Iniciación y Planeación de un Proyecto
Creación del Plan de Proyecto El desarrollo del plan del proyecto implica determinar las
fechas de inicio y terminación para las actividades del proyecto. Normalmente es un proceso iterativo que se lleva a cabo en diferentes momentos del proyecto. Para realizar el calendario se utilizan todos los elementos desarrollados hasta el momento como el diagrama de red del proyecto, la estimación de la duración de las actividades, los requerimientos de recursos y la descripción de los recursos
disponibles. El calendario del proyecto identifica los períodos en los que se puede realizar el trabajo y muestra información sobre: •
Calendarios del proyecto. Afectan a todos los recursos, por ejemplo horas normales o turnos de trabajo, es decir, representan el calendario del proyecto como un todo y se
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aplican a los recursos que no tengan un calendario propio Calendarios de recursos. Se aplican a una categoría específica de recursos, por ejemplo, participantes con diferentes horarios o contratos externos que apoyan a l proyecto Restricciones. Limitaciones por circunstancias del proyecto como por ejemplo, el flujo de efectivo Fechas impuestas. Se aplican cuando se requieren una
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fecha específica de terminación de los entregables hacia el patrocinador del proyecto, el cliente o debidos a factores externos. Eventos clave o Milestones. Requieren una fecha específica de terminación de los entregables hacia el patrocinador del proyecto, el cliente u otros participantes Stakeholders-. Son compromisos difíciles de cambiar de fecha
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Supuestos. Fechas aplicadas que están sujetas a ciertos eventos Adelantos y demoras. Cualquier dependencia puede requerir un adelanto o demora para definir una relación real y exacta. Por ejemplo, la orden y recepción de equipo
Herramientas para la programación del calendario
Para realizar el análisis de las tareas y con ello definir los ajustes necesarios se utilizan diferentes herramientas como: Análisis matemático Involucra el cálculo de las fechas de inicio y terminación de todas las actividades del proyecto, los resultados no representan el calendario sino los períodos de tiempo en que debe ser calendarizada cada actividad. Los análisis
matemáticos mas conocidos son: Método del camino crítico (CPM) Calcula una fecha de inicio y terminación temprana y tardía determinística para cada actividad . Su enfoque es el cálculo de la holgura para detectar las actividades con menor flexibilidad en el calendario Técnica de evaluación y revisión Gráfica (GERT). Permite un
tratamiento probabilístico para la estimación y la definición de la red de actividades, por ejemplo, terminaciones parciales Técnica de evaluación y revisión (PERT) Utiliza la red lógica secuencial y un promedio ponderado de la duración de las actividades para calcular la duración del proyecto Difiere del método CPM en que utiliza la distribución normal en lugar del estimado más probable
Compresión de la duración Es un caso especial de análisis matemático que busca acortar el calendario sin cambiar el alcance. Incluye técnicas como: Crashing. Se negocia el costo y el calendario para determinar como comprimir más las fechas sin agregar un costo excesivo, cada cambio realizado en el tiempo impacta el costo del proyecto
Fast Tracking. Busca realizar actividades en paralelo que normalmente se realizan en secuencia. Si no se aplica correctamente, resulta en retrabajo y en un incremento del riesgo. Simulación Existen
técnicas
de
simulación
que
permiten
analizar
la
distribución correcta del calendario, entre las que se encuentran: Heurística para nivelación de recursos. Los análisis matemáticos producen un calendario preliminar que requieren más recursos en ciertos períodos de tiempo o cambios en niveles que no son administrables. Puede aplicarse una heurística que implque por ejemplo, colocar más recursos a las actividades del
camino crítico para resolver las restricciones Calendario con recursos restringidos, es un caso especial de nivelación de recursos basado en las limitaciones de la cantidad de recursos disponibles Software de Administración de Proyectos Es ampliamente usado para ayudar en el desarrollo del calendario. Automatizan el
cálculo del análisis matemático y la nivelación de recursos, además de la impresión y consulta de las salidas del calendario Como resultado de este proceso se obtiene el calendario del proyecto que incluye al menos las fechas de inicio y las fechas esperadas de terminación para cada una de las tareas. El calendario se considera preliminar hasta que se asignan
oficialmente los recursos a las actividades, lo cual se realiza antes de desarrollar el plan del proyecto Se presenta en una forma de resumen o en detalle, en alguno de los siguientes formatos: •
Diagrama de red del proyecto incluyendo fechas. Muestra la lógica del proyecto y las actividades del camino crítico
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Diagrama de barras –Gráfica de Gantt- que muestra las fechas de inicio y terminación de cada actividad Diagrama de Milestones, similar a la gráfica de gantt pero identifica el inicio o terminación de los principales entregables o interfaces externas críticas
El calendario se mide en términos de Tiempo, costo y riesgo, no es posible tener un calendario óptimo en los tres aspectos por
lo que se hace óptimo en una variable y se establece un límite aceptable para las restantes Otras variables que afectan como factores limitantes: • • •
Fechas de terminación fijas Restricciones en el flujo de efectivo Recursos limitados. (Por ejemplo: personal especializado)
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Tiempo para requerir aprobaciones Esperas o demoras externas e inevitables
De acuerdo a la información recolectada, el administrador deberá cuidar ciertos detalles durante la creación del plan del proyecto: • •
Evitar el tener tareas en conflicto de acuerdo a sus dependencias Revisar que las tareas no requieran mas recursos que los
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disponibles Establecer las fechas considerando horas, especialidad y costo por tarea Nivelar recursos, es decir, balancear la carga de trabajo entre los participantes en el proyecto Maximizar la cohesión entre las tareas asignadas a un mismo recurso
Además del calendario se producen los detalles de soporte que contienen la documentación de todos los supuestos y restricciones identificados, por ejemplo: • • •
Requerimientos de recursos por período Calendarios alternativos Reservas de calendario o restricciones por riesgo
Plan de administración del calendario Es importante definir la manera en que se administrarán los cambios al calendario del proyecto, las prioridades que serán tomadas y las personas autorizadas para realizarlos. Este plan tiene las siguientes características: •
Define como deben administrarse los cambios al calendario,
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puede ser formal o informal; detallado o en resumen Depende de las necesidades del proyecto Es un elemento requerido en el plan del proyecto para que pueda cumplirse su descripción
Actualización de los requerimientos de recursos El balance de recursos y las actualizaciones a la lista de actividades pueden tener un efecto significativo sobre los
estimados iniciales de recursos Una vez que se ha representado el calendario del proyecto, este se convierte en una guía para monitorear y controlar el tiempo en que se realizarán las tareas del proyecto para su terminación exitosa ya que especifica fechas de aplicación y , no estimados de tiempo
Usos del Plan del proyecto. Una vez creado el plan del proyecto, se utiliza para efectos de coordinación del proyecto y para demostraciones sobre las acciones para todos los stakeholders. Representa: • • •
La guía en la ejecución del proyecto Un documento de los supuestos del proyecto Un documento sobre las decisiones del proyecto
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de acuerdo a las alternativas especificadas La facilitación de la documentación entre los participantes Una revisión administrativa clave sobre el contenido, extensión y tiempo Las bases para medir el avance y control del proyecto
Características del plan del proyecto • •
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Es un documento formal y aprobado para administrar la ejecución del proyecto Lista las fechas planeadas para realizar las actividades y las actividades clave (milestones) identificadas en el plan Debe ser distribuido en la forma en que se definió en el
plan de comunicación Usos del plan en la codificación El primer uso de de la codificación es en la definición de la línea base del calendario que contiene la programación del proyecto y la solución de los conflictos a nivel de recursos y tareas: •
Consiste en una copia tomada en un momento del
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proyecto Es un paso crítico para el momento de programación del proyecto Se utiliza para comparar el plan con las versiones posteriores de la programación
Para conocer las estadísticas de una línea base se selecciona la opción Project Information del menú Project: