Handboek school ICT
Versie 1.0 - 8 januari 2014
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Inleiding: organisatie ICT in school Communicatie rondom storingsmeldingen Leveranciers De ‘keten’ in beeld Programma instellingen Netwerk – computer Netwerk – bekabeling / switch Netwerk – server / UPS Activboards – touchscreens Beamerproblemen Internet – storingen Internet – filter E-mail - beheer teamadressen Computers schoonmaken Jaarplanning ICT werkzaamheden
(p 3) (p 4) (p 5) (p 6) (p 7 - 11) (p 12) (p 13) (p 14) (p 15) (p 16) (p 17 – 18) (p 19 – 22) (p 23 – 25) (p 26) (p 27)
2
Inleiding Het belang van goed beheer van de school ICT neemt toe en wordt ingewikkelder. In ons onderwijs proberen we ICT planmatig in te zetten bij het geven van goed onderwijs. Dat lukt alleen wanneer we een goed werkende ICT omgeving weten te realiseren. Die omgeving bevindt zich ook meer en meer buiten de school waar andere partijen dan Station to Station het beheer doen. De ICT omgeving in en buiten de school kun je zien als een keten met schakels. Elke schakel moet goed functioneren om de keten in stand te houden. De school ICT-er moet de vaardigheid hebben om deze schakels te onderzoeken op hun goede werking. Daarvoor is ook een goede communicatie nodig met gebruikers, Station tot Station, externe partijen (b.v. Ziggo, uitgevers) en BICT. Dit handboek beschrijft alle schakels van de keten en verwijst naar aanvullende hulp. Het is belangrijk dat de geprinte versie van dit document bekend en vindbaar is in de school zodat het gebruikt kan worden op de momenten dat het nodig is. De laatste versie is ook altijd te downloaden vanaf het ICT portaal op de website.
3
Communicatie rondom storingsmeldingen Een goede communicatie rondom storingsmeldingen is van wezenlijk belang. Omdat bij een storing vrijwel altijd meerdere personen (partijen) betrokken zijn, moet de uitwisseling van informatie helder en eenduidig zijn. Een paar vuistregels: 1. Omschrijf een probleem altijd zo concreet mogelijk. Vertel welke handelingen je doet, en wat er dan gebeurt (of wat je ziet). Maak er zo mogelijk een foto van (b.v. bij een venster in beeld). Lees hiervoor verder in dit handboek 2. Contacten met externe hulp: – Zorg dat je belangrijke gegevens paraat hebt – Vertel welke handelingen je zelf al hebt gedaan (met welk resultaat) om het probleem in kaart te brengen – Noteer zelf ook belangrijke afspraken en controleer eventueel het ticket op het portal van Station – Als het probleem niet direct opgelost wordt: – Maak een afspraak over het vervolg en vraag naar een termijn van een reactie – Vertel hoe en wanneer je bereikbaar bent (of wie eventueel ook contactpersoon is) 3. Escalatie – het probleem wordt niet snel (genoeg) opgelost; er zijn kosten aan verbonden – Neem contact op met de BICT op kantoor
4
Leveranciers In de loop van de afgelopen jaren hebben we te maken gekregen met meerdere leveranciers. Station to Station
Beheer op afstand in contract Beheer op locatie betaald Vervanging beamers in overleg met BICT LG Touchscreens (geen garantie meer; overleg BICT)
Garantie op: Dell 360 (medio 2014) Dell 380 (medio 2015 of 2016) Dell 390 (medio 2017)
Infotheek
Dell 790 (service in overleg BICT) HP laptop 6460b (service in overleg BICT)
Garantie tot medio 2015 Garantie tot medio 2014
A@C Presentations
Hippo touchscreen (service in overleg BICT)
Garantie tot medio 2017
Ziggo
Internet
5
De ‘keten’ in beeld
Programma
Netwerk
Internet
Web
• Web / server • Instellingen C3LO • Instellingen gebruiker
• • • •
• Verbinding • Switch / modem • Internet filter
• Basispoort • Leverancier
Computer Bekabeling Switch Server
6
Programma instellingen – Webbased of server •
Belangrijk: De eerste stap bij een storing is het vaststellen om welk type programma het gaat. Dat bepaalt namelijk de vervolgstappen. Een programma op de server werkt anders dan op internet
Beheer: • Programma op server: – Alles werkt binnen je school. Je hebt controle over elk onderdeel. Ondersteuning Station en uitgever. •
