Hallituksen tehtävät ja vastuut

TAL

HTIÖN OPP

AAT

OY

JENNI HUPLI

•

••

••

Kii ut ntei stöliiton julkais

•

Takakansiteksti

Malmin asematie 6 » 00700 Helsinki Puhelin 075 757 8591 » www.kiinkust.fi asiakaspalvelu@kiinkust.fi

Tuotenumero: 635

Kirjastoluokka: xxx

ISBN 978-951-685-481-9

Hallituksen

tehtävät ja vastuut

Hallituksen

tehtävät ja vastuut

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 1

11.10.2019 9.12

Kirjailija OTK, VT Jenni Hupli työskentelee päälakimiehenä Suomen Kiinteistöliitossa. Huplilla on vankka kokemus kiinteistötoimialan juridiikasta; hän on työskennellyt alan juridisissa asiantuntijatehtävissä vuodesta 1997 lähtien. Hupli on työskennellyt Kiinteistöliiton ohella neuvontalakimiehenä liiton jäsenyhdistyksistä Uudenmaan Asuntokiinteistöyhdistyksessä (nyk.

Kiinteistöliitto Uusimaa) sekä Suomen Vuokranantajissa. Lisäksi hän on toiminut kiinteistöjuridiikkaan erikoistuneena asianajajana Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:ssä sekä yhtiölakimiehenä Ovenia Oy:ssä (nyk. Ovenia Group Oy). Hupli on sertifioitu kiinteistöjohtajaksi (KJs), ja hän on suorittanut Hyväksytty taloyhtiön hallituksen jäsen (HTHJ) -verkkokoulutuksen.

4., uudistettu painos © 2016 Jenni Hupli ja Kiinteistöalan Kustannus Oy Kansi & taitto: Tiina Mustonen / Mainostoimisto Greystone Oy Kannen kuva: Harri Pakarinen ISBN: 978-951-685-481-9 Tuotenumero: 635 Pajo Trükikoda 2019

2

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 2

11.10.2019 9.12

Esipuhe Onnittelut, olet tullut valituksi taloyhtiösi hallitukseen! Hallitustyöskentely tarjoaa mielenkiintoisen näköalapaikan taloyhtiön varallisuuden hoitoon.

Taloyhtiön hallituksen jäsenen tärkeimpiä ominaisuuksia ovat aktiivisuus sekä halu ottaa osaa yhtiön hallintoon ja asioiden hoitoon. Hallituksen jäsenen ei tarvitse heti tietää kaikkea taloyhtiön hallituksen toiminnasta, vaan tärkeintä on kiinnostus. Oleelliset asiat ehtii oppia hallituksen jäsenen saappaisiin hypättyään.

Hallituksen jäsenen kannattaa vahvistaa aktiivisesti omaa osaamistaan käymällä taloyhtiön hallituksen jäsenille tarkoitetuissa koulutuksissa sekä lukemalla hallitukselle tarkoitettua kirjallisuutta. Kumpaakin on tarjolla kiinteistöalalla runsaasti (ks. liite 5).

Tämä oppaan 4. painos perehdyttää hallituksen jäsenen hallituksen tehtäviin ja vastuisiin sekä hallitustyöskentelyyn helposti ja nopeasti. Oppaassa käydään ensiksi läpi yleisluontoisesti hallituksen tehtävät ja vastuut, ja sen jälkeen kerrotaan, miten taloyhtiön hallitus kokoontuu ja miten se käytännössä työskentelee. Oppaan loppuun on koottu lisäksi hallitustyöskentelyä helpottavia työkaluja.

Opas perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön, oikeuskäytäntöön sekä julkaistuihin ohjeisiin sekä suosituksiin. Vahingonkorvausvastuita on tarkasteltu lähinnä asunto-osakeyhtiö- ja vahingonkorvauslakien perusteella.

Kiitokset Kiinteistöalan Kustannus Oy:lle tämän oppaan julkaisemisesta.

Lämpimät kiitokset myös kotijoukkueelle eli Tumpille ja Mikelle!

Helsingissä 10.10.2019 Jenni Hupli

ESIPUHE

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 3

3

11.10.2019 9.12

Sisällys Esipuhe.............................................................................................. 3 1 Hallitus osana taloyhtiön hallintoa............................................... 6

1.1 Yhtiökokouksella ylin päätösvalta................................................... 6

1.2 Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta............................................... 7

1.3 Isännöitsijä hoitaa päivittäisen hallinnon...................................... 8

1.4 Hallituksen ja isännöitsijän työnjako.............................................. 8

2 Hallituksen tehtävät.................................................................... 10

2.1 Asunto-osakeyhtiölain mukaiset tehtävät....................................10

2.2 Isännöinnin hankinta ja valvonta....................................................16

2.3 Yhtiökokouksen päätösten täytäntöönpano................................19

2.4 Muut hallituksen tehtävät................................................................22

3 Hallituksen vastuut..................................................................... 32

3.1 Vahingonkorvausvastuu...................................................................32

3.2 Rikosoikeudellinen vastuu...............................................................40

3.3 Käytännön toimia, joilla hallitus voi vaikuttaa

vastuuseensa.......................................................................................42 4 Hallitustyöskentely..................................................................... 46

4.1 Hallituksen toimintaperiaatteet.....................................................46

4.2 Hallituksen kokous ............................................................................49

4.3 Päätöksenteko hallituksessa............................................................53

4.4 Hallituksen jäsenen tiedonsaantioikeus ja

salassapitovelvollisuus.....................................................................56

4

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 4

11.10.2019 9.12

4.5 Osakkaan kysymyksiin ja tiedusteluihin vastaaminen..............57

4.6 Hallituksen viestintä..........................................................................57

Liitteet............................................................................................. 59

Liite 1 Sanasto hallituksen jäsenelle.................................................59

Liite 2 Hallituksen vuosikello..............................................................67

Liite 3 Suositus aineistoksi, johon hallituksen jäsenen

kannattaa perehtyä...................................................................68

Liite 4 Yleisimmät hallitustyöskentelyyn liittyvät

kysymykset.................................................................................69

Liite 5 Kirjallisuutta ja koulutusta hallitukselle..............................72

Hakemisto........................................................................................ 74

SISÄLLYS

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 5

5

11.10.2019 9.12

1

Hallitus osana taloyhtiön hallintoa

Taloyhtiön hallintoon liittyviä päätöksiä tekevät yhtiökokous, hallitus ja isännöitsijä.

YHTIÖKOKOUS

TALOYHTIÖN HALLITUS

ISÄNNÖITSIJÄ

1.1 Yhtiökokouksella ylin päätösvalta Ylin päätösvalta taloyhtiössä on yhtiökokouksella. Yhtiökokous muun muassa valitsee hallituksen ja päättää vastikkeista sekä korjaushankkeista ja muista merkittävistä asumiseen ja asumiskustan-

6

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 6

11.10.2019 9.12

nuksiin liittyvistä asioista. Yhtiökokoukselle kuuluu myös yleinen toimivalta taloyhtiössä, jollei laissa tai yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä.

Yhtiökokouksessa päätökset tekevät taloyhtiön osakkaat. Päätökset tehdään yleensä enemmistöpäätöksinä (ns. enemmistöperiaate).

Yhtiökokouksella on ylin päätösvalta taloyhtiössä.

1.2 Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta Taloyhtiöllä on aina oltava hallitus. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja siitä, että kiinteistön ja rakennusten pito sekä muu toiminta järjestetään asianmukaisesti. Samoin hallituksen tulee huolehtia, että taloyhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.

Osana yhtiön hallintoa hallitus Taloyhtiöllä on aina panee täytäntöön yhtiökokoukoltava hallitus. sen päätökset ja toisaalta tekee omia päätöksiään lain säätämissä ja yhtiökokouksen päättämissä raameissa. Hallitus esimerkiksi valitsee taloyhtiölle isännöitsijän (isännöintiyrityksen), jos yhtiöjärjestyksessä määrätään isännöitsijän valinnasta tai osakkaat ovat siitä päättäneet.

HALLITUS OSANA TALOYHTIÖN HALLINTOA

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 7

7

11.10.2019 9.12

1.3 Isännöitsijä hoitaa päivittäisen hallinnon Isännöitsijä (isännöintiyritys) huolehtii käytännössä taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennuksen pidon järjestämisestä. Isännöitsijä vastaa myös siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito on järjestetty luotettavalla tavalla.

Käytännössä isännöitsijä muun muassa huolehtii siitä, että yhtiön kirjanpito annetaan kirjanpidon ammattilaisen taikka kirjanpitotai tilitoimiston hoidettavaksi. Lisäksi isännöitsijä huolehtii, että taloyhtiö tekee tarvittavat kiinteistönpitoon liittyvät kiinteistönhoito-, siivous- ja urakkasopimukset.

Isännöitsijä edustaa taloyhtiötä itsenäisesti päivittäiseen hallintoon kuuluvissa tehtävissä lain ja isännöintisopimuksen perusteella.

Muiden tehtävien hoitamiseksi hallitus tai yhtiökokous voi antaa isännöitsijälle valtakirjan. Isännöitsijä tarvitsee aina hallituksen ja yhtiökokouksen hyväksynnän laajakantoisiin, epätavallisiin tai olennaisesti asumiskustannuksiin vaikuttaviin toimiin. Isännöitsijä voi ryhtyä näihin toimiin itsenäisesti vain poikkeuksellisesti ja silloin, jos odottamisesta aiheutuisi taloyhtiölle olennaista haittaa.

1.4 Hallituksen ja isännöitsijän työnjako

Taloyhtiön johdon muodostavat hallitus ja isännöitsijä yhdessä.

Käytännössä hallitus on yhtiön hierarkiassa isännöitsijän yläpuolella. Isännöitsijä huolehtii tehtävistään hallituksen antamien Hallitus on yhtiön ohjeiden ja määräysten mukaihierarkiassa isännöitsijän sesti. Hallitus voi myös delegoida yläpuolella. osan tehtävistään isännöitsijän

8

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 8

11.10.2019 9.12

hoidettavaksi (ks. 2.1). Hallituksen tulee valvoa isännöitsijän ja isännöintiyrityksen toimintaa (ks. 2.2).

Jos taloyhtiöllä ei ole isännöitsijää, hallitus huolehtii myös isännöitsijän tehtävien hoidosta. Esimerkiksi isännöitsijäntodistuksen antaa tällöin hallituksen puheenjohtaja.

HALLITUS OSANA TALOYHTIÖN HALLINTOA

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 9

9

11.10.2019 9.12

2

Hallituksen tehtävät

2.1 Asunto-osakeyhtiölain mukaiset tehtävät Taloyhtiön hallituksen tehtävistä määrätään asunto-osakeyhtiölaissa. Lain mukaan hallituksen tärkein tehtävä on huolehtia yhtiön hallinnosta. Hallitus vastaa myös siitä, että kiinteistön ja rakennusten pito sekä muu toiminta on asianmukaisesti järjestetty ja että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti hoidettu.

Käytännössä hallituksen lakisääteiset tehtävät liittyvät seuraaviin aiheisiin: Yhtiökokous Tekniikka, ylläpito, kunnossapito ja remontit

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

Kirjanpito, tilinpäätös ja rahoitus

Asuminen ja taloyhtiön arki

Osakkeenomistus Muut aiheet

10

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 10

11.10.2019 9.12

Yhtiökokoukseen liittyvät tehtävät

• yhtiökokousten koollekutsuminen • päätösehdotusten valmistelu yhtiökokouksessa käsiteltäville asioille (esim. hallituksen päätösehdotus korjaushankkeen suoritustavasta sekä urakoitsija X:n valinnasta) • kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja esittäminen yhtiökokoukselle (hallituksen selvitys yhtiön merkittävistä kunnossapitotarpeista seuraavan viiden vuoden aikana; jos yhtiössä on käynnissä purkavan uusrakentamisen hanke, kunnossapitotarveselvitys on tehtävä hankkeen suunnitelman allekirjoittamista seuraavalle 10 vuodelle) • taloyhtiössä viime vuosina tehtyjen remonttien selvittäminen yhtiökokoukselle (hallituksen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä sekä niiden tekoajankohdista) • osakkaiden kysymyksiin vastaaminen yhtiökokouksessa • yhtiökokouksen päätösten täytäntöönpano yhdessä isännöitsijän kanssa.

Taloyhtiön kirjanpitoon, tilinpäätökseen ja rahoitukseen liittyvät tehtävät

• talousarvion laatiminen taloyhtiölle • tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen käsittely sekä niiden allekirjoitus yhdessä isännöitsijän kanssa • vastike- ja kuluseurannasta huolehtiminen sekä laiminlyönteihin puuttuminen ajoissa • korjaushankkeiden rahoituksen hankinta/kilpailutus (käytännössä lainatarjoukset pyytää isännöitsijä) • välitilinpäätöksen käsittely.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 11

11

11.10.2019 9.12

Tekniikkaan, ylläpitoon, kunnossapitoon ja remontteihin liittyvät tehtävät

• kunnossapito- ja korjausurakoiden käsittely (tarjouspyyntöjen valmistelu, tarjousten käsittely, hallituksen päätösehdotuksen valmistelu, sopimusten allekirjoittaminen) • osakkaiden remonttien koordinointi (töitä koskevien ilmoitusten ja lupahakemusten käsittely, yhtiön vastauksen antaminen ilmoituksiin ja yhtiön antamista luvista päättäminen, muiden osakkaiden kuuleminen, ehtojen asettaminen, valvonnan järjestäminen sekä viranomaislupien hakeminen) • remonttirekisterin laatimisesta ja ylläpidosta huolehtiminen (rekisteri osakehuoneistoissa suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä) • kuntoarvion, kuntotutkimusten ja pitkän tähtäimen korjaussuunnitelmien teettämisestä päättäminen (tarvittaessa valtuutus yhtiökokoukselta) • muiden tarvittavien, kiinteistönpitoon liittyvien tutkimusten teettämisestä päättäminen (esim. asbestikartoitus; tarvittaessa valtuutus yhtiökokoukselta) • veden, sähkön, lämmitysenergian ja muiden vastaavien kulutusseuranta taloyhtiössä • sähköautojen latauspisteiden toteutusvalmistelu: yhtiön sähköverkon kunnon (autopaikkojen osalta) ja sähköjärjestelmän kapasiteetin kartoituksen teettäminen yhtiön kustannuksella • purkavan uusrakentamisen hankkeiden valmistelu: purkavaa uusrakentamista koskevissa, vuonna 2019 voimaan tulleissa asunto-osakeyhtiölain pykälissä (6 luvun 37–45 §; 183/2019) määrätään tarkoin purkavan uusrakentamisen toteuttamisesta, sen edellytyksistä sekä menettelystä tällaisissa hankkeissa.

Osakkeenomistukseen liittyvät tehtävät

1.1.2019 voimaan tullut laki huoneistotietojärjestelmästä (1328/2018) vaikuttaa olennaisesti hallituksen velvollisuuteen

12

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 12

11.10.2019 9.12

ylläpitää osakeluetteloa ja antaa osakekirjoja. Lain voimaantulon jälkeen uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu sähköisesti hallinnoitaviksi ja niissä osakeluettelon ylläpidosta ei vastaa enää hallitus vaan Maanmittauslaitos. Uusissa yhtiöissä ei enää paineta paperisia osakekirjoja, vaan omistus ilmenee sähköisenä omistajamerkintänä Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä osakehuoneistorekisterissä.

Myös vanhojen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle viimeistään 31.12.2022. Siirrosta vastaa hallitus, mutta käytännössä siirto voidaan antaa isännöinnin hoidettavaksi.

Kun osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle, kunkin osakeryhmän paperiset osakekirjat mitätöidään ja vaihdetaan sähköisiin omistusmerkintöihin. HUOM.! Taloyhtiö ei hoida osakekirjojen mitätöintiä, vaan osakkaiden tulee itse hakea Maanmittauslaitokselta omistusoikeutensa kirjaamista osakehuoneistorekisteriin ja osakekirjan mitätöintiä. Tämä tulee tehdä 10 vuoden kuluessa osakeluettelon ylläpidon siirrosta, muutoin osakas menettää oikeutensa osallistua yhtiökokoukseen. Asiasta on tarpeen ilmoittaa osakkaille sen jälkeen, kun osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle.

Hallituksen osakeluetteloon, osakekirjoihin, lunastukseen ja osakeomistuksen keskittymiseen liittyviin tehtäviin kuuluvat • osakeluettelon pitäminen (ennen 1.1.2019 perustetuissa asunto-osakeyhtiöissä, jos osakeluettelon ylläpitoa ei ole siirretty vielä Maanmittauslaitokselle) • osakeluettelon ylläpidon siirto Maanmittauslaitokselle (ennen 1.1.2019 perustuissa asunto-osakeyhtiöissä) • osakekirjojen ja väliaikaistodistusten hankkiminen ja allekirjoitus (niin kauan kuin ko. osakeryhmän kohdalla on vielä käytössä paperinen osakekirja)

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 13

13

11.10.2019 9.12

• osakkeiden lunastusprosessin koordinointi, jos taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke: esim. ilmoitus osakkeen siirtymisestä lunastamiseen oikeutetuille, lunastushinnan vastaanottaminen ja lunastushinnan siirto sille, jolta osakkeet lunastetaan (jos yhtiön osakeluetteloa ylläpitää Maanmittauslaitos, tulee hallituksen lisäksi ilmoittaa sille viivytyksettä lunastusoikeuden käyttämisestä tai jos lunastusprosessi on kesken kolmen kuukauden kuluttua omistusoikeuden siirtymistä koskevasta rekisterikirjauksesta) • omistusosuuden keskittymiseen liittyvät ilmoitusvelvoitteet: Yli 9/10 yhtiön osakekannasta omistavalla on oikeus lunastaa vähemmistöosakkeet pois, jos yhtiön vastuulla oleva kunnossapito tuottaisi osakkaille huomattavaa vahinkoa. Hallituksen velvollisuus on saattaa tämä lunastusriski niin osakkaiden kuin yhtiön ulkopuolistenkin tietoon. Jos jonkun osakkaan välitön omistusosuus ylittää 9/10 osakekannasta, hallituksen tulee ilmoittaa asiasta Patentti- ja rekisterihallitukselle, kirjata tieto osakeluetteloon (tai ilmoittaa tieto Maanmittauslaitokselle osakeluetteloon kirjattavaksi, jos osakeluettelon ylläpito on jo siirretty Maanmittauslaitokselle), merkitä tieto isännöitsijäntodistukseen sekä ilmoittaa asiasta osakkaille samalla tavoin kuin yhtiökokouskutsu toimitetaan. Hallituksella on soveltuvin osin vastaavat velvoitteet, jos omistusosuus myöhemmin laskee kriittisen lunastusrajan alle.

Asumiseen ja taloyhtiön arkeen liittyvät tehtävät

• kevät- ja syystalkoiden ja muiden asukastilaisuuksien järjestäminen • hallituksen viestintäperiaatteiden vahvistaminen (esim. saattamalla yhtiökokouksen päätettäväksi Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus 2016) • tarvittavien asukaskyselyjen teettämisestä huolehtiminen • järjestyssääntöjen, autopaikkojen jakoperusteiden ja muiden

14

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 14

11.10.2019 9.12

vastaavien saattaminen yhtiökokouksen päätettäväksi ja niihin liittyvien päätösehdotusten tekeminen • tarvittavien, esimerkiksi pelastussuunnitelman sisältämien, turvallisuustilaisuuksien järjestämisestä huolehtiminen.

Muut tehtävät

• huoneiston hallintaanottoprosessin koordinointi: hallitus antaa hallintaanottoa koskevan varoituksen, kutsuu yhtiökokouksen koolle käsittelemään hallintaanottoa ja panee yhtiökokouksen päätöksen täytäntöön (hallitus voi myös päättää hallintaanoton päättämisestä ennenaikaisesti, jos yhtiökokous on antanut siihen valtuuden) • taloyhtiön edustaminen viranomaisasioissa: hallitus hakee esimerkiksi rakennusluvat tai antaa valtakirjan lupien hakemiseksi (myös huoneistoja koskevat) ja huolehtii rakentamisen tiedonantovelvoitteen täyttämisestä yhtiön hankkeissa • taloyhtiön strategian ja/tai toimintasuunnitelman laatiminen ja hyväksyttäminen yhtiökokouksella Lakisääteisten tehtävien delegoiminen isännöitsijälle

Jos taloyhtiöllä on isännöitsijä (isännöintiyritys), hallitus siirtää yleensä monet tässä luvussa luetelluista tehtävistä isännöitsijän hoidettaviksi. Hallitus voi myös päätöksenteon yhteydessä antaa erillisen valtuutuksen isännöitsijälle asian hoitamiseen.

Kaikkia hallituksen tehtäviä ei kuitenkaan voida siirtää isännöitsijän hoidettaviksi, vaan hallituksen on hoidettava ne itse. Esimerkkeinä mainittakoon hallintaanottoa koskevan varoituksen antaminen sekä osakeluettelomerkinnän vahvistaminen (jos osakeluettelon ylläpitoa ei ole siirretty Maanmittauslaitokselle) ja osakekirjan antaminen (jos osakekirjaa ei ole vaihdettu sähköiseen omistusoikeutta koskevaan kirjaukseen). Näiden tehtävien osalta on silti yleistä, että isännöitsijä valmistelee toimia.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 15

15

11.10.2019 9.12

2.2 Isännöinnin hankinta ja valvonta Isännöintipalvelujen hankinta ja isännöintisopimus

Yksi tärkeimmistä hallituksen tehtävistä ja toisaalta vastuuta rajoittavista tekijöistä on ammattitaitoisen isännöinnin valinta. Valintaan tulee kiinnittää erityistä huomiota, koska osaava isännöitsijä on tärkeä tukipilari hallitukselle.

Isännöinnin kilpailutus kuuluu hallituksen tehtäviin.

Isännöinnin kilpailutus kuuluu hallituksen tehtäviin. Hallituksen tulee käytännössä vähintään laatia isännöinnin tarjouspyyntö, lähettää se, vertailla tarjouksia, käydä sopimusneuvottelut ja valita isännöintiyritys tarjousten perusteella.

Isännöitsijän tehtävistä määrätään pääosin vain yleisellä tasolla asunto-osakeyhtiölaissa (ks. luku 1). Tarkemmin isännöintitehtävistä sovitaan taloyhtiön ja isännöintiyrityksen välisessä isännöintisopimuksessa. Isännöintiä hankittaessa ja isännöintitehtäviä tarkasteltaessa on hyvä tiedostaa, ettei isännöinnin osalta ole vahvistettu yhtä oikeaa vakiintunutta tehtäväsisältöä.

Isännöintipalveluja ostettaessa hyvinä apuvälineinä toimivat Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo (Kiinteistöalan Kustannus Oy), Hyvä isännöintitapa – Isännöinnin eettiset ohjeet sekä Isännöinnin yleiset sopimusehdot ISE 2007. Taloyhtiön hallituksen kannattaa nojautua edellä mainittuihin isännöintipalveluja hankkiessaan. Käytännössä tehtäväluettelojen ja ehtojen soveltamiseen tulee viitata jo isännöintiä koskevassa tarjouspyynnössä.

On hyvä huomata, että esimerkiksi Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelon voi ja se pitää tarjouspyyntöön liitettäessä muokata taloyhtiön tarpeiden ja tavoitteiden mukaiseksi.

16

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 16

11.10.2019 9.12

Vaikka isännöintiä koskevan tarjouksen tulisi vastata tarjouspyyntöä, saadut tarjoukset eivät valitettavasti aina ole yhteismitallisia.

Usein isännöintiyritykset käyttävät omia tehtäväluetteloitaan ja -kuvauksiaan tarjousta tehdessään. Tällöin tarjousten vertailu on vaikeaa. Tästä huolimatta tarjouspyyntövaiheessa kannattaa viitata edellä mainittuihin työkaluihin.

Isännöintitarjouksia vertaillessaan hallituksen kannattaa kiinnittää isännöinnin sisällön, hinnan ja hinnantarkistusehtojen sekä mahdollisten vastuunrajoitusehtojen ohella erityistä huomiota isännöintisopimuksen voimassaoloon. Sopimus voi olla voimassa sovitun määräajan tai toistaiseksi. Toimialalla yleisiä ovat myös ehdot, joiden perusteella sopimus jatkuu sopimuskausittain, jollei sitä irtisanota päättymään sopimuksessa määrättynä ajankohtana ennen sopimuskauden loppua.

On usein taloyhtiön edun mukaista pyrkiä tekemään toisTaloyhtiön edun mukaista on tehdä toistaiseksi taiseksi voimassa oleva isännöinvoimassa oleva tisopimus. Tällainen sopimus isännöintisopimus. tarjoaa taloyhtiölle tarpeen vaatiessa joustavan mahdollisuuden isännöitsijän vaihtamiseen, sillä sopimus voidaan irtisanoa helposti sovittua irtisanomisaikaa noudattaen.

Erityisen tarkkana taloyhtiön kannattaa olla sopimuskausittain automaattisesti jatkuvien isännöintisopimusten kanssa. Kannattaa varmistua, että osapuolilla on yhteinen näkemys voimassaoloa koskevan ehdon tulkinnasta sopimusta tehtäessä. Sopimuskauden aikana hallituksen on hyvä pitää mielessä, miten ja minä ajankohtana sopimuksesta voidaan tarvittaessa irtautua.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 17

17

11.10.2019 9.12

Hallitus isännöitsijän valvojana

Hallituksen ja isännöitsijän välisen toiminnan tulee perustua luottamukseen. Siitä huolimatta hallituksen kuuluu seurata aktiivisesti isännöitsijän ja isännöintiyrityksen toimintaa. Kuten tästä oppaasta jäljempänä ilmenee, hallitus voi joutua jopa vahingonkorHallituksen kuuluu seurata vausvastuuseen, jos se ei valvo aktiivisesti isännöitsijän asianmukaisesti isännöitsijän ja isännöintiyrityksen toimintaa ja tästä koituu taloyhtoimintaa. tiölle vahinkoa.

Käytännössä hallituksen tulee valvoa isännöinnin toimintaa esimerkiksi seuraavien toimien avulla: • yhtiön tilitapahtumien seuranta (tulo- ja menoseuranta, jota on mahdollisuus suorittaa myös pistokoeluontoisesti) • yhtiön laskujen läpikäynti ja vertaaminen tilitapahtumiin (yhtiön tililtä maksettu yhtiön kulut oikea-aikaisesti ja -määräisesti) • kaupparekisteritietojen oikeellisuuden varmistaminen (ennen muuta tiedot taloyhtiön hallituksen jäsenistä ja isännöitsijästä; kaupparekisteritietojen on oltava ajan tasalla, jotta yhtiön osakeluettelon ylläpito voidaan siirtää Maanmittauslaitokselle) • kiinteistön täysarvovakuutuksen voimassaolon varmistaminen (esim. pyytämällä isännöitsijältä vakuutuskirja) • talousrikollisuuden torjuntaan liittyvien velvoitteiden käsittely hallituksen kokouksessa (tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus, rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus jne.)

• urakkatarjouspyyntöjen, -tarjousten ja -sopimusten läpikäynti sekä muiden merkittävien palvelusopimusten läpikäynti.

Hallituksen kannattaa perehtyä isännöintisopimukseen tarkoin ja pitää huolta siitä, että sovitut tehtävät tulevat myös hoidetuksi oikea-aikaisesti.

18

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 18

11.10.2019 9.12

Reklamointi

Mikäli isännöitsijän tehtävien hoidossa ilmenee puutteita, laiminlyönteihin tulee puuttua välittömästi reklamoimalla asiasta isännöintiyritystä kirjallisesti ja todistettavasti. Reklamointiin liittyvät menettelytavat kannattaa tarkistaa isännöintisopimuksesta ja mahdollisesti sopimukseen sovellettavista yleisistä sopimusehdoista.

Reklamointia ei tarvitse häveReklamointia ei tarvitse tä, päinvastoin – hallitus toimii hävetä. huolellisesti, kun se esittää virheelliseen suoritukseen liittyvät vaatimuksensa sopimuskumppanilleen ilman aiheetonta viivästystä. Puutteellinen toiminta kannattaa nostaa esiin myös taloyhtiön ja isännöitsijän/isännöintiyrityksen välisessä mahdollisessa kehitystai palautekeskustelussa. Isännöintiyritys ei voi korjata menettelytapojaan, ellei taloyhtiön hallitus kerro sille olevansa tyytymätön isännöinnin toimintaan.

2.3 Yhtiökokouksen päätösten täytäntöönpano Merkittävä osa hallituksen (kuten myös isännöitsijän) tehtävistä liittyy yhtiökokouksen tekemien päätösten täytäntöönpanoon. Päätökset on pantava täytäntöön viivytyksettä ja sen sisältöisinä kuin yhtiökokous on ne tehnyt. Vaikka hallituksen oma päätösehdotus esimerkiksi korjaushankkeen Yhtiökokouksen päätökset on pantava täytäntöön sen suoritustavasta poikkeaisi yhsisältöisinä kuin tiökokouksen päättämästä, halyhtiökokous on ne tehnyt. lituksen tulee panna yhtiökokouksen päätös täytäntöön.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 19

19

11.10.2019 9.12

Ennen yhtiökokouksen päätöksen täytäntöönpanoa hallituksen on turhien vahinkojen välttämiseksi varmistettava, että päätös on pätevä eikä esimerkiksi loukkaa osakkaiden yhdenvertaisuutta. Hallituksen kuuluu siis valvoa omien päätöstensä laillisuuden ohella myös yhtiökokouspäätösten laillisuutta.

YHTIÖKOKOUKSEN PÄÄTÖS

Pätevä päätös = voidaan panna täytäntöön Virheellisesti tehty päätös = ei voida panna täytäntöön heti

Pätemätön päätös Mitätön päätös

Pätemätön päätös

Yhtiökokouspäätös voi olla ensinnäkin pätemätön. Pätemättömyyteen voi johtaa niin asia- kuin menettelyvirhekin.

Pätemättömiin yhtiökokouspäätöksiin liittyy moitekanteen mahdollisuus – osakas voi moittia päätöstä nostamalla kanteen kolmen kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta. Moitekanne voi menestyä oikeudessa esimerkiksi silloin, jos päätöksenteossa on yhtiökokouksessa tehty virhe ja tämä on voinut vaikuttaa osakkaan oikeuteen (esim. osakkaan äänestämä kanta on hävinnyt ääntenlaskennassa tehdyn virheen johdosta).

Kannattaa huomata, että yhtiökokouspäätöstä rasittava pätemättömyys poistuu, jos moitekannetta ei nosteta määräajassa. Se, onko moitekannetta nostettu, selviää nopeimmin, kun asiaa kysyy taloyhtiön kotipaikan tuomioistuimen kansliasta kolmen kuukauden määräajan jälkeen. Yhtiö saa toki tiedon moitekanteen nostamisesta, kun haaste toimitetaan yhtiölle tiedoksi, mutta käytännössä tämä voi tapahtua vasta usean viikon kuluttua moitekanteen nostamisesta.

20

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 20

11.10.2019 9.12

Mitätön päätös

Yhtiökokouksen päätös voi olla myös mitätön. Yhtiökokouksessa tehdyt päätökset voivat olla mitättömiä, jos esimerkiksi kokoukseen ei ole toimitettu kutsua lainkaan osalle yhtiön osakkaista.

Samoin mitätön voi olla osakkaan yhdenvertaisuutta selvästi loukkaava päätös, jos päätökseen ei ole saatu kyseisen osakkaan suostumusta. Esimerkkinä voidaan mainita vaikkapa yhtiöjärjestysmuutosta koskeva päätös tilanteessa, jossa yhtiö yrittää vapautua kunnossapitovastuustaan päättämällä siirtää ilmenneen vesivahingon kunnossapitovastuun osakkaalle yhtiöjärjestystä muuttamalla ilman kyseisen huoneiston osakkaan suostumusta.

Lain mukaan mitättömyyteen ei tarvitse vedota moitekanteen nostoajassa (kolmessa kuukaudessa yhtiökokouksesta). Käytännössä mitättömyyteenkin kannattaa reagoida viipymättä. Passiivisuus ja ajan kuluminen nimittäin tulkitaan helposti asian hyväksymiseksi, varsinkin jos mitättömyys on ollut osapuolten tiedossa. Edellä mainitusta poiketen mitättömyyskanne, joka koskee purkavan uusrakentamisen päätöstä, on nostettava 6 kuukauden määräajassa.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan mitättömyyden vahvistamista koskevan kanteen voivat nostaa osakas, hallitus, hallituksen jäsen tai isännöitsijä.

Menettely virheellisen päätöksen suhteen

Jos hallitus epäilee, että yhtiökokouspäätöstä voi rasittaa virhe, ensiksi kannattaa selvittää virheen laatu: onko olemassa moitekanteen vai mitättömyyden riski? Tämän jälkeen kannattaa toimia seuraavassa kaaviossa kuvatulla tavalla.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 21

21

11.10.2019 9.12

Täytäntöönpanolla ei kiire: Odotetaan moitekanteen nostoaika ja ryhdytään täytäntöönpanotoimiin (esim. allekirjoitetaan urakkasopimus) vasta, kun on selvinnyt, ettei moitekannetta ole nostettu

Riskinä moitekanne

Yhtiökokouksen päätöstä rasittaa virhe

Riski todennäköinen ja/tai päätöksen täytäntöönpanolla kiire: Saatetaan asia uudelleen yhtiökokouksen päätettäväksi ja tehdään päätös tällä kertaa asianmukaisesti

Pienet taloyhtiöt: Pyydetään osakkailta kirjalliset sitoumukset siitä, etteivät he nosta moitekannetta

Riskinä päätöksen mitättömyys

Saatetaan asia viivytyksettä uudelleen yhtiökokouksen päätettäväksi ja tehdään päätös asianmukaisesti

Hallituksen ohella isännöitsijän tulee huolehtia siitä, ettei täytäntöön pantavaa yhtiökokouksen (tai hallituksen) päätöstä rasita tässä luvussa kuvattu virhe.

2.4 Muut hallituksen tehtävät Asunto-osakeyhtiölain lisäksi myös muusta lainsäädännöstä löytyy tehtäviä tai velvoitteita, joiden täyttämisestä vastaa taloyhtiön hallitus. Tässä luvussa on mainittu muutama esimerkki tällaisista tehtävistä.

22

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 22

11.10.2019 9.12

Tilaajavastuulain velvoitteiden täyttäminen Rakentamisen tiedonantovelvollisuus

MUUT TEHTÄVÄT

Pelastussuunnitelman laatiminen ja päivittäminen Turvallisuuskoordinaattorin nimeäminen rakennushankkeissa Asbestiin liittyvien velvoitteiden täyttäminen Henkilötietojen asianmukainen käsitteleminen Turvasuojaustehtävien asianmukainen teettäminen Yhteisten teletilojen lukitusturvallisuudesta huolehtiminen Nuohouksen tilaaminen Tupakkalain mukaisten tupakointikieltojen hakeminen Taloyhtiön palkkojen ja palkkioiden ilmoittaminen

Hallitus voi ja sen kannattaakin siirtää näiden velvoitteiden täyttäminen sopimuksella esimerkiksi isännöitsijän hoidettavaksi. Hallituksen pitää tällöin seurata, että velvoitteet myös tulevat hoidetuksi.

Tämä johtuu siitä, että tehtävän siirrosta huolimatta hallitus on Hallituksen kannattaa se, joka lopulta vastaa esimersiirtää velvoitteiden kiksi viranomaiselle tiettyjen täyttäminen esimerkiksi velvoitteiden ja tehtävien asianisännöitsijän hoidettavaksi. mukaisesta suorittamisesta.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 23

23

11.10.2019 9.12

Tilaajavastuulain velvoitteiden täyttäminen

Taloyhtiön tulee selvittää palveluntuottajan yhteiskuntavelvoitteiden (esim. verot, työnantajamaksut) täyttämisen asianmukaisuus ostaessaan esimerkiksi rakentamispalvelua, jonka arvo ylittää 9 000 euroa (alv 0 %). Pitkäkestoisissa sopimuksissa tiedot on tarkistettava myös sopimuskauden kuluessa määräajoin.

Velvollisuuden laiminlyönnistä voi seurata jopa kymmenientuhansien eurojen suuruinen laiminlyöntimaksu.

Kyse on talousrikollisuuden torjuntaan liittyvästä velvollisuudesta, josta määrätään tilaajavastuulaissa (laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä; 1233/2006).

Rakentamisen tiedonantovelvollisuus

Taloyhtiön tulee korjaushankkeita teettäessään toimittaa verohallinnolle määräajoin yksilöityä tietoa 15 000 euron (alv 0 %) ylittävistä urakoista sekä yhteisen työmaan työntekijätiedoista, jos työmaakohtaisen hankkeen arvo ylittää 15 000 euroa (alv 0 %).

Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti sähköisesti.

Tiedonantovelvoitteiden rikkomisesta voi seurata jopa 15 000 euron suuruinen laiminlyöntimaksu.

Kyse on talousrikollisuuden torjuntaan liittyvästä velvollisuudesta, josta määrätään laissa verotusmenettelystä (1558/1995).

Pelastussuunnitelman laatiminen ja päivittäminen

Taloyhtiöllä on pelastuslain (379/2011) mukaan oltava pelastussuunnitelma, jos yhtiön rakennuksissa on vähintään kolme asuinhuoneistoa. Pelastussuunnitelmaa on päivitettävä tarvittaessa.

24

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 24

11.10.2019 9.12

Jos pelastussuunnitelmaa ei ole, palotarkastaja voi velvoittaa taloyhtiön laatimaan suunnitelman uhkasakon uhalla.

Turvallisuuskoordinaattorin nimeäminen rakennushankkeissa

Taloyhtiön tulee nimetä rakennushankkeilleen turvallisuuskoordinaattori, joka huolehtii työturvallisuussääntöjen ja menettelyohjeiden laatimisesta työmaalle. Turvallisuuskoordinaattori pitää huolta myös asukasturvallisuuteen liittyvistä seikoista.

Hallituksen tulee valvoa, että turvallisuuskoordinaattori täyttää tehtävänsä.

Velvollisuudesta turvallisuuskoordinaattorin valintaan määrätään valtioneuvoston asetuksessa rakennustyön turvallisuudesta (205/2009).

Asbestiin liittyvien velvoitteiden täyttäminen

Asbestikartoitus tulee tehdä rakennushankkeessa asbestipurkutöiden yhteydessä rakennuksissa, joiden rakentaminen on aloitettu ennen vuotta 1994. Tästä määrätään valtioneuvoston asetuksessa asbestityön turvallisuudesta (798/2015).

Hallituksen tulee huolehtia siitä, että asbestikartoitus tehAsbestikartoitus kannattaa teettää mahdollisimman dään taloyhtiön kustannuksella, varhaisessa vaiheessa mikäli purkutyöt tehdään yhtiön urakan hankesuunnittelua. vastuulle kuuluvan remontin tai hankkeen vuoksi. Asbestipurkutyöt tulee teettää urakoitsijalla tai työntekijöillä, joilla on niihin lakisääteinen pätevyys. Asbestipurkutöiden teettäminen muulla kuin asbestipurkutyöhön pätevöityneellä työntekijällä on asbestipurkutyörikkomus, josta voidaan tuomita sakkorangaistus. Taloyhtiön

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 25

25

11.10.2019 9.12

tulee lisäksi huolehtia, että altistumisalueen puhtaus varmistetaan ennen tilan luovuttamista urakoitsijalle seuraavia työvaiheita varten.

Asbestiasetuksen velvoitteiden noudattaminen on lisännyt merkittävästi taloyhtiöiden korjaushankkeiden kustannuksia vanhoissa taloyhtiöissä. Hallituksen kannattaakin teettää asbestikartoitus mahdollisimman varhaisessa vaiheessa urakan hankesuunnittelua ja huolehtia palvelujen asianmukaisesta kilpailuttamisesta.

Osakkaan remonteissa asbestikartoituksen teettämisestä vastaa osakas kustannuksellaan. Osakas maksaa tällöin muun muassa asbestikartoituksen ja mahdollisten purkutöiden kustannukset.

Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto ja Matinkylän Huolto Oy ovat laatineet yhteisen ohjeen velvoitteiden täyttämisestä osakasmuutostöissä (Asbestin kartoitusvelvollisuus osakkaan huoneistoremontissa; ks. esim. www.kiinteistolehti.fi/taloyhtionet/asbesti).

Henkilötietojen asianmukainen käsitteleminen

Asunto-osakeyhtiön hallinnointiin liittyy myös henkilötietojen (kuten henkilötunnus) käsittelyä. Henkilötietoja sisältyy muun muassa osakeluetteloon, asukasluetteloon sekä pöytäkirjoihin.

Henkilötietoja tulee Hallituksen tulee huolehtia siikäsitellä EU:n yleisen tä, että näitä tietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuk(GDPR) sekä tietosuojalain sen (GDPR) sekä tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

(1050/2018) mukaisesti.

Hallituksen kannattaa • perehtyä tietosuojasääntelyyn ja ottaa henkilötietojen suojaaminen tosissaan

26

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 26

11.10.2019 9.12

• siirtää taloyhtiön tietosuojavelvoitteiden täyttäminen isännöinnin ja muiden taloyhtiön palveluntuottajien täytettäväksi sopimalla siitä nimenomaisesti • huolehtia, että taloyhtiöllä on käytössään olevista rekistereistä tietosuojaseloste • käsitellä tietosuojan ja -turvan toteutumista hallituksen kokouksissa säännöllisesti • määritellä prosessi, jonka mukaan yhtiön johto toimii mahdollisissa tietoturvaloukkaustilanteissa.

Tietosuojavelvoitteiden täyttämiseen liittyvät esimerkkityökalut ovat Kiinteistöliiton jäsentaloyhtiöiden käytössä verkkosivulla www.kiinteistoliitto.fi > Jäsensivut.

Tietosuojavelvoitteiden noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu, joka voi antaa rikkomuksista varoituksen sekä määrätä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä korjaavia toimenpiteitä ja hallinnollisia sakkoja. Näiden sanktioiden lisäksi tietosuojarikkomuksista voi seurata vahingonkorvausvastuu rekisteröidylle aiheutuvista vahingoista. Tietosuojavaltuutettu on antanut ohjeita tietosuojan asianmukaisesta huomioimisesta taloyhtiöissä. Nämä ohjeet löytyvät verkkosivulta https://tietosuoja.fi/usein-kysyttya-taloyhtiot.

Turvasuojaustehtävien asianmukainen teettäminen

Hallituksen tulee pitää huoli siitä, että taloyhtiö tilaa turvasuojaustehtävät luvan saaneelta yritykseltä. Turvasuojaustehtäviä ovat esimerkiksi lukkojen asentaminen ja sarjoittaminen, kulunhallinta- ja valvontajärjestelmien pääkäyttö (esim. kulkualuemuutokset) sekä lukkorungon vaihtaminen. Näitä tiettyjä turvasuojaustehtäviä saavat nykyisin suorittaa vain turvallisuusalan elinkeinoluvan saaneet yritykset (ks. laki yksityisistä turvallisuuspalveluista 1085/2015).

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 27

27

11.10.2019 9.12

Yrityksen luvat voi tarkistaa poliisin ylläpitämästä rekisteristä: www.poliisi.fi/luvat/yksityinen_turvallisuusala/luettelo_turvallisuusalan_elinkeinoluvan_haltijoista Yhteisten teletilojen lukitusturvallisuudesta huolehtiminen

Rakennuksen omistaja on vastuussa yhteisten teletilojen lukituksesta ja tietoturvallisuudesta. Viestintäviraston määräys kiinteistön sisäjohtoverkoista ja teleurakoinnista (65C/2018 M) sisältää yleiset vaatimuksen rakennusten teletilojen lukitukselle. Määräystä täydentää ensisijaisesti asuinkiinteistön omistajille tarkoitettu Viestintäviraston suositus kiinteistöjen laitetilojen lukituksesta (306/2015 S).

Valtakunnalliset teleoperaattorit, Yrityssuojeluyhdistys ry, Viestintävirasto, Finanssiala ry, Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto, Suomen Turvaurakoitsijaliitto, Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ry ja Abloy Oy ovat sopineet valtakunnallisesti yhteisestä teletilojen sarjasta KTL1E, jolla uudet ja saneerattavat tilat sarjoitetaan. Teletilojen tietoturvallisuutta voi toki parantaa muissakin tilanteissa.

Toimivat tietoliikennepalvelut ovat osa hyvää asumista. Teletilojen lukitusturvallisuus turvaa perustuslaissa turvattua viestintäsalaisuutta. KTL1E-järjestelmä tuo myös kustannussäästöjä. Järjestelmä mahdollistaa operaattoreiden ja urakoitsijoiden pääsyn teletiloihin ilman odotusaikoja ja kiinteistönhuollolta tilattavaa ovenavauspalvelua.

Nuohouksen tilaaminen

Kiinteistönomistajan – siis hallituksen taloyhtiön edustajana – tulee huolehtia nuohousten teettämisestä pelastuslain (379/2011) mukaisesti. Vakituisessa asuinkäytössä olevan rakennuksen tulisijat ja hormit on nuohottava vähintään vuoden välein ja vapaa-ajan asuntojen tulisijat vähintään kolmen vuoden välein.

28

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 28

11.10.2019 9.12

Pelastuslain 1.1.2019 voimaan tullut muutos toi muutoksia myös taloyhtiöiden nuohoukseen. Kiinteistönomistaja valitsee nykyisin nuohoojan vapaasti markkinoilta, eivätkä piirinuohoojat enää ota yhteyttä taloyhtiöihin. Nuohooja hinnoittelee työnsä vapaasti ja antaa taloyhtiölle nuohoustyöstä todistuksen. Taloyhtiön tulee varmistaa, että nuohoojalla on nuohoojan ammattitutkinto tai talotekniikan ammattitutkinto, jossa on suoritettu nuohouksen osaamisala.

Yhtiön kuuluu tilata asentamiensa tai vastuulleen hyväksymiensä takkojen ja hormien nuohous. Osakas vastaa taas huoneistoon muutostyönä rakennusvaiheessa tai myöhemmin asennetun takan ja hormin nuohouksesta. Vaikka nuohous kuuluisikin osakkaan vastuulle, yhtiön tulee valvoa, että nuohous todella teetetään. Mikäli osakas ei täytä velvollisuuttaan asianmukaisesti, kannattaa yhtiön paloturvallisuussyistä teettää nuohous ja velkoa kustannukset osakkaalta.

Tupakkalain mukaisten tupakointikieltojen hakeminen

Taloyhtiö voi päättää hakea kunnan terveydensuojeluviranomaiselta tupakkalain (549/2016) mukaista tupakointikieltoa parvekkeille ja jopa huoneistojen sisälle.

Kunta voi määrätä taloyhtiöön parveketupakointikiellon, jos savua voi kulkeutua muutoin kuin poikkeuksellisesti esimerkiksi parvekkeelta toiselle tai parvekkeelta huoneistoon. Parveketupakointikiellon hakemisesta tehdään yhtiökokouksessa enemmistöpäätös.

Ennen yhtiökokousta huoneistojen haltijoita on kuultava, ja kiellosta päätettäessä on huomioitava osakkaiden yhdenvertaisuus – parveketupakointikieltoa tulee hakea kaikille niille parvekkeille, joilla savun kulkeutumisen olosuhteet ovat identtiset. Hallitus voi lisätä parveketupakointikiellon hakemisen yhtiökokouksen päätöslistalle joko osakkaan aloitteesta tai omasta aloitteestaan.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 29

29

11.10.2019 9.12

Asuintilojen sisäosaan määrättävien tupakointikieltojen kriteerit ovat parveketupakointikieltojen määräämistä huomattavasti tiukemmat. Yhtiön on esimerkiksi ensin huolehdittava savun kulkeutumista estävien tavanomaisten vuosihuoltotöiden suorittamisesta.

Kieltoa kannattaa hakea vasta viimesijaisena keinona, esimerkiksi jos kunnan terveydensuojeluviranomainen on kohdistamassa taloyhtiöön terveydensuojelulain perusteella laajamittaisia korjausvelvoitteita. Kiellon hakemiseksi yhtiön on hankittava selvitysaineistoa, joka maksaa. Näistäkin kustannuksista johtuen hallituksen kannattaa saattaa yhtiökokouksen päätettäväksi jo se, että hallitus ryhtyy valmistelemaan asuintilan tupakointikiellon hakemista ja teettämään tarvittavia toimenpiteitä ja tutkimuksia. TupakoinTupakointikiellon tikiellon hakemisesta päätetään hakemisesta päätetään yhtiökokouksen enemmistöllä ja yhtiökokouksen huoneiston haltijoita on kuultava enemmistöllä. ennen päätöksentekoa.

Tupakkalain mukaisten tupakointikieltojen hakemiseen laaditut ohjeet, hakemuslomake sekä huoneiston haltijoiden kuulemiseen liittyvät lomakkeet ovat saatavilla maksutta esimerkiksi Kiinteistöliiton verkkosivuilta www.kiinteistoliitto.fi.

Kunta perii tupakointikiellon määräämisestä palkkion, joka vaihtelee Kiinteistöliiton saamien tietojen mukaan kuntakohtaisesti ja on ollut 500–2 500 €. Lisäksi päälle tulevat yhtiön sisäiset kulut, jotka liittyvät muun muassa isännöinnin palkkioihin, kokouspalkkioihin, lainvoimaisuustodistuksen hankkimiseen sekä tarvittavan näytön hankkimiseen (esim. rakennuspiirustukset, valokuvat julkisivusta).

Kunnan viranomaisen määräämä tupakointikielto on pysyväisluonteinen. Kielto voidaan poistaa lähinnä, jos olosuhteet savun kulkeutumisen suhteen muuttuvat esimerkiksi taloyhtiössä suoritetun

30

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 30

11.10.2019 9.12

peruskorjauksen johdosta. Pelkästään tupakoitsijan muuttaminen pois huoneistosta ei oikeuta viranomaista peruuttamaan tupakointikieltoa. Kieltojen hakemiseen kannattaakin ryhtyä harkiten.

Vaihtoehto viranomaisen määräämälle tupakointikiellolle on tupakointikiellon ottaminen yhtiöjärjestykseen. Tämä edellyttää kuitenkin kaikkien osakkaiden suostumusta (KKO 2008:7). Vuokrasuhteissa tupakointikiellosta sopiminen on mahdollista vuokrasopimuksessa.

Taloyhtiön palkkioiden ja palkkojen ilmoittaminen

Hallituksen on huolehdittava, että taloyhtiön maksamat palkkiot (kuten hallituspalkkiot, kilometri- ja muut kulukorvaukset sekä tilin- ja toiminnantarkastajille suoraan maksettavat palkkiot) ja palkat (esim. talonmiehen palkka) ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Tulorekisteri löytyy verkkosivulTaloyhtiön maksamat ta www.vero.fi/tulorekisteri. palkkiot ja palkat on ilmoitettava tulorekisteriin.

Isännöitsijän palkkiot ja remonteista maksettavat korvaukset on ilmoitettava, jos isännöitsijä tai remonttipalvelua tarjoava yritys tai henkilö ei ole ennakkoperintärekisterissä. Rekisteriin kuulumisen voi tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän verkkosivuilta www.ytj.fi.

Tulorekisteri-ilmoituksen voi tehdä isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja. Ilmoituksen tekeminen edellyttää käytännössä sitä, että ilmoittajalla on yhtiöjärjestyksen mukaan nimenkirjoitusoikeus ja että henkilö on merkitty yhtiön tietoihin kaupparekisterissä.

Tulorekisteriin tehtävien ilmoitusten kannalta on siis tärkeää, että yhtiön kaupparekisteritiedot ovat ajan tasalla.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 31

31

11.10.2019 9.12

3

Hallituksen vastuut

3.1 Vahingonkorvausvastuu Milloin hallituksen jäsen voi joutua vahingonkorvausvastuuseen?

Hallituksen jäsen voi joutua vahingonkorvausvastuuseen, jos hän toimii tehtävässään huolimattomasti tai laiminlyö tehtäviään joiltain osin ja tästä koituu yhtiölle, osakkaalle tai kolmannelle osapuolelle vahinkoa.

Hallituksen jäsen voi joutua vastuuseen eri perusteilla ja eri lakien nojalla. Käytännössä vahingonkorvausvastuu syntyy yleisimmin asunto-osakeyhtiölain ja vahingonkorvauslain perusteella.

Vahingonkorvausvastuu voi syntyä myös sopimusta rikkomalla.

Sopimusperusteinen vahingonkorvausvastuu edellyttää kuitenkin taloyhtiön ja hallituksen jäsenen välistä sopimusta tehtävän hoitamisesta, ja tällaiset sopimukset ovat harvinaisia. SopimusperusVahingonkorvausvastuu teista vahingonkorvausvastuuedellyttää aina vahinkoa. ta ei sen vuoksi tarkastella tässä oppaassa tarkemmin.

Lisäksi vahinko ja siihen liittyvä vastuu voivat syntyä rikoksen yhteydessä (ks. luku 3.2).

32

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 32

11.10.2019 9.12

Selvyyden vuoksi todettakoon, että vahingonkorvausvastuu edellyttää aina vahinkoa. Jos yhtiölle ei koidu euromääräisesti mitattavaa vahinkoa huolimattoman toiminnan tai laiminlyönnin johdosta, ei vahingonkorvausvastuutakaan voi syntyä. Asunto-osakeyhtiölakiin perustuva vahingonkorvausvastuu edellyttää myös sitä, että yhtiökokous on evännyt hallituksen vastuuvapauden (ks. liitteen 1 kohta Vastuuvapauden myöntäminen).

Seuraavissa kaavioissa kuvataan yleisellä tasolla, millaisissa tilanteissa hallituksen jäsen voi joutua vahingonkorvausvastuuseen asunto-osakeyhtiölain ja millaisissa vahingonkorvauslain perusteella. Vahingonkorvausvastuu riippuu esimerkiksi siitä, kuka vahinkoa on kärsinyt.

Hallituksen jäsen aiheuttaa hallitustehtäviä hoitaessaan tahallisesti tai tuottamuksellisesti vahingon taloyhtiölle

Korvausvastuu asunto-osakeyhtiölain perusteella Hallituksen jäsen aiheuttaa hallitustehtäviä hoitaessaan tahallisesti tai tuottamuksellisesti vahingon osakkaalle tai muulle henkilölle

Vahinkotyyppi 1: Vahinko aiheutettu laiminlyömällä huolellisuusvelvoite Vahinkotyyppi 2: Vahinko aiheutettu rikkomalla asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä muutoin kuin huolellisuusvelvoitetta laiminlyömällä

Ainoa vahinkotyyppi: Vahinko aiheutettu rikkomalla asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä muutoin kuin huolellisuusvelvoitetta laiminlyömällä

HALLITUKSEN VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 33

33

11.10.2019 9.12

Korvausvastuu vahingonkorvauslain perusteella

Vahinkotyyppi 1: Hallituksen jäsen aiheuttaa vahingon muutoin kuin hallitustehtäviä hoitaessaan tahallisesti tai tuottamuksellisesti Vahinkotyyppi 2: Hallituksen jäsen aiheuttaa vahingon rangaistavalla teolla tahallisesti tai tuottamuksellisesti

Millainen toiminta katsotaan huolimattomaksi?

Jotta hallituksen jäsen voisi joutua vahingonkorvausvastuuseen, hänen on yleensä pitänyt toimia huolimattomasti ja aiheuttaa toiminnallaan vahinkoa. Huolimattomuus (tuottamus) voi ilmetä joko tehtävän laiminlyöntinä kokonaan tai sen huolimattomana hoitamisena. Teko tai laiminlyönti voi olla myös tahallinen.

Huolimattomuus voi ilmetä joko tehtävän laiminlyöntinä kokonaan tai sen huolimattomana hoitamisena.

Sillä, katsotaanko teko tahalliseksi vai huolimattomuudesta johtuvaksi, voi olla vaikutusta paitsi korvausvastuun jakoon hallituksen jäsenten kesken myös vahingonkorvausvastuun sovitteluun (ks. kohta Muut vahingonkorvaukseen vaikuttavat seikat).

Taloyhtiön hallituksen jäseneltä ei edellytetä samaa ammattitaitoa kuin esimerkiksi osakeyhtiön hallituksen jäseneltä. Tämä johtuu jo siitä peruserosta, että taloyhtiössä merkittävimmät päätökset tekevät tavalliset osakkaat yhtiökokouksessa. Hallituksen jäsenen vastuuta arvioidaan niin sanotun objektiivisen huolellisuusvelvoitteen kautta. Käytännössä tällöin arvioidaan, voidaanko hallituksen jäsenen katsoa noudattaneen sellaista huolellisuutta kuin huolellinen henkilö noudattaisi vastaavassa tilanteessa. Arvioon on mahdollista saada tukea Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suosituksesta (tuorein suositus on vuodelta 2016).

34

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 34

11.10.2019 9.12

Vahingon toteennäyttäminen

Vahingonkorvausvastuun syntymiseen vaikuttaa käytännössä merkittävästi niin sanottu todistustaakkakysymys. Kyse on siitä, onko vahingonkärsijällä vai vahingon aiheuttajalla ensisijainen vastuu oman kantansa toteennäyttämisestä oikeudenkäynnissä todistelun avulla. Toisaalta kyse on myös siitä, kumpi kantaa sen riskin, ettei voi näyttää toteen omaa väitettään.

Asunto-osakeyhtiölain vastuusäännökset jakautuvat todistustaakan osalta kahtia: 1. tietyissä tilanteissa sovelletaan johtohenkilöä koskevaa tuottamusolettamaa, jolloin johtohenkilön on vastuun välttääkseen todistettava toimineensa huolellisesti 2. tietyissä tilanteissa vahingonkärsijän on vahingonkorvauksen saadakseen näytettävä toteen vahinko ja sen syy-yhteys johtohenkilön toimintaan.

Johtohenkilöitä koskevaa tuottamusolettamaa sovelletaan, kun vahinko on aiheutettu • rikkomalla asunto-osakeyhtiölakia muilta osin kuin rikkomalla lain säännöksiä keskeisistä toiminnan periaatteista (ks. luku 4.1) • rikkomalla yhtiöjärjestysmääräystä • yhtiön lähipiiriin kuuluvan eduksi tehdyllä toimella.

Hallituksen jäsen voi joutua korvausvastuuseen tällaisissa tilanteissa, jos hän ei kykene osoittamaan toimineensa huolellisesti.

Muissa asunto-osakeyhtiölakiin sekä vahingonkorvauslakiin perustuvissa vahinkotilanteissa vahingonkärsijällä on lähtökohtainen velvollisuus näyttää toteen vahinko ja sen syy-yhteys yhtiön johtohenkilön tuottamukselliseen toimintaan tai laiminlyöntiin.

Vahingonkorvausvastuun edellytysten toteennäyttäminen on tällöin käytännössä huomattavasti hankalampaa.

HALLITUKSEN VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 35

35

11.10.2019 9.12

Hallituksen jäsenten yhteisvastuu

Jos hallituksen jäsenet ovat aiheuttaneet vahingon yhdessä, he myös vastaavat vahingosta yhdessä. Korvausmäärä jaetaan tällöin vahingon aiheuttaneiden kesken sillä perusteella, mitä voidaan pitää kohtuullisena syyllisyyden määrän, vahinkotapahtumasta saadun edun ja muiden seikkojen perusteella. Vastuu voi niin ollen muodostua hallituksen jäsenten kesken erisuuruiseksi.

Jos hallituksen jäsenet ovat aiheuttaneet vahingon yhdessä, he myös vastaavat vahingosta yhdessä.

Toisaalta yhteisvastuu vahingosta merkitsee myös sitä, että koko vahingon määrä voidaan periä keneltä tahansa korvausvastuuseen tuomitulta – esimerkiksi yhdeltä hallituksen jäseneltä, jos muut ovat maksukyvyttömiä. Korvauksen maksajan tehtäväksi jää tällöin velkoa viime kädessä oikeusteitse muilta näiden osuutta korvauksesta.

Hallituksesta kesken toimikauden eronnut jäsen ei kuitenkaan ole vastuussa eronsa jälkeisistä hallituksen toimista tai laiminlyönneistä.

Mikäli sekä hallituksen jäsenet että isännöitsijä tuomitaan vahingonkorvausvastuuseen, ammatikseen taloyhtiöiden asioita hoitavan isännöitsijän maksettavaksi tuomittavan vahingonkorvauksen tulisi nähdäkseni olla suurempi kuin hallituksen jäsenten, jotka ovat maallikoita.

Muut vahingonkorvauksen määrään vaikuttavat seikat

Hallituksen tai sen jäsenen vahingonkorvausta voidaan sovitella, jos korvausvelvollisuus uhkaa muodostua kohtuuttoman raskaaksi.

Sovittelussa otetaan huomioon vahingonaiheuttajan ja vahingon-

36

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 36

11.10.2019 9.12

kärsijän varallisuusolot ja muut olosuhteet. Jos vahinko on kuitenkin aiheutettu tahallisesti, kohtuullistaminen tulee kyseeseen vain poikkeuksellisesti.

Vahingonkorvausvastuun kohdalla huomioidaan se, että vahingonkärsijällä on velvollisuus rajata aiheutuvaa vahinkoa kaikin käytössään olevin kohtuullisin toimin. Jos vahingonkärsijä ei ole tätä tehnyt, vahingonkärsijän vastattavaksi jää se osa vahingosta, joka on syntynyt hänen oman laiminlyöntinsä johdosta.

Vahingonkorvausvastuun vanhentuminen

Hallituksen jäsenet eivät ole ikuisesti vastuussa toimistaan, vaan oikeus esittää korvausvaatimuksia on sidottu ajan kulumiseen. Käytännössä puhutaan korvausvastuun vanhentumisesta.

Asunto-osakeyhtiölakiin perustuvissa vastuutilanteissa vahingonkorvauskanne hallituksen jäsentä vastaan on nostettava • kolmen vuoden kuluessa siitä, kun vahingonkärsijä on saanut tietää vahingosta ja siitä vastuussa olevasta • viimeistään viiden vuoden kuluttua sen tilikauden päättymisestä, jona kanteen perusteena oleva päätös tehtiin taikka kanteen perusteena olevaan toimenpiteeseen ryhdyttiin tai toimenpide laiminlyötiin.

•

Viiden vuoden aikarajan jälkeen asunto-osakeyhtiölakiin perustuvaa vahingonkorvauskannetta ei ole enää mahdollista nostaa – ei, vaikka vahingonkärsijä saisi tietää vahingosta vasta tällöin.

Asunto-osakeyhtiölakiin perustuva vahingonkorvausvastuu vanhentuu lopullisesti viidessä vuodessa.

HALLITUKSEN VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 37

37

11.10.2019 9.12

ESIMERKKI Hallituksen vahingonkorvausvastuun vanheneminen Asunto Oy Lintukodossa on ilmennyt vasta 1.12.2018, että yhtiön entinen isännöitsijä Matti Möttönen (Tmi Matti Möttönen) on maksanut yhtiön tililtä yhteensä 35 000 euron edestä toisten yhtiöiden laskuja elokuussa 2014. Samalla on selvinnyt, että tilikaudella 2014 toiminut hallitus ei ollut puuttunut tilanteeseen mitenkään. Matti Möttönen on sittemmin kuollut. Asunto Oy Lintukodossa harkitaan vahingonkorvauskanteen nostoa tilikaudella 2014 toiminutta hallitusta vastaan.

Vahingonkorvauskanne on normaalisti nostettava kolmen vuoden kuluessa siitä, kun taloyhtiö on saanut tiedon vahingosta ja siitä vastuussa olevasta. Tässä tapauksessa yhtiöllä ei kuitenkaan ole kolmea vuotta aikaa kanteen nostoon, sillä vahinko on tapahtunut lähes neljä vuotta sitten ja korvausvastuu uhkaa siten vanhentua lopullisesti. Lopullinen takaraja kanteen nostamiselle on viisi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jona hallitus laiminlöi kanteen perusteena olevan toimen. Koska isännöitsijän laskunmaksutoimet tapahtuivat vuonna 2014 ja samalla tilikaudella toiminut hallitus laiminlöi valvontavelvoitteensa, kanne on nostettava vuoden 2019 loppuun mennessä lopullisen vanhentumisen uhalla.

Vahingonkorvauslakiin perustuvissa vastuutilanteissa vahingonkorvauskanne hallituksen jäsentä vastaan on nostettava kolmen vuoden kuluessa siitä, kun vahingonkärsijä on saanut tiedon vahingosta ja siitä vastuussa olevasta. Vahingonkorvausta voidaan vaihtoehtoisesti vaatia vapaamuotoisesti.

38

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 38

11.10.2019 9.12

Vahingonkorvauslakiin perustuva kanne on nostettava tai vahingonkorvausvaatimus on esitettävä joka tapauksessa viimeistään 10 vuoden kuluessa vahinkoon johtaneesta tapahtumasta. Tämän jälkeen vahingonkorvausvastuu vanhenee.

Tilanteita, joissa taloyhtiön johto on tuomittu vahingonkorvauksiin

Tuomioistuimissa on ratkottu taloyhtiön johdon, eli isännöitsijän ja hallituksen jäsenten, vahingonkorvausvastuuta koskevia oikeusjuttuja. Seuraavassa on muutama esimerkki yhtiön johdon toimista ja laiminlyönneistä, jotka voivat annettujen tuomioiden perusteella johtaa vahingonkorvausvastuun syntymiseen.

ESIMERKKI Yhtiön johdon toimet ja laiminlyönnit, jotka ovat johtaneet vahingonkorvausten maksamiseen • Isännöitsijän toimia ja rahavarojen käyttöä ei ole valvottu.

• Palveluntuottajan (esim. huoltoyhtiön) perimien kustannusten merkittäviin ylityksiin ei ole puututtu.

• Yhtiövastikkeen periminen ja hallintaanottomenettelyn käynnistäminen on laiminlyöty ja oikeus saataviin sekä hallintaanottomettelyn aloittamiseen on menetetty osakkaan konkurssin johdosta.

• Yhtiökokouksia on jäänyt pitämättä, tilintarkastuksia suorittamatta, tilinpäätöksiä vahvistamatta, lainanlyhennyksiä maksamatta ja konkurssisaatavia valvomatta.

• Taloyhtiössä on peritty alimitoitettua vastiketta jatkuvasti.

• Perustajaurakoitsijalta ei ole vaadittu merkittävän virheen korjaamista määräajassa ja oikeus korvaukseen on täten menetetty.

• Korjaushanketta ei ole koordinoitu toimialalle tyypillisellä tavalla.

• Toimivalta on ylitetty (päätetty asiasta, joka olisi tullut saattaa yhtiökokouksen päätettäväksi).

HALLITUKSEN VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 39

39

11.10.2019 9.12

Edellä mainittujen esimerkkien on tarkoitus havainnollistaa, millaisissa tilanteissa taloyhtiön hallitus voi joutua vahingonkorvausvastuuseen. Kyseisiin yhtiön johdon vastuuta koskeviin oikeustapauksiin liittyy luonnollisesti omat erityispiirteensä, joita ei avata sen tarkemmin tässä oppaassa.

3.2 Rikosoikeudellinen vastuu Rikosoikeudellinen vastuu määräytyy muun muassa rikoslain perusteella. Rikoslain mukaan rikokseen syylliseksi voidaan katsoa vain sellaisen teon perusteella, joka tekohetkellä on laissa nimenomaan säädetty rangaistavaksi. Laiminlyönti on rangaistavaa, jos laissa näin säädetään. Rangaistussäännöksiä löytyy rikoslain lisäksi esimerkiksi asunto-osakeyhtiölaista, kirjanpitolaista ja maankäyttöja rakennuslaista.

Rangaistussäännöksen sanamuodosta riippuu, kuka voi syyllistyä rikokseen ja siten tulla teosta rangaistuksi. Joihinkin rangaistaviin tekoihin voi syyllistyä esimerkiksi taloyhtiö ja vastaavasti joihinkin vain yksityishenkilö eli esimerkiksi yksittäinen hallituksen jäsen.

Seuraavalla sivulla on esimerkkejä rikoksista, joihin taloyhtiön hallituksen jäsen voi syyllistyä.

40

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 40

11.10.2019 9.12

ESIMERKKI Rikokset, joihin hallituksen jäsen voi syyllistyä • kotirauhan rikkominen (esim. perusteeton osakkaan huoneistoon meneminen yleisavaimella) • kavallus (esim. yhtiön rahavarojen kavaltaminen) • kuolemantuottamus (esim. ohikulkija kuolee taloyhtiön katolta tippuvaan jäälohkareeseen, koska hallitus ei ole sopinut kattolumien poistosta ym. talvikunnossapidosta kenenkään kanssa) • ruumiinvamman tuottamus (esim. asukas liukastuu ja loukkaantuu yhtiön pihalla, koska hallitus ei ole sopinut liukkaudenpoistosta ym. talvikunnossapidosta kenenkään kanssa) • rakentamisrikkomus (maankäyttö- ja rakentamislain vastainen rakentaminen tms. toimenpide) • asunto-osakeyhtiörikos tai -rikkomus (esim. tahallinen osakeluettelon ylläpitämisen laiminlyönti).

Kuten vahingonkorvausvastuu, myös rikosoikeudellinen vastuu vanhentuu. Vanhentumisaika määräytyy teosta määrättävissä olevan ankarimman rangaistuksen mukaan. Esimerkissä mainittujen kaltaiset rikokset vanhentuvat 2–5 vuodessa. Vanhentuminen lasketaan rikoksen tekopäivästä.

Rangaistavaan tekoon perustuva vahingonkorvaus vanhentuu lähtökohtaisesti yleisen kolmen vuoden vanhentumisajan mukaisesti.

Jos rikosasiassa voidaan nostaa syyte tai jos rikosasian käsittely on tuomioistuimessa vireillä pidemmän ajan, vahingonkorvausta voi vaatia samassa ajassa.

HALLITUKSEN VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 41

41

11.10.2019 9.12

3.3 Käytännön toimia, joilla hallitus voi vaikuttaa vastuuseensa Taloyhtiön hallituksessa toimiseen liittyy sekä vahingonkorvausvastuun että ääritapauksessa jopa rikosvastuun riski. Kuten edellä tässä oppaassa on todettu, vastuu edellyttää kuitenkin pääsääntöisesti huolimattomuutta.

Taloyhtiön hallitus ja kukin sen jäsenistä voivat toiminnallaan vaikuttaa siihen, ettei vastuuta synny – tai vaikka syntyisikin, että se jää määrältään mahdollisimman vähäiseksi. Hallitustyöskentelyssä kannattaa kiinnittää huomiota vähintään seuraaviin seikkoihin: Taloyhtiön hallitus voi toiminnallaan vaikuttaa siihen, ettei vastuuta synny.

Asiantuntemus

• Hankitaan taloyhtiölle ammattimainen isännöitsijä ja ostetaan riittävän laajaa isännöintipalvelua.

• Turvaudutaan asiantuntija-apuun erityisosaamista vaativissa asioissa (esim. teetetään kuntoarvio tai kuntotutkimus ammattilaisella taikka pyydetään asianajajalta taikka Kiinteistöliitolta lausuntoa yhtiössä erimielisyyttä aiheuttavan laintulkinnan sisällöstä).

• Perehdytään taloyhtiön hallituksen tehtäviin ja vastuisiin sekä hallitustyöskentelyyn asianmukaisesti itseopiskelemalla ja/tai kouluttautumalla (ks. liite 5).

42

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 42

11.10.2019 9.12

Päätöksenteko

• Valmistellaan ja dokumentoidaan päätökset huolellisesti, etenkin korjaushankkeissa.

• Nostetaan eriävät mielipiteet rohkeasti esiin päätöksentekovaiheessa ja vaaditaan niiden kirjaamista hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.

• Tunnistetaan esteellisyystilanteet päätöksenteossa ja huolehditaan jääväyksestä.

• Varmistetaan aina, että hallituksen toimivalta riittää asiasta päättämiseen; siirretään tarvittaessa asia yhtiökokouksen päätettäväksi.

• Käynnistetään hallintaanottomenettely hallituksen kirjallisella varoituksella, kun hallintaanoton edellytykset täyttyvät. Saatetaan hallintaanottomenettely yhtiökokouksen päätettäväksi, jos oikaisua ei varoituksesta huolimatta tapahdu.

Viranomaisvelvoitteet

• Varmistetaan, että taloyhtiön kaupparekisteritiedot ovat ajan tasalla (välttämätöntä myös tulorekisteri-ilmoitusten tekemiseksi ja osakeluettelon ylläpidon siirtämiseksi Maanmittauslaitokselle).

• Hoidetaan talousrikollisuuden torjuntaan liittyvät velvoitteet (tilaajavastuulaki, rakentamisen tiedonantovelvollisuus jne.) tai varmistetaan, että joku muu hoitaa ne taloyhtiön puolesta.

