OPC Review by Qa Jabarteng

REVIEWONSITE OPC

PresentedTo: OPCSPV,OPCHEAD,DM,GM PresentedBy:QAjabarteng 05 - 23 Desember 2022

MP 20 (include OPC Head & OPC Spv) Total Asset (kontrak) cut off 7/12/2022 69.242 Sep 22 Okt 22 Nov 22 Average/day Receive Dok Aktif 3824 3894 4396 158 What We Offer Contact Info Sep 22 Okt 22 Nov 22 Average/day Receive Dok Release 2765 2597 2865 107 Sep 22 Okt 22 Nov 22 Average/day Req Pettycash 605 601 607 24 Sep 22 Okt 22 Nov 22 Average/day Req Custody 6650 7540 3166 226 Receive Custody 6589 6491 7261 265 OPC (CENTRO - CUSTODIAN - CBP)

Review:

Centro

PenerimaanAsdok&Dokumen Perjanjian

Media :

Rujukan:

HardiskEksternal Media :

Report

Infrastruktur

relate dengan kondisi ker a yang ada saat in

- Enhancement Daily Rekonsiliasi Centro (F-542) karena tidak menggambarkan posis gantungan load kerja yang ada di tiap admin centro

- Percepatan perbaikan materai tera centro yang sedang diservice di HO

- Penambahan bandwich speed internet di admin CC khusus E-Doc karena sering loading ketika generate link dok perjanjian send to customer

- Proses follow up e-polis via HO ke insco lebih cepat lagi karena banyak gantungan e-po is belum diterima oleh centro

- Proses fil ing dokumen re ease sesuai dengan panduan

- Approve pembelian refreshment asset seperti printer & scanner

- Rekomendas approve IOM sementara untuk mengcover kondis kerja yang secara SOP sudah

sangat tidak re ate dengan kondisi ker a yang ada saat ini

- Approve Enhancement Daily Rekonsilias Centro (F-542) karena tidak menggambarkan posisi

gantungan oad ker a yang ada di tiap admin centro

- Percepatan perbaikan materai tera centro yang sedang diservice di HO

- Approve penambahan bandwich speed internet d admin CC khusus E-Doc karena sering loading ketika generate ink dok perjan ian send to customer

- Win win solution proses fol ow up e-po is via HO ke insco ebih cepat lag karena banyak gantungan e-polis be um diterima o eh centro

PenermaanAsdok&Dokumen

Per anjan 2(MedumtoHgh) HardiskEks ernal 2(MedumtoHgh)

ScoreCardQAOperation OnSite PreparedBy: ReleaseDate: 09.12.202223:30WIB HeryKomara EvanaPringgandhani Section:Centro BANDUNG ScoreQA(RR):4,72OF5 (IR):4,63OF5 LowToMediumRiskOperation Highlight Review For Operational Team [1] Highlight Review Impact To Operational Penerimaan asdok & dokumen perjanjian ( Proses filling dokumen release ) RekomendasitoInternal RekomendasitoHO RekomendasitoAudit - Refreshment printer rusak dan kurang ayak pakai karena sangat menghambat proses back office yang ada di centro mengingat oad ker a yang sangat tingg - Refreshment scanner rusak dan kurang ayak pakai karena sangat menghambat proses back o fice yang ada d centro mengingat load kerja yang sangat tinggi - Pelebaran ruangan untuk proses packing & unpacking karena jika ditambah meja space sudah kurang mencukupi - Penyimpanan dokumen on process dari cabang lebih proper lag di akhir har - SOP to be review terkait flow kerja di OPC yang sudah banyak tidak

Media : CASHIERESCROW/PDC

Media :

Media

Media :

Media :

Media :

QA - OM - OPC enhancement SOP/SK related dengan OPC-BP - Klasifikasi pemilihan COA sesuai dengan payment allocation yang berlaku

- Approve lewat NST IOM hasil Kolaborasi QA - OM - OPC enhancement SOP/SK related dengan OPC-BP ketika belum semuanya bisa diakomodir oleh tim sisdur dimasukan ke dalam SOP/SK yang ada saat ini

- Pembagian tanggung jawab cabang dan OPC-BP secara jelas dan rinci batasannya sampai mana

- Peleburan OPC-BP, Centro & Custodian terkait approval proses serah terima, dan penggunaan dokumen related yang sudah dapat dikategorikan dalam satu pertanggungjawaban yg sama

