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MeetMarcel pour Fluxys, photo Jürgen De Witte

L e m a g a z i n e d e l a c o m m u n i c a t i o n l i ve e t d e l ’ eve n t m a r ke t i n g

111 Trimestriel Avril - Mai - Juin 2020 Editeur responsable: Jean-Paul Talbot

Bureau de dépôt: Gand X Agrément: P904117

What next?

80.000 professionnels dans l’attente d’une reprise Associations

Assurances

Analyser les risques pour une reprise en toute sécurité

Comment assurer son événement demain?

Management

Juridique

Les corporate event managers face au déconfinement

Vos droits en cas de report ou annulation

Don’t roll the dice when it comes to great event communication!

W W W.W I S E N O S E . B E

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L’édito de…

Jean-Paul Talbot

Chers lecteurs, Alors que le vent du déconfinement souffle sur l’Europe, la reprise semble encore bien éloignée pour l’événementiel d’entreprise belge. Dès la mi-mars, la plupart des secteurs d’activité sont passés en mode de restrictions budgétaires. Avec comme première victime collatérale les investissements publicitaires. Mais aussi les événements, quelle que soit leur nature, devenus interdits.

Le numérique a certes permis aux entreprises de préserver les contacts, internes et externes. Des contacts bien souvent dématérialisés, basiques, essentiels. Il faudra très bientôt les restaurer pleinement. Aux choix forcés, aux adaptations et aux improvisations succède aujourd’hui la défibrillation d’une économie tout entière. Il a fallu soigner, il faut désormais réveiller. C’est le moment de se rappeler que la communication des entreprises, et avec elle sa composante événementielle, est un levier de reprise économique. Parce qu’un euro investi dans ce domaine peut générer jusqu’à plus de 7 euros de PIB*.

Au moment d’écrire cette colonne, le sauvetage et la relance du secteur événementiel sont fébrilement amorcés. Grâce à Bert, Stijn, Hans, Johan, Christine, Niels, Bruno et tous les autres. Dès le départ, dans les coulisses de la crise sanitaire, le secteur événementiel s’est uni pour faire entendre sa voix auprès des instances gouvernantes et avancer des propositions constructives, responsables et proactives. Parce que la résilience passe par la capacité à créer sa propre réalité. Avec pour résultat des mesures spécifiques qui devraient être officialisées prochainement. Les propositions sont à la Chambre. Aux parlementaires de trancher. Certains diront que ce n’est pas assez. C’est juste énorme. Anonyme et déstructuré il y quelques semaines encore, l’événementiel est aujourd’hui crédible, entendu et débattu aux plus niveaux de pouvoirs. Chacun d’eux mérite un immense ‘merci’ pour leur dévouement à la cause événementielle, d’autant que leur tâche est loin d’être terminée.

De notre côté, à notre niveau, nous avons également essayé d’aider là où on le pouvait, en interne et dans différents groupes de travail. Une fois n’est pas coutume, je profite de cette page pour remercier mon équipe pour sa ténacité, contribuant à donner du sens à nos médias. Que vous soyez corporate manager, agence, fournisseur ou free-lance, je sais que vous avez vous aussi des personnes à remercier et à encourager autour de vous.

Malgré la fatigue et les incertitudes, le secteur est prêt à reprendre. Il a convaincu. Il a préparé sa reprise. J’engage donc les annonceurs à sonder les pistes que tout un secteur a développé pour relancer les marques et, à travers elles, toute une économie.

Excellente lecture, JP Talbot Managing editor *Source: Union des Marques

Colophon COUVERTURE - MeetMarcel pour Fluxys, photo Jürgen De Witte EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel.

TIRAGE 7.000 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Trimestriel EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be

EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France.

L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement.

PRODUCT MANAGER Christophe De Clercq GSM: +32 (0) 477 46 31 05 E-mail: cdc@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Drukkerij Hendrix (Geel) COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également le guide Belgian Event Manager Guide.

ISSN Expédition Belgique Parution 4 x par an dans le BeNeLux et en France.

Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117.

E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

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Sommaire

Inside News

Event Management

006 EventNews

024 «Analyser les risques pour une reprise en toute sécurité»

L’actu de la scène événementielle belge

Ces dernières semaines, l’Alliance des Fédérations belges de l’événementiel (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen et EventFlanders ont développé l’Event Risk Model, un outil permettant d’analyser les risques liés aux événements, petits ou grands.

Agencies 014 «Agir de façon raisonnée, avec une dose d’aventure saine»

026 «Investir dans notre propre organisation et notre secteur»

Avec deux ‘cases’ en finale, la jeune agence Cravat Events était l’une des agences à surveiller lors du dernier tour des BEA 2020. La crise sanitaire mondiale l’a pour l’instant privée de la possibilité de briller sur la scène des BEA. Mais cela ne signifie pas que Cravat Events reste inactive. Que du contraire.

016 «Les technologies sont de plus en plus présentes, mais les interactions humaines resteront toujours la base» Reconnaissance faciale, réalité augmentée, IA de networking, visites de salons virtuelles... Chaque année, de nouvelles technologies font leur apparition dans le monde événementiel. L’agence événementielle OFCORES s’est spécialisée dans les solutions technologiques pour les événements, et entend demeurer pionnière en la matière.

021 European Railway Award 2020 (by Eleven3) 022 L’événementiel montre sa créativité en temps de crise La crise du coronavirus a frappé le secteur événementiel de plein fouet, le prenant totalement au dépourvu. La plupart des agences et fournisseursont rapidement embrayé et adapté leurs services à la nouvelle réalité.

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Tom Bellens, directeur de l’agence Push To Talk, vit cette crise du coronavirus sous un triple angle unique. Avec lui, nous examinons les leçons que le secteur pourra tirer de cette période difficile.

030 «Collaborer avec le secteur pour améliorer la connaissance des assurances» Cette crise montre clairement que les organisateurs ne réalisent souvent pas assez ce pourquoi ils sont et ne sont pas assurés. Nous nous sommes entretenus avec Tom Driesens, du bureau d’assurances Verheyen qui, depuis quatre ans, travaille à la sensibilisation en matière d’assurances dans le secteur de l’événementiel.

032 «En général, déplacer l’événement sera dans l’intérêt de toutes les parties» Outre la déception d’annuler un événement souvent attendu depuis longtemps, les initiateurs, les organisateurs et les fournisseurs sont également confrontés à la gestion pratique d’une telle annulation. Qui a droit à quoi? Qui va supporter les frais déjà engagés? Autant de questions qui, plus d’une fois, peuvent entraîner des conflits.

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Sommaire

MeetMarcel pour Fluxys, photo Jürgen De Witte

035 What next? Résultats du sondage des corporate event managers.

Quelle attitude les entreprises adoptent-elles actuellement face à l’événementiel? Fin mai, Experience a récolté les réactions de 114 responsables (actifs et qualifiés) d’événements d’entreprises établies en Belgique.

Sustainability Special 040 «Il y a cinq ans, la durabilité était une tendance.

Aujourd’hui, c’est une nécessité.»

Lentement mais surement, les gouvernements, les entreprises et les citoyens multiplient les initiatives misant sur la durabilité et l’écologie. Et le secteur événementiel n’est pas en reste. Experience a rassemblé sept agences événementielles autour de la table pour un débat sur le sujet.

046 La circularité, futur pilier de vos événements VO Event a élaboré un Circular Event Toolkit qui vise à apporter des réponses pour transformer le secteur événementiel en passant d’un modèle générateur d’impacts environnementaux importants à un modèle circulaire, écologique et éthique.

050 Durabilité et RSE dans la pratique événementielle Pour l’Open Talk annuel de l’opérateur de télécommunications Orange, Balthazar Events a développé un concept pour lequel chaque aspect de l’événement a été remis en question et soumis à un test de durabilité.

Supplies 052 «Gourmet Invent conserve son identité propre au sein de Compass Group» 2020 s’annonçait comme une belle année pour Gourmet Invent. L’entreprise devait commencer à récolter véritablement les fruits de sa collaboration au sein de Compass Group, elle avait un agenda rempli de beaux événements et prévoyait de déménager. Mais le coronavirus est venu lui mettre des bâtons dans les roues.

054 Top 10 des fournisseurs audiovisuels 2020 Durant les mois qui ont précédé le déclenchement de la crise du coronavirus, le magazine Experience a sondé le marché afin de connaître les partenaires audiovisuels préférés du secteur événementiel.

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FestivalChairs: un choix pratique et sûr

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e FestivalChair est un siège en carton robuste et recyclable, une solution originale et surtout pratique pour les événements, congrès et festivals. De plus, le FestivalChair constituera également un choix sûr lorsque reprendront les événements. Des études ont en effet montré que le virus Covid-19 survit beaucoup moins longtemps sur le carton que sur d’autres matériaux.

L’année dernière, les tabourets en carton de FestivalChairs ont connu un succès croissant dans le monde de l’événementiel. De plus en plus d’organisateurs ont choisi cette solution pour offrir aux participants de leurs événements, festivals ou congrès un siège original et surtout pratique. À cause de la crise du Covid-19, cette belle croissance s’est arrêtée.

Néanmoins, il y a aussi de bonnes nouvelles à signaler. Des publications scientifiques dans le New England Journal of Medicine (17 mars) et dans le magazine The Lancet Microbe (2 avril) montrent que le virus Covid-19 survit beaucoup moins longtemps sur le carton que sur le plastique et le métal. Faisant ainsi des FestivalChairs la solution

idéale pour le redémarrage des événements. Ces sièges sont non seulement sûrs et pratiques (la distanciation d’un mètre et demi ne pose évidemment aucun problème), mais aussi originaux et voyants.

www.festivalchairs.com

L’événementiel s’unit pour rendre les espaces publics plus sûrs

H

uit agences événementielles de l’association des agences de communication (ACC) proposent désormais une solution efficace pour le lavage des mains dans le respect de la distanciation sociale. Elles ont développé des unités sanitaires temporaires, sûres et peu coûteuses, qui sont actuellement installées dans diverses écoles, villes, entreprises et chantiers. Il s’agit-là d’une des nombreuses intiatives prises par les agences événementielles afin de ramener notre société à la normale, dans le respect des nouvelles normes de sécurité que la crise impose.

Les écoles, les villes et les entreprises doivent rendre l’ensemble de leurs infrastructures aussi sûres que possible en un minimum de temps pour limiter le risque de contamination par le Covid-19.

Cela comprend toute une série de règles et de conditions de sécurité pour lesquelles il n’y a pas suffisamment de ressources. Le secteur de l’événementiel a pris des mesures et a développé la Box Wash™® pour répondre à ces exigences de sécurité.

The Box Wash™® est un évier mobile avec quatre robinets. Quatre personnes peuvent se laver les mains en même temps avec de l’eau courante tout en respectant leurs distances. Les unités peuvent être utilisées à l’intérieur comme à l’extérieur, dans n’importe quel environnement, comme les parcs, les écoles, les entreprises et les esplanades. L’ensemble mobile et compact est facile à as-

sembler et peut être mis en place et raccordé en moins de cinq minutes.

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#restedanstavoiture: les concepts drivein creatives de New Balls Please

Les gens veulent se retrouver, se divertir, sortir, vivre un moment d’apprentissage ou d’inspiration. Bref, avoir un événement à l’agenda pour espérer, une perspective pour pouvoir rêver à nouveau.

N

ew Balls Please présente aujourd’hui une formule originale: les DRIVE-IN CONCEPTS. D’innombrables concepts uniques et sûrs peuvent être développés sous le nom ludique #RESTE-DANS-TAVOITURE qui garantira le succès.

Maintenant que la stratégie de sortie commence progressivement, il est temps pour les entreprises de rêver. Rêver d’un redémarrage, d’une perspective (économique) et réorganiser des événements uniques. Bien sûr en tenant compte de toutes les mesures de sécurité applicables au COVID pour offrir aux visiteurs une expérience optimale et créative.

D’innombrables concepts uniques et sûrs peuvent être développés sous le nom ludique #RESTE-DANS-TA-VOITURE qui garantira le succès. Ceux-ci incluent #drive-in-movie (moment de bonheur), #drive-in-comedy (rire est sain), #drive-in-kids (amusant pour toute la famille), #drive-in-launch (nouveau produit à l’honneur), #drive-inparty (volume sur dix), #drive-in-conference (version 3.0) et #drivein-heroes (merci à vos collaborateurs).

Restauration via votre propre #drive-in et boissons apportées aux voitures en rollers? Klaxonner devient le nouvel applaudissement et la voiture peut être personnalisée selon les souhaits du visiteur.

Ces événements peuvent être organisés sur votre propre parking, dans l’entrepôt ou dans un lieu (nature) à proximité, en tenant compte de tous les permis et règles de sécurité nécessaires. La distance physique (1,5 m) est de toute façon garantie!

www.newballsplease.be

L’intelligence artificielle au service des activations photos

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e secteur de l’événementiel est en train de se réinventer, les activations photos ne font pas exception. C’est pourquoi Priintr a développé une plateforme digitale personnalisable permettant, grâce à l’intelligence artificielle, de détourer automatiquement les personnes présentes sur un selfie pour les réintégrer dans un environnement au branding personnalisé.

Pour vous donner l’eau à la bouche, testez sans attendre le détourage en version demo: pimp your selfie (https://myselfie.priintr. com/e/eventnews ou scannez le code QR). En quelques clics, retrouvez-vous à la une de votre magazine préféré ou créez une photo de profil « I support event industry ».

Le détourage automatisé permet également, à partir de selfies, de réunir à nouveau collègues ou amis sur une même photo.

L’utilisateur prend son selfie. il invite un ami à en faire de même. Une fois terminé, les deux sont réunis sur une même image. Ces images peuvent également être publiées sur un stream HTML pour de la diffusion sur écran.

Vous l’aurez compris, votre imagination est la seule limite. Voici quelques applications possibles: animer une file d’attente au travers de QR-code en créant des images originales, recréer une participation virtuelle à un événement annulé, regrouper des collègues en teambuilding virtuel, ou se reconnecter, l’espace d’une image, à des contacts professionnels ou privés.

www.priintr.com

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Silverspoon met à profit l’interruption des activités pour élaborer de nouveaux concepts

S

ilverspoon n’entend pas rester les bras croisés pendant la suspension de ses activités de catering pour cause de coronavirus. Cette inactivité forcée est une opportunité d’élaborer de nouveaux projets. Le traiteur travaille notamment sur une nouvelle trattoria, qui sera baptisée Jacomo. Par ailleurs, l’entrepôt adjacent va être aménagé en espace d’exposition temporaire.

Silverspoon exploite depuis quelques temps le restaurant et l’espace événementiel Lazy Jack sur le Kattendijkdok à Anvers. Le traiteur souhaite agrandir ce lieu Horeca au cours de l’été à venir en y ajoutant un restaurant italien ou trattoria qui s’appellera Jacomo. Ce projet offre aux employés une perspective de travail supplémentaire et les incite également à travailler sur autre chose et à être créatif.

À l’heure où de nombreux entrepreneurs de l’Horeca s’arrachent les cheveux, Bart Claessens de Silverspoon refuse de se laisser abattre. «Une fois les mesures levées, les restaurants vont pouvoir redémarrer et les magasins vont pouvoir rouvrir. Mais pour les traiteurs, l’agenda risque de rester vide pendant quelques mois. J&M Catering et Silverspoon mettent déjà en place plusieurs actions pour envoyer un signal positif. Cela nous donne la possibilité de tout peaufiner, de réfléchir et de lancer de nouveaux concepts.»

Espace d’exposition En plus du Lazy Jack, Silverspoon dispose d’un entrepôt qui sert normalement de site événementiel. Bart Claessens a l’intention de l’utiliser de manière créative pendant l’été. L’entrepôt va être aménagé en espace d’exposition où on pourra découvrir toutes sortes d’antiquités, de curiosités et d’objets d’intérieur. Tous ces meubles et objets, à usage intérieur ou extérieur, seront à vendre. Ce concept a été concrétisé grâce au soutien de Paul De Grande, le flamboyant antiquaire de l’émission «Stukken van Mensen» sur la chaîne flamande VIER.

www.silverspoon.be

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Une décision stratégique dans le secteur événementiel belge: ONETEC acquière EVENTATTITUDE

L

es acquisitions ne sont pas nouvelles dans l’industrie événementielle mais celle-ci mérite qu’on s’y arrête. ONETEC, leader des fournisseurs de services technologiques aidant les organisateurs événementiels à booster leur efficacité opérationnelle, vient de finaliser l’acquisition d’EVENTATTITUDE, le numéro un de la communication événementielle et des opérations de brand-activation.

