Coupa - Příručka

PŘÍRUČKA

PRO DODAVATELE

ÚVOD

Vážený dodavateli,

Jsme rádi, že se společně pouštíme do nového způsobu obstaravaní zakázek. Zavedením cloudového nákupního nástroje Coupa mění společnost LKQ způsob nakupování a digitalizuje všechny nákupní procesy od objednávky až po platbu.

Tato změna je stejně výhodná pro obě strany:

Výhody pro dodavatele + Rychlejší zpracování faktury + Zvýšení efektivity sledováním stavu v reálném čase + Uložené a nezávisle aktualizované informace o platbách na portálu Coupa Supplier Portal (CSP). + E mailová upozornění na jakoukoli aktivitu + Vzájemná pomoc a posílení obchodních vztahů

Výhody pro společnost LKQ + Řešení online obchodu pro mapování všech projektů zadávání zakázek + Rozsáhlá škála funkcí od vykazování výdajů po správu smluv + Snadnější spolupráce s dodavateli + Zvýšení efektivity a transparentnosti procesů zadávání zakázek

Výhody pro obě strany + Zkrácení doby zpracování a práce + Bezpapírové vytváření objednávek a faktur + Jeden nástroj pro jednotné a ucelené mapování všech procesů od objednávky až po platbu. + Úplné a konzistentní informace o objednávkách a fakturách

Vážíme si vaší spolupráce a máme zájem na tom, aby byl řetězec procesů "Source to Pay" co nejefektivnější a nejtransparentnější. Pro účely spolupráce v systému Coupa se proto LKQ s každým dodavatelem individuálně dohodne na technických a procesních typech připojení pro zasílání fakturačních, objednávkových a katalogových údajů. Tímto způsobem je vytvořen základ pro efektivní používání nástroje.

Následující pokyny pro dodavatele jsou rozděleny do tří částí, které se zabývají různými možnostmi odesílání dat v systému Coupa. Máte li další otázky, zeptejte se kontaktní osoby v oddělení nákupu, napište e mail na adresu coupa@lkq.cz nebo vyhledejte informace na portálu Coupa Success Portal.

Těšíme se na naši budoucí digitální spolupráci!

V následujícím textu bychom vám rádi vysvětlili postup nastavení služby Coupa krok za krokem pro různé typy připojení a ukázali vám výhody a nevýhody jednotlivých alternativ.

Různé typy připojení pro příjem objednávek, fakturaci, katalog a údržbu základných dat se mohou technicky vyskytovat v libovolné kombinaci, je však třeba ověřit jejich vhodnos

1. FAKTURACE PROSTŘEDNICTVÍM E MAILU S OBJEDNÁVKOU (SUPPLIER ACTIONABLE NOTIFICATION (SAN))

Připojení prostřednictvím e mailu je nejjednodušší způsob, jak začít pracovat se službou Coupa. Při této možnosti potřebujeme pouze e mailovou adresu, na kterou mají být zasílány budoucí objednávky. V přiloženém formuláři nám prosím sdělte, jakou e mailovou adresu chcete použít. Odpovědný zákazník ji pak uloží do systému, takže všechny budoucí objednávky budou zasílány přímo na tuto e mailovou adresu. Tento způsob připojení je vhodný zejména pro dodavatele, kteří s LKQ obchodují velmi zřídka.

Přehled procesů SAN

Přijetí objednávky → ANO Elektronické zasílání faktur → ANO Správa katalogu → NO

Základní údaje → NO

1.1. PŘIJETÍ OBJEDNÁVKY

Po zadání e mailové adresy mohou být všechny objednávky zpracovány a vyřízeny prostřednictvím vaší e mailové schránky. Odesílatelem příchozí pošty s objednávkami je vždy aplikace Coupa. Předmět e mailu obsahuje číslo objednávky (PO) a informace o objednávající společnosti.

