XP 126 NL

NR. 126

Driemaandelijks MA - APR - MEI 2025

Afgiftekantoor : Gent X Erkenning: P904117

20 JAAR FAST FORWARD EVENTS

SOUNDFIELD GAAT VERDER ALS SHOW’S ON • VO EVENT ZET IN OP CREATIVITEIT EN IMPACT • INTERVIEW MICHEL VAN CAMP, VOORZITTER CLUSTER EVENT AGENCIES • ASTARA OP HET AUTOSALON • KENNISMAKING MET EVENTLOCATIES DE TURBIEN EN JACQUES • TERUGBLIK OP DE BEA AWARDS 2024

2 EXPERIENCE magazine

G Act Events

k Act Events

e act_events

We've got your back!

www.act-events.com

EDITO

GUEST COLUMN Lieve event-collega’s, marketeers en partners van de mooiste sector van de wereld, Vandaag neem ik enorm graag de tijd om jullie allen aan te spreken, want ik voel een diepe behoefte om mijn dankbaarheid met jullie te delen want het is door jullie dat ik kanker heb overleefd.

De afgelopen 3 maanden waren een van de meest uitdagende periodes uit mijn leven. Op 8 november 2024 kreeg ik het nieuws dat ik kanker heb. Wat volgde, waren zware chemokuren, weken in het ziekenhuis en een intensieve strijd om mijn gezondheid terug te winnen.

Tijdens deze periode werd ik echter omringd door een overweldigende golf van steun vanuit onze prachtige sector, en daarvoor wil ik jullie allen oprecht bedanken.

Toen ik mijn situatie deelde via sociale media, ontving ik talloze berichten vol warmte en steun van concullega’s, klanten en partners. Jullie woorden hebben mij kracht gegeven op momenten dat ik dit het hardst nodig had. Dank jullie wel voor de positiviteit, het medeleven en de tijd die jullie in mij hebben gestoken! Elk steunbericht was een boost om te blijven vechten en mentaal positief te blijven.

De BEA Awards, een jaarlijks hoogtepunt in onze sector, moest ik dit keer helaas aan mij voorbij laten gaan, maar mijn fantastische team bij CityCubes zorgde ervoor dat ik er toch een beetje bij was, door een cardboard van mij mee te nemen en mij in te bellen tijdens de show. Toen ons team het podium betrad om onze gouden award in ontvangst te nemen, volgde een hartverwarmend applaus vanuit de hele zaal dat me enorm geraakt heeft.

Mijn Fitbit registreerde een hartslagstijging van 80 naar 160bpm… Het ontroerde mij diep om te zien hoe onze mooie sector zo’n moment van verbondenheid liet zien.

Daarnaast ontving ik ook een prachtige foto van alle leden van het Eventmarketing team bij ACC, die mij als een symbool van steun werd gestuurd.

Deze gebaren herinnerden me eraan hoe bijzonder onze community is: een netwerk van warme en creatieve mensen dat elkaar niet alleen professioneel, maar ook persoonlijk weet te dragen.

Nu ik eind februari hopelijk genezen verklaard word, kijk ik er enorm naar uit om opnieuw mijn enthousiast steentje bij te dragen aan onze geliefde sector. Ik keer terug met nog meer creativiteit, energie en passie voor het mooiste vak dat er bestaat: event-management.

Tot slot wil ik graag nog een boodschap meegeven: laten we elkaar altijd blijven versterken en helpen als het nodig is. Ja, we zijn concurrenten, maar de vijver is groot genoeg voor ons allemaal. Door elkaar successen te gunnen en samen te werken, kunnen we de eventindustrie naar een nog hoger niveau tillen. En aan iedereen die persoonlijk of professioneel door een zware tijd gaat: houd vast aan positiviteit. Het is het krachtigste instrument dat er bestaat en het onmogelijke mogelijk maakt. Ik heb het zelf dankzij jullie mogen ervaren.

Vanuit de grond van mijn hart: bedankt.

DIETER VEULEMANS

EXPERIENCE magazine 3

INHOUD 06

CASES 06

Astara blikt terug op een geslaagd Autosalon

AGENCIES

10

08

VO Event zet in op meer creativiteit, en meer impact

10

Twee decennia Fast Forward: “We zien onszelf nog steeds als een challenger”

LOCATIONS & DESTINATIONS

18

16

De Turbien: Industrieel erfgoed als unieke eventlocatie

17

Jacques: kunstzinnige parel in het hart van Antwerpen

SUPPLIERS 18

Soundfield wordt Show’s On: een nieuwe naam voor een nieuw tijdperk

22

Fielddrive zorgt voor een gestroomlijnde bezoekerservaring op het BAM Marketing Congres

BEA AWARDS

28

24

Samenwerken op topniveau: rondetafelgesprek met zes BEA-partners

28

Laatste terugblik op de BEA Awards 2024

32

BEA-cateraars kiezen voor kwalitatieve lokale leveranciers

ASSOCIATIONS

36 4 EXPERIENCE magazine

36

Michel Van Camp over zijn nieuwe rol als voorzitter van de nieuwe Cluster Event Agencies

39

Event Confederation evolueert naar versie 2.0

EVENTNEWS 40

Korte nieuwtjes uit de Belgische eventindustrie

EXPERIENCE magazine 5

CASES

ASTARA BLIKT TERUG OP EEN GESLAAGD AUTOSALON De Brussels Motor Show trok dit jaar opnieuw meer dan 300.000 bezoekers naar de Heizelpaleizen. Ook de autogroep Astara, die in ons land zes verschillende merken vertegenwoordigt, was op het autosalon aanwezig. De groep koos voor een uniek standconcept waarin de verschillende merken elk afzonderlijk konden schitteren, maar tegelijkertijd toch konden profiteren van een uniforme, overkoepelende aanpak.

In de Benelux brengt Astara zes merken op de markt: Hyundai, Suzuki, Isuzu, KG Mobility (het vroegere SsangYong), MG en Maxus. “Vroeger had elk merk zijn eigen stand”, zo vertelt Bart Hendrickx van Astara Western Europe. “Dit haar hebben we er echter voor gekozen om al onze merken op een knappe, uniforme manier samen te brengen. Het werd een bijzondere evenwichtsoefening. Enerzijds wilden we Astara als groep neerzetten, maar anderzijds moesten ook de verschillende merken voldoende naar voren komen. Anders zouden onze OEM’s niet tevreden zijn.”

HALF PALEIS VOOR ZES MERKEN

De voorbereiding van het salon begon ruim acht maanden op voorhand. “Organisator Febiac moest in eerste instantie zorgen dat ze voldoende merken mee op de kar kregen, want anders heeft een autosalon natuurlijk geen zin. Daarna werden de oppervlaktes ingedeeld en toegekend, waarna we echt van start konden gaan met ontwerpen en dergelijke. Wij hebben zodus een half Paleis geboekt voor onze zes merken, wat in totaal goed was voor zo’n 3200 m² expo-oppervlakte.”

CONCEPT MET CONTAINERS

Astara koos dit jaar de Mechelse standenbouwer Tailormate als partner. “Het was de eerste keer dat we samenwerkten, en het was voor hen dus een kennismaking met onze merken en onze organisatie. Maar ze zijn met een heel knap concept gekomen, waarbij gewerkt werd met containerunits op de standen. Dit zorgde niet alleen voor een strakke en moderne uitstraling, 6 EXPERIENCE magazine

maar bood ook de mogelijkheid om in de hoogte te werken.

Bij elke merkstand werden een of twee auto’s op containers geplaatst, wat een dynamisch en ruimtelijk effect gaf. Elk merk moest zijn eigen identiteit behouden, maar tegelijkertijd wilden we er toch een samenhangend geheel van maken. We zijn erin geslaagd om het design van de standen in dezelfde vorm te houden, maar dan wel met andere kleuren, en andere visuals voor de verschillende merken. We zaten bovendien met verschillende Europese premières. Bij Suzuki hebben we bijvoorbeeld een persconferentie georganiseerd, waarbij de wereldwijde nummer 3 van het merk aanwezig was. Het was een uitdaging om dat allemaal in goede banen te leiden.”

120 MEDEWERKERS OP DE STAND

Qua personeelsbezetting is zo’n overkoepelende stand op het autosalon een gigantische uitdaging. “In totaal waren we met 120 mensen op de stand aanwezig, waarvan meer dan 80 externe informanten. Zij moesten ook allemaal een opleiding krijgen.

Daarvoor hebben we samengewerkt met een externe partner, voor de commerciële opleiding. Voor de productkennis was er dan weer een opleiding bij de merken zelf voor. Dat vergde toch wel heel wat planning. Iedereen op de stand kreeg ook een mooie outfit van Suitsupply. Deze waren dezelfde voor alle zes de standen. Het waren lichtblauwe kostuums voor de interne medewerkers, en de informanten droegen daarbij een gilet. Het opmeten van de kledij was trouwens net voor de feestdagen gebeurd, wat ook weer een risico inhield (lacht).”

CASES

UITGEBREIDE HOSPITALITY

Ook het hospitality-luik van een autosalon is een enorme onderneming. “De eerste avond was de VIP-avond, en ook de andere dagen waren er elke middag twee VIP-restaurants voorzien. Daarin werden o.a. pers, fleet-klanten, OEM’s, etc. uitgenodigd. Daarnaast was er nog een bargedeelte waar ook heel wat gasten werden ontvangen, alsook nog een apart restaurant voor de crew. Wij werken al vele jaren met J&M Catering, omdat zij toch wel goed georganiseerd zijn en kwaliteit kunnen leveren op alle mogelijke plaatsen. Bovendien blijven zij voor ons excelleren qua organisatie, maar ook qua prijs.”

KRACHT VAN DE GROEP UITSPELEN

De reacties op de zesvoudige stand van Astara waren bijzonder positief. “Bezoekers vonden het een mooie stand. Uiteindelijk hebben wij relatief kleine merken. En dan blijft zo’n autosalon een geweldige vitrine. Als je de investering per merk gaat berekenen…

Voor dat geld krijg je nooit meer dan 300.000 mensen in je showrooms. Wij staan dus achter deze aanpak. Merken zoals KGM krijgen daar een podium en worden daar door heel wat mensen voor het eerst ontdekt. En als ze dan zien dat dit merk in een groep zit met bekendere merken als Hyundai, MG en Suzuki, dan geeft dat ook meer vertrouwen dan wanneer je ergens met een klein standje in een hoekje staat. We hebben dus echt wel met succes de kracht van onze groep kunnen uitspelen. Ik denk dat we met deze aanpak de standaard hebben gevonden om onze merken op een goede manier naar voren te schuiven.”

moedigen om te kopen bij de lokale dealer, zodat ze daar echt een band kunnen opbouwen. We hebben op het salon dus gewerkt met een systeem waarbij alles lokaal wordt opgevolgd. We hebben de objectieven voor wat betreft leads voor alle merken behaald en zelfs overschreden. En dat vertaalt zich nu ook in de verkoopcijfers bij de dealers. Dat maakt dat we deze belangrijke salonperiode meer dan geslaagd mogen noemen”, aldus Bart Hendrickx.

MOOI EINDRAPPORT

Maar natuurlijk draait een beursdeelname ook om commercieel succes. Ook dat werd bereikt. “We hadden natuurlijk objectieven gesteld. Wij verkochten niet echt op de beurs. Wat we wel deden was de mensen informeren, de data capteren en hen laten contacteren door de dealer in hun streek. Wij willen mensen immers aan-

EXPERIENCE magazine 7

AGENCIES

VO EVENT ZET IN OP MEER CREATIVITEIT, EN MEER IMPACT VO Event, een van de drie entiteiten van communicatiegroep VO Group, heeft zichzelf in een nieuw jasje gestoken.

Met een opgefriste look & feel, een vernieuwde positionering en een versterkt team staat het evenementenbureau klaar om klanten nog beter te bedienen. General Manager Isabelle De Schryver en Creative Director Fabian Vanhouche leggen ons uit wat deze veranderingen precies inhouden.

Eind 2024 introduceerde VO Group een nieuwe organisatiestructuur. “Binnen de groep waren er heel wat entiteiten, waardoor het geheel complex werd, zowel intern als voor onze klanten”, zo legt Fabian Vanhouche uit. “ Daarom is er gekozen voor een eenvoudiger verhaal, met drie entiteiten: VO Event voor eventcommunicatie, VO Europe voor de communicatie van Europese instellingen, en The Little Voice voor institutionele en bedrijfscommunicatie.”

IMPACT CENTRAAL ZETTEN

In het spoor van deze strategische herorganisatie van de groep, kreeg ook VO Event een hedendaagse opfrissing van zijn look & feel. “Het gaat om een lichte aanpassing van het logo, met andere kleuren, allemaal iets hedendaagser”, zegt Isabelle De Schryver. “Maar het is vooral ons nieuwe credo dat het verschil maakt: Creating impact today and driving change for tomorrow.

8 EXPERIENCE magazine

Bij VO Event creëren we geen standaard evenementen; we ontwerpen experiences die aanzetten tot actie en een blijvende indruk achterlaten. Onze focus is verankerd in drie kernpijlers: impactvolle en creatieve storydoing, zorgvuldige uitvoering en positieve impact. Met deze aanpak transformeren we elke productie in een krachtige motor voor verandering.”

NIEUWE EXPERTISES

Om dit nieuwe elan te ondersteunen werd het team van VO Event gevoelig versterkt. “Ons team telt intussen 13 medewerkers. Het afgelopen jaar zijn er drie project managers bijgekomen. We hebben Fabian doorgeschoven naar de functie van Creative Director, en Wim Nicolaï is onze nieuwe Tender and Business Growth Manager. Dat zorgt voor een sterke uitbreiding van onze expertises. VO Event is al meer dan 30 jaar een gevestigde waarde binnen het event landschap met vooral een fo-

AGENCIES

“HET IS ONZE AMBITIE OM TELKENS EEN ECHTE BELEVING NEER TE ZETTEN. WE WILLEN ONZE CREATIVITEIT INZETTEN OM POSITIEVE, LEUKE EN MOOIE ERVARINGEN TE CREËREN.”

cus op corporate events. Maar met deze versterkingen wordt de scope van klanten weer een stuk breder.”

