SOUNDFIELD DEVIENT SHOW’S ON • VO EVENT VISE PLUS DE CRÉATIVITÉ ET D’IMPACT • INTERVIEW MICHEL VAN CAMP, PRÉSIDENT DU CLUSTER EVENT AGENCIES • ASTARA ET LE SALON DE L’AUTO • RENCONTRE AVEC LES SITES ÉVÉNEMENTIELS DE TURBIEN ET JACQUES • RÉTROSPECTIVE DES BEA AWARDS 2024
Chers collègues événementiels, marketeurs et partenaires du plus beau secteur au monde,
Aujourd’hui, c’est avec un plaisir immense que je m’adresse à vous tous car je ressens un profond besoin de partager ma gratitude. En effet, c’est grâce à vous que j’ai survécu au cancer.
Ces trois derniers mois ont été l’une des périodes les plus difficiles de ma vie. Le 8 novembre 2024, j’ai appris que j’avais un cancer. S’en sont suivies d’éprouvantes séances de chimiothérapie, des semaines d’hospitalisation et une lutte acharnée pour retrouver la santé. Pendant cette période, toutefois, j’ai eu la chance d’être bien entouré et submergé par une vague de soutien de la part de notre merveilleux secteur, et je tiens à vous en remercier sincèrement.
Lorsque j’ai partagé ma situation sur les réseaux sociaux, j’ai reçu d’innombrables messages de soutien chaleureux de la part de mes collègues, de mes clients et de mes partenaires. Vos mots m’ont donné de la force au moment où j’en avais le plus besoin. Merci à vous pour toute cette positivité, cette compassion et pour le temps que vous m’avez accordé ! Chaque message de soutien m’a encouragé à continuer à me battre et à garder un mental positif.
J’ai malheureusement manqué les BEA Awards cette année, l’un des grands moments de notre secteur, mais mon équipe fantastique chez CityCubes a veillé à ce que j’y sois quand même, en apportant un carton à mon effigie et en m’appelant pendant la soirée. Lorsque notre équipe est montée sur scène pour recevoir notre trophée d’or, la salle entière a applaudi à tout rompre, et j’en ai été particulièrement touché. Mon rythme cardiaque est passé de 80 à 160 bpm sur ma Fitbit… J’ai été profondément ému de voir notre magnifique secteur partager un tel moment de cohésion.
J’ai également reçu une superbe photo de tous les membres de l’équipe Eventmarketing de l’ACC, en marque de soutien. Ces petits gestes m’ont rappelé à quel point notre communauté est exceptionnelle : un réseau de personnes chaleureuses et créatives qui savent se soutenir mutuellement, sur le plan professionnel, mais aussi sur le plan personnel.
Fin février, je serai, je l’espère, déclaré guéri et je me réjouis de pouvoir à nouveau apporter une contribution enthousiaste à notre secteur bien-aimé. Je reviens avec encore plus de créativité, d’énergie et de passion pour le plus beau métier qui soit : la gestion d’événements.
Un dernier message pour terminer : continuons à nous épauler et à nous entraider à chaque fois que c’est nécessaire. Oui, nous sommes concurrents mais l’étang est bien assez grand pour nous tous. En célébrant les succès de chacun et en travaillant ensemble, nous pouvons mener l’industrie événementielle vers de nouveaux sommets. Et à tous ceux qui traversent une période difficile sur le plan personnel ou professionnel : accrochez-vous et restez positifs. C’est votre meilleure arme pour accomplir l’impossible. J’ai pu en faire l’expérience grâce à vous.
Du fond du cœur : merci.
VEULEMANS
08 VO Event vise plus de créativité et plus d’impact
10 Deux décennies de Fast Forward : « Nous nous voyons toujours comme un challenger »
16 De Turbien : Un site événementiel unique au cœur de notre patrimoine industriel
17 Jacques : Un joyau artistique au cœur d’Anvers
18 Soundfield devient Show’s On : un nouveau nom pour une nouvelle ère
22 Fielddr ive offre une expérience impeccable aux visiteurs lors du BAM Mar keting Congress
BEA
Collabor ation au top : table ronde avec six partenaires des BEA 28 Der nières rétrospective des BEA Awards 2024 32 Des fournisseurs locaux de qualité pour les traiteurs des BEA
36 Michel Van Camp parle de son rôle de président du nouveau Cluster Event Agencies
L’Event Confederation passe à la version 2.0
Les brèves de la scène événementielle belge
Cette année, le Salon de l’Auto de Bruxelles a à nouveau attiré plus de 300 000 visiteurs dans les palais du Heysel. Le groupe automobile Astara, qui représente six marques différentes dans notre pays, était également de la partie. Le groupe avait opté pour un concept de stand unique, mettant en valeur chaque marque individuellement, mais avec les avantages d’une approche globale uniforme.
Astara commercialise six marques automobiles sur le marché du Benelux : Hyundai, Suzuki, Isuzu, KG Mobility (anciennement SsangYong), MG et Maxus. «Auparavant, chaque marque avait son propre stand», explique Bart Hendrickx de chez Astara Western Europe. «Mais cette année, nous avons décidé de rassembler toutes nos marques dans une présentation uniforme et attrayante. Un savant équilibre assez complexe à atteindre. Nous voulions profiler Astara en tant que groupe mais en parallèle, il fallait que les différentes marques soient suffisamment mises en valeur afin de contenter nos FEO.»
Les préparatifs pour le salon ont débuté huit mois à l’avance. «Febiac, l’organisateur, devait d’abord s’assurer d’avoir suffisamment de marques intéressées, sinon cela n’a aucun sens d’organiser un salon de l’auto, évidemment. Ensuite, les emplacements ont été définis et attribués et ce n’est qu’alors que nous avons pu véritablement commencer la conception et le reste. Nous avons réservé un demi-palais pour nos six marques, soit quelque 3 200 m² d’espace d’exposition.»
Cette année, Astara a choisi comme partenaire le constructeur de stands malinois Tailormate. «C’était notre première collaboration avec eux et ils ont donc dû se familiariser avec nos marques et notre organisation. Mais ils ont imaginé un concept très astucieux, constitué de plusieurs conteneurs. Ce qui donnait un rendu élégant et moderne, permettant en outre de
travailler en hauteur. Pour chaque marque et donc sur chaque stand, nous avons pu exposer une ou deux voitures posées sur les conteneurs, créant un effet visuel dynamique et spacieux. Nous voulions que chaque marque conserve son identité propre tout en générant la sensation d’un ensemble cohérent. Nous sommes parvenus à garder une cohésion dans le design et la forme des stands, mais en modulant les couleurs et d’autres éléments visuels pour les différentes marques. Nous avions en outre plusieurs primeurs européennes en présentation. Chez Suzuki, par exemple, nous avons organisé une conférence de presse en présence du numéro 3 mondial de la marque. Cela n’a pas été facile de tout gérer.»
Au niveau du personnel aussi, un tel stand global sur le salon de l’auto constitue un défi de taille. «Au total, il y avait 120 personnes présentes sur le stand, dont 80 externes chargés d’informer le public. Ils ont donc tous dû suivre une formation. Pour la formation commerciale, nous avons fait appel à un partenaire externe. Pour la familiarisation avec les produits, ils ont suivi une formation auprès des marques elles-mêmes. Là aussi, cela requérait une planification minutieuse. Chaque personne sur le stand portait en outre une magnifique tenue fournie par Suitsupply. Elles étaient identiques pour les six stands : des costumes bleu clair pour les collaborateurs internes, et les externes chargés d’informer les visiteurs portaient un gilet. La prise des mesures s’est faite juste avant les fêtes, ce qui représentait un autre risque (rire).»
Le volet Hospitality d’un salon de l’auto est également une entreprise d’envergure. «La première soirée était la soirée VIP, et il y avait aussi deux restaurants VIP prévus chaque midi les autres jours, où étaient conviés, entre autres, la presse, les clients Fleet, les FEO, etc. Il y avait en plus une partie bar qui accueillait un grand nombre d’invités, ainsi qu’un autre restaurant séparé pour le personnel. Cela fait des années que nous travaillons avec J&M Catering, car ils sont extrêmement bien organisés et capables de fournir une qualité irréprochable n’importe où. En plus de ces qualités, nous trouvons qu’ils excellent également au niveau du prix.»
Le sextuple stand d’Astara a été très favorablement accueilli par le public. «Les visiteurs ont trouvé le stand très beau. En fin de compte, nos marques sont assez modestes. Et un salon de l’auto rester une formidable vitrine. Si on calcule l’investissement par marque... Pour cette somme, jamais vous n’attireriez 300 000 personnes dans vos showrooms. C’est donc une approche qui nous convient. C’est aussi l’occasion de présenter pour la première fois des marques comme KGM à un grand nombre de personnes. Et lorsqu’ils voient que cette marque fait partie d’un groupe avec des marques plus connues comme Hyundai, MG et Suzuki, cela leur inspire davantage confiance que lorsque vous vous présentez à part dans votre coin avec un petit stand. Cela nous a donc permis de tirer parti de la force de notre groupe. Je pense qu’avec cette formule, nous avons trouvé la bonne façon de mettre nos marques en avant.»
Évidemment, le succès commercial reste le but principal d’une participation à un salon. Et là aussi, les résultats ont été au rendez-vous.
«Nous avions fixé des objectifs, bien sûr. Nous n’avons pas vraiment fait de ventes sur le salon. Mais par contre, ce que nous avons fait, c’est informer les visiteurs et collecté leurs informations, afin de permettre au concessionnaire de leur région de les contacter. Notre but est en effet d’encourager les gens à acheter chez le concessionnaire local, afin de construire une véritable relation. Sur le salon, nous avons donc fonctionné avec un système de suivi local. Nous avons atteint et même dépassé les objectifs en termes de prospects pour toutes les marques. Et cela transparaît aussi désormais dans les chiffres de vente des concessionnaires. La période du salon a donc été essentielle et on peut véritablement parler de succès à ce niveau», conclut Bart Hendrickx.
VO Event, une des trois entités du groupe de communication VO Group, s’est offert une cure de jouvence. Nouveau look & feel, nouveau positionnement et une équipe consolidée : l’agence attend les clients de pied ferme, avec un service encore plus pointu et personnalisé. Isabelle De Schryver, General Manager, et Fabian Vanhouche, Creative Director, nous expliquent ces changements plus en détail.
Fin 2024, VO Group a mis en place une nouvelle structure organisationnelle. «Le groupe était composé d’un grand nombre d’entités, donnant une structure complexe tant en interne que pour nos clients», explique Fabian Vanhouche. «Nous avons donc décidé de simplifier en trois entités : VO Event pour la communication événementielle, VO Europe pour la communication des institutions européennes et The Little Voice pour la communication institutionnelle et d’entreprise.»
Dans la foulée de cette réorganisation stratégique, VO Event a également modernisé son image. «Le logo a été légèrement modifié, avec de nouvelles couleurs un peu plus actuelles», avance Isabelle De Schryver. «Mais c’est surtout notre nouveau credo qui fait la différence : Creating impact today and driving change for tomorrow. VO Event ne crée pas des événements
ordinaires. Nous concevons des expériences qui font (ré)agir et qui laissent une impression durable. Notre démarche s’articule autour de trois piliers essentiels : un storydoing créatif et percutant, une exécution impeccable et un impact positif. Grâce à cette approche, nous transformons chaque production en un puissant moteur de changement.»
Afin de soutenir ce nouvel élan, l’équipe de VO Event s’est considérablement élargie. «Notre équipe compte désormais 13 collaborateurs. Trois project managers nous ont rejoints sur les douze derniers mois. Fabian est passé au poste de Creative Director, et Wim Nicolaï est notre nouveau Tender and Business Growth Manager. De quoi étoffer solidement nos expertises. VO Event est une valeur sûre dans le paysage événementiel depuis plus de 30 ans, se concentrant principalement sur les
«NOTRE AMBITION EST DE CRÉER UNE VÉRITABLE EXPÉRIENCE À CHAQUE FOIS. NOUS VOULONS USER DE NOTRE CRÉATIVITÉ POUR OFFRIR DE BELLES EXPÉRIENCES, AGRÉABLES ET POSITIVES.»
événements corporate. L’arrivée de ces renforts vient encore élargir notre rayon d’action et notre clientèle.»
