DigiZine

DigiZine UITGAVE VAN IDB GROEP

GBA Accountants & Adviseurs Over verandering, digitalisering en flexibiliteit

Loop een dag mee met Op bezoek bij Kröller-Müller Museum

Bescherm uw ICT-veiligheid voor continuïteit Fintage House “In partnership door IDB4ict ontzorgd!”

DigiZine

1

Inhoudsopgave

23 DigiOffice Huisstijl

IDB Groep heeft voor diverse onderwijsinstellingen de huisstijl gedigitaliseerd. Lees onder andere over Avans Hogeschool.

6

24 Beveiliging - IDB4ict

Bescherm uw ICT-veiligheid voor continuïteit.

14 12

27 Nieuwe IDB4ict klanten Oorlogsgravenstichting

28 Loop een dag mee met...

8

Op bezoek bij Kröller-Müller Museum.

Nieuwe DigiOffice klanten Een afspiegeling van nieuwe DigiOffice klanten.

30

3 Voorwoord

4 Uitgelicht

32 DigiOffice in de praktijk

6 Jubileumjaar IDB Groep

36 IDB Groep over de grenzen

8

38 Column ‘30 jaar voetstappen

DigiOffice DMS App. Rapportagemogelijkheden.

Een fotogalerij van 30 jaar IDB Groep.

Klant in Beeld GBA Accountants & Adviseurs over verandering, digitalisering en flexibiliteit.

24

Hoe beheert u veilig personeelsdocumenten?

Belgische markt ontdekt DigiOffice.

in digitalisering’ door Arie Sterrenburg, Directeur Consultancy.

28

12 Fintage House - IDB4ict

“In partnership door IDB4ict ontzorgd.”Klantcase Fintage House.

19 DigiOffice Verdieping

Lees hoe SCOPE scholengroep DigiOffice ziet als steunpilaar.

17

36

Colofon DigiZine is een uitgave van IDB Groep en wordt verspreid onder haar klanten en geïnteresseerden.

Redactie en vormgeving Arjan Kronenburcht (vormgeving) Margolize Sieverink (redactie) Redactieadres Vijzelmolenlaan 2, 3447 GX Woerden T (0348) 46 55 00 digizine@idbgroep.nl

2

DigiZine

Fotografie, afbeeldingen Met dank aan Fintage House voor beeldmateriaal en de beeldenbank van Kröller-Müller Museum voor het gebruik van beelden bij het artikel ‘Loop een dag mee met...’

Internet www.idbgroep.nl www.digioffice.nl www.idb4ict.nl

Druk Ecodrukkers Nieuwkoop

Copyright Niets in deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de redactie worden overgenomen, gekopieerd, vermenigvuldigd of gebruikt.

Voorwoord

één van onze nieuwe klanten, het Kröller-Müller Museum. Hoe werken het projectteam van de klant en IDB Groep samen om de juiste keuze te maken ten aanzien van hun huisstijl in DigiOffice?

ICT-implementatie is een project Ook in deze DigiZine kunt u weer verschillende klantcases lezen. Deze verhalen hebben allemaal één ding gemeen. Ze zijn uitgevoerd op projectbasis. Wij zien elke ICT-implementatie namelijk als een project waarin verschillende mensen en organisaties samenwerken om tot het gewenste resultaat te komen.

IDB Groep voert projecten met behulp van PRINCE2 (PRojects In Controlled Environment) methodiek uit.

PRINCE2 geeft handvatten om dit op een gestructureerde manier te doen.

Dat we één methodiek hanteren, wil overigens niet zeggen dat alle implementaties er hetzelfde uitzien.

Het onderscheid zit in één van de belangrijkste kenmerken van PRINCE2: de methodiek per project op maat maken en aanpassen aan de omgeving, de complexiteit, het belang en

de risicio’s van het project. Dit maakt de projecten van IDB Groep - zowel die van DigiOffice als IDB4ict - in grote lijnen gelijk en toch stuk voor stuk uniek.

Een succesvolle implementatie begint met een goed projectvoorstel. Dit voorstel stellen we zorgvuldig samen met een klant op. Op basis van ‘best practices’ van IDB Groep bepalen we de fasering, werkzaamheden, de urenraming en de verwachte doorlooptijd.

Goede voorbeelden hiervan leest u terug in de rubriek ‘Klant in Beeld’ over GBA Accountants & Adviseurs én de klantcase over SCOPE scholengroep.

Meer informatie over deze klanten en hun projecten vindt u verderop in deze DigiZine.

Dat we onze projectaanpak niet alleen in Nederland toepassen, ziet u terug in ‘IDB Groep over de grenzen’.

Een artikel waarin onze Belgische klanten Dillen Bouwteam en Group van Loon centraal staan.

Verder vindt u het getal 30 regelmatig terug in deze DigiZine. In verband met het 30-jarig bestaan van IDB Groep in 2017 kijken we in een mooie fotogalerij en een column terug op dertig jaar ICT, ontwikkelingen en innovaties.

Veel leesplezier!

Guido van Leeuwen & Erwin Claessens Projectleiders

In de nieuwe rubriek ‘Loop een dag mee met...’ nemen we u mee naar

DigiZine

3

Uitgelicht

Van Netwerkdiensten naar IDB4ict Andere naam, vertrouwde service & eigen website

divisie blijft, net als softwarepakket DigiOffice, onderdeel van IDB Groep.

Jarenlang opereerde de ICT-tak van IDB Groep onder de naam Netwerkdiensten. Voor een betere positionering van deze divisie is gekozen voor een naamsverandering - IDB4ict - en een eigen website. De zelfstandige

IDB4ict bestaat binnenkort 30 jaar en veel klanten van het eerste uur behoren nog steeds tot de klantenkring.

Frank Luteijn, sales manager van IDB4ict: “De focus ligt voor ons altijd

op samenwerking: onze expertise combineren met de bedrijfsspecifieke vakkennis van de klant om bedrijfsprocessen te ondersteunen en waar mogelijk efficiënter te maken. IDB4ict heeft specialisten en specialismen in huis om op ICT-gebied full service of projectmatig van dienst te kunnen zijn.”

De jarenlange partnerships met klanten in de sectoren bouw, zakelijke dienstverlening, onderwijs en zorg getuigen van het feit dat deze aanpak werkt. De system engineers passen hun specifieke kennis onder andere toe bij hardware architectuur, cloudoplossingen, de halfjaarlijkse APK check en realtime monitoring.

Daarnaast verlenen zij op projectbasis diensten op het gebied van onder meer virtualisatie, Microsoft producten, storage en Skype for Business.

Rapportagemogelijkheden DigiOffice Elke basisomgeving van DigiOffice kan rapportages weergeven uit werkstromen op proces-, werkstroom-, taak- en persoonsniveau. Dit maakt doorlooptijden eenvoudig inzichtelijk en biedt u de mogelijkheid om op te schonen.

Ook zijn werkstroomrapportages op objectniveau te genereren. Voorbeeld: bij een audit draait de financiële administratie op verzoek van de accountant van een bepaald factuurnummer de rapportage uit van de routering, de eventuele opmerkingen et cetera.

Daarnaast kan DigiOffice leesrechten verlenen aan externe applicaties. Een Business Intelligence platform leest daarbij bepaalde informatie uit DigiOffice en data uit andere bronnen en geeft deze weer in een dashboard.

4

DigiZine

Uitgelicht

DigiOffice DMS App voor iOS en Android Met de DigiOffice DMS App heeft u de vrijheid om online snel en gemakkelijk documenten in te zien en taken af te handelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het goed- of afkeuren van inkoopfacturen en het lezen, controleren en geven van feedback op documenten. De DigiOffice DMS App maakt hiervoor een beveiligde verbinding met uw eigen DigiOffice omgeving en geeft direct toegang tot documenten en uw openstaande documenttaken.

De DigiOffice DMS App heeft weergaven voor ‘alle’, ‘mijn’ en ‘favoriete’ documenten. Hiermee kunt u altijd en overal in DigiOffice DMS geregistreerde documenten inzien.

De taken- en documentenlijsten zijn ingesteld op het gebruik van grote lijsten. Het zoeken gebeurt op de server. Oneindig scrollen zorgt ervoor dat zoekresultaten automatisch worden bijgeladen wanneer het einde van de ingeladen lijst nadert.

Voor vragen over de app en de technische voorwaarden kunt u contact met ons opnemen.

DigiOffice voor Office 365 Een offerte opstellen, verder werken aan een rapport, een e-mail versturen of een mooie presentatie maken?

Met DigiOffice voor Office 365 kunt u op ieder moment en elke locatie in de huisstijl van uw organisatie Worden Excel documenten, e-mailberichten en PowerPoint presentaties opstellen, registreren en beveiligen in DMS.

Zoals u wellicht weet zijn er verschillen in functionaliteit tussen de volledige installatie van Microsoft Office 365 op een pc of Mac én de online versies van Office 365. DigiOffice voor Office 365 heeft in de ontwikkeling rekening gehouden met die verschillen. Daardoor is ondersteuning van DigiOffice functionaliteiten niet voor alle versies gelijk.

Neem contact op voor de mogelijkheden en wensen van DigiOffice voor Office 365 voor uw organisatie.

DigiZine

5

Jubileumjaar IDB Groep Houttuinlaan Woerden -

1988

Beurs - 1995

04

tterdam - 20

Euromast Ro

De Bleek - 1998

De Bleek - 2000

6

DigiZine

Kerstdiner

Jubileumjaar IDB Groep

r - 2012

De Boerinn - 2011

BelgiĂŤ - 2013

Gebruikersdag Kameryck - 2014

1987 - 2017

d van automatiseerder pur IDB Groep zich ontwikkel In dertig jaar tijd heeft st: softwareontwikkeling, erdere disciplines beheer me dat rijf bed een in g san ten en trainingen. implementaties, ICT-diens rige afdelints en medewerkers van ove tan sul con , ers ine eng re oie, System en softwa ovatiedrang voor een mo g, kennis, expertise en inn arin erv r doo gen zor gen ntenkring. groeiende en trouwe kla elopen telde vertrouwen de afg nten voor het in ons ges Wij bedanken al onze kla de jubileum!

30 jaar. Op naar het volgen

Verhuizing Vijzelmolenlaan - 2016

DigiZine

7

Klant in Beeld In een statig pand in het Statenkwartier in Den Haag huist GBA Accountants & Adviseurs.

Al 10 jaar zijn de ruime werken vergaderruimten - een mix van karakteristieke en eigentijdse elementen - een plezierige en sfeervolle plek om te werken voor cliënten in Den Haag en wijde omgeving.

Flexibele professionaliteit is de toekomst!

Tot een aantal jaar geleden bestond de klantenkring van GBA Accountants & Adviseurs vooral uit kleine zelfstandigen, familiebedrijven en iets grotere MKB-bedrijven. Intussen is de aandacht uitgebreid naar bedrijven van vijftig medewerkers en meer tot aan het middensegment. Een gesprek met accountant Nico Groenewegen, registeraccountant Marco Broekman en assistant-accountant en ICT-beheerder Martijn Spaans over de branche, verandering, digitalisering en flexibele professionaliteit.

“Wij hebben als kantoor sinds het begin van de crisis in 2008 heel bewust een transformatie ingezet.

Onze rol als dienstverlener veranderde namelijk. Dat had te maken met andere behoeften van cliënten.

Door het toenemende gebruik van boekhoudsoftware voor het bijhouden van administraties door cliënten hadden zij veel meer onze controlerende en adviserende diensten nodig.

Daar hebben we als kantoor vroeg op ingespeeld. Er is geïnvesteerd in het aantrekken en behouden van medewerkers die afgestudeerd accountant of fiscalist zijn. Het team telt nu zo’n 25 medewerkers waarvan de helft bestaat uit accountants en fiscalisten. Dat is uitzonderlijk voor onze branche, meestal is de verhouding een op vijf,” aldus accountant Nico Groenewegen.

8

DigiZine

Klant in Beeld Volgens Groenewegen is er geen toekomst voor accountantskantoren die alleen administraties verzorgen.

“De bedrijfstak moet veranderen, wil men overleven. Het aanbieden en uitbreiden van adviserende taken speelt daarin een grote rol. Net als het verhogen van de kwaliteit. Dat vraagt ook veel van aankomende professionals. Het is belangrijk dat zij op een hoger niveau instromen dan voorheen. Ze moeten zich specialiseren en blijven leren,” vertelt Groenewegen.

Registeraccountant Broekman vult aan: “Wij hebben bijvoorbeeld een specialist in huis die zich vooral bezig houdt met de scheepvaart en eigenaren van zeeschepen ondersteunt in hun juridische structuur en belastingaangiften.”

