2.1 OGANIGRAMA
AREA DE MERCADO
COORDINAD
O DE MARKETING
PACYA S.A.S
JUNTA DIRECTIVA
DIRECTOR GENERAL
AREA DE PRODUCCIO N
BODEGUER O
AREA CONTABLE Y ADMINISTRATI VA
CONTADOR
VENDEDOR TESORERO
COBRADOR
2.2 DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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1. DIRECTOR GENERAL:
DATOS GENERALES:
Nombre del puesto: Director general.
Empresa: PACYA S.A.S.
DESCRIPCION:
El director general, es el encargado de dirigir y coordinar todas las áreas de la empresa, asegurando el cumplimiento de los objetivos estratégicos y el desarrollo sostenible del negocio, debe liderar la junta de accionistas, tomar decisiones clave para el crecimiento de la empresa y representar a la organización ante, clientes, socios, y autoridades competentes.
OBEJTIVO:
Garantizar el crecimiento rentable y sostenible de la empresa, manteniendo altos estándares de calidad en los productos ofrecidos y promoviendo un ambiente laboral positivo.
RESPONSABILIDADES:
● Elaborar y ejecutar planes estratégicos para alcanzar los objetivos de la empresa.
● Supervisar el desempeño de cada área, como lo son de mercadeo, de producción y la contable y administrativa.
● Dirigir y motivar a la junta de accionistas para alcanzar los resultados esperados.
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● Representar a la empresa en eventos negociaciones y otros escenarios relevantes.
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS:
● Experiencia mínima de 2 años en posiciones directivas o de liderazgos.
● conocimientos solidos en gestión empresarial, finanzas, operaciones y estrategia comercial.
HABILIDADES GENERALES:
● Liderazgo y toma de decisiones.
● Capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de manera efectiva.
● Excelentes habilidades de comunicación interpersonal.
● Visión estratégica y orientación a resultados.
2. COORDINADOR DE MARKETING:
DATOS GENERALES:
Nombre del puesto: Coordinador de marketing.
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Empresa: PACYA S.A.S.
Ubicación: Área de mercado.
DESCRIPCION:
El coordinador de marketing tiene la responsabilidad de planificar, implementar, y supervisar las estrategias de marketing de la empresa, con el fin de promover los productos y aumentar la visibilidad de la marca y generar oportunidades de negocio.
OBJETIVO:
Contribuir al crecimiento y posicionamiento de la empresa a través de acciones y campañas efectivas de marketing, tanto en línea como fuera de línea.
RESPONSABILIDADES:
● Desarrollar e implementar planes de marketing integrales, incluyendo publicidad, promociones relaciones públicas y marketing digital.
● Colaborar con las otras áreas para asegurar la coherencia y alineación de las estrategias de marketing con los objetivos generales de la empresa.
● analizar métricas clave para evaluar el rendimiento de las campañas y proponer mejoras continuas.
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CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS:
● Experiencia de 2 años en planificación y ejecución de estrategias de marketing.
● Conocimientos solidos en marketing digital, análisis de mercado y tendencias del sector.
● familiaridad con herramientas y plataformas relevantes para la gestión y medición del marketing.
HABILIDADES GENERALES:
● excelentes habilidades de comunicación y negociación.
● capacidad para trabajar en equipo y liderar proyectos.
● creatividad e innovación en la generación de ideas para campañas efectivas.
3. VENDEDOR:
DATOS GENERALES:
Nombre del cargo: Vendedor
Empresa: PACYA S.A.S.
Ubicación: Área de Mercado.
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DESCRIPCION:
El vendedor desempeña un papel crucial en la generación de ingresos para la empresa, siendo el encargado de promover y vender los productos que ofrecemos, así como de mantener y desarrollar relaciones solidas con los clientes.
OBJETIVO:
Alcanzar y superar las metas de ventas establecidas por la empresa, al tiempo que proporciona un servicio excepcional al cliente y contribuye al crecimiento de la organización.
