Hunderte von Personaldossiers digitalisiert

Seit mehreren Jahren bildet das Proffix ERP-System das Herzstück in der Administration der Stiftung Rossfeld. Durch die Integration der digitalen Personalakte von Kendox Infoshare konnten über 700 Personaldossiers effizient digitalisiert werden, auf die heute mobil und sicher zugegriffen werden kann.

Rund 500 Bewohnerinnen und Bewohner und 300 Mitarbeitende leben, lernen und arbeiten im Rossfeld. Die privatrechtlich organisierte Stiftung versteht sich als Dienstleisterin und Kompetenzzentrum zur Förderung der beruflichen und per sönlichen Integration für Menschen mit körperlicher

Behinderung. Als Inklusionseinrichtung ermöglicht das Rossfeld Wohnen, Therapie, Ausbildung und Arbeit an einem Ort und kann für seine Bewohnerinnen und Bewohner oft über eine lange Zeit Zuhause und Wirkungsstätte sein.

Lange Wege

Die umfangreichen Papierakten wurden in der Vergangenheit auf dem weitläufigen Gelände in unterschiedlichen Gebäuden aufbewahrt, was für die in der Administration beschäftigten Mitarbeitenden im Rollstuhl sehr zeitaufwändig und umständlich sein konnte. Für die fortschrittliche Stiftung stellte die Digitalisierung der umfangreichen Personalakten deshalb einen weiteren wichtigen Schritt hin zum papierlosen Büro und zur Vereinfachung der Prozesse dar. Mit dem Ziel, eine zentrale und jederzeit einsehbare digitale Ablage der Dossiers einzuführen, wandte sich Barbara Mani, Leiterin Services, an ihren Proffix Integrationspartner

WATO-SOFT AG

Einfache Integration ins ERP-System

Dieser empfahl aus der Kendox InfoShareProduktserie die «Digitale Personalakte», die als zertifizierte Lösung bereits über eine Schnittstelle zum Proffix ERP-System verfügt. «Proffix mit der digitalen Personalakte zu verbinden war die perfekte Lösung», sagt Mani. So konnten durch die Anbindung sämtliche Stammdaten wie zum Beispiel Name und Geburtsdatum aus dem ERP ins DMS der digitalen Personalakte übernommen und die Dossiers entsprechend den festgelegten Suchkriterien einfach indexiert werden. Das in Papierform existierende Stammblatt zu jedem Dossier wurde von Kendox als digitaler Aktendeckel integriert. Dank der bestehenden Schnittstellen verlief die Implementierung der Lösung schnell und ohne technische Hindernisse. Gleichzeitig konnte durch die Anbindung des Standard-Security-Zugriffsmodells von Kendox eine detaillierte und verfeinerte Zugangsberechtigung realisiert werden, was im Rossfeld aufgrund der sensiblen Daten essenziell ist.

Mobile Zugriffe bereits nach drei Monaten

Zum Zeitpunkt der Lösungsintegration galt es in einem ersten Schritt die rund 300 aktiven Dossiers der aktuell beschäftigten Mitarbeitenden zu digitalisieren. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht folgte zu einem späteren Zeitpunkt die Integration von weiteren 500 Dossiers ehemaliger Mitarbeitender. Um die Erfassung der Dossiers zu vereinfachen, wurden die Unterlagen in Gruppen wie Bewerbung, Korres- pondenz, Lohnabrechnung usw. sortiert und mit einem Barcode versehen, wodurch nach drei Monaten bereits alle aktuellen Dossiers digital zur Verfügung standen. Während der Digitalisierung stellte sich heraus, dass zu etlichen Dossiers Doppelungen, sogenannte Schattendossiers, existierten, was mit der Digitalisierung ebenfalls bereinigt werden konnte.

«Mehrwert und Nutzen waren für die Beteiligten sofort spürbar», sagt Thomas Wagner von WATO-SOFT AG. und verweist auf einen zentralen Vorteil der Lösung: «Die Informationen können von den Mitarbeitenden über einen Web-Client jederzeit und an jedem Ort vom Notebook aus aufgerufen werden, da die Anwendung im Browser läuft. Dies ist ein bedeutender Fortschritt, der gemeinsam mit Kendox realisiert wurde und mobiles Arbeiten in der Stiftung ermöglicht.»

Möchten auch Sie Ihre Dokumente und Dossiers digitalisieren?

Das Dokumentenmanagement (DMS) und die digitale Personalakte aus der Kendox Infoshare-Produktfamilie sind für Proffix Px5 zertifiziert und lassen sich vollständig in die Business Software integrieren.

Ihr Proffix Partner bespricht gerne die Möglichkeiten mit Ihnen.

Inhaber und Geschäftsführer der Tima Software GmbH

Proffix Certified Value Partner

Vor vier Jahren macht sich Max Gartmann, Gründer der Tima Software GmbH, auf die Suche nach einem Nachfolger. Diesen findet er in Daniel Pfiffner, der dafür bereits unternehmerisches und branchenspezifisches Wissen mitbringt. Im Juli 2020 wird Pfiffner Geschäftsführer, Ende 2021 übernimmt der Sarganserländer zusammen mit Patrick Kehrli das Unternehmen. Im Gespräch erzählt er, weshalb Proffix und Tima Software perfekt zusammenpassen.

