MANUAL DE USUARIO PARA PROSPECCION NW
Código: M-OS001
Versión: v1
Año de Emisión: 2025
Página:
1. OBJETIVO: Describir los pasos y secuencia para gestionar correctamente los lead en CRM
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a los Business Developer Representatives de todas las unidades de negocio de NW
3. RESPONSABILIDADES:
BDR (Business Developer Representative): Ejecutar el proceso detallado en este documento
KAM (Key Account Manager): Ejecutar el proceso detallado en este documento.
BPM (Business Process Manager): Mantener actualizado este manual, medir, controlar y mejorar el desempeño de la gestión de los procesos de NW
Practice Manager: Asegurar que sus BDR y KAM ejecuten este proceso de forma consistente, medir, controlar y solicitar mejoras al BPM a nivel de proceso y reportes
4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL EFECTIVO PROCESO DE GESTIONAR UN LEAD:
1. Seleccionar la empresa: Si NO hay certeza sobre el interés comercial, el registro correcto en Zoho CRM sería como sigue:
a. Paso 1: Registrar el Prospecto como un Lead: Crear el Lead (si no tienes certeza del interés): Si aún no tienes claridad sobre si este contacto está interesado, regístralo como un lead para solicitar la primera reunión:
• Ve a Leads y haz clic en Nuevo Lead.
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• Completa los campos básicos, marcados en rojo:
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Versión: v1
Año de Emisión: 2025
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• Registra tres contactos por lead/empresa
• Notas: Especifica cómo identificaste los contactos, posibles necesidades o datos relevantes.
• Lead Status: Nuevo
• Guarda el registro.
2. Hacer prospección en frio del contacto del Lead, para obtener fecha de la primera reunión en donde el KAM presentara a NW y el producto.
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Versión: v1
Año de Emisión: 2025
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• Solicitar reunión inicial:
o Llamar en frio desde CRM-AWS Connect (ver script)
o Enviar un Email inicial personalizado, desde CRM. (ver script)
o Conectar por LinkedIn (ver script)
• Intentar 3 veces por cada vía a cada contacto
• Tareas de seguimiento: Crea tareas en Zoho CRM para dar seguimiento en una fecha específica si no obtienes respuesta de al menos un contacto.
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Año de Emisión: 2025
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3. Cuando el prospecto acepta la reunión, se agenda a través de CRM. En los casos en donde el cliente solo acepta Teams u otra aplicación, agendar por esas aplicaciones también y se deja nota en CRM haciendo la observación. Es importante que incluso en esos casos el meeting quede registrado en CRM. En caso de no aceptar la reunión, se cambia el status a “Contactar en el futuro” y se deja una tarea de seguimiento en CRM, y el owner sigue siendo el BDR.
Cuando se realiza la reunión, esta debe ser liderada por el KAM correspondiente y será acompañado por el BDR. En esa primera reunión se debe identificar la necesidad
La empresa prospectada siempre se registra como un Lead, sin embargo, debería convertirse en un Contacto cuando se cumplen ciertas condiciones y criterios claves en el proceso de ventas, tales como:
a. Cuando se confirma interés real
b. Si el prospecto responde positivamente a una llamada, correo o reunión y expresa interés en los productos/servicios.
c. El prospecto tiene presupuesto, autoridad, necesidad y urgencia para comprar.
d. Cuando se agenda una reunión o demo
Consejo: Si una empresa tiene varios contactos clave (ej. gerente de compras, director financiero), conviértelos en Contactos dentro de la misma Cuenta en Zoho CRM.
• Lead Status: Contactado
• Y convierte el Lead a Contacto y Empresa
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Año de Emisión: 2025
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4. En la primera reunión para presentar a NW, el BDR asiste para asegurarse del resultado, para que en función de eso pueda cambiar el status del Lead, sea para:
a. Convertirla en oportunidad
• Cambiar el status del Contacto/Empresa a “Contactar en el futuro” y se deja nota para futura referencia, o
b. Reasignarlo a otra unidad de negocio de NW.
5. Convertir el contacto en una Oportunidad, si hay un proceso de venta activo, es decir, en el momento que el interés en algún producto de NW ya está claro, procede a crear una Oportunidad y asignarla al KAM.
Este enfoque permite mantener el CRM limpio y organizado sin saturarlo de contactos u oportunidades que aún no tienen valor comercial claro, facilitando además el seguimiento y futuras campañas.
Como utilizar el campo Lead Status:
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• Nuevo: Lead recién ingresado en el sistema, sin interacción previa.
• Contactado: Se ha realizado al menos un intento de contacto (correo, llamada, reunión).
• Contactar en el Futuro: Se ha determinado, según criterios previamente definidos en este proceso, que en este momento no están interesados pero en un futuro de máximo 6 meses se puede retomar. Siempre se deja nota para futuras referencias.
• Calificado: Se ha determinado que el lead tiene potencial y cumple con los criterios de tu negocio (presupuesto, interés, necesidad, autoridad).
• Descalificado: No cumple con el perfil de cliente de NW o no tiene interés en hacer negocios con NW.
Como usar el campo Lead Owner:
El prospector (BDR) debería ser el Owner del Lead, ya que su responsabilidad es llevar el contacto desde la prospección hasta la primera reunión. Esto permite hacer un seguimiento adecuado del origen, interacción inicial y tareas previas a la conversión. Cuando el lead es convertido, se debe cambiar manualmente el Owner asignándolo al KAM.
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Año de Emisión: 2025
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Oportunidad Owner:
El Ejecutivo de Cuenta (KAM) debe ser el Owner de la Oportunidad una vez que el Lead es convertido.
Script para primeros contactos:
Los scripts de llamadas en frío inician mencionando que llamamos "de SAP" o "de AWS" como estrategia para captar mejor la atención del prospecto.
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Año de Emisión: 2025
Página:
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cómo algunas han reducido costos y optimizado sus procesos con pequeños ajustes estratégicos?"
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Asunto: ¿Tu empresa está lista para escalar sin límites?
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