RESPONSABILIDADES:
● Identificar oportunidades de venta y prospectar nuevos clientes.
● Presentar y promover los productos de la empresa de manera efectiva.
● Negociar términos y condiciones de venta, cerrando acuerdos beneficiosos para ambas partes.
● Mantener un registró preciso de las actividades de venta y reportar regularmente los resultados obtenidos.
● Brindar asesoramiento y soporte postventa a los clientes, garantizando su satisfacción.
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CONOCIMETOS ESPECIFICOS:
● Experiencia mínima de 3 años en ventas, preferiblemente en el sector relacionado con muebles de oficina.
● Conocimientos básicos de técnicas de negociación y cierre de ventas.
● Familiaridad con las herramientas y procesos utilizados para la gestión de clientes potenciales y seguimiento de ventas.
HABILIDADES GENERALES:
● Excelentes habilidades de comunicación y persuasión.
● Capacidad para establecer relaciones solidas con los clientes.
● Actividad proactiva y orientada al servicio al cliente.
4. BODEGUERO:
DATOS PERSONALES:
Nombre del puesto: Bodeguero
Empresa: PACYA S.A.S.
Ubicación: Área de producción.
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DESCRIPCION:
Es el encargado del manejo y control de inventarios, así como en la gestión eficiente de los productos almacenados .es responsable de mantener la bodega organizada y garantizar la disponibilidad oportuna de los productos requeridos.
OBJETIVO:
Asegurar que los procesos de recepción almacenamiento y despacho de los productos se realicen de manera eficiente y precisa.
RESPONSABILIDADES:
● Recepcionar, verificar y registrar los productos que ingresan a la bodega.
● Almacenar y organizar los productos siguiendo las normas y procedimientos establecidos.
● Preparar pedidos para su despacho, asegurando la exactitud e integridad de los mismos.
● Realizar inventarios periódicos para mantener un control preciso del stock.
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS:
● Experiencia previa de 1 año en labores de bodega o almacén.
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● Conocimientos básicos en el uso de sistemas de control de inventario.
HABILIDADES GENERALES:
● Atención al detalle y capacidad para trabajar de manera organizada.
● Habilidad para trabajar en equipo y seguir instrucciones precisas.
● Actitud proactiva y orientada a la eficiencia operativa.
5. CONTADOR:
DATOS GENERALES:
Nombre del puesto: Contador.
Empresa: PACYA S.A.S.
Ubicación: Área contable y administrativa.
DESCRIPCION:
El contador desempeña un rol clave en la gestión financiera y contable de la empresa, siendo responsable de registrar, analizar y reportar la información financiera de manera precisa y oportuna.
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OBJETIVO:
Asegurar el cumplimento de las obligaciones contables y fiscales, así como proporcionar información financiera confiable para la toma de decisiones internas y externas.
RESPONSABILIDADES:
● Registrar y supervisar las transacciones financieras de la empresa.
● Preparar estados financieros, informes contables y análisis de costos.
● Cumplir con las obligaciones fiscales y presentar declaraciones tributarias en tiempo y forma.
● Participar en la elaboración de presupuestos y proyecciones financieras
● Colaborar en auditorías internas y externas, así como en la implementación de controles internos.
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS:
● Título universitario en contaduría pública.
● Conocimiento solido de normativas contables y fiscal vigentes.
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● Experiencia en el uso de software contable y herramientas de gestión financiera.
HABILIDADES GENERALES:
● Atención al detalle y capacidad de analítica.
● Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir con los plazos establecidos.
● Excelentes habilidades de comunicación y trabajo en equipo.
6. TESORERO:
DATOS GENERALES:
Nombre del cargo: Tesorero.
Empresa: PACYA S.A.S.
Ubicación: Área contable y administrativa.
DESCRIPCION:
El tesorero tiene la responsabilidad de gestionar y controlar los recursos financieros de la empresa, asegurando, la liquidez necesaria para sus operaciones y optimización de gestión de los activos financieros.
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OBJETIVO:
Administrar efectivamente los flujos de efectivo inversiones y financiamiento minimizando los riesgos financieros y maximizando el rendimiento de los activos financieros.
RESPONSABILIDADES:
● Elaborar y ejecutar estrategias para la gestión de liquidez.
● Supervisar y controlar las cuentas bancarias, inversiones y financiamientos.
● Realizar proyecciones de flujo de efectivo y planificar la cobertura de necesidades financieras
● Evaluar y mitigar riesgos financieros asociados a las operaciones de la empresa.
● Colaborar en la elaboración de informes financieros para la junta de accionistas.
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS:
● Profesional en administración de empresas o economía y finanzas.
● Experiencia de 2 años en gestión de tesorería, inversiones o banca.
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● Conocimientos en instrumentos financieros y mercados de capitales.
HABILIDADES GENERALES:
● Capacidad de analítica y habilidad para tomar decisiones basadas en información financiera
● Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
7. COBRADOR:
DATOS GENERALES:
Nombre del puesto: Cobrador.
Empresa: PACYA S.A.S.
Ubicación: Área contable y administrativa.
DESCRIPCION: El cobrador desempeña un papel fundamental en la gestión de cuentas por cobrar, siendo responsable de realizar el seguimiento y la recuperación de los pagos pendientes de los clientes y /o deudores.
OBJETIVO:
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Garantizar la recuperación oportuna de los pagos pendientes, contribuyendo así a mantener la salud financiera de la empresa.
RESPONSABILIDADES:
● Realizar gestiones de cobranza telefónica. por correo electrónico o personalmente según sea necesario.
● Negociar acuerdos de pago y realizar seguimientos de compromisos adquiridos.
● Mantener registros actualizados de las gestiones de cobranza y la evolución de las cuentas por cobrar.
● Colaborar con el vendedor para identificar posibles riesgos crediticios.
● Proporcionar informes periódicos sobre el estado de las cuentas por cobrar.
CONOCIMENTOS ESPECIFICOS:
● Experiencia de dos años en labores de cobranza y atención al cliente.
● Conocimientos básicos en legislación relacionada con cobranza y derechos del consumidor.
● Habilidades para utilizar sistemas informáticos y herramientas de gestión de cobranzas.
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HABILIDADES GENERALES:
● Habilidades de negociación y capacidad para manejar situaciones difíciles con los clientes.
● Orientación al cliente y habilidades para establecer relaciones afectivas.
● Capacidad para trabajar de manera autónoma y cumplir con las metas establecidas.
3. DIRECCIÓN
3.1 ESTILO DE LIDERAZGO: ESTILO DEMOCRÁTICO
Justificación del Estilo Democrático
El liderazgo democrático, caracterizado por la participación y colaboración de todos los miembros de la organización en la toma de decisiones, es el más adecuado para PAYCA S.A.S. Esta elección se fundamenta en las siguientes razones:
1. Fomento de la Creatividad y la Innovación:
En el sector de mobiliario de oficina, donde la funcionalidad y el diseño son cruciales, la innovación constante es vital. El estilo democrático permite que todos los empleados contribuyan con sus ideas y soluciones creativas, lo que puede resultar en productos más innovadores y adaptados a las necesidades del mercado.
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2. Alineación con la Visión de la Empresa:
Nuestra misión de transformar los espacios de trabajo para mejorar la eficiencia y el bienestar laboral requiere una comprensión profunda de las necesidades y expectativas de nuestros clientes. Un enfoque democrático facilita la retroalimentación continua de los empleados, quienes están en contacto directo con los clientes y pueden proporcionar información valiosa para mejorar nuestros productos y servicios.