Rassemblées par une culture commune centrée sur la technologie, les deux sociétés partagent la même vision d’innovation continue, de qualité de service et de garantie de résultats. En associant leurs talents, leurs technologies et leurs applications, les deux entreprises vont pouvoir proposer une offre globale à leurs clients – allant de l’activation événementielle à la gestion des inscriptions, en passant par une infrastructure IT de backend et des dispositifs interactifs, de divertissement ou non, pour les lieux d’événement. Le tout au service de leur démarche visant à créer des événements plus uniques, plus interactifs et plus imaginatifs.

Pascal Duquesne, fondateur et CEO de ONETEC – «Cette annonce intervient dans un contexte particulier pour le secteur événementiel mais l’avenir semble réellement prometteur étant donné que nos sociétés sont parfaitement complémentaires. Cette fusion va consolider notre position de leader de marché en Belgique et rapprocher ONETEC de son objectif: devenir un chef de file et un fournisseur global de services technologiques, proposant le plus large choix de solutions au sein de l’industrie événementielle.»

«Cette fusion n’aurait pas pu être concrétisée sans le plein appui de l’équipe de direction d’Eventattitude. Je remercie chaleureusement Florence, Emmanuel et Gaëtan pour leur confiance et leur collaboration. Ensemble, nos deux sociétés vont pouvoir surpasser les attentes des clients et faire face aux défis de demain.»

Emmanuel Paul, CEO d’EVENTATTITUDE – «Quand je me remémore tout ce que nous avons accompli dans notre domaine ces 20 dernières années, je me réjouis vraiment de cette nouvelle étape de notre parcours.

Je tiens à assurer à nos clients que la migration de nos produits, de notre savoir-faire et de nos effectifs au sein de ONETEC se fera en douceur. C’est ici qu’est l’avenir et la société Onetec, qui jouit d’une grande expérience et d’un solide respect dans le secteur, est parfaitement en phase avec notre approche professionnelle. Le nouveau groupe ainsi formé va vous offrir un partenaire encore plus solide que celui que vous aviez appris à aimer.»

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Événements virtuels depuis le studio Mojuice

E

n cette période difficile pour le secteur événementiel, Mojuice met son studio «virtuel» à la disposition des agences d’événements et de communication.

Chez Mojuice aussi, on réfléchit activement aux manières de tirer du positif de cette période et de soutenir les agences événementielles.

Dans les mois à venir, Mojuice a donc décidé de prêter gratuitement son studio et tous ses équipements. Ce studio virtuel a tout ce qu’il faut pour une communication professionnelle et interactive. Les agences événementielles - ou leurs clients - peuvent donc continuer à faire passer leur message, qui plus est dans un décor virtuel entièrement à leur image. On peut y organiser une présentation, diffuser des vidéos et même inviter des intervenants externes à s’exprimer en live. Les spectateurs peuvent directement donner leur feedback via un échange de Q&R, un vote direct ou le chatwall. https://virtualstudio.mojuice.com/

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Le service est notre produit le plus important.

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The Fungroup coupe dans son offre

Tackle the coronavirus on your event!

B

ientôt, les foires et les événements de grande envergure vont sans doute avoir de nouveau lieu, mais rien ne sera plus comme avant! Comme cela a été prouvé à maintes reprises dans le passé, notre secteur événementiel est très flexible et extrêmement créatif pour résoudre les problèmes. En ces temps si particuliers, nous allons également unir nos forces pour que les événements futurs soient «corona proof» et Cover Flooring veut y contribuer également!

Organiser des chemins pour le trafic à sens unique L’une des propositions les plus importantes consiste à orienter le flux de visiteurs dans un sens unique à travers le lieu de la manifestation.

Ces allées peuvent être très clairement signalées grâce à nos moquettes que nous pouvons poser et pour lesquelles nous avons une très large gamme de couleurs.

T

he Fungroup n’a pas non plus été épargné par l’actuelle crise du coronavirus. La société de l’entrepreneur Stefan Kerkhofs a été contrainte de liquider 50% de son offre d’attractions.

Besoin d’une signalisation supplémentaire? Ce n’est pas un problème non plus! Nous aimons réfléchir de manière créative afin d’orienter les visiteurs dans la bonne direction.

Le jour même où tout le pays a été mis en confinement, l’entreprise a déménagé comme prévu vers son second nouveau site dans la zoning industriel De Weven à Paal-Beringen. The Fungroup a investi ces dernières années pas moins de 3,5 millions d’euros dans de nouvelles attractions ainsi que dans son nouveau hall et ses bureaux de 1.700 m².

Pour l’entreprise de Beringen, le moment ne pouvait pas être plus mal choisi: juste à la fin de la période hivernale, après un solide investissement et avec une saison estivale déjà presque totalement perdue.

Abandonner ne figure pas dans le vocabulaire de l’entrepreneur, c’est pourquoi l’entreprise sortira plus forte de cette crise. «Au cours des dernières semaines, nous avons, en tant qu’entreprise, étudié très minutieusement notre modèle économique actuel et nous sommes rapidement arrivés à la conclusion qu’il était temps de revenir à l’essence même de l’entreprise, à savoir «être un spécialiste des attractions uniques et insolites.»

Jusqu’à la crise du coronavirus, vous pouviez vous adresser à la société pour différents types d’attractions gonflables, de châteaux gonflables, de jeux de compétition et autres équipements nécessaires pour l’organisation d’événements. «Aujourd’hui, nous disons au revoir à au moins 50% de notre offre. Nous allons assurément conserver notre offre d’activités avec grues, comme le saut à l’élastique, de même que la location de scènes mobiles, etc. Parce que c’est tout simplement l’ADN de The Fungroup.»

Le jour où les cafés et les restaurants rouvriront, nous serons nous aussi prêts avec notre concept ‘Dinner in the Sky’ bien connu. «Vu que les gens ne seront peut-être pas autorisés à partir en vacances, un savoureux repas à 60 mètres de hauteur avec des amis ou des partenaires commerciaux pourrait s’avérer l’alternative parfaite pour se faire plaisir de façon gastronomique.» www.fungroup.be

Protégez-vous!

Des entrées et sorties séparées ou des zones d’attente pour l’enregistrement, la restauration et le vestiaire méritent également l’attention nécessaire! Vous pouvez décorer ces zones avec nos impressions en couleur! Nous imprimons flèches, symboles ou avertissements sur nos moquettes pour nous assurer que tout se déroule bien.

Cela permet à tous les employés et visiteurs de savoir immédiatement comment garder une distance de sécurité les uns par rapport aux autres. www.coverflooring.com

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agencies Cravat Events

«Agir de façon raisonnée, avec une dose d’aventure saine»

Avec deux ‘cases’ en finale, la jeune agence Cravat Events était l’une des agences à surveiller lors du dernier tour des BEA 2020. La crise sanitaire mondiale l’a pour l’instant privée de la possibilité de briller sur la scène des BEA et de se positionner explicitement sur la carte de l’événementiel. Mais cela ne signifie pas que Cravat Events reste inactive. Que du contraire.

«Nous allons profiter de cette période d’inactivité pour mettre de l’ordre dans notre déménagement et nous assurer que nous serons totalement prêts pour le redémarrage», affirment les directeurs Thomas Van De Velden et Yves Hellemans.

N

otre visite chez Cravat Events fut la dernière interview en déplacement pour une longue période. Nous avons en effet rencontré Thomas et Yves ce vendredi 13 mars, lorsque le gouvernement a annoncé un vaste ensemble de mesures restrictives. «Je crains qu’il nous faille nous passer d’événements pendant un certain temps. Nous restons positifs et voulons tirer le meilleur de cette situation.»

Le même ADN Yves et Thomas ont appris à se connaître en tant que collègues, mais partagent beaucoup plus de points communs. «A Louvain, nous avons tous deux été présidents du Sportkot – qui rassemble les étudiants en Education Physique & Kinésithérapie», explique Yves Hellemans. «Il y a certes eu six ans entre les deux, mais nous nous connaissions de nom. Nous avons finalement aussi appris à nous connaître personnellement en tant que collègues au sein de la cellule événementielle chez

notre dernier employeur. Nous avons très vite senti que nous avions davantage de points communs, également en dehors du domaine professionnel. Nous avions le même ADN, mais nos qualités étaient tout de même très complémentaires. Il y a donc quatre ans, nous avons dès lors décidé de créer ensemble notre propre agence.»

Une solide équipe Les deux hommes – qui totalisent ensemble plus de 25 années d’expérience dans le sec-

teur – se sont donc lancés dans l’aventure sous le nom de Cravat Events. «Au cours des dernières années, nous avons grandi et sommes devenus une équipe qui compte aujourd’hui sept personnes à temps plein, complétée par deux freelancers semi-permanents», explique Thomas. «Une solide équipe de gens que nous connaissons bien.

Nous choisissons nos collaborateurs non seulement pour ce qu’ils peuvent faire, mais surtout pour ce qu’ils sont. Nous recherchons des personnes authentiques, ouvertes et chaleureuses, qui réfléchissent

agencies 15

Événements sportifs de haut niveau

en équipe. Nous donnons également à nos collaborateurs la possibilité de se spécialiser. En décembre, Inge est venue renforcer l’équipe. En tant que directrice des opérations, elle coordonne la production. Yves se charge un peu plus du volet commercial, alors que je suis plutôt un stratège. Sur le plan créatif, nous sommes tous complémentaires d’une manière différente.»

Connaissance du terrain Chez Cravat, on est convaincu qu’un bon contact avec le client constitue la base d’un événement réussi. «Notre spécialité, c’est de très bien comprendre l’objectif que le client veut atteindre avec son événement», déclare Thomas Van De Velden. «En outre, nous avons tous deux une connaissance très poussée de la production. De par le passé, nous avons toujours été des hommes de terrain. Et c’est encore et toujours le cas aujourd’hui. Lors des grands événements, nous portons nous-mêmes aussi les barrières et les flightcases. Lorsque le montage ou le démontage d’un événement est contraignant, nous sommes à la proue du navire. Cela fait que nous connaissons bien le domaine des fournisseurs et que nous sommes en mesure d’estimer le coût de chaque élément. Nous pouvons réagir très rapidement avec une offre bien pensée, adaptée aux attentes du client. Comprendre ce que veut le client, trouver une solution sur mesure et savoir comment la réaliser forme ici la combinaison gagnante. Ces trois points clés garantissent que nos clients continuent volontiers de travailler avec nous.

Croissance organique Ces dernières années, Cravat Events s’est développée étape par étape, grâce à un réseau en constante expansion. «Nous

ne sommes pas des hardsellers», précise Yves Hellemans. «Ce n’est pas dans notre ADN. Nous aimons entrer en contact avec les gens que nous pouvons aider à raconter leur histoire. Des gens qui écoutent aussi notre idée et sont ainsi convaincus. Notre réseau s’est donc en fait élargi principalement par le bouche-à-oreille, par des personnes qui ont assisté à un événement et qui ont été surprises par l’expérience qu’elles y ont vécue. Notre approche sympathique et cordiale ainsi que notre bonne préparation font que les partenaires et les fournisseurs nous renvoient des contacts.

C’est très agréable à constater. Cela signifie que les gens respectent notre façon de travailler. Nous sommes très orientés partenaires et nous nous focalisons principalement sur le long terme. Nous avons ainsi grandi de manière organique: en suscitant la confiance et en travaillant dur.»

Le mois dernier, Cravat Events a lancé le nouveau label INTO, qui se concentre sur les événements sportifs et les activations sportives. «En tant que membres du ‘Sportkot’, nous avons régulièrement assisté à des manifestations sportives.

Dans le secteur des événements B2B, on investit toujours pleinement dans le ‘customer journey’ et la ‘customer experience’, et ce n’est pas toujours le cas dans les événements sportifs. De plus, nous savons, grâce à notre réseau, que de nombreux organisateurs sportifs n’ont pas la vie facile. Devenir plus actif dans le sport constituait donc une étape logique.

Notre dernier projet lié au sport était Rail & Snow pour la ville d’Anvers, et ce fut un succès. Entre-temps, nous organisons aussi tous les matchs internationaux des Black Devils, notre équipe nationale de rugby. Mais il reste encore toute une série de grandes manifestations sportives, qui recèlent encore de nombreuses possibilités. Etant donné que nous considérons ces événements sportifs comme distincts de la marque Cravat Events, nous avons créé à cet effet le nouveau label INTO. Cela crée de la clarté pour tout le monde.»

Intégration des technologies

Cravat 2.0

La large connaissance des technologies de l’événementiel constitue un des atouts de Cravat Events. «Nous avons beaucoup de connaissances et de contacts qui nous permettent d’implémenter les technologies dans les événements. Nous aimons également travailler avec des entreprises technologiques à la recherche de renouvellement et d’innovation et qui s’attendent à ce que leurs technologies soient intégrées dans les événements. Le top dix de nos plus gros clients comprend de nombreuses entreprises technologiques. Nous pouvons offrir une bonne réponse dans ce domaine, et c’est clairement apprécié. Naturellement, il est possible de tout produire à un coût élevé, mais nous réussissons à le faire à un coût acceptable. Nous y parvenons souvent en examinant les choses de manière différente et en les sortant de leur contexte.

Malgré les mois difficiles à venir, Cravat Events envisage l’avenir avec optimisme.

«Nous grandissons de manière saine.

Nous faisons tout de manière raisonnée, mais aussi avec une dose d’aventure saine. Cet été, nous déménagerons dans de nouvelles installations à Waarloos.

Alors débutera Cravat 2.0. Le fait d’être à l’arrêt depuis quelques mois nous offre l’opportunité de préparer cette reprise dans les moindres détails, afin d’être totalement prêts lors du redémarrage de notre secteur. Nous avons beaucoup de projets et beaucoup d’ambition. Mais nous sommes aussi réalistes. Nous voulons traverser correctement ces six mois, vivre un chouette déménagement et, en suite, tout simplement continuer à écrire l’histoire de Cravat. Telle est notre ambition.»

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agencies OFCORES

«Les technologies prennent plus de place mais l’interaction humaine sera toujours essentielle» Reconnaissance faciale, réalité augmentée, IA de networking, visites de salons virtuelles... chaque année, d’autres nouveautés font leur apparition dans le monde événementiel. L’arrivée du covid-19 a démultiplié ce phénomène au niveau mondial, une véritable révolution au sein d’un secteur durement touché. Ces dernières années, l’entreprise événementielle OFCORES s’est spécialisée dans les solutions technologiques pour les événements, et entend demeurer une pionnière en la matière. Son directeur général, Jean-Baptiste De Bock, nous explique comment il perçoit le rôle de la technologie au sein du secteur événementiel, et quelles tendances nous pouvons attendre.

L

orsque OFCORES a démarré il y a huit ans, Jean-Baptiste a rapidement remarqué un potentiel énorme au sein de l’événementiel pour les solutions technologiques. «Notre premier client a été l’association de marketing digital IAB, (Interactive Advertising Bureau).

Nous avons donc dû d’emblée chercher des solutions en lien avec la technologie.

Et nous nous sommes aperçus à l’époque qu’intégrer la technologie dans les événements n’était pas toujours évident.

Nous avons alors décidé d’approfondir le sujet. Après ce contrat, d’autres clients du secteur technologique ont suivi.

La technologie s’est donc infiltrée de manière organique dans notre organisation, jusqu’à devenir un argument pour notre positionnement sur le marché. Nous avons commencé à faire des recherches, nous avons investi et nous avons fait en sorte que chacun ait le goût de la technologie au sein de notre équipe. Aujourd’hui, la technologie est un de nos piliers de base. Nous avons notamment un Technology Officer, qui planche à plein temps sur ce type de solutions. L’année dernière, nous avons repris une startup technologique, car nous y avons vu un potentiel intéressant pour l’industrie événementielle (voir encadré).»