Sicher ist es die örtliche Nähe, die Daniel Pfiffner und seine Tima Software GmbH mit Proffix und dem Entwicklungsstandort im benachbarten Wangs verbindet. Allen voran ist es aber dieselbe Sprache, welche die Unternehmen in Sachen Softwareentwicklung sprechen. Einer der Gründe, die Pfiffner vor vier Jahren aufhorchen liessen, als der frühere Inhaber Max Gartmann ihm anbot, seine Nachfolge bei der Tima Software zu übernehmen. «Zu diesem Zeitpunkt hatte ich zusammen mit Patrick Kehrli bereits die ProSim GmbH, ein Unternehmen im Be -

Im Kern verfolgt Pfiffner dieselbe Strategie wie sein Vorgänger und möchte KMU mit einem effizienten ERP unterstützen, mit ihrem Business mehr Erfolg zu haben. «Kundenzufriedenheit durch Kundennähe ist heute das A und O», meint Pfiffner. «Viele KMU wissen mittlerweile um die Wichtigkeit digitalisierter Prozesse, doch fehlen Zeit und Know-how, solche Projekte anzugehen. Mit unserem Background in der Softwareentwicklung können wir sie gezielt unterstützen.» Neben der Implementierung und Individualisierung der Standardfunktionen von Proffix Px5 in die Geschäftsprozesse der KMU gewinnt die Einbindung von Drittlösungen zusehends an Bedeutung. «Überall, wo es um den digitalen und automatisierten Austausch von Daten und Informationen geht, macht es Sinn, die Prozesse zu optimieren.»

Gebündeltes Know-how

reich Simulationssoftware-Entwicklung», erklärt Pfiffner. «Uns gefiel der Gedanke, neben diesem Nischenprodukt ein zweites Standbein zu haben und in die Breite zu wachsen.» So wurde Pfiffner 2020 in einem ersten Schritt Geschäftsführer und Teilhaber der Tima Software GmbH. Ende 2021 übernahm er sie mit Patrick Kehrli ganz.

Daniel Pfiffner und sein Geschäftspartner Patrick Kehrli haben sich in den vergangenen Jahren umfassend in den Bereichen Business Engineering und Industrial Engineering weitergebildet. Entsprechend packen sie Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte an. In einem ersten Schritt überprüfen sie die Prozesse eines KMU und loten aus, wo aufgrund von Medienbrüchen, Doppelerfassungen, fehlender Schnittstellen oder Lösungen Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Aufgrund dieser Erkenntnisse prüfen sie die Möglichkeiten und Lösungen, die es gibt, um die Prozesse zu vereinfachen. Anschliessend werden für das KMU die Umsetzung geplant und das Projekt bis zum operativen Betrieb betreut.

Bei der Frage nach der richtigen Lösung bieten sich immer verschiedene Möglichkeiten. «Im Vordergrund stehen jedoch Standardlösungen.» Diese werden von Tima Software auf die Bedürfnisse der KMU individualisiert, personalisiert, ans Proffix ERP angebunden und sauber angepasst. Eine Individuallösung empfiehlt Pfiffner aufgrund der deutlich höheren Kosten nur bei komplexen Fragestellungen und wenn es keine wirklich gute Standardsoftware gibt.

Vorteil Ökosystem

Pfiffner und Kehrli möchten aber wo sinnvoll auch eigene Software entwickeln, die im Ökosystem von Proffix Px5 einen Mehrwert bringt. Durch ihr Zweitunternehmen verfügen die beiden über ein grosses Know-how im Produktionsumfeld. Deshalb haben sie sich entschieden, eine Software für die Produktionsplanungssteuerung (PPS) zu schreiben. «Proffix Px5 deckt die Handelsaktivitäten eines KMU perfekt ab, jedoch fehlt für Produktionsfirmen ein PPS, um die Automatisierungsprozesse voranzubringen. Diese Lücke wollen wir mit einer cloudbasierten Lösung schliessen, die sich mit der Proffix REST API einfach ans ERP anbinden und integrieren lässt», sagt Pfiffner. Wie bei Proffix ist die Funktionalität der Lösung auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten und integriert die Produktionsplanung direkt in die Geschäftsprozesse. Gestiegen sei auch die Nachfrage nach mobilen Lösungen. Im Ökosystem von Proffix gebe es mittlerweile ein sehr gutes Angebot an Apps, die von anderen Proffix Partnern geschrieben worden seien. Ob für die Zeiterfassung, für den Aussendienst oder die Logistik –mit den mobilen Lösungen für Proffix Px5 liessen sich viele der Prozesse mittlerweile übers Smartphone oder Tablet steuern.

Win-win für alle Beteiligten

«Im Markt für ERP-Software hat Proffix in Sachen Preis-Leistungs-Verhältnis die Nase vorn», sagt Pfiffner. Die gestiegenen Ansprüche an ein ERP, gepaart mit der Möglichkeit, in Proffix Px5 alles abbilden zu können, eröffnen den jungen Inhabern spannende Wachstumschancen. «Das Ökosystem von

Proffix ist im ERP-Umfeld einzigartig und birgt für alle ein grosses Potenzial.» Als Certified Value Partner von Proffix sieht sich Pfiffner deshalb mit seinem siebenköpfigen Team sowohl als ersten Ansprechpartner rund um das Proffix ERP als auch zusehends als Berater und Lösungsanbieter in Sachen Prozessoptimierung. «Diese Aufgabe gewinnt rasant an Bedeutung und hebt unsere Rolle als Partner von Proffix auf die nächste Stufe», so Pfiffner.