Projektno delo (Jože Gornik, Veronika Jelen) by Nefiks

PROJEKTNO DELO Jože Gornik in Veronika Jelen

Nefiks je vodilni sistem beleženja neformalno pridobljenega znanja v Sloveniji, ki mladim omogoča, da na enem mestu sistematično zberejo vse neformalno pridobljene in s strani organizacij potrjene kompetence, izkušnje in veščine. V e-Nefiks lahko vpisuje tudi organizacija, ki mladim zabeleži in potrdi vse kompetence, ki so jih razvijali v sklopu pri njej izvedenih aktivnosti. Izpis iz e-Nefiksa je Knjižica kompetenc s prilogami, ki mladi osebi pomaga pri vseživljenjski karierni orientaciji in pri vstopu na trg dela.

V projektu Nefiks zaposlitvene rešitve mladi dobijo dolgoročno obravnavo in strokovna usposabljanja za razvoj kompetenc. Najmanj tri mesece delujejo v Nefiksovih petkah (5 članov) in eno leto v skupinah Moje kompetence (do 20 članov). Vsaka petka v sodelovanju z delodajalcem izbere družbeno koristni ali projekt varovanja zdravja. S pomočjo e-Nefiksa mladi ustvarijo nadgrajujoč kompetenčni profil, viden delodajalcem. Projekt financirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada ter Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport. Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa za izvajanje evropske kohezijske politike v obdobju 20142020, prednostna os: 8, prednostna naložba 8.2.

Jože Gornik in Veronika Jelen

PROJEKTNO DELO

Zavod NEFIKS Inštitiut za promocijo in beleženje neformalno pridobljenega znanja 2018

Nefiks zaposlitvene reĹĄitve

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

1 Projekt in projektno delo Vsi si želimo približati svojim sanjam oziroma stvarem, ki si jih želimo. Sanje so sicer lepe, vendar niso projekt. Volja uresničiti te sanje je odločitev za akcijo. Akcija, ki te sanje uresniči, pa je projekt. Vsak projekt je enkratna in časovno omejena organizacijska tvorba, ki ima svoj začetek in konec, ko so doseženi zastavljeni cilji. Projektno delo je torej priložnost za izbor vsebin, ki so nam blizu. Možnost imamo spoznavati ne samo konkurenco, tveganja in vse, kar prinaša družbeni in tehnološki razvoj, ampak tudi to, da nastajajo nove potrebe in s tem možnosti za nove ideje in zamisli. Z razvojem znanja v sodobni informacijski družbi postajajo spremembe vse bolj kompleksne in intenzivne. Vse več je zahtev družbe po integralni ponudbi kakovostnih proizvodov in storitev. Izobraževalne inštitucije, od osnovnošolskega do univerzitetnega nivoja, zagotavljajo pridobivanje sodobnih znanj računalniške tehnologije, ta znanja integrirajo in prek medijev globalno distribuirajo. Vendar pa globaliziranega sveta ne poganja tehnologija, ampak znanje in volja ljudi. Vsa pridobljena znanja so kaj malo vredna, če jih človek koristno ne uporabi. Za to pa mora biti sposoben razviti lastne strokovne in komunikacijske kompetence, zasnovane na medkulturnem dialogu (Atlagič, 2006: 26). Projektno delo nam je lahko v izziv, saj lahko želje preoblikujemo v namen, cilje, ki udejanjajo ta namen, pa izvajamo z aktivnostmi, za katere menimo, da so ustrezne. Nenazadnje, s projektnim delom smo lahko zelo koristni; tudi počutimo se pogosto tako. Najbolje je, da izhajamo iz realnih izzivov in priložnosti, iz dejanskih potreb, ali pa se lotimo reševanja problemov v okolju. Rezultati naj bodo namenjeni ustreznim ciljnim skupinam. Ocenimo zmožnosti, kakšno in kako trajno je zanimanje za določene vsebine in interes (Atlagič, 2006: 54). Projektno delo je tudi vabljiva priložnost, saj pomeni, da lahko izkoristimo vse potenciale, ki so v nas samih. Razvijamo potenciale, za katere že vemo, da obstajajo, in spodbujamo nove. Zaposlimo možgane, ki so premalo izkoriščeni. Nikoli ne smemo zamuditi pravega trenutka, zgrabiti je treba priložnost – tudi za projektno delo. 3

Nefiks zaposlitvene rešitve

1.1

Kaj sploh je projekt

Projektni pristop vključuje zasnovo uresničevanja zamisli in oblikovanje specifičnega modela (projekt), ki predstavlja določeno zaporedje dogodkov in aktivnosti, te pa vodijo v doseganje zastavljenega cilja v nekem času in prostoru. Namen projektnega dela je doseči, da udeleženci: o pridobijo lastne izkušnje in nova neposredno uporabna znanja ter o razvijejo zavest, da je za cilje, ki jih želijo doseči, treba zasnovati premišljen pristop, ki bo raznovrstne aktivnosti, vire, stroške ter informacije o poteku aktivnosti za doseganje zastavljenih ciljev postavil v okvir specifičnega modela, ki bo nazorno prikazal pot do cilja. Projektni pristop pri snovanju zamisli in uresničevanju projektov udeležencem posreduje znanja, kdaj in kako pridobljeno znanje konkretno uporabiti, omogoča jim razvijati kompetence za izvajanje aktivnosti. Projekti in projektni pristop pri opravljanju nalog in doseganju ciljev so bili sprva značilni za gradbeništvo, aeronavtiko in inženiring, danes pa se pojavljajo tudi na drugih področjih. V dinamičnem okolju delujejo uspešno le podjetja, ki ustrezno hitro ukrepajo, če je njihovo delo projektno organizirano. Rezultat projekta je proizvod, stvaritev in pomeni novo izkušnjo v vseh pogledih. Pri vsakem projektu je treba določiti, kaj (učinki in kakovost) mora biti narejeno, kdaj in za koliko denarja. (Atlagič, 2006: 22)

1.2

Značilnosti projekta

Vsak projekt je sestavljen iz več aktivnosti, ki se dopolnjujejo, da dosežejo rezultate in cilje. Vsako aktivnost je treba poimenovati in opisati. Navesti moramo vse korake, ki jih je potrebno izvesti, da dosežemo rezultate. Razložiti moramo, zakaj smo se odločili za izvedbo določene aktivnosti. Opisati moramo vlogo partnerjev, družabnikov in podizvajalcev posameznih aktivnosti; kje in zakaj so potrebni, kako bodo vključeni, kaj in kako bodo doprinesli projektu. (Sekula Krstič, 2015: 20)

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

Projekt opredeljujejo različne značilnosti, za podrobnejšo razlago lahko vzamemo primer projekta Nefiks karierni dan.

Torej, projekti: o

so nove in enkratne dejavnosti (Nefiks karierni dan, 2. 2. 2017);

imajo svoj namen (poudariti pomen karierne orientacije dijakom srednjih šol po Sloveniji);

morajo biti realistični (cilj – projekt bomo izvedli na srednjih šolah po Sloveniji);

imajo omejitve (časovno opredeljen začetek in konec, npr. januar in prva polovica februarja 2017);

so kompleksni (obsegajo tehnike raziskovanja in načrtovanja, npr. poiskati zainteresirane institucije za sodelovanje, pridobiti soglasje srednjih šol za izvedbo kariernega dne, najti moderatorja za osrednji dogodek ...);

so skupinske aktivnosti (aktivnosti vseh slovenskih srednjih šol, ki se bodo vključile v projekt Nefiks karierni dan);

so enoviti (prostovoljci ustvarjajo nove ideje, ugotavljajo, kako popestriti aktivnosti na kariernem dnevu, so inovativni, vendar ohranijo rdečo nit projekta skozi leta);

zahtevajo opredelitev potrebnih denarnih sredstev (opredelitev predvidenih prihodkov in odhodkov, svetuje se tudi čim bolj natančna opredelitev nepredvidenih stroškov – popis stroškov, ki bi lahko nastali v določenih scenarijih) (Krošl in Ravbr, 2008: 6).

Nefiks zaposlitvene rešitve

1.3

Življenjski ciklus projekta

Glavne in zelo splošno definirane faze projekta bi bile: oblikovanje projekta, izvedba projekta in vrednotenje učinkov.

Shema 1: Projektni ciklus (Atlagič, 2006: 25)

Med temi osnovnimi fazami pa se nenehno spletajo številne vezi in medsebojne povezave, te pa sprožajo nove aktivnosti oziroma celo potrebo po izvedbi novega projekta. Ker pa nam pred, med in po zaključku projekta pride prav malce podrobnejša slika vsega, kar pravzaprav počnemo, bomo govorili o polnem življenjskem ciklusu projekta, ki tudi podrobneje opredeljuje sestavine posameznih faz, vključuje pa sprotno preverjanje ustreznosti posameznih faz ter omogoča ukrepanje pri doseganju le delnih učinkov.

Shema 2: Polni projektni ciklus (Atlagič, 2006: 25)

Jože Gornik in Veronika Jelen

1.4

Projektno delo

Vrste projektov

Ker so projekti neke vrste odziv na potrebe iz okolja ter odsev same skupine in dogajanja v njej, jih glede na to razvrščamo v štiri skupine: a) tehnični projekt ima definirano idejno zamisel, izvajalci za dovršitev predlaganega projekta so določeni, npr.: lokacija in umestitev igrišča za odbojko; b) projekt lahko podjetje vključuje v izdelavo poslovnega načrta – podlage za ustanovitev podjetja, katerega cilj je rast, delo, zaslužek in povečanje dobička; c) inovativni projekt je projekt, ki ni nujno v realnosti izpeljan, ima pa pridih po nečem novem in inovativnem, npr. vaške igre; d) EU projekt je mednarodni projekt, npr. projekt Comenius.

Projekte pa lahko ločimo tudi glede na njihov namen (naročnik – cilji) oz. na njihovo pogostost ali strateško razsežnost. Vrste projektov

po naročniku

notranji

glede na cilje

predmetno usmerjeni

po pogostosti

zunanji

procesno usmerjeni ponavljajoči se enkratni

Shema 3: Vrste projektov (Löschenberger, 2003: 45)

Nefiks zaposlitvene rešitve

Notranji (interni) projekti so namenjeni izboljšanju učinkovitosti podjetja, medtem ko zunanje (eksterne) projekte podjetje izvaja za stranko, ki določi projektne cilje in kot rezultat projekta dobi določen izdelek ali storitev. o Primer internega projekta: Zavod Nefiks za svoje vodje projektov organizira 3-mesečno izobraževanje o pridobivanju kompetenc na področju inovativnega PR-ja. o Primer eksternega projekta: Slovenska filantropija najame Zavod Nefiks, da bi zanje izvedel 3-mesečno usposabljanje za vse, ki se bodo prijavili na njihov razpis. Predmetno usmerjeni projekti imajo za svoj cilj izdelavo, spremembo in/ali izboljšanje izdelkov, medtem ko se procesno usmerjeni projekti ukvarjajo z opredelitvijo, oblikovanjem ali s koordiniranjem izvedbenih del pri storitveno-izdelavnih ali informacijskih procesih. o Primer predmetno usmerjenega projekta: Prostovoljci, ki sodelujejo pri Kariernih klubih Nefiks, izdajo prenovljen priročnik za izvajanje mladinskih delavnic v srednjih šolah. o Primer procesno usmerjenega projekta: Nefiks 5ke, ki so del projekta Nefiks zaposlitvene rešitve, izboljšajo pretok informacij v svoji skupini s tem, da izvedejo nekaj organizacijskih ukrepov. Ponavljajoči se projekti se pojavljajo v podobni temeljni strukturi, kljub temu da se naloge in aktivnosti morebiti spreminjajo, enkratni projekti pa se praviloma ne ponavljajo. o Primer ponavljajočega se projekta: Karierni klubi Nefiks se vsako leto ponavljajo na različnih šolah po Sloveniji, osnovna zgradba projekta je vsako leto podobna, samo izvajanje pa se prilagodi potrebam dijakov, ki so v te klube vključeni. o Primer enkratnega projekta: Pristanek prvega človeka na Luni. (Krošl, Ravbar, 2008: 9−10) 8

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

Aktivnost 1: Ali gre za projekt? Ali gre za projekt? DA/NE

Katerih projektnih kriterijev ne vsebuje?

Nakup nadomestnega kopirnega stroja za finančno računovodstvo. Oblikovanje in uvajanje stroškovnega računovodstva. Predstavitev letnega poslovnega poročila v Novi Ljubljanski banki. Izdelava ponudbe za celoletno izobraževanje zavarovalnih zastopnikov neke zavarovalnice. Razvijanje novih seminarjev za financiranje izvoza v nekdanjih socialističnih državah. NASA pripravlja prve astronavte za pristanek na Marsu. LIONS klub prireja svoj 49. božični sejem. Družina Blazinšek potuje prvič z letalom na dopust v Grčijo. Dunajski filharmoniki imajo novoletni koncert pod taktirko dirigenta Johana Fritza. Dr. Drobnič skrbno operira slepič. Dr. Madunić izvaja operacijo, s katero bo ločil siamska dvojčka.

Nefiks zaposlitvene rešitve

2 Skupinsko/timsko delo Skupina je lahko tudi tim in v podjetništvu velja, da je tim zmagovalec. Ljudje smo po naravi socialna bitja, delovno okolje pa za vsakega posameznika predstavlja pomemben socialni splet. Z vidika druženja in sodelovanja govorimo o skupinah in timih. Tako vsak posameznik pripada popolnoma avtomatično več vrstam skupin (npr. glede na raso, nacionalno pripadnost, situacijske okoliščine ipd.), vendar v takšnih primerih še ne moremo govoriti o timih. Definicija ti ma je malo bolj kompleksna in se od definicije skupine razlikuje po različnih dejavnikih. Pogosto pa se opredelitve skupinskega in timskega dela zamenjujejo med sabo. Skupinsko delo zahteva veliko manj energije, vendar je za nek skupni končni produkt, ki ga želimo doseči, tudi veliko manj produktivno in pomembno.

Razlike med skupino, ki dela skupinsko, in skupino, ki dela timsko: SKUPINA

Člani menijo, da so organizirani v skupine iz administrativnih razlogov. Posamezniki delajo neodvisno, le če so cilji skupni, sodelujejo z drugimi.

Ker člani niso dovolj vključeni v načrtovanje ciljev skupine, skušajo vso pozornost usmeriti nase. Delo jemljejo preprosto kot najemni delavci.

TIM Člani poznajo medsebojne odvisnosti in vedo, da je osebne in timske cilje najlažje doseči z vzajemno pomočjo. Ne izgubljajo časa s konflikti o tem, kam sodi določeno delo, in se ne poskušajo osebno okoristiti na račun drugih.

Člani sprejmejo delo kot svoje in združijo moči. Zavezani so istemu cilju, ki so ga tudi sami pomagali določiti.

