XP 127 NL

NR. 127

Driemaandelijks MEI - JUNI 2025

Afgiftekantoor : Gent X Erkenning: P904117

EEN LENTE VOL EVENTS • THE STREET FOOD COMPANY BRENGT

FOODBELEVING OP WIELEN • DB VIDEO: 25 JAAR PASSIE EN VAKMANSCHAP • BEA-COMPETITIE 2025 GAAT VAN START • INTERVIEW JESSE DE BACKER, EVENT MANAGER BIJ TELENET • HIGH-END HUWELIJK IN DE SCHOTSE HIGHLANDS • MET WAY2EVENTS NAAR COSTA RICA

2 EXPERIENCE magazine

EDITO

GUEST COLUMN Dat de eventsector spannende tijden kent is eigenlijk niet nieuw. De voorbije jaren ervaarden onze event professionals vaak vanop de eerste rij hoe kwetsbaar onze sector kan zijn. Het is daarom dat Event Confederation werd opgericht, in volle coronacrisis, om de belangen van alle event professionals in ons land te behartigen.

Maar ook om te informeren, onder meer over de evoluties in de sector.

Zo leren onze meest recente onderzoeksresultaten dat het vertrouwen het voorbije kwartaal is afgenomen. Niet enkel bij de bezoekers. Ook driekwart van de organisatoren en toeleveranciers van evenementen verwachten dat het economisch klimaat het komende jaar zal verslechteren. En dat heeft vandaag al een aanzienlijke impact op de eventsector, en op ons gedrag.

Maar in plaats van te besparen en op de rem te gaan staan - wat investeringen en expansie betreft - is het belangrijk om net in ‘spannende tijden’ volle gas vooruit te gaan, om je netwerk en je scope uit te breiden. Om te durven springen. Het behoud en de verdere groei van onze eventsector is immers veel te belangrijk.

Evenementen zijn belangrijk voor onze economie en onze samenleving. Evenementen hebben de kracht tot verbinding, ervaring en beleving. Ze geven zuurstof in een steeds individualistischer wordende samenleving. Evenementen zijn nodig voor cohesie en zelfs noodzakelijk voor het mentaal welzijn van onze jongeren. Evenementen zijn maatschappelijk relevant en impactvol. Dat is bewezen.

Laten we stoppen met (te) bescheiden te zijn. De Belgische eventsector is wereldtop en internationaal gekend voor onder meer onze technische expertise, innovatie, design, festivals en zelfs voor onze sportevenementen. We moeten, zeker in deze tijd, meer durven praten over de verwezenlijkingen van onze sector en over het belang van evenementen, in binnen- en buitenland. En dit moeten we samen doen, luid én met volle overtuiging.

CHRISTINE MERCKX - EVENT CONFEDERATION MANAGER

EXPERIENCE magazine 3

INHOUD EVENT MANAGEMENT

06

06

Kennismaking met Jesse De Backer, Corporate Event Manager bij Telenet

CASES 10

New Balls Please brengt ASICS naar de States

12

JADA events bezorgt Euroveiling een bloeiend jubileumfeest

14

meetmarcel zorgt voor een high-end trouwbeleving in de Schotse Highlands

18

way2events organiseert Incentive vol vulkanen, jungle en Caribische ritmes

25 YEARS OF EXPERIENCE

18

20

9 mini-interviews ter gelegenheid van onze 25ste verjaardag

EVENT SUPPLIERS 26

Jonge wolven : een gesprek met Jelle Claeys van John& Jane

28

25 jaar passie en vakmanschap bij DB Video

32

Tien jaar foodbeleving op wielen dankzij The Street Food Company

LOCATIONS & DESTINATIONS

26

36

Events in the Mix: mixing business & pleasure

38

Historische Paleis op de Meir wordt event venue

40

Ontdek de nieuwe Antwerpse rooftoplocatie Brisa

42

Event Wallonia: het nieuwe trefpunt voor eventprofessionals in het zuiden van het land

BEA AWARDS 44

38 4 EXPERIENCE magazine

Lift-off voor de BEA Awards 2025!

EVENTNEWS 46

Korte nieuwtjes uit de Belgische eventindustrie

EXPERIENCE magazine 5

EVENT MANAGEMENT

“IK WIL BLIJVEN BIJLEREN EN BLIJVEN VERBETEREN” Tijdens de 12 jaar die Jesse De Backer intussen bij Telenet group werkt, is hij steeds meer in de ban van events geraakt. Dit resulteerde twee jaar geleden in zijn nieuwe functie als Corporate Event Manager, een rol die hem op het lijf geschreven lijkt. Met het event ONSTAGE – uitgevoerd door Sylvester – mocht hij afgelopen december zelfs een BEA award in ontvangst nemen. Experience Magazine sprak met Jesse over zijn carrière, zijn manier van werken en zijn blik op de toekomst van events.

VAN PA TOT EVENT MANAGER HOE BENT U IN DE EVENT WERELD TERECHT GEKOMEN? Jesse De Backer : “Eigenlijk had ik eerst geen carrière in events voor ogen. Ik heb office management gestudeerd, en ik heb daarbij mijn stage bij Telenet group gedaan. Omdat Telenet group (bekend van de merken Telenet, BASE en TADAAM) een bedrijf is dat kansen geeft, ben ik na mijn stage kunnen doorgroeien. Ik ben eerst vijf jaar aan de slag geweest als personal assistent van de Senior VP Strategy, IR (investor relations) & Corporate Communications. Zo ben ik al in contact gekomen met het organiseren van kleinschalige events, zoals afterwork drinks en teambuildings. Dat voelde altijd wel heel tof aan. Zeker omdat ik er ook mijn creativiteit in kwijt kon. Maar ik had ook een sterke interesse in marketing, en daarom heb ik na vijf 6 EXPERIENCE magazine

jaar een rol opgenomen als Brand Activation Manager, een rol die met bijvoorbeeld festivalactivaties nauw aanleunt bij event.

Bovendien waren brand activation en corporate events binnen één team ondergebracht. En af en toe gebeurde het dat ik ook bij events moest bijspringen. Ik merkte dat dit mij wel lag. Toen twee jaar geleden de opportuniteit kwam om aan de slag te gaan als Corporate Event Manager, ben ik er vol voor gegaan.”

WAARUIT BESTAAT UW TAKENPAKKET? “Ik ben verantwoordelijk voor de corporate events, met de corporate stakeholders. Het gaat bijvoorbeeld om personeelsfeesten, maar ook jaarlijkse stakeholderevents, zoals Mix and Mingle.

Het aantal events kan heel erg verschillen per jaar. Er zijn wel een aantal events die een jaarlijkse of zelfs halfjaarlijkse afspraak zijn. We willen met onze events focussen op het versterken van relaties tussen employees, en op de verbondenheid met

EVENT MANAGEMENT

de Telenet group. Daarnaast willen we de relatie met externe partners versterken.

Ten slotte gebruiken we events ook om bepaalde business topics in de kijker te zetten en door te geven.”

“Mijn job omvat ook een strategisch luik, met name het uittekenen waar we bij Telenet group naartoe willen met corporate events. Ik moet er dus voor zorgen dat er een visie is die vertaald wordt naar een policy. Daarnaast zorg ik er ook voor dat andere mensen binnen het bedrijf ondersteund worden bij het opzetten van kleinere, interne events.”

CO-CREATIE WORDEN DEZE EVENEMENTEN INTERN BEHEERD, OF VERTROUWT U HEN TOE AAN EEN EVENEMENTENAGENTSCHAP? “Wij werken momenteel samen met drie event agencies, met name Fast Forward Events, MediaMixer en Sylvester TV Video Events. We hebben deze groep drie jaar geleden geselecteerd. We werken met hen samen op pitchbasis. Afhankelijk van de grootte van het budget en de aard van het event gaan zij bij ons een voorstel pitchen. Vervolgens zetten we dan samen met het geselecteerde agentschap een co-creatie op. Want als ik het zelf van A tot Z zou moeten doen, zou het heel moeilijk worden.”

WAT ZIJN DE KWALITEITEN DIE U APPRECIEERT IN EEN AGENTSCHAP? “Ik probeer zelf altijd vast te houden aan de leuze ‘het budget is wat het budget is’.

Ik heb altijd veel bewondering voor mensen die heel creatief kunnen omgaan met een budget. Je kan kiezen voor een groot audiovisueel spektakel, maar dan betaal je natuurlijk een prijs. Sommige mensen slagen er echter in om iets heel sterks neer te zetten door heel slim om te gaan met een budget. Door toffe dingen te doen die geen groot budget opslorpen. Elke euro leren omdraaien en zien of we ons creatief in het budget kunnen bewegen

“IK HEB ALTIJD VEEL BEWONDERING VOOR MENSEN DIE HEEL CREATIEF KUNNEN OMGAAN MET EEN BUDGET. DOOR TOFFE DINGEN TE DOEN DIE GEEN GROOT BUDGET OPSLORPEN.” om toch iets sterks neer te zetten. Dat vind ik heel interessant.”

STEEDS OP ZOEK NAAR VERBETERING VAN WELK EVENEMENT BENT U HET MEEST TEVREDEN EN WAAROM? “Ik ben bijzonder trots op het ONSTAGE event van afgelopen jaar, waarmee we ook een gouden BEA hebben behaald.

Dat was een mooie bekroning. Het was meteen ook de allereerste keer dat ik aan ons grootste event heb meegewerkt. Ik heb er bijzonder veel uit geleerd. Ik heb mijn aanpak en structuur geïntroduceerd, maar elk event heeft ook z’n eigenheid en vraagt een unieke aanpak. Het was dus een beetje alles uitzoeken binnen zo’n grote organisatie met verschillende entiteiten. Het was niet eenvoudig om dat communicatief in mekaar te boksen. Maar ik denk dat we daar wel goed in geslaagd zijn. Het was dus een soort van vuurdoop.

Zeer uitdagend, maar vooral heel leerrijk.

De interne feedback van onze medewerkers was heel leuk. En natuurlijk is ook die erkenning van de BEA-jury heel fijn.”

“Maar daarnaast denk ik ook nog aan een ander event. Ik ben iemand die zichzelf graag voortdurend verbetert. De eerste keer dat ik een event organiseer zijn er vooral veel learnings, maar vanaf het tweede jaar wil ik dan ook echt wel beter doen. Het eerste event dat ik voor de tweede keer deed, was de voorbije Wintermarkt. Dat is een driedaags event voor al onze medewerkers, een beetje met de sfeer van een kerstmarkt: chaletjes, lekker eten, drankjes… Medewerkers vinden zo’n event heel belangrijk in die periode, en appreciëren het ook heel erg. Maar ze hebben tegelijkertijd ook een heel uitgesproken mening als ze iets niet goed vinden. Toch hebben we van de voorbije editie bijna alleen maar positieve reacties

ontvangen. Velen spraken zelfs van de mooiste editie ooit. Daar kijk ik dus heel tevreden op terug.”

VISUELE VERWONDERING WAT ZIJN VOLGENS U DE TROEVEN VAN LIVE COMMUNICATIE TEN OPZICHTE VAN ANDERE COMMUNICATIETOOLS? “Allereerst is er de interactie die je kunt aangaan. Bij een hybride event of een online meeting is het toch moeilijker om de aandacht vast te houden. Als je iemand live in de zaal hebt, zal je veel beter kunnen inspelen op emoties. Ik geloof heel erg in visuele verwondering om mensen mee te trekken in een verhaal. Dat is veel moeilijker via een scherm. Omdat dat fysiek veel afstandelijker is.”

WAT ZIJN VOLGENS U DE BELANGRIJKSTE KWALITEITEN VAN EEN CORPORATE EVENT MANAGER? “Je moet sowieso sterk zijn in projectmanagement. Elk evenement is een organisatorische puzzel. Het zijn projecten waar je vaak vele maanden aan werkt, dus dan is het belangrijk om goed het overzicht te bewaren. Je moet ook een overtuigend verhaal kunnen presenteren om interne stakeholders mee te krijgen. En uiteraard is het belangrijk om een goede relatie te onderhouden met de event agencies. Het is ook goed om een praktische blik op de zaken te hebben. Ik probeer altijd mee te denken vanuit de gasten die aanwezig zullen zijn. Hoe komen ze aan op de parking? Wat gebeurt er bij de check-in? Aan de hand van die flow gaan we nadenken hoe we die ervaring steeds beter kunnen maken.”

HET POTENTIEEL VAN AI HOE ZIET U EVENTS IN DE TOEKOMST EVOLUEREN? “Tijdens de pandemie draaide alles rond EXPERIENCE magazine 7

EVENT MANAGEMENT

“IK GELOOF HEEL ERG IN VISUELE VERWONDERING OM MENSEN MEE TE TREKKEN IN EEN VERHAAL. DAT IS VEEL MOEILIJKER VIA EEN SCHERM.”

hybride events. Daar zijn we nu weer wat meer van weg aan het gaan. Toch geloven we bij Telenet group heel erg in de kracht van technologie. Ik denk dat met name AI een aanzienlijke rol zou kunnen spelen bij corporate events. Het is nog niet duidelijk welke richting dat precies zal uitgaan, maar er zit enorm veel potentieel in, en ik ben benieuwd om te zien welke rol AI precies zal gaan invullen. Ik denk bijvoorbeeld aan iets als live vertaling. Dat zijn dingen die we volop aan het onderzoeken zijn.

En die we ook al toepassen. Vorig jaar hebben we bijvoorbeeld een evenement gedaan waarbij we geen fysieke, maar wel een AI-host hadden.”

“Zoals eerder aangehaald geloof ik heel erg in een sterk concept dat ondersteund wordt door een visuele verwondering. Ik moet bijvoorbeeld denken aan de concerten van Anyma in The Sphere in Las Vegas. Mensen met een emotie proberen te raken door visueel iets heel spectaculairs neer te zetten. Het moet natuurlijk meer zijn dan een visuele show waar niets achter zit.

Maar als het visuele ondersteund wordt door een sterk concept, dan kan je echt iets wonderbaarlijks neerzetten.”

EN WELKE ROL HEEFT DUURZ AAMHEID BINNEN DE EVENTS VAN TELENET GROUP? “Daar zijn we volop mee bezig. Het is natuurlijk een realiteit dat heel wat events niet duurzaam zijn. Alleen al door de hoeveelheid transport die er bij komt kijken. Dat is iets waar we op willen focussen, maar waar we nog geen pasklaar antwoord 8 EXPERIENCE magazine

op hebben. Tijdens de voorbije Wintermarkt hebben we de CO2-uitstoot uitgebreid in kaart gebracht, en gekeken waar we dat konden terugbrengen, bijvoorbeeld door vegan wafels aan te bieden. Zo hebben we 40 tot 50 kg CO2-uitstoot kunnen vermijden. Maar ook door te kiezen voor een biodieselgenerator in plaats van een gewone, en voor kerstbomen die hergebruikt zullen worden op andere events of herplant zullen worden. Allemaal kleine dingen die we proberen om te zetten naar vaste maatregelen en beleid. Maar dat is een werk van lange adem.”

