6 minute read
BETRAKTELSER FRÅN ETT LYCKAT MÖTE: Kunskapsboost i Aten
Det var en solig helg i början av oktober. Deltagare kom inflygande från olika håll i världen. Nätverkande och kunskapsutbyte stod på agendan när 280 medarbetare från AWA sammanstrålade utanför Aten.
TEXT: INGELA ENGBLOM FOTO: RASMUS PETERSON (Där inget annat anges)
Kunskapsboost i Aten BETRAKTELSER FRÅN ETT LYCKAT MÖTE
FÖRRA NUMRET AV Tid för konferens kunde vi berätta om hur omfattande förberedelserna är inför en konferensresa. Det handlar inte bara om val av destination, hotell och restauranger. Logistik, teknik och administration kräver minutiös planering. I artikeln beskrev vi en rekognoseringsresa till Aten där varje liten detalj nöttes och blöttes. De noggranna förberedelserna lönade sig. Nu, med facit i hand, kan Anna Person och Malin Hallström på AWA konstatera att allt arbete de lade ner inför konferensen gav resultat.
- En inspirerande miljö, energifyllda möten och ett varierat program var några av framgångsfaktorerna, berättar Anna. I
AWA ÄR ETT KONSULTFÖRETAG med anor från slutet på 1800-talet. De är experter på skydd av patent, varumärken och design. Idag är de - Utvärderingen visar att vi lyckades nå samtliga mål – över förväntan, säger Anna.
ett internationellt företag med huvudkontor i Malmö. Vartannat år möts företagets cirka 300 medarbetare på en konferens. Det är en tradition sedan många år och huvudsyftet är att personalen ska få möjlighet att utbyta kompetens med varandra. Därav konferensens namn: ”Knowledge Boost”. Ett lika viktigt mål med mötet är att ge medarbetarna en chans att träffas, lära känna varandra och byta erfarenheter.
DET VAR INGEN självklarhet för AWA att mötet skulle gå av stapeln utanför Sverige. I år stod valet mellan Båstad och Aten. Kommunikationerna blev avgörande liksom klimatet. - Med så många deltagare måste man tänkta till lite extra. Bland annat blir det enklare att nätverka om det går att vara utomhus.
AWA HADE TUR MED vädret och arrangörernas reservplaner behövde aldrig verkställas. Första dagens middag var ett kritiskt moment. En grekisk buffé serverades under stjärnhimlen runt hotellets pool. Mingel, musik och välkomsttal av AWAs VD.
- Kvällen blev en positiv start på konferensen med en härlig stämning och skön temperatur.
DOLCE ATTICA Riviera Hotel ligger i en sluttning med utsikt över Medelhavet. Hotellet har många fördelar men det var framförallt konferensavdelningen som Anna och Malin föll för när de besökte hotellet några månader tidigare. Logistiken kring lokalerna är genomtänkt med flera stora grupprum för mindre möten och en foajé för utställning i anslutning till den stora salen.
- Ytorna mellan lokalerna uppmuntrade till naturliga samtal och bidrog till meningsfull tid mellan konferenspassen. Avsiktligt hade vi planerat in generöst med pauser, berättar Malin.
KONFERENSEN PÅGICK i två hela dagar. Lördag och söndag. Agendan var noggrant genomarbetad, tekniken testad och materialet förberett. Ibland var alla samlade, ibland delades gruppen upp i mindre konstellationer. Utställningen bestod av olika interna initiativ och bidrog till ett stort engagemang. Extra guldkant till konferensen satte medarbetarna från ett nyförvärvat företag i Belgien. De presenterade sig själva med mycket humor. - De fick stående ovationer och vi en fantastisk möjlighet att lära känna dem. Konferensen var överhuvudtaget energifylld, interaktiv och inkluderande. Eller som en av cheferna uttryckte sig i utvärderingen efteråt: ”Best Knowledge Boost ever”.
EFTER KONFERENSDAGARNA väntade gemensamma upplevelser utanför hotellet. På lördagen gick sex bussar in mot Aten och de antika
White Party
sevärdheterna. Det blev guidning både från buss och till fots.
- Promenaden blev längre än vi planerat då USAs utrikesminister var på besök vilket innebar att många av vägarna stängdes av. Ja, riktigt allt går inte att förutsäga, säger Anna.
NÄR DET BLEV DAGS för middag samlades gruppen på en restaurang i den gamla stadsdelen Plaka. Den hade Anna och Malin besökt tillsammans med eventbyrån när de rekognoserade. Att hitta tavernor som kan ta emot så stora grupper är inte enkelt men kvällen blev ett uppskattat inslag på resan. Det gällde även sista kvällens event. För att hitta rätt miljö till den hade de besökt ett flertal olika festlokaler. När de kom till Vorres museum rådde ingen tvekan. Ett före detta borgmästarhem har förvandlats till konstmuseum och mitt i all prakt ligger en stor gård och eventlokal med kritvita väggar. En förtrollande trädgård med skulpturer och Medelhavväxter leder vägen dit. Temat för kvällen föll sig naturligt: ”White Party”.
- Många var tveksamma till att klä sig i vitt men väl på plats förstod de varför. Det blev så effektfullt i den spektakulära miljön. Vi var alla riktigt tagna av stunden när vi skålade i bubbel innan middagen, berättar Anna. Det var inte bara den unika miljön som gjorde kvällen minnesvärd. DJ:n var något utöver det vanliga och dansgolvet var fullt från det han satte igång tills musiken tystnade. - Det blev ett lika svettigt som lyckat avslut på konferensen.
TILL SIST VILL BÅDE Anna och Malin ge en eloge till de två projektledarna från eventbyrån som också var med på plats tillsammans med en lokal arrangör.
- De tre var en enorm tillgång. Vi kunde alltid lita på att de låg steget före och tog tag i saker innan det uppstod problem.
Framförallt såg de till att även vi fick möjlighet att vara med på konferensen och vara en del av ”Knowledge Boost”. ◆
Middagen avnjöts i den gamla stadsdelen Plaka i Aten. Foto: Shutterstock
Uppdukade bord på restaurangen.
MISSA INTE NÄSTA UTGÅVA MED UTGIVNING 10 SEPTEMBER
MED SINA ÅRLIGT ÅTERKOMMANDE utgivningar har Tid för konferens” etablerat sig som en av de viktigaste marknadsföringskanalerna för konferensbranschen.
VI VILL DÄRFÖR INBJUDA DIG att medverka som annonsör i en av Sveriges största mediesatsningar som görs på temat konferens. Tveka inte att kontakta oss!
I NÄSTA UTGÅVA KOMMER VARA TEMA HÅLLBARHET:
• GRÖNARE MÖTEN – TIPS FRÅN PROFFSEN • AKTIVITETER FÖR EN GOD SAK • TILLGÄNGLIGHET & INKLUDERING • TEKNIK SOM UNDERLÄTTAR
ANNONS HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN NEWSFACTORY MEDIA GROUPANNONS ANNONS
konferens #20.01 Tid för SVERIGES STÖRSTA KONFERENSTIDNING | www.tidförkonferens.se
Kan det bli bättre plats för konferens?
Lönsamma möten kräver eftertanke
TIPS OCH RÅD INFÖR NÄSTA EVENT
Tillväxt och förnyelse i konferensbranschen 2020
”Utan resor och möten stannar allting upp” LOTTEN FOWLER, SBTA:
Kunskapsboost i Grekland FÖRETAGSCASET:
TEAMBUILDING –VÄGEN TILL FRAMGÅNG
TFK_2001.indd 1 2020-03-04 14:16
FÖR MER INFORMATION ELISABETH BÜLOW, tel +46 735 289 144 eller på elisabeth.bulow@newsfactory.se
Här är det gott att vara!
God mat och dryck är ett givet tillbehör till viktiga möten. Därför lagar vi mat med säsongens bästa råvaror, inspirerad av hela världen med självklar omtanke om vår miljö. Vårt spännande hus erbjuder flexibla salar och rum för upp till 1 120 personer, en slående utsikt över Uppsala och närhet till hotell, tåg och flyg. Och vi hjälper dig förstås med allt. Från start till mål. Välkommen till UKK!
018-727 90 20 konferens@ukk.se ukk.se
Sätt strategin på en fjälltopp
Vad får du om du mixar fria vidder, rörelse och förundran? Svaret är kreativa möten – på riktigt! En konferens på fjället har precis samma förutsättningar som på kontoret – och mycket mer. Byt whiteboards mot storslagna vyer och rapporter mot fartfyllda aktiviteter och vi vågar lova att bra saker kommer! Välkommen till Idre Fjäll
