REVIEW ONSITE
MAJALENGKA 24 - 30 AGUSTUS 2022
MASAKERJATIMOPR MASAKERJATIMOPR MASAKERJATIMOPR
TypeSection
On Site & On Cam Branch - V.2.1
DateBranchReleased 30.08.2022 21:00 WIB
Jl. Raya K H Abdul Halim, Majalengka Kulon, Kec. Majalengka, Kabupaten Majalengka, Jawa Barat 45418, (-6.8337241, Indonesia 108.2153563)
Prepared by
Prepared byPrepared by Location
EvanaMAJALENGKAPringgandhaniCabangOnSite
MAJALENGKA / Evana Pringgandhani Complete
Tidak Sesuai
Impact /Dampak Dampak Kerugian Finansial Dampak Kerugian Finansial 1112)> 25 dan <= 100 Juta
- Logbook serah terima EDC Manual (F-540) di bulan Juli belum ditanda tangani oleh BOSH & BAMH/S
Payment Monitoring
- Pengambilan EDC di tanggal 25 Agustus 2022 tidak di tanda tangani oleh 2 FAM dengan SN EDC 32577469 & 55200879
Bukti serah terima EDC dari opr - coll
Proses serah terima EDC
-
Kesesuaian antara fisik PDC dan status PDC sistem (QAreview Opname) 1157)Inappropriate Proses penyimpanan PDC darikonsumen
- 2 PDC (GGW402741 & GGW402742) status cancel an Nunu Nugraha 5572200629 belum dituliskkan void / batal pada fisik PDC. 2 PDC (GGW402739 & GGW402740) status bounce an Nunu Nugraha 5572200629 di bulan Mei & Juni belum dilakukan cancel.
Logbook penyetoran angsuran ke bank belum standar (belum menggunakan F-537). Cabang masih menggunakan logbook setoran yang sama sejak 2018
kontrolBOSH)
Penentuan nominal yang akan disetor (pemahaman kasir &
Tidak Sesuai
Impact /Dampak Dampak Kerugian Non-Finansial Dampak Kerugian Non-Finansial Kepatuhan Kebijakan
Proses penyetoran uang ke bank
1112)> 25 dan <= 100 Juta Asset Doc
- 2 STNK pengurusan belum dilakukan penginputan kontrol BBN receive from customer an YESSI 5572200764 & ITA ROSITA 5572201136. - 7 kontrak terlewat finish kontrol BBN an Oom Komariah 5572201306, Arip Hidayat 5572201512, Jaslim 5572201459, Encu Samsudin 5572201575, Ricky Bachtiar 5572201604, Ikem 5572201724 dan Enceng Nasrudin 5572201557
Tidak
Dampak Kerugian Finansial
Impact /Dampak Dampak Kerugian Finansial
Penggunaan
menu kontrol BBN
Sesuai
Proses serah terima & validasi asdok dari birojasa Tidak Sesuai Impact /Dampak Dampak Kerugian Finansial Dampak Kerugian Finansial 1112)> 25 dan <= 100 Juta 2 STNK sudah selesai pengurusan & sudah diterima dari BJ belum dilakukan receive from agency oleh CS an EUIS YETI HERMAWATI 5572201852 & KIEN YUDHISTIRA 5572201867 (tagihan clear tidak ada kekurangan). Pengecekan dilakukan tanggal 25 agustus dengan kondisi tanggal di kwitansi tagihan adalah tanggal 22 agustus.
Bukti rekonsiliasi disimpan pada ordner urut berdasarkan tanggal opname, dalam lemari filling & subject to audit
Tidak Sesuai
Impact /Dampak Dampak Kerugian Non-Finansial DampakKerugian Non-Finansial Kepatuhan Kebijakan Report rekonsiliasi opname BPKB masih disimpan di atas filling cabinet di ruang BOSH Review opname BPKB
Proses pengiriman dokumen cancel / reject ke centro
Tidak Sesuai
Centro Custody
Impact /Dampak Dampak Kerugian Non-Finansial Dampak Kerugian Non-Finansial Kepatuhan Kebijakan
Pengiriman dokumen untuk kontrak cancel & reject diawal bulan (maksimal tanggal 15 setiap bulannya) oleh cabang dilakukan 1 bulan sekali.
Dokumen cancel / reject masih disimpan oleh BOSH dan belum dikirimkan ke centro.
Total
dengan
- Tanggal 27 Juni SN 61663867 an Hary Mulyanto.