INSTITUTIONAL EVENTS
En 2025, VO Event veut notamment mettre un grand coup d’accélérateur au niveau des marchés publics. «Les événements institutionnels sont vraiment un domaine singulier», reprend Fabian Vanhouche. «Un tel dossier ne s’aborde pas comme un événement corporate classique. Et cela demande en outre des profils très spécifiques. Des gens extrêmement minutieux, capables de gérer de longs dossiers dans les moindres détails. Et de les transposer en concepts créatifs tangibles et réalisables. Nous avons trouvé ce genre de talent en la personne de Wim. C’est le roi des détails. Il peut parcourir un dossier de 50 pages, en extraire efficacement l’essentiel, et le traduire en un événement et/ou une campagne de communication. Nous n’avions encore personne capable de faire cela.»
SE DISTINGUER AU NIVEAU
CRÉATIF
Avec le nouveau rôle de Fabian Vanhouche, l’agence mise désormais encore plus sur la créativité. «Nous sommes un petit pays, un petit marché avec énormément de concurrence», contextualise-t-il. «Nous savons qu’il y a beaucoup d’agences belges qui font un excellent travail, et qui sont de bons partenaires dans le domaine technique et la gestion pratique. C’est pourquoi nous voulons nous distinguer au niveau créatif. Notre
ambition est de créer une véritable expérience à chaque fois. Nous voulons user de notre créativité pour offrir de belles expériences, agréables et positives.» Isabelle De Schryver ajoute : «Nous devons convaincre les clients de créer des événements avec une valeur ajoutée. Des événements qui génèrent de véritables émotions chez les participants. Cela en vaut toujours la peine. C’est important pour les personnes et leur bien-être. Cela n’a pas toujours besoin d’être grandiose. Simplement des connexions authentiques.»
Outre la créativité, la durabilité occupe elle aussi une place centrale chez VO Event. Isabelle De Schryver : «Notre groupe est réputé pour l’importance qu’il accorde à tous les aspects de la RSE. VO est le fondateur de My Impact Tool, le seul outil belge agréé pour mesurer l’empreinte carbone, l’inclusivité et la diversité des productions. C’est un accomplissement dont nous sommes très fiers, que nous mettons à la disposition des autres agences. Et nous sommes ravis de les voir suivre notre exemple. Grâce à la créativité de Fabian et son équipe, nous nous efforçons aussi de faire la différence au niveau RSE dans nos productions. En allant pile un peu plus loin qu’une autre agence le ferait.»
Le secteur événementiel est face à différents enjeux en 2025. «Les budgets sont de plus en plus serrés et les clients at-
tendent plus avec moins de moyens», souligne Fabian Vanhouche. «Tout le monde veut l’or mais n’a souvent le budget que pour l’argent. Il faut donc nous montrer encore plus créatifs avec les moyens que nous avons. Pour maximiser l’efficacité, nous voulons cultiver les partenariats à long terme. De nos jours, même après une collaboration réussie, les clients relancent souvent un pitch. Ce que nous voulons, c’est bâtir de vraies relations, sur lesquelles on peut s’appuyer et commencer à réfléchir à la suite après ce premier événement. En effet, nous préférons consacrer du temps à nos clients plutôt qu’à des pitchs. Nous sommes convaincus que les relations à long terme sont la clé : progresser ensemble pour créer des événement avec un véritable impact.»
L’agence événementielle gantoise Fast Forward Events fête cette année son 20ème anniversaire. Ce qui a débuté par une passion pour les sports extrêmes est aujourd’hui une valeur sûre du paysage événementiel corporate belge. Experience Magazine s’est entretenu avec Pascal Cauwelier, Managing Director & Creative Director, des principales étapes qui ont jalonné l’histoire de l’agence.
Fast Forward Events a été fondé il y a 20 ans par Pascal Cauwelier et Mathias Kerckhof. «À l’époque, je travaillais en tant que sport & event manager chez Red Bull», se remémore Pascal. «L’un des premiers projets que j’ai sponsorisés était un événement de snowboard au Kuipke à Gand, organisé par Mathias et Bruno Schaubroeck à la demande de Nokia. Une expérience positive. Un peu plus tard, nous avions le projet avec Red Bull d’organiser un Rail Battle à Bruxelles, au Mont des Arts, où les participants descendraient en snowboard des escaliers et des rampes dans un environnement urbain. C’est là que j’ai retrouvé Mathias pour assurer la production de cet événement et recouvrir le Mont des Arts de neige.»
Ce premier succès leur a donné envie de poursuivre leur collaboration. «Le courant est bien passé avec Mathias, d’autant plus que j’évoluais moi-même dans le monde du snowboard et du surf depuis une dizaine d’années. Cela nous faisait un point commun. L’idée de lancer ensemble une agence événementielle spécialisée dans les sports extrêmes a progressivement émergé. Vu notre bonne entente, elle s’est rapidement concrétisée. Et à un moment, nous nous sommes dits : allez, on se lance. J’ai quitté mon job chez Red Bull, et Fast Forward Events était né.»
Le premier projet de Fast Forward était particulièrement ambitieux. «Nous étions jeunes et inexpérimentés, mais motivés à nous lancer dans l’aventure Fast Forward. À l’époque, il y avait encore des compétitions de windsurf indoor, notamment à Londres et Paris. Nous voulions faire pareil en Belgique. Notre événement au Flanders Expo s’est directement retrouvé sur le calendrier de la Professional Windsurf Association. C’était une production énorme, avec une piscine de 80 mètres sur 40, bordée par 30 ventilateurs géants. Et le succès a été au rendez-vous, en ce sens que l’événement a attiré beaucoup de monde. Il a également suscité un grand intérêt dans les médias, à la grande satisfaction des partenaires.»
Mais il y avait un revers à ce premier projet de Fast Forward. «Les répercussions financières ont été faramineuses. Dès la préparation, nous nous sommes aperçus du casse-tête budgétaire que cela repré-
«NOUS ÉTIONS JEUNES ET INEXPÉRIMENTÉS, MAIS MOTIVÉS À NOUS LANCER DANS L’AVENTURE FAST FORWARD.»
sentait, mais les contrats étaient signés. Et nous avons mis un point d’honneur à rémunérer correctement tout le monde. Cet événement nous a faits directement connaître au sein du paysage événementiel belge, mais nous en avons subi les conséquences pendant plusieurs années. Plutôt coûteuse, comme carte de visite, donc. Cela nous a également fait réaliser que le créneau des sports extrêmes était peut-être un peu trop limité en Belgique. Nous avons donc décidé de ne plus nous restreindre à cette niche et de nous ouvrir aussi à d’autres événements. Très vite, nous avons commencé à travailler pour diverses marques comme Samsung, Studio Brussels, Alken-Maes et Gillette, souvent dans le cadre de festivals. Empruntant donc davantage la voie des événements et des activations.»
En 2011, Fast Forward a été sollicité pour un pitch chez Carglass, pour un événement qui s’est avéré un tournant important pour l’agence. «Carglass organisait chaque année une grande fête du personnel, avec un spectacle durant lequel les membres de la direction – chacun avec son propre département – et le PDG prononçaient un discours. Le briefing consistait à trouver un concept pour que les 700 participants restent attentifs pendant toute la durée de l’événement. Nous avons proposé de mettre en scène l’ascension de l’Everest, en utilisant les différentes parties de l’entreprise : la logistique pour le camp de base, le marketing pour la station météo, etc. Le cadre choisi pour l’occasion, l’Aula Magna à Louvain-la-Neuve, était décoré de blocs de glace et de cordes d’escalade, avec l’air conditionné réglé au plus froid.
Nous avons donc construit un contenu visuel venant appuyer le scénario de l’événement, avec en apothéose le PDG qui plante le drapeau au sommet.»
ÉVÉNEMENTS CORPORATE CRÉATIFS
Avec l’Expédition Carglass, Fast Forward a fait un important pas en avant. «En tant qu’outsiders, nous avons pu vraiment déployer notre créativité. Mathias, qui avait toujours ses dreadlocks à l’époque, et moi, avec mes cheveux longs, nous sommes retrouvés devant un jury d’environ 15 personnes. Mais notre concept a été accueilli avec enthousiasme. Cela nous a fait franchir un pas et a ouvert la voie vers des événements corporate créatifs. Des projets avec un véritable storytelling et où tout était inclus : décoration, vidéo, divertissement... Nous avons fait preuve d’innovation en matière de technologies, et dans l’utilisation du son et de la lumière. Cela nous a ouvert la porte vers une nouvelle clientèle. Nous avons pu réaliser des choses dont nous n’osions pas rêver avant. Nous sommes devenus un challenger pour de nombreuses agences traditionnelles en Belgique, et nous étions de plus en plus souvent conviés à des briefings et des pitchs.»
La nouvelle orientation prise par Fast Forward s’est avérée une belle réussite. «Année après année, nous avons continué à organiser de beaux événements, marqués par la créativité. Une excellente façon pour une agence de se développer. Une structure plus importante, une solide équipe de collaborateurs – de quoi pouvoir prendre en charge davantage de projets et
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de plus grande envergure. Je pense par exemple à la production des Floralies gantoises ou du 100ème Salon de l’Auto. Nous sommes parvenus à devenir une valeur sûre, tout en restant un challenger. Je pense que c’est toujours l’impression que nous dégageons. De la créativité, une réflexion qui sort des sentiers battus, toujours en quête de nouveautés à explorer et proposer au client. Ça, ça n’a pas changé. Nous nous présentons parfois comme une agence événementielle « avec un grain de folie «. Mais bien sûr, cette créativité doit s’accompagner d’une organisation sans faille. Ou comme nous aimons le formuler : When logic meets magic.»
Les cinq dernières années ont été assez turbulentes pour le secteur événementiel. «Après la chute vertigineuse pendant la pandémie et le pic énorme qui a suivi, la situation revient aujourd’hui progressivement à la normale. Avec toutefois la menace constante des crises économiques et géopolitiques. Une entreprise évolue constamment. Mathias et moi avons commencé modestement et nous sommes aujourd’hui une belle agence florissante. Déjà avant la crise sanitaire, nous nous posions la question : What’s next ? Quelle direction avons-nous envie de prendre ? Pas facile, comme décision. La pandémie a joué un rôle d’accélérateur. Les entreprises événementielles étaient en pleine phase de réflexion et d’expérimentation et nous avons remarqué une conver-
« FAST FORWARD RESTE FAST FORWARD. NOUS SOMMES TOUJOURS À GAND, NOUS AVONS NOTRE PROPRE GESTION ET NOTRE PROPRE ÉQUIPE. »
gence d’idées avec d’autres entreprises. Nous avons alors exploré les possibilités de collaborations à plus grande échelle, et ce que cela pourrait signifier pour Fast Forward à long terme.»
AU SEIN D’UN GROUPE SOLIDE
Ces réflexions ont abouti à un partenariat et à l’affiliation au groupe Brandbloxx. «Nous avons finalement trouvé un partenaire adéquat et vendu une partie de Fast Forward. D’une part, pour valoriser une
partie de ce que nous avons construit. D’autre part, pour intégrer un groupe solide, où nous avons assez de latitude pour poursuivre la croissance de Fast Forward. Et avec des investisseurs sérieux qui adhèrent à une certaine vision, ouvrant la voie à de grandes choses. Toutes les entreprises du groupe sont indépendantes et ont leurs propres activités, mais certaines choses, comme les ressources humaines et les finances, sont gérées au niveau du groupe, ce qui présente des avantages. Mais Fast Forward reste Fast
Forward. Nous sommes toujours à Gand, nous avons notre propre gestion et notre propre équipe. Pour ma part, je souhaite encore faire avancer Fast Forward, c’est pourquoi je suis resté dans le capital.»
Mais quel événement a le plus marqué Pascal au cours de ces 20 années à la tête de Fast Forward ? «Ça, c’est une colle… Il y a pas mal d’événements que nous nous remémorons toujours avec plaisir. Je pense par exemple aux projets qui nous ont valu d’être récompensés aux BEA ou même aux BEA World. Nous avons fait des choses très différentes. Pour ma part, sur l’ensemble, je dirais notre premier lancement BMW en 2017. Nous sommes partis de zéro et nous avons transformé l’entrepôt BMW à Bornem en une arène à 360° dans laquelle nous avons fait entrer une vingtaine de voitures. « The Reveal « offrait un spectacle 4D impressionnant mettant tous les sens en émoi avec de la vidéo, de la lumière, du son, mais aussi des odeurs, du vent et des gouttes de pluie. Un décor unique avait été créé pour chaque voiture. Tant du point de vue de la production que du contenu, c’est l’une de nos plus belles réalisations. Et elle reflète aussi à la perfection ce dont Fast Forward est capable.»
