Revista PM Caribe - Ed. 6 2022

PM Revista Caribe, Colombia

Canal navegable Río Magdalena Fotografía de Jorge R. De La Hoz

UNA COMUNIDAD DE ENSUEÑO

Ser parte de una comunidad de directores de proyectos, va más allá de compartir una pasión, de tener una certificación o de estar en camino a una de ellas para hacer constar que tenemos unas habilidades técnicas, significa poner a disposición nuestro conocimiento, mostrando a través de la experiencia la aplicación de buenas prácticas en torno al desarrollo de los proyectos en los que hemos estado involucrados Esto implica vivir preparados esperando el llamado para servir cuando nos necesiten, esa preparación va de la mano de horas de estudio y dedicación para mantenernos actualizados profesionalmente en un mundo de constante cambio Es vernos los unos a los otros como personas responsables de nuestros procesos en todo momento, conociendo las consecuencias de nuestras acciones, actuando con respeto en las interacciones que tenemos con los demás, escuchando constantemente a los distintos actores, comunicando con asertividad y transparencia, alejándonos de las situaciones que nos generan conflictos de interés, ejerciendo el valor de la honestidad

P O R C A R O L I N A H E R R E R A

Estas características se convierten en generadores de confianza, y abren puertas que a simple vista pueden ser difíciles incluso de tocar En esta área, la posibilidad de hablar el mismo lenguaje a nivel mundial, por lo que depende de cada uno de nosotros que sea claro y fácil de entender para la mayor cantidad de personas. Durante mi rol como VP de membresías, he tenido la oportunidad de aplicar un liderazgo de servicio, lleno de compromiso por ver que cada meta trazada en pro del capítulo se haga realidad, para mí las actividades que realizo no son sólo cifras que dan cuenta de las variaciones en el número de miembros o las variaciones en la retención, mi gran reto ha sido ser un capítulo cercano a los intereses y necesidades de nuestros miembros independientemente del tamaño, es lograr que cada persona de esta comunidad se sienta en la libertad de hablar y lanzar propuestas que sean escuchadas y que se vean materializadas a disposición de los demás Pasamos de ser un equipo de 4 a un equipo de 10 personas, como respuesta al rápido crecimiento del capítulo, de hecho logramos alcanzar la cifra de más de 500 miembros en 2021, consolidándonos como el segundo capítulo más grande del país a pesar de ser uno de los más recientes, también fuimos miembros del Club 500 del Chapter Guest Pass 2021, y hemos destacado por nuestras buenas prácticas en el uso de la herramienta Kickoff. Ser voluntario de PMI, desde mi punto de vista es pasar de ser soñadores a ser hacedores y pasar de la crítica a la acción, es volverse estrategas y llevar la operatividad a otro nivel, es mostrar con resultados que si es posible tener un impacto en nuestra región Caribe que puede ser reconocido local, nacional e internacionalmente Damos lo mejor porque es un reflejo de lo que somos, en cada labor queda nuestra esencia, nuestra alma, nuestra creatividad, y amor por la profesión, es un sello propio que contagia de energía y buena vibra a todo el que esté a nuestro paso Por eso no se extrañen de que les pasen cosas buenas cuando se involucren con PMI, les extiendo la invitación a que encuentren la satisfacción de dar un poco más de ustedes, a que puedan ser libres de aplicar sus conocimientos, a innovar, a disfrutar cada paso del proceso y celebrar todas las victorias, si se animan a hacerlo, en este capítulo los esperamos con los brazos abiertos, el riesgo será coleccionar momentos únicos con

P E R S O N A S A S O M B R O S A S

Yo dormía y soñé que la vida era alegría Me desperté y vi que la vida es servicio Serví y probé que el servicio es alegría Rabindranath Tagore

PMBOK 7, MI PROPIO WOU (WAY OF UNDERSTANDING)

CRONICA DE UN CAMBIO ANUNCIADO:

Haciendo analogía con un libro de nuestro Nobel me permito comentar las publicaciones anuncios del cambio y sus fundamentos, basado en las publicaciones del PMI de El pulso de la profesión (3):

2018 Pulso de la profesión: “El futuro de la entrega de valor es un espectro de enfoques – predictivo, iterativo, incremental, ágil, híbrido y lo que venga a continuación para cambiar la forma en que trabajamos”

En 2021 el PMI publicó el tan esperado PMBOK7, generando varias inquietudes y puntos de vista, donde varios reconocidos profesionales en proyectos han hecho sus apreciaciones, conferencias y videos

Después de revisar varios puntos de vista, incluso comentarios de amigos, decidí unirme a los estudiosos del tema y proponer mi propio entendimiento, que denominé WOU (Way of Understanding), mi propia comprensión, en analogía con el concepto de WOW (Way of Working) de Agilidad Disciplinada del PMI

Este artículo parte de la estructura del PMBOK 7, que incluye dos libros El estándar y la guía de fundamentos El primero describe el sistema de entrega de valor y los 12 principios de la gestión de proyectos, el segundo describe los 8 dominios de desempeño, la adaptación (ajuste a la medida), los modelos, métodos y artefactos

Con el fin de comprender mejor el enfoque hacia principios que usó el PMI revisé las bases y los antecedentes del cambio usando aprendizaje de doble ciclo (1)

2020 Pulso de la profesión: “El trabajo ha cambiado, lo mismo debe suceder con la forma en que el mundo concibe sus proyectos” “Las organizaciones con futuro no solo están dispuestas a volver a imaginar su visión y propósito, sino que también están ansiosas por adoptar nuevas formas de pensamiento que les permita prosperar en la Economía de Proyectos” ” Proyectos liderados bajo diversos títulos, ejecutados mediante una variedad de enfoques y centrados de manera inquebrantable en la entrega de valor financiero y social”

2021 Pulso de la profesión: “Lo que vemos es un cambio fundamental es la manera que las organizaciones líderes y sus equipos planifican y ejecutan sus iniciativas ” “Las empresas gimnásticas permiten a sus empleados dominar diferentes formas de trabajar” “Resilientes, flexibles y centradas en el futuro.”

Además define el nuevo ecosistema del trabajo con lo siguiente: “Dominando diferentes formas de trabajar, elevando las habilidades impulsoras y generando visión de negocios ” “Se trata de ver a su gente primero como seres humanos y en segundo lugar, como parte de una organización que impulsa los resultados” (La negrilla es mía)

R L U I S S E P U L V E D A

El PMI hizo un tamizaje de varios estándares mezclado con investigación del mercado y experiencia de equipos de trabajo dando como resultado la nueva propuesta del PMBOK7, cuyo cambio se enfoca principalmente en lo siguiente:

Cambiar el enfoque basado en procesos a enfoque basado en principios para cubrir un mayor espectro de la forma como los proyectos son gestionados Integrar conceptos de documentos desarrollados: Gestión de realización de beneficios, gestión de cambio organizacional y complejidad Ampliar el alcance del estándar para incluir todos los proyectos y dar más énfasis a los resultados esperados por el proyecto.

Otro importante aporte fue Ricardo Vargas de Brasil quien también construyó su propio entendimiento (2)

MI PROPIO WOU (forma de comprensión)

Con el fin de asegurar la mejor comprensión revisé conceptos claves y construí algunos, analizando incluso la etimología:

Formato basado en principios: Que se apoya en reglas o normas de carácter general y universal que deben seguirse Área de conocimiento: agrupación que se hace de los programas académicos, teniendo en cuenta cierta afinidad de los contenidos en los campos específicos del conocimiento ¿Como se evalúa?: principalmente con un examen de conocimientos

Dominio: De origen latín “dominium”, que significa el manejo que un individuo ostenta o demuestra sobre una materia, ciencia, arte, asunto, etcétera.

Dominio de desempeño: Ámbitos o campo del ejercicio profesional que agrupa un conjunto de competencias donde el profesional debe desempeñarse ¿Como se avalúa? Se mide en grados de dominio, conformando una “escala de logro”, tipo rubrica

Considerando lo anterior mi propuesta es la siguiente: 1 2 3

Principios: organizar los principios por afinidad y asociar con un enfoque común Dominios: organizar los dominios de desempeño por enfoque de la competencia y maestría a demostrar, siguiendo la cadena de creación de valor Ámbitos de aplicación: Considerando que las principales habilidades de un Gerente están más asociadas a SER gerente de proyectos, que al HACER gerencia de proyectos, use el concepto muy difundido sobre SER ágil y HACER agilidad y propuse lo siguiente sobre el ámbito de cada documento, incluyendo la nueva guía de grupos de procesos y WOW de DA

AGENDATE AGENDATE AGENDATE

12 PRINCIPIOS PMI

P O R A L F O N S O N U Ñ E Z

Mucho se ha escrito sobre el trabajo en equipo Y es precisamente por qué no es fácil hacer equipo La sinergia que se logra cuando hay sintonía, empatía, afinidad, pero sobre todo madurez para sobreponer el interés colectivo a la agenda personal. Mientras eso no suceda no habrá equipo, serán simplemente grupos. Se ve mucho en el deporte y más en el mundo corporativo Jesús nos dió un gran mensaje cuando conformó un equipo con sus apóstoles para realizar el proyecto más importante de la humanidad: cambiar el mundo Pero aún así, muchísimos años después de su venida, nos cuesta enormemente colaborar, entender, tolerar, y tener confianza para trabajar como equipo

Por esto y más, no es sorpresa que la edición 7 del PMBOK haya destacado el trabajo en equipo como uno de sus 12 principios para una buena gerencia de proyectos Doce, como los apóstoles

PMBOK 7 EDICION

SOLUCIONES ESTÁNDAR EN LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Con el surgimiento y expansión de la nube (Cloud) se dispone en la actualidad de numerosas modalidades de acceder a servicios de tecnología; siendo el modelo SaaS (Software as a Service) la más revolucionaria, a través de la cual las organizaciones pueden acceder a todo tipo de soluciones usando una conexión a internet Este devenir dió origen a aplicaciones nativamente diseñadas para la nube y que por medio de suscripciones mensuales o anuales dan soporte a múltiples procesos de negocios, algunos ejemplos de ellos son Google con sus servicios de Gmail, Salesforce o Zoom

La mejor analogía acerca del modelo SaaS y una aproximación a lo que la adopción de un software estándar o Out-of-the-box puede ser, es la reserva de sus próximas vacaciones soñadas Usted es un viajero que adquiere un paquete todo incluido, donde el viaje y el itinerario ha sido planeado con anticipación con un solo proveedor, quien realiza todos los preparativos; la mayoría de actividades, comidas y otros aspectos están preparados de antemano. El viajero no es responsable de la administración de los servicios o del menú, aunque cuente con algunas opciones Cabe mencionar que si es un aficionado al Bungee Jumping es posible que no pueda acceder a esta actividad como parte de su paquete y/o que el costo adicional esté fuera de su presupuesto inicial. Esta última situación es similar a un SaaS.