Obdržený e mail s objednávkou je informací pro dodavatele (SAN). Tento e mail umožňuje pomocí tlačítek na začátku a na konci zprávy potvrdit přijatý požadavek na objednávku (tlačítko Potvrdit NO). Komentář k objednávce můžete zaslat také přímo e mailem.

Tlačítko Vytvořit fakturu vám také umožňuje přímý přístup do CSP (Coupa Supplier Portal), abyste mohli odeslat elektronickou fakturu do LKQ prostřednictvím PO Flip (převod objednávky na fakturu). Zde se údaje z objednávky použijí k vytvoření faktury. Další informace naleznete v části Fakturace (SAN).

1.2. FAKTURACE

Chcete li odeslat fakturu, použijte tlačítko Vytvořit fakturu v e mailu s objednávkou.

Společnost Coupa si následně může vyžádat váš souhlas s podmínkami používání. Chcete li souhlasit, klikněte na tlačítko Souhlasím

Pokud je toto okno v angličtině, můžete změnit nastavení jazyka v dolní části stránky pomocí ikony na češtinu. Po stisknutí tlačítka Souhlasím se otevře okno, ve kterém můžete vybrat odesílatele faktury.

Pokud dosud nebyl vytvořen žádný odesílatel, lze jej vytvořit kliknutím na tlačítko Vytvořit nové pověření. Za tímto účelem je třeba zadat následující údaje:

Záznam je ukončen příkazem Vytvořit a použít. Poté se otevře okno pro zadání údajů o faktuře. Příslušné fakturační údaje z objednávky se promítnou a automaticky vloží do faktury (PO flip). Kromě toho jsou převzata data uložená příjemcem.

V části Přílohy je třeba přiložit originál faktury ve formátu PDF pomocí tlačítka Soubor.

Stisknutím tlačítka Vypočítat na konci vstupního formuláře se automaticky vypočítá částka DPH a částka faktury včetně DPH na základě stávajících údajů na faktuře. Po překontrolování všech položek a předvyplněných polí můžete fakturu odeslat do naší aplikace Coupa pomocí tlačítka Odeslat

Při připojení prostřednictvím e mailu (SAN) nemáte možnost samostatně spravovat katalogová data. Naše nákupní oddělení vytváří statický katalog na základě smluvně dohodnutých podmínek. Pokud dojde ke změnám v sortimentu nebo ke změnám cen, zašlete prosím známému kupujícímu e mail nebo jej pošlete na adresu coupa@LKQ.cz.

1.4. SPRÁVA ZÁKLADNÍCH DAT

Pokud jste připojeni prostřednictvím e mailu (SAN), nebudete moci nezávisle udržovat svá hlavní data. Pokud dojde k jakýmkoli změnám těchto údajů, zašlete je prosím známému kupujícímu nebo na adresu coupa@LKQ.cz.

2. PŘIPOJENÍ PŘES DODAVATELSKÝ PORTÁL COUPA (CSP)

Platforma CSP vám nabízí komplexní službu zpracování transakcí online. Po přihlášení do CSP můžete mimo jiné zobrazit všechny objednávky a jejich stav, spravovat katalogy a základní udaje, potvrzovat objednávky a odesílat faktury. Toto připojení se doporučuje, pokud se společností LKQ provádíte více než jednu transakci týdně.

Přehled procesů CSP Přijímání objednávek → ANO Elektronické zasílání faktur → ANO Správa katalogu → ANO Základní údaje → ANO

2.1. REGISTRACE CSP

Do dodavatelského portálu Coupa se lze přihlásit různými způsoby, které vysvětlíme níže. Vezměte prosím na vědomí, že všechny funkce portálu lze používat pouze po připojení k LKQ (nebo jinému zákazníkovi) na portálu.