Focus sur le customer journey et la participation du public Intégrer la technologie dans un événement ne doit pas être un but en soi.

«Pour chaque projet, vous devez analyser les objectifs. Est-il possible d’utiliser certaines technologies pour y parvenir?

S’agit-il de ‘must-haves’ ou de ‘nice-tohaves’? Comment gérer la participation du public lors des événements en ligne ou hybride?»

«Certains clients veulent intégrer des éléments sympas. Jeux en RV, simulateur de course, parcours de drone, photomaton avec gifs animés, bodyscan… tout

cela peut étayer la portée ou stimuler le partage, mais souvent, c’est le facteur fun qui prime. Néanmoins, je trouve qu’il faut toujours partir du customer journey. Ces dernières années, on a vu arriver une foule de technologies à intégrer dans cette optique. Les outils de communication, par exemple, sont très intéressants pour générer des interactions entre le client et le public ou au sein du public. L’évolution est constante, notamment au niveau de l’intelligence artificielle. Mais la technologie est encore très fragmentée, avec de nombreux petits fournisseurs. C’est donc à nous de faire le lien entre ces partenaires et notre client.»

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«Pour chaque projet, il faut se demander quels sont ses objectifs. Et comment les réaliser avec certaines technologies?»

Vers une révolution technologique post-corona?

Jean-Baptiste De Bock, Managing Director OFCORES

Étayer la valeur ajoutée Tous les clients ne sont pas aussi réceptifs à l’innovation technologique. Pourtant, certaines intégrations sont absolument indispensables. Comme une plateforme événementielle performante, pour soutenir le customer journey, pour capter les données et analyser toute une série de paramètres.

«Nous restons évidemment une agence événementielle à la base, ce qui veut dire que nous réalisons aussi des projets sans volet technologique. Il y a de nombreux secteurs traditionnels, où cette intégration n’est pas encore très répandue, et se limite au streaming live, par exemple. Les clients qui hésitent, nous arrivons généralement à leur faire sauter le pas en leur montrant des cases sympas et en étayant bien la valeur ajoutée des solutions technologiques.

D’autre part, notre positionnement fait aussi que certains clients s’adressent spécifiquement à nous pour l’aspect technologie événementielle. Ils attendent de nous des choses nouvelles. Nous assurons par exemple l’organisation générale des événements d’ETNO, l’association européenne des opérateurs télécom. Mais ils prévoient aussi toujours un budget pour l’intégration d’une ou deux nouvelles idées technologiques. Nous leur avons par exemple imprimé des hashtags en mousse de potiron sur des toasts, à l’aide d’une imprimante alimentaire 3D. C’est toujours chouette de pouvoir montrer ce genre de choses.»

Jean-Baptiste est convaincu que l’actuelle crise du COVID-19 va avoir une influence durable sur le rôle de la technologie au sein des événements. «Cette situation va entraîner une nette progression des événements virtuels ou des intégrations virtuelles: visites virtuelles, salles de conférence virtuelles, streaming live, assemblées générales à distance et avec vote, lancements de produits, congrès internationaux... La demande grimpe déjà actuellement, à court terme, c’est la seule option. Les entreprises qui n’étaient pas habituées à travailler avec de telles technologies en ont désormais découvert certains avantages. Cela leur a fait voir les choses différemment et elles s’intéressent à la façon dont cela peut les aider à créer de manière rentable des expériences singulières. En quelques semaines, nous avons dû quasi réinventer le business, ce qui a conduit à des concepts plutôt créatifs dans le cadre des événements en

ligne. Nous n’aurions jamais imaginé ça.

Le secteur événementiel est durement touché mais malgré tout, cela reste une période captivante pour les professionnels du métier qui se passionnent pour la technologie.»

«Ces derniers mois, on nous a régulièrement demandé: pouvez-vous prévoir un plan B ou C si jamais ça ne peut pas se faire? Plus que jamais, il nous a fallu penser live, hybride et online. Dans le futur proche, les événements live risquent d’être très différents, le secteur travaille dur pour assurer une reprise efficace et en toute sécurité des événements. Les organisations sectorielles ont mis au point un event risk model solide et un code de conduite, un dossier avalisé par le GEES et le monde politique. En espérant que les instances compétentes prennent rapidement une décision, afin d’apporter la clarté nécessaire au secteur.»



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agencies

«En quelques semaines, il a fallu réinventer notre business, ce qui nous a amenés à ces concepts hautement créatifs dans le cadre des événements en ligne.»

Pour l’ère post-corona, OFCORES pressent une double tendance. «D’une part, un glissement vers les événements hybrides: «The best of both worlds».

L’expérience live, associée à une expérience online de qualité. De quoi générer une portée importante et un excellent return on investment. D’autre part, il serait logique de voir les gigantesques salons et congrès internationaux et les événements mondiaux de masse privilégier une répartition des risques et fonctionner selon une approche plus locale. L’impact du Covid-19 sur l’industrie aérienne a ici aussi son importance, la hausse attendue du prix des voyages devrait stimuler les deux tendances.

Penser que nous allions pouvoir continuer indéfiniment à prendre l’avion pour n’importe où dans le monde pour 100 euros, c’était assez naïf. L’évolution qui s’annonce est logique et positive. Think global, act local & virtual!»

L’avenir des événements Mais la technologie va-t-elle intégralement transformer les événements?

Dans 10 ans, les événements seront-ils entièrement high-tech? «Je pense que l’essence des événements sera toujours l’interaction humaine. Quand on voit à quel point les gens aspirent à sortir maintenant qu’ils sont confinés chez eux, leur désir de voir d’autres personnes.

Les événements sont des interactions live, et c’est quelque chose que la technologie ne pourra jamais remplacer. La technologie n’est qu’un outil, qui permet de simplifier certaines choses et de les rendre plus efficaces. Mais l’essence d’un événement reste de rassembler les gens. À ce niveau, je n’attends pas de grand bouleversement», conclut Jean-Baptiste.

DiscoVR: «Allonger virtuellement le cycle de vie de l’événement» L’année dernière, OFCORES a pris sous son aile la startup DiscoVR. «Nous avions réalisé plusieurs projets ensemble, ce qui nous a permis de percevoir les similitudes dans notre façon de voir. Nous avons aussi directement perçu le potentiel énorme du produit pour le secteur événementiel, et que nous pouvions changer la donne par certains aspects.»

DiscoVR permet aux entreprises et organisateurs de proposer des visites virtuelles. «Via DiscoVR, vous pouvez vous promener virtuellement sur un salon ou un événement, par exemple. Notre projet pour Volvo pendant le Salon de l’Auto en est un excellent exemple. Deux boutiques pop-up, une à Anvers et une à Namur, proposaient de visiter le salon de l’auto avec un casque RV. Vous pouviez vous balader sur le stand, regarder à l’intérieur des véhicules...

Partout, vous aviez des informations, des vidéos et même un lien vers le configurateur. Ce type de visite virtuelle consolide la communication et allonge le cycle de vie de l’événement.»

«Ces visites virtuelles sont particulièrement intéressantes pour les salons et congrès. Nous pouvons aussi convertir nos sketchups. Ainsi pas besoin d’attendre que le salon soit prêt pour s’y promener. Cela donne aux visiteurs et exposants une idée de l’ensemble. Nous créons aussi des événements online, avec des visites de salon entièrement virtuelles mais réalistes, incluant une interaction entre les exposants et les visiteurs. Pour les hôtels et les sites événementiels, nous pouvons intégrer cette fonctionnalité dans Google Street View, ce qui a un effet positif sur le SEO. Cela permet de limiter au minimum les visites, ce qui représente un gain de temps tant pour le client que pour l’agence événementielle et le fournisseur. Il est même possible de mesurer avec précision les distances dans le cadre des visites virtuelles.»

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Eleven3 soutient l’European Railway Award 2020

Photos: Julie de Bellaing

P

our la deuxième année consécutive, Eleven3 a contribué étroitement au European Railway Award, organisé conjointement par la Community of European Railway and Infrastructure Companies (CER) et l’Association of the European Rail Supply Industry (UNIFE).

Le secteur ferroviaire ne manque pas d’idées intelligentes, d’innovations ingénieuses et d’initiatives politiques audacieuses conçues pour améliorer, développer et consolider le trafic ferroviaire aujourd’hui et demain. Le European Railway Award met à l’honneur ces réalisations et les personnes inspirées qui y ont contribué.

Le European Railway Award rassemble plus de 500 personnes des quatre coins d’Europe, y compris des politiciens de haut niveau et des intervenants du secteur des transports. L’événement, organisé aux Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique, comprenait une cérémonie à l’Auditorium et une réception dans le Forum.

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agencies

L’événementiel montre sa flexibilité en temps de crise La crise du coronavirus a frappé le secteur événementiel de plein fouet, le prenant totalement au dépourvu. Malgré l’impact énorme sur leurs activités, la plupart des agences et fournisseurs ne se sont pas laissés abattre. Ils ont rapidement embrayé et adapté leurs services à la nouvelle réalité.

Quelques beaux exemples…

BUTIK Agency «La file d’attente amusante»

CityCubes – Disinfect

Ecco La Luna – The Virtual Away Day event masters – Online Infinite Loop

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Fast Forward – Digital meets Live

The Box Company – Remote Teambuilding

Sylvester – Online & virtual communication experiences

The Oval Office D Worx 75y: digital speeddate

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event management

«Analyser les risques pour une reprise en toute sécurité» Même si le secteur est encore paralysé par les mesures sanitaires relatives au coronavirus, le monde événementiel se prépare pour une possible reprise. Ces dernières semaines, l’Alliance des Fédérations belges de l’événementiel (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen et EventFlanders ont travaillé sur l’Event Risk Model, un outil permettant d’analyser les risques liés à un événement, petit ou grand, et de les gérer. L’initiateur de cet outil, Hans Perquy de l’agence MeetMarcel, nous en parle plus en détail.

«D

epuis le début de la problématique du COVID19, l’ACC a été très active, notamment en s’alliant avec d’autres fédérations», déclare Hans Perquy. «Ils se sont d’abord évidemment intéressés aux mesures de soutien, comme les primes de nuisance et le chômage technique. Mais il fallait aussi dans le même temps plancher sur la relance, élaborer une sorte de stratégie de sortie pour notre secteur. Tout le monde sait que les événements seront les derniers à reprendre. Un événement sans le moindre risque lié au COVID19 ne pourra peut-être pas s’envisager avant un an, quand tout le monde aura été vacciné. Mais entretemps, il nous faut un moyen d’organiser tout de même des événements. Dans ce genre de situation, il faut penser en termes de ‘risque acceptable’. C’est pourquoi il faut répertorier et analyser les risques. Et c’est dans ce but que nous avons développé cet outil.»

là que la cellule Publieke Impact de la Haute-Ecole Karel de Grote est entrée en jeu. Cela nous a permis de peaufiner notre modèle, qui fonctionne par cercles concentriques - l’événement au centre, entouré par quatre quadrants: place, people, programme et planning.»

Solidement étayé

Paramètres principaux et secondaires

L’actuel Event Risk Model est le fruit d’un travail de réflexion auquel ont participé plusieurs intervenants. «Nous sommes partis d’une feuille blanche et nous avons réfléchi aux risques d’un large spectre d’événements, afin de les intégrer dans un modèle. À partir d’un moment, il a fallu envisager un appui scientifique à cette démarche, indépendamment de notre expérience événementielle, et c’est

«En fait, un événement est le meilleur outil pour mettre en place une vie publique contrôlée.»

Au total, l’Event Risk Model compte 18 paramètres principaux. «Ce sont les paramètres importants qui déterminent le niveau de risque d’un événement.

Pensez par exemple à la différence entre en événement extérieur et intérieur, ce dernier étant naturellement davantage porteur de risques. Au sein des paramètres principaux, on distingue

Hans Perquy

différents paramètres secondaires. Ce sont des mesures d’atténuation, qui font baisser le risque. Nous commençons donc par mesurer le risque sur base du paramètre principal, puis nous définissons les mesures d’atténuation sur base du paramètre secondaire.»

Code de conduite Au final, c’est un document double qui a été lancé. Car l’Event Risk Model s’accompagne d’un Code de conduite. «Ce manuel fournit des explications sur les mesures, ainsi qu’une foule de conseils et astuces. Il débute par la communication et s’achève par le suivi de l’événement. Comment organiser le check-in?

Comment gérer le vestiaire? Quelles sont les bonnes mesures de protection? Que faut-il inclure dans la communication?

Quid des boissons et de la nourriture?

Toutes ces recommandations sont présentées de manière claire et intelligible. Élaborées avec bon sens et scientifiquement étayées. Par ailleurs, l’objectif est que la partie générique du document soit complétée par des contributions des secteurs voisins.»

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«Avec l’Event Risk Model, les visiteurs ont la garantie que tout a été pensé dans les moindres détails et que toutes les mesures possibles ont été prises pour réduire les risques.»

Vie publique contrôlée L’Event Risk Model montre que le secteur veut surmonter la crise de manière active.

«Un événement est un fantastique outil pour permettre à un groupe de personnes de vivre une expérience exclusive, dans un cadre contrôlé, étudié et modélisé.

Pour parler un peu du point de vue de MeetMarcel, pour beaucoup de nos événements, nous partons d’une salle vide où nous déterminons ensuite les flux de visiteurs, les lignes de circulation, l’emplacement du matériel... Nous savons parfaitement combien de personnes il y aura, nous déterminons où se trouvent les entrées et les sorties. La règle essentielle est toujours de garder ses distances et d’éviter les contacts. C’est quelque chose que nous pouvons parfaitement gérer. En fait, un événement est le meilleur outil pour mettre en place une vie publique contrôlée. De plus, il y a énormément de personnes d’expérience dans notre secteur, qui savent comment gérer les foules et leurs déplacements.»

La balle est dans le camp du Conseil de sécurité Entretemps, l’Event Risk Model a déjà été mis sur la table lors de discussions auxquelles ont participé, entre autres,

la ministre Zuhal Demir et le virologue Marc Van Ranst. «Ils ont très bien accueilli ce modèle. Le dossier a maintenant été confié au GEES, le groupe chargé de conseiller le gouvernement au niveau de la stratégie de déconfinement. Ils devraient s’en servir pour alléger les mesures liées aux événements.

Mais la décision finale appartient bien sûr au Conseil national de sécurité. Il s’agit d’un modèle de référence, c’est aux instances politiques de déterminer ce qu’elles vont en faire. Les décisions par rapport aux événements se font au cas par cas et relèvent de la compétence locale. Nous aimerions que ce modèle soit implémenté au niveau local, comme guide pour l’organisation d’événements.»

Perspectives Ce que l’Alliance souhaite avant tout, ce sont des perspectives. «Nous ne demandons de pouvoir réorganiser des événements dès le 1er juin. Ce ne serait pas une bonne chose. Mais nous avons réussi à faire prendre conscience au gouvernement de l’inertie propre à notre secteur. Du fait que nous avons besoin de 2 à 3 mois pour informer

notre client, élaborer une proposition, obtenir une approbation, lancer la communication, etc. C’est pourquoi il est important de pouvoir nous donner une certaine perspective dans le temps, même si elle reste conditionnelle, à la lumière de l’évolution de l’épidémie.

C’est un signal fort que nous envoyons en tant que secteur, en arrivant avec un modèle bénéficiant d’un large soutien. Nous sommes conscients qu’un événement – comme n’importe quel aspect de la vie – comportera toujours des risques. Mais nous les analysons et nous prenons toutes les mesures possibles pour les minimiser. C’est ce qu’on appelle un risque acceptable.

Avec l’Event Risk Model, les visiteurs ont la garantie que tout a été pensé dans les moindres détails et que toutes les mesures possibles ont été prises pour réduire les risques. Grâce à cette approche, nous démontrons qu’un événement peut être gérable, en identifiant et en encadrant correctement une série de paramètres clairs», conclut Hans Perquy.