- Tanggal 25 Juni SN 55268876 an Didin Gumilar.
bukan weekend ataupun hari libur tanggal 31 Mei untuk SN
- Terlewat batch kondisi 62358283 62299905 Iyus Rusmana.
Terdapat Terdapat
an
- Tanggal 28 Juli SN SN 61663867 an Hary Mulyanto.
Report Struk EDC yang di print dari Mesin EDC Tidak Sesuai Total Populasi 457 Total Sampling 457 Total Data Tidak Sesuai 5 Impact Dampak Kerugian Finansial Kerugian Finansial (dalam jutaan) 1112)> 25 dan <= 100 Juta Asli bukti struk EDC dan/atau struk EDC Void Tidak Sesuai
struk EDC tanpa tanda tangan konsumen tanggal 9 juni an Eti Rohaeti 5572100264. -
delete
an Asep Urip dan SN
struk EDC void tanpa tanda tangan konsumen tgl 30 mei an Tarmin 5572101586. - Dan Terdapat struk EDC reprint tanpa tanda tangan FAM dan Konsumen tgl 28 juli an M Farid 5572200523.
Populasi 1109 Total Sampling 1109
Data Tidak Sesuai 3 Impact Dampak Kerugian Non-Finansial Dampak Kerugian Non-Finansial Kepatuhan Kebijakan CASHIERREPORT ESCROW
Total
Rekonsiliasi transaksi Giro Tidak Sesuai Total Populasi 73 Total Sampling 73 Total Data Tidak Sesuai 7 Impact Dampak Kerugian Non-Finansial Dampak Kerugian Non-Finansial Kepatuhan Kebijakan 1. Terdapat Rekonsiliasi giro tanpa tanda tangan BOSH tgl 23 mei 2. Terdapat Rekonsiliasi giro tanpa tanda tangan BOSH tgl 6 juni, 8 juni, 18 juni, 20 juni, 27 juni 3. Terdapat Rekonsiliasi giro tanpa tanda tangan BOSH tgl 18 juli
F-446 - Form konfirmasi Pembayaran Angsuran Past Due Tidak Sesuai Total Populasi 19 Total Sampling 19 Total Data Tidak Sesuai 12 Impact Dampak Kerugian Non-Finansial Dampak Kerugian Non-Finansial Kepatuhan Kebijakan Cabang belum menggunakan F-446 terupdate selama 3 bulan terakhir.
Total Sampling 254
Tidak Sesuai
- Terdapat F-018 (Perjalanan Dinas) tanpa tanggal bagian disetujui oleh sampai diterima oleh tgl 10 juni.
Total Data Tidak Sesuai 53
"PettyCash voucher (F-020)/Form Laporan Perjalanan Dinas (F-018); beserta buktipendukung,bukti termasuk:
- Terdapat F-018 (Perjalanan Dinas) tanpa tanggal pada bagian dibuat oleh sampai diterima oleh tgl 31 mei, 14 juni, 18 juni dan 28 Juni).
- Transaksi procurement (Kwitansi pembelian/perbaikan/perawatan, Form PettyCash untuk transaksi PC procurement (PettyCash voucher (F-020)),
dansebagainya);
Dampak Kerugian Non-Finansial
- Cash advance yang sudah dipertanggungjawabkan dan sudah tuliskan kata “VOID”(bila ada);
REPORT PETTY CASH
- Terdapat F-018 (perjalanan dinas) terlewat tanda tangan BOSH pada bagian disetujui oleh tgl 23 juli.
- Terdapat F-018 detail perjamuan tidak di isi lengkap baik perusahaan, tujuan perjamuan dan nominal tgl 4 agustus
- Bukti transfer/setor untuk pembayaran via bank;
- Pemakaian dokumen F-502 (pengurusan samsat) selama 3 bulan terakhir belum menggunakan form update.
Asli bukti transfer penukaran dana ke rekening Escrow cabang (VAN Escrow).
F-568 Form rekapan transfer dana PettyCash cabang CBP
- Terdapat F-018 (Perjalanan Dinas) tanpa tanggal bagian dibuat oleh sampai dibayar oleh tgl 8 juli.
- F-020 (petty cash voucher) untuk transaksi procurement tidak dituliskan no voucher tgl 31 mei, 8 juni, 14-15 juli, 21 juli, 28-29 jul dan 1819 agustus.
Impact Dampak Kerugian Non-Finansial
- Terdapat F-020 tanpa tanggal pada bagian dibuat oleh sampai diterima oleh tanggal 13 juni (2 transaksi).
Total Populasi 254
- Terdapat 2 transaksi CMP tidak menggunakan F-024 untuk serah terima antara BFI dengan BA tgl 15 juli.
- F-530-Form Penyimpangan Perjalanan Dinas dan/atau Tidak Ada Bukti Transaksi;
- F-502 FORM PEMBAYARAN PENGURUSAN MELALUI SAMSAT."
Kepatuhan Kebijakan
1. Selama 3 bulan terakhir, Refund sisa pengurusan STNK / BBN yang dialokasi ke angsuran masih dilakukan print BS payment receive.
- Kelengkapan refund
- Disimpan sesuai dengan tanggal request pembayaran
- Kelengkapan refund
Total Sampling 18
- Buktipembayaran tidak perlu dicetak.
Tidak Sesuai
"Kelengkapan pembayaran refund⍰ Pembayaran WAJIB melaluiHO (sistem atau manual):
- Refund dialokasikan ke angsuran :
Dampak Kerugian Non-Finansial Dampak Kerugian Non-Finansial Kepatuhan Kebijakan
Impact
Total Data Tidak Sesuai 18
- Disimpan sesuai dengan tanggal request pembayaran refund"
Total Populasi 18
2. Selama 3 bulan terakhir, Refund hold pajak yang akan di transfer ke konsumen masih dilakukan print BS setelah dilakukan payment receive.
- Pengajuan penggantian kunci stir mobil operasional E1897CC (kondisi patah)
- Pemisahan filling untuk STNK yang belum dilakukan proses dengan STNK yang sudah selesai dilakukan proses
- Penulisan no voucher pada Petty Cash Voucher (F-020) untuk transaksi procurement
- Pemisahan filling kelengkapan dokumen persyaratan klaim TLO/WO
- Konsistensi Assign BS secara Daily
- Pemusnahan PDC Cancel dengan status kontrak exp > 3 bulan - Konsistensi tanda tangan pada logbook serah terima EDC Manual (F-540) oleh BOSH dan BAMH/S dan menjadi Kontrol BOSH mengenai kelengkapan tanda tangannya.
- Pembelian isi P3K untuk mobil operasional D1882UAC
- Logbook F-024E (Tanda Terima Dokumen Funding Eksternal) dibuat oleh FOS
Internal
- Konsistensi penginputan Kontrol BBN oleh CS yang dikontrol langsung oleh BOSH (Opname Fisik STNK)
- Logbook yang ada di cabang disimpan di dalam odner atau business file
- FU STNK Konsumen yang sudah selesai pengurusan sejak tahun 2020
- Pengajuan pembelian ban serep baru mobil operasional D1882UAC (Kondisi sobek)
Head Office Audit Rekomendasi
- Penggunaan F-024 manual (Form Serah Terima Barang) untuk release STNK & kelengkapannya ke konsumen hanya untuk kondisi Error System dan sudah tidak bisa reprint dengan mengetahui dan menyetujui atasan langsung (BOSH & OM). F-024 di tulis detail kontrak dan kelengkapan yang diserahterimakan antara BFI & konsumen dan diberi tanggal serta nama terang.
ScoreCardQAOperation OnSite PreparedBy: ReleaseDate:30.08.202221:00WIBEvanaPringgandhani Section:CabangMAJALENGKA ScoreQA(RR):4,72OF5 REGIONJABARTENG (IR):4,68OF5 LowToMediumRiskOperation HighlightReview ForOperationalTeam[1] ImpactHighlightReviewToOperational LogbookSerahTerimaEDCManual(F-054) DokumenBartarBelumditerimaOperation KontrolBBNReceivefromCustomer Pengirimandokumencancel/rejectkeCentro KontrolBBNReceivefromAgency Takeover>1hariapprovaltoBranchSales PDCStatusCancel RekomendasitoInternal RekomendasitoHO RekomendasitoAudit PemisahanFUPenulisanF-024EKonsistensiKonsistensiPemusnahanKonsistensiAssignBSDailyPDCstatuscanceldenganstatuskontrakexp>3bulanPenandatangananF-540(SerahTerimaEDC)olehBOSH&BAMHPenginputanKontrolBBNolehCSkontrololehBOSH(opnamefisikSTNK)danlogbookF-024EdibuatolehFOSnovoucherpadaF-020untuktransaksiProcurementSTNKkonsumenyangsudahselesaitahun2020STNKyangbelumdilakukanpengurusandenganyangsudahselesaipengurusan
