DIGITALISASI LAYANAN KANREG X BKN PENGGUNAAN BERBAGAI APLIKASI DALAM PELAYANAN KEPEGAWAIAN

Pandemi Covid-19 melanda Indonesia sejak awal tahun 2020 masih ada hingga tahun ini yang mengakibatkan pembatasan beberapa kegiatan dengan bertatap muka termasuk bekerja di kantor. Hal ini menimbulkan adanya kebijakan bagi pegawai di Kantor Regional X BKN untuk Work From Home (WFH) dan Work From Offi ce (WFO) secara terjadwal bergantian. Dengan adanya kebijakan tersebut tidak menjadi penghambat untuk terus bekerja baik di rumah atau di kantor, bahkan bekerja dapat dilakukan dimana saja dengan memperhatikan protokol kesehatan. Sebagai bentuk dari adaptasi bekerja selama masa pandemi yang memaksa untuk tetap memberikan layanan kepegawaian sehingga Kantor Regional X BKN terus berinovasi untuk memberikan digitalisasi layanan. Digitalisasi dalam sektor pemerintah bukan hanya berupa perubahan dari kegiatan tatap muka menjadi virtual, namun melibatkan perubahan pola pikir dan budaya kerja Aparatur Sipil Negara (ASN). Literasi digital menjadi hal yang wajib diketahui bagi seluruh masyarakat termasuk ASN agar bisa melek terhadap penggunaan sarana dan informasi dari media digital yang tepat dan tentunya bermanfaat. Perkembangan digital yang pesat dan cepat menuntut organisasi dapat berubah menyesuaikan diri mengikuti arus. Saat ini telah masuk di era digitalisasi yang ditandai dengan adanya peningkatan pemanfaatan teknologi digital dalam semua aspek kehidupan yang memudahkan dan mempercepat aliran informasi melalui akses internet. Salah satu bentuk upaya dalam memudahkan dan mempercepat layanan kepegawaian di Kantor Regional X BKN dengan menggunakan aplikasi digital yang dapat diakses dimana saja melalui koneksi internet. Digitalisasi layanan kepegawaian ini tentunya hadir sebagai dampak dari pandemi Covid-19 yang mampu memberikan dampak signifi kan karena kondisi yang memaksa untuk melakukan perubahan agar layanan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efi sien. Dalam upaya mempermudah dan mempercepat pekerjaan serta layanan kepegawaian selama pandemi Kantor Regional X BKN memiliki beberapa layanan digital yang telah digunakan. Berikut daftar layanan digitalisasi yang digunakan :

A. X-Apple

Percepatan layanan kepegawaian secara digital berbasis less papper dengan menggunakan aplikasi

X-Apple telah digunakan Kantor Regional X BKN yang menunjukan bahwa layanan dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi. Aplikasi

X-Apple digunakan dalam proses penetapan nota pertimbangan teknis pensiun dan kenaikan pangkat.

Aplikasi ini merupakan aplikasi pendukung dari layanan KPO - PPO Less Paper dari Kantor Regional

X BKN. Penggunaan aplikasi ini bertujuan untuk meminimalisir penggunaan kertas dengan proses digitalisasi dokumen usul kenaikan pangkat dan usul pensiun dalam bentuk pdf. Aplikasi X-Apple mampu meningkatkan layanan kepegawaian selama masa pandemi Covid-19, seiring dengan berjalannya waktu saat ini terdapat penambahan beberapa fi tur yang mampu memudahkan penggunanya.

B. SIMADE dan SI-MANTAN Aplikasi SIMADE digunakan oleh Bidang

Pengangkatan dan Pensiun untuk pengelolaan tata naskah pensiun secara digital dimana arsip dari Nota

Persetujuan Pensiun pegawai bisa disimpan. Hal ini merupakan salah satu bentuk percepatan layanan

kepegawaian dalam bentuk digital. Sedangkan aplikasi SI-MANTAN (Sistem Informasi Manajemen Tata Naskah) digunakan oleh Bidang Informasi Kepegawaian untuk pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS dalam bentuk digital. Aplikasi ini juga memudahkan dalam pencarian dan penyimpanan tata naskah di lemari Roll o’pack. Dengan adanya aplikasi ini pengelola tata naskah dapat mempercepat dalam pencarian tata naskah yang disimpan di lemari penyimpanan sebagai wujud percepatan layanan kepegawaian baik internal maupun eksternal.