2.1.1. ZMĚNA JAZYKA CSP

Je pravděpodobné, že po prvním přihlášení bude stránka v angličtině, ale můžete ji přepnout do češtiny. Jazyk lze změnit v dolní části stránky kliknutím na ikonu

2.1.2 MOŽNOST PROPOJENÍ 1: POZVÁNÍ CSP OD LKQ

LKQ vám zašle pozvánku na CSP. Obdržíte e mail s odkazem a pokyny, jak postupovat. Pokud pozvánku přijmete tlačítkem Přihlásit se do Coupa (Login to Coupa), budete přesměrováni na domovskou stránku služby CSP. Zde si vytvoříte nový účet a přihlásíte se. Poté jste automaticky připojeni k LKQ a můžete používat všechny funkce CSP.

Pro registraci je třeba zadat požadované údaje na domovské stránce služby Coupa.

2.1.3. MOŽNOST PROPOJENÍ 2: PŘIHLÁŠENÍ BEZ POZVÁNKY

Přejděte na domovskou stránku CSP (https://supplier.coupahost.com/) a vytvořte si nový účet. Po úspěšné registraci a přihlášení můžete začít zadávat základní údaje a nastavení do systému.

Poté informujte odpovědnou kontaktní osobu v oddělení nákupu, že jste se zaregistrovali na portálu a že nás chcete kontaktovat. Naše nákupní oddělení pak propojí vaši společnost přímo s LKQ v adresáři dodavatelů Coupa CSP.

Pokud chcete, aby k vytvořenému účtu měli přístup i další uživatelé, můžete své kolegy přidat následujícím způsobem:

► Během registrace: využijte možnost pozvat své kolegy přímo na domovské stránce během registrace..

► Pokud jste si již vytvořili účet, můžete přidat kolegy prostřednictvím položky Správce a tlačítka Pozvat uživatele.

2.2. DVOUFAKTOROVÉ OVĚŘENÍ

Úspěšně jste se zaregistrovali do CSP a všechny funkce portálu jsou nyní k dispozici. Při prvním přihlášení máte možnost nastavit dvoufaktorové ověřování. Pokud jej chcete použít, můžete tak učinit prostřednictvím služby Google Authenticator nebo SMS. Pokud nechcete dvoufaktorové ověřování aktivovat, obejděte oznámení pomocí tlačítka Ne, děkuji.

Pokud chcete dvoufaktorové ověřování nastavit později, můžete tak učinit v nastavení účtu (viz Nastavení účtu).

2.2.

VYTVÁŘENÍ A SPRÁVA ZÁKLADNÍCH ÚDAJŮ

Po registraci v CSP vyplňte údaje o své společnosti. Změny můžete provádět přímo na domovské stránce pomocí tlačítka Zlepšete svůj profil nebo pomocí tlačítka Profil na horní liště.

Možnost 1: Upravit profil na domovské stránce klikněte na položku Zlepšete svůj profil

Možnost 2: Upravte profil pomocí položky Profil na horním panelu.

Obecně je třeba rozlišovat mezi dvěma profily

Veřejný profil: obsahuje obecné informace o vaší společnosti (např. název, logo, oblast činnosti, počet zaměstnanců, profily na sociálních sítích nebo kontaktní informace). Prostřednictvím veřejného profilu umožníte ostatním společnostem najít vaši firmu v adresáři portálu dodavatelů a navázat s vámi kontakt. Veřejně přístupné informace jsou uloženy v části Obecné informace.

Profil společnosti specifický pro zákazníka: obsahuje obecné informace o věřiteli, jako jsou údaje o adrese, kontaktních osobách a možnostech kontaktu, jakož i údaje o identifikaci společnosti. Údaje pro firemní profil konkrétního zákazníka jsou uloženy v oblasti Podrobnosti o firmě.

2.3. NASTAVENÍ SYSTÉMU ELEKTRONICKÉ FAKTURACE

Další výhodou CSP je možnost elektronické fakturace prostřednictvím tzv. PO Flip. Tato funkce umožňuje vygenerovat fakturu z přijaté objednávky. Přenášejí se údaje o přijatých objednávkách, což pomáhá předcházet chybám a zajišťuje, že faktura je konzistentní a úplná. Vygenerovaná fakturační data lze pak prostřednictvím portálu odeslat přímo do LKQ, což umožňuje rychlejší zpracování faktur.