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«Investir dans notre propre organisation et notre secteur» Tom Bellens, directeur de l’agence Push To Talk, vit cette crise du coronavirus sous un triple angle unique. En plus de sa propre entreprise, il soutient quotidiennement le centre de crise du gouvernement fédéral et est chargé de cours à la Haute Ecole Charlemagne qui, dans le cadre de cette crise, a inventorié le secteur événementiel. Avec lui, nous examinons les leçons que le secteur pourra tirer de cette période difficile.

«L

e Pukkelpop en 2011, les attentats de 2016... A chaque crise, je constate tout de même que nous apprenons toujours relativement peu», déclare Tom Bellens.

«Mais cette crise a un tel impact... De nombreux collègues sont proches de la noyade. La question que nous devons nous poser est la suivante: comment devons-nous nous organiser? Une partie du secteur continue en effet de s’investir dans l’organisation d’événements mariant fun et plaisir. Mais le fun et le plaisir ne pèsent pas bien lourd face à la santé publique. Nous constatons par exemple que les gens sont prêts à se passer des festivals pendant un an. Et qu’ils ne partiront pas nécessairement en voyage cette année. Le fun et le plaisir sont donc la première chose qui passe à la trappe dans une telle situation de crise. En tant qu’agence, il faut donc veiller à faire davantage que procurer du fun et du plaisir. Les clients veulent en effet encore et toujours continuer à communiquer du contenu. Les clients nous demandent d’organiser leur communication de manière à pouvoir continuer à dialoguer avec les parties prenantes. Ils ne voient donc pas Push To Talk purement comme une agence événementielle, mais bien comme un organisateur de leur communication et de leurs défis. La majorité de mes clients sont restés clients durant cette période. Peut-être avec un débit plus faible, mais ils savent qu’ils peuvent frapper à notre porte, dans les bons moments comme dans les moins bons. Et donc pas uniquement pour les fêtes.»

Gérer les risques Depuis des années, Tom Bellens insiste sur la mise en place d’une vaste politique de prévention pour les événements.

«Vous ne pouvez pas cocher la prévention comme un point de l’événement. Elle est partout. Chez Push To Talk, la prévention est devenue un état d’esprit. Elle fait partie de notre ADN. C’est pourquoi nous sommes en adéquation avec les clients qui sont concernés par le bien-être, les soins et la sécurité: les hôpi-

Tom Bellens

«Je plaide depuis des années pour une professionnalisation accrue du secteur, y compris en matière d’analyse des risques et de prévention.»

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«On ne peut pas s’autocongratuler quand les choses vont bien et se tourner vers les pouvoirs publics quand ça va mal.»

taux, les autorités, etc. Je plaide depuis des années pour une professionnalisation accrue du secteur, y compris en matière d’analyse des risques et de prévention. Il y a longtemps que cela n’a plus rien à voir avec la simple prévention d’un incendie.

Il s’agit là de la prévention purement de base. Cela comprend aussi l’inventorisation des risques et de la communication de crise. Vous allez organiser correctement votre événement, mais comment allez-vous communiquer cela? Tout est devenu beaucoup plus complexe. Je le remarque aussi au centre de crise, où j’aide bénévolement au sein de l’équipe de communication de crise, et où j’apprends tous les jours. Car, en tant qu’entrepreneurs, nous pouvons apprendre énormément des autorités. Les autorités ont au moins autant de défis à relever que nous, les entrepreneurs. Vous pouvez donc y apprendre et trouver des idées, pour mieux encadrer vos propres clients.

En fait, nous pourrions et devrions tous apprendre les uns des autres: les entrepreneurs, les autorités, les établissements scolaires et même les citoyens.»

«Ça va aller» Mais pourquoi est-il dès lors si difficile d’installer cette culture de prévention? «Les collègues se posent généralement en premier lieu la question suivante: qui va payer cela? Et oui, il y a un prix à payer. Je suis l’un des plus gros clients de l’assureur.

Je prévois un défibrillateur DEA sur chaque événement et j’ai reçu une formation à cet effet. Ce genre de choses coûte de l’argent. Mais mon client ne paie pas de supplément pour cela. Nous y allons de notre poche. Cela fait partie de notre métier. Un médecin a également dû investir dans ses années de formation. Mais cette culture n’est pas présente dans notre secteur. De nombreux collègues ont commencé par organiser une petite fête, puis ont ainsi grandi. Et ce n’est même pas un

reproche. Mais parce que les choses n’ont jamais mal tourné, les gens continuent de poursuivre sur la même voie. Nous partons beaucoup trop du principe qu’un événement se passera bien. Et si jamais cela tourne mal, nous faisons tout pour le cacher. Les collègues ne doivent surtout pas l’apprendre. Alors qu’ils pourraient précisément en tirer des leçons. Dans le monde de la sécurité, la donne est totalement différente. Des congrès sont organisés sur ce qui a mal tourné, sur ce que cela permet d’apprendre et sur les solutions avancées. Ce serait également très intéressant pour notre secteur. Nous devons nous regarder dans un miroir au lieu de tout ressasser et d’attendre simplement que tout reprenne son cours normal.»

Investir dans la crédibilité Selon Tom Bellens, le secteur de l’événementiel se trouve à un carrefour important. «Nous devons mieux nous organiser. Par exemple, avec des formations. Partager les connaissances. Je vois apparaître des webinaires partout. Fantastique! Mais pourquoi ne pas l’avoir fait avant? Lorsque j’ai suivi mes formations de gestion des catastrophes et conseiller en prévention, mes collègues me regardaient souvent d’un air étrange. «La créativité n’est-elle pas la chose la plus importante?», demandaient-ils.

Mais pour moi, la chose la plus importante, c’est la sécurité. La sécurité, c’est se poser en permanence la question: «et si?» Et s’il fait beau? Et s’il pleut? Et si je ne vends pas assez d’entrées? Ce sont encore des situations que l’on connaît. Mais il faut aller plus loin. Et s’il y avait une crise sanitaire? Et s’il y avait une menace terroriste? Nombre d’organisateurs disent que c’est le problème des autorités. Mais vous ne pouvez pas vous autocongratuler quand les choses vont bien, et vous tourner vers les autorités quand les choses tournent mal. Il doit y avoir un plan d’action.

Sur tous les événements B2B, 10% procèdent à une inventorisa-

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«Je suis convaincu qu’avec le temps, nous reviendrons à des événements où les gens seront à nouveau proches. Mais nous allons, espéronsle, nous organiser différemment»

tion des risques. Si les grandes entreprises, qui travaillent avec un risk manager, voient cela, elles ne nous prendront jamais au sérieux. Elles nous considéreront comme des cow-boys. Je pense que nous devons investir nous-mêmes dans un certain nombre de choses qui amélioreront notre crédibilité. Sinon, la prochaine fois, nous serons à nouveau les premiers à fermer boutique et les derniers à reprendre le travail.»

Fournir un récit clair Tom Bellens estime que le secteur événementiel ne doit pas attendre que le gouvernement impose quelque chose, mais qu’il doit apporter lui-même une vision, en tant qu’organisation mature. «Les autorités ne proposeront pas les règles que nous voulons. Nous devons aller les voir nous-mêmes avec un récit.

Un récit clair, avec un plan pour quand les choses tournent mal.

L’événementiel est un monde chaotique qu’elles ne connaissent pas. C’est pourquoi nous devons nous organiser avec des formations, des agréments reconnus, afin de rendre notre impact visible et mesurable, de manière fondée et structurée. Nous devons approcher les autorités avec un plan d’action. Vous pourrez ainsi obtenir de meilleures avancées et plus rapidement. Je plaide donc pour que nous nous regroupions et nous nous professionnalisions en matière de prévention. Lorsque je donne un exposé sur la sécurité, j’ai, avec un peu de chance, cinq personnes issues du secteur événementiel devant moi. Je crains donc que notre secteur investisse encore trop peu dans ces principes «et si?».

Nous devons d’abord investir dans notre propre organisation et notre secteur. C’est aussi la raison pour laquelle j’investis autant de temps dans mon travail pour la Haute École Charlemagne et pour le centre de crise. Je suis heureux de pouvoir faire la différence en coulisses, également en cette période.»

L’événement du futur Reste à savoir à quoi ressemblera un événement B2B à l’avenir.

«Avec le temps, le Covid-19 va évoluer vers un virus grippal.

Mais quelqu’un a-t-il déjà écrit quelque chose sur la grippe dans son dossier de sécurité? Non, pour la majorité. Alors que les maladies constituent pourtant un risque évident. Je ne pense pas que les événements changeront beaucoup si nous pouvons installer cette culture de la sécurité. Je suis convaincu qu’avec le temps, nous reviendrons à des événements où les gens seront à nouveau proches. Mais nous allons, espérons-le, nous organiser différemment. Par exemple, en mentionnant sur l’invitation: ‘si vous êtes malade, veuillez annuler votre présence, même en dernière minute.’ Nous disons toujours que les no-shows sont scandaleux. Mais en fait, nous devrions nous réjouir que les personnes malades restent chez elles. Il est également possible que les masques deviennent une habitude pour le personnel du catering, tout comme le casque et les chaussures de sécurité pour l’équipe de montage. Avant, on se moquait de vous quand vous portiez un casque. Mais il s’agit d’un facteur de protection contre un grand danger. Je pense qu’un certain nombre de choses vont devenir très courantes.

Mesurer la température, renvoyer chez eux les gens ayant de la fièvre. On peut comparer cela à la campagne Bob: celle-ci revient en fait aussi à éviter que les gens ne provoquent un accident. Je suis sûr que nous allons refaire des événements, mais dans un cadre différent. La créativité restera importante, mais pas dans le sens que tout est possible. Avant, notre secteur pensait comme suit: moins il y a de règles, mieux c’est. C’est terminé. Il faudra être créatif dans le cadre que vous recevrez: budget, santé... Si vous sortez de ce cadre, il faudra pouvoir accepter de parfois prendre des coups», conclut Tom Bellens.

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«Collaborer avec le secteur pour améliorer la connaissance des assurances» L’annulation obligatoire de leurs événements a constitué une pilule difficile à avaler pour de nombreux organisateurs. Cette crise montre aussi clairement que les organisateurs ne réalisent souvent pas assez ce pourquoi ils sont et ne sont pas assurés. Nous nous sommes entretenus avec Tom Driesens, du bureau d’assurances Verheyen qui, depuis quatre ans, travaille à la sensibilisation en matière d’assurances dans le secteur de l’événementiel. «Une connaissance de base des assurances apportera certainement une valeur ajoutée à la manière dont les organisateurs envisagent les risques.»

D

epuis quatre ans, Verheyen Assurances se consacre spécifiquement au secteur événementiel.

«Nous sommes une agence de courtage classique et avons développé ces dernières années plusieurs produits sur mesure pour ce secteur», explique Tom Driesens. «Nos clients sont issus de tous les types d’événements: festivals, concerts, B2B, congrès, salons, événements sportifs et entreprises qui organisent elles-mêmes leurs événements. En outre, nous proposons aussi nos services aux sous-traitants, comme les traiteurs, les loueurs de tentes, les constructeurs de stands, etc. Nous leurs offrons aussi des possibilités spécifiques. En général, les assureurs ne connaissent pas vraiment le secteur événementiel et ne possèdent dès lors pas de produits spécifiques. C’est pourquoi, en collaboration avec l’ACC, nous avons inventorié les besoins des organisateurs et cherché un (ou des) assureur(s) approprié(s). Cela a donné un très bon résultat, entre autres, pour la Responsabilité Civile. Nous sentons que ce secteur a besoin d’un partenaire en matière d’assurances qui comprend son fonctionnement. Nous contribuons ainsi à la professionnalisation de ce secteur.»

Une meilleure connaissance de base Il est important que les organisateurs et les fournisseurs considèrent leur assureur comme un partenaire. «Nous

préférons que nos clients nous posent des questions sur les contrats qu’ils concluent avec les fournisseurs et/ou les clients. Nous pouvons ainsi leur fournir des conseils appropriés et leur exposer les éventuelles conséquences financières de certaines clauses. Nous avons ainsi déjà pu faire en sorte que des clauses soient supprimées de contrats avec des fournisseurs parce qu’elles mentionnaient des montants excessifs au détriment de notre client. La crise du corona-

La crise du coronavirus a clairement mis en lumière que les connaissances en matière d’assurances ne sont pas encore suffisamment présentes virus a clairement mis en lumière que les connaissances en matière d’assurances ne sont pas encore suffisamment présentes. En soi, ce n’est pas si grave. Nous ne pouvons pas non plus organiser des événements créatifs. Mais nous sommes convaincus qu’une connaissance de base des assurances représentera une valeur ajoutée pour la manière dont les organisateurs envisagent les risques. C’est

Tom Driesens

pourquoi il est intéressant de passer en revue les deux principaux produits d’assurance pour le secteur.»

Responsabilité Civile L’assurance Responsabilité Civile, également connue sous le nom de RC Exploitation, constitue un must absolu pour tout entrepreneur événementiel. Il s’agit de l’assurance familiale de l’entreprise. «Le principe de base est que votre responsabilité est assurée pendant l’exercice de votre activité. Pour parler de responsabilité, il faut qu’il y ait une faute, un dommage et un lien de causalité. Si ces 3 éléments ne sont pas présents, il n’y a pas de responsabilité. En outre, la partie lésée doit également être un ‘tiers’ et seuls les dommages extra-contractuels seront indemnisés. Il peut s’agir ici de dommages matériels et/ou physiques, mais parfois aussi de pertes financières résultant de ces dommages.»

Il est important de se rendre compte de ce qu’une politique inclut et n’inclut pas.

«Dans une police standard, les dommages occasionnés au matériel loué, comme le matériel son et lumière, ne seront pas indemnisés parce que restituer le matériel dans le même état forme une obligation contractuelle. De nombreux organisateurs ne s’en rendent pas compte jusqu’à ce que des dommages se produisent. Évidemment, il s’agit d’une des couvertures que nous avons incluses de manière standard, de même que les dommages occasionnés aux locaux loués/utilisés. À

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notre avis, les limites des polices standard étaient trop basses pour les risques que courent les organisateurs, c’est pourquoi nous avons sérieusement relevé ces limites. Un événement rassemble beaucoup de gens en un même lieu, avec un potentiel de dommages importants.»

Mais d’autres couvertures sont possibles et toutes les compagnies ont leurs propres conditions et systèmes de primes. «De telle sorte que des risques spécifiques sont trop souvent restés non-assurés et qu’il n’y avait pas de système de primes univoque. Cela ne doit plus être le cas.

Nous entendons souvent dire que les sous-traitants assurent déjà leur matériel, mais dans de nombreux cas, on ne sait pas exactement contre quels dommages celui-ci est assuré. Dans la plupart des cas, celui-ci est uniquement assuré contre l’incendie et le sous-traitant ne sera pas couvert, par exemple, en cas de chute d’un écran. Une RC Exploitation couvrira donc les dommages aux tiers, mais il n’est pas erroné de penser aussi à soi-même.

Les dommages causés à son propre matériel ou la perte financière résultant de l’annulation d’un événement font partie des exemples de risques souvent oubliés.»

Assurance annulation Alors que l’assurance Responsabilité Civile est proposée par de nombreuses compagnies – indépendamment de la complétude des garanties –, il en va tout autrement pour l’assurance annulation.

«Cette matière est tellement spécialisée que seuls quelques assureurs la proposent en Europe. Les assureurs classiques tels ceux que nous connaissons en Belgique ne la proposent pas. Les courtiers en assurances classiques ne maîtrisent pas non plus cette matière, ce qui signifie que les informations fournies ne sont souvent pas correctes.»

L’impact financier de l’annulation d’un événement est également trop sou-

vent sous-estimé. «Combien de coûts des fournisseurs sont tout de même facturés en cas d’annulation? Le commanditaire veut-il toujours bien payer le solde? Notre expérience nous a appris qu’il est très difficile d’estimer cet impact. Nous procédons à cet exercice avec nos clients et sommes très souvent confrontés à des contrats qui ne mentionnent pas, voire peu, la ‘force majeure’. En général, la clause d’annulation concerne le fait que le client ne veut plus du service. Il va sans dire que

«le scénario de l’annulation d’un événement n’est pas encore totalement intégré dans de nombreux plans de prévention, de sorte que les conséquences n’ont pas toujours été réfléchies. ces clauses impliquent une indemnisation, mais il en va autrement en cas de force majeure. En cas de force majeure, des négociations sont menées avec les fournisseurs et le client. L’issue reste donc incertaine pour toutes les parties.