ScoreCardQAOperation OnSite PreparedBy: ReleaseDate: 09.12.202223:30WIB HeryKomara EvanaPringgandhani Section:Zoning OPC-BPBANDUNG ScoreQA(RR):4,56OF5 (IR):4,52OF5 Low To Medium Risk Operation Highlight Review For Operational Team [1] Highlight Review Impact To Operational Proses Penginputan Transaksi Petty Cash (Pemilihan Payment Allocation) Replacement cashbox STNK & BPKB Pengurusan via OPC-BP Proses penulisan Batal PDC Cancel/ Batal Proses pengurusan asset dokumen via birojasa - serah terima dokumen pengurusan Validasi jenis biaya/ nominal sesuai dengan authority yang berlaku dan approval transaksi clear di cabang Proses validasi cek/giro (penulisan, nominal, spesimen, paraf jika coretan) -> Secara SK Payment Monitoring pengecekan wajib clear awal di cabang RekomendasitoInternal RekomendasitoHO RekomendasitoAudit - Pembelian cashbox untuk menggantikan cashbox lama - Proses tanda tangan birojasa di tanda terima pengurusan BPKB/STNK via BFI yang telah selesai pengurusannya, dikombinasikan dengan logbook manual CBP karena proses

se esai ketika dilakukan oleh messenger - PDC Cancel dituliskan batal - Filling tanter birojasa konsisten dilakukan secara daily - Pengisian F615 konsisten sesuai dengan panduan - Proses return giro as penerimaan ketika ada pdc yg membutuhkan koreksi atau salah tulis dari

- Kolaborasi

penerimaan dokumen

cabang

Proses Penginputan Transaksi Pey Cash (Payment Al ocaon) 3 (Med um) CASHBOX 2 (Med um to High) 0 5 (Highest) Proses pengeluaran uang & penginputan F-022 (Cash Advance Proses

via

3 (Medium) F LLING PDC CANCEL/BATAL 1 (High)

pengurusan asset dokumen

b rojasa

On Site & On Cam Branch - V.2.1 CUSTODIAN BANDUNG / Evana Pringgandhani

Complete

Branch

CUSTODIAN BANDUNG

Date Released 16.12.2022 23:30 WIB

Prepared by Prepared by

Evana Pringgandhani Hery Komara

Prepared byPrepared by Location

Section Type

Jl. Soekarno Hatta No.472, Batununggal, Kec. Bandung Kidul, Kota Bandung, Jawa Barat 40266, Indonesia (-6.9497055, 107.6292313)

Custodian On Site

Custody

Proses pembukaan cassa / khasanah di pagi & sore hari (PIC)

Lemari Rak Besi tidak dikunci pada sore hari sebelum khasanah di tutup

Proses penerimaan TLO - WO

Kelengkapan dokumen klaim WO motor wajib digabungkan dengan asdok + BPKB

Tidak Sesuai

Terdapat sample Custodian Head atau OPC Head/s belum melakukan proses recall Dokumen Perjanjian yang sudah disimpan di Custodian Eksternal (SIRCA, MMI, Indoarsip, AGI, dll) step selanjutnya PIC Custody akan menyatukan dokumen TLO WO dengan Aset Dokumen dan Dokumen Perjanjiannya kemudian dilakukan proses filing terpisah di lemari besi tahan api dan disusun urut berdasarkan nomor ID Custody.

- Apabila dokumen TLO WO sudah memenuhi kuota 1 (satu) kardus maka semua dokumen wajib disimpan di Custodian Eksternal (SIRCA, MMI, Indoarsip, AGI, dll) dengan kode penamaan kardus yang baru.

- PIC Custody wajib melakukan update data logbook dokumen TLO WO serta kode kardus penyimpanan dokumen

Kondisi saat ini : Dok TLO/WO dan email approval klaim TLO/WO sudah disatukan dengan dokumen kelengkapan lainnya dan BPKB namun belum disatukan dengan asdok dokumen

Inappropriate

Rekomendasi

Internal

- Filling Form Authorized Messenger (F-264) disertai dengan copy ID (KTP) Messenger pada odner tersendiri.

- Kunci laci lemari rak besi tidak perlu dicabut pada akhir hari. Namun OPC Head / Spv tetap wajib memastikan laci dalam kondisi terkunci sebelum khasanah di tutup

- Dok kelengkapan klaim TLO/WO dan email approval klaim disatukan dengan BPKB dan dimasukkan ke dalam asdok dokumen perjanjian yang sudah direcall (kondisi asdok ada di custodian pihak ketiga/ pisah asdok).

Head Office

- OSD kirim konfirmasi & bukti bayar by email ke OPC

- Approval SOP To Be Review mengenai Penyimpanan Kunci cadangan khasanah custodian dibawa Head dan SPV OPC

Audit

ScoreCardQAOperation OnSite PreparedBy: ReleaseDate: 16.12.202223:30WIB EvanaPringgandhani HeryKomara Section:Custodian Bandung ScoreQA(RR):4,85OF5 REGIONJABARTENG (IR):4,8OF5 LowToMediumRiskOperation Highlight Review For Operational Team [1] Highlight Review Impact To Operational Penguncian Lemari Rak Besi Sebelum Khasanah di Tutup Akhir Hari Penggabungan Kelengkapan TLO/WO Dengan Dokumen Perjanjian RekomendasitoInternal RekomendasitoHO RekomendasitoAudit DilakukannyafilingFormAuthorizedMessenger(F-264)disertaidengancopyID (KTP)Messengerpadaodnerkhusus OSDkirimkonfirmasi&buktibayarbyemailkeOPC Kuncilacilemarirakbesitidakperludicabutpadaakhirhari.NamunOPCHead/Spvtetapwajibmemastikanlacidalamkondisiterkuncipadaakhirhari ApprovalSOPToBeReviewmengenaiPenyimpananKuncicadangankhasanahcustodiandibawaHeaddanSPVOPC