Profilering De veranderde focus om ook grotere bedrijven te bedienen, betekent dat de profilering als kantoor anders moet. Marco Broekman: “Onze bestaande klanten weten wie we zijn, voor nieuwe klanten is het belangrijk om vertrouwen uit te stralen. Veel meer laten zien wie de mensen achter de werkzaamheden zijn. Controle en advies doe je immers vanuit vertrouwen. De ontwikkeling van een nieuwe website is een mooi voorbeeld van de nieuwe profilering. Met een one page look & feel, koppelingen naar nieuwsbrieven en een blog.” Groenewegen vult aan: “En het gebruik van social

media. Daar wordt in onze branche nog maar mondjesmaat gebruik van gemaakt. We zijn een behoorlijk behoudende beroepsgroep op dat vlak.” Daar gaat assistant-accountant én ICT beheerder Martijn Spaans verandering in brengen door activiteiten op Twitter, LinkedIn en Instagram te ontplooien.

Crowdfunding Ook op andere vlakken ziet GBA Accountants & Adviseurs beweging en verschuiving. Groenewegen:“De markt

te helpen overleven. Nu hebben zij vooral assistentie nodig bij groei.”

Broekman vult aan:“De hele manier van financiering is totaal anders. Voor de crisis ging je met een klant naar de bank en dan kwam die financiering eigenlijk moeiteloos rond. Tijdens de crisis had dat eigenlijk geen zin en nu kun je bij banken ook nog maar moeilijk terecht voor de volledige financiering.”

Groenewegen: “Maar er staan andere vormen op. Crowdfunding is daar een goed voorbeeld van, maar ook inves-

toont groei en het werk trekt weer aan. Hoewel er altijd sprake is van continue evaluatie bij klanten, is er de laatste tijd wel wat veranderd. In de crisisjaren waren we vooral bezig met bijzonder beheer om bedrijven

teringsmaatschappijen die bellen om te zeggen dat ze willen investeren. Ze bieden zichzelf aan.” Marco Broekman: “Onze rol is er meer één geworden van matchmaker. Wij zorgen dat partijen bij elkaar komen.”

Over GBA Accountants & Adviseurs Op 1 januari 2006 ontstaat GBA Accountants & Adviseurs door het samengaan van Groenewegen Van Lier Accountants/Van den Berg Van der Schee Belastingadviseurs en Haket Ammerlaan & partners Accountants en Belastingadviseurs. Beide kantoren zijn sinds de jaren zeventig diep geworteld in de Haagse samenleving. Sinds 2006 zitten ze in het huidige pand aan de Eisenhowerlaan.

DigiZine

9

Klant in Beeld

v.l.n.r.: Martijn Spaans, Nico Groenewegen, Marco Broekman

Digitale jaarrekening Een van de laatste ontwikkelingen binnen de branche is de eis vanuit de overheid om jaarrekeningen digitaal te deponeren en accountantsverklaringen digitaal aan te leveren. Om aan te sluiten op die nieuwe regels en nieuwe ontwikkelingen is de accountancybranche druk met de consequenties op ICT-gebied, zoals zorgen dat programmatuur de jaarrekening in XBRL-formaat kan deponeren bij de Kamer van Koophandel, het invoeren van elektronisch factureren en verder digitaliseren van eigen rapportages en verklaringen, inclusief rechtsgeldige elektronische ondertekening met behulp van beroepsgebonden certificaten.

Op de hoogte Deze flexibele professionaliteit vraagt van medewerkers up to date kennis.

Het is immers iedere keer weer zaak om scherp te zijn en te komen met goed gefundeerde adviezen. Hoe blijven de accountants en fiscalisten op de hoogte? Marco Broekman: “Naast

10

DigiZine

alle wijzigingen en informatie die we vanuit de overheid krijgen, komt er ook vanuit de beroepsorganisaties SRA en NBA veel informatie op ons af. We blijven via vakbladen, websites, congresbezoek en het bijwonen van netwerkbijeenkomsten rond speciale onderwerpen goed geïnformeerd. Daarnaast is er sprake van een permanente educatieverplichting.”

Groenewegen: “Jaarlijks moet je een bepaald aantal punten halen uit cursussen en workshops. Elke drie jaar wordt vastgesteld of je aan de minimale verplichting van 120 punten/uren hebt voldaan. Bij niet voldoen volgen sancties en als je het heel bont maakt dan verlies je gewoon de bevoegdheid om je vak uit te oefenen. Daarnaast ligt ieder accountants- en belastingkantoor in Nederland onder een vergrootglas.

Onze beroepsvereniging SRA controlleert namens de Autoriteit Financiële Markten (AFM) als toezichthouder jaarlijks of wij als vergunninghouder de wettelijke controles correct

uitvoeren.”

Broekman: “Dat doen ze door één of meer dossiers te lichten. Wij zijn verplicht om 60 dagen na afgifte van een accountantsverklaring een dossier te sluiten. Vroeger registreerde en beheerde een compliance officer – liefst iemand van buitenaf - de dossiers in een archiefkast, achter slot en grendel. Er werd gedocumenteerd wie een dossier wilde inzien. Dit was om te voorkomen dat er zaken aan een dossier werden toegevoegd na sluiting. Vandaag de dag vervullen software en digitale logboeken die taken.”

GBA en DigiOffice Digitaal werken heeft GBA Accountants & adviseurs al grotendeels geadopteerd. Een aantal jaar geleden begon dat met het zoeken naar een DMS. Groenewegen: “We wilden documenten op een andere manier opslaan, vinden en verwerken. Bij het onderzoek naar de verschillende pakketten op de markt, kwamen we uit bij DigiOffice. De afspraak die ik

Klant in Beeld toen met Mario van Nierop voor een demo had, veranderde al snel in een heel prettig en goed gesprek over ondernemerschap. Vandaaruit hebben we DMS- en CRM-issues - document registratie, vindbaarheid, workflow & standaard correspondentie - in kaart gebracht en aangepakt.”

De focus lag op het implementeren van alle standaard werkprocessen zoals bijvoorbeeld inkomende post, jaarrekeningen, VPB-aangiften en dergelijke in digitale werkstromen.

Broekman: “Een goed voorbeeld is de inkomende poststroom. Die is gedigitaliseerd. Wel doen Nico en ik een screening vooraf zodat alleen zinnige dingen in het DMS belanden. We krijgen bijvoorbeeld van de belastingdienst voor al onze klanten een aankondiging voor het doen van de BTW-aangifte. Diezelfde brief hoeft voor ons maar een keer in het systeem voor te komen, niet veertig keer.”

Ervaring Naast de standaard basisinstallatie zijn specifieke zaken voor GBA Accountants & Adviseurs in DigiOffice ingericht. Marco Broekman: “Er is na de livegang echt wel een periode geweest dat medewerkers op een andere manier over zaken na moesten denken. Zoals stilstaan bij het belang

om het onderwerp goed in te vullen en de juiste criteria meegeven.

Daar is bij de inrichting goed over nagedacht. De fiscale naamgeving is gehandhaafd, maar uitgebreid met specifieke informatie. Die gewenning is er inmiddels wel. Het gemakkelijk terug vinden van informatie werkt heel prettig.”

Hybride serveromgeving Martijn Spaans is naast assistantaccountant ook ICT-beheerder binnen GBA Accountants & Adviseurs.

Spaans: “Met de keus voor DigiOffice is ook de serveromgeving onder de loep genomen. Tot een aantal jaar geleden werkten we volledig vanuit de cloud. Voor updates van CaseWare en overige pakketten waren we compleet afhankelijk van onze toenmalige leverancier. Het kwam met regelmaat voor dat er belangrijke updates klaar stonden, maar dat zij deze niet uitvoerden. Terwijl wij voor ons werk echt afhankelijk zijn van het up-todate zijn van de applicaties, omdat dit anders tot fouten leidt.”

Voor GBA Accountants & Adviseurs was dit gebrek aan flexibiliteit een onhoudbare en onwenselijke situatie.

Samen met de system engineers van IDB4ict is toen gezocht naar een geschikte oplossing. Die kwam er in de vorm van een hybride serveromge-

ving, een compleet nieuwe serveromgeving op basis van virtualisatie.

Diverse Windows 2012 servers en een migratie naar Office 365 voor middelgrote en grote ondernemingen (Business Premium) maken de hybride combinatie van on-premise en cloud tot een succes. De centrale updates van alle benodigde software zorgt voor een stabiele én flexibele ICT werkomgeving.

Toekomst Martijn Spaans: “Er zijn genoeg zaken die onze aandacht vragen. Zaken die we op korte en lange termijn willen regelen. Zoals de digitale deponeringen, onze nieuwe website en de social media activiteiten. Daarna komt de telefooncentrale aan de beurt voor vervanging.”

Marco Broekman vult aan: “Onlangs is een verbeterslag in het gebruik van DigiOffice ingezet. En er staan nog wel wat wensen op de agenda. We hebben DigiOffice mede gekocht omdat er - naast de thema’s die we er in eerste instantie mee hebben opgelost – nog veel meer potentie in zit voor verbetering in de dagelijkse aangifteen belastingpraktijk. Bijvoorbeeld door de inzet van de beveiligde portalen van DigiOffice Extranet voor informatie-uitwisseling met onze klanten,” aldus Broekman.

DigiZine

11

Fintage House - IDB4ict

Private cloud voor Fintage House In partnership door IDB4ict ontzorgd

12

DigiZine

Fintage House - IDB4ict “Het klinkt zo klassiek. Meerdere internationale omgevingen migreren naar een centrale locatie. Toch is de uitvoering van de private cloud voor Fintage House heel bijzonder en specialistisch van aard geweest. Zonder IDB4ict was dit allemaal niet gelukt. Het partnership heeft ons daar gebracht,“ zegt Peter Bartels van Ont-wikkelen B.V. Een gesprek met de betrokken specialisten van IDB4ict én extern adviseur Peter Bartels over partnership, techniek en toekomst.

Peter Bartels: “Fintage House bedient als één van de weinige in de entertainment industrie sectoren zoals TV en film en zorgt dat alle partijen die recht hebben op een deel van de opbrengsten dit ook ontvangen.

Daarvoor maakt Fintage House de contracten op met alle belanghebbenden en zorgt dat iedereen de rechten over de film, het tv-programma of de muziek afdraagt. Met de financiële afwikkeling zijn alleen al in Hongarije zo’n 1.300 bankrekeningen gemoeid.”

Bartels is als extern adviseur een aantal jaar geleden door het management van Fintage House ingehuurd om organisatorische en technische verbeteringen in de bedrijfsvoering te helpen doorvoeren. Hij is gevraagd met zijn oog voor technologie en samenwerking te kijken naar problemen die het hoge serviceniveau dat Fintage House haar klanten wil bieden in gevaar konden brengen. Zijn kennis en ervaring met het opbouwen van samenwerkingsverbanden, opgedaan met zijn bedrijf Ont-wikkelen voor andere klanten, zijn ook in de opdracht voor Fintage House toegepast.

Uitdagingen Peter Bartels vertelt: “Ik ben bij Fintage House begonnen om de Verandermanager te ondersteunen.

Daarvoor heb ik eerst de bedrijfscultuur goed leren kennen. Een vereiste om als extern adviseur je adviezen en kennis geaccepteerd te krijgen. Het stelde me in staat om de zachte kant en de praktisch operationele kant naar elkaar toe te bewegen.

Een van de eerste dingen die ik waarnam, was de staat van de ICT. Veel tijd en energie van de systeembeheerders ging naar het draaiende houden van de lokale omgevingen.

Ook nam intern de technologievraag alleen maar toe. De IT’ers werden overvraagd door collega’s die onvoldoende oog hadden voor het feit dat een vraag om verandering altijd invloed heeft op het netwerk.”

Fintage House – en daarmee Peter Bartels - stond op dat moment voor een aantal uitdagingen. De hardware was ernstig verouderd. Het ontbrak aan specialistische kennis van technologie en besef van de impact.

Peter Bartels is extern adviseur en eigenaar van Ont-wikkelen B.V. In zijn ‘werkbagage’ zit 25 jaar ervaring als technisch specialist voor onder andere Oracle, technologie-trajecten bij top 200-bedrijven als KPN, UWV en de Belastingdienst als extern projectleider en een reorganisatietraject bij een verzekeringsmaatschappij. Bartels focust zich met Ont-wikkelen op het helpen van organisaties om technologie in te zetten voor hun business. Dit doet Ont-wikkelen door partijen in te schakelen die aan dat doel ondersteunend zijn.

Management en directie wilden het goed geregeld hebben.