Aby bylo možné odesílat fakturační údaje do LKQ prostřednictvím PO Flip v CSP, je nejprve nutné provést nastavení pro elektronickou fakturaci. Otevřete horní panel Správce a poté klikněte na tlačítko Nastavení právnické osoby na levé straně stránky.

Kliknutím na tlačítko Přidat právnickou osobu zahájíte proces vytváření požadovaných údajů. Otevře se okno pro zadání údajů o vaší společnosti. Vyplňte pole na následujících stránkách a potvrďte své údaje kliknutím na tlačítko Pokračovat. Připravte si následující údaje o společnosti:

Název právnické osoby Krajina

[KROK 1] Zde můžete zadat obecné informace o své společnosti. Připravte si následující informace:

Představenstvo (jména členů představenstva)

Právní forma společnosti

Sídlo společnosti

Předseda představenstva Registrační soud

Číslo obchodního rejstříku

[KROK 2] V dalším kroku máte možnost vyloučit zákazníky ze zobrazení zadaných informací. Poté pokračujte v procesu s následujícími položkami:

Údaje o adrese odesílatele

Údaje o bankovním účtu

Údaje o daňovém identifikačním čísle

Upozornění: níže uvedené informace jsou společnosti LKQ zasílány automaticky. Tyto informace obdržíme až po vystavení faktury.

Země bankovního účtu

Měna

Název banky

Název příjemce

Směrovací číslo banky

Číslo účtu

IBAN

SWIFT / BIC

Typ bankovního účtu

Adresa banky

Zadání potvrďte tlačítkem Uložit a pokračovat

[KROK 3] V dalším kroku máte možnost přidat další příjemce. Pokud nechcete nastavovat další příjemce, klikněte na tlačítko Další.

[KROK 4] Nakonec definujete adresu odesílatele pro zásilky. Po zadání všech údajů se vrátíte do přehledu elektronické fakturace a můžete spravovat stávající údaje.

Po zadání všech údajů máte možnost použít elektronickou fakturaci v systému CSP. Další informace o přepínání objednávek PO naleznete v části Fakturace.

2.5. OBDRŽENÉ OBJEDNÁVKY

Přijaté objednávky můžete spravovat a upravovat prostřednictvím položky Objednávky na horní liště. Přehled všech přijatých objednávek naleznete na kartě Objednávky. O každé objednávce můžete být také informováni e mailem nebo SMS (další informace naleznete v Nastavení účtu).

Po kliknutí na číslo objednávky se otevře příslušná objednávka a zobrazí se její podrobnosti.

Prostřednictvím ikon máte možnost přímo vytvořit fakturu (PO Flip) nebo dobropis. Za tímto účelem je třeba dokončit proces popsaný v části Nastavení elektronické fakturace.

2.6. FAKTURACE

Pomocí tlačítek v přehledu objednávek můžete vytvořit fakturu nebo dobropis k objednávce (PO flip). Na pravé straně obrazovky pro vytvoření faktury, která se otevře, najdete všechny informace, které jste zadali při nastavení elektronické fakturace. Na levé straně najdete informace týkající se faktury, například číslo faktury, platební podmínky nebo měnu. Vyplňte všechna povinná pole označená hvězdičkou a přiložte příslušnou fakturu ve formátu PDF.

a

Pokračujte ve vyplňování následujících atributů a zkontrolujte předvyplněná pole. Odstranění nepotřebných řádků pomocí tlačítka . Položky související s objednávkou můžete přidat pomocí tlačítka Přidat položku. Testartikel

Na konci vstupního formuláře jsou různá tlačítka. Pomocí tlačítka Uložit jako koncept můžete fakturu uložit s předchozími záznamy. Pomocí tlačítka Vypočítat máte možnost vypočítat částku DPH a částku faktury včetně DPH na základě zadaných údajů faktury. Po zadání a zkontrolování všech polí relevantních pro fakturu můžete fakturu odeslat do naší aplikace Coupa pomocí tlačítka Odeslat. V dalším kroku znovu potvrďte odeslání faktury kliknutím na tlačítko Odeslat fakturu. Kliknutím na tlačítko Pokračovat v úpravách se vrátíte do režimu zpracování faktur.

