LedMot - vårt ledningssystem

Vårt ledningssystem Så styr, driver och utvecklar vi verksamheten i Motala kommun – för att skapa största möjliga nytta för medborgare och kunder.

Där människor och möjligheter möts

Introduktion I din hand håller du en folder som kortfattat beskriver Motala kommuns ledningssystem. Vi har tagit fram den för att du ska förstå hur vi styr, driver och utvecklar vår verksamhet och våra tjänster.

Foldern vänder sig till dig som är anställd eller förtroendevald i kommunen och som ska arbeta utifrån ledningssystemet. Den vänder sig också till dig som är medborgare eller kund, som vill veta hur vi inom kommunen arbetar för att skapa största möjliga nytta. Om du vill ha en mer omfattande beskrivning av ledningssystemet, så finns det mer information att ta del av på motala.se/ledningssystem

Innehåll 3 4 5 6 6 8 9 10 11

2

|

Ledningssystemet i Motala kommun Kärnvärden Organisation och roller Vision och politiska prioriteringar Målstyrning och uppföljning Verksamhetsutveckling Styrdokument Årsagenda Ordlista

Motala kommun - Ledningssystem

Ledningssystemet i Motala kommun Vårt ledningssystem är ett ramverk för hur vi styr, driver och utvecklar vår verksamhet och våra tjänster.

Syftet med ledningssystemet är att vi ska ha ett gemensamt arbetssätt, så att vi använder våra resurser effektivt, håller en hög och jämn kvalitet i verksamheten och hela tiden utvecklar och förbättrar oss. Målet är att skapa största möjliga nytta för våra medborgare och kunder. Beslutet om ett gemensamt ledningssystem för Motala kommun fattades av kommunfullmäktige i april 2010.

c

Visio n oc

f

h po

ed m ör

o are g r bo

er un d k h

ny tta

ölj

inga

pf g

ve c

klin

g

n is ati Orga

Styrdokument

o

r ch

o l le

vä

sut

rd

r

en

K är n

het

on

sam

r

nin

a st örs ta

up

iter

ch

S ka p

go

rior

nin

mö jlig a

yr

ka p

lst

litis

Må

Ver k

Bilden ovan visar ledningssystemet i sin helhet. På följande sidor beskriver vi innehållet i varje del. Vi avslutar sedan med att ge ett exempel på en årsagenda, som visar hur ledningssystemet påverkar kommunens arbete under året. På sista sidan hittar du en förklarande ordlista.

Motala kommun - Ledningssystem

|

3

Kärnvärden Våra kärnvärden – öppen, stolt och nyskapande – visar vägen för hur vi agerar, vad vi kommunicerar och hur vi genomför våra aktiviteter.

Kärnvärdena står för ett förhållningssätt som ska prägla hela den kommunala organisationen med anställda och förtroendevalda. Tillsammans med kommunens devis ”Där människor och möjligheter möts” ska de också fungera som en plattform när vi i samverkan med näringsliv, organisationer och motalabor kommunicerar varumärket Motala.

4

|

Öppen

Stolt

Nyskapande

I Motala är vi öppna mot omvärlden och varandra. Vi är intresserade av vad som händer både i och utanför kommunen. Vi bidrar aktivt till hela regionens utveckling. I Motala är vi öppna och delaktiga. För oss är det naturligt att ständigt bygga nya relationer och etablera fruktbara nätverk.

I Motala värnar vi en miljö och stämning där alla ska kunna känna sig välkomna, trygga och hemma, oavsett varifrån man kommer.

I Motala ska vi våga stå för vilka vi är och varifrån vi kommer – och vara stolta över det. Här sträcker vi på ryggen och vet att vi kan och vill. Vi har stark framtidstro. I Motala skapar vi plats för det personliga uttrycket. Vi uppskattar olikheter och ser till att det nya välkomnas.

I Motala är det lätt att vara nyskapande och kreativ. Här värnar vi det driftiga hos oss alla - både i det lilla och i det stora och strävar alltid efter att göra det enkelt att gå från ord till handling.

Motala är en plats där en mångfald av människor och idéer kan mötas. I Motala har vi en vilja att ständigt utvecklas och gå framåt. Vi använder vår historia och samlade erfarenhet som språngbräda för fortsatt utveckling och tillväxt.

