DigiZine

DigiZine UITGAVE VAN IDB GROEP

Documentmanagement Steunpilaar van bedrijfsprocessen Wat is de impact van DMS? Croon Elektrotechniek over DigiOffice DMS

GGZ inGeest Balanceren tussen zorg op maat, ontwikkeling en bezuinigingen

DigiZine

1

Inhoudsopgave

16

5 3 4

Voorwoord

Nieuws & events Aan de slag met Het Nieuwe Werken Overheid stimuleert technologie

5

Documentmanagement Wat is documentmanagement?

Croon Elektrotechniek over projectmanagement en DigiOffice DMS Hoe verloopt de implementatie?

12

Klant in Beeld – GGZ inGeest Over balanceren tussen zorg op maat, ontwikkeling en schrijnende bezuinigingen

16 Vernieuwing ICT-omgeving Blades: hightech MKB-oplossing Virtualisatie voor toekomst

20 Huisstijlwijziging TenneT Ondersteuning rebranding met DigiOffice

22 Kennismanagement 2.0 De visie van IDB Groep op kennisdeling in organisaties

25 Nieuws & events Jubilarissen in de bouw

12 26 Ontwikkeling

22

Werkstromen DigiOffice DMS: krachtig middel voor sturing workflow WBSO beloont innoverende ontwikkeling

Kantoorautomatisering Highlights release DigiOffice 2011.2/3: Nieuwe module - DigiOffice Extranet, objectbeveiliging en de opslag van afbeeldingen

28

26

30 Bedrijfsautomatisering

Ratering Bouw & Industrie en De Schakel B.V. vertellen over het commerciële succes van DigiShop

Projecten en implementaties Implementatie WhiteOffice bij Stork Technical Services Hogeschool Zuyd kiest voor DigiOffice

Column ‘Sociobesitas’ Door Frank Lina, adviseur huisstijlmanagement IDB Groep

32 34

28

35 Informatieaanvraag

Colofon DigiZine is een uitgave van IDB Groep en wordt verspreid onder haar klanten en geïnteresseerden.

Redactie en vormgeving Arjan Kronenburcht (vormgeving) Margolize Sieverink (redactie) Redactieadres Postbus 121, 3440 AC Woerden tel (0348) 46 55 00 digizine@idbgroep.nl

2

DigiZine

Fotografie, afbeeldingen Fotostudio Niestadt, Schoonhoven Archieven TenneT BeeldenBank IDB Groep Bert Cartoons, Hengelo Druk Ecodrukkers Nieuwkoop

Internet www.idbgroep.nl Copyright Niets in deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de redactie worden overgenomen, gekopieerd, vermenigvuldigd en gebruikt.

Voorwoord Mario van Nierop Beide definities geven duidelijk aan dat innovatie niet door één persoon gerealiseerd kan worden. Je hebt daar anderen bij nodig. Medewerkers uit allerlei lagen binnen de eigen organisatie, klanten en opdrachtgevers, adviseurs op deelgebieden zoals bedrijfskunde, procesmanagement en ict, marktonderzoekers en leveranciers.

Voor IDB Groep verloopt dit proces idem dito. De verandering om de markt niet alleen maar te benaderen vanuit ons product, maar producten te ontwikkelen vanuit de behoefte van onze klanten én de vraag in de markt is al geruime tijd ingezet.

In dat voordurende proces is de basis - vooruitgang boeken door samen te innoveren - een afgekaderd speerpunt.

Samen innoveren is vooruitgang Als u in een woordenboek of op het internet de definitie van innovatie opzoekt, kunt u de volgende omschrijvingen tegenkomen. “Alle activiteiten die gericht zijn op vernieuwing in een bedrijf. Innovaties kunnen zowel technologisch als niet-technologisch van aard zijn. Bij technologische innovatie gaat het om het vernieuwen dan wel sterk

verbeteren van producten of diensten of de processen waarmee producten en diensten worden voortgebracht.

Van niet-technologische innovatie is bijvoorbeeld sprake bij vernieuwingen in de organisatie.” Of “zich met een onderzoekende en nieuwsgierige geest richten op toekomstige vernieuwing van strategie, producten, diensten en markten.”

Dit doen we vanuit innovatieoverleg met klanten of door aan te schuiven bij innovatieoverleg tussen klanten en/of partners in een keten.

De oplossingen die naar aanleiding van die verhelderende en toekomstgerichte bijeenkomsten door ons vertaald worden in praktische producten voldoen dan ook aan de behoefte van vandaag en morgen en zijn getoetst aan de eisen van de markt.

In deze DigiZine vindt u tal van voorbeelden waar vooruitgang is geboekt door samen te innoveren. U leest het in de artikelen over documentmanagement, het commerciële succes van DigiShop, de nieuwe module Extranet in DigiOffice, de zakelijke toepassing van social media en onze visie op kennismanagement.

Veel leesplezier!

Mario van Nierop Algemeen directeur IDB Groep

DigiZine

3

Workshop

Nieuws & events

Aan de slag met Het Nieuwe Werken Interactieve workshop koppelt theorie aan praktijk Vraagt u zich als leidinggevende af of HNW bij u en uw organisatie past? Wat betekent het voor de bedrijfscultuur, de werkomgeving en de managementstijl? Deze vragen, een introductie in Het Nieuwe Werken, de randvoorwaarden en de voordelen komen allemaal aan bod in de interactieve workshop ‘Aan de slag met Het Nieuwe Werken’.

Er wordt een praktische vertaalslag gemaakt naar concrete mogelijkheden voor uw organisatie.

Na afloop heeft u niet alleen inspiratie, kennis en inzicht opgedaan, maar ook een eigen visie en invulling ontwikkeld. U kunt nu een plan van aanpak maken en samen met uw directie werken aan een beslisdocument.

De workshop is een co-creatie van Doen!

Professional Organizing & Coaching en IDB Groep.

Vragen over en/of boeking van de workshop kunt u mailen naar workshophnw@idbgroep.nl

Overheid stimuleert slimmer werken Subsidie voor technologische toepassing Om de mobiliteit in Midden-Nederland te verbeteren heeft VERDER - het samenwerkingsorgaan tussen gemeentes, provincie Utrecht en Rijksoverheid - een pakket aan maatregelen opgesteld. Voor het deelplan Tijdsordening, dat maatregelen op de korte termijn implementeert, is drie miljoen euro vrijgemaakt waar bedrijven uit gemeentes die aangesloten zijn bij VERDER aanspraak op kunnen maken. De stimuleringsregeling (max.

50.000 euro) stelt een onderneming in staat aan de slag te gaan met slimmer werken. De subsidie kan worden aangewend om HNW technisch mogelijk te maken. Daaronder vallen ook DigiOffice en Lync.

Naast deze regionale regeling is het ministerie van Infrastructuur en Milieu actief om meer werkgevers te overtuigen van de voordelen van HNW voor hun bedrijfsvoering, de terugdringing van de lengte en het aantal files én de gunstige invloed op het milieu. De overheid is actief betrokken bij de organisatie Slimmer Werken - Slimmer Reizen waar de top 50 van het Nederlandse bedrijfsleven zich ook aan heeft gecommitteerd.

4

DigiZine

Documentmanagement

Documentmanagement Steunpilaar van bedrijfsprocessen

‘Defensiegegevens over miljoenendeal op straat’ Uiterst vertrouwelijke gegevens van Defensie over de verkoop van achttien F-16’s aan de Chileense luchtmacht zijn op een rommelmarkt voor een euro verkocht. Dat schrijft De Telegraaf vandaag, die een usb-stick met daarop de gegevens in zijn bezit heeft.

Op de gegevensdrager staan de voorwaarden van het contract, dat een waarde heeft van honderd miljoen euro.

De persoonlijke gegevens van militairen en medewerkers van bedrijven die betrokken zijn bij de verkoop worden uitgebreid genoemd. Ook zaken als het onderhoud aan de F-16’s, Nederlandse hulp bij training van Chileense technici en de zwakke en sterke punten van de straaljagers worden minutieus vermeld. (bron: NRC.nl d.d. 28 juni 2011)

DigiZine

5

Documentmanagement Ligt informatie van defensie op straat, advocaten hebben juist steeds vaker problemen met de beschikbaarheid van digitale informatie. Bijzonder omdat diezelfde beroepsgroep aangeeft dat digitaal opgeslagen informatie, dat als bewijs in een proces dient, vaak doorslaggevend is voor de uitkomst van een rechtzaak.

Onderzoek van beveiligingsbedrijf Symantec onder 5.000 advocaten uit 10 landen, waaronder 500 uit Nederland, wijst uit dat het ontbreken van goed digitaal informatiemanagement tot vertraging en zelfs verloren rechtszaken leidt. De respondenten klaagden onder meer over een gebrek aan toegang tot en verlies van cruciale informatie en het ontbreken van zoeksystemen.

Het meest recente voorval is misschien wel het publiekelijk beschikbaar komen van de Miljoenennota ruim voor Prinsjesdag. Een simpele wijziging van een jaartal in een webadres door een willekeurige journalist lag hieraan ten grondslag.

Het zijn voorbeelden die als het aankomt op informatie- en documentenbeheer op zijn minst als onzorgvuldig en onachtzaam zijn te bestempelen.

Voorop staat echter dat er geen opzet in het spel is.

Juist vanuit het oogpunt van samenwerking, het beschikbaar stellen van informatie aan derden als serviceverlening en het toevoegen van een tool aan het spectrum van middelen om het dagelijkse werk in te richten, zijn deze situaties ontstaan. Het toont

Document registreren

6

DigiZine

Document beveiligen alleen maar de noodzaak aan van het hebben van beleid en visie op hoe er binnen en buiten een organisatie met digitale informatie en documenten moet worden omgegaan.

Regelgeving Het zijn niet alleen de uitzonderingen en de slechte voorbeelden die nopen tot maatregelen. Door de toenemende digitalisering heeft bijvoorbeeld de zakelijke e-mail een juridische

Document zoeken status gekregen. Dit brengt een extra verplichting met zich mee om deze gedurende een bepaalde periode te archiveren. Bedrijven hebben daarnaast al te maken met allerlei bewaarverplichtingen voor jaarrekeningen, facturen, bedrijfsadministraties, personeelsdossiers, medische gegevens, maar ook voor videobeelden, logfiles van computersystemen en toegangscontrolesystemen.

De bewaartermijnen lopen hier uiteen van zes maanden tot soms wel meer dan 40 jaar. Voor de overheid zelf gelden nog weer andere richtlijnen die staan beschreven in de zogenaamde Archiefwet. Door maatschappelijke en technologische ontwikke-

lingen staan ook voor die wet al weer aanscherpingen op stapel die effect zullen hebben voor de Rijksoverheid, provincies en waterschappen.

Ook de vergrijzing stelt ons voor mogelijke problemen, omdat kennis verloren dreigt te gaan als deze niet wordt vastgelegd en gearchiveerd.

En dan is er de wereldwijde economische crisis die we het hoofd moeten bieden.

Versiebeheer EfficiĂŤnt documentbeheer Het dwingt ons, branchebreed en sectoroverstijgend, na te denken over hoe we de uitdagingen waar we als maatschappij voor staan aan zullen pakken. Over bedrijfsprocessen, kennisoverdracht, kostenbesparing, innovatie en samenwerking om het hoofd boven water te houden.

Om belangrijke stappen te kunnen zetten, moeten we de bedrijfsprocessen onder de loep durven nemen en kijken of deze effectiever kunnen.

En bepalen hoe kostenbesparing, innovatie, kennisoverdracht en samenwerking hierin past. Daarna volgt een keuze uit welke tools je hiervoor in kunt zetten. Er moet immers op een veilige wijze informatie vastgelegd en uitgewisseld kunnen worden.

Zodat o.a. in co-creatie mooie projecten tot stand komen en er geen kennis verloren hoeft te gaan.

Documenten van alle betrokken partijen spelen in deze processen uiteraard een grote rol. Het beheer, de vorming en completering van dossiers met correspondentie, e-mails, presentaties en overige documenten moet

Documentmanagement DigiOffice DMS Deze functionaliteiten bepalen de basis, het document beheersysteem van IDB Groep - DigiOffice DMS - gaat verder. Dit DMS is webbased, maakt onderdeel uit van DigiOffice en kent door de integratie met SharePoint en huisstijlsoftware unieke toepassingen die het mogelijk maken om collega’s en klanten samen te laten werken op het moment, op de plek en op de manier die het best bij een organisatie past.

Werkstromen dan ook zorgvuldig geregistreerd, gearchiveerd en beveiligd worden.

De toegankelijkheid van al die digitale informatie is voor de continuïteit van de bedrijfsvoering cruciaal.

Een van de middelen om die beschikbaarheid te waarborgen en te stroomlijnen, is een document management systeem (DMS). Een DMS is het geheel van procudures en functionaliteiten dat ervoor zorgt dat documenten op een gecontroleerde en beheerde manier worden opgeslagen, gereviseerd, verrijkt, verwerkt en gepubliceerd.

Uiteraard op een veilige manier, want geheime info hoort geheim te blijven en slechts toegankelijk te zijn voor een selecte groep. Daarnaast bevat een DMS kenmerken als versiebeheer en opslagmogelijkheden.

Document labelen

Medewerkers bepalen de plaats van een document niet meer zelf, alle documenten worden geregistreerd in de DigiOffice-database en opgeslagen op een bestandssysteem of in SharePoint. In de dagelijkse praktijk is het

Document versturen voor de gebruiker prettig om snel en eenvoudig bij digitale informatie te kunnen. Op metadata als auteur, relatie, contactpersoon, project of documentsoort zijn documenten dan ook terug te vinden en in preview te bekijken.