• Hoidetaan taloyhtiön tietosuojaan liittyvät velvoitteet (varmistetaan, että isännöinti ja muut palveluntuottajat täyttävät velvoitteet asianmukaisesti).

HALLITUKSEN VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 43

43

11.10.2019 9.12

Sopimukset

• Huolehditaan, että kiinteistönhuoltosopimus on aina ajan tasalla (erityisesti kattolumien ja jään tarkkailu- ja pudotusvelvoitteiden sekä liukkaudentorjunnan osalta).

• Huolehditaan, että yhtiön sopimukset laaditaan alalla vakiintuneesti käytössä olevien sopimuspohjien mukaisesti ja sidotaan palveluun tyypillisesti sovellettuihin yleisiin sopimusehtoihin (Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot ISE 2007, Kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot KP YSE 2007, Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998, Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 2013; asunto-osakeyhtiön toimialaan ei kuulu liiketoimintariskien ottaminen eli taloyhtiön kannattaa välttää esimerkiksi poikkeavariskisiä hankemuotoja, kuten korjausurakoissa allianssimuotoista hanketta).

Seuranta, valvonta ja katselmukset

• Valvotaan isännöintiyrityksen toimintaa ja toisaalta myös hallituksen omia toimia.

• Valvotaan asiantuntijoiden toimia.

• Seurataan yhtiön veden, sähkön ja lämmön kulutusta (esim. putkistovuotojen havaitsemiseksi ja poissulkemiseksi).

• Katselmoidaan yhtiön rakennukset ja tontti säännöllisesti; kiinnitetään huomiota muun muassa yhtiön piha-alueen, rakennuksen ja leikkipaikkojen silmämääräisesti havaittavaan kuntoon ja turvallisuuteen.

• Reagoidaan havaittuihin epäkohtiin (esim. reklamoimalla tai ryhtymällä toimiin, joilla uhkaavan vahingon haitallisia vaikutuksia voidaan estää tai rajoittaa; toimet kannattaa suorittaa siten, että yhtiön johdolle jää riittävä näyttö niiden suorittamisesta).

44

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 44

11.10.2019 9.12

Lisäksi kannattaa huomata, että kiinteistön täysarvovakuutukYhtiön johdon seen kuuluva yhtiön johdon vastuuvakuutus on hallituksen jäsenten vastuuvakuutus on hallituksen turvana monissa vahingonjäsenten turvana monissa vahinkorvausvastuutilanteissa. gonkorvausvastuutilanteissa.

Hallituksen onkin tärkeä pitää huolta siitä, että vastuuvakuutus on riittävä ja että vakuutusturva on jatkuvasti voimassa. Myös lisävakuutustarpeet esimerkiksi rikosperusteisen vastuun varalta kannattaa selvittää.

HALLITUKSEN VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 45

45

11.10.2019 9.12

4

Hallitustyöskentely

4.1 Hallituksen toimintaperiaatteet Hallituksen työskentelytavoista sopiminen

Hallitustyöskentelyllä tarkoitetaan taloyhtiön hallituksen toimintatapoja, lähinnä kokousten pitämisen näkökulmasta. Taloyhtiön hallituksen kokouksista ja toiminnasta ei määrätä kovinkaan yksityiskohtaisesti asunto-osakeyhtiölaissa, joten kukin hallitus voi päättää omista työskentelytavoistaan melko vapaasti.

Hallitus päättää toimintaperiaatteistaan toimikautensa Hallitus päättää ensimmäisessä kokouksessa, eli toimintaperiaatteistaan niin sanotussa järjestäytymiskojärjestäytymiskokouksessa. kouksessa. Järjestäytymiskokous pidetään yleensä pian hallituksen valinneen yhtiökokouksen jälkeen, usein välittömästi yhtiökokouksen päätyttyä. Kokouksessa muun muassa valitaan hallituksen puheenjohtaja, jollei tätä ole valittu hallituksen valinnasta päättäneessä yhtiökokouksessa.

46

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 46

11.10.2019 9.12

Hallituksen kannattaa toimintaperiaatteita vahvistaessaan sopia seuraavista asioista: • hallituksen kokousten pitoajankohta (milloin ja miten usein kokouksia pidetään; koko toimikauden päivämäärät kannattaa löydä lukkoon jo järjestäytymiskokouksessa ja ilmoittaa myös taloyhtiön osakkaille ja muille asukkaille) • kokouskutsujen toimittaminen (millä aikataululla ja miten kutsut hallituksen kokouksiin ja tarvittavat materiaalit toimitetaan hallituksen jäsenille, esim. sähköpostilla viimeistään viikkoa ennen kokousta) • hallituksen kokousten pitopaikka (kannattaa valita paikka, joka sopii kaikille hallituksen jäsenille) ja muut päätöksentekomuodot (esim. sähköposti- ja puhelinneuvottelukokoukset) • käytännöt estyneisyyden ilmoittamisessa (hallituksen jäsenet sitoutuvat ilmoittamaan puheenjohtajalle ja mahdolliselle varajäsenelle, jos he eivät pääse hallituksen kokoukseen) • varajäsenten osallistuminen hallituksen kokouksiin (taloyhtiön edun mukaista on sallia läsnäolo, koska tällöin varajäsenet pysyvät kärryillä yhtiön asioista ja voivat tarvittaessa ongelmitta tulla varsinaisen jäsenen tilalle kokouksiin; päätöksentekoon varajäsen ei osallistu, jos varsinainen jäsen on paikalla) • viestintä esimerkiksi osakkaille (sovitaan vastuuhenkilö, joka hoitaa hallituksen viestinnän koko toimikauden ajan).

Taloyhtiön hallituksella on käytössään paljon erilaisia työkaluja, joita voidaan käyttää apuna yhtiön hallinnon hoidossa. Esimerkkejä näistä työkaluista on listattu seuraavan sivun taulukkoon:

HALLITUSTYÖSKENTELY

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 47

47

11.10.2019 9.12

Vuosikello

Vuosikello on erinomainen apuväline hallitukselle kuuluvien tehtävien aikatauluttamisessa. Malli vuosikellosta on tämän oppaan liitteenä 2.

Kiinteistöstrategia

Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta -hankkeen loppuraportti löytyy Kiinteistöliiton jäsensivuilta: www.kiinteistoliitto.fi > Jäsensivut

Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus 2016

Taloyhtiön hallintoa koskeva suositus (sis. suosituksia koskien strategian laadintaa, yhtiökokousta, hallitusta, isännöintiä, riskienhallintaa ja riitojen ratkaisua, tilintarkastusta ja toiminnantarkastusta, osakas- ja asukasviestintää sekä osakkaan oikeuksia ja velvollisuuksia). Suosituksen ovat laatineet Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto, Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA ry ja oikeusministeriö.

Koko suosituksen käyttöönotosta kannattaa päättää yhtiökokouksessa. Suositus löytyy muun muassa Kiinteistölehden verkkosivuilta: www.kiinteistolehti.fi/ taloyhtion-strategia-ja-hyva-hallintotapa

Viestintäsuositus

Oikeusministeriön, Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton laatima suositus taloyhtiöiden viestinnästä. Suositus sisältyy Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositukseen ja löytyy muun muassa Kiinteistölehden verkkosivuilta: www.kiinteistolehti.fi/taloyhtion-strategia-jahyva-hallintotapa

Rakennuksen kuntosovellus Raku

Taloyhtiöille suunnattu verkkosovellus, jolla voidaan laatia asunto-osakeyhtiölain mukainen kunnossapitotarveselvitys sekä myös asuinkiinteistön kunnossapitosuunnitelma. Raku on Kiinteistöliiton jäsentaloille maksuton palvelu, joka löytyy liiton jäsensivuilta: www.kiinteistoliitto.fi > Jäsensivut

Lakihelppi

Lakihelppi-verkkopalvelusta löytyvät nopeasti selkeät vastaukset yleisimpiin taloyhtiössä ilmeneviin lakikysymyksiin. Palvelu on Kiinteistöliiton jäsentalojen hallitusten ja isännöitsijöiden käytettävissä 24/7 Kiinteistöliiton jäsensivuilla: www.kiinteistoliitto.fi > Jäsensivut

Hallitustyössä huomioitavat asunto-osakeyhtiön toimintaperiaatteet

Asunto-osakeyhtiön toiminnan keskeiset periaatteet on kirjattu asunto-osakeyhtiölain ensimmäiseen lukuun. Hallituksen jäsenten tulee tutustua näihin periaatteisiin ja niiden merkitykseen, sillä periaatteita noudatetaan kaikessa hallituksen toiminnassa.

48

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 48

11.10.2019 9.12

Taloyhtiöiden toiminnan keskeisistä periaatteista nostettakoon tässä esiin seuraavat: • Toimiala rajoittaa päätöksentekoa: Taloyhtiön laissa ja yhtiöjärjestyksessä määritelty toimiala raamittaa päätöksentekoa.

Yhtiössä ei saa edes kaikkien osakkaiden suostumuksella ryhtyä toimiin, jotka ovat vastoin yhtiön toimialaa.

• Yhtiön velvoitteet ovat yhtiön velvoitteita: Asunto-osakeyhtiö on oikeushenkilö, jolla on oikeuksia ja velvollisuuksia. Asunto-osakeyhtiön osakkaat eivät ole henkilökohtaisesti vastuussa yhtiön velvoitteista.

• Enemmistöperiaate päätöksenteossa: Yhtiökokouksen päätökset tehdään enemmistöperiaatteen mukaan ääntenenemmistöllä, jollei asunto-osakeyhtiölaissa tai yhtiöjärjestyksessä ole määrätty toisin.

• Huolellisuusvelvoite: Hallituksen jäsenen (ja isännöitsijän) tulee toiminnassaan huomioida ennen kaikkea yhtiön etu. Hallitustyöskentelyä ei saa käyttää välineenä yhtiön edun kanssa ristiriidassa olevan oman edun edistämiseen.

• Osakkaiden yhdenvertaisuus: Kaikki osakkeet tuottavat taloyhtiössä yhtäläiset oikeudet, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Hallitus (tai isännöitsijä) ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä toimeen, joka voi tuottaa osakkaalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkaan kustannuksella. Käytännössä yhdenvertaisuusperiaatteeseen törmätään taloyhtiöissä usein autopaikkoja jaettaessa ja toisaalta kunnossapitovastuukysymyksissä.

4.2 Hallituksen kokous Hallituksen kokouksen koolle kutsuminen

Jotta hallituksen kokouksessa voitaisiin tehdä päteviä päätöksiä, kaikki hallituksen jäsenet pitää kutsua kokoukseen. Toisin sanoen

HALLITUSTYÖSKENTELY

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 49

49

11.10.2019 9.12

kaikille hallituksen jäsenille on annettava mahdollisuus osallistua päätöksentekoon. Heille tulee antaa vähintään tieto hallituksen kokouksen ajasta ja paikasta.

Käytännössä hallitus kutsutaan usein koolle toimittamalla kutsut jäsenille sähköpostitse 1–2 viikkoa ennen kaavailtua kokousta.

Hallituksen koolle kutsumisen hoitaa normaalisti hallituksen Hallituksen koolle puheenjohtaja. Myös isännöitkutsumisen hoitaa sijällä on oikeus kutsua hallitus normaalisti puheenjohtaja. kokous koolle. Yksittäisellä hallituksen jäsenellä on oikeus kutsua hallituksen kokous koolle esimerkiksi, jos puheenjohtaja ei sitä tee ja puolet hallituksen jäsenistä hyväksyy koolle kutsumisen.

Toisinaan kokouksen pätevyydestä syntyy erimielisyyttä. Selvästi lainvastaisena voidaan pitää esimerkiksi sitä, että hallitus kutsutaan ei-kiireisessä asiassa koolle, vaikka tiedetään yksittäisen hallituksen jäsenen olevan lyhyellä lomamatkalla. Kyseenalaisena voidaan pitää myös hallituksen varsinaisen jäsenen toistuvaa sivuuttamista hallitustyöskentelystä esimerkiksi siten, ettei jäsentä lainkaan kutsuta kokouksiin. Tällaisia kokouksia päätöksineen ei voida pitää pätevinä.

Toisaalta äkillinen kiiretilanne voi edellyttää hallitukselta välittömiä toimia. Tällöin on tärkeää, että päätösvaltainen joukko hallituksen jäseniä kokoontuu pikaisesti tekemään tarvittavat päätökset, vaikka yksittäinen hallituksen jäsen ei pääsisikään paikalle ja vaikka hallituksen itsensä vahvistamia hallitustyöskentelyn pelisääntöjä esimerkiksi kokouskutsuajan suhteen ei pystyttäisi noudattamaan.

50

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 50

11.10.2019 9.12

Kokouksen päätösvaltaisuus

Hallitus on päätösvaltainen, kun paikalla kokouksessa on yli puolet valituista hallituksen varsinaisista jäsenistä. Taloyhtiön yhtiöjärjestys voi määrätä päätösvaltaisuudesta myös tiukemmin, joten hallituksen kannattaa tarkistaa, onko yhtiöjärjestyksessä määHallitus on päätösvaltainen, räyksiä asiasta.

Päätösvaltaisuutta laskettaessa esteellistä jäsentä ei lasketa läsnäolevaksi.

kun paikalla kokouksessa on yli puolet valituista hallituksen varsinaisista jäsenistä.

ESIMERKKI Milloin hallitus on päätösvaltainen?

• Jos yhtiössä on valittu kolme varsinaista jäsentä, hallitus on päätösvaltainen, kun kokouksessa on läsnä kaksi esteetöntä hallituksen jäsentä.

• Jos yhtiössä on valittu neljä tai viisi jäsentä, hallitus on päätösvaltainen kolmen esteettömän hallituksen jäsenen ollessa läsnä kokouksessa.

• Hallitukseen on valittu kolme jäsentä, mutta yksi jäsenistä on eronnut hallituksesta kesken toimikauden. Jäljellä olevat kaksi hallituksen jäsentä muodostavat päätösvaltaisen hallituksen edellyttäen, ettei kumpikaan ole esteellinen kulloinkin päätettävissä asioissa.

Isännöitsijän läsnäolo hallituksen kokouksessa

Isännöitsijällä on lähtökohtaisesti oikeus olla hallituksen kokouksissa läsnä ja oikeus käyttää puhevaltaa. Isännöitsijältä ei pidä evätä läsnäolo-oikeutta kuin poikkeustilanteissa. Lähinnä näin voidaan tehdä silloin, jos hallituksen kokouksessa käsitellään isännöinnin laatua tai isännöintipalvelujen kilpailuttamista.

HALLITUSTYÖSKENTELY

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 51

51

11.10.2019 9.12

Isännöitsijältä ei pidä evätä läsnäolo-oikeutta kuin poikkeustilanteissa.

Vaikka isännöitsijällä on läsnäolo-oikeus ja myös oikeus puhua hallituksen kokouksissa, hän ei voi kuitenkaan äänestää ja näin vaikuttaa hallituksen päätöksentekoon.

Jos isännöitsijä on itse hallituksen jäsen, hänellä on luonnollisesti aina oikeus osallistua hallituksen kokouksiin ja myös päätöksentekoon niissä esteellisyyssääntely huomioiden.

Isännöitsijä toimii tyypillisesti hallituksen kokouksissa sihteerinä.

Hallituksen kokouksen pöytäkirja

Hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja. Pöytäkirjan laatiminen on puheenjohtajan vastuulla, joskin sen käytännössä yleensä laatii kokouksen sihteerinä toimiva isännöitsijä.

Pöytäkirjat pidetään päätöspöytäkirjoina, eli niihin kirjataan vain tehdyt päätökset. Merkittävimmistä päätöksistä, esimerkiksi korjaushankepäätöksistä, pöytäkirjaan on kuitenkin suositeltavaa kirjata tarvittavissa määrin päätösten taustoja ja perusteluita.

Hallituksen kokouksen pöytäkirjat pidetään päätöspöytäkirjoina.

Jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä on eri mieltä jostain hallituksen päätöksestä, hänellä on oikeus saada eriävä mielipiteensä kirjatuksi pöytäkirjaan.

Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja. Jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, tarvitaan lisäksi allekirjoitus vähintään yhdeltä hallituksen valitsemalta jäseneltä tai kokouksessa läsnä olleelta

52

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 52

11.10.2019 9.12

isännöitsijältä. Suurimmassa osassa taloyhtiöitä pöytäkirjojen allekirjoittajia on kaksi. Etenkin pienemmissä yhtiöissä hallitus voi myös sopia, että pöytäkirjan allekirjoittavat kaikki hallituksen jäsenet ja isännöitsijä.

Hallituksen kokousten pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla ikuisesti.

4.3 Päätöksenteko hallituksessa Päätöksenteko hallituksen kokouksissa

Hallitus tekee päätöksensä Hallitus tekee päätöksensä enemmistöpäätöksinä, jollei enemmistöpäätöksinä. yhtiöjärjestyksessä ole määrätty asiasta toisin. Päätökseksi tulee toisin sanoen kanta, jota on kannattanut yli puolet kokouksessa läsnä olevista hallituksen varsinaisista jäsenistä.

ESIMERKKI Yhtiössä on valittu yhtiöjärjestyksen edellyttämät viisi hallituksen jäsentä. Kokoukseen saapuu kolme esteetöntä jäsentä. Pätevä enemmistöpäätös syntyy, kun • kaikki kolme esteetöntä jäsentä ovat yksimielisiä • ehdotusta kannattaa kaksi ja vastustaa yksi esteettömistä jäsenistä (2-1) • ehdotusta vastustaa kaksi ja kannattaa yksi esteettömistä jäsenistä (2-1).

Äänen antamista on kannattaminen tai vastustaminen. Tyhjän äänestämistä ei lasketa äänen antamiseksi.

HALLITUSTYÖSKENTELY

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 53

53

11.10.2019 9.12

ESIMERKKI Yhtiössä on valittu yhtiöjärjestyksen edellyttämät neljä hallituksen jäsentä. Kaikki jäsenet saapuvat kokoukseen ja kaikki ovat esteettömiä päättämään asiasta. Pätevä enemmistöpäätös syntyy, kun • kaikki neljä jäsentä ovat yksimielisiä • ehdotusta kannattaa kolme jäsentä ja vastustaa yksi • ehdotusta kannattaa kolme jäsentä ja yksi jäsen äänestää tyhjää • ehdotusta vastustaa kolme jäsentä ja kannattaa yksi • ehdotusta vastustaa kolme jäsentä ja yksi jäsen äänestää tyhjää.