EXPERIENCE magazine 9

CASES

NEW BALLS PLEASE BRENGT ASICS NAAR DE STATES: EEN TENNISBELEVING IN INDIAN WELLS

Wanneer een Belgische eventpartner en een internationaal sportmerk hun krachten bundelen, kan dat vonken geven, zéker als die samenwerking zich afspeelt in het zonnige Palm Springs. Voor het eerst organiseerde New Balls Please een evenement voor ASICS op Amerikaanse bodem. Het resultaat? Een memorabele tweedaagse ervaring in het teken van tennis en merkbeleving.

ASICS X NEW BALLS PLEASE: EEN MATCH MET GESCHIEDENIS

ASICS is al vier jaar een trouwe klant van New Balls Please, met heel wat gezamenlijke events op de teller. Toch betekende deze editie een primeur: voor het eerst werkten beide partijen samen aan een activatie in de Verenigde Staten. De aanleiding?

Het prestigieuze BNP Paribas Open in Indian Wells, een niet te missen moment op de internationale tenniskalender.

De opzet was duidelijk: media, influencers en key accounts van ASICS uit de VS samenbrengen in de aanloop naar het toernooi, en tegelijk de tenniscollectie van het merk in de kijker plaatsen.

“We waren zeer enthousiast dat we onze knowhow konden overbrengen naar een Amerikaans publiek, en tegelijk bijdragen aan de merkpositionering van ASICS in de VS,” klinkt het bij New Balls Please.

10 EXPERIENCE magazine

EXPERIENCE VAN KOP TOT TEEN

Op 3 en 4 maart verwelkomden New Balls Please en ASICS zo’n zestig gasten in een villa die volledig aangekleed was volgens de ASICS-branding. De locatie was meer dan een verblijf alleen: het fungeerde als ontspanningsplek, contenthub en verlengstuk van de ASICS-filosofie ‘Sound Mind, Sound Body’. Denk: zonovergoten sunbeds, een relaxte sfeer en ruimte om te connecteren.

CASES

Op dag één werden de gasten verwelkomd met een diner, waarbij de kennismaking met het merk centraal stond. De dag nadien draaide alles om de échte ASICS-experience: deelnemers werden verrast met een zorgvuldig samengesteld welkomstpakket en trokken het tennisveld op om de nieuwste schoenen en kleding uit te proberen. Samen met een professioneel contentteam en modellen kregen ze de kans om content te creëren die hen hielp om hun verhaal op een authentieke manier te brengen.

Daarnaast werd ook stilgestaan bij het verhaal achter het merk. In een aparte sessie kregen deelnemers inzicht in de filosofie van het merk, waarin beweging wordt gezien als bevorderlijk voor lichaam én geest. Om af te sluiten kregen alle genodigden toegang tot het BNP

Paribas Open Tournament, waar ze de wedstrijden van ASICS-atleten konden bewonderen.

CULTUREN VERBINDEN, KWALITEIT BEWAKEN

Een evenement organiseren aan de andere kant van de wereld vraagt meer dan een strakke planning. “We kennen ASICS door en door, maar elke cultuur heeft zijn eigen dynamiek. De grootste uitdaging was om onze aanpak af te stemmen op een Amerikaans publiek, zonder in te boeten op de kwaliteit die men van ons gewend is”, vertelt Justine Pôtel, Senior Corporate & International Event Expert bij New Balls Please.

Om alles in goede banen te leiden, werd bewust gekozen voor samenwerking met enkele lokale leveranciers. Die aanpak zorgde niet alleen voor een kleinere ecologische voetafdruk, maar bood ook de kans om in elke context opnieuw het verschil te maken.

Tegelijk vraagt het vertrouwen en flexibiliteit, want vaak gaat het om een eerste samenwerking. Toch slaagde het team erin om ook hier het typische New Balls Please-DNA door te trekken, zelfs aan de andere kant van de wereld.

Het team vertrok een week op voorhand naar Californië en verbleef er in totaal tien dagen. Die tijd werd optimaal benut voor de volledige coördinatie: van branding en inrichting tot catering, registratie en logistiek. Alles werd on-site opgevolgd om ervoor te zorgen dat elk detail klopte.

VAN GROTE BALLEN TOT GROTE PLANNEN

De samenwerking tussen ASICS en New Balls Please bleek opnieuw een schot in de roos. “We hebben kunnen tonen dat we internationale kwaliteit kunnen leveren, zelfs in een markt waar je niet over alle vertrouwde tools beschikt. Dat is onze sterkte.”

En die grote ASICS-ballen als visueel statement? Die mochten natuurlijk niet ontbreken. “It’s all about balls,” klinkt het met een knipoog. “En ASICS en New Balls Please, dat is een match.”

Het vertrouwen was zo groot dat meteen een vervolgtraject werd opgestart: een ASICS pop-up concept rond ‘Move Her Mind’ in Washington D.C., gericht op vrouwelijke fotografen en creators die voor ASICS werken. Ook daar stond New Balls Please in voor het concept en de branding.

EXPERIENCE magazine 11

CASES

JADA EVENTS BEZORGT EUROVEILING EEN BLOEIEND JUBILEUMFEEST In maart vierde Euroveiling, de oudste en belangrijkste coöperatieve veiling voor bloemen en planten op de Belgische markt, haar indrukwekkende 125-jarig bestaan met een memorabel evenement. In hun eigen veilinghal in Vilvoorde kwamen 750 gasten samen om niet alleen het verleden van het bedrijf te eren, maar ook vol vertrouwen naar de toekomst te kijken. De jubileumviering werd een totaalspektakel van beleving, creativiteit en florale schoonheid, georganiseerd door JADA events.

EEN TRANSFORMATIE IN BLOEMEN EN BELEVING

Voor deze feestelijke gelegenheid werd de vertrouwde hal volledig getransformeerd tot een sfeervolle, bijna sprookjesachtige locatie die de identiteit van Euroveiling tot in de kleinste details ademde. Vanaf het binnenkomen werden de gasten ondergedompeld in een bloemrijke wereld. Bij aankomst wachtte hen een indrukwekkende fontein, rijkelijk aangekleed met bloemstukken, geleverd door floristen uit de Euroveiling-gemeenschap.

Daarna liepen bezoekers door een betoverende bloementunnel, voorzien van een innovatieve interactieve vloer - een waar fotomoment, waar menig smartphone gretig werd bovengehaald.

In de grote zaal wachtte dan nog een opvallende verrassing, een spectaculaire waterval van 5 meter hoog die onder een brug stroomde. De aankleding werd niet alleen op ooghoogte aangepakt: ook het plafond speelde mee in de beleving. Aange12 EXPERIENCE magazine

klede trussen met bloemendecoraties hingen als levendige wolken boven het publiek en versterkten de totale immersie. Het was duidelijk: dit event draaide rond beleving, met bloemen als onbetwist middelpunt.

EEN ODE AAN HET VERLEDEN

Centraal in het event stond een zorgvuldig opgezette Expo, waarin het rijke archief van Euroveiling werd tentoongesteld.

Bezoekers bladerden door 125 jaar geschiedenis aan de hand van foto’s, documenten en memorabilia. Het leidde tot herkenning, nostalgie en vooral trots — gevoelens die perfect pasten bij deze bijzondere mijlpaal.

DE GARDEN OF CELEBRATION: CULINAIR IN BLOEI

JADA events had daarnaast ook een “Garden of Celebration” gecreëerd, die fungeerde als rustpunt en smaakoase. In deze

CASES

prachtig ingerichte ruimte werden gasten culinair in de watten gelegd door J&M Catering, dat het bloemenconcept ook doortrok in de gerechten. Het buffet bood een verfijnde selectie van gerechten, verfijnde desserts en als kers op de taart: een imposante jubilaristaart. Elk gerecht werd gepresenteerd als een bloemstuk op zich — een feest voor de mond én het oog.

ANIMATIE EN MUZIKALE FLAIR

Het event bood ook volop entertainment en interactie. In twee domes konden gasten zich uitleven: de ene dome was ingericht als fotobooth met een romantische schommel, volledig aangekleed met bloemen, terwijl de andere dome dienst deed als cocktail- en mocktailbar. Deze eyecatchers nodigden uit tot verkenning en versterkten de losse, feestelijke sfeer.

De muzikale omkadering van de avond werd verzorgd door Radio Tour, gevolgd door een energiek optreden van de Soulbrothers. DJ Sydney nam de fakkel over voor de afsluiter en zorgde ervoor dat de dansvloer nog lang gevuld bleef met enthousiaste gasten.

SAMENWERKING EN VAKMANSCHAP

Voor de realisatie van dit groots opgezette evenement werkte JADA events nauw samen met tal van partners. J&M Catering stond in voor de culinaire verwennerij. Floristen van Euroveiling werkten mee aan de florale installaties, en ook Plantrent zorgde mee voor de fleurige aankleding van de locatie. 7theaven leverde de centrale waterval, en ASD Sound & Light Service tekende voor een feilloze licht- en geluidsinstallatie. Het resultaat was een harmonieus geheel waarin vakmanschap en creativiteit samenkwamen.

Het mag duidelijk zijn: Euroveiling heeft haar 125-jarige bestaan op stijlvolle, betekenisvolle wijze gevierd. Net als bij de vorige jubileumviering vijf jaar geleden, wist JADA events de juiste snaar te raken. De klant was na afloop uitermate tevreden — een bevestiging dat beleving, vakkennis en sterke samenwerkingen de sleutel zijn tot een geslaagd evenement.

EXPERIENCE magazine 13

CASES

EEN HIGH-END TROUWBELEVING

In december 2023 kreeg eventbureau meetmarcel een bijzondere opdracht: organiseer over exact één jaar een exclusieve trouw in de Schotse Highlands. Een ruig, romantisch en uitdagend decor, waar authenticiteit en fashion hand in hand moesten gaan. Wat volgde was een logistiek huzarenstukje, een sterk staaltje creatief eventdesign en een ervaring die de 230 gasten niet snel zullen vergeten.

Een event organiseren in het hart van de Schotse Highlands, ver van alle voorzieningen, is geen evidentie.Toch was het een uitdaging die meetmarcel graag aanging, zo vertelt Marie-Laurence Opsommer, die als verantwoordelijke senior projectmanager voor een maand naar Schotland verhuisde. “Toen we de vraag kregen om een trouw in Schotland te organiseren, hebben we geen seconde getwijfeld. We zijn de plannen meteen beginnen uittekenen. De trouw zou plaatsvinden in een tent op het domein van Gairnshiel Lodge, vlakbij Balmoral Castle. In april 2024 zijn we op verkenning gegaan en toen kregen we letterlijk de vier seizoenen op één dag.

Dat was ook meteen onze grootste zorg: het weer. We hadden een binnenlocatie voorzien als back-up, maar uiteindelijk waren de weergoden ons gunstig gezind en 14 EXPERIENCE magazine

hebben we alles kunnen laten doorgaan zoals initieel gepland.”

VAN BRUSSEL NAAR BALLATER: EEN LOGISTIEKE PUZZEL Dit event was niet enkel een trouwfeest, maar een totaalervaring. “We hebben alle gasten met één vlucht naar Schotland gebracht en ondergebracht in 15 verschillende accommodaties in en rond Ballater. Op de eerste avond organiseerden we een typische Scottish pub night in de Balmoral Arms, compleet met de typische haggis. De dag nadien volgde dan de grote dag. Het huwelijk zelf vond plaats in Crathie Kirk, de kerk waar ook de Britse koninklijke familie regelmatig opduikt.

Dankzij de connecties van de familie konden we daar terecht, wat heel uitzonderlijk is. De gasten werden met kleine busjes

naar daar vervoerd, en de huwelijkssuite arriveerde in stijl met een colonne Defenders. Na de plechtigheid keerde iedereen terug naar Gairnshiel Lodge, waar een indrukwekkende tent van 1.200 m² klaarstond. Hierbij hebben we het meetmarcel-DNA tot in het kleinste detail laten doordringen. De volledige tent, styling & design werd inhouse getekend en ontworpen door Tim Van Peteghem, een van de partners van meetmarcel. Alles was aangekleed met een op maat gemaakte tartan van de familie, die ook verwerkt zat in allerlei details, zoals het artwork, de lampenkapjes, de bar, de lucifers,...”

TWEE WERELDEN VERENIGD

De rode draad doorheen het hele event was de subtiele clash tussen Schotse traditie en Londense flair, die symbool stond

CASES

IN DE SCHOTSE HIGHLANDS

voor het bruidspaar zelf. “De bruidegom is een liefhebber van het klassieke authentieke Schotland, met een passie voor jacht, Defenders en Barbour-jassen.

De bruid daarentegen is meer London fashion. Die contrasten hebben we doorgetrokken in elk aspect van het event. De tent was bijvoorbeeld heel stylish, maar stond pal naast de authentieke lodge in typisch Schotse stijl. De gasten kwamen de tent binnen in de receptieruimte. Achteraan stond een op maat ontworpen bibliotheekkast van 20 meter breed, die twee geheime deuren had, waarachter de diner- en clubruimtes schuilgingen.”

GENIETEN VAN DE HIGHLANDS

De dag na de trouw stond er een unieke wandeltocht door de Highlands op het programma. “Natuurlijk was de trouw de prioriteit, maar het was ook belangrijk dat iedereen kon genieten van de Highlands.

Het is een ongelooflijke plek, die iedereen wel kent van op foto’s, maar die je pas echt kunt voelen als je effectief daar bent.

Als je daar toekomt, het uitzicht, dat ge-

voel is onbeschrijflijk. De prachtige tocht eindigde met een authentieke English High Tea. Cachette Catering had een buffet met heerlijke taarten, scones en heerlijke zoetigheden voorzien. Daarna is dit overgegaan in een sfeervolle barbecue.

De lodge zelf ligt aan een rivier, waar in het water de zalm werd klaargemaakt, wat mooi te volgen was vanuit de tent.

De sfeer werd verzorgd door Whisky Kiss, een lokale fiddle band, die ook heel wat eigentijdse nummers speelde. We hadden eigenlijk verwacht dat deze avond vroeg zou eindigen, maar tot onze verbazing liep de dansvloer alweer vol. Er hing dan ook een heel leuke vibe.”

STORYTELLING TOT IN DE DETAILS

De experience van dit unieke trouwfeest begon al weken op voorhand. Alles was erop gericht om de gasten onder te dompelen in het verhaal van het koppel én van Schotland. “Drie weken voor het huwelijk kreeg elke gast een gepersonaliseerde box toegestuurd, met daarin een op maat

gemaakte krant over het koppel, de locatie en leuke weetjes over Schotse cultuur.

Verder zat er een gepersonaliseerde fles whisky in, lederen bagagelabels en shortbread koekjes. De boodschap was duidelijk: je gaat niet gewoon naar een trouw, je stapt mee in een beleving.”

TEAMWORK IN THE MIDDLE OF NOWHERE

Een event als dit vraagt om een solide team en sterke partners. “We zaten ginds echt in the middle of nowhere. Geen winkels om snel iets bij te halen, geen water, stroom of afvoer op de site. Alles moest from scratch opgebouwd en goed voorbereid worden. Gelukkig konden we rekenen op heel wat Belgische partners die allemaal fantastisch werk hebben geleverd. John & Jane kwam met twee vrachtwagens vol techniek, Jarno, David, Daan & Robbe hebben letterlijk bergen verzet. Cachette Catering (Thijs, Chaelle en hun team) kookten een hele week in een veldkeuken, met lokale ingrediënten van Schotse leveranciers: the fish shop, EXPERIENCE magazine 15

CASES

“WE HEBBEN HET MEETMARCEL-DNA TOT IN HET KLEINSTE DETAIL LATEN DOORDRINGEN.” cambus o may (een lokale kaasmakerij), the butcher… Hannes Desmedt van Wine Blend zorgde met zijn team voor alle tailor-made cocktails. Alexis, Benjamin en hun team van De Halleux bouwden de tent op in erg uitdagende weersomstandigheden. Mr. Poppins uit Damme heeft voor ons al het maatwerk gemaakt van lampenkappen, kussens en deco-elementen. De muzikanten – Janne Blommaert op zang, Daan Demeyer op piano en Lore Bamps op cello – en de Dj’s Mathias Gillain en Vincent Cornelis waren eveneens Belgisch. En ook onze bloemist, Olivier De Croock, was een landgenoot. Daarnaast waren er nog tal van Schotse partners, waarvoor we een beroep konden doen op de lokale contacten van Hilde, die Gairnshiel lodge uitbaat.”

TWO STORIES WHISPER AS ONE

Dit was geen standaard trouwfeest, maar een artistiek uitgewerkt totaalconcept dat het verhaal van het koppel weerspiegelde. “Dit was geen trouw zoals er dertien in een dozijn zijn. We hebben voor het koppel alles op maat gemaakt en we zijn mee in hun verhaal gestapt. De storyline van de trouw was ‘Two stories whisper as one’, gebaseerd op het beeld van de twee bergen die samenkomen nabij de lodge. Wanneer het daar stil is, hoor je de wind tussen die bergen fluiten. Dat beeld hebben we doorgetrokken in het hele event: het samensmelten van twee stijlen, twee werelden, twee mensen.”

16 EXPERIENCE magazine

Venue: Gairnshiel Lodge (https://gairnshiel.com/) Photo: bringmesomewherenice Video: AY video

CASES

EXPERIENCE magazine 17

CASES

INCENTIVE VOL VULKANEN, JUNGLE EN CARIBISCHE RITMES In een tijd waarin bedrijven op zoek gaan naar échte verbinding tussen mensen, kiest way2events resoluut voor incentives die verder gaan dan de klassieke cocktail aan het zwembad. Tijdens een recente reis in Costa Rica werd nog maar eens duidelijk dat beleving, verwondering en samenwerking de échte valuta vormen van duurzame teambuilding.

VAN CHAOS NAAR CONNECTIE: SAN JOSÉ EN DE TOUCAN RANCH

De incentive startte in San José, een bruisende hoofdstad waar de hectiek tegelijk overweldigend én ontwapenend is. Deelnemers maakten hier meteen kennis met één van de vele gezichten van het echte Costa Rica: chaotisch verkeer, geurige streetfood en kleurrijke gevels die schreeuwen van leven. Het tempo werd meteen aangepast: weg uit de kantoorsleur, recht in het nu.

De eerste echte vertraging kwam er in de Toucan Rescue Ranch.

Een plek waar luiaards de tijd bepalen en toekans voor het eerst een lach op alle gezichten toverden. Daar, in de stilte van de natuur, begon het groepsgevoel langzaam te groeien.

VULKANEN, WATERVALLEN EN HET LOSLATEN VAN CONTROLE

De ontmoeting met de Poás-vulkaan was niets minder dan confronterend. Een dampende krater als open wonde in het landschap en zwavellucht die zich vastzette in jaszakken en rugzakken. Misschien niet hemels mooi in de klassieke zin, maar wel rauw en onaards. Daar stond de groep, zwijgend, klein tegenover zoveel oerkracht.

Later op de dag werden de zintuigen opnieuw op scherp gezet in de La Paz Waterfall Gardens. Werkelijk als uit de boekjes: 18 EXPERIENCE magazine

nevel die door het bladerdak trekt, het geraas van vallend water, felgekleurde kikkers én (je kan het niet verzinnen) een onverwachte glimp van een jaguar - alles in deze omgeving leek ontworpen om je opnieuw wakker te maken. ’s Avonds verdween de buitenwereld echt helemaal. Midden in de jungle, tussen niets dan flikkerende olielampen (en onder een sterrenhemel die eigenlijk niet te beschrijven valt), vond de groep elkaar. Glamping, ja, maar zonder de franjes. Geen bereik, geen schermen, geen agenda. Alleen de verhalen van de dag die eindelijk de ruimte kregen. Een zeldzaam moment van verstilling, midden in een reis die tot dan toe alleen maar prikkelde. Terwijl het aan de andere kant eigenlijk eerder aanvoelde als het begin van iets…

SAMEN BOVEN JEZELF UITSTIJGEN IN MONTEVERDE

Monteverde werd het volgende hoogtepunt - letterlijk én figuurlijk. De tocht ernaartoe, via een boottocht over Lake Arenal en een 4x4-rit door de bergen, was op zich al een avontuur.

Maar het ziplinen door het nevelwoud was het échte moment van de dag! Ook de hangbruggen, de Sky Tram en de vergezichten over het tropisch groen droegen bij aan de gedeelde verwondering (en aan het soort verhalen die je maanden later nog boven de koffieautomaat hoort).

CASES

AFSLUITEN OP Z’N CARIBISCH: CAHUITA EN HET BELANG VAN RUST De laatste dagen brachten de groep naar Cahuita, aan de Caribische kust. ‘Daar waar de sfeer zwoel is, de mensen warm, en de zee zich in alle blauwtinten toont’. Snorkels op dus, schoenen uit…en zintuigen aan.

Het nabijgelegen nationaal park zorgde voor een allerlaatste verwondermoment: spelende apen, zingende vogels, ruisende palmbomen. Hier viel alles op zijn plaats. De groep had zich losgemaakt van het dagelijkse, en verbonden met elkaar - zonder het te forceren.

DE KRACHT VAN SAMEN IETS MEEMAKEN

Een incentive zoals deze draait nooit om prestige of luxe. Het draait om goed geplande ervaringen die voelen als vanzelfsprekend, maar die onderliggend tóch diep ingrijpen.

En precies dát is wat way2events doet: niet gewoon een programma uitvoeren, maar momenten mogelijk maken. Momenten die blijven kleven. Momenten die later herinnerd worden als het begin van iets nieuws. Want wat je samen beleeft, verandert hoe je samen verdergaat.

EXPERIENCE magazine 19

25 YEARS OF EXPERIENCE

25 JAAR EXPERIENCE MAGAZINE In de 125ste editie van Experience Magazine lieten we – ter gelegenheid van onze 25ste verjaardag – een reeks eventprofessionals aan het woord over hun kijk op het verleden, het heden en de toekomst van de sector. Omdat de eventwereld nog heel wat meer boeiende personen telt, zetten we deze reeks mini-interviews ook de rest van ons jubileumjaar door…

GEERT DEBUSSCHERE, ZAAKVOERDER ECCO LA LUNA HOE IS JULLIE SECTOR DE VOORBIJE JAREN GEËVOLUEERD? “De opkomst van bepaalde teambuildingplatformen zet best wel druk op ons als agencies qua marges en marktaandeel. Maar uiteindelijk hebben we daar wel mee leren omgaan op een constructieve manier.”

“Daarnaast is er een verschuiving in de dagen dat bedrijven een activiteit plannen. Door meer thuiswerk, 4/5 werken en de verschuiving van schoolvakanties tussen de verschillende landsdelen, willen bedrijven niet meer wachten tot echt iedereen aanwezig kan zijn. Daardoor krijg je een mooiere spreiding over de dagen van de week en dit het hele jaar door.”

“En ten slotte zie ik ook nog een sterke internationalisering, met veel meer kansen om in het buitenland te werken.”

“HOE BELANGRIJK ZIJN DUURZ AAMHEID EN MILIEUBEWUSTZIJN GEWORDEN BINNEN DE EVENTSECTOR? “MVO wordt steeds belangrijker, en bedrijven kiezen steeds meer voor activiteiten die impact hebben. Het hoeft niet enkel fun te zijn. Uiteraard zullen er klanten blijven die duurzaamheid enkel aanhalen om het te kunnen afvinken, maar we merken dat er al veel bedrijven zijn die hier heel bewust mee bezig zijn, en die er een heel traject rond hebben uitgewerkt. En Ecco La Luna zet hier fel op in!”

“Ik hoop dat bedrijven de budgetten die ze uitgeven rond teambuilding, opleiding, training en coaching gaan samenbrengen en kijken hoe ze die op een meer duurzame manier kunnen combineren en gaan besteden. Het is ook aan ons als agentschap om klanten daartoe aan te zetten.”

GAUTIER LECLERCQ, MANAGING PARTNER BIJ THE FRIENDS HOE IS DE ROL VAN EEN EVENT AGENCY GEËVOLUEERD GEDURENDE DE VOORBIJE 25 JAAR? “Na meer dan 15 jaar in de evenementensector valt het me op hoe complex... én boeiend ons vak is geworden. Creatief zijn volstaat niet meer: je moet op een andere manier creatief zijn. Klanten verwachten sterke ideeën, maar ook verantwoorde ideeën, met respect voor de maatschappelijke en milieu-impact. Dit is een fundamentele verandering. En daarbovenop dwingen technologie en artificiële intelligentie ons om onze formats, onze ervaringen en onze processen te heroverwegen. Uiteindelijk is het onze missie om al onze klanten te laten schitteren en tegelijkertijd verandering teweeg te brengen. En dat vind ik bijzonder stimulerend!”

IS DE EVENTSECTOR VANDAAG MEER DAN OOIT VERENIGD? “Bij The Friends heeft het woord ‘Friends’ nog nooit zoveel betekenis gehad als na corona. Door vrienden, talenten, bureaus en freelancers letterlijk samen te brengen, zijn we er na de crisis weer bovenop gekomen. Deze solidariteitslogica staat vandaag nog steeds centraal in onze manier van werken. We zien het ook elders: steeds meer grote projecten worden in consortia gerealiseerd, waarbij verschillende bureaus de handen ineenslaan om samen verder te komen. Deze solidariteit, die voorheen misschien naïef leek, is een echte kracht van de sector geworden. En eerlijk gezegd… dat voelt goed.”

20 EXPERIENCE magazine

25 YEARS OF EXPERIENCE

LUC PETIT, ARTISTIEK DIRECTEUR BIJ LUC PETIT CREATION WAT IS HET GROOTSTE VERSCHIL TUSSEN DE EVENTSECTOR 25 JAAR GELEDEN EN VANDAAG? “Verandering uit zich op verschillende manieren. Enerzijds profiteert de klant vandaag de dag van een veel breder aanbod dan 25 jaar geleden. Het kan voor hem dan ook lastiger zijn om te bepalen welke richting hij met zijn evenement op wil en wat hij de bezoekers wil bieden. Naar mijn mening maakt te veel aanbod het aanbod kapot.

Aan de andere kant zijn bedrijven tegenwoordig voorzichtiger en terughoudender met het nemen van risico’s. In mijn ogen is dit zelfs zo erg dat ze de gedurfde creativiteit van vroeger verliezen. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat kunstmatige intelligentie, die momenteel sterk in opkomst is, de hele sector dreigt te ontwrichten.”

HOE ZIJN DE BEHOEFTEN EN VERWACHTINGEN VAN KLANTEN EN BEZOEKERS GEËVOLUEERD IN DE AFGELOPEN 25 JAAR? “Klanten hebben tegenwoordig heel specifieke verwachtingen: ze zoeken shows die indruk op hen maken tegen betaalbare prijzen, twee elementen die soms moeilijk te verenigen zijn. Bovendien streven bezoekers naar unieke, “nooit eerder vertoonde” ervaringen, hoewel ze door sociale media en de vele breed uitgezonden evenementen de indruk lijken te hebben dat ze alles al gezien hebben. Toch blijft de ervaring van een liveshow heel anders dan deze virtueel te ontdekken. De klant verrassen en verbazen is een echte uitdaging waar ik al meer dan 40 jaar naar streef.”

MATHIAS KERCKHOF, EVENT CREATOR, ADVISOR & EXPERT FAST FORWARD EVENTS WAT IS HET GROOTSTE VERSCHIL TUSSEN DE EVENTSECTOR 25 JAAR GELEDEN EN VANDAAG? “25 jaar gelden draaide de eventsector rond de totaalorganisatie, de logistiek van event.

Altijd keken wij toch al vanaf het begin naar dat extraatje. De laatste technieken (videomapping, de eerste ledschermen), alles passeerde als één van de eerste keren bij onze events. Met mijn background uit de festival- & partywereld combineerden we ook die invloeden in de bedrijfevents. En dat loonde. We brachten zo de creativiteit direct mee in onze projecten. Vandaag doen we dit nog meer, zoeken naar de extra’s, het originele, het nieuwe. Een extra evolutie en uitdaging is duurzamer te werk gaan met nieuwe technieken en materialen. Dat is een interessante vooruitgang waar we graag in verdiepen en vernieuwen.”

WELKE ZIJN DE GROOTSTE SECTORUITDAGINGEN VOOR HET KOMENDE DECENNIUM? “De snelle evolutie, de snelle communicatie & de opkomst van AI maakt het zeer boeiend, maar het is in mijn ogen ook een valkuil. Mensen worden overladen met communicatie, technologie, sociale media en worden ook eenzaam. Mensen in verbinding brengen, connecteren zal een blijvende uitdaging worden en daarvoor zijn grote en kleine live events zo belangrijk.”

EXPERIENCE magazine 21

25 YEARS OF EXPERIENCE TOM BELLENS, CEO MEDIAMIXER WELKE ZIJN DE GROOTSTE SECTORUITDAGINGEN VOOR HET KOMENDE DECENNIUM? “De grootste uitdaging wordt het bewaren van menselijke relevantie in een technologisch versneld tijdperk. Organisaties zoeken houvast in een steeds complexere wereld. In die context is het stimuleren van live ontmoetingen essentieel. Mensen kunnen pas écht in gesprek gaan en zich verhouden tot andere meningen wanneer ze elkaar fysiek ontmoeten. Online contacten zijn geen volwaardig alternatief. Een stevige discussie in het echte leven helpt om het eigen gelijk te nuanceren en empathie te ontwikkelen. Events zijn daarbij geen doel op zich, maar een krachtig middel om strategie om te zetten in emotie en connectie. Inhoud blijft cruciaal, net als veiligheid – niet als rem, maar als kwaliteitsversterker. Communicatie door middel van events moet verbinden én beschermen.”