Položka Faktury zobrazuje přehled všech faktur odeslaných zákazníkovi. U každé faktury se zobrazí odpovídající stav (např.: návrh, čekající, schválená, zaplacená). Pokud je faktura v režimu návrhu, můžete ji upravit pomocí ikony tužky na pravé straně přehledu nebo ji odstranit pomocí tlačítka . Kromě toho je možné v této zprávě vytvořit dobropis pro příslušného zákazníka.

Nezasílejte nám prosím papírové faktury, ale použijte pro zasílání faktur možnosti popsané v této příručce.

VYTVÁŘENÍ DOBROPISŮ

Dobropis se otevře automaticky po kliknutí na tlačítko Vytvořit dobropis (nachází se v položce Faktury na horním panelu). Zde můžete vybrat důvod vytvoření dobropisu.

Pokud zvolíte první možnost a chcete vytvořit dobropis na základě faktury, vyberte v seznamu fakturu, kterou chcete opravit dobropisem. Poté určete, zda má být vybraná faktura dobropisována pouze částečně nebo v plné výši, a potvrďte vytvoření dobropisu kliknutím na tlačítko Vytvořit

Otevře se okno pro vytvoření opravného dokumentu. Zadejte všechny potřebné informace a zkontrolujte předvyplněná pole.

V části Řádky v dolní části formuláře můžete opět vidět obsah opravené faktury. V tomto okamžiku znovu pečlivě zkontrolujte všechny údaje, například celkovou částku dobropisu nebo sazbu DPH.

Nakonec odešlete dobropis kliknutím na tlačítko Odeslat

2.8. SPRÁVA KATALOGU

V zásadě je třeba rozlišovat mezi dvěma typy katalogů. Statický katalog (sdílený katalog) a Punchout Catalog (přístup do vašeho e shopu).

Statický katalog je soubor produktů, které mohou naši zaměstnanci vyhledávat přímo na domovské stránce Coupa. Pokud chce dodavatel použít statický katalog, musí nejprve vytvořit soubor CSV s definovanou strukturou. Tento soubor může dodavatel nahrát a schválit na dodavatelském portálu Coupa nebo jej zaslat e mailem společnosti LKQ.

V prvním případě je katalog zaslán elektronicky do systému Coupa společnosti LKQ, kde jej musí schválit odpovědný kupující. Ve druhém případě zaměstnanec společnosti LKQ nahraje katalog do systému Coupa a zveřejní jej. V obou případech jsou katalog a smlouva/smlouva propojeny na úrovni položek.

Katalogy lze vytvářet a spravovat prostřednictvím portálu dodavatelů Coupa. Otevřete Katalogy a vyberte zákazníka, pro kterého chcete vytvořit nebo upravit katalog. K dispozici jsou různé možnosti:

Manuální vytvoření katalogu prostřednictvím CSP

Nahrávání katalogových dat dodavateli (katalog hostovaný dodavatelem)

Nahrávání katalogových dat společností LKQ (hostovaný katalog společnosti LKQ)

3.8.1. MANUÁLNÍ VYTVOŘENÍ KATALOGU PŘES CSP

V horním panelu otevřete Katalogy. Nový katalog můžete vytvořit pomocí tlačítka Vytvořit

Vyplňte všechna potřebná pole a potvrďte údaje tlačítkem Uložit. Nové položky můžete do katalogu přidat pomocí tlačítka Vytvořit v oblasti Položky zahrnuté v katalogu.

