4to Informe anual de labores 2020 - 2021

6.

PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE CASOS FINALIZADOS Como parte de los procesos periciales y administrativos del INACIF está la generación de dictámenes periciales y respuestas administrativas que se envían a la autoridad competente con la finalidad de coadyuvar en la investigación criminal y dar certeza jurídica de lo realizado.

El aumento constante de documentos físicos representa más problemas para su conservación, así como para la búsqueda y ubicación de los expedientes, lo que afecta directamente la respuesta que la institución requiere cuando se solicita información certificada de dichos documentos o cuando es necesario revisar algún documento que será de utilidad en algún proceso penal. Por lo que para contar con la información digitalizada y debidamente resguardada a nivel nacional se hace necesario contar con un centro de digitalización y un archivo general de casos finalizados.

Actualmente el INACIF cuenta con un archivo físico en cada una de las subsedes, siendo estos resguardados por su respectiva área administrativa, ocupando espacio físico que resta el óptimo funcionamiento de las subsedes.

Los documentos resguardados en el Archivo del INACIF no se encuentran almacenados en las condiciones adecuadas para su debida localización y preservación, además el aumento constante de documentos para resguardar representa problemas al momento de búsqueda y ubicación, afectando esto directamente la respuesta inmediata que la institución puede brindar cuando se solicita información certificada de estos documentos.

Así mismo evalúa un riesgo inminente de destrucción de expedientes o documentos por desastres naturales. Claro ejemplo fue el caso de las afecciones por las tormentas ETA e IOTA, en donde el actuar oportuno e inmediato permitió el debido resguardo documental, sin embargo evidenció la urgencia para la realización de este proyecto, ya que sufrieron inundaciones las subsedes de Cobán Alta Verapaz, San Pedro Carcha Alta Verapaz y Morales, Izabal.

Ante esta necesidad la Dirección General del INACIF, aprobó el proyecto de Digitalización. Se consideran que la Digitalización es un proceso mediante el cual, algo físico es convertido a datos digitales para ser almacenados de esa manera, optimizando espacios de almacenamiento, resguardo, acceso y disponibilidad de la información, cumpliendo con la función de proveer información importante, única, valiosa y referente de la actuación histórica de la Institución.

El proyecto de digitalización de expedientes del INACIF busca modernizar y brindar una respuesta al crecimiento institucional, optimizando los procesos con respaldo tecnológico y de manera eficiente.

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