Peter Bartels: “Ik ben begonnen om alles binnen Fintage House in kaart te brengen. De migratie- en e-mailproblemen zijn door mij benoemd, uitgelegd en bespreekbaar gemaakt.

Er is besproken waarom iets moest veranderen en hoe technologie daarin een rol kon spelen. IT staat namelijk

DigiZine

13

Fintage House - IDB4ict

al lang niet meer los van de business.

Op een gegeven moment is het management team akkoord gegaan om een aanbesteding te doen zodat er een beter beeld van het kostenplaatje zou ontstaan.”

Peter Bartels stelde vervolgens samen met Fintage House een eisen- en wensenpakket op. Door ervaring uit eerdere trajecten weet hij wat er allemaal bij het technologievraagstuk, het inkoopcontract en de onderhandeling komt kijken. Daardoor is heel uitgebreid omschreven wat belangrijk was. Twee hoofdpijlers hierin waren: niet meer investeren in eigen hardware én remote werken voor iedereen mogelijk maken. Schaalbaarheid en flexibiliteit waren belangrijke uitgangspunten. Dit wensen- en eisenpakket is als Request For Proposal (RFP) neergelegd bij een aantal ICT-bedrijven waaronder IDB4ict.

Bartels: “De RFP was heel duidelijk gestoeld op het feit dat Fintage House op zoek was naar partnership, korte lijnen en een hoog kennisniveau. Ze wilden niet nummer 324 bij

14

DigiZine

een grote partij zijn. De meeste grote leveranciers zijn namelijk alleen maar flexibel binnen de grenzen van hun eigen verdienmodel.”

Geboden oplossing IDB4ict zette voor de beantwoording van de RFP een projectteam in.

Het team bestond uit Serge Hofman (Hoofd IDB4ict), Frank Luteijn (Sales manager), Jan Kamphuis (Senior system engineer), Gerben de Leeuw (Senior system engineer) en Pascal Koster (Senior system engineer) doen grondig vooronderzoek, bedenken oplossingen en werken alle details uit.

Nico Boom, Windows en SharePoint Consultant van IDB Groep en Frank Luteijn analyseerden de verschillende mogelijkheden en beantwoordden de RFP met motivatie voor de gekozen oplossingen. Nico Boom: “Om de bestaande lokale gedecentraliseerde serveromgeving over verschillende vestigingen en landen te migreren naar een centraal datacenter, was een goed doordacht plan nodig. Daarop hebben we het voorstel voor een private cloud omgeving ingediend. Dit sloot aan bij de richting die Fintage

House op wilde met IT.” Peter Bartels vult aan: “Het idee van de private cloud is bij Fintage House langzaam gegroeid. In eerste instantie wilde het bedrijf eigen hardware, maar dat is op advies losgelaten.

Het partnership is doorslaggevend geweest. Vertrouwen, je woord geven en houden zijn heel belangrijke aspecten.”

Over het voorleggen van het contract aan de directie zegt Bartels: “Dat was een spannend moment. Ik had een aantal managers uit Hongarije, Engeland en Nederland betrokken in de transitie naar remote werken.

De beslissing van de directie was echter allesbepalend. De directie vroeg het management team naar de uitvoerbaarheid en of er voldoende draagvlak was. Vanwege hun positieve antwoorden kwam daardoor ook een ja van de directie.”

Aanpak en uitvoering Na de opdrachtbevestiging door Fintage House werkte het projectteam van IDB4ict de concrete invulling

Fintage House - IDB4ict en planning uit in een migratie- en projectplan. Daarvoor bezocht een deel van het team alle hoofdlocaties om een indruk te krijgen en lokale medewerkers een presentatie te geven van de oplossing. Hoofd IDB4ict Serge Hofman: “Van Hongarije was al bekend dat de serverruimte sterk verouderd was. Toen Nico Boom en ik voor de presentatie in Budapest waren, hebben we die serverruimte zo goed als kon bekeken en verbeterd.”

IDB4ict voerde de basisinstallatie van de remote desktopomgeving uit. Er moest immers overgegaan worden van lokale servers naar remote servers.

De toegang tot het netwerk werd omgezet van een VPN-IPsec-verbinding (virtual private network) naar een remote desktop omgeving. Ook werden gateways, brokers en session hosts gepositioneerd en ingericht.

Nico Boom: “Al met al was het een pittige klus. Het uitdenken van de netwerktopologie heeft heel wat voeten in aarde gehad. We hebben daar kundige en goede mensen voor in huis. Zij hebben meer dan kennis en expertise. Ze weten hoe en wat er gecommuniceerd moet worden met elkaar en met de klant. Bijkomende uitdaging was dat de oude situatie tijdelijk gehandhaafd moest blijven, omdat Fintage House niet wilde dat medewerkers hinder ondervonden van de migratie.”

Free State of Jone

The Dressmaker FILM ART MEDIA (Producer)

Snowden

Een van de spannendste momenten tijdens de uitrol vond plaats in Hongarije. Peter Bartels en Serge Hofman waren samen in Budapest om de bankapplicaties te migreren naar de remote desktopomgeving. Bartels: “Deze applicaties zijn cruciaal voor het werk van de medewerkers in Hongarije. Van tevoren was een inschatting gemaakt van alle verschillende encrypties die de diverse banken hanteren. Tijdens de migratie bleek bij een medeweker een variant te staan die we nog niet kenden. Op

Careful What You Wish For

DigiZine

15

Fintage House - IDB4ict

Wautem vel eum iriure dolem vel eumi.

Tips Voor bedrijven die aan het nadenken zijn over private cloud, hosting of hybride omgevingen heeft Serge Hofman een aantal tips. “Tip één luidt dat niet elk bedrijf gebaat is bij de public cloud. Je verliest aan flexibiliteit ten opzichte van servers in het pand, maar wint veel aan schaalbaarheid en ontzorging.

Wat voor uw bedrijf geschikt is? Laat een gedegen onderzoek uitvoeren. Tip twee is dat u zich niet moet laten verleiden door een ogenschijnlijke superaanbieding. Trap niet in de show van de goochelaar die uw aandacht naar zijn ene hand trekt, maar houd juist die andere hand goed in de gaten. Laat hiervoor de total cost of ownership (TCO) goed doorrekenen. IDB4ict kunt u inschakelen om dergelijke calculaties te laten maken als onderdeel van de advisering.”

16

DigiZine

zo’n moment hoop je dat het geen showstopper zal blijken te zijn.

Zorgvuldigheid en kalmte zijn dan een groot goed.”

IDB4ict’er Pascal Berendse is vanaf de implementatie betrokken bij het project. Over de uiteindelijke livegang van de private cloud omgeving vertelt hij: “Ook het weekend van de complete overgang is er gestructureerd in teamverband gewerkt.

Samen met collega Gerben de Leeuw was ik in Leiden. Collega’s Jan Kamphuis en Pascal Koster waren in het datacenter en Serge Hofman werkte vanaf weer een andere locatie. Samen werkten we op zaterdag aan alle voorbereidingen. Op zondag hebben we – met voortdurend contact via Skype for Business – alles gecontroleerd en hebben we de overgang stapsgewijs definitief gemaakt.

Alle puzzelstukjes vielen goed op hun plaats.”

Peter Bartels: “De implementatie en migratie naar de private cloud heeft al met al driekwart jaar geduurd. Het is – heel bewust - stap voor stap opgepakt. Eerst in Leiden, daarna Budapest en als laatste in Londen.

Applicatiebeheer kent Fintage House niet. Het was dus een kwestie van pakketten ‘oppakken’ en ergens anders ‘neerzetten’. Daarna is de leverancier geïnformeerd over de nieuwe plek. Gelijktijdig met het private cloud project liep ook een traject rond telefonie. Fintage House koos voor een Duitse oplossing van internettelefonie dat effect had op het netwerkverkeer. IDB4ict heeft in opdracht van Fintage House gezorgd voor twee aparte virtuele netwerken.

Eén met routers, firewalls en servers voor de werkplekken plus een apart virtueel netwerk met routers, firewalls en servers voor de telefonie. Dit zodat ze elkaar niet kunnen bijten in

‘Quality of Service’.”

Resultaat Sinds de oplevering werkt Fintage House in een private cloud omgeving die door IDB4ict beheerd en onderhouden wordt. Ook is er helpdeskondersteuning opgezet. Alle medewerkers van Fintage House kunnen in een speciaal voor hen opgezet portaal zelf meldingen doen en volgen.

IDB4ict bepaalt per melding of IDB4ict het op moet lossen of dat de Service Delivery Manager van Fintage House lokaal iets moet oppakken.

Peter Bartels heeft gedurende het project de pijlers ‘niet investeren in eigenaarschap’ en ‘flexibeler werken’ voor Fintage House goed bewaakt: “Samen met IDB4ict is gebouwd aan een compromis. Wat wil je als IT behouden aan taken en waarin geef je de rol over aan IDB4ict? Fintage House is van uitvoering naar regie gegaan. Er is een standaard kostenniveau gerealiseerd. Het bedrijf heeft de regie op de uitvoering en weet waar het aan toe is. Ook zijn de grenzen van de Service Delivery Manager beter afgebakend. Fintage House doet het werkplekkenbeheer.”

Bartels over het resultaat: “Het remote werken heeft achteraf gezien minder impact gehad op de mensen dan vooraf was ingeschat. In Hongarije was men al bekend met remote werken, omdat er relatief veel vanuit huis wordt gewerkt. Inloggen op een andere omgeving was dus al gesneden

Southside With You

koek. Elders duurde het iets langer.

Sommige medewerkers moesten ervan overtuigd raken dat werkzaamheden ook prima vanuit de remote omgeving zijn uit te voeren. Het aantal verstoringen en calls is enorm naar beneden gebracht, de stabiliteit van de omgeving juist fors toegenomen.”

Nico Boom hierover: “Actieve monitoring van de systemen voorkomt dat medewerkers verstoringen zelfs merken. Zo kwamen we er in het begin - puur door actief te monitoren - achter dat British Telecom in Engeland met het updaten van de routers ook een verandering aanbracht in het IP-adres. Terwijl dat IP-adres wordt aangeroepen voor de internetverbinding. IDB4ict herstelde meestal de verbinding al voordat medewerkers in Londen er hinder van ondervonden.

We hebben Fintage House daarop geadviseerd het internetabonnement te upgraden waarmee wijziging van het IP-adres uitgesloten is. Ook de firewalls zijn vernieuwd omdat de bestaande niet geschikt waren voor het doel namelijk optimale performance van de nieuwe omgeving.”

The Infiltrator

Samenwerking Over de samenwerking zijn beide partijen zeer positief. Peter Bartels: Het is voor zowel Fintage House als IDB4ict absoluut een geslaagd project. Grootste voorsprong van IDB4ict op vergelijkbare dienstverleners is dat je als klant toegang hebt tot de laag eronder. Toegang tot de mensen met specifieke kennis en expertise op diverse vlakken die daar ook nog graag met je over praten en sparren.

Wij zijn daarmee geholpen om na te denken over de oplossing, door die diverse invalshoeken kregen we een totaalbeeld. Door samen na te denken over kosten- en verdienmodel hebben we als partners een evenwicht gevonden in diensten en verdiensten. Het door Fintage House gezochte partnership is in IDB4ict zeker gevonden.”

Over de samenwerking in het veld zegt Serge Hofman: “Je hebt een gezamenlijk doel. De migratie succesvol laten verlopen. Daarvoor werken wij altijd graag nauw samen met de ICTafdeling. Je erkent daarmee elkaars kennis en ervaring en het zorgt voor betrokkenheid naar de verandering.

Dat is echt noodzakelijk voor het slagen van een project. Veel werk wordt in de avond- en nachtelijke uren verzet. Dan ligt het netwerk stil en kunnen zaken rustig getest en doorgevoerd worden. Dat hebben we ook samen met de ICT’ers van Fintage House en Peter Bartels gedaan.

Het is echt een gezamenlijk project geweest.” Hofmans rol is er nu een

DigiZine

17

Fintage House - IDB4ict van adviseren en meedenken vanaf de zijlijn. Af en toe schuift hij, als het nodig is, bij vergaderingen aan.

Pascal Berendse heeft vanaf de oplevering de rol van klantverantwoordelijke. Hij schakelt in die functie op verschillende niveaus met Fintage House. En koppelt bevindingen weer terug binnen IDB4ict.

Nico Boom daarover: “Bij IDB4ict zijn de lijnen kort en is er respect voor elkaars kennis. Dit alles komt de performance en slagvaardigheid ten goede. Onze kracht ligt in het heel snel kunnen doorvoeren van wijzigingen. Op een verantwoorde manier.

