DigiZine

DigiZine UITGAVE VAN IDB GROEP

Zuyd in beeld De visie op hoger onderwijs De rol van DigiOffice Huisstijl Zuiderlicht geeft visie gezicht

Mathot Medische Speciaalzaken Echte aandacht verdient zich terug

DigiZine

1

Inhoudsopgave

22 12 4 6

3 4

Voorwoord

Nieuws & events WhiteOffice wordt groener Koppeling Z factuur en DigiOffice DMS

16

6

Klant in Beeld - Zuyd Over de visie op hoger onderwijs Bureau Zuiderlicht geeft visie gezicht De rol van DigiOffice Huisstijl

12 Kennismanagement 2.0

Senior Proces Analist Gerrit Wemijer (Mobilis) over integratie van Kennismanagement 2.0 in de bedrijfsvoering

25 Nieuws & events

Nieuw in het cursusaanbod: SharePoint en DigiOffice

26 ENOT – een heldere blik

Speciaalzaken In gesprek met directeur Van Bemmel over zorgen voor en over zorg

op innovatie Het bijna honderdjarige Amsterdamse bedrijf produceert brillenglazen; vakmanschap in beeld

Projecten en implementaties Uitbreiding opslagopties Zevij Implementatie Cauberg Huygen Raadgevende Ingenieurs Migratie databases Sanquin Bloedvoorziening

22 Social media strategie

34 Column ‘Beheer(s) in stijl’

16 Ontwikkeling

Nieuwe: DigiOffice Mobile CRM Voortgang integratie MyProject en DigiOffice

18 Netwerk: Mathot Medische

Communicatie via social media is direct en heeft veel impact.

Nadenken over hoe uw bedrijf hierop acteert, is geen overbodige luxe

18

30

26

door Niels van der Steenhoven, directeur kantoorinformatisering

32

Colofon DigiZine is een uitgave van IDB Groep en wordt verspreid onder haar klanten en geïnteresseerden.

Redactie en vormgeving Arjan Kronenburcht (vormgeving) Margolize Sieverink (redactie) Lisette de Graaf Redactieadres Postbus 121, 3440 AC Woerden T (0348) 46 55 00 digizine@idbgroep.nl

2

DigiZine

Fotografie, afbeeldingen Fotostudio Niestadt, Schoonhoven Sanquin, Zuyd en Mathot Bert Cartoons, Hengelo Druk Ecodrukkers Nieuwkoop

Internet www.idbgroep.nl Copyright Niets in deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de redactie worden overgenomen, gekopieerd, vermenigvuldigd en gebruikt.

Voorwoord Mario van Nierop vanuit huis, de zorgverlener bij de cliënt, een accountant bij zijn opdrachtgever en de projectleider vanuit de keet bij zijn huidige bouwproject.

Tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk werken zijn nieuwe vereisten geworden voor een optimaal werkproces. Mensen die op deze manier ´Slimmer Werken´ hebben behoefte aan dezelfde werktools als op de zaak, maar dan vanaf iedere locatie.

Via hun webbrowser hebben zij daarom altijd en overal toegang tot hun werkomgeving; het mobiele kantoor.

Daarnaast hebben diverse partijen nu de mogelijkheid om met elkaar samen te werken in virtuele omgevingen, zogenaamde documentportalen.

In de vele jaren dat IDB Groep bestaat, heeft er een enorme evolutie plaatsgevonden in de mogelijkheden van kantoorautomatisering, de wijze waarop wij met elkaar communiceren en hoe en waar vandaan wij ons werk verrichten. Deze dynamiek heeft IDB Groep gedwongen om altijd vooruit te kijken en met creatieve oplossingen te komen. Een goede integratie van huisstijlautomatisering, document management en samenwerkingsportalen is daarvan anno 2012 het resultaat.

We gaan terug naar 15 jaar geleden.

IDB Groep ontwikkelde een toepassing wat nog geen enkel ander bedrijf had gedaan: huisstijlautomatisering, waarmee correspondentie verzorgd kon worden binnen Microsoft Word.

Deze correspondentie was door de inzet van WhiteOffice altijd volledig conform de afgesproken bedrijfsidentiteit. Een bedrijf kon nu zelf al zijn uitingen - los van vestiging of afdeling – probleemloos opstellen. Alle medewerkers werkten automatisch

volgens dezelfde huisstijl, wat resulteerde in een effectieve en efficiënte communicatie van de organisatie.

Door technologische ontwikkelingen maakten papieren communicatiemiddelen plaats voor digitale documenten en een sterke opkomst van e-mail. Deze digitale bestanden beschouwde IDB Groep als meer dan alleen een traditioneel document. De traditionele opslag van het archief maakte plaats voor een geavanceerd Document Management Systeem.

Vanaf dat moment ontleent IDB Groep aan ieder digitaal document de juiste informatie, zodat het automatisch de juiste plaats en beveiliging in het DMS krijgt. Hierdoor werd het document makkelijker vindbaar en doelmatiger in gebruik. Ook deze documentsoorten dienden voorzien te worden van een professionele bedrijfsidentiteit.

Tegenwoordig gaan werknemers en werkgevers steeds flexibeler om met hun werkplek. De marketeer werkt

Zeker in een tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk werklandschap is het van groot belang dat opdrachtgevers en medewerkers de bedrijfsidentiteit van een bedrijf blijven zien en beleven. Een herkenbare identiteit door het uitdragen van een heldere en eenduidige huisstijl blijft ook hier dus essentieel.

De opkomst van social media heeft het belang van het herkenbaar uitdragen van een identiteit alleen maar versterkt. Organisaties zetten dit kanaal professioneel in voor communicatiedoeleinden zoals marketing, sales en personeelswerving. De uitingen van bedrijven via deze websites staan echter vooral in het teken van ‘Wie wij zijn’ en ‘Wat wij doen’. De vraag: ‘Hoe zien wij eruit?’ blijft vaak onbeantwoord. Verlies uw identiteit ook hierbij niet uit het oog. Want als u een klant op bezoek krijgt, zorgt u er toch ook voor dat alles er netjes uitziet? In deze DigiZine kunt u een aantal inspirerende verhalen lezen over identiteit.

Veel leesplezier!

Mario van Nierop Algemeen directeur IDB Groep

DigiZine

3

Nieuws & events

Ecofont in WhiteOffice: WhiteOffice wordt groener Steeds meer bedrijven willen duurzamer werken. Daarom onderzocht IDB Groep de mogelijkheden voor een koppeling tussen het inktbesparende programma Ecofont en het huisstijlprogramma White-Office. Dat resulteerde in de nieuwe module Ecofont in WhiteOffice die begin dit jaar is gelanceerd.

Ecofont is een klassiek voorbeeld van Less is more. In 2008 bedacht het Utrechtse communicatiebureau Spranq een font met minuscule gaatjes dat qua leesbaarheid niet

onderdoet voor reguliere lettertypes, maar bij het afdrukken 28 procent minder toner verbruikt. De doorontwikkelde versie heeft extra besparingsopties waarmee het tonerverbruik zelfs met 50 procent verminderd kan worden. Minder toner betekent niet alleen minder printkosten, maar ook een schoner milieu, want bij de productie van inkt en toner worden zware metalen en andere schadelijke stoffen gebruikt. Ecofont kent inmiddels enthousiaste gebruikers in meer dan 35 landen en is bekroond met prestigieuze prijzen als de Accenture Innovation Award.

Ecofont was aanvankelijk alleen beschikbaar als gaatjesvariant van het gratis downloadbare open source font Vera Sans. Al snel bleek dat bedrijven behoefte hadden aan inktbesparende versies van andere veelgebruikte lettertypes, zodat ze op de Ecofont-manier konden printen zonder dat daarvoor een aanpassing van de huisstijl nodig was. Daarom bracht Ecofont in 2010 (commerciĂŤle) software voor Word en Outlook op de markt die het mogelijk maakt om de lettertypes Arial, Calibri, Times New Roman, Trebuchet MS en Verdana met gaatjes af te drukken. In tegenstelling tot de

WhiteOffice 4

DigiZine

Nieuws & events

Onderzoek wijst uit dat bedrijven per jaar zo’n 11.000 pagina’s per persoon uitprinten. Ondanks de langgekoesterde ambitie van een paperless office worden dit er elk jaar meer. Een trend die letterlijk in de papieren loopt, want toner is razend duur. Volgens

spilling terug te dringen. Zo hoeven bedrijven hun voorraad logopapier niet meer te vervangen als hun bedrijfsgegevens veranderen.

Met de module Ecofont in WhiteOffice kunnen WhiteOffice-gebruikers hun huisstijlcorrespondentie nu dus ook ‘groener’ en goedkoper uitprinten.

Organisaties kunnen ervoor kiezen om al hun documenten automatisch in Ecofont af te drukken of - indien gewenst - medewerkers de optie

Ecofont zijn bedrijven en organisaties tussen de 1 en 3 procent van hun jaaromzet kwijt aan print-gerelateerde kosten. Besparing op toner verdient zichzelf dus snel terug.

geven om de gekozen standaardinstelling te wijzigen. Verder is er de mogelijkheid om alleen conceptversies van documenten in Ecofont af te drukken.

gratis Vera Sans biedt deze software ook vette, cursieve en vet/cursieve lettervarianten. Op het beeldscherm wordt gewoon de gaatloze versie van het font weergegeven.

WhiteOffice-gebruikers die willen besparen op hun printkosten en het milieu minder willen belasten kunnen nu de module Ecofont in WhiteOffice aanschaffen. WhiteOffice is het softwaresysteem dat correspondentie automatisch in huisstijl opmaakt en per bedrijfsonderdeel van de juiste gegevens voorziet. Zo volstaat voor de meeste bedrijven één type voorbedrukt logopapier.

Dat is niet alleen gebruiksvriendelijk, het helpt ook om papier- en inktver-

Koppeling Z factuur DigiOffice DMS Z facturen zijn elektronische facturen die bouwbedrijven en leveranciers via het platform van ZET solutions uitwisselen. ZET solutions gebruikt hierbij de xmlstandaard voor facturen die door S@les in de bouw is vastgelegd.

S@les in de bouw is het samenwerkingsverband tussen aannemers, leveranciers en softwarehuizen. IDB Groep heeft onlangs een koppeling met DigiOffice DMS gerealiseerd. Bij Koopmans Bouw is een pilot-/integratiefase met de koppeling gestart.

Uitwisseling van elektronische facturen in de vorm van xmlberichten versnelt het administratieproces aanzienlijk. In plaats van het openen en digitaliseren van een papieren exemplaar, kan deze direct ingelezen worden in DigiOffice DMS en vervolgens in een ERP-systeem zoals bijvoorbeeld BIS.NET. DigiOffice DMS registreert de ingekomen factuur en bewaakt het totale registratieen goedkeuringsproces, terwijl het ERP-systeem de financiële afhandeling en bewaking verzorgt.

DigiZine

5

Klant in beeld

Zuyd vormt fusie om naar visie

6

DigiZine

Klant in beeld Zuyd is een onderwijsinstelling voor hoger beroepsonderwijs in de provincie Limburg. Met negentien faculteiten en een grote diversiteit aan opleidingen op het gebied van Economie en Talen, Gedrag en Maatschappij, Gezondheidszorg, Kunsten, Onderwijs, Techniek en Informatica is Zuyd een trefpunt voor studenten, medewerkers, bedrijven en overheidsinstellingen. Een plaats waar kennis continu in beweging is. Kennis delen is tenslotte kennis vermenigvuldigen.

De vele bachelor- en masteropleidingen, onderzoeks- en praktijkervaringsmogelijkheden, de meer dan 15.000 studenten en bijna tweeduizend medewerkers maken Zuyd tot een van de grote hogescholen van Nederland. Een instelling met een uitgesproken wens om de regio dienstbaar te zijn. Enerzijds door studenten een aantrekkelijk onderwijsaanbod te bieden. Anderzijds door een partner te zijn voor bedrijven en instellingen uit de (Eu)regio op het gebied van stages, volwassenenonderwijs, toegepaste onderzoeksprojecten en (afstudeer)opdrachten. In de expertisecentra van Zuyd is alle ruimte om kennis uit te wisselen met regionale overheden, bedrijven en organisaties in Nederland, België en Duitsland.

Deze visie wordt ook gedreven door noodzaak. De vergrijzing in de provincie Limburg is aan een opmars bezig. De komende tien jaar gaat vijftig procent van Zuyds onderwijzend personeel met pensioen. Daar moet nieuwe aanwas voor terug komen.

Hetzelfde geldt voor de instroom van studenten. Die moeten ook buiten de regio beter op de hoogte zijn van de studiemogelijkheden. Voor de bekende opleidingen zoals Hoge Hotelschool Maastricht, Conservatorium Maastricht, de Academie tot Verloskunde en de opleiding fysiotherapie is dit doorgaans geen probleem.

Generaties lang komen studenten uit binnen- en buitenland hier naartoe.

De opleiding fysiotherapie is de best aangeschrevene van Nederland. Ook de Academie tot Verloskunde staat als excellent te boek.

Zuyd is net een decennium Zuyd.

Ontstaan uit fusies van allerlei opleidingen heeft het heel wat voeten in de aarde om de grenzen tussen de opleidingen neer te halen. Het geloof in kruisbestuiving tussen de opleidingen is sterk, terwijl de relevante eigenheid tegelijkertijd niet los gelaten hoeft te worden. Extern onderzoek maakt in 2009 duidelijk dat herinrichting en versterking naar buiten toe de organisatie goed zal doen. De doelen zijn helder en aan de weg er naartoe werkt iedere bestuurder mee. Ondanks dat het gedeeltelijk loslaten van de eigen autonomie veel betekent, ziet men natuurlijk dat het beheersmatig, kostentechnisch en qua schaalgrootte alleen maar voordelen biedt. Maar het proces moet wel heel geleidelijk gebeuren.

Als Zuyd het strategisch plan voor de jaren 2009-2013 bekend maakt, valt dit op door de speerpunten ‘beter opleiden’, ‘meer opleiden’ en het versterken van ‘onderzoek’. Het motto voor de komende jaren luidt dan ook: Van een opleiding van 4 jaar naar een relatie van 40 jaar. Van student tot gastdocent, van stageplaatsaanbieder tot student volwassenenonderwijs.

Om deze filosofie gestalte te kunnen geven, start in 2009 het traject om de zichtbaarheid naar buiten toe - de merkenarchitectuur – vorm te geven.

Een huisstijl is er op dat moment niet echt. Iedere opleiding heeft zo haar eigen gewoontes en manieren om zaken aan te pakken en in te richten. Er wordt contact gezocht met verschillende ontwerpbureaus.

Uiteindelijk is Zuiderlicht de opdracht gegund. Eind 2010 besluit Zuyd tot een geheel nieuwe huisstijl. Directeur

Dienst Marketing en Communicatie, Erwin Groenewold: “Zuyd is een kennisorganisatie voor de regio, over de grenzen van de disciplines heen.

Herkenbaarheid voor de buitenwacht is een heel belangrijk punt. Men komt elkaar tegen bij Zuyd. De verbinding tussen de verschillende takken moest beter gelegd en zichtbaar worden.

De opleidingen van Zuyd zijn tot ver over de provinciegrenzen heen bekend en daarvoor wordt ook buiten de regio geworven. Die presentatie naar buiten toe moest beter. En er moest een goed plan komen om ook de medewerkers hierin te ondersteunen. De digitalisering van de huisstijl kwam in het proces al heel snel om de hoek kijken. Daarvoor is een eerste bijeenkomst geweest met ontwerpbureau Zuiderlicht, Zuyd en IDB Groep.

Daarna is het ontwerpproces van het nieuwe logo en het maken van de merkenstructuur opgepakt. Toen dit duidelijke vormen aangenomen had, is er opnieuw met IDB Groep overlegd over de uiteindelijke wensen.”

Zuyd kiest voor de DigiOffice Huisstijlmodules WhiteOffice en MailOffice. De documenten brief, rapport, agenda, verslag en memo worden geheel volgens de nieuwe huisstijlregels in WhiteOffice opgebouwd. De keuze voor een bepaald lettertype levert ook een uitdaging op. Het type heeft niet standaard ondersteuning in Microsoft Word en WhiteOffice, maar aanschaf is voor alle werkplekken te kostbaar. De oplossing is afbeeldingen van de naam van de opleiding en de naw-gegevens te maken.

DigiZine

7

Klant in beeld

Hoe complex de structuur binnen Zuyd is, blijkt bij de implementatie van DigiOffice. Suze Billmann, projectleider Implementatie DigiOffice bij Zuyd: “Een implementatie van zo iets ingrijpends, het is tenslotte een nieuwe manier van werken, over de 40 opleidingen en 13 vestigingen heen is behoorlijk complex. In het voortraject is een impactanalyse gedaan door onze ICT-afdeling en opgeleverd aan de opdrachtgever.

Daarna is de definitieve keuze gemaakt voor implementatiepartner IDB Groep. Achteraf gezien was het zinvol geweest om deze interne impactanalyse ook te delen met de implementatiepartner. Daarmee zou IDB Groep in een vroeg stadium doordrongen zijn geweest van de complexiteit van de Zuydorganisatie. Er liepen tijdens de implementatie van DigiOffice nog meerdere ICT-projecten. Dit heeft wel voor wat uitdagingen gezorgd, maar die zijn we samen aangegaan.

Zo heeft IDB Groep een logogenerator voor ons ontwikkeld. Hiermee kunnen we gemakkelijk afbeeldingen van bedrijfsgegevens maken die weer automatisch in WhiteOffice geladen worden.

We zijn nu in de 2e fase waarin namen en gegevens gekoppeld worden aan de Identity Access Management (IAM)-omgeving zodat WhiteOffice

8

DigiZine

en MailOffice nog effectiever beheerd kunnen worden.”

Qua netwerk is de opleiding Verloskunde niet aangesloten op Zuyd, omdat ze gehuisvest zijn in de Universiteit van Maastricht. Dit heeft bij de implementatie geleid tot de situatie dat er met een omweg, een ‘work around’, toch aan de nieuwe huisstijl wordt voldaan. De logogenerator is ook in dit geval een uitkomst.

Billmann:“Als we terugkijken op het hele traject kunnen we stellen dat zowel alle organisatorische wijzigingen als de implementatie van de nieuwe huisstijl de samenwerking tussen de verschillende diensten wel ten goede is gekomen. Alle afdelingen zijn er wel van doordrongen geraakt dat we elkaar nodig hebben.” Maud van Bilsen, communicatieadviseur bij Zuyd, beaamt: “We hebben gezien dat dit soort omwentelingen de gehele organisatie raken.”

Voor de invoering van de nieuwe huisstijl is 2 jaar uitgetrokken. In het oog lopende communicatiezaken zijn direct opgepakt zoals websites, brochures en interne magazines.

Alle andere zaken worden bij slijtage vervangen.

Toekomst Praktijkgericht onderzoek neemt een zeer belangrijke plaats in binnen Zuyd. Vanaf het nieuwe cursusjaar zijn er tien kenniskringen/kenniscentra. Dit betekent organisatorisch een samenvoeging van faculteiten.

Onder water is deze samenwerking er al veel langer zoals het expertisecentrum voor de chemie en Zuydlab.

Hiervoor werken verschillende opleidingen samen met o.a. Chemelot, onderdeel van DSM. Maar Zuydlab voert ook onderzoeken uit voor het academisch ziekenhuis Maastricht, TNO en Rockwool. Ook de opgerichte Zorgacademie is een goed voorbeeld.

Samenwerking tussen opleidingen en zorgsector leiden hier tot innovatie van zorg en onderwijs en personeelsbeleid. Maud van Bilsen: “De kruisbestuiving die hierdoor ontstaat is erg mooi om te zien. Onze leerlingen doen op een goede en veilige manier praktijkervaring op, maken op deze manier kennis met hun toekomstige carrière en voor de opdrachtgevers/bedrijven is het een goede vijver voor nieuw personeel, maar ook van nieuwe inzichten.”

Billmann vult aan: “Partner Mondriaan heeft al aangegeven dat zij ook verdere toenadering zoeken en aansluiting willen op SURF.” SURF is een poort waar universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen samenwerken aan grensverleggende ICT-innovaties. “Die ontwikkelingen gaan in zo’n razend tempo dat bijhouden haast onmogelijk is. Wat je vandaag implementeert, is bij wijze van spreken morgen al verouderd. Maar achterblijven kan ook niet. Op dit moment is een van onze studenten Communicatie bezig met een analyse van ons intranet.

Aan de hand van die uitkomsten zullen wij onze richting gaan bepalen.

Behoefte heeft hierin een leidende rol. En die kan van opleiding tot opleiding nogal verschillen,” aldus Suze Billmann.

Klant in beeld

Van visie tot verbeelding In hartje Maastricht huist in een ‘gerecycled’ bankgebouw ontwerpbureau Zuiderlicht. Met de middeleeuwse architectuur in de directe nabijheid wordt creativiteit er als zuurstof ingeademd. Wat in 1986 begint als een grafisch bureau ontwikkelt zich in een kwart eeuw tot een ontwerpbureau voor visuele communicatie, in de breedste zin van het woord.

We spreken Bert van der Veur, senior ontwerper en partner bij Zuiderlicht en projectleider Dewi Andoetoe over de huisstijlopdracht voor Zuyd: het versterken van de merkarchitectuur.

Zuyd uit de behoefte de driepoot Training, Onderzoek en Hogeschool beter te profileren. Het motto ‘een leven lang leren’ levert immers studenten op. Hierbij moeten de sterke merken als Hotel Management School Maastricht, Conservatorium en de Academie voor de Beeldende Kunsten zich blijvend onderscheiden. Ook moeten verbanden tussen opleidingen zichtbaar gemaakt worden zodat voor studenten interessegebieden en deelstudies te koppelen zijn. Daarnaast is een duidelijke profilering van het onderzoeksgedeelte van grote betekenis voor klanten én voor het opdoen van interne kennis. Tenslotte moet de nieuwe merkstructuur beheersbaar en de huisstijl gemakkelijk toepasbaar zijn voor medewerkers.

In de analysefase is al snel duidelijk dat voor een krachtige uiting van de nieuwe visie de naam Hogeschool Zuyd - en dus ook het beeldmerk - losgelaten moet worden. Senior ontwerper Bert van der Veur: “Vorm en inhoud kun je niet los van elkaar zien. Het zijn gelijkwaardige compo-

nenten die elkaar versterken. Daar staan wij als Zuiderlicht voor en beide disciplines hebben we ook in huis.”

Ontwerper Tim Baumgarten heeft de basis voor het ontwerp gelegd. Het is een open beeldmerk geworden dat staat voor het open en toegankelijke karakter van Zuyd; open voor invloeden van buitenaf en de wisselwerking tussen Zuyd en haar omgeving. Het getal vier keert telkens terug. Het beeldmerk is in een vierkant te vatten en er is gekozen voor vier kleurenpaletten die elk weer uit vier kleuren bestaan. Om eenheid te bewaren is daarnaast het standaardformaat A4 gehanteerd voor opleidingsbrochures.

De positie van het beeldmerk staat voor iedereen vast. Voor de overige opmaak hebben de sterke merken wat meer keuzevrijheid. Van der Veur: “Huisstijl is dynamisch en gaandeweg het proces pas je dingen aan. Zie het als het invoeren van bedrijfskleding waarbij er voor de jas één maat voor handen is. Als je de voorschriften heel rigide opstelt dan knelt die jas voor de een en voor de ander zit hij juist goed of veel te los. Die spagaat – een basis waar mensen op terug kunnen vallen én ruimte bieden voor eigen creativiteit – is een positie die veel oefening vergt.”

Zuiderlicht heeft ook de websites en de opzet van de periodieken aangepakt. Projectleider Dewi Andoetoe: “De bestaande uitgaven hebben een andere ‘look-and-feel’ gekregen. We hebben meegedacht over de rubrieken en voor de opmaak is een stramien ontwikkeld. De artikelen zijn door Zuyd zelf geleverd.” De diverse uitingen zijn gekoppeld aan de verschillende doelgroepen. “Dit uit zich in vormgeving en papierkeuze. Zo wordt

het personeelsblad gedrukt op mat papier, een blad voor 2e en 3e jaarstudenten is wat meer glossy en het voorlichtingsblad voor de middelbare scholieren heeft een nog hippere vormgeving,” aldus Andoetoe.

Naast het ontwerp, de inventarisatie van alle uitingen en de implementatie van het beeldmerk legt Zuiderlicht voor het digitaliseren van de huisstijl het contact tussen IDB Groep en Zuyd. Er wordt bepaald welke soort documenten in de nieuwe huisstijl moeten blijven bestaan en hoe deze gedigitaliseerd beschikbaar moeten komen voor de medewerkers. Die huisstijlrichtlijnen bepalen vervolgens hoe een en ander is ingericht in de DigiOffice Huisstijlmodules WhiteOffice en MailOffice waar Zuyd voor tekent. Bert van der Veur: “Het allerbelangrijkste is de interne communicatie over de keuze voor een nieuwe huisstijl. Dit moet zo goed en zo vroeg mogelijk gebeuren. Wanneer je mensen namelijk uitlegt wat de reden is van een bepaalde toepassing en welke boodschap er achter schuil gaat, creëer je draagvlak. Als je aan dat aspect niet voldoende aandacht besteedt, loop je het risico dat het hele project wordt gezien als pure geldverspilling. Terwijl het nu juist gaat om de versterking van de eigen identiteit.”

DigiZine

9

Klant in beeld

> 9 mm

,5 mm

< 172

m> 30 m

van design naar beheer

m>

201 m

< 287

mm

lijn > vouw

m> 50 m

mm m 30 m < 144 iding ...... < f ople ........ m eel o ....m tad m d .. m r ..

9 e .. ,5 X .. < d ..

X S < 115 ........ m on 1 , 000 ........

Naa d 000 ........

X Sta ...... aam ..

X n t m ..

0 a 2 .. m 00 ......

Stra < 87 00, 0 ........ ....

0 .. s .. u .. b 3 ........

Post 00 mm .. ........

0 00 ........ < 58,5 4 0 00 ........

1 (0)0 .nl 3 .. d ........ + .. y .. n u o ....

5 ww.z : ........

Telefo .nl, w .. toon ........ zuyd ........ deze je 6 ........ info@ plaat en in t . g n .v .. in ........ t .v fo .. r se i.d tie 11 p ......

7 lle as nden ........

Fedra alic / A o : It p t s n r, e .. ........ la Corr ........ stijlfo 8 Regu ........

Huis tantia am ........ ...... am Cons 9 ijfsna ....p..t.. r ..14 : d .. e .. ijfsna id .. r B ..G.. ......

Bedr g m ing 10 l a ........ e a .. n .. d m n i f .. r l e ..A ...... ernaa Afde erk Acht ........

