Hakemukset ja hankkeiden valinta

Myös markkinoinnin osalta Svenska kulturfondenin henkilökunta koki, että aikataulu oli tiukka. Ohjelmasta ja sen mahdollisuuksista ei keskusteltu fyysisissä tapaamisissa, vaan kaikki kommunikaatio tapahtui viestintäkanavien kautta. Kiireisestä aikataulusta huolimatta suomenkielisen yleisön tavoittamiseen käytettiin paljon resursseja. Apuna tässä oli viestintätoimisto Framilla, jolla oli yhteydet suomenkieliseen markkinaan ja suomenkielisiin medioihin. Lopputuloksena oli, että Hallå! sai paljon näkyvyyttä suomen- ja ruotsinkielisessä lehdistössä, ja Svenska kulturfonden kutsuttiin muun muassa Yle Radio Puhe -ohjelmaan, Aamu-tv:hen, Radio Rockiin, Sisuradioon ja ruotsinkielisiin uutislähetyksiin kertomaan Hallå!-ohjelmasta. Näin tieto Hallå! -ohjelmasta levisi sekä ruotsiksi että suomeksi niin perinteisen kuin sosiaalisen median kautta. Hakemusten kokonaismäärä oli 286, joista 155 oli tehty ruotsiksi, 100 suomeksi, 30 molemmilla kielillä ja yksi hakemus englanniksi. Hakemuksia tuli 57 eri paikkakunnalta Suomesta sekä yksi ulkomailta (katso Kartta 1), joten hajonta oli huomattavasti suurempi kuin Kulturfondenille saapuvissa hakemuksissa yleensä. On tärkeää huomioida, että paikkakunnat edustavat hakijoiden kotipaikkoja: useissa hankkeissa yhteistyötä tehtiin useiden eri paikkakuntien välillä ja osa hankkeista oli luonteeltaan valtakunnallisia. Haettujen apurahojen kokonaissumma oli 48 miljoonaa euroa.

Valintaprosessiin pyydettiin kolme eri alojen ulkopuolista asiantuntijaa. Koska Kulturfondenilla ei etukäteen ollut tiedossa, minkälaisia hakemuksia olisi tulossa, ei ollut varmaa, olisivatko asiantuntijat sopivia tai riittäviä. Hakemusten määrä ylitti reippaasti odotukset, mikä tarkoitti sitä, että asiantuntijoiden työkuorma oli odotettua suurempi. Muutama hanke lähetettiin arvioitaviksi vielä erillisille asiantuntijoille, kuten esimerkiksi pelinkehitystä koskevat hakemukset.

Kolmesta asiantuntijasta kaksi oli suomenkielisiä ja yksi ruotsinkielinen. Hakemukset jaettiin asiantuntijoiden kesken siten, että jokainen asiantuntija kävi läpi omaa alaansa (kulttuuri, koulutus, yhteiskunta) koskevat hakemukset. Aikaa hakemusten lukemiseen oli kolme viikkoa, jonka jälkeen asiantuntijat tapasivat yhden päivän ajan ja tekivät päätökset. Yksi asiantuntija kahdesta arviointia varten haastatellusta oli sitä mieltä, että aikataulu oli liian kiireinen: kaksi päivää olisi ollut parempi. Hakemusten määrä oli suuri, ja ne olivat luonteeltaan hyvin erilaisia. Arviointia piti tehdä esimerkiksi sen välillä, myönnetäänkö apurahaa pienemmälle hankkeelle, jonka budjetti oli 5 000 euroa vai