HOE IS DE INTERNE ORGANISATIE VAN EEN AGENTSCHAP GEËVOLUEERD GEDURENDE DE VOORBIJE 25 JAAR? “Vandaag is een agentschap veel meer dan een creatief klankbord. Een sterk bureau is tegelijk generalist én specialist: strategisch mee de lijnen uitzetten én excelleren in de uitvoering. Bij MediaMixer combineren we die senior ervaring met technologie zoals AI om processen rond complexe content te stroomlijnen. Dankzij onze ISO 45001-certificatie maken we veiligheid

tastbaar en meetbaar. Bewust houden we onze kerntaken in eigen regie onder meer via een inhouse studio en redactie en het samen gaan met The Fat Lady tot North by Northwest. Zo vormen we een onafhankelijke, geïntegreerde contentgroep die inspireert én de weg wijst in een snel veranderende wereld.”

PETRA DE ROOS, CEO ACC IS DE EVENTSECTOR VANDAAG MEER DAN OOIT VERENIGD? “Er zijn echt heel grote stappen genomen de afgelopen jaren. In de eerste fase bij de aansluiting van de Event Agencies bij ACC en ondertussen – met een duw in de rug van een virus – ook met de verdere samenwerking met Event Confederation waar nog meer sectorkrachten gebundeld worden. Het geeft de eventsector een duidelijkere en belangrijkere stem, maar het is ook helder dat er nog veel verschillen zijn. De clusterwerking geeft de mogelijkheid om rond specifieke topics te werken voor bijvoorbeeld de event agencies. Zo verenigen we de kracht van ‘samen’ met de specificiteit van de business.”

WELKE ZIJN DE GROOTSTE SECTORUITDAGINGEN VOOR HET KOMENDE DECENNIUM? “Net als in vele sectoren zijn er ook bij de eventsector budgettaire uitdagingen gecombineerd met hoge verwachtingen. De mogelijkheden zijn – vooral technologisch – ongezien en dat heeft positieve effecten op zowel de beleving als de vereenvoudiging van sommige processen. Ook voor duurzaamheid zijn de uitdagingen, maar ook de mogelijkheden groot, met een potentiële impact in verhouding. De continue investering die nodig zal blijven om dit op te volgen kan

SANDER HEYNS, ZAAKVOERDER ADAMANT EVENTS WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE TRENDS DIE U ZIET OPKOMEN VOOR DE KOMENDE JAREN IN DE EVENTSECTOR? “Eén van de belangrijkste trends in de eventsector is naar mijn mening dat er voor 100% ingespeeld moet worden op beleving. Waar vroeger het culinaire absoluut op de voorgrond moest staan met zalfjes, crèmes, mousses, … moet dat vandaag de dag eerder iets smakelijk maaltijdvullend zijn. Zolang de belevingsfactor maar hoog genoeg is voor de rest van het event.”

WAT WAS HET MEEST MEMORABELE EVENEMENT WAARAAN U HEEFT GEWERKT, EN WAT MAAKTE HET ZO BIJZONDER? “Bij ADAMANT denk ik graag terug aan het 8-jarige bestaan van LOOP EARPLUGS waarbij we een extra-terrestrial ervaring hebben gebouwd met als thema ‘TO INFINITY AND BEYOND’.

De gasten kregen toegang tot de venue via lasergordijnen, de cocktails kwamen uit kometen, er werden aliens als hapje geserveerd, de maaltijden waren 3D geprint en een robotarm maakte de cocktails. En als klap op de vuurpijl hebben we de enige echte ‘Daft Punk’ laten optreden.”

22 EXPERIENCE magazine

hopelijk door velen omgezet worden in een positieve energie van de mogelijkheden die het met zich mee brengt.”

SILO BRUSSELS PANORAMIC ROO TOP UP TO 2000 GUESTS CORPORATE EVENTS ALL INFO HERE: EXPERIENCE magazine 23

THE STREET FOOD COMPANY

FOODBIKES VOOR JOUW EVENT Wat begon als een wild idee van twee broers, groeide uit tot honderden culinaire events boordevol verrassende foodcombinaties. Al tien jaar brengen wij smaak en beleving tot bij jouw team, bedrijf of organisatie.

Of het nu gaat om 30 of 3.000 gasten, wij serveren originele gerechten. Kraakvers vanuit onze iconische foodbikes.

Van bedrijfsevents en personeelsfeesten tot netwerkavonden: The Street Food Company voorziet food, drinks, furniture en flink wat sfeer. Alles voor een memorabele ervaring.

24 EXPERIENCE magazine

WWW.THESTREETFOODCOMPANY.BE EVENTS@THESTREETFOODCOMPANY.BE

25 YEARS OF EXPERIENCE

PATRICK VERMAERKE, ZAAKVOERDER BEVAS EVENTS HOE IS DE ROL VAN EEN EVENT AGENCY GEËVOLUEERD GEDURENDE DE VOORBIJE 25 JAAR? “Het is enorm veranderd. Waar we vroeger een puzzel moesten leggen met 20 puzzelstukken, zijn agencies nu uitgegroeid tot professionele general managers. Onze aanpak is geëvolueerd van “vrijheid-blijheid” naar een duidelijke focus op return on investment.

Wat ooit een wereld van enthousiaste amateurs was, wordt nu gedomineerd door ervaren professionals. Organiseren betekent vandaag veel meer dan enkel maar uitvoeren.

Het draait om luisteren, coördineren en managen. De chaotische aanpak van voorheen heeft plaatsgemaakt voor strikte time tables, en de informele afspraken op bierviltjes zijn vervangen door uitgebreide contracten en gedetailleerde planning.”

WELKE ZIJN DE GROOTSTE SECTORUITDAGINGEN VOOR HET KOMENDE DECENNIUM? “De grootste uitdagingen voor de eventsector in het komende decennium zijn divers en complex. Snel kunnen schakelen en flexibel kunnen omgaan met het onverwachte wordt cruciaal, net als sterk people management. Er is ook nood aan een nieuw financieel businessmodel en duidelijkheid over rolverdeling binnen de sector: wie doet wat, en wie neemt verantwoordelijkheid én handelt daarnaar? Daarnaast zal veiligheid een nog belangrijkere rol spelen, mogelijk zelfs belangrijker dan duurzaamheid. Tot slot wordt het essentieel om nieuwe digitale tools te combineren met de praktische uitvoering op het terrein. Alles moet nog steeds perfect samenkomen op het juiste moment – dat blijft dé kern van een geslaagd event.”

STEVEN MARTIN, ZAAKVOERDER THE CINTAMANI STONE & ARCHITECTOFEMOTION WAT IS HET GROOTSTE VERSCHIL TUSSEN DE EVENTSECTOR 25 JAAR GELEDEN EN VANDAAG? “Wat ik vooral heb zien veranderen, naast alles wat al genoemd werd, zijn de mensen.

Ik zag stagiaires uitgroeien tot zaakvoerders, directeurs, topfreelancers… en dat vervult me met trots. Het aantal talenten dat ik ooit als jonge starter mocht inspireren en die nu grote namen zijn, is indrukwekkend. Toen mijn generatie begon – wellicht de tweede in België – leerden we het vak al doende: laden, lossen, opbouwen, decors schilderen...

Opleidingen bestonden amper, laat staan dat ze aansloten bij de praktijk. Later kwamen die opleidingen wél, maar vaak te theoretisch en wereldvreemd. Intussen is de sector geëvolueerd, met tal van specialisaties en een jonge generatie die ons – de ‘ouwe rotten’ – opleidt in pop-up events, social media en apps. Zij brengen nieuwe inzichten, wij praktijkervaring. Die combinatie van ouwe rotten en jong geweld met goesting: ik ben ervan overtuigd dat die het verschil kan maken. So guys and girls, call me!”

WELKE ZIJN DE GROOTSTE SECTORUITDAGINGEN VOOR HET KOMENDE DECENNIUM? “De uitdaging blijft dezelfde: relevant blijven door blijvend bij te leren, te specialiseren en niet terug te deinzen voor onbekende innovaties. Opdrachtgevers rekenen op die mindset. Anderzijds heeft Covid ons geleerd hoe snel we over het hoofd worden gezien. Plots waren we overbodig, zelfs profiteurs volgens sommigen. Dat was het meest

confronterende: we bleken onbekend, dus onbemind. . Het grote publiek geniet van ons werk, maar wij als dames en heren in het zwart doen ons werk zo goed dat ze ons niet zien. Dat respect terugwinnen, die waardering en identiteit verdienen, dat is naar mijn mening een echte uitdaging voor ons allen.”

EXPERIENCE magazine 25

SUPPLIERS

JONGE WOLVEN

“HET LEUKE AAN DEZE SECTOR IS DAT JE VOORTDUREND WORDT UITGEDAAGD” NAAM: Jelle Claeys LEEFTIJD: 23 jaar WOONPLAATS: Ertvelde Bedrijf: John & Jane FUNCTIE: Junior Production Manager

De evenementensector is in een snel tempo aan het verjongen. Jonge talenten krijgen volop hun kans bij de agentschappen en event suppliers. In deze rubriek willen we hen aan het woord laten over hoe ze terugkijken op hun opleiding en hoe ze hun eerste werkervaringen hebben beleefd. In deze editie laten we Jelle Claeys aan het woord, een van de jonge talenten van John & Jane.

WAT IS JOUW HUIDIGE FUNCTIE EN HOE ZIET JOUW TAKENPAKKET ERUIT? Jelle Claeys: “In oktober 2023 ben ik begonnen als Technical Assistant bij John & Jane. Dit hield in dat ik meewerkte aan de op- en afbouw van onze producties.

Sinds kort ben ik echter Junior Production Manager. In deze functie ben ik verantwoordelijk voor bepaalde producties die ik toegewezen krijg van onze accountmanagers. Ik sta in contact met de klant, ver26 EXPERIENCE magazine

taal hun wensen naar een event dat blijft hangen en stuur mijn team aan tijdens de op- en afbouw.”

boeide me enorm. Toen besefte ik dat ik echt interesse had in deze sector en er graag in wilde werken.”

WAAROM HEB JE VOOR DE EVENTSECTOR GEKOZEN? “Mijn passie voor de evenementensector begon toen ik in de jeugdbeweging zat.

We organiseerden jaarlijks een feestweekend en elk jaar hadden we de ambitie om het evenement beter te laten verlopen. Vooral het aspect licht en geluid

WELKE OPLEIDING(EN) HEB JE GEVOLGD? “Eerst heb ik drie jaar sportmanagement gestudeerd aan de VIVES Hogeschool in Brugge, maar ik zag mezelf niet werken in die sector. Omdat mijn passie bij evenementen lag, besloot ik om een verkort traject Event- en Projectmanagement te

SUPPLIERS “BIJ ELKE PRODUCTIE PROBEREN WE CREATIEVER TE DENKEN EN DE EXTRA MILE TE GAAN.” volgen aan de Arteveldehogeschool in Gent, in plaats van de volledige driejarige opleiding. Als ik opnieuw zou mogen studeren, had ik meteen voor Event- en Projectmanagement gekozen.”

WAT VOND JE GOED AAN JE OPLEIDING? EN WAT ZOU ER - MET DE ERVARING DIE JE INTUSSEN HEBT - BETER KUNNEN? “Aangezien ik de opleiding in een verkort traject heb gevolgd, kan ik niet oordelen over het volledige programma. Het leukste en meest interessante vond ik dat we zelf een evenement moesten organiseren. Zo leer je hoe het er in de echte wereld aan toe gaat.

Tijdens deze opdracht werden we begeleid door professionals uit de sector. Zo heb ik Katrien Vermeire leren kennen en via haar ook John & Jane.”

WAT HEEFT JE HET MEEST VERBAASD TOEN JE NA JE STUDIES BEGON TE WERKEN IN DEZE SECTOR? “Ik was vooral verbaasd over wat je met een team allemaal kunt bereiken. Je begint ‘s ochtends op een lege locatie en aan het einde van de dag ziet die er compleet anders uit. Ook was ik onder de indruk van hoe goed de producties bij John & Jane zijn voorbereid. Bij de briefing ‘s ochtends wordt alles duidelijk uitgelegd, je krijgt de juiste plannen mee en kunt meteen aan de slag. Dit maakte het voor mij in het begin erg makkelijk om mee te helpen, omdat ik altijd iets had om op terug te vallen.”

“Het leuke aan de eventsector is dat je voortdurend wordt uitgedaagd. Bij elke productie proberen we creatiever te denken en de extra mile te gaan. De sector verandert zo snel dat het spannend is om steeds met nieuwe technieken en oplossingen bezig te zijn.”

VAN WIE HEB JE TOT NU TOE HET MEEST GELEERD OP PROFESSIONEEL VLAK? “De grote kracht van John & Jane is dat je bij iedereen terechtkunt. Heb je vragen bij de voorbereiding van een productie, dan helpen de andere Production Managers (PM’s) je graag. Loop je tijdens een opdracht tegen problemen aan met licht, geluid of video, dan weet je precies wie je kunt bellen en wordt het probleem snel opgelost. Het is geweldig om in zo’n team te werken, elke dag opnieuw.”

WAAROP BEN JE TOT NU TOE HET MEEST TROTS? “Eén specifiek moment kiezen waar ik het meest trots op ben, is echt moeilijk.

Met John & Jane werken we aan zoveel prachtige producties dat ik er niet zomaar één kan uitlichten. Op persoonlijk vlak ben ik het meest trots op hoeveel ik in 1,5 jaar tijd heb bijgeleerd. Van een “leek” in de sector ben ik uitgegroeid tot Junior Production Manager met een stevige technische basis.”

WAT ZIJN JOUW AMBITIES VOOR DE TOEKOMST? “Op persoonlijk vlak wil ik mijn technische vaardigheden verder aanscherpen.

Mijn ambitie is niet om de beste lichtof audio-operator/technicus te worden, maar ik wil wel voldoende kennis hebben om mijn plan te trekken in de audiovisuele sector. Op professioneel vlak zou ik graag nog enkele jaren bij John & Jane blijven en uiteindelijk doorgroeien tot Production Manager. Mijn doel is om ervoor te zorgen dat we als bedrijf blijven groeien en bij elke productie altijd die extra mile opzoeken.”

EXPERIENCE magazine 27

SUPPLIERS

25 JAAR PASSIE EN VAKMANSCHAP Wat begon als een kleinschalig project in een bescheiden garage, is uitgegroeid tot een toonaangevende speler in de audiovisuele sector, met een indrukwekkend portfolio. DB Video, opgericht door Dimitri Beyaert, heeft zich in 25 jaar tijd ontpopt tot een betrouwbare partner voor livecaptatie op events, concertregistraties, televisieproducties en livestreams. Gedreven door passie, flexibiliteit en technologische innovatie, bouwde het bedrijf een stevige reputatie op in een razendsnel veranderende sector.

