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Iniciación y Planeación de un Proyecto

Estimación de costos y presupuestos  Uno de los factores de éxito de un proyecto se relaciona con los procesos  requeridos   para   asegurar   que   el   proyecto   se   termine   dentro   de   un  presupuesto adecuado. Este   factor   crítico   de   éxito   es   responsabilidad   del   administrador   de  proyectos   quien   constantemente   enfoca   su   atención   a   la   reducción   y  control de los costos. El proceso de administración de costos debe incluir: Planeación de recursos. Determina que recursos, personas, materiales y  equipo   deben   ser   usados   para   realizar   las   actividades   del   proyecto,  produce una lista de requerimientos de recursos Estimación  de costos.  Se  enfoca al desarrollo de una aproximación o  estimados   de   costo   de   los   recursos   necesarios   para   completar   un  proyecto, produce una estimación de costo y un plan para administrarlo Presupuestación   de   costos.   Involucra   la   asignación   de   los   costos  estimados totales a las tareas del proyecto con el fin de establecer una  medida de desempeño Control de costos. Se orienta al control de cambios en el presupuesto del  proyecto, los resultados de este control se aprecian en la revisión de las  estimaciones, en la actualización de los presupuestos, en la determinación  de acciones correctivas y en nuevos estimados para le terminación . A continuación se detallan los elementos principales de la estimación de  costos: Planeación de recursos Una   vez   que   se   han   definido   las   actividades   del   proyecto   y   se   han  establecido sus dependencias y estimaciones de tiempo a nivel concepto,  deben  asignarse los recursos, es decir, las personas que realizarán las  actividades.


Es posible que durante la estimación del tiempo de las tareas ya se tenga  el equipo del proyecto integrado, por lo que la asignación de recursos se  lleva a cabo al mismo tiempo que la estimación del tiempo de las tareas. La   planeación   de   los   recursos   de   un   proyecto,   constituye   uno   de   los  procesos para la estimación del costo de un proyecto ya que determina los  recursos físicos que se requieren en las actividades del proyecto, que son:  Personas, materiales y equipo  Las descomposición de tareas expresadas en la WBS permite identificar  los elementos del proyecto que necesitan recursos por lo que constituye el  elemento base en este proceso. Se utiliza también la información histórica  que   documenta   los   tipos   de   recursos   que   se   utilizaron   en   actividades  similares en proyectos pasados. Otro elemento útil para la asignación de recursos es el estatuto del alcance  que   muestra   la   justificación   del   proyecto   y   los   objetivos   que   deben  considerarse para planear los recursos. Una   vez   que   se   han   determinado   los   recursos   necesarios,   deben  compararse   con   los   recursos   potencialmente   disponibles   en   el  conocimiento   de   que   su   nivel   de   detalle   varía   durante   el   desarrollo   del  proyecto   y   revisar   las   consideraciones   para   asignar   personal   y   para   la  renta o compra de equipo necesario. Normalmente   el   análisis   de   la   información   se   lleva   a   cabo   mediante   el  juicio de expertos que proveen las entradas del proceso y que puede ser  obtenido   de   individuos   o   grupos   con   conocimiento   o   entrenamiento  especializado de diferentes fuentes: • • • •

Otras unidades de la organización que desarrolla el proyecto Consultores Asociaciones profesionales y técnicas Grupos de la industria

La   identificación   de   alternativas   para   la   asignación   de   recursos   se  realiza   utilizando   técnicas   para   generar   diferentes   enfoques   del  proyecto,   las   más   comunes   son   la   lluvia   de   ideas   y   el   pensamiento  lateral. Este proceso genera la identificación de los requerimientos de recursos  que es la descripción de los tipos de recursos y las cantidades para 


cada elemento de la WBS.  Si no se cuenta con un equipo de proyecto disponible, estos recursos  pueden ser obtenidos por medio de adquisición del staff o solicitaciones  (procurement) o pueden establecerse las bases para la negociación de  cambios   en   el   alcance   del   proyecto,   en   el   tiempo   o   en   el   costo   del  proyecto.  

