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T E C N O H O T E l / gestión

patricia vela, CONSULTORA, DOCENTE, EXPERTA EN SOSTENIBILIDAD Y GOBERNANTA DE HOTEL

Ventajas de digitalizar el departamento de limpieza La digitalización del Housekeeping permite mejorar la comunicación de la división de alojamiento, reducir los tiempos de espera, así como contar con reportes e informes para crear mejoras operativas con datos reales que mejora la experiencia hotelera del cliente final.

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ace 19 años, el reparto de habitaciones se hacía con los reportes impresos del PMS hotelero que dejaba el recepcionista en la bandeja de «pisos» ubicado en el BackOffice de la recepción. La gobernanta del hotel, cuando accedía al puesto de trabajo a primera hora de la mañana, recogía estos reportes y otros documentos y se dirigía al despacho a realizar la repartición de las habitaciones de forma manual al equipo de camareras de pisos. Por aquel entonces, en la mayoría de los hoteles era el procedimiento habitual, no se veía la necesidad de incorporar al departamento de Housekeeping un ordenador con PMS hotelero, internet y el paquete office, tampoco se vivía un momento tecnológico y digital como sucede actualmente. Pasaron unos años y los departamentos ya contaban con un ordenador con el PMS, internet, paquete office y aunque el reparto de habitaciones se seguía haciendo de forma manual, el hecho de contar con un ordenador agilizaba bastante la gestión del departamento, especialmente en temas de planificación y control. Ahora que han pasado muchos años de aquello, todavía existen equi-

pos de Housekeeping que no cuentan con un ordenador para la gestión diaria del departamento, se sigue trabajando con reportes impresos entregados por recepción y para conocer qué habitaciones de salida ya hicie-

«Todavía existen equipos de Housekeeping que no cuentan con un ordenador para la gestión diaria del departamento» ron check-out hay que comunicarse con recepción por medio de un walkie talkie, WhatsApp o llamar varias veces durante el día. Esta situación incrementa los tiempos de espera para las tareas de limpieza y no ayuda en la productividad ni garantiza una adecuada comunicación entre los departamentos de la división de alojamiento. ¿Será que no se conocen todavía las ventajas de la digitalización para la operativa de un hotel? ¿O se descono-

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ce las ventajas de la digitalización en Housekeeping? Definitivamente, la digitalización tiene múltiples ventajas y la principal, a mi modo de ver, genera un nuevo rol para la gobernanta de hotel, en el cual pasa a ser una figura facilitadora y deja de ser la interlocutora principal del departamento de Housekeeping con Recepción y Mantenimiento con respecto al proceso de limpieza del hotel. Cuando el hotel digitaliza Housekeeping y mantenimiento, donde cada colaborador cuenta con Smartphone, genera una dinámica de trabajo más eficiente, los usuarios están conectados en tiempo real y se solucionan imprevistos más rápidamente, siendo el gran beneficiado el cliente/huésped. Se crean canales de comunicación entre mantenimiento, subgobernanta, gobernanta, camarera de pisos y recepción y toda la información se queda dentro del hotel y no sale fuera como sucede con el uso del WhatsApp.

¿Cómo funciona un departamento de Housekeeping digitalizado? Además de mejorar la comunicación en los departamentos claves del alojamiento hotelero: Recepción, Housekeeping y Mantenimiento, genera una reducción considerable del gasto de papeles, reportes e informes durante la operativa, repercutiendo directamente en la sostenibilidad del hotel. Asimismo, ayuda a conocer en tiempo real las habitaciones que se están limpiando, por tanto, el tiempo de espera en la supervisión se reduce significativamente e incluso si hubiera que hacer cualquier arreglo de avería en la habitación se hace con más an-