INSTITUTIONAL EVENTS

VO Event wil in 2025 dus een sterke stap vooruit zetten op vlak van overheidsopdrachten. “Institutionele events zijn echt wel een bijzondere specialiteit”, zegt Fabian Vanhouche. “Zo’n dossier pak je niet op dezelfde manier aan als een klassiek corporate event. En dat vraagt dan ook heel specifieke profielen. Mensen die heel nauwkeurig kunnen werken, en lange dossiers kunnen doorploegen. En deze kunnen vertalen in een haalbare en creative realiteit. Met Wim hebben we zo iemand gevonden. Hij is de koning van de details.

Hij kan een dossier van 50 pagina’s doornemen en heel goed de essentie vatten en dit vertalen naar een event en/of communicatiecampagne. Zo iemand hadden we nog niet in huis.”

ONDERSCHEIDEN OP CREATIEF VLAK

Met de nieuwe rol van Fabian Vanhouche wordt voortaan nog meer ingezet op creativiteit. “We zijn een klein land, een kleine markt en er is veel concurrentie”, zo vertelt hij. “We weten dat er veel Belgische bureaus goed werk leveren, en een goede partner zijn op vlak van techniek en praktische aanpak. Daarom willen wij ons op creatief vlak onderscheiden. Het is onze ambitie om telkens een echte beleving neer te zetten. We willen onze creativiteit inzetten om positieve, leuke en mooie er-

varingen te creëren.” Isabelle De Schryver vult aan. “We moeten de klanten overtuigen om evenementen te creëren met een toegevoegde waarde. Events die echte emoties creëren bij de aanwezigen. Dat is nog altijd de moeite waard. Dat is belangrijk voor de mens en zijn welzijn. Daarbij hoeft het niet allemaal pracht en praal te zijn. Maar wel met echte connecties.”

CSR BLIJFT FOCUSPUNT

Naast creativiteit staat ook duurzaamheid centraal bij VO Event. Isabelle De Schryver : “Onze groep staat bekend om zijn zeer grote focus op alles wat CSR is.

VO is de founder van de My Impact Tool, de enige Belgische tool die is goedgekeurd om carbon footprint, inclusiviteit en diversiteit van producties te gaan meten.

Wij zijn daar ook heel erg trots op, en we stellen die ook ter beschikking van andere bureaus. En we zijn blij om te zien dat zij ons voorbeeld volgen. Met de creativiteit van Fabian en zijn team proberen we ook op CSR-vlak het verschil te maken in onze producties. Door net een tikkeltje verder te gaan dan een ander bureau zou doen.”

inzetten op langdurige partnerships. Tegenwoordig zien we vaak dat men ook na een geslaagde samenwerking toch weer gaat pitchen. Wij willen echter echte relaties uitbouwen, waarbij je kunt bouwen, en waarbij je na het ene evenement al aan het volgende kunt beginnen denken.

We besteden immers veel liever tijd aan onze klanten dan aan pitches. Wij geloven in langdurige relaties, waarbij we samen groeien en evenementen creëren met een echte impact.”

UITDAGINGEN

De evenementenwereld staat anno 2025 voor verschillende uitdagingen. “Budgetten worden strakker en klanten verwachten meer met minder middelen”, vertelt Fabian Vanhouche. “Iedereen wil goud, maar vaak is er slechts budget voor zilver.

Daarom moeten we nog creatiever zijn en slimmer omgaan met middelen. Om zo efficiënt mogelijk te werken, willen we EXPERIENCE magazine 9

AGENCIES

TWEE DECENNIA FAST FORWARD: “WE ZIEN ONSZELF NOG STEEDS ALS EEN CHALLENGER”

INDOOR WINDSURFEN FLANDERS EXPO

Het Gentse event agency Fast Forward Events viert dit jaar zijn 20ste verjaardag. Wat begon vanuit een passie voor extreme sports, groeide uit tot een vaste waarde binnen het Belgische corporate eventlandschap.

Experience Magazine sprak met Managing Director & Creative Director Pascal Cauwelier over de belangrijkste mijlpalen uit de geschiedenis van het agentschap.

Fast Forward Events werd 20 jaar geleden opgericht door Pascal Cauwelier en Mathias Kerckhof. “Ik werkte destijds als sport- en eventmanager bij Red Bull”, zo herinnert Pascal zich. “Een van mijn eerste evenementen die ik sponsorde was een snowboardevenement in ’t Kuipke in Gent, dat toen door Mathias en Bruno Schaubroeck werd georganiseerd in opdracht van Nokia. Een positieve ervaring. Een tijdje later hadden we met Red Bull het plan om in Brussel, op de Kunstberg, een Rail Battle te organiseren, waarbij men in een stadsomgeving zou snowboarden van trappen en leuningen. Ik ben toen opnieuw bij Mathias uitgekomen om de productie van dit event te doen en de Mont Des Arts van een laagje sneeuw te voorzien.”

FOCUS OP EXTREME SPORTS

De succesvolle samenwerking smaakte naar meer. “Het klikte goed met Mathias, zeker omdat ik zelf ook al bijna tien jaar in die wereld van snowboarden en surfen vertoefde. Dat was dus onze gemeenschappelijke habitat.

Zo is stilaan het idee ontstaan om samen een eventbureau op te richten om extreme sports events te organiseren. Door onze goede samenwerking werd dat idee steeds concreter. Op een bepaald moment hebben we gezegd: let’s go for it. Ik heb mijn job bij Red Bull stopgezet, en Fast Forward Events was geboren.”

10 EXPERIENCE magazine

IN

Het eerste project van Fast Forward was meteen bijzonder ambitieus. “We waren jong en onervaren, maar gemotiveerd om er meteen in te vliegen met Fast Forward. In die tijd werden er nog indoor windsurfwedstrijden georganiseerd, o.a. in Londen en Parijs. Wij hadden het idee om dit ook in België te doen. Ons event in Flanders Expo stond meteen op de kalender van de Professional Windsurf Association. Het was een enorme productie, met een bad van 80 op 40 meter en 30 enorme ventilatoren langs het water. Het was een succes, in die zin dat er heel wat volk op af is gekomen. Het event heeft ook heel wat media-aandacht gekregen, en de partners waren bijzonder tevreden.”

DUUR VISITEKAARTJE

Maar toch was er een keerzijde aan het eerste project van Fast Forward. “Het event heeft ons met een financiële kater

AGENCIES

“WE WAREN JONG EN ONERVAREN, MAAR GEMOTIVEERD OM ER METEEN IN TE VLIEGEN MET FAST FORWARD.” opgezadeld. Het werd tijdens de voorbereiding al duidelijk dat het en moeilijke budgettaire puzzel was, maar de contracten waren getekend. En we hebben er een punt van gemaakt om iedereen netjes uit te betalen. We hebben ons met dit event meteen op de kaart gezet binnen de Belgische eventwereld, maar we hebben daar toch enkele jaren de gevolgen van gedragen. Een duur visitekaartje dus. We hebben ook beseft dat de niche van extreme sports misschien iets te beperkt is in België.

Daarom hebben we besloten om ons daar niet langer op vast te pinnen en ons ook te concentreren op andere evenementen. Zo zijn we vrij snel beginnen werken voor een aantal merken zoals Samsung, Studio Brussel, Alken-Maes en Gillette, vaak ook op festivals. We gingen dus meer de weg op van events en activaties.”

MOUNT EVEREST IN LOUVAIN-LA-NEUVE

In 2011 wordt Fast Forward gevraagd om te komen pitchen bij Carglass, voor een event dat uiteindelijk een mijlpaal zal blijken voor het agentschap.“Carglass deed jaarlijks een groot personeelsfeest, met een show waarin de directieleden – elk met hun eigen departement - en de CEO een speech kwamen brengen.

De briefing was om iets te bedenken waardoor de 700 aanwezigen aandachtig zouden blijven tijdens heel dit verhaal. We hebben voorgesteld om de beklimming van de Mount Everest te ensceneren, waarbij de verschillende onderdelen van het bedrijf aan bod kwamen: de logistiek was het basecamp, de marketing was het weerstation, enz. De locatie, de Aula Magna in Louvain-la-Neuve, hadden we ingericht met ijsschotsen, klim-

touwen en zelfs de airco ging op de koudste stand. Zo hebben we visueel en content-matig een verhaal opgebouwd, waarbij de CEO als apotheose de vlag op de top kon planten.”

CREATIEVE CORPORATE EVENTS

Met deze Expeditie Carglass zette Fast Forward echt een belangrijke stap. “Als vreemde eend hebben we daar onze creativiteit kunnen tonen. Mathias, toen nog met dreadlocks, en ikzelf, nog met lang haar, stonden daar plots voor een jury van misschien 15 personen. Maar men was laaiend enthousiast over ons concept. Daar hebben we de stap gezet naar creatieve corporate events. Projecten waarbij we aan storytelling konden doen, en waar echt alles in zat: decoratie, video, entertainment... We toonden ons vernieuwend op vlak van technieken, en het aanwenden van licht en geluid. Plots werd de deur geopend voor een nieuw segment van klanten. We konden dingen doen die we ons voordien niet in ons hoofd durfden halen. We werden een uitdager van heel wat traditionele bureaus in België, en werden ook steeds vaker uitgenodigd voor briefings en pitches.”

EEN CHALLENGER BLIJVEN

De nieuwe weg die Fast Forward was ingeslagen bleek een schot in de roos. “Jaar na jaar zijn we mooie creatieve events blijven organiseren. En zo kun je ook als bureau zelf groeien.

Naar een grotere structuur, met een mooi aantal medewerkers, waardoor je meer en grotere projecten aankan. Ik denk bijvoorbeeld aan de productie van de Gentse Floraliën of het 100ste Autosalon. We zijn erin geslaagd om een gevestigde waarde te EXPERIENCE magazine 11

20 JAAR dat zijn meer dan

1. 5 0 0

events met een twist

D CO R Q E D

CT TA

N

CO P!

O

SC AN

M

EE

N

E

Die mijlpaal vieren we graag samen met jou!

Krijg een gratis aftermovie van jouw event als jij een van de eerste tien bent die ons contacteert. #thrilledtopieces 12 EXPERIENCE magazine

AGENCIES

worden, maar tegelijkertijd toch nog altijd een challenger te blijven. Ik vind dat we nog steeds die uitstraling hebben. Creativiteit, out-of-the-box denken, nieuwe dingen aanbrengen. Dat hebben we nog altijd. We noemen onszelf weleens een bureau ‘met een hoek af ’. Maar uiteraard moet die creativiteit gekoppeld worden aan een vlekkeloze organisatie. Of zoals wij het noemen: When logic meets magic.”

EEN VOLGENDE STAP

De voorbije vijf jaar zijn voor de hele eventsector turbulent geweest. “Van een diep dal tijdens de pandemie, tot een enorme hoogte vlak erna, om dan nu weer naar een normalere situatie terug te keren. Zij het met een constante dreiging van economische en geopolitieke crisissen. Je bent als bedrijf in evolutie. Mathias en ik zijn aan de keukentafel begonnen, en gegroeid naar een mooi, groot bureau. Al voor corona hebben we ons de vraag gesteld What’s next? Waar willen we naartoe? Dat was geen makkelijke oefening.

De pandemie kwam als een accelerator in dat verhaal. Bedrijven in de eventsector waren zaken aan het aftoetsten, en dan merkten we dat er andere bedrijven met dezelfde ideeën zaten. We hebben toen

“FAST FORWARD BLIJFT FAST FORWARD. WE ZITTEN NOG STEEDS IN GENT, HEBBEN ONZE EIGEN BEDRIJFSVOERING, EN ONS EIGEN TEAM.” bekeken of er bredere samenwerkingen mogelijk waren en wat dit op lange termijn kon betekenen voor Fast Forward.”

EIGENHEID BEWAARD BINNEN EEN STERKE GROEP

De denkoefening resulteerde in een partnerschip en een aansluiting bij de Brandbloxx groep. “Uiteindelijk hebben we een geschikte partner gevonden, en hebben we een deel van Fast Forward verkocht.

Enerzijds om een stuk van wat we hebben opgebouwd te valoriseren. Maar

ook om onderdeel te worden van een sterke groep, waar we mogelijkheden hebben om verder door te groeien met Fast Forward. En waar je sterke investeerders hebt die meegaan in een bepaalde visie, waardoor er heel wat moois mogelijk wordt. Elk bedrijf binnen de groep is onafhankelijk en heeft zijn eigen bedrijfsvoering, maar er zijn een aantal zaken zoals HR en Finance die op groepsniveau gevoerd worden, wat toch wel voordelen geeft. Maar Fast Forward blijft Fast Forward. We zitten nog steeds in Gent,

EXPERIENCE magazine 13

AGENCIES

hebben onze eigen bedrijfsvoering, en ons eigen team. Ikzelf wil nog verdere stappen kunnen zetten met Fast Forward, daarom ben ik ook zelf in het kapitaal gebleven.”

ALLE ZINTUIGEN PRIKKELEN

Maar wat was nu het evenement dat er voor Pascal in die 20 jaar Fast Forward bovenuit steekt? “Dat is een hele moeilijke… Binnen Fast Forward zijn er heel wat events waar we altijd met plezier aan terugdenken. Ik denk bijvoorbeeld aan de projecten waarmee we BEA awards en zelfs BEA World prijzen mee hebben gewonnen. We hebben ook heel diverse projecten gedaan. Voor mezelf kies ik qua totaalverhaal voor onze eerste BMW-launch in 2017. Daarbij hebben we het BMW-magazijn in Bornem from scratch omgetoverd tot een 360-arena waar we een 20-tal wagens hebben binnengereden. ‘The Reveal’ was een indrukwekkende 4D-show waarbij alle zintuigen geprikkeld werden met video, licht, geluid, maar ook geuren, wind en regendruppels.

