El USUARIO FINAL COMO FACTOR CLAVE EN PROYECTOS EXITOSOS

El adecuado manejo de las comunicaciones y gestión de los interesados juega un papel preponderante en la percepción de éxito de un proyecto Los usuarios finales, quienes tendrán que apropiarse del entregable definitivo y muy posiblemente gestionar la vida útil de este serán jueces de primer nivel de todo el proceso surtido, puede que a veces, y tristemente juzgando tan solo pocos elementos de un largo proceso de altos y bajos Y es así como quedará atrás, y seguramente en el olvido si el proyecto fue cerrado fuera del presupuesto, o por el contrario cumpliendo con el cronograma, si no se respetó la línea base y en general si se sufrió o si se cumplió con algún otro aspecto de su gestión.

La sensación de satisfacción y victoria que genera un acogimiento positivo por parte del usuario final borrará muy seguramente aspectos evaluados como fuera de control asociados a diferentes áreas del conocimiento de la gestión de proyectos, su satisfacción saneará instantáneamente brechas pasadas y pondrá en la cúspide los resultados que permitirán generar los beneficios que crearan finalmente el valor. Claramente no es el único elemento para tener en cuenta, es por eso por lo que dentro de la definición de los factores o criterios de existo del proyecto debe estar explícitos cada uno, con algún indicador y sus respectivas metas que permitan medir de una manera preestablecida los resultados del proyecto Ahora bien, ¿qué espectro de estas variables corresponde a la percepción final de nuestros usuarios? No es una regla irrefutable, como todos los aspectos de relacionados con la gestión de proyectos, pero el grado de aceptación de nuestro usuario final debería comprender un porcentaje importante dentro del mundo de variables y alternativas que existen para medir el éxito de nuestro proyecto

Usuario final y cliente, interesados claves en la gestión de proyectos Es de vital importancia poder realizar una adecuada identificación de interesados y poder diferencia entre ellos y cada una de sus necesidades No es lo mismo el cliente que el usuario final, de acuerdo con la última versión del PMBOK disponible, el cliente es el rol que solicita o financia el proyecto, mientras que el usuario final es el rol que estará en contacto directo y continuamente con los entregables del proyecto Es trascendental entender la necesidad del patrocinador y su deseo de generar valor para la organización, por eso comprender la motivación del proyecto y su alineación estratégica es clave; el apoyo de la alta gerencia nunca será negociable, pero si no analizamos de cerca y con la misma fuerza al usuario final, puede que ese resultado no produzca el beneficio esperado y la cadena de valor se rompa. Un involucramiento temprano y acorde con la motivación del usuario final aumentará sustancialmente la probabilidad de éxito del proyecto, identificar, planificar, gestionar y controlar la participación de estos interesados es vital

Listado típico de factores de éxito en proyectos

Los factores críticos de éxito son un grupo de componentes que ayuda a identificar los posibles elementos de éxito en la gestión de proyectos A continuación, se presentan algunos elementos predominantes para la mayoría de los proyectos que se podrían concebir como factores críticos de éxito. Es importante aclarar que el entorno complejo en que se desenvuelven los proyectos, así como el tipo de proyecto impactan directamente en un número infinito de posibles factores de éxito, es tarea entonces del equipo del proyecto en cabeza del líder identificar y validarlos en las fases iniciales de gestión

Objetivos claros y realistas

Soporte de la alta gerencia

Competencias del gerente y equipo de proyectos

Madurez y cultura organizacional

Participación, comunicación y apoyo de los interesados

Adecuación de planes y especificaciones

Aplicación de conocimientos de gestión de proyectos

Cualidades de liderazgo en torno a la gestión de proyectos

Definición clara del proyecto

Control del alcance, costo, tiempo y calidad

Ganar aceptación del usuario final

Lograr que el usuario piense y sienta que sus expectativas fueron cumplidas o en su defecto excedidas no es un trabajo fácil, pero tampoco imposible Comenzar a darle más importancia a esos interesados que muchas veces dejamos apartados e involucrarlos de manera activa en el proyecto, permitirá identificar requisitos, aclarar supuestos, definir alcances, disminuir probabilidad de materialización de riesgos y facilitar los procesos de entrega.