C’est pourquoi il est très utile de déterminer contractuellement comment l’aspect financier sera réglé en cas de force majeure. Cela éliminera de nombreuses incertitudes.»

L’assurance annulation a pour but d’indemniser les coûts non-récupérables (ou parfois le chiffre d’affaires) en cas de force majeure. «On pense ici par exemple à un incendie, des grèves, un accident mortel

durant le montage, le décès du CEO du commanditaire, un acte terroriste ou une menace, une tempête, etc. Autant de situations où tout le monde veut encore que l’événement ait lieu, mais où, en raison des circonstances, c’est devenu impossible ou nécessite d’engager des coûts supplémentaires. Tous les organisateurs seront confrontés tôt ou tard à de telles situations. Nous conseillons d’en discuter ouvertement avec les clients et les fournisseurs. Nous sommes convaincus que tous les organisateurs font tout leur possible pour éviter les dommages et mènent une certaine politique de prévention. Toutefois, le scénario de l’annulation d’un événement n’est pas encore totalement intégré dans de nombreux plans de prévention, de sorte que les conséquences n’ont pas toujours été réfléchies. Ici aussi, nous venons en aide à nos clients et leur indiquons les points auxquels il convient de prêter attention.»

Quid de l’avenir?

La crise du coronavirus frappe durement, avec un impact énorme pour tous les acteurs du secteur événementiel.

«Malheureusement, le coronavirus est désormais un fait connu, ce qui le rend par définition non-assurable. Certains assureurs ont exclu les pandémies après l’apparition du SRAS en 2002-2003.

Actuellement, tous les assureurs excluent les coronavirus et les pandémies des polices souscrites après l’apparition de la pandémie. Nous espérons qu’une solution pourra être trouvée à l’avenir, mais cela reste incertain. Après les attentats de 2015-2016, nous n’aurions jamais osé penser que nous serions en mesure d’offrir aujourd’hui des couvertures très vastes en matière de terrorisme. En collaboration avec l’ACC, nous étudions différentes pistes de réflexion sur la manière d’attirer davantage l’attention sur les assurances annulation et sur la manière de souscrire efficacement à celles-ci à l’avenir.»

32

event management

«En général, le report d’un événement se fait dans l’intérêt de toutes les parties» Depuis mars, des milliers d’événements – des petites réunions aux grands événements de masse – ont été annulés dans notre pays. Outre la déception d’annuler un événement souvent attendu depuis longtemps, les initiateurs, les organisateurs et les fournisseurs sont également confrontés à la gestion pratique d’une telle annulation. Qui a droit à quoi? Qui va supporter les frais déjà engagés? Autant de questions qui, plus d’une fois, peuvent entraîner des conflits.

Nous avons écouté Katrien Maris et Agnès Maqua du cabinet d’avocats KOAN LAW FIRM, partenaire de longue date et fidèle de l’ACC, qui nous expliquent les principales règles de base.

«I

Alternative

l est important de savoir qu’une relation entre un annonceur et une agence événementielle, ou entre une agence événementielle et un fournisseur, est en fait un contrat», explique Katrien Maris. «Et toutes les obligations découlant de ce contrat doivent être respectées. Si vous ne pouvez pas satisfaire à cellesci, il s’agit d’une rupture de contrat. Il existe cependant une exception à cette règle, à savoir le scénario de la force majeure.»

3 conditions pour invoquer la force majeure Le Droit belge définit la force majeure comme ‘un obstacle insurmontable à l’exécution d’une obligation’. «C’est naturellement un peu vague», affirme Agnès Maqua. «La jurisprudence et la doctrine avancent en fait trois conditions qui définissent quand il est questions d’une situation de force majeure. Tout d’abord, il doit s’agir d’une circonstance imprévue. Au moment de la conclusion du contrat, les parties ne pouvaient raisonnablement prévoir qu’une telle situation se produirait.

Pour ce qui concerne la crise du coronavirus, on peut affirmer que cela s’applique aux contrats conclus avant les vacances de printemps. A partir des vacances de printemps, on peut

Katrien Maris

toutefois dire que la situation était prévisible, notamment vu la situation en Chine et en Italie. La deuxième condition est que la situation échappe au contrôle des parties. Cela implique que l’incident ne doit pas être imputable à la faute ou à l’erreur de la personne devant fournir la prestation ou le produit. Dans le cas du coronavirus, c’est donc assurément applicable. Les autorités ont en effet imposé une interdiction de rassemblement de telle sorte que les événements prévus n’ont pu avoir lieu.»

La troisième condition est que la partie qui invoque la force majeure soit réellement dans l’impossibilité absolue de respecter son obligation. «Il y a ici une différence entre un empêchement permanent à l’exécution de l’obligation et un empêchement temporaire», précise Katrien Maris. «On parle d’empêchement permanent lorsqu’aucune alternative ne peut être fournie.

Cependant, pour nous, le coronavirus représente dans de nombreux cas un empêchement temporaire. Lorsque les mesures de confinement seront levées, la situation de force majeure sera terminée. Si un événement qui devait avoir lieu pendant cette période de confinement peut être reporté, on sera alors en fait tenu de le faire. Car il ne sera pas impossible de tout de même exécuter sa prestation. Il existe naturellement des situations dans lesquelles il sera impossible ou inutile de reporter un événement. Comme par exemple un événement spécifique relatif à une certaine date ou à un certain événement. On peut alors parler d’empêchement permanent. Mais si le report est possible, toutes les mesures nécessaires doivent être prises pour permettre à l’événement de se dérouler, car les parties sont toujours liées par une obligation de limitation des dommages: en d’autres termes, les dommages doivent être limités autant que possible les uns envers les autres.»

event management 33

«Pouvoir déplacer un événement sera souvent dans l’intérêt des deux parties.»

Agnès Maqua

Accord verbal Quoi qu’il en soit, dans une situation comme celle d’aujourd’hui, il est nécessaire de se tourner vers ce qui est indiqué dans les conditions générales et le contrat. Agnès Maqua: «Les situations de force majeure sont souvent décrites dans les clauses. Celles-ci peuvent également comprendre des formalités relatives à la notification, au partage des frais engagés, au remboursement des avances, à l’éventuelle indemnisation des dommages... Si les points de cette clause ont été acceptés par les deux parties, elles doivent s’y conformer. Dans le secteur événementiel cependant, nous sommes souvent confrontés à des situations où il n’y a pas de contrat, car il s’agit d’accords verbaux.

Dans ce cas, c’est la réglementation générale relative aux accords réciproques qui s’applique. Celle-ci stipule que si l’une des parties ne peut remplir son obligation en raison d’une situation de force majeure, l’autre partie est également libérée de son obligation qui y était indissociablement liée. La partie A ne peut pas laisser l’événement avoir lieu parce qu’il n’est pas autorisé par les autorités, et la partie B ne doit donc pas payer pour un événement qui n’a pas lieu. Dans ce cas, chaque partie supporte ses propres frais. Les avances pour lesquelles aucune prestation n’a encore été livrée doivent être remboursées.»

Annulation en raison d’une interdiction gouvernementale ou par précaution «Même si une épidémie n’est pas acceptée comme un cas de force majeure dans les conditions générales ou dans le contrat, il est encore question de force majeure dans la situation actuelle, parce

Exemple concret qu’il s’agit d’une décision imposée par les autorités, à savoir qu’aucun événement ne peut avoir lieu jusqu’à une date déterminée», explique Katrien Maris.

«La situation dans laquelle les autorités elles-mêmes imposent une interdiction des rassemblements doit en effet être considérée comme un cas de force majeure. La situation sera différente lorsqu’on ne veut pas qu’un événement se tienne par précaution – sans interdiction gouvernementale. Dans ce cas, la situation n’est pas couverte par la force majeure et la partie qui annule devra possiblement payer une indemnisation.

Il existe toutefois une situation intermédiaire: lorsqu’un événement est annulé par précaution et qu’il s’avère par la suite que les mesures gouvernementales sont également prolongées pour cette période. Dans ce cas, on pourra partir du principe que cela relève également de la force majeure. Il sera aussi toujours intéressant de se tourner vers l’assurance annulation, qui peut également apporter une solution.»

Nouveaux contrats Il est très important de tenir compte du virus pour l’élaboration des nouveaux contrats. Agnes Maqua: «Si un contrat doit être conclu maintenant pour un événement programmé juste après la période de confinement, il est conseillé de définir des clauses prévoyant différents scénarios: la résiliation du contrat si l’interdiction n’a pas encore été levée; une obligation de report; une détermination des coûts déjà engagés, un partage des coûts, un remboursement partiel ou total des avances.»

Examinons maintenant la situation de façon concrète avec un exemple issu de la pratique. «Nous avons été contactés par une agence événementielle qui avait organisé un congrès pour son client durant la période de confinement», explique Katrien Maris. «Une tierce partie était également impliquée: le fournisseur du site pour le congrès et du catering. De plus, une avance substantielle avait déjà été versée. Si nous passons en revue les conditions relatives à la force majeure, nous constatons que celles-ci mentionnent des circonstances imprévisibles, échappant au contrôle de la partie exécutante. Mais la troisième condition, celle de l’empêchement permanent, était-elle également remplie? L’agence souhaitait un report et, sur nos conseils, a contacté le tiers pour lui proposer une autre date. Une nouvelle date a ainsi été trouvée et le fournisseur a pu conserver l’avance, en vue des prestations futures. Les conditions générales prévoyaient un forfait de 10% en cas de report. Celui-ci a cependant été annulé en raison de la situation de force majeure. Il s’agissait du point le plus important pour notre client.»

Concertation La crise du coronavirus entraîne des circonstances très exceptionnelles, les parties se retrouvent dans une situation qu’elles n’avaient jamais connue auparavant. «Il y a peu de précédents, voire aucun, pouvant servir de base pour évaluer cette situation. Nous conseillons donc de discuter de la situation. Pouvoir déplacer un événement sera souvent dans l’intérêt des deux parties. Sur le plan financier surtout, cette solution alternative sera profitable à tous», conclut Agnès Maqua.

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event management 35

What next?

Résultats du sondage des corporate event managers L’Europe sort progressivement de son confinement. En Belgique, le secteur événementiel vient de plaider sa cause à la Chambre. Pour survivre jusqu’à la reprise. En quelques minutes, Bruno Schaubroeck a résumé et concrétisé le fruit de 10 longues semaines de travail. Celui des fédérations sectorielles, emmenées par la section Event Marketing de l’ACC. Les pouvoirs publics ne devraient pas y rester insensibles, mais quelle attitude les entreprises adoptent-elles actuellement face à l’événementiel?

F

in mai, c’est aussi le moment où Experience a récolté les réactions de 114 responsables (actifs et qualifiés) d’événements d’entreprises établies en Belgique. Des multinationales (44%), mais aussi des entreprises actives aux niveaux national (25%) et régional (31%). Des entreprises de toutes tailles (Gr. 1). Quand Number of employees in yourEtcompany pensent-elles reprendre? comment?

< 50 employees 50 - 100 100 - 500 500 - 1,000 > 1,000

Le panel En termes de typologies, les 114 entreprises sondées couvrent l’ensemble de l’événementiel d’entreprise: 89% des sondés organisent des événements pour leur personnel (B2E), 76% pour leurs clients et partenaires (B2B), 45% pour les consommateurs finaux (B2C) et 18% des répondants sont également

12% 13% 37% 10% 28%

Gr. 1. Number of employees in your company δ ͷͲ

12% 28%

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10% 37%

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actifs dans le registre des événements institutionnels. Côté pratique, une petite moitié des sondés (40%) affirme qu’ils organisent leurs événements en interne, un tiers avec l’aide d’une agence d’événements et un large quart (27%) les organisent, selon l’événement planifié, en interne ou avec l’aide d’une agence.

Pourquoi des événements?

Avant d’entrer dans les répercussions de la crise sur leurs activités, il était intéressant de les interroger sur les objectifs de leurs événements. Dans ce cadre, on constate que les événements d’entreprise du panel visent d’abord à stimuler le networking (92%), (in)former ou motiver le personnel (86%), attirer de nouveaux clients ou fidéliser la clientèle existante (tous deux 84%), et asseoir la notoriété des marques (83%). Suivent ensuite la volonté de rester top-of-mind parmi leurs clients (78%), présenter de nouveaux produits ou services (73%), augmenter le volume d’affaires (61%) et sensibiliser le (grand) public (37%). Bref, l’événementiel s’inscrit dans les objectifs stratégiques des entreprises.



36

event management

Which percentage of your live events did you have to cancel without rescheduling? < 25% 25 - 50% 50 -75% 75-100% All of them

8% 8% 33% 27% 24%

Gr. 2. Which percentage of your live events did you have to cancel without rescheduling? < 25% 8%

All of them 24%

25 - 50% 8%

50 -75% 33%

75-100% 27%

Annulations Mais ça, c’était jusqu’à la mi-mars 2020… Avec le lockdown, c’est un tsunami d’annulations qui a déferlé sur le secteur (Gr.2): plus de la moitié des sondés (52%) affirme que la crise sanitaire les a poussés à annuler plus de trois quarts des événements prévus en 2020.

Ceci, sans aucune intention de les reprogrammer ultérieurement. Seuls 16% des corporates sondés affirment avoir annulé moins de la moitié de leurs événements. À eux seuls, ces pourcentages donnent une idée des pertes déplorées dans la filière. 5 milliards d’euros, selon

l’étude KdG/Experience, largement reprise dans les médias.

Tous les événements n’ont donc pas été purement et simplement rayés des agendas. Certains ont été reportés: avant la fin de l’année pour un petit tiers (31%) des événements qui ont dû être postposés, mais surtout en 2021 pour la moitié des événements interrompus par la crise.

Enfin, un sondé sur six (14%) n’est pas encore en mesure de se prononcer quant à la reprogrammation des événements qu’il a dû postposer.

When did you rescheduled the events you had to postpone?

Gr. 3. When did you reschedule the events you 30% had to postpone?

50%

Late 2020 2021 Not applicable Other

6% 14%

Other 14%

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Late 2020 30%

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À quand la reprise?

Sur base des informations actuelles, 53% des sondés estiment pouvoir reprendre l’organisation d’événements live avant la fin de l’année (Gr. 4). Une intention qui ne se traduirait naturellement pas par une reprise immédiate pour les agences et fournisseurs, compte-tenu des périodes de préproduction indispensables.

Néanmoins, on peut y voir un signal positif: les corporates ne lâchent pas le live et ont bien l’intention d’y retourner au plus vite. L’autre moitié du panel (47%) pense pouvoir reprendre en 2021 seulement.

Mais quel est le signal qui permettrait aux corporates de reprendre? Sans surprise, c’est une autorisation officielle des pouvoirs publics que la moitié des sondés attend. Un sondé sur cinq (19%) estime qu’un protocole spécifique, validé par les virologues (du type Event Risk Model), pourrait leur permettre de reprendre leurs activités ‘live’. Suivent la fin officielle de la pandémie (17%) et une autorisation des directions des entreprises (14%). Bref, pour 70% de sondés, ce sont les pouvoirs publics belges qui détiennent la clé de la reprise, en autorisant officiellement l’organisation d’événements ou en validant un protocole applicable à l’ensemble du secteur.