Voor elke wagen werd er een eigen unieke setting gecreëerd. Zowel productioneel als content-matig was dat een van de mooiste dingen die we hebben neergezet.

En het geeft ook heel goed weer wat Fast Forward kan brengen.”

AMBASSADORS FOR LIFE CREËREN

Pascal Cauwelier en Fast Forward blijven heel sterk geloven in de toekomst van live events. “Met mijn achtergrond als marketeer zie ik events en activaties als een heel sterk onderdeel van de marketing14 EXPERIENCE magazine

mix. Hoe kun je een product, dienst of bedrijf vertalen naar event? Is dat een teambuilding, een intern event, of een launch, een familiedag…? Hoe kun je de doelgroep die de klant wil bereiken, op de best mogelijke manier benaderen? Dat is de reden waarom we events doen. En dat is wat we graag doen. Je kunt lasagne van Come a Casa uitdelen aan een standje in de Delhaize. Maar je kunt ook 200 mensen per dag uitnodigen in een restaurant in een korenveld. Daarmee creëer je ambassadors for life. Dat is de kracht van live.

Je kunt mensen vastpakken en enthousiasmeren voor een product of een bedrijf.

Dat maakt ons vak zo leuk”, zo besluit Pascal Cauwelier.

Elevating Onsite Experiences with Cutting-Edge Technology fielddrive enables organizers to redefine event success and craft seamless, attendee-oriented, & value-rich experiences with the help of innovative onsite event tech solutions.

50%

faster check-ins

170

Attendees/hour/kiosk

6 seconds average print time

1,000,000+ attendees checked-in

Global Onsite Event Tech Solutions Providers

Live Badging Solutions

Fast, Streamlined Check-In

With our live badge printing solutions, you can print fully branded, high-quality badges on demand. Leverage our robust customization options to craft unique badges that reflect your brand and attendee preferences.

Streamline your onsite check-in process with our touchless, self-service kiosks. Our fast, reliable solutions keep your event running smoothly, reducing wait times and optimizing the attendee flow.

Monetization Opportunities

Effortless Lead Retrieval

fielddrive offers badge and kiosk sponsorship opportunities, as well as revenue sharing through fielddrive Leads licenses. These options lower exhibitors’ investment costs while creating new revenue streams for the events.

Empower exhibitors with real-time lead capture with fielddrive Leads, our exhibitor lead retrieval app. Gather attendee data instantly and ensure quick, effective follow-ups after the event for maximum engagement.

www.fielddrive.com sales@fielddrive.com

+32 3 860 16 90

SCAN THE QR CODE TO GET A DEMO

EXPERIENCE magazine 15

LOCATIONS & DESTINATIONS

INDUSTRIEEL ERFGOED ALS UNIEKE EVENTLOCATIE In het hart van de mijnsite be-MINE in Beringen bevindt zich De Turbien, een bijzondere eventlocatie met een rijke geschiedenis. De Turbien is gevestigd in de voormalige turbinehal van de steenkoolmijn, een ruimte die industrieel erfgoed ademt en zo een unieke setting biedt voor uiteenlopende evenementen. De karaktervolle combinatie van authentieke machines, een robuuste architectuur en een ruime indeling maakt van deze plek een inspirerende en veelzijdige keuze voor zowel zakelijke als privé-events.

De Turbien was ooit het kloppende hart van de Beringse mijnsite, waar elektriciteit werd opgewekt om de mijnschachten van stroom te voorzien. De machines die vandaag nog in de hal staan, waren tot de sluiting van de mijn in 1989 operationeel en dragen bij aan de authentieke sfeer van de locatie. Het industriële verleden blijft dan ook heel tastbaar aanwezig en geeft een uniek karakter aan elk evenement dat hier plaatsvindt.

EVENTRUIMTE MET TAL VAN MOGELIJKHEDEN

De Turbien is geschikt voor diverse soorten evenementen: meetings, recepties, walking dinners, persvoorstellingen, productpresentaties, seminaries en private evenementen.

De combinatie van industriële charme en moderne faciliteiten zorgt voor een inspirerende setting die zowel gasten als organisatoren aanspreekt. De hal biedt plaats aan maximaal 800 personen in een partysetting en kan tot 325 gasten ontvangen voor een zittend diner. Er kan ook een combinatie gemaakt worden van indoor én outdoor elementen, wat zorgt voor nog meer flexibiliteit.

CASCO OF FULL-SERVICE

Organisatoren kunnen kiezen voor een casco-huurformule, waarbij ze de zaal volledig naar eigen wens inrichten, of opteren voor volledige ontzorging met een full-service oplossing. Daarbij biedt De Turbien ondersteuning op vlak van organisatie, inrichting en catering. Het eventteam denkt graag mee over concepten op maat en biedt expertise in eventcoördinatie, waardoor de locatie volledig naar wens kan worden ingericht.

DE DYNAMISCHE VAN BE-MINE

OMGEVING

De Turbien maakt deel uit van de beMINE site, een gebied dat volop in ontwikkeling is en tal van recreatieve en za16 EXPERIENCE magazine

kelijke mogelijkheden biedt. Bezoekers kunnen er onder andere het Mijnmuseum ontdekken, een duik nemen in TODI – de grootste indoor duikfaciliteit van Europa – of zich wagen aan een avontuurlijke klim op de terril. Ook toekomstige projecten, zoals hotelaccommodatie en nieuwe fietsinfrastructuur, zullen bijdragen aan de aantrekkingskracht van de site. De be-MINE site beschikt over ruim 1.000 parkeerplaatsen, en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer of met de wagen.

LOCATIONS & DESTINATIONS

KUNSTZINNIGE PAREL IN HET HART VAN ANTWERPEN In het bruisende hart van Antwerpen, op de rand van het Zuid, bevindt zich een verborgen parel. De stijlvolle eventlocatie Jacques, gevestigd in het historische Jacob Jordaenshuis, combineert erfgoed met eigentijdse flair en biedt eindeloze mogelijkheden voor evenementen van diverse aard.

Jacques dankt zijn naam aan de beroemde 17de-eeuwse schilder Jacob Jordaens, wiens voormalige woonhuis nu dienstdoet als een veelzijdige eventlocatie. Het pand, gelegen in de Hoogstraat, ademt geschiedenis en kunst, met subtiele verwijzingen naar het werk en leven van Jordaens in de verschillende ruimtes.

Dit erfgoed wordt op een speelse en moderne manier geïntegreerd, wat de locatie een uniek karakter geeft.

FLEXIBELE RUIMTES VOOR ELK TYPE EVENEMENT

Wat Jacques zo bijzonder maakt, is de flexibiliteit van de beschikbare ruimtes. Het gebouw telt verschillende zalen, een sfeervol binnenplein en een imposante kelderverdieping, elk met hun eigen sfeer en mogelijkheden. Jacques’ Room op het gelijkvloers is een veelzijdige ruimte die zich leent voor uiteenlopende evenementen, van seated dinners tot showcases en netwerkevents. De bar, strategisch gelegen naast deze zaal, zorgt voor een naadloze overgang tussen gastronomisch genot en ontspannen samenzijn. Het binnenplein kan volledig geprivatiseerd worden en biedt een buitengewone setting voor recepties en openluchtevenementen. Bij minder gunstig weer kan hier ook eenvoudig een tent geplaatst worden, zodat het comfort van de gasten gewaarborgd blijft. Daarnaast is er ook Petit Jacques: een ideale plek voor kleinere, intieme bijeenkomsten zoals workshops of privédiners. Hier kunnen gasten genieten van een exclusieve en sfeervolle setting.

SFEERVOLLE KELDER

KUNST, GASTRONOMIE EN BELEVING

Wat Jacques onderscheidt, is niet alleen de veelzijdigheid, maar ook de aandacht voor detail. In het interieur zijn kunstobjecten en schilderijen verwerkt die op speelse wijze de geschiedenis van de locatie tot leven brengen. Dit zorgt voor een inspirerende en verrassende omgeving waarin bezoekers telkens iets nieuws ontdekken. Daarnaast speelt gastronomie een belangrijke rol. In-house wordt er gezorgd voor een kwalitatieve catering. Daarbij kan het menu worden afgestemd op de historische context van de locatie en het werk van Jordaens.

De kelderverdieping, bekend als Jacques’ Basement, bestaat uit twee gewelfde kelders met elk een capaciteit van 150 personen.

Deze ruimtes kunnen dienen voor uiteenlopende doeleinden, van congressen en productvoorstellingen tot intieme diners en dynamische feestconcepten. Dankzij de professionele geluidsinstallatie kan één van beide kelders ook gebruikt worden als een eigen (underground)club om je event af te sluiten.

EXPERIENCE magazine 17

SUPPLIERS

SOUNDFIELD WORDT SHOW ’S ON: EEN NIEUWE NAAM VOOR EEN NIEUW TIJDPERK

Na ruim een kwarteeuw neemt Soundfield afscheid van zijn vertrouwde naam en gaat het bedrijf verder als Show’s On. Maar deze naamsverandering staat voor meer dan alleen een nieuwe uitstraling. Tegelijkertijd kiest het bedrijf voor een strategische herpositionering in een sterk veranderende audiovisuele sector. Samen met CEO Jo Van den Wijngaerde en Patrick De Leeuw blikken we terug op het verleden van 25 jaar Soundfield, en kijken we vooruit naar de toekomst van Show’s On, waarin flexibiliteit en innovatie centraal staan.

Soundfield/Show’s On werd 27 jaar geleden opgericht, maar viert pas dit jaar zijn kwarteeuw. “Eenvoudigweg omdat ik de twee verloren coronajaren niet meetel”, zo legt Jo Van den Wijngaerde uit. “En eigenlijk is het verhaal nog veel vroeger begonnen, want Patrick (De Leeuw) en ik kennen elkaar al sinds onze jeugd. Patrick had een kleine installatie, ik had al snel een rijbewijs én een bestelwagen. Zo zijn we gestart. Hij had de techniek, ik de logistiek. We vulden elkaar perfect aan. Patrick is in AV blijven doen, maar ik heb een tijdje de focus verlegd naar mijn studies. In de jaren ’90 zijn we elkaar echter opnieuw tegengekomen. Patrick speelde met het idee om van zijn hobby zijn beroep te maken, en hij wou dat ik mee op de kar sprong.

Zo werd Soundfield in 1998 geboren.”

SNELLE DOORBRAAK

In de eerste jaren kende het bedrijf al meteen een mooie groei.

“Wij waren een van de eersten die moving heads in huis hadden. We hadden deze in Italië ontdekt, en ze gaven ons de mogelijkheid om grote megaparty’s zoals Donna’s Dansfolies te ondersteunen. Zo is alles beginnen groeien. Een bestelwagen werd een vrachtwagen, die vrachtwagen werd een grotere vrachtwagen, en vervolgens kwam er een trailer bij… We ontgroeiden ook stilaan onze locatie in Aalst. Zo kwamen we in 2002 terecht in een nieuwe, grotere thuisbasis in Sint-Lievens-Houtem, waar we tot 2018 zouden blijven.”

PROFESSIONALISERING

Het jaar 2002 was een belangrijk keerpunt voor het jonge bedrijf. “Ik zeg altijd dat we toen pas écht zijn beginnen ondernemen. Als je met personeel, pandhuur en leningen zit, moet je de 18 EXPERIENCE magazine

hobby-mentaliteit achterwege laten. Je moet beginnen plannen.

Toen zijn we dus echt professioneel beginnen werken. In 2004 hadden we het geluk om na de eerste editie van de talentenjacht Idool een goed contact te onderhouden met Natalia en haar manager Bob Savenberg. Wij zijn toen mee kunnen instappen in haar verhaal, en dat heeft ons toegelaten om verder te groeien. Ook dankzij een nieuwe investeerder.”

PROJECTEN OVER HEEL EUROPA

Naast entertainment zette Soundfield ook steeds meer in op corporate events in binnen- en buitenland. “Internationale congressen, award shows en bedrijfsfeesten brachten ons van Helsinki tot Marokko en van Dublin tot Kiev. We zaten tot 15 keer per jaar in het buitenland voor meerdaagse evenementen. België heeft dan ook een heel sterke reputatie op vlak van AV. Wij zijn het land met het hoogste aantal speakers, micro’s en lichtarmaturen per inwoner. Het is geen toeval dat Rock Werchter en Tomorrowland wereldmerken zijn geworden. Je hebt natuurlijk de artiesten nodig, maar je moet ze ook technisch kunnen ondersteunen. De Belgische AV-sector heeft de knowhow en de flexibiliteit om dit te doen. Na een moeilijke coronaperiode komt dat internationale verhaal nu stilaan terug op gang. We hopen dat die markt verder aantrekt.”

EEN MASSA HERINNERINGEN

Maar wat zijn nu de meest memorabele projecten uit die 25 jaar? “Dat is een moeilijke vraag. Patrick heeft zich altijd meer

SUPPLIERS

toegelegd op concerten en entertainment. Bij mij ligt de focus eerder op corporate events. Als je hem die vraag stelt, zal hij waarschijnlijk verwijzen naar De Foute Party’s in Nederland of de Top 40 in de Ahoy. Wat betreft corporate events denk ik aan Adecco, waarvoor we jarenlang alle internationale congressen hebben gedaan: van een historische setting in Venetië tot een spectaculaire show in Praag.

Maar er zijn ook leuke kleinere projecten, zoals met 15 topmensen van Samsonite in een kasteel. Met corporate events kom je op heel wat unieke locaties. Verdwenen headsets in Griekenland, sneeuw in Turkije,… Het levert een pak mooie verhalen op.”

KOERSWIJZIGING

Hoewel Soundfield een gevestigde naam was, voelde de leiding van het bedrijf dat de tijd rijp was voor een herpositionering.