Mantener una comunicación activa con el usuario es pieza fundamental para lograr generar compromiso con el proyecto, su interés es alto y dependiendo de su poder pueden influir de forma directa en el proyecto Durante el proceso de planificación de la gestión de los interesados es importante determinar los modelos de comunicación que se adapten al entorno.

Puntos claves

Definir factores críticos de éxito del proyecto desde fases tempranas. Cada proyecto es único, su complejidad, objetivos, alcance, entorno y demás elementos conllevan a que no exista un consenso universal sobre los factores críticos de éxito para los proyectos No hay una lista única, es trabajo del equipo de gestión de proyectos particularizarla

Asegurar alineación estratégica entre el proyecto y la organización es un elemento vital en la búsqueda de generación de valor Involucrar y ganar aceptación de los interesados claves, nunca dejando de un lado y brindando la relevancia de cada caso en particular al usuario final

Entender que la gestión de proyectos contiene un sin número de procesos que deben ser mantenido de forma iterativa a través de las mejores prácticas disponibles por los principales cuerpos del conocimiento en la materia. Retroalimentación y retrospectiva de forma activa

Aunque la IA viene acompañándonos desde hace varias generaciones a través de la ciencia ficción, por ejemplo, podemos recordar grandes historias como: “2001: Odisea del espacio” (1968), “Terminator” (1984), “Yo, robot” (2004), “Avengers: La era de Ultrón” (2015) El lanzamiento de ChatGPT de OpenAI en diciembre de 2022 generó una ola de información abrumadora sobre la Inteligencia Artificial (IA) y su impacto en nuestras vidas Los avances, noticias y opiniones surgen tan rápidamente que sería en vano que este artículo pretenda describir o resumir en manera alguna el estado del arte de la IA y/o su impacto en la gestión de proyectos; no obstante, cuanto más se consolidan los alcances de la IA más imperativo se nos hace definir qué aspectos humanos facilitarán la convivencia con este nuevo elemento De aquí que, he dedicado este espacio para compartir tres (3) razones por las cuales confío que los profesionales en la Gestión de proyectos podemos ser resilientes y portadores de cambio, en los tiempos actuales.

Mirémoslo desde la perspectiva de los “Elementos fundamentales” de la disciplina de gestión de proyectos:

Producto, servicio o resultado único. El PMBOK (2021) resalta que en la gestión de proyectos puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades; sin embargo, esta repetición “no altera las características fundamentales y únicas del trabajo del proyecto” Un estudio de Gartner, Inc (2019) indicaba que un 80% de las tareas asociadas a la gestión de proyectos sería eliminada por la IA, especialmente la recolección de datos, trazabilidad y reportes. Podemos anticipar que esto es una excelente noticia, ya que efectivamente estas tareas además de tediosas consumen nuestro tiempo y desvían nuestro enfoque del propósito único que dio origen al proyecto No obstante, hay una observación importante y es que no podemos confundir un resultado “único” con “predecible” No debemos dar por sentado los resultados En la gestión de proyectos jugamos con llegar al límite de la predictibilidad: lidiamos con la incertidumbre, proporcionamos estimados de tiempos de entrega, presupuestos, establecemos niveles de servicio, etc Ser predictivos y procurar una confiabilidad aceptable, aunque sea temporal, en esas predicciones es quizá parte de la esencia de nuestra disciplina Sin embargo, del otro lado de la moneda, cuando durante la ejecución del proyecto ocurre lo impredecible, nuestro enfoque pasa a ser más PROACTIVO con el fin de “atajar” las desviaciones. Esa competencia del Project Manager hace toda la diferencia en el resultado, y lo sabemos En el futuro, podemos esperar que la IA supere nuestras habilidades predictivas a niveles sobrehumanos, también las tareas que las requerían sean completamente asistidas o sustituidas por la IA No obstante, la misión de gestionar y SER el factor impredecible será esencialmente humana: nuestra llave para lograr resultados únicos y excepcionales.