Jos äänet menevät hallituksessa tasan, asiakysymyksissä äänestyksen ratkaisee hallituksen puheenjohtajan ääni. Puheenjohtajan vaalissa tasatilanne ratkaistaan arvalla. Yhtiöjärjestyksessä voi olla puheenjohtajan vaalin ratkaisemisesta myös poikkeavia säännöksiä.

Päätöksenteko kokousta pitämättä

Hallitus voi tehdä päätöksiä myös kokousta pitämättä, esimerkiksi puhelin- tai sähköpostikokouksissa. Kaikille hallituksen varsinaisille jäsenille on tällöinkin annettava mahdollisuus osallisHallitus voi tehdä tua päätöksentekoon. päätöksiä myös puhelintai sähköpostikokouksissa.

Muualla kuin hallituksen kokouksessa tehty päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä samalla tavoin kuin hallituksen kokouspöytäkirja (ks. 4.2).

Hallituksen toimivallan rajoitukset

Hallituksen tulee jättää yhtiökokouksen päätettäväksi asiat, jotka • ovat epätavallisia tai laajakantoisia (taloyhtiön koko ja toiminta huomioiden) • vaikuttavat olennaisesti osakkaiden osakehuoneistojen käyttöön taikka 54

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 54

11.10.2019 9.12

• vaikuttavat olennaisesti vastikkeisiin tai muihin osakehuoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin.

Hallitus ei saa tehdä tällaisissa asioissa päätöstä itsenäisesti. Kyse on näin ollen hallituksen toimivallan rajoituksista. Jos hallituksen jäsenet eivät ole varmoja, voivatko he tehdä asiasta päätöksen, asia kannattaa varmuuden vuoksi viedä yhtiökokouksen päätettäväksi.

Aina yhtiökokouksen koolle kutsumiseen ei ole mahdollisuutta.

Esimerkkinä mainittakoon äkillinen putkirikko, jonka vuoksi joudutaan päättämään korjaustoimista saman tien. Hallitus voi ja sen tuleekin ryhtyä tarvittaviin vahinkoa välittömästi rajoittaviin toimiin, jos yhtiökokouksen päätöksen odottamisesta aiheutuisi Hätätoimista tulee ilmoittaa yhtiölle olennaista haittaa. Tälosakkaille kirjallisesti laisista niin sanotuista hätätoimahdollisimman pian. mista tulee ilmoittaa osakkaille kirjallisesti mahdollisimman pian. Hallitus voi halutessaan hakea toimilleen jälkikäteen yhtiökokouksen hyväksynnän. Sinällään kuitenkin riittää, kun hätätoimista ilmoitetaan osakkaille. Kukin hallitus voi itse päättää, jättääkö se ja missä laajuudessa tällaiset toimet hallituksen päätöksen varaan.

Yhtenä merkittävimpänä hallituksen päätösvaltaa rajoittavana seikkana toimii käytännössä yhtiökokouksen vahvistama talousarvio.

Jos talousarviossa vaikkapa korjausmääräraha on määritelty vain euromääräisesti, hallitus voi lähtökohtaisesti päättää teetettävistä korjaustoimista vahvistetun korjausmäärärahan puitteissa. Mitä tarkemmin korjausbudjetti on kohdennettu käytettäväksi tiettyihin korjaustoimenpiteisiin, sitä vähäisemmät ovat hallituksen mahdollisuudet päättää korjausbudjetin käyttämisestä muihin korjaustoimiin. Välttämättömät korjaustoimenpiteet on kuitenkin tehtävä, vaikka ne ylittäisivät talousarvion.

HALLITUSTYÖSKENTELY

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 55

55

11.10.2019 9.12

4.4 Hallituksen jäsenen tiedonsaantioikeus ja salassapitovelvollisuus Jotta hallituksen jäsen voisi toimia tehtävässään, hänen on hankittava ja saatava tarvittavat tiedot yhtiön asioista. Isännöitsijän kuuluu antaa oma-aloitteisesti hallitukselle tiedot, jotka ovat tarpeen hallitustehtävien hoitamiseksi. Viime kädessä hallitus päättää, mitä tietoja se tarvitsee. Myös yksittäisellä hallituksen jäsenellä on oikeus saada tarvitsemansa tiedot.

Hallituksen jäsenen on hyvä huomata, että tiedonsaantioikeuden vastaparina toimii luottamuksellisuus. Esimerkiksi hallituksen kokouksissa käydyt keskustelut ja kokousten pöytäkirjat eivät lain mukaan lähtökohtaisesti ole julkisia. Hallitus joutuu myös käsittelemään palveluntuottajien liikesalaisuuksia tai osakkaiden ja asukkaiden yksityisyyden suojan piiriin kuuluvia asioita. Tällaiset luottamukselliset asiat on pidettävä salassa, eikä niistä saa kertoa omille perheenjäsenille tai muille ulkopuolisille. Henkilötietojen Luottamuksellisia asioita ei käsittelyssä on noudatettava aina saa kertoa perheenjäsenille tietosuojaa koskevia määräyksiä tai muille ulkopuolisille. (ks. 2.4).

Hallituksen jäsenelle voi seurata luottamuksellisten tai salassapidettävien asioiden paljastamisesta ääritapauksessa vahingonkorvausvastuu, hallinnollinen seuraamus (esim. tietosuojavaltuutetun määräämä hallinnollinen sanktio) tai jopa rikosvastuu.

Tietojen salassapitovelvollisuus koskee myös hallituksen kokouksiin osallistuvia hallituksen varajäseniä.

56

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 56

11.10.2019 9.12

4.5 Osakkaan kysymyksiin ja tiedusteluihin vastaaminen Taloyhtiön osakkaat voivat pyytää hallitukselta tietoa yhtiön asioista. Osakkaan kannalta yksi merkittävimmistä lain mukaisista oikeuksista on osakkaan kyselyoikeus yhtiökokouksessa.

Hallituksen jäsenten (ja isännöitsijän) tulee kokouksessa vastata kysymyksiin, jotka liittyvät käsiteltäviin asioihin tai tilinpäätöskokouksessa muutoin yhtiön talouteen. Jos osakkaan kysymykseen Hallituksen jäsenten tulee ei pystytä vastaamaan heti, vasvastata yhtiökokouksessa taus tulee toimittaa osakkaalle osakkaiden kysymyksiin. kahden viikon kuluessa.

Muutoin osakkaan tiedonsaantioikeus on melko suppea: lain mukaan osakkaalla on oikeus muun muassa tutustua osakeluetteloon sekä saada omaa huoneistoa tai osakeryhmää koskevat tiedot.

Käytännössä osakkaalla on oikeus saada esimerkiksi pöytäkirjanote hallituksen kokouspöytäkirjasta omaa osakeryhmäänsä koskevilta osin, mutta ei kopiota koko hallituksen pöytäkirjasta.

4.6 Hallituksen viestintä Kukin taloyhtiön hallitus linjaa osaltaan, miten se viestii osakkaille päätöksistään. Aktiivinen viestintä on suositeltavaa, sillä avoimuus lisää luottamusta taloyhtiön hallituksen toimintaan. Se voi myös vähentää osakkaiden tarvetta kysellä yhtiön asioista, mikä Avoimuus lisää säästää hallituksen ja isännöitsiluottamusta taloyhtiön jän aikaa ja vaivaa. hallituksen toimintaan.

HALLITUSTYÖSKENTELY

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 57

57

11.10.2019 9.12

Monissa taloyhtiöissä on päädytty viestimään yhtiön asioista huomattavasti lain minimitasoa laajemmin. Laajuutta harkittaessa on luonnollisesti otettava huomioon tietosuojamääräykset (ks. 2.4).

Hallituksen viestinnän suunnitteluun on tarjolla monenlaisia apuvälineitä. Tärkein on Viestintäsuositus taloyhtiöille, joka sisältyy Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositukseen (2016). Siitä saa erinomaisen kokonaiskuvan, mitä asunto-osakeyhtiölaki määrää tiedonsaantioikeudesta sekä tietojen antamisesta ja käsittelystä. Lisäksi suositukseen on kirjattu hyviä viestintäkäytäntöjä taloyhtiöitä varten. Suositus löytyy muun muassa Kiinteistölehden verkkosivuilta www.kiinteistolehti.fi/taloyhtion-strategia-ja-hyva-hallintotapa.

58

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 58

11.10.2019 9.12

Liitteet Liite 1 Sanasto hallituksen jäsenelle Asunto-osakeyhtiölain pakottavat säännökset Asunto-osakeyhtiölaissa on joitakin pakottavia säännöksiä, joita on noudatettava, vaikka yhtiön yhtiöjärjestyksessä olisi määrätty tai haluttaisiin määrätä asiasta toisin. Nämä säännökset koskevat esimerkiksi varsinaisen yhtiökokouksen pitoajankohtaa, kokouskutsun toimittamista, kokouksessa käsiteltäviä asioita sekä lunastuslausekkeita.

Asunto-osakeyhtiölaki Nykyinen asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) tuli voimaan 1.7.2010. Laissa määrätään muun muassa asunto-osakeyhtiöiden toiminnan yleisistä periaatteista, osakkeista ja yhtiövastikkeesta, kunnossapidosta ja muutostöistä, yhtiön hallinnosta, tilinpäätöksestä ja varojen jakamisesta, yhtiön perustamisesta ja rahoituksesta, yhtiörakenteen muuttamisesta ja purkamisesta, vahingonkorvauksista sekä muista seuraamuksista ja oikeussuojasta. Laki on saatavilla esimerkiksi verkkosivuilla www.finlex.fi.

ASREK-hanke Maa- ja metsätalousministeriö käynnisti keväällä 2016 Sähköinen asunto-osakerekisteri -hankkeen linjaamaan ja seuraamaan sähköisen asunto-osakerekisterin perustamista. Myöhemmin rekisteri nimettiin osakehuoneistorekisteriksi. Hankkeesta käytetään kuitenkin edelleen nimeä ASREK-hanke.

Edustaminen Taloyhtiötä edustaa ja sen toiminimen kirjoittaa hallitus. Jollei yhtiöjärjestyksessä ole tarkempia määräyksiä, yhtiötä edustaa päätösvaltainen määrä hallituksen jäseniä. Isännöitsijä edustaa yhtiötä asioissa, jotka kuuluvat lain mukaan hänen tehtäviinsä. Jos isännöitsijänä toimii isännöintiyritys, edustajana toimii päävastuullinen isännöitsijä. Käytännössä taloyhtiöissä annetaan usein toiminimenkirjoitusoikeus yhtiöjärjestyksen määräyksellä hallituksen puheenjohtajalle ja isännöitsijälle, joko yksin tai yhdessä.

LIITTEET

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 59

59

11.10.2019 9.12

Hallintaanottomenettely Hallintaanottomenettelystä säädetään asunto-osakeyhtiölain 8 luvussa, ja kyseisen menettelyn avulla taloyhtiö voi puuttua erilaisiin asumis- ja maksuhäiriöihin. Hallintaanottomenettely käynnistyy hallituksen antamalla kirjallisella varoituksella.

Menettelyssä taloyhtiö ottaa osakkaan huoneiston hallintaansa enintään kolmeksi vuodeksi ja vuokraa sen ulkopuoliselle taholle. Vuokratuotoilla katetaan muun muassa osakkaan vastikerästit ja hallintaanottomenettelyn kulut.

Hallituksen jäsen Hallituksen jäsenet valitaan yhtiökokouksessa, jollei yhtiöjärjestyksessä muuta mainita. Hallituksen jäsenen on oltava luonnollinen henkilö (ihminen). Hallituksen jäsenenä ei voi olla alaikäinen tai henkilö, jolle on määrätty edunvalvoja, jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu tai joka on konkurssissa. Vähintään yhdellä hallituksen jäsenistä on oltava asuinpaikka Euroopan talousalueella, jollei Patentti- ja rekisterihallitus myönnä yhtiölle lupaa poiketa tästä.

Hallituksen jäsenen esteellisyys Hallituksen jäsen on esteellinen päättämään esimerkiksi yhtiön ja hänen välisestä sopimuksesta. Samoin hän on esteellinen päättämään hallitsemansa huoneiston uudistuksesta tai sellaisesta kunnossapitotoimesta, joka ei ole välttämätön ja joka poikkeaa muiden osakastilojen kunnossapidosta tai uudistamisesta. Lisäksi hallituksen jäsen on esteellinen päättämään yhtiön ja kolmannen osapuolen välisestä asiasta, jos hänelle on odotettavissa asiasta sellaista olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa.

Esteellisellä jäsenellä ei ole asiassa puhe-, ehdotuksenteko- tai äänioikeutta. Hallitus voi kieltää esteelliseltä jäseneltä myös oikeuden osallistua asian käsittelyyn ja olla läsnä kokouksessa kyseistä asiaa käsiteltäessä. Joissain asioissa hallitus voi kuulla esteellistä jäsentä.

Hallituksen jäsenen eroaminen / erottaminen Hallitukseen kuuluminen on vapaaehtoista. Hallituksen jäsen voi erota itse tai hänet voidaan erottaa kesken toimikauden. Hallituksen jäsenen voi erottaa vain se toimielin, joka hänet on valinnut, eli pääsääntöisesti yhtiökokous.

Hallituksen jäsenen toimikausi Hallituksen jäsenen toimikausi päättyy ja uuden jäsenen toimikausi vastaavasti alkaa hallituksen jäsenten valinnasta päättävän yhtiökokouksen päättyessä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä ja hallituksen jäsenten valinnasta päättävässä yhtiökokouksessa voidaan päättää toisaalta toimikaudesta myös toisin.

60

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 60

11.10.2019 9.12

Hallituksen puheenjohtaja Jos hallituksessa on useita jäseniä, sille on valittava puheenjohtaja. Hallitus valitsee puheenjohtajan keskuudestaan, jollei yhtiökokous ole muuta päättänyt tai yhtiöjärjestys ei muuta määrää. Yleisimmin hallitus valitsee puheenjohtajan järjestäytymiskokouksessaan.

Hallituksen varajäsen Jos hallitukseen kuuluu vähemmän kuin kolme jäsentä, hallituksella on oltava ainakin yksi varajäsen. Yhtiöjärjestyksessä voi myös olla määräyksiä varajäsenten lukumäärästä. Varajäsen tulee hallitukseen varsinaisen jäsenen tilalle tämän ollessa estynyt. Hallitus voi itse päättää, onko varajäsenillä oikeus olla läsnä hallituksen kokouksissa muulloinkin. Äänioikeutta heillä ei tällöin kuitenkaan ole. Varajäsenten läsnäolon salliminen on suositeltavaa.

Hallitus Asunto-osakeyhtiöllä on lain mukaan aina oltava hallitus. Hallitukseen kuuluu 3–5 varsinaista jäsentä, jollei yhtiöjärjestys muuta määrää. Hallituksen jäsenet valitaan yleensä yhtiökokouksessa. Yhtiöjärjestyksessä voi kuitenkin olla poikkeavia määräyksiä hallituksen jäsenten valinnasta.

Huoneistotietojärjestelmä Vuoden 2019 alusta lähtien asunto-osakeyhtiöt on perustettu sähköisinä hallinnoitaviksi. Uusien yhtiöiden osakkeista ei toisin sanoen enää anneta paperisia osakekirjoja, vaan omistusoikeuden osoittaa sähköinen omistajakirjaus osakehuoneistorekisterissä.

Huoneistotietojärjestelmä muodostuu Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä osakehuoneistorekisteristä ja hallintakohderekisteristä sekä niihin liittyvistä asiointijärjestelmistä. Huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on palvella mm. osakkaiden vaihdannan, vakuuksien hallinnan sekä yhtiön hallinnon ja osakkaiden tiedontarpeita.

Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden on siirryttävä huoneistotietojärjestelmään viimeistään 31.12.2022. Käytännössä tämä tapahtuu siirtämällä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle siirtymäajan kuluessa. Päätöksen osakeluettelon ylläpidon siirrosta tekee taloyhtiön hallitus, mutta käytännön töistä huolehtii valtaosassa taloyhtiöitä isännöitsijä. Kun osakeluettelon ylläpidon siirto on tapahtunut, yksittäisten osakeryhmien osakekirjoja voidaan ryhtyä vaihtamaan sähköiseen omistajamerkintään. Osakkaiden kuuluu vaihtaa osakekirjat itse, joko vapaaehtoisesti tai osakkeiden panttauksen taikka omistajanvaihdosten yhteydessä.

LIITTEET

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 61

61

11.10.2019 9.12

Isännöintiyhteisö Taloyhtiön isännöitsijäksi voidaan valita isännöintiyhteisö, toisin sanoen isännöintiyritys. Mikäli näin tehdään, isännöintiyrityksen tulee nimetä päävastuullinen isännöitsijä, johon sovelletaan asunto-osakeyhtiölain isännöitsijää koskevia säännöksiä. Päävastuullisen isännöitsijän on oltava isännöintiyrityksen työntekijä tai toimitusjohtaja taikka yrityksen hallituksen tai vastaavan johtoelimen jäsen.

Asiasta voidaan sopia myös toisin isännöintisopimuksessa.

Isännöitsijä Asunto-osakeyhtiöllä voi olla isännöitsijä, jos yhtiökokous niin päättää tai yhtiöjärjestys niin määrää. Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön päivittäistä hallintoa ja huolehtii muun muassa kiinteistön ja rakennusten pidon sekä yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon järjestämisestä. Isännöitsijän on noudatettava tehtävissään hallituksen antamia ohjeita ja määräyksiä. Jos yhtiöllä ei ole isännöitsijää, hallitus hoitaa myös isännöintiin liittyvät tehtävät.

Johdon huolellisuusvelvollisuus Johdon huolellisuusvelvollisuus tarkoittaa sitä, että taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän tulee edistää toiminnallaan huolellisesti yhtiön etua.