“De markt is de laatste jaren sterk veranderd. Vroeger werkten we voornamelijk met ons eigen materiaal. Dat was goed, maar het had ook beperkingen. Als we bijvoorbeeld een bepaald type moving head in ons magazijn hadden staan, dan gingen we die natuurlijk zoveel mogelijk gebruiken. Ook al was die misschien net te groot of net te klein voor een bepaalde productie. Nu willen we flexibeler zijn en ons aanbod beter afstemmen op

wat de klant écht nodig heeft, zonder beperkt te zijn door onze eigen inventaris. In plaats van enkel eigen apparatuur in te zetten, zullen we voortaan werken met een netwerk van partners en collega-bedrijven. Dat betekent dat we voor elke productie de perfecte setup kunnen samenstellen.”

BEPERKINGEN VALLEN WEG

Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat Show’s On sneller en innovatiever kan inspelen op trends in de sector. “We behouden een basisvoorraad aan materiaal, maar we hoeven niet meer alles zelf in huis te hebben. Dat betekent dat we kunnen investeren in kennis en expertise, in plaats van in steeds duurder wordende apparatuur. We zullen sneller innovatief kunnen zijn, zonder zelf enorme investeringen te moet doen. Verder stelt deze aanpak ons ook in staat om grotere producties aan te nemen, zonder beperkingen. Vroeger was het inhuren van extra materiaal soms een drempel. Nu hebben we die knop omgedraaid. Met deze nieuwe strategie kunnen we grotere en complexere producties aan.”

CREW KRIJGT EEN SLEUTELROL

Deze strategische verschuiving zorgt ervoor dat de expertise van de crew nog belangrijker wordt. “Ik zeg altijd: een slechte mengtafel met een goede technicus erachter, dat is geen probleem. Maar laat een slechte technicus werken met de beste mengtafel, en het zal waarschijnlijk foutlopen. Zeker nu alles digitaal gestuurd wordt. Met deze veranderingen krijgen onze mensen de kans om met een breder arsenaal aan de slag te gaan, wat zeker een fijne uitdaging is. Dat is een enorme drive voor hun kennis en knowhow. We zullen daarom nog veel meer inzetten op de opleiding van onze mensen. Als er nu nieuwe releases zijn, moeten we zorgen dat ze mee zijn en weten wat die toestellen kunnen. De technische kennis zal dus een pak groter worden, iets wat ook weer de klant ten goede komt. Het is dus echt een win-win. Al onze projectmanagers hebben trouwens ook allemaal een brede EXPERIENCE magazine 19

www.shows-on.be info@shows-on.be T: +32 53 805 850 Atomveldstraat 8 bus 5 9450 Denderhoutem Belgium

/ Services Audiovisuele oplossingen voor events Verkoop professioneel audiovisueel materiaal Verhuur van DecoLight

20 EXPERIENCE magazine

SUPPLIERS

technische kennis. Zo kunnen we van bij het eerste contact praktisch meedenken met de klant. Dat voorkomt misverstanden en zorgt voor een efficiëntere productie.”

TRENDS ANNO 2025

Op technologisch vlak blijven de ontwikkelingen intussen doorgaan. “In sound is immersive audio een hot topic. Bovendien willen steeds meer klanten een perfect geluid, zonder dat je de speakers ziet. In corporate settings is dat vaak een uitdaging, omdat content en beeld vaak de overhand nemen. Wat betreft licht is de overstap naar led grotendeels afgerond, en ligt de focus nu op compacter, sneller en energiezuiniger materiaal. Dat merkte je ook op de voorbije ISE-beurs. Meer pixels, een gram minder, een seconde sneller, maar geen echte revolutionaire vernieuwingen. Daar zitten we momenteel toch wel een beetje op te wachten.”

we kijken vooral vooruit. Show’s On is een logische volgende stap. We zijn ervan overtuigd dat anderen in de sector ons voorbeeld zullen volgen”, zo besluiten Jo Van den Wijngaerde en Patrick De Leeuw.

SHOW’S ON!

De nieuwe naam Show’s On weerspiegelt de nieuwe aanpak van het bedrijf. “In onze sector worden deze termen vaak gebruikt: Let The Show Begin en The Show Must Go On…. Eigenlijk zitten wij in de driver’s seat om op ‘on’ te drukken zodat de show start.

Wij doen geluid, wij doen licht… en vaak kanaliseren we via de regie ook video. We staan letterlijk aan de startknop van elk evenement. De reacties op de naamsverandering zijn alvast positief. We hebben veel mooie herinneringen aan Soundfield, maar

EXPERIENCE magazine 21

SUPPLIERS

FIELDDRIVE ZORGT VOOR EEN GESTROOMLIJNDE BEZOEKERSERVARING OP HET BAM MARKETING CONGRES Het BAM Marketing Congress is een jaarlijkse afspraak voor marketingprofessionals om de opkomende trends, strategieën en innovaties binnen hun vakgebied te bespreken. Tijdens de recentste editie, op 5 en 6 december in Brussels Gate, speelde fielddrive een sleutelrol in het optimaliseren van de on-site ervaring van de 2.000 deelnemers. Het creëerde een naadloze bezoekerservaring, waarbij niet enkel vertrouwde technologieën werden ingezet, maar ook nieuwe functionaliteiten werden getest en verfijnd.

De bezoekerservaring begon al bij het onthaal, waar de self check-in kiosken van fielddrive werden ingezet om het registratieproces te versnellen. Door gebruik te maken van geavanceerde gezichtsherkenning konden deelnemers in amper enkele seconden inchecken, wat de wachtrijen minimaliseerde en zorgde voor een vlotte doorstroom bij de ingang. Alle 2.000 bezoekers ontvingen snel en moeiteloos een gepersonaliseerde badge, die niet alleen hun naam en functie vermeldde, maar ook ruimte bood voor branding en sponsoruitingen.

SLIMME TOEGANGSCONTROLE

Om de toegang tot de verschillende sessies te stroomlijnen en de veiligheid te waarborgen, introduceerde fielddrive haar geavanceerde toegangscontrole en attendance tracking. Met deze oplossing werd niet alleen bijgehouden wie welke sessies bijwoonde, maar werd ook de exclusiviteit van bepaalde sessies gewaarborgd. Een innovatieve Switch-Over functionaliteit maakte het mogelijk om bezoekers na een sessie automatisch over te zetten naar de volgende sessie in dezelfde zaal, zonder dat zij opnieuw hoefden in te checken. Dit bespaarde tijd en verhoogde het gebruiksgemak voor zowel de organisatie als de deelnemers.

EMOTIONELE TRACKING

Een van de opvallendste toepassingen die fielddrive tijdens BAM Marketing Congress 2024 introduceerde, was de geavanceerde emotionele trackingtechnologie. Door middel van strategisch geplaatste slimme camera’s in de congreszalen werd real-time geanalyseerd hoe het publiek reageerde op verschillende sessies en sprekers. Dit stelde de organisatoren in staat om betrokkenheidsniveaus te meten en waardevolle inzichten te verkrijgen in de effectiviteit van de content. Wanneer bepaalde sessies een uitzonderlijk hoog energiepeil vertoonden, werd dit geregistreerd als een succesfactor. Omgekeerd boden sessies met een lager energiepeil de mogelijkheid tot optimalisatie in toekomstige edities. Dankzij deze datagedreven benadering kon de organisatie het programma continu verbeteren en afstemmen op de behoeften van de bezoekers.

GEOPTIMALISEERDE LEAD RETRIEVAL

Ook de wensen van de exposanten werden in rekening gebracht.

Fielddrive implementeerde tijdens het congres immers ook zijn lead retrieval-oplossing, waarmee men op een efficiënte manier waardevolle contacten kon vastleggen. Door eenvoudigweg een 22 EXPERIENCE magazine

SUPPLIERS

QR-code op de bezoekersbadge te scannen, werden de gegevens direct opgeslagen en geclassificeerd als ‘hot’, ‘warm’ of ‘cold’, afhankelijk van de interesse en relevantie. De exposanten konden in real time over alle data beschikken. Dit zorgde ervoor dat ze doelgerichte follow-ups konden uitvoeren en hun netwerk optimaal konden benutten. Bovendien bood het systeem de mogelijkheid om op maat gemaakte vragen toe te voegen, waardoor exposanten preciezere informatie konden verzamelen over potentiële leads.

REAL-TIME INZICHTEN

Een cruciaal aspect van fielddrive’s bijdrage was de integratie met STOVA, waardoor alle aanwezigen en hun gegevens in real-time werden gesynchroniseerd. Deze naadloze integratie zorgde ervoor dat de organisatoren continu inzicht hadden in bezoekersstromen, populariteit van sessies en engagementpercentages. Dit werd verder ondersteund door uitgebreide analytics dashboards, die niet alleen tijdens het evenement waardevolle informatie boden, maar ook als basis dienden voor strategische verbeteringen met het oog op toekomstige edities. Dataveiligheid stond centraal in de samenwerking tussen fielddrive en BAM. Met een strikte naleving van de GDPR-wetgeving werd ervoor gezorgd dat alle persoonlijke gegevens van bezoekers en exposanten veilig werden verwerkt en opgeslagen.

SUCCESVERHAAL

Het resultaat van deze samenwerking was een evenement dat niet alleen efficiënt en gestroomlijnd verliep, maar ook waardevolle inzichten opleverde voor toekomstige edities. Dankzij de inzet van acht self check-in kiosken konden alle 2.000 bezoekers binnen enkele ogenblikken inchecken. De gepersonaliseerde badges verhoogden de herkenbaarheid en professionaliteit van het congres, terwijl exposanten in totaal 650 kwalitatieve leads wisten te verzamelen met behulp van de lead retrieval-oplossing. De implementatie van emotionele tracking leverde dan weer nieuwe inzichten op over de impact van sessies en sprekers, waardoor BAM haar programma op een datagedreven manier kon optimaliseren.

ONDERSTEUNING

Sofie Smits, Managing Partner bij OFCORES, blikt bijzonder tevreden terug op de samenwerking met fielddrive. “fielddrive speelde een cruciale rol in het verbeteren van de onsite-ervaring voor deelnemers aan het BAM Marketing Congress. Door het badgeproces te stroomlijnen, zorgden ze voor snelle en efficiënte check-ins, minimaliseerden ze wachttijden en zorgden ze voor een soepele start van het evenement. Hun onsite-team was altijd beschikbaar, vriendelijk en uiterst behulpzaam, bood ondersteuning wanneer nodig en zorgde ervoor dat elke deelnemer zich welkom en goed geholpen voelde tijdens het evenement.”

NIEUWE STANDAARD

De samenwerking van fielddrive en BAM benadrukte het transformatieve potentieel van geavanceerde event tech-oplossingen. Door uitdagingen aan te pakken met innovatieve oplossingen zoals emotionele tracking, fielddrive Leads en fielddrive Entry, toonde fielddrive zijn expertise. De geavanceerde oplossingen van fielddrive - van het versterken van exposanten met naadloze lead retrieval tot het garanderen van veilige en efficiënte sessietoegang - hielpen BAM een nieuwe standaard te zetten op vlak van eventervaring.

EXPERIENCE magazine 23

BEA AWARDS

SAMENWERKEN OP TOPNIVEAU: EEN BLIK ACHTER DE SCHERMEN VAN DE BEA AWARDS 2024 De BEA Awards 2024 brachten in december zo’n duizend gasten uit de eventsector samen in het BMCC in Brugge. Meetmarcel leidde de awardavond in goede banen. Ze konden hiervoor rekenen op een team van partners waarmee ze regelmatig samenwerken. Ruim een maand na het event bracht Experience Magazine deze groep opnieuw samen in het BMCC, voor een rondetafelgesprek over het belang van sterke partnerships.

De voorbije BEA Awards waren opnieuw een realisatie waarbij meer dan vijftig partners betrokken waren. Voor de structurele opzet van het event deed organiserend agentschap meetmarcel een beroep op een team van leveranciers waarmee ze regelmatig samenwerken. We verzamelden deze groep een maand later terug rond de tafel voor een terugblik: Matthias Crombez van CT Group, Didier Serweytens van Vrije Ruimte, Lowie Lesage van John&Jane, Tanguy Maes van meetmarcel, Dimitri Beyaert van DB Video, Ludo Vanstreels van Trimex en Sarah Cornand van het BMCC.

ROND DE TAFEL

MET EXPERIENCE MAGAZINE

24 EXPERIENCE magazine

BEA AWARDS

EVENT MET EEN KRITISCH PUBLIEK

Afgelopen december was het de beurt aan meetmarcel om als organiserend agentschap een onvergetelijke BEA-avond te creëren.

Tanguy Maes (meetmarcel): “We hebben gekozen om het anders te doen en het concept om te gooien: de setting, de flow van de dag en de avond… Onze partners zijn daar helemaal in meegegaan. En dat was ook nodig. Want als niet iedereen er zijn schouders onder zet, dan zijn er simpelweg geen BEA’s.”

Ludo Vanstreels (Trimex): “Ik vond het een leuk concept. Want heel eerlijk gezegd: het is toch een hele boterham, met ook veel last-minute elementen zoals content die een half uur op voorhand nog binnenkwam. Zoiets kan alleen maar slagen als je met heel goede mensen werkt, die positief zijn en ervoor gaan.”

Matthias Crombez (CT Group): “Voor mij was het een interessante ervaring omdat ik doorgaans niet zo vaak in België werk.

Wij hebben Ludo leren kennen en zo zijn wij ook op de Belgische markt terechtgekomen. Het was dus heel interessant om aan dit event mee te werken.”

Didier Serweytens (Vrije Ruimte): “Voor ons was het niet de eerste keer dat we voor de BEA Awards een bijdrage hebben geleverd. Maar het blijft leuk om met zoveel partners te kunnen samenwerken aan een geslaagd resultaat.”

Lowie Lesage (John&Jane): “De verwachtingen voor de BEA’s liggen hoog en met een uitdagend concept hebben al deze partners er hun schouders onder gezet

om een uitstekend resultaat neer te zetten.”

Dimitri Beyaert (DB Video): “Een extra moeilijkheid is dat de BEA een event voor de eventsector is. Dat betekent dat je een heel kritisch publiek hebt en dat je er meer dan ooit moet staan.”