Es gracias al concepto de paquetes de software asequibles y estandarizados, que hoy muchas organizaciones pueden reemplazar procesos en papel o manuales, sustituir sistemas legado por otros más modernos que les permiten adaptarse a las demandas del mundo digital Las soluciones SaaS comienzan a cubrir cada vez procesos más importantes de la organización y son muchas veces los ejes de la llamada transformación digital en todo tipo de negocios Ahora que está claro que esta es una tendencia en los años por venir, vamos a revisar ahora algunas perspectivas o aspectos de la Gestión de Proyectos para los cuales debemos estar preparados

La definición de Alcance vs. Presupuesto

El Alcance es la dimensión del proyecto de mayor impacto, tal como lo vimos con el viajero con el paquete vacacional todo incluido al tratarse de un paquete asequible de software y servicios, como parte de una suscripción

No obstante, es posible que algunas tareas para ejecución de su proceso de negocio no estén soportadas por la solución, tal como el Bungee jumping no lo está para el viajero De igual manera, es posible que la solución tenga funcionalidades que usted podría aprovechar para sus procesos de negocio, dado que están ya incluidas en el paquete.

P O R A N G E L I C A B O R J A D I F I L I P P O

Algunas recomendaciones:

Como gerente de proyecto es importante mantener un enfoque en los objetivos que la implementación tiene para el negocio y la organización, así como gestionar las expectativas en torno al proyecto

En este tipo de proyectos el alcance estará definido por lo que la organización decida adoptar: aquellas funcionalidades que la solución puede soportar y que además faciliten o agreguen valor a los procesos de negocio.

Los aspectos que no cumplan con las dos condiciones mencionadas anteriormente pueden ser unos sujetos de una futura fase del proyecto u otro proyecto y debe tratarse como tal, al salir del alcance Esto es especialmente el caso para algunas integraciones o funcionalidades que no hacen parte de la solución SaaS siendo implementada

Considere las alternativas que ofrece el proveedor puede brindar Volviendo al caso del viajero es posible que no pueda realizar Bungee jumping, pero puede incluir Kayak, como parte del paquete o a un precio más razonable

Adopción Vs Adaptación

La adopción es un proceso mediante el cual los nuevos usuarios integran el software en su flujo de trabajo diario. La adaptación se refiere al proceso mediante el cual los procesos internos de la organización incorporan los cambios como consecuencia de la adopción El cambio de paradigma más importante es adoptar la solución y adaptar los procesos Realizar cambios a un software estándar puede representar un alto costo y en algunos casos simplemente no es factible o conveniente. Cabe mencionar que muchos proveedores de SaaS manejan procesos ágiles en sus etapas de diseño y desarrollo, lo que les permite ofrecer productos diseñados para la tarea y en constante evolución por lo cual pueden eventualmente incorporar algunas sugerencias en la solución.

La recomendación: El concepto de Onboarding (Inducción)

Haga de la gestión del cambio una piedra angular durante la implementación, donde el cambio está dirigido al interior de la organización y sus procesos. Busque un buen involucramiento y/o entendimiento en los procesos que se están interviniendo, con el fin de ejercer este rol de facilitador o interlocutor capaz de lograr los consensos necesarios para que la adopción avance

Asegure que la documentación de los procesos, material de entrenamiento, descripción clara de los posibles gaps (brechas) entre el sistema y los procesos, en cualquier oportunidad; sean entregables claros y de calidad

Este es un término que se refiere al proceso por medio del cual se conoce la herramienta con la cual inicia el proceso de implementación Es común que exista en este proceso una etapa de Discovery (Descubrimiento) en donde es posible hacer un análisis muy general de las funcionalidades que el software puede ofrecer, hasta donde puede flexibilizarse y cuáles son las limitaciones Las empresas de software han adaptado su proceso de Onboarding para acortar los tiempos de implementación y flexibilizarse para los usuarios, con una dedicación de tiempo de pocas horas a la semana Se espera, sin embargo, que al finalizar el Onboarding , el equipo de implementación haga uso de su conocimiento combinado del software y del proceso, para elaborar una propuesta de procesos futuros (TO-BE) sólida para hacer la adopción posible; y que puedan transmitirlo al resto de la organización

Algunas recomendaciones:

En esta etapa lo más importante es involucrar a los dueños del proceso de negocio y buscar el respaldo de la dirección; sin la cual la adopción puede tardar demasiado o fracasar

Busque el nivel de participación necesario tanto del proveedor del software como del equipo de ejecución, infundiendo motivación y ejerciendo su liderazgo para mantener el ritmo adecuado.

Busque garantizar que los miembros del equipo mantengan la dedicación de tiempo para las tareas derivadas del Onboarding, a pesar de la apremiante necesidad de las tareas diarias derivadas de sus roles dentro de la compañía

Los riesgos

Los riesgos relacionados con la adopción de una solución SaaS estándar pueden ser en naturaleza variados y distintos a otros tipos de implementación, algunos de estos riesgos, sin embargo, pueden ser ya bien conocidos:

Resistencia al cambio: Una de las condiciones indispensables para la puesta en marcha de una solución estándar es una apertura al cambio o incluso a la transformación

Riesgos de seguridad informática: La gestión de algunos aspectos de seguridad anteriormente gestionados por la organización pasan a manos del proveedor, el impacto aumenta dependiendo de la naturaleza del negocio y de los procesos impactados.