Retour progressif L’ombre d’une crise économique pourrait venir perturber une reprise déjà annoncée comme lente. Les corporates semblent en être bien conscients: une petite moitié d’entre eux (47%) estime déjà que leur budget événementiel devrait diminuer en 2021 (Gr. 5). Une diminution de l’ordre de 25 à 50% pour les deux tiers d’entre eux, voire de 50 à 75% pour 1 sondé sur quatre. Les autres répondants estiment pour leur part que leur budget événementiel devrait rester identique (25%) ou augmenter (9%), mais cette augmentation devrait toujours rester sous la barre des 25% des budgets actuels. Enfin, 19% des sondés affirment qu’ils ne sont pas encore en mesure de s’exprimer sur l’évolution du budget événementiel de leur société.

event management 37

In 2021 your event budget should…

Remain the same 25% Decrease 47% Increase 8% Don't know yet 19%

Gr. 5. In 2021, your event budget will probably…

Don't know yet 19%

Remain the same 25%

Increase 8%

Decrease 48%

Ces réponses paraissent évidentes, c’est vrai, mais elles ont le mérite de souligner les exigences et les attentes des corporate managers lorsque la reprise sera entamée.

Digitalisation Si le confinement a engendré une ruée sur les alternatives ‘online’ (Gr. 8), 23% des sondés estiment que le digital n’est pas une alternative valable aux événements ‘live’. Le numérique occupe donc l’esprit des trois quarts des sondés: 19% sont déjà passés aux événements digitaux cette année, et 48% des sondés examinent les possibilités de le faire. Il se peut toutefois que la tendance soit temporaire – comme ce fut le cas lors de la crise économique et financière de 2008-2009. Car lorsqu’on demande au panel si un événement en ligne peut avoir le même impact sur sa cible qu’un événement live, les répondants ont placent leur curseur sur un pauvre 2,1 sur 10.

Comment ces formats seront-ils modifiés? Pour 97% des sondés, les principaux facteurs qui influenceront les événements post-corona seront la limitation des personnes présentes, de même que le renforcement des mesures sanitaires (78%). Suivent - logiquement - la digitalisation de certains événements et À la question de savoir si les entreprises meetings (56%), les problèmes liés à ont besoin de prestataires externes pour l’assurance des événements (22%) puis, organiser des événements digitaux, 35% bien plus loin, un recours plus systéma- répondent par la négative. Les autres aftique aux agences pour la tenue de leurs firment devoir se tourner vers une société Répercussions événements (3%). L’un d’eux s’interroge audiovisuelle (44%), une agence d’événeaussi: ‘Nos clients seront-ils encore en- ments (31%) ou un site équipé d’un studio Pour les sondés, la crise du corona im-Are you clins à participer à nos événements?’… virtuel (28%). considering online alternatives for your live events? pactera les événements à plus long terme (cf. graphiques sur la page suivante). SiYes, we're examining online 47% options Gr. 8.live Are you considering online alternatives to tous les types d’événements devraientYes, we're converting 25% events into online formats reprendre à un moment ou l’autre, tousYes, we already organized 19% online events this year your live events?

22% les répondants ou presque estiment queNo 6% la crise sanitaire modifiera les formatsOther 5% des événements. Au pire, l’effet ‘Covid-19’ 18% pourrait mener à l’annulation des fêtes 40% du personnel (pour 10% des sondés), des voyages incentives (29%), des 16% teambuildings (10%) et des événements 21% grand public (13%). Tous ces éléments sont naturellement à considérer dans le moment présent (lisez: fin mai). Toutes les entreprises naviguent dans un climat sanitaire et économique susceptible de Yes, we're examining online options changer (radicalement) à tout moment.

Yes, we're converting live events into online formats Notez également que dans la série de graYes, we already organized online events this year phiques, l’onglet ‘not organized’ signifie No que les répondants n’organisent pas le Other type d’événement concerné.

Face à un nouvel environnement sanitaire, les alternatives aux événements ‘live’ sont apparues comme des évidences. La communication digitale externe (65%) et interne (59%), de même que les événements virtuels (65%) et hybrides (42%) sont cités comme étant les outils qui pourraient bénéficier d’une réduction des budgets événementiels. Ils laissent loin derrière eux la publicité traditionnelle (12%), le sponsoring (6%) et l’activation de marque (6%).

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event management The current crisis will have an impact on post‐corona events.

The current crisis will have an impact on post‐corona events.

How will these types of events be impacted?

How will these types of events be impacted?

Staff Events No impact Limited impac Average Impa Major impact Cancellation Don't know ye Not organized 3%

3% 23% 26% 23%29% 10% 6% 3%

Staff Events

No impact Staff Events 26%

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Limited impac Average Impa Major impact Cancellation Don't know ye 10% Not organized 6% 3%

3% 23% 26% 23%29% 10% 6% 3%

Seminars & Trainings

Staff Events No impact 26%

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3%

Limited impac Average Impa Major impact Cancellation 28% Don't know ye 10% Not organized 6%

3%

4%

Conventions

Conventions

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66%

Seminars & Trainings

4% No impact Seminars & Trainings 28% 41% 41% 21% 0% 0% 7%

Limited impac Average Impa Major impact Cancellation 28% Don't know ye Not organized

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Product Launches / Presentations Product Launches / Presentation 47%

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Conventions No impact Limited impac

0% 0%

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Conventions No impact Limited impac

Client Events 54%

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Product Launches No impact Limited impac

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Client EventsDon't know ye

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Client Events No impact Limited impac Average Impa 3% 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

25%

0% 3% 30% 0% 54% 0% 3% 10%

4%

Public Events

6% 0%

3%

24%

7%

16% 3% 0%

59%

16%

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B2B & Trade Fairs 17% No impact 10% Limited impac 6% Average Impa 0% 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

0% 0% 16% 59% 7% 3%

Press Events

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Press Events

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Public Events

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3%

Teambuildings

30%

B2B & Trade Fairs 17% No impact Limited impac Average Impa 3% 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

7%

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B2B & Trade Fairs 7%

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20%

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59%

16%

29%

Field Marketing

20%

3%

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Teambuildings

35%

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39%

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Field Marketing 24%

24%

13%

7%

Product Launches No impact Limited impac

0%

Incentive Travel 39%

0% 3% 30% 0% 54% 0% 3% 10%

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B2B & Trade Fairs 7% Don't know ye

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54%

13%

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Incentive Travel Client Events No impact Limited impac Average Impa 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

21% 7%

0%

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0%

event management 39

Bref Ce sondage nous a livré une importante quantité de chiffres et pourcentages, confirmant que l’événementiel d’entreprise est en souffrance et que son redressement sera très progressif. La pandémie recule, c’est vrai, mais la prudence et les inconnues restent de mise. Parmi ces inconnues s’ajoute une possible stratégie de déconfinement de type «stop & go», le secteur reprenant ses activités avec une épée de Damoclès au-dessus de la tête: celle de devoir annuler un projet à tout moment pour des raisons sanitaires ou économiques.

Autre inconnue de poids: comment réagira le public devant une invitation à un événement qui l’immergera plusieurs heures dans un espace clos? Les invités seront-ils aussi enclins qu’auparavant à passer plusieurs heures sur un salon, malgré la présence d’un arsenal de mesures sanitaires? Comment restaurer cette confiance? Chez eux comme auprès des entreprises. Car au-delà de la prise de risque individuelle de se rendre ou non sur un événement, il y a la prise de risque des entreprises. Ces dernières revoient à la hausse leurs exigences en la matière, et ce sondage nous montre toute la prudence avec laquelle elles envisagent le ‘live’ à court et moyen termes. À l’étranger, les tendances sont très similaires. Aux Pays-Bas, deux tiers des

acteurs événementiels s’attendent eux aussi à une diminution des événements en 2021 par rapport à 2019. En France, les agences d’événements s’attendent à une dégradation de 30% de leur chiffre d’affaires en 2021.

pour atteindre leurs objectifs stratégiques. Cet ancrage est la garantie de la résilience événementielle. Même si le processus promet d’être long.

Mais l’étude montre aussi que l’événementiel est bien ancré dans les outils auxquels les entreprises recourent

A propos de ce sondage L’ Experience Corporate Event Managers Survey May 2020 est un sondage anonyme réalisé par Experience Magazine auprès de 114 corporate event managers actifs et qualifiés entre le 18 et le 26 mai 2020. Les managers interrogés sont en poste dans des entreprises actives en Régions flamande (22%), bruxelloise (5%) et wallonne (3%), de même qu’au niveau national (25%) et à l’échelon international (44%). Les entreprises concernées sont actives dans le secteur privé (66%), public (18%) et mixte (16%). Elles emploient moins de 50 personnes (12%), de 50 à 100 personnes (12%), de 100 à 500 personnes (37%), de 500 à 1000 personnes (9%) ou plus de 1000 personnes (30%).

Sources externes: Eventbranche.nl, LEVENEMENT Asso, Meet-in.

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sustainability special

«Il y a cinq ans, la durabilité était une tendance. Aujourd’hui, c’est une nécessité.»

Interdiction des sacs en plastique à usage unique, zones de basses émissions, parcs automobiles électriques, vegan days… Lentement mais surement, les gouvernements, les entreprises et les citoyens multiplient les initiatives misant sur la durabilité et l’écologie. Et le secteur événementiel n’est pas en reste. De sa propre initiative mais aussi pour répondre aux attentes des clients.

E

xperience a rassemblé sept agences événementielles autour de la table pour un débat sur le sujet. Niels Goyvaerts (Balthazar Events), Bert Knuts (Event Masters), Wim Voss (New World), Geert Vanoverschelde (Sylvester Events), Alexandre Velleuer (VO Event), Tom Bellens (Push To Talk) et Dries Mahieu (The Oval Office) ont investi «The Chick» à Malines pour échanger leurs points de vue.

Le bon exemple Le secteur événementiel est traditionnellement un secteur avec une empreinte écologique importante: déplacements nombreux, camions plein de matériaux, quantités de déchets, excédents alimentaires... Heureusement, la prise de conscience est de plus en plus présente chez les organisateurs et les agences. Et ils semblent prêts à donner le bon exemple.

mais des voitures de pool... Mais nous nous concentrons surtout sur l’égalité et la RSE au sens large du terme.»

Dries Mahieu: «Commencer en interne permet de gagner en externe. Nous aussi, nous avons créé un pacte que nous mettons en place depuis environ quatre ans. Beaucoup de nos collaborateurs ont par exemple renoncé à leur véhicule de société au profit des transports en commun ou du vélo. Dans chaque bureau, on note même les km parcourus en vélo, ça entretient un esprit positif de compétition. On tient également le compte des impressions. Et à la fin de la semaine, on se partage le contenu du frigo pour que plus rien ne termine à la poubelle.

C’est un état d’esprit que nous travaillons tous ensemble. Et que nous pouvons ensuite répercuter en externe.»

Niels Goyvaerts: «Balthazar fonctionne avec une charte en deux volets: une partie avec les lignes directrices en matière de RSE et de Durabilité pour nos événements et une partie pour notre propre fonctionnement. Cela inclut des choses évidentes, comme l’éclairage LED au bureau, une gestion stricte des déchets, pas de véhicules d’entreprise pour nos employés

Geert Vanoverschelde: «Chez Sylvester, nous avons entrepris certaines choses, mais au départ, c’était de façon fragmentaire.

Par exemple choisir un bâtiment près d’une gare. Désormais, nous avons établi un plan sur trois ans, qui doit nous permettre de progresser considérablement. Car nous voulons participer. Il y a cinq ans, la durabilité était une tendance. Aujourd’hui, c’est une nécessité. Mais nous ne voulons pas ce que cela soit une décision imposée par la direction. Cela doit aussi venir de notre

Bert Knuts & Niels Goyvaerts

Dries Mahieu

sustainability special 41

Alex Velleuer

personnel. Nous avons donc choisi de procéder via des workshops, où chacun peut apporter sa contribution. Cela déclenche un véritable réflexe durable.»

Geert Vanoverschelde

«La durabilité elle-même est en train de se durabiliser.

On ne s’en tire plus avec du simple opportunisme.»

gie solaire au lieu de générateurs polluants.»

Tom Bellens: «Avant, la durabilité, ça devait être une victoire facile. On faisait un petit investissement et on tentait d’en tirer Bert Knuts: «Nous venons le maximum. Aujourd’hui, les d’emménager dans un nouveau agences et les entreprises combâtiment durable équipé de pan– Tom Bellens – mencent à réellement investir, neaux solaires. Chez nous aussi, même si cela ne rapporte pas il y a des initiatives qui ont pris directement. La durabilité ellenaissance au cœur de l’organisation. Au lieu que chacun aille chercher sa salade préemballée même est en train de se durabiliser. On ne s’en tire plus avec au supermarché, on organise une tournante où chacun prépare du simple opportunisme.» à tour de rôle une salade pour tout le groupe. Ce sont de petites Du no food waste à la compensation carbone initiatives, mais très sympas.»

La durabilité appelle la durabilité Alexandre Velleuer: «En 2010-2011, nous avons fait une série d’événements durables autour des thématiques sociétales.

C’était chouette et cela a généré pas mal d’enthousiasme chez nos clients nos équipes. Nous avons donc commencé à nous pencher sur notre propre fonctionnement interne et notre infrastructure. De notre consommation d’énergie et nos consommables à la structure salariale et à l’égalité homme/ femme. Un processus qui a duré près de trois ans, qui nous a valu deux étoiles au label d’entreprise éco-dynamique et qui nous permet aujourd’hui d’être plus cohérents dans ce que nous présentons à nos clients.»

Wim Voss: «Les actions sur le terrain de New World génèrent inévitablement des déchets. Mais nous avons décidé de nous en occuper nous-même. Nous veillons à ce que les déchets soient collectés, afin de les traiter dans nos propres machines de recyclage. Et ces matériaux peuvent être réutilisés. Cette installation nous a permis de réduire de 40% nos frais de conteneurs. C’est un investissement, mais cela rapporte. Tout comme les voitures LED de notre société-sœur Spicy Motion et les casiers mobiles de Mobile Locker, qui fonctionnent à l’éner-

La conscientisation des agences se reflète aussi dans leurs événements.

Bert Knuts: «En externe, nous nous concentrons actuellement sur le catering. Le principe ‘don’t spoil the party’ est plus pertinent que jamais. Essayez d’expliquer aux jeunes qui défilent dans la rue pour le climat pourquoi il y a encore autant



42

sustainability special

de gaspillage alimentaire, pourquoi il y a encore tellement de gens qui ne viennent pas à un événement malgré toute l’énergie produite pour cela.»

Tom Bellens: «Cela a parfois tendance à s’étioler, en effet.

Parce qu’il n’y a personne qui fait le suivi du côté du décisionnaire. Et par facilité, on choisit alors de faire table rase.»

Niels Goyvaerts: «Too Good To Go est une excellente alternative. Nous avons un partenariat avec eux. Ils sont prêts à collaborer avec les agences événementielles. C’est un excellent modèle, auquel notre secteur peut donner de l’élan, afin de sauver un maximum de nourriture de la poubelle. Et de faire des heureux.»

Niels Goyvaerts: «Dans les marchés publics, la durabilité est en nette progression. Le déclic est en train de se faire chez tout le monde et notre rôle est de faciliter les choses au maximum.»

Alexandre Velleuer: «Malgré tous les efforts que l’on peut consentir, un événement aura toujours un impact carbone.

L’objectif est clairement de le réduire au maximum mais en attendant, la compensation est une bonne manière de conscientiser les parties prenantes sur l’impact de notre activité, ainsi qu’une bonne référence pour mesurer les évolutions en comparant les bilans d’année en année. En 2019, 100% de nos événements ont été compensés, totalement ou partiellement.

Nous l’expliquons à nos clients, nous en discutons, et s’ils ne souhaitent pas le prendre en charge, nous avons un budget dédié pour cela. Les clients sont de plus en plus nombreux à adhérer à cette démarche.»

Niels Goyvaerts: «Nous aussi, nous avons une compensation carbone pour les événements, et nous la proposons désormais d’emblée à nos clients.»

Quelles sont les attentes du client?

Les agences font donc preuve d’un bon état d’esprit. Mais le client est-il toujours prêt à les suivre dans leurs démarches?

Tom Bellens: «Au niveau du gouvernement, le démarrage a été plus lent mais maintenant, il n’y a plus aucun marché public où cela ne joue pas un rôle, généralement très important.

Plus moyen de s’en tirer avec deux petites phrases. Il faut une approche fondamentale.»