3. Mejora del Ambiente Laboral:
Un estilo de liderazgo democrático promueve un ambiente de trabajo positivo y participativo. Los empleados que sienten que sus opiniones son valoradas están más motivados y comprometidos con la organización. Este compromiso se traduce en una mayor productividad y satisfacción laboral, lo cual es esencial para el bienestar de nuestros empleados y, por ende, para el éxito de PAYCA S.A.S.
4. Desarrollo de Competencias y Talento:
La participación activa en la toma de decisiones y la resolución de problemas permite a los empleados desarrollar sus habilidades y competencias. Este crecimiento personal y profesional contribuye a la formación de un equipo más capacitado y versátil, capaz de enfrentar los desafíos del mercado con mayor eficacia.
5. Adaptabilidad y Respuesta al Cambio:
El entorno empresarial actual es dinámico y cambia rápidamente. Un liderazgo democrático permite a la organización adaptarse con mayor rapidez y flexibilidad a estos
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cambios. La participación de diversos puntos de vista en la toma de decisiones asegura que las soluciones adoptadas sean más completas y mejor fundamentadas.
Implementación del Estilo Democrático en PAYCA S.A.S
Para implementar eficazmente un estilo de liderazgo democrático en PAYCA, se recomienda:
Fomentar la Comunicación Abierta: Establecer canales de comunicación transparente y accesible para todos los empleados, donde puedan expresar sus ideas y opiniones sin temor a represalias.
Formación en Liderazgo Participativo: Capacitar a los líderes y mandos intermedios en técnicas de liderazgo participativo, asegurando que todos comprendan la importancia de la colaboración y la inclusión.
Reuniones Periódicas de Consulta: Realizar reuniones periódicas donde se discutan estrategias, proyectos y problemas, involucrando a todos los niveles de la organización.
Sistemas de Retroalimentación: Implementar sistemas de retroalimentación continua que permitan evaluar el desempeño y el impacto de las decisiones tomadas, ajustando las estrategias según sea necesario.
Reconocimiento y Valoración: Establecer programas de reconocimiento que valoren y premien las contribuciones significativas de los empleados, fortaleciendo el sentido de pertenencia y motivación.
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Conclusión
Adoptar un estilo de liderazgo democrático en PAYCA S.A.S no solo alineará nuestra gestión interna con los valores de innovación, eficiencia y bienestar que promovemos, sino que también fortalecerá nuestra capacidad para adaptarnos y prosperar en un mercado competitivo.
Al involucrar a todos los miembros de la organización en el proceso de toma de decisiones, fomentaremos un ambiente de trabajo más positivo y productivo, contribuyendo al crecimiento económico y social de nuestra región de manera sostenible y significativa.
3.2 PLAN DE MOTIVACIÓN PARA PAYCA S.A.S
Componente de Sostenimiento
El componente de sostenimiento se centra en proporcionar a los empleados los recursos y las condiciones necesarias para su bienestar y desempeño óptimo.
Técnicas:
1. Salarios Competitivos y Beneficios
- Ofrecer salarios que sean competitivos en el mercado local.
- Proporcionar beneficios adicionales como seguros de salud, planes de pensiones y bonos por desempeño.
2. Ambiente de Trabajo Saludable
- Crear un entorno de trabajo que cumpla con estándares ergonómicos y de seguridad.
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- Implementar políticas de bienestar, como programas de ejercicios y acceso a comidas saludables.
3. Oportunidades de Desarrollo Profesional
- Facilitar el acceso a cursos de formación y desarrollo de habilidades.
- Proporcionar oportunidades de ascenso y desarrollo de carrera dentro de la empresa.
Componente Social
El componente social se enfoca en construir relaciones sólidas y un sentido de comunidad dentro de la empresa.
Técnicas:
1. Trabajo en Equipo y Colaboración
- Fomentar un ambiente de trabajo colaborativo a través de proyectos de equipo y actividades grupales.
- Establecer plataformas y herramientas de comunicación eficientes para mejorar la cooperación.
