe. So arbeite ich oft wenn andere Feierabend haben und mache dann frei, wenn das Wetter stimmt oder ich mir einfach eine Pause gönnen möchte.

«Chilllen» im eigenen Garten

Wenn ich frei habe und das Wetter mitspielt, starte ich den Tag gerne im Garten. Ein absoluter Kraftort für mich. Hier kann ich die Seele baumeln lassen.

Auf Fotopirsch

Oft beobachte ich die Natur auch durch die Kamera. Dabei gelingt mir ab und zu ein schönes Foto, das ich gerne auf meiner kleinen Website teile oder verschenke. charlottespiess.ch