Wim Voss: «Ce que je note c’est que les clients apprécient énormément note approche cradle-to-cradle. Ils apprécient l’histoire qu’il y a derrière. Même si cela coûte plus.»

Bert Knuts: «Les clients sont effectivement prêts à mettre davantage la main à la poche pour faire les choses de manière plus durable. Récemment, nous avions proposé en option un concept zero food waste pour un événement. Cela revenait à 20 euros en plus par personne. Mais le client a choisi cette option et débloqué le budget supplémentaire, car cela correspondait aux normes et aux valeurs de l’entreprise.»

Impliquer les partenaires Une chose fait l’unanimité autour de la table: la durabilité n’est pas une histoire d’individualité, cela concerne tout le secteur.

Dries Mahieu: «Vous avez deux types de clients: soit ils ne s’en préoccupent pas du tout, soit ils abordent eux-mêmes le sujet et vous interrogent sur votre stratégie en matière de durabilité.

Dans les pitches, on voit que les aspects durabilité gagnent de plus en plus de points. Par contre, au moment de l’exécution, ils sont parfois un peu mis de côté.»

Niels Goyvaerts: «Nous devons impliquer nos fournisseurs et prendre les critères de durabilité en compte quand nous choisissons nos partenaires. Il y a beaucoup de sociétés techniques qui s’en soucient et qui réfléchissent à la durabilité des matériaux, aux déplacements de leurs équipes, qui agissent pour un montage plus propre, qui fournissent à manger à leurs collaborateurs, etc.»

Tom Bellens

Wim Voss

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«Dans les marchés publics, la durabilité est en nette progression. Le déclic est en train de se faire chez tout le monde, et notre rôle est de faciliter les choses au maximum.»

Tom Bellens: «Le principe Dries Mahieu: «Je pense que de durabilité s’applique aussi nous devons jouer un rôle de aux gens de la profession. catalyseur pour les fournisComment veiller à ce que les seurs et les partenaires. Nous gens puissent travailler longavons notre domaine, notre temps dans notre secteur. Cela savoir-faire. Mais une société – Niels Goyvaerts – m’étonne toujours que la plutechnique peut chercher à se part des gens ne restent pas dix durabiliser dans son domaine. ans dans le métier. Ils partent Pour nous, cela doit être une préoccupation interne mais aussi externe, en motivant nos pour différentes raisons: on attend beaucoup d’eux, les partenaires. Ce n’est qu’alors que cela se mettra vraiment en horaires sont irréguliers... Les gens ne nous perçoivent pas route. Car il y a encore énormément de potentiel. Trouver comme un secteur durable. Il faut se poser la question: un site qui a un label vert, ce n’est pas un problème. Il y comment devenir un secteur inclusif, permettant à plus de a aussi déjà beaucoup de traiteurs qui sont sensibles à la gens de s’épanouir?» cause. Par contre, il y a d’autres intervenants qui sont encore loin du compte. Car cela va bien au-delà d’un simple Vers un standard commun? éclairage LED.» Tom Bellens: «Tout le monde agit au niveau individuel et c’est Tom Bellens: «Tout le monde peut apporter sa contribution. très bien. Mais je pense que c’est quelque chose que nous deCertains investissent plus que d’autres. Mais si certains four- vons aussi considérer du point de vue de l’ACC. Une approche nisseurs se démarquent, c’est avec plaisir que nous travaille- commune, nous permettant d’exposer au gouvernement notre façon de travailler. Cela nous donnerait une sorte standard, rons avec eux. C’est profitable à tout le monde.» une référence.»

Wim Voss: «Ce n’est pas un client qui nous a demandé de recycler, nous l’avons fait de notre propre initiative. Mais nous Niels Goyvaerts: «Je pense que nous devons montrer que en parlons de plus en plus, et cela attire d’autres clients. Il nous en sommes capables, en tant que secteur, et que nous faut continuer à sensibiliser. Plus on en parle, plus il y aura de sommes prêts à le faire. Et cela passe bien sûr par un partage de savoir-faire.» clients et de fournisseurs pour suivre le mouvement.»

Geert Vanoverschelde: «Par contre, je pense que j’éviterais de créer un autre grand label. Nous devons chercher des façons parlantes de faire connaître nos actions. Par exemple, il pourrait être intéressant de faire peser davantage la durabilité au niveau des BEA Awards.»

Bert Knuts: «Il faudrait aussi que les médias professionnels en parlent. Il faut mettre davantage en avant les événements durables. Ce serait un signal fort pour les autres agences et fournisseurs, un encouragement à se lancer.»

Alexandre Velleuer: «Avec le Circular Event Toolkit que nous avons récemment créé, nous avions l’ambition de rassembler toutes les bonnes pratiques circulaires et de les rendre accessibles à tout organisateur d’événement. Nous invitons tout le monde à s’en servir et à nous aider à l’updater en fonction des innovations et nouveaux acteurs..»

Tom Bellens: «Même s’il n’y a aucune obligation imposée en matière de durabilité, tout le secteur se sent concerné.

Et pas par appât du gain, au contraire. Nous le faisons tout simplement, parce que nous sommes un secteur créatif.»

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La circularité, futur pilier de vos événements

Même si le coronavirus lui a coupé les ailes en plein vol et le changera à jamais, le secteur événementiel avait amorcé depuis un petit temps un virage très important pour sa pérennité: celui de la circularité.

Pionnière dans ce domaine, VO Event a élaboré un Circular Event Toolkit qui vise à apporter des réponses pour transformer le secteur événementiel en passant d’un modèle générateur d’impacts environnementaux importants à un modèle circulaire, écologique et éthique. Consciente de sa responsabilité sociétale, l’agence va même plus loin: cet été, elle mettra ce toolkit à la disposition de toutes les parties prenantes (agences, clients et fournisseurs) en le rendant ‘open source’. Alexandre Velleuer, Managing Director de VO, nous présente les tenants et aboutissants de ce Toolkit…

«U

n changement structurel tel que réussir à changer sa manière d’organiser des événements en y intégrant de la circularité, c’est un changement tellement important pour une agence d’événements que cela demande une certaine maturité et, donc, de passer par certaines étapes pour acquérir cette maturité nécessaire.

Dès lors, cela prend du temps», lance Alexandre pour introduire le sujet.

Un long cheminement«Il y a 12 ans, mes prédécesseurs Michel Culot et Patrick Parmentier entamaient ce long cheminement vers notre matu-

rité actuelle en étant parmi les premiers à s’intéresser aux 3 ‘P’: people – planet – profit. Aujourd’hui, et plus que jamais face à cette crise globale, nous sommes à un tournant important de notre transition. Nous nous devons d’être alignés par rapport à nos valeurs, et porter une attention particulière à ce que l’on est à l’intérieur de l’entreprise, ce que l’on fait à l’intérieur de l’entreprise, la manière dont les employés chez nous vivent… Et, notamment grâce au toolkit: faire en sorte que ce que nous proposons à nos clients et les projets que nous développons pour eux soient cohérents avec notre vision et pleins de sens. Car je considère que ce positionnement a un rôle extrêmement

important à jouer dans le développement de l’agence de demain.»

Avancer petit à petit «Après un long travail entamé en 2016 pour mettre en place un programme d’actions CSR en interne, nous nous sommes ensuite tournés vers nos métiers et avons créé un outil de reporting pour mesurer l’impact des événements organisés. Cet outil nous a fait prendre conscience qu’il fallait fonctionner étape par étape et ne pas essayer d’être parfaits toute de suite dans notre démarche, dans les projets qu’on mène à bien. Nous arrivons vraiment à avancer parce que

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«Aujourd’hui, et plus que jamais face à cette crise globale, nous sommes à un tournant important de notre transition»

Alexandre Velleuer Managing Director VO Event

nous avançons petit à petit, par exemple via une compensation CO2 graduelle pour atteindre les 100% de projets compensés partiellement ou complètement en 2019. Nous n’avons pas non plus un discours noir ou blanc avec nos clients ni avec nos fournisseurs. Nous leur demandons juste de faire mieux que ce que nous avons fait les fois précédentes.

Tel est précisément le principe de notre Circular Event Toolkit. Ses solutions sont hiérarchisées selon l’échelle de Lansink, permettant à chacun de situer son action et trouver la solution adaptée, en fonction de son champ d’action, pour économiser les ressources et, ce faisant, limiter les déchets», explique Alexandre.

Le Toolkit Mis en œuvre avec le soutien de la Région de Bruxelles-Capitale dans le cadre du programme Be.Circular, et avec

le suivi de Bruxelles Environnement, le Circular Event Toolkit est une boite à outils destinée aux agences afin d’intégrer la circularité dans la conception et la production d’événements. Il se présente sous la forme de livrets relatifs à 8 thématiques que nous avons choisies selon deux critères: leur impact et notre champ d’action sur celui-ci. Décoration, mobilité, mobilier, alimentation, lieux, déchets, signalétique et goodies sont ainsi développées de la même manière: enjeux, réponses du secteur, solutions, partenaires, checklists et mesure de résultats. Les objectifs sont les suivants: augmenter la durée de vie des matières utilisées, réduire les volumes de déchets et consommations d’énergies, augmenter le recours à des matériaux écologiques et les plus locaux possibles, respecter les conditions de travail des travailleurs et sensibiliser les participants aux évènements à la durabilité.

«Ce Toolkit n’est pas une fin en soi ni la solution à tout. Il n’est pas parfait et devra évoluer avec son temps, toutes une série de nuances peuvent être adaptées en fonction du mode de fonctionnement des agences, mais aussi du type d’événements concernés», précise Alexandre.

Responsabilité sociétale «La circularité s’inscrit dans la responsabilité sociétale des entreprises et je suis convaincu que la survie de notre secteur passe par la prise de conscience de toutes les agences que nous avons une telle responsabilité à jouer. Chez VO, nous considérons que nous ne pouvons plus nous permettre d’organiser des événements qui ne sont pas en ligne avec nos convictions. Qui ne sont pas éthiques, socialement respectables, durables ni dans une logique circulaire. Ce n’est plus possible.



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«La circularité s’inscrit dans la responsabilité sociétale des entreprises et je suis convaincu que la survie de notre secteur passe par la prise de conscience de toutes les agences que nous avons une telle responsabilité à jouer.»

D’autant plus que la reprise des événements dans un contexte post-covid 19 s’associe à de nombreux changements, notamment celui d’intégrer le risque sanitaire et tout ce qu’il implique sur l’impact global de l’évènement. La question de la circularité devient alors d’autant plus importante car elle permet d’apporter certaines réponses et de ne pas retomber dans une machine génératrice de tonnes de déchets.»

Valeurs, création de liens et qualité de l’expérience «L’enjeu pour une agence comme VO n’est plus de savoir comment toucher

les gens – aujourd’hui hyperconnectés – ni de se connecter à eux, mais bien de les connecter entre eux. Toutes nos démarches vont en ce sens, il faut créer des liens entre les différents clients, communautés, personnes et employés.

Et quoi de mieux pour créer des liens entre les gens que les rassembler autour d’idées, de valeurs, de croyances et d’éthiques, auxquelles ils croient?

Outre les valeurs et les liens, la qualité et le reach potentiel de l’expérience que l’on va créer à travers les événements revêtira donc de plus en plus d’importance. Si la taille et le format des événements sont en train d’évoluer, notamment à travers l’avènement des

événements hybrides, les exigences par rapport à la qualité de l’expérience que nous allons pouvoir offrir vont continuer à augmenter. C’est pour cela que je crois très fort au futur du secteur événementiel. Les êtres humains auront toujours besoin de se rassembler, d’avoir des interactions sociales. C’est un besoin vital «, conclut Alexandre Velleuer. Un message optimiste pour l’après-coronavirus…

Hello changes, hello future.

More than ever are we ready to face this new era.

To welcome evolutions and embrace revolutions.

We will make it happen, by reinventing the code.

Over and over.

Reinventing the code

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50

sustainability special

Durabilité et RSE dans la pratique événementielle En pages précédentes, nous avons longuement évoqué l’importance croissante de la durabilité dans le secteur événementiel.

Penchons-nous maintenant sur la pratique.

Concrètement, à quoi ressemble un événement durable? Pour l’Open Talk annuel de l’opérateur de télécommunications Orange, Balthazar Events a développé un concept pour lequel chaque aspect de l’événement a été remis en question et soumis à un test de durabilité. Niels Goyvaerts de Balthazar et Valérie Thielemans d’Orange remontent le temps...

E

n février, Orange a accueilli à Lint quelque 850 collaborateurs pour l’événement ‘Bold & Beyond’. «Lorsque les résultats annuels sont connus, Orange organise chaque année un Open Talk pour ses équipes», explique Valérie Thielemans.

«Lors de celui-ci, nous passons en revue l’année écoulée, et nous nous penchons aussi sur l’avenir. Nous avons demandé à Balthazar d’organiser un événement dont le contenu pourrait être transmis, mais prévoyant également une fête et tenant abondamment compte de la RSE et de la durabilité, deux thématiques auxquelles nous attachons beaucoup d’importance chez Orange.»

Association parfaite La demande d’Orange est vraiment arrivée au bon moment pour Balthazar.

«Cela faisait déjà un petit temps que nous planchions sur cet exercice au sein de Balthazar Events», explique Niels

Goyvaerts. «Nous avions déjà élaboré une charte détaillée en matière de RSE et de durabilité, afin de créer un impact de manière responsable. Pour la première fois, nous allions pouvoir effectivement l’implémenter. En ce sens, il s’agissait vraiment d’une ‘association parfaite’.

Nous avons proposé à Orange d’aller très loin dans ce domaine, en mettant en place un événement totalement neutre en CO2 et en remettant tous les éléments en question. Depuis la phase créative jusqu’à la post-communication. Nous les avons mis au défi et ils ont accepté.»

Site éco-labellisé Chaque aspect de l’événement a été examiné de manière approfondie, à commencer par le site événementiel. «Nous avons délibérément opté pour un site durable. Il fallait que celui-ci soit éco-labellisé, et les sites de ce genre ne courent pas les rues en Belgique. AED Studios, par exemple, est très engagé dans la gestion des déchets, dispose de l’éclai-

rage LED partout, de panneaux solaires, les eaux usées sont réutilisées pour la chasse d’eau des toilettes, il y a une gare à proximité, des bornes de recharge sur le parking, etc. Il était très important pour nous de pouvoir travailler dans un lieu aussi performant.»

Plan de mobilité durable Le transport des participants forme évidemment un des aspects les plus pol-

sustainability special 51

de mettre en avant de nombreux beaux projets qui seront soutenus par Orange.

Désormais, Orange offre même à ses collaborateurs des jours de congé supplémentaires pour faire du bénévolat.»

Compensation du CO2

luants des événements. «C’est pourquoi nous avons donc travaillé à un plan de mobilité global. Des bus ont été utilisés au départ du siège principal d’Orange, des bus par ailleurs totalement électriques.

Nous avons également motivé les participants à venir en vélo, en prévoyant un parking à vélos sécurisé et des douches.

Ceux qui voulaient tout de même venir en voiture ont été encouragés à faire du covoiturage et à rouler de façon électrique/ hybride. Sur le portail d’inscription, nous avions ainsi délibérément remplacé l’option ‘venir avec sa propre voiture’ par ‘covoiturage’. Cela a tout de même incité les gens à réfléchir à leur choix.»

Des hôtes socialement engagés Il était également important d’être aussi vert que possible au niveau des partenaires techniques et de la technique. «En termes de durabilité, les nouvelles technologies obtiennent souvent de meilleurs résultats que les anciennes. Mais ce n’est pas qu’une question de matériel. Nous voulons que nos fournisseurs prennent également soin de leur personnel, afin qu’il puisse travailler de manière sûre et responsable. À côté de cela, la diversité revêt pour nous une très grande importance. Nous avons un message social à transmettre, c’est pourquoi nous avons résolument opté pour une équipe d’hospitalité diversifiée: de toutes les origines, sexes et orientations sexuelles possibles... Le choix des présentateurs a lui aussi été mûrement réfléchi. Avec ses tatouages et son look rock’n roll, An Lemmens s’inscrit parfaitement dans l’image ‘bold’ d’Orange. De plus, elle est également connue pour son

engagement en faveur de causes sociales comme le bien-être animal. Son collègue francophone, l’animateur radio David Antoine, est lui aussi socialement engagé.