Omdat we protocollen hanteren over hoe een omgeving moet zijn ingericht. Bovendien is er veel kennis aanwezig van verschillende omgevingen. Wijzigingen of verbeteringen die we voor een bepaald project doen worden waar mogelijk ook bij andere klanten doorgevoerd.”

Hostingdiensten IDB4ict Tijdens het migratieproject van Fintage House is IDB4ict overgegaan naar een datacenter dat beter aansloot op de eisen van uitbreiding, bandbreedte en service. Dit stelt IDB4ict in staat om groei bij zowel

bestaande als nieuwe hostingklanten aan te kunnen.

Peter Bartels over hostingdiensten: “Veel bedrijven onderschatten het belang van de laag onder de software. Daar waar storage, beveiliging, servers en dergelijke een rol spelen.

Elk bedrijf zou hier serieus over na moet denken. De beweging is nu dat men dit allemaal wil uitbesteden.

Vaak wordt er vanuit kostenoogpunt gedacht dat men dan beter af is. In veel gevallen zal dit zo zijn. Cruciaal is echter om goed advies in te win-

Over Fintage House Fintage House bedient als één van de weinige in de entertainment industrie sectoren zoals TV en film omdat deze volledig geïntegreerd zijn in de bedrijfsvoering. Het bedrijf kent acht unieke diensten, variërend van oplossingen voor uitvoerende artiesten en auteurs om hun rechten te maximaliseren tot op maat gemaakte service voor de audiovisuele industrie. Het vormen en onderhouden van innovatieve en succesvolle samenwerkingsverbanden met experts uit de industrie om aan de wensen van de klant zo goed mogelijk tegemoet te komen, is wat Fintage House al bijna 30 jaar het beste doet. Het bedrijf begeleidt klanten bij de kansen en valkuilen van het digitale tijdperk vanuit de kernwaarden goede service en innovatie.

18

DigiZine

nen wat voor de business de beste oplossing is. Daarvoor hoeft men de kennis niet zelf in huis te hebben.”

Klantverantwoordelijke Pascal Berendse vult aan: “Het traditionele systeembeheer verliest aan terrein, maar daar moet wel iets tegenover staan. Of de servers nu in een ruimte in het pand of elders staan, de beleving mag niet minder zijn en moet juist beter worden. Private cloud is interessant voor het midden- en kleinbedrijf. Vooral het dynamische model is geschikt omdat er gemakkelijk op- en afgeschaald kan worden.

In de prijs per server zijn kosten voor vernieuwing, updates en onderhoud verwerkt. Bij een systeembeheerder in loondienst kan nooit alle expertise in één persoon verenigd zijn. IDB4ict heeft een schaalbaar en dynamisch model en de vereiste expertise. Onze sterke punten zijn klantbeleving, de persoonlijke aandacht en het maatwerk. Onterecht denken veel mensen bij maatwerk aan hoge kosten. Maatwerk is in ons geval ook rekening houden met de specifieke wensen van een klant en bijvoorbeeld zorgen dat een lokale server kan communiceren met de servers in het datacenter.”

SCOPE scholengroep

SCOPE scholengroep ziet DMS als steunpilaar bedrijfsprocessen

De komende jaren investeren gemeente en onderwijsinstellingen van Alphen aan den Rijn 80 miljoen euro in nieuwbouw en renovatie van gebouwen - het zogenoemde Masterplan. Doel is dat de scholen weer 40 jaar vooruit kunnen met de huisvesting. Voor SCOPE betekent het Masterplan onder meer een gloednieuw Leerpark, renovatie en uitbouw van het Lyceum én de realisatie van een Topmavo.

Een mooie aanleiding voor een gesprek met Concern controller Ronald Kollen, Bestuurssecretaresse Ine Pieterse-Keijzer, Hoofd systeembeheer Frank van Brenk en Beleidsmedewerker Jan Murck van SCOPE scholengroep, de grootste onderwijsorganisatie in Alphen aan den Rijn en omstreken: twaalf basisscholen, een school voor speciaal (voortgezet) onderwijs, een scholengemeenschap

voor voortgezet onderwijs met vier vestigingen en een school voor prakijkonderwijs voor en met meer dan 750 collega’s en bijna 7.000 leerlingen.

Nieuwbouwplannen Voor SCOPE zijn alle projecten in het Masterplan van elkaar afhankelijk.

Vooral in het voortgezet onderwijs laat het leerlingenaantal veelvuldig

een golfbeweging zien. Van krimp naar uitbreiding en weer terug. Dit heeft uiteraard effect op de docentenformatie en de gebouwen die nodig zijn voor de primaire onderwijstaak. Het Masterplan is voor alle schoolbesturen in Alphen aan den Rijn dé mogelijkheid om aan te geven wat er per gebouw of school moet gebeuren aan nieuwbouw, renovatie, uitbouw of een combinatie van deze

DigiZine

19

SCOPE scholengroep zaken. Die behoefte verschilt namelijk per school. Soms is er sprake van leegstand, soms juist van de inzet van noodlokalen.

Flexibele binnenschil Ronald Kollen, Concern controller, vertelt: “We hebben met alle betrokkenen goed nagedacht over vormgeving en invulling. Daarbij is rekening gehouden met een vaste buitenschil en een flexibele binnenschil waardoor ruimtes naar behoefte kunnen worden vergroot of verkleind.”

SCOPE is bouwheer in het project waardoor heel veel zaken zelf te bepalen zijn. Beleidsmedewerker Murck: “Nieuwe denkbeelden over onderwijs hebben gevolgen voor de inrichting van onze nieuwe gebouwen. Zo gaan de deuren niet dicht, sterker nog er komen misschien geen deuren in. Zo bieden we alle collega’s, met behoud van eigen cultuur, een verbrede en stimulerende werkomgeving.”

Digitalisering Tijdens het maken van de plannen voor de nieuwe huisvesting staan zowel bestuur als de ondersteunende diensten regelmatig stil bij de kernvraag of de ondersteunende processen efficiënter kunnen. Bestuurssecretaresse Ine Pieterse-Keijzer vertelt: “We willen veel vierkante meters voor het daadwerkelijke onderwijs. Dat heeft direct tot gevolg dat we iets moeten

20

DigiZine

met ons grote archief in de kelder. Al het archiefmateriaal van de scholen neemt zo’n 30-40 m² – tot aan het plafond – in beslag. Sommige stukken gaan terug tot 1889 en 1918, vaak nog met ganzenveer geschreven documenten met een schat aan informatie. We vonden dat een groot fysiek archief niet meer past in deze tijd, maar uiteraard willen we het materiaal niet verloren laten gaan.”

Verbreding zoektocht SCOPE gaat daarop in eerste instantie op zoek naar de mogelijkheden van een digitaal archief. Dat uitgangspunt verandert gaandeweg in een zoektocht naar een oplossing om diverse zaken en wensen op te pakken zoals digitale postregistratie en factuurverwerking. Ronald Kollen vertelt: “Ook het drukwerk kost over al die verschillende schoolvormen met diverse onderdelen en logo’s heel veel geld. Tel daar bovenop de tijd in beheer van al die huisstijlen en de kapitaalvernietiging als er een

wijziging optreedt. Ook dit wilden we aanpakken. We zijn dus op zoek gegaan naar een Document Management Systeem (DMS) dat aan onze verwachtingen en wensen voldoet.”

Nadat de keuze voor DigiOffice en IDB Groep door SCOPE genomen is, worden er werkgroepen gevormd, overleggen ingepland en prioriteiten gesteld. Er moet namelijk nogal wat werk verzet worden in het traject; het fysieke archief gedigitaliseerd beschikbaar krijgen, relatiebeheer via een CRM, documentbeheer in het DMS, e-mailregistratie en –archivering, huisstijlautomatisering én digitalisering van postregistratie en factuurverwerking.

Commitment Beleidsmedewerker Jan Murck kijkt erg naar de toepasbaarheid van pakketten en applicaties voor zowel leerlingen, docenten als de ondersteunende laag: “Een DMS was al een langgekoesterde wens van de

SCOPE scholengroep

organisatie. Daarbij moet het middel altijd meerwaarde hebben. Niet iets doen omdat het hip is, maar omdat het iets toevoegt aan je proces. Dat het bestuur dit besluit nam en heeft uitgedragen naar de organisatie is erg belangrijk geweest. We zijn er van overtuigd dat het DMS slaagt. Het commitment is heel hoog.”

Hoofd systeembeheer Frank van Brenk: “Het slagen van een project in het onderwijs houdt onlosmakelijk verband met succeservaringen.

Daarom hebben we er heel bewust voor gekozen om kleinschalig via pilots te starten zodat er een soort olievlekwerking ontstond via mondop-mondreclame.” Collega Murck vult aan: “Het faciliteren van een werkbare en stimulerende omgeving is dus een vereiste. Uiteindelijk is DigiOffice in het begin op een aantal machines neergezet en in een later stadium uitgebreid naar alle 750 medewerkers die op de een of andere manier met DigiOffice werken.”

Digitalisering in de praktijk In de praktijk is nu goed te zien wat

digitalisering inhoudt. Alle informatie uit het fysieke archief is nu gedigitaliseerd voor collega’s beschikbaar in DigiOffice. Hiermee is waardevolle en historische informatie veel gemakkelijker te zoeken, te vinden en te gebruiken omdat de toegang tot informatie veel eenvoudiger is. De wens om materiaal niet verloren te laten gaan is vervuld én de vierkante meters zijn beschikbaar gekomen voor onderwijsdoelen.

Postregistratie Bestuurssecretaresse Ine Pieterse houdt zich onder andere bezig met de postregistratie. Ze vertelt over de verandering: “Vroeger kwam informatie letterlijk via de postbus binnen. Tegenwoordig is dat nog maar een heel klein deel en zijn de overige stromen vooral digitaal en heel divers. Postregistratie werd dus een belangrijk issue want digitale stukken moeten ook bewaard worden. We hadden hier wel zelf een systeem voor opgezet, maar dit is nooit doorontwikkeld.”

Nu is in DigiOffice een proces ingericht voor digitale postregistratie.

Pieterse initieert de registratie, legt

in werkstromen een taak neer bij een collega en bewaakt het proces: “We hebben door DigiOffice weer grip op de volledigheid van informatie. Dit is voor bijvoorbeeld besluitvorming heel belangrijk.”

Uniform werken De nieuwe werkwijze is ‘dwingend’ opgelegd. Ronald Kollen: “Dat kan ook niet anders als je hebt uitgesproken dat je uniform wilt gaan werken.

Iedereen moet een officiële mail keurig in huisstijl en geregistreerd verzenden. Maar ook de daarop eventueel volgende e-mailwisseling met externen moet geregistreerd staan.

Strikt beveiligd en alleen zichtbaar voor bevoegden. Daar ontkom je ook met het oog op de Europese privacywetgeving niet aan. Je moet voor de buitenwereld aan kunnen tonen hoe er met privégegevens is omgegaan.

Die verantwoordelijkheid heeft elke school.”

Overzicht “We zetten een DMS in om overzicht te hebben. Daarom ziet iedere medewerker op zijn beeldscherm in

DigiZine

21

SCOPE scholengroep DigiOffice alleen die documenten en taken die voor hem en de functie van belang zijn. Daarbij is zoveel mogelijk de huidige werkwijze in de indeling ondergebracht. Dat zorgt bij iedereen voor herkenning. De doorsnee collega kan eenvoudig zijn mails registreren, een document in huisstijl maken en versturen. Naar opslag en archivering hoeft hij niet om te kijken. Dat regelt DigiOffice”, aldus Ronald Kollen.

Efficiencyslag facturatieproces Ook voor de financiële administratie is een kosten- en efficiencyslag gemaakt. Kollen: “Steeds meer leveranciers sturen alleen nog digitale nota’s toe. Daarvoor zijn afspraken gemaakt over waar zo’n nota aan moet voldoen zodat DigiOffice het kan verwerken.”

Goedkeuringstraject Bestuurssecretaresse Ine Pieterse vult aan: “Het goedkeuringssysteem van facturen voor betaling is nu ook efficiënter. Het goedkeuringstraject is opgenomen als werkstroom in DigiOffice. Concern controller Kollen: “Duurt SCOPE is opgericht op 1 januari 2003 en staat voor Stichting Christelijk Onderwijs met Perspectief. De scholengroep is bijzonder omdat ze bestaat uit twaalf basisscholen, een school voor speciaal (voortgezet) onderwijs, een scholengemeenschap voor voortgezet onderwijs met vier vestigingen en een school voor praktijkonderwijs. SCOPE zet zich in om de brug tussen primair en voortgezet onderwijs blijvend te verstevigen.