Webbased programma: – Je hebt slechts controle over onderdelen (hardware en programma) binnen je school. – Ondersteuning Station ook beperkt tot binnen je school. – Voor de internetaansluiting ben je afhankelijk van Ziggo – Voor het webbased programma ben je afhankelijk van de uitgeverij (incl. Basispoort). – Probleem: Iedereen wijst naar elkaar bij een probleem – Werkwijze: Aantoonbaar maken dat het probleem niet op school kan liggen • Instellingen programma zijn goed (gecontroleerd) • Infrastructuur werkt goed (computer – bekabeling – switches – router – modem) • Internet werkt goed (snelheid – geen filterbelemmering)
7
Programma instellingen – C3LO programmabeheer •
Gebruikersinstellingen: C3LO Via Programmabeheer in C3LO bepaal je hoe een programma start
• • •
• • • • • •
Linknaam verschijnt in het menu Beschrijving mag je zelf bedenken Programma – bij een serverprogramma is dat een exe-bestand – bij een webbased programma is dat een browser (bij het onderdeel internetfilter leer je welk bestand je hier gebruikt) Werkpad wordt automatisch ingevuld Argumenten: (gebruik je alleen in combinatie met een browser) – Is de internetlink van de website waarmee de browser opstart Leergebied: kies menuonderdeel startknop Mijn software: icoontje op startscherm Icoon: png plaatje op X:/Software/softwareplaatjes Je kunt zelf softwareplaatjes als png opslaan (48x48px) met IrfanView In de volgende stap geef je aan voor welke groepen de software beschikbaar is
8
Programma instellingen – C3LO / updates •
Programmabeheer en updates 1. Je kunt in C3LO zelf pakketten installeren op de DIY schijf.
2.
Maar: van bestaande pakketten is het verstandiger om de update van Station to Station te gebruiken en niet zelf de update te doen. Controleer dus of deze beschikbaar zijn in Nieuw. Bekende update pakketten zijn: • CITO LOVS • Activ Inspire (huidige versie 1.7) Bij dit laatste pakket is dit extra belangrijk vanwege de licentiecode. Hiervoor is een aparte link in C3LO beschikbaar die ingevuld moet worden door de ICT coördinator (zie Programmabeheer)
• 3.
Bij twijfel altijd advies vragen aan de helpdesk van Station
Bij het gebruik van icoontjes in Mijn software moet je extra opletten. Veel gebruikers zijn gewend om bij een icoontje op het bureaublad te dubbelklikken. Bij Mijn Software hoef je echter maar één keer te klikken. Bij oudere software (vooral Zwijsen) leidt vaker klikken tot het niet willen opstarten van het programma omdat er twee sessies geopend worden. Oplossing is dan de gebruiker afmelden en opnieuw aanmelden.
9
Programma instellingen – Updates en planning •
Gebruik de goede koppelingen – Oude programma’s blijven in Programmabeheer staan. Ga deze regelmatig verwijderen om het opstarten van verouderde programma’s te voorkomen. – Programma’s kunnen verkeerd opstarten omdat de update verkeerd is geïnstalleerd – Zijn de programma’s goed toegewezen aan de gebruikers?
•
Controleer de planning !! – Als een leerling geen planning heeft, of de planning is niet juist meer, kan de leerling niet werken. Leerkrachten verwarren dit nog wel eens met ‘het programma werkt niet’ – Bij webbased programma’s werkt ook de planning niet altijd goed. Altijd controleren dus.
10
Programma instellingen – Informatie verzamelen •
Vragen om “programmafouten” te achterhalen Om programmafouten goed te kunnen opsporen, is het belangrijk om te ontdekken hoe je het probleem kunt oproepen (kunt herhalen). Stel dit soort vragen:
– –
– –
Op welk moment komt de fout voor (bij opstarten, administratie, [welk] spelletje / moment?) Komt de fout altijd voor of soms? Bij altijd: Alleen op deze computer of op meerdere computers? Bij soms: Alleen op deze computer of op meerdere / alle computers. Kun je dan ‘gelijke’ omstandigheden ontdekken? Bij alle leerlingen of alleen bij sommige leerlingen? Bij welke handeling treedt de fout (meestal) op? Maakt het uit hoeveel gebruikers er tegelijk aan het programma werken? Hoe merk je dit? Heeft het probleem te maken met het tijdstip waarop je het programma gebruikt?
Je hulpvraag kan veel beter beantwoord worden als jij zelf al over dit soort vragen hebt nagedacht en de informatie hebt geïnventariseerd!
11
Netwerk – de computer Om na te gaan of een storing zich op deze computer bevindt, moet je een aantal vragen beantwoorden: 1. 2. 3. 4. 5.
Kun je inloggen op deze computer? Nee? Geen netwerkverbinding of server probleem Kun je inloggen op computers in de buurt? Nee? Netwerk of serverprobleem Ja? Netwerk Kun je alleen op deze computer niet inloggen? Netwerkprobleem. Probeer eerst in te loggen met login / l0g1n (met een nul en een één). Anders naar bekabeling. Kun je op geen enkele computer inloggen? Controleer of de server / UPS aan staat Nee? Bel Station en volg de instructies op Kun je wel inloggen, maar geen mail, internet? Storingsprotocol internet volgen. 1. Modem resetten – 5 min wachten – opnieuw proberen. Ja? Klaar. Nee? Naar 2. 2. Juniper router resetten – 15 min wachten – opnieuw proberen. Ja? Klaar. Nee? 0800-0620 Ziggo bellen en vertellen wat je gedaan hebt.
6.
Als een werkstation duidelijk niet meer (goed) werkt, helpdesk Station bellen om eerste diagnose te stellen. Voor reparatie of zonder garantie bij Station (2008 – 2013) contact opnemen met Jan (BICT).
7.
Voor alle vragen waar je zelf niet uit komt, kun je de helpdesk van Station bellen. Dit geldt dus ook voor vragen over programma’s of instellingen van C3LO.
12
Netwerk – bekabeling / switch Wanneer het inloggen op een werkstation niet wil, maar de andere computers op het netwerk wel goed werken, dan is er een netwerkprobleem. Ook hier probeer je de oorzaak te vinden door andere oorzaken uit te sluiten. Laptops / draadloos: Soms laadt een laptop bij het opstarten te traag het draadloos netwerk en krijg je een scherm waar je gebruikersnaam en wachtwoord worden gevraagd. Via inloggen met login / l0g1n (of CTRL+Alt+Delete Andere gebruiker) kun je dan opnieuw contact zoeken met het draadloos netwerk. Anders accesspoint controleren. Bij andere netwerk aanmeldproblemen test je altijd met de ‘omleg’ methode: 1. Testen kabel naar pc (aandrukken stekkers; daarna vervangen door andere kabel) 2. Testen netwerkaansluiting (pc op ander poortje aansluiten dat wel goed werkt met andere pc) 3. Kabel zoeken in switch. Aansluiten op andere poortje en/of andere switch 4. Meer pc’s werken niet op één switch? Switch resetten na 30 sec stroom er af Bij alle handelingen geldt: noteer wat en hoe je precies hebt getest, zodat je oorzaken kunt uitsluiten.
13
Netwerk – Server / UPS
Bij netwerkproblemen is het belangrijk om altijd de goede werking van de server en de UPS te controleren. Belangrijk: De school mag zelf nooit zonder toestemming van Station to Station de server afsluiten. Bij piepsignalen op de UPS contact opnemen met Station to Station. Er brandt dan meestal ook een rood lichtje op de UPS (foto rechts). Vervanging van de UPS altijd in overleg met BICT op kantoor. Ook bij werkzaamheden aan elektriciteit in de school attent zijn op het eventueel tijdig afsluiten van de server door Station to station. Soms staat de server wel aan, maar is er toch een storing. In dat geval lukt het niet om vanaf een werkstation in te loggen op de server. Neem altijd contact op met de helpdesk.
14
Activboards - touchscreens Te herkennen aan: 1. Activboard reageert niet op pen. 2. Touchscreen geeft computerscherm niet weer of geen geluid Oplossing: 1. Activboard: 1. Controleer of de USB kabel goed is aangesloten bij het bord en in de pc. Eventueel stekker er even uithalen en opnieuw erin. 2. Brandt het lichtje linksboven op het Activboard? (stroomaansluiting) 3. Werkt een pen van een ander bord ook niet op dit bord? Werkt deze pen wel op een ander Activboard? 4. Helpdesk Station to Station bellen en bevindingen melden 5. Monteur nodig? Eerst contact opnemen met BICT kantoor 2.