Estimación de Costos Después   de   desarrollar   una   lista   adecuada   de   los   requerimientos   de  recursos  el  administrador   de  proyecto  y  los  miembros  de  su  equipo  de  trabajo   deben   desarrollar   algunos   estimados   de   los   costos   que   se  requieren para ellos. Este   estimado   por   tareas   permite   a   su   vez   estimar   el  total  de   los  requerimientos  del   proyecto   y  se  realiza  en  momentos  clave  de   cada   proyecto, siendo cada vez mas exactos. El realizar estimados de costos durante el desarrollo del proyecto, permite  validar los estimados anteriores y detectar problemas en el desarrollo del  proyecto.   Cuando   se   encuentran   diferencias   con   estimados   anteriores  pueden analizarse diferentes alternativas como: • • •

Ignorar el último estimado Revisar el estimado anterior y solicitar fondos Rediseñar   el   proyecto   para  ajustarlo  a   los   estimados  anteriores

La selección de la alternativa correcta o la combinación de ellas depende  de la naturaleza del proyecto y de las prioridades que se le hayan asignado Un proceso común para la estimación del costo de las actividades y del  proyecto   total   es   conocido   como   enfoque  Bottom­up  que   consiste   en  utilizar la WBS para estimar los costos de cada una de las actividades y  por   lo   tanto,   el   cálculo   de   totales   de   abajo   hacia   arriba   en   estructura  permitirá   conocer   los   diferentes   costos   a   cada   nivel   y   a   nivel   total   del 


proyecto: 

Descomposición de tareas (WBS)

 1. Estimar horas­hombre para cada tarea, basándose en la categoría de  mano de obra 2. Determinar el tiempo calendario requerido o disponible para cada tarea 3. Calcular el costo real de la tarea, utilizando el costo de la categoría de  mano de obra  Para realizar el cálculo debe conocerse además de las actividades de la  WBS, la estimación de su duración y los requerimientos de recursos; la  información   del   negocio   relacionada   con   las   razones   de   pago   y   con  información   histórica.  Además   del   proceso   de   estimación   Bottom   up  existen técnicas de estimación que aplican ante diferentes condiciones: Estimación Análoga:  También es conocida como estimación  Top­down  que   se   basa   en   los   costos  actuales  de  un  proyecto  similar  previo  para  establecer los estimados de las tareas, es una forma de aplicar el juicio  experto. Este método es menos costoso que otros pero también es menos exacto y  resulta confiable cuando los proyectos que se comparan son similares no  solo   en   apariencia.   Los   encargados   de   la   estimación   determinan   si   los  elementos   del   proyecto   serán   mas   o   menos   costosos   que   el   proyecto  análogo. En general , las características de esta técnica son: • • • • •

Macroestimado en la etapa conceptual del proyecto Útil en el desarrollo inicial del plan No identifica elementos individuales de trabajo Ofrece una visión general del proyecto Establece parámetros generales del proyecto

Estimación   Bottom   up:   Se   basa   en   la   estimación   de   los   elementos  individuales de trabajo ­tareas­ que se suman para obtener el costo total  del grupo de tareas y del proyecto. La exactitud del tamaño de las tareas 


individuales y de la experiencia de las personas. La descomposición de tareas permite al administrador del proyecto asignar  a los responsables de los paquetes de trabajo la estimación del costo de  cada uno para después integrarlos en todo el proyecto La estimación del costo para pequeños elementos incrementa la exactitud  del estimado debido a que puede solicitarse la estimación a quién está  más familiarizado. La estimación total bajo esta técnica tiende a requerir  mayor tiempo para realizarse. En general, las principales características de este enfoque son: • • •

Se desarrolla cuando se ha definido un nivel de detalle  del proyecto Coloca los costos en los paquetes de trabajo de la WBS Calcula el costo total en función de un proceso de “roll­ up”

Un   enfoque   que   puede   asumirse   utilizando   estos   dos   tipos   de  estimaciones consistiría en los siguientes pasos: • • • • •

Desarrollar la WBS y la OBS Hacer un estimado top down Desarrollar el calendario y la asignación de recursos Hacer un estimado bottom up Conciliar las diferencias