In deze diverse en dynamische omgeving werken meer dan 750 medewerkers. Er wordt les gegeven aan bijna 7.000 leerlingen.

22

DigiZine

iets te lang dan krijgt de financiële administratie een seintje. Diegene die iets goed moet keuren, ontvangt een openstaande taak in zijn/haar e-mail.”

Uitdagingen SCOPE heeft al een flinke stap op de ladder naar digitaal (samen)werken gezet. Beleidsmedewerker Jan Murck: “Wij hebben dit nu op een aantal vlakken met DigiOffice gedaan en we zien mogelijkheden voor uitbreiding. Bijvoorbeeld op het vlak van dossiervorming. Nu kunnen docenten in het LVS (leerlingvolgsysteem) wel een opmerking ‘afspraak met ouder’ plaatsen, maar de inhoud of de mailwisseling staan hier niet bij. Het zou goed zijn als we op termijn een link in LVS kunnen zetten dat verwijst naar een document/e-mailbericht in DigiOffice.”

Concern controller Ronald Kollen: “Ik verwacht voor de toekomst nog genoeg uitdagingen. Reden genoeg om als bestuur samen met alle collega’s vooruit te blijven kijken en de organisatie er tijdig op in te richten.”

DigiOffice Huisstijl

Herkenbare identiteit via huisstijlautomatisering

Avans Hogeschool kiest voor DigiOffice Avans Hogeschool - met locaties in Breda, ‘s-Hertogenbosch en Tilburg werkt met DigiOffice Huisstijl om de 2.600 medewerkers te ondersteunen bij het eenduidig uitdragen van de bedrijfsidenteit in correspondentie en presentaties.

Het gebruik van centraal beheerde bedrijfsdocumenten maakt het bovendien makkelijker om te voldoen aan kwaliteitsstandaarden. Denk aan juistheid, volledigheid in voorwaar-

den en bijvoorbeeld routebeschrijvingen. Dit is gerealiseerd door het digitaliseren van de huisstijlkenmerken van Avans in Microsoft Word en PowerPoint.

Met een aanbod van meer dan 50 opleidingen verzorgt Avans voor 29.000 studenten hoger beroepsonderwijs in de sectoren Economie en Management, Gezondheid, ICT, Kunst en Vormgeving, Onderwijs, Recht, Techniek en Welzijn. Avans maakt het verschil door duurzaam te denken en te doen. De Hogeschool leidt studenten op tot startbekwame en toekomstbestendige professionals.

De Onderwijsspecialisten uit Arnhem werken sinds 2010 met het automatisch in huisstijl produceren van correspondentie via de module Huisstijl van DigiOffice. De 21 scholen hebben ieder hun eigen identiteit binnen de overkoepelende organisatie. Dit komt in de communicatie en correspondentie tot uitdrukking in verschillende kleurstellingen. Vorig jaar is voor De Onderwijsspecialisten eenvoudig Het Bariet met logo, bedrijfsgegevens en kleurcodes van de school toegevoegd aan het bestaande palet.

Niels van der Steenhoven, Directeur Ontwikkeling bij IDB Groep, licht toe wat de voordelen van een gedigitaliseerde huisstijl zijn: “De kracht van WhiteOffice is dat alle informatie dynamisch in het document wordt geplaatst. Wijzigingen in de gegevens van een organisatie of vestiging - bijvoorbeeld een ander adres, telefoonnummer of certificaatlogo - worden centraal doorgevoerd. Direct na de wijziging zijn alle nieuwe documenten van de nieuwe gegevens voorzien.

Bij een huisstijlwijziging komt nog

meer voordeel om de hoek kijken.

Oude WhiteOffice-documenten in de oude huisstijl kunnen we compleet omzetten. Dit scheelt heel veel werk.

De doorlooptijd van een huisstijlwijziging in DigiOffice is kort. Iedereen werkt vervolgens snel en automatisch conform de nieuwe huisstijl.”

De Onderwijsspecialisten bieden op eenentwintig scholen (voortgezet) speciaal onderwijs en begeleiding aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben.

Bijvoorbeeld omdat ze moeilijk leren, een lichamelijke of meervoudige beperking hebben, chronisch ziek zijn of extra begeleiding nodig hebben bij hun gedrag.

DigiZine

23

Beveiliging - IDB4ict

Bescherm uw ICT-veiligheid voor continuĂŻteit

Servers werken 24 uur per dag en zeven dagen per week. Het belang om altijd en zonder oponthoud het bedrijfsnetwerk te kunnen gebruiken, neemt door nieuwe technologieĂŤn en communicatiesoftware alleen maar toe. De daarin opgeslagen gegevens van klanten, producten, partners en aansturing van processen en machines zijn immers van enorme waarde. Het bedrijfsnetwerk is daarmee de ruggengraat van de bedrijfsvoering.

Zonder goed werkende en veilige ICT-systemen staat een organisatie vandaag de dag vrijwel zeker stil. En is het niet opgewassen tegen bedreigingen zoals dataverlies, storingen, virussen en kwaadaardige aanvallen van buitenaf. Bescherming wordt steeds belangrijker.

24

DigiZine

Beveiliging - IDB4ict als er na het openen van de e-mail vervolgens op een link wordt geklikt.

Dit opent de ‘voordeur’ naar het bedrijfsnetwerk voor de cybercrimineel.

Falende back-up en herstelvoorzieningen Informatie verplaatst zich razendsnel via allerlei digitale datastromen.

Dit is voor de business uiteraard heel gunstig, maar betekent direct ook een toegenomen kwetsbaarheid van die data. Data die niet vervangen kan worden, maar wel heel belangrijk is voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Zonder een duidelijk omschreven plan van de back-up en herstelvoorzieningen is het bedrijfsnetwerk als ruggengraat van de bedrijfsvoering in groot gevaar.

APK-check tip Hanteer duidelijke back-up- en herstelprocedures met bijbehorende evaluaties en met regelmaat restore testen van bedrijfsspecifieke databases, besturingssystemen en overige gegevens.

Virus- en malware-aanvallen Amerikaans onderzoek door The Radicati Group beschrijft dat de gemiddelde werknemer dagelijks ongeveer 93 mails ontvangt en verzendt. Met deze hoeveelheid informatie die op iemand afkomt, is het begrijpelijk dat iemand niet altijd checkt of hij de afzender kan vertrouwen. Cybercriminelen maken hier dankbaar gebruik van en versturen berichten dusdanig dat het zelfs lijkt alsof het van een vertrouwd, veilig of officieel adres afkomstig is. Het gaat helemaal fout

APK-check tip Zorg voor deugdelijke anti-virus, anti-malware en antispamsoftware en installeer tijdig alle updates aan front- en endkant van het bedrijfsnetwerk.

Illegale software Onderzoeksbureau IDC publiceerde, in opdracht van waakhond BSA | The Software Alliance, vorig jaar het rapport ‘Unlicensed Software and Cybersecurity Threats’. Uit het onderzoek, uitgevoerd over 81 landen, bleek dat er een directe link is tussen het gebruik van illegale software en het aantal incidenten met malware.

Van illegale software is sprake als binnen een bedrijf het aantal licenties op de software afwijkt van het aantal medewerkers die het op hun server, pc of laptop hebben geïnstalleerd. Dit is niet alleen strafbaar waardoor een organisatie hoge boetes, een strafblad en imagoschade riskeert, het zet de poort wagenwijd open voor cybercriminaliteit.

APK-check tip Check de licenties regelmatig zodat er geen illegale software wordt gebruikt.

Onveilige serverruimte Oververhitting is de grootste bedrei-

ging van een serverruimte. Dit leidt tot uitval van apparatuur, slijtage en storingen en kost een bedrijf naast tijd ook een hoop geld. Bovendien kan er geen beroep gedaan worden op de garantie als niet goed is omgegaan met klimaatbeheersing of als er sprake is van achterstallig onderhoud.

Het ontbreken van een procedure waarin toegang, onderhoud, inspecties en gebruik zijn vastgelegd, stelt uw bedrijfsvoering bloot aan vervelende risicio’s als brand en ongeoorloofde toegang. Volgens de Arbowet is iedere organisatie verplicht om te zorgen voor een goed werkklimaat en een veilige werkomgeving.

APK-check tip Controleer met regelmaat de airco’s, brandblussers en toegangsdeur van de serverruimte. Zorg voor brandblussers die geschikt zijn voor elektriciteitsbranden.

E-mail- en surfgedrag E-mail is één van meest gebruikte manieren om te communiceren.

Phishing is dan ook een van de grootste bedreigingen van de ICTveiligheid. Hackers sturen hierbij een enorme bulk aan e-mailberichten naar een bedrijf in de hoop dat er iemand niet oplet en klikt op een link of gevoelige informatie prijs geeft.

Daarnaast maken werknemers in bijna elke organisatie onder werktijd voor privédoeleinden gebruik van het internet. Onderzoek van Ernst & Young uit 2011 toonde aan dat dit in sommige leeftijdscategorieen zelfs 24% van de werkdag beslaat. Hoe een on-

DigiZine

25

Beveiliging - IDB4ict derneming hiermee omgaat, bepaalt men uiteraard zelf. Een onschuldig ogend binnengehaald bestand, een klik op een advertentie of het uploaden van een filmpje kan echter voor enorme problemen zorgen.

APK-check tip Zorg voor een tool die - binnen de grenzen van de privacywetgeving – het internetverkeer van het personeel monitort en gedownloade bestanden controleert op virussen en andere bedreigingen.

Stel instructies op voor medewerkers met betrekking tot het wachtwoordbeleid en hoe zij om moeten gaan met binnenkomende e-mails en het bezoeken van websites.

Tekortschietende servermonitoring De kans op storingen neemt toe als een organisatie tekort schiet in het bewaken en monitoren van kritieke servers en kritieke serverfuncties zoals disk- en datacapaciteit. Ook het achterlopen met de installatie van bedrijfsessentiële firmware en andere updates levert risico’s op voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.

APK-check tip Zorg voor maandelijkse analyses van de monitoringgegevens op de kritieke servers en vertaal dit proactief in maatregelen.

Haperend wachtwoordbeleid Wachtwoorden zijn tegenwoordig net zo belangrijk als de sleutels van het

26

DigiZine

bedrijfspand als het gaat om de ICTveiligheid. Toch nemen veel mensen het aanmaken en regelmatig wijzigen van wachtwoorden niet serieus. Op de lijst met ‘Slechtste wachtwoorden’ van vorig jaar prijken op nummer één en twee ‘123456’ en ‘123456789’.

Cybercriminelen zijn de enigen die profiteren van een haperend wachtwoordbeleid. Zij misbruiken dit door een computer opdracht te geven de doorzichtige en voor de hand liggende wachtwoorden in een hoog tempo uit te proberen. Een andere tactiek is onderzoek doen naar iemands online bestaan zodat ze beveiligingsvragen kunnen beantwoorden als er bruutweg een aanvraag voor een nieuw wachtwoord wordt ingediend.

Een haperend wachtwoordbeleid kan hiermee tot dataverlies en gehackte websites leiden.

Onzorgvuldig toegangsbeleid Misbruik van bedrijfsgegevens ligt op de loer als procedures en afspraken rondom de toegangsbeveiliging niet nauwgezet zijn vastgesteld en ingericht. Als medewerkers zomaar bij mappen en bestanden op het bedrijfsnetwerk kunnen waar zij gezien hun functie en verantwoordelijkheden niet bij zouden mogen, is dat het begin van het einde van ongewenst lezen, wijzigen en verwijderen.

Bovendien betekent het kunnen kopiëren van data vanaf het bedrijfsnetwerk naar bijvoorbeeld smartphone, iPod’s of USB-sticks een directe risicoverhoging op datalekken. Daarnaast moet een smartphone van de zaak gezien worden als een computer met gevoelige bedrijfsinformatie.

Wanneer er geen strikt protocol wordt gevoerd als medewerkers uit dienst gaan, loopt een organisatie de kans dat ex-werknemers nog toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk.

APK-check tip Zet een beveiligingstool in die de gebruikerstoegang controleert en gebruikersactiviteiten logt. Stel richtlijnen op van welke groepen en gebruikers gekoppeld zijn aan welke map én welke beveiligingsgraad van toepassing moet zijn voor de verschillende groepen.

Beveiliging website Op allerlei manieren is online privacy de afgelopen tijd in het nieuws geweest. Denk maar aan de informatie van klokkenluider Edward Snowden over hoe inlichtingendiensten te werk gaan. Het versleutelen van internetverkeer op websites is dan ook om meerdere redenen een vereiste.

HTTPS zorgt er via TLS/SSL-technologie - te herkennen aan het groene slotje in de browser – voor dat de communicatie tussen bezoekers en website volledig is versleuteld zodat er niemand mee kan kijken. Een website voorzien van HTTPS is daarmee voor een bezoeker een vertrouwde omgeving om gegevens in te vullen of zaken op te vragen. Bijkomend voordeel is dat de bezoeker u ziet als een organisatie die veiligheid en privacy hoog in het vaandel heeft staan.

APK-check tip Schaf een zogeheten SSL- certificaat aan en installeer deze op de webserver. Zet ook uw website om naar HTTPS in plaats van HTTP. Heeft u hierbij hulp nodig?

Neem gerust contact met ons op!

Beveiliging - IDB4ict

Halfjaarlijkse APK-check Een van de belangrijkste acties is zorgen voor inzicht en overzicht. Dit betekent dat u - via een regelmatige evaluatie en rapportage - van alle risico’s die een onderneming op ICT-gebied loopt op de hoogte bent.

Hiervoor hanteert IDB4ict sinds 2007 de halfjaarlijkse APK-check.

Met een uitvoerige checklist van meer dan 70 punten onderwerpen de ervaren system engineers onder andere het serverpark, werkstations, laptops, opslagmedia, softwarelicenties en ook de beveiligings- en back-upprocedures aan een gedegen onderzoek.

De rapportage geeft helder inzicht in de staat van de ICT-systemen en

Praktijkvoorbeeld APK-check Groei & Bloei uit Zoetermeer, een vereniging voor particuliere liefhebbers van sierteelt en tuinieren, heeft haar serverpark laten vernieuwen. Volgens hoofd Administratie Roland Petit dit de la Roche is de vernieuwing een direct gevolg van de werkwijze die een aantal jaar geleden met IDB4ict is afgesproken. “We zijn voor al onze activiteiten sterk afhankelijk van ons bedrijfsnetwerk. Via de halfjaarlijkse APK-check en de maandelijkse rapportages uit het remote beheer zijn we altijd goed geïnformeerd over onder meer de staat van de servers. Uit de laatste check kwam het advies om na vijf jaar de verouderde hardware te vervangen. De aanschaf van een Lenovo Flex System en IBM Storwize levert ons meer power, CPU’s en kostenbesparing op”, aldus Petit dit de la Roche. De vereniging beschikt nu over een werkomgeving van waaruit zij haar 300.000 leden de komende jaren weer op meerdere vlakken kan bedienen. Petit dit de la Roche: “De halfjaarlijkse APK-check is voor ons een goed ijkpunt om de staat van ons bedrijfsnetwerk te meten. Het biedt ons de mogelijkheid om op tijd in te grijpen als dat nodig is. En we komen niet voor financiële verrassingen te staan.” de risico’s in de beveiliging. Ook bevat het advies over werkzaamheden die – op korte en lange termijn

– uitgevoerd moeten worden om de continuïteit van het bedrijfsnetwerk te waarborgen.

Oorlogsgravenstichting investeert in toekomst Oorlogsgravenstichting uit Den Haag heeft IDB4ict opdracht verleend om de serverinfrastructuur te verbeteren. Na deze fase, waarin IDB4ict de omgeving in startpositie brengt, verzorgt IDB4ict het beheer en onderhoud. De startpositie biedt Oorlogsgravenstichting een stabielere ICT-infrastructuur van waaruit medewerkers veilig kunnen werken.

Aanleiding voor de opdracht aan IDB4ict was de digitalisering van het archief van de Oorlogsgravenstichting.

Hoofd financiën en automatisering Martin van der Draai: “In dit archief worden sinds 1946 de gegevens van de Nederlandse oorlogsslachtoffers bijgehouden en bevat op dit moment ruim 2 miljoen documenten. Dit project was de aanleiding om softwarepakket DigiOffice te gaan gebruiken. Gedurende de implementatie van dit pakket bleek het uit efficiëntie-overwegingen goed het netwerkbeheer bij IDB4ict onder te brengen. Voorafgaand aan deze overdracht heeft IDB4ict een site-survey uitgevoerd.”

Daaruit kwamen zaken die IDB4ict op korte termijn op zal lossen op het gebied van prestaties, toegang, veiligheid, back-up en licenties van de omgeving. Daarnaast zijn er meerdere verbeterpunten geconstateerd die Oorlogsgravenstichting en IDB4ict in een later stadium moeten oppakken.

Over Oorlogsgravenstichting De Oorlogsgravenstichting gedenkt ongeveer 180.000 Nederlandse oorlogsslachtoffers. Dit zijn soms militairen maar vaak burgers: mannen, vrouwen en kinderen die hun leven verloren tijdens de Tweede Wereldoorlog of tijdens gewelddadige conflicten daarna – zoals in voormalig Nederlands-Indië. Het zijn ook de Nederlandse militairen die tijdens recente vredesmissies zoals in Libanon, Irak, Afghanistan en Mali om het leven zijn gekomen.

Al deze mensen hebben een verhaal, soms indringend soms kort of eenvoudig. Oorlogsgravenstichting gelooft dat het vertellen van deze verhalen bijdraagt aan het besef dat vrede, vrijheid en veiligheid niet vanzelfsprekend zijn. De stichting houdt de herinnering aan deze mensen levend door hun verhalen te verzamelen en te delen, hun namen te registreren en door het onderhouden van de 50.000 Nederlandse oorlogsgraven waar ook ter wereld.

DigiZine

27

Loop een dag mee met...

Kröller-Müller Museum

Bij aankomst valt eens te meer op hoe bijzonder de plek is zo midden in de natuur van de Hoge Veluwe. Wildroosters in de toegangspaden naar het museum voorkomen dat herten en everzwijnen de beeldentuin van het complex kunnen bevolken. We volgen Senior Consultant Henri van Ommen en Huisstijlprogrammeur Tilly Koot bij hun afspraak met Kröller-Müller Museum in Otterlo.

Bas Mühren – medewerker Collectie en onderzoek én projectleider voor DigiOffice - ontvangt ons in de vleugel waar Directie, Secretariaat, PR & Communicatie en Collectie en onderzoek kantoor houden. Vandaag staat afstemming over de gedigitaliseerde huisstijl op de agenda.

Ontwerp documentsoorten Het bespreken van de digitale huisstijl bestaat uit twee onderdelen.

Hoe oogt het en hoe werkt het?

Senior Consultant Henri van Ommen laat dit aan de hand van voorbeelden van een e-mailbericht, persbericht, brief en blanco document zien. Deze documentsoorten heeft Huisstijlprogrammeur Tilly Koot gedigitaliseerd.

Dit gebeurt op basis van de positionering van huisstijlelementen zoals vastgelegd in het Huisstijl handboek en uit aangeleverde sjablonen die ‘vertaald’ zijn in de digitale ontwerpen. Direct al blijkt hoe verschillend medewerkers van diverse afdelingen

28

DigiZine

Collectie denken over het nut en de plaats van bijvoorbeeld het referentienummer, paginanummering, versienummer en vermelding van aanwezigheid.

Henri van Ommen begeleidt het projectteam van Kröller-Müller Museum bij het maken van keuzes. Dit zodat de inrichting van het DMS, CRM en de huisstijlmodule zo goed mogelijk aansluit op de eisen en de behoeften

In het Kröller-Müller Museum is de op één na grootste Van Goghverzameling ter wereld te vinden: bijna 90 schilderijen en ruim 180 tekeningen. Daarnaast zijn er topstukken te zien van moderne meesters als Claude Monet, Georges Seurat, Pablo Picasso en Piet Mondriaan. In één van de grootste beeldentuinen van Europa staan ruim 160 sculpturen van beeldbepalende kunstenaars.

Loop een dag mee met... van de afdelingen Secretariaat, Directie, PR & Communicatie, Collectie en onderzoek en ICT & Facilitair, het Bedrijfsbureau, Financiën en Marketing.

Brede blik Tilly Koot heeft klanten uit diverse branches begeleid bij het proces van het digitaliseren van de huisstijl. Haar ervaring is dat het veel

Henri van Ommen vult aan:“Het projectteam moet met een brede blik naar het onderwerp huisstijl kijken.

Zeker in combinatie met het DMS waarin straks alle informatie en correspondentie centraal samen komt, is het belangrijk dat ontvangers met vragen kunnen refereren aan een nummer of een onderwerp. Daardoor ziet iedere medewerker direct waar het over gaat. Nu goed nadenken over de tools die je iedereen binnen Kröller-Müller Museum moet en wilt bieden, voorkomt later in het proces problemen en knelpunten.”

Aan de slag Conclusie tijdens de vergadering is dat het onderwerp documentsoorten verder onderzocht moet worden. Het projectteam heeft huiswerk én kan gaan testen met de huidige inrichting. Ook bij Henri en Tilly staan wat

Leden van het projectteam van Kröller-Müller Museum van de afdelingen ICT & Facilitair, Collectie en Onderzoek, Secretariaat, aangevuld met PR & Communicatie. Inzet boven: Henri van Ommen en Tilly Koot (IDB Groep).

verder gaat dan het juiste logo op de goede plek en de correcte lettertypes. Koot: “Het is belangrijk om van alle afdelingen te weten welke soort documenten er gebruikt worden en welke huisstijlkenmerken deze bevatten. Door alle punten te verzamelen van de diverse afdelingen kan er een gemene deler voor de huisstijl bepaald worden.”

Kröller-Müller & DigiOffice

Het Kröller-Müller Museum gaat DigiOffice inzetten voor het opslaan van alle documenten over het museum, kunstobjecten en kunstenaars en customer relations management (CRM). Het inrichten van processen voor postregistratie en digitale archivering, voor record management, huisstijlautomatisering en e-mail archivering zijn daar een belangrijk onderdeel van.

punten op de agenda. Direct na de bijeenkomst voeren zij samen lokaal een aantal wijzigingen door zodat Kröller-Müller Museum direct op de goede manier kan testen. Tenslotte praten projectleider Mühren en Senior Consultant Van Ommen na over de vergadering en bespreken de planning voor de komende week.

DigiZine

29

Nieuwe DigiOffice klanten

Diverse nieuwe klanten kiezen voor DigiOffice Avans Hogeschool Avans Hogeschool - met locaties in Breda, ’s-Hertogenbosch en Tilburg – verzorgt met een aanbod van meer dan 50 opleidingen voor 29.000 studenten hoger beroepsonderwijs in de sectoren Economie en Management, Gezondheid, ICT, Kunst en Vormgeving, Onderwijs, Recht, Techniek en Welzijn. Avans leidt studenten op tot startbekwame en toekomstbestendige professionals, ontwikkelt nieuwe kennis voor onderwijs en samenleving én geeft kennis maatschappelijke waarde doordat studenten en medewerkers multidisciplinair samenwerken om te komen tot creatieve oplossingen.

Colliers International Business Services B.V. Colliers International, met alleen al 10 vestigingen in Nederland, is wereldspeler op het gebied van vastgoedservices. Met meer dan 16.000 professionals die opereren vanuit 554 kantoren in 66 landen levert Colliers International wereldwijd diensten aan vastgoedgebruikers, eigenaren en investeerders met afdelingen op het gebied van agency, asset & property management, consultancy, corporate real estate solutions, facility management, hotels, investments, project management, retail, research, valuation & advisory en workplace innovation.

Baker Tilly Berk N.V. In 1914 is de basis gelegd voor het Baker Tilly Berk van nu: een landelijke accountancy en belastingadviesorganisatie met 17 vestigingen.

Baker Tilly Berk is onafhankelijk lid van Baker Tilly International (wereldwijde top-8 van de accountancysector). De organisatie focust zich op de publieke sector en de grotere mkb-bedrijven, waaronder familiebedrijven. Baker Tilly Berk biedt een breed palet aan diensten: van (wettelijke) controle jaarrekening tot btw-advies.

Van arbeidsrecht tot begeleiding bij de aankoop van een bedrijf. Van waardebepaling tot detachering. En van IT-advies tot bedrijfsstrategie.

GGzE GGzE biedt meer dan 20.000 cliënten - jong en oud - met psychiatrische problemen uit de regio Eindhoven en De Kempen en uit andere delen van het land professionele hulp. Een paar jaar geleden is GGzE als eerste GGZ-instelling in Europa volgens Planetree gekwalificeerd. Voor de gezondheidsinstelling met 21 locaties werken ongeveer 2.000 medewerkers.

Actor Bureau voor sectoradvies Actor Bureau voor sectoradvies uit Woerden is hét bestuursbureau voor sectoren.

Zij ondersteunt, begeleidt en adviseert fondsen, besturen en cao-partijen.

Dit doet Actor via de diensten collectief pensioensadvies, arbeidsmarktadvies, cao-ondersteuning, governance & compliance, ontwikkeling van bestuurders en risicomanagement.

30

DigiZine

Nieuwe DigiOffice klanten Hollander Techniek Als integraal technisch dienstverlener biedt Hollander Techniek al ruim 40 jaar technische oplossingen voor haar opdrachtgevers in de retail-, industrie- en utiliteitsmarkt met als kernactiviteiten elektrotechniek, werktuigbouwkundige installaties, zwembadtechniek, beveiliging, IT, industriële automatisering, robotisering en retailtechniek. Hollander Techniek werkt landelijk met 430 medewerkers vanuit 4 vestigingen aan complete oplossingen die toegevoegde waarde geven aan de activiteiten van onze opdrachtgevers.

Multi Corporation Multi Corporation is één van de grootste ondernemingen binnen Europa en Turkije op het gebied van investering, exploitatie en (her)ontwikkeling van winkelcentra. Multi’s projecten zijn innovatief en duurzaam en vormen vaak de motor achter de economische groei en sociale herontwikkeling van een stad of regio. Multi heeft momenteel meer dan 130 winkelcentra onder management.

Van het merendeel van deze winkelcentra is Multi tevens eigenaar. Multi is actief in 14 landen en heeft sinds haar oprichting in 1982 meer dan 180 projecten gerealiseerd.

Blauwhoed Blauwhoed richt zich als integrale, onafhankelijke ontwikkelaar op de ontwikkeling, verkoop en realisatie van woningen en de (her)ontwikkeling van commercieel vastgoed. Blauwhoed ontwikkelt in co-creatie: we betrekken klanten vroegtijdig in het proces. Onze projecten, eigen concepten en initiatieven zijn verspreid over heel Nederland.

NOA Met ruim 1.600 leden is NOA uit Veenendaal dé ondernemersvereniging voor afbouwbedrijven in Nederland. NOA ontzorgt en informeert haar leden onder meer op het gebied van wet- en regelgeving, verzekeringen, juridische, sociale en fiscale zaken. Leden kunnen telefonisch en op het kantoor in Veenendaal terecht voor advies over verzuimmanagement, Arbo- en arbeidszaken.

Zowel op collectief als individueel niveau behartigt de vereniging de belangen van de aangesloten ondernemers.

NOGEPA De Nederlandse Olie en Gas Exploitatie en Productie Associatie (NOGEPA) in Den Haag behartigt al 40 jaar de belangen van bedrijven die in Nederland vergunningen hebben om gas of olie op te sporen en te winnen. NOGEPA heeft als doel te zorgen voor efficiënte, veilige en milieubewuste winning uit Nederlandse (zee)bodem en het bewerkstelligen en behouden van een optimale verstandhouding tussen sector en maatschappij.

DigiZine

31

DigiOffice in de praktijk

Beheer optimaal & veilig alle personeelsdocumenten digitaal

Strategie, tactiek en uitvoering; personeelsmanagement kent belangrijke facetten waarbij HR-medewerkers dagelijks informatie, data en documenten zoeken, vastleggen, verwerken en archiveren. Daarbij moet iedere werkgever voldoen aan de Europese Privacywetgeving bij de verwerking van persoonsgegevens en het personeelsdossier.

Informatie is vaak versnipperd over meerdere plekken en in diverse systemen opgeslagen, het ontbreekt aan totaaloverzicht. HR kan bij de taakuitvoering - het begeleiden van veranderingen, de ontwikkeling van nieuwe personeelsinstrumenten en het verwerken en verkrijgen van personeelsinformatie uit de diverse (digitale) informatiebronnen – ondersteuning gebruiken.

Het werken met fysieke personeelsdossiers brengt nu eenmaal een aantal beperkingen met zich mee.

32

DigiZine

Voordelen digitaal personeelsdossier: • • • • • •

Snelheid van zoeken en vinden neemt toe Strikte beveiliging en archivering van documenten en persoonsgegevens; via rechten in te stellen.

Dossiers eenvoudig te completeren via import en verwerking van scans en bijlagen uit e-mailberichten.

Digitale workflow voorkomt het overslaan van stappen; onvolledige dossiers zijn verleden tijd. Uniformiteit in werken.

Fysieke mappen of archief hoeft niet meer benaderd te worden. Tijd-, geld- en ruimtewinst met een digitale oplossing.

Compliance aan (Europese privacy)wetgeving door in te stellen bewaartermijnen (record management) en toegangsregels.

Iets snel opzoeken gaat niet en een snelle check op incomplete dossiers is onmogelijk. Ook het tijdig archiveren van documenten en gegevens is arbeidsintensief. De combinatie van inkomende en uitgaande digitale en fysieke datastromen maakt het er bovendien niet gemakkelijker op.

Een digitaal personeelsdossier zorgt voor een centraal punt waar infor-

matie en documenten toegevoegd, verwerkt, uitgelezen en gearchiveerd kunnen worden. Het doorvoeren van processen als bijvoorbeeld opleidingsplanning, contractbeheer, mutaties en in – en uitdiensttredingsprotocollen in digitale trajecten – workflow - geeft P&O de mogelijkheid om meer grip en overzicht te hebben.

DigiOffice in de praktijk

Roadmap naar digitale dossier Een document management systeem (DMS) biedt de mogelijkheid om de overgang naar digitale dossiers mogelijk te maken. Een DMS beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle documenten en informatie.

Geavanceerde zoek- en vindmogelijkheden, strenge beveiligingsinstellingen en de inzet van workflow bieden ideale mogelijkheden voor veilig en effectief informatiebeheer. Een goed document management systeem is schaalbaar en kan met de organisatie meegroeien.

•

Bij de inrichting van het DMS voor de organisatie is aan de hand van een roadmap met bepaalde stappen de aanmaak en opbouw van digitale personeelsdossiers te realiseren:

•

• •

Digitaliseer bestaande fysieke (personeels)dossiers.

Beveilig de digitale dossiers conform de interne en wettelijke regels.

•

•

•

•

Koppel het DMS aan applicaties voor verzuim-, opleidings- en loonadministratie, belastingdienst en dergelijke.

Richt via buttons op de multifunctionele printer de scanopties naar het DMS in. Stel workflow op toegevoegde documenten in.

Stel bewaartermijnen (record management) op in- en uitdiensttredingsdocumenten, persoonsgegevens en sollicitatiebrieven in.

Richt een medewerkersportaal in voor loonstroken, verlofbriefjes, ziekmeldingen en dergelijke.

Stel meldingen in voor contractbeëindiging of –verlenging, opleidingsverplichtingen (BHV, VCA) et cetera.

Maak een workflow van het indiensttredingsprotocol. Daardoor werken HR en afdelingen uniform. Richt daarbij rapportagemogelijkheden in zodat een dossier altijd volledig is.

Digitaal personeelsdossier DigiOffice Een digitaal personeelsdossier in DigiOffice bouwt van sollicitatie tot aan pensioen of uitdiensttreding een dossier met documenten op van het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker en alle administratieve verplichtingen die daar bij komen kijken. Alle documenten en correspondentie naar, over en van de werknemer staan hiermee op een centrale, streng beveiligde plek. Ditzelfde geldt uiteraard ook voor bijvoorbeeld alle beleidsdocumenten, notulen van overleggen met directie en management en verslagen van audits.

Zoeken en vinden P&O kan met DigiOffice alle informatie rondom medewerkers gemakkelijk terug te vinden. Documenten zijn direct als PDF in te zien. Alle wettelijke bewaartermijnen en vernietigingstemijnen worden in DigiOffice gerespecteerd en uitgevoerd. Het systeem archiveert en vernietigt volgens afspraak - en na controle

DigiZine

33

DigiOffice in de praktijk door een medewerker - de juiste gegevens en documenten. DigiOffice stelt het team in staat eenvoudig overzichten op personeels-, document-, afdelings- en functieniveau te produceren. Hiermee heeft HR de mogelijkheid om beschikbare data en informatie gemakkelijker uit verschillende systemen te onttrekken en te duiden. Rapportages over de eigen workflow geeft inzicht in doorlooptijd van processen en de taakafhandeling.

Daarmee zijn adviezen en beleid op basis van feiten te presenteren aan het management.

Meldingen Binnen de dossiers zijn meldingen (notificaties) in te stellen. Bijvoorbeeld voor medewerkers met tijdelijke contracten zodat tijdig beslist wordt tot verlenging of beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Of voor het aanmelden van BHV-ers voor een herhalingscursus. Of voor jubilea zodat er op tijd iets geregeld wordt. Maar ook een melding naar alle medewerkers als hun loonstrook of andere informatie beschikbaar is in een medewerkersportaal.

Bewaartermijnen persoonsgegevens • • •

•

•

Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, moet u maximaal 7 jaar na uitdiensttreding bewaren.

Voor loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs geldt een maximale bewaartermijn van 5 jaar na uitdiensttreding.

Een bewaartermijn van maximaal 2 jaar na uitdiensttreding geldt voor verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen hierin), correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens. Uitzonderingen op deze termijn zijn van kracht als er een arbeidsconflict is of er een rechtszaak loopt.

Persoonsgegevens moet u uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd verwijderen. Met toestemming van de betrokkene mag u de gegevens tot een jaar na afloop van de sollicitatieprocedure te bewaren.

Voor uitzend- en bemiddelingsbureaus geldt dat u gegevens moet verwijderen op verzoek van betrokkene. In ieder geval twee jaar na de dag van inschrijving of na de dag waarop hij/zij voor het laatst via u aan het werk is geweest; uitzondering hierop zijn gegevens die noodzakelijk zijn voor compliance aan een wettelijke bewaarplicht.

Beveiliging Digitale personeelsdossiers zijn in DigiOffice streng beveiligd. Vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor personeelszaken.

De beveiligingstructuur is tot op documentniveau in te richten, u bepaalt wie toegang heeft tot welk document. Bepaalde informatie uit alle dossiers zoals stamkaarten en de verzuim- en verlofregistratie vormen samen het collectieve personeelsdossier. Op verzoek van het UWV, de pensioenverzekeraar of de Belastingdienst kan informatie beveiligd verstrekt worden via een extranetportaal of door middel van exporteren.

Medewerkerportaal Met DigiOffice heeft iedere werknemer toegang tot een eigen persoonlijke werkruimte. Daarin vindt hij onder meer zijn loonstroken, jaaropgaven, stamkaartgegevens, een uitnodiging voor een functioneringsgesprek, verslagen van overleggen en informatievoorziening over opleidingen. Ook kan hij hier een ziek/betermelding doen en een declaratie, verlofaanvraag of adreswijziging indienen.

Een vaste workflow zorgt ervoor dat mutaties automatisch ter goedkeuring

34

DigiZine

DigiOffice in de praktijk en verwerking bij de juiste persoon leidinggevende, salarisadministratie en personeelszaken - terecht komen.

Werkstromen (workflow) U kunt in DigiOffice geautomatiseerde werkstromen inzetten voor bijvoorbeeld goedkeuringstrajecten, contractbeheer, postverwerking, factuurverwerking, klachtafhandeling et cetera. Hiermee kunt u taken toekennen, afhandelen, weigeren, goed of afkeuren, toelichten, delegeren of overdragen.

Voorbeeld van een werkstroom: er komt een factuur van het uitzendbureau binnen. Nadat de factuur is ingeboekt door de financiële administratie start de werkstroom ‘controle factuur uitzendbureau’. De manager krijgt digitaal de taak om de uren te controleren, HR de taak om te checken of het gehanteerde tarief overeenkomt met het contracttarief.

In deze fase heeft de medewerker de ruimte om eventuele opmerkingen te plaatsen. Na afhandeling van de taak gaat deze terug naar de financiële administratie die de factuur klaar zet voor betaling. Alles is achteraf in de audit trail van de werkstroom terug te vinden.

Vergelijkbare werkstromen zijn denkbaar voor opdrachtbevestigingen naar bijvoorbeeld opleidingsinstituten en assessmentbureaus. Of bij interne beleidsdocumenten waarbij bij de samenstelling meerdere collega’s zijn betrokken en op deze manier feedback gegeven kan worden.

Huisstijl Uw visuele identiteit is met DigiOffice Huisstijl door iedereen effectief en consequent te hanteren. Het bevat functionaliteiten die huisstijl geautomatiseerd in Word, Outlook, PowerPoint en Excel aanbiedt.