Touchscreen: 1. Controleer of de HDMI kabel goed is aangesloten (pc en scherm) 2. Geen geluid? Eerst touchscreen aan, dan computer opstarten 3. Helpdesk Station to Station bellen en bevindingen melden 4. Garantie / reparatie Hippo schermen via kantoor (A&C presentations – juli 2016)
15
Beamer problemen Oude en nieuwe (PRM-30) beamers: 1. Oude beamers: niet werken (lamp kapot), sterk verminderde lichtopbrengst 2. Nieuwe beamer (PRM-30): niet werken (lamp kapot) 3. Na stroomstoring wordt om een pincode gevraagd Oplossing: 1. Oude beamers: 1. Contact opnemen met BIC ter controle of actie. Geef het type en serienummer door 2. Mogelijke vervanging oude beamer door nieuwe PRM-30 3. Bij Epson beamers vervangen we nog steeds de lamp 2.
3.
Nieuwe beamers: 1. Contact opnemen met BIC. Geef het type en serienummer door 2. Beamer komt in aanmerking SWAP garantie De pincode is standaard 0000. Invoeren met de afstandsbediening van de beamer
Belangrijk: Als je de beamer ca. 15 min niet gebruikt, zet deze dan uit. Daardoor daalt de temperatuur van de lamp en verleng je de levensduur en lichtkwaliteit van de beamer enorm. Wekelijks reinigen van het / de filter(s)
16
Internet - storing Nog wat belangrijke tips: Als je internet ‘traag werkt’, hoeft dat niet aan de kwaliteit van de Ziggo verbinding te liggen. Het internet lijkt op een wegennet met knooppunten waar opstoppingen kunnen plaatsvinden. Ook als een website druk bezocht wordt, ontstaat daar een opstopping en ‘lijkt’ je internet bij die verbinding traag. Je kunt de internetsnelheid controleren via http://speedtest.ziggo.nl. Wanneer iemand je vragen stelt over je internetverbinding, dan kun je deze testgegevens aanleveren over de snelheid van je verbinding: In het algemeen is de internetsnelheid op onze scholen (40 Mbs down/ 4 Mbs up) meer dan voldoende voor zware internettoepassingen. Met veel gebruikers in je school die tegelijkertijd daarvan gebruik maken, merk je wel dat het trager werkt. (Mijnklas.nl gebruikt b.v. 1 Mbps down per gebruiker (max) ) Wanneer je dus problemen ondervindt bij veel gebruikers, probeer dan eerst het aantal gelijktijdige gebruikers te verminderen. Als dat het probleem dan duidelijk vermindert, weet je dat de internetsnelheid een rol speelt.
17
Internet - storing Te herkennen aan: • Je kunt wel inloggen bij het starten van de computer • Je kunt geen programma’s openen op internet (webbased zoals SCOL, EWS, WiG), websites bekijken of je mail openen.
Oplossing: 1. Je weet waar de apparatuur staat! Branden er lichtjes op het modem (Ubee) en de (Juniper) router? Trek de kleine zwarte stekker (stroom) uit het Ubee modem, wacht 30 sec en sluit deze weer aan. Controleer internet na 5 minuten. Nog geen internet? 2.
Controleer of de netwerkkabel goed in het modem én in de router zit. Schakel de Juniper router uit door het knopje links aan de voorkant 4 à 5 sec. ingedrukt houden. Na 30 sec. weer inschakelen. Controleer na 20 minuten of internet werkt.
3.
Bel Ziggo: 0800 – 0620 – keuze Internet plus Vertel wat je hebt gedaan, en vraag of Ziggo het modem en de router wil controleren op afstand. Volg hun instructies. Neem bij geen oplossing contact op met Jan van der Veen.
18
Internet filter Het internetfilter instellen doe je via het C3LO netwerkbeheer. Hier kun je per groep gebruikers aangeven of het internetverkeer via een proxy (filter) loopt of niet. Het Schools-Inn internetfilter staat momenteel alleen ingesteld voor leerlingen. Leerkrachten hebben onbeperkt toegang tot het internet. Wanneer een website niet toegankelijk is (of niet goed werkt) voor leerlingen, test de website dan eerst met het leerkrachtaccount. Gaat dat goed, dan wordt het probleem bij de leerling veroorzaakt door het internetfilter. De werking van een website gaat soms ook beter in een andere browser (b.v. Chrome) Dit hangt af van de gebruikte techniek (vaak flash animaties). Niet alle websites voor leerlingen hoeven door het filter. Je kunt ook uitzonderingen maken. In Windows 7 is het laten werken van de uitzonderingen wel lastiger geworden. Hierover meer op de volgende pagina.
leerkrachten
uitzonderingen voor sommige sites leerlingen
Internet
Filter
19
Internet filter – leerkrachten
LK-C3LO
Internet leerkrachten
20
Internet filter – filter leerlingen
uitzonderingen voor sommige sites leerlingen
Internet
Filter
21
Internet filter – filter leerlingen - uitzonderingen
uitzonderingen voor sommige sites leerlingen
Filter
Internet
22
E-mail / groepsadressen Alle personeelsleden van Penta Primair werken met een mailadres van pentaprmair.nl. De school ICT-er beheert het teamadres van de school. Mails die naar dit adres worden verzonden, komen in de persoonlijke postvakjes van alle collega’s terecht. Dit adres wordt ook door de administratie van penta primair gebruikt om centrale mailberichten aan collega’s te versturen. Het is dus belangrijk om dit teamadres actueel te houden. Tijdelijk aangestelde leerkrachten kunnen (naar oordeel van de school) ook een mailaccount krijgen. De school vraagt dit aan bij de administratie van Penta Primair (Stieneke Snippe) met de opgave van een einddatum. Dit laatste is nodig om vervuiling van het mailadressen bestand te voorkomen. Op de einddatum wordt het voortbestaan van het account geëvalueerd. Indien nodig kan de termijn verlengd worden. Bij vertrek van een collega in vaste dienst geeft de school ICT-er door dat het mailaccount van die collega opgeheven kan worden met een einddatum. Vaak wordt in overleg met die collega een einddatum afgesproken zodat deze het mailaccount rustig kan afbouwen.
23
E-mail / Groepsadressen beheren - 1 1. Log in op je ICT mailaccount – rondje instellingen (1) – Opties (2) 2. Selecteer in optiescherm Groepen (3)
24
E-mail / Groepsadressen beheren - 2 1. 2. 3. 4.
Rechts naar Distributiegroepen in mijn bezit (4). Selecteer je teamadres Klik op pen (5) en in volgende scherm Lidmaatschap (6) Voeg leden toe met de + of verwijder ze met de – (7) Toevoegen in scherm leden naam zoeken (8) plusje aanklikken achter mailadres (9) OK boven in scherm (10)
25
Schoonmaken computers / beamers
Op school is stof de belangrijkste veroorzaker van hardware storingen. Door het ontstaan van statische elektriciteit in het apparaat en de werking van een ventilator wordt veel stof aangetrokken. Door ophoping van stof loopt de temperatuur in het apparaat hoog op en dit veroorzaakt het stuk gaan van belangrijke onderdelen. Het is daarom belangrijk dat computers en beamers stofvrij worden gehouden. 1. Beamers wekelijks filters schoonmaken (b.v. afspraak met conciërge). Aftekenen data op lijst 2. Computers: schoonmaken in januari / juni-augustus met stofzuiger en (liefst) zuigmondje. Bij het uitzuigen van de computer letten op de belangrijkste stofhaarden: • In- en uitgang voeding (ventilator) • Letten op roosters die frisse lucht aan- en afvoeren • Ventilator en koelelement van de processor Belangrijk: Raak geen onderdelen op het moederbord aan met de zuigmond. Ze zijn heel kwetsbaar.
Jaarplanning ICT werkzaamheden
Op het ICT portaal vind je een voorbeeld van een jaarplanning voor de school ICT werkzaamheden. Dit bestand kun je aanpassen naar je eigen situatie zodat je een goed overzicht hebt van je taken. In overleg met de directie kun je deze taken inplannen zodat ook duidelijk is hoeveel tijd daarmee gemoeid is. In sommige perioden is er veel extra werk en dan moet er uiteraard ook ruimte en tijd zijn om deze taken uit te voeren. Daarnaast is een goed bijgehouden jaarplanning een goede back-up voor een eventuele opvolger. In de jaarplanning hoort ook het bijhouden van de hardware administratie. In deze administratie staat aangegeven: 1. Naam van het apparaat (bij computers jaar van aanschaf in de naam opnemen) 2. Serienummer of servicetag 3. Locatie in de school 4. Belangrijke specificaties (geheugen; type etc.) Voor de de computers kan hiervoor een lijst opgevraagd worden bij Station to Station. De specifieke computergegevens worden per computer in het menu C3LO instellingen opgeslagen. De lijst wordt als kopie naar kantoor gestuurd
27