11 Acht ........

Kenm aam 1234 1010 m N 8 a .. ........

9 a .. ..

4 m N b 3 ....

12 tbus laatsnaa ........ us 12 atsnaam 012/n Rebranding ..Pos ........

P en Postb a ........

13 briev X Pl ........

01 XX e X 0 z 1 3 n ..

0 ........ p .. o 30 wer ...... rp Directeur Dienst Marketing14 en ..Communicatie, p wij tijl nder o ........ r O erwe a a .. .. .... s Ond ......

15 nier w n de huis r wa ........ a e .. i ..

M n .. i a ..

Erwin Groenewold: “Zuyd is16een .. m .. kennisorgaM m ........

Datu jven rrect Datu jven ........

011 schri e or co ........ schri ......

1.2011 24.11.2 17 grenzen jl. Do iken we d .1 i ........van laats nisatie voor de regio, over de 4 t .. s 2 .. s .. i u ruats t ..P ...... ........ nze h arom gebPla eketnridchatls trich 18 ........ van o Maas a b s ........ voor de disciplines heen. Herkenbaarheid ....de deel aliteit. D ook welMaa den en r 19 ........ e .. .. d .. n la l, ........ .... een o en aan kw ndse taa , opinieb ......Men k 20 .. o .. , .. buitenwacht is een heel belangrijk punt. o .. jk ........ en is rde hecht t Nederla agbladen ijk, ijswi jv ........

R i .. r 21 .. n h .. a js d a c Rijsw a V li .... schr ven s ........ oeorrVan we w Woorden acties van heer e komt elkaar tegen bij Zuyd. De22verbinding d i t ........ e r e a t .. e b r .. h d h .. e ieven e d .. n eac ........ ze br e zien d r eaancdhte ij onz en we zie e officiële ar alle re e n ......G w o d G .. j n ..

3 .. p i 2 .. o w w wa aro lat tussen de verschillende takken moest beter ...... nd arop en, laten gd in d reik je ........ werk er wa egd i jven, ........

24 er wa e jv at be mani s te schri is vastgel ar naslag ook. ........ ar. D rheid. mani in s te schri is vastgel ar n ........ ..De a a .. d e .. e b b i .. n jk s s D gelegd en zichtbaar worden. De opleidingen .. i i d a e l a a d e 25 ........ ederl spelling, Een onm ij natuur ndneerlnan elling, die n onmisb at ttig l de leesba i N e ........ z .. r .. e .. e p .. r . ’ g N n w .. e je n eu ok 26 ........ ip lan kooorrtekreeursp boekje’. E n. En wij van Zuyd zijn tot ver over de provinciegrenzen oork ene boek erken. En grote aar o n v r ........

K .. e m .. .. . v , n .. e n d e v e n i o k w l .... r e z r n e e 27 .. e e r e n G .. p n e e .. o s n w t é r .. e ge nm lang ..‘he ........ rte zi g n in é ‘het Gt riften me juist heen bekend en daarvoor wordt ook de ........ hrifte 28 buiten orde tiger als je juist ok ko leen ........ aksch tijdsc ........

18 wo lleen et mtiajd iet al ruiken. O r n e n ........ p a g .. s v 29 .. i r k .. e b f niet a bruiken o n g e e o e .... s i i i g .. t d r d regio geworven. Die presentatie naar0 buiten .. s f e b u u .. t e e e .. o .. o e t? bri en ede te g ........

3 n te h en tekst l overkom eten eenv ........ oede rden en go ige woord m aa E ........ ......E Een g dige woo ud toe moest beter.” goed uikelt mo u 31 ximu mijden. o ........ a p v .. a u .. n m .. h e o r r axim c e n ...... eenv ........ te ve oods en m ver st ed ee 32 ........ oed e innen te m go bijzinnen of jouw b waar je o g o ........ .. r .. .. a m .. a o .. r .. er 33 sd eten e zinnen ........ er bijz weten o s daa Het i en probe ........ il je w .D Het i en probe ........ je 34 ........ p eeën wisselt. W s hardop aliteit. n . Wil ë w t l e t ........ e .. e .. ardo s .. n w f tw ....

35 afwis an eens h ook ........ nen a ief dan ee d is ook k n n i e z n ........ .. d i .. n zi ief ........ id is 36 de br idelijkhe ........ de br idelijkhe Lees u ........

Lees ........

37 en. D . Du d ........ r n .. o e .. .. d w , .. .... wor ........ groet et, 38 ........ e gro elijke ........ ...... delijk riend 39 n v ........ e .. t i .. e r .. ..M ......

Met v ........

40 WhiteOffice ........ .. ........ ........ m 41 .. a .. a .. .. ern .. ........

Maud van Bilsen, communicatieadviseur bij chternaam Acht ........

42 g A ........

Naam benamin ........ aam enaming ........ .. ie 43 .. t ..

2 b Zuyd: “De digitalisering van de huisstijl Nheeft 8 .... unc nctie ........

2 82 u 5 ......F F 3 .. ..

5 44 ..

52 8 4 ...... )45 3 31(0) 2 82 821 ........ + .... .. vooral voor het relatiemanagement voordelen. n ..

5 .. o +31(0 52 82 5 4 o l 3 .... f n .. e .n 6 o l .. ) d .. o e 3 f 0 y ..T ......

0)6 +31( Tele @zu ........

46 ........ obile ternaam Nu heeft een bedrijf misschien wel met tien ofile +31( m@z ........ ....M Mob chternaa ch .a 47 ........ .. m .. e a .. .a a padm n ...... o .. .. .. a n .. e n twintig verschillende ‘Zuydenaren’ contact g en ....

48 ullin ........ aanv ........ ........ tuele 49 ........

Even s ontvangt voor hetzelfde evenement evenzon e ........ .. v .. ........ gege 50 ........ naw ........ ........ veel uitnodigingen. Omdat dit straks efficiën51 ........ .. .. .. .. .... ........

52 ........ ter verloopt, ontstaat er ook in die zin meer ........ ......

53 ........ .. .. .. ...... ....

54 eenheid naar de buitenwacht en worden we ........ .. .. .. ........ ........

55 ........ ........ nog professioneler.” .. .. .. ......

56 ........ ........ ........ ..

57 .. .. ..

1../..1...... ............

1/1 58 ...... ........ ........

9 5 ........ .. .. .. ....

60

10

DigiZine

Klant in beeld

ing pleid l of o Stad rdee e X d X n mo , 000 Naa d 000 t m S a X a atna 00 X Stra 0, 00 s 00 u b t 0 Pos 00 0 000 )00 l +31 (0 yd.n n u o .z ww Telefo .nl, w zuyd info@

Academie Beeldende Kunsten Maastricht Academie Verloskunde Maastricht Instructievellen Conservatorium Maastricht Bert van der Veur, senior ontwerper bij Zuiderlicht: “Huisstijl is dynamisch en gaandeweg Fysiotherapie Hotel Management School Maastricht het proces pas je dingen aan. Zie het als het invoeren van bedrijfskleding waarbij er voor Netwerk Infrastructuur Design de jas één maat voor handen is. Als je de voorschriften heel rigide opstelt dan knelt Toneelacademie Maastricht die jas voor de een en voor de ander zit hij Vertaalacademie juist goed of veel te los. Die spagaat – een European Studies basis waar mensen op terug kunnen vallen én International Business ruimte bieden voor eigen creativiteit – is een 011 Oriëntaalse Talen en Communicatiepositie die veel oefening vergt.”

24.11.2 t .2011 ppor 13.09 Creatieve Therapie / Ra g a l 1.0 Vers Ergotherapie rden ngaa mm < 144

m 30 m

< 17

...... < ........ ....m mm ..<....9..m ...... .. < 115,5 ..

1 ........ .. ........ .. .. .. m ..

2 m ........ < 87 .. ........ ........

3 ........ t mm .. ........ ,5 .. pt iefon ..

8 .... <5 4 dent lic / 11 g ........ spon r, Ita .. ijzigin ........

Corre egula te w ........

R s 5 .. t .. a ia .. ..

La nt a t s .. ........ n Co ........

6 atum ........ aakd ........ ........

Aanm 7 ........ .. .. .. .. .... ........

8 ie ........

Vers ........ .... erk 9 ..p..t....

0 ..

1 14 ..

Kenm 0 : ..

1 ..

8 ..r..id 9 ..

G .. .. b .. n .. ..

10 12/ ........ n 0 ........ ........ rieve 11 ur ........ uiyte nze b Aute t ........ o .. j den L i ........ w .. / 28 p 12 .. p .. o .. c van .. i jl Italic i .. r aar t ont ..

E s .. .. s .. .. i u gular, Titelf .... e h ..

R 13 .. e .. .... tantia .. n in d t ........

Cons ........

14 orrec e ........ d oor c ........ x e ....

D .. . w .. jl .. n i 15 t e ipis e ........ huiss sequ o o bruik ls ........ ...... , con onze aarom ge bekend a t 16 t s ........ a n .. o u a .. r .. v e q .. ...... verili rdeel aliteit. D , ook wel aden en cil in ........ es 17 ........ l onde urem adigna fa dipis dol al kw .. ........ se ta n, opinieb , veri t n k een ten aan t i d ........ l a o a i l 18 .. n r l o .. i a e .. l s c m x .. i a e e ch er de .. ........ lput gue t rijven aarde he lijst Ned n dagbla equis ........

19 m vu ........ te feu am quiss r va ew den ........ i augia onsed te e doo d t ........ i r dat w ële Woor redacties 0 .. l n e i 2 .. e r .. u d i n .... ci lle san h t aliq uat, c m el ........ der a voor inrichting ........

Consultancy 21 de offi rk waar a uame is m ci bla re conseq er si. Sum je on s q ........ u .. k i i .. m r e e ..

I u x r u .. q c .... gw olo pe ........ at be 22 u fac minim ili ulla nasla ook. tem v nt dio di . ........

Niels Directeur Kantoorea fe aar. D v eid. van der Steenhoven, ........ ....ad ijk essi . Idu n in leesb eesbaarh im ex t vullaore , ver sim el t 23 i ........ e s .. g a n n i tuurl s r .. g t i .. n e t a i u .. x l z re e ...... ....e i te m vero esen ctem diam si ent ut v aeseq automatisering c lange ortebij r re IDB Groep: “Een aantal ook p rgroten d 24 ........ n e .. r i p r .. i a .. u , a n r m t se se e ........ ....iri en k in. K ld, m exer m, su en ve llame cipis ud ex 25 ........ één zverschillende ngere gespe orte zinn Nos a dio conu quipisl in exerostr er senibh minc ........ a n . l i .. pijlers met daarbinnen weer vert .. .. n a .. je .. t e p u ...... kk 26 oord ttiger als nulp osto enim at, quam euguerci strud tetu amcortie ........ akt n. Oo ..Co ........ re t r n 18 w t o gema ........ null 27 schillende en onderzoeksinstituten m, ve commod lenim di uis n en va eest ook p ? iger opleidingsa q ........ d d .. u , u u .. q o o .. m e .. uatem t l .. v h v a .. ns o q i t t n .. m e e s s d .. e t s m o 8 .. i k u e e k r 2 .. n s s e t r a at, co ...... cip doles l in vulpu nullaorpe Een t goed ove lt moetenop hun eigen vestigingen en met hun eigen iliqu um a i . ........ r ....er m n e .. i i e .. v s c ..

9 i e a t e 2 t p f l m ijd k ........ eros mini llut v igna riure verm boodscha over strui ........ ......v conu r irillaore at, ve em ilit ad 30 r m subafdelingen.

En dat dan in 3 verschillende ........ w je e .. a u r x .. t a e .. i jo t e t p ...... of n wa is ex ........ ulpu te feugue am 31 ........ facip zinne iam v m qu e ........ ..ea talen in een afwijkend, niet door Microsoft p. De eit. it aug , consed t faccu inim i ........

2 .. l i 3 .. u r .. i e .. f t l .. i al .. uat me ........ ex ea llaore m er k kw ........ nseq 33 ci bla Word of WhiteOffice ondersteund, lettertype. gnim vu ........ ,v Irius volore co ........ te ma ero esent em diam i e i ........ .. c 34 .. m n .. i e t v t s c .... , e m t .. d s e .. e u a x .. s s .. i .. e r m , Plus dan nog alle verschillende documentstij........

35 s am nulla ipisl incip erostrud senib ........ t. No m dio co x r a u ........ e .... t e q .. p u u .. i t ..

6 p i c m l e 3 r n a t len. Complex is een understatement.” ........

Conu verosto e d tat, qu dit eugue nostrud mcor ........ ........ o nulla 37 is m, ........ comm m velenim diam, qu sequatem uamet a ........ ..qua .. .. o t .. s .. .. q r 38 si su te ........ ercip sim doles in vulpu nullaorpe u faccum nim iliq ........ ........ l 39 ........ init ea fe llaore mi rosti ut ve u e x l m l v e ........ e u .. .. r .. n m sim v .... co t vu 40 gni illao ........ , ver pit am is exer ir nci te ma vero esen ........ diam i ent ut v ........ i , p 1 .. .. m i t 2 4 .. e c e .. t 8 m ....