Pascal Cauwelier et Fast Forward continuent à croire en l’avenir des événements
live. «Étant donné mon expérience antérieure, je considère les événements et les activations comme un élément essentiel du mix marketing. Comment transposer un produit, un service ou une entreprise en un événement ? Va-t-on plutôt aller vers un teambuilding, un événement interne, un lancement, une journée famille… ? Comment cibler au mieux le public que le client souhaite toucher ? C’est la raison pour laquelle nous réalisons des événements. Et c’est ce qui nous plaît. Vous pouvez distribuer des lasagnes Come a Casa sur un stand au Delhaize. Mais aussi accueillir 200 personnes par jour dans un restaurant installé dans un champ de maïs. C’est comme ça que l’on se crée des ambassadeurs pour la vie. C’est la puissance du live. Vous pouvez capter l’attention des gens et les enthousiasmer pour un produit ou une entreprise. C’est ce qui fait le charme de notre métier», conclut Pascal Cauwelier.
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De Turbien est un espace événementiel extraordinaire doté d’une riche histoire, installé au cœur du site minier beMINE à Beringen. Situé dans l’ancienne salle des turbines de la mine de charbon, De Turbien est empreint d’un profond héritage industriel, et offre un cadre unique pour une variété d’événements. L’association de machines authentiques, d’une architecture robuste et d’un agencement spacieux donne un lieu de caractère, qui en fait un choix inspiré et polyvalent pour les événements d’entreprise et privés.
De Turbien était autrefois le cœur du charbonnage de Beringen. C’est là qu’était produite l’électricité alimentant les puits de mine. Les machines qui occupent encore aujourd’hui la salle étaient opérationnelles jusqu’à la fermeture de la mine en 1989 et ajoutent à l’atmosphère authentique du site. Le passé industriel reste donc très présent et confère un caractère unique à chaque événement qui s’y déroule.
De Turbien convient à différents types d’événements : réunions, réceptions, cocktails dînatoires, conférences de presse, présentations de produits, séminaires et événements privés. Son charme industriel allié à ses équipements modernes crée un cadre inspirant qui séduit aussi bien les invités que les organisateurs. La salle peut accueillir jusqu’à 800 personnes pour une fête et jusqu’à 325 personnes pour un dîner assis. Il est également possible de combiner des éléments intérieurs et extérieurs, pour encore plus de flexibilité.
CASCO OU FULL SERVICE
Les organisateurs ont le choix entre une formule de location « casco », où ils aménagent entièrement la salle comme ils le souhaitent, ou une solution « full service ». De Turbien propose en outre un encadrement en termes d’organisation, d’aménagement et de catering. L’équipe événementielle élabore volontiers des concepts sur mesure et offre son expertise en matière de coordination d’événements, assurant une organisation correspondant parfaitement aux souhaits du clients.
L’ENVIRONNEMENT
DYNAMIQUE DE BE-MINE
De Turbien fait partie du site be-MINE, une zone en plein développement, qui offre une multitude de possibilités de
loisirs et d’activités professionnelles. Les visiteurs peuvent notamment y découvrir le musée de la mine, faire un plongeon à TODI – la plus grande installation de plongée en intérieur d’Europe – ou encore s’aventurer dans l’ascension du terril. Plusieurs projets futurs, notamment dans le domaine hôtelier et de nouvelles infrastructures cyclables, vont en outre venir renforcer l’attrait du site. be-MINE dispose de plus de 1 000 places de parking et est facilement accessible en transports publics ou en voiture.
Anvers est une ville vibrante qui abrite en son sein de nombreux joyaux cachés, dont un très particulier, niché à la périphérie du Zuid. Installé dans la maison historique de Jacob Jordaens, l’élégant site événementiel Jacques allie patrimoine et modernité et offre une foule de possibilités pour les événements de toutes sortes.
Jacques doit son nom au célèbre peintre du 17ème siècle Jacob Jordaens, dont la maison familiale sert aujourd’hui d’espace événementiel polyvalent. Le bâtiment, situé dans la Hoogstraat, est empreint d’histoire et d’art, et décline des références subtiles à l’œuvre et à la vie de Jordaens dans les différentes pièces. Cet héritage est intégré de manière ludique et moderne, ce qui confère au lieu un caractère unique.
Ce qui fait la particularité de Jacques, c’est la flexibilité des espaces disponibles. Le bâtiment comprend plusieurs salles, une agréable cour intérieure et des caves monumentales, chacune avec sa propre ambiance et ses propres possibilités. Jacques’ Room, au rez-de chaussée, offre un espace polyvalent qui se prête aux événements les plus variés, des dîners assis aux showcases, en passant par les événements de networking. Le bar, stratégiquement situé à côté de cette salle, permet une transition en douceur entre les plaisirs gastronomiques et les moments partagés en toute décontraction. La cour intérieure peut être entièrement privatisée et offre un cadre exceptionnel pour les réceptions et les événements en plein air. Si le beau temps n’est pas de la partie, il est possible d’y installer facilement un tente pour garantir le confort des participants. Petit Jacques, pour terminer, accueille idéalement les événements plus modestes, plus intimes comme les ateliers ou les dîners privés. Ici, les invités jouissent d’un cadre exclusif et chaleureux.
Au sous-sol, on trouve Jacques’ Basement, deux caves voûtées pouvant accueillir chacune 150 personnes. Ces espaces peuvent être utilisés pour toutes sortes de projets : conférences, présentations de produits, dîners intimes ou encore festivités au concept dynamique. Grâce à un système de sonorisation professionnel, l’une des deux caves peut également être utilisée comme club privé (underground) pour terminer en beauté votre événement.
Jacques se distingue non seulement par sa polyvalence, mais aussi par son souci du détail. L’intérieur est rehaussé d’objets d’art et de peintures qui font revivre de manière dynamique l’histoire du lieu. Cela crée un environnement inspirant et surprenant, qui recèle à chaque fois de nouvelles choses à vivre pour les visiteurs. La gastronomie joue également un rôle essentiel. Le site propose un catering haut de gamme en interne. De plus, le menu peut être adapté au contexte historique des lieux et à l’œuvre de Jordaens.
Après un quart de siècle, Soundfield dit adieu à son nom familier et poursuit ses activités sous le nom de Show’s On. Mais ce nouveau patronyme représente bien plus qu’une nouvelle image. Il incarne le repositionnement stratégique de l’entreprise au sein d’un secteur audiovisuel en pleine mutation. Aux côtés de Jo Van den Wijngaerde et Patrick De Leeuw, nous retraçons les 25 ans d’histoire de Soundfield et nous levons un coin du voile sur l’avenir de Show’s On, où flexibilité et innovation semblent être les maîtres mots.
Soundfield/Show’s On a vu le jour il y a 27 ans mais ne fête son quart de siècle que cette année. «Tout simplement parce que je ne compte pas les deux années perdues du coronavirus», explique Jo Van den Wijngaerde, CEO de l’entreprise. «Et en fait, l’histoire a débuté encore avant cela, car Patrick (De Leeuw) et moi nous connaissons depuis notre jeunesse. Patrick avait une petite installation, moi j’ai rapidement obtenu mon permis et une camionnette. C’est comme ça que tout a commencé. Il avait la technique, moi la logistique. Nous nous complétions à la perfection. Patrick a continué dans l’audiovisuel, mais moi je me suis concentré sur mes études pendant un certain temps. Nous nous sommes retrouvés dans les années ’90. Patrick envisageait de faire de son hobby son métier et il m’a proposé d’embarquer dans l’aventure. C’est ainsi que Soundfield est né en 1998.»
Dès les premières années, l’entreprise a connu une belle croissance. «Nous étions parmi les premiers à proposer des moving heads. Nous avions découvert cette technologie en Italie, et cela nous permettait de travailler sur de grosses productions comme Donna’s Dansfolies. C’est là que tout s’est mis à évoluer. La camionnette a été remplacée par un camion, puis un camion plus grand, auquel s’est ajouté une remorque... Bref, nous nous sommes progressivement retrouvés à l’étroit dans nos locaux d’Alost. Nous avons trouvé plus grand à Hautem-Saint-Liévin, où nous sommes restés de 2002 à 2018.»
PROFESSIONNALISATION
2002 a marqué un tournant important pour la jeune entreprise. «Je dis toujours que c’est là que les choses sérieuses ont vrai-
ment commencé. Quand vous avez du personnel, un immeuble en location et des emprunts, on ne peut plus vraiment parler de hobby et c’est un tout autre état d’esprit. Vous devez commencer à planifier. C’est là que nous avons commencé véritablement à nous professionnaliser. En 2004, nous avons eu la chance de garder un bon un bon contact avec Natalia et son manager Bob Savenberg après la première édition du concours de talents Idool. Ce qui nous a permis de nous associer à elle et de poursuivre notre développement. Ça, plus un nouvel investisseur.»
Outre le divertissement, Soundfield a commencé à s’investir de plus en plus dans les événements corporate en Belgique et à l’étranger. «Toutes sortes de congrès internationaux, remises de prix et fêtes d’entreprise nous ont amenés d’Helsinki au Maroc et de Dublin à Kiev. Nous étions en déplacement jusqu’à 15 fois par an, pour des événements de plusieurs jours. En effet, la Belgique a une excellente réputation dans le domaine de l’audiovisuel. Nous sommes le pays avec le plus grand nombre de haut-parleurs, micros et armatures d’éclairage par habitant. Ce n’est pas un hasard si Rock Werchter et Tomorrowland sont devenus des marques mondiales. Les artistes sont essentiels évidemment, mais il leur faut un encadrement technique à la hauteur. Le secteur audiovisuel belge a le savoir-faire et la flexibilité nécessaire pour le faire. Après la période difficile de la pandémie, la machine internationale se remet doucement en marche. Nous espérons que ce retour à la normale va se poursuivre.»
Quels sont les projets les plus mémorables des 25 dernières années ? «Ça, c’est une question difficile. Patrick s’est toujours davantage concentré sur les concerts et le divertissement. Moi plutôt sur les événements corporate. Si vous lui posez la question, il mentionnera probablement les Foute Party’s aux Pays-Bas et le Top 40 à l’Ahoy. Au niveau corporate, c’est Adecco qui me vient en tête, dont nous avons fait tous les congrès internationaux pendant des années : d’un décor historique à Venise à un show spectaculaire à Prague. Mais parmi les projets plus modestes aussi, il y a de chouettes choses, comme la réunion de 15 dirigeants de Samsonite dans un château. Les événements corporate vous font découvrir des lieux uniques. Des casques-micros volatilisés en Grèce, de la neige en Turquie... cela en fait de belles histoires.»
CHANGEMENT DE CAP
nous allons dorénavant travailler avec un réseau de partenaires et de collègues. Ce qui va nous permettre de composer le setup parfait pour chaque production.»
Malgré la notoriété établie de Soundfield, la direction estimait que le moment était venu pour un repositionnement. «Le marché a beaucoup changé ces dernières années. Avant, nous travaillions essentiellement avec notre propre matériel. C’était bien mais cela avait aussi ses limites. Si nous avions un type particulier de moving head dans notre entrepôt, par exemple, nous l’utilisions évidemment au maximum. Même s’il était trop grand ou trop petit pour la production en question. Maintenant, nous visons davantage de flexibilité et une offre mieux ajustée aux besoins réels du client, sans être limités par notre propre inventaire. Au lieu d’utiliser uniquement notre propre équipement,
Cette flexibilité va permettre à Show’s On de mieux se calquer sur les tendances du secteur et d’innover davantage. «Nous conservons une base de matériel, mais nous ne sommes plus obligés d’avoir tout de stock. Ce qui signifie que nous pouvons investir dans les connaissances et l’expertise et non plus uniquement dans un équipement toujours plus onéreux. Nous pourrons innover plus facilement, sans devoir forcément faire d’énormes investissements. Cette approche va aussi nous permettre d’accepter de plus grosses productions, sans contraintes. Avant, la location de matériel supplémentaire était parfois un frein. Maintenant, nous repartons sur de nouvelles bases. Avec cette nouvelle stratégie, nous allons pouvoir gérer de plus grosses productions, plus complexes.»
Cette évolution stratégique vient aussi conférer plus d’importance à l’expertise du personnel. «Comme je dis toujours : une mauvaise table de mixage, ce n’est pas un problème si on a un bon technicien derrière. Mais si le technicien est mauvais, il y a de grandes chances que ça coince, même avec la meilleure table de mixage au monde. Surtout maintenant, à l’ère du numérique. Grâce à ce remaniement, nos collaborateurs vont avoir à leur disposition un plus grand arsenal – alors, c’est un challenge, bien sûr, mais un challenge motivant. Cela va les pousser à affuter leurs connaissances et leur savoir-faire. Et par conséquent, nous allons investir davantage dans la formation de notre personnel. À chaque nouveauté, nous devons veiller à ce qu’ils soient à la page et connaissent les capacités de ces appareils. Cela va booster considérablement nos connaissances techniques, ce qui est aussi
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profitable pour la clientèle. Tout le monde est gagnant. Notez d’ailleurs que tous nos chefs de projet possèdent de solides connaissances techniques. Ce qui nous permet d’entrer dans une réflexion pratique conjointe dès le premier contact avec le client, évitant ainsi les malentendus et garantissant une meilleure efficacité dans la production.»
TENDANCES 2025
L’évolution technologique se poursuite sans relâche. «Dans le domaine du son, l’audio immersif est à la une de l’actualité. Par ailleurs, les clients recherchent de plus en plus un son parfait sans haut-parleurs apparents. Dans les projets corporate, c’est souvent problématique car le contenu et l’image prennent généralement le pas sur le reste. Dans le domaine de la lumière, la transition vers le LED est quasiment achevée, et l’accent est désormais mis sur les équipements plus compacts, plus rapides et moins énergivores. Comme on a pu le voir lors du dernier salon ISE. Plus de pixels, un gramme de moins, une seconde plus rapide, mais pas de véritables révolutions. Il va falloir patienter encore un peu.»
SHOW’S ON !
Le nouveau nom Show’s On reflète la nouvelle approche de l’entreprise. «Ce sont des termes qui reviennent souvent dans notre secteur : Let The Show Begin, The Show Must Go On… En fait, c’est nous qui sommes en première place, c’est à nous d’appuyer
sur « on « pour que le spectacle commence. Nous nous occupons du son, de la lumière... Et souvent aussi de canaliser la vidéo via la régie. Nous sommes littéralement les starting-blocks de chaque événement. L’annonce du changement de nom a été accueillie positivement. Nous avons une foule de magnifiques souvenirs avec Soundfield mais il est temps d’aller de l’avant. Show’s On est l’évolution logique de notre histoire. Nous sommes convaincus que d’autres suivront notre exemple dans le secteur», concluent Jo Van den Wijngaerde et Patrick De Leeuw.
Le BAM Marketing Congress est un rendez-vous annuel où les professionnels du marketing se rassemblent pour discuter des tendances émergentes, des stratégies et des innovations de leur secteur. Lors de la dernière édition, les 5 et 6 décembre au Brussels Gate, fielddrive a joué un rôle clé dans l’optimisation de l’expérience sur place des 2 000 participants. L’agence a créé une expérience visiteur impeccable, alliant des technologies familières avec de nouvelles fonctionnalités, testées et peaufinées lors de l’événement.
L’expérience débutait dès l’arrivée des visiteurs, avec un accueil assuré à l’aide des bornes de check-in automatique de fielddrive afin d’accélérer l’enregistrement. Grâce à une technologie de reconnaissance faciale de pointe, les participants pouvaient s’enregistrer en quelques secondes à peine, minimisant ainsi les files d’attente et fluidifiant le passage à l’entrée. Les 2 000 visiteurs ont reçu rapidement et sans difficulté leur badge personnalisé, qui mentionnait leur nom et leur fonction, mais prévoyait également un espace pour le branding et les messages de sponsoring.
Pour fluidifier l’accès aux différentes sessions et garantir la sécurité, fielddrive avait mis en place son système avancé de contrôle des accès et d’attendance tracking. Cette solution permet de savoir avec précision qui assiste à quelle session mais aussi de garantir l’exclusivité de certaines sessions. Une fonctionnalité Switch-Over innovante permettait de transférer automatiquement les visiteurs à la session suivante dans la même salle, sans qu’ils aient besoin de s’enregistrer à nouveau. Un gain de temps et de confort, tant pour les organisateurs que pour les participants.
L’une des applications les plus remarquables introduites par fielddrive lors du BAM Marketing Congress 2024 était la technologie avancée de tracking émotionnel. Grâce à des caméras intelligentes stratégiquement placées dans les salles de conférence, les réactions du public à différents sujets et intervenants étaient analysées en temps réel, permettant aux organisateurs de mesurer l’implication du public et de rassembler des données précieuses sur l’efficacité du contenu. Les pics d’énergie lors de certaines sessions ont été enregistrés comme des facteurs de succès. À l’inverse, les sessions avec un niveau d’énergie moins élevé ont fourni des indicateurs pour améliorer les futures éditions. Grâce à cette approche basée sur l’analyse de données, l’organisation a pu améliorer et ajuster en permanence le programme en fonction des besoins des visiteurs.
Les souhaits des exposants ont également été pris en compte. En effet, lors du congrès, fielddrive a également implémenté sa solution de lead retrieval, permettant de rassembler efficacement de précieux contacts. En scannant un simple code QR sur le bad-
ge des visiteurs, les données se stockaient automatiquement selon une classification ‘hot’, ‘warm’ ou ‘cold’, en fonction de l’intérêt manifesté et de la pertinence du contact. Les exposants pouvaient accéder à toutes les données en temps réel, leur permettant d’effectuer des suivis ciblés et d’exploiter au maximum leur réseau. En outre, le système offrait la possibilité d’ajouter des questions personnalisées, ce qui permettait aux exposants de recueillir des informations plus précises sur les prospects potentiels.
Un aspect crucial de la contribution de fielddrive a été l’intégration de STOVA, qui synchronisait tous les participants et leurs données en temps réel. Intégré en toute transparence, le système permettait aux organisateurs d’observer en continu les flux de visiteurs, la popularité des sessions et les taux d’engagement. Grâce aux tableaux de bord analytiques complets, ils disposaient également d’informations précieuses pendant l’événement, mais pouvant aussi servir de base à des améliorations stratégiques en vue des prochaines éditions. Étant donné la nature des services fournis, la sécurité des données était évidemment une priorité absolue dans la collaboration entre fielddrive et BAM. Tout s’est déroulé dans le respect le plus strict de la législation RGPD, garantissant un traitement et un stockage sécurisé de toutes les données personnelles des visiteurs et des exposants.
Cette collaboration a permis d’aboutir à un événement efficace au déroulement parfaitement fluide, mais aussi de collecter des informations précieuses pour les prochaines éditions. Grâce à la mise en place de huit bornes de check-in automatique, les 2 000 visiteurs ont pu s’enregistrer en un clin d’œil. Les badges personnalisés facilitaient l’identification, rehaussant le professionnalisme du congrès, et les exposants ont pu recueillir au total 650 prospects de qualité à l’aide de la solution de lead retrieval. De son côté, l’implémentation du tracking émotionnel a fourni de nouvelles informations sur l’impact des sessions et des intervenants, ce qui a permis à BAM d’optimiser son programme en s’appuyant sur ces données.
Sofie Smits, Managing Partner chez OFCORES, est particulièrement satisfaite de la collaboration avec fielddrive. «fielddrive a joué un rôle crucial dans l’amélioration de l’expérience sur place pour les participants au BAM Marketing Congress. En simplifiant et fluidifiant l’attribution des badges, ils ont assuré un enregistrement rapide et efficace et minimisé les temps d’attente, garantissant un démarrage en douceur de l’événement. Leur équipe sur place était toujours disponible, amicale et extrêmement serviable, offrant son soutien en cas de besoin et faisant en sorte que chaque participant se sente le bienvenu et bien encadré pendant l’événement.»
La collaboration entre fielddrive et BAM a mis en évidence le potentiel transformatif des solutions technologiques de pointe pour l’événementiel. En proposant des solutions innovantes aux différents enjeux du congrès, telles que le tracking émotionnel, fielddrive Leads et fielddrive Entry, fielddrive a démontré son expertise. Les solutions avancées de fielddrive – depuis l’autonomisation des exposants avec une récupération transparente des prospects jusqu’à la garantie d’un accès efficace et sécurisé aux sessions – ont aidé BAM à établir une nouvelle norme en matière d’expérience événementielle.
En décembre dernier, les BEA Awards 2024 ont rassemblé un millier d’invités du secteur événementiel au BMCC de Bruges. Meetmarcel a orienté la soirée de remise des prix dans la bonne direction. Pour ce faire, l’agence a pu compter sur une équipe de partenaires avec lesquels ils collaborent régulièrement. Plus d’un mois après l’événement, Experience Magazine a réuni ce groupe au BMCC pour une table ronde sur l’importance de partenariats solides.
La dernière édition des BEA Awards a impliqué plus de 50 partenaires. Pour l’organisation structurelle de l’événement, l’agence meetmarcel a fait appel à une équipe de fournisseurs avec lesquels elle travaille régulièrement. Un mois plus tard, nous avons réuni ce groupe autour de la table pour une rétrospective : Matthias Crombez de CT Group, Didier Serweytens de Vrije Ruimte, Lowie Lesage de John&Jane, Tanguy Maes de meetmarcel, Dimitri Beyaert de DB Video, Ludo Vanstreels de Trimex et Sarah Cornand du BMCC.
AUTOUR DU TABLE
AVEC EXPERIENCE MAGAZINE
En décembre dernier, c’était au tour de meetmarcel d’être l’agence organisatrice d’une soirée BEA inoubliable.
Tanguy Maes (meetmarcel) : « Nous avons choisi de faire les choses différemment et de changer le concept : le cadre, le déroulement de la journée et de la soirée... Nos partenaires étaient tout à fait d’accord. Et il le fallait. Car si tout le monde ne met pas la main à la pâte, il n’y a tout simplement pas de BEA ».
Ludo Vanstreels (Trimex) : « J’ai aimé le concept. Franchement, c’est un sacré boulot, avec beaucoup d’éléments de dernière minute, comme le contenu qui nous est parvenu une demi-heure à l’avance. Un tel projet ne peut réussir que si l’on travaille avec de très bonnes personnes, positives et qui se donnent à fond. »
Matthias Crombez (CT Group) : « Pour moi, ce fut une expérience intéressante car je ne travaille pas souvent en Belgique.
Nous avons fait la connaissance de Ludo et c’est ainsi que nous sommes entrés sur le marché belge. C’était donc très intéressant de participer à cet événement. »
Didier Serweytens (Free Space) : « Ce n’était pas la première fois que nous participions aux BEA Awards. Mais c’est toujours agréable de pouvoir travailler avec autant de partenaires pour obtenir un résultat positif. »
Lowie Lesage (John&Jane) : « Les attentes à l’égard des BEA sont élevées et, face à un concept ambitieux, tous ces partenaires ont mis l’épaule à la roue pour obtenir un excellent résultat. »
Dimitri Beyaert (DB Video) : « Une dif-
ficulté supplémentaire réside dans le fait que la BEA est un événement pour le secteur événementiel. Le public y est très critique et vous oblige à être présent plus que jamais.
Sarah Cornand (BMCC) : « J’ai tout de suite remarqué le nombre de personnes qui regardaient constamment en l’air. Dans d’autres événements, les gens regardent surtout le spectacle, mais ici, ils voulaient aussi savoir comment tout se passait. Pour nous, les BEA ont été une excellente occasion de présenter le BMCC aux agences événementielles. Nous organisons principalement des congrès, des symposiums et des réunions d’entreprise, mais il s’agit toujours d’un marché différent, avec un peu moins d’équipements que les BEA. Les agences événementielles ont tendance à sortir des sentiers battus plus rapidement. Et c’est ce qui s’est passé ici aussi. J’ai donc été époustouflé par le concept. Et l’exécution a été absolument époustouflante. Ces partenaires ont vraiment fait briller notre site ».
L’équipe que meetmarcel avait constituée n’était donc pas la première venue. Ces dernières années, les fournisseurs autour de notre table avaient déjà collaboré régulièrement.
