Iniciación y Planeación de un Proyecto
Administración del riesgo
Consiste en el proceso para identificar posibles problemas, evaluar su importancia y establecer planes para afrontarlos. No es una actividad única ya que debe iniciarse en el momento de la concepción del proyecto y continuar a través de todo el ciclo de vida. El riesgo cuando se presente a través de las actividades de monitoreo y control, requerirá la aplicación de los planes de
contingencia, realizando acciones para evitar que afecte la planeación del proyecto. El riesgo está asociado con la incertidumbre y ocurre cuando se presentan eventos no deseados, sin embargo cuando se presenta un evento beneficioso es llamado oportunidad. Se reconocen tres tipos de riesgo, (1) los causados por los
problemas inherentes en la estimación, (2) los debidos a los supuestos realizados durante la planeación y (3) los que no fueron previstos, no se consideró que ocurrieran. Errores en la estimación En ocasiones es muy difícil estimar la duración y por lo tanto el costo de una tarea debido a la falta de experiencia en tareas similares o simplemente por la naturaleza de la tarea.
En este caso, el proceso de estimación puede ser mejorado mediante el análisis de datos históricos que revelarán la dificultad de una estimación correcta y de esta manera, permitirán reconocerlo antes de que se presente Supuestos en la planeación En todas las etapas de la planeación se establecen supuestos que si no son válidos ponen el riesgo el plan por
lo que debe realizarse una lista explícita de todos los supuestos realizados e identificar los efectos que afectarían el plan si son inapropiados Eventualidades Algunas eventualidades no pueden ser previstas por lo que debe haber tolerancia hacia eventos que en ocasiones aisladas se presentarán ya que normalmente si pueden ser
previstos y detallados. El objetivo de la administración del riesgo es evitar o minimizar el efecto de eventos adversos para lo que utiliza modelos para la administración que son comunes en sus dos componentes principales: El análisis del riesgo y la administración del riesgo. Las actividades para administrar el riesgo se aplican en todas las
etapas del ciclo de vida del proyecto y se clasifican en: Identificación del riesgo Consiste en listar todos los riesgos que puedan afectar la ejecución exitosa del proyecto enfatizando el hecho de que debe identificarse la naturaleza del riesgo y no sus efectos Estimación del riesgo
Consiste el na evaluación de la probabilidad y el impacto de cada evento Evaluación del riesgo Detalla un rango de riesgos y determina las estrategias para afrontarlo Planeación del riesgo
Consiste en la definición de la contingencia y la posibilidad de modificar la estructura de las tareas para minimizarlo. En empresas que administran proyectos grandes y complejos, esta actividad es realizada por un administrador dedicado de tiempo completo a establecer acciones para administrar el riesgo Control del riesgo Se relaciona con las funciones principales de minimización de
riesgo y la forma de reaccionar a los problemas durante todo el ciclo de vida, estos aspectos incluyen el control de calidad en cada acción tomada cuando el riesgo se presente Monitoreo del riesgo Esta actividad se realiza durante todo el ciclo de vida del proyecto debido a la probabilidad de que ocurran los riesgos que afectarían
el desempeño del proyecto. Es necesario medir la evolución del riesgo para determinar si se cumplen los objetivos del proyecto aun con su influencia. Dirección y asignación de recursos debido al riesgo Estas actividades están relacionadas con la administración diaria del riesgo ya que la mayoría de las estrategias que se aplican para resolver los problemas están relacionadas con la asignación
de personal adicional al proyecto y esto debe ser planeado y dirigido Independientemente de las técnicas o del modelo utilizado, la administración del riesgo no tendrá efectos a menos de que todo el equipo sea consciente de su importancia y se garantice un ambiente en el pueda discutirse libremente la potencialidad de los riesgos.
Riesgo de las tareas del proyecto El riesgo es la oportunidad de que ocurra un evento indeseable con consecuencias en el proyecto, los riesgos del proyecto son eventos que si se materializan pueden retrasar o hacer fracasar al proyecto y son inherentes al proyecto Los riesgos no pueden ser eliminados, solo se minimizan o
administran sus efectos Las probabilidades de que ocurra un evento riesgoso son mayores en las primeras etapas pero sus consecuencias son menores, esto se invierte a medida que el proyecto avanza Proceso preventivo para minimizar el riesgo
Antes de implantar un proyecto se realiza un proceso de planeación del riesgo del proyecto que consiste en un enfoque proactivo para la identificación, análisis y evaluación de riesgos potenciales. Incluye: • • •
La identificación de las fuentes de riesgo El análisis y evaluación del riesgo La respuesta al riesgo
• •
La planeación de la contingencia El establecimiento de reservas de contingencia
A continuación se explica cada uno de los conceptos: Identificación de las fuentes de riesgo En este proceso pueden participar todos los integrantes del equipo administrativo para determinar una lista con todas las
áreas que pueden causar demoras o fallas en el proyecto como serían los eventos que no hayan resultado exitosos en el pasado. Para identificar todos los elementos se utilizan: • •
Listas y cuestionarios para asegurar que se cubran todos los puntos del proyecto Análisis de las competencias clave requeridas
•
Grado de novedad en las actividades
Cuando se han determinado áreas específicas de riesgo se identifican en una estructura WBS convertida en una TBS que identifica eventos de riesgo técnico en las tareas y entregables No deben considerarse como riesgos las fuentes externas al proyecto como la inflación o la aceptación en el mercado ya que éstos fueron analizados antes de decidor el inicio
del proyecto Para cada tarea riesgosa identificada se debe documentar: • • • •
El evento Las consecuencias de la ocurrencia del evento La magnitud o severidad del impacto del evento La probabilidad de que ocurra el evento
• •
El momento en que ocurriría el evento La interacción del evento con otras etapas del proyecto o con otros proyectos
Análisis y evaluación del riesgo Este análisis consiste en la selección de eventos riesgosos por su alta probabilidad de ocurrencia y/o consecuencias, utiliza técnicas de análisis que permiten identificar, analizar y evaluar los riesgos,
por ejemplo:
Evaluación del riesgo La evaluación del riesgo consiste en cuantificar el evento de riesgo y su impacto en alguno de los factores críticos de éxito, deben utilizarse como fuente del proceso:
• • • • •
Tolerancia de los involucrados Fuentes de riesgo Eventos potenciales de riesgo Estimados de costo Estimados de duración por actividad
Con estos recursos se utilizan técnicas como el valor monetario esperado del efecto en las tareas, las sumas estadísticas,
herramientas de simulación, árboles de decisión y la experiencia de los evaluadores para obtener como respuesta: • •
Oportunidades por seguir, alternativas para responder Oportunidades por ignorar, alternativas por aceptar
Otras técnicas mayormente sofisticadas que aplican en este
proceso son: • • • • • •
Análisis Análisis Análisis Análisis Análisis Análisis
de escenarios –No cuantitativode razones o rangos híbrido de probabilidad (Ej. Pert) de escenarios –Semicuantitativode sensitividad
•
Respuesta al riesgo Consiste en la decisión sobre la respuesta al riesgo, que puede ser: Reducirlo o mantenerlo tomando acciones sobre la planeación o desarrollando un plan de contingencia para solucionarlo cuando
ocurra Transferirlo mediante contratos a precio fijo sobre desarrollo o seguros Compartirlo al utilizar bases del 50/50 entre el desarrollador y el patrocinador del proyecto
Con esto se establece la definición de los pasos a seguir para aprovechar oportunidades y responder a las alternativas • •
Oportunidades por seguir, alternativas para responder Oportunidades por ignorar, alternativas por aceptar
Los resultados de este proceso se documentan en un plan de administración de riesgo y planes de contingencia, estableciendo
reservas y contratos. Planeación de la contingencia La planeación de la contingencia incluye acciones para afrontar lo siguiente: •
Riesgos de calendario mediante la administración de
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holguras, el análisis de las fechas de entrega impuestas y la compresión del calendario Riesgos en costo Dependencias de tiempo/costo Decisiones en flujo de efectivo Presupuestos de costos Protección de precios
•
Riesgos técnicos
Establecimiento de reservas de contingencia Los fondos de contingencia cubren errores en estimados, omisiones e incertidumbre, sin embargo, existe una resistencia a definirlos por considerar que ha habido una mala planeación además de que se consideran fondos adicionales. La responsabilidad del administrador de proyectos consiste en
fundamentarlos.
La cantidad que se aplica a las contingencias depende de las características del proyecto como: •
Novedad
• • • •
Inexactitud en estimados de costo y tiempo Problemas técnicos Cambios menores en el alcance Problemas no anticipados
La cantidad puede variar del 1 al 10% en proyectos con precedencia. En proyectos complejos puede variar del 20 al 60. La contingencia se divide en reservas de presupuesto y
reservas administrativas Control de la respuesta Es la ejecución del plan de administración de riesgo para responder a los eventos en el transcurso del proyecto y produce después de un análisis de los casos:
• •
Acciones correctivas Actualización del plan de administración de riesgo