Registro en el AIRSHP

PARA GOBIERNOS LOCALES

MANUAL DEL

El siguiente manual tiene por objeto brindar entrenamiento a los facilitadores que requieran capacitar al usuario en el registro de ingresos en el AIRHSP.

Para poder acompañar a los facilitadores en su formación, se ha creado este entorno virtual que contiene las herramientas necesarias para transmitir las instrucciones correspondientes a los diferentes tipos de registros en el AIRHSP.

Entre las habilidades de facilitación que se requieren para poder brindar una formación clara y eficiente al usuario, destacamos:

• Flexibilidad para adaptarse a diferentes situaciones de formación, tanto virtuales como presenciales.

• Autocontrol emocional para exponer de manera espontánea, siguiendo una secuencia lógica en la explicación de los procesos necesarios para el registro.

• Buen nivel de dicción y vocabulario para expresarse de manera clara, focalizando en las ideas principales que es necesario reforzar para procurar la comprensión del tema.

• Manejo del tiempo de exposición, concretizando en ideas claves y enfatizando en los procesos que deben seguirse de manera obligatoria para llevar a cabo el registro con éxito.

• Credibilidad técnica en el manejo de la información, responder con certeza y justificar cada una de las respuestas.

• Tener una escucha activa para comprender qué es lo que requiere el usuario y brindarle las instrucciones de manera focalizada.

• Disciplina para autoformarse e involucrarse en el proceso de formación, llegar a la capacitación con todos los materiales instruccionales aprendidos.

Los tres momentos importantes en la facilitación

Antes de la capacitación

Accede a los materiales de formación (videos y tutoriales).

Lee con atención para comprender cada proceso del registro.

Entrénate en el uso del AIRHSP, pasos para la realización de cada tipo de registro, familiarizándote con cada menú del AIRHSP, presta atención a detalles necesarios para cada tipo de registro.

El autoconocimiento y el desarrollo de habilidades personales para la facilitación, es clave antes de comenzar a exponer.

Consulta tus dudas con los coordinadores a cargo de gobierno locales.

Practica reiteradamente cada proceso para adquirir destreza y memorizar cada paso de manera secuencial.

Durante la capacitación

Para capacitaciones presenciales:

Coordina con las áreas correspondientes para cubrir las necesidades logísticas y administrativas y poder cumplir con la asistencia a las capacitaciones.

Asiste con anticipación a la capacitación para organizar recursos materiales y familiarizarte con el uso de recursos tecnológicos.

Realiza pruebas de acceso a los materiales de capacitación (videos y tutoriales), chequea audio e imagen antes de la exposición.

Exprésate de manera espontánea, con claridad en los términos.

Respeta el horario de inicio y finalización de la capacitación, maneja los tiempo de exposición, de visualización de videos y de respuesta a las preguntas del usuario.

Para capacitaciones virtuales:

Gestiona con tiempo el uso de la sala virtual en la plataforma Teams , comparte el enlace con anticipación asegurándote que todos los usuarios tengan el acceso correspondiente.

Realiza pruebas de audio y sonido de los videos y tutoriales antes de la capacitación, para evitar inconvenientes durante la exposición virtual.

Configura la sala virtual para poder silenciar micrófonos durante la exposición de los videos para evitar interrupciones en la transmisión.

Coordina con el equipo de gobiernos locales para acordar quien responderá las inquietudes del usuario durante la reunión virtual. En lo posible recoge las preguntas que aparecen en el chat mientras se va exponiendo cada uno de los videos y tutoriales para realizar un resumen y analizar si hay consultas que se repiten.

Maneja los tiempos de exposición de los videos y de respuesta a las preguntas, actúa como moderador para dar lugar a todos los participantes por igual.

Recuerda mencionar reiteradamente los contactos para consultas tanto del proceso de registro como de soporte tecnológico.

Después

de la capacitación

Recoge las necesidades o dudas de cada uno de los usuarios.

Consulta con los coordinadores de gobiernos locales para responder de manera eficiente cada una de las preguntas que realice el usuario.

Registra las inquietudes de manera escrita para que esta información sirva de insumo y de esta manera poder hacer ajustes en las capacitaciones siguientes.

Conviértete en un mentor para acompañar a futuros facilitadores.

Descripción de los videos e intrucciones para la explicación

A continuación, se describe la secuencia lógica de videos instruccionales que se deben seguir y la forma de explicar cada uno de los pasos para cada uno de los tipos de registro.

Es el primer video que debe exhibirse, ya que explica de manera resumida qué es el AIRHSP, funcionalidades, pasos para la creación de usuario, acceso al aplicativo, normativa relacionada al AIRHSP, acceso a la asistencia técnica y soporte.

Este video sirve también de conexión con las funcionalidades del MCPP WEB, las cuales se desarrollan en capacitaciones específicas, luego de tener claro el registro en el AIRHSP.

Se recomienda presentar el video explicando que antes de pasar a las instrucciones del paso a paso en el registro se debe tener claro qué es el AIRHSP y cuál es su funcionalidad de manera general.

Luego de exhibir el video, dejar un lapso para responder inquietudes que hayan surgido en el usuario.

Video N° 1 Introducción al AIRHSP

Se realiza una introducción explicando que uno de los procesos de registro se relaciona al alta de persona de manera individual.

Como sabemos el AIRHSP permite realizar los registros tanto a nivel individual como masiva, sin embargo, vamos a ver que hay diferencias en los pasos.

Comenzaremos con el proceso mas corto y que requiere memorizar menos pasos. Se indica que por favor presten atención a cada paso, focalizando en la columna acciones para buscar el ícono correspondiente a adicionar empleado, ya que a partir de este paso la aplicación guía el proceso.

Se presenta el video y luego se deja un lapso para preguntas del usuario.

Video N° 2 Tutorial - Alta de persona de manera individual

N° 3

- Alta de persona masiva

Tal como habíamos mencionado, el AIRHSP permite realizar el alta de persona también de manera masiva. En este caso vamos a observar que se requiere realizar algunos pasos previos para llegar a cargar el registro de manera masiva.

Se enfatiza en prestar atención al llenado de formatos necesarios para estructurar el archivo que luego podrá subirse al aplicativo facilitando el proceso cuando se trata de registrar un número grande de personal.

Se tiene en cuenta que en primer término hay que acceder al menú contenido y desde allí acceder a los formatos de carga masiva.

Prestar atención a las pestañas que contienen el formato (que se debe completar), el diccionario (que contiene la descripción de cada campo, la cantidad de caracteres permitidos y si es un campo obligatorio o no) y las tablas (contienen los códigos de los campos, tipo de registro, documento de identidad, código de sexo, modalidad de ingreso, entidad financiera, tipo de cuenta, régimen pensionario etc)

Recordar que es necesario grabar el formato en Excel, guardarlo como archivo CSV (delimitado por comas) y comprimirlo en zip para que el archivo se pueda subir al AIRHSP para realizar el alta masiva.

Presentar el video y luego dejar un lapso para preguntas del usuario.

Video

N° 4 Tutorial - Baja de persona de manera individual

En este caso vamos a aprender a dar de baja en el AIRHSP de manera individual Prestar atención a cada paso, focalizando en la columna acciones y en el icono que es una X en rojo que corresponde a baja definitiva, ya que a partir de este paso la aplicación guía el proceso.

Se presenta el video y luego se deja un lapso para preguntas del usuario.

Video

En este caso vamos a observar que se requiere realizar algunos pasos previos para llegar a cargar el registro de manera masiva.

Se enfatiza en prestar atención al llenado de formatos necesarios para estructurar el archivo que luego podrá subirse al aplicativo facilitando el proceso cuando se trata de registrar un número grande de personal.

Se tiene en cuenta que en primer término hay que acceder al menú contenido y desde allí acceder a los formatos de carga masiva.

Prestar atención a las pestañas que contienen el formato (que se debe completar), el diccionario (que contiene la descripción de cada campo, la cantidad de caracteres permitidos y si es un campo obligatorio o no) y las tablas (contienen los códigos de los campos, tipo de registro, documento de identidad, código de sexo, modalidad de ingreso, entidad financiera, tipo de cuenta, régimen pensionario etc)

Recordar que es necesario grabar el formato en Excel, guardarlo como archivo CSV (delimitado por comas) y comprimirlo en zip para que el archivo se pueda subir al AIRHSP para realizar la baja masiva.

Presentar el video y luego dejar un lapso para preguntas del usuario.

Video N° 5 Tutorial - Baja de persona masiva

Tutorial - Modificación de datos personales de un registro

En este caso vamos a aprender a modificar datos personales en el AIRHSP de manera individual.

Prestar atención a cada paso, focalizando en la columna acciones y en el primer icono que corresponde a editar empleado, ya que a partir de este paso la aplicación guía el proceso.

Presentar el video y luego dejar un lapso para preguntas del usuario.

Video N° 6