C. Docu Digital

Aplikasi docu digital digunakan untuk mengunggah dokumen digital dalam proses pengusulan layanan kepegawaian. Aplikasi ini sebagai aplikasi pendukung

Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian yang sering disebut dengan SAPK BKN. Penggunaan aplikasi docu digital ini sangat efektif untuk membantu meningkatkan layanan mutasi kepegawaian khususnya layanan kepangkatan dan pensiun selama situasi pandemi Covid-19. Docu Digital juga mampu membantu proses pengiriman dokumen secara digital sehingga lebih cepat dan efi sien. Berikut terdapat beberapa kelebihan dari Docu Digital, antara lain: ● Dokumen usulan yang sudah dalam bentuk digital sehingga mengurangi kemungkinan hilang/ terselip. ● Aplikasi sudah tersinkron dengan SAPK BKN. ● Proses penyelesaian layanan kepegawaian yang dapat diakses dan dimonitoring secara up to date.

D. Digital Signature (Teken Dijital)

Aplikasi Teken Dijital pada dasarnya digunakan untuk membantu menandatangani berkas secara digital. Selama situasi pandemi Covid-19 ini yang tidak memungkinkan untuk bertemu secara langsung dan menjaga jarak membuat layanan kepegawaian diharuskan tetap berjalan dengan cara digitalisasi termasuk penggunaan tanda tangan digital. Dengan aplikasi ini dapat memudahkan dan mengurangi penggunaan kertas, hemat ruang dan memiliki pengamanan yang tinggi. Seluruh dokumen yang memerlukan tanda tangan dipindai terlebih dahulu dalam bentuk pdf kemudian diunggah ke dalam aplikasi untuk kemudian ditandatangani secara digital dengan kode keamanan tinggi yang tidak dapat dipalsukan.

E. Aplikasi Lapor Umum (ALU)

Aplikasi Lapor Umum digunakan untuk memudahkan layanan internal dalam hal pemeliharaan inventaris kantor, peminjaman kendaraan dinas, pencataan ekspedisi dan alat tulis kantor. Aplikasi ini juga dapat mengurangi pemakaian

kertas dan mampu mendokumentasikan hal terkait pemeliharaan inventaris kantor, misalnya pegawai ingin mengajukan pemeliharaan komputer yang rusak hanya dengan memasukan nomor inventaris kemudian bisa langsung dipantau proses dari awal hingga selesai. Hadirnya aplikasi ini juga meningkatkan layanan internal menjadi lebih efektif dan efi sien.

F. Virtual Helpdesk (E-ticket)

Aplikasi Virtual Helpdesk berbasis ticketing digunakan untuk memudahkan dalam mengelola layanan, konsultasi dan permasalahan terkait kepegawaian di wilayah kerja Kantor Regional X

BKN. Setiap layanan, konsultasi dan permasalahan akan mendapatkan tiket yang dapat dipantau dari awal hingga penyelesaiannya. Dalam setiap layanan, konsultasi dan permasalahan yang dituangkan dalam tiket akan ditangani oleh agen yang telah ditunjuk untuk menyelesaikan hingga tuntas. Aplikasi ini mampu meningkatkan kualitas dan akuntabilitas pelayanan kepegawaian di Kantor Regional X BKN karena terdokumentasi secara sistematis saat pandemi Covid-19 yang tidak mengharuskan untuk bertatap muka secara langsung.

Beberapa stakehlder di wilayah kerja Kantor

Regional X BKN merasa puas dengan hadirnya aplikasi Virtual Helpdesk berbasis tiket sebagai langkah dalam percepatan layanan kepegawaian.

G. X-Virtual Offi ce (XVO) Aplikasi ini berisi berbagai macam aplikasi yang digunakan oleh Kantor Regional X BKN guna menunjang pelayanan internal maupun ekstenal.

Aplikasi ini memudahkan pengguna dalam mengakses berbagai aplikasi layanan interna dan eksternal dalam satu landing page dengan alamat http://denpasar.bkn.go.id/ yang telah dilaunching pada tahun 2022. Hadirnya aplikasi ini sebagai inovasi guna meningkatkan pelayanan bagi internal maupun stakehoder di wilaya kerja Kantor Regional X BKN.

Proses dari manual ke digital sangat dirasakan manfaatnya bagi pengguna internal dan stakeholder di wilayah kerja Kantor Regional X BKN. Dahulu setiap layanan yang selalu menggunakan kertas, kini bisa diubah menjadi dokumen elektronik. Dengan adanya digitalisasi membuat pelayanan menjadi cepat dan mengoptimalkan proses layanan kepegawaian serta meminimalisir penggunaan kertas. Mengubah pola pikir dari manual ke digital merupakan tantangan di era yang serba cepat, maka perlu pemahaman tentang literasi digital yang kian berkembang saat ini. Literasi digital merupakan penguasaan akan kemajuan teknologi,informasi dan komunikasi, tentunya dengan literasi digital di Kantor Regional X BKN akan memudahkan dalam memahami aplikasi digital untuk menunjang layanan kepegawaian.