Kunnossapitotarveselvitys Hallituksen on lain mukaan esitettävä varsinaisessa yhtiökokouksessa kirjallinen selvitys sellaisista yhtiön rakennuksen ja kiinteistön kunnossapitotarpeista yhtiökokousta seuraavan viiden vuoden aikana, jotka vaikuttavat olennaisesti esimerkiksi osakehuoneiston käyttämiseen, vastikkeisiin tai muihin huoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin. Hallitus tulee huolehtia, että tämä kunnossapitotarveselvitys tulee laadituksi. Selvityksen ei tarvitse perustua esimerkiksi kuntoarvioon tai -tutkimukseen, joskin kuntoarvion teettäminen on suositeltavaa. Apuvälineenä kunnossapitotarveselvityksen teossa voi käyttää Rakennuksen kuntosovellus Rakua, joka on Kiinteistöliiton jäsentaloille maksuton (www.kiinteistoliitto.fi > Jäsensivut).

Jos taloyhtiössä on suunnitteilla purkavan uusrakentamisen hanke, kunnossapitotarveselvitys on laadittava hankkeen suunnitelman allekirjoittamista seuraavalle 10 vuodelle.

Kunnossapitovastuunjako yhtiön ja osakkaan kesken Kunnossapitovastuunjaosta yhtiön ja osakkaan kesken säädetään asunto-osakeyhtiölain 4 luvussa. Lain mukaan osakas vastaa osakehuoneiston sisäosien kunnossapidosta. Taloyhtiö vastaa taas osakehuoneistojen ulkopuolisen kunnossapidon ohella osakehuoneistojen rakenteiden, eristeiden ja perusjärjestelmien kunnos-

62

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 62

11.10.2019 9.12

sapidosta. Tarkempi kuvaus vastuunjaosta (esim. osakkaan muutostyöt ja yhtiön perustaso) löytyy Taloyhtiön vastuunjakotaulukosta (Kiinteistöalan Kustannus Oy). Vastuunjaosta voidaan määrätä yhtiöjärjestyksessä myös laista poikkeavasti.

Osakashallinnassa olevat tilat Kaikki osakashallinnassa olevat tilat ja alueet ilmenevät yhtiöjärjestyksestä. Osakkaalla on laaja oikeus tehdä kunnossapito- ja muutostöitä osakashallintaan kuuluvissa tiloissa ja osakashallintaan kuuluvilla alueilla. Yhtiö ei voi poistaa osakkaalta yhtiöjärjestykseen kirjattua osakashallinnassa olevaa tilaa tai aluetta ilman osakkaan suostumusta. Hallituksen kannattaakin selvittää, kuuluvatko esimerkiksi autopaikat, piha-alueet ja varastokomerot yhtiöjärjestyksen mukaan osakkaan vai yhtiön hallintaan.

Osakehuoneisto Osakehuoneistolla tarkoitetaan sellaista huoneistoa ja muuta rakennuksen tai kiinteistön osaa, jonka hallintaan asunto-osakeyhtiön osakkeet tuottavat oikeuden.

Osakehuoneistoon kuuluu myös parveke, jolle on kulkuyhteys vain osakehuoneiston kautta. Ks. myös Osakashallinnassa olevat tilat.

Osakkaan muutostyöoikeus Osakkaan muutostyöoikeudesta säädetään asunto-osakeyhtiölain 5 luvussa. Osakas voi lain mukaan tehdä monenlaisia muutostöitä osakehuoneiston sisäosissa, kunhan työ on tilan käyttötarkoituksen mukainen (ks. myös Osakehuoneisto).

Taloyhtiö tai toinen osakas voi asettaa ehtoja osakkaan muutostyölle, jos työ voi vahingoittaa rakennusta tai aiheuttaa haittaa toisen osakkaan huoneiston käytölle. Kohtuutonta haittaa aiheuttavat muutostyöt voidaan kieltää. Osakehuoneiston ulkopuolella osakkaalla ei lähtökohtaisesti ole oikeutta toteuttaa muutostyötä.

Purkava uusrakentaminen Purkavassa uusrakentamisessa yhtiön rakennus puretaan ja korvataan aiempaa olennaisesti suuremmalla rakennuksella. Tällaiset hankkeet saattavat olla laajamittaista korjaamista kannattavampia, jos lisärakennusoikeutta saadaan merkittävästi lisää ja taloyhtiö sijaitsee kasvukeskuksessa hyvien liikenneyhteyksien äärellä.

Purkavaa uusrakentamista koskevissa, vuonna 2019 voimaan tulleissa asunto-osakeyhtiölain pykälissä (6 luvun 37–45 §; 183/2019) määrätään tarkoin purkavan uusrakentamisen toteuttamisesta, sen edellytyksistä sekä menettelystä tällaisissa hankkeissa.

LIITTEET

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 63

63

11.10.2019 9.12

Purkava uusrakentaminen sisältää seuraavia keinoja rakennuskannan uudistamiseksi: 1. Purkava uusrakentaminen: Purkavassa uusrakentamisessa yhtiön vanha rakennus puretaan ja korvataan aiempaa merkittävästi laajemmalla rakennuskokonaisuudella. Päätökseen vaaditaan yhtiökokouksen 4/5-määräenemmistöpäätös (osittain purkava uusrakentaminen 2/3 + 4/5). Hanketta kannattava tai passiivinen osakas saa lähtökohtaisesti uudesta rakennuksesta vanhaa vastaavan huoneiston (määräytyy osakeluettelotietojen perusteella). Hanketta vastustavalla osakkaalla on oikeus vaatia osakkeidensa lunastamista käypään hintaan.

2. Vähemmistöosakkeiden poislunastaminen: Enemmän kuin 9/10 osakekannasta omistavalla on oikeus lunastaa vähemmistöosakkeet käypään hintaan.

Omistuksen keskittyminen yli mainitun kriittisen rajan (samoin kuin myöhempi lasku alle ko. rajan) tuo yhtiölle ilmoitusvelvoitteita.

3. Yhtiön omaisuuden myynti ja yhtiön juridinen purkaminen selvitystilan kautta: Yhtiökokous voi päättää näistä 4/5-määräenemmistöpäätöksellä.

Purkavan uusrakentamisen työkalut on sidottu tiukkoihin edellytyksiin ja päätöksentekoprosessi poikkeaa tavanomaisesta yhtiökokousprosessista (esim. pidemmät kokouskutsuajat, laajat hallituksen selvitysvelvoitteet, mahdollisuus osallistua päätöksentekoon ilmoittamalla ennakkokanta tai kannattamalla hanketta rajoitetun ajan myös yhtiökokouksen jälkeen). Purkavan uusrakentamisen hanketta harkitsevan yhtiön kannattaa kääntyä mahdollisimman varhain hankkeisiin erikoistuneiden konsulttien puoleen.

Remonttirekisteri Taloyhtiössä kirjataan ns. remonttirekisteriin osakehuoneistokohtaisesti huoneistossa suoritetut kunnossapito- ja muutostyöt. Remonttirekisteriin sisältyy osakasta sekä työnsuorittajia koskevia henkilötietoja, joten tietojen käsittelyn on tapahduttava voimassa olevan tietosuojasääntelyn (mm. GDPR) mukaisesti.

Tilintarkastaja Taloyhtiön on valittava tilintarkastaja muun muassa silloin, jos yhtiön rakennuksessa tai rakennuksissa on vähintään 30 osakashallinnassa olevaa huoneistoa tai jos osakasvähemmistö (vähintään 1/10 kaikista osakkeista tai 1/3 kokouksessa edustetuista osakkeista) sitä vaatii. Tilintarkastajan valinnasta voidaan määrätä myös yhtiöjärjestyksessä. Tilintarkastaja valitaan yhtiökokouksessa. Tilintarkastajalla tarkoitetaan aina KHT- tai HT-tilintarkastajaa tai tilintarkastusyhteisöä.

64

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 64

11.10.2019 9.12

Toiminnantarkastaja Niillä taloyhtiöillä, joilla ei ole tilintarkastajaa, on oltava toiminnantarkastaja. Jos yhtiö ei halua valita myöskään toiminnantarkastajaa, asiasta tulee ottaa määräys yhtiöjärjestykseen. Yhtiössä, jossa ei ole tilintarkastajaa, tulee toiminnantarkastaja kuitenkin aina valita, jos osakasvähemmistö vaatii sitä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa tulee kokouskutsun mukaan käsitellä.

Toiminnantarkastaja valitaan yhtiökokouksessa. Toiminnantarkastajalle ei ole pätevyysvaatimuksia.

Vastuuvapauden myöntäminen ja epäys Vastuuvapauden myöntäminen yhtiön johdolle tarkoittaa sitä, että osakkaat lähtökohtaisesti hyväksyvät hallituksen ja isännöitsijän toimet tilikauden osalta. Vastuuvapauden myöntämistä käsitellään varsinaisessa yhtiökokouksessa, ja hallitus on esteellinen päättämään asiasta. Yhtiön johto ei vastuuvapauden myöntämiselläkään vapaudu vastuusta, jos vastuu liittyy esimerkiksi seikkaan, joka ei ole ollut tiedossa vastuuvapaudesta päätettäessä.

Jos tiedossa on, että yhtiön johto on toiminnallaan aiheuttanut yhtiölle vahinkoa, vastuuvapaus tulee evätä. Vastuuvapauden epäys on suositeltavaa, jos yhtiön johdon voidaan perustellusti epäillä hoitaneen yhtiön hallintoa siten puutteellisesti, että vastuu- tai vahinkoriski voi olla olemassa. Vastuuvapauden epääminen jää vaikutuksiltaan ”näpäyttäväksi”, jos yhtiön johtoa kohtaan ei nosteta määräajassa vahingonkorvauskannetta.

Yhdenvertaisuusperiaate Osakkaiden yhdenvertaisuusperiaate tarkoittaa sitä, että kaikki asunto-osakeyhtiön osakkeet tuottavat yhtäläiset oikeudet, jollei yhtiöjärjestyksessä tai asunto-osakeyhtiölaissa määrätä toisin. Yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä ei saa tehdä päätöstä, joka voi tuottaa osakkaalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkaan kustannuksella. Usein yhdenvertaisuusperiaate nousee esiin autopaikkoja jaettaessa tai harkittaessa luvan myöntämistä osakkaiden muutostöille.

Yhtiöjärjestys on taloyhtiön sisäinen laki, joka koostuu yhtiötä koskevista määräyksistä. Tyypillisesti yhtiöjärjestyksessä on muun muassa luettelo siitä, mihin huoneistoihin mitkäkin osakkeet tuottavat hallintaoikeuden (huoneistoselitelmä), sekä määräykset vastikkeista ja yhtiön toimielimistä. Joissakin yhtiöissä yhtiöjärjestys sisältää lunastuslausekkeen tai kunnossapitovastuuta koskevia määräyksiä.

Ks. myös Asunto-osakeyhtiölain pakottavat säännökset.

LIITTEET

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 65

65

11.10.2019 9.12

Yhtiökokous Yhtiökokouksella on ylin päätösvalta taloyhtiössä. Siellä päätösvaltaansa käyttävät yhtiön osakkaat. Yhtiökokous muun muassa valitsee hallituksen jäsenet sekä vahvistaa yhtiön tilinpäätöksen ja talousarvion. Päätökset tehdään enemmistöpäätöksinä, jollei asunto-osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä muuta määrätä.

Yhtiökokous voi olla varsinainen tai ylimääräinen. Joissakin yhtiöissä on tilikaudella kaksi varsinaista yhtiökokousta, mutta suurimmassa osassa yhtiöitä niitä on vain yksi. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

66

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 66

11.10.2019 9.12

Osa taloyhtiön luottamustehtävässä saaduista tiedoista ei ole julkista (asukkaiden ja osakkaiden henkilötiedot ja taloyhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuudet). Luottamuksellisia tietoja tulee käsitellä siten, että tiedot pysyvät luottamuksellisina.

SUOSITUSLiite 3

2 Hallituksen Hallitus ja isännöinti laativat vuosikello toiminnalle vuosikellon, johon sisällytetään viestintä.

Vuosikellon avulla hallituksen on yhdessä isännöitsijän kanssa helppo jäsentää taloyhtiön toimintaa.

Isännöintiliitto / Viestintäsuositus taloyhtiöille (Isännöintiliitto, Kiinteis- ja olla Vuosikello on Lähde: hyvä julkaista myös asukkaille, jotta he osaavat ennakoida taloyhtiön vuosikiertoa töliitto ja oikeusministeriö) omissa asioissaan oikeaan aikaan liikkeellä hallitukseen ja isännöintiin päin, esimerkiksi halutessaan sisällyttää asioita yhtiökokouskutsuun.

• Mahdollinen syysyhtiökokous • Taloustilanteen seuranta • Taloustilanteen muutokset • Seuraavan vuoden vastikkeet • Joulutiedote (jätteiden lajittelu jne.)

NV O Y H T I Ö IE S TI NTÄ TAL ÖN O Y H T I TOI MI NT TAL A MARRASJOULUKUU

• Mahdollinen syysyhtiökokouksen valmistelu • Taloustilanteen seuranta • Syystalkoot • Hallituksen tiedote * • Asukastiedote (syystalkoot, energiansäästö, kunnossapitovastuut tms.)

• Tehdyt ja tulevat korjaukset

TAMMIMAALISKUU

SYYSLOKAKUU

HUHTIKESÄKUU HEINÄELOKUU

• • • • •

Tilinpäätös Yhtiökokouksen valmistelu Talousarvio Kunnossapitoselvitys Taloustilanteen seuranta

• Yhtiökokousviestintä • Taloustilanteen muutokset (kerrotaan myös, jos muutoksia ei ole) • Päätösten täytäntöönpano • Taloyhtiön palvelut • Yhtiökokous • Hallituksen järjestäytyminen • Yhtiökokouspäätösten täytäntöönpano • Taloustilanteen seuranta • Kevättalkoot • Hallituksen tiedote * • Hallituksen jäsenten yhteystiedot • Isännöintiyrityksen kesäaukioloajat • Asukastiedote (kevättalkoot, pyörävaraston siivous tms.)

• Hallitus kokoontuu tarvittaessa • Asukastiedote • Kesätiedote

Kuva 1/viestinnän vuosikellomalli * Hallituksen tiedotteella tarkoitetaan sitä, että hallituksen on vähintään kaksi kertaa vuodessa tiedotettava asukkaille taloyhtiön toiminnasta.

SUOSITUS 4

Isännöintisopimus käydään läpi hallituksen kokouksessa kerran vuodessa.

Isännöintisopimus on aina hallituksen saatavilla esimerkiksi taloyhtiösivuilla. Isännöintiyritys esittelee LIITTEET 67 voimassa olevan isännöintisopimuksen hallitukselle aina hallituskauden alussa.

On tärkeää, että hallitus tuntee isännöintisopimuksen sisällön. Isännöintiyrityksen palvelut ja niiden hinta on määritelty isännöintisopimuksessa ja sen liitteissä.

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 67

11.10.2019 9.12

Liite 3 Suositus aineistoksi, johon hallituksen jäsenen kannattaa perehtyä Hallituksen jäsenen on heti toimikautensa alussa perehdyttävä vähintään seuraaviin taloyhtiön asiakirjoihin: • yhtiöjärjestys (erityisesti osakashallintaiset tilat, vastikemääräykset, kunnossapitovastuunjakoa koskeva määräykset sekä lunastuslausekkeet) • kaupparekisteriote (erityisesti hallituksen ja isännöitsijän tiedot) • viimeisin tilinpäätös • isännöintisopimus, kiinteistöpalvelusopimus ja muut palvelusopimukset (voimassaoloehdot, hinnat ja hinnantarkistukset, tehtäväsisällöt, irtisanominen) • järjestyssäännöt ja muut sisäiset ohjeet tai dokumentit • autopaikkojen jakoperusteet • kunnossapitotarveselvitykset, remonttirekisteri • kuntoarvio ja/tai kuntotutkimukset, jos sellaisia on teetetty • asbestikartoitus, jos sellainen on teetetty • vakuutuskirja vakuutusehtoineen (voimassaolo ja kattavuus) • tietosuojaseloste ja muut tarvittavat tietosuojaan liittyvät menettelytavat (toimintaohje tietosuojarikkomusten varalta, henkilötietojen käsittelyn asianmukainen huomiointi yhtiön sopimuksissa jne.).

Lisäksi kannattaa tutustua seuraaviin säädöksiin muutoksineen: • asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) • laki huoneistotietojärjestelmästä (1328/2018) • valtioneuvoston asetus osakehuoneistojen pinta-alan mittaustavasta ja isännöitsijäntodistuksesta (365/2010) • kirjanpitolaki (1336/1997, soveltuvin osin) • maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999, soveltuvin osin) • maankäyttö- ja rakennusasetus (895/1999, soveltuvin osin) • EU:n yleinen tietosuoja-asetus.

Mainitut säädökset löytyvät verkkosivuilta www.finlex.fi > Lainsäädäntö > Ajantasainen lainsäädäntö.

68

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 68

11.10.2019 9.12

Liite 4 Yleisimmät hallitustyöskentelyyn liittyvät kysymykset Voinko käyttää hallituksen kokouksessa avustajaa?

Hallituksen jäsenyys on henkilökohtainen, eli lähtökohtaisesti hallituksen jäsenillä ei ole oikeutta käyttää kokouksessa avustajaa. Hallitus voi kuitenkin halutessaan päättää sallia ulkopuolisen (esim. avustajan) läsnäolon hallituksen kokouksessa.

Olen hallituksen varajäsen. Mikä on roolini hallitustyöskentelyssä?

Varajäsen astuu varsinaisen jäsenen sijaan ja käyttää päätösvaltaa hallituksessa vain silloin, kun varsinainen jäsen on estynyt osallistumaan kokoukseen vaikkapa työmatkan johdosta tai eronnut hallituksesta kesken toimikauden. Kussakin yhtiössä päätetään, onko hallituksen varajäsenillä oikeus olla läsnä hallituksen kokouksissa muissakin kuin edellä kuvatuissa tapauksissa.

Yhtiön hallinnon huolellista ja katkotonta hoitoa palvelee parhaiten se, että varajäsenille annetaan mahdollisuus olla läsnä hallituksen kokouksissa. Varajäsenellä on kuitenkin oikeus osallistua päätöksentekoon eli äänestää vain, jos hän astuu varsinaisen jäsenen sijaan.

Olen hallituksen varsinainen jäsen. Miten voin toimia, kun hallituksen puheenjohtaja ei suostu kutsumaan kokousta koolle?

Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on kutsua hallitus koolle. Sinulla on oikeus vaatia hallituksen koolle kutsumista. Jos puheenjohtaja ei vaatimuksestasi huolimatta tee näin, voit kutsua kokouksen itse koolle, jos vähintään puolet hallituksen jäsenistä hyväksyy koolle kutsumisen.