Chcete li vytvořit položku katalogu, zadejte všechny potřebné informace a definujte požadovaná nastavení položky. Dbejte na co nejpřesnější a nejsprávnější zadávání údajů a jejich pravidelnou aktualizaci.

Po úplném vytvoření katalogu jej odešlete odpovědnému kupujícímu pomocí tlačítka Odeslat nákupčímu. Jakmile budou články schváleny, budou viditelné v nákupní platformě našich zaměstnanců.

Nezapomeňte ke každé vytvořené položce přiložit odpovídající fotografii. Jedině tak lze zajistit optimální používání systému uživatelem.

3.8.2. NAHRÁVÁNÍ PROSTŘEDNICTVÍM SOUBORU CSV

Základem statického katalogu je soubor CSV s definovanou strukturou. Příslušnou šablonu lze stáhnout z dodavatelského portálu Coupa. Súbor na stiahnutie súboru CSV nájdete nasledovne:

1. Polozka Katalogy

2. Kliknutím na tlačítko Vytvořit vytvoříte nový katalog nebo otevřete existující katalog.

3. Klikněte na tlačítko Načíst ze souboru v části Položky zahrnuté v katalogu

4. Otevřete odkaz na šablonu CSV

Katalogový soubor má jako oddělovače polí čárky a používá znakovou sadu Unicode UTF 8. Obě nastavení nejsou v aplikaci MS Excel standardní a může být nutné je nejprve nastavit. Zkontrolujte, zda je jako znaková sada nastaven Unicode UTF 8.

Poté vyplňte příslušná pole pro každou položku. Všechna povinná pole jsou v záhlaví označena hvězdičkou.

Pro správné načtení souborů doporučujeme vyplnit a nahrát soubor v angličtině, jazyk lze změnit v dolní části stránky kliknutím na ikonu

Při ukládání je uživatel dotázán, zda chce použít formát CSV nebo ODF. Vždy vyberte možnost "Použít formát CSV".

Nyní nahrajte soubor CSV na portál dodavatele Coupa. Za tímto účelem otevřete kartu Katalogy na horním panelu a klikněte na tlačítko Vytvořit. V oblasti Položky zahrnuté v katalogu klikněte na tlačítko Načíst ze souboru. Poté máte možnost vybrat připravený soubor pomocí tlačítka Vybrat soubor a nahrát jej do systému pomocí tlačítka Zahájit odeslání. Vybranou možnost pak musíte potvrdit tlačítkem Dokončiť odeslání

2.9. NASTAVENIA ÚČTU V SYSTÉME CSP

Chcete li upravit nastavení svého účtu, klikněte na své jméno v horní části stránky. V části Můj účet máte možnost provést obecná nastavení (např. změnit heslo), definovat upozornění na nové transakce na portálu Coupa Supplier Portal (online, poštou nebo SMS) nebo provést následná nastavení zabezpečení a dvoufaktorového ověřování.

PŘIPOJENÍ PŘES CXML

cXML je zkratka pro commerce eXtensible Markup Language a jedná se o protokol pro výměnu dat v rámci elektronických obchodních transakcí. V tomto procesu je váš systém IT/ERP takříkajíc propojen se systémem IT/ERP společnosti LKQ. To umožňuje automatickou elektronickou výměnu údajů o objednávkách a fakturách.

K odesílání dat těchto dokumentů lze použít cXML:

Žádosti o nákup

Nákupní objednávky

Dotazy

Platby Smlouvy

Faktury

Katalogy

Propojení prostřednictvím cXML vyžaduje větší integrační úsilí, takže tuto metodu doporučujeme použít, pokud s LKQ provádíte více než 100 transakcí týdně nebo pokud chcete automatizovat zpracování objednávek a faktur.

Poskytněte nám prosím všechny níže uvedené informace, abychom mohli provést vazbu cXML v naší instanci Coupa.

