¿ S U F R E T U P R O Y E C T O E L S Í N D R O M E D E L A S V E N T A N A S R O T A S ?

Hay épocas en las que en nuestra casa le sobreviene una ola súbita de daños a los artículos La inicia una licuadora, luego una bisagra de la puerta, un televisor, un bisel de una ventana y en menos de dos meses ¡nuestra casa es un desastre! Desesperado te pones las manos en la cabeza y preguntas: ¿Cómo fue que todo esto sucedió? Sí has vivido esta situación, bienvenido al clan de la teoría de las ventanas rotas

La teoría de las ventanas rotas es una fascinante teoría que se aplica a una amplia variedad de ámbitos, incluso a la gerencia de proyectos Sugiere que el descuido y la falta de mantenimiento en un entorno físico, como un edificio abandonado con ventanas rotas, puede llevar al deterioro y a un comportamiento desordenado en ese lugar Pero ¿Qué tiene que ver esto con la gerencia de proyectos? ¡Resulta que mucho más de lo que podrías pensar!

La Historia de las Ventanas Rotas

Antes de sumergirnos en cómo se aplica esta teoría a la gerencia de proyectos, vamos a explorar brevemente su origen. La información histórica estriba entre dos fuentes diferentes para esta teoría.

La primera sostiene que se origina en 1969, cuando un profesor de la Universidad de Stanford, Phillip Zimbardo, realizó un experimento dejandodos coches idénticos en diferentes lugares. Uno se dejó en el entonces peligroso barrio del Bronx en Nueva York, mientras que el otro se abandonó en una urbanización de alto estrato en Palo Alto, California. El coche del Bronx fue vandalizado en pocas horas, con robos y destrozos progresivos hasta quedartotalmente destruido. Por otro lado el coche en Palo Alto permaneció intacto Zimbardo hizo un segundo experimento:se rompió únicamente una ventana del coche abandonado en Palo Alto California Esta simple ventana rota generó que en ése lujoso barrio, las personas tuvieran un comportamiento idéntico al del barrio del Bronx En cuestión de horas, desvalijaron y destruyeron completamente el vehículo Este experimento demostró la relación entre el entorno y el comportamiento delictivo

La segunda posible fuente original y la de mayores fundamentos reposa en los criminólogos James Wilson y George Kelling en 1982

Ellos también hicieron una investigación que se centró en el efecto de las señales visibles de deterioro en un vecindarioy cómo esto afectabael c o m p o r t a m i e n t o d e l a s p e r s o n a s Descubrieron que cuando se ignoraban los pequeños actos de vandalismo, como una ventana rota, esto enviaba una señal de que el entorno no estaba bien cuidado, lo que a su vez alentaba a las personas a participar en más comportamientos destructivos

Finalmente, cualquiera que sea la fuente de la teoría lo que en realidad interesa es su moraleja:

Gobierno del Proyecto

Ahora bien, ¿Cómo podemos aplicar esto a la gerencia de proyectos? En primer lugar, podemos considerar la importancia de mantener un entorno de trabajo organizado y bien cuidado En el contexto del gobierno de proyectos, el enfoque de la teoría se centra en la importancia de mantener un sistema de disciplina de capital, procedimientos de maduración, toma de decisiones, niveles de autorización, espacios de discusión y control documental

Al igual que en un vecindario donde las ventanas rotas pueden indicar un problema subyacente más amplio, en un proyecto, pequeñas desviaciones o problemas no resueltos pueden tener un efecto acumulativo y generar altos riesgos o fracasos en el futuro. Por lo tanto, es fundamental que el gobierno del proyecto esté atento a cualquier "ventana rota" que pueda surgir durante el desarrollo del proyecto.

En el grupo de procesos del monitoreo y control, la teoría de las ventanas rotas puede guiar la forma en que se supervisan y controlan los aspectos clave del proyecto.

El monitoreo constante y la detección temprana de problemas o desviaciones permiten tomar medidas correctivas de manera oportuna y evitar que pequeños problemas se conviertan en grandes obstáculos En este sentido, es esencial establecer un sistema de monitoreo y control efectivo que identifique rápidamente cualquier signo de "ventana rota" Esto implica establecer indicadores clavede rendimiento (Key Performace Indicators - KPIs) y criterios de desempeño para evaluar regularmente el progreso del proyecto Si se detecta una desviación o un problema, es fundamental abordarlo de inmediato, antes de que se propague y tenga un impacto negativo en otros aspectos del proyecto

Al igual que con las ventanas rotas en un vecindario, si en un proyecto se toleran pequeños problemas o descuidos, es probable que se generen más problemas y el equipo pierda la motivación, el sentido de responsabilidad y compromiso. Esto puede llevar a un deterioro general en la calidad del trabajo y en la moral del equipo

La teoría de las ventanas rotas también puede ayudar a resaltar la importancia de gestión temprana de las alertas y problemas Si se detecta un problema o surge una alerta en un proyecto, abordarlo de manera oportuna y efectiva es fundamental para evitar que se propague y cause consecuencias peores Para ello resultamuy efectivo mantenerun registro de alertas y problemas (Issue log), del cual existe información suficiente en diversos estándares como el Process Groups: A Practice Guide (2023) Al igual que con las ventanas rotas, si se repara rápidamente una situación problemática, se envía un mensaje claro de que se está atento a los detalles y se valora el cuidado y la buena disciplina del proyecto

Otro aspecto relevante de esta teoría en la gerencia de proyectos es la importancia de la participación y el compromiso de todo el equipo Si un miembro del equipo se muestra indiferente o no se preocupa por los detalles y la calidad del trabajo, esto puede influir en los demás y fomentar un ambiente de descuido generalizado Por lo tanto, es fundamental generar una cultura de accountability donde cada miembro entienda la importancia de su contribución y cómo su comportamiento puede afectar al proyecto en su conjunto

Espacios seguros impactan positivamente la creatividad, innovación y trabajo en equipo.

Propender y mantener una comunicación abierta y efectiva en el equipo de proyecto alienta a los miembros del equipo y a los diferentes interesados a informar y abordar cualquier problema o desviación que encuentren y contribuye a formar una cultura de accountability en el proyecto De esta manera se fomenta la detección temprana de "ventanas rotas" y se promueve un ambiente de trabajo donde todos se sientan responsables de mantener la integridad y el éxito del proyecto Monitoreo, Control del Proyecto y las líneas base

Hacer una conexión de la teoría de las ventanas rotas al gobierno de proyectos con el Grupo de procesos del Monitoreo y Control implica verificar la divulgación, entendimiento y la ejecución del plan De hacer mejoras y estar atentos a los signos de las tendencias y desviaciones Se debe establecer un sistema de monitoreo y control efectivo, y tener los escenarios para discutir las desviaciones y fomentar una cultura de comunicación abierta y de responsabilidad

En el mantenimiento de las líneas base del proyecto, se busca mantener la integridad del proyecto, y actualizar los planes de gestión del proyecto, corrigiendo cualquier desviación, por mínima que sea, para evitar la falta de control y el riesgo de fracaso

En el control de cambios, cada modificación, incluso las aparentemente insignificantes, deben evaluarse y abordarse adecuadamente, evitando problemas mayores y manteniendo la integridad del proyecto

En las tractografías, unas modernas resonancias magnéticas asistidas por tecnología en 3 dimensiones, se pueden observar las diversas redes o tractos a través del mapeo de las fibras de mielina, dando forma al conectoma humano Por esta razón es usual que lo llamemos “cableado neuronal”

Ahora bien, darle una mirada al síndrome de las Ventanas Rotas, cobra sentido que en un entorno donde hay comportamientos familiares “cableados”, los individuos van a “normalizarlos”, sencillamente porque van a activar de manera involuntaria y automática ese tipo de Redes Hebbianas a nivel neuronal

Si a nuestro alrededor vemos desorden, basura, robo, el cerebro va a normalizarlo, e incluso va a procurar generar inconscientemente “más de lo mismo”, sobre todo si el comportamiento no está generado “dolor” o "castigo" como consecuencia, sino el placer de sentirse aceptado por su círculo cercano

En un proyecto, pasar por alto errores, dejar temas sin atender, dilatar o posponer decisiones cruciales, puede estarse generando de manera involuntaria y podría incluso estar generando cierta sensación de placer, si es algo conocido y no genera ningún tipo de consecuencia negativa Lo cierto es que hay análisis interesantes que evidencian la ausencia de control sobre ciertos indicadores cruciales de proyectos, dentro de algunas organizaciones, sectores económicos o incluso en algunas locaciones geográficas, por encima que otras

Esto tiene una explicación clara relacionada con los estándares cableados a nivel “cultural”

Nuestras estructuras sub-corticales profundas, que son en donde manejamos la parte más instintiva de nuestros comportamientos, siempre van a procurar acercarnos al “placer” y alejarnos del “dolor”, así sea que esto implique algún comportamiento que en el fondo puede estar siendo destructivo para nosotros mismos, o para nuestro proyecto o entorno

GERSTNER (2011): REPRESENTACIÓN DE LA LEY DE HEBB EN EL PROCESO DE APRENDIZAJE HUMANO

Sesgos Cognitivos - “No sé, qué no sé”

El sesgo cognitivo se refiere a la interpretación errónea de la información disponible, influenciada por pensamientos, creencias, prejuicios y otros factores Es importante tener en cuenta que no existe un único tipo de sesgo cognitivo, sino que hay muchos que pueden manifestarse en diferentes momentos y contextos

Cuando algo es familiar, nuestra mente lo normaliza y no genera “banderas rojas” o alertas que exijan que hagamos algo para cambiarlo Allí es donde se generan los “puntos ciegos de percepción”

Regresando al ejemplo de las ventanas rotas, si estamos en un entorno en donde es “normal” tener un estándar muy bajo de orden, limpieza, o normas sociales, los cerebros generan puntos ciegos en donde sencillamente no pueden percibir que lo que los está rodeando posiblemente incluso les puede generar daño

La buena noticia es que, gracias a la neuro plasticidad todo, absolutamente todo puede ser recableado Lo que sucede es que va a tener un requerimiento energético muy importante, es decir, va a requerir mucho de tu parte para que pueda quedar “automatizado” en tu nueva versión de cableado neuronal.

En síntesis, esta teoría promueve una cultura de responsabilidad y cuidado, donde todos los cambios se evalúan rigurosamente y se siguen procedimientos claros para mantener el control del proyecto

Prestar atención a los detalles y cuidar de los "pequeños problemas", ayuda considerablemente a evitar el deterioro del desempeño y a promover un ambiente de trabajo positivo y productivo. Como gerentes de proyectos, recordemos que incluso las ventanas rotas más pequeñas pueden tener un impacto significativo en el resultado final

En una ocasión leí un bello pasaje bíblico en Juan 13, 17, que reza: “'Si sabéis estas cosas, bienaventurados seréis si las hiciereis”.

Así que ahora podemos arrancar la práctica preguntando: