Iniciación y Planeación de un Proyecto
Planeación de las actividades de un Proyecto
La determinación de las actividades que producirán los entregables del proyecto, marcan el inicio para la creación del plan, ya que se representa en elementos administrables que permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y analizar el riesgo. Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a medida que se desarrolla y permiten al
administrador de proyecto realizar acciones para el logro de los objetivos. La estructura de descomposición del trabajo -WBS, por sus siglas en inglés Work breakdown Structure- presenta en forma gráfica las tareas que deben desarrollarse para producir los entregables del proyecto, sus características son:
• Muestra pequeños elementos de trabajo que en conjunto representan todas las actividades del proyecto • Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo • Se estructura en diferentes niveles de detalle
• Asegura: • La identificación de todos los elementos del trabajo • La integración del proyecto a la organización actual • El establecimiento de las bases de control
Se representa en forma gráfica y sus elementos se codifican en
alguna herramienta para la administración de proyectos, como el MS Project La diferencia entre la descomposición en este proceso y la realizada durante el alcance reside en que se describen actividades y en la definición del alcance se describen entregables como elementos tangibles
La WBS se utiliza como entrada para otros procesos, como: • • • • •
La La La La La
definición de actividades planeación de recursos estimación de costos presupuestación de costos planeación de riesgos
Facilita la comunicación entre la gerencia del proyecto y los stakeholders, mostrando el alcance del proyecto, sus dependencias, riesgos y desempeño. Permite hacer reportes de avance y su estado de acuerdo a: • • •
Las fases del ciclo de vida Los entregables del proyecto Los paquetes de trabajo que agrupan tareas
• •
similares y a los que se les asigna un presupuesto Las comparaciones con situaciones pasadas representadas en las mismas estructuras Las comparaciones con perspectivas de costo, tiempo, riesgo, alcance y calidad en diferentes momentos del proyecto
Entregables del proyecto
Para realizar la descomposición de las tareas se utiliza un enfoque con niveles de descomposición, es decir, analizando de lo general a lo particular, colocando en el primer nivel los entregables de macro nivel identificados en el alcance del proyecto. Una vez que se han establecido los entregables, cada uno de ellos puede descomponerse en nuevos entregables hasta llegar al nivel en el que la actividad es realizada por una sola persona ya que de
esta manera se asignarán los recursos. Por ejemplo: