Issuu on Google+

Jaarverslag 2013


2

Met een warm hart ontvangen worden


3

Inhoudsopgave Voorwoord

5

Over het Familiehuis 6

Communicatiestrategie

27

Communicatiedoelen

27

Communicatiemiddelen 29

Statutaire naam, vestigingsplaats en rechtsvorm

6

Betrokkenheid bedrijfsleven 30

Doelstelling en visie op de realisatie daarvan

6

Verspreiding jaarverslag onder belanghebbenden 30

Maatschappelijke betrokkenheid 8 Juridische structuur 8 Samenstelling bestuur en managementteam

8

per eind 2013

Directie en bestuur 32 Taken en werkwijzen 32 Bezoldiging en vergoedingenbeleid

32

Wijze van benoeming en zittingsduur bestuur

34

Relevante nevenfuncties directie en bestuursleden

34

Scheiding toezichthouden, besturen en uitvoeren

34

Optimale bedrijfsvoering 11

Optimale besteding van middelen

35

Realiseren vastgesteld percentage kamerbezetting

12

Omgang met belanghebbenden

35

Evaluatie kamerbezetting versus kameraanbod

12

Kosten fondsenwerving 15

Het Familiehuis en de toekomst

36

Risicoanalyse 15

Naar een nieuw Familiehuis

36

Het Familiehuis in 2014

36

Bestuursopvolging

37

Beleid en strategie 11 Optimale dienstverlening aan de gasten

11

Activiteiten en financiĂŤle positie

17

Activiteiten van financieel belang

17

FinanciĂŤle verantwoording

17

Jaarrekening 2013 38

Kengetallen 19

1

Balans per 31 december

40

Beleid met betrekking tot omvang en functie

2

Staat van baten en lasten

42

19

van reserves, fondsen en voorzieningen

3 Resultaatbestemming 43

Beleggingsbeleid 19

4 Kasstroomoverzicht 44 5 Overzicht lastenverdeling 45 6

Grondslagen van waardering en

Inspanningsverplichting 21

van bepaling van het resultaat

Strategie en uitvoering

21

7

Toelichting op de balans

48

Klachtenbehandeling m.b.t. fondsenwerving

21

8

Toelichting op de baten

54

CBF keurmerk 21

9

Toelichting op de lasten

55

Fondsenwerving 21

Vrijwilligers 23 De band met het Familiehuis

23

Werving en selectie 23

46

CONTROLEVERKLARING 59 van de onafhankelijke accountant WITh Accountants B.V.

Huishoudelijk reglement 23 Bijeenkomsten en training

24

BIJLAGE 60

Communicatie 24

Begroting 2014 62


4

‘Heel veel om blij mee te zijn.’


5

Een spectaculair bericht In een jaarverslag wordt gerapporteerd over de gebeur-

gemaakt met allerlei visuele vernieuwingen: logo, nieuwe

tenissen van het voorbije jaar. Er is maar één plaats waar

website, wervende folders, ons magazine Familienieuws,

tegen die regel mag worden gezondigd, en dat is in het

de interne nieuwsbrief Familieflits, meer aandacht voor

voorwoord. Het moet dan wel gaan over iets heel specta-

onze donateurs. “Als vanzelf” heeft dat geleid tot een

culairs, zeker als er al veel te melden is over het verslag-

stroom van acties met prachtige opbrengsten voor het

jaar.

Familiehuis. Eén speciale actie wil ik graag noemen. In het

Maar laat ik beginnen bij 2013. Vrijwilligers, medewerkers

najaar van 2013 is het Familiehuis verrast met een heel

en bestuur hebben zich zo ingezet voor het Familiehuis

bijzondere samenwerking: Stichting Pameijer, Opzoomer

dat het zonder mankeren heeft gedraaid. Elke dag waren

Mee en Albert Heijn sloegen de handen ineen om tijdens

er familieleden van patiënten, en ook patiënten zelf, die

de ‘Lief en Leed’ week in 32 vestigingen van Albert Heijn

gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om bij ons

cadeaupakketjes te verkopen ten bate van het Familie-

te logeren. Ook in 2013 bleek het Familiehuis in een be-

huis.

hoefte te voorzien; zeven dagen per week was gemiddeld

Met zoveel aanstekelijk enthousiasme en gezamenlijke

twee derde van de kamers bezet.

energie hebben we er alle vertrouwen in dat we de ko-

Tegen die achtergrond is het geen vraag of er ook een

mende jaren het resterende bedrag van circa drie miljoen

Familiehuis moet komen bij het nieuwe Erasmus MC Kan-

voor het nieuwe Familiehuis gaan binnenhalen.

ker Instituut op Hoboken. Natuurlijk moet het Familiehuis

Er was veel te besturen in 2013. Dit is het moment om

meeverhuizen en dat zal in 2018 gaan gebeuren. Dat heeft

Karin van der Rijt te bedanken voor haar consciëntieuze

in 2013 in belangrijke mate de agenda van het bestuur

inzet in het bestuur gedurende 10 jaar. Haar opvolger

bepaald, en we hebben met die verhuisplannen grote

Marjolein Bannink heten we hartelijk welkom. Ze heeft

stappen gemaakt. Samen met de mensen die verant-

met haar specialisatie in de psychosociale oncologie pre-

woordelijk zijn voor huisvesting binnen het Erasmus MC

cies de expertise die we nodig hebben in het bestuur voor

en S&D Ontwerpers is een plan uitgewerkt om het Fami-

het onderzoek naar mogelijkheden om in de toekomst te

liehuis een plek te geven in de laagbouw van het voorma-

gaan samenwerken met de Stichting Optimale Onder-

lige GAK-gebouw aan de Rochussenstraat. Inmiddels zijn

steuning Kankerpatiënten (OOK).

deze plannen geaccordeerd door de Raad van Bestuur

Kortom, heel veel om blij mee te zijn! Daarom vanaf deze

van het Erasmus MC en zijn we het eens geworden over

plek dank aan allen die ons met grote en kleine bedragen

een ontwerp waardoor het gebouw dat nu gebruikt wordt

en met hun inzet hebben gesteund. We hopen van harte

als polikliniek wordt omgebouwd en ingericht tot een

dat u dat blijft doen. Dan kunnen we vertrouwen hebben

prachtig Familiehuis met een fijne buitenruimte. Onze

in de toekomst van het Familiehuis, dat er wil zijn voor

naam blijft, ook dan, Familiehuis Daniel den Hoed.

patiënten met kanker en hun familie: dichtbij op de

En dan nu het spectaculaire bericht: zojuist is bekend

momenten dat het erop aankomt.

geworden dat de Stichting Roparun een bedrag van € 1.750.000 beschikbaar stelt voor de inrichting van het

Namens het Familiehuis,

nieuwe Familiehuis. Dat is nieuws waar je alleen maar van durft te dromen. En er is meer nodig. Met Petra van Rijn, onze fondsen-

Wolter Oosterhuis, voorzitter bestuur

werver, is het niet bij dromen gebleven. Er zijn meters

Rotterdam, 26 maart 2014


6

Over het Familiehuis Het Familiehuis Daniel den Hoed werd in 1990 opgeleverd.

opgenomen oncologische patiënten en aan poliklinische

Het huis werd mede mogelijk gemaakt door een bijdrage van

oncologiepatiënten. Het Familiehuis beschikt daarvoor over

de Bouwers van Rotterdam, tegenwoordig beter bekend als

een eigen gebouw, direct naast het Erasmus MC-Daniel den

Bouwend Rijnmond. Zij bouwden het huis ter gelegenheid

Hoed aan de Groene Hilledijk. Het gebouw beschikt over

van het 75-jarig bestaan van de Daniel den Hoed Kliniek. De

alle faciliteiten die nodig zijn voor het tijdelijke verblijf van de

bouw was ook een eerbetoon aan de stad Rotterdam, die in

gasten. Daarnaast functioneert het Familiehuis als huiskamer

1990 het 650-jarig bestaan vierde. Hare Koninklijke Hoogheid

voor familieleden, vrienden en patiënten van het ziekenhuis.

Prinses Juliana opende het Familiehuis officieel op 14 decem-

Zij kunnen er indien gewenst een rustpauze nemen of de

ber 1990 en sinds 2 april 1991 is het huis in gebruik.

wachttijd overbruggen tussen afspraken in het Erasmus MC. Najaar 2013 is binnen het Erasmus MC een naamswijziging

Statutaire naam, vestigingsplaats en rechtsvorm De Stichting is in het register van de Kamer van Koophandel te Rotterdam ingeschreven onder nummer 41131635. De statutaire naam van de Stichting luidt: ‘Familiehuis Daniel den Hoed’, statutair gevestigd te Rotterdam. De rechtsvorm is een stichting. Zie ook pagina 8 (Juridische structuur).

doorgevoerd. Alle oncologiepatiënten worden behandeld in wat officieel ‘Erasmus MC Kanker Instituut’ heet. De naam ‘Daniel den Hoed’ zal nog tot aan de verhuizing op de gevel van de kliniek aan de Groene Hilledijk prijken maar officieel niet meer worden gebruikt. Deze wijziging is doorgevoerd om eenheid te bevorderen tussen oncologische behandelingen en onderzoek dat plaatsvindt op de centrumlocatie van het Erasmus MC en andere locaties. Het Familiehuis zal de naam Familiehuis Daniel den Hoed

Doelstelling De statutaire doelstelling van het Familiehuis Daniel den

blijven dragen. Dit zal ook het geval zijn na de verhuizing naar een nieuw gebouw in 2018.

Hoed luidt: ‘ten behoeve van oncologische patiënten van het Universitair Medisch Centrum Rotterdam, hierna te noemen het “Erasmus MC”, een publieksrechtelijke rechtspersoon,

Visie op de realisatie van de doelstelling

kantoorhoudende te 3015 GD Rotterdam, Dr. Molewaterplein

Het Familiehuis maakt het familieleden en vrienden van

40, in een vrijstaand gebouw of gebouwdeel verblijfsruimte

patiënten mogelijk om - wanneer nodig - dichtbij de patiënt

te creëren voor naaste verwanten van de patiënt en voor de

te verblijven gedurende de periode van onderzoeken en be-

patiënten zelf.

handelingen. Die nabijheid is van wezenlijk belang en steunt

De stichting tracht dit doel onder meer te bereiken door: het

de patiënt tijdens het ziekteproces.

stichten, mede-stichten en doen stichten van een gebouw en

Ook poliklinische oncologiepatiënten kunnen in het Familie-

door in dat gebouw verblijfseenheden in te richten voor de

huis logeren. Daardoor hoeven zij tijdens een behandeltraject

tijdelijke huisvesting van naaste verwanten van patiënten en

niet te reizen tussen thuis en het ziekenhuis. Begeleiding

van patiënten zelf en deze verblijfseenheden als zodanig te

door familie of vrienden is uiteraard mogelijk en soms ge-

exploiteren. In het kader van de doelstelling sluit de stichting

wenst of zelfs noodzakelijk. Door deze functies is het Familie-

pensionovereenkomsten met de gebruikers’.

huis ondersteunend aan de oncologische zorg voor patiënten

Uit de doelstelling vloeit voort dat het Familiehuis tijdelijk

van het Erasmus MC.

onderdak verleent aan familieleden van in het Erasmus MC


7


8

Met het oog op hun eigen veiligheid en die van andere gasten stelt het Familiehuis bij de toelating voorwaarden

Samenstelling bestuur en managementteam per eind 2013

aan de conditie van oncologische poliklinische patiënten. Een belangrijke voorwaarde voor verblijf, die overigens geldt

Bestuur

voor al onze gasten, is dat de ADL (algemene dagelijkse

Voorzitter - dhr. prof.dr. J.W. Oosterhuis

levensverrichtingen) zelfstandig kunnen worden uitgevoerd.

Vicevoorzitter - mw. ir. A.L.C. Tuns-Mulder

Denk hierbij aan wassen, aankleden, opstaan en naar bed

Penningmeester - mw. drs. L. van Rijn-Vellekoop

gaan. Gasten die niet ADL zelfstandig zijn, moeten zich laten

Secretaris - dhr. drs. D.-J. Swinkels

begeleiden door iemand die de dagelijkse verzorging op

Lid – mw. dr. M. Bannink

zich kan nemen zonder dat dit een te grote belasting wordt. Voorafgaand aan de opname worden deze voorwaarden met

Managementteam

de gast besproken en tijdens het verblijf wordt de conditie

Directeur – dhr. T. van der Poel

van de gast in de gaten gehouden. De medische behandeling

Fondsenwerving en communicatie – mw. P.S. van Rijn

kan ervoor zorgen dat de conditie van de poliklinische patiënt

Huismanager - mw. J.M.A.E. Hofs

in eerste instantie achteruit gaat waardoor een opname in het

Financieel medewerker - mw. A. van der Veen

ziekenhuis noodzakelijk kan zijn. Tijdens het verblijf vragen wij de rust en privacy van andere gasten te respecteren. In de beoordeling van de mogelijkheid tot verblijf kan overleg plaatsvinden met de behandelend arts. Omdat medische gegevens niet ter sprake komen, is de medische privacy van de gast gewaarborgd.

Maatschappelijke betrokkenheid Door de inzet van vrijwilligers en door financiële bijdragen uit de samenleving is het Familiehuis in staat de gasten een tijdelijk onderdak, contact, hulp en ondersteuning te bieden.

Juridische structuur Het Familiehuis Daniel den Hoed is een zelfstandig opererende stichting zonder winstoogmerk. De activiteiten die samenhangen met de doelstelling zijn ondergebracht in de Stichting Familiehuis Daniel den Hoed. Tot 2012 zijn de activiteiten die samenhangen met fondsenwerving ondergebracht in de Stichting Fonds Familiehuis Daniel den Hoed. Per 1 januari 2012 heeft er een juridische fusie plaatsgevonden tussen de Stichting Familiehuis Daniel den Hoed ( verkrijgende stichting) en de Stichting Fonds Familiehuis Daniel den Hoed ( verdwijnende stichting ). Op 19 december 2012 is de akte van fusie ondertekend.


9


10

Fijn om even op de (leen) fiets uit te kunnen waaien.


11

Beleid en strategie Het beleid van het Familiehuis is gericht op het optimaal reali-

Gastvrijheid en aandacht voor de gasten staan hoog in het

seren van de doelstelling:

vaandel. Aan gasten die voor de eerste keer van het huis gebruikmaken, wordt bij het inchecken extra aandacht geschon-

het bieden van onderdak aan familieleden en vrienden van

ken. Veelal hebben zij een lange ziekteperiode achter de

patiënten en aan poliklinische patiënten gedurende de

rug en zijn zij gespannen over wat hen te wachten staat. De

periode van de behandeling. Uitgangspunt hierbij is dat het

vrijwilligers zijn in staat deze kennismakingsgesprekken met

voor iedereen financieel mogelijk moet zijn om in het Fami-

de gasten op een zodanige manier te voeren dat de gasten

liehuis te verblijven. Voor het verblijf wordt dan ook slechts

met een gerust gevoel aan hun verblijf beginnen. Gasten die

een beperkte bijdrage in de kosten gevraagd.

herhaald terugkeren, waarderen de persoonlijke herkenning en warme aandacht. De vrijwilligers en de huismanager zijn

Het gevoerde beleid is in 2013 op hoofdlijnen ongewijzigd ten

voor veel gasten een dagelijkse vraagbaak. Met veel geduld

opzichte van voorgaande jaren. De belangrijkste aandachts-

en begrip maken zij de gasten wegwijs in praktische zaken

punten zijn:

en bieden zij emotionele steun. Voor gasten die de voorkeur

optimale dienstverlening aan de gasten

geven aan een bepaalde mate van afzondering is ook alle

optimale bedrijfsvoering

begrip en respect.

vrijwilligers: werving en binding

realiseren vastgesteld percentage kamerbezetting

Optimale bedrijfsvoering

kostendekkende fondsenwerving

De gasten beschikken over een kamer met sanitair en kunnen gebruikmaken van de verschillende basisfaciliteiten van het Familiehuis. Zo is er een goed geoutilleerde keuken (annex

Optimale dienstverlening aan de gasten

eetkamer) met voldoende kookgelegenheid en voor elke

Zowel de staf als de vrijwilligers spannen zich in voor een

gast een eigen kastje en koelkast, er zijn woonkamers, er is

optimale dienstverlening aan de gasten. Naast de dagelijkse

een was- en strijkgelegenheid, een terras, er zijn parkeer-

werkzaamheden die nodig zijn om het huis op orde te hou-

plaatsen enzovoort. Daarnaast zijn er fietsen, kinderzitjes en

den en de organisatie goed te laten verlopen, is de aandacht

bijzetbedjes, en is er bijvoorbeeld een kinderwagen en een

gericht op het welbevinden van de gasten. Elke gast is daarbij

rolstoel. Vanzelfsprekend zijn er ook computers met inter-

‘de belangrijkste gast’.

netaansluiting en is er draadloos internet voor gebruik op de kamers. Uitgangspunt is dat de gasten hun leven zoveel

Het Familiehuis is meer dan alleen een kamer of een dak

mogelijk kunnen voortzetten zoals ze dat thuis gewend zijn,

boven het hoofd. De gasten van het Familiehuis maken een

maar dan in de nabijheid van het ziekenhuis. Daarop is de

zware periode door waarin zij leven tussen hoop en vrees.

bedrijfsvoering in belangrijke mate gericht. Dat betekent dat

Veel gasten komen gedurende de ziekteperiode terecht in

in de uitvoering van de werkzaamheden de nadruk ligt op het

een isolement. Geborgenheid, contact met lotgenoten en

huishoudelijke en technisch beheer.

aandacht voor hun problemen en zorgen zijn belangrijke factoren tijdens het verblijf. Het gastenboek is hiervan de

De kleine professionele staf van het Familiehuis bestond

stille getuige: velen weten niet hoe ze deze periode hadden

eind 2013 uit 2,6 fte. De directeur, de fondsenwerver en de

moeten doorkomen zonder het Familiehuis.

financieel medewerker werken parttime en de huismanager

Het Familiehuis is een kleinschalig huis met 13 gastenkamers.

fulltime.


12

Realiseren vastgesteld percentage kamerbezetting

wachtkamers van de poliklinieken en op de verpleegaf-

Het ‘percentage kamerbezetting’ is een kwantitatieve toets-

het magazine Familienieuws wordt verspreid over de

bare doelstelling. De bezettingsgraad is een maat voor de

poliklinieken en verpleegafdelingen. Sinds 2010 ver-

behoefte aan deze voorziening. Ook omdat uit de kamerver-

schijnt er doorlopend informatie over het Familiehuis op

huur inkomsten worden gegenereerd, is de bezettingsgraad

de wachtkamertelevisie in de diverse poliklinieken van

van belang. Een prognose van de bezettingsgraad voor het

het Erasmus MC-Daniel den Hoed.

delingen informatiemateriaal van het Familiehuis. Ook

komende jaar wordt gemaakt tijdens de jaarlijkse bespreking

van de begroting.

De medewerkers met patiëntencontact van beide ziekenhuizen worden via persoonlijk contact of door middel van een rondleiding in het Familiehuis periodiek geïnfor-

Begroting vs inkomsten

meerd over het bestaan en de functie van het huis.

Voor 2013 was het percentage van de kamerbezetting be-

De gevelreclame in de vorm van reclamedoeken en ge-

groot op 65%, met inkomsten uit logiesvergoeding van

velverlichting attendeert zowel patiënten en hun naasten

€ 100.000. Gerealiseerd is 61,1% met inkomsten uit logiesver-

als de ziekenhuismedewerkers op het bestaan van het

goeding van € 91.276.

Familiehuis.

Ten opzichte van 2012 is dat een daling in kamerbezetting

De website van het Familiehuis biedt informatie voor alle

van 3,5% en van € 12.880 aan inkomsten. De lagere inkom-

doelgroepen. Via de site, die regelmatig wordt onderhou-

sten uit logiesvergoeding worden voornamelijk veroorzaakt

den, kan ook een kamer worden aangevraagd.

door een lagere bezetting en door vermindering van Holland

Op de inschrijfformulieren van de gasten wordt bij een

Intercare gasten voor wie een hogere vergoeding wordt

eerste bezoek geregistreerd op welke manier de gast is

betaald.

geattendeerd op het bestaan van het huis. Deze informa-

Kamerbezetting en duur overnachtingen

tie wordt steekproefsgewijs geanalyseerd om het effect van bepaalde promotionele activiteiten te meten.

Het kamerbezettingspercentage bedroeg over de afgelopen 23 jaar gemiddeld 61,2%. 2013 2012 2011

Evaluatie kamerbezetting versus kameraanbod

kamerbezetting in %

61,1

De verbouwing van het nieuwe Familiehuis is gepland voor

kamerbezetting in €

91.276 104.156 92.433

64,6

64,5

eind 2017. Mede met het oog op het aantal te realiseren kamers evalueerde het bestuur de kamerbezetting van het

gemiddelde duur overnachtingen

4,7 5,8 5,5

gemiddeld aantal enkele overnachtingen per maand

Familiehuis. De notitie aan de hand waarvan de evaluatie plaatsvond, gaf onder andere een beeld van de communi-

20,9 17,5 18,2

catieve inspanningen ten behoeve van de vindbaarheid van het Familiehuis. Ondanks alle veranderingen op medisch en

Onder meer door bekendheid te geven aan het Familiehuis in

organisatorisch gebied binnen het Erasmus MC Kanker Insti-

het Erasmus MC Kanker Instituut werkt het Familiehuis aan de

tuut laten de kamerbezettingspercentages over de afgelo-

realisatie van de doelstelling.

pen 23 bestaansjaren van het huis een vrijwel constant beeld zien. Daaruit is onder andere geconcludeerd dat een eerder

Om de patiënten en hun naasten op de hoogte te

gemaakte raming van 24 kamers in het nieuwe Familiehuis

brengen van het bestaan van het Familiehuis ligt in de

realistisch is.