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

Članom povejo, kaj morajo delati, ne da bi skupaj razmišljali, kakšen bi bil najboljši način dela. Ne spodbujajo predlogov.

Člani prispevajo k uspešnosti podjetja s svojo izvirnostjo, talentom in znanjem, kar omogoči boljše doseganje ciljev tima.

Člani so zelo previdni pri tem, kaj povedo, tako da je resnično razumevanje v skupini nemogoče. Lahko se pojavi namišljeno igranje vlog, postavljajo se pasti v komuniciranju.

Člani si prizadevajo za odprto in pošteno komunikacijo. Trudijo se, da bi razumeli stališče drugih.

(Vir: Krošl in Ravbar, 2008: 12)

2.1

Metode in oblike dela pri projektnem delu

Pri projektnem delu se priporoča uporaba in kombinacija različnih metod in oblik dela, našteli in na kratko opisali jih bomo le nekaj, ostale pa lahko najdete tudi v literaturi, zapisani ob koncu te publikacije. a. Klasična možganska nevihta To je metoda iskanja idej v skupini. Uporabljamo jo kot prvi korak pri reševanju problemov ali iskanju različnih priložnosti. Pri reševanju problemov lahko iščemo eno samo rešitev ali več različnih. S tem dobimo veliko idej, izberemo pa najboljšo. a. Variacije možganske nevihte i.

Razprava 66

Pri tej tehniki sta določena čas reševanja ideje in število udeležencev. Skupine s po šest udeleženci iščejo rešitve šest minut. Po končanem iskanju idej se organizira plenum, na katerem predstavniki posameznih skupin poročajo o

Nefiks zaposlitvene rešitve

najdenih rešitvah in o njih razpravljajo. Po razpravi se predstavniki vrnejo v skupine in v nadaljnjih šestih minutah izboljšajo rešitve ali pa dodajo nove. Nato ponovno sledi plenum, razprava in izboljšanje rešitev. Krog se ponavlja toliko časa, da se izoblikujejo sprejemljive in uporabne rešitve. ii. Metoda 635 Vsak od šestih udeležencev oblikuje tri ideje v petih minutah. Po petih minutah izroči list svojemu desnemu sosedu, dopolni ideje drugih, hkrati doda tri nove ideje. To poteka, dokler udeleženci ne dobijo nazaj svojega listka. Ker prične zmanjkovati časa, se pri vsaki menjavi čas izvajanja podaljša za minuto ali dve. Skupina nato predloge ovrednoti in sprejme najboljši predlog. b. Snežena kepa Vsak udeleženec na svoj list (npr. v 3 minutah) napiše svoje predloge. Nato se člani povežejo v pare in ideje združijo. V nadaljevanju se pari povežejo v četvorke in nato četvorke v skupine z osmimi člani. V vsaki fazi se združijo ideje vseh članov skupine. Na koncu se vse različne ideje zabeležijo. c. Delfi tehnika Udeleženci so med seboj zelo oddaljeni, z njimi komuniciramo prek elektronske pošte ali drugih načinov pisnega komuniciranja. Pri tej metodi najmanj petim in največ dvajsetim izbrancem pošljemo pismo in jih prosimo, da v določenem času prispevajo nekaj idej na postavljeno vprašanje. Njihove ideje povzamemo, povzetek pošljemo istim osebam s prošnjo, da v določenem času dopolnijo svoje ideje. Postopek ponovimo dvakrat do štirikrat. V zadnji pošti jih prosimo, da analizirajo in presodijo svoje predloge. S tem dobimo oceno tako dobljenih rešitev. d. Simulacije Simulacija je ustvarjena situacija, v kateri učenci aktivno rešujejo naloge in tako pridobivajo neposredne izkušnje. Pri simulaciji gre za posnemanje resničnosti. Viri in vloge so lahko vnaprej določeni, vedenje učencev pa ne. Simulacija daje možnost eksperimentiranja, zato je še toliko bolj primerna za učenje novih spretnosti.

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

e. Igra vlog Po dve skupini rešujeta enak problem z različnega vidika (npr. kupec – prodajalec). Vsaka skupina naključno izbere listič z navodili in se v 10 minutah pripravi na vlogo. Skupina izbere igralca, ki jih zastopa. (Atlagič, 2006: 16−20)

2.2

Vloge in zadolžitve v projektni skupini

Kot smo že omenili, so sestavine vsakega projekta vse aktivnosti, ki gradijo projekt. Aktivnosti pa so, če poenostavimo, opravila in/ali naloge, ki jih je treba opraviti, da bo projekt izpeljan. Bolje kot jih opravimo, bolje bo izpeljan projekt. Ker pa morajo projektne aktivnosti izpeljati ljudje, je ravnanje s človeškimi viri res zelo pomembno. Dandanes je samo upravljanje človeških virov znotraj projekta tako pomembna naloga, da je postala ena od glavnih sestavin pri upravljanju projekta. Gre torej za znanje in sposobnost tistih, ki so vključeni v projekt, da izpeljejo naloge, ki so jim bile dodeljene/so jih izbrali sami, in pa tudi za to, da na najbolj ustrezen način v projekt vnesejo znanje, pridobljeno kjer koli ali kadar koli. Priprava, izvajanje in spremljanje dejanskega izpolnjevanja ciljev (uresničevanja aktivnosti) pa so zadolžitve članov projektne skupine. Pomembno je, da je vsakemu članu dodeljena vloga, ki se sklada z njegovimi osebnostnimi značilnostmi, sposobnostmi in znanjem, ki ga le-ta ima. Vsak član pa mora občutiti lastništvo nad projektom – mora se počutiti del projekta, da lahko sprejme zaupano vlogo z zavedanjem, da je za svoje zadolžitve odgovoren sam, s tem pa posredno tudi za rezultate, ki jih projekt želi doseči. (Atlagič, 2006: 40)

V začetku delovanja, ko se skupina še ne pozna dobro, je razumljivo, da še ne deluje kot pravi tim. Vseeno pa se zaradi različnih tipov osebnosti in različnih načinov komuniciranja v skupini razvije dinamika, ki je značilna za vsako skupino posebej. In kljub temu da člani pri ostalih članih na začetku še niso sposobni prepoznati vodstvenih ali kakšnih drugih izstopajočih kompetenc, je vseeno potrebno začeti delati na tem, da se določene vloge v skupini čim prej razdelijo. 13

Nefiks zaposlitvene rešitve

Pri oblikovanju skupine je recimo pomembno, da razmislimo o tem, kako vključiti vse posameznike. Zelo uporabno je imeti v skupini dobrega organizatorja, ki si bo vestno zapisoval vse ideje in vedno postregel s popolnim zapisnikom srečanja, vendar pa je ravno tako pomembno, da v skupini identificiramo tudi posameznike, ki se počutijo še posebej močni v generiranju idej. Vsi seveda nismo nadarjeni za vse in medtem ko se nekateri najudobneje počutijo v fazi raziskovanja in teoretičnih odkritij na področju tematike našega projekta, se nekateri drugi počutijo najbolje v fazi produciranja novih idej – niso pa recimo najboljši v izvajanju le-teh ali v zapisovanju le-teh na papir. Ker smo si različni, je treba to spoštovati, hkrati pa to karseda podrobno spoznati in uporabiti kot strateško prednost projektne skupine.

Vodja Vodja prevzema najbolj odgovorno delo. Skupino mora voditi v pravo smer razvoja projektne ideje. Izvaja tudi nadzor, svetuje in pomaga ostalim članom ter pomaga na poti do uresničitve cilja. Ponavadi je zaželjeno, da predstavlja avtoriteto skupine, resnost in aktivnost. Vodja mora biti v različnih fazah razvoja skupine pozoren na razne stvari: Obdobje rojevanja

· logistika, · osnovne potrebe (urnik, orientacija v okolju, dolžina projekta ...), · lastna vloga, način dela (postopen pristop, podati osnovna pravila, informiranje, usmerjanje), · postavitev jasnih ciljev in nalog, · prostor za osebno predstavitev, · možnost spoznavanja osebnih izkušenj.

Obdobje oblikovanja

· vaje za reševanje konfliktov, · dejavnosti za sprostitev energije, · opogumljati posameznike pri predlogov, · odpor do naloge,

izražanju

misli

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

· motnja ima prednost, · voditelj mora preprečiti skupinsko prisilo. Obdobje utrjevanja

· paziti na pravilno predstavitev naloge – vsebine, · reševanje nasprotij pomaga skupini pri rasti, vendar to ne gradi skupnosti (nasprotje lahko pripomore k rasti, vendar to ne more biti metodološki pripomoček), · prenos odgovornosti na skupino, · dati možnost razvoja posamezniku in skupnosti.

Obdobje zrelosti · ne zastaviš preveč, da se ne utopijo v delu, · avtoriteta voditelja – skupina je sposobna samostojnega dela, · uravnotežena skrb za posameznika, skupino in nalogo, · skrb za povratno informacijo, · podpira soočenja posameznika z lastnimi močnimi in šibkimi točkami. Obdobje zaključevanja

· · · ·

vrednotenje preteklega dela, dopustiti, da gre vsak svojo pot, poskrbeti, da vsebine ne ostanejo nedorečene, slovo.

Kompetence voditeljev Vsak voditelj naj bi pridobil določena znanja, veščine. Govorimo o kompetencah voditelja. Ni namreč dovolj, da voditelj samo nekaj ve, pomembno je tudi njegovo vedenje. Kompetenca obsega znanje, veščine, stališče in vedenje. 1. Kompetence s področja komunikacije: o o o o o o o o

strukturirano in jasno podaja navodila in daje informacije, aktivno posluša sogovornike, postavlja odprta vprašanja, udeležencem podaja konstruktivno povratno informacijo, spodbuja in sprejema povratno informacijo o svojemu delu, se zanima za posameznika – člana projektne skupine, besedna in nebesedna komunikacija sta skladni, opazuje potrebe skupine in se pravilno odziva nanje. 15

Nefiks zaposlitvene rešitve

2. Kompetence s področja motivacije o o o o o o o o o

zna zastavljati realne cilje, zna skupino spodbuditi k doseganju ciljev, zna brezciljne posameznike spodbujati k aktivnosti, vidi smisel svojega dela, v težavah optimistično išče rešitve, delegira naloge – ne naredi vsega sam, zna dajati pohvale, uporablja pretežno notranjo motivacijo, ve, kdaj pustiti skupino, da dela sama.

3. Kompetence za reševanje konfliktov o o o o o o

se na provokacije ne odzove samo čustveno, ampak tudi razumno, zna odkriti jedro spora, v konfliktu uporablja asertivno komunikacijo – jaz sem v redu, ti si v redu, v reševanju konflikta je usmerjen v prihodnost, v konfliktih, kjer ni osebno udeležen, dobro preceni, kje ga potrebujejo kot mediatorja, skuša delovati po principu zmagam – zmagaš.

4. Kompetence za delo s posameznikom o o o o o o

opazuje posameznike v skupini, zanima se za življenje posameznikov tudi zunaj skupine, pozna posameznikove dobre in šibke točke za skupino, pristopa do vsakega posameznika, tudi do tistih, ki mu značajsko niso simpatični, spodbuja in pohvali posameznika, aktivnosti zna izbirati tako, da se lahko izrazijo vsi posamezniki.

5. Kompetence do dela s skupino o o o o o 16

člane skupine spodbuja, da medsebojno sodelujejo, v pravih trenutkih nastopi pred celo skupino, v pravi meri soustvarja identiteto skupine, poskrbi, da so v skupini postavljena pravila, prilagodi svoj stil vodenja fazi razvoja skupine,

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

zna izbrati pravi trenutek, da zapusti skupino in preda vodenje.

6. Kompetence v odnosu do samega sebe o o o o o o o o Naloga:

pozna svoje talente in sposobnosti, se zaveda svojih močnih in šibkih točk, ve, kaj dobiva zase v skupini, se zaveda svoje vloge in vpliva na skupino, pozna svoje načine reagiranja v kritičnih situacijah, je pomirjen sam sabo, pozna svoj prevladujoči stil komunikacije, pozna svoj prevladujoči stil vodenja.

Iz vsakega področja izberi svojo najmočnejšo kompetenco in najšibkejšo kompetenco. Najmočnejša kompetenca Najšibkejša kompetenca

Oblikovalec To je ponavadi posameznik, ki ima nekaj več stila in smisla za pisne izdelke ter ustno in pisno komunikacijo. V skupini ponavadi najbolj asertivno podaja informacije, zna kratko in jedrnato zapisovati pomembne točke, zna pa tudi prisluhniti željam in potrebam članov v skupini. To so ponavadi posamezniki z višjim čutom empatije in/ali z višjo čustveno inteligenco. Dvomljivec Ta vloga v skupini ni glede na naziv nič manj pomembna kot prejšnji dve. To je ponavadi posameznik, ki zna postavljati veliko vprašanj in »dvomiti« v samo izvedbo aktivnosti in/ali projekta. Na ta način si lahko sestavimo tudi plan B, saj nas oseba opozori na potencialne prepreke, ki jih mogoče ne bi opazili oz. pomislili nanje.

Nefiks zaposlitvene rešitve

Poročevalec Poročevalec naj ne bi imel treme pred javnim nastopanjem in poročanjem ostalim skupinam. Poroča, kaj delajo v njegovi skupini, kako daleč so z idejo, znati mora poizvedeti pri drugih skupinah, kaj jim le-te predlagajo kot neodvisni člani, ki niso tako obremenjeni z njihovo idejo in morda lahko na ta način pomagajo s kakšnim drugačnim predlogom.

3 Načrtovanje in razvoj projekta »Razvoj projekta je dejavnost zagotavljanja najbolj učinkovite uporabe virov (čas, denar, znanje, delo, dobrine) z namenom doseganja zastavljenih ciljev« (Atlagič, 2006: 30).

Za uspešno uresničevanje projekta je včasih treba v uglašeno celoto povezati nasprotujoče si dejavnike: o

Potrebe ali problemi: projekti potekajo uspešno, če udeleženci razumejo in upoštevajo potrebe in probleme, na katere želijo vplivati.

Možnosti za izvedbo projekta: projekti naj potekajo v primernem okolju, v katerem lahko delujejo. Finančna podpora je le en dejavnik, pomembneje je zagotoviti ustvarjalno podporo ključnih dejavnikov iz okolja, npr. političnih, strokovnih, socialnih, izobraževalnih, in aktivno udeležbo ciljnih skupin porabnikov.

Ideje in vizija: duša vsakega projekta je vizija, ki usmerja vse aktivnosti in napore k doseganju cilja. Iz nje se porajajo strategije, nastajajo cilji in delovni načrti. Vizija mora biti jasna, dorečena in mora razločno kazati, kako bo projekt ustvarjal pomembne in trajne spremembe potreb in vplival na probleme.

Vizija je ponavadi nek splošen, utopičen cilj, ki ga je sicer nemogoče v celoti doseči, vendar kljub temu služi kot nekakšen »plot«, ki se ga vedno držimo. Služi predvsem v trenutkih, ko nismo čisto prepričani, da gremo v pravo smer oz. ko nam rahlo zbeži iz glave, kam bi pravzaprav morali biti usmerjeni in kam 18

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

smo sploh želeli priti. Vsak cilj, ki si ga zastavimo, mora biti vsaj posredno povezan z vizijo projekta, vsak cilj naj bi bil podpomenka najvišjega cilja – vizije. o

Usposobljenost za delovanje; projekti morajo biti oblikovani tako, da so znanja in spretnosti udeležencev uravnovešeni z viri in organizacijo. Le tako bodo lahko delovali in bili sposobni vplivati na okolje in ustvarjati rezultate. Tim mora delovati harmonično oz. če to v nekem trenutku ni mogoče, je najprej potrebno raziskati ozadje potencialnega konflikta, nato pa ga poskusiti v čim večji možni meri razrešiti.

Vsi omenjeni dejavniki zahtevajo enako mero tako pozornosti kot teže pri tem, ko vrednotimo razvijanje projekta. V nasprotnem primeru so lahko prezrte pomembne značilnosti, ki bi lahko ogrozile napredovanje in/ali uspešno vodenje projekta (Atlagič, 2006: 29−30). Načinov vodenja projektov in modelov je ogromno, verjetno približno toliko, kot je projektov. Težko je reči, katere rešitve niso veljavne, saj imajo vse svoje prednosti in slabosti. Model izvajanja projekta določi vodja s svojo skupino. Posameznikom je tako omogočeno, da tudi sami sodelujejo v procesu ter k razvijanju idej in samega projekta aktivno prispevajo − s svojimi idejami, znanjem in sposobnostmi. S tem prevzemajo tudi lastništvo nad projektom – počutijo se, kot da so del projekta, vizija in cilji jim niso bili vsiljeni, saj so se zanje dogovorili na podlagi konsenza, s tem pa se tudi veča verjetnost, da bodo razvili skupinsko zavest, ki jim bo dodaten vir motivacije, ko bodo le-to potrebovali v največji meri. V splošnem bi naj model projekta omogočal, da se izvajanje aktivnosti lahko prilagodi nepričakovanim okoliščinam, v kolikor je to potrebno, da se nove priložnosti, ki se pokažejo nekje na poti, tudi izkoristijo ter da se člani vedno in povsod znajdejo – vedo, kje so. Zgornja shema prikazuje le enega od možnih modelov – nujno je, da si ga vsak projektni tim prilagodi v skladu s svojimi potrebami, cilji ter zmožnostmi.

Nefiks zaposlitvene rešitve

3.1

Analiza SWOT delodajalcev

Preden se aktivnosti projekta nadalje preoblikujejo, pa skupina združi moči in sestavi seznam delodajalcev, s katerimi želijo sodelovati. Seznam naj se oblikuje najprej tako, da je na njem 10 podjetij, nato 5-ka razmisli, katero je tisto podjetje, ki bo najverjetneje zaposlovalo v bližnji prihodosti. Na podlagi tega jih rangira od 1 do 10 in za sodelovanje izbere prve 4 ter nato od 5. podjetja naprej naredi rezervno listo. Izkušnje kažejo, da če skupina nagovori 5 podjetij, kar pomeni, da pošlje 5 podjetjem elektronsko povabilo k sodelovanju, nato pa jih, če ni odgovora, čez 3 dni pokliče, se vsaj eno podjetje praviloma odloči za sodelovanje.

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

Težava, ki nastane, je, da so znana samo velika podjetja, manjša podjetja, ki pa so za naš projekt bolj aktualna, pa ne pridejo na seznam. Že pri samem izboru podjetij naj imajo udeleženci pri sebi računalnike ali naprave z internetom, ki jim pomagajo pri raziskovanju. Podjetja naj člani skupine iščejo na portalih za zaposlovanje, kot so Moje delo, Kariera, tudi Zavod za zaposlovanje, zanimive so tudi Gazele, seznami podjetij pa se nahajajo tudi na območnih gospodarskih zbornicah. Člani skupine si razdelijo podjetja in vsak je zadolžen za raziskavo o enem od izbranih podjetij.

Za ovrednotenje naših idej, poslovnih partnerjev ali pa tudi samo delovanje skupine pa uporabimo SWOT analizo, ki je ena najpogostejših in napopularnejših analiz v poslovanju in/ali pri projektnem delu. SWOT analiza opredeli prednosti (Strenght – moč), slabosti (Weakness), priložnosti (Opportunities) in nevarnosti (Threat). Z njo lahko raziščemo, kaj je dobro in kakšno je tveganje, da nekaj postane slabo. Pod drobnogled vzamemo štiri aspekte. Najprej razmejimo prednosti/slabosti in priložnosti/nevarnosti. Prva dva aspekta se nanašata na notranje dejavnike, druga dva na zunanje. Pri notranjih imamo mi sami nekaj vpliva, da se prilagodimo ali razvijemo, pri zunanjih pa nimamo nobenega vpliva, je pa zares dobro, če se jih zavedamo, saj jih lahko izkoristimo sebi v prid. o

Prednosti se torej nanašajo na notranje dejavnike, ki pozitivno vplivajo na doseganje določenega cilja. So del poslovanja, kjer se počutimo močne, smo boljši od konkurence in predstavljajo pomembno strateško prednost.

Slabosti na drugi strani predstavljajo šibkosti, področja, kjer bi se morali izboljšati, ter področja, kjer smo resnično ranljivi.

Priložnosti so tisti del analize, ki se nanašajo na elemente izven našega vpliva, vendar pozitivno vplivajo na naše delovanje ali bodo v zunanjem okolju nastopili v bližnji prihodnosti. To so na primer novi tržni trendi, paradigme, večje spremembe in podobno. Nanašajo se predvsem na politične, ekonomske, socialne, okoljske, demografske, tehnološke, vladne, zakonske in konkurenčne trende.

Nefiks zaposlitvene rešitve

Nevarnosti so nazadnje tista najbolj pereča zadeva v analizi, ki predstavlja potencialni negativni vpliv, na katerega enostavno nimamo vpliva. Tukaj nam preostane zgolj to, da se v svojem bistvu prilagodimo.

Končna strategija je seveda, da gradimo na prednostih, odpravimo pomanjkljivosti, izkoristimo priložnosti ter se izognemo nevarnostim. Lahko oblikujemo štiri strategije, in sicer SO strategijo, pri kateri uporabimo prednosti, da izkoristimo priložnosti, WO strategijo, pri kateri premagamo slabosti, da izkoristimo priložnosti, ST strategijo, pri kateri identificiramo, katere prednosti nam lahko pomagajo pri premagovanju nevarnosti, ter nazadnje WT strategijo, na podlagi katere izdelamo izjemno konservativni načrt, s katerim preprečimo, da bi se zaradi naših slabosti realizirale nevarnosti (Kos, 2016: http://www.blazkos.com/swot-analiza.php). Akcijski načrt Po tem, ko člani skupine že vedo, s kom sodelujejo in kaj bi želeli skupaj ustvariti in pustiti svoj pečat v družbi, pa izdelajo akcijski načrt – ta vključuje namen projekta, razdelane cilje, ki si jih je skupina zadala, pričakovane rezultate in dodatno vrednost, ki jo bo projekt prinesel delodajalcu, njim samim ter okolju, v katerem bodo projekt tudi izvajali. Akcijski plan mora biti izdelan na do dveh straneh, biti mora pregleden, brez pravopisnih napak ter z razumljivimi prošnjami oz. zahtevami do sodelujočega

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

delodajalca. Cilji naj bodo jasni in realistični, skladajo pa naj se z namenom projekta, z njegovo vizijo ter z vizijo sodelujočega podjetja. Več o vsem, kar mora akcijski načrt vsebovati in kako se lotiti vsega potrebnega, pa v nadaljevanju.

3.2

Kako najti idejo

Vsako minuto se rojeva na tisoče idej, vendar pa jih le peščica dejansko zaživi. Kako torej trenutni preblisk spremeniti v zidak in iz njega zgraditi hišo? Vsaka ideja potrebuje čas za razvoj in če je njen začetek posledica navdiha, so nadaljnji koraki priprave projektnega predloga plod sistematičnega pristopa, ki vključuje različne faze priprave in raziskovanja. Kreativnost oziroma ustvarjalnost je konstantna sposobnost ustvarjanja in generiranja novih idej. Predstavlja zmožnost razmišljanja izven okvirjev. Tudi podjetja iščejo ustvarjalne ljudi, ki razmišljajo na način, ki bi prinesel nove rešitve – ljudi, ki so torej nujno potrebni za kreativno delovanje institucije. Na osnovi ustvarjalnosti, do katere pridemo s kreativnim mišljenjem, pa nastanejo invencije. Inovativnost je torej zmožnost izpeljave neke kreativne ideje. Večni problem pa je ta, da se le okoli 80 % idej vseh vrst sploh kadarkoli realizira. V procesu razvijanja projektne ideje slabi predlogi ne obstajajo. Nizanje idej je vredno zapisovati sproti, pa tudi če se vam na prvi pogled ne zdijo uporabne. Nemalokrat se zgodi, da se nesmiselni predlogi ob nekoliko drugačni interpretaciji razvijejo v zelo koristne poudarke, ki so kasneje vključeni v projektni predlog. Ideje, ki same po sebi niso ravno perspektivne, pa se lahko medsebojno nadgrajujejo in tako pridemo do popolnoma novih idej. Priložnost za nov projekt lahko najdete tudi v problemih, s katerimi se srečujete vsak dan. Aktivnost: Področje

Problemi

Nove rešitve

Izboljšave

šport

po vsakem športu sem prepoten

majica, ki zmanjšuje potenje

novi materiali

Nefiks zaposlitvene rešitve

Ker pa je projekt dejansko pot od problema do rešitve, si lahko na tej točki pomagamo tudi s problemskim drevesom – to je le eden od načinov, preko katerih lahko izvajamo problemsko analizo. Z grajenjen problemskega drevesa začnemo od znotrj navzven. Na sredo oz. v deblo zapišemo aktualen problem, s katerim se želimo ukvarjati. Navzdol od debla bomo nizali vzroke za nastanek tega problema – risali jih bomo kot korenine, ki pa se bodo razvejale kot prave korenine, zapisovali bomo tudi vzroke vzrokov itd. Navzgor od debla pa bomo zapisovali posledice opaženega problema, in sicer kot veje drevesa. Tudi te zavedemo na več nivojih, zapišemo tudi posledice posledic in tudi veje čim bolj razvejamo. Kaj vse nam pokaže problemsko drevo? Osvetli nam lahko vedenje, kaj je pravzaprav pravi problem in s katerimi drugimi problemi je še lahko povezan ter kakšne so rešitve problema in kaj bi se s temi rešitvami lahko rešilo kot »stranski učinek«. Posledice, narisane/napisane na drevesu, pa nam pomagajo, da lažje določimo, katere probleme (poleg glavnega) še naslavljamo s svojim projektom in jih poskušamo med sabo tudi povezati.

Pri oblikovanju problemskega drevesa se lahko srečamo tudi z različnimi pastmi: o Ko pripravljamo problemsko drevo, je treba dosledno upoštevati korake. Zaradi morebitnega izpuščanja faz je analiza lahko nepravilna.

Jože Gornik in Veronika Jelen

o o

Projektno delo

Neki problem zapišemo večkrat, vendar vsakič z drugimi besedami. Analiza je zato neuspešna oziroma nepopolna. Več problemov predstavimo kot enega. Zato so vzročno-posledična razmerja med problemi nepravilno opredeljena.

Izdelano problemsko drevo nam služi predvsem za to, da si lahko na veliko obkrožimo vzrok ali sklop vzrokov, na katere se želimo osredotočiti in v to smer zapeljati naš projekt. Vendar pa je pomembno, da na tej točki ostanemo zvesti svoji viziji in strateškim ciljem ter načrtom.

3.3

Določanje namena in ciljev projekta – kaj sploh hočemo?

“Knowing where you are going is the first step of getting there.“ (Ken Blachard) Vprašati se moramo, kaj je namen projekta in kaj želimo z njim doseči, kakšni so cilji. Če je namen dobro opredeljen, bo vsakomur jasno, kam smo namenjeni. Potem tudi vemo, kaj hočemo. Hočemo rezultate. Z rezultati bo projekt prinesel določene izide. Končni izid projekta pa je dosežen namen. To smo tudi hoteli. Z določanjem namena se opravi tisto »nevidno« delo pred začetkom projekta. Z namenom so povezani tudi cilji, ki jih želimo v okviru projekta zastaviti in tudi uresničiti. Namen (angl. goal) – nekaj, kar se nadejaš, da boš dosegel, dolgoročnejši cilji. Namen daje odgovor na vprašanje, zakaj je to delo pomembno – kakšno korist ima lahko za organizacijo, stroko, znanost oz. k čemu želijo člani projekta s tem delom prispevati. Nameni so lahko različni: − problema še ni nihče analiziral ali pa je bil analiziran pred leti, − analiza problema zanima določeno podjetje ali institucijo ipd. Namen − izvedeti čim več o okolju in spoznati značilnosti, v katero želimo projekt umestiti − dosežemo z zbiranjem in analiziranjem informacij neposredno iz okolja, zbiranjem literature, s pogovarjanjem s snovalci

Nefiks zaposlitvene rešitve

projekta, s terenskimi vajami, s srečevanjem s potencialnimi uporabniki in udeleženci projekta. Cilj (angl. objective) – nekaj, za kar se trudiš, da bi dosegel, postavimo si kratkoročne cilje za dosego optimalnega cilja in morda tudi namena. Cilji morajo biti čim bolj konkretni in opredeljeni. Uporabimo besede, ki označujejo akcijo, ter pazimo, da bi bili razumljivi nekomu, ki o projektu sliši prvič. Cilj pove, kaj želijo člani projekti doseči, prikazati, razviti, izdelati. Kako bo skupina preko aktivnosti projekta skušala doseči namen? Primer: Zavod Nefiks izvaja projekt Nefiks zaposlitvene rešitve, ki mladim iskalcem zaposlitve ponuja možnost, da povečajo svojo zaposljivost in pridobijo kompetence, za katere menijo, da so na trgu dela ključne – da bi dobili želeno zaposlitev. Namen projekta NZR je torej povečati zaposljivost mladih iskalcev zaposlitve in jih opremiti s kompetencami, nujnimi za uspešno konkuriranje na trgu dela. Cilj projekta NZR je organizacija aktivnosti v obliki predavanj, delavnic in ostalih načinov predajanja znanja, ki bodo mladim podali znanje, ki ga potrebujejo; prav tako se bodo v okviru projekta organizirale svetovalne ure za karierno svetovanje. Vendar če hočemo doseči cilj, ki smo si ga zadali, je najbolj pomembno to, kako smo ta naš cilj opredelili in si začrtali pot do cilja. Obstaja več različnih tehnik postavljanja ciljev. Predstavili bomo S. M. A. R. T. tehniko postavljanja ciljev. S. M. A. R. T. model je setavljen iz prvič črk naslednjih značilnosti dobrega cilja: Specific. Mesaurable. Attainable. Realistic/Relevant. Timely.

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

Dober cilj je torej tisti cilj, ki je specifičen, merljiv, dosegljiv, realističen/pomemben in časovno definiran. o Specific = specifičen Če je naš cilj točno opredeljen, so možnosti, da ga bomo dosegli, precej velike. Da pridemo do specifičnega cilja, pa si moramo zastaviti naslednja vprašanja: KDO je vključen, KAJ želim doseči, KJE se bo to dogajalo, KDAJ se bo to zgodilo, KAKO bom cilj dosegel, ZAKAJ si želim ta cilj doseči? Primer: – Splošen cilj: Shujšala bom in bom v boljši formi. – Specifičen cilj: Do konca junija bom vsak teden trikrat trenirala v fitnesu. o Mesaurable = merljiv Če je neka stvar merljiva, pomeni, da lahko spremljamo napredek. Da je cilj merljiv, pomeni, da imamo izdelane konkretne kriterije napredka proti cilju. Če sproti spremljamo oz. merimo naš napredek, smo bolj vztrajni, saj sproti doživljamo manjše uspehe, ki nas vzpodbujajo, da vztrajamo na poti k cilju. Tukaj si lahko postavimo naslednja vprašanja: Kako bom vedel, da je moj cilj dosežen? Kako izgleda takrat, ko je cilj dosežen? Primer: – Pot do cilja bom spremljala s tehtnico – vsako nedeljo se bom stehtala.

Nefiks zaposlitvene rešitve

o Attainable = dosegljiv Imeti moramo občutek, da dejansko lahko vse, kar smo si zastavili, tudi izpeljemo. Ko razmišljamo, kateri cilji so nam pomembni in jih želimo doseči, začnemo tudi razmišljati o tem, kako bi jih dosegli. Če že od začetka ne verjamemo, da bi določen cilj lahko dosegli, sta motivacija in vztrajnost veliko manjši, kot pa če si postavimo cilj, za katerega verjamemo, da je dosegljiv. Primer: - Cilj »Vsak teden bom trikrat trenirala v fitnesu«, je verjetno bolj dosegljiv, kot pa če si postavimo cilj »Vsak dan bom trenirala v fitnesu«. o Realistic/relevant = realističen, pomemben Realističen cilj je tisti, ki si ga želimo in smo ga tudi zmožni doseči. Cilj je lahko hkrati visok in realističen. Visok cilj je včasih lažje doseči zaradi tega, ker smo za visok cilj tudi bolj motivirani. Če nam je cilj, ki smo si ga postavili, pomemben, si moramo z DA odgovoriti na naslednja vprašanja: Je vredno truda? Se to sklada z našimi željami in potrebami? Sem jaz prava oseba za doseganje tega cilja? Primer: - Če imate 40 kg preveč in se v zadnjih 5 letih niste nič rekreirali, je verjetno težko dosegljivo, da boste po dveh mesecih že v formi in boste imeli super postavo. o Timely = časovno definiran Če naš cilj ni časovno omejen oz. definiran, potem nimamo občutka nujnosti. To je lahko nevarno predvsem zato, ker bomo zmotno prepričani, da imamo za izpeljavo še dovolj časa. Če pa si postavimo rok, pa se nam zdi naš cilj bolj resen in pomemben ter nas motivira, da se trudimo. Primer: - V roku dveh mesecev bom izgubila 4 kilograme.

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

Analiza ciljev Analiza ciljev opredeljuje situacijo v prihodnosti kot posledico uresničitve projektnih ciljev, postavi hierarhijo ciljev in njihovih povezav pri doseganju namena projekta. Namen analize ciljev je podati jasen pregled o tem, kako se negativna stanja (problemi), prikazana z drevesom problemov, pretvarjajo v rešitve v cilju doseganja namena projekta. Postopki so: o o

Spremeniti negativna stanja iz analize problema (nezmožnost) v pozitivna stanja (zmožnost), ki so projektno zaželena in uresničljiva. Preveriti in zagotoviti, da je hierarhija ciljev usmerjena k doseganju namena projekta (vzročno-posledične povezave se morajo pretvoriti v ciljno usmerjene zveze). Preveriti stališča in trditve, dodati nove ali izključiti stare cilje, če je to za doseganje cilja na naslednji višji stopnji pomembno ali nujno.

Postopek analize poteka v najožjem sodelovanju s ključnimi udeleženci, tako je zagotovljeno upoštevanje ugotovitev iz analize udeležencev.

3.4

Metode in strategije

Metoda je način, kako izpeljemo konkretno aktivnost. Primer: Če hočemo onemogočiti prodajo alkohola mladoletnim, imamo na voljo več metod: omejiti prodajalce z zakonom ipd. Strategija je proces, pri katerem različne aktivnosti v soodvisnem delovanju dosežejo končni cilj. Je naše temeljno orodje, s katerim zagotovimo celovitost in doslednost načrtovanja in izvedbe projektnih aktivnosti, uresničevanja zastavljenih ciljev in doseganja namena projekta. Končno vrednotenje dosežkov bo tako lahko temeljilo na merljivih rezultatih in podalo jasna sporočila udeležencem in širšemu okolju o tem, kaj se je s projektom doseglo.

Nefiks zaposlitvene rešitve

Primer: Izobražujemo mlade o prekomerni porabi alkohola, mobiliziramo profesorje in učence, angažiramo varnostnike idr.

3.5

Časovni načrt izpeljevanja projekta

Kot smo že dejali, so projekti skupek aktivnosti, ki trajajo točno določen čas in v tem času je potrebno čim tesneje zasledovati svoje cilje in jih tudi doseči. Časovni načrt je zato nujno potreben, saj določimo točno trajanje vsake aktivnosti posebej, napovemo, kateri cilj naj bo s to aktivnostjo dosežen, in način, kako se bo ukrepalo v primeru, da nam to ne bi uspelo. Ker obstaja velika verjetnost, da stvari ne bodo vedno potekale čisto po načrtih, je dobro v vsakem trenutku vedeti, kje si kakšen odklon lahko privoščimo in na kakšen način. Mrežni način planiranja in Gantov diagram Omenili smo tudi, da so aktivnosti glavni sestavni del vseh projektov. Aktivnosti, ki jih je za dosego cilja potrebno izvesti, da bi dosegli cilje projekta, bi se načeloma lahko izvajale zaporedno, res pa je, da bi to bilo časovno precej neracionalno, saj obstaja veliko aktivnosti, ki se lahko izvajajo vzporedno z ostalimi – to pa pripomore, da se projekt lahko hitreje izvede oz. da se vsaj ne zavlačuje predolgo z izvajanjem in doseganjem ciljev. Z mrežnim planiranjem si lahko zagotovimo ravno racionalno izrabo z vidika časa. V veliko pomoč načrtovanju projektov so t. i. gantogrami (oz. Gant diagrami), ki so bili poimenovani po Ganttu, ki je tovrstni diagram izumil že leta 1917. V gantogramih določimo mejnike kot nujne oz. kritične točke v projektu. Na ta način lahko zagotovimo stalno spremljanje projekta in lahko napovemo odmik od načrta. Gantogram torej grafično prikazuje časovni razpored in trajanje izvedbe aktivnosti, ki so nanizane ena pod drugo. Za vsako aktivnost lahko tako zelo hitro in jasno razberemo, kdaj naj bi se le-ta začela in kdaj zaključila. Gantogram pa s tem, ko prikaže konkretne začetne in končne datume aktivnosti, poudari tudi dneve, ko naj bi se izvajalci posvetili projektu. Ko vnesemo prvo aktivnost, najprej ugotovimo, če je le-ta zaključena, preden začnemo z drugo aktivnostjo. Če je odgovor da, naslednjo aktivnost narišemo v kvadrat ZA prvo, v nasprotnem primeru pa v kvadrat vzporedno prvi aktivnosti. Npr. če želimo zgraditi hišo, ne moremo nadaljevati, dokler ne dobimo 30