In zijn studentenperiode was Dimitri Beyaert actief als dj, en de inkomsten daarvan investeerde hij als jonge twintiger in videoapparatuur. “Ik ben mijn carrière begonnen als cameraman en videomonteur, op freelancebasis. Dat was letterlijk in mijn garage thuis. Daar heb ik klanten ontmoet die we vandaag nog altijd hebben.

Het was een periode van dag en nacht werken, en er vol voor gaan. Het bedrijf is eigenlijk begonnen zonder een echte visie, maar met tonnen passie. Ik wou gewoon doen wat ik graag deed.”

WAARDEVOLLE CONTACTEN DANKZIJ TROUWFEEST

Een belangrijke bron van inkomsten in die tijd waren trouwvideo’s. “Iedereen lachte mij uit omdat ik trouwvideo’s maakte, terwijl ik TV & Video had gestudeerd. Maar ik voelde mij daar niet te goed voor. Omdat ik er enorm veel van opstak: filmen, monteren, audio mixen... Dat was mijn leerschool. Bovendien hebben die trouwfeesten een belangrijke doorbraak voor ons geforceerd. Ik werd last minute gevraagd om de trouw te filmen van de dochter 28 EXPERIENCE magazine

“HET BEDRIJF IS EIGENLIJK BEGONNEN ZONDER EEN ECHTE VISIE, MAAR MET TONNEN PASSIE.” van een belangrijke ondernemer, mét een optreden van Kylie Minogue en Janet Jackson. Ik raakte daar in gesprek met de managers van die sterren, en zo ben ik in die muziekwereld verzeild geraakt.

Dankzij die contacten zijn we heel wat concerten kunnen gaan capteren. Onze eerste grote klanten kwamen dus uit de muziekwereld. In die periode was er ook de start van TMF, waarvoor we ook veel toffe dingen hebben kunnen doen. Toen hebben we ook onze eerste captatiewagen gebouwd.”

POLYVALENTIE EN FLEXIBILITEIT

Meteen begon DB Video sterk te groeien.

“In het begin was het nog een zoektocht: de passie is er, maar wat gaan we precies doen? Maar geleidelijk aan tekende zich een visie af, om ons op de markt van video- en audiofaciliteiten voor evenemen-

ten te richten. We hebben toen zwaar geïnvesteerd in camera’s en in een mobiele regieset, waarmee je de beelden live kunt mixen om op schermen weer te geven.

Ook het team was toen al heel belangrijk: ik denk bijvoorbeeld aan Kim Cools, die er al van in het begin bij is, Ben Rouffa, voor het commerciële luik, en ook heel wat fantastische techniekers die er toen al bij waren. Er hing een toffe sfeer, en iedereen deed altijd meer dan ze eigenlijk moesten doen. De polyvalentie en flexibiliteit was enorm. Zo zijn we serieus kunnen groeien. Eerst 2 naar 5 medewerkers, dan naar 9, en vervolgens naar 15. Vandaag zijn we met 43 mensen vast in dienst, en hebben we dagelijks ook nog eens 120 freelancers die voor ons werken. De ploegen die wij er op uitsturen zijn bovendien meertalig, en kunnen vlot overweg met Nederlands, Frans, Engels en Duits.”

SUPPLIERS

TELEVISIEWERK

Een tweede belangrijke mijlpaal voor DB Video was de doorbraak in de televisiewereld. “Voor VRT hebben we de captatie van Villa Politica mogen opstarten. Daar hebben we onze flexibiliteit laten zien, maar dan voor televisie. Het was een zeer uitdagend project, omdat in die tijd alles nog met grote captatiewagens gebeurde.

Wij zijn dat echter gaan doen met kleine, mobiele regie-units. Er werd met argusogen naar ons gekeken, en er waren heel wat non-believers. Daar hebben wij ons echt bewezen. Met heel wat positieve gevolgen. Ineens zijn we veel meer opdrachten voor VRT kunnen gaan doen. En ook bij de evenementenbureaus kwamen we in een hogere schuif te liggen. Want door de investeringen voor ons televisiewerk konden we de kwaliteit van onze bedrijfsevenementen en concerten ook optillen naar tv-niveau.”

STABILITEIT

Door de ervaring van Villa Politica ging er ook nog een andere markt open voor DB Video. “We zijn ons meer gaan toeleggen op openbare aanbestedingen. We hebben bijvoorbeeld de eerste captaties van de topontmoetingen van de Europese Raad in Brussel gedaan. Dat was een belangrijke stap voor ons. De kwaliteit moest nog hoger, en de middelen moesten groter. Maar daar zijn we meteen perfect in geslaagd. Een aantal van deze contracten hebben ons in staat gesteld om onze passie voor nieuwe technologieën en creatieve oplossingen op een stabiele manier uitbouwen. Zo kunnen we voor evenementen mooie oplossingen bieden die de impact en de betrokkenheid van het publiek verhogen.”

VERBREDING VAN EXPERTISE

DB Video begon als pure videopartner, maar biedt vandaag een breed technisch dienstenpakket aan, afgestemd op de noden van de klant. “Vroeger deden we enkel multicamera, montage en aftermovies. Vandaag verwachten klanten een bredere expertise van ons, en denken we ook mee over het totaalplaatje, zelfs over het podiumontwerp. De grens tussen technisch en creatief is dus vervaagd. Ook het luik online is veel belangrijker geworden. Wij deden 20 jaar geleden al onze eerste webstreams, maar intussen is dat bijna een standaardelement van een evenement geworden. Zo is ons aanbod in de loop der jaren verbreed. Neem bijvoorbeeld de Red Bull Zeepkistenrace. Vroeger moest dit evenement gewoon gefilmd worden voor het grote LEDscherm. Nu staan we met DB Video ook in voor de montage, is er een online platform bij gekomen, en zorgen we er zelfs voor dat de deelnemers meteen na hun rit hun video ontvangen zodat ze deze meteen kunnen delen op social media.”

DRIE AFDELINGEN

De kracht van DB Video schuilt in de unieke samenwerking tussen hun drie afdelingen: het technische DB Video, het creatieve MOTCHA en het digitale Webble-Up. Samen vormen ze een volledig ecosysteem waarmee klanten van A tot Z geholpen kunnen worden. “We zijn als puur technisch facilitair bedrijf begonnen, maar door de jaren heen merkten we dat klanten steeds vaker op zoek zijn naar een

totaaloplossing. MOTCHA is ontstaan vanuit die behoefte: een creatieve cel die niet enkel uitvoert, maar ook meedenkt in content en storytelling. Webble-Up is daar het digitale verlengstuk van. Dat platform hebben we zelf gebouwd om livestreams te hosten en interactieve functies zoals Q&A, voting en live ondertiteling toe te voegen. Deze drie entiteiten sluiten perfect op elkaar aan.”

FOCUS OP KLEINE EN MIDDELGROTE MARKT

DB Video kiest er bewust voor om een KMO te blijven. “We willen geen mastodont worden. Onze sterkte zit in onze wendbaarheid, onze korte communicatielijnen en de nabijheid tot onze klanten.

Natuurlijk is het fijn om te zeggen dat we op de Olympische Spelen actief zijn, maar dat is dan als één onderdeel binnen een groter geheel. Onze focus ligt nog steeds op de kleine en middelgrote markt, waar we echt het verschil kunnen maken. We willen snel kunnen schakelen, een sterke relatie kunnen opbouwen met klanten en snel kunnen inspelen op hun noden. Dat is ook de reden waarom we investeren in polyvalentie: onze mensen kunnen meerdere rollen opnemen, wat die flexibiliteit nog versterkt.”

RAZENDSNELLE EVOLUTIE

De technologische vooruitgang binnen de audiovisuele sector is exponentieel versneld, wat DB Video ertoe aanzet om het aanbod voortdurend te vernieuwen en te verbreden. “Ons materiaal moet tegenwoordig om de 2,5 jaar vernieuwd worden om up-to-date te blijven. Alles gaat zo snel. Vandaag doen we bijvoorbeeld al remote regie. Zo hebben we recent de captatie van het World Economic Forum in Zwitserland aangestuurd vanuit EXPERIENCE magazine 29

SUPPLIERS

onze kantoren. Een ander domein waar we nu volop in investeren is live ondertiteling met AI-gestuurde speech-to-tekst via onze Webble-up app. We bereiden dat voor met specifiek jargon, namen en functies, zodat het niet enkel technologisch werkt, maar ook inhoudelijk klopt.”

STEEDS MEER NOOD AAN IT-VAARDIGHEDEN

Deze technologische versnelling vraagt ook nieuwe vaardigheden van medewerkers. “Onze sector transformeert van een manueel uitvoerende job naar een IT-georiënteerde rol, waarbij je complexe systemen en automatisatie moet begrijpen. Kijk naar het werk van een cameraman. Vroeger liep die rond met één camera, in de toekomst zal hij verschillende geautomatiseerde camera’s aansturen. IT-kennis wordt dus cruciaal. Maar het blijft ook een creatief vak. De grote uitdaging is dus om die creativiteit te bewaren in een wereld van nullen en enen. IT’ers kunnen systemen bouwen, maar ze missen soms die artistieke flair die evenementen nodig hebben. Omgekeerd geldt dat crea-

we allemaal gefilmd: van Clinton tot en met Trump. We hebben ons echt bewezen met de Europese verkiezingsshow van 2014.

En dit hebben we in 2019 en 2024 nog eens mogen bevestigen. Tijdens deze 3 verkiezingsshows hebben we elke keer onze lat creatief en technisch verlegd. Dat soort projecten maken je trots.”

VOELING MET HET TERREIN BEHOUDEN

Dimitri Beyaert is als oprichter zelf nog altijd nauw betrokken bij de dagelijkse werking van DB Video – ook al is zijn rol geëvolueerd. “Ik ben geen uitvoerder meer zoals vroeger, maar ik blijf alles opvolgen. Elk verslag dat binnenkomt, lees ik – zelfs midden in de nacht. De technologie is zo snel geëvolueerd dat ik het allemaal nog begrijp, maar het niet meer zelf zou kunnen uitvoeren. En toch kriebelt het soms om weer aan de knoppen

“ONZE SECTOR TRANSFORMEERT VAN EEN MANUEEL UITVOERENDE JOB NAAR EEN IT-GEORIËNTEERDE ROL.” tieve mensen moeite hebben met de IT-kant. Die brug moeten we blijven slaan. Daarom proberen we iedereen breed op te leiden, al wordt dat met het IT-luik natuurlijk complexer.”

MOOI PALMARES

In 25 jaar heeft DB Video indrukwekkende projecten gerealiseerd. “Met ons 25-jarig bestaan zijn we gaan terugkijken naar wat we allemaal hebben gedaan. Veel dingen hadden we nooit kunnen dromen. De artiesten die we gefilmd hebben, vormen samen een indrukwekkend lijstje: U2, Alicia Keys, Madonna, Norah Jones, Rammstein… We hebben 14 modeshows in Parijs gedaan in één week, waarbij we met onze mobiele regie-units op de metro zaten. Naast Naomi Campbell staan, dat vergeet je niet. Of president Chirac die over onze kabels moest stappen maar niet boos werd en onze mensen een hand gaf. En ook de Amerikaanse presidenten die in België zijn geweest, hebben

30 EXPERIENCE magazine

te zitten. Als er last-minute iets misgaat en er moet iemand rijden met een vrachtwagen, dan spring ik zonder aarzelen in. Ik blijf graag dicht bij het terrein. Die betrokkenheid is belangrijk, want zo blijf je voeling houden met het bedrijf, met de klanten, met de mensen. Ik probeer vooral het overzicht te bewaren, het helikopterzicht, maar met een stevige voet op de grond. Maar laat me toch nog even benadrukken dat we dit alles alleen maar hebben kunnen opbouwen dankzij ons gepassioneerde dreamteam. Zij hebben DB Video gemaakt tot waar we vandaag staan.

Daarom luidt onze slogan ook ‘our team, (y)our spirit’. Evenementen creëer je immers door samen te werken met passie en in nauwe betrokkenheid met je klanten”, zo besluit Dimitri Beyaert.

EXPERIENCE magazine 31

SUPPLIERS

TIEN JAAR FOODBELEVING OP WIELEN In oktober van dit jaar mag The Street Food Company tien kaarsjes uitblazen. Wat begon met één enkele foodbike in een garagebox, groeide uit tot een volwaardig cateringbedrijf dat events, bedrijven en privéklanten voorziet van creatieve gerechten, live bereid op locatie. Zaakvoerder Hendrik Ardenois vertelt hoe hij en zijn broer Laurent - met een scherp oog voor trends, kwaliteit en beleving - een frisse wind laten waaien doorheen de Belgische cateringmarkt.

“THE STREET FOOD COMPANY VERZORGT CATERINGS VAN 30 TOT 3000 PERSONEN IN HEEL BELGIË.”

Tien jaar geleden waren Hendrik en Laurent Ardenois allebei toe aan een nieuwe professionele uitdaging. “Mijn broer en ik hadden allebei een totaal andere achtergrond – ik werkte in de bouwsector, hij als tandtechnieker – maar we deelden wel de drang om te ondernemen”, zo vertelt Hendrik Ardenois. “Tijdens onze zoektocht naar een haalbaar idee zijn we de horecawereld beginnen verkennen. Rond die tijd doken de eerste foodtruckfestivals op in België en zagen we hoe streetfood aan populariteit won. We vonden dat meteen boeiend, maar wilden het nét iets anders aanpakken. Zo kwamen we op het idee om niet met foodtrucks te werken, maar met foodbikes: kleinere, wendbare mobiele keukens die ook toegankelijk zijn voor locaties waar een truck gewoon niet binnen geraakt, zoals tuinen of binnen in zalen.”

32 EXPERIENCE magazine

VAN HOTDOG TOT VOLWAARDIG CONCEPT

Een kleinschalig experiment tijdens de Gentse Feesten gaf het ultieme duwtje in de rug. “Laurent heeft toen een concept gedaan met luxe hotdogs: ambachtelijke worsten met verse toppings en mooie broodjes. Dat sloeg aan. We merkten daar dat mensen openstaan voor streetfood, zolang het maar goed gebracht wordt. Die ervaring gaf ons een boost van vertrouwen.

We besloten ervoor te gaan en investeerden in onze eerste bakfiets, een echte rollende keuken. Van bij het begin wilden we meer dan enkel op festivals staan. We zagen potentieel op drie domeinen: evenementen, on-the-roadverkoop in stadscentra, én catering op maat. Vooral dat laatste had volgens ons de meeste toekomst, omdat het toen nog amper werd aangeboden in streetfoodvorm. En inderdaad: na een tijdje merkten we dat ca-

SUPPLIERS

tering almaar belangrijker werd, en uiteindelijk is dat ook de kernactiviteit van ons bedrijf geworden.”