Dimitri Beyaert : « L’équipe qui se réunit ici aujourd’hui est une équipe avec laquelle nous travaillons souvent. Nous pouvons énormément compter les uns sur les autres. Nous avons pu le démontrer lors des BEA Awards. Tant avant que pendant l’événement lui-même. »
Tanguy Maes : « Ce qui est bien, c’est que la communication ne va pas toujours dans une seule direction. Il s’agit d’une véritable interaction, avec un seul objectif : rendre le projet final aussi impressionnant que possible. On sent que tout le monde est sur la même longueur d’onde et on a besoin de moins de mots pour se comprendre. »
Ludo Vanstreels : « J’ai été heureux que cette composition soit à nouveau choisie. Avec cette équipe, le puzzle s’emboîte très bien. Je ne sais pas si nous aurions pu faire autrement dans le temps imparti. »
Dimitri Beyaert : « Quand l’un dit a, l’autre pense immédiatement b, c et d. À une époque où le timing est de plus en plus serré, c’est un atout considérable. La confiance mutuelle est élevée, et nos techniciens s’appellent parfois directement les uns les autres. C’est ainsi que l’on gagne du temps.
Lowie Lesage : « Pour les questions techniques, une consultation préalable est très pratique. Cela nous permet de coordonner beaucoup de choses et de travailler
plus efficacement. Tant au niveau de la préparation que de la mise en place effective. »
Il est frappant de constater que tous les fournisseurs présents à la table sont prêts à regarder au-delà de leur propre « îlot ».
Dimitri Beyaert : « Un événement est souvent un one shot. Parce qu’il n’y a qu’une seule chance de bien faire les choses. Alors si vous n’avez pas une équipe cohérente, ça ne marche pas ».
Matthias Crombez : « Il ne faut surtout pas penser dans des cases. Dans les productions, on constate souvent que les opérateurs se cantonnent à leur job. C’est ainsi que l’on travaille les uns contre les autres. Ce n’est pas du tout le cas avec ce groupe. »
Ludo Vanstreels : « Les vrais partenaires aident à trouver des solutions pour les autres parties. On ne peut pas se contenter de dire : ‘ce n’est pas mon problème’. »
Lowie Lesage : « L’équipe ici présente a un objectif commun. Et cet objectif n’est pas ‘je veux que ma partie aille bien’, mais plutôt ‘je veux que l’ensemble de l’événement aille bien’. Si vous ne discutez pas entre vous, vous créez des problèmes.
APPORT CRÉATIF
Au cours de ce projet, il est apparu une fois de plus que les fournisseurs d’événements ont plus à offrir qu’un rôle purement exécutif.
Dimitri Beyaert : « À nos débuts, DB Video était une société purement exécutive, spécialisée dans les installations. On nous appelait pour faire une
capture vidéo, mais pour le reste, nous ne savions pas grand-chose de l’événement. Aujourd’hui, nous sommes beaucoup plus étroitement impliqués par le client : « Voilà l’idée, voilà ce que nous voulons faire, comment pouvons-nous l’améliorer ? Nous sommes tous très forts dans l’aspect technico-créatif. Nous sommes tous très forts dans l’aspect technique et créatif, ce qui nous permet de mieux faire ressortir l’aspect artistique et créatif. »
Ludo Vanstreels : « Cette créativité ne doit pas toujours être visible. Parfois, il s’agit aussi de trouver des solutions dans les coulisses. Chacun est créatif d’une manière différente.»
Tanguy Maes : « Nous aimons impliquer nos partenaires très tôt dans la phase de conception. Ils nous aident à traduire notre idée en quelque chose de tangible pour le client. En outre, cette méthode de travail permet également d’identifier très rapidement certains problèmes. Les personnes disposant d’une expertise technique sont donc très précieuses pour l’élaboration d’une proposition. »
Matthias Crombez : « Il peut y avoir beaucoup d’idées sur la table, mais il faut bien sûr qu’elles soient techniquement réalisables. Quels sont les produits disponibles ? Quel est le poids ? Peuton l’accrocher ? Ce sont tous des facteurs importants. »
Sarah Cornand : « Dans ce groupe, j’ai vraiment vu la créativité et l’expérience technique s’unir. Cette combinaison donne quelque chose de spécial. »
Les fournisseurs présents à notre table sont tous des partenaires premium, qui placent la barre très haut.
Ludo Vanstreels : « C’est précisément le défi. Dans le cadre et les budgets qui nous sont impartis, nous essayons toujours de faire mieux : avec de nouvelles idées, de nouvelles technologies, de nouvelles insertions créatives. »
Tanguy Maes : « Le client est souvent prêt à payer un peu plus que ce qu’il avait prévu s’il s’agit d’une idée créative de premier ordre qui lui permet d’atteindre son objectif. C’est pourquoi il faut aussi apprendre à comprendre le client et essayer de comprendre son cadre de vie. De cette façon, vous pouvez créer une proposition qui leur convient. Parfois, il faut oser se lancer dans une idée audacieuse. «
Ludo Vanstreels : « C’est aussi une question d’investissement. Un écran LED n’est pas l’autre. Après les BEA, j’ai reçu beaucoup de réactions sur la bonne qualité des écrans LED. C’est parce que nous avons pris la décision de le faire en toute connaissance de cause. Cela aussi, c’est mettre la barre plus haut. »
Lowie Lesage : « Mais relever la barre n’est pas toujours le dernier cri. Parfois, les budgets ne le permettent pas. Nous essayons alors d’exceller d’une autre manière : dans la finition, dans l’efficacité. C’est ainsi que l’on continue à se remettre en question. Année après année, je me dis que cela ne peut pas être plus fou. Mais année après année, je me trompe. C’est ce qui fait que c’est amusant.”
Tanguy Maes : « Le fait d’être perçu comme un partenaire de premier plan suscite naturellement un certain nombre d’attentes. Il faut y répondre en permanence. Je pense que tout le monde ici place la barre si haut que cela semble naturel. Cependant, toute la préparation, toutes les compétences nécessaires pour mener à bien ce projet ne sont pas si évidentes. C’est aussi une question de volonté d’aboutir. Il y a parfois des partenaires qui disent déjà : « Oh là là, je ne sais pas par où commencer ». Vous savez alors qu’ils ne sont pas les mieux placés pour cette tâche. Les partenaires présents à la table diront : « Nous ne savons pas encore comment nous allons faire, mais nous allons trouver une solution ».
L’équipe est un facteur crucial pour le maintien de la qualité.
Dimitri Beyaert : « Le plus important dans une entreprise, ce sont les gens qui y travaillent. Des personnes qui communiquent et comprennent les choses directement. C’est particulièrement important pour les événements.
Didier Serweytens : « Nous investissons constamment dans notre personnel. Surtout dans les connaissances matérielles. Tout innove et change très vite.
C’est pourquoi nous assurons en permanence la formation continue de tous nos collaborateurs. Nous le faisons en partie en interne, pour rafraîchir les opérations, les techniques et les matériaux. Mais aussi en externe. Nous sommes également ouverts aux suggestions. Si un cours de formation est intéressant pour notre profession, nous voulons donner cette opportunité à nos employés ».
Lowie Lesage : « Ces dernières années, nous avons eu un afflux important de jeunes, de nouvelles personnes, que nous aimons voir évoluer dans notre profession. Il est rare que l’on sorte de l’école et que l’on s’installe immédiatement à la table de mixage. Chaque technicien en herbe suit à peu près le même processus et reçoit la formation nécessaire. Qu’ils préfèrent l’audio, la vidéo ou la production générale, ils ont la possibilité de poursuivre dans cette voie. »
Matthias Crombez : « La gestion de LED ne s’apprend pas à l’école mais en formation interne. Il faut avant tout trouver des personnes intéressées. Il faut surtout qu’elles aient la bonne volonté de s’y mettre ».
Tanguy Maes : « Chez nous, les sélections sont également basées sur le dynamisme et la motivation. D’autant plus que vous savez que c’est un travail difficile et que vous avez besoin de cette motivation pour continuer. Toutes les connaissances ne sont peut-être pas encore présentes chez nos juniors, mais l’envie d’apprendre est là. »
Dimitri Beyaert : « Au fil des ans, nous avons créé une structure dans laquelle chacun peut se développer. Si vous donnez aux gens la possibilité de partir de zéro et d’évoluer jusqu’au poste de directeur, vous leur donnez une perspective d’évolution, ce qui les rend moins susceptibles de partir. Je pense également qu’il est important de rallier les gens à une certaine vision, à ce que nous voulons projeter en tant qu’entreprise. C’est une autre façon de garder les bons éléments à bord ».
En décembre, les Belgian Event Awards ont fêté leur 25ème édition en grande pompe. meetmarcel avait dressé au BMCC à Bruges un décor spectaculaire, et le reste de la ville était également englobé dans l’événement par le biais d’une projection laser. Sans oublier les lauréats bien sûr, avec en tête CityCubes, Pink Piñata Productions, Sylvester et The Media House. Dernière rétrospective des BEA Awards 2024.
Pour bon nombre des 1 100 invités, l’événement des BEA était une première rencontre avec le BMCC, qui n’est en activité que depuis trois ans. meetmarcel, qui organisait les BEA Awards cette année, avait fait le choix d’une « arène » centrale pour accueillir la cérémonie, entourée par une zone de réception et les stands de restauration tenus par les dix traiteurs partenaires : Bert & Co, Cardinal, Coeur Catering, Gourmet Invent, J&M Catering, Very Food, Bon-Apart, Deldycke Traiteurs, De Feestarchitect et The Street Food Company.
Après un discours passionné du président du jury, Sjoerd Weikamp, sur la beauté du secteur événementiel, le moment était venu d’annoncer le vainqueur dans la première catégorie : Institutional Events. Vainqueur qui n’était autre que The Media House, récompensé dans sa propre ville. L’agence brugeoise a réalisé une série d’événements remarquables dans le cadre de l’Inauguration de l’Entrepôt Stapelhuis sur le port d’Ostende. En plus de ce trophée d’or, le jury a également récompensé le partenariat entre CityCubes et Sylvester pour le Festival de clôture FTI (argent), ainsi que le projet Velo-city d’Event Masters pour la ville de Gand (bronze).
La catégorie B2C a été la plus prolifique cette année,
avec huit finalistes. Pink Piñata Productions a transformé Kortrijk Expo en un paradis coloré dédié aux livres pour petits et grands à l’occasion de «Boektopia 2023», un projet qui lui a valu un BEA d’or. Sur la deuxième marche du podium B2C, on retrouvait le salon de l’auto flottant «MINI Big Love Boat» de CityCubes. Podium complété par l’expo «Le vent en poupe» de Toerisme Oostende.
Dans la catégorie Business-to-Em-
ployees, c’est Sylvester Productions qui a remporté le premier prix avec «ONSTAGE», un show grandiose pour près de 5 000 collaborateurs de Telenet. KonseptS a été récompensé pour «You Make Us Rock», une fête du personnel originale pour P&V. Le bronze est allé à Hemera, qui a organisé un 60ème anniversaire inoubliable pour Heuschen & Schrouff Oriental Food.
teur événementiel, un rendez-vous incontournable», a déclaré Tanguy Maes. «Avec meetmarcel, nous avons essayé d’y imbriquer notre propre ADN, en intégrant d’autres « ingrédients « et en abordant l’événement différemment, le tout assorti d’une organisation impeccable. Pour ce faire, nous avons pu compter sur de nombreux partenaires de meetmarcel et sur des partenaires qui nous accompagnent depuis des années. Nous avons été stupéfaits par tous les coups de pouce désinté-
Le projet «Boss Art Deco», une galerie d’art conçue sur mesure par CityCubes pour BOSS Paints, a été élu meilleur événement B2B de l’année. La remise de ce prix a été un moment particulier, car Dieter Veulemans – fondateur de CityCubes – a dû assister à la cérémonie depuis son lit pour raison de santé. Mais grâce à une effigie en carton et un appel FaceTime, il a tout de même pu être présent à Bruges. L’événement «Future Menus», réalisé par New Balls Please pour Unilever, a remporté l’argent dans cette catégorie, et le bronze est allé à l’édition Funfair de «Techorama».
L’un des moments forts de la soirée a été la performance au piano de Jef Neve. Et sa magnifique musique n’était pas seulement diffusée au BMCC, mais aussi dans tout le centre-ville. Car simultanément à sa performance à l’intérieur, le même morceau était joué par les carillonneurs de la ville. meetmarcel, l’agence organisatrice, voulait en effet mettre l’accent sur l’impact authentique et les liens que le secteur de l’événementiel est capable de créer. Non seulement entre les entreprises et leurs clients, mais aussi avec la société. L’ensemble de la ville était donc impliqué dans l’événement, notamment avec une projection laser spectaculaire entre le BMCC et les tours de la ville. Après la remise des prix, l’arène centrale s’est transformée en dance floor où Truephonic et DJ Tom, entre autres, ont donné le coup d’envoi de la soirée.
Ces dernières années, meetmarcel s’est distingué à chaque fois sur le podium parmi les lauréats. Cette année, l’agence a principalement brillé en coulisse. «Les BEA sont devenus la grand-messe du sec-
ressés et gratuits, offerts au nom de l’industrie. Nous ne trouverons jamais assez de mots pour exprimer notre gratitude envers ces partenaires. Les membres du jury ont également fourni un travail remarquable et ont été bien entourés lors de cette édition. Il devrait en être ainsi chaque année, pour faire honneur à notre métier. Nous travaillons dans un secteur merveilleux, où se créent des liens authentiques. Organiser un événement qui réunit tous les acteurs du secteur est un privilège pour toute agence qui croit en tout ce qu’incarne « l’industrie live «.»
L’organisation est elle aussi ravie de cette édition anniversaire. «Ces 25ème BEA Awards ont tenu toutes leurs promesses», se réjouit Jean-Paul Talbot, coorganisateur des BEA. «Ils ont démontré une nouvelle fois que notre pays possède un réseau très dense d’agences qui maîtrisent cet art délicat qui consiste à mettre la créativité au service des entreprises et de l’humain. Grâce à meetmarcel, au jury et à tous les partenaires des BEA, Bruges a été étincelant. Nous nous tournons à présent avec enthousiasme vers Bruxelles.»
LES BEA AWARDS REVIENNENT À BRUXELLES SOUS
LA HOULETTE DE VO EVENT
Lors de la cérémonie, le public a également appris que la prochaine destination des BEA Awards serait Bruxelles et que c’est VO Event qui prendrait l’événement sous son aile en 2025. «Nous sommes ravis de relever le défi des BEA», affirme Isabelle De Schryver, General Manager. «Premièrement, pour ramener les BEA à Bruxelles et travailler davantage sur le bilinguisme de l’événement. Nous constatons que les BEA Awards se sont considérablement flamandisés ces dernières années, et nous voulons rééquilibrer la situation. Pas seulement la soirée elle-même, mais aussi au niveau des participants. Il y a beaucoup de bonnes agences à Bruxelles et en Wallonie. Espérons que nous parviendrons à les convaincre de participer à cette édition. Par ailleurs, les BEA sont aussi l’occasion de remettre VO Event à l’honneur et de montrer ce dont nous sommes capables.»
CATÉGORIE ÉVÉNEMENTS B2B
OR
Boss Art Deco – CityCubes pour BOSS Paints ARGENT
Future Menus - New Balls Please pour Unilever Food Solutions BRONZE
Techorama - Kevin de Rudder pour Techorama
CATÉGORIE ÉVÉNEMENTS B2C
OR
Boektopia 2023 - Pink Piñata Productions pour Boektopia bv ARGENT
MINI Big Love Boat - CityCubes pour BMW Group BRONZE
Le vent en poupe – Expo interactive - Toerisme Oostende pour Elia, Jan De Nul, DEME
CATÉGORIE ÉVÉNEMENTS B2E
OR
ONSTAGE - Sylvester Productions pour Telenet ARGENT
You Make Us Rock - KonseptS pour P&V Groep BRONZE
60ème anniversaire de Heuschen & Schrouff Oriental Food - Hemera pour Heuschen & Schrouff
CATÉGORIE INSTITUTIONAL EVENTS
OR
Inauguration Entrepôt Stapelhuis - The Media House pour le Port d’Ostende ARGENT
Festival de clôture FTI - CityCubes & Sylvester pour FTI & le Gouvernement flamand BRONZE
Velo-city 2024 - Event Masters pour la Ville de Gand
Lors de la dernière édition des BEA Awards, dix traiteurs ont donné le meilleur d’euxmêmes pour offrir une expérience culinaire unique aux 1 000 invités des BEA. Pour garantir cette qualité, ils travaillent toujours avec des fournisseurs de la région, sélectionnés avec soin.
Lors des BEA 2024, chaque traiteur a choisi l’un de ses fournisseurs comme ambassadeur. Sur les différents stands de restauration, les invités des BEA pouvaient scanner un code QR menant à une vidéo mettant en avant cet ambassadeur et racontant son histoire. Nous vous proposons de (re)découvrir ici ces dix ambassadeurs. Vous retrouvez aussi sur cette page un code QR, qui vous permet de visionner tranquillement les dix vidéos.
BERT&CO
Bert&Co fonctionne selon une démarche « farm to table », avec des ingrédients bio. Pour cela, le traiteur fait notamment appel au potager de l’asbl Oep Den Hof à Schilde. Et il fait don des éventuels excédents aux banques alimentaires de l’asbl Stroboertje.
BONAPART CATERING
BonApart Catering, établi à Roulers, sélectionne uniquement des produits locaux, cultivés de manière durable. Les légumes, par exemple, viennent de chez Verschil Naturelle, où Ilse van Acker applique les principes de la permaculture, sans irrigation, et obtient des produits d’excellente qualité.
CARDINAL CATERING
Cardinal Catering travaille avec JOKA, un grossiste en charcuterie et épicerie fine mais qui est aussi bien plus que cela. JOKA mise sur les spécialités et l’innovation afin de continuer à offrir un service au top. La qualité à l’état pur et un circuit court, telles sont les valeurs de Cardinal Catering.
CŒUR CATERING
Depuis des années déjà, Cœur Catering se profile comme un chef de file de l’entrepreneuriat durable. Des valeurs que l’entreprise recherche aussi chez ses fournisseurs. Pastati est une entreprise de travail adapté qui, en plus de produire de délicieuses pâtes, offre des opportunités de travail à des personnes qui vivent des situations particulières.
DE FEESTARCHITECT
De Feestarchitect est une entreprise familiale basée à Destelbergen qui propose une cuisine fraîche de qualité. Parmi ses fournisseurs locaux, il y a l’élevage de porcs Duroc d’Olives, où les animaux bénéficient d’un espace de vie suffisant et d’une alimentation adaptée, avec de l’huile d’olive comme matière grasse de base. Ce qui donne une viande tendre, juteuse et particulièrement savoureuse.
GOODMEAT, situé à Aalter, est un des partenaires de Deldycke Traiteurs depuis des années L’entreprise, dont l’histoire remonte au début du siècle dernier, élève une race de Belfurn Angus qui garantit une viande de qualité, dans une démarche centrée sur le bien-être animal.
GOURMET INVENT
Gourmet Invent travaille en étroite collaboration avec Filip Claeys. Fondateur de North Sea Chefs, Filip est un fervent partisan de la pêche durable et d’un poisson équitable provenant de la mer du Nord. Ce qu’il prépare au restaurant De Jonkman, Gourmet Invent permet à un public plus large de le découvrir, en lui proposant des poissons qui sortent de l’offre ordinaire.
J&M CATERING
Schelkens Gevogelte, situé à Londerzeel, est un des partenaires fidèles de J&M Catering. Cette entreprise familiale, aujourd’hui dirigée par la cinquième génération, est spécialisée dans l’élevage de volaille en plein air. Elle investit énormément dans ce domaine, notamment dans la construction d’un nouveau site. Outre un produit de qualité, J&M peut également compter sur eux pour un service flexible.
La ferme porcine Brasvar à Nevele est l’un des fournisseurs réguliers de The Street Food Company. Les porcs Duroc sont eux-mêmes nourris avec des produits locaux provenant d’entreprises agroalimentaires de la région. La viande Brasvar a donc un caractère authentique qui cadre parfaitement avec les saveurs auxquelles The Street Food Company aspire dans ses plats.
Very Food Catering privilégie toujours exclusivement les produits de qualité, y compris pour les épices. C’est pourquoi le traiteur travaille avec Food Travellers Premium Spices. Cette entreprise gantoise se fournit toujours auprès de petites entreprises familiales ou de coopératives. Des produits de qualité, donc, qui proviennent directement du producteur et à un prix équitable.
La récente intégration de l’Expert Center Event Marketing de l’ACC dans le Cluster Event Agencies de l’Event Confederation marque le début d’un nouveau chapitre pour les agences événementielles belges. Cette transition coïncide en outre avec un changement de présidence. Michel Van Camp (New Balls Please) succède à Karin Van Passel (d-sidegroup) et devient le premier président de ce nouveau Cluster. Experience s’est entretenu avec lui de sa vision de l’avenir, des défis qui attendent les agences et de son ambition de rassembler encore davantage les acteurs événementiels.
Michel Van Camp est actif dans les associations professionnelles représentant les agences événementielles depuis un quart de siècle. «Je fais partie de l’Expert Center Event Marketing de l’ACC depuis le tout début. Je suis membre de l’ACEA, qui était à l’époque l’association faîtière des agences événementielles, depuis 1998. J’ai vu ces organisations évoluer positivement au fil des années. Ce qui était au départ un simple salon de discussion pour les propriétaires d’agences est devenu une association à part entière, qui se soucie réellement de ses membres et prend les initiatives nécessaires. Et qui représente comme il se doit ses membres face aux tiers. L’importance d’un tel organisme
s’est accrue de façon exponentielle, en particulier pendant la période du coronavirus, qui a mis en exergue le manque de structure et l’absence de représentation politique de notre secteur.»
En accédant à la présidence, Michel Van Camp franchit une nouvelle étape dans son engagement. «Ces dernières années, plusieurs personnes de l’Expert Center ont pris leurs responsabilités en assurant la présidence pendant 2 ou 3 ans. Il y a eu notamment Frank Anthierens, Pascal Cauwelier, Bert Knuts et jusqu’à récemment Karin Van Passel… Je tiens tout particulièrement à la remercier pour l’en-
thousiasme et l’attitude constructive avec lesquels elle s’est battue pour le secteur au cours des trois dernières années. J’ai toujours affirmé que chaque propriétaire d’agence devrait assumer cette responsabilité une fois. Comme j’ai récemment fêté mes 50 ans, je trouvais le moment bien choisi. C’est pourquoi je me suis porté candidat.»
La particularité de cette nouvelle présidence est qu’elle coïncide avec l’intégration de l’Expert Center Event Marketing au sein de l’Event Confederation. «Ma priorité est donc d’assurer une intégration efficace et en douceur. Nous sommes
le premier grand cluster à entamer cette démarche. Notre Expert Center est en cours de transfert mais il constitue déjà une entité à part entière avec 45 membres. Et le vote pour l’intégration de notre Expert Center au sein de l’Event Confederation a été unanime. C’est un signe clair de notre conviction. Grâce à cela, nous pouvons bénéficier des avantages offerts par l’ACC et par l’Event Confederation, ce qui représente un atout de taille. Mais le plus important pour nous, c’est que nous sommes plus nombreux, que nous avons plus de chiffres et une meilleure représentation au niveau gouvernemental.»
Pour une fédération professionnelle, il est essentiel d’avoir un grand nombre de membres pour bénéficier d’un maximum de soutien. «Nous représentons la majorité des agences événementielles, mais des zones d’ombre subsistent. Il reste des entreprises, parmi lesquelles de grandes agences, qui pensent qu’une affiliation ne leur apporterait rien. Nous sommes également sous-représentés en Wallonie. Si nous voulons viser une véritable représentation nationale, il nous faut attirer à bord un grand nombre d’agences de tout le pays. C’est pourquoi nous allons continuer à essayer de convaincre les agences qui ne sont pas encore représentées de se joindre à l’aventure. Si ce n’est pour elles-mêmes, au moins pour notre secteur. Car si nous devions à nouveau faire face à un problème similaire à la situation de 2020, nous aurions au moins quelque chose de concret à présenter au gouvernement et nous pourrions démontrer combien d’ETP et de chiffre d’affaires nous représentons.»
L’IMPACT DE L’IA
Lors de sa candidature, Michel Van Camp a proposé un plan en 10 points. En tête de liste figuraient les défis posés par l’IA. «C’est un sujet très concret, très proche, si ce n’est déjà totalement d’actualité. Quel va être l’impact de l’IA sur notre secteur ? Nous ne disposons encore d’aucune donnée. C’est une tâche à laquelle nous devons encore nous atteler. Comment va se faire l’intégration de l’IA ? Au sein des événements que nous organisons, certes, mais aussi et surtout au sein des structures des agences. Cela permettra-t-il de réaliser des économies ? Cela va-t-il entraîner des pertes d’emploi ? Et qu’en est-il de la réglementation ? Qu’est-ce que le gouvernement va imposer ? Et de quoi devrons-nous tenir compte ? Tout cela aura un impact considérable sur le secteur. C’est à nous, via l’Event Confederation, de lister et réfléchir à toutes ces ramifications, afin que nous puissions tous nous structurer au mieux en fonction de ces éléments.»