Modelación   paramétrica:   Esta   técnica   utiliza   algunos   parámetros   del  proyecto en un modelo matemático para estimar los costos del proyecto  Un modelo paramétrico podría proveer un estimado para el desarrollo de  software   expresado   por   línea   de   código   basándose   en   el   lenguaje   de  programación   que   se   utilizará,   el   nivel   de   experiencia   de   los  programadores, el tamaño y la complejidad de los datos que se utilicen. Los   modelos   paramétricos   son   más   confiable   cuando   la   información  histórica que se utiliza para crear el modelo es exacta, los parámetros son  fácilmente cuantificables y el modelo es flexible en relación con el tamaño  del proyecto. Herramientas   computarizadas.   Para   la   estimación   de   costos   pueden  utilizarse   herramientas   como   hojas   de   cálculo   y   el   software   para   la  administración de proyectos que utilizados apropiadamente incrementan la 


exactitud de los estimados. Otro modelo llamado  COCOMO  ­  Constructive Cost Model­ desarrollado  por Barry Bohem es un modelo paramétrico para estimar los costos de  desarrollo de software basado en parámetros como las líneas de código  fuente o los puntos de función. Los puntos de función son evaluaciones independientes de las funciones  involucradas   en   el   desarrollo   de   sistemas,   por   ejemplo,   el   número   de  entradas y salidas, el número de archivos y el número de actualizaciones. Independientemente   de   la   técnica   utilizada,   el   proceso   de   estimación  recibe influencia de:  • • • • • •

La especificación del alcance Las condiciones ambientales La duración del proyecto Las restricciones de terminación Las habilidades del equipo de trabajo Los factores externos

•           El   método   más   confiable   de   estimación   es   que   lo   realicen   los  responsables de realizar la tarea ya que pueden aplicar su experiencia  y  conocimiento,   además  de que se establece  un compromiso  con  el  desarrollo  Se   recomienda   que   cuando   exista   incertidumbre   se   realicen   tres  estimaciones de costo Pesimista, promedio y optimista, ya que con esto  se  considera   el   riesgo   de   la   tarea   y   permite   planear   acciones   de  contingencia •          La estimación de costos no constituye en sí el presupuesto ya que  éste   se   relaciona   con   la   estimación   de   costos   en   el   tiempo.   Un  presupuesto describe: • • •

Cuando se aplicará el dinero a cada actividad En que momento de la duración de cada actividad  se aplica Como se represente el costo  en un calendario de trabajo

Costos típicos involucrados en el desarrollo de un proyecto.


Los costos estimados a través de las actividades representadas en la WBS  se relacionan directamente con el desarrollo de la misma, sin embargo, el  costo total del proyecto involucra costos adicionales. A continuación se describen los costos típicos en un proyecto Costos directos Son   claramente   asignables   a   los   paquetes   de   trabajo:  Mano   de   obra,  materiales y equipo Estos costos pueden ser influenciados por el administrador del proyecto y  el equipo de trabajo y son los únicos que se calculan en estimación roll­up   Costos indirectos Son costos del proyecto que no están asociados con los entregables pero  que se asignan a todo el proyecto, por ejemplo: • • •

El administrador del proyecto Entrenamiento Viáticos

 Costos generales y administrativos  Representan costos organizacionales que no están ligados directamente a  un proyecto específico, son  llamados costos fijos No son gastos inmediatos pero deben considerarse en el costo total, su  asignación   varía   pero   puede   ser   un   porcentaje   de   los   costos   directos  totales o pueden ser cargos selectivos basados en los paquetes de trabajo Costos totales El   costo   total   del   proyecto   incluye   un   porcentaje   de   utilidad   cuando   se  realiza un proyecto externo. Para efectos de control del proyecto sólo se  utilizan   los   costos   directos   porque   son   los   únicos   que   pueden   ser  influenciados Guías para la estimación de costos Existen algunas recomendaciones generales que pueden atenderse  cuando se realiza la estimación de costos:


1. Responsabilidad En el nivel de los paquetes de trabajo, la estimación debe ser hecha  por las personas que conocen la tarea 2. Condiciones normales Los   estimados   deben   basarse   en   condiciones   normales,   métodos  eficientes y el nivel normal de recursos 3. Unidades de tiempo          Se requieren unidades consistentes de tiempo para todas las tareas 4. Independencia          Las tareas deben tratarse independientemente de las demás 5. Contingencias Los   estimados   no   deben   incluir   contingencias,   ya   que   éstas   se  derivan de otros fondos 6. Errores en los estimados           Se requiere una cultura que acepte la posibilidad de errores para  lograr estimados 


Material Unidad 3 del curso Iniciación y Planeación de Proyectos (Ms project)