KWALITEIT LEIDT TOT GROEI

De opkomst van streetfood heeft de verwachtingen van mensen veranderd. “Mensen willen kwaliteit – geen snel, vettig hapje, maar iets vers, origineel en goed klaargemaakt. En als je dat live kan brengen op een event, dan heb je meteen een meerwaarde te bieden. We zijn altijd heel sterk geweest in het luisteren naar onze klanten. Als iemand iets nodig had, dan dachten wij meteen mee. Daardoor kregen we via mond-tot-mondreclame steeds meer aanvragen.

Wat begon met een tuinfeest bij iemand thuis, leidde tot een opdracht voor zijn bedrijf.

Op die manier is de bal echt beginnen rollen. De evenementen werden steeds groter, en onze garagebox te klein. Daarom hebben we na twee jaar geïnvesteerd in een professionele uitvalsbasis, in een oude textielfabriek in Gent. Daar hebben we een volwaardige keuken uitgebouwd, met koel- en diepvriescellen, en konden we onze logistiek veel beter organiseren. Vandaag beschikken we over twaalf foodbikes en zijn we in staat om catering te verzorgen voor evenementen van 30 tot 3000 personen in heel België.”

FLEXIBELE FOODBIKES

De foodbikes zijn natuurlijk hét uithangbord voor The Street Food Company. “Onze bikes zijn technisch slim uitgewerkt. Ze zijn volledig operationeel, met geïntegreerde koeling, inox werkvlakken, gasvoorziening, en afhankelijk van het concept extra toestellen zoals een grill of pastakoker. Daardoor kunnen we letterlijk in het midden van een zaal staan, zonder een beroep te doen op de infrastructuur van de locatie. Dat maakt ons heel flexibel. Tegelijk zijn onze bikes ook visueel aantrekkelijk: met lichtjes, aankleding en een eigen uitstraling. Ze wekken nieuwsgierigheid op, en worden vaak spontaan een gespreksonderwerp op het event. Bovendien zorgen ze voor ‘aangename geurhinder’ – mensen ruiken dat er iets lekkers gebeurt. Dat draagt bij aan de beleving. Tijdens het event zorgt de bike ook voor een natuurlijke flow: mensen hebben een glas in de hand en schuiven aan wanneer ze willen. Dat past perfect bij de losse dynamiek die we willen creëren.”

VAN HAPJE TOT DESSERT

Met zijn aanbod wil The Street Food Company zich profileren tegenover de klassieke cateraar. “Die werkt ook met goede producten, maar hij legt deze op een porseleinen bordje. Bij ons zijn dat ecologische wegwerpverpakkingen, want je moet alles al wandelend kunnen opeten. Net als bij een klassieke cateraar bieden wij eerst hapjes aan, die worden rondgebracht. Deze hebben een iets ruwer karakter, maar wel eenzelfde niveau van kwaliteit en smaak. Voor het hoofdgerecht staan er – afhankelijk van de omvang van het evenement – een aantal bikes.

Deze hebben elk een eigen concept. Per concept zijn er twee à drie variaties plus een vegetarisch alternatief. De gerechten

worden daarbij live op de bike bereid. Dat betekent dat we ter plaatse vlees bakken, pasta koken, gerechten assembleren – en dat zorgt voor beleving. En omdat we ter plaatse de toppings afwerken, kunnen we ook heel eenvoudig rekening houden met allergenen of andere voorkeuren van gasten. Na het hoofdgerecht worden de bikes helemaal opgeruimd en omgetoverd tot dessertbikes. Ook daar heeft de klant keuze uit een 15-tal dessertconcepten, opnieuw met heel wat variatie binnen elk concept.”

SPONTANE INTERACTIE

Maar de beleving zit bij The Street Food Company niet enkel in het eten, maar ook in de presentatie. “Bij ons draait het niet enkel om het gerecht, maar ook om de manier waarop het gebracht wordt. Onze medewerkers dragen stoere jeans, leren schorten en sneakers. Ze zijn informeel maar professioneel. En vooral: ze weten wat ze serveren. Ze hebben alles geproefd en kennen het verhaal. Dat zorgt vaak voor spontane interactie. Mensen stellen vragen, en krijgen een antwoord dat enthousiasme uitstraalt. We willen dat elk gerecht wordt overhandigd zoals je het zelf zou willen ontvangen. Liefdevol gemaakt, met zorg gepresenteerd. Onze leveranciers hebben vaak ook een mooi verhaal, en dat geven we graag door aan de gasten. We zien elk gerecht als een stukje storytelling. Daarom besteden we ook zoveel aandacht aan de briefing van ons team. Iedereen moet begrijpen wat we doen en waarom, zodat ze dat met overtuiging kunnen uitdragen.”

CREATIEVE STREETFOOD MET EEN HOEK AF

Innovatie is essentieel om relevant te blijven in de eventsector. “We volgen de internationale foodtrends op de voet, EXPERIENCE magazine 33

SUPPLIERS de klassieke pita – hip, licht, en vooral heel smaakvol. Ook onze Bao Bun is intussen al een publiekslieveling. Binnen elk concept bieden we variatie in toppings en sauzen, zodat mensen echt een keuze-ervaring krijgen. Zelfs met maar één bike en één concept kunnen we zo een hele groep bedienen zonder dat het eentonig wordt.

Hetzelfde geldt voor desserts. Dus zelfs met maar één foodbike heb je heel veel keuze en opties.”

VASTHOUDEN AAN DNA

Met dit recept is The Street Food Company na tien jaar uitgegroeid tot een volwaardige speler op de Belgische markt.

“Wat ooit met z’n tweeën begon, is uit-

“WE WILLEN BLIJVEN VERNIEUWEN, BLIJVEN INSPIREREN, EN TEGELIJK TROUW BLIJVEN AAN ONS DNA.” vooral in de VS, Azië en het VK. Vaak zie je daar nieuwe concepten opduiken die hier nog niet bekend zijn. Dan stellen we ons de vraag: kunnen we dit vertalen naar ons publiek én naar ons format met de bikes?

Neem bijvoorbeeld onze Bao Bun, een gestoomd Aziatisch broodje met buikspek en originele toppings. Dat hebben we helemaal zelf uitgewerkt, met input van ons hele team. Iedereen proeft mee, geeft feedback, en samen komen we tot een afgewerkt concept. Vervolgens geven we dit een naam, een logo en een eigen stijl. Elk jaar proberen we zo twee à drie nieuwe concepten te lanceren. En altijd met de juiste balans: toegankelijk voor een breed publiek, maar met een creatieve twist. Onze gerechten mogen niet

té exotisch zijn, maar wél verrassend. Het begint altijd met een goed basisproduct.

Bij ons cheeseburgerconcept bijvoorbeeld vertrekken we vanuit topkwaliteit vlees, echte cheddar, verse augurk, ketchup en mosterd.”

VAN WARME HOND TOT WHAT A PITA

De populairste gerechten van The Street Food Company combineren herkenbaarheid met verrassende accenten. “We hebben een aantal toppers die altijd goed scoren. De Warme Hond, bijvoorbeeld: een traag gegaarde pure varkensworst in een kwaliteitsbroodje met verse toppings.

Of What A Pita, een mediterraans broodje dat een gezonder alternatief biedt voor

gegroeid tot een heel team,” vertelt Hendrik. “We hebben nu een tiental vaste medewerkers: in de keuken, op kantoor, voor de sales, in het magazijn. Daarnaast werken we met een pool van 30 à 40 flexijobbers en zelfstandigen. En bij piekmomenten schakelen we studenten in via gespecialiseerde bureaus. Onze ambitie voor de toekomst is helder. We willen dé Belgische referentie worden op vlak van streetfoodcatering. We willen blijven vernieuwen, blijven inspireren, en tegelijk trouw blijven aan ons DNA. Wij geloven in het concept van eten in de hand, live bereid, en met een glimlach geserveerd.

Dat werkt, en daar bouwen we verder op”, zo besluit Hendrik Ardenois.

HETZELFDE NIVEAU VAN HOSPITALIT Y AANBIEDEN VIA MEETING LAB Naast The Street Food Company hebben de broers Ardenois met Meeting Lab nog een tweede onderneming. “Toen we met The Street Food Company naar Gent (Zwijnaarde) zijn gekomen, was er in ons pand een oud laboratorium. En omdat we al regelmatig de vraag hadden gekregen naar leuke venues in Gent, hebben we besloten dit lab zelf om te toveren tot een eventlocatie, die hebben we The Lab hebben gedoopt. Dit is een eventspace voor 500 personen, net buiten het centrum, goed bereikbaar aan de R4, en met een ruime parking. Natuurlijk kunnen we met The Street Food Company instaan voor de catering, maar dat is niet verplicht. Men kan dus evengoed kiezen voor een collega die catering aan tafel serveert.”

The Lab was de voorbode van Meeting Lab, een groep van meetingcentra en eventspaces. “Want intussen verzorgen we ook de uitbating van Meeting Lab Brugge, in kantorencomplex O-Forty in Oostkamp. Nog later werd er op de site van The Lab een volledig nieuw gebouw opgetrokken met een meetingcenter erin, de Polytoren in het Alinso Business Park. Ook daar zijn wij gevraagd voor de uitbating. Zowel in Gent als in Brugge bieden we high-end event, meeting & training spaces aan. Wij mikken daarbij op een unieke beleving. Een allesomvattende service met aandacht voor elk detail en een onberispelijke gastvrijheid in het allerhoogste comfort. Net als bij The Street Food Company gaat het om mensen ontvangen en hen een belevenis geven. Zodat ze zeggen: daar wil ik graag nog eens terug komen.”

34 EXPERIENCE magazine

20 JAAR dat zijn meer dan

1. 5 0 0

events met een twist

D CO R Q E D

CT TA

N

CO P!

O

SC AN

M

EE

N

E

Die mijlpaal vieren we graag samen met jou!

Krijg een gratis aftermovie van jouw event als jij een van de eerste tien bent die ons contacteert. #thrilledtopieces EXPERIENCE magazine 35

LOCATIONS & DESTINATIONS

EVENTS IN THE MIX : MIXING BUSINESS & PLEASURE

Met zijn majestueuze Grand Hall, volledig uitgerust auditorium, drie ruime zalen en tien meeting rooms is de Brusselse hotspot Mix een ideale uitvalsbasis voor events en residentiële seminaries. Het is allesbehalve een traditio¬nele eventlocatie. Je logeert er in stijl, en sport of ontspant in de wellness. De energie is er aanstekelijk. “Sinds de pandemie is het versterken van relaties belangrijker geworden. Hier kan dat. We zien individuen toekomen en teams vertrekken”, vertelt event directeur William Boillot.

ICONISCH EN INTERNATIONAAL GELAUWERD GEBOUW

Mix ligt in de groene rand rond Brussel, in het oude Royal Belge-gebouw in Watermaal-Bosvoorde. De iconische kruisvormige toren met cortenstaal en oranje spiegelglas is een architecturaal baken, dat in de jaren 70 door architecten René Stapels en Pierre Dufau voor de verzekeraar werd ontworpen. Mix nam er na een grondige herbestemming zijn intrek. Een protserig kantoorgebouw omvormen tot een hippe en bruisende multifunctionele ontmoetingsplek is niet iedereen gegeven, maar interieurarchitect Lionel Jadot deed het met verve.

Het ambitieuze en innovatieve Brusselse project kreeg ook bui¬ten de landsgrenzen erkenning. In 2024 won Mix twee MIPIM Awards. Tijdens ’s werelds grootste internationale vastgoedeve¬nement werd het bekroond als beste renovatieproject en als beste project voor gemengd gebruik. In dit stukje erfgoed door¬breekt Mix de klassieke grenzen tussen werk, ontspanning en verblijf. Zo ontstaat er een unieke setting waar mensen van alle leeftijden en achtergronden zich meteen thuis voelen.

UNIEK DECOR

dat tijdens de renovatie vrijkwam, kreeg een tweede leven in lampen, kunstwerken en zelfs de bar.

“Jadot gaat heel creatief om met ruimte”, vertelt William. “Met gerecupereerd karton werd een bas-reliëf in papier-maché ge¬maakt dat enkele vergaderruimtes omsluit. En met flexibele mo¬dules kunnen we de Grand Hall opdelen in kleinere zones.”

Die Grand Hall – met zijn zeven meter hoge plafonds, marmeren zuilen en een imposant seventieskunstwerk van Pierre Sabatier – biedt plaats aan 500 gasten en kijkt uit op de vijver.”

EVENTS OP MAAT

Een beschermd gebouw voorzien van moderne technologie is geen sinecure, maar Mix is er toch in geslaagd om zijn auditorium uit te rusten met geavanceerde audiovisuele technieken.

Met regie, vertaalcabines en een ervaren team voor technische ondersteuning. Ook hybride events behoren tot de mogelijkheden. “Mix heeft alles in huis voor een vlekkeloos verloop van je event. Voor hoogtechnologische aanvragen kunnen we bovendien rekenen op onze partner Auvicom, die gevanceerde audiovisuele apparatuur in huis heeft.”

Mix neemt de eerste vijf verdiepingen van het gebouw in. De gelijkvloerse en eerste verdieping staan helemaal ten dienste van events en seminaries. Je wandelt binnen via de Grand Hall, die je naar het auditorium en de meeting rooms leidt. De restaurants zitten een verdieping hoger, en op de derde tot en met vijfde verdieping bevinden zich de hotel¬kamers.

Met drie ruime zalen en tien meeting rooms van variërende grootte kan Mix vlot inspelen op uiteenlopende noden. Van een discrete boardmeeting tot een groots jubileumfeest met overnachting en nevenactiviteiten: de veelzijdige locatie leent zich tot beide.

Je krijgt niet elke dag de kans om een event te laten doorgaan in een stuk beschermd Brussels erfgoed. Het interieur van Mix is uniek. Dat mag je letterlijk nemen, want Lionel Jadot liet heel wat interieurobjecten speciaal voor deze plek maken. Ze werden lokaal geproduceerd, gesigneerd en genummerd. Materiaal

Als je op zoek bent naar een totaalbeleving, zit je hier gebeiteld. Er zijn honderdtachtig hotelkamers, drie restaurants, een bar met deejaybooth en een inhouse foodmarket. Daarnaast is er een coworkingruimte, duplexgym van vijfduizend vierkante meter en een wellness met ijscabines, hamams, sauna’s, jacuzzi’s

36 EXPERIENCE magazine

ALL-IN-ONE CONCEPT

LOCATIONS & DESTINATIONS

en twee 25-meterzwembaden – één binnen en één buiten. Je zult je hier dus niet snel vervelen.

“We merken dat steeds meer bedrijven op zoek gaan naar dat totaalplaatje. Internationale bedrijven vinden het handig dat buitenlandse collega’s kunnen overnachten. De sportsector waardeert ons uitgebreide aanbod aan sportfaciliteiten en -activiteiten. ‘Bleisure’ – mixing business en leisure – zit echt in de lift.

Klanten willen het serieuzere werk combineren met informele activiteiten om de teamgeest te versterken. Dat hoeft niet altijd groots te zijn. Een wandeling of fietstocht door het Zoniënwoud doet al wonderen.”

Mix is geen klassieke eventlocatie, maar een plek die leeft. Op een doorsnee dag tref je er een boeiende mix van buurtbewoners, toeristen, professionals en kunst- en architectuurliefhebbers aan. “In de trappenhal kruisen mensen in maatpak sporters in shorts en leggins. Wie na het werk gaat sporten, kan daar fitnessende buurtbewoners tegenkomen, of bejaarden tijdens hun wekelijkse sportsessie. Dat lijkt misschien wat vreemd, maar het werkt goed. Het creëert een fijne, ongedwongen sfeer”, vertelt William.

OMRINGD DOOR GROEN

Het gebouw wordt omringd door een grote vijvertuin en ligt pal aan het Zoniënwoud. Je voelt aan alles dat de natuur hier een hoofdrol speelt. Zo gaan de screens in de hotelkamers op een vast tijdstip automatisch naar beneden om vleermuizen te beschermen tegen overmatig licht. Een paddenduct helpt padden veilig oversteken.

AM- en B Corp-gecertificeerd. Labels zijn voor ons geen doel op zich, maar ze helpen wel om objectief aan te tonen welke stappen we zetten richting een duurzamere toekomst.”

“Het gebouw is na de renovatie veel energiezuiniger. Medewerkers en bezoekers worden gestimuleerd om de fiets of het openbaar vervoer te nemen. We gaan zorgvuldig om met water, vermijden verspilling, beperken het afval en kiezen voor lokale producten en leveranciers. Het is een werk van lange adem en we blijven stappen zetten om onze ecologische voetafdruk te verkleinen.”

WARM HART VOOR DE SECTOR

Na meer dan vijftien jaar in de sector en een jaar bij Mix blijft William geboeid door de eventwereld. “Ik hou van mijn job.

Geen enkel event is hetzelfde. En in deze setting al helemaal niet. Het is nog zo nieuw en hip. We zien mensen krom van de stress binnenkomen en met rechte rug en ontspannen schouders weer buitenwandelen. Wat Mix te bieden heeft, doet de energie duidelijk weer stromen. Het is mooi om daarvan deel uit te maken.”

“Het is iets anders dan de typische eventlocaties midden in de stad, maar wie binnenstapt is meteen verkocht. We hebben een trouw publiek dat steevast terugkeert. Ze merken dat de natuur een positief effect op hun medewerkers heeft. Het boost de creativiteit en doet de inspiratie stromen. Een gezonde geest in een gezond lichaam. We kennen het adagio al lang, maar bedrijven beseffen steeds meer hoe waardevol het is om af en toe de pauzeknop in te drukken. Met natuur, sport, ontspanning en gezonde maaltijden spelen we daar graag op in.”

DUURZAAMHEID IS EEN WERKWOORD

Er is niet alleen meer aandacht voor de gezondheid van de bezoekers, maar ook voor die van de planeet. “We zijn BREEEXPERIENCE magazine 37

LOCATIONS & DESTINATIONS

HISTORISCHE PALEIS OP DE MEIR WORDT EVENT VENUE Het Paleis op de Meir, een achttiende-eeuwse rococo-parel in het hart van Antwerpen, is voortaan ook beschikbaar als eventlocatie. Dit historische pand, dat ooit in handen was van Napoleon Bonaparte en verschillende vorsten, biedt een unieke setting voor high-end evenementen. Of het nu gaat om zakelijke bijeenkomsten, exclusieve diners of stijlvolle recepties, deze historische locatie biedt een onvergetelijke ervaring voor elke gast.

Het Paleis op de Meir is een plek waar geschiedenis en elegantie samenkomen.

Gasten worden bij binnenkomst meteen ondergedompeld in de rijke historie van het gebouw, en kunnen met een glaasje het museumgedeelte ontdekken. Voor de verdere invulling van het event beschikt het gebouw over verschillende zalen die elk een eigen sfeer uitademen.

INDRUKWEKKENDE RUIMTES

De absolute blikvanger is de majestueuze Spiegelzaal, met haar fonkelende kroonluchters en bladgouden decoraties. Door de jaren heen verwelkomde het Belgische koningshuis hier prominente gasten uit binnen- en buitenland. Treed in de voetsporen van deze vorsten en beleef een onvergetelijk netwerkevent, exclusief VIP-diner, inspirerende presentatie of stijlvolle receptie in dit vorstelijke decor.

Deze ruimte is perfect geschikt voor seated diners tot 80 gasten, recepties tot 100 personen of presentaties in theateropstelling.

Het Portrettensalon en het Muzieksalon vormen samen een elegante en veelzijdige locatie op de begane grond. Het Portrettensalon is perfect voor zakelijke meetings, intieme diners en inspirerende pop-upconcepten. In combinatie met het Muzieksalon ontstaat een dynamische setting, ideaal voor diners tot 100 personen en recepties tot 150 gasten. Voor kleinere, exclusieve bijeenkomsten biedt het Salon van de Keizerin op de eerste verdieping een intieme en stijlvolle setting, geschikt voor boardmeetings of seated diners tot 24 personen. Bovendien heeft het paleis ook nog een prachtige buitenruimte, perfect voor zomerse recepties, intieme concerten of stijlvolle openluchtdiners.

38 EXPERIENCE magazine

TAILOR-MADE EVENTS MET EEN GASTRONOMISCHE TOUCH

Het Paleis op de Meir onderscheidt zich niet alleen door zijn verbluffende ruimtes, maar ook door zijn high-end service en hospitality. Het ervaren eventteam zorgt voor een volledig gepersonaliseerde aanpak, waarbij elk detail zorgvuldig wordt afgestemd op de wensen van de klant.

Van conceptontwikkeling tot realisatie: elk evenement wordt tot in de puntjes verzorgd.

Een van de unieke troeven van het Paleis op de Meir is de culinaire totaalbeleving.

De catering wordt volledig in-house verzorgd, en zet in op gastronomische storytelling. Zo biedt men gerechten aan die geïnspireerd zijn op de menu’s die werden teruggevonden in de archieven van het pand van onder andere gala-diners ter ere van onze vroegere vorsten of is er het menu Smaak van de Keizer dat inspeelt op de lievelingsgerechten van Napoleon.

IN HET KLOPPEND HART VAN ANTWERPEN

De ligging van het Paleis op de Meir is een extra troef: centraal in Antwerpen, op wandelafstand van de Boerentoren en het Rubenshuis. Dit maakt de locatie ideaal voor zowel lokale als internationale gasten. Voor bedrijven en organisaties die op zoek zijn naar een eventlocatie met karakter en prestige, biedt het Paleis op de Meir een ongeëvenaarde setting. Of het nu gaat om een zakelijke meeting, een productlancering, een stijlvolle receptie of een exclusief diner, elk event krijgt hier een vorstelijke touch.

Leading the World of Mapping Projection Projectors LED Screens Media Servers Connectivity Rental & Sales

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56

EXPERIENCE magazine 39

LOCATIONS & DESTINATIONS

ANTWERPEN VERWELKOMT EEN NIEUWE ROOFTOPLOCATIE Aan de rand van de Antwerpse haven wordt dit voorjaar een nieuwe rooftop venue gelanceerd. Brisa, dat zich boven de eventlocatie DOCK3 bevindt, biedt een ongeëvenaarde outdoor setting met een panoramisch uitzicht op het iconische Havenhuis en de voorbijvarende schepen. Hier bereiken uw events een nieuwe horizon!

Brisa is ontworpen voor uiteenlopende gelegenheden. Met een capaciteit tot 250 gasten en een open concept, is deze rooftop ideaal voor sunset dinners, afterwork events, silent disco’s en private feesten. Brisa onderscheidt zich door haar industriële charme en sfeervolle inrichting. De venue is uitgerust met een barcontainer, een foodcontainer en een DJ-container, die slim aan de zijkanten zijn geplaatst om de open ruimte optimaal te benutten. De stijlvolle LED-verlichting en moderne decoratie zorgen voor een unieke ambiance.

Het dakterras straalt bij mooi weer een exclusieve sfeer uit, maar is ook voorzien van twee snel opzetbare tenten die beschutting bieden bij minder gunstige weersomstandigheden.

Daarnaast kunnen gasten eenvoudig uitwijken naar de +1 zaal van DOCK3, zodat men probleemloos verder kan feesten tot in de vroege uurtjes.

Bij Brisa wordt ook op culinair vlak alles tot in de puntjes verzorgd. Er zijn diverse cateringformules, van luxe BBQ-concepten en Ibiza-geïnspireerde menu’s tot streetfood zoals haute dogs en burgers. Deze culinaire opties geven elk event een extra dimensie. Dankzij de ruime parkeergelegenheid bij Kinepolis Antwerpen is de venue bovendien makkelijk bereikbaar.

40 EXPERIENCE magazine

WE’VE GOT THE BALLS T O D O I T D I F F E R E N T LY

REAC H OUT TO FIND OUT WWW.NEWBALLSPLEASE.BE EXPERIENCE magazine 41

LOCATIONS & DESTINATIONS

EVENT WALLONIA : HET NIEUWE TREFPUNT VOOR EVENTPROFESSIONALS IN HET ZUIDEN VAN HET LAND Een primeur voor Wallonië: op 25 en 26 november wordt het WEX in Marche-en-Famenne het decor van Event Wallonia, de allereerste beurs volledig gewijd aan professionals uit de Waalse eventsector. Het initiatief speelt in op een duidelijke nood: een lokaal platform bieden aan het talent en de leveranciers uit het zuiden van het land.

Adélaïde Blondiaux, initiatiefneemster van het project, schetst het vertrekpunt: “Veel professionele organisatoren vinden hun leveranciers vandaag nog steeds via Google.

Wat ontbreekt, is een fysiek ankerpunt, een centrale plek om verbindingen te leggen en onze sector zichtbaar te maken.” Na het onverwachte succes van Les Rencontres de l’Événementiel – een eenvoudig netwerkevent in Namen afgelopen januari dat meer dan 250 deelnemers trok – werd het idee van een grotere, structurele beurs snel concreet.

De ambitie liegt er niet om: 70 tot 100 exposanten verspreid over themadorpen rond o.a. animatie, logistiek, communicatie, IT en MICE. Vandaag hebben al meer dan 35 bedrijven hun aanwezigheid bevestigd. Op het programma staan inspirerende keynotes over artificiële intelligentie, duurzaamheid, influencer marketing en hoe events kunnen bijdragen aan regionale aantrekkingskracht. Bedrijven krijgen ook de kans om eigen content te creëren via een speciaal ingericht tv-platform. De eerste dag wordt feestelijk afgesloten met een gala en de uitreiking van de ‘Event Leader Award’.

EEN TOTALE ERVARING

Event Wallonia wil méér zijn dan een klassieke beurs. Naast lezingen en workshops zijn er ook netwerksessies en live demo’s voorzien. Zelfs artiesten krijgen er een podium om hun werk voor te stellen.

“We willen een echte toolbox aanbieden aan eventorganisatoren,” vat Adélaïde Blondiaux samen. Van consultancy tot captatie, van DJ’s tot foodtrucks, technologie, logistiek en 42 EXPERIENCE magazine

entertainment: alles wat een eventmaker nodig heeft, komt aan bod.

Het doel? 2.000 professionele bezoekers op twee dagen tijd. Een ambitieuze maar haalbare uitdaging, gezien het enthousiasme en de beweging die het project nu al teweegbrengt. Event Wallonia wil de ontbrekende schakel worden tussen de vele actoren van een creatieve en dynamische sector die in Wallonië nog te weinig zichtbaar is. Een kans om niet te missen.

EVENT WALLONIA 25 & 26 november 2025 Wex (Paleis 3), Marche-en-Famenne www.event-wallonia.be

LOCATIONS & DESTINATIONS T H E

F I R S T

F A I R

F O R

T H E

E V E N T

I N D U S T R Y

EVENT WALLONIA T U E S D A Y T H

2 5

&

W E D N E S D A Y

T H

&

2 6

N O V E M B E R

2 0 2 5

P A L A I S

3 ,

W E X

M A R C H E - E N - F A M E N N E

N E T W O R K I N G

|

I N N O V A T I O N

|

T R E N D S

|

S O L U T I O N S

ARTISTS | HUMAN RESOURCES | TECHNOLOGY | COMMUNICATION | LOGISTICS | FUN & MORE

W

W

W

.

E

V

E

N

T

-

W

A

L

L

O

N

I EXPERIENCE A . magazine B 43 E

BEA AWARDS

LIFT-OFF VOOR DE BEA AWARDS 2025 !

De strijd voor de felbegeerde Gouden BEA barst opnieuw los, want de inschrijvingen voor deze jaarlijkse sectoronderscheidingen zijn geopend. De BEA-competitie zet de meest spraakmakende projecten in de kijker – van meeslepende livebelevingen tot strategisch doordachte concepten – en bekroont het allerbeste wat de Belgische eventsector te bieden heeft. Op 26 november volgt de ontknoping, tijdens de awardceremonie die het verrassende Asiat Park als decor krijgt.

Op woensdag 26 november 2025 verzamelen de meest toonaangevende spelers uit de Belgische eventwereld zich in Asiat Park voor een nieuwe editie van deze prestigieuze awardshow.

De organisatie van de Belgian Event Awards is dit jaar in handen van VO Event, onderdeel van de VO Group, dat ervoor kiest om de ceremonie opnieuw in het Brusselse te verankeren. Hiermee wordt niet alleen het centrale karakter van de hoofdstad, maar ook de tweetaligheid van de competitie benadrukt. Het evenement wordt bovendien ook ondersteund door visit.brussels en hun partners: Brussels Booking Desk, Brussels Special Venues, Eurostar, Cardo Brussels, Thon Hotels, The Egg, Event Lounge, Mix Brussels en Jeux d’Hiver.

AFSPRAAK OP EEN BIJZONDERE LOCATIE

De BEA-organisatie kiest dit jaar voor een bijzondere locatie.

Het Asiat Park, gelegen net buiten de Brusselse Ring, is een tot de verbeelding sprekende nieuwe hotspot in het Belgische even44 EXPERIENCE magazine

tlandschap. De voormalige militaire site van 22.000 m², omringd door weelderig groen, combineert rauwe industriële charme met creatieve flair. Naast zijn esthetische en functionele troeven, speelde ook het uitgesproken ecologische en maatschappelijke karakter van de site een belangrijke rol in de keuze van VO Event. Asiat Park is een voorbeeld van duurzame herbestemming, met een sterke focus op circulariteit, lokale betrokkenheid en het creëren van ruimte voor gemeenschapsprojecten. De verschillende zones waarin het park is opgedeeld bieden elk hun eigen sfeer en maken van deze locatie een speeltuin voor elke organisator. Een ideale omgeving voor een awardshow die de lat erg hoog legt. De BEA Awards zullen in Asiat Park onderdak vinden in de Bazaar, de Vijverhal en de Club.