Motala kommun - Ledningssystem

Organisation och roller Motala kommuns organisation består dels av politiska organ med förtroendevalda, dels av förvaltningar med anställda tjänstemän. Politiken bestämmer vad kommunen ska utföra och förvaltningarna ansvarar för hur det genomförs.

I Motala kommun arbetar vi för att skapa största möjliga nytta för våra medborgare och kunder. Vår uppgift är att utveckla ett attraktivt samhälle som bygger på allas ansvar, delaktighet och engagemang – oavsett kön, ålder eller ursprung. I det arbetet har vi tre viktiga roller som samhällsbyggare, tjänsteleverantörer och myndighetsutövare.

Vår organisation är utformad så att vi ska kunna möta våra medborgares och kunders förväntningar och behov på ett sätt som är resurseffektivt.

Kommunfullmäktige Strategiberedningen

Kommunrevisionen

Kommunstyrelsen Valnämnden

Personalnämnden Kommunledningsförvaltningen

Bildningsnämnden

Plan- och miljönämnden

Socialnämnden

Bildningsförvaltningen

Plan- och miljöförvaltningen

Socialförvaltningen

Vatten- och avfallsnämnden

Tekniska nämnden

Tekniska förvaltningen

Kommunfullmäktige är det högst beslutande organet med förtroendevalda som är direkt utsedda av medborgarna i allmänna val. Kommunstyrelsen är det ledande politiska organet med ansvar för att politiska beslut genomförs. Nämnderna i sin tur ansvarar för det arbete som kommunens olika verksamheter ska genomföra. Den löpande verksamheten inom kommunen är sedan indelad i förvaltningar som motsvarar styrelsens och nämndernas uppdrag.

Motala kommun - Ledningssystem

|

5

Vision och politiska prioriteringar Kommunens vision är den övergripande, långsiktiga och gemensamma målbild som vi hela tiden strävar efter att uppnå i våra olika verksamheter. ”Motala ska vara en attraktiv och innovativ del av östgötaregionen där det är enkelt att bo och verka”. Det är vår gemensamma vision och ledstjärna.

I det Lokala utvecklingsprogrammet (LUP) finns visionen och de politiska prioriteringarna som gäller för den aktuella mandatperioden. Prioriteringarna i LUP bygger på den politiska majoritetens valprogram, vilket är den politik som majoriteten av medborgarna har valt.

Kommunstyrelsen och nämnderna ansvarar sedan för att genomföra LUP genom mål och verksamhetsplaner. Genom en handlingsplan för LUP ansvarar kommunstyrelsen också för att leda ett övergripande utvecklingsarbete för hela kommunen.

Målstyrning och uppföljning Genom tydliga mål på alla nivåer visar vi vad kommunen prioriterar och ska uppnå på kortare och längre sikt. Målen hjälper oss att styra verksamheten i rätt riktning.

Med mål som är tydliga och väl förankrade hos chefer och medarbetare får vi utvecklingskraft. Utifrån målen väljer vi vilka aktiviteter vi ska genomföra under året och sammanställer dem i verksamhetsplaner. På så vis påverkar målen våra dagliga beslut och vägval – och styr vår verksamhet i rätt riktning.

I ledningssystemet finns fem målområden; kund, medarbetare, ekonomi, utveckling och hållbarhet, som styr alla nämnder och förvaltningar. För inriktningsmål och resultatmål inom dessa områden beslutar kommunstyrelsen om gemensamma aktiviteter i sin verksamhetsplan.

6

|

Motala kommun - Ledningssystem

Tydliga mål gör också att vi kan följa upp vilka resultat och effekter vi har uppnått.

Uppföljningen visar om vi är på rätt väg eller om vi behöver prioritera om och genomföra andra typer av aktiviteter.

Tid

Vision

>10 år

>10 år

Politiska prioriteringar Uppföljning

8 år

Inriktningsmål

4 år

Resultatmål

1 år

Verksamhetsmål Verksamhetsplaner

Uppföljning

Fullmäktige

Nämnd

Förvaltning Uppföljning

1 år

Handlingsplaner

Enheter

Bilden ovan visar hur målen sätts på olika nivåer och med olika tidsperspektiv – och att de sedan följs upp allt eftersom det löpande arbetet genomförs ute i verksamheten.

Uppföljning Att hela tiden följa upp, utvärdera och analysera vår verksamhet och ekonomi är en förutsättning för att vi ska veta om vi är på rätt väg eller om vi ska ändra på något. Uppföljningen visar hur väl vi lyckas uppfylla kommunens mål men också hur vi ligger till i jämförelser med andra kommuner och verksamheter.

Uppföljningen görs ur flera olika perspektiv:

• Resursåtgång – vilka resurser har använts i kommunen?

Till exempel i form av personal och pengar.

• Prestationer – vilka aktiviteter har vi genomfört för att förbättra våra resultat?

• Resultat – vilka effekter har kommunens verksamheter haft för våra medborgare och kunder?

Uppföljningen sammanställs av förvaltningen och redovisas för den politiska ledningen i fyra olika typer av dokument; månatlig rapport, delårsrapport, årsredovisning och internkontroll.

Motala kommun - Ledningssystem

|

7

Verksamhetsutveckling Verksamhetsutveckling innebär att vi i kommunen hela tiden arbetar med att försöka förbättra vår verksamhet och våra tjänster.

Ledningssystemet innehåller gemensamma verktyg för verksamhetsutveckling. De hjälper oss att på ett systematiskt sätt:

• Utforma våra tjänster utifrån medborgares och kunders behov.

• Utföra våra tjänster på ett sätt som är resurseffektivt.

• Förbättra våra tjänster.

Verktygen ska användas av alla i den kommunala organisationen. Bilden nedan visar det förbättringshjul som beskriver hur vi hela tiden planerar, genomför, följer upp och justerar vårt arbete och våra aktiviteter.

Pla n a er

Ju st

a er

öra mf

p p u

Gen o

Fö lj a

Idag finns två verktyg för verksamhetsutveckling:

• Servicegarantier – visar vilka tjänster vi erbjuder för kommunens medborgare

och kunder och utlovar en grundläggande standard.

• Dialog Motala – är ett gemensamt, IT-baserat system för att fånga upp och hantera synpunkter på verksamheten från kunder och medborgare. Kommunen lovar att svara inom 10 arbetsdagar och använda de synpunkterna som kommer in för att genomföra förbättringar.

Ledningssystemet kommer att kompletteras med fler verktyg för verksamhetsutveckling.

På www.motala.se/ledningssystem finns uppdaterad och mer utförlig information.

8

|

Motala kommun - Ledningssystem

Styrdokument Kommunens styrdokument ger vägledning genom att dokumentera och beskriva förutsättningar för ledning och utveckling av verksamheten.

Huvuddokument för ledningssystemet är Planeringsförutsättningar, Lokalt Utvecklingsprogram, Mål och Resursplan, Verksamhetsplan samt Årsredovisning. Vi har en gemensam benämning och struktur för styrdokumenten, men skiljer på dem som beslutas av politiken och dem som beslutas av förvaltningen.

Styrdokument beslutade av politiken Program/plan

Policy

Riktlinje

Kommunal författning

Taxa

Plan

Föreskrift

Reglemente

Anvisning och rutin

Styrdokument beslutade av förvaltningen

Politiska styrdokument:

• Program/plan – den politiska inriktningen inom ett område.

• Policy – beskriver vilket förhållningssätt som gäller inom ett område.

• Riktlinje – innehåller regler för hur vi agerar.

• Kommunal författning – består av taxa, föreskrift och reglemente. Kan liknas

med lagtexter.

Styrdokument i förvaltningen:

• Plan – visar hur förvaltningen ska uppnå ett politiskt program/plan.

• Anvisning och rutin – förvaltningarnas beslut om hur ett politiskt styrdokument ska

tolkas och genomföras.

Motala kommun - Ledningssystem

|

9

Årsagenda Processen kring kommunens ledningssystem beskrivs i form av en årsagenda, där man tydligt ser när viktiga händelser sker. Årsagendan kan brytas ner på olika nivåer för kommunledning, nämnd och förvaltning liksom för varje enskild enhet. Med årsagendan som stöd är det enkelt för var och en att följa processen över året, så att man kan förbereda sig och medverka beroende på vilket ansvar man har.

I den här årsagendan visas viktiga händelser som alla delar av organisationen berörs av.

Nämnderna beslutar om mål och resursplan samt verksamhetsplan för nästa år (utifrån kommunfullmäktiges beslut).

Kommunfullmäktige beslutar om mål och resursplan för nästa år.

de

ber

Janu

ari

Fe

r

b

r

u

ve

m

be

cem

Årsredovisning i kommunstyrelsen (uppföljning föregående år) samt beslut om planeringsförutsättningar för kommande år.

a

mber

s

o k to

mar

ber

i

no

ar

se

pte

pril

u

st

j

jun

i

juli

au

g

Motala kommun - Ledningssystem

a

|

i

10

m

Delårsrapport i kommunstyrelsen för innevarande år.

Ordlista Handlingsplan Innehåller konkreta åtgärder som ska utföras under året. Enheterna ska upprätta handlingsplaner utifrån förvaltningens verksamhetsplan.

Inriktningsmål Politiska mål som är en nedbrytning av visionen.

Ska kunna gälla för flera mandatperioder och är ej direkt uppföljningsbara. Dessa mål följs indirekt upp av mätbara resultatmål som är kopplade till varje inriktningsmål.

Internkontroll Internkontrollplanen anger inom vilka områden kommunen själv ska granska att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt.

Kund Används som samlingsbegrepp för de personer, grupper, företag eller organisationer som använder eller påverkas av kommunens verksamhet.

I det dagliga arbetet används begrepp som är relevanta inom varje verksamhet: elev, boende, besökare etc.

Ledningssystem Ett ledningssystem beskriver hur en organisation styrs, från den högsta ledningen till den enskilde medarbetaren, för att uppnå sin vision och sina mål. Ledningssystemet i Motala kommun förkortas även LedMot. Lokalt utvecklingsprogram Innehåller den styrande majoritetens övergripande politik för mandatperioden. Utgår från kommunens vision och anger vilka utvecklingsområden som är högst prioriterade. Kan förkortas till LUP. Mål och resursplan Innehåller politiska mål och fördelning av ekonomiska resurser på olika verksamheter.

Kommunfullmäktige beslutar om en övergripande mål och resursplan. Kommunstyrelsen och nämnderna beslutar om sina egna mål och resursplaner utifrån kommunfullmäktiges mål och ekonomiska fördelning. Kan förkortas till MoR. Målstyrning En modell för att styra verksamheten genom att sätta mål på olika nivåer som ska kunna mätas och följas upp. Målstyrningen löper genom hela organisationen, från visionen till enheternas handlingsplaner.

Planeringsförutsättningar Innehåller fakta om kommunens läge och en bedömning av den framtida utvecklingen. Innehåller beslut om målfolkmängd och preliminära ekonomiska ramar. Är utgångspunkt för arbetet med mål och resursplaner.

Politiska prioriteringar Anger politikens övergripande prioriteringar för mandatperioden. Bygger på de valmanifest som den politiska majoriteten vann valet på. Utgör en central del i det lokala utvecklingsprogrammet (LUP).

Resultatmål Politiska mål som sträcker sig över en mandatperiod om fyra år. Resultatmålen bygger på inriktningsmål och ska vara mätbara.

Servicegaranti Ett politiskt beslut som tydliggör vad kunder och medborgare ska kunna förvänta sig av kommunens tjänster.

Styrdokument Dokument som syftar till att styra utvecklingen i en viss riktning eller reglera på vilket sätt den kommunala organisationen ska arbeta.

Synpunktshantering Ett system för att ta tillvara på medborgare och kunders åsikter om kommunens verksamhet.

Verksamhetsmål Mål för kommunens förvaltningar och enheter för ett verksamhetsår. Verksamhetsmålen svarar på hur resultatmålen ska uppnås och kan vara en aktivitet som ska genomföras.

Verksamhetsplan Förvaltningarnas plan med aktiviteter som ska genomföras under verksamhetsåret utifrån hur de politiska målen ska uppnås.

Vision Anger ett önskvärt tillstånd i framtiden. Motala kommuns vision uttrycker vad kommunen eftersträvar att uppnå med ett tidsperspektiv på 10-15 år.

Motala kommun - Ledningssystem

|

11

Frågor Om du har frågor eller funderingar kring ledningssystemet är du välkommen att kontakta:

Anders Neuman

Ekonomichef E-post: anders.neuman@motala.se Telefon: 0141-22 50 37

Therése Hjälmroth

Controller E-post: therese.hjalmroth@motala.se Telefon: 0141-22 50 65

Jan Holmberg

Utvecklingschef E-post: jan.holmberg@motala.se Telefon: 0141-22 50 10

För mer information:

motala.se/ledningssystem