Riesgos relacionados con el producto: Claramente al adoptar cualquier aspecto positivo o negativo en la solución, puede afectar más profundamente la experiencia comparado con otros desarrollos de software

En conclusión, hemos podido visitar algunos aspectos de la gestión de proyectos de implementación de software estándar, típicamente en el modelo SaaS y también conocidos como Out-of-the-box. Finalmente, es importante resaltar cómo estas recomendaciones desde la práctica deben se conjugados con un buen manejo de habilidades blandas y de su liderazgo como gerente de proyecto con el fin de lograr consensos, mantener la dinámica de equipo hasta la estabilización posterior a fase final del proyecto

Autora: Angélica Borja

Máster en Administración de Tecnologías de la Información, Consultora SaaS

https://www linkedin com/in/angelica-borja179a2161/

Barranquilla - Colombia

SCRUM PARA LA TRANSFORMACION DIGITAL EN ENTORNOS COMPLEJOS

N A L

Escenario

Su organización tiene definido un portafolio de proyectos de Tecnología Informática (TI) orientados a la transformación digital, y cuenta con una ruta de implementación, la cual fue definida en su Plan Estratégico de TI, o por su Arquitectura Empresarial o mediante una combinación de ambas, y se plantea la pregunta: ¿Cómo ejecutarlos exitosamente aplicando Agilidad tomando en cuenta que su organización es grande, compleja y tiene muchos controles?

Abordando la solución

El primer concepto que surge es el “manifiesto ágil”, pero: ¿su organización está dispuesta a gestionar proyectos en los cuales existe poca certidumbre del alcance, tiempo y costo porque todos los cambios son bienvenidos?, y/o, ¿su organización está dispuesta a despriorizar la documentación, ya que lo importante es el software funcionando?, lo más probable es que su respuesta sea negativa Luego pensamos en Scrum, el marco de trabajo de agilismo más popular, pero: ¿Todos los proyectos deben ejecutarse en Sprints (o iteraciones, como concepto más estándar) con tiempos rigurosamente predefinidos (ejemplo, todos de 3 semanas)?, ¿qué pasa si en el proyecto requerimos roles adicionales o necesitamos interactuar de forma cercana con otros equipos?, si dudamos de estas respuestas probablemente no estaremos aplicándolo rigurosamente, entonces ya no es Scrum. ¿Lo anterior quiere decir que no es correcto aplicar agilismo en entornos complejos?, falso, lo que quiere decir es que el contexto cuenta, y es necesario aplicar prácticas de agilismo según las necesidades de cada organización Disciplined Agile (DA) del PMI tiene esto como uno de sus siete principios Profundizando en Disciplined Agile (DA), identificamos que se basa en una mezcla de diferentes conceptos de agilismo, principalmente Lean y Scrum, pero con flexibilidad al contexto, por lo tanto es recomendable para el escenario planteado, pero luego, ¿podemos basarnos en DA para gestionar el agilismo a gran escala con muchos equipos (squads) trabajando en paralelo?, la respuesta es sí, pero tenemos otras opciones. Según la edición 15 del “State of Agile Report” encontramos las cifras del siguiente imagen:

Aquí evidenciamos que para escalar el agilismo se utiliza comúnmente SAFe. En SAFe el contexto también cuenta y puede ser utilizado en combinación con DA, además, introduce conceptos de tribus, squads y capítulos, para organizar el equipo y orientar la ejecución

Caso real:

En el caribe colombiano tenemos un ejemplo de implementación de prácticas ágiles a gran escala en Promigas por ejemplo, a través de una de sus empresas, Enlace Servicios Empresariales Globales, la cual cuenta con una PMO Agile (Oficina de Proyectos Ágiles) Esta PMO Agile se encuentra conformada por tribus, compuestas a su vez por squads, y transversalmente por capítulos Estas tribus son: “Experiencia de usuario”, “Eficiencia en el servicio”, “Excelencia Técnica”, “Arquitectura Agile” y “Transformación core” Cada tribu cuenta con un líder y gestiona un segmento del portafolio de iniciativas y proyectos, además se tiene un maestro de tribu global (el mismo líder de la PMO)

P O R A N D R E S R O D R I G U E Z B E R

y estos líderes conforman un Consejo de Tribus, que propone lineamientos y lidera el portafolio en el que participan más de 150 personas del negocio, TI y proveedores Los squads son los equipos que gestionan proyectos, se componen de: líder de equipo, líder técnico, dueño(s) de producto, líder de calidad y equipos de proveedores, alineados a los roles propuestos por DA Gestionar el portafolio de iniciativas y proyectos de TI de 16 empresas de Promigas no es una tarea sencilla La organización del equipo en tribus ha sido un paso importante que está mejorando el relacionamiento con patrocinadores, genera mayor compromiso de todo el equipo, y logra mejores resultados Sus tribus gestionan proyectos de robots (RPA), analítica, soluciones con inteligencia artificial, portales informativos y transaccionales de última generación basadas en DxP, Apps móviles, sistemas core, plataformas técnicas, entre otras. También aplican el concepto de capítulos, donde se reúnen personas con roles similares a intercambiar información relevante de la empresa, lecciones aprendidas, tendencias, entre otros temas Actualmente tienen 2 capítulos operando con una gran dinámica: líderes de equipo (similar a gerentes de proyecto) y líderes técnicos (similar a arquitectos de soluciones)

“Cuando la Feria Internacional de París cierre sus puertas, la luz eléctrica se apagará y nunca volveremos a oír hablar de ella”. Erasmus Wilson. “Mi invención será explotada durante algún tiempo como curiosidad científica, pero aparte de eso, no tiene ningún valor comercial” Auguste Lumière

“La televisión desaparecerá del mercado en seis meses La gente se cansará de mirar todas las noches una caja de contrachapada” Darryl F Zanuck

“Los Beatles no tienen ningún futuro en el mundo del espectáculo”. Dick Rowe.