STRIJD IN VIJF CATEGORIEËN

De BEA Awards zijn veel meer dan alleen maar een feestelijke awardceremonie. Ze vormen een jaarlijkse graadmeter voor de

BEA AWARDS

creativiteit, impact en strategische scherpte binnen de Belgische eventindustrie. Projecten kunnen worden ingediend door organisatoren die tussen 1 juli 2024 en 30 juni 2025 een evenement hebben gerealiseerd, waar ook ter wereld, mits ze voldoen aan de deelnamevoorwaarden zoals beschreven in het reglement.

De ingediende cases worden ondergebracht in vijf categorieën, die elk een specifiek segment van het eventlandschap vertegenwoordigen. Zo zijn er de B2B-evenementen, gericht op een professioneel publiek zoals klanten, partners of zakelijke contacten.

B2C-evenementen focussen op eindgebruikers of consumenten, en blinken vaak uit in beleving en merkervaring. De categorie B2E-evenementen omvat interne bedrijfsevents zoals personeelsfeesten en jubilea, waarin de bedrijfscultuur centraal staan. Institutionele evenementen worden georganiseerd door publieke of overheidsinstanties, vaak met een maatschappelijke insteek. En tot slot zijn er de teambuildings, die werken op samenwerking en groepsdynamiek.

VAN VOORSELECTIE TOT FINALE: ALLEEN DE BESTE CASES HALEN HET PODIUM

De eerste selectieronde vindt online plaats, waarbij beoordeeld wordt of de cases een voldoende hoog niveau hebben om door te stoten naar de finale. De finalesessies zelf zijn gepland op 25 november, waarbij de genomineerde projecten live worden gepresenteerd voor de vakjury.

Deze uiteenzettingen zullen opnieuw vrij toegankelijk zijn voor het publiek. De exacte locatie van deze presentaties wordt op een later moment bekendgemaakt. Tijdens die finaleronde kent de jury in elke categorie een Gouden, Zilveren en Bronzen BEA toe.

INSCHRIJVINGEN ZIJN GEOPEND!

Wie kans wil maken op een award, kan vanaf nu zijn case(s) indienen tot 15 juli 2025. De deelnamekost bedraagt 750 euro (excl. btw) voor het eerste project en 600 euro voor elk bijkomend project. En er wordt ook aan de jonge bureaus gedacht. Agentschappen die na 1 januari 2022 zijn opgericht, betalen in de eerste ronde slechts 210 euro (excl. btw). Pas wanneer hun project de finale haalt, geldt het volledige inschrijvingstarief. Inschrijven kan heel eenvoudig via het formulier op www. bea-awards.eu. Daar vindt u ook het volledige reglement.

UW BEDRIJF ALS BEA-PARTNER?

De BEA Awards zijn jaar na jaar het resultaat van een unieke samenwerking tussen tientallen partners die graag hun steentje bijdragen aan dit sectorfeest. Heeft u interesse om dit jaar als cateraar of leverancier mee te werken aan dit evenement? Aarzel dan niet om een seintje te geven via cdc@eventbox.be.

EXPERIENCE magazine 45

EVENTNEWS

© Messe Frankfurt - Jean-Luc Valentin

EVENTNEWS

D-DREAM BLAAST 30 KAARSJES UIT: DERTIG JAAR DECIBELS, DETAILWERK EN DURF Wat ooit begon als passieproject van zelfstandig elektricien Carlos Scheirs, groeide uit tot een klinkende naam in de audiovisuele wereld. Vandaag bepalen zoon Bram en dochter Elke de koers van D-Dream: een hecht familiebedrijf dat audiovisuele hoogstandjes neerzet voor bedrijfsevents. Ter ere van D-Dreams dertig kaarsjes blikt het gezin terug op de voorbije jaren — en kijken ze vooruit met een gloednieuw pand en een ambitieuze toekomstvisie.

VAN JEUGDFUIVEN NAAR CORPORATE EVENTS

Wat in de seventies begon met een zelfgemaakte discobar voor de fuif in het jeugdhuis, groeide uit tot een professionele onderneming. “Mijn eerste vakantiejobgeld ging meteen naar een draaitafel”, lacht oprichter Carlos Scheirs.

Eerlijk is eerlijk: “Ik had nooit gedacht dat het zo groot zou worden. Maar als je ergens goed in bent en je blijft investeren in kwaliteit, dan bloeit het vanzelf.” De filosofie was toen al duidelijk: “Wat je doet, moet goed zijn. Een perfect afgestelde installatie en een topbeleving voor het publiek, dat was en is nog altijd de prioriteit.”

DE VOLGENDE GENERATIE AAN HET ROER

Vijftien jaar geleden gaf Carlos de fakkel door aan zijn kinderen.

Bram groeide op tussen de kabels en boxen. “Ik ben van opleiding meubelmaker, maar licht en geluid waren altijd een deel van mijn leven”, zegt hij. “Het is een roeping.”

Elke studeerde economie en stapte met een duidelijke missie aan boord: structuren stroomlijnen, processen op punt zetten en de strategie bepalen. “Ik wist dat ik ooit wou ondernemen, maar zag me niet meteen in het familiebedrijf beginnen,” vertelt ze.

Samen vormen Bram en Elke een complementair topteam.

Waar Bram zorgt voor de technische perfectie en operationele uitvoering, waakt Elke over de strategie en het langetermijnbeleid. “We vullen elkaar perfect aan,” zegt ze. “Dat maakt D-Dream niet alleen sterk, maar ook toekomstbestendig.”

iemand niet content is of er loopt iets fout tijdens een event, kan je het niet overdoen. De voorbije dertig jaren hebben ons geleerd niets aan het toeval over te laten, en dat houden we zo in de toekomst.”

Dat moet ook: wat ooit een lokaal verhuurbedrijfje was, is vandaag een audiovisuele speler met grote events op zijn conto. Dat betekent dat je perfectionistisch moet blijven. Daar heeft D-Dream een vaste kern van medewerkers voor, plus een uitgebreide poule freelancers. “We hebben een sterke community rond ons bedrijf opgebouwd”, vult Elke aan.

“Onze mensen zijn ons grootste kapitaal. We hechten veel belang aan een warme, familiale werksfeer, en dat voelen onze klanten ook.”

EN DE KOMENDE DERTIG JAAR?

D-Dream staat vandaag stevig in de markt, maar stilstaan is geen optie. Bram en Elke zijn ondernemers, en ondernemers maken plannen. Na tig keer verhuizen heeft D-Dream nu een eigen, op maat ontworpen locatie van 3000m². “Dit is meer dan een nieuw gebouw”, blinkt Carlos. “Het maakt ons werk makkelijker, efficiënter en nóg beter.” Met extra ruimte, loskades en een grote goederenlift verloopt de logistiek vlotter dan ooit. De nieuwe kantoren zijn ruim, lichtrijk en speels ingericht; perfect voor brainstormsessies en creatieve samenwerkingen “Een omgeving waarin ideeën kunnen stromen en we samen het volgende hoofdstuk van D-Dream schrijven.” zegt Elke.

“De sector verandert razendsnel”, legt Bram uit. “We willen niet volgen, maar leiden. De missie: Internationale projecten, verdere groei en bedrijfsevents waarover nog lang wordt nagepraat. Niet omdat ze de grootste willen worden, wel omdat ze willen blijven uitblinken in wat ze doen. “We willen groeien op onze manier: met kwaliteit en met de juiste mensen”, benadrukt Elke. www.d-dream.be

DERTIG JAAR D-DREAM

In september 2024 werd D-Dream dertig jaar. En hoewel de sector sterk geëvolueerd is sinds Carlos ermee begon, bleef één ding onveranderd: D-Dreams onwrikbare focus op beleving creëren — en het nauwgezette oog voor detail dat daarbij komt kijken. “In onze sector krijg je maar één kans”, zegt Bram. “Als EXPERIENCE magazine 47

www.shows-on.be info@shows-on.be T: +32 53 805 850 Atomveldstraat 8 bus 5 9450 Denderhoutem Belgium

/ Services Audiovisuele oplossingen voor events Verkoop professioneel audiovisueel materiaal Verhuur van DecoLight

return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be 48 EXPERIENCE magazine

EVENTNEWS

ANN VAN DEN BORNE (CHECKMATE) VERKOZEN TOT STRAFSTE ONDERNEEMSTER VAN DE KEMPEN Op Internationale Vrouwendag werd de titel Strafste Onderneemster van de Kempen 2025 uitgereikt en de eer ging naar Ann Van den Borne, zaakvoerster van het eventbureau Checkmate uit Oud-Turnhout.

Met 17 jaar ervaring in de eventsector en een specialisatie in events voor women brands, wist Ann zich te onderscheiden van de andere finalisten. Dankzij haar sterke visie, creatieve aanpak en hands-on mentaliteit kreeg ze de meeste stemmen en mag ze zich een jaar lang Strafste Onderneemster van de Kempen noemen.

professionele netwerk hier te klein was richtte Ann 2 jaar geleden Het Kempen Kollektief op, een lokaal ondernemersnetwerk voor straffe vrouwelijke ondernemers.

“Dat ik deze erkenning mag krijgen op Internationale Vrouwendag maakt het nog specialer. Want ondernemen doe je niet alleen. Ik ben ongelofelijk dankbaar voor mijn team, mijn klanten en mijn netwerk.

Dit is een overwinning die we samen gaan vieren.” www.check-mate.be

“Dit is echt een ongelooflijke erkenning. Ondernemen is voor mij altijd een avontuur geweest, met hoogtepunten, uitdagingen en een flinke portie ‘goesting’. Maar één ding heb ik onderweg geleerd: je geraakt veel verder als je samenwerkt en elkaar versterkt. Deze titel voelt als een bekroning op 17 jaar hard werken.”

VAN CREATIEVE DROOM NAAR KEMPISCH SUCCESVERHAAL

Ann startte Checkmate in 2008 met een duidelijke missie: bedrijven helpen om hun merkbeleving naar een hoger niveau te tillen via evenementen. Haar eventbureau groeide uit tot een gevestigde waarde in de Kempen en ver daarbuiten, met klanten zoals LolaLiza, Roularta, Waasland Shopping, DPG en Wijnegem Shop-Eat-Enjoy.

ONDERNEMEN DOE JE SAMEN

Checkmate verhuisde 6 jaar geleden van Antwerpen naar de Kempen, en omdat haar

Colofon: Experience Magazine is een driemaandelijkse uitgave van LEO BV Cover: JADA events Oplage: 7.000 exemplaren Verspreiding: België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) Uitgeverij: LEO BVBA - Rue du Thier 8, 4122 Neupré - 0032 (0)486 13 13 08 Verantwoordelijke uitgever & Hoofdredactie: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, B-4122 Neupré - jp@eventbox.be Drukwerk: Drukkerij Hendrix, Peer Redactie: Jeroen Coteur, Jacques Legros, Amandine Demal Vormgeving: Studio Mia - www.studiomia.be - 0032 (0) 495 24 35 23 Product Manager: Christophe De Clercq - cdc@eventbox.be - 0032 (0) 477 46 31 05 Traffic: Hilde De Ridder -Traffic.leo@telenet.be Copyright: Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever: LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

Abonnementen: info@eventnews.be Een abonnement op Experience Magazine kost €130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Studententarief mogelijk (€70/jaar) bij vertoon van een studentenkaart op naam. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een periode van een jaar en tot wederopzegging verlengd.

Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend. www.eventnews.be

instagram @eventnewsbe

facebook @EventnewsBE

EXPERIENCE magazine 49

EVENTNEWS

PROLIGHT + SOUND 2025 – VISIONAIR , VERBONDEN EN VOL CREATIVITEIT Van 11 tot 14 april 2025 stond Messe Frankfurt opnieuw in het teken van Prolight + Sound, dé internationale vakbeurs voor event- en entertainmenttechnologie. Tijdens deze feestelijke 30ste editie kwamen maar liefst 23.031 vakbezoekers uit 108 landen samen om de toekomst van de branche te ontdekken.

Met 491 exposanten en een rijk gevuld programma werd de beurs een bruisend centrum van innovatie, inspiratie en netwerkmogelijkheden.

De focus lag op drie centrale thema’s: duurzaamheid (‘ProGreen’), kunstmatige intelligentie en immersieve technologieën (‘FutureScapes’), en flexibele, slimme oplossingen (‘MultiTech’).

Bezoekers konden kennismaken met baanbrekende producten zoals energie-efficiënte licht- en geluidssystemen, AI-gestuurde toepassingen en modulaire mediatechnologie.

Prolight + Sound 2025 bewees zich wederom als kennisplatform. In diverse panels, colleges en workshops deelden meer dan 200 sprekers hun expertise. Nieuw was onder meer het speciale programma voor de theatergemeenschap, met formats als ‘Theatre Talk’ en het ‘Theatre College’. Ook de muziekindustrie kreeg extra aandacht, met interactieve onderdelen als MusicOneX en MixLab, evenals de DJ & Producer Conference.

De internationale aantrekkingskracht van het evenement was groot, met een bezoekersaandeel van 36% van buiten Duitsland – onder meer uit Nederland, Frankrijk, Brazilië, Japan en het Midden-Oosten. Meer dan de helft van de aanwezigen had 50 EXPERIENCE magazine

beslissingsbevoegdheid, wat de zakelijke relevantie van de beurs onderstreepte.

Hoogtepunten waren onder andere de feestelijke ‘30 Years of PLS’-party met optredens van Wolfgang Flür (ex-Kraftwerk) en de vernieuwde Opus- en Sinus Awards, die dit jaar een internationaal karakter kregen.

“Met meer dan 580 evenementen verspreid over vier dagen was Prolight + Sound 2025 een indrukwekkende demonstratie van de innovatieve kracht van de branche. Of het nu ging om duurzame evenementen, AI-ondersteunde technologieën of flexibele technische oplossingen – de exposanten lieten zien hoe de evenementen- en entertainmentindustrie reageert op de huidige uitdagende economische situatie”, vatte Wolfgang Marzin, President en Chief Executive Officer (CEO) van Messe Frankfurt, samen. “Duitsland is een van de belangrijkste markten in de branche en Frankfurt biedt met zijn centrale ligging en uitstekende infrastructuur ideale omstandigheden voor wereldwijde uitwisseling binnen de sector.”

De volgende editie van Prolight + Sound vindt plaats van 24 tot 27 maart 2026 – opnieuw in Frankfurt, waar de toekomst van events opnieuw tot leven zal komen. www.prolight-sound.com

YOUR ROAD TO REMARKABLE EVENTS

EXPERIENCE magazine 51

MOJUICE

OJUIC 52 EXPERIENCE magazine