82 sec er s lam ea fa s am, su ........ xer s ........ onul cipis ud ex 821 Beheer 423 ............................tat. Noo enim dio cm quipisl incip exerostr uer senibh etie m l r t t 4 .. r a .n ...... veros d tat, qu dit eugue ostrud te nullamco zuyd ........ ........ o n Suze Billmann, projectleider 44 mImplementatie ........ lenim iam, quis sequatem e ........ ..com .. v .. .. .. m i d er isim s 45 .... e s p .. t e r e .. d l u .. o p o p erost la DigiOffice bij Zuyd: Groep ...... “IDB ..d en o n vul een ore v t nul iheeft m 6 .. l ........ i lling l 4 .. o n u e .. t i v d i v .. n l .. t ip a e aa em ........ ....lu llam urerc tuele e llaor Hiermee 47 voor..ons ........ontwikkeld. logogenerator Even er iri ipit u olorpe ri lum inci .. .... x ens t .. i v e .. e .. p .. i g .. o r m ge ......

48 naw orpe li quatie em d onulput ........ afbeeldingen c r .. o a .. l b l .. .. kunnen we gemakkelijk van i .. ........ iusc 49 eet lo ut. C im vu ........

Ver s ent ut vel cte dolor dunt alit ........ ........

50 maken si automatisch m r se bedrijfsgegevens e r ........die weer e t .. e x .. x e e .. t e .. .... in u nibh ........

51 ........ er se rtie minc ........ worden. ....tu Na koppeling in WhiteOffice geladen co 52 ........ m ur .. a l .. l .. u Aute nL ........ ....n an de 53 ........ met ons IAM kunnen en MailOffice ........

Eric v ....WhiteOffice .. .. .. .. ....

54 ........ rt .. ........ worden.” appo nog effectiever beheerd ........

55 g/R tiscil ........ .. ersla .. .. .. re te ......V u i .. r .. e 56 .. l e ...... t i .. ..

T .. .. ........

57 ........

1../..2...... ............

58 .. .. .. .. .. ...... ........

59 ........ ........

60

il

e tisc t e r eriu l e t i T

Zuyd Hogeschool

DigiZine

11

Kennismanagement 2.0

“Kennis is core business: vergaar, verplaats, bied toegang!”

“Daar gaat eerst nog wel wat water doorheen.” Het is een van de mooie en beeldende uitspraken die Gerrit Wemeijer, Senior Proces Analist bij Mobilis, doet tijdens een interview over de integratie van kennismanagement 2.0 in de bedrijfsvoering.

Geen wonderlijke quote overigens voor een man die zijn sporen al bijna 25 jaar verdient in de infra, water en industrie: de wereld van sporen, tunnels, wegen, bruggen, viaducten, maar ook die van de zuiveringsinstallaties en energiecentrales en alles wat daarmee verbonden is.

12

DigiZine

Ing. G.J. Wemeijer begint in 1989 als constructeur bij Haverkort, een van de rechtsvoorgangers van het huidige Mobilis. In de jaren die volgen is hij werkvoorbereider en later afdelingshoofd, werkzaam bij het Bedrijfsbureau, als analist betrokken bij Research & Development en Proces Analist. De constante factor in deze hele periode is zijn ‘feeling’ met en beleving bij de megaprojecten die Mobilis in opdracht uitvoert. “De grootste verandering in de markt is vooral geweest dat de opdrachtgevers in de infra, Rijkswaterstaat en ProRail, een andere werkwijze zijn gaan hanteren. Voorheen leverden zij een tot op de detail uitgewerkt plan

aan waarvan wij dan een gedeelte mochten uitvoeren. Tegenwoordig wordt de volledige opdracht en de verantwoordelijkheid ervoor bij ons neergelegd. Daarbij moet op alle punten van onderhoud, hinder, kwaliteit en beheersbaarheid van de Economische Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) voldoende gescoord worden.

In samenwerking met onderaannemers en collega-aannemers komen dergelijke projecten nu van de grond.

Dit is een aardverschuiving geweest in onze branche. Projectprocessen zijn nu veel meer afgekaderd op kwaliteits-, risico-, omgevings- en raakvlakmanagement.

Kennismanagement 2.0 Dat laatste betreft de verantwoordelijkheid voor kunstwerken (viaducten/ bruggen), matrixborden, bewegwijzering, asfaltering en verkeersregulering,” aldus Wemeijer.

Voor Mobilis heeft dit een rigoureuze verandering tot gevolg gebracht. Het bedrijf heeft de rol van uitvoerder uitgebreid met die van manager. Voor de interne organisatie betekent het een enorme omslag in denken en doen. Nieuwe kennis moet worden opgedaan en projecten worden veel uitdagender en complexer. Als Senior Proces Analist is Gerrit Wemeijer betrokken bij het analyseren van projectprocessen. Keer op keer stelt hij mensen deze vragen: Hoe doe je iets? Waarom doe je dat zo? Omdat het moet of omdat het nut heeft? De antwoorden op die vragen leiden bij medewerkers vaak al tot bewustwording om processen tijdens een project nauwkeuriger te bekijken, conclusies te trekken en daar vervolgens naar te handelen. Het uiteindelijke streven is het stroomlijnen van projecten.

Dit is onder andere te realiseren door overbodige administratieve handelingen achterwege te laten. Maar ook door het bieden van tools om tijdens

Gerrit Wemeijer, Senior Proces Analist bij Mobilis “Het ontsluiten van de aanwezige kennis en informatie is key, daar zit de bottleneck.”

projectfasen gemakkelijker bij te kunnen sturen. En door lessen te trekken uit ervaringen. Die opgedane kennis en ervaring moet overdraagbaar zijn,

medewerkers moeten van elkaar kunnen leren. Maar is dit te faciliteren en kan dit bijvoorbeeld via kennismanagement 2.0?

De analyticus Wemeijer heeft zo zijn eigen visie op kennismanagement.

Een visie die gestoeld is op ervaring uit de projectpraktijk, kennis van de branche en de ontwikkelingen daarin én de bedrijfscultuur van Mobilis.

“Core business van ieder bedrijf is kennis. Het primaire proces is echter het project dat zo snel en zo goed mogelijk moet worden afgerond. Het vinden van een balans tussen die twee aandachtspunten is een opgave op zich. Maar wij vinden dit wel noodzakelijk. Juist deze nieuwe werkwijze vraagt om een gebruiksvriendelijk kennismanagementsysteem,” zo vindt Wemeijer.

In het algemeen stelt hij dat de directie van een bedrijf er goed aan

DigiZine

13

Kennismanagement 2.0 neemt hierin uiteraard een grote plek in. Voor de pijler ervaring is de praktijk de beste leermeester. Je moet mensen de kans geven ervaring op te doen door schade en schande. Hoe je informatie los krijgt, is een geheel ander vraagstuk. Want informatie zit in documenten en bij personen.”

“Binnen Mobilis heerst al een strikte manier van verslaglegging. Die data is van onschatbare waarde en kan samen met informatie uit allerlei andere bronnen zoals het inkoopmanagementsysteem en BIM gecombineerd worden tot een bron van kennis. Het afkaderen, filteren en opwaarderen van gegevens naar informatie en het vervolgens ontsluiten is een bijzondere kwestie. Vanuit ICT-oogpunt moet er dus vooral een overkoepelend soort ‘zoek- en vindlaag’ gegoten worden over de bestaande systemen.

Voor ons is het bepalend dat we zelf informatie kunnen zoeken, maar ook dat in bepaalde applicaties de informatie automatisch naar boven komt.”

doet zich te realiseren dat de omstandigheden voor kennismanagement gecreëerd moeten worden. Zodat het een vanzelfsprekendheid wordt.

Iets waar medewerkers geen extra moeite voor hoeven te doen. Gerrit Wemeijer: “Kennis en ervaring moet je vergaren en verplaatsen naar plekken waar het toegankelijk wordt voor anderen. Maar wat voor de één kennis is, is voor de ander niet relevant. En wat is ervaring? De Dikke Van Dale omschrijft het als ‘kennis opgedaan door ondervinding’. Ik zie dat dus als iets persoonlijks. Kennis is meer dan alleen informatie, het is ook attitude, vaardigheden en ervaring. De vier pijlers die volgens mij allemaal evenveel aandacht moeten krijgen, wil je

14

DigiZine

kennis überhaupt al kunnen managen. Het gaat om een totaalplan.”

Wemeijer vindt het belangrijk om de attitude binnen de organisatie ten opzichte van kennismanagement te voeden en te leiden: “Vragenstellers moet geen domheid verweten worden, maar een kans geboden worden om onbeperkt kennis op te doen. Kennishouders moet aangeleerd worden dat kennis delen geen bedreiging van de ‘eigen toko’ is, maar dat openheid betrachten een versterking van zowel de eigen positie als die van het bedrijf inhoudt. Vaardigheden ontwikkel je wanneer je in staat bent om beschikbare informatie om te zetten naar goede keuzes. Ook opleiding

De interesse bij Mobilis voor kennismanagement is, naast de veranderingen in de eigen branche en de visie van IDB Groep op kennisdeling, ook ingegeven door de verjonging binnen het bedrijf. Wemeijer: “Wij hebben geen angst dat kennis verloren gaat door de vergrijzing. Bij ons werkt het eerder andersom; de verjonging onder de werknemers dwingt het management om anders te gaan opereren.

Enerzijds moet de nieuwe lichting worden opgeleid en ervaring opdoen.

Anderzijds is de informatiebeleving van de jongere generatie vele malen anders doordat zij veel verder zijn in het gebruik van technologische- en communicatiemiddelen. Zij denken veel meer ‘out of the box’ en gaan beter om met het vergaren van informatie buiten de bekende loketten.

Ook social media betrekt de jongere generatie hierin heel vanzelfsprekend.”

Kennismanagement 2.0 Het gat in vaardigheiden dat kan ontstaan tussen de oudere en jongere werknemers moet gedicht worden.

Gerrit Wemeijer daarover: “Mobilis werkt veel samen met Portugese, Spaanse, Duitse en Oostenrijkse partners aan projecten. Om snel met elkaar te kunnen schakelen, is het onmogelijk om voor ieder onderwerp het vliegtuig te pakken. Buiten een tijdrovende is dit namelijk ook een geldverslindende aangelegenheid.

Daarom is er al geruime tijd geleden gekozen voor toepassing van Microsoft Lync (de opvolger van OCS). Een laagdrempelige, vernieuwende manier van communiceren zoals bijvoorbeeld video-vergaderen die in de praktijk uitstekend blijkt te werken. Om de oudere medewerker daarin mee te krijgen, moet je omstandigheden creëren zodat iedereen in zijn eigen tempo kan wennen aan de vernieuwing en de middelen. Anderzijds zul je het ontsluiten van informatie en de toegang tot nieuwe media afgekaderd moeten inrichten. Als je daar niet voor waakt, wordt kennis vluchtiger.”

Vooralsnog richt Mobilis zich vooral op het intern integreren van een kennismanagement. Het omturnen van de ‘grijze man’ binnenshuis is al uitdaging genoeg. Of om het met de woorden van Gerrit Wemeijer te zeggen: ‘Daar gaat eerst nog wel wat water doorheen’. Wat hij daarmee bedoelt, is dat vooral het verkrijgen van de juiste houding en medewerking van alle werknemers maar voornamelijk de inrichting van het kennismanagementsysteem al een hele kluif is. “Bij dat laatste aspect is IDB Groep betrokken om samen vorm te geven aan die inhoud uit de bestaande bronnen. Hoe social media daar in gaan passen, weten we nu nog niet. We onderzoeken of Enterprise Social Media een rol kunnen hebben bij het monitoren van wat er in de omgeving van projecten gebeurt. Wordt er bijvoorbeeld bij de aanleg van het Centraal Station in Rotterdam via social media geklaagd over de bereikbaarheid van de stationshal omdat er bouwmateriaal in de weg ligt? Dat kan een signaal zijn dat opgepakt wordt om te zorgen dat de

toegangsweg tijdelijk verlegd wordt,” aldus Wemeijer.

In de toekomst zal met de opkomst van de nieuwe lichting medewerkers ook gemakkelijker zelf gecommuniceerd gaan worden via speciale facebookpagina’s en dergelijke.

Volgens Gerrit Wemeijer heerst er in sommige branches nog angst voor al die nieuwe media: “Ze vragen zich af of het wel nodig is voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Maar maken zich ook zorgen over misbruik en veiligheid.

Tegelijkertijd zit menig management in een spagaat om ervoor te zorgen dat ze een aantrekkelijk werkgever blijven. Want de invloed van de ‘nieuwe’ werknemer op de werkvloer die veel waarde hecht aan een goede werk-privébalans is ook groter aan het worden. Interessante vraagstukken die meer dan de moeite waard zijn voor Mobilis om goede antwoorden op te formuleren.”

DigiZine

15

Ontwikkeling

Nieuwe module: DigiOffice Mobile CRM

Iedereen die wel eens onderweg is, kent het probleem: u moet dringend een contactpersoon bellen, maar hebt het telefoonnummer niet in uw smartphone staan. Met de compleet nieuwe applicatie DigiOffice Mobile CRM behoort dit tot het verleden. In de webbrowser van uw iPhone, Blackberry, Android of Windows Phone kunt u nu op elk gewenst moment relaties, personen en actiepunten zoeken en vinden in uw DigiOffice CRM-database. Daarna kunt u direct bellen, sms-en, e-mailen, een kaart opvragen of de routebeschrijving (google) starten. En zien welke afspraken er door en met wie gemaakt zijn tijdens het laatste contactmoment.

De applicatie is het logische gevolg op het toenemende zakelijk gebruik van smartphones. Bij de ontwikke-

16

DigiZine

ling is gebruik gemaakt van de modernste technieken zodat de web app op de meest gebruikte smartphones te gebruiken is en er overal hetzelfde uit ziet.