Isännöitsijä voi niin ikään vaatia hallituksen kokouksen koolle kutsumista. Isännöitsijä voi myös yksinään kutsua kokouksen koolle, jos puheenjohtaja ei ryhdy toimiin isännöitsijän vaatimuksesta huolimatta.

Olen eri mieltä tulevassa hallituksen kokouksessa päätettäväksi tulevasta remonttiasiasta. Miten minun kannattaa toimia?

Hallitus päättää asioista asunto-osakeyhtiölain mukaan enemmistöpäätöksellä.

Voit ilmaista kokouksessa eriävän mielipiteen, jos olet eri mieltä enemmistön kanssa päätettävästä asiasta. Pyydä myös, että eriävä mielipiteesi kirjataan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan. Erimielisyyden kirjaaminen pöytäkirjaan vapauttaa

LIITTEET

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 69

69

11.10.2019 9.12

lähtökohtaisesti sinut päätöksestä mahdollisesti seuraavasta vastuusta. Erityisen tärkeää erimielisyyden kirjauttaminen on, jos hallituksen enemmistön päätös vaikuttaa lainvastaiselta tai muutoin epätarkoituksenmukaisesta.

Olen myynyt huoneisto-osakkeet. Tuleeko minun erota hallituksesta?

Hallituksen jäsenen ei tarvitse olla yhtiön osakas, jollei yhtiöjärjestys näin määrää. Jos tällaista yhtiöjärjestysmääräystä ei ole, voit halutessasi jatkaa hallituksessa huoneisto-osakkeiden myynnistä huolimatta.

Olen hallituksen jäsen ja tulevassa hallituksen kokouksessa käsitellään sitä, kuka suorittaa ja maksaa huoneistossani ilmenneen kosteusvaurion korjauksen. Voinko osallistua asian käsittelyyn ja päätöksentekoon?

Olet esteellinen asiassa, jos kyse on muusta kuin välttämättömästä kunnossapitotoimesta, joka poikkeaa muissa osakehuoneistoissa tehtävistä kunnossapitotoimista. Esteellisyytesi siis riippuu kunnossapitotoimen laadusta. Jos kyse on tavanomaisesta, yhtiön vastuulle kuuluvasta kunnossapitotoimesta, jonka yhteydessä huoneiston sisäpuoliset osat korjataan yhtiön perustasoon, voit osallistua päätöksentekoon.

Jos olet esteellinen, sinulla ei ole esitys- tai puheoikeutta eikä päätösvaltaa asiassa.

Jos epäilet olevasi esteellinen, jäävää itsesi asian käsittelystä ja päätöksenteosta.

Ylimääräisessä yhtiökokouksessa syntyi eripuraa korjaushankepäätöksestä ja sen seurauksena minä ja muut hallituksen jäsenet erosimme. Varajäseniä ei yhtiössämme ole valittu. Miten yhtiössä tulee toimia?

Hallituksen jäsen voi erota tehtävästään ennenaikaisesti ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle (ei tule tässä tapauksessa kyseeseen), isännöitsijälle tai kaupparekisteriviranomaiselle. Kun tiedossa on, ettei yhtiössä ole muita hallituksen jäseniä, kukin hallituksen eronnut jäsen on velvollinen huolehtimaan siitä, että yhtiökokous kutsutaan koolle uutta hallitusta valitsemaan. Myös sinun tulee huolehtia yhtiökokouksen koolle kutsumisesta.

Yhtiömme hallitus erosi vain kuukausi valintansa jälkeen ja siten kesken tilikauden. Olen uudessa hallituksessa jäsenenä. Kuka allekirjoittaa tämän tilikauden tilinpäätöksen? Miten vastuu jakautuu hallitusten kesken?

Tilinpäätöksen allekirjoittaa allekirjoituspäivänä tehtäviä hoitava hallitus. Kukin hallitus vastaa vain oman toiminta-aikansa kuluessa tehtyjen toimien tai laiminlyöntien seuraamuksista.

70

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 70

11.10.2019 9.12

Päättääkö osakeluettelon ylläpidon siirtämisestä Maanmittauslaitokselle yhtiökokous vai yhtiön hallitus?

Hallituksen päätös riittää. Asiaa ei tarvitse viedä yhtiökokouksen päätettäväksi.

Onko yhtiöllä velvollisuus huolehtia osakekirjojen vaihtamisesta sähköiseen omistajamerkintään Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä osakehuoneistorekisterissä?

Ennen 1.1.2019 perustetuilla asunto-osakeyhtiöillä on velvollisuus siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle siirtymäajan kuluessa, joka päättyy 31.12.2022. Vasta tämän jälkeen on mahdollista aloittaa osakekirjojen vaihtaminen sähköiseen omistajamerkintään. Osakkaiden kuuluu itse vaihtaa osakekirjansa sähköiseen omistajamerkintään – taloyhtiö ei tee sitä osakkaan puolesta. Osakas voi vaihtaa osakekirjan sähköiseen omistajamerkintään vapaaehtoisesti tai sitten vaihto tehdään osakkeiden panttauksen tai omistajanvaihdoksen yhteydessä.

Miten sähköautojen lisääntyvään määrään ja lataamiseen kannattaa taloyhtiöissä varautua?

Osakkaalla ei ole ehdotonta oikeutta ladata sähköautoaan (sähköauto- tai lataushybridi) yhtiön lämpötolpassa. Kun sähköautojen lataus nousee puheenaiheeksi taloyhtiössä, kannattaa yhtiön hallituksen teettää yhtiön kustannuksella tekninen peruskartoitus, jossa selvitetään yhtiön sähköverkon kunto erityisesti autopaikkojen osalta sekä sähköjärjestelmän kapasiteetti. Hallituksen kannattaa selvittää myös sähköauton latauspistettä haluavien osakkaiden määrä.

Sähköauton latauspisteistä voidaan päättää yhtiössä eri tavoin, riippuen siitä, onko kyse yhtiön vai osakkaan hallinnassa olevista autopaikoista ja yhtiön vai osakkaan hankkeesta. Päätöksenteossa toimii apuna Kiinteistöliiton laatima ”Ohje sähköautojen latauspisteiden toteuttamiseksi” (ks. www.kiinteistoliitto.fi > Jäsensivut).

Sähköautojen latausinfran toteuttamiseen on saatavilla myös julkista tukea. Lisätietoa siitä löytyy Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen verkkosivuilta: www.ara.fi/fi-FI/Lainat_ja_avustukset/Sahkoautojen_latausinfraavustus

LIITTEET

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 71

71

11.10.2019 9.12

Liite 5 Kirjallisuutta ja koulutusta hallitukselle Kirjallisuus ASREK ja sähköinen osakehuoneistorekisteri – Opas taloyhtiölle. Virpi Hienonen.

Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2019.

Asunto-osakeyhtiölaki – Kommentaari, osat 1–3. Marina Furuhjelm, Ari Kanerva, Petteri Kuhanen & Aki Rosén. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2019.

Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2019.

Hallituksen pieni tilinpäätösopas. Antti Suulamo. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2016.

Koti uudistalosta – Osakkaan ja taloyhtiön hallituksen opas. Hannaleena Kuutilo & Kristel Pynnönen. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2019.

Osakkaan remontit taloyhtiössä. Jari Hännikäinen & Mia Pujals. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2019.

Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus 2016. Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto, Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA ry & oikeusministeriö. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2016.

Taloyhtiön vastuunjakotaulukko – osakkaalle ja asukkaalle. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2019.

Taloyhtiön vastuunjakotaulukko Plus – hallitukselle ja isännöitsijälle. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2019.

Tietosuoja taloyhtiössä – Miten taloyhtiön ja isännöitsijän tulee hallita henkilötietoja. Kai Haarma & Tommi Leppänen. Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2018.

Koulutukset Kiinteistöalan Kustannus Oy tuottaa verkkokursseja hallituksen jäsenille. Tarjolla ovat seuraavat kurssit: • HTHJ – Hyväksytty taloyhtiön hallituksen jäsen (sis. kurssit Hallituksen tehtävät ja vastuut, Taloyhtiön yhtiökokous, Taloyhtiön talous, Taloyhtiön sopimukset ja kilpailutus, Kiinteistön ylläpito) • Hallituksen puheenjohtajana taloyhtiössä (HTHJPlus) • Toiminnantarkastuksen perusteet (HTHJPlus) • Uusi tietosuoja-asetus taloyhtiössä Lisätiedot: www.kiinkust.fi > ekurssit

72

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 72

11.10.2019 9.12

Kiinteistöliitto ja sen alueelliset yhdistykset järjestävät koulutusta jäsentaloyhtiöiden hallituksille. Tarjolla on ajankohtaiskoulutusta esimerkiksi remonteista, sopimushallinnasta, asunto-osakeyhtiölaista ja korjausrakentamisesta. Lisäksi järjestetään erilaisia infokiertueita ja -tilaisuuksia, kuten vuotuinen Taloyhtiötapahtuma Helsingissä.

Lisätiedot: www.kiinteistoliitto.fi/tapahtumat Kiinko tarjoaa monen tasoista koulutusta isännöitsijöille ja myös hallituksen jäsenille. Osa koulutuksista järjestetään webinaareina.

Lisätiedot: www.kiinko.fi > Koulutus > Osaamisalat Kiinkossa > Isännöinti ja asuminen

LIITTEET

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 73

73

11.10.2019 9.12

Hakemisto A

asbestiin liittyvien velvoitteiden täyttä minen 25 asbestikartoitus 12, 25 ASREK-hanke 59 asukaskyselyjen teettäminen 14 asukastilaisuuksien järjestäminen 14 asunto-osakeyhtiölain pakottavat sään nökset 59 asunto-osakeyhtiölaki 59 asunto-osakeyhtiön toiminnan keskei set periaatteet 48 avustaja hallituksen kokouksessa 69

E

enemmistöpäätös 53 eriävä mielipide hallituksen päätök seen 52, 69 esteellisyys hallituksen kokouksessa 70 estyneisyyden ilmoittaminen 47

H

hallintaanottoa koskevan varoituksen antaminen 15 hallintaanottomenettely 15, 60 hallituksen ja isännöitsijän työnjako 8 hallituksen jäsen 60 hallituksen jäsenen eroaminen 60, 70 hallituksen jäsenen erottaminen 60 hallituksen jäsenen esteellisyys 60 hallituksen jäsenen huolellisuusvelvoi te 49 hallituksen jäsenen huolimaton toimin ta, ks. huolimattomuus hallituksen jäsenen salassapitovelvol lisuus 56

74

hallituksen jäsenen tekemä rikos 40 hallituksen jäsenen tiedonsaantioi keus 56 hallituksen jäsenen toimikausi 60 hallituksen jäsenen vahingonkorvaus vastuu, ks. vahingonkorvausvastuu hallituksen jäsenten yhteisvastuu vahingosta 36 hallituksen kokouksen pitoajankoh ta 47 hallituksen kokouksen pitopaikka 47 hallituksen kokouksen päätösvaltai suus 51 hallituksen kokouksen pöytäkirja 52 hallituksen kokouksen pöytäkirjan alle kirjoittaminen 52 hallituksen kokous 49 hallituksen koolle kutsuminen 47, 49, 69 hallituksen lakisääteiset tehtävät 10, 22 hallituksen puheenjohtaja 46, 50, 52, 54, 61, 69 hallituksen päätösvaltaisuus, ks. halli tuksen kokouksen päätösvaltaisuus hallituksen selvitys yhtiön merkittävistä kunnossapitotarpeista seuraavan viiden vuoden aikana, ks. kunnos sapitotarveselvitys hallituksen selvitys yhtiössä suorite tuista huomattavista kunnossapito ja muutostöistä 11 hallituksen tehtävien delegoiminen isännöitsijälle 8, 15, 23 hallituksen tehtävät 7 hallituksen toimintaperiaatteet 46 hallituksen toimivallan rajoitukset 54

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 74

11.10.2019 9.12

hallituksen vahingonkorvausvastuu, ks. vahingonkorvausvastuu hallituksen varajäsen, ks. varajäsen hallituksen vastuu 32 hallituksen viestintä 14, 47, 57 hallitus isännöitsijän valvojana 18 henkilötietojen käsitteleminen 26 huolimattomuus 34 huoneistotietojärjestelmä 12, 61 hätätoimista päättäminen 55

I

isännöinnin kilpailutus 16 isännöintipalvelujen hankinta 16 isännöintisopimus 16, 17 isännöintiyhteisö 62 isännöitsijä 8, 11, 15, 16, 18, 19, 22, 23, 51, 56, 62 isännöitsijän läsnäolo hallituksen kokouksessa 51 isännöitsijän tehtävät 8, 9, 16 isännöitsijän toiminnan valvominen 18

J

johdon huolellisuusvelvollisuus 62 johtohenkilön tuottamusolettama 35 järjestäytymiskokous 46

K

kiinteistöstrategia 48 korjaushankkeiden rahoituksen han kinta 11 kulutusseuranta 12 kunnossapito- ja korjausurakoiden käsittely 12 kunnossapitotarveselvitys 11, 62 kunnossapitovastuunjako yhtiön ja osakkaan kesken 62 kuntoarvion ja -tutkimusten teettämi nen 12

L

lunastuslauseke 14

M

mitättömyyden vahvistamista koskeva kanne 21 mitättömän päätöksen täytäntöön pano 21 mitätön päätös 21 moitekanne yhtiökokouksen päätök sestä 20

N

nuohouksen tilaaminen 28

O

omistusosuuden keskittymiseen liitty vät ilmoitusvelvoitteet 14 osakashallinnassa olevat tilat 63 osakehuoneisto 63 osakehuoneistorekisteri 13, 59 osakekirjojen hankkiminen 13 osakeluettelon ylläpidon siirto Maan mittauslaitokselle 13 osakeluettelon ylläpito 13 osakkaan kysymyksiin vastaami nen 11, 57 osakkaan muutostyöoikeus 63 osakkaan remontit 12 osakkaan tiedonsaantioikeus 57 osakkeiden lunastusprosessin koordi nointi 14

P

pelastussuunnitelman laatiminen 24 pitkän tähtäimen korjaussuunnitelman teettäminen 12 purkava uusrakentaminen 12, 63 pätemättömän päätöksen täytäntöön pano 21 pätemätön päätös 20 päätöksenteko hallituksen kokouksis sa 53 päätöksenteko kokousta pitämättä 54 päätösehdotusten valmistelu yhtiöko koukseen 11 pöytäkirja, ks. hallituksen kokouksen pöytäkirja

HAKEMISTO

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 75

75

11.10.2019 9.12

R

rakentamisen tiedonantovelvolli suus 24 reklamointi isännöinnin toiminnas ta 19 remonttirekisteri 12, 64 remonttirekisterin ylläpito 12 rikosoikeudellinen vastuu 40 rikosoikeudellisen vastuun vanhentu minen 41

S

sähköautojen latauspisteiden toteutus valmistelu 12, 71 sähköinen omistajamerkintä 13, 71

T

tahallinen vahingon aiheuttaminen 34 talkoiden järjestäminen 14 talousarvion laatiminen 11 taloyhtiön edustaminen 15, 59 taloyhtiön palkkioiden ja palkkojen ilmoittaminen 31 taloyhtiön strategian laatiminen 15 teletilojen lukitusturvallisuudesta huo lehtiminen 28 tietosuoja, ks. henkilötietojen käsitte leminen tilaajavastuulain velvoitteiden täyttä minen 24 tilinpäätöksen allekirjoittaminen 11, 70 tilintarkastaja 64 toiminnantarkastaja 65 toimintakertomuksen allekirjoittami nen 11 tuottamus 34 tupakointikiellon hakeminen 29 turvallisuuskoordinaattorin nimeämi nen rakennushankkeissa 25 turvasuojaustehtävien teettäminen 27

76

V

vahingonkorvauksen määrään vaikut tavat seikat 36 vahingonkorvausvastuu 32, 36, 39, 42 vahingonkorvausvastuun vanhentumi nen 37 vahingon toteennäyttäminen 35 varajäsen 47, 61, 69 varajäsenten osallistuminen hallituksen kokouksiin 47 vastike- ja kuluseuranta 11 vastuuvapaus 65 vuosikello 48, 67 välitilinpäätöksen käsittely 11

Y

yhdenvertaisuusperiaate 49, 65 yhtiökokouksen koollekutsuminen 11 yhtiökokouksen mitätön päätös, ks. mitätön päätös yhtiökokouksen pätemätön päätös, ks. pätemätön päätös yhtiökokouksen päätettäväksi siirrettä vät asiat 54 yhtiökokouksen päätösten täytäntöön pano 11, 19 yhtiökokouksen tehtävät 6 yhtiökokous 6, 11, 66 yhtiön johdon vastuuvakuutus 45

Ä

äänestäminen hallituksen kokoukses sa 53

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 76

11.10.2019 9.12

Muistiinpanot

77

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 77

11.10.2019 9.12

78

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 78

11.10.2019 9.12

79

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 79

11.10.2019 9.12

80

HALLITUKSEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT

HallituksenTehtavat19_taitto2.indd 80

11.10.2019 9.12

Oppaan on kirjoittanut Suomen Kiinteistöliiton päälakimies, VT, KJs Jenni Hupli.

••

•

TAL mintaa koskeviin kysymyksiin.

AAT

keistä asiakirjoista sekä vastaukset yleisimpiin hallituksen toi-

JENNI HUPLI

Hallituksen tehtävät ja vastuut

Oppaassa on mukana kätevä sanasto, vuosikello, luettelo tär-

HTIÖN OPP

Kii ut ntei stöliiton julkais

•

millä tavoin hallitus vastaa asioiden hoitamisesta. Oppaan avulla perehtyminen hallitustoimintaan käy helposti ja nopeasti.

••

Tämä opas kertoo, mitä taloyhtiön hallituksen tehtäviin kuuluu ja

JENNI HUPLI

Hyppää hallituksen jäsenen saappaisiin!

OY

Malmin asematie 6 » 00700 Helsinki Puhelin 075 757 8591 » www.kiinkust.fi asiakaspalvelu@kiinkust.fi

Tuotenumero: 635

Kirjastoluokka: 33.364

ISBN 978-951-685-481-9

HallituksenTehtavat19_KANSI.indd 1

Hallituksen

tehtävät ja vastuut 10.10.2019 12.13