Prozessübersicht CXML

Bestellübermittlung → JA Elektronischer Rechnungsversand → JA Katalogmanagement → JA Stammdatenpflege → ja

Přehled procesů CXML Přenos objednávky → ANO Elektronické zasílání faktur → ANO Správa katalogu → ANO Údržba základních údajů → ANO

Další informace o cXML naleznete na portálu Coupa Success Portal nebo na adrese http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf

3.1. PŘENOS OBJEDNÁVEK

Pro nastavení elektronického přenosu objednávek v systému Coupa jsou nutné následující parametry:

Adresa URL objednávky

Adresa serveru dodavatele, na který se odesílá objednávka cXML.

Doména LKQ Volně volitelný parametr odesílatele (účastníka); obvykle: "DUNS" nebo "NetworkID".

Identita LKQ Volně volitelná identita odesílatele ( objednatele) NetworkID (např. Coupa)

Doména dodávateľa Volně volitelný parametr příjemce (prodejce) obvykle: "DUNS" nebo "NetworkID".

Identita dodávateľa Frei wählbarer Ident des Empfängers (Lieferant) entweder DUNS Nummer oder eine NetworkID des Lieferanten Tajný klíč Heslo pre prenos objednávky prostredníctvom cXML

Protokol Das für den Datenaustausch verwendete Protokoll („cXML“)

Výše uvedené parametry musí být dohodnuty s dodavatelem a uloženy na obou stranách (v zákaznické aplikaci Coupa a na přijímacím serveru dodavatele). Po uložení do hlavního záznamu dodavatele odešle Coupa objednávku jako elektronický datový záznam na adresu serveru dodavatele identifikovanou podle uložené adresy URL. Jakmile je datový záznam importován do systému ERP, dodavatel vytvoří, potvrdí, doručí a vyfakturuje objednávku.

3.2. FAKTURACE

Chcete li použít rozhraní cXML, odešlete společnosti Coupa požadavek "InvoiceDetailRequest" prostřednictvím připojení https. Je důležité, aby ke každé vystavené faktuře existovala (alespoň) jedna objednávka nebo smlouva. Fakturu lze přiřadit k několika objednávkám.

Při odesílání dokumentu "InvoiceDetailRequest" používá Coupa následující údaje:

Faktura CXML

Doména dodavatele

Faktura CXML

Totožnost dodavatele

Faktúra CXML

Doména kupujúceho

Faktura CXML

Totožnost kupujícího

Volně volitelný parametr vysílače (dodavatele); obvykle: "DUNS" nebo "NetworkID".

Volně volitelný parametr odesílatele (dodavatele); buď číslo DUNS, nebo NetworkID dodavatele.

Volně volitelná identita příjemce (zákazníka) obvykle: "DUNS" nebo NetworkID.

Volně volitelná identita příjemce (zákazníka) buď číslo DUNS, nebo NetworkID zákazníka.

Sdílené tajemství CXML Heslo pro přenos objednávek prostřednictvím cXML

Těchto pět parametrů musí být koordinováno s dodavatelem a uloženo na obou stranách (na odesílajícím serveru dodavatele a v zákaznické aplikaci Coupa).

Po uložení parametrů do systému Coupa je aplikace připravena přijímat faktury od dodavatele prostřednictvím jazyka cXML. Adresa URL aplikace Coupa, do které má dodavatel zasílat své faktury cXML, je:

Oficiálna verzia: https://lkq eu.coupahost.com/cxml/invoices

Testovacia verzia: https://lkq eu dev.coupahost.com/cxml/invoices oder https://lkq eu test.coupahost.com/cxml/invoices

3.3. SPRÁVA KATALOGŮ (PUNCHOUT KATALOG)

V zásade treba rozlišovať medzi dvoma typmi katalógov Statický katalog (sdílený katalog) a Punchout Catalog (přístup do vašeho e shopu).