Sobre esta transformación en el servicio el líder de la PMO Agile y Maestro de todas las Tribus, Jorge Lozano Díaz, manifiesta: “Para lograr implementar el agilismo a gran escala en los proyectos de Tecnología Informática se requiere el compromiso de todo el equipo de trabajo y el patrocinio de la alta dirección, entre los cuales se destacan Claudia DaCunha, Gerente general de Enlace, y Juan Manuel Rojas, Presidente de Promigas”, continúa comentando: “para lograr esta transformación se estructuró y se ha venido ejecutando un proyecto que ha incluido: reforzar el equipo, capacitarlos en Disciplined Agile, adquirir nuevas herramientas de gestión, implementar sistemas de gestión del conocimiento y de gestión del cambio, actualizar los procedimientos y la matriz de responsabilidades (RACI) e iniciar la medición de resultados con OKRs (Objetivos y resultados clave) Con el transcurrir de los meses se seguirán cosechando los beneficios de este cambio, así como profundizando y consolidando esta transformación Autor:

“La ciencia ficción no tiene ningún futuro en el cine” Pierre Billard

“La venta a distancia, aunque es perfectamente factible, está condenada al fracaso” Revista Time “No hay ninguna razón para que alguien quiera tener un ordenador en su casa” Kenneth Olsen “Internet nos da igual Eso no va a funcionar” Pascal Négre. Frases para creer en la Transformación digital

Andrés Rodríguez

MODELO PRÁCTICO PARA PROYECTO INMOBILIARIO

La gran cantidad y diversidad de interesados de múltiples disciplinas que participan en un proyecto inmobiliario hacen que este tipo de proyectos sean considerados de alta complejidad, donde el éxito del mismo, que se verifica en la fase de cierre; requiere un alto nivel de integración en las fases de estructuración, planificación, preventa y construcción, sumado al desarrollo de procesos estandarizados, adecuada comunicación además de un permanente monitoreo y control. Este artículo presenta un modelo de gerencia de proyectos inmobiliarios de aplicación práctica, que aporta una herramienta para enfrentar la complejidad del desarrollo de este tipo de proyectos El modelo de gerencia de proyectos inmobiliarios está basado en el ciclo de vida del proyecto y del producto inmobiliario, mostrado en la siguiente gráfica, tomando en cuenta que cada una de sus fases incluye entregables de índole administrativo, legal, técnico, comercial, contable, tributario y financiero Los entregables de este modelo están alineados a los fundamentos y buenas prácticas del PMI, la extensión de la construcción del PMBOK y el decreto 2090 de 1989 de la Sociedad Colombiana de Arquitectos

DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE GERENCIA DE PROYECTOS INMOBILIARIOS

En la siguiente figura se presentan las fases que componen el ciclo de vida de un proyecto inmobiliario, destacando la importancia de invertir en las fases tempranas con el fin de prevenir sobrecostos generados por cambios en las fases finales del mismo A mayor inversión en el desarrollo de las fases de estructuración y planificación, menor costo en los cambios y disminución en el nivel de riesgo de las fases de construcción y cierre del desarrollo del proyecto inmobiliario

P O R L L E N A R

L Á M P A R A P O R E N C E N

A L B E R T E I N S T E I

P O R J A I M E P I N I L L A

Reaciónentre nversiónenlasfasesdeestructuracónyplanifcacióny oscostosde oscambiosene cico devidadelproyectoinmobliario Fuente:Eaboraciónde osautores Figura2

GERENCIAR UN CON EXITO

Estructuración – Prefactibilidad

El objetivo de la fase de estructuración es transformar la idea de los inversionistas potenciales en un caso de negocio con el fin de determinar la viabilidad financiera del proyecto, y así justificar la decisión de desarrollar, ajustar o no ejecutar el proyecto

Planificación – Inicio, estudios, diseños y aprobaciones

En esta fase se define la ejecución del proyecto, se firma el acta de constitución de la fase de planificación que es el documento que formaliza su ejecución y se nombra al gerente del proyecto inmobiliario, con su nivel de autoridad y responsabilidad definidas Además de hacer la lista de interesados para analizar la participación de cada uno de ellos tanto de manera interna como externa, se desarrollan todos los estudios, diseños y trámites necesarios para poder determinar el presupuesto de costos directos, la totalidad de los costos indirectos, la programación y la aprobación del producto inmobiliario. Cuando esta información se traduce a flujo de caja, se pueden apreciar los requerimientos de recursos económicos a lo largo del desarrollo del proyecto, concretando así la factibilidad del mismo

Preventa

Es la fase en la cual con base en la publicidad y promoción del producto inmobiliario se desarrolla la venta anticipada o preventa para alcanzar el porcentaje definido para iniciar la fase de construcción del mismo o Índice de Ventas para Inicio de Construcción (IVIC) Construcción del producto inmobiliario y venta

Es la fase en la cual se desarrolla la edificación del producto inmobiliario, teniendo en cuenta la totalidad de los costos directos e indirectos, y se lleva a cabo de forma paralela la venta de los inmuebles

Cierre – Entrega, liquidación, posventa y registro histórico

Es la fase en la cual se entregan los inmuebles, se pone en marcha el producto inmobiliario, se liquida la ejecución del mismo y se documentan las lecciones aprendidas tanto de esta fase como de la totalidad del proyecto, generando su registro histórico. En este proceso de entrega del producto se presta además el servicio de posventa (reparaciones) y se entregan los manuales de mantenimiento que describen las actividades necesarias para la adecuada conservación de los inmuebles entregados

Monitoreo y control del proyecto inmobiliario

El monitoreo y control es la aplicación de metodologías que permiten identificar las desviaciones de lo ejecutado respecto de lo planificado, las cuales se constituyen en el insumo para la generación de acciones preventivas, correctivas y de mejora que permitan cumplir con las líneas bases del proyecto, desde la fase de estructuración hasta la fase de cierre del mismo nteracciónde

asfasesdeunproyectoinmoblario Fuente Eaboracónde osautores Figura3

La metodología de trabajo colaborativo BIM (Building Information Modeling) se puede implementar dentro de los proyectos inmobiliarios como una herramienta para la gestión de información (documentos y datos), que desde sus características gráfica y numérica sirve para hacer el monitoreo y control del desarrollo del ciclo de vida del proyecto inmobiliario desde la fase de estructuración hasta la puesta en marcha, pasando por las fases de planificación, preventa, construcción y cierre; constituyéndose en una herramienta importante para el control de los entregables en la industria de la construcción de edificaciones Así mismo las metodologías de programación y valor ganado permiten el cálculo y visualización objetiva del desempeño del alcance, cronograma y presupuesto de las fases del proyecto inmobiliario.

En figura se presenta las interacciones entre las fases del ciclo de vida de un proyecto inmobiliario, destacándose que el proceso de monitoreo y control es transversal y permanente

CONCLUSIONES

La implementación de la fase de estructuración de un proyecto inmobiliario es importante porque rompe el paradigma de concentrar la atención del desarrollo de los proyectos en la fase de construcción, dando un contexto general de las distintas fases que se requieren para su adecuada ejecución, determinando la viabilidad financiera del proyecto para llegar a determinar el desarrollo, ajuste o no realización del mismo

El monitoreo y control es clave para identificar y corregir las desviaciones del proyecto respecto de lo planificado en cada una de sus fases, para que esto sea efectivo se recomienda utilizar la metodología de trabajo BIM, así como las metodologías de valor y programación ganada La culminación exitosa de todo proyecto inmobiliario es consecuencia de una gestión integral y efectiva de las fases de estructuración, planificación, preventa, construcción y cierre del mismo

Gerente Comercial Área Máxima, Master en Admistración y gerencia de proyectos https://www.linkedin.com/in/gerentejaimepinillam/ Bucaramanga - Colombia

Artículo basado en el libro “Manual para la Gerencia de Proyectos Inmobiliarios”

Autor: Jaime Pinilla Medina

PELICULAS SOBRE GESTIÓN DE PROYECTOS

Si eres un fan de los proyectos y el cine, seguro querrás revisar esta lista y también comentarla o agregar nuevas sugerencias:

1 El padrino: La trilogía del padrino son clases de management por excelencia: tipos de liderazgo, inspiración y filosofía son elementos comunes en cada una de las versiones

2 Apolo 13: La gestión de riesgos y contingencia es la materia prima de la que se hace esta realización del año 1995 (Alerta de spoiler) Si bien no se cumple la meta, se logra un objetivo igualmente importante

3 El vuelo del Fenix: un equipo se junta para lograr lo que parece imposible, en medio de las dificultades y restricciones de un ambiente absolutamente agresivo

4. Moneyball: innovación pensando en el proceso para llegar a los beneficios es la clave de esta película del 2011

5 12 hombres en pugna de 1997: Si quieres saber como gestionar clientes e interesados, esta es tu película La versión original es del año 1957.

6 La caza del octubre rojo: La persistencia, la gestión del riesgo y el análisis de los datos hacen de esta film, un clásico para los gerentes de proyectos.

7 Piratas de Silicon Valley: Alejados de la versión romántica moderna de Gates y Jobs, muestra versión mas cercana a la realidad de los emprendimientos de tecnología

8 The X Project: Película para adolescentes que muestra como las cosas pueden salirse de control y aún así disfrutarlo, mientras sucede

9 El plan perfecto: meticulosidad en los detalles y al final, obtener los beneficios esperados

10. Oceans Eleven: los proyectos mas complejos tienen altas recompensas.

Bonus extra: Cualquier que trate el fin del mundo (Armagedon, 2012, Impacto profundo)

Autor: Jaime E. García C.

PMP , C3PM, SCRUM MASTER https://www linkedin com/in/jaimegarciapro/ Barranquilla - Colombia

Bonus Extra 2: Operación Valquiria: ¿que le pasa al equipo del proyecto cuando las cosas no salen como esperaban? Esta película nos ayuda a responder esa pregunta.

En una próxima edición, hablaremos de la mejores películas para aprender de riesgos.

PELICULAS SOBRE GESTIÓN DE PROYECTOS

Si eres un fan de los proyectos y el cine, seguro querrás revisar esta lista y también comentarla o agregar nuevas sugerencias:

1 El padrino: La trilogía del padrino son clases de management por excelencia: tipos de liderazgo, inspiración y filosofía son elementos comunes en cada una de las versiones

2 Apolo 13: La gestión de riesgos y contingencia es la materia prima de la que se hace esta realización del año 1995 (Alerta de spoiler) Si bien no se cumple la meta, se logra un objetivo igualmente importante

3 El vuelo del Fenix: un equipo se junta para lograr lo que parece imposible, en medio de las dificultades y restricciones de un ambiente absolutamente agresivo

4. Moneyball: innovación pensando en el proceso para llegar a los beneficios es la clave de esta película del 2011

5 12 hombres en pugna de 1997: Si quieres saber como gestionar clientes e interesados, esta es tu película La versión original es del año 1957.

6 La caza del octubre rojo: La persistencia, la gestión del riesgo y el análisis de los datos hacen de esta film, un clásico para los gerentes de proyectos.

7 Piratas de Silicon Valley: Alejados de la versión romántica moderna de Gates y Jobs, muestra versión mas cercana a la realidad de los emprendimientos de tecnología

8 The X Project: Película para adolescentes que muestra como las cosas pueden salirse de control y aún así disfrutarlo, mientras sucede

9 El plan perfecto: meticulosidad en los detalles y al final, obtener los beneficios esperados

10. Oceans Eleven: los proyectos mas complejos tienen altas recompensas.

Bonus extra: Cualquier que trate el fin del mundo (Armagedon, 2012, Impacto profundo)

Autor: Jaime E. García C.

PMP , C3PM, SCRUM MASTER https://www linkedin com/in/jaimegarciapro/ Barranquilla - Colombia

Bonus Extra 2: Operación Valquiria: ¿que le pasa al equipo del proyecto cuando las cosas no salen como esperaban? Esta película nos ayuda a responder esa pregunta.

En una próxima edición, hablaremos de la mejores películas para aprender de riesgos.

LECCIONES APRENDIDAS

Hace un par de años, a la oficina de dirección de proyectos para la que laboraba se le solicitó de manera urgente crear un nuevo proyecto en pro de acatar las directrices gubernamentales con respecto a una nueva ley emitida, con el objeto de controlar la calidad de los productos que se producían en la compañía y para la que se estableció un periodo de transición de un año a partir de la fecha de expedición Dado lo anterior se hacía imperativo crear el proyecto que llevara a la empresa al cumplimiento de la norma, por lo que se creó el proyecto “CUMPLIMIENTO DE LA NUEVA NORMA”, el cual la alta dirección aprobó con prioridad para iniciar su implementación y a su vez se notificó a la autoridad Gubernamental el plan de proyecto y línea base para el cumplimiento a la nueva norma de calidad

Luego de aprobado el proyecto y presentado el plan formal de trabajo a la autoridad Gubernamental, se conformó el equipo de proyecto con el que luego de múltiples sesiones de entendimiento de ley y sus impactos, en los diferentes procesos de la empresa, se identificó que solo el 90% de los aspectos señalados en esta norma, iban a ser resueltos implementando pequeños cambios en los procesos de la organización; tarea que estaría a cargo del área de operaciones por no requerir de nueva infraestructura y recursos adicionales para su implementación, por lo tanto, solo el 10% de lo requerido en la norma estaría a cargo del proyecto “CUMPLIMIENTO DE LA NUEVA NORMA”

En vista de que el Presidente de la Compañía y el ente Gubernamental ya habían aprobado la línea base del proyecto, no fue posible realizar cambios al nombre ni a los objetivos establecidos en el plan inicial, lo que generó que durante el ciclo de vida del proyecto se presentaran un sinfín de reprocesos, ya que su nombre y objetivos dentro de la organización para la alta dirección y para la autoridad gubernamental generaban la expectativa del cumplimiento total, por lo que constantemente se realizaron auditorias internas y externas de entes de control para verificar el cumplimiento de toda la norma, encontrando después de extensas sesiones de trabajo que este proyecto contemplaba únicamente la implementación de dos nuevo sistemas para mejorar el proceso y todos los demás aspectos normativos no estaba dentro del alcance del proyecto

La anterior experiencia nos dejó algunas lecciones aprendidas y es que cuando en una organización se determina la necesidad de crear un proyecto, una buena práctica siempre será que durante la constitución del Proyecto, este sea presentado a todos los involucrados dentro de la organización ya sea en una pequeña sesión corta o mediante comunicación formal a través del correo corporativo, esto con el fin de asegurar el entendimiento de las motivaciones, premisas y objetivos de un nuevo proyecto y capturar las oportunidades de mejora, recomendaciones y ajustes que pueden surgir de esta socialización, ya que en algunos casos se tiene la tendencia idealizar los proyectos y presentarlos como la solución a todos los problemas de nuestra organización, que pueden llevar a reprocesos y constantes cambios durante el ciclo del vida del proyecto.