2. Reconocimiento y Recompensas
- Implementar un sistema de reconocimiento público para destacar los logros y esfuerzos de los empleados.
- Ofrecer recompensas tangibles, como premios y bonos, para aquellos que superen sus objetivos.
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3. Eventos Sociales y de Integración
- Organizar eventos sociales como almuerzos de equipo, celebraciones de cumpleaños y días de integración.
- Fomentar la participación en actividades de voluntariado y responsabilidad social corporativa.
Componente Psicológico
El componente psicológico se dirige a fortalecer la salud mental y el bienestar emocional de los empleados.
Técnicas:
1. Apoyo Psicológico y Bienestar Emocional.
- Proporcionar acceso a servicios de asesoramiento psicológico y programas de apoyo emocional.
- Fomentar la práctica de la meditación y mindfulness (es una técnica de meditación que busca entrenar la mente para centrar la atención y re direccionar los pensamientos) dentro del lugar de trabajo.
2. Clima Laboral Positivo.
- Promover un ambiente de respeto, inclusión y diversidad.
- Implementar políticas contra el acoso laboral y garantizar un espacio seguro para todos los empleados.
3. Autonomía y Empoderamiento.
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- Dar a los empleados la autonomía para tomar decisiones en sus áreas de trabajo.
- Fomentar la iniciativa personal y la creatividad, permitiendo a los empleados proponer y liderar proyectos.
Implementación del Plan
Para asegurar la efectividad de este plan de motivación, PAYCA S.A.S debe:
1. Realizar Encuestas de Satisfacción
- Evaluar regularmente la satisfacción de los empleados mediante encuestas anónimas.
- Utilizar los resultados para ajustar y mejorar las políticas de motivación.
2. Crear un Comité de Bienestar
- Establecer un comité encargado de supervisar y promover las iniciativas de bienestar y motivación.
- Involucrar a representantes de diferentes departamentos para asegurar una perspectiva amplia.
3. Evaluar y Ajustar el Plan Regularmente
- Revisar el plan de motivación periódicamente para adaptarlo a las necesidades cambiantes de los empleados.
- Asegurarse de que las técnicas implementadas estén alineadas con los objetivos de PAYCA
S.A.S y las expectativas de los empleados.
Conclusión
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El plan de motivación propuesto para PAYCA S.A.S, basado en los componentes de sostenimiento, social y psicológico, tiene como objetivo crear un entorno laboral donde los empleados se sientan valorados, apoyados y motivados. La implementación de estas técnicas contribuirá significativamente al bienestar de los empleados y al éxito continuo de la empresa.
4. CONTROL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
4.1 FINANZAS:
1. Realizar análisis financieros de ventas muy detallados cada mes para monitorear el progreso hacia el objetivo de incremento de ventas.
2. Establecer un sistema de control del presupuesto que se enfoque en la eficiente asignación y reinversión de los beneficios en iniciativas de sostenibilidad y bienestar laboral.
4.2 PRODUCCION:
1. Revisar los diseños y procesos de fabricación actuales para identificar oportunidades de mejora en términos de sostenibilidad y durabilidad.
2. Inspeccionar las instalaciones de producción y evaluar los productos terminados.
4.3 MERCADO:
1. Utilizar herramientas de análisis de datos para recoger información de diversas fuentes, incluyendo redes redes sociales, informes de la industria, encuestas a clientes y estudios de mercado.
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2. Decidir sobre las acciones necesarias para ajustar la oferta de productos, modificar los existentes o ajustar estrategias de marketing.
4.4 PERSONAL:
1. Establecer un sistema de evaluaciones periódicas que permita medir el desempeño y los conocimientos adquiridos por el personal después de cada programa de formación.
2. Proporcionar información adicional especifica basada en las áreas identificadas como débiles, además de recompensar a aquellos empleados que demuestren mejoras significativas.
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