Pokud dodavatel používá k zobrazení svého zboží v systému Coupa děrovaný katalog, je uživatel přesměrován prostřednictvím odkazu v zákaznickém systému Coupa na katalog v externím internetovém obchodě dodavatele, kde je k dispozici smluvně dohodnutý sortiment včetně dohodnutých cen.

Uživatel vybere požadované položky a vloží je do nákupního košíku. Po "odsouhlasení" u pokladny se uživatel vrátí do systému Coupa a obsah nákupního košíku se přenese z online katalogu do systému Coupa. Všechny položky v nákupním košíku jsou nyní k dispozici pro vytvoření a schválení žádosti v systému Coupa.

Pro připojení zákaznického systému Coupa k online katalogu dodavatele je třeba nejprve dohodnout potřebné parametry připojení:

URL

Domäne

Identität

Tajný klíč

Doména odesílatele

Adresa serveru, na kterém je umístěn online katalog.

Volně volitelný parametr dodavatele; obvykle: "DUNS" nebo "NetworkID".

Volně volitelná identita dodavatele; číslo DUNS (např. 324335611) nebo NetworkID (např. Coupa).

Heslo pro přístup do online katalogu

Volně volitelný parametr pro zákazníka; číslo DUNS nebo NetworkID zákazníka.

Identita odosielateľa Volně volitelná identita zákazníka

Protokol

Protokol používaný pro výměnu dat ("cXML")

Poznámka: Pokud připojíte katalog Punchout k instanci Coupa LKQ, položky obsažené v katalogu se nezobrazí ve výsledcích vyhledávání Coupa. Na konci seznamu výsledků se žadateli zobrazí pouze odkaz na váš internetový obchod.

3.4. PŘÍKLADY PŘENOSŮ CXML

Další informace o objednávkách cXML naleznete na adrese: https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Purchase_Orders/02_cXML_Purchase_Orders

3.4.1. PŘENOS FAKTUR

Systém Coupa obdrží ze serveru dodavatele dokument (request) cXML typu InvoiceDetailRequest. Příklady naleznete na portálu Coupa Success: https://success.coupa.com/Suppliers/Integration_Resources/Sample_Invoices

3.4.2. PUNCHOUT KATALOG

Příklady naleznete na portálu Coupa Success: https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Catalogs/Punchout_Catalogs

Přenos nákupního košíku

Zpráva PunchoutOrderMessage obsahuje informace zadané do nákupního košíku externího internetového obchodu a předává je systému Coupa, který zahájil komunikaci mezi oběma systémy prostřednictvím požadavku PunchoutSetupRequest.

Zpráva obsahuje kompletní hodnotu nákupního košíku, náklady na dopravu a balení, DPH a podrobnosti o jednotlivých vybraných produktech (číslo produktu, popis, množství, jednotka, cena, název a skupina produktů). Pokud je zpráva PunchoutOrderMessage úspěšně odeslána, objeví se zahrnuté položky v nákupním košíku Coupa a budou k dispozici pro vytvoření požadavku na nákup.položky zobrazeny v nákupním košíku Coupa a budou tak k dispozici

4. DALŠÍ ZPŮSOBY FAKTURACE

Kromě výše popsaných oblíbených možností účtování LKQ existuje ještě jedna možnost, kterou bychom rádi stručně vysvětlili níže. V případě jakýchkoli dotazů se obraťte na naše oddělení operativního nákupu nebo na adresu coupa@LKQ.cz.

Pokud z technických nebo procesních důvodů nemůžete zasílat faktury společnosti LKQ prostřednictvím jedné z možností poskytovaných společností Coupa, máte možnost zasílat faktury ve formátu PDF na adresu invoices+FakturaceLKQCZ@lkq eu.coupahost.com, Uveďte na faktuře kontaktní osobu, nákladové středisko a v každém případě číslo naší objednávky, pokud jsou známe, aby mohla být co nejrychleji zpracována.

Nezasílejte nám prosím papírové faktury, ale použijte možnosti popsané v této příručce pro zaslání faktury.