SCOPE scholengroep DigiOffice alleen die documenten en taken die voor hem en de functie van belang zijn. Daarbij is zoveel mogelijk de huidige werkwijze in de indeling ondergebracht. Dat zorgt bij iedereen voor herkenning. De doorsnee collega kan eenvoudig zijn mails registreren, een document in huisstijl maken en versturen. Naar opslag en archivering hoeft hij niet om te kijken. Dat regelt DigiOffice”, aldus Ronald Kollen. Efficiencyslag facturatieproces Ook voor de financiële administratie is een kosten- en efficiencyslag gemaakt. Kollen: “Steeds meer leveranciers sturen alleen nog digitale nota’s toe. Daarvoor zijn afspraken gemaakt over waar zo’n nota aan moet voldoen zodat DigiOffice het kan verwerken.” Goedkeuringstraject Bestuurssecretaresse Ine Pieterse vult aan: “Het goedkeuringssysteem van facturen voor betaling is nu ook efficiënter. Het goedkeuringstraject is opgenomen als werkstroom in DigiOffice. Concern controller Kollen: “Duurt SCOPE is opgericht op 1 januari 2003 en staat voor Stichting Christelijk Onderwijs met Perspectief. De scholengroep is bijzonder omdat ze bestaat uit twaalf basisscholen, een school voor speciaal (voortgezet) onderwijs, een scholengemeenschap voor voortgezet onderwijs met vier vestigingen en een school voor praktijkonderwijs. SCOPE zet zich in om de brug tussen primair en voortgezet onderwijs blijvend te verstevigen. In deze diverse en dynamische omgeving werken meer dan 750 medewerkers. Er wordt les gegeven aan bijna 7.000 leerlingen.
22
DigiZine
iets te lang dan krijgt de financiële administratie een seintje. Diegene die iets goed moet keuren, ontvangt een openstaande taak in zijn/haar e-mail.” Uitdagingen SCOPE heeft al een flinke stap op de ladder naar digitaal (samen)werken gezet. Beleidsmedewerker Jan Murck: “Wij hebben dit nu op een aantal vlakken met DigiOffice gedaan en we zien mogelijkheden voor uitbreiding. Bijvoorbeeld op het vlak van dossiervorming. Nu kunnen docenten in het LVS (leerlingvolgsysteem) wel een opmerking ‘afspraak met ouder’ plaatsen, maar de inhoud of de mailwisseling staan hier niet bij. Het zou goed zijn als we op termijn een link in LVS kunnen zetten dat verwijst naar een document/e-mailbericht in DigiOffice.” Concern controller Ronald Kollen: “Ik verwacht voor de toekomst nog genoeg uitdagingen. Reden genoeg om als bestuur samen met alle collega’s vooruit te blijven kijken en de organisatie er tijdig op in te richten.”