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

potrebnih dovoljenj. Torej se gradnja nadaljuje ZA pridobitvijo soglasij. Ko so aktivnosti vrisane, jim predvidimo čas trajanja, nato pa poiščemo kritično pot. Kritična pot je veriga povezanih opravil, ki neposredno vplivajo na končni datum projekta. Prej kot v tem času projekta ne bo možno izvesti. Če katero koli opravilo na kritični poti zamuja, ima celoten projekt zamudo. Ključno je, da zelo dobro poznamo kritične aktivnosti v projektu, da vemo, kje lahko na času nekoliko pridobimo in kje lahko izgubimo še dodaten čas.

Shema 4: Gantogram s prikazano kritično potjo (Projektni management, internetni vir)

Seveda pa v gantogramu najdemo tako prednosti kot slabosti. Pozitivno je vsekakor to, da lahko napovemo trajanje oz. zaključek projekta, razvrščamo lahko dejavnosti, pohitrimo katero od bodočih nalog, držimo pregled nad sredstvi ter nad opravljenim delom. Slaba stran tega pa je, da ne prikaže najkrajšega in najdaljšega predvidenega časa izvedbe, ne pokaže posledic prezgodnjega ali prepoznega začetka posameznih aktivnosti, prav tako pa ne uspemo rabrati medsebojne odvisnosti med dejavnostmi.

Nefiks zaposlitvene rešitve

3.6

Kakovost in vrednotenje projekta

Vloga mentorja je zagotoviti, da bo projekt potekal v skladu z dogovorjenim načrtom, standardi ter normativi in da bo dosegel zadane cilje in z njimi svoj namen. Kakovost projekta zagotavljamo z naslednjimi kriteriji: o

Relevantnost – ugotavljanje ustreznosti strategije, metod in zastavljenih ciljev glede na potrebe okolja.

Trajnost – ugotavljanje učinkov in vplivov, ki so posledica naših aktivnosti in vplivajo na okolje, v katerem se projekt dogaja. Pomembno je, ali in koliko časa po izvedbi bodo rezultati za koristnike še prisotni in ali se prjekt lahko nadaljuje, tudi ko bo financiranje že zaključeno.

Uspešnost – ugotavljanje stopnje realizacije ciljev, ki se preverja na nivoju aktivnosti in ukrepov. Gre za primerjavo med tistim, kar je bilo narejeno, in tistim, kar smo nameravali storiti. Osredotočamo se predvsem na to, ali so bili ukrepi izpeljani in ali so v izpeljavo ukrepov vključene prave ciljne skupine ter ali so kazalci, s katerimi spremljamo aktivnosti, ustrezni ter kako ažurno in učinkovito se reagira na spremenjene okoliščine.

Vrednotenje projekta Vrednotenje (evalvacija) je presoja kakovosti rabe virov; ali so ciljno usmerjene projektne aktivnosti uresničene in če poteka ukrepanje na pravi način. Namen vrednotenja je ugotoviti učinke uporabe virov in nadzor ustreznega razmerja med učinkom in uporabljenimi viri, saj morajo biti koristi večje od porabljenih virov zanje. Pomen vrednotenja je v tem, da sledi temu, kako ukrepanje v projektu napreduje. Vrednotenje tudi sistematično poveže vse elemente v celoto, saj naj bi delovali kot sistem; poveže izkušnje in vnaprej opredeli, kaj je najbolj pomembno za učinkovito ukrepanje in za rezultate. Vrednotenje pa je še posebej dobra stvar pri projektih, ki se ponavljajo. Prepreči, da bi se stvari, ki jih nismo najbolje izpeljali, še enkrat lotevali na isti način. Gre za to, da na konstruktiven kritičen način poskušamo ovrednotiti pretekle situacije in se z njimi ne zadovoljimo, da so dobre, 32

Jože Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

samo zato, ker so minile in smo jih preživeli tako ali drugače. Če je vrednotenje izpeljano na pravi način, se lahko projektu obetajo pozitivne spremembe, ki ga lahko v naslednjem krogu popeljejo do še večjega uspeha. V kolikor se bo projekt nadaljeval, naj si člani tima privoščijo krajši počitek in si naberejo moči (in volje) za naslednji projekt. Še pred tem pa je potrebno proslaviti zaključek projekta. Zaključevanje na bo slavnostno – ljudje naj si zapomnijo, kdaj so uspešno zaključili projekt! Zaključni sestanek, na katerem se tim tudi uradno razpusti, je skoraj tako pomemben kot uvodni sestanek. Ljudem omogoča, da izrazijo/pokažejo veselje, obžalovanje ali razočaranje, da so bili člani tima. Na sestanek se lahko povabi tudi tiste deležnike, ki so poleg članov projektnega tima največ prispevali k učinkoviti izvedbi projekta. Proslaviti je treba svojo zmago in pogum, da smo se projekta lotili in z njim uspešno prekrmarili do druge obale.

Nefiks zaposlitvene rešitve

4 Literatura in viri –

Sekula Krstič, Darja (2015): Razpisi in uspešne projektne prijave. Društvo za razvoj in varovanje Geoss-a in Društvo za podporo civilne družbe. Ljubljana: Stičišče NVO osrednje Slovenije.

–

Krošl, Karmen in Ravbar, Jana (2008): Poslovni projekti za program ekonomski tehnik za modul: poslovni projekti. Ljubljana: Center RS za poklicno izobraževanje.

–

Atlagič, G., idr. (2006): Projektno delo: gradivo za učitelje. Ljubljana: Center za poklicno izobraževanje.

–

Löschenberger, J., Schneider, W., idr. (2003): Praktikum iz gospodarskega poslovanja 3. Ljubljana: Mohorjeva založba.

Internetni viri projektni-management.si/2011/02/15/terminski-plan-projekta-gantogram/ projektni-management.si/2011/02/11/mrezno-planiranje-in-kriticna-pot-cpm/ www.blazkos.com/swot-analiza.php

JoĹže Gornik in Veronika Jelen

Projektno delo

Nefiks zaposlitvene reĹĄitve

VERONIKA JELEN

JOŽE GORNIK Mladinski delavec z 20 letnimi izkušnjami, pobudnik projekta Nefiks, član strokovne skupine za razvoj e-Nefiksa, nekdanji direktor Zavoda Centra Nevladnih organizacij, mentor študijskih krožkov z licenco ACS, licenciran moderator, mladinski trener, mentor, avtor publikacij s področja NFI, beleženja neformalnega, mehkih veščin …