Hierdoor krijgt onder andere een arbeidsovereenkomst of verslag van

een functioneringsgesprek vanzelf de huisstijlelementen op de juiste plek mee. Adresgegevens en logo’s worden op een centrale plaats beheerd en gewijzigd. Een werknemer merkt hier niets van, maar profiteert wel direct na een wijziging van het feit dat alle correspondentie voorzien is van actuele gegevens. Het dynamisch plaatsen van bedrijfsgegevens en logo’s heeft nog een bijkomend voordeel; het kan ertoe leiden dat er maar één soort logopapier nodig is. Dit bespaart aanzienlijk in de drukkosten. Gemaakte documenten staan door de koppeling direct in het DMS geregistreerd.

Digitaal archief Bij het digitaliseren van het archief wordt alles ingescand en automatisch opgeslagen in DigiOffice. Toepassing van Optical Character Recognition (OCR) - volledige tekstherkenning -, XML-opbouw en beveiliging aan de hand van metadata tijdens dit proces garanderen een werkbaar digitaal archief.

Alle documenten zijn in het digitale archief te koppelen aan relaties, personen, projecten en dossiers. Dit om de vindbaarheid en gebruiksvriendelijkheid te waarborgen. De krachtige zoekfunctie en full tekst search in DigiOffice zorgen voor gestructureerde overzichten. Documenten zijn direct als PDF-preview in te zien.

Medewerkers kunnen daarnaast extra labels en kenmerken toekennen om de vindbaarheid te verhogen.

TSN Verzorging & Verpleging TSN Verzorging & Verpleging uit Zwolle zet DigiOffice in om alle personeelsdossiers digitaal beschikbaar te krijgen. Daarvoor heeft XTandit alle dossiers ingescand. Een koppeling met SAP zorgt ervoor dat gegevens periodiek bijgewerkt worden.

Door de workflow in te richten in DigiOffice kan HRM van TSN nu beschikken over digitale dossiers.

DigiZine

35

IDB Groep over de grenzen

Belgische markt ontdekt DigiOffice Dat DigiOffice zich niet beperkt tot de Nederlandse landsgrenzen is al langer bekend. Met enige regelmaat gaat DigOffice met Nederlandse klanten de grenzen over. Het komt echter steeds vaker voor dat IDB Groep ook rechtstreeks klanten aanwerft in België. In dit artikel een tweetal voorbeelden.

Group van Loon Transport & Logistiek bedrijf Group Van Loon uit Antwerpen zocht een systeem voor het onderbrengen van het ISO-kwaliteitsregister. Gaandeweg het traject is de scope uitgebreid naar extra gewenste functionaliteiten voor ongevallenregistratie, opleidingenregistratie, factuurverwerking, ICT-aanvragen, klachtenregistratie en DMS-functionaliteiten. In DigiOffice heeft Group Van Loon het pakket gevonden dat tegemoet komt aan die bredere scope.

Het Belgische familiebedrijf ondersteunt haar medewerkers met een document management systeem, customer relations management en

36

DigiZine

huisstijlautomatisering bij de core business: containervervoer, tankreparatie, tankschoonmaak, opslag en productverwarming.

Over Group Van Loon Sinds 1954 biedt familiebedrijf Groep Van Loon one stop shop-oplossingen op een strategische locatie in de haven van Antwerpen, België.

Belangrijke diensten: vrachtvervoer (alle typen containers en producten), tankreparatie (vloeistof, poeder, gas, specials) voor leasemaatschappijen, tankcontainer operators en industriële tankeigenaren, schoonmaak, opslag en productverwarming. Flexibele tankdiensten en afvalwaterbehandeling zijn andere specialiteiten.

Kwaliteit, veiligheid, duurzaamheid, onpartijdigheid en klantgerichtheid zijn kernwoorden van de organisatie. Bij Group Van Loon werken 200 mensen.

IDB Groep over de grenzen

Dillen Bouwteam Dillen Bouwteam NV uit Balen (België) gebruikt DigiOffice om in elk project in een moderne, digitale werkomgeving efficiënt samen te werken met alle betrokken partijen. Bij het ‘A tot Z’-bouwbedrijf staan efficiëntie, duurzaamheid en veiligheid hoog in het vaandel. Met de invoering van onder meer een document management (DMS) heeft Dillen Bouwteam beter overzicht op alle informatie rondom projecten en relaties bereikt.

Bij het familiebedrijf, met een historie van meer dan 50 jaar, was de enorme toename in het e-mailverkeer aanleiding om op zoek te gaan naar een oplossing. Berichten met belangrijke informatie over projecten stonden namelijk verdeeld over diverse mappen van verschillende personen.

Juist vanwege de verscheidenheid in bedrijfsactiviteiten (renovatie, nieuwbouw, interieurbouw en totaalprojecten bij zowel particulieren als bedrijven) was dit een voor Dillen Bouwteam onwenselijke situatie.

Over Dillen Bouwteam Dillen Bouwteam is een bouwbedrijf voor bouw en interieurbouw, gespecialiseerd in totaalprojecten voor bedrijven en overheid. Het bedrijf staat garant voor een volledige coör-

dinatie van a tot z en voor een 360° aanpak binnen de wereld van bouw en interieurbouw. Dillen Bouwteam bouwt en produceert zo veel mogelijk in eigen beheer. De meubelmakerij, het metaalbewerkingsatelier en het

eigen bouwplaatsmaterieel leveren hierin een belangrijk aandeel. Het bouwbedrijf staat voor het afleveren van kwalitatief hoogstaand werk, binnen de gestelde termijn en volgens het budget. Daarnaast hecht men veel waarde aan een rationele bedrijfsvoering, goed opgeleid personeel en hoogwaardig gereedschap.

Ook elders actief Fintage House IDB4ict ondersteunt de wereldwijde business van Fintage House door ervoor te zorgen dat de diverse vestigingen aan kunnen op een goed werkend bedrijfsnetwerk. Doordat Fintage House in staat moet zijn om de belangen van haar internationale klanten 24/7 te behartigen vergt dit veel van de ICT-omgeving. IDB4ict heeft hiervoor een private cloud oplossing voor Fintage House gerealiseerd. Samen met de ICT-afdeling van Fintage House draagt IDB4ict nu de verantwoordelijkheid voor een optimaal functionerende omgeving.

DigiZine

37

Column

30 jaar voetstappen in digitalisering Als je geluk hebt dan kan de fantasie van de één de werkelijkheid van een miljoen anderen veranderen. (Maya Angelou, Amerikaans schrijver en dichter) We hebben misschien het idee dat alles tegenwoordig snel, snel, snel gaat en we als mens heel vooruitstrevend zijn. Bij iedere innovatie of uitvinding duurt het echter tientallen jaren voordat deze compleet omarmd is door ‘de gewone man’.

Dat is met digitalisering niet veel anders. Denkt u eens aan e-mailen. Zakelijk en privé niet meer weg te denken uit ons leven. Wist u dat de eerste e-mail al in 1971 is verstuurd door de Amerikaanse programmeur Ray Tomlinson? Hij is ook de bedenker van het apenstaartje (@) in e-mailadressen. Pas vanaf 1995 groeide de populariteit en het gebruik van e-mail. In 2009 kreeg het – achtendertig jaar! na het versturen van de eerste e-mail - dezelfde juridische status als een brief.

Ander prachtig voorbeeld is de personal computer (pc). In 1975 verscheen de Altair 8800, een computer die thuis in elkaar gezet moest worden, zonder beeldscherm en toetsenbord. De zakelijke markt zag het nut van pc’s pas met de komst van spreadsheetprogramma VisiCalc. In 1984 volgt de eerste pc met grafische gebruikersomgeving, de Apple Macintosh.

Een jaar later introduceert Microsoft de eerste versie van Windows. Ruim 40 jaar later is de techniek compleet doorontwikkeld en gebruiken we naast pc’s, laptops en tablets.

Mooie voorbeelden van hoe de fantasie van één de werkelijkheid van vele anderen heeft veranderd. Al deze innovaties hebben één ding gemeen: zonder geloof in het product, ‘early adapters’, doorontwikkeling en tijd waren ze stuk voor stuk gedoemd te mislukken. De 30 jaar aan voetstappen die IDB Groep ondertussen in digitalisering heeft gezet, kent dezelfde aspecten.

Onze eerste stappen zetten we in 1987 als Informatica Diensten Bergweg B.V. (IDB). IDB verzorgt de informatisering van moederbedrijf BME, een Rotterdams schade-expertisebureau. Niet veel later werken we ook voor derden en voert IDB onder meer migratieprojecten naar Unix Systemen uit. IDB verzelfstandigt volledig. Later ontwikkelt IDB huisstijlsoftware als antwoord op het toenemende gebruik van WordPerfect voor zakelijke correspondentie. Daaruit ontstaat ook onze unieke combinatie als bedrijf; de ontwikkeling van eigen software én het gedeeltelijk of volledig uitvoeren van systeembeheer voor klanten. Elk met zijn kenmerkende disciplines, specialisten en expertise.

Inmiddels hebben de softwarepakketten DigiOffice en DigiBouw en de diensten van IDB4ict in 30 jaar tijd hun sporen wel verdiend. Daar staan we even kort bij stil, maar het is absoluut geen reden om achterover te leunen. Vanaf die eerste stap in 1987 tot aan de stappen van vandaag, ons uitgangspunt is nog steeds hetzelfde: met u het uiterste halen uit ICT om die digitale werkomgeving te creëren die het beste bij uw organisatie past. Dat is een voortdurend proces.

Kenmerkend voor al die stappen in digitalisering en ICT-technologie is dat we die als IDB Groep samen met u mogen zetten. Dat partnership en de ‘early adapters’ onder u maken het mogelijk om - soms voetje voor voetje, soms hardlopend - te ontwikkelen en te vernieuwen. Ook de komende jaren bewandelen we graag als partners met u de wegen naar succes!

Arie Sterrenburg Directeur Consultancy

38

DigiZine

IDB Groep

IDB Groep 30 jaar kennis & ervaring IDB Groep bedient vanuit expertise op ICT-gebied haar relaties met diensten, producten, zelfontwikkelde software en oplossingen voor de optimalisering van ICT-bedrijfsprocessen.

DigiOffice

DigiBouw

IDB4ict

DigiOffice is webbased software met krachtige elementen als document management, relatiebeheer en huisstijlautomatisering. De software is een 100% Nederlands product en eigendom van IDB Groep. Gekoppeld met applicaties als ERP, een financieel of HRM-pakket of SharePoint vormt het een sterke basis om projecten, dossiers, documenten, huisstijl en relaties te managen.

DigiBouw is unieke software voor de bouwsector. De diverse modules zorgen vanaf inschrijving tot oplevering onder meer voor vastlegging van alle informatie, documentatie, tekeningen, acties en correspondentie. Een uitstekende digitale ondersteuning van het bouwproces. De software is een 100% Nederlands product en eigendom van IDB Groep.

IDB4ict heeft specialisten en specialismen in huis om organisaties op ICT-gebied full service of projectmatig van dienst te zijn. IDB4ict adviseert en ondersteunt op alle denkbare ICT-vraagstukken en voert deze uit.

Voor diverse hardware en software leveranciers is IDB4ict een prefererend business partner.

Meer informatie Bent u na het lezen van dit magazine geĂŻnteresseerd in een vrijblijvend gesprek?

Wij maken graag een afspraak om u te laten zien wat onze diensten en producten inhouden. www.idbgroep.nl www.digioffice.nl www.idb4ict.nl

DigiZine

39

Slim ondernemen doe je samen

DigiOffice Document management Alle documenten in één systeem.

DigiOffice Huisstijl E-mail, correspondentie en presentatie

IDB Groep bedient vanuit expertise op ICT-gebied haar relaties met

altijd automatisch in huisstijl.

diensten, producten, zelfontwikkelde software en oplossingen voor efficiëntere en effectievere bedrijfsprocessen. Marktontwikkelingen,

DigiBouw

maatschappelijke thema’s en technische innovaties vertalen wij al

Voor elke fase in Inkoopmanagement,

30 jaar voor onze klanten uit diverse branches in concrete toepassingen.

Werkvoorbereiding en Uitvoering.

IDB4ict Hoogwaardige kennis en expertise voor zekerheid en continuïteit in ICT.

Skype for Business Full service specialist voor zakelijke Skype implementatietrajecten.

SharePoint specialist Ontwikkelen en inrichten van projectsites, samenwerkportalen en intranet.

Academy Breed scala aan opleidingen voor gebruik en beheer van DigiOffice, DigiBouw, Skype for Business en SharePoint.

T (0348) 46 55 00 | info@idbgroep.nl | www.idbgroep.nl | www.digioffice.nl | www.idb4ict.nl DigiZine

40