Overzichtelijkheid is een ander item waar sterk rekening mee gehouden is. Het beginscherm bestaat uit één zoekvenster waarin u de naam van de persoon, de relatie of een combinatie ervan typt. De resultaten komen vervolgens in beeld.

Eén druk op een resultaat en u komt op de detailpagina met alle gegevens.

Als de zoekopdracht één resultaat oplevert, komt u hier direct terecht.

Bij het eerste gebruik van de web app

Ontwikkeling moet de gebruiker eenmalig inloggen. Afhankelijk van het ict-veiligheidsbeleid binnen een organisatie kan ingesteld worden dat opnieuw inloggen na drie of zeven dagen (of langer) opnieuw moet gebeuren.

De toepassing in de dagelijkse praktijk is overduidelijk. Denkt u bijvoorbeeld aan medewerkers in de thuiszorg die naar een nieuwe cliënt toegestuurd worden (of aan hun vervangers tijdens ziekte en vakantie). Uitgerust met een smartphone hebben ze direct de beschikking over alle relatiegegevens, kunnen ze hun komst onderweg aankondigen in geval van vertraging en met de beschikking over de routebeschrijving er gemakkelijk naartoe rijden. Onder ‘actie’ zijn in het notitieveld bijvoorbeeld bijzonderheden te lezen over de wondverzorging. Maar buiten de zorg is dit net zo goed van toepassing op de bouwbranche als de uitvoerder vanaf de steiger op de bouwplaats de cementleverancier kan bellen waar zijn transport blijft. U kunt zich met deze voorbeelden voorstellen dat ook een directeur, de salesmanager, de servicemonteur en de transportdienst van een bedrijf erg veel gemak zullen ondervinden van deze applicatie.

Voortgang integratie MyProject en DigiOffice In opdracht van de kerngroep ICT van TBI Techniek wordt een integratie ontwikkeld tussen de pakketten MyProject van Acto Informatisering en DigiOffice van IDB Groep. Om duidelijk te krijgen wat daarvoor nodig was, zijn er 3 voorbereidende workshops gehouden. Daarbij waren specialisten van Acto Informatisering en IDB Groep aanwezig en vertegenwoordigers van de kerngroep ICT TBI Techniek. Deze workshops hadden als doel een eerste inventarisatie uit te voeren naar de diverse koppelvlakken tussen de systemen van beide ICT-bedrijven.

Nadat de Functioneel en Technische ontwerpen zijn gemaakt, is begonnen met de ontwikkeling van de synchronisatie van gegevens van Relaties, Personen en Projecten.

Om de details verder uit te werken is een projectteam met medewerkers van Acto Informatisering en IDB Groep opgezet. Dit team heeft besloten om het project op te delen in drie onderdelen: Deel 1: Synchronisatie van gegevens tussen MyProject en DigiOffice.

Deel 2: Aanmaken en registreren van (huisstijl)documenten vanuit MyProject en DigiOffice.

Deel 3: Terugvinden van informatie in MyProject en DigiOffice.

Vanwege de rol die beide applicaties hebben bij onze relaties, is ervoor gekozen om voor Projecten alleen een Replicatie vanuit MyProject te bouwen. Bij projecten is het ook mogelijk om direct het project in MyProject te openen vanuit DigiOffice.

Voor Relaties en Personen synchroniseren de gegevens tussen het Centraal NAW van MyProject en DigiOffice. Vanuit DigiOffice is daarna de functionaliteit van MyProject aan te roepen om van deze relatie of persoon een debiteur of crediteur te maken. Ook kan vanuit DigiOffice direct de Relatie of Persoon in MyProject worden geopend.

DigiZine

17

Netwerk Het meer dan honderdjarige bestaan van Mathot Medische Speciaalzaken, leverancier van medische middelen aan particulieren bewijst dat echte aandacht zich terug verdient. Sinds de oprichting staat een persoonlijke benadering in de zorg aan cliënten centraal in de bedrijfsvoering. Het motto is Remco van Bemmel, directeur bij Mathot, dan ook met de paplepel ingegoten. Een gesprek over zorgen voor en over zorg.

“Echte aandacht verdient zich terug”

18

DigiZine

“Mensen met een tijdelijke of chronische lichamelijke aandoening bevinden zich in een afhankelijke situatie. Ze hebben het al moeilijk genoeg met de acceptatie van hun aandoening. Daardoor komen vragen over hun nieuwe omstandigheden vaak pas bij thuiskomst uit het ziekenhuis naar boven. Vragen die de dagelijkse praktijk raken zoals op vakantie gaan, sporten, praktische regelingen met een werkgever en ook intimiteitskwesties. Als een nieuwe stoma-patiënt bij ons wordt aangemeld, neemt één van onze verpleegkundigen contact op voor een gesprek. Hierin komen al die facetten aan bod. Wij leveren dus niet sec de medische middelen die de specialist heeft voorgeschreven, maar bieden juist ook ondersteuning op psychosociaal vlak,” aldus Van Bemmel.

Mathot is in de meeste gevallen intermediair tussen ziekenhuis, cliënt en thuiszorg. Het ziekenhuis stelt een behandelplan op dat de patiënt moet volgen na ontslag. Remco van Bemmel “Natuurlijk is iemand zelf verantwoordelijk voor een goede opvolging van dat plan, maar in de praktijk helpt de thuiszorg hier vaak bij. Wij leveren dan niet alleen de middelen, maar ondersteunen de thuiszorg op meerdere vlakken. Zo faciliteert Mathot geaccrediteerde opleidingen waarbij verpleegkundigen uit ziekenhuizen thuiszorgmedewerkers scholen in het gebruik van

Netwerk bepaalde middelen en behandelmethodes.” Dit past helemaal binnen het thema ‘Samen zorgen, samen leren’ dat het Noord-Hollandse bedrijf jaren geleden heeft omarmd. Daarbij zoekt men toenadering tot ziekenhuizen en thuiszorgorganisaties om de cliënt zo goed mogelijk te kunnen bedienen.

De vergrijzing heeft voor een behoorlijke toename van werkzaamheden in de zorgsector en aanverwante branches gezorgd. Vervolgens is een bewustwordingsproces van de kosten op gang gekomen. Zowel zorgverzekeraars als zorgverleners zijn door de overheid gedwongen daar eens kritisch naar te kijken. Ook binnen de eigen organisatie moet behoorlijk op de centen gelet worden. “Zorg en geld is als water en vuur. Het gaat tenslotte om een menselijk lichaam dat kwetsbaar is en de best mogelijke zorg en aandacht verdient. Wij denken graag met zowel de zorgaanbieders als de verzekeraars mee over kostenbesparing. Zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.” Daarom zit Mathot in projectgroepen met verzekeraars om samen het proces efficiënter en kosteneffectiever te krijgen. Afspraken voor de therapeutisch elastische kousen is hiervan een mooi voorbeeld. Comtex, een samenwerkingsverband van Dantuma, J.W.G. Husselson, Oldekamp en Mathot, heeft met de verzekeraars afspraken gemaakt om vanuit schaalvergroting de kosten te kunnen drukken. Er zijn afspraken gemaakt over hoeveel paar kousen een cliënt per jaar mag

Remco van Bemmel (links) geeft samen met mededirecteur en neef Oscar te Goederen als derde generatie leiding aan het bedrijf.

verbruiken en tegen welk maximum bedrag. Voordeel voor de verzekeraars is dat zij goedkoper uit zijn, de aangesloten bedrijven genereren op deze manier nieuwe aanvragen.

In dit soort samenwerkingsverbanden ziet Mathot veel. Een andere ontwikkeling hierin zijn de filialen in commerciële ruimtes van ziekenhuizen.

Soms wordt Mathot hiervoor benaderd en in andere gevallen gebeurt dat precies andersom. Zo is er al een vestiging in het Spaarneziekenhuis en in de buitenpoli van het Ziekenhuis Amstelland. Bij poli’s zitten vaak ook huisartsenpraktijken waardoor de lijnen, juist ook voor kennisoverdracht en ondersteuning, heel kort zijn. Het grote voordeel voor de cliënt is de

Het van origine Noord-Hollandse bedrijf start op 29 mei 1897 als Josephus Theodorus Mathot een winkel begint in verplegings- en huishoudelijke artikelen waaronder elastische kousen. Het huidige bedrijf levert sinds 1960 ook rechtstreeks producten voor stoma-, incontinentie- en wondverzorging en medische bandages aan consumenten. Vanuit elf vestigingen dragen ongeveer vijftig medewerkers, waarvan de meesten een ‘zorgachtergrond’ hebben als verpleegkundige/verzorgende, dagelijks de bedrijfsfilosofie uit naar cliënten in Noord- en Zuid-Holland, Utrecht en Zeeland.

DigiZine

19

Netwerk vertrouwdheid met het ziekenhuis en de centrale ligging. Soms kunnen zij na een bezoek aan de specialist direct terecht bij Mathot voor het aanmeten van kousen. De korte lijnen en het terugdringen van de exploitatiekosten is voor het ziekenhuis prettig. Mathot stelt het in staat hun doelstelling - de cliënt op een laagdrempelige manier ondersteunen bij hun lichamelijke aandoening prachtig in praktijk te brengen.

Logistieke proces Nederland telt bijna dertigduizend stomapatiënten waarvan ongeveer een tiende cliënt bij Mathot is. Voor incontinentie- en wondverzorgingscliënten ligt dat aantal vele malen hoger. Jaarlijks verstuurt Mathot met TNT zo’n 50.000 pakketjes. Met deze getallen is het bijzonder de persoonlijke aandacht ook in het logistieke proces terug te zien. De eerste aflevering bij nieuwe cliënten doet de eigen rijder van Mathot. Remco van Bemmel: “Wij doen dit met opzet omdat we geloven dat de materie draait om vertrouwen. En dat vertrouwen moet je winnen en eenmaal gewonnen, koesteren.” De klant belt, mailt of plaatst via de website een bestelling. Levering binnen 24 uur

20

DigiZine

is het streven en 9 van de 10 keer lukt dit ook. Mathot maakt met haar toeleveranciers strakke afspraken over de retourtermijnen van goederen.

Van Bemmel: “Zeker bij de introductie van een nieuw product waar ineens veel van wordt voorgeschreven, is het cruciaal om open en goede lijnen te hebben met je toeleverancier zodat dit proces gladjes kan verlopen. De krampachtige houding – voorraad

voeren om de belofte ‘24/7-levering’ naar je cliënt waar te maken- is weleens onprettig. Daarnaast moet je het logistieke proces voortdurend onderzoeken om eventuele problemen voor te zijn.”

Technologie Plannen blijven ze natuurlijk maken.

Daarbij wordt goed nagedacht over het proces om de ideeën ook verwezenlijkt te krijgen. Remco van Bemmel ziet technologie hierin als een grote schakel. Hij blijft graag op de hoogte van de ontwikkelingen en dan vooral in de praktische toepassing binnen Mathot. Op ICT-vlak is IDB Groep een serieuze partner die al twintig jaar meedenkt met de visie die Mathot heeft op haar bedrijfsvoering en de ontwikkelingen in de markt. Zo verzorgt IDB Groep al sinds jaar en dag de hardware, het systeembeheer en sinds een aantal jaar ook de telefonie. De gehele infrastructuur wordt samen van tijd tot tijd beoordeeld, onder de loep genomen en wanneer nodig naar gehandeld.

Netwerk Toekomst Plan voor de toekomst is om verder te blijven groeien op een verantwoorde en beheersbare wijze. Schaalvergroting stelt Mathot in staat om mee te blijven doen in het speelveld, omdat kostendrukking vanuit overheid en verzekeraars alleen maar toe zal nemen. Waar Mathot graag op in wil zetten, is een verdere samenwerking met ziekenhuizen in het werkgebied. Omdat zij een gezamenlijk belang dienen namelijk: de patiënt.

Zonder patiënt is er voor beiden geen bestaansrecht. Van Bemmel: “Ziekenhuizen doen er goed aan om de aandacht voor het eigen proces ondergeschikt te maken aan het belang van de patiënt. Daar draait het uiteindelijk allemaal om. Het moet het begin- en eindpunt zijn in je bedrijfsvoering. Hierbij is scholing van

de eigen organisatie steeds punt van aandacht, maar blijven we ook bewust stil staan bij ontwikkelingen en maken keuzes. Keuzes waar onze cliënten het meest bij gebaat zijn

en die onze bedrijfsvoering ten goede komen. Daar blijven wij ons hard voor maken, want echte aandacht verdient zich echt terug.”

Vakcentrum kiest voor vakkundigheid IDB Groep Het Vakcentrum is de brancheorganisatie voor alle zelfstandige detaillisten in levensmiddelen. De vereniging regelt zaken zoals belangenbehartiging waar de zelfstandige ondernemer zelf niet aan toe komt. De toegevoegde waarde van het Vakcentrum schuilt in haar uitgebreide kennis op het gebied van zelfstandig ondernemerschap. Het bedrijf fungeert dan ook geregeld als adviseur voor onder andere Vakcentrum Bedrijfsadvies, P&O Support en Vakadi Accountancy.

De organisatie was teveel tijd kwijt aan het beheren van haar eigen ITomgeving waardoor zij zich onvoldoende kon richten op haar dagelijkse werkzaamheden. Uit ontevredenheid over haar IT-leverancier klopte het Vakcentrum aan bij IDB Groep.

dacht. Daarnaast was het belangrijk dat het bedrijf weer vertrouwen zou krijgen in het IT-netwerk en natuurlijk ook in IDB Groep als mogelijk nieuwe leverancier.

