Iniciación y Planeación de un Proyecto
Secuenciación de las actividades del proyecto, estimación de la duración de las actividades y ruta crítica
Una vez que se han definido las actividades del proyecto se deben representar en un calendario que permita conocer la duración total y presente las bases para el seguimiento y control. Para establecer la duración total se requiere definir el tiempo estimado de cada tarea, la secuencia de las tareas, es decir, las dependencias que existen entre ellas para su realización y
finalmente hacer las adecuaciones necesarias para crear el calendario del proyecto.
Administración del tiempo del proyecto La administración del tiempo del proyecto inicia con la
definición de los tiempos estimados para realizar cada tarea e incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto sea terminado a tiempo de acuerdo con las estimaciones. En muchas áreas de aplicación, las actividades comprenden un conjunto de tareas, sin embargo, en otras áreas, las tareas comprenden un conjunto de actividades. No es importante el término usado sino la descripción del trabajo que debe ser
hecho por las personas.
Estimación de la duración de las actividades La estimación del tiempo por tarea involucra el cálculo del número de períodos de trabajo que se requieren para
completarla. El cálculo lo provee la persona o equipo de trabajo que está más familiarizada con la actividad, o al menos, debe aprobar el estimado considerando tiempos de espera como fines de semana o asuetos Para
determinar
los
tiempos
se
requiere
la
siguiente
información: • • • • •
Lista de actividades Restricciones Supuestos Requerimientos de recursos Información histórica
Es muy importante que el negocio administre información histórica sobre la duración de las actividades a través de diferentes fuentes como archivos de proyectos, bases de datos comerciales con duraciones estimadas o el conocimiento del equipo del proyecto La estimación la debe realizar la persona con más conocimiento de la tarea ya que el juicio experto evita la
incertidumbre y el riesgo. Otra técnica que puede utilizarse es la estimación análoga que también es llamada Top down e implica usar la duración de una actividad similar previa. Es útil para estimar la duración de proyectos con información limitada. Se recomienda utilizarla cuando las actividades son realmente similares y las personas que preparen los estimados poseen la experiencia necesaria
Existen herramientas mas sofisticadas como la simulación que involucra el cálculo de múltiples duraciones con diferentes conjuntos de supuestos en este caso, el análisis más común es el método de Monte Carlo que define para cada actividad una distribución de posibles resultados para todo el proyecto. Dependencias de tareas
Para que una tarea pueda ser realizada se requiere la autorización del inicio del proyecto o la conclusión, inicio o terminación de otra tarea definida en la metodología para desarrollar el producto final, esto es llamado dependencia. Por ejemplo, cuando se construye una casa, no es posible realizar la tarea colocar el techo si haber realizado previamente varias tareas, por ejemplo, construir muros. La tarea colocar techo es
dependiente de la tarea construir muros. Para realizar el calendario del proyecto se requiere analizar y definir la dependencia de cada una de las tareas del proyecto y con ellas, se construye un diagrama gráfico del flujo de trabajo del proyecto. Este paso se desarrolla usando la información de las tareas descritas en la WBS.
La red de actividades muestra: • • •
Las actividades del proyecto La secuencia lógica de las actividades Las interdependencias entre actividades
En algunas áreas, la WBS y la lista de actividades se desarrollan al mismo tiempo. A continuación se muestra
la representación gráfica de una red de actividades: