Review OnSite Karawang 06 - 14 Juni 2022
Cabang Bandung3
Masa Kerja Operation
On Site & On Cam Branch - V.1 KARAWANG / Hery Komara
Actions KARAWANG
Branch Date Released
14.06.2022 23:55 WIB Hery Komara
Prepared by Location
Jl. Jenderal Ahmad Yani By Pass No.73, RT.04/RW.12&nbsp, Karangpawitan, Kec. Karawang Bar., Kabupaten Karawang, Jawa Barat 41315, Indonesia (-6.2991731, 107.30032879999999)
Section
Cabang
Type
On Site
Proses serah terima EDC
Rujukan
Bukti serah terima EDC dari opr - coll terdapat sample tanggal return mesin edc belum diisi lengkap di tanter, terdapat sampling kolektor terlewat ttd di tanter hampir lebih dari 6x dalam satu bulan dan tdk ada point concern dr tim opr untuk reminder SN EDC 61906420 Heriyanto, tanter edc tidak di ttd BAMH/S sesuai PANDUAN FORMAT LOG BOOK SERAH TERIMA EDC (MANUAL) 1 April 2022, cabang belum menggunakan FORMAT LOG BOOK SERAH TERIMA EDC (MANUAL) 1 April 2022 terupdate Impact /Dampak
Dampak Kerugian Non-Finansial
Delete Batch dilakukan secara dailly terlewat delete batch edc tanggal 22/3/22 EDC fam an Dede Sarifudin No. SN : 61912229 Impact /Dampak
No Dampak Kerugian Non-Finansial
No
Proses validasi EDC void / Reprint
Pengisian F-207 (Kronologis, ttd) terdapat sample pengisian F-207 belum lengkap : tanggal dibagian FAM yg menerima pembayaran blm lengkap, untuk kontrak yg dilakukan visit FA belum dilengkapi ttd/apv by email hasil visit FA nya. periode kejadian lebih dari 6x dari periode review Mar - Mei 2022 Impact /Dampak
Proses pengeluaran uang & penginputan F-022 (Cash Advance Voucher)
terdapat sample penggunaan form F-022 (Cash Advance Voucher) dengan format non standart karena PIC yg membuat menggunakan format ketik print by sistem Impact
No
Dampak Kerugian Non-Finansial
No Dampak Kerugian Non-Finansial
Proses pertanggungjawaban Cash Advance oleh karyawan (Penerimaan Petty Cash Voucher/F-020)
Proses pembubuhan stempel serta tanggal lunas pada F-020 & bukti pendukung & tuliskan "void" pada F-022 cash advance/ F0.18 terdapat sample stempel lunas kurang jelas saat pembubuhan stempel serta tanggal lunas pada F-020 & bukti pendukung & tuliskan "void" pada F-022 cash advance/ F-0.18 Impact /Dampak
No
Dampak Kerugian Non-Finansial
Proses reimbursement biaya operasional (Penerimaan Petty cash voucher/F-020)
PJD ARH diapprove AM idealnya diekshalasi sampai ke GM sesuai MEMO PROSEDUR APPROVAL PERJALANAN DINAS DAN BIAYA PERJAMUAN KHUSUS AREA RECOVERY HEAD (ARH)-KP-XI-21-0032.
SEMUA CABANG-SOP PETTY CASH CABANG-SOP 016-VERSI 9-REV 0, REVISI MEMO SK BIAYA AUTHORITY OPERASIONAL SELAMA MASA PANDEMI COVID-19 SAMPAI DENGAN PEMULIHAN -KP-XII-21-0033 . (3), NASIONAL-POLICY BIAYA OPERASIONAL-POL-019-VERSI 5-REV 0. , NASIONAL-SK AUTHORITY PENGELUARAN BIAYA OPERASIONAL-SK-BERSAMA-VI-18-0005-REV 0, MEMO PROSEDUR APPROVAL PERJALANAN DINAS DAN BIAYA PERJAMUAN KHUSUS AREA RECOVERY HEAD (ARH)-KP-XI-21-0032. (1), NASIONAL-SK AUTHORITY KHUSUS RECOVERY POWER MANAGEMENT (RPM)-SK-RPM-22-0027-REV 0, MATERI SOSIALISASI MEMO AUTHORITY BIAYA ASSET MANAGEMENT-KP-AM-IV-22-0009, BERLAKU 01 MEI 2022 No
Terdapat transaksi biaya tebus unit ke pasangan konsumen kondisi konsumen sudah bercerai / masih dalam ikatan pernikahan sah, ada apv AM. Penyimpangan terhadap ketidaksesuaian dokumen dan kondisi yang disyaratkan dilakukan blm dilengkapi dengan persetujuan RM/GM Asset Management. Memo Authority Biaya Asset Management KP-VI-21-0028. b. Biaya Tebus Unit kepada Debitur Authority terhadap biaya tebus unit kepada debitur, baik pembayaran dilakukan secara transfer ataupun tunai (dalam kondisi apapun DILARANG melakukan pembayaran biaya tebus unit kepada SELAIN debitur). Khusus pengeluaran biaya penebusan unit kepada debitur WAJIB mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari pemegang authority dengan memberikan kronologis dan validasinya. Khusus biaya tebus unit kepada debitur WAJIB diserahkan langsung BAMH/BAMS/BEAM bersama dan/atau dengan tanggung jawab BM/BROM/ARM/MAM/ACH. KECUALI khusus biaya tebus unit kepada debitur tidak diperkenankan penyimpangan terhadap data, dokumen, dan kondisi yang disyaratkan. 26/03/2022 - 31/03/2022 - 7//4/22 -- 4752107360 - 4752105635 4752107864 Incident Transaksi Iprocurement menggunakan flow pettycash transaction - petty cash reversal - Transaksi tsb ada yg terreimburse. Highlight Review Proses Kerja Collection impact to Operation : by tebus unit tdk tercantum ada bukti transaksi transfer ke rek kons, hanya ada bukti transfer ke rekening Branch Asset Management Supervisor Karawang (Andi Eki) 4752200974, case tebus unit ke debitur tdk terlampir bukti pendukung kwitansi tebus unit manual-hanya ada foto dukumentasi kwitansi Impact /Dampak
SEMUA CABANG-SOP PETTY CASH CABANG-SOP 016-VERSI 9-REV 0 - 1 FEB 2022
Dampak Kerugian Non-Finansial
Kelengkapan pengisian dan tandatangan form
F-428-FORM TRANSFER DANA VIA SPENDING CARD terlewat ttd OM Impact /Dampak
Kelengkapan dokumen pendukung transaksi Highlight Review Proses Kerja Collection impact to Operation : by tebus unit tdk tercantum ada bukti transaksi transfer ke rek kons, ada bukti transfer ke rekening Branch Asset Management Supervisor Karawang (Andi Eki) 4752200974 -- 18/5/2022, case tebus unit ke debitur terlampir bukti pendukung kwitansi tebus unit manual - ada foto dukumentasi kwitansi tanpa tgl kwitansi tercantum, bukti transfer by RK ada mutasi Impact /Dampak
Kesesuaian approval transaksi Terdapat salah mekanisme transaksi pettycash untuk transaksi yg seharusnya menggunakan flow sistem iprocurement, dan transaksi tersebut dilakukan reimbursement sampai ke Head Office. 475475PCC222050021NU R&M - MESIN & PERLENGKAPAN LAIN BY DP PERBAIKAN JARINGAN LISTRIK-475RPC202205000023. 475475PCC222050095NU R&M - SPAREPART KENDARAAN OPR BY PEMBELIAN AKI MBL OPR Z1106DV-475PCR202205000002. 475475PCC122050115NU R&M - MESIN & PERLENGKAPAN LAIN BY PELUNASAN PERBAIKAN JARINGAN LISTRIK-475RPC202205000116. Terdapat proses transaksi yg seharusnya menggunakan sistem iprocurement untuk capturisasi FA Maintanance nya karena berhubungan dengan perbaikan asset. 475475PCC122050113NU R&M - MESIN & PERLENGKAPAN LAIN BY SERVICE AC--475RPC202205000115. Terdapat transaksi biaya tebus unit ke pasangan konsumen kondisi konsumen sudah bercerai / masih dalam ikatan pernikahan sah, ada apv AM. Penyimpangan terhadap ketidaksesuaian dokumen dan kondisi yang disyaratkan dilakukan blm dilengkapi dengan persetujuan RM/GM Asset Management. Sesuai Memo Authority Biaya Asset Management KP-VI-21-0028. 26/03/2022 31/03/2022 - 7//4/22 4752107360 - 4752105635 - 4752107864 Impact /Dampak
No
SESUAI SOP/SK/PANDUAN YANG BERLAKU SUDAH ON DISCUSS & VALIDASI SEBELUMNYA
Dampak Kerugian Non-Finansial
No
SESUAI SOP/SK/PANDUAN YANG BERLAKU SUDAH ON DISCUSS & VALIDASI SEBELUMNYA
Dampak Kerugian Non-Finansial
No
Dampak Kerugian Non-Finansial
SEMUA CABANG-SOP PETTY CASH CABANG-SOP 016-VERSI 9-REV 0, REVISI MEMO SK BIAYA AUTHORITY OPERASIONAL SELAMA MASA PANDEMI COVID-19 SAMPAI DENGAN PEMULIHAN -KP-XII-21-0033 . (3), NASIONAL-POLICY BIAYA OPERASIONAL-POL-019-VERSI 5-REV 0. , NASIONAL-SK AUTHORITY PENGELUARAN BIAYA OPERASIONAL-SK-BERSAMA-VI-18-0005-REV 0
PENGECEKAN BERDASARKAN REPORT PETTYCASH - ADVANCE TRANSACTION
Kesesuaian penggunaan form Advance penggunan form F-022-CASH ADVANCE VOUCHER dibeberapa transaksi tidak standart Impact /Dampak Dokumentasi sudah tercapture sebelumnya
No Dampak Kerugian Non-Finansial
Proses pengurusan asset dokumen via biro jasa
Penggunaan menu kontrol BBN Terdapat sample Tanter release to customer untuk pengurusan asset via kontrol BBN dittd oleh tim bisnis, secara real STNK yg sudah selesai pengurusan beberapa ada yg diantarkan ke rumah debitur karena ybs berhalangan hadir ke kantor dan tdk ada pihak yg bisa diberi kuasa untuk pengambilan dok tsb-validasi by wa fisik dok sudah clear diterima oleh debitur. Rekomendasi perbaikan proses kerja agar bisa sesuai standart dan disesuaikan dengan update SOP/SK/Panduan ketentuan untuk case tsb, berdasarkn otrs bom dgn no tiket : 202205IT1463833 heryk1463 april1999 QA Spc Jabarteng - Tanya Mekanisme Pengambilan STNK+Plat Nomor selesai pengurusan via birojasa cabang, dari HO tidak direkomendasikan pengantaran STNK&Plat Nomor oleh PIC BFI. Case by case resiko menjadi tanggung jawab cabang -- Mitigasi resiko akan dikoordinasikan lebih lanjut dengan tim head office karena menjadi review SK/Panduan Impact /Dampak
No
NASIONAL-SOP ASET DOKUMEN RETAIL-SOP 005-VERSI 10-UPD 0, PANDUAN MENU KONTROL BBN 2018, SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0
Dampak Kerugian Non-Finansial
Proses blokir BPKB Alarming
Pemilihan BPKB yang akan di blokir, (pengecekan blokir BPKB alarming) terdapat kontrak yang belum diblokir secara sistem namun sudah masuk aging blokir Impact /Dampak
Proses penyimpanan foto untuk e-filing
Back Up Efiling di FD/HD eksternal (Flash disk/HDD External tetap disimpan cabang sebagai back up di cabang. Disimpan dalam lemari filing terkunci , merupakan tanggung jawab BOSH) DR 2021-2022 belum diback up di HDD external karena HDD external full capacity Impact /Dampak
No Dampak Kerugian Non-Finansial
SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0 No
Dampak Kerugian Non-Finansial
Proses Filling report cashier LAPORAN HARIAN KASIR TUNAI & PDC/G, Disusun urut mulai: Rekonsiliasi Cash Cashier dan Bank Escrow secara harian, Slip setoran ke bank, Print out rekening koran bank escrow (secara harian) (bila ada), Report Struk EDC yang di print dari Mesin EDC, Report AIS> Report > Collection > EDC, Bukti serah terima uang (BS, Struk EDC), Rekonsiliasi transaksi Giro, Copy/FC Tanda terima penerimaan Giro, Copy Form Hold/Batal PDC/G (F023), Form Permohonan Koreksi Pembayaran (F-023A), Tanda Terima EDC (Operation – Collection), Dokumen atau laporan lainnya Report kasir escrow beberapa tanggal transaksi belum berurut berdasarkan SK Filling terbaru dengan periode review Mar - Mei 2022, 3x belum sesuai urutan sesuai SK dalam 3 sample bulan periode review. Urutan filling F-412 - Form Penarikan Dana dari Rekening Escrow dan copy bukti transfer penukaran dana belum sesuai tgl 29/4/2022, belum sesuai urutan report fc giro dan slip setoran giro transaksi tgl 21/3/2022, belum sesuai urutan report, tarikan report edc tunai ais disimpan sblm report mesin edc seharusnya : d. Report Struk EDC yang di print dari Mesin EDC e. Report AIS> Report > Collection > EDC f. Bukti serah terima uang transaksi tgl 26/3/2022 Impact /Dampak
LAPORAN KASIR FUNDING, Disusun urut mulai dari: Rekonsiliasi Bank Funding, Print out R/K bank funding, StrukATM/slip pengambilan dana Gerai Card dan Funding Card, Bukti pembayaran (Kwitansi BA, Cek Tunai, Bukti transfer), Logbook funding tunai transaksi tgl 14/3/2022 report imp RK terlewat paraf BOSH/S & transaksi 29/4/2022 belum sesuai penyimpanan filling F412 hrsnya di kasir esc namun disimpan di report imp Impact /Dampak
SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0 No
SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0
Dampak Kerugian Non-Finansial
No
Dampak Kerugian Non-Finansial
SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0
ALARM
Berfungsi titik alarm masih dalam proses perbaikan oleh BOSH & AGAS Impact
Kendaraan Operasional
Penggunaan F-067 belum ditulis tanggal kembali dan jam kembali di logbook peminjaman kend opr Impact /Dampak
Proses pengiriman dokumen cancel / reject ke centro
Menerima dokumen & data konsumen cancel / reject dari Product Head/Spv (F-432) tidak dijalankan oleh tim product, sesuai SOP dokumen cancel diprepare oleh tim bisnis Impact /Dampak
REPORT PETTY CASH
F-428 - Form Transfer Dana via Spending Card Total Populasi Total Sampling Total Data Tidak Sesuai Impact "Petty Cash voucher (F-020)/Form Laporan Perjalanan Dinas (F-018); beserta bukti-bukti pendukung, termasuk: - Transaksi procurement (Kwitansi pembelian/perbaikan/perawatan, Form Petty Cash untuk transaksi PC procurement (Petty Cash voucher (F-020)), dan sebagainya); - F-530-Form Penyimpangan Perjalanan Dinas dan/atau Tidak Ada Bukti Transaksi; - Cash advance yang sudah dipertanggungjawabkan dan sudah tuliskan kata “VOID”(bila ada); - Bukti transfer/setor untuk pembayaran via bank; - F-502 FORM PEMBAYARAN PENGURUSAN MELALUI SAMSAT." Total Populasi Total Sampling Total Data Tidak Sesuai Total Populasi Total Sampling Total Data Tidak Sesuai Impact "Kelengkapan pembayaran refund Pembayaran WAJIB melalui HO (sistem atau manual): - Kelengkapan refund - Bukti pembayaran tidak perlu dicetak. - Disimpan sesuai dengan tanggal request pembayaran refund. - Refund dialokasikan ke angsuran : - Kelengkapan refund - Disimpan sesuai dengan tanggal request pembayaran refund" Total Populasi Total Sampling Total Data Tidak Sesuai Impact
No Dampak Kerugian Non-Finansial
No Dampak Kerugian Non-Finansial
SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0 No Dampak Kerugian Non-Finansial
No
71
SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0
71 4
Dampak Kerugian Non-Finansial No
636 636 84 Dampak Kerugian Non-Finansial No
636 318 10 Dampak Kerugian Non-Finansial
SEMUA CABANG-SK FILING CABANG-SK-OPR-22-0078-REVISI 0
Kesesuaian approval transaksi Total Populasi Total Sampling Total Data Tidak Sesuai Impact
Stiker Jam Operational
Stiker Jam Operational
tidak ada, rekomendasi request ke RSEMS oleh cabang Impact
No 636 318 6 Dampak Kerugian Non-Finansial
NASIONAL-SK STANDAR PERLENGKAPAN KANTOR CABANG _ GERAI-SK-PGS-22-0106-UPD 0, CHECKLIST SERVICE STD SCORE No
Dampak Kerugian Non-Finansial
Rekomendasi Internal : Jamkar karyawan diinput ke titipan konsumen, rekomendasi dipindah ke titipan karyawan dgn inputan atas nama cs/bosh terlebih dahulu menunggu nik tercreate, to HC : create nik dan join date disesuaikan agar tidak terjadi revisi inputan berkali kali. Rekomendasi pembuatan kunci laci untuk meja kasir agar uang aman saat ditinggalkan ruangan kasirnya. Tanter release to customer untuk pengurusan asset via kontrol BBN dittd oleh tim bisnis, secara real STNK yg sudah selesai pengurusan beberapa ada yg diantarkan ke rumah debitur karena ybs berhalangan hadir ke kantor dan tdk ada pihak yg bisa diberi kuasa untuk pengambilan dok tsb-validasi by phone oke ke debitur, dokumen sudah diterima oleh debitur, rekomendasi perbaikan proses kerja agar bisa sesuai standart dan disesuaikan dengan update SOP/SK/Panduan ketentuan untuk case tsb. pemasangan Stiker jam operasional cabang sudah kusam dan stiker jam operasional gerai agar terpasang. hdd blm membackup semua data yg ada, DR 2022 blm dibackup karena hdd penuh. rekomendasi pengosongan hdd krw ada 3 hdd untuk efilling agar data terupdate dpt terbackup, foto mkt 2016 bisa dilakukan cleansing karena kebanyakan kontrak sdh exp. Process release kontrak RO Potong Funding dilakukan sblm receive kontrak barunya diluar case payment point blm final. Head Office : Audit : -
Score Card QA Operation On Site Prepared By:
Release Date : 14.06.2022 23:55 WIB
Hery Komara
Name Of Section : Section :Cabang KARAWANG
REGION JABARTENG
Score QA (RR) : 4,53 OF 5 (IR) : 4,44 OF 5
Low To Medium Risk Operation Highlight Review For Operational Team [1]
Highlight Review Impact To Operational
Rekomendasi pembuatan kunci laci untuk meja kasir agar uang kembalian aman saat ditinggalkan di ruangan kasir.
Pengajuan perbaikan Alarm on process di AGAS
Proses Serah Terima EDC dengan Kolektor
Kontrolling terkait dokumen kendaraan operasional diluar STNK ( exp : KIR masa berlaku aktif )
Proses pengisian F-207 terkait hasil validasi visit FA untuk debitur yang tidak dapat dilakukan validasi
Process pembuatan cash advance, petty cash voucher, Form PJD dan approval oleh PIC Cabang & Pemegang Authority
Proses backup data release di HDD External Process release kontrak RO Pot Funding Salah mekanisme transaksi perbaikan dan pembelian asset/infrastruktur Update SK/SOP/Panduan/Sosialisasi terupdaate to all team operation Process Blokir BPKB Alarming Mekanisme release to customer untuk STNK+Kaleng pengurusan asset via birojasa BFI