Sarah Cornand (BMCC): “Het viel mij meteen op hoeveel mensen ik voortdurend naar boven zag kijken. Op andere events kijkt men vooral naar de show, maar hier wilde men ook weten hoe alles tot stand was gekomen. Voor ons waren de BEA’s een mooie opportuniteit om het BMCC te tonen aan de event agencies. Wij doen hier vooral congressen, symposia en corporate meetings, maar dat is toch nog een andere markt, met iets minder toeters en bellen dan de BEA’s. Event agencies denken al eens sneller out of the box. En dat is hier ook gebeurd. Ik was dan ook weggeblazen door het concept. En de uitvoering was helemaal wauw. Deze partners hebben onze zaal echt doen schitteren.”

STERK TEAM

Het team dat meetmarcel had samengesteld was dan ook niet het eerste het beste. De voorbije jaren werkten de leveranciers rond onze tafel al regelmatig samen.

Dimitri Beyaert: “Het team dat hier vandaag samenzit, is een team waar we heel vaak mee samenwerken. We kunnen enorm op elkaar vertrouwen. Op de BEA Awards hebben we dat kunnen laten zien.

Zowel op voorhand, als tijdens het event zelf.”

Tanguy Maes: “Het leuke is dat de communicatie niet steeds in één richting loopt.

Het is een echte wisselwerking, met één doel: het eindproject zo indrukwekkend mogelijk neerzetten. Je voelt dat iedereen op eenzelfde lijn zit, en je hebt minder woorden nodig om elkaar te begrijpen.”

Ludo Vanstreels: “Ik was blij dat men opnieuw voor deze samenstelling heeft gekozen. Met deze ploeg paste de puzzel heel vlot in elkaar. Ik weet niet of we dat binnen de beperkte tijd op een andere manier hadden kunnen realiseren.”

Dimitri Beyaert: “Wanneer de ene a zegt, denkt de andere meteen b, c en d.

In tijden waarin de timing steeds strakker wordt, is dat een enorme troef. Het onderlinge vertrouwen is groot, en onze techniekers bellen soms ook rechtstreeks met elkaar. Zo win je tijd.”

Lowie Lesage: “Bij technische zaken is een overleg vooraf zeer handig. Zo kunnen we heel wat zaken op elkaar afstemmen

en efficiënter werken. Zowel in de voorbereiding, als in de effectieve opbouw.”

NIET IN HOKJES DENKEN

Het valt op dat alle leveranciers aan tafel bereid zijn om verder te kijken dan hun eigen ‘eiland’.

Dimitri Beyaert: “Een evenement is vaak een one shot. Want er is maar één kans om het juist te doen. Als je dan geen team hebt dat samenhangt, dan lukt het niet.”

Matthias Crombez: “Je mag vooral niet in hokjes denken. Tijdens producties zie je vaak dat iedereen toekomt en zijn eigen ding doet. Zo werk je elkaar tegen. Dat is met deze groep zeker niet het geval.”

Ludo Vanstreels: “Echte partners helpen mee oplossingen zoeken voor andere partijen. Je kan niet zomaar zeggen: ‘dat is mijn probleem niet’.”

Lowie Lesage: “Het team dat hier zit heeft een gemeenschappelijk doel. En dat is niet ‘ik wil dat mijn deel in orde is’, maar wel ‘ik wil dat het volledige event in orde is’.

Als je niet babbelt met elkaar, creëer je problemen.”

CREATIEVE INBRENG

Tijdens dit project werd nog maar eens duidelijk dat eventleveranciers meer te bieden hebben dan enkel een puur uitvoerende rol.

EXPERIENCE magazine 25

BEA AWARDS Dimitri Beyaert: “In onze beginjaren waren we met DB Video een puur uitvoerend, facilitair bedrijf. We werden ingeschakeld om een videocaptatie te doen, maar voor de rest wisten wij relatief weinig over het event. Vandaag worden we veel nauwer door de klant betrokken: ‘dit is het idee, dit willen we doen, hoe kunnen we dat nog beter maken?’ Wij zijn allemaal heel sterk in het technisch-creatieve aspect. Zo kunnen we meehelpen om het artistiek-creatieve nog beter tot uiting te laten komen.”

Ludo Vanstreels: “Die creativiteit hoeft niet altijd zichtbaar te zijn. Soms gaat het ook om het zoeken naar oplossingen achter de schermen. Iedereen is op een andere manier creatief.”

Tanguy Maes: “We betrekken onze partners graag heel vroeg in de conceptfase. Zij helpen ons om ons idee te vertalen naar iets tastbaars voor de klant. Daarnaast helpt deze werkwijze ook om heel snel bepaalde issues te identificeren. Mensen met technische expertise zijn dus enorm waardevol in het opmaken van een voorstel.”

Matthias Crombez: “Er kunnen heel wat ideeën op tafel komen, maar het moet natuurlijk technisch haalbaar zijn. Welke producten zijn beschikbaar? Wat is het gewicht? Kan het wel hangen? Dat zijn allemaal belangrijke factoren.”

Sarah Cornand: “In deze groep heb ik echt creativiteit en technische ervaring zien samenkomen. Die combinatie zorgt voor iets speciaals.”

INVESTEREN IN KWALITEIT

De leveranciers aan onze tafel zijn allemaal gekend als premium partners, die de lat voor zichzelf erg hoog leggen.

Ludo Vanstreels: “Dat is net de uitdaging. Binnen het kader en de budgetten die we krijgen proberen we altijd beter te doen: met nieuwe ideeën, nieuwe technologieën, nieuwe creatieve insteken.”

Tanguy Maes: “De klant is vaak bereid om net iets meer te betalen dan ze in gedachten hadden als het een creatief topidee is waarmee ze hun doel bereiken. Daarom moet je de klant ook leren begrijpen en hun leefwereld proberen te snappen. Zo kan je een voorstel maken dat daar op aansluit. Soms moet je voor een bold idea durven gaan.”

Ludo Vanstreels: “Het is ook een kwestie van investeren. Het ene ledscherm is het andere niet. Na de BEA’s kreeg ik veel reacties over de goede kwaliteit van de ledschermen.

Dat komt omdat we daar bewust voor hebben gekozen. Ook dat is de lat hoger leggen.”

Lowie Lesage: “Maar de lat hoger leggen zit daarom niet altijd in het nieuwste van het nieuwste. Soms laten de budgetten dat niet toe. Dan proberen we uit te blinken op een andere manier : in afwerking, in efficiëntie. Zo blijf je jezelf uitdagen. Jaar na jaar denk ik: het zal wel niet nog gekker worden. Maar jaar na jaar vergis ik mij daarin. Dat maakt het leuk.”

Tanguy Maes: “Het feit dat we als premium partner worden gepercipieerd, brengt natuurlijk een bepaald verwachtingspatroon met zich mee. Daar moet je steeds aan voldoen. Ik denk dat iedereen hier voor zichzelf de lat zo hoog legt, dat het natuurlijk overkomt. Nochtans zijn alle voorbereiding, alle skills die nodig zijn om dat tot een goed einde te brengen, niet zo evident. Het heeft ook te maken met de goesting om bepaalde dingen te willen uitdokteren. Soms zijn er partners die al eens zeggen: ‘Oei, ik weet niet hoe we daar aan moeten beginnen’. Dan weet je dat zij niet de juiste partij zijn voor die opdracht.

De partners hier aan tafel zullen zeggen: ‘We weten nog niet hoe we het gaan doen, maar we zoeken het uit!’.”

BOUWEN AAN EEN STERKE CREW

Een cruciale factor om kwaliteit te blijven leveren, is de crew.

Dimitri Beyaert: “Het belangrijkste van elk bedrijf zijn de mensen die er werken. Mensen die communicatief zijn en dingen direct begrijpen. Zeker op vlak van evenementen is dat cruciaal.”

26 EXPERIENCE magazine

Didier Serweytens: “Wij investeren voortdurend in onze mensen. Vooral in materiaalkennis. Alles vernieuwt en verandert zo snel. Daarom laten we iedereen continu bijscholen. Wij doen dat deels intern, om handelingen, technieken en materialen op te frissen. Maar ook extern. Wij staan ook open voor suggesties. Als er een opleiding

interessant zou zijn voor ons vak, willen wij onze mensen die kans geven.”

Lowie Lesage: “De voorbije jaren hebben we een stevige instroom van jonge, nieuwe mensen, die wij graag zien groeien in ons vak. Het is zelden dat je van school komt en meteen aan de mengtafel zit.

Iedere beginnende technicus doorloopt ongeveer hetzelfde proces met de nodige opleidingen. Of hun voorkeur nu ligt bij audio, video, of bijhet algemeen productionele: ze krijgen de kans om daarin verder te gaan.”

Matthias Crombez: “Ledservice kan je al helemaal niet op school leren. Het is altijd een interne opleiding. Je moet vooral de mensen met de juiste interesse vinden. Ze moeten vooral de juiste drive hebben om ervoor te gaan.”

Tanguy Maes: “Bij ons worden de selecties ook vooral gebaseerd op drive en motivatie. Zeker omdat je weet dat het een uitdagende job is en die drive nodig is om het vol te houden. Alle kennis is misschien nog niet aanwezig bij onze juniors, de goesting om te leren is er wel.”

Dimitri Beyaert: “Wij hebben in de loop der jaren een structuur gecreëerd waarin iedereen kan doorgroeien. Als je mensen de kans geeft om van nul te beginnen en door te groeien tot misschien zelfs directeur, dan geef je hen een doorstroomperspectief, waardoor ze minder snel weg zullen gaan. Daarnaast vind ik het ook belangrijk om mensen achter een bepaalde visie te krijgen, over wat we willen uitstralen als bedrijf. Ook dat is een manier om goede mensen aan boord te houden.”

visual communication

print

sign

display

FABRIKANT EN GROOTHANDEL VAN DRUKWERK, VLAGGEN, STICKERS, SPANDOEKEN, RECLAMEBORDEN, LICHTRECLAMES, POS-DISPLAYS

Bedrijvenpark Molenkouter 116 unit E, 9520 Sint-Lievens-Houtem info@publi-fdm.be | www.publi-fdm.be | T 09 278 01 23

EXPERIENCE magazine 27

BEA AWARDS

BEDANKT BRUGGE, HALLO BRUSSEL! In december vierden de Belgian Event Awards hun 25ste editie in stijl. Meetmarcel toverde het BMCC in Brugge om tot een spectaculair decor, en ook de rest van de stad werd aan de hand van een laserprojectie bij het event betrokken. En natuurlijk waren er ook winnaars, met CityCubes, Pink Piñata Productions, Sylvester en The Media House als grootste laureaten. Een laatste terugblik op de BEA Awards 2024.

THE MEDIA HOUSE SCOORT IN THUISMATCH

Voor heel wat van de 1100 gasten was het BEA-event een eerste kennismaking met het BMCC, dat pas drie jaar geleden geopend werd. Meetmarcel, dat dit jaar de organisatie van de BEA Awards voor zijn rekening nam, had gekozen voor een centrale ‘arena’ waarin de awardceremonie zou plaatsvinden, met daarrond een receptieruimte en eetstanden van de tien cateringpartners: Bert & Co, Cardinal, Coeur Catering, Gourmet Invent, J&M Catering, Very Food, Bon-Apart, Deldycke Traiteurs, De Feestarchitect en The Street Food Company.

28 EXPERIENCE magazine

Na een bevlogen speech van juryvoorzitter Sjoerd Weikamp over de schoonheid van de eventsector, was het tijd voor de eerste awardcategorie: Institutional Events. Daar pakte The Media House in eigen stad de gouden award. Het Brugse agentschap stond in voor een aantal opvallende events rond de Opening van Stapelhuis Entrepot in de Haven van Oostende. Verder beloonde de jury de samenwerking tussen CityCubes en Sylvester voor het FTI Slotfestival (zilver), alsook het Velo-city project van Event Masters voor de Stad Gent (brons).

GESLAAGD BOEKENFEEST

Met acht finalisten was B2C events dit jaar de drukst bezette categorie. Pink Piñata Productions tover-

de Kortrijk Expo tijdens ‘Boektopia 2023’ om tot een kleurrijk boekenparadijs voor jong en oud, en werd daarvoor beloond met een gouden BEA. Met de varende autoshow ‘MINI Big Love Boat’ was CityCubes hier de runner-up. Het podium van de B2C-categorie werd vervolledigd door de expo ‘Door De Wind’ van Toerisme Oostende.

SYLVESTER VEROVERT B2E-GOUD

In de categorie Business-to-Employees ging Sylvester Productions met de hoofdprijs aan de haal. ‘ONSTAGE’ werd een

BEA AWARDS er ons eigen DNA in te verweven, door andere ‘ingrediënten’ te integreren en de show anders te benaderen, dat alles afgewerkt in een naadloze organisatie. Om dit te kunnen realiseren hebben we kunnen rekenen op heel wat partners van meetmarcel en partners die sinds jaren mee aan boord zijn. We stonden versteld van de inspanningen die belangloos en gratis ten dienste van de sector werden gesteld.

Onze dankbaarheid naar die partners kan niet groot genoeg zijn. Ook de juryleden

grootse show voor bijna 5.000 Telenet-medewerkers. KonseptS werd beloond voor ‘You Make Us Rock’, een out-of-the-box personeelsfeest voor P&V. Het brons ging naar Hemera, dat zorgde voor een onvergetelijke 60ste verjaardag van Heuschen & Schrouff Oriental Food.

GOUD VOOR CREATIEVE POP-UP

Het beste B2B-event van het voorbije jaar was ‘Boss Art Deco’, een project waarbij CityCubes een op maat gemaakte pop-up kunstgalerij creëerde voor BOSS Paints. Deze prijsoverhandiging werd een bijzonder moment, omdat Dieter Veulemans – oprichter van CityCubes – de ceremonie noodgedwongen vanop zijn ziekbed moest volgen. Een kartonnen bord en een FaceTime-verbinding zorgden ervoor dat hij er in Brugge toch bij was. Het ‘Future Menus’ event van New Balls Please voor Unilever pakte het zilver in deze categorie, en het brons ging naar de Funfair editie van ‘Techorama’.