13

kamerbezetting 2011

64,5 %

2012

64,6 %

2013

61,1 %

Gemiddelde duur kamerovernachtingen

2011 5,5 2012 5,8 2013 4,7


14


15

Een structurele onderbezetting van het aantal

Kosten fondsenwerving Voor een gezonde financiële exploitatie van het Familiehuis is fondsenwerving noodzakelijk. Het Familiehuis tracht de kosten van de fondsenwerving zo laag mogelijk te houden.

kamers Als het aantal beschikbare kamers twee jaar lang onderbezet zou zijn (minder dan 50% bezettingsgraad), vormt dit een bedreiging van de realisatie van de doelstelling en kan de

2013 2012 2011 baten uit fondsenwerving

210.661 541.129 273.518

kosten fondsenwerving in €

40.989 43.628 41.868

kosten fondsenwerving in %

19,5

8,1

15,3

vraag worden gesteld of het Familiehuis nog wel bestaansrecht heeft. Preventie: het achterhalen van de redenen tot onderbezetting is een voorwaarde om maatregelen te kunnen nemen. In de huidige praktijk wordt de vinger aan de pols gehouden door

Risicoanalyse

middel van een maandelijks overzicht van de kamerbezet-

Diverse factoren kunnen het voortbestaan van het Familiehuis

ting-percentages en jaarlijkse toetsing van het resultaat aan

bedreigen:

de prognose.

Een structureel tekort aan vrijwilligers Als het Familiehuis er niet in slaagt het aantal vrijwilligers tussen de 45-50 te houden, ontstaat op termijn een risico voor de continuïteit van de organisatie. Structurele onderbezetting leidt tot structureel hogere werkdruk die alleen kan worden opgevangen door het inschakelen van betaalde krachten en dat is financieel niet haalbaar. Een structureel tekort aan vrijwilligers vormt in die zin dus een groot risico. Preventie: de oorzaken van dit tekort onderzoeken om tijdig gepaste maatregelen te kunnen nemen. In de huidige praktijk melden zich geregeld nieuwe vrijwilligers aan, levert werving voldoende gekwalificeerde reacties op en is er weinig verloop.

Een structureel tekort aan inkomsten uit jaarlijkse fondsenwerving Een jaarlijks tekort op de inkomsten uit fondsenwerving kan op termijn de continuïteit van het Familiehuis bedreigen. Preventie: de oorzaken van dit structurele tekort onderzoeken om gepaste maatregelen te kunnen nemen. Er zal een beroep moeten worden gedaan op continuïteitsreserves zodat kan worden voorzien in een financiering voor een periode van 1,5 jaar bij gelijkblijvende financiële omstandigheden.


Baten uit fondsenwerving

40 %

12 %

33 %

1%

donaties & giften nalatenschappen bestemde giften verkoop PR-artikelen


17

Activiteiten en financiële positie Het financiële beleid van het Familiehuis houdt rekening met de volgende gegevens. Ten eerste dat het Familiehuis een lage basis logiesprijs moet hanteren, zodat de kosten van verblijf voor zoveel mogelijk mensen betaalbaar zijn. Ten tweede dat de inkomsten uit logiesvergoeding niet kostendekkend zijn, waardoor fondsenwerving noodzakelijk is.

Financiële verantwoording De ontwikkelingen in 2013 ten opzichte van 2012 zijn als volgt: in € afname van baten uit logies

12.880

afname van nalatenschappen

330.203

afname van rente op obligaties en dividenduitkeringen

Activiteiten van financieel belang

afname van ongerealiseerde koersresultaten

Kamerverhuur De gasten dragen per nacht per kamer € 21,– bij aan de kosten (€ 25,– voor één enkele overnachting). De kostprijs was in 2013 € 63,00 en de kamerbezetting was 61,1%. De inkomsten uit kamerverhuur bedroegen € 91.276.

Fondsenwerving De inkomsten uit kamerverhuur vormen slechts een deel van bedrag dat jaarlijks nodig is voor de exploitatie en de instandhouding van reserves voor onder meer de garantie van continuïteit. Hierdoor is het Familiehuis structureel afhankelijk van fondsenwerving.

toename van publiciteitskosten

13.714 118.585 16.631

toename onderzoekskosten nieuw Familiehuis

63.998

556.011

toename gerealiseerde koersresultaten

15.903

afname personeelskosten

52.640

afname algemene kosten

17.207

afname bijzondere personeelskosten

135.000

afname van overige per saldo

2.607

223.357

De baten uit eigen fondsenwerving bedroegen in 2013

verslechtering van het resultaat

€ 210.661 en zijn onder te verdelen in:

donaties en giften

€ 98.500

nalatenschappen

€ 35.797

bestemde giften

€ 75.544

verkoop PR-artikelen

820

332.654


Ik ben zo dankbaar dat ik hier mocht verblijven... dichtbij mijn Ton


19

Kengetallen

Bestemmingsreserve

2013 2012 2011

Het bedrag van deze bestemmingsreserve wordt aangehou-

Bestedingspercentage*

den voor het nieuwe Familiehuis. Bestemmingsreserves zijn

53,5 21,3

34,9

Percentage kosten fondsenwerving**

door het bestuur bepaald en betreffen geen verplichting. 19,5 8,1 15,3

Reserve instandhouding Familiehuis *

Totaal van de bestedingen aan de doelstelling uitge

Deze reserve wordt noodzakelijk geacht voor het realiseren

drukt in een percentage van het totaal van de baten

van de doelstellingen op lange termijn. Uit de opbrengsten

**

Kosten van eigen fondsenwerving uitgedrukt in een

van deze reserve wordt een deel van de jaarlijkse exploitatie-

percentage van de baten uit eigen fondsenwerving

kosten gefinancierd en kunnen de verwachte tekorten in de periode rond de realisatie van het nieuwe Familiehuis worden

Het bestedingspercentage (53,5%) wijkt significant af van het

opgevangen.

benchmark bestedingspercentage (86,7%). Dit wordt veroorzaakt doordat overschotten worden toegevoegd aan de

Bestemmingsfonds nieuw Familiehuis

reserve instandhouding Familiehuis.

Dit bestemmingsfonds wordt voornamelijk gevormd door gelden die zijn geschonken door de Stichting Roparun Palliatieve Zorg en Bouwend Rijnmond met als oormerk ‘nieuw

Beleid met betrekking tot omvang en functie van reserves, fondsen en voorzieningen Het Familiehuis houdt een aantal reserves aan, te weten: •

continuïteitsreserve

bestemmingsreserve

reserve instandhouding Familiehuis

Familiehuis’. De verwachting is dat voor de verbouwing van het nieuwe Familiehuis een bedrag nodig is van ca. € 5 miljoen. In de komende jaren moet een groot gedeelte hiervan via fondsenwerving worden gerealiseerd.

Daarnaast bestaat er nog een bestemmingsfonds nieuw

Voorziening personeelskosten

Familiehuis en een voorziening personeelskosten.

De voorziening personeelskosten is bedoeld voor het opvan-

Continuïteitsreserve De continuïteitsreserve is bedoeld voor het opvangen van

gen van de personeelskosten tot 1 april 2014 van de voormalig directeur die om gezondheidsredenen haar taak niet meer kan uitvoeren.

onvoorziene tegenvallers in de inkomsten. De reserve zorgt ervoor dat de activiteiten in het geval van tegenvallende

Beleggingsbeleid

inkomsten niet op korte termijn behoeven te worden gestaakt

Om risico’s zoveel mogelijk uit te sluiten, voert het Familiehuis

en vormt daarmee een waarborg voor de continuïteit op korte

een duurzaam en defensief beleggingsbeleid. Hiertoe wordt

termijn.

een verhouding van ¾ deel obligaties en ¼ aandelen nagestreefd. Periodiek vindt overleg plaats met de vermogensbeheerder Staalbankiers.


Strategie fondsenwerving 2014-2018

Bedrijven

MKB • netwerken • eigen netwerk • ‘Club van 100’ • acties medewerkers Grote bedrijven • partnerships • in natura • acties medewerkers • prestatiedonaties, kerstpakketten, etc

(Vermogens) fondsen

Particulieren

• donaties • nalatenschappen

• Roparun • loterijen

Zichtbaarheid Familiehuis • • • • •

website folders banners kaartjes etc

€ hoge kamerbezetting

voldoende vrijwilligers

Doelen

Opbrengsten

donateurs & sponsors

Intern

• baliemedewerkers • verpleegpkundigen en artsen • vrijwilligers • ambassadeurs


21

Fondsenwerving Inspanningsverplichting

verwerven van voldoende financiële middelen en het aan-

De fondsenwerving is een taak van de fondsenwerver. Deze

trekken van gasten en vrijwilligers om het nieuwe Familiehuis

bepaalt in overleg met de directeur het beleid en de strate-

vanaf 2018 te kunnen exploiteren. Kort gezegd komt dit neer

gie van de fondsenwerving. Aan de hand van de begroting

op kamers vullen, vrijwilligers werven en binden, donateurs

stelt het bestuur jaarlijks het bedrag van de inspanningsver-

werven en behouden, vermogensfondsen planmatig bena-

plichting vast. De begrote inspanningsverplichting voor 2013

deren en strategische allianties sluiten met bedrijven met

bedroeg € 250.000. Gerealiseerd werd € 210.661.

een distributiekanaal. In 2016 wordt gedacht aan grotere (publieks)acties specifiek voor de verbouwing van het nieuwe

Strategie en uitvoering

Familiehuis.

Bij fondsenwerving rondom het Familiehuis staan positionering en zichtbaarheid voorop. Voldoende zichtbaarheid bij

Wat belangrijk daarbij is:

(potentiële) gasten, vrijwilligers en donateurs, en een uitstra-

bij relevante doelgroepen.

ling die het warme, gastvrije gevoel in het Familiehuis reflecteert. Een plek waar mensen zich thuis voelen en vrijwilligers

Het verhogen van ‘merkbekendheid’ van het Familiehuis

Het vormen en binden van een groep ambassadeurs en deze faciliteren zodat zij actief het Familiehuis kunnen

graag werken.

uitdragen. In 2013 is kritisch gekeken naar communicatie en uitstraling

nen.

en er is planmatig gestart met vernieuwing van de huisstijl. Allereerst is een nieuw logo ontworpen. Bij dit proces zijn vrijwilligers betrokken alsmede externe ‘ambassadeurs’ van het Familiehuis.

Daarna is het logo uitgerold in een nieuwe huisstijl en zijn middelen als folders, briefpapier, visitekaartjes en buitenreclame ontwikkeld. Het Familienieuws is in een nieuw formaat uitgebracht in de vorm van een magazine, waarbij zoveel mogelijk getracht is aan te sluiten bij wat externe betrokkenen interessant vinden. Het aantal giften is na het verschijnen van het Familienieuws in december 2013 significant gestegen.

Aansluiting zoeken bij invloedrijke netwerken en perso-

Het doneren zo gemakkelijk, praktisch en transparant mogelijk maken.

Klachtenbehandeling met betrekking tot fondsenwerving Het Familiehuis hanteert een klachtenprocedure. Deze is te vinden op de website. In 2013 ontving het Familiehuis geen klachten, dus ook niet over de fondsenwerving. Een evaluatie is zodoende niet aan de orde.

CBF keurmerk De Commissie Keurmerk van het Centraal Bureau Fondsenwerving heeft in december 2013 besloten dat de Stichting

In 2013 is een fondsenwervingsstrategie opgesteld voor de komende jaren. Deze is verbeeld in de afbeelding hiernaast.

Strategie fondsenwerving 2014 – 2018 Vanuit een basis van bekendheid wordt actief ingezet op het

Familiehuis Daniel den Hoed opnieuw in aanmerking komt voor de erkenning als Keurmerkhouder. De looptijd van deze erkenning is drie jaar en gaat in op 1 januari 2014. Het Familiehuis is keurmerkhouder sinds 2002.


22

Geen familiehuis zonder de lieve zorg van vele vrijwilligers


23

Vrijwilligers De 45 vrijwilligers leveren als gastvrouwen en –heren een

tueel aangevuld met daarvoor gereserveerd activiteitengeld

essentiële bijdrage aan de realisatie van de doelstelling.

uit de begroting.

Het vrijwilligersbeleid is erop gericht de vrijwilligers adequaat te ondersteunen en begeleiden bij de uitvoering van hun

Ook met een kleine attentie tijdens de feestdagen wordt

werkzaamheden. De vrijwilligers hebben een taakomschrij-

extra aandacht besteed aan de vrijwilligers. Jubilea worden

ving en weten aan welke eisen zij horen te voldoen.

uitgebreid gevierd. Dat de vrijwilligers het Familiehuis ervaren

De huismanager geeft leiding aan de vrijwilligers.

als een goede werkplek, blijkt uit het aantal jaren dat zij zich aan het huis verbinden: in 2013 vierden we wederom jubilea

De band met het Familiehuis

van 5, 10 en 20 jaar.

Zonder vrijwilligers zou er geen Familiehuis mogelijk zijn. Aan werving, selectie, introductie, begeleiding en deskundig-

Een van de vrijwilligers heeft in 2013 in het kader van haar

heidsbevordering van vrijwilligers wordt dan ook structureel

studie Human Resource Management haar scriptie geschre-

de nodige aandacht besteed.

ven over het onderwerp ‘Vrijwilligers, binden, boeien en behouden’. Daarvoor heeft zij een onderzoekje uitgevoerd onder

Bij de gasten - die stuk voor stuk een moeilijke tijd in hun

de vrijwilligers. De aanbevelingen vanuit deze scriptie worden

leven doormaken - bevestigt de inzet van vrijwilligers het

meegenomen in de training van vrijwilligers.

gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid waar het Familiehuis voor staat. Onder leiding van de huismana-

Werving en selectie

ger voeren de vrijwilligers de dagelijkse werkzaamheden

In 2013 bleef het aantal vrijwilligers stabiel op ca. 45. Met dit

uit ten behoeve van het verblijf van de gasten. Zij fungeren

aantal konden de dagelijkse werkzaamheden ten behoeve

als gastvrouw en gastheer en voeren licht huishoudelijk en

van het verblijf van de gasten weer optimaal worden uitge-

administratief werk uit met de daaraan verbonden financiële

voerd.

handelingen. Daar waar nodig ondersteunen en helpen zij de gasten. De professionele staf vormt een waarborg voor de

Huishoudelijk Reglement

continuïteit.

Het vrijwilligersbeleid staat beschreven in het Huishoudelijk Reglement (HHR). Het HHR werd opgesteld in 1997 en plenair

Bij het opbouwen van een band met het Familiehuis speelt

aangenomen door vrijwilligers en managementteam. Met

aandacht voor elke individuele vrijwilliger een belangrijke rol.

instemming van managementteam en vrijwilligers wordt het

Al in de inwerkperiode en de proeftijd wordt hieraan aan-

HHR periodiek geactualiseerd. De laatste herziening is van

dacht besteed. Ook het werken in teams en de trainingen zijn

2010. Het HHR beschrijft alle aspecten van het vrijwilligers-

daarbij belangrijk. Daarnaast zijn er natuurlijk de uitstapjes die

werk in het Familiehuis en geldt als leidraad voor het hande-

worden betaald uit de fooienpot of worden georganiseerd

len van zowel vrijwilligers als managementteam en bestuur.

door sponsors. Een speciaal team vrijwilligers zorgt voor de

Uitgangspunt is dat de vrijwilligers hun werkzaamheden ten

planning en organisatie van de activiteiten. Voor het organise-

behoeve van het verblijf van de gasten zo zelfstandig moge-

ren van ontspannende activiteiten wordt de fooienpot even-

lijk kunnen uitvoeren.


24

Het HHR beschrijft onder meer: •

de procedure van aanname en ontslag

gedragsregels en werkafspraken

de organisatie van de inspraak en medezeggenschap van vrijwilligers

regels m.b.t. de financiële administratie

reiskostenvergoeding en verzekeringen

Bijeenkomsten en training Regelmatig worden trainingen en lezingen door artsen georganiseerd om de vaardigheden en inhoudelijke kennis van vrijwilligers aan te scherpen.

Communicatie Een goede en open communicatie is van wezenlijk belang om vrijwilligers te binden. Het dagelijkse werkoverleg is een middel bij uitstek voor informatieverstrekking en uitwisseling van opvattingen en ideeën tussen vrijwilligers en management en de vrijwilligers onderling. De vrijwilligers werken verdeeld over 21 diensten van ’s morgens 09.00 uur tot ’s avonds 21.00 uur. Dat maakt het noodzakelijk om ook diverse schriftelijke communicatiemiddelen in te zetten.

Daarnaast is in 2013 gestart met een maandelijkse e-mail aan alle vrijwilligers en bestuursleden, waarin wetenswaardigheden en nieuwtjes worden besproken.

De taakgroepen Huishoudelijk en Technisch Beheer, Linnenkamer, Logistiek, Fotografie en Bijzondere Zaken leverden een schriftelijk verslag van hun activiteiten in 2013.


25


26

verhalen om te delen

Het Familiehuis was een enorme opsteker in een moeilijke tijd voor ons.


27

Communicatiestrategie Het Familiehuis wil door goede communicatie onder meer de

contacten en is uitgangspunt voor het beleid. Periodiek wor-

volgende doelen bereiken:

den onder meer de afspraken en richtlijnen met betrekking

bij patiënten en potentiele gasten het Familiehuis onder

tot calamiteiten geëvalueerd. Communicatie met de Raad

de aandacht brengen

van Bestuur van het Erasmus MC vindt plaats in verband met

werven en binden van vrijwilligers

het gewenste bestuurlijke draagvlak voor het Familiehuis

opbouwen en onderhouden van een relevant relatienet-

binnen de organisatie van het Erasmus MC. Ook met collega-

werk

fondsen binnen het Erasmus MC wordt contact onderhouden.

verwerven van fondsen ten behoeve van een kostendekkende exploitatie

donateurs en fondsen

positionering van het Familiehuis ten opzichte van het

Donateurs ontvangen twee keer per jaar het Familienieuws

Erasmus MC

waarmee zij op de hoogte worden gehouden van het reilen

afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid

en zeilen van het huis en de besteding van de giften. Met

en bestedingen aan donateurs, fondsen, ondersteunen-

grote gevers, die veelal deel uitmaken van het netwerk van

de relaties, CBF en anderen.

het Familiehuis, wordt een intensiever en persoonlijk contact onderhouden. De verworven informatie weegt mee in de

Hierbij onderscheidt het Familiehuis de volgende doelgroe-

beleidsvorming.

pen: aspirant-gevers gasten

Met aspirant-gevers wordt gecommuniceerd via de website,

Communicatie met de gasten is voornamelijk gericht op het

social media, free publicity, op bijeenkomsten en lezingen, op

verblijf, de dienstverlening en de benodigde steun.

beurzen en dergelijke. Vermogensfondsen worden benaderd en geïnformeerd met het oog op het verkrijgen van financiële

vrijwilligers

steun.

Vrijwilligers zijn de pijlers van het Familiehuis. Optimale communicatie met de vrijwilligers is noodzakelijk om voldoende

gerelateerde instellingen

mensen te werven en te behouden.

Doel van communicatie met gerelateerde instellingen varieert per organisatie. Het kan zijn informatieverschaffing en

Erasmus MC

-uitwisseling, wederzijde ondersteuning, eventuele geza-

Communicatie met medewerkers van het Erasmus MC vindt

menlijke belangenbehartiging en positionering. Het betreft

plaats in het kader van belangenbehartiging en informatiever-

organisaties als het Erasmus MC, stichting Roparun, het

spreiding onder patiënten. Door middel van folders worden

inloophuis De Boei, Gasthuis AVL (Antonie van Leeuwenhoek)

patiënten en hun naasten in het Erasmus MC geattendeerd

en de Vruchtenburg. Deze instellingen hebben een aan het

op de mogelijkheden van het Familiehuis. Medewerkers wor-

Familiehuis gerelateerde problematiek. Er is geen sprake van

den geregeld op diverse wijzen geïnformeerd over het huis,

duurzame samenwerkingsverbanden met andere organisa-

de gang van zaken en de ontwikkelingen. Gezamenlijke zorg

ties.

voor de gasten speelt een centrale rol in het overleg en de


28

Communicatiemiddelen Magazine

Donateursfolder

Huisstijldrukwerk Gastenfolder

Vrijwiiligersfolder


29

leveranciers

wachtkamertelevisie

De communicatie met leveranciers is onder meer gericht op

Informatie over de mogelijkheden van het Familiehuis ver-

optimale dienstverlening en de benodigde voorzieningen.

schijnt op de beeldschermen in de diverse poliklinieken van het Erasmus MC Kanker Instituut.

overheden Bij overheden wordt het bestaan van het Familiehuis onder

huisinformatie voor gasten

de aandacht gebracht. Ook wordt incidenteel geĂŻnformeerd

Een map met informatie over de gang van zaken in het Fami-

naar regelgeving en worden bijvoorbeeld vergunningen aan-

liehuis ligt op elke gastenkamer.

gevraagd. Richtlijnen van de overheid worden indien nodig meegenomen in de beleidsbepaling.

donateursfolder particuliere donateurs Deze folder is medio 2013 gemaakt en verspreid o.a. in een

CBF

grote actie van 32 Albert Heijn vestigingen in Rotterdam.

Aan het CBF wordt periodiek verslag gedaan en verantwoording afgelegd in verband met het CBF-keurmerk.

donateursfolder bedrijven

De richtlijnen van het CBF worden in de beleidsbepaling

Deze folder is speciaal bedoeld voor bedrijven die willen

meegenomen.

ondersteunen.

zorgverzekeraars

Familienieuws

Communicatie met de zorgverzekeraars is gericht op

Het magazine Familienieuws verschijnt tweemaal per jaar,

vergroting van de bekendheid van het Familiehuis in verband

in de lente en in de herfst. Donateurs en relevante relaties

met het declaratiebeleid van het verblijf van de gasten.

ontvangen het blad per post, samen met een acceptgiro. Familienieuws wordt ook verspreid in de kliniek en gebruikt

Communicatiemiddelen

op evenementen en presentaties. In 2013 is het Familienieuws

Ter ondersteuning van de communicatie met de diverse

in een ‘magazine’ uitvoering gestoken en visueel aantrekkelijk

doelgroepen worden onder meer de volgende middelen

gemaakt met een goede beeld/tekst verhouding.

ingezet: digitale presentatie folder voor gasten

De speciaal voor het Familiehuis gemaakte presentatie in

De folder wordt meegegeven op de verpleegafdelingen en

PowerPoint heeft een informatief karakter en wordt ingezet

poliklinieken van het Erasmus MC Kanker Instituut, is beschik-

in verschillende situaties zoals presentaties voor rotary- en

baar op de centrumlocatie van het Erasmus MC of wordt

andere serviceclubs.

opgestuurd bij het aanvragen van een kamer. De folder is ook bestemd voor doorverwijzers. Tevens krijgen gasten twee-

social media

maal per jaar het magazine Familienieuws toegezonden.

Sinds 2013 is het Familiehuis actief op Facebook en Twitter. Via Facebook worden nieuwtjes en wetenswaardigheden

gevelreclame

laagdrempelig gedeeld met een groot aantal betrokkenen.

Aan de gevel van het Familiehuis hangt op drie plaatsen bui-

Oproepen tot gerichte donaties (bijvoorbeeld een fiets) wer-

tenreclame om aandacht te vestigen op het huis.

den gehonoreerd via Facebook.

website: www.familiehuis.nl


30

Betrokkenheid bedrijfsleven Ook in 2013 ontving het Familiehuis giften vanuit het bedrijfsleven, zowel van bestaande donateurs als nieuwe bedrijven.

Verspreiding van het jaarverslag onder de belanghebbenden Het jaarverslag wordt niet actief verspreid maar is op aanvraag beschikbaar. Het verslag wordt digitaal verstuurd naar onder meer de Raad van Bestuur van het Erasmus MC en het CBF. Een complete pdf-versie is te downloaden via www.familiehuis.nl.

Incidenteel wordt het jaarverslag gebruikt bij het contact met fondsen. Doel is dan verantwoording van de financiële positie van de Stichting Familiehuis Daniel den Hoed.

Samenstelling van het Comité van Aanbeveling per 31 december 2013 dhr.ing Ahmed Aboutaleb, burgemeester van Rotterdam mw.drs. Jana Beranová, dichteres dhr.prof.dr. Peter C. Levendag, medisch specialist Erasmus MC dhr.prof.dr. Bob Löwenberg, medisch specialist Erasmus MC.


31

Romy (8) logeerde met haar ouders in het Familiehuis om dichtbij haar zieke oma te zijn. Dankzij een mooie actie van IKEA Barendrecht mocht zij ĂŠĂŠn van de 250 knuffels uitkiezen.


32

Management en bestuur

v.l.n.r. Theo van der Poel, Anne-Mieke Hofs, Petra van Rijn en Wolter Oosterhuis. Annet van der Veen ontbreekt op de foto.

Het bestuur van het Familiehuis bepaalt het beleid en houdt

senwerving. Binnen de vastgestelde kaders werkt de direc-

toezicht op de uitvoering ervan. Het bestuur is verantwoor-

teur met een grote mate van zelfstandigheid. De directeur

delijk voor het adequaat functioneren van de directeur. De

neemt initiatieven ter realisering van de gestelde doelen,

directeur geeft leiding aan de fondsenwerver, de financieel

neemt de dagelijkse beslissingen op onderhavige taakge-

medewerker en de huismanager. Laatstgenoemde is op haar

bieden en draagt zorg voor de uitvoering. De directeur legt

beurt belast met het dagelijks beheer van het huis, in casu

periodiek (mondeling en schriftelijk) verantwoording af aan

de dagelijkse aansturing van de vrijwilligers. De taken van de

het bestuur. De relatie tussen de directeur en het bestuur is

huismanager zijn vooral praktisch uitvoerend.

vastgelegd in het directiestatuut.

Taken en werkwijzen

bestuur

directeur

Het bestuur bepaalt het beleid van het Familiehuis en houdt

De directeur van het Familiehuis is onder meer verantwoor-

toezicht op de uitvoering ervan. Het bestuur is verantwoor-

delijk voor de beleidsontwikkeling en de controle op de

delijk voor het adequaat functioneren van de directeur. De

uitvoering, de financiĂŤn, interne organisatie, public relations,

verhouding en verdeling in taken en bevoegdheden tussen

communicatie en publiciteit, het relatiebeheer en de fond-

bestuur en directeur is opgenomen in het directiestatuut uit


33

2003. Dit statuut is in 2011 herzien. Binnen het bestuur is spra-

actiepuntenlijst aan de orde: een aparte bijlage bij de ver-

ke van een rol- en taakverdeling.

slaglegging van de bestuursvergadering. De actiepuntenlijst is een praktisch middel voor het bewaken van gemaakte

Voorzitter dhr. prof.dr. J.W. Oosterhuis onderhoudt duurzame

afspraken en het tempo waarin ze worden nagekomen.

relaties met de Raad van Bestuur van het Erasmus MC en

In 2013 kwam het bestuur vijf maal bijeen.

heeft een voortrekkersrol in de ontwikkeling van het nieuwe Familiehuis.

Het bestuur houdt toezicht op basis van regelmatige rapportages vanuit het management, geregeld contact met de

Vicevoorzitter mw. ir. A.L.C. Tuns-Mulder is architect en levert

directeur (mail, telefoon, mondeling) en de reguliere be-

met name vanuit deze achtergrond een deskundige inbreng

stuursvergaderingen.

met betrekking tot alle aspecten die te maken hebben met

Het bestuur ontvangt maandelijks de informatie over het per-

het realiseren van het nieuwe Familiehuis en de bestemming

centage kamerbezetting en de financiële positie en ontvangt

van de bestaande bouw.

de maandelijkse e-mail aan vrijwilligers.

Secretaris dhr. drs. D-J. Swinkels is directeur van bureau Ver-

Bezoldiging- en vergoedingenbeleid

anderVisie BV en is onder meer gespecialiseerd in verander-

bestuur

en verbeterprocessen in organisaties.

Het bestuur is onbezoldigd. Er is geen sprake van vergoedingen of mogelijkheden tot declareren.

Penningmeester mw. drs. L. van Rijn-Vellekoop versterkt het bestuur met haar financieel-economische kennis.

vrijwilligers De vrijwilligers ontvangen een reiskostenvergoeding op basis

Lid mw M. Bannink is als psychiater werkzaam in het Erasmus

van openbaar vervoer.

MC en daardoor een waardevolle schakel tussen Familiehuis en behandelend instituut.

betaalde krachten Van de professionele staf (2,6 fte) zijn eind 2013 de huisma-

werkwijze bestuur

nager, de fondsenwerver en de financieel medewerker in

Het bestuur vergadert vier tot zes keer per jaar. De bestuurs-

dienst van het Erasmus MC en gedetacheerd bij de Stichting

vergaderingen worden bijgewoond door de directeur . Ge-

Familiehuis Daniel den Hoed. Vanaf oktober 2012 is de heer

woonlijk zijn twee bestuursvergaderingen (voorjaar en najaar)

T. van der Poel als directeur aangesteld, hij declareert zijn

grotendeels gewijd aan de financiële situatie van de Stichting:

kosten op uurbasis. Tussen het Erasmus MC en de Stichting Familiehuis Daniel den Hoed bestaat een overeenkomst voor

de vaststelling van de begroting voor het komende jaar

het door-belasten van salarissen, sociale lasten en pensioen-

(inclusief jaarplan) en de financiële prognose van het

premies. Deze lasten bedroegen in 2013 € 136.302.

lopende jaar (najaar) •

de vaststelling van het jaarverslag (voorjaar).

directeur

Daarnaast komt het bestuur bijeen ter bespreking van ont-

Vanaf oktober 2012 vindt bezoldiging van de directeur plaats

wikkelingen en voortgang, uitwisseling van informatie en

op basis van urendeclaraties. De bezoldigingen staan in een

standpunten, het nemen van besluiten en de evaluatie van

redelijke verhouding tot de omvang van de organisatie en de

genomen besluiten. De toekomst van het Familiehuis is een

aard van de werkzaamheden. In die zin conformeert de orga-

terugkerend agendapunt. Bij elke vergadering komt een

nisatie zich aan de VFI-regeling betreffende bezoldiging.


34

Wijze van benoeming en zittingsduur bestuur

mw. ir. A.LC. Tuns-Mulder, vice voorzitter, benoemd in 2011.

In 2005 bepaalde het bestuur dat bestuursleden zitting heb-

Architect/adviseur

ben voor een periode van vijf jaar en dat zij één keer kunnen

Voorzitter activiteitencommissie Quota International

Nevenfuncties:

worden herbenoemd. In de wijziging van de statuten per 1

Nederland, Rotterdam

juli 2008 is gesteld dat het bestuur bestaat uit ten minste vijf leden. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het

mw.dr. M.Bannink, lid, benoemd in 2013.

zittende bestuur.

Nevenfuncties:

Relevante nevenfuncties directie en bestuursleden

Psychiater Erasmus MC, bezoldigd

Voorzitter afdeling Consultatieve- en Ziekenhuispsychiatrie van de Nederlandse vereniging voor Psychiatrie,

dhr. T. van der Poel, directeur Nevenfuncties: •

onbezoldigd •

Financieel adviseur Daniel den

Voorzitter Regionale Werkgroep Consultatieve Psychiaie Rijnmond e.o., onbezoldigd

Hoed Stichting, bezoldigd •

Penningmeester KWF kanker-

Verantwoordingsverklaring

bestrijding afdeling Sliedrecht

Bestuur en directie van het Familiehuis Daniel den Hoed onderschrijven de drie algemene principes van de Code Goed

Bestuursleden

Bestuur uit het Reglement CBF Keur die sinds 1 juli 2008 van

dhr. prof.dr. J.W. Oosterhuis,

kracht zijn:

voorzitter, benoemd in 2004, herbenoemd in 2009.

scheiding van toezicht houden, besturen en uitvoeren

Nevenfuncties:

optimale besteding van middelen

Voorzitter van de Stichting Josephine Nefkens Prijs (1998)

omgang met belanghebbenden

Lid van het Comité van aanbeveling Roparun (1995) Scheiding toezicht houden, besturen en uitvoeren

mw. drs. L. van Rijn-Vellekoop,

taken en verantwoordelijkheden bestuur en directie

penningmeester, benoemd in 2002, herbenoemd in 2007.

Binnen het Familiehuis Daniel den Hoed is sprake van een

Nevenfuncties:

heldere scheiding van taken van bestuur en directie, c.q. het

Plaatsvervangend voorzitter van de Commissie voor

toezicht houden en besturen en de uitvoering. Het bestuur

Milieu Effectenrapportage, bezoldigd

ziet toe op het functioneren van de directeur en de algemene gang van zaken van het Familiehuis. Het bestuur stelt het

dhr. drs. D-J. Swinkels,

beleid vast, ziet toe op de voortgang, evalueert en controleert

secretaris, benoemd in 2011.

het resultaat. De directeur is verantwoordelijk voor de dage-

Nevenfuncties:

lijkse bedrijfsvoering.

Directeur VeranderVisie BV, bezoldigd Controle op functioneren van de organisatie: frequentie, vastlegging en evaluatie •

De directeur legt periodiek (schriftelijk of tijdens de bestuursvergadering) verantwoording af over de algemene gang van zaken, de financiën en de gestelde doelen met betrekking tot kamerbezetting en fondsenwerving.


35

Het bestuur stelt jaarlijks de begroting vast. Het bestuur

Optimale besteding van middelen

ontvangt periodiek een overzicht van de financiële stand

De exploitatie van het Familiehuis is afhankelijk van fondsen-

van zaken, gerelateerd aan de begroting. Het bestuur

werving. De instelling is zich goed bewust van de herkomst

houdt op deze wijze, en door middel van de jaarrekening,

van deze middelen. Met de verworven gelden wordt zorgvul-

toezicht op de optimale besteding van middelen.

dig en verantwoord omgegaan.

Het bestuur stelt het beleggingsbeleid vast en houdt

Er wordt continue gewerkt aan een optimale besteding van

toezicht op de uitvoering ervan door de externe vermo-

middelen. De besteding vindt plaats conform de begroting.

gensbeheerder.

Uitgangspunt bij de opstelling van de begroting is een zo ef-

Accountantskantoor WITh accountants B.V, accountants

fectief en doelmatig mogelijke realisatie van de doelstelling.

in non-profit is verantwoordelijk voor de externe controle

Het Familiehuis stelt zich ten doel om onder de door het CBF

van de jaarcijfers en heeft een adviserende functie.

gestelde norm van het ‘percentage kosten fondsenwerving’

Het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) controleert

te blijven.

de jaarcijfers om te bepalen of het ‘keurmerk verantwoorde fondsenwerving’ gerechtvaardigd is.

Omgang met belanghebbenden Het Familiehuis streeft een optimale relatie met belang-

Optimale samenstelling bestuur

hebbenden na. Netwerken en relatiebeheer zijn dan ook

De samenstelling van het bestuur van het Familiehuis wordt

belangrijk onderdelen van de activiteiten met het oog op de

bepaald op basis van de benodigde competenties in relatie

realisatie van de doelstelling. Het beleid dat hierop gevoerd

tot het realiseren van de doelstelling. Dit betreft onder meer

wordt, staat onder andere vermeld in het Communicatieplan.

verstand van zaken op het gebied van financiën, bedrijfsvoe-

Concrete middelen in de informatievoorziening aan belang-

ring, gezondheidszorg, vrijwilligerswerk en nieuwbouw. Het

hebbenden zijn onder andere de website, het halfjaarlijkse

hebben van een relevant netwerk is eveneens van belang.

blad Familienieuws en het jaarverslag. Belanghebbenden hebben tevens de mogelijkheid gebruik te maken van de

Evaluatie functioneren bestuur en directie Directeur De directeur rapporteert periodiek aan het bestuur over de voortgang van activiteiten in relatie tot de gestelde doelen. Tijdens bestuursvergaderingen legt de directeur verantwoording af en is er sprake van controle op en evaluatie van het functioneren. De geregelde werkcontacten tussen de voorzitter en de directeur verschaffen voldoende zicht op de kwaliteit van het functioneren van de directeur.

Bestuur Het bestuur heeft de intentie om met ingang van 2014 jaarlijks een bijeenkomst te beleggen waarin - mede op basis van de individuele portefeuilles - de wederzijdse verwachtingen worden besproken en de mate waarin deze verwachtingen zijn waargemaakt. Deze periodieke evaluatie vindt plaats aan de hand van SMART-geformuleerde toetsbare doelstellingen

klachtenprocedure.


36

Het Familiehuis en de toekomst De verhuizing in 2017 van Erasmus MC-Daniel den Hoed naar het centrum van Rotterdam betekent dat er op die locatie ook een nieuw Familiehuis moet komen. Onze gasten staan immers centraal in onze doelstelling en nabijheid is van groot belang. Dit jaar is duidelijk geworden dat het nieuwe Familiehuis op loopafstand van het nieuw te bouwen Erasmus MC Kanker Instituut gerealiseerd kan worden. De komende jaren zal de aandacht gaan naar zowel de exploitatie van het huidige huis als de planvorming voor het nieuwe Familiehuis.

Grote veranderingen komen dichterbij De jaren die voor ons liggen, kenmerken zich door veranderingen op diverse vlakken. In 2014 zullen twee bestuursleden hun bestuursfunctie neerleggen. De huidige voorzitter onderhoudt goede contacten met de Raad van Bestuur van het Erasmus MC. Hij treedt eind 2014 af. In het belang van een goed relatieonderhoud tussen beide organisaties is met name zijn opvolging van belang. De komende jaren moet het bestuur wezenlijke besluiten nemen ten aanzien van de verhuizing van het Familiehuis in 2018. In de loop van 2017 worden alle oncologiepatiënten behandeld in het Erasmus MC Kanker Instituut. De afdeling Radiotherapie, waarvan de poliklinische patiënten veel gebruik maken van het Familiehuis, verhuist een jaar later in 2018.

Nieuw gebouw De Raad van Bestuur van het Erasmus MC heeft in de directe nabijheid van het nieuwe Erasmus MC Kanker Instituut een bestaand gebouw aan het Familiehuis beschikbaar gesteld. Dit pand - dat geen eigendom wordt maar te huur zal zijn komt eind 2017 vrij. Het pand moet worden verbouwd om de specifieke functie van een logeerhuis te kunnen vervullen. De verwachting is dat het Familiehuis eind 2018 op deze nieuwe locatie haar deuren zal kunnen openen.

Overbrugging Gezien de verhuizing van het ziekenhuis in 2017 zal een periode van ongeveer één jaar overbrugd moeten worden. Het bestuur onderzoekt of het zinvol is om voor een bepaalde periode op beide locaties een logeerfaciliteit aan te bieden. Voor de bekostiging van de verbouwing en de verhuizing zullen fondsen geworven moeten worden naast de reguliere fondsenwerving voor de exploitatie.

Opvolging management De huismanager zal in 2014 vervangen moeten worden, terwijl de directeur op tijdelijke basis is aangesteld. Voor het bestuur ligt hier de taak voor gekwalificeerde opvolging te zorgen die de komende organisatieveranderingen, mede in het belang van de vrijwilligers en gasten kan vormgeven.

Het Familiehuis in 2014 Ook in 2014 (en in de daaropvolgende jaren) kunnen de gasten rekenen op het Familiehuis. De doelstelling blijft


37

onveranderd en gaat boven alles: het bieden van onderdak aan familieleden van kankerpatiënten en aan poliklinische patiënten en hun naasten.

Percentage kamerbezetting versus kosten Voor 2014 is het percentage van de kamerbezetting gesteld op 65%. De inkomsten uit kamerverhuur zijn begroot op € 100.000.

Fondsenwerving Bedrijven en fondsen werden benaderd voor kameradoptie ter dekking van de exploitatiekosten. Ook in 2014 is het streven de kosten van de fondsenwerving laag te houden.

Inspanningsverplichting fondsenwerver De inspanningsverplichting van de fondsenwerver op het gebied van de fondsenwerving is voor 2014 gesteld op € 250.000. De inkomsten uit fondsenwerving worden besteed aan realisatie van de doelstelling.

Vrijwilligers Voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden ten behoeve van het verblijf van de gasten zijn ten minste 45 vrijwilligers nodig. Het Familiehuis streeft er ook in 2014 naar om het aantal vrijwilligers op het gewenste peil te houden en te vergroten. Voor de vrijwilligers worden in 2014 bijeenkomsten georganiseerd met als doel ontwikkelen van vaardigheden, maar vanzelfsprekend wordt ook veel aandacht besteed aan activiteiten die de onderlinge samenhang bevorderen zoals jubilarissenbijeenkomsten.

Bestuursopvolging In 2010 is er een nieuw rooster van herbenoemen en aftreden vastgesteld. Hetgeen betekent dat omwille van de continuïteit de bestuursleden de komende jaren geleidelijk zullen aftreden.


38

De jaarrekening Het jaar 2013 is financieel positief afgesloten. Het saldo is wel lager dan in voorgaande jaren hetgeen voornamelijk wordt veroorzaakt door het achter blijven van donaties en nalatenschappen. Ook de inkomsten uit de kamerbezetting zijn lager vanwege een lagere bezetting. De kosten zijn incidenteel hoger dan voorgaande jaren door dat de onderzoekskosten voor de verbouw van het nieuwe Familiehuis in 2013 zijn afgeboekt. Het positieve resultaat is aan de reserve instandhouding Familiehuis toegevoegd. Uit de opbrengst van deze reserve wordt jaarlijks bijgedragen aan de exploitatiekosten van het Familiehuis, maar dienen ook om op termijn het nieuwe Familiehuis te kunnen realiseren. Dit moment komt immers steeds dichterbij. T. van der Poel Directeur


39


40

1. Balans per 31 december (na resultaatbestemming)

ACTIVA 31-12-2013 31-12-2012 € € Vaste activa Materiële vaste activa 7.1 Gebouwen 107.214 135.673 Installaties 25.362 31.152 Inventaris 24.275 26.873 156.851 193.698 Financiële vaste activa 7.2 Effecten 4.235.815 4.096.945 Vlottende activa Vorderingen Nalatenschappen 123.642 341.770 Logiesvergoedingen 15.992 3.498 Interest 61.882 70.147 Overige vorderingen en activa 43.170 26.829 244.686 442.244 Liquide middelen 7.3 474.698 367.884 Totaal activa 5.112.050

5.100.771


41

PASSIVA 31-12-13 31-12-12 â‚Ź â‚Ź Reserves en fondsen 7.4 Reserves ContinuĂŻteitsreserve 550.000 550.000 Bestemmingsreserve 1.400.000 1.400.000 Reserve instandhouding familiehuis 2.168.515 2.086.747 4.118.515 4.036.747 Fondsen Bestemmingsfondsen 911.273 882.401 5.029.788 4.919.148 Voorzieningen 7.5 Voorziening personeelskosten 30.527 135.000 Vlottende passiva Kortlopenden schulden 7.6 Overige kortlopende schulden 51.735 46.623 Totaal passiva 5.112.050

5.100.771


42

2. Staat van Baten en Lasten Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 € € € BATEN Eigen fondsenwerving 8.1 210.661 250.000 541.129 Beleggingen 8.2 238.197 131.000 354.593 Totaal baten 448.858 381.000 895.722 LASTEN Besteed aan doelstellingen Hulpverlening 5 240.379 216.882 190.704 Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving 5 40.989 62.213 43.628 Kosten van beleggingen 5 25.492 23.000 23.055 66.481 85.213 66.683 Beheer en administratie Kosten van beheer en administratie 5 31.358 36.705 60.041 Bijzondere lasten Bijzondere personeelskosten 5 - - 135.000 Totaal lasten 338.218 338.800 452.428 Exploitatieoverschot 110.640 42.200 443.294


43

3. Resultaatbestemming Realisatie Realisatie 2013 2012 â‚Ź â‚Ź Resultaatbestemming reserves ContinuĂŻteitsreserve - Bestemmingsreserve - Reserve instandhouding familiehuis 81.768 421.383 81.768 421.383 Resultaatbestemming fondsen Bestemmingsfonds nieuw familiehuis 28.872 29.586 Bestemmingsfonds gasten - -7.675 28.872 21.911 Totaal 110.640 443.294


44

4. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht geeft inzicht in de geldmiddelen die gedurende het verslagjaar beschikbaar zijn gekomen en in het benutten van die geldmiddelen in hetzelfde verslagjaar. 2013 2012 € € Kasstroom uit activiteiten Totaal baten 448.858 895.722 Totaal lasten -338.218 -452.428 Exploitatieresultaat 110.640 443.294 Afschrijvingen 42.566 42.671 Cash - flow 153.206 485.965 Mutaties in : Effecten -138.870 -199.420 Vorderingen 197.558 -279.659 Kortlopende schulden 5.112 -327.143 63.800 -806.222 Totaal kasstroom uit activiteiten 217.006 -320.257 Kasstroom uit investeringen Investeringen in materiële vaste activa -5.719 Totaal kasstroom uit investeringen -5.719 Kasstroom uit voorzieningen Voorziening personeelskosten -104.473 135.000 Totaal kasstroom uit voorzieningen -104.473 135.000 Totale kasstroom 106.814 -185.257 Saldo liquide middelen begin 367.884 553.141 Totale kasstroom 106.814 -185.257 Saldo liquide middelen eind 474.698 367.884


45

To ta

al

20

20

Be

gr oo t

13 20 al

To ta

he Be

12

13

ad

m

in

ge n er

en

be l

eg gi n

ng n

nw er vi se

Ko st e

ng ni Fo nd

er le pv ul H

LASTEN € € € Personeelskosten 9.1 137.704 18.931 -

ist ra tie

5. Overzicht lastenverdeling

16.433 173.068 233.000 225.708

Vrijwilligerskosten 9.2 10.935 - - - 10.935 17.400 Voeding 2.583 2.583 2.400 Huishoudelijke kosten 9.3 10.207 492 10.699 12.800 34.330 1.807 36.137 47.500 Huisvestingskosten 9.4 Algemene kosten 9.5 3.814 3.437 12.626 19.877 22.300 Publiciteitskosten 9.6 25.518 18.621 - 44.139 36.400 Kapitaalslasten 9.7 42.566 - 42.566 44.000 Bijzondere personeelskosten 9.8 - - - - Onderzoekskosten nieuw familiehuis 9.9 63.998 - 63.998 Baten uit logies -91.276 - -91.276 -100.000 Kosten van beleggingen - 25.492 25.492 23.000 Totaal lasten 240.379 40.989 25.492 31.358 338.218 338.800 .

12.555 2.511 11.993 38.498 37.085 27.508 42.671 135.000

-104.156 23.055 452.428

Doelbestedingspercentage van de baten Bestedingen aan doelstellingen / totale baten 53,5% 56,9% 21,3% Doelbestedingspercentage van de kosten Bestedingen aan doelstellingen / totale lasten 71,1% 64,0% 42,2% Fondsenwervingspercentage Kosten eigen fondsenwerving / baten eigen fondsenwerving 19,5% 24,9% 8,1% Norm kosten beheer & administratie Kosten beheer & administratie/ totale lasten 9,3% 10,8% 13,3% We streven er naar om de norm kosten beheer & administratie binnen de 15% te houden.


46

6. Grondslagen van waardering en van bepaling van het resultaat 6.1 Algemene grondslagen

De jaarrekening is opgesteld op basis Richtlijn 650 voor " Richtlijn Fondsenwervende Instellingen " van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Doel van deze Richtlijn is inzicht te geven in de kosten van de organisatie en besteding van de gelden in relatie tot het doel waarvoor die fondsen bijeengebracht zijn. De jaarrekening is opgesteld in Euro's.

Grondslagen van waardering 6.2 Algemene grondslagen van waardering

Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen tegen de geamortiseerde kostprijs.

6.3 MateriĂŤle vaste activa

De materiĂŤle vaste activa benodigd voor de doelstelling en voor de bedrijfsvoering worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs verminderd met de op basis van de geschatte levensduur bepaalde afschrijvingen, met inachtneming van een eventuele restwaarde. De afschrijvingen bedragen een percentage van deze verkrijgingsprijs. Met ingang van 2004 vinden er in verband met de toekomstige verhuizing van het familiehuis in 2018 vervroegde afschrijvingen plaats. Voorts worden de kosten met het in stand houden van het familiehuis in het jaar van uitgave direct ten laste van de exploitatie gebracht. Vanwege het terughoudende onderhoudsbeleid is geen voorziening gevormd voor groot onderhoud.

6.4 Effecten De effecten worden gewaardeerd tegen beurswaarden per 31 december.

6.5 Vorderingen, liquide middelen, schulden en overlopende activa en passiva De vorderingen, liquide middelen, schulden en overlopende activa en passiva zijn opgenomen tegen de geamortiseerde kostprijs ; waardering geschiedt onder aftrek van een voorziening wegens oninbaarheid, gebaseerd op een individuele beoordeling van de vorderingen.

6.6 Reserves en Fondsen Reserves betreffen gelden ter vrije besteding van de stichting. Door het bestuur kunnen bestemmings- reserves worden aangehouden voor aanwending aan een specifiek doel. Fondsen betreffen gelden die besteed moeten worden in het kader voor de doelstelling waarvoor deze ter beschikking zijn gesteld. Dit betreft het niet bestede deel van toegekende donaties en andere fondsen.

6.7 Voorzieningen Voorzieningen betreffen gelden waarvoor het saldo in de toekomst aangewend wordt ten behoeve van het doel waarvoor de voorziening gevormd is.


47

Grondslagen van resultaatbepaling

6.8 Algemene grondslagen van resultaatbepaling Het resultaat is bepaald als het verschil tussen de baten en alle hiermee verbonden kosten en andere aan het verslagjaar toe te rekenen lasten, met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen.

6.9 Baten De baten zijn gevormd door alle aan het verslagjaar toe te rekenen opbrengsten. Nalatenschappen worden opgenomen in het verslagjaar waarin de omvang van de nalatenschap betrouwbaar kan worden vastgesteld, derhalve indien de betaling is aangekondigd. Voorschotten wordenverantwoord in het boekjaar waarin zij worden ontvangen. Giften in natura worden gewaardeerd tegen de reële waarde. 6.10 Lasten Financiële baten en lasten betreffen de op de verslagperiode betrekking hebbende renteopbrengsten en - lasten.

6.11 Personeelsbeloning Salarissen en sociale lasten worden toegerekend aan de verslagperiode waarin deze verschuldigd zijn. De medewerkers zijn door het Erasmus MC gedetacheerd bij het Familiehuis. De CAO Universitair Medische Centra is voor hen van toepassing. De directeur wordt uitbetaald op basis van declaraties. De hoogte en de samenstelling van de bezoldiging voor de directeur wordt in de jaarrekening toegelicht in de toelichting op de staat van baten en lasten.

6.12 Kostentoerekening De volgende kostensoorten worden als volgt nader verdeeld over de bestedingscategorieën; Kostensoort Toerekening Bestuur 100% aan beheer en administratie Personeelskosten 80% aan hulpverlening 11% aan fondsenwerving 9% aan beheer en administratie Vrijwilligerskosten 100% aan hulpverlening Voedingkosten 100% aan hulpverlening Huishoudelijke kosten 95% aan hulpverlening 5% aan beheer en administratie Huisvestingskosten 95% aan hulpverlening 5% aan beheer en administratie Algemene kosten diverse naar onderscheiden post ICT 65% aan hulpverlening 15% aan fondsenwerving 20% aan beheer en administratie Financiële administratie 100% aan beheer en administratie CBF 100% aan fondsenwerving Publiciteitskosten diverse naar onderscheiden post Afschrijvingen 100% aan hulpverlening


48

7. Toelichting op de balans ACTIVA VASTE ACTIVA 7.1 Materiële vaste activa De mutaties in de materiële vaste activa zijn in het hierna volgende schema samengevat : Gebouwen Installaties Inventaris Totaal € € € € Stand per 1 januari 2013 Aanschafwaarde 940.601 198.769 245.119 1.384.489 Cumulatieve afschrijvingen 804.928 167.617 218.246 1.190.791 135.673 31.152 26.873 193.698 Mutaties in boekjaar 2013 Aanschafwaarde 2.754 2.965 5.719 2.754 2.965 5.719 Afschrijvingen -28.459 -8.544 -5.563 -42.566 -28.459 -8.544 -5.563 -42.566 Stand per 31 december 2013 Aanschafwaarde 940.601 201.523 248.084 1.390.208 Cumulatieve afschrijvingen 833.387 176.161 223.809 1.233.357 107.214 25.362 24.275 156.851 De afschrijvingen zijn berekend op basis van de volgende jaarlijkse afschrijvingspercentages : Gebouwen 3,33% - 10% Installaties 3,33% - 10% Inventaris 10% - 20% De materiële vaste activa zijn alle in gebruik voor de doelstelling.


49

7. Toelichting op de balans ( vervolg ) 7.2 Effecten 2013 2012 € € Obligaties Bank-, krediet- en verzekeringswezen 1.096.309 655.822 Handel, industrie en diversen 2.018.526 2.397.002 3.114.835 3.052.824 Aandelen Beleggingsinstellingen 215.997 163.452 Overige 904.983 880.669 1.120.980 1.044.121 Totaal 4.235.815 4.096.945 Het verloop van de effecten kan als volgt worden weergegeven : Obligaties Aandelen Totaal € € € Saldo per 1 januari 2013 3.052.824 1.044.121 4.096.945 Aankopen

2.709.669

696.796

3.406.465

Verkopen

-2.605.108

-720.218

-3.325.326

Ongerealiseerd resultaat -42.550 100.281 57.731 Saldo per 31 december 2013 3.114.835 1.120.980 4.235.815 Ontvangen stockdividenden worden verantwoord via de staat van baten en lasten. Bij het beleggingsbeleid hanteert het Familiehuis niet financiële criteria. Er wordt belegd op een duurzame wijze. Dat houdt in dat bij de selectie van de ondernemingen waarin wordt belegd wordt gelet op het beleid en de handelingen van de betreffende ondernemingen. Het Familiehuis onthoudt zich onder andere van beleggingen bij instellingen die beleggen in de wapenindustrie, kernenergie en tabaksindustrie. Twee keer per jaar wordt het Familiehuis middels een bespreking met onze vermogensbeheerder op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen in onze portefeuille.


50

7. Toelichting op de balans (vervolg) 2013 2012 € € Vlottende activa 7.3 Liquide middelen ING 8.641 32.055 ABN-AMRO MeesPierson 54.401 33.874 ABN-AMRO MeesPierson spaarrekening 379.688 269.165 Staalbankiers 31.001 31.944 Kas 967 846 Saldo per 31 december 474.698 367.884 De liquide middelen zijn vrij opneembaar. Passiva 7.4 Reserves en fondsen Reserves Continuïteitsreserve Saldo per 1 januari 550.000 550.000 Mutatie volgens resultaatbestemming - Saldo per 31 december 550.000 550.000 De continuïteitsreserve bestaat uit het opvangen van tegenvallers op korte termijn. De reserve zorgt ervoor dat activiteiten door eventuele tegenvallers in de inkomsten niet op korte termijn behoeven te worden gestaakt. Als uitgangspunt voor het bepalen van de continuïteit is uitgegaan van 1,5 maal de jaarlijkse kosten voor de werkorganisatie.


51

7. Toelichting op de balans ( vervolg ) 2013 2012 € € Bestemmingsreserve Saldo per 1 januari 1.400.000 1.400.000 Mutatie volgens resultaatbestemming - Saldo per 31 december 1.400.000 1.400.000 Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt weer te geven : Saldo Toegevoegde Bestede Saldo 01-01-2013 reserves reserves 31-12-2013 € € € € Bestemmingsreserve nieuw familiehuis 1.400.000 - - 1.400.000 1.400.000 - - 1.400.000 Het bedrag van deze bestemmingsreserve wordt aangehouden voor het nieuwe familiehuis. Bestemmingsreserves zijn door het bestuur bepaald en betreffen geen verplichting. 2013 2012 € € Reserve instandhouding familiehuis Saldo per 1 januari 2.086.747 1.665.364 Mutatie volgens resultaatbestemming 81.768 421.383 Saldo per 31 december 2.168.515 2.086.747 Deze reserve wordt noodzakelijk geacht voor het realiseren van de doelstellingen op lange termijn. Uit de opbrengsten van deze reserve wordt een deel van de jaarlijkse exploitatiekosten gefinancierd en kunnen de verwachte tekorten in de periode rond de realisatie van het nieuwe Familiehuis worden opgevangen.


52

7. Toelichting op de balans (vervolg) 2013 2012 € € Fondsen Bestemmingsfondsen Saldo per 1 januari 882.401 860.490 Mutatie volgens resultaatbestemming 28.872 21.911 Saldo per 31 december 911.273 882.401 Het verloop van de bestemmingsfondsen is als volgt weer te geven : Saldo Ontvangen Bestede Saldo Bestemmingsfondsen 01-01-13 fondsen fondsen 31-12-13 € € € € Bestemmingsfonds nieuw familiehuis 874.901 28.872 903.773 Bestemmingsfonds gasten 7.500 - 7.500 Bestemde giften kameradoptie - 75.544 75.544 882.401 104.416 75.544 911.273 In het bestemmingfonds nieuw familiehuis worden giften verantwoord die bestemd zijn voor het toekomstige nieuwe familiehuis. Het bestemmingsfonds gasten heeft betrekking op de ondersteuning van minder draagkrachtige gasten.


53

7. Toelichting op de balans ( vervolg ) 2013 2012 € € 7.5 Voorzieningen Voorziening personeelskosten Saldo per I januari 135.000 Onttrekking voorziening personeelskosten -104.473 135.000 Saldo per 31 december 30.527 135.000 De voorziening personeelskosten is bedoeld voor het opvangen van de personeelskosten tot 1 april 2014 van de voormalig directeur die vanwege gezondheidsredenen haar taak niet meer kan uitvoeren. 2013 2012 € € 7.6 Kortlopende schulden Overige kortlopende schulden Erasmus MC 24.807 25.183 Accountants- en advieskosten 4.900 4.900 Ingeleend personeel 3.025 2.597 Onderhoud gebouw 452 886 Database 1.800 Publiciteitskosten 2.888 1.200 Huishoudelijke kosten 989 95 Beheervergoeding bank 6.210 5.700 Fusie kosten 1.327 Porti kosten 1.199 1.323 Overige schulden 5.465 3.412 51.735 46.623 7.7 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen. Tussen het Erasmus MC en het Familiehuis Daniel den Hoed bestaat een samenwerkingsovereenkomst voor het doorbelasten van salarissen, sociale lasten en pensioenpremies. De hiermee gemoeide jaarlasten zijn voor het jaar 2013 € 136.302.


54

8. Toelichting op de baten Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 â‚Ź â‚Ź â‚Ź Baten 8.1 Baten uit eigen fondsenwerving Donaties en giften 98.500 250.000 107.941 Bestemde giften 75.544 67.188 Nalatenschappen 35.797 366.000 Verkoop pr-artikelen 820 210.661 250.000 541.129 Aan de navolgende baten is door de gever een bijzondere bestemming gegeven : Kameradoptie 75.544 60.188 Opknappen meubilair 7.000 75.544 67.188 8.2 Baten uit beleggingen Rente op obligaties en dividenduitkeringen 118.414 125.000 132.071 Gerealiseerde koersresultaten 55.615 39.712 Ongerealiseerde koersresultaten obligaties -42.550 113.806 Ongerealiseerde koersresultaten aandelen 100.281 62.510 Overige rente 6.437 6.000 6.494 238.197 131.000 354.593


55

9. Toelichting op de lasten

Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

€ € € Lasten 9.1 Personeelskosten Salarissen 136.302 199.000 189.329 Ingeleend personeel 36.400 32.000 35.919 Andere personeelskosten 366 2.000 460 173.068 233.000 225.708 Het gemiddeld aantal werknemers in loondienst en niet in loondienst gedurende het boekjaar 2013 bedroeg 2,4 ( 2012 : 2,9 ). Bezoldiging directeuren 2013 2012 € € Dienstverband, T. van der Poel vanaf 1-10-2012 aard ingeleend uren op declaratiebasis 2013 729 part-time % 2013 39 Bezoldiging Gedeclareerde uren 36.400 8.358 Dienstverband, S.J. Tummers tot 1-10-2012 aard onbepaald uren 36 part-time % 100 Bezoldiging bruto loon/salaris 41.069 vakantiegeld 3.730 eindejaarsuitkering 13e maand 3.409 toelage 5.562 Totaal 53.770 SV lasten ( wg deel ) 5.021 Belastbare vergoedingen/bijtellingen 156 Pensioenlasten ( wg deel ) 8.259 Overige beloningen op termijn 3.183 70.389 36.400 78.747


56

9. Toelichting op de lasten (vervolg) Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 € € € 9.2 Vrijwilligers Reiskostenvergoeding 8.257 9.000 8.601 Ongevallenverzekering 381 400 381 Training 837 2.000 Attentie vrijwilligers 2.000 Jubilea vrijwilligers 1.070 3.000 2.885 Overige kosten 390 1.000 688 10.935 17.400 12.555 9.3 Huishoudelijke kosten Schoonmaakkosten 7.328 8.500 8.364 Linnengoed 141 500 169 Huishoudelijke kosten 2.507 3.000 2.779 Bloemen 723 800 681 10.699 12.800 11.993 9.4 Huisvestingskosten Energiekosten 14.729 18.000 14.329 Belastingen 8.594 8.000 8.125 Groot onderhoud 4.047 12.000 3.922 Onderhoud installaties 8.000 8.000 6.604 Onderhoud apparatuur 693 500 208 Onderhoud inventaris 74 1.000 5.310 36.137 47.500 38.498 De afwijking tussen de realisatie 2013 en de begroting 2013 wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere kosten voor onderhoud. In verband met de toekomstige verhuizing wordt alleen noodzakelijk onderhoud en reparaties verricht.


57

9. Toelichting op de lasten (vervolg) Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 € € € 9.5 Algemene kosten Telefoonkosten 1.317 3.000 2.717 Drukwerk en kantoorbenodigdheden 3.660 2.500 1.433 Boekhoudpakket 1.046 1.000 1.254 Bankkosten 612 500 495 Porti 3.107 3.100 3.017 Accountantskosten 4.850 5.000 4.750 Representatiekosten 165 200 188 Reis- en verblijfkosten 608 300 1.150 Bestuurskosten 2.943 4.000 16.254 Computerbenodigdheden 1.033 2.000 4.872 Overige algemene kosten 536 700 955 19.877 22.300 37.085 9.6 Publiciteitskosten Nieuwsbrief 9.725 9.000 8.483 Voorlichtingsmateriaal 735 Kosten Keurmerk 4.775 3.900 890 Database 10.903 11.000 6.020 Overige publiciteitskosten 18.736 12.500 11.380 44.139 36.400 27.508 De afwijking tussen de realisatie 2013 en de begroting 2013 wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere publiciteitskosten als gevolg van invoering van de nieuwe huisstijl.


58

9. Toelichting op de lasten (vervolg)

Realisatie Begroting 2013 2013 € € 9.7 Kapitaalslasten Afschrijvingen 42.566 44.000

Realisatie 2012 €

42.671

9.8 Bijzondere personeelskosten Personeelskosten - 135.000 Het verschil tussen de realisatie 2013 en de begroting 2013 wordt veroorzaakt doordat er in 2013 een voorziening is gevormd voor het opvangen van bijzondere personeelskosten tot 1 april 2014. Bij het opmaken van de begroting 2013 was dit nog niet bekend. Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 € € € 9.9 Onderzoekskosten nieuw familiehuis Onderzoekskosten nieuw familiehuis 63.998 - Om inzicht te krijgen in de te verwachten verbouwingskosten van het nieuwe familiehuis is aan een architect en installateur gevraagd een raming van deze kosten te maken. Bij het opstellen van de begroting was dit nog niet aan de orde.


59 accountants in non-profit

Stichting Familiehuis Daniel den Hoed Groene Hilledijk 299 3075 EA ROTTERDAM

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2013 van Stichting Familiehuis Daniel den Hoed te Rotterdam gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 (met een balanstotaal van € 5.112.050) en de staat van baten en lasten over 2013 (met een resultaat van € 110.640 positief) met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de Stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beiden in overeenstemming met Richtlijn 650 Fondsenwervende Instellingen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de door het bestuur van de stichting gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2013 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting Familiehuis Daniel den Hoed per 31 december 2013 en van het resultaat over 2013 in overeenstemming met Richtlijn 650 Fondsenwervende Instellingen. Verklaring betreffende andere voorschiften Wij melden dat het bestuursverslag voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in Richtlijn 650 Fondsenwervende Instellingen. Was getekend, Sliedrecht, 17 april 2014. WITh accountants B.V. P. Alblas RA

Correspondentie-adres Postbus 2150 - 2400 CD - Alphen aan den Rijn T 0172-750175 | www.withaccountants.nl | info@withaccountants.nl | Twitter: @withaccountants IBAN: NL71 INGB 0667 8301 62 | KVK: 28112484


Bijlage Begroting 2014


62

Begroting 2014 Begroting Realisatie Begroting 2014 2013 2013 â‚Ź â‚Ź â‚Ź Baten Eigen fondsenwerving 250.000 210.661 250.000 Beleggingen 126.000 238.197 131.000 Totaal baten 376.000 448.858 381.000 Lasten Besteed aan doelstellingen Hulpverlening 168.150 240.379 216.882 Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving 34.000 40.989 62.213 Kosten van beleggingen 24.000 25.492 23.000 58.000 66.481 85.213 Beheer en administratie Kosten van beheer en administratie 31.750 31.358 36.705 Totaal lasten 257.900 338.218 338.800 Exploitatieoverschot 118.100 110.640 42.200


Familiehuis Daniel den Hoed www.familiehuis.nl mei 2014


Jaarverslag 2013; Familiehuis Daniel den Hoed