AFFÄRSNYTTA: Lönsamma möten kräver eftertanke

Lönsamma möten kräver eftertanke AFFÄRSNYTTA

Konferenser och events skapar förutsättningar för framgångsrika företag. De är effektiva verktyg för att nå en önskad förändring. Men det gäller att göra rätt. Fel kan bli dyrt och den önskade affärsnyttan uteblir. Tänk efter före och lägg upp en strategi.

TEXT: INGELA ENGBLOM

ONFERENSER ÄR EN investering som ska ge utdelning på samma sätt som allt annat som köps in till företaget. Men kalkylerna är inte alltid lätta att göra. Ökade intäkter efter en lyckad säljkonferens går att räkna hem i kronor och ören. Men oftast är det andra, mer långsiktiga och komplexa parametrar som ger den stora affärsnyttan. Effektivare projektgrupper, innovationer, lojala medarbetare, attitydförändringar, ökad arbetsglädje, sammanhållning och motivation. K

”Den stora utmaningen är att definiera målet. Att utgå ifrån syftet kan låta som en självklar- het men min erfarenhet är att förvånansvärt få företag gör det.”

IDAG FINNS DET ett antal verktyg för att räkna hem mötet. Den stora utmaningen är att definiera målet. Att utgå ifrån syftet kan låta som en självklarhet men min erfarenhet är att förvånansvärt få företag gör det.

Den årliga konferensen bokas in på slentrianmässiga grunder och inte med tanke på långsiktiga mål. Förr var konferensen ett tillfälle för ledningen att delge information. I en digitaliserad värld sker det idag via andra kanaler. Delaktighet, förankring, värdegrunder står istället på agendan. Frågeställningar som är svåra att formulera, kommunicera och mäta. De som lyckats har ofta utgått från de kommunikativa och affärsstrategiska utmaningarna redan i den initiala planeringen av mötet. För att mäta resultatet har de valt ut några av de viktigaste parametrarna som går att följa upp.

TIPS & RÅD INFÖR NÄSTA MÖTE, KONFERENS OCH EVENT

Vad är ert företags löfte? Vad står ni för? Vad är er vision och mission? Hur ser era värderingar ut och vad lovar ert varumärke?

Kartlägg syfte och mål med mötet. Vad vill ni förmedla just nu? Vilket är det övergripande budskapet? Vilka är de affärsstrategiska utmaningarna? Vilken affärsnytta ska konferensen eller eventet bidra med? Målet är det resultat som förväntas och helst ska det vara mätbart.

Hur ser målgruppen ut? Vilka är intressenterna? Kunder, medarbetare, leverantörer? Unga, gamla? Gör gärna en ”persona”, d.v.s. en fiktiv typisk deltagare. Vilka intressen har de, vilket språk använder de och på vilket sätt de tar till sig ny information?

Vilka förväntningar har deltagarna? Vad har de gjort tidigare? Vilken information ska de få innan möte? Förberedande uppgifter?

På vilket sätt ska målgruppen påverkas? Vilken känsla vill ni att eventet ska lämna efter sig? Hur ska målgruppen reagera och agera?

Är alla med på resan? Är eventet väl förankrat inom organisationen? Är alla med på tåget? Om eventet ska bli sant och ärligt krävs det att konceptet kommer inifrån.

Studera tidigare möten. Vilka var framgångsfaktorerna och fallgroparna? Vad kan återanvändas och vad ska undvikas?

Skapa en plattform för uppföljning och utvärdering. Det krävs en kontinuerlig avstämning under hela projektet så att målet ständigt är i sikte. Använd digital utvärdering under genomförandet för att snabbt kunna åtgärda misstag. Utvärdera och mät. Var mötet lyckat och lönsamt? Vad kan ni göra bättre till nästa gång?

NÄR MÅLET VÄL är satt kommer nästa fas i planeringen. För att en konferens ska göra skillnad är det många faktorer att ta hänsyn till såsom till exempel åldrar, kulturskillnader och tidigare erfarenheter.

Anpassa program och miljö efter deltagarnas förutsättningar. Det gäller såväl interna som externa möten.

Om syftet är att behålla och attrahera medarbetare är de spännande upplevelserna befogade, om varumärket ska stärkas är förmodligen det spektakulära eventet en framgångsfaktor.

Att ta hjälp av ett bokningsbolag eller eventbyrå har många fördelar. De har erfarenhet av att arbeta med de här frågorna och vet vad som fungerar och vilka fällor som ska undvikas. Ju mer införstådda de är i er bakgrund desto bättre förutsättningar har de att hjälpa er att nå det resultat ni önskar. Att betrakta dem enbart som en resebyrå eller en scendekoratör blir sällan lönsamt.

EN ANNAN VIKTIG FAKTOR är deltagarnas förväntningar inför eventet. Infrias de är det bra, om inte är det katastrof. Det bästa är naturligtvis om de överträffas.

Noggranna förberedelser lägger grunden. Ge rätt och relevant information i inbjudan och övrig information inför eventet. Att använda en mötesapplikation kan

”En annan viktig faktor är deltagarnas förväntningar inför eventet. Infrias de är det bra, om inte är det katastrof. Det bästa är naturligtvis om de överträffas.”

underlätta. Vad förväntas av deltagarna – före, under och efter mötet? Idag är möten och events mer interaktiva och inkluderande. Det ställer andra och nya krav på både arrangör och deltagare.

GLÖM INTE ATT planera in tid utanför agendan. Det är en rekommendation som återkommer i flera av artiklarna i det här numret av Tid för konferens. Möjlighet till samtal och nätverkande är ofta det allra viktigaste under ett möte i dag. Erbjud tid och inbjudande miljöer för socialt umgänge utanför konferenslokalen. Det kan vara då och där de viktigaste förändringarna sker. ◆

Möten på Örenäs Slott Hos oss upplever ni en härlig kontrast mellan det historiska slottet och vårt moderna konferenscenter med ljusa, luftiga lokaler.

Vår största lokal har plats för upp till 400 pers i biosittning, med egen scen för föreläsare, högt i tak och med möjlighet att köra in fordon i lokalen. Perfekt för större konferenser, utställningar eller varför inte en bilmässa.

De flesta av våra konferenslokaler har stora fönster som ger härlig utsikt över sund, slottspark eller skånska rapsfält.

OM OSS

Örenäs Slott är en både storslagen och vardagsnära hotell- och konferensanläggning i unik slottsmiljö. Vi erbjuder även helgpaket för god mat, golf, träning, högtider och olika aktiviteter för avslappnad samvaro med vänner – eller lyxig guldkant i gott sällskap. Örenäs Slott ligger strax söder om Helsingborg, med en magnifik utsikt över Öresund och Ven.

Sundbyholms Slott vid södra Mälaren, en mil norr om Eskilstuna. I hjärtat av Mälardalen - mellan Stockholm, Örebro och Västerås. www.sundbyholms-slott.se/konferens/

ÖRENÄS SLOTT Ålabodsvägen 193 261 63 Glumslöv KONTAKTA OSS

TELEFON: +46 418 45 11 00 E-POST: info@orenasslott.com WEBB: www.orenasslott.com

FÖLJ OSS

info@ sundbyholms-slott.se 016 - 42 84 00

En festlig 1700-tals maskeradbal eller en lyrisk vikingamiddag? 495 kr exklusive moms/ person i tillägg till helpensionen. Mordweekend med interaktiv mordpjäs: 27/3, 28/3, 4/4, 18/4, 24/4, 25/4, 2/5, 8/5, 16/5. Påskpaket: 10/4, 11/4, 12/4 Valborgspaket:30/4 www.sundbyholms-slott.se/weekendpaket/ 109 hotellrum med 233 sköna bäddar! Sundbyholms Slott Välkommen till

Romantik eller MORD?

Viking eller nobless?