HEEL DE STAD BETROKKEN

Een van de opvallendste momenten van de awardshow was het piano-optreden van Jef Neve. Zijn prachtige muziek was trouwens niet enkel in het BMCC te horen, maar ook in het hele stadscentrum. Want tegelijkertijd met zijn performance binnen, werd hetzelfde muziekstuk ook gespeeld door de beiaardiers van de stad. Organiserend agentschap meetmarcel wilde immers de nadruk leggen op authentieke impact en de verbinding die de eventsector kan creëren. Niet alleen tussen bedrijven en hun klanten, maar ook met de maatschappij. Daarom werd de hele stad bij het evenement betrokken, onder andere met een spectaculaire laserprojectie tussen het BMCC en de torens van de stad. Na de awardshow werd de centrale arena omgetoverd tot een partylocatie waar o.a. Truephonic en DJ Tom de nacht feestelijk inzetten.

MET DE STEUN VAN TIENTALLEN PARTNERS

De voorbije jaren stond meetmarcel telkens op het podium als awardwinnaar.

Dit jaar schitterde het agentschap vooral achter de schermen. “De BEA’s zijn een hoogmis geworden in de eventsector, een event dat er staat”, zegt Tanguy Maes. “Met meetmarcel hebben we geprobeerd om

leveren sterk werk en werden op deze editie met de nodige zorg omringd. Dat zou een jaarlijkse evidentie moeten zijn, onze ‘métier’ waardig. We werken in een prachtige sector, een authentieke omgeving die mensen verbindt. Een event organiseren dat dan weer alle spelers van die sector verbindt is een voorrecht voor elk agentschap dat gelooft in waar we als ‘live industry’ voor staan.”

BELOFTES WAARGEMAAKT

Ook de organisatie blikt tevreden terug op deze jubileumeditie. “Deze 25ste BEA Awards hebben al hun beloftes waargemaakt”, aldus BEA-medeorganisator JeanPaul Talbot. “Ze hebben eens te meer aangetoond dat ons land een zeer dicht netwerk van agentschappen heeft die de delicate kunst beheersen om creativiteit ten dienste te stellen van bedrijven en mensen. Dankzij meetmarcel, de jury en alle BEA-partners bruiste Brugge. Met veel enthousiasme richten we onze blik nu op Brussel.”

EXPERIENCE magazine 29

return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be

30 EXPERIENCE magazine

BEA AWARDS

VO EVENT BRENGT DE BEA AWARDS NAAR BRUSSEL

Tijdens de awardceremonie werd onthuld dat de BEA Awards volgend jaar zullen plaatsvinden in Brussel, en dat VO Event in 2025 het event onder haar vleugels zal nemen. “Wij willen de BEA-uitdaging graag aangaan”, zegt General Manager Isabelle De Schryver. “In de eerste plaats om de BEA’s terug naar Brussel te halen, en meer in te zetten op de tweetaligheid van het evenement. We hebben gemerkt dat de BEA Awards de voorbije jaren toch erg vervlaamst zijn, en dat willen wij terug in evenwicht brengen. Niet enkel tijdens de awardshow zelf, maar ook wat betreft het deelnemersveld. Er zijn heel veel goede bureaus in het Brusselse en in Wallonië. Hopelijk slagen we erin om hen ook mee op de kar te krijgen voor deze editie. Daarnaast zijn de BEA’s natuurlijk ook een gelegenheid om VO Event nog eens in de picture te zetten, en te tonen waar we voor staan.”

PALMARES VAN DE BELGIAN EVENT AWARDS 2024 CATEGORIE B2B-EVENEMENTEN GOUD Boss Art Deco – CityCubes voor BOSS Paints ZILVER Future Menus - New Balls Please voor Unilever Food Solutions BRONS Techorama - Kevin de Rudder voor Techorama

CATEGORIE B2C-EVENEMENTEN GOUD Boektopia 2023 - Pink Piñata Productions voor Boektopia bv ZILVER MINI Big Love Boat - CityCubes voor BMW Group BRONS Door De Wind – Doe-expo vol positieve energie - Toerisme Oostende voor Elia, Jan De Nul, DEME

CATEGORIE B2E-EVENEMENTEN GOUD ONSTAGE - Sylvester Productions voor Telenet ZILVER You Make Us Rock - KonseptS voor P&V Groep BRONS 60ste verjaardag Heuschen & Schrouff Oriental Food - Hemera voor Heuschen & Schrouff

CATEGORIE INSTITUTIONAL EVENTS GOUD Opening Stapelhuis Entrepot - The Media House voor Haven Oostende ZILVER FTI Slotfestival - CityCubes & Sylvester voor FTI & Vlaamse Overheid BRONS Velo-city 2024 - Event Masters voor Stad Gent EXPERIENCE magazine 31

BEA AWARDS

BEA-CATERAARS KIEZEN VOOR KWALITATIEVE LOKALE LEVERANCIERS Tijdens de voorbije BEA Awards gaven tien event cateraars het beste van zichzelf om de 1000 BEA-gasten een unieke culinaire beleving aan te bieden. Om deze kwaliteit te kunnen leveren, werken zij dagdagelijks samen met zorgvuldig gekozen leveranciers uit eigen regio.

Naar aanleiding van de BEA 2024 heeft elke cateraar een van zijn leveranciers als ambassadeur in de kijker gezet. Aan de verschillende eetstandjes konden de BEA-gasten een QR-code scannen, waarmee ze toegang kregen tot een video met het verhaal van de bijhorende ambassadeur. Wij zetten deze tien ambassadeurs graag nog even voor u op een rijtje. En als u de QR-code op deze pagina scant, kunt u ook de tien video’s nog eens rustig bekijken.

BERT&CO

Bert&Co kiest bewust voor een farm-to-table concept met biologische ingrediënten. Daarvoor wordt o.a. een beroep gedaan op de moestuin van vzw Oep Den Hof in Schilde. Eventuele overschotten worden dan weer geschonken aan de voedselbanken van vzw Stroboertje.

BONAPART CATERING

BonApart Catering uit Roeselare zoekt steeds naar lokale, duurzaam gekweekte producten.

De groenten worden bijvoorbeeld gekocht bij Verschil Naturelle, waar Ilse van Acker alles kweekt in permacultuur, zonder besproeiing en met een zeer hoge kwaliteit.

CARDINAL CATERING

Cardinal Catering werkt samen met JOKA, een onderneming die veel meer is dan een groothandelaar in charcuterie en delicatessen. JOKA zet in op specialisatie en innovatie om steeds een hoge kwaliteit te kunnen blijven leven. Pure kwalititeit, en een korte keten, dat is ook het verhaal waar Cardinal Catering in gelooft.

COEUR CATERING

Al vele jaren probeert Coeur Catering een voortrekker te zijn op vlak van duurzaam ondernemen. Deze waarden zoekt het bedrijf ook bij zijn leveranciers. Pastati is een maatwerkbedrijf dat mensen kansen geeft op de arbeidsmarkt, en dat bovendien heerlijke pasta produceert.

DE FEESTARCHITECT

De Feestarchitect uit Destelbergen is een familiebedrijf dat een verse kwalitatieve keuken aanbiedt. Een van hun lokale leveranciers is varkensboerderij Duroc d’Olives, waar dieren de nodige ruimte hebben en de juiste voeding krijgen, met olijfolie als vetbron in het voeder. Dit resulteert in mals, sappig en buitengewoon lekker vlees.

32 EXPERIENCE magazine

BEA AWARDS

DELDYCKE TRAITEURS

GOODMEAT uit Aalter is al jarenlang een partner van Deldycke Traiteurs. Het bedrijf, waarvan de geschiedenis teruggaat tot het begin van de vorige eeuw, kweekt een Belfurn Angusras dat garant staat voor kwaliteitsvlees. Daarbij behoudt men ook een sterke focus op het dierenwelzijn.

GOURMET INVENT

Gourmet Invent werkt nauw samen met Filip Claeys. Als oprichter van North Sea Chefs houdt Filip van duurzame visserij en eerlijke vis uit onze eigen Noordzee. Het werk dat hij neerzet in het restaurant De Jonkman, wordt door Gourmet Invent opgeschaald naar een groter publiek, dat zo kennis maakt met andere vissoorten dat ze gewoon zijn.

J&M CATERING

Een van de trouwe partners van J&M Catering is Schelkens Gevogelte uit Londerzeel. Het familiebedrijf, waarin intussen al de vijfde generatie aan de slag is, richt zich vooral op de vrije uitloop van de dieren. Hier wordt ook volop in geïnvesteerd, o.a. met de bouw van een nieuwe site. Naast een kwaliteitsvol product kan J&M bij hen ook rekenen op een flexibele dienstverlening.

THE STREET FOOD COMPANY

Varkensboerderij Brasvar uit Nevele is een van de vaste leveranciers van The Street Food Company. De Duroc-varkens krijgen zelf lokale producten van voedingsbedrijven uit de buurt.

Het authentieke karakter van het Brasvar-vlees pas dan ook perfect bij de smaken die The Street Food Company in zijn gerechten wil brengen.

VERY FOOD CATERING

Very Food Catering kiest steeds bewust voor kwalitatieve producten. Ook op vlak van specerijen, waarvoor men samenwerkt met Food Travellers Premium Spices. Deze Gentse onderneming haalt zijn hoogstaande producten steeds bij kleinschalige familiebedrijven of coöperatieven. Dus rechtstreeks bij de boeren, en aan een eerlijke prijs.

EXPERIENCE magazine 33

X

34 EXPERIENCE magazine

H elS Horeca - Events

Logistic - Support

EXPERIENCE magazine 35

ASSOCIATIONS

“HET WAS TIJD OM MIJN VERANTWOORDELIJKHEID OP TE NEMEN” Met de recente integratie van het Expert Center Event Marketing van ACC in de Cluster Event Agencies van Event Confederation breekt een nieuw hoofdstuk aan voor de Belgische event agencies. Deze transitie valt bovendien samen met een voorzitterswissel. Michel Van Camp (New Balls Please) neemt de fakkel over van Karin Van Passel (d-sidegroup) en wordt de eerste voorzitter van deze nieuwe Cluster. Experience sprak met hem over zijn visie op de toekomst van de sector, de uitdagingen voor de agentschappen, en zijn ambitie om de event agencies nog sterker te verenigen.

Michel Van Camp draait al een kwarteeuw mee in de vakorganisaties die de agencies vertegenwoordigen. “Ik zit al vanaf het begin bij het Expert Center Event Marketing van ACC. Daarvoor ben ik sinds 1998 ook altijd lid geweest van ACEA, wat toen de overkoepelende vereniging van evenementenbureaus was. Ik heb deze organisaties op een positieve manier zien groeien. Wat vroeger toch vooral een praatbarak voor agency owners was, is uitgegroeid tot een vereniging die echt wel begaan is met de leden en ook de nodige initiatieven neemt. En die de leden op gepaste wijze vertegenwoordigt 36 EXPERIENCE magazine

tegenover derde partijen. Vooral tijdens de coronaperiode is het belang van zo’n orgaan exponentieel toegenomen. Toen is immers gebleken dat we als sector eigenlijk nergens stonden en politiek door niemand vertegenwoordigd werden.”

VERANTWOORDELIJKHEID NEMEN

OP-

Met het vervullen van het voorzitterschap zet Michel Van Camp nu een volgende stap in zijn engagement. “De voorbije jaren hebben verschillende mensen vanuit het Expert Center hun verantwoordelijkheid opgenomen om telkens voor 2 of 3

jaar het voorzitterschap waar te nemen.

De voorbije jaren waren dat onder andere Frank Anthierens, Pascal Cauwelier, Bert Knuts en tot voor kort Karin Van Passel… Ik wil haar uitdrukkelijk bedanken voor het enthousiasme en de constructieve houding waarmee ze de voorbije drie jaar voor de sector heeft gestreden.

Ik heb altijd gezegd dat iedere agency owner eenmaal die verantwoordelijkheid zou moeten opnemen. Gezien ik onlangs 50 jaar geworden ben, vond ik de tijd gepast om dit nu zelf te doen. Daarom heb ik mij kandidaat gesteld.”

ASSOCIATIONS

CLUSTER EVENT AGENCIES

Een bijzonderheid is dat het kersverse voorzitterschap samenvalt met de integratie van het Expert Center Event Marketing in Event Confederation. “Het is dan ook mijn prioriteit om die integratie goed te laten verlopen. Wij zijn de eerste belangrijke cluster die deze stap zet. Ons Expert Center wordt overgeheveld, maar is al een volwaardige entiteit met 45 leden. De stemming voor de integratie van ons Expert Center in Event Confederation is bovendien unaniem geweest. Dat is toch wel een teken dat we er volop in geloven. Het voordeel voor ons is dat we zowel kunnen gebruik maken van de voordelen die er zijn binnen ACC, als die van Event Confederation. Maar het belangrijkste voor ons allemaal is dat we met meer zijn, dat we meer cijfers hebben, en dat we beter vertegenwoordigd worden op overheidsniveau.”

ZO BREED MOGELIJKE BASIS

Voor een vakorganisatie is het van cruciaal belang om breed gedragen te worden door zoveel mogelijk leden. “Wij vertegenwoordigen de meerderheid van event agencies, maar er blijven blinde vlekken. Er zijn nog steeds bedrijven die menen dat ze geen voordeel hebben aan een lidmaatschap. Daar zijn ook grote agencies bij. En ook in Wallonië blijven we ondervertegenwoordigd. Als we ons vertegenwoordigd willen voelen op nationaal niveau, dan moeten we een mooi aantal agencies uit het hele land aan boord hebben. Daarom gaan we blijven proberen om de agencies die nog niet vertegenwoordigd zijn, mee te trekken in ons verhaal. Als ze het al niet voor zichzelf doen, dan wel voor de gehele sector. Want als er opnieuw een probleem opduikt zoals in 2020, en de sector wordt opnieuw getroffen, dan hebben we tenminste iets om naar de overheid te stappen en te laten zien hoeveel FTE’s en omzet we vertegenwoordigen.”

DE IMPACT VAN A.I.

Bij het indienen van zijn kandidatuur heeft Michel Van Camp een tienpuntenplan voorgesteld. Bovenaan dat lijstje stonden de uitdagingen die A.I. met zich meebrengt. “Dat is een thema dat vlak voor onze neus staat, als we er al niet middenin zitten. Wat gaat de impact van A.I. zijn op onze sector? Daar zijn nog geen data over. Dat is een werk dat nog moet starten. Hoe gaat A.I. geïntegreerd worden? Niet alleen binnen de evenementen die we organiseren, maar vooral ook in de structuren van agencies. Gaat dat leiden tot kostenbesparingen? Gaan er jobs verloren? En hoe zit het met reglementering? Wat gaat er vanuit de overheid opgelegd worden? En waar gaan we rekening mee moeten houden? Dit gaat allemaal een enorme impact hebben op de sector. Het is onze taak om dit vanuit Event Confederation in kaart te brengen. Zodat we ons daar zo goed als mogelijk rond kunnen structureren.”

VERANTWOORD PITCHEN

Ook het pitchgedrag blijft een uitdaging. “Dat is nog zo’n belangrijke reden om zoveel mogelijk agencies te betrekken bij Event Confederation. Want met hoe meer we zijn, hoe beter we correct pitchgedrag kunnen afdwingen. De reclamebureaus hebben hier al enorme stappen in gezet, maar bij event agencies blijft het een issue. En het kost ons handenvol geld. Een grote pitch kost een agency makkelijk 5000 euro. En als er dan 4 of 5 agencies in een pitch zitten, spreken we al snel over tienduizenden euro’s die uit de sector verdwijnen.

Binnen onze cluster wordt hier zo goed mogelijk mee omgegaan, en hebben we daar regels over afgesproken. Maar van zodra er andere agencies deelnemen, komen onze leden voor een dilemma te staan: doen we mee onder die voorwaarden? Of trekken we ons terug? We moeten dit trouwens ook doortrekken naar openbare aanbestedingen. Daar zijn eigenlijk geen regels over pitchgedrag, en zie je soms 15 tot 20 agentschappen deelnemen aan een pitch. We zouden de overheid toch duidelijk moeten maken dat dit niet de juiste manier van werken is, en dat ook zij met een longlist en shortlist zouden moeten werken.”

EXPERIENCE magazine 37

ASSOCIATIONS

EEN NIEUW MODEL VAN RENUMERATIE

Een derde aandachtspunt dat Michel Van Camp naar voren schuift is de renumeratiepolitiek van agencies naar klanten. “Het wordt steeds moeilijker om met een soort van margesysteem te blijven werken. Ik denk dat we daar als sector een stevige brainstorm rond moeten organiseren. Niet alleen onder ons als leden, maar ook met bijvoorbeeld de UBA of andere verenigingen die klanten overkoepelen. Om zo te komen tot een goed model voor de toekomstige renumeratie. We merken dat de huidige manier van werken meer en meer onder druk staat.

Naar mijn gevoel zouden we moeten evolueren in de richting van een verloning per gepresteerd uur. In de reclamesector is dat de normale manier van werken, in de evenementensector niet. Het is een model dat nog niet breed gedragen wordt door onze opdrachtgevers.”

BESCHIKBARE VOORZITTER

Michel Van Camp hoopt als voorzitter een verzoenende en verbindende stijl te kunnen hanteren. “Ik zit er natuurlijk al heel lang in en ik ken heel veel leden persoonlijk. Ik ga proberen een aanwezige voorzitter te zijn. Iemand die betrokken is en zal proberen om alle initiatieven die vanuit Event Confederation worden gelanceerd mee te ondersteunen en tot bij de agencies te brengen. Ik denk bijvoorbeeld aan het opvragen van data.

Dat kost een inspanning, maar het loont de moeite. Want het is met die data dat we dingen gedaan krijgen op hoger niveau. Ik zal dus proberen om mijn collega’s te overtuigen om die tijdsinvestering toch te doen. Ik hoop ook een voorzitter te zijn die altijd beschikbaar is, en die altijd gebeld kan worden als iemand ergens mee zit.”

“IK GA PROBEREN EEN AANWEZIGE VOORZITTER TE ZIJN. IEMAND DIE BETROKKEN IS EN ZAL PROBEREN OM ALLE INITIATIEVEN VANUIT EVENT CONFEDERATION MEE TE ONDERSTEUNEN.”

STEUN BINNEN EIGEN RANGEN

De komende jaren zal Michel Van Camp het leiden van zijn eigen agency dus combineren met een federatie-opdracht. “Ik heb meteen gemerkt dat het toch wel wat tijd in beslag neemt.

Gelukkig hebben we binnen onze bedrijven een degelijke structuur uitgebouwd met de nodige lijnen. Ik zou deze taak ook niet aanvaard hebben als ik niet de opoffering wou doen om er tijd voor te maken. Bovendien zal ik ook kunnen rekenen op mensen zoals Johan en Mike van ACC en Christine van Event Confederation. Het grootste deel van het dagdagelijkse werk wordt immers binnen de Event Confederation zelf verzet.”

AMBITIES

Net zoals zijn voorgangers engageert Michel Van Camp zich nu voor een termijn van drie jaar. “Ik zou na die periode graag het gevoel hebben dat we er stevig op vooruit gegaan zijn. Ik hoop dat we aan het einde van mijn termijn kunnen zeggen dat we de A.I.-impact in kaart hebben kunnen brengen, dat we stappen hebben gezet op vlak van pitchgedrag, en dat we een correct renumeratiemodel hebben kunnen uitwerken. Verder hoop ik 38 EXPERIENCE magazine

dat de structuur van Event Confederation stevig gegroeid zal zijn. Met veel nieuwe leden, met federaties die op één lijn zitten, en een nog stevigere vertegenwoordiging voor de sector. Daar zullen wij ons als event agencies volledig voor inzetten”, zo besluit Michel Van Camp.

ASSOCIATIONS

EVENT CONFEDERATION EVOLUEERT NAAR VERSIE 2.0 Wat in 2020 begon met een tijdelijke Alliantie van Belgische Event Federaties om de krachten te bundelen tijdens de coronacrisis, werd kort daarna bestendigd in de oprichting van Event Confederation. Het water stond aan de lippen, en het bundelen van de krachten was de enige manier om als sector gehoord te worden. Vandaag vaart de eventwereld in enigszins rustigere wateren, maar toch zijn er nog steeds voldoende uitdagingen die de sector best verenigd aanpakt. Om dit te doen zet de koepelorganisatie nu een belangrijke volgende stap. Confederation Manager Christine Merckx geeft tekst en uitleg…

“Sinds onze oprichting in 2020, tijdens de coronacrisis, lag de focus op het overeind houden van de sector en het aanpakken van acute problemen”, aldus Christine Merckx. “Pas het afgelopen jaar konden we ons met volle kracht focussen op de toekomst van de eventsector. Dat harde werk heeft zijn vruchten afgeworpen: met Event Confederation 2.0 willen we nu evolueren naar een echte ledenorganisatie.”

VOOR IEDEREEN BINNEN DE SECTOR

Met deze doorstart wil Event Confederation verder bouwen op de samenwerking tussen de federaties BESA, Febelux en ACC Belgium. “Deze federaties hebben destijds de basis gelegd en blijven ook nu onze motor.

Wat nieuw is, is dat we nu een ledenorganisatie zijn waar niet alleen federaties, maar ook individuele organisaties en professionals rechtstreeks lid kunnen worden. Dat betekent dat we organisatoren, leveranciers, freelancers, steden en gemeenten, en zelfs studenten samenbrengen. Dit zorgt niet alleen een groter netwerk, maar ook voor kortere lijnen naar beleidsmakers en meer mogelijkheden voor kennisdeling.”

CLUSTERWERKING

Ons aanbod van de vernieuwde confederatie is breed opgezet en richt zich op iedereen in de sector. “We bieden een basisdienstverlening met wekelijkse updates, toegang tot ons kennisplatform, en sector calls over relevante wetgeving en ontwikkelingen. Daarnaast is er ook een uitgebreide clusterdienstverlening die specifiek gericht is op de specifieke noden binnen bepaalde subsectoren. Dit omvat interne werkgroepen, netwerkbijeenkomsten en korting op ons jaarlijkse congres. Daarnaast kunnen organisaties partner worden voor extra zichtbaarheid en toegang tot exclusieve mogelijkheden.”

als voertaal in onze communicatie, zeker op de sociale media.

Dit maakt het voor iedereen toegankelijk, al begrijpen we dat dit niet altijd een gemakkelijke keuze is.”

KENNISPLATFORM

Ook met het opleidingsaanbod wil Event Confederation verder op de ingeslagen weg. “Onze academy is enorm gegroeid. Wat begon als een simpele pagina met gratis webinars, is nu een uitgebreid kennisplatform dat vanaf dit jaar exclusief toegankelijk is voor onze leden en partners. In 2024 organiseerden we meer dan tien webinars over onderwerpen zoals innovatie, flexi-jobs, duurzaamheid en veiligheid. Daarnaast bieden we praktische gidsen, checklists en onderzoeksrapporten, met o.a. de resultaten van onze periodieke sectoronderzoeken en publieksonderzoeken. Het platform blijft zich uitbreiden, zodat we blijven inspelen op de behoeften van de sector.”

NATIONALE DEKKING

Event Confederation probeert om de nationale spreiding van event professionals in zijn werking te garanderen. “Dat is best wel een uitdaging, vooral omdat het aantal spelers in Vlaanderen veel groter is dan in Wallonië en Brussel. Toch is een nationale spreiding belangrijk, zeker om beleidsmakers te overtuigen. We moeten immers niet enkel met de federale regering aan tafel, maar ook met de drie regionale regeringen. Om die nationale cohesie te ondersteunen, kiezen we steeds vaker voor Engels EXPERIENCE magazine 39

EVENTNEWS

EVENTNEWS

40 EXPERIENCE magazine

EVENTNEWS

JOHN&JANE VERSTERKT POSITIE MET OVERNAME VAN KADANZ John&Jane, een toonaangevende speler in audiovisuele oplossingen voor events, zet een belangrijke stap in haar groeistrategie.

Met trots kondigt het bedrijf de overname aan van Kadanz, een andere gevestigde naam in de sector. Geert Ceulemans, zaakvoerder van Kadanz, stapt mee in het John&Jane-verhaal.

Met de overname van Kadanz schrijft John&Jane verder aan haar groeiverhaal. Dit nieuwe hoofdstuk verstevigt de marktpositie van het bedrijf en speelt in op de groeiende vraag naar innovatieve audiovisuele benaderingen. De assets van Kadanz worden volledig geïntegreerd binnen Deltarent, een onderdeel van de John&Jane Group. Daarmee wordt het aanbod verder verbreed en de interne knowhow versterkt. “Geert Ceulemans wordt een John&Jane Believer en zal ons team ondersteunen als head of video. Zijn uitgebreide kennis van schermen en video is een absolute meerwaarde voor ons team”, zegt Katrien Vermeire, managing partner bij John&Jane.

ANTICIPEREN MARKT

OP

DE

SNEL VERANDERENDE

De audiovisuele sector evolueert in hoog tempo: investeringskosten tikken aan en ook de technologische lat ligt steeds hoger.

Voor kleinere bedrijven is het een uitdaging om gelijke tred te houden met de grote spelers op de markt. Dat ondervond ook Geert Ceulemans, zaakvoerder van Kadanz, die de overname als een logisch gevolg beschouwt: “In John&Jane vonden we een partner die dezelfde hoge kwaliteitsstandaarden nastreeft als wij. Door de samenwerking kan ik me nog meer richten op mijn

klanten en mijn expertise verder uitbouwen. Het is een plezier om mijn kennis te delen met dit dynamische team en tegelijkertijd van hen te leren.”

Ook John&Jane ontving Geert met open armen: “Geert is een geweldige aanvulling en brengt een schat aan ervaring en energie mee”, zegt Katrien. “We kijken ernaar uit om samen mooie projecten te realiseren.”

BELANGRIJKE STAP VOORUIT

Met de toevoeging van Kadanz zet John&Jane verdere stappen als koploper in de audiovisuele sector. De overname markeert een nieuwe mijlpaal in de innovatieve, kwalitatieve dienstverlening op maat. Klanten van Kadanz rekenen op dezelfde hoogwaardige service, nu aangevuld met een ruimer aanbod en toekomstbestendige oplossingen.

www.johnandjane.be

DE ROOFTOP VAN SILO BRUSSELS IS DE ULTIEME PLEK VOOR EEN ZOMEREVENT Stel je voor : gouden zonlicht dat overgaat in een adembenemende zonsondergang, de skyline van de stad die zich voor u uitstrekt en uw gasten die onder de open lucht het glas klinken. SILO Brussels’ rooftop is de ultieme zomerlocatie - een 750m² panoramisch terras van 750m² waar onvergetelijke avonden tot leven komen.

Of het nu gaat om een cocktailreceptie, een privédiner, of een zomerse zakenbijeenkomst, deze rooftop zorgt voor een exclusieve ervaring hoog boven Brussel.

Maar de zomer komt snel dichterbij, en de vraag naar rooftopevents is groot. De meest data zijn al geboekt - er zijn nog enkele topmomenten beschikbaar! Als u uw volgende evenement wilt organiseren in een uitzonderlijke setting, dat is het nu tijd om in actie te schieten.

Bekijk nu de beschikbaarheden en reserveer uw datum nu het nog kan! www.silobrussels.be/spaces/rooftop

EXPERIENCE magazine 41

EVENTNEWS

JULIEN HAYEN VERSTERKT WMH PROJECT WMH Project, expert in communicatiecampagnes en events, kondigt de toetreding aan van Julien Hayen op het Media departement van het agentschap. Zijn komst zorgt voor nog meer expertise en ervaring en onderstreept de sterke ambities van WMH Project in België.

Sinds begin 2025 is Julien Hayen van start gegaan om de PR van de WMH klanten te verzorgen. Julien Hayen was 18 jaar werkzaam bij de P&V Verzekeringsgroep (bekend van de merken Vivium en P&V) in verschillende communicatiefuncties, onder andere als verantwoordelijke voor interne & corporate communicatie en woordvoerder.

“Ik heb talrijke jaren mijn steentje mogen bijdragen aan de communicatie van de P&V Verzekeringsgroep, waar ik actief ben geweest in zowat alle aspecten van ons zeer mooie vakgebied. Het is met een flinke portie enthousiasme en een rugzak vol rijke ervaringen dat ik begin 2025 de overstap heb gemaakt naar WMH Pro-

ject,” vertelt Julien Hayen, PR Manager bij WMH Project. “Mijn eerste weken bevestigen het beeld dat ik had van een bureau vol hands-on expertise, een heel gezonde positieve werkethiek, fijne collega’s die sterk oplossingsgericht zijn en een stevige klantenportefeuille. Ik heb dan ook het volste vertrouwen in de gestage ontwikkeling van WMH Project en ben heel trots om voortaan deel uit te maken van deze dynamische bende!”

“WMH Project is een ambitieus communicatiebureau en we willen onze continue groei in 2025 verder zetten als een van Europa’s toonaangevende communicatiegroepen,” vertelt Vincent Morrens, Associate Partner en Head of Media Relations bij WMH Project. “Met de expertise van Julien kunnen onze klanten rekenen op de knowhow, ervaring, en creativiteit van een echte rot uit het vak. We zullen verder nieuw talent blijven aanwerven om de toekomst van het bureau en haar groei verder te garanderen.”

WMH Project Brussel heeft reeds een gediversifieerde portefeuille, gaande van de Europese instellingen tot de farmaceutische, automobiel- en fintechsector. Sinds het begin van dit jaar verwelkomt het agentschap nieuwe klanten, voor wie het team campagnes uitrolt die steeds rijker en gevarieerder worden. Deze campagnes combineren communicatieactiviteiten als evenementen, mediarelaties en sociale media, en focussen steeds meer op de uitdagingen van klanten op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen. www.wmhproject.be

Leading the World of Mapping Projection Projectors LED Screens Media Servers Connectivity Rental & Sales

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56

42 EXPERIENCE magazine

EVENTNEWS

Op 26 & 27 maart 2025 opent Antwerp Expo opnieuw de deuren voor Worksafe Flanders, het grootste netwerkevent voor professionals in veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk.

Preventieadviseurs, milieucoördinatoren, leden van het CPBW, ergonomen en vele anderen kunnen hier de nieuwste trends en innovaties ontdekken.

Met 120 exposanten en experten op het gebied van (brand) veiligheid, ergonomie en gezondheid, beloven het twee inspirerende dagen te worden. Volg boeiende lezingen, ontdek live demo’s en breid uw netwerk uit in een professionele, maar ontspannen sfeer.

Er zijn ook tal van Masterclasses in samenwerking met strategische partners, inclusief aanwezigheidsattest. Laat u bijscholen door gerenommeerde sprekers over actuele topics zoals AI in veiligheid, brandpreventie, arbeidsongevallen, psychosociale veiligheid en meer.

Mis deze kans niet om uw kennis te verrijken en uw organisatie naar een hoger niveau te tillen! Schrijf u vandaag nog in en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. www.worksafe.be

8 – 11. 4. 2025 Frankfurt am Main

30 Years of Entertainment Technology Vivez le cœur palpitant du monde de l’événementiel et du divertissement et célébrez avec nous un anniversaire extraordinaire! Créons des expériences inoubliables. info@belgium.messefrankfurt.com Tél. +32 (0)2 880 95 88

Réservez dès maintenant votre carte d’entrée gratuite et soyez de la partie!

EXPERIENCE magazine 43

76976-004_PLS_allg_Experience_Magazine_90x262_FR • 210x297 mm • PSOcoatedV3 • CMYK • lr

DU: 07.11.2024

BE

WORKSAFE FLANDERS 2025: HÉT EVENT VOOR VEILIGHEID EN WELZIJN OP HET WERK!

EVENTNEWS

PROLIGHT + SOUND 2025: FOCUS OP DUURZAAMHEID, TECHNOLOGIE EN TOEKOMSTPERSPECTIEVEN

Van 8 tot 11 april 2025 viert Prolight + Sound in Frankfurt haar 30ste editie. Dit toonaangevende evenement voor de evenementenindustrie richt zich op innovatie, duurzaamheid en technologische vooruitgang. Het keynote- en lezingenprogramma belicht dagelijks een specifiek thema met inzichten van experts uit binnen- en buitenland.

WOENSDAG 9 APRIL: IMMERSIVE EXPERIENCES, LIGHTING DESIGN, FILM PRODUCTION & MULTITECH

De Main Stage in hal 11.0 is een centrale ontmoetingsplaats tijdens de aankomende Prolight + Sound. Elke dag presenteren nationale en internationale experts daar keynotes over brancherelevante onderwerpen - met een focus op de topthema’s van dit jaar : ‘ProGreen: Impulses for a more sustainable event industry’, ‘FutureScapes: Worlds of experience between immersion and AI’ en ‘MultiTech: Flexible and smart’.

DONDERDAG 10 APRIL: TECHNOLOGICAL EVOLUTION, THEATRE LIGHTING & DESIGN INTEGRATION

Nieuw is het Theatre Stage in hal 12.0. Naast aantrekkelijke netwerkmogelijkheden kunnen bezoekers elke beursdag een eersteklas programma met lezingen over actuele onderwerpen op het gebied van theater- en podiumtechnologie verwachten.

Een overzicht van de dagthema’s:

DINSDAG 8 APRIL: AI REVOLUTION, FEMALE POWER & SUSTAINABILITY

Het programma start met een focus op de impact van kunstmatige intelligentie, de rol van vrouwen in technische beroepen en strategieën voor duurzame evenementenorganisatie.

Van storytelling en technologie-integratie tot artistieke toepassingen van kosmische data, deze dag draait om de creatieve en technische mogelijkheden van licht en audiovisuele effecten.

Deze dag onderzoekt de rol van technologie in podiumkunsten en live-evenementen, inclusief de integratie van digitale media en innovatieve lichttechnieken.

VRIJDAG 11 APRIL: FUTURE PROSPECTS & PROMOTING YOUNG TALENT

Op Future Talents Day krijgen jonge professionals inzichten in carrièremogelijkheden binnen de sector. Daarnaast staat duurzaamheid centraal in de ‘Green Sessions’.

EEN ONMISBAAR EVENEMENT

Prolight + Sound 2025 biedt een uitgebreid programma waarin de nieuwste trends en innovaties binnen de evenementenindustrie samenkomen. Van technologische vooruitgang tot duurzame oplossingen, dit evenement is een must-visit voor professionals in de sector. Deelname aan alle sessies en workshops is gratis voor bezoekers met een geldig ticket.

www.prolight-sound.com 44 EXPERIENCE magazine

EVENTNEWS

DJ TOM: AL 29 JAAR DE PERFECTE MOOD CREATOR Er zijn DJ’s die muziek draaien, en er zijn DJ’s die herinneringen creëren. DJ Tom behoort zonder twijfel tot die laatste categorie. Al bijna drie decennia staat hij garant voor een perfecte mix van muziek, sfeer en beleving, en dit zowel op corporate als private evenementen.

DJ Tom’s ervaring en vermogen om het publiek aan te voelen maken hem tot een echte mood creator. Of het nu gaat om een stijlvolle receptie, een sfeervol diner, een indrukwekkende show of een uitbundig dansfeest, DJ Tom weet altijd de juiste vibe neer te zetten.

2024 was voor DJ Tom opnieuw een bijzonder jaar met tal van hoogtepunten.

Tijdens een exclusief huwelijk in India op oudejaarsavond verzorgde DJ Tom een magische nacht voor 700 internationale gasten, waar muziek en cultuur naadloos samenkwamen. In Parijs zette hij als resident DJ van het Belgian House tijdens de Olympische Spelen de sfeer neer waar sporters, fans en prominente gasten samen vierden. De medaillefeesten van Wout van Aert en Remco Evenepoel

behoren tot de meest memorabele momenten.

In samenwerking met Sarah Haywood, ’s werelds meest prestigieuze weddingplanner, verzorgde DJ Tom de muziek op een glamoureuze bruiloft in Cannes. Hij deelde het podium met niemand minder dan Taio Cruz, en samen zorgden ze voor een avond vol klasse, entertainment en onvergetelijke momenten. Tijdens de prestigieuze BEA Awards, dé plek waar de crème de la crème van de eventsector samenkomt, wist DJ Tom met zijn set alle professionals in vervoering te brengen. Hij bewees wederom waarom hij dé keuze is voor evenementen van het hoogste niveau.

sultaat? Een avond die gasten niet alleen onthouden, maar waar ze nog lang over napraten.

Zijn indrukwekkende trackrecord, gecombineerd met zijn passie voor perfectie, maakt hem de ideale keuze voor elk feest, groot of klein. Zijn dj sets met live artiesten zoals vocals, percussie, sax, viool geven nog extra energie aan een onvergetelijke avond.

www.djtom.dj

WAAROM KIEZEN VOOR DJ TOM?

Met DJ Tom haalt u niet zomaar een DJ in huis, maar een partner in het creëren van onvergetelijke ervaringen. Hij brengt niet alleen muziek, maar ook sfeer, emotie en klasse naar elk evenement. Elk moment wordt afgestemd op het publiek, elk nummer wordt met precisie gekozen, en elk feest krijgt een unieke energie. Het reEXPERIENCE magazine 45

EVENTNEWS

HOGE KOSTEN EN ECONOMISCHE ONRUST KRIJGEN DE EVENTSECTOR NIET KLEIN 2024 was voor heel wat organisaties in de eventsector een goed jaar, maar de hoge kosten zetten de winstmarges onder druk en de economische onrust zorgt voor aarzeling en uitstelgedrag. Dat leren de resultaten van het onderzoek dat Event Confederation samen met onderzoekspartner iVOX in januari 2025 heeft uitgevoerd bij 150 event professionals in België.

ECONOMISCHE INDICATOREN

43% van de event professionals geeft aan dat de omzet voor de organisatie waarvoor ze (meest) werken in 2024 is gestegen ten opzichte van 2023. Slechts 11% geeft een daling aan en 17% een omzet dat ongeveer hetzelfde is als 2023.

Wat de winst betreft, geeft slechts één op vier professionals aan dat deze in 2024 is toegenomen ten opzichte van 2023. Voor 2025 verwachten niet veel meer professionals een stijging ten opzichte van 2024. 23% verwacht dat de winst hetzelfde zal blijven als in 2024. 14% verwacht een winstdaling.

De steeds stijgende loonkosten spelen hierin ongetwijfeld een rol. Ongeveer de helft van de event professionals geeft aan dat het aantal vaste medewerkers en de samenwerking met freelancers in 2024 niet veranderd is ten opzichte van 2023. Voor 2025 verwacht 45% geen toename in aantal personeelsleden in hun organisatie. 35% verwacht zelfs een daling in samenwerking met freelancers in vergelijking met 2024.

op de werkvloer, ook in de eventsector. Deze spanningen worden versterkt door de toenemende loon- en materiaalkosten en krimpende budgetten om evenementen te organiseren, wat de bezorgdheid om een prijzenoorlog versterkt.

Volgens heel wat event professionals is een gedragswijziging merkbaar bij bezoekers en klanten van (ook corporate) evenementen. Dalende koopkracht en besparingen komen steeds vaker eerst tot uiting bij het bezoeken en (laten) organiseren van evenementen. Aarzeling, uitstelgedrag, daling in ticketverkoop en zelfs annuleringen zitten in de lift. Sommige professionals vragen zich af of er gezien de huidige economische situatie geen overaanbod is van evenementen.

VERTROUWEN ONDANKS BEZORGDHEDEN

Ondanks de bezorgdheden en het feit dat de winstmarges van heel wat organisaties onder druk staat, heeft 60% van de professionals er vertrouwen in dat 2025 een goed jaar wordt voor de eventsector in België. Meer nog, 83% van de professionals heeft volgens het onderzoek vertrouwen in een positieve toekomst voor de organisatie waarvoor ze (meest) werken. En dat heeft de eventsector nodig: vertrouwen en een grote portie doorzettingsvermogen, zeker wanneer het in woelige wateren verkeert.

www.event-confederation.be

AARZELING EN UITSTELGEDRAG

De economische en geopolitieke onzekere situatie in binnenen buitenland, de besparingsaankondigingen en toenemende regeldrang van onze nieuwe overheden zorgen voor spanningen

Colofon: Experience Magazine is een driemaandelijkse uitgave van LEO BV Cover: Fast Forward Events Oplage: 7.000 exemplaren Verspreiding: België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) Uitgeverij: LEO BVBA - Rue du Thier 8, 4122 Neupré - 0032 (0)486 13 13 08 Verantwoordelijke uitgever & Hoofdredactie: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, B-4122 Neupré - jp@eventbox.be Drukwerk: Drukkerij Hendrix, Peer Redactie: Jeroen Coteur, Jacques Legros, Amandine Demal Vormgeving: Studio Mia - www.studiomia.be - 0032 (0) 495 24 35 23 Product Manager: Christophe De Clercq - cdc@eventbox.be - 0032 (0) 477 46 31 05 Traffic: Hilde De Ridder -Traffic.leo@telenet.be Copyright: Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever: LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

Abonnementen: info@eventnews.be Een abonnement op Experience Magazine kost €130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Studententarief mogelijk (€70/jaar) bij vertoon van een studentenkaart op naam. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een periode van een jaar en tot wederopzegging verlengd.

Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend. www.eventnews.be

46 EXPERIENCE magazine

instagram @eventnewsbe

facebook @EventnewsBE

SILO BRUSSELS CONFERENCES

5000M²

FAIRS

ALL INFO HERE: EXPERIENCE magazine 47

MOJUICE

OJUIC 48 EXPERIENCE magazine