Al final del proyecto se logró cumplir con los objetivos de la organización quedando valiosas lecciones aprendidas que ayudaron a la definición de nuevos proyectos, priorizando la comunicación efectiva y la gestión de involucrados como claves para el establecimiento de las metas, alcance y objetivos en futuros proyectos a desarrollar

O R C A R L O S P A R A D A

Autor: Carlos L Parada Meriño

Especilista en Gerencia de Proyectos, PMP

https://www linkedin com/in/carlosleonardo-parada-mari%C3%B1oa5481315b/

Bogotá D.C -

Miembros PMI Caribe

Finaliza este año 2022 con la satisfacción del deber cumplido, era un año con muchas expectativas después de dos años de Pandemia Pudimos encontrarnos nuevamente en eventos presenciales y sentir el calor humano que tanta falta nos venía haciendo El Capitulo PMI Caribe sigue posicionándose en la Costa Caribe y es reconocida por empresas, universidades y entidades que nos miran como un excelente aliado para aportar a los Gerentes de Proyectos de nuestra Costa Caribe.

En este 2022 se realizaron y se renovaron convenios con empresas como Formessis, Proyectum, universidades como la Unimagdalena y la Universidad de Córdoba, logrando que nuestros miembros reciban beneficios por este tipo de convenios. En cuanto a membresías, Iniciamos este 2022 con 299 miembros y finalizamos con 343 miembros (+44 miembros) y logramos tener más de 100 miembros profesionales (114) lo que nos alegra enormemente porque la población profesional viene aumentando y es uno de los objetivos trazados Durante este año hicimos grupos de autoestudio con equipos como Guayas de Ecuador, Lima de Perú y Republica Dominicana logrando sinergias para ayudar a nuestros miembros a obtener certificaciones como PMP, ACP, CAPM. El Capitulo Caribe sigue creciendo y el año 2023 será un año lleno de retos donde cada voluntario se encuentra comprometido para lograrlos y poder celebrar nuestro 5to aniversario en el mes de agosto en la bella ciudad de Montería.

Me despido deseándoles a ustedes y sus famili Próspero Año Nuevo 2023, que Dios los bendiga y trazados para este nuevo año. Continuamos tra #NosVemosEnMonteria para celebrar nuestro SU sin contarles un poco a continuación sobre lo importantes del año:.

PMI Global Summit– LAS VEGAS

El pasado 1,2 y 3 de Diciembre se llevó a cabo el evento más importante que reúne a todos los Project Manager socios del Project Managment Institute en USA En esta ocasión la ciudad sede era Las Vegas Por parte del Capitulo Caribe asistieron Margarita Acuña como Presidente y Laura Vitola en el rol de Directora de nuevos miembros. Fue una experiencia maravillosa donde se aprendió de temas técnicos pero también se logró realizar networking con Presidentes y miembros de otros capítulos de LATAM y de otras regiones del mundo Este tipo de encuentros es enriquecedor porque se aprende de la experiencia de otros capítulos de la Región 13 Norte y Brasil, además se hacen conexiones con los profesionales que desempeñan los roles de Junta Directiva de otros capitulos y se toman las lecciones aprendidas para implementar en nuestro capitulo Se conversó con Ricardo Triana Director Ejecutivo de Latinoamérica, quien tiene muchas expectativas para nuestro próximo Summit, que será en la ciudad de Montería donde aprovecharemos para celebrar los 5 años de creación de nuestro Capitulo Tenemos confirmados ponentes de Republica Dominicana y Panamá quienes manifestaron no perderse este Congreso por la relevancia que tiene en la Costa Caribe de Colombia

SUMMIT PM CARIBE 2022

El pasado 30 de Septiembre y 01 de Octubre se llevó a cabo el Evento Insignia del Capitulo PMI Caribe el SUMMIT PM CARIBE en la ciudad de Santa Marta, en las instalaciones de uno de nuestros aliados : La Universidad del Magdalena Este evento contó con la participación de 110 asistentes entre socios, conferencistas nacionales e internacionales, voluntarios, Junta Directiva e invitados Fueron dos días presentando temas de interés para la Comunidad Caribe, el día viernes se inició con un taller de Design Thinking para luego continuar con la presentación de una Feria Laboral donde se brindaron muchos tips para entrevistas de trabajo Se finalizó con una conferencia de parte de nuestro aliado y patrocinador Proyectum mostrando las diferentes certificaciones que ofrece el PMI para nuestros miembros y que son buenas para su crecimiento profesional Para el día sábado abrimos con Alberto Dominguez a quien le hicimos un reconocimiento por ser el promotor de la creación de los 3 capítulos en Colombia, el Capitulo Caribe siempre estará agradecido con Alberto por esta iniciativa. Continuamos con un Panel con expertos de los puertos de Cartagena y Santa Marta, finalizamos la jornada de la mañana con 4 charlas simultáneas de temas de interés para los asistentes y con la participación de conferencistas nacionales e internacionales En horas de la tarde se inició con 4 talleres que para los participantes fueron muy interesantes y hasta divertidos, continuamos con la participación de nuestra mentora Yaravi Cardozo quien nos dejó un mensaje claro para el voluntariado del capitulo, y concluimos con Alberto Linero quien con su personalidad costeña nos brindó una charla de Trabajo en Equipo y contagió al publico asistente para tener todas las habilidades y lograr el objetivo en nuestros proyectos Por último se anunció la nueva sede del SUMMIT PM CARIBE para el 2023 la cual va a ser la ciudad de Montería, donde esperamos celebrar el Congreso y el 5to Aniversario del Capitulo PMI Caribe

ASI FUE NUESTRO 2022

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