Review Onsite Kuningan 8 -12 Agustus 2022
Masa Kerja Tim Operation
EvanaKUNINGANPringgandhaniCabangOnSiteTypeSection On Site & On Cam Branch - V.2.1 KUNINGAN / Evana Pringgandhani Complete DateBranchReleased 12.08.2022 21:00 WIB Prepared by Prepared byPrepared by Location Jl. RE. Martadinata No.77, Cijoho, Kec. Kuningan, Kabupaten Kuningan, Jawa Barat 45513, (-6.969857699999999,Indonesia108.4931338)
Kelengkapan dokumen pendukung transaksi 1157)Inappropriate kelengkapan refund Tidak Sesuai Impact /Dampak Dampak Kerugian Non-Finansial Kwt isi toner printer tdk ada tanggal (31 mei dan 20 juli 2022). Kwt service printer & tinta printer kasir tdk ada tanggal (20 JUNI 2022) Form refund 5 juli dan tgl 20 juli belum menggunakan form refund yang terupdate. PENGECEKAN BERDASARKAN REPORT PETTYCASH -PETTY CASH TRANSACTION
Dampak Kerugian Non-Finansial Tidak Sesuai Dampak Kerugian Non-Finansial Proses pengeluaran FC legalisir BPKB & F-090 untuk pengurusan STNK via kons PIC & syarat pengeluaran Proses pengeluaran F-090 FC BPKB diberikan pada konsumen an Deti Kustiwi 6472100638 untuk pengurusan STNK duplikat dengan kondisi kontrak past due. BuktiImpactrekonsiliasi disimpan pada ordner urutberdasarkan tanggal opname, dalam lemari filling & subject to audit Penyimpanan odner report opname BPKB bulanan belum sesuai ketentuan yang berlaku. odner report disimpan di atas casa di ruang opr bukan di lemari filing. Impact /Dampak
Tidak Sesuai
Proses pembukaan cassa / khasanah di pagi & sore hari (PIC) pembukaan cassa di hari senin dan selasa pagi tidak dilakukan pemutaran kombinasi cassa oleh bosh (cassa tidak diacak sore hari sebelumnya). /Dampak
ProsesFiling
Impact
pembukaan dan penutupan khasanah, cassa, chub lib & kastil
Tidak Sesuai Dampak Kerugian Finansial
Tidak Sesuai Dampak Kerugian Non-Finansial Tidak Sesuai Dampak Kerugian Non-Finansial Aktif dan Release Impact Tempat/Dampakpenyimpanan sesuai panduan (Folder Map Aktif / Map Release di D- FO support)Setting folder sharing Map Aktif / Map Release (Read Only) sesuai panduan Back Up Efiling di FD/HD eksternal (Flash disk/HDD External tetap disimpan cabang sebagai back up di cabang. Disimpan dalam lemari filing terkunci , merupakan tanggung jawab BOSH) Folder Map aktif 2022 di HDD eksternal tidak bisa dibuka karna file corrupt sedangkan map release kosong. HDD external rusak atau tidak terbaca dikomputer. Proses Penyimpanan tanda terima BPKB/STNK/dok ke birojasa Disimpan di dalam odner khusus dengan urutan tanggal Tanter kontrol BBN 3 bulan terakhir blm dilakukan filing di odner sesuai panduan. masih terdapat tanter yang disimpan di laci meja CS. Impact
Proses akhir hari Memastikan cassa / kasanah terkunci, pengacakan nomor kombinasi, dan PIC pembawa kunci ,Pastikan alarm / cctvdalam keadaan aktif / normal BOSH tidak melakukan acak kombinasi cassa di hari senin sore. Alarm di tanggal 10 agustus mati dan bosh tidak mengetahuinya. Impact /Dampak
Tidak Sesuai Dampak Kerugian Non-Finansial Tidak Sesuai Dampak Kerugian Finansial Impact
Disimpan dalam lemari tahan api dan pencurian penyimpanan dokumen perjanjian after go live tanggal 9 agustus disimpan di laci meja FOS dan tidak terkunci. Penyimpanan BAST Release tgl 8-10 agustus disimpan di laci meja FOS dan tidak terkunci.
Penyimpanan amplop asset dokumen dan amplop dokumen perjanjian sebelum dikirimkan ke Centro (Baik Dokumen perjanjian / Dok Release)
Panic Button 1157)Inappropriate Penggunaan F-067 Tidak Sesuai Impact /Dampak Dampak Kerugian Non-Finansial Kendaraan Operasional Peminjaman mobil belum secara konsisten dilakukan pencatatan di logbook F-067. Terdapat selisih Km yang cukup jauh dari pemakaian sebelumnya selama 3 bulan terakhir Infrastructure ALARM panic button kasir tidak berfungsi saat QA melakukan pengecekan tanggal 11 agustus
Pengiriman dokumen untuk kontrak cancel& reject diawal bulan (maksimal tanggal15 setiap bulannya) oleh cabang dilakukan 1 bulan sekali. Tidak Sesuai Impact /Dampak Dampak Kerugian Non-Finansial belum dilakukan pengiriman dokumen cancel / reject ke centro. Dokumen cancel / reject disimpan di CS dalam odner. Centro Custody Proses pengiriman dokumen cancel / reject ke centro
Tidak Sesuai 2452451 Dampak Kerugian Finansial Tidak Sesuai 70702 Dampak Kerugian Non-Finansial ReportImpactStruk EDC yang di print dari Mesin EDC Terlewat delete batch EDC 62227867 tanggal 24 mei (bukan weekend dan tidak ada tanggal merah) an Deny Ryan Susanto CASHIER REPORT ESCROW Total Populasi Total Sampling Total Data Tidak Sesuai Total Data Tidak SesuaiRekonsiliasiImpact transaksi Giro BOSH terlewat tanda tangan di rekon PDC tanggal 17 dan 29 juni. Total Populasi Total Sampling
Tidak Sesuai 48483 Dampak Kerugian Finansial Tidak Sesuai 222 REPORT PETTY CASH "Kelengkapan pembayaran refund Pembayaran WAJIB melalui HO (sistem atau -manual):Kelengkapan refund - Bukti pembayaran tidak perlu dicetak. - Disimpan sesuai dengan tanggal request pembayaran - Refund dialokasikan ke angsuran : - Kelengkapan refund - Disimpan sesuai dengan tanggal request pembayaran refund" Form refund di bulan juli belum menggunakan form refund yang terupdate. Total Data Tidak SesuaiF-568ImpactForm rekapan transfer dana PettyCash cabang CBP Asli bukti transfer penukaran dana ke rekening Escrow cabang (VAN Escrow). "PettyCash voucher (F-020)/Form Laporan Perjalanan Dinas (F-018);beserta buktibukti pendukung, termasuk: - Transaksi procurement (Kwitansi pembelian/perbaikan/perawatan, Form Petty Cash untuk transaksi PC procurement (PettyCash voucher (F-020)), - F-530-Form Penyimpangan Perjalanan Dinas dan/atau Tidak Ada Bukti Transaksi; - Cash advance yang sudah dipertanggungjawabkan dan sudah tuliskan kata “VOID”(bila ada); - Bukti transfer/setor untuk pembayaran via bank; - F-502 FORM PEMBAYARAN PENGURUSAN MELALUI SAMSAT." tidak ada tanggal pada kwitansi pembelian toner printer 31 mei 2022, pembelian tinta printer kasir 20 Juni 2022 dan 20 Juli 2022 Total Populasi Total Sampling Total Populasi Total Sampling Total Data Tidak Sesuai dansebagainya); refund.
Dampak Kerugian Non-FinansialImpact
Leading no over tolerance Tidak Sesuai Impact /Dampak Dampak Kerugian Finansial Data Discovery Data Discovery Tanggal 12 Agustus 2022 cabang terkena upper untuk Discovery EDC digunakan vs EDC Assign. Reason cabang salah assign EDC secara sistem, seharusnya SN 62227678 yang dilakukan assign bukan 62227867.
Internal 1). Pemusnahan PDC cancel status kontrak exp > 3 bulan. 2). Pengajuan tempat penyimpanan mobil operasional ke HO. 3). Koordinasi dg team AGAS untuk kondisi atap ruang operasional yang bocor. 4). Konsistensi pengisian logbook peminjaman kendaraan opr kontrol oleh BOSH. 5). Kontrol BOSH terkait dengan infrastructure keamanan cabang di akhir hari. 6). Pembelian HDD external baru dan kirimkan ke centro untuk back up efilling 2019 - sekarang. 7). Kordinasi dengan team product untuk pengiriman dokumen cancel / reject di cabang. 8). Proses pembukaan dan penutupan cassa dilakukan acak kombinasi sesuai ketentuan berlaku. 9). Pengajuan penambahan hardisk internal komputer internet. 10). Konsistensi SIC oleh BOSH dilakukan setiap hari minimal 2x sehari. 11). F-022 ataupun F-020 dibuat oleh messenger untuk pengurusan samsat. 12). In Out biaya admin dilakukan penginputan sistem. 13). Penulisan detail transaksi pada kolom keterangan F-428 terutama untuk transaksi advance. 14). Pengecekan kembali kelengkapan kwitansi / invoice sebelum dilakukan pembayaran. 15). Konsistensi assign BS kasir. 16). Penyerahan D-004C (Hal-hal penting kontrak mobil) dilakukan setelah tanda tangan kontrak oleh surveyor / CS. 170). Assign EDC di sistem sesuai dengan logbook Penggunaan EDC Head Office 1). support approval pengajuan perbaikan kantor jika pemilik ruko tidak mau mengeluarkan biaya perbaikan.
Audit Rekomendasi
ScoreCardQAOperation OnSite PreparedBy: ReleaseDate:12.08.202221:00WIBEvanaPringgandhani Section:CabangKUNINGAN ScoreQA(RR):4,49OF5 REGIONJABARTENG (IR):4,49OF5 LowToMediumRiskOperation HighlightReview ForOperationalTeam[1] ImpactHighlightReviewToOperational ProsesOpenCassaPagiHari DokumenBartarBelumditerimaOperation ProsesCloseCassaSoreHari Pengirimandokumencancel/rejectkeCentro PanicButtonKasir PenggantianHDDEksternaluntukBackUpEfilling KelengkapanPersyaratanKlaimBiaya PenyerahanD-004C(Hal-HalpentingPPK)afterSigningKontrak PenyimpananDokumenPerjanjianAfterGolive&Release PenambahanHardiskInternalKomputerInternet TanterBBN3Bulanbelumdifiling