Ils étaient donc appropriés pour renforcer ce message.»

Save food from the bin Tout a également été réfléchi au niveau du catering, poursuit Niels Goyvaerts: «Le choix des assiettes, la façon de faire la vaisselle, l’offre de produits végétariens et végans ainsi que le choix des produits locaux et de saison. Évidemment, ce n’est pas la solution la moins chère, mais elle fait passer le bon message aux gens. Depuis lors, nous avons également conclu un partenariat avec la jeune entreprise Too Good To Go. Grâce à elle, nous avons pu offrir 50 repas, le surplus du catering, à des gens des environs. Nous avons ainsi pu sauver de la nourriture de la poubelle d’une manière sociale et, ce faisant, réduire encore davantage notre empreinte.»

Bénévolat Il est clair que Balthazar et Orange ne voulaient pas seulement proposer un événement durable et socialement engagé, mais qu’ils voulaient aussi stimuler les collaborateurs à également s’impliquer au quotidien. «Durant la pré-campagne, les personnes de la Plateforme Orange interne pouvaient poster des récits sur le bénévolat qu’ils effectuent pendant leurs temps libres. Nous avons également recueilli leurs idées pour lancer des projets durables au sein d’Orange. Cela a permis

Chaque élément de l’événement a été minutieusement réfléchi de A à Z par Balthazar Events. «Au niveau du matériel, nous n’avons rien fait produire qui ne puisse être réutilisé par la suite. Tous les éléments de la campagne ont été produits pour du long terme, afin qu’ils puissent être utilisés toute l’année. Toutes ces mesures ont permis de réduire considérablement l’empreinte de l’événement. Nous avons également répertorié tout cela: les transports, les réunions préliminaires, le catering, la consommation d’électricité...

Sur la base de ces données, un organisme officiel des autorités flamandes a élaboré pour nous une proposition de compensation du CO2. Les émissions minimes ont donc été compensées par Orange en prévoyant un montant, grâce auquel des arbres seront plantés en Belgique pour compenser ces émissions.»

Inspiration pour de futurs événements Les responsables d’Orange se disent particulièrement satisfaits de l’approche utilisée pour cet événement.

«Le message stratégique et nos valeurs clés ont été clairement communiqués, et des aspects comme le timing, le site événementiel et le catering étaient top», déclare Valérie Thielemans. «La proposition de compenser les émissions de CO2 était surprenante, mais s’est avérée être le moyen idéal pour rendre tangible la durabilité de l’événement. Cet événement nous a aussi beaucoup appris.

Nous avons désormais également élaboré notre propre charte renfermant toutes sortes de directives de durabilité. Et nous l’utiliserons dès lors comme ligne directrice pour nos futurs événements.»

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«Gourmet Invent conserve son identité propre au sein de Compass Group» 2020 s’annonçait comme une belle année pour Gourmet Invent. L’entreprise devait commencer à récolter véritablement les fruits de sa collaboration au sein de Compass Group, elle avait un agenda rempli de beaux événements et prévoyait de déménager.

Mais le coronavirus est venu lui mettre des bâtons dans les roues. Le Sales Manager Bart Vandemoortele et le CEO Bart Vanderdooren dressent pour nous un état des lieux actuel du traiteur événementiel.

D

epuis juin 2019, Gourmet Invent fait partie de Compass Group. «Pour nous, 2019 a été en grande partie marquée par cette reprise, la conclusion d’un parcours d’un an et demi», raconte Bart Vandemoortele. Ce fut intense mais la reprise s’est très bien passée et a été bien accueillie par nos collaborateurs. Le marché a lui aussi très bien réagi. Et Gourmet Invent conserve son identité propre au sein de Compass Group. La manière de travailler reste inchangée, tout le monde est resté à bord, y compris l’équipe de direction. En fait, pour le client, rien de change. Le nom de Gourmet Invent garde le même poids sur le marché, ce serait dommage de s’en séparer.»

Expertise Même si Gourmet Invent conserve l’approche qui a fait sa réputation, cette reprise apporte quelques aspects positifs. «Nous profitons des avantages qu’apporte une plus grande structure. Pour les employés, cela veut plus de certitude et des avantages supplémentaires. Et il y a aussi l’expertise.

Gourmet Invent est une entreprise qui emploie 60 personnes de manière permanente, mais au sein d’un structure relativement horizontale. Par exemple, nous

n’avions pas de service marketing à part.

En intégrant Compass Group, nous pouvons profiter de l’expertise d’une grande entreprise. Notre équipe commerciale va pouvoir régulièrement échanger des idées avec le personnel du marketing, afin d’examiner les éléments où nous pouvons faire encore plus la différence.»

Enrichissement mutuel Compass Group a une bonne ramification dans toute la Belgique. «Cette répartition

peut être très intéressante pour nous et mener à diverses collaborations. Bien que Gourmet Invent soit un traiteur événementiel et que Compass soit essentiellement actif dans le catering d’entreprise, il y a un solide potentiel d’enrichissement mutuel au niveau de la clientèle. Certains clients étaient hors de portée pour nous, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui. Nous avons décroché plusieurs contrats intéressants, ce qui nous a bien sûr donné un bel élan. Au niveau fournisseurs aussi, le groupe a certains avantages. On recherche

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«Il y a plusieurs domaines où Gourmet Invent aimerait étendre ses activités, en particulier ce qu’on appelle le ‘boardroom dining’.» évidemment toutes les synergies possibles, surtout au niveau des achats. Nous pouvons faire appel à des fournisseurs déjà actifs au sein de Compass Group, mais l’inverse est vrai aussi. Avec toujours le souci de la qualité comme priorité. Nous resterons intransigeants à ce niveau. Et nous nous efforcerons même d’aller toujours plus loin.»

Déménagement L’un des défis majeurs de Gourmet Invent pour 2020 est son déménagement. «Nous commençons à manquer de place dans notre structure actuelle à l’ICC Gent, et le centre de congrès n’est pas un bâtiment logistique. En milieu d’année, nous avons donc l’intention de déménager toute notre production et l’ensemble de notre société. Ce qui nous donnera à nouveau la marge de manœuvre nécessaire au niveau production: une nouvelle cuisine entièrement équipée et un entrepôt avec tout l’équipement professionnel indispensable. Sans oublier une plus grande

capacité, car nous avons l’ambition de nous développer.»

Corporate fine dining Jusqu’à présent, Gourmet Invent exerce principalement ses talents sur le marché de l’Hospitality, dans les événements B2B et, dans une moindre mesure, les événements privés. «Il y a plusieurs domaines où Gourmet Invent aimerait étendre ses activités, en particulier ce qu’on appelle le ‘boardroom dining’. Nous proposons déjà une cuisine raffinée pendant nos événements, mais nous voulons aller encore plus loin et étendre ce service jusqu’aux sphères de la direction. Notre ambition est de nous y atteler activement. C’est un marché totalement différent de l’événementiel, mais pour nous, c’est une évolution logique. Nous sommes déjà présents dans un grand nombre de ces entreprises.

Nous entendons ainsi boucler la boucle, et prendre en charge tous les aspects catering au sein de l’entreprise», fait savoir Bart Vandemoortele.

Éviter les licenciements À l’instar de la plupart de ses collègues, Gourmet Invent a vu ses activités cesser presque complètement en mars, en l’espace de quelques jours. Un revers énorme pour une entreprise qui emploie 60 personnes. Le soutien du gouvernement était plus que bienvenu. Bart Vandendooren: «Nous tablons sur une perte de minimum 50% de notre chiffre d’affaires, le coup est donc rude. Pouvoir mettre nos collaborateurs au chômage technique nous aide énormément. Si ça n’avait pas été le cas, nous aurions été contraints de licencier. Ce qui aurait été bien pire, évidemment. Mais nous avons bien conscience que la situation n’est pas tenable sur le long terme pour notre personnel.»

Besoin de clarté Gourmet Invent espère naturellement pouvoir reprendre le plus rapidement possible. Bart Vandendooren: «Nous avons urgemment besoin de plus de clarté quant au moment où nous pourrons reprendre. Nous avons été le premier secteur touché et nous serons les derniers à bénéficier de l’assouplissement des mesures. Plus vite les choses seront claires, mieux nous pourrons nous organiser en interne.»

La cuisine reste opérationnelle Malgré ce revers économique, Gourmet Invent s’est montré sous son meilleur jour pendant la crise du coronavirus. La cuisine centrale de Gourmet Invent à l’ICC Gent s’est en effet muée en cuisine d’urgence pour le secteur de la santé.

«Il est important de prendre soin du personnel soignant. De veiller à ce qu’ils aient un repas complet et sain pendant les rares pauses qu’ils peuvent encore avoir. C’était pour nous une occasion de faire quelque chose de spécial pour eux», conclut Bart Vandendooren.

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Top 10 des fournisseurs audiovisuels 2020 Durant les mois qui ont précédé le déclenchement de la crise du coronavirus, le magazine Experience a sondé le marché afin de connaître les partenaires audiovisuels préférés du secteur événementiel. Si nous avons pensé à mettre ces résultats au réfrigérateur pendant un certain temps, compte tenu des circonstances? Certainement. Mais nous sommes bien vite arrivés à la conclusion que toutes ces entreprises méritaient – surtout en cette période – d’être mises sous les projecteurs de manière positive. C’est pourquoi nous avons le plaisir de vous présenter le top 10 des fournisseurs audiovisuels, édition 2020.

L

e succès d’un événement dépend évidemment de son volet audiovisuel. Le discours d’un CEO aura beau être très passionné et fort en termes de contenu, mais si personne ne comprend clairement ce qui est dit, son impact sera nul.

Et nous avons tous déjà assisté à un événement où une vidéo importante ne voulait apparaître à l’écran. Douloureux. Celui qui ne considère pas l’audiovisuel comme un pilier essentiel de son événement et opte pour une solution maison-jardin-cuisine peu coûteuse pourra être déçu. Un partenaire audiovisuel qualitatif et professionnel revêtira donc une importance essentielle pour la réussite de l’événement.

Changements en haut du classement, John & Jane numéro 1 Avec les entreprises figurant dans notre Top 10, vous pourrez normalement dormir sur vos deux oreilles. Celles-ci gèrent les choses de manière professionnelle et sont donc fréquemment recommandées par leurs clients. Elles investissent aussi en permanence dans du matériel de qualité et innovant. Cette année, nous constatons quelques changements en tête de notre classement. John & Jane s’empare de la première place aux dépens de PRG, qui chute à la troisième place. Malgré les circonstances actuelles bizarres, John & Jane est particulièrement enthousiaste à l’idée d’être arrivé en tête de ce classement annuel. Katrien Vermeire et Nico Lameire, Managing Directors, expliquent: «Nos clients et partenaires

croient fermement en la valeur ajoutée que nous apportons. Nous voulons être plus qu’une simple société passionnée par les décors, l’éclairage et la vidéo. Tous les détails doivent être parfaits. Notre force réside aussi dans le fait que nous travaillons sur le terrain avec des personnes très compétentes. Naturellement, une telle première place est un peu inattendue. Nous n’en avions pas fait un objectif délibéré. Nous faisons de notre mieux, jour après jour, pour pouvoir faire la différence.»

Ne pas se replier sur soi-même Bien que les événements aient disparu de l’agenda, les activités de John & Jane ne sont pas à l’arrêt. «Dans notre secteur, les gens disent très souvent qu’ils n’ont pas assez de temps pour faire certaines choses. Eh bien, soudain, ils ont le temps de les faire.

Chez nous, cela va de l’entreposage à l’optimisation des processus internes. Ainsi, nous pourrons encore mieux servir nos partenaires, nos clients et nos freelances. C’est aussi une question de continuité. Vous ne pouvez pas vous arrêter, ni vous replier sur vous-même. Dans votre communication également, vous devez continuer à montrer qui vous êtes et à diffuser un récit positif.

Mais nous devons convertir cette période en moment positif.

Nous devons en tirer les leçons, et penser à l’avenir. Les activités se poursuivront peut-être d’une manière différente. Nous devrons intégrer la distanciation sociale dans notre travail. Nous devrons faire face à une autre réalité et nous concentrer sur celle-ci. Et penser hors des sentiers battus. C’est ainsi que nous pourrons mettre en œuvre correctement les événements de l’ère post-coronavirus.»

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Yes! We are awarded n°1 Technical Event Support in Belgium! Are we proud? Yes. But our goal is to be even more proud with what we’ll achieve in the future. Together.

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Belgian Audiovisual Suppliers

2020 Top Ten Experience Market Research 1

John & Jane

2

Sense AV

3

PRG Belgium Phlippo P-Productions

4

S2 Rent JMC Production Play AV DB Video

5

Soundfield ADC Production L&L Stage

6

Auvicom GSP2 PFL SLV Rent

7

CRS Blue Moon

8

AB Sound Novid AS Technology

9

ampli EQS

10

N'Lighted

Sense AV décroche l’argent Sense AV entre dans le Top 10 cette année, et finit même à une jolie deuxième place. «Bénéficier d’une telle reconnaissance pour le travail que nous faisons est tout simplement fantastique», affirme Koen Van Dooren de Sense Audio-Visual.

«Nous travaillons toujours en collaboration avec nos clients pour obtenir un bon résultat. ‘Together, we make sense’, telle est notre devise. Nous sommes très flexibles et innovants, et c’est ce qui nous mènera toujours plus loin. Cela se voit aujourd’hui aussi, en ces temps de Covid-19. Nous venons de lancer notre ‘Digital Arena’. Il s’agit d’un studio entièrement équipé avec du matériel high-tech, relié à une plateforme numérique. Dans ce studio, le présentateur peut venir enregistrer sa session, pour ensuite la diffuser en direct dans le monde entier. Ou nous pouvons enregistrer plusieurs éléments pour en faire un événement ‘live’. Hier, nous avons organisé notre première session ‘live’, qui a immédiatement généré plus de 60.000 vues.»

P-Productions également sur scène P-Productions Rental & Events – 10ème l’année dernière – affiche également une forte progression, jusqu’à la 3ème place.

Ils partagent cette médaille de bronze avec PRG et Phlippo.

«Quand j’ai trouvé l’annonce de notre troisième place dans ma boîte aux lettres, j’ai pensé un instant «suis-je bien réveillé?», s’amuse Pieter Van de Put, directeur. «Une grande surprise, mais très agréable, qui montre que nous sommes de plus en plus connus et appréciés. Nous avons vécu une très bonne année, et nous constatons que de plus en plus d’agences nous contactent pour une offre de prix. Nous sommes très actifs sur les médias sociaux, ce qui renforce certainement notre notoriété. À côté de cela, je pense également que notre large gamme de produits attire les clients. Nous avons débuté comme une société audiovisuelle, mais nous avons ensuite ajouté à cela du mobilier et un atelier, afin de pouvoir également offrir ces services. En ces temps de crise, nous restons également actifs.

Pas à 100%, mais nous utilisons maintenant notre atelier pour fabriquer des parois de protection en plexi.»

Trimex

À propos de l’étude de marché 2019-2020 du magazine Experience Le magazine Experience réalise son étude de marché annuelle sur le secteur des événements B2B par le biais d’interviews personnalisées. Les réponses anonymes et spontanées de ces interlocuteurs permettent à la rédaction d’établir différents classements des partenaires ‘favoris’ des agences événementielles et des responsables événementiels au sein des entreprises (corporate event managers), de tout le pays, et de tailles diverses.

Cette étude a été réalisée de mars 2019 à janvier 2020 auprès de 211 professionnels (146 membres d’agences événementielles et 65 corporate event managers).

Pour chacun des 7 segments du monde des événements B2B, ils devaient répondre à une seule question: «Si vous deviez organiser un événement pour votre entreprise, quels sont les partenaires que vous contacteriez pour gérer l’organisation, le catering, l’audiovisuel, etc.? (maximum 3 réponses)». Chacune des entreprises mentionnées spontanément a ensuite reçu une note allant de 1 (mentionnée en troisième position) à 3 points (mentionnée en première position).

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