Hadirnya berbagai macam aplikasi digital mendukung layanan kepegawaian bagi Kantor Regional X BKN terutama saat pandemi Covid-19 tentu sangat efektif dan efi sien Bagi sektor pemerintahan juga mampu memudahkan sistem pelayanan publik seperti proses kenaikan pangkat pegawai dan pensiun dengan menggunakan aplikasi digital yang dinilai praktis karena hanya dengan mengunggah dokumen elektronik ke dalam aplikasi maka proses akan tetap berjalan dan target kinerja tetap tercapai. Semua permasalahan kepegawaian juga dapat ditangani secara virtual melalui aplikasi helpdesk dan terdokumentasi dengan baik. Ketika semua layanan tersedia secara digital akan mempermudah memperoleh informasi dengan cepat dan bisa dilakukan dimana saja asalkan selalu terhubung dengan jaringan internet.(ndp)

STARTING A PRESENTATION IN ENGLISH : METHODS AND EXAMPLES

If you’re going to make it in the professional world, most likely you’ll have to give a presentation in English at some point. No reason to get nervous! Most of the work involved lies in the introduction. You may or may not need an English presentation PPT fi le, your topic, audience, or time limit may vary, but a strong opening is a must no matter what! Everything that follows can be built from the opening outline that you present to your audience. Let’s look at some guidelines for starting a presentation in English. If you can master this part, you’ll never have to worry about the rest!

Opening in a Presentation in English

Introduction Outline

1. Introduce Yourself & Welcome Everyone The self-introduction is your opportunity to make a good fi rst impression. Be sure to open with a warm welcome and use language that is familiar and natural. Based on your audience, there are a few diff erent expressions you can use to start your presentation. If you’re presenting to coworkers who may already know you: ● Hello, [name] here. I would like to thank you all for your time. As you may know, I [describe what you do/your job title] I look forward to discussing [topic] today. ● Good morning/afternoon/evening everyone. Thank you for being here. For those who don’t know me, my name is [name], and for those who know me, hello again. If you’re presenting to people you’ve never met: ● Hello everyone, it’s nice to meet you all. My name is [name] and I am the [job/title]. ● Hello. Welcome to [event]. My name is [name] and I am the [job/title]. I’m glad you’re all here. There are certainly more ways to make an introduction. However, it’s generally best to follow this format:

● Start with a polite welcome and state your name. ● Follow with your job title and/or the reason you’re qualifi ed to speak on the topic being discussed.

2. State the Purpose of Your Presentation Now that your audience knows who you are and your qualifi cations, you can state the purpose of your presentation. This is where you clarify to your audience what you’ll be talking about. So, ask yourself, “What do I want my audience to get from this presentation?” ● Do you want your audience to be informed? ● Do you need something from your audience? ● Do you want them to purchase a product? ● Do you want them to do something for the community or your company? With your goal in mind, you can create the next couple of lines of your presentation. Below are some examples of how to start. ● Let me share with you… ● I’d like to introduce you to [product or service] ● Today I want to discuss… ● I want to breakdown for you [topic] ● Let’s discuss… ● Today I will present the results of my research on [topic] ● By the end of this presentation, you’ll understand [topic] ● My goal is to explain… ● As you know, we’ll be talking about…

3. Give A Short Overview of the Presentation The fi nal step in starting your presentation is to give a short outline of what you’ll be presenting. People like a map of what to expect from a presentation. It helps them organize their thoughts and gives a sense of order. Also, it lets the audience know why they’re listening to you. This is what you’ll use to grab their attention, and help them stay focused throughout the presentation. Here are some examples of how you can outline your presentation: ● Today, I’m going to cover… Then we’ll talk about… Lastly, I’ll close on… ● We’re going to be covering some key information you need to know, including… ● My aim with this presentation is to get you to… To do that we’ll be talking about… ● I’ve divided my presentation into [number] sections… [List the sections] ● Over the next [length of your presentation] I’m going to discuss… That’s it! It’s as simple as 1-2-3. If you have a fear of public speaking or are not confi dent about presenting to a group of people, follow these three steps. It’s a simple structure that can get you off to a good start. With that in mind, there are other ways to bring your introduction to the next level too! These are tips on how to really engage your audience, beyond the basics, such as:

● For a strong presentation in English, engage your audience ● Do or say something shocking ● Tell a story ● Ask your audience to take part There are many more ways to engage the audience, so get creative and see what you can think up! A presentation in English? No problem, as long as your introduction sets you up for success. Admittedly, this can be easier said than done. Native speakers and non-native speakers alike sometimes struggle with getting a good start on their English presentation. But the advice above can help you get the confi dence you need to lay a good foundation for your next speech! (ET)

Reff erence : https://magoosh.com/english-speaking/ starting-a-presentation-in-english/