PITCHS RESPONSABLES
Le comportement lors des pitchs reste également problématique. «C’est une autre raison importante de rallier autant d’agences que possible à l’Event Confederation. Car plus nous serons nombreux, mieux nous pourrons imposer un comportement correct en matière de pitchs. Il y a déjà eu d’énormes progrès dans ce domaine au niveau des agences de publicité, mais pour les agences événementielles, cela reste un problème. Avec un lourd impact financier. Un grand pitch coûte facilement 5 000 euros à une agence. Et si 4 ou 5 agences participent au pitch, ce sont vite des dizaines de milliers d’euros qui s’envolent du secteur. Notre cluster s’attache à gérer au mieux cette situation et nous avons établi des règles. Mais dès que d’autres agences sont impliquées, nos membres sont face à un dilemme : participons-nous dans ces conditions ? Ou est-ce que nous nous retirons ? D’ailleurs, il faudrait également étendre ce principe aux appels d’offres publics. Là, il n’existe en effet aucune règle sur le déroulement du pitch, et il y a parfois 15 à 20 agences participantes. Il faut absolument faire comprendre au gouvernement que ce ne sont pas de bonnes conditions de travail, qu’il faut qu’ils mettent eux aussi en place un système de présélection et une liste restreinte de finalistes.»
UN NOUVEAU MODÈLE DE RÉMUNÉRATION
Troisième point important à l’agenda de Michel Van Camp : la politique de rémunération des agences vis-à-vis des clients. «Le système de marges est de plus en plus difficile à maintenir. Je pense qu’il faut organiser une réflexion en profondeur avec l’ensemble du secteur. Et pas seulement entre nous, avec nos membres, mais aussi, par exemple, avec l’UBA ou d’autres associations représentant les clients. Afin d’aboutir à un bon modèle de rémunération pour l’avenir. Le fonctionnement actuel est de plus en plus mis à mal. Je pense que nous devrions évoluer vers une rémunération par heure prestée. C’est déjà la norme dans l’industrie de la publicité, mais pas dans l’événementiel. C’est un modèle auquel nos commanditaires ne semblent pas (encore) adhérer.»
PRÉSIDENT DISPONIBLE
Michel Van Camp espère apporter un vent de conciliation et de cohésion durant sa présidence. «Je suis dans le circuit depuis longtemps, et je connais évidemment beaucoup de membres personnellement. Je vais m’efforcer d’être un président présent, de m’impliquer, d’apporter mon soutien à toutes les initiatives lancées par l’Event Confederation et de les communiquer aux agences. Je pense par exemple à la collecte de données. C’est fastidieux mais cela en vaut la peine. Car ces données vont nous permettre de faire bouger les choses au niveau supérieur. Je vais donc m’efforcer de convaincre mes collègues de faire cet effort, d’investir le temps nécessaire. J’espère aussi être un président disponible, que l’on peut toujours appeler en cas de problème.»
«JE VAIS M’EFFORCER D’ÊTRE UN PRÉSIDENT PRÉSENT, DE M’IMPLIQUER, D’APPORTER MON SOUTIEN À TOUTES LES INITIATIVES LANCÉES PAR L’EVENT CONFEDERATION.»
SOUTIEN DANS SES PROPRES RANGS
Dans les années à venir, Michel Van Camp combinera donc la gestion de sa propre agence avec une mission au sein de la fédération. «J’ai tout de suite remarqué que cela demande du temps. Heureusement, nous avons développé au sein de nos entreprises une structure solide avec les liaisons nécessaires. Et je n’aurais pas accepté ce poste si je n’avais pas été prêt à y consacrer tout le temps nécessaire. De plus, je pourrai compter sur des personnes comme Johan et Mike de l’ACC et Christine de l’Event Confederation. Après tout, l’essentiel de la gestion quotidienne se fait au sein même de l’Event Confederation.»
Comme ses prédécesseurs, Michel Van Camp s’est engagé pour un mandat de trois ans. «À l’issue de cette période, j’aimerais avoir le sentiment d’avoir bien progressé, tous ensemble. À la fin de mon mandat, j’espère pouvoir dire que nous avons pu cerner l’impact de l’IA, que nous avons fait évoluer les comportements durant les pitchs et que nous avons pu élaborer un modèle de rémunération correct. J’espère aussi que la structure de l’Event Confederation se sera bien développée et consolidée, avec beaucoup de nouveaux membres, des fédérations sur la même longueur d’onde et une meilleure représentation encore pour le secteur. Nous, agences événementielles, allons tout mettre en œuvre pour y parvenir», conclut Michel Van Camp.
En 2020, les fédérations événementielles belges décidaient de créer une alliance temporaire pour affronter ensemble la crise du coronavirus. Une initiative qui a rapidement pris une forme définitive, avec la création de l’Event Confederation. Face à l’urgence de la situation, rassembler toutes les forces était la seule façon pour le secteur de se faire entendre. Aujourd’hui, le secteur événementiel a retrouvé des eaux un peu plus calmes mais il reste évidemment toute une série de défis qui méritent d’être abordés en front commun. Et pour cela, l’organisation faîtière entre dans une nouvelle phase importante. Comme nous l’explique en détail Christine Merckx, Confederation Manager…
«Depuis notre fondation en 2020, en pleine pandémie, notre objectif était de maintenir le secteur à flot et de faire face aux problèmes graves qu’il rencontrait», débute Christine Merckx. «Ce n’est que l’année dernière que nous avons pu commencer à nous concentrer pleinement sur l’avenir de l’industrie événementielle. Ce dur labeur a porté ses fruits : avec l’Event Confederation 2.0, notre ambition est maintenant d’évoluer vers une véritable organisation, avec des membres.»
Un nouveau départ donc, à travers lequel l’Event Confederation souhaite développer davantage la collaboration entre les fédérations BESA, Febelux et ACC Belgium. «Ce sont ces fédérations qui ont jeté les bases de notre organisation à l’époque et elles restent le moteur de nos activités. Ce qui change, c’est que nous sommes désormais une organisation à part entière, qui n’est plus uniquement ouverte aux fédérations : les organisations individuelles et les professionnels peuvent désormais s’affilier directement. Nous rassemblons donc tous les acteurs du secteur : organisateurs, fournisseurs, freelances, villes et communes, et même les étudiants. Cela permet non seulement d’élargir le réseau, mais aussi d’établir une communication plus directe avec les décideurs politiques et de multiplier les échanges et le partage de connaissances.»
ORGANISATION EN CLUSTERS
L’offre de la confédération nouvelle version est très étendue et s’adresse à tous les acteurs du secteur. «Nous proposons un service de base comprenant des updates hebdomadaires, l’accès à notre plateforme de connaissances et des sector calls abordant les législations et les évolutions pertinentes pour notre secteur. Par ailleurs, nous proposons aussi des services plus étendus pour les différents clusters, visant à répondre aux besoins spécifiques de certains sous-secteurs. Comme par exemple des groupes de travail internes, des réunions périodiques de networking ou une réduction avantageuse sur notre conférence annuelle. Les organisations ont aussi la possibilité de devenir partenaire de la confédération, ce qui leur permet de bénéficier d’une meilleure visibilité et d’opportunités exclusives.»
COUVERTURE NATIONALE
L’Event Confederation s’efforce également d’assurer la répartition nationale des professionnels de l’événementiel au sein de
son organisation. «C’est un véritable défi, d’autant plus que les professionnels événementiels sont beaucoup plus nombreux en Flandre qu’en Wallonie et à Bruxelles. Pourtant, il est important d’avoir une répartition nationale, surtout si on veut espérer convaincre les décideurs politiques. En effet, ce n’est pas uniquement avec le gouvernement fédéral que nous devons discuter, mais aussi avec les trois gouvernements régionaux. Pour renforcer cette cohésion nationale, nous allons de plus en plus vers l’anglais comme langue de communication, en particulier dans les médias sociaux. Cela garantit une accessibilité pour tous, même si nous nous rendons bien compte que ce n’est pas toujours un choix facile.»
PLATEFORME DE CONNAISSANCES
L’Event Confederation souhaite également poursuivre sur la même voie avec son offre de formation. «Notre Academy s’est énormément étoffée. Démarrée comme une simple page proposant des webinaires gratuits, c’est aujourd’hui une plateforme de connaissances complète, exclusivement accessible à nos membres et partenaires à partir de cette année. En 2024, nous avons organisé une grosse dizaine de webinaires sur des sujets tels que l’innovation, les flexi-jobs, la durabilité et la sécurité. Nous proposons également des guides pratiques, des checklists et des rapports de recherche, dont les résultats de nos enquêtes sectorielles périodiques et de nos enquêtes publiques. La plateforme va continuer à se développer afin d’évoluer au rythme des besoins du secteur.»
John&Jane, référence dans le domaine des solutions audiovisuelles pour les événements, franchit une étape importante dans sa stratégie de croissance. C’est avec fierté que l’entreprise annonce l’acquisition de Kadanz, un autre grand nom du secteur. Geert Ceulemans, directeur de Kadanz, se joint à l’aventure John&Jane.
L’acquisition de Kadanz est nouvelle étape dans le développement de John&Jane. Ce nouveau chapitre renforce la position de l’entreprise sur le marché et cadre dans la demande croissante d’approches audiovisuelles innovantes. Les actifs de Kadanz seront entièrement intégrés au sein de Deltarent, qui fait partie du groupe John&Jane. Cela va permettre d’élargir l’offre proposée et de renforcer le savoir-faire en interne. «Geert Ceulemans va devenir un John&Jane Believer et il apportera son soutien à notre équipe en tant que responsable vidéo. Son expertise unique en matière d’écrans et de vidéo constitue un solide atout pour notre équipe», se réjouit Katrien Vermeire, managing partner de John&Jane.
Le secteur audiovisuel évolue rapidement, faisant grimper les coûts d’investissement et plaçant la barre toujours plus en termes de technologie. Les petites entreprises ont du mal à suivre les grands acteurs du marché. Geert Ceulemans, directeur de Kadanz, en a fait l’expérience et voit cette reprise comme un développement logique : «Nous avons trouvé en John&Jane un partenaire qui aspire aux mêmes normes de qualité que nous.
Imaginez la scène : la lumière dorée du soleil couchant irisant l’horizon, la ville s’étendant à vos pieds et vos invités trinquant sous un magnifique ciel estival. Le rooftop de SILO Brussels est le rendez-vous incontournable de l’été—une terrasse panoramique de 750 m² pour vivre des soirées inoubliables.
Que ce soit pour un cocktail, un dîner privé ou une réunion d'entreprise estivale, le rooftop se module selon vos besoins, pour une expérience exclusive avec une vue imprenable sur Bruxelles.
Ce partenariat me permet d’encore mieux me focaliser sur mes clients et d’élargir mon expertise. C’est un plaisir de partager mes connaissances avec cette équipe dynamique et ils ont également énormément à m’apprendre.»
John&Jane a également accueilli Geert à bras ouverts : «Geert est un formidable renfort pour notre entreprise et apporte avec lui une énergie unique, doublée d’un véritable trésor d’expérience», souligne Katrien. «Nous sommes impatients de réaliser de grands projets ensemble.»
IMPORTANT PAS EN AVANT
Avec l’arrivée de Kadanz, John&Jane franchit une nouvelle étape en tant que chef de file du secteur audiovisuel. Cette reprise marque un nouveau jalon dans la création de services sur mesure, alliant innovation et qualité. Les clients de Kadanz peuvent toujours compter sur le même service de qualité, avec en plus une offre plus étendue et des solutions d’avenir.
www.johnandjane.be
Mais l’été approche à grands pas et les demandes d’événements « rooftop » s’intensifient. La plupart des dates sont déjà réservées – les créneaux de choix partent rapidement, il n’en reste plus que quelques-uns ! Si vous avez envie de vous offrir un cadre incomparable pour votre prochain événement, c’est le moment d’agir.
Vérifiez les disponibilités maintenant et réservez votre date avant qu'il ne soit trop tard !
www.silobrussels.be/spaces/rooftop
WMH Project, expert en campagnes de communication et en événements, annonce l’arrivée de Julien Hayen au sein du département Media de l’agence. Son arrivée apporte encore plus d’expertise et d’expérience, tout en affirmant les ambitions fortes de WMH Project en Belgique.
Depuis début 2025, Julien Hayen a rejoint WMH en tant que responsable des relations publiques pour ses clients. Fort de 18 ans d’expérience au sein du groupe d’assurances P&V (connu pour ses marques Vivium et P&V), il y a occupé différentes fonctions de communication, notamment en tant que responsable de la communication interne & corporate et porte-parole.
«J’ai eu la chance de contribuer pendant de nombreuses années à la communication du groupe P&V, où j’ai évolué dans pratiquement tous les aspects de ce magnifique métier. C’est avec beaucoup d’enthousiasme et une riche expérience en poche que j’ai rejoint WMH Project
début 2025», déclare Julien Hayen, PR Manager chez WMH Project. «Mes premières semaines confirment l’image que j’avais d’une agence dotée d’une expertise concrète, d’une culture de travail saine et positive, de collègues bienveillants et orientés solutions, ainsi que d’un solide portefeuille de clients. J’ai une confiance totale dans le développement continu de WMH Project et je suis très fier de faire désormais partie de cette équipe dynamique !»
«WMH Project est une agence de communication ambitieuse et nous voulons poursuivre notre croissance en 2025 pour nous imposer comme l’un des groupes de communication de référence en Europe», explique Vincent Morrens, Associate Partner et Head of Media Relations chez WMH Project. «Grâce à l’expertise de Julien, nos clients peuvent compter sur le savoir-faire, l’expérience et la créativité d’un véritable expert du métier. Nous continuerons à recruter de nouveaux talents pour garantir l’avenir et la croissance de l’agence.»
WMH Project Bruxelles dispose déjà d’un portefeuille diversifié, allant des institutions européennes aux secteurs pharmaceutique, automobile et fintech. Depuis le début de cette année, l’agence accueille de nouveaux clients, pour lesquels son équipe déploie des campagnes toujours plus riches et variées. Ces campagnes combinent des activités de communication telles que l’événementiel, les relations médias et les réseaux sociaux, en mettant de plus en plus l’accent sur les enjeux de responsabilité sociétale des entreprises.
www.wmhproject.be
Les 26 & 27 mars 2025, Antwerp Expo ouvrira à nouveau ses portes pour Worksafe Flanders, le plus grand événement de networking pour les professionnels de la sécurité, de la santé et du bien-être au travail. Conseillers en prévention, coordinateurs environnementaux, membres du CPPT, ergonomes et bien d’autres peuvent y découvrir les dernières tendances et innovations.
Avec 120 exposants et experts dans le domaine de la sécurité (incendie), de l’ergonomie et de la santé, ces deux journées s’annoncent parfaites pour faire le plein d’inspiration. Suivez des conférences passionnantes, découvrez des démos live et élargissez votre réseau dans une ambiance professionnelle mais détendue.
Il y a aussi au programme de nombreuses Master classes en collaboration avec des partenaires stratégiques, avec à la clé une attestation de participation. Peaufinez vos connaissances auprès d’orateurs renommés sur des sujets d’actualités, tels que l’IA dans la sécurité, la prévention incendie, les accidents de travail, la sécurité psychosociale et bien plus encore.
Ne manquez pas cette opportunité d’enrichir vos connaissances et d’ouvrir votre entreprise à de nouvelles perspectives ! Inscrivez-vous dès aujourd’hui et reste informé(e) des dernières évolutions.
www.worksafe.be
8 – 11. 4. 2025 Frankfurt am Main
Vivez le cœur palpitant du monde de l’événementiel et du divertissement et célébrez avec nous un anniversaire extraordinaire! Créons des expériences inoubliables.
info@belgium.messefrankfurt.com
Tél. +32 (0)2 880 95 88
Réservez dès maintenant votre carte d’entrée gratuite et soyez de la partie!
Du 8 au 11 avril 2025, Prolight + Sound célèbrera sa 30ème édition à Francfort. Cet événement de premier plan pour l’industrie événementielle se focalise sur l’innovation, la durabilité et le progrès technologique. Le programme de présentations et de conférences met chaque jour en lumière un thème spécifique, à travers les perspectives d’experts (inter)nationaux.
La Main Stage, dans le hall 11.0, offrira un lieu de rencontre centralisé lors de la prochaine édition de Prolight + Sound. Chaque jour, des experts (inter)nationaux y présenteront divers sujets pertinents pour le secteur, en mettant l’accent sur les thèmes principaux de cette année : « ProGreen : Impulses for a more sustainable event industry », « FutureScapes : Worlds of experience between immersion and AI » et « MultiTech : Flexible and smart ».
Parmi les nouveautés, on note la Theatre Stage dans le hall 12.0. Outre d’intéressantes possibilités de networking, les visiteurs y trouveront chaque jour du salon un programme de conférences de premier ordre sur des sujets d’actualité dans le domaine des technologies pour le théâtre et la scène.
Aperçu des thèmes :
MARDI 8 AVRIL : AI REVOLUTION, FEMALE POWER & SUSTAINABILITY
Pour démarrer le programme, l’événement aborde l’impact de l’intelligence artificielle, le rôle des femmes dans les métiers techniques et les stratégies pour une organisation durable des événements.
MERCREDI 9 AVRIL : IMMERSIVE EXPERIENCES, LIGHTING DESIGN, FILM PRODUCTION & MULTITECH
Du storytelling à l’intégration technologique, en passant par les applications artistiques des données cosmiques, cette journée est consacrée au potentiel technique et créatif des effets lumineux et audiovisuels.
JEUDI 10 AVRIL : TECHNOLOGICAL EVOLUTION, THEATRE LIGHTING & DESIGN INTEGRATION
Cette journée explore le rôle de la technologie dans les arts de la scène et les événements live, notamment l’intégration des médias sociaux et de techniques d’éclairage innovantes.
VENDREDI 11 AVRIL : FUTURE PROSPECTS & PROMOTING YOUNG TALENT
Lors du Future Talents Day, les jeunes professionnels peuvent découvrir plus en détail les perspectives de carrière dans le secteur. Par ailleurs, la durabilité sera également au cœur de l’attention durant les « Green Sessions ».
Prolight + Sound 2025 propose un programme varié abordant les dernières tendances et innovations de l’industrie événementielle. Des avancées technologiques aux solutions durables, cet événement est un incontournable pour les professionnels du secteur. La participation à l’ensemble des sessions et des ateliers est gratuite sur présentation d’un ticket valable pour l’événement.
www.prolight-sound.com
Il y a les DJ qui passent de la musique et il y a ceux qui créent des souvenirs. DJ Tom appartient clairement à la deuxième catégorie. Depuis près de trois décennies, il garantit un mélange parfait de musique, d'ambiance et d'expérience, tant pour les événements d'entreprise que pour les événements privés.
L'expérience de DJ Tom et sa capacité à lire le public font de lui un véritable mood creator. Que ce soit pour une réception élégante, un dîner convivial, un spectacle impressionnant ou une soirée dansante avec une ambiance de folie, DJ Tom sait toujours comment donner le ton.
2024 a été une fois de plus une année exceptionnelle pour DJ Tom, avec une foule de moments forts. Lors d'un mariage exclusif en Inde le soir du Nouvel An, DJ Tom a offert à 700 invités internationaux une soirée magique, alliant à la perfection musique et culture. DJ résident de la Belgian House pendant les Jeux olympiques à Paris, il a créé l’ambiance parfaite qui a rassemblé athlètes, fans et invités de marque pour faire la fête ensemble. Les
événements célébrant les médailles remportées par Wout van Aert et Remco Evenepoel font partie des moments les plus mémorables.
Aux côtés de Sarah Haywood, l'organisatrice de mariages la plus prestigieuse au monde, DJ Tom a assuré l’animation musicale d'un mariage glamour à Cannes. Il partageait la scène avec Taio Cruz en personne, et ensemble, ils ont offert aux invités une soirée élégante, divertissante mais aussi des moments inoubliables. Lors des prestigieux BEA Awards, rendez-vous festif de la crème de la crème de l'industrie événementielle, le set de DJ Tom a enchanté tous les participants, prouvant une fois de plus qu'il est le choix parfait pour les événements de haut vol.
POURQUOI CHOISIR DJ TOM ?
En faisant appel à DJ Tom, vous n’engagez pas un simple DJ mais un partenaire qui vous aide à créer des expériences inoubliables. Il apporte non seulement de la musique, mais aussi de l'ambiance, de l'émotion et de la classe à chaque événement. Chaque moment est pensé pour le
public, chaque titre est choisi avec précision et il insuffle à chaque fête une énergie unique. Le résultat ? Une soirée qui marque les esprits pendant longtemps.
Son palmarès impressionnant, sa passion et sa volonté de perfection font de lui le choix idéal pour toutes les fêtes, grandes ou petites. Ses sets DJ accompagnés d'artistes live (chant, percussions, saxophone, violon) ajoutent une touche d'énergie supplémentaire, faisant de chaque soirée un moment inoubliable.
www.djtom.dj
2024 a été une bonne année pour de nombreuses organisations du secteur événementiel, mais les coûts élevés pèsent sur les marges bénéficiaires et les turbulences économiques provoquent hésitation et procrastination. C'est ce qu'enseignent les résultats de l'enquête menée par Event Confederation et son partenaire de recherche iVOX auprès de 150 professionnels de l'événementiel en Belgique en janvier 2025.
INDICATEURS ÉCONOMIQUES
43% des professionnels de l'événementiel indiquent que le chiffre d'affaires de l'organisation pour laquelle ils travaillent (le plus) aura augmenté en 2024 par rapport à 2023. Seulement 11 % indiquent une baisse et 17 % un chiffre d'affaires à peu près similaire à celui de 2023.
En termes de bénéfices, seul un professionnel sur quatre signale une augmentation en 2024 par rapport à 2023. Pour 2025, peu de professionnels s'attendent à une augmentation par rapport à 2024. 23 % s'attendent à ce que les bénéfices restent les mêmes qu'en 2024. 14 % s'attendent à une diminution des bénéfices.
L'augmentation continue des coûts salariaux joue sans aucun doute un rôle à cet égard. Près de la moitié des professionnels de l'événementiel indiquent que le nombre d'employés permanents et la coopération avec les freelancers ne changeront pas en 2024 par rapport à 2023. Pour 2025, 45% ne prévoient pas une augmentation du nombre de collaborateurs au sein de leur organisation. 35 % s'attendent même à une diminution de la collaboration avec les freelancers par rapport à 2024.
HÉSITATION ET PROCRASTINATION
L'incertitude économique et géopolitique dans notre pays et à
Colophon: Experience Magazine est une publication trimestrielle de LEO BV
Couverture: Fast Forward Events
Tirage: 7.000 exemplaires
l'étranger, les annonces d'austérité et la pression réglementaire croissante de nos nouveaux gouvernements créent des tensions sur le lieu de travail, y compris dans le secteur événementiel. Ces tensions sont aggravées par l'augmentation des coûts salariaux et matériels et la réduction des budgets consacrés à l'organisation d'événements, ce qui renforce les craintes d'une guerre des prix.
Selon de nombreux professionnels de l'événementiel, un changement de comportement est perceptible chez les visiteurs et les clients de (aussi corporate) events. La baisse du pouvoir d'achat et des économies se reflète de plus en plus dans les visites et l'organisation d'événements. L'hésitation, la procrastination, la baisse des ventes de billets et même les annulations sont en augmentation. Certains professionnels se demandent s'il n'y a pas une offre excédentaire d'événements compte tenu de la situation économique actuelle.
Malgré les inquiétudes et le fait que les marges bénéficiaires de nombreuses organisations sont sous pression, 60 % des professionnels sont convaincus que 2025 sera une bonne année pour le secteur événementiel en Belgique. En outre, 83 % des professionnels sont convaincus d'un avenir positif pour l'organisation pour laquelle ils travaillent (le plus), selon l'enquête. Et c'est bien de cela dont le secteur événementiel a besoin : de la confiance et une bonne dose de persévérance, surtout quand il est en eaux troubles.
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Impression: Imprimerie Hendrix, Peer Rédaction: Jeroen Coteur, Jacques Legros, Amandine Demal
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