IDB Groep startte een inventarisatie om een beter beeld te krijgen van de huidige situatie. Vooral problemen rond veiligheid, snelheid, de back-up en de mailserver verdienden hun aan-

Uiteindelijk is de keuze gevallen op een netwerk waarbij IDB Groep het volledige systeembeheer verzorgt.

Inmiddels wordt er hard gewerkt om een stabiele IT-omgeving voor het

Vakcentrum te realiseren. De wens van het bedrijf was echter wel om relatief kleine zaken op ICT-gebied zelf op te pakken. Na afronding van het project zal een engineer daarom eens per maand langskomen om te controleren of alles naar wens verloopt en om het IT-netwerk nog verder te optimaliseren. IDB Groep gelooft in een gezonde en hechte samenwerking met het Vakcentrum.

DigiZine

21

Social Media Strategie

Social media: veel mogelijkheden, maar strategie is een must.

22

DigiZine

Social media zorgen voor veel veranderingen. In het bedrijfsleven wordt het steeds duidelijker dat de macht van consumenten toeneemt.

Mensen uiten hun mening en delen vliegensvlug - en vrij van enige controle - informatie met elkaar, bijvoorbeeld over hun ervaringen met producten en diensten. Omdat communicatie via social media zo direct is en zo veel impact heeft, is het van belang om vooraf na te denken over hoe je erop reageert.

Niet of te laat reageren is veelal funest; voorbereid zijn is dus een must.

Online aanwezigheid is noodzaak Vrijwel iedereen onderkent het belang van social media. Toch hebben veel organisaties geen sluitende social mediastrategie of gekwalificeerd personeel om deze vorm te geven.

Dit komt deels omdat het inzetten van social media voor veel organisaties nog nieuw is. Het medium is voortdurend in ontwikkeling, zorgt voor verlies van controle en roept mogelijk ook angst op. Angst voor het gebruik van niet bewezen en mogelijk vergankelijke technologieĂŤn; angst voor kritiek en mogelijke schade aan merk en reputatie.

Social media bieden organisaties ook veel nieuwe mogelijkheden. Ze zijn een welkome aanvulling op de conventionele communicatiemix en maken het mogelijk om meer inzicht te vergaren in de wensen, meningen en het gedrag van stakeholders. Ze bieden organisaties ook de kans om actief en gericht op deze informatie in te spelen. De belangrijkste functie van social media is echter het opbouwen en onderhouden van relaties, bijvoorbeeld tussen individuen, groepen mensen, bedrijven en branches.

Het ontbreekt organisaties ook vaak aan de benodigde middelen, tijd en expertise om social media effectief in te zetten. Social media vragen immers een continue online aanwezigheid van de organisatie. Ook vormen de kosten soms een drempel, zeker als de return on investment (ROI) vooraf niet duidelijk is. Verder kunnen er bij implementatieprocessen als deze allerlei andere factoren spelen, bijvoorbeeld moeizame communicatie tussen de betrokken afdelingen, onvoldoende steun van het management

of te weinig (structureel beschikbare) middelen.

Organisaties die geen social media inzetten krijgen er toch regelmatig mee te maken. Medewerkers en consumenten maken er tenslotte gebruik van. Ook kijken potentiĂŤle medewerkers tegenwoordig naar wat organisaties te bieden hebben en toestaan op het gebied van social media. Het onderscheid tussen wat zich buiten en binnen een organisatie afspeelt vervaagt. Het belang van transparantie, een beter wederzijds begrip en samenwerking neemt toe, zowel intern als extern. Zo hebben social media nu al gevolgen voor de structuur, de cultuur en het managementbeleid van organisaties.

In de huidige informatiemaatschappij is het voor organisaties een absolute noodzaak om aanwezig te zijn op het internet. Alleen vanuit je organisatie denken en je puur op conventionele communicatiemiddelen richten volstaat niet meer. Als je je boodschap over wilt overbrengen moet je denken vanuit de stakeholders en met hen in gesprek komen, daar waar zij zich bevinden: online!

Social Media Strategie Voordelen social media Een strategisch gebruik van social media kan een organisatie diverse voordelen opleveren. Het belangrijkste voordeel is de mogelijkheid om direct in gesprek te komen met de diverse stakeholders. Deze stakeholders kunnen vervolgens ook weer met elkaar in dialoog gaan (de zogenaamde ‘many-to-many’-communicatie).

Zo maken social media het mogelijk om op een open manier met elkaar te communiceren en een wederzijdse relatie aan te gaan. De organisatie kan aangeven wat de meerwaarde van de organisatie is voor de stakeholder, de stakeholder raakt actief betrokken bij de organisatie, de loyaliteit neemt toe.

Daarnaast is kennis voor organisaties vaak van levensbelang. Met een

goede social mediastrategie kunnen organisaties social mediakanalen benutten voor het verzamelen van informatie. Deze informatie is vaak voordeliger (en soms zelfs gratis) en daarnaast vaak actueler, betrouwbaarder en specifieker dan de informatie die verkregen wordt uit conventioneel marktonderzoek. Bovendien is er de mogelijkheid om allerlei nieuwe onderzoeksmethoden te gebruiken, grotere groepen mensen te bereiken en groepen of individuen te bereiken die voorheen niet bereikbaar waren.

Organisaties kunnen social media ook inzetten om schadelijke informatie over hun producten of diensten te achterhalen. Vervolgens kunnen zij de nodige verbeteringen doen - of valse informatie weerleggen of ervoor zorgen dat deze in de zoekresultaten

wordt verdrongen door juiste informatie. Social media kunnen ook worden gebruikt om onderzoek te doen naar de concurrentie of naar benchmarks.

Andere voordelen van social media zijn het gemak, de efficiëntie en de (vermeende) lage kostprijs. Hoe groot of klein de organisatie ook is, iedereen kan het ‘gesprek met de wereld’ aangaan. Social media zijn echter niet gratis. Een goede inzet van social media vergt tijd, mensen en technologie. Daarom is het van belang een goede inschatting van de ROI te maken.

Invulling social mediastrategie Om social media effectief in te kunnen zetten is een goede, flexibele strategie onontbeerlijk. Deze strategie moet geïntegreerd zijn in de bedrijfsstrategie en aansluiten bij andere onderdelen van de organisatie, zoals Human Resources en ICT. Sociaal media zijn geen aangelegenheid van de marketing-, sales- of communicatieafdeling alleen, maar van de organisatie als geheel.

Hoewel social media anders zijn dan conventionele middelen in de communicatiemix, zijn het in feite ook gewoon communicatiekanalen. Net als bij conventionele middelen is het bepalen van doel en doelgroepen dan ook de eerste stap.

Uitvoering social mediastrategie Om in dialoog te kunnen treden en in te spelen op wat er online gebeurt is enige vorm van organisatie vereist.

Het moet duidelijk zijn wie waar verantwoordelijk voor is. Eén of meerdere medewerkers moeten een actieve online rol toebedeeld krijgen en worden aangewezen als officiële vertegenwoordigers van de organisatie.

Vanwege de directheid en snelheid van social media moeten zij redelijk autonoom kunnen opereren.

DigiZine

23

Social Media Strategie Omdat binnen social media een breed scala aan onderwerpen wordt besproken is het lastig om te bepalen welke afdeling of specialisatie zich over de social mediastrategie moet ontfermen. Social media zijn publiek domein en raken onder meer aan marketing, public relations, customer service, human resources en productontwikkeling. Een succesvolle social mediastrategie vraagt dan ook om een vergaande, afdelingsoverschrijdende samenwerking.

niet lukt om de impliciete kennis van medewerkers te ontsluiten, lukt dat in een dialoog via ESM wel. De kennis is daardoor ook hoogwaardiger dan bij traditioneel kennismanagement.

Wij zien bijvoorbeeld regelmatig dat online discussies over een methode of techniek uitmonden in een pilot.

Het is verstandig om ervoor te zorgen dat belangrijke kennis op ESM makkelijk vindbaar is. In een goed ESMprogramma is een kennismanager dan ook onontbeerlijk.

Interne social media De strategie voor het intern toepassen van social media is niet wezenlijk anders dan die voor externe toepassing. Het kan zijn dat er andere programma’s en kanalen worden gebruikt (bijvoorbeeld Yammer in plaats van Twitter en Sharepoint in plaats van aparte microsites). Ook kan het zijn dat het accent meer op kennisdeling en samenwerking ligt. Het principe blijft hetzelfde: het aangaan en verbeteren van relaties en samenwerking met als doel het verbeteren van de bedrijfsresultaten.

Plan van aanpak Het is zaak de hiervoor beschreven aspecten van social mediastrategie te

In steeds meer organisaties worden de ‘fysieke’ interne communicatiedragers vervangen door digitale, interactieve informatiedragers en -kanalen, bijvoorbeeld intranet, digitale nieuwsbrieven, wiki’s, projectsites, profielpagina’s, Yammer en Lync. Ook wordt er steeds vaker in realtime interactief samengewerkt aan documenten, dossiers en projecten. Dit zorgt voor meer openheid, meer ideeën en feedback en kortere lijnen.

ESM en kennismanagement Bij Enterprise Social Media (ESM) is kennis een product van de online samenwerking en dialoog. Als een medewerker een vraag stelt en een goed antwoord krijgt van zijn collega’s, is die kennis daarmee opgeslagen en voor iedereen beschikbaar. Waar het bij traditioneel kennismanagement

24

DigiZine

vertalen naar een op de organisatie toegesneden plan van aanpak, waarin ook een aantal pilotprojecten zijn opgenomen. De ene keer zal de vraag meer gericht zijn op de interne inzet van social media, de andere keer meer op de externe inzet of op kennismanagement. Binnen het plan van aanpak kan op basis van de specifieke situatie worden aangegeven wie waar verantwoordelijk voor is – zowel intern als extern - en welke acties er op welk moment ondernomen moeten worden.

Nieuws & events

registratie profielen - opslagprofielen - opslagregels beveiligingsregels - web applicaties - bibliotheken - site collections - content types - web services - PowerShell expressies - metadata- versiebeheer - in- en uitchecken Kerberos authenticatie - documentsoorten - sjablonen sitebuilder - overerving - entiteiten - beveiligingsniveaus documentvelden - opslagsysteem - entiteiten -DigiOffice groepen document eigenaren - verzendingen - content sources scopes- managed properties - rollen - nummermodellen registratie profielen - opslagprofielen - opslagregels beveiligingsregels - web applicaties - bibliotheken - site collections - content types - web services - PowerShell

Cursus SharePoint en DigiOffice De functionaliteit van DigiOffice voor het registreren en opslaan van documenten is de afgelopen jaren flink uitgebreid. Het grote voordeel is dat geregistreerde documenten automatisch op de juiste plaats worden opgeslagen en beveiligd. Ingestelde registratieprofielen kunnen op een flexibele manier aangeven welke informatie moet worden ingevuld voor verschillenden soorten documenten. Dynamische opslagregels bepalen waar documenten komen te staan. Beveiligingsniveaus en -regels bepalen hoe ze worden beveiligd.

Andere optie is om geregistreerde documenten automatisch op te slaan in Microsoft SharePoint. Dit vereist extra kennis van de applicatie door de beheerder.

Om de wensen van het bedrijf te vertalen naar de verschillende mogelijkheden in DigiOffice moet de applicatiebeheerder kunnen beoordelen wat de voor- en nadelen van de

diverse configuraties zijn. En hoe die het beste bij de gebruikers geïntroduceerd kunnen worden. Vanuit applicatiebeheerders kwam een gerichte vraag om onderricht in SharePoint over de opslag van documenten vanuit DigiOffice.

Voldoende ingrediënten dus om een cursus voor hen samen te stellen. Het resultaat is een vierdaagse opleiding (verdeeld over vier weken) voor de inrichting en configuratie van DigiOffice en Microsoft SharePoint 2010.

Het doel is om applicatiebeheerders bekend te maken met de verschillende mogelijkheden voor het opslaan van documenten. Ook moeten zij zelf eenvoudige problemen kunnen oplossen en eventuele aanpassingen kunnen maken. Er wordt daarom veel aandacht besteed aan de inrichtingsmogelijkheden en de afhankelijkheden. Zo worden verschillende scenario’s uitgewerkt voor bijvoorbeeld het automatisch registreren van

documenten op specifieke locaties in SharePoint (content sites, intranet, extranet, publieke sites) en de mogelijkheden voor geavanceerd zoeken op basis van full-text.

De gebruiker hoeft dus zelf geen opslaglocatie te kiezen en de beheerder hoeft niet steeds de beveiliging te controleren en of aan te passen.

Wanneer de registratiegegevens of de status van een document wijzigen, worden de ingestelde regels opnieuw geëvalueerd en de locatie en/of de beveiliging eventueel aangepast.

Vorig jaar heeft een pilot plaatsgevonden voor een kleine groep deelnemers. Op basis van die ervaring zijn er wat aanpassingen en verbeteringen aangebracht. Begin dit jaar is de tweede cursus gegeven aan in totaal 12 deelnemers (verdeeld over twee groepen). Meer informatie over de cursus vindt u op onze website.

DigiZine

25

Bedrijfsinformatisering

Een heldere blik op innovatie Bijna 100 jaar vakmanschap in beeld

Verscholen op een industrieterrein in de periferie van Amsterdam huist, als een parel in een oester, het bijzondere ENOT B.V., de Eerste Nederlandsche Optische en Technische industrie.

Niets aan de buitenkant van het zestiger jaren pand verraadt dat zich binnen een bijzonder, kwalitatief hoogstaand en secuur proces afspeelt. Bij binnenkomst trekken meters stellingkasten met een onwaarschijnlijke voorraad halffabricaten direct de aandacht. Hier start ĂŠĂŠn van de voornaamste bedrijfsprocessen van het ISO-gecertificeerde bedrijf: het hightech slijpen en polijsten van halffabricaten tot brillenglazen op sterkte, conform de receptuur van opticiens.

ENOT produceert een groot deel van alle in Nederland verkochte glazen. Grote kans dus dat de glazen uit uw bril haar oorsprong in Amsterdam hebben.

26

DigiZine

Bedrijfsinformatisering Deze brillenglazen vinden hun weg van Amsterdam naar menig opticien.

ENOT mag zich daarmee rekenen tot de top vier van brillenglas- en monturenleveranciers op de Nederlandse markt. Een branche waar spelers voortdurend inhaken op ontwikkelingen in de technologie en de consumentenmarkt om het spel te kunnen blijven spelen. Tweederde van de Nederlandse opticiens is filiaalhouder of franchisenemer in ketens als Pearle, Eyewish Groeneveld, Hans Anders en dergelijke. Een derde van hen staat op eigen benen. ENOT richt zich vooral op die laatste groep. De focus ligt op een mooie collectie brillenglazen en monturen. Beide groepen plaatsen, zelfstandig of via een inkoopcombinatie, orders - ook voor moeilijk receptwerk - bij ENOT. De bestellingen komen telefonisch, e-mail, fax en via de webwinkel binnen. Een order vermeldt de aantallen, het soort glas, de sterkte en allerlei andere informatie die bepalend is voor het uiteindelijke resultaat. Cruciaal tijdens het hele traject dat een glas van halffabricaat tot geslepen en gepolijst exemplaar aflegt, is dat de opdrachtbon in elke fase bij de glazen blijft. Dit begint bij het orderpicken door een medewerker. Het halffabricaat wordt uit de stellingen gepakt en samen met de opdrachtbon klaargezet in een bakje. Hierna volgt een proces van tot op een honderdste millimeter nauwkeurig slijpen,

André van den Broek, ICT-manager bij ENOT B.V. polijsten, schoonmaken en het van een beschermende laag voorzien van het glas. Nauwgezet werk dat met innovatieve apparatuur gebeurt, maar waar ook telkens het toeziend oog van een medewerker aan te pas komt.

Vooral bij de eindcontrole als de parameters uit het recept worden vergeleken met de geproduceerde glazen.

Een te grote afwijking in metingen door de computer of oneffenheden die met het blote oog zijn ontdekt, leiden onherroepelijk tot afkeuring.

En dan begint het hele proces van voren af aan.

Ontwikkeling De heer A.J. (André) van den Broek, ICT-manager bij ENOT, over verschuivingen in het bedrijfsproces van de bijna honderdjarige firma: “We hebben altijd brillenglazen geproduceerd en geleverd, maar de wijze waarop is onder invloed van ontwikkelingen ingrijpend veranderd. Zo heeft ambachtelijk handwerk grotendeels plaats gemaakt voor machines. Een revolutie was ook de komst van het kunststof glas. Een andere ontwikkeling komt voort uit de optometrie waardoor de multi- of varifocale bril

ENOT dateert van 1917. Twee broers met een groothandel in stekkers e.d. gaan er brillenglazen ‘bij doen’. Van lieverlee komt daar een productieafdeling en slijperij in Santpoort bij en groeit de handel uit tot core business. Sindsdien is het bedrijf afwisselend zelfstandig geweest en opgegaan in een moedermaatschappij. Vanaf 1997 maakt ENOT onderdeel uit van het internationaal opererende Polycore Optical uit Singapore, een van de vijf grootste brillenglasproducenten ter wereld. ENOT wordt geleid door de broers Lorens en Michael Keip, nazaten van de oprichters. Het bedrijf telt ongeveer vijftig medewerkers.

DigiZine

27

Bedrijfsinformatisering De glazen worden in een carrousel geplaatst die in een machine eerst onder zeer lage druk vacuüm gezogen wordt. Daarna worden 6 lagen aangebracht door onder grote hitte stoffen te verdampen die op de glazen neerslaan. Een minimale onjuiste verhouding kan al tot kleurverschil in het glas leiden.

een feit werd. Ook het verplaatsen van het eenvoudige receptwerk naar lage lonenlanden heeft tot aardverschuivingen in ons proces geleid.”

Hij is een enthousiast prater en stuwende kracht achter de automatiseringprocessen binnen het bedrijf.

Vooral het innoveren en blijvend investeren is voor Van den Broek een heet hangijzer, soms tegen de klippen op. “Wij hebben, op een hele korte periode na, altijd geïnvesteerd in vooruitgang. Omdat we moeten bijblijven om als bedrijf te overleven en vanwege de hoge eisen die we stellen aan product en service. Het is begonnen met de automatisering van de boekhouding ruim dertig jaar geleden. Zover gaat de samenwerking met IDB Groep ook terug. Ik zeg bewust samenwerking omdat onze relatie is gebaseerd op vertrouwen, co-creatie en wederzijds respect.” Na dit financiële programma is een speciaal ERPpakket Visys ontworpen voor orders

28

DigiZine

en voorraadadministratie. Er bestond geen applicatie dat de bijzondere eisen van ENOT aankon en in co-creatie – André van den Broek heeft zelf ook veel geprogrammeerd voor de slijperij – is Visys gerealiseerd. En bijna een decennium geleden nam ENOT als een van de eersten een eigen webwinkel in gebruik.

Inmiddels is het productieproces bij ENOT behoorlijk afhankelijk van automatisering. Alle slijpmachines zijn aan het netwerk verbonden en de steeds uitgebreidere parameters worden allemaal verwerkt in de software die de apparatuur aanstuurt. Met een nauwkeurigheid van 1/1000e wordt op pixelniveau het slijpproces vastgelegd. Dat maakt wekelijks onderhoud aan het netwerk geen overbodige luxe. Van het belang om dit up-todate te houden, is men bij ENOT sinds de eerste stap op automatiseringsvlak altijd doordrongen geweest. Van den Broek is met recht en respect een ‘vakidioot’ te noemen. Zijn enorme kennis van zowel natuur-, scheikunde als ICT maakt dat hij zelf broncodes

schrijft. “Meegaan met de tijd heeft voor ons geleid tot hogere kwaliteit, betere voorraadbeheersing, een deels geautomatiseerde productie en strakke financiële afhandeling. Maar omdat onze processen steeds specifieker worden en voortdurend aan verandering onderhevig zijn, heb ik een deel van dat geautomatiseerde proces weer naar me toegetrokken. Het werd te ingewikkeld om de verantwoording voor het doorvoeren van die wijzigingen enkel bij IDB Groep neer te leggen. Hoewel de communicatielijnen kort zijn en we over en weer snel kunnen acteren, ging dit net een stap te ver,” aldus de ICT-manager.

Daarom heeft hij in Visual Basic de applicatie Aquarius ontwikkeld die, geïntegreerd met Visys, in november 2011 is opgeleverd. Hiermee is het gehele voortraject van bestelling tot aan het moment van transport afgedekt. Van den Broek:“Nu moet er nog een goede koppeling komen met DigiFinance en Webshop om de veranderingen in de artikelspecificaties in Aquarius goed te ‘communiceren’.

Daarin is nog een slag te maken. In

Bedrijfsinformatisering 2011 is de nieuwe versie DigiBusiness bij ENOT geïmplementeerd. Ook staat vernieuwing van de webwinkel op ons verlanglijstje.”

Toekomstvisie “De blik naar de toekomst heeft bij ons telkens een bereik van een jaar,” vertelt Van den Broek. “Het zijn spannende tijden. Opticiens worden steeds scherper in hun onderhandelingen en deals ketsen soms op een dubbeltje prijsverschil

af. Toch zijn er ook leuke dingen te melden: onlangs hebben we een contract getekend om als enige distributeur in Nederland elektronische brillen aan te kunnen bieden. De techniek die hier achter schuilgaat, is fascinerend.”

Branchevereniging voor opticiens NUVO probeert via haar aangesloten leden om de draagtijd van een bril te beperken tot twee jaar. Een bril is tegenwoordig meer dan een gebruiksartikel, het is een fashion statement.

Ook hebben brildragers vaak voor verschillende activiteiten speciale brillen. André van den Broek: “Hoewel beide zaken vooralsnog geen directe invloed hebben op ons bedrijfsproces, heeft een uitgezonden televisiespotje op vrijdagavond door een grote keten wel degelijk gevolgen voor de drukte bij ENOT. Daarnaast werd het makkelijke receptwerk tot voor kort door de grote ketens uitbesteed naar Azië, maar vanwege de overstromingen in Thailand komen deze aanvragen weer bij ons terecht. Voordat de Thaise bedrijven weer kunnen produceren, moeten ze eerst over nieuwe machi-

nes beschikken en daar is nog wel een jaar mee gemoeid. Voorlopig hebben wij hier de gunstige nasleep van, maar hier zit ook precies de crux van moderne bedrijfsvoering. Vanuit economisch belang is het niet goed om te grote voorraden te hebben, maar tegelijkertijd moet je als bedrijf wel in kunnen springen op plotselinge pieken in vraag. Dát en alle innovaties houden onze branche spannend en mijn functie uitermate boeiend.”

DigiZine

29

Projecten en implementaties

Opslagopties Zevij uitgebreid

Capaciteit voor de toekomst Opslagopties Zevij uitgebreid

Zevij is de grootste inkooporganisatie voor de technische groothandel en de ijzerwarenvakhandel. De bij Zevij aangesloten groothandels hebben gezamenlijk 230 vestigingen in zowel Nederland als België en richten zich op de professionele eindgebruiker in de bouwnijverheid en de industrie.

Het uitgebreide assortiment omvat alle producten op het gebied van ijzerwaren, gereedschappen, machines en hang- en sluitwerk. Kernactiviteit is het bundelen van inkoopvolume en het creëren van synergie met leden en leveranciers, met scherpe inkoopprijzen en goede handelscondities als resultaat. Daarnaast onderscheidt Zevij zich door gerichte service, adviezen en begeleiding op het gebied van logistiek, automatisering en marketing.

30

DigiZine

Deze activiteiten hebben één gemeenschappelijk kenmerk: Zevij wil zoveel mogelijk digitaal te werk gaan en verwacht dit ook van haar leden en leveranciers. Deze houding heeft natuurlijk als consequentie dat het eigen netwerkpark zeker up to date moet zijn. Omdat in de praktijk bleek dat door groei van de organisatie het IBM-unixsysteem te licht was geworden en ook in de kantoorautomatisering vervanging noodzakelijk was, is aan IDB Groep de opdracht verstrekt voor uitbreiding van de opslagmogelijkheden. Zevij maakt sinds 1990 onder andere gebruik van DigiTrade, door IDB Groep ontwikkelde software voor de technische groothandel, de kantoorsoftware DigiOffice en ook op servergebied zijn in de loop van

de jaren de nodige investeringen gedaan. Nu was het tijd om vooruit te kijken, desinvesteringen te beperken en de juiste componenten te kiezen.

Zevij is geadviseerd om te investeren in de IBM Storwize v7000. Dit middelgrote opslagsysteem heeft een ongekende prijs/prestatieverhouding en biedt goede toekomstperspectieven voor latere groei. Toevoeging van een EasyTier-configuratie en SSD-disks maakt het systeem zeker vier tot acht keer sneller zonder te hoeven migreren naar een andere stelsel voor het verplaatsen van data. De technologie erachter analyseert de ‘hot spots’ in de totale uitgegeven opslagcapaciteit en synchroniseert deze data op de achtergrond naar de ultrasnelle

Projecten en implementaties SSD-disks. Doordat dit voortaan op de SSD gebeurt in plaats van op een conventionele disk, nemen de prestaties toe omdat er meer en sneller afgehandeld kan worden. Deze analyse gebeurt doorgaand automatisch waardoor er geen vertraging optreedt als de ‘hot spots’ wijzigen binnen de totale opslag. De opslagcapaciteit is eventueel nog uit te breiden met externe opslagmiddelen. Naast IBM Storwize v7000 is een IBM bladecenter H-chassis aangeraden met een Powerblade voor tussenmigratie van de huidige Unixstructuur.

Voor een migratie van het Windowskantoorautomatiseringspark naar een speciaal voor het MKB - virtuele omgeving van VMware VSphere 5 zijn blades van 96GB intern geheugen geadviseerd. Het platform biedt voldoende ruimte voor de terminal servers, de cliënts en voor herstelprocedures. Door snelle datagroei wordt de back-up natuurlijk ook steeds groter. De tijd voor een back-upcyclus moet echter beperkt worden. Een juiste bandbreedte is hierin een van de factoren. Vandaar dat er voor productie en back-up ook geïnvesteerd moest worden in ethernettechnologie.

Na deze adviezen in overweging te hebben genomen, heeft Zevij aan IDB Groep de opdracht gegund om de offerte om te zetten in implementatie. De eerste fase van de nieuwe opslagcapaciteit is afgerond. De tweede fase, het virtualisatietraject, is in volle gang. Als de resultaten uit de eerste fase zich voortzetten na de virtualisatie is verdere groei van data geen belemmering meer voor het ICT park van de Zevij.

Implementatie Cauberg Huygen Raadgevende Ingenieurs Nadat Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs B.V. voorjaar 2011 opdracht heeft gegeven voor de aanschaf en implementatie van de DigiOffice-producten CRM, DMS, Extranet, MailOffice, WhiteOffice en Sharepoint Connector, is het project voor de implementatie opgedeeld in vijf stappen.

Als eerste is begonnen met de Opstart & Initiatiefase. Een projectteam dat bestaat uit medewerkers van Cauberg-Huygen en IDB Groep heeft de projectdoelstellingen en aanpak voor het project bepaald. Deze fase is inmiddels afgerond. Als tweede stap heeft IDB Groep de technische installatie uitgevoerd. Door de duidelijke afspraken die daarover zijn gemaakt tijdens de Opstart & Initiatiefase verloopt dit voorspoedig. Op het moment van schrijven zijn nog niet alle onderdelen technisch gereed.

Dit wordt parallel aan de volgende fasen verder afgerond. Al tijdens deze technische installatie is door het projectteam ook begonnen met de inrichting. Een deel van het beheer is hierbij direct overgedragen aan de toekomstig functioneel beheerder bij Cauberg-Huygen.

Voor de verdere afstemming van de inrichting is de kennis over de organisatie van het projectteam niet toereikend. Cauberg-Huygen bestaat uit vestigingen uit het hele land, en hoewel er nauw tussen deze vestigingen wordt samengewerkt is voor een goede inrichting wel de kennis van mensen van al deze verschillende vestigingen nodig. Mede om de centrale ligging van IDB Groep is besloten om met een werkgroep die is samengesteld uit medewerkers van alle vestigingen van Cauberg-Huygen een aantal keer in Woerden bijeen te

komen. Tijdens deze bijeenkomsten wordt niet alleen uitleg gegeven maar bekijken en proberen de leden van de werkgroep in een testomgeving of wat is bedacht en afgesproken ook daadwerkelijk voldoet aan de verwachtingen. Onderwerpen die hierbij aan bod komen zijn: Hoe moeten de huisstijldocumenten die door WhiteOffice worden aangemaakt er precies uit zien? Welke gegevens moeten er precies geautomatiseerd worden uitgewisseld tussen de financiële administratie en DigiOffice? Hoe kunnen we met DigiOffice zorgen voor kennisdeling tussen de verschillende vestigingen van Cauberg-Huygen bij het maken van offertes? Door deze interactieve aanpak hebben de uiteindelijke gebruikers een concreet beeld van de applicatie. Op basis van dit concrete beeld maken we (fase 4) een gedetailleerd plan voor de uitrol op basis waarvan de uitrol (fase 5) plaats zal vinden.

DigiZine

31

Projecten en implementaties In Nederland zijn 300 locaties waar ongeveer 400.000 donors samen jaarlijks veel bloed en plasma doneren om patiĂŤnten in Nederland te helpen. Eenduidige en centrale opslag van CRM-gegevens was voor Sanquin Bloedvoorziening aanleiding om in 2000 te starten met Relatiebeheer, de voorloper van DigiOffice CRM. Het ontbreken van een centrale netwerkstructuur, betekende toen echter dat de installatie van DigiOffice over dertien databases verdeeld moest worden.

Geen ideale situatie dus voor het beheer en reden voor aanpak.

Migratie databases winst voor iedereen

32

DigiZine

Bij de invoering van de Sanquinbrede huisstijl in 2003 is, in combinatie met de ingebruikname van WhiteOffice, vervolgens het aantal databases al per regio teruggebracht. Aangezien veel bloedbanken in die tijd alleen gebruik maakten van WhiteOffice was het samenvoegen redelijk eenvoudig. Na deze actie bleven in totaal zeven DigiOffice databases over. Verdere migratie was nog steeds niet mogelijk door de decentrale netwerkstructuur van Sanquin. Dit is inmiddels aangepast door HP, de automatiseringspartner van Sanquin.

Er is een Citrix-omgeving ingericht waar alle gebruikers gebruik van maken. Ondanks het gecentraliseerde Citrix-netwerk is de werkwijze nog steeds decentraal. De Concernstaf en de divisies Plasmaproducten, Diagnostiek en Research, gehuisvest in Amsterdam, maken nog geen gebruik van dit Citrix-netwerk.

Samenvoegproject In 2011 is bij Sanquin een organisatorische wijziging doorgevoerd binnen de bloedbanken waardoor medewerkers niet meer op basis van regio werken maar landelijk. Aangezien de verschillende regioâ&#x20AC;&#x2122;s veelal dezelfde adresgegevens van voornamelijk ziekenhuizen in DigiOffice CRM hebben staan, betekent dit dat

Projecten en implementaties

de informatie in meerdere databases bijgehouden moet worden. Dit was de aanleiding tot het project ‘Migratie Databases DigiOffice’ dat in 2012 doorgevoerd gaat worden. Anneke de Regt, communicatiemedewerkster bij Sanquin hierover: “De winst voor Sanquin is dat alle gebruikers kunnen beschikken over uniforme relatie- en persoonsgegevens. De informatie van de relaties hoeft nog maar op één plek bijgehouden te worden. Relatiebeheerders van Sanquin voeren zowel voor de bloedbank als Diagnostiek

correspondentie met relaties. Door het samenvoegproject wordt correspondentie centraal beschikbaar, ongeacht of deze namens een unit van de bloedbank of namens Diagnostiek is verstuurd.”

“Het samenvoegen van DigiOffice databases is ook voor IDB Groep geen dagelijkse bezigheid,” aldus Guido van Leeuwen, senior consultant bij IDB Groep. “Ondanks het feit dat we dit al een aantal keer gedaan hebben, blijft elke samenvoeging toch weer anders. Technisch heeft de samenvoeging ook voordelen, de gebruikers hoeven niet meer door HP in aparte groepen geplaatst te worden. Het beheer van DigiOffice gebruikers kan nu zelfstandig uitgevoerd worden.”

Kwaliteitsborging Via een testomgeving zullen in uiteindelijk drie stappen alle zeven DigiOffice databases samengevoegd worden tot één. “Door gebruik van de testomgeving zijn zowel wij als Sanquin ervan verzekerd dat het eindresultaat ook is zoals vooraf

binnen het project is afgesproken.

IDB Groep kan hierin de technische samenvoeging testen, terwijl Sanquin kan controleren of de samenvoeging ook functioneel uitpakt zoals vooraf is besproken,” aldus Van Leeuwen.

Ruud Smeenk, Manager Informatiecentrum Diagnostiek: “In meerdere overleggen tussen Sanquin, IDB en HP zijn de mogelijke valkuilen en besparingen in kaart gebracht.

Hieruit bleek dat het migreren van de databases zowel technische, organisatorische als financiële voordelen met zich meebracht. Alleen al het functioneel beheer van ruim 2500 gebruikers wordt hierdoor al een stuk overzichtelijker.”

Sanquin is een stichting zonder winstoogmerk.

Donoren geven zonder vergoeding bloed bij de bloedbanken. Sanquin maakt en verkoopt hier allerlei producten van. De opbrengst is voor onderzoek. De bijna 3000 medewerkers zijn verdeeld over de divisies Bloedbank, Plasmaproducten, Diagnostiek, Research en Reagents en de business unit Pharmaceutical Services.

DigiZine

33

Column

Beheer(s) in stijl Een effectieve huisstijl is het resultaat van een goed doordacht plan over de uitstraling van uw bedrijf naar uw omgeving, uw huidige en toekomstige klanten en uw werknemers. Een functionele huisstijl is belangrijk, moet goed uitgedragen worden én goed beheersbaar blijven. En bij dat laatste gaat het vaak mis.

Als huisstijlautomatisering niet veel meer inhoudt dan het beschikbaar stellen van een aantal sjablonen in Word, kan dit juist problemen veroorzaken voor de bedrijfsvoering. Het eerste euvel dat zich kan openbaren, is als u basissjablonen aan verschillende afdelingen aanbiedt met de opmerking: “Je hoeft er alleen nog even de juiste adresgegevens in te zetten”. Op zich kunnen uw medewerkers hiermee uit de voeten. Totdat er verhuisd wordt of een telefoonnummer wijzigt. Het actualiseren van de sjablonen is zo gedaan, maar wat moet er gebeuren met alle documenten die in omloop zijn? ‘Dat sterft vanzelf uit’ hoor ik u denken. De praktijk wijst uit dat dat nog niet zo gemakkelijk is. Sterker nog, het is met deze beperkte vorm van huisstijlautomatisering haast niet uit te bannen.

Neem de situatie waarin een brief met gelijke inhoud opnieuw verstuurd moet worden. Het oude document past de medewerker aan maar kijkt heen over de oude eigen bedrijfsgegevens en zo wordt deze met verkeerde contactgegevens verstuurd. Jaren later kunnen oude adressen - of erger nog verouderde logo’s - nog steeds opduiken. Bij uitwisseling met andere afdelingen treedt dit fenomeen nog eerder op. Het nieuwste sjabloon wordt gebruikt, maar van de verkeerde afdeling dus staan alsnog de foutieve gegevens erop. Zo ontstaat een enorme ongewenste en ongecontroleerde diversiteit aan sjablonen. En dan hebben we het nog niet eens over de verschillende talen van al deze modelvormen!

Als zo’n situatie zich een aantal jaar voordoet, richt dit schade aan omdat het afbreuk doet aan de boodschap van de huisstijl. Onherroepelijk willen de verantwoordelijken voor de huisstijl de touwtjes strakker aantrekken en streven naar een definitieve oplossing. Een gedigitaliseerde huisstijl vereenvoudigt de beheersbaarheid, laat ruimte voor gecontroleerde ‘eigenzinnigheid’ van afdelingen en bevrijdt vooral de gebruiker van de verantwoordelijkheid voor het juist toepassen van de huisstijl.

En hier ligt de kracht van DigiOffice Huisstijl: adresgegevens en logo’s worden automatisch geplaatst en op een centrale plaats beheerd en gewijzigd. De medewerker merkt hier niets van, maar profiteert wel direct na een wijziging van het feit dat alle nieuwe correspondentie voorzien is van actuele gegevens. Ook oude documenten die in WhiteOffice opgesteld zijn, kunnen eenvoudig worden omgezet naar de nieuwe adresgegevens. Voor de andere onderdelen van DigiOffice Huisstijl, zoals MailOffice voor Microsoft Outlook, werkt de huisstijlautomatisering precies hetzelfde.

Veel voordeel komt er om de hoek kijken als u uiteindelijk na een aantal jaar een totaal nieuwe huisstijl krijgt.

Alle documenten die met WhiteOffice in de oude huisstijl gemaakt zijn, kunnen gemigreerd worden. Dit scheelt heel veel werk en zorgt ervoor dat uw nieuwe huisstijl snel doorgevoerd is in alle correspondentie en bevordert het de acceptatie in uw organisatie. Zo beheert en beheerst u effectief in stijl. ir. Niels van der Steenhoven Directeur Kantoorinformatisering

34

DigiZine

Informatieaanvraag

Nieuwe huisstijl? Met een druk op de knop van presentatie naar dagelijkse praktijk met DigiOffice Huisstijl.

IDB Groep is al 25 jaar een solide en open onderneming gespecialiseerd in de optimalisering van ICT-bedrijfsprocessen.

Naast het ontwikkelen en implementeren van specifieke software voor relatie-, correspondentie- en documentmanagement en oplossingen voor Het Nieuwe Werken maakt IDB Groep unieke software voor de bouwsector en ERP-software voor de groothandel. IDB Groep beschikt over een professioneel team van specialisten dat een complete software-, netwerk- en telecommunicatieomgeving kan inrichten en bewaken. De klantenkring van IDB Groep beslaat zowel kleine bedrijven als internationaal opererende ondernemingen.

Voor al onze oplossingen geldt dat wij ze samen met u praktisch toepasbaar maken. IDB Groep is de meedenkende partner voor elk bedrijf dat op verantwoorde wijze het maximale wil halen uit de hedendaagse mogelijkheden van automatisering. IDB Groep zoekt altijd de grenzen op, want alleen met een vooruitziende blik en een innovatieve instelling kunnen we de toekomst v贸贸r zijn.

Meer informatie Bent u na het lezen van dit magazine ge茂nteresseerd in een vrijblijvend gesprek?

Wij maken graag een afspraak om u te laten zien wat onze diensten en producten inhouden. www.idbgroep.nl/demo

DigiZine

35

Slim ondernemen doe je samen Alle bedrijfs- en projectinformatie overal en altijd kunnen delen met belanghebbenden. Medewerkers en partners die aan elkaars documenten kunnen werken, opdrachtgevers en leveranciers die continue en op elke plaats een helder inzicht in de status van projecten hebben. En klanten die u via uw website online te woord kunt staan en verder helpen.

Met een flexibel technologisch platform en producten als DigiOffice, SharePoint, Lync en WebChat 365, DigiBouw en DigiTrade ERP bent u in staat slimmer te ondernemen. Wij adviseren u graag bij welke technologische bouwstenen uw bedrijf gebaat is om slimmer werken in de prakijk te brengen.

DigiOffice Huisstijl

DigiOffice CRM

DigiOffice DMS

WebChat 365 Telecommunicatie

y

Netwerkdiensten

DigiBouw

DigiTrade ERP DigiZine 36 IDB Groep | De Bleek 1A, 3447 GV

Woerden | T (0348) 46 55 00 | F (0348) 46 55 01 | info@idbgroep.nl | www.idbgroep.nl