De interface - schermindeling - is individueel in te delen waardoor het werken met DigiOffice zoveel mogelijk aansluit op de ideale werksituatie.

Afhankelijk van de gebruikte modules (DigiOffice Huisstijl, DMS en CRM, DigiBouw) en overige koppelingen zijn diverse weergaves en verkenners binnen een werkruimte in te delen.

Krachtige zoekfuncties en een virtuele verkennerstructuur bieden maximale ondersteuning aan de

optimalisering en de efficiencyvergroting van het bedrijfsproces. Nieuwe (huisstijl)documenten zoals een brief, rapport, verslag of e-mail kunnen in dezelfde omgeving gecreëerd worden.

Het uploaden en registreren van digitale stukken zoals brieven, facturen, offertes, tekeningen, foto’s, rapporten e.d. en het maken van overzichten en selecties ook.

Zo draagt DigiOffice DMS bij aan een betere informatievoorziening en biedt het fundamentele ondersteuning aan complexe bedrijfsvoeringen door deze overzichtelijk en beheersbaar te maken. In combinatie met extranet en Microsoft Lync Server is het slimmer werken - tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk - te realiseren.

Functionaliteiten op een rij: • Document registreren • Werkruimtes • Werkstromen • Document versturen • Versiebeheer • Factuurverwerking • Preview van document • Afbeeldingen in DMS • Project beheren • Document labelen • Document beveiligen

Afbeeldingen opslaan en zoeken

DigiZine

7

Documentmanagment

Projectmanagement Efficiëntie als speerpunt

Ten tijde van het interview zijn het spannende tijden: de afronding van het project ‘Scheepvaartmuseum’ in Amsterdam staat voor de deur.

Na een periode van bijna 1,5 jaar waarin het hele museum is gestript en oude installaties door Croon Elektrotechniek zijn vervangen door nieuwe, leggen medewerkers de laatste hand aan de inrichting voor de feestelijke heropening door koningin Beatrix begin oktober.

Het is één van de complexe, grote en langdurende projecten waar Peter Staartjes, projectmanager bij Croon Elektrotechniek, aan verbonden is.

Hij maakt deel uit van het Project Compentence Center (PCC), een overkoepelende groep medewerkers die in projecten aan elkaar worden gekoppeld. Doel van het PCC is om samen met opdrachtgevers en collega’s van diverse vestigingen projecten tot een goed einde te brengen.

Bij voorkeur zit hij in een zo vroeg mogelijk stadium met alle partijen aan tafel. Om mee te denken, problemen voor te zijn en oplossingen aan te dragen waar de klant baat bij heeft, maar die ook voor zijn eigen projectplanning belangrijk zijn.

Een van zijn taken is het inschatten, beperken en liefst vermijden van risico’s. Risico’s brengen immers faalkosten met zich mee.

Peter Staartjes, projectmanager bij Croon Elektrotechniek “DigiOffice DMS is een stuk gereedschap dat aan mijn kist met tools voor risicobeheersing is toegevoegd. Het uiteindelijke doel is natuurlijk het zo efficiënt managen van een complex project”.

8

DigiZine

Om zijn werk goed te kunnen doen, heeft hij als projectmanager behoefte aan overzicht - het ‘grote plaatje’.

Structuur aanbrengen in dat totaalbeeld is voor hem heel waardevol.

Hoewel men al wel de beschikking over SharePoint had en er al een platform met opdrachtgevers bestond, ontbrak de samenhang en een lijst van alle correspondentie (juist ook e-mailverkeer) binnen een project.

Staartjes: “Je mist een slag als projectdocumenten niet op een centrale plaats voor projectleden beschikbaar zijn. Vakantie, ziekte of

Documentmanagement wijzigingen in het personeelsbestand zorgen in zo’n geval voor onnodige frustratie en vertraging. En dat wil je nu net voorkomen.”

Uit die praktijkervaring is de vraag naar een tool voor documentcontrole neergelegd bij de IT-afdeling van Croon Elektrotechniek. Zij hebben in goed overleg met de gebruikers uiteindelijk gekozen voor DigiOffice DMS. Staartjes: “Wij hebben tijdens en na het implementatietraject regelmatig input geleverd zodat een voor ons werkbaar DMS is afgeleverd.

Het resultaat is dat we alle officiële documenten en afspraken vast kunnen leggen en gemakkelijk terug vinden. Dat betekent overigens niet dat iedereen zomaar overal bij kan.

Afhankelijk van je functie en afdeling wordt bepaald wie inzage heeft in bepaalde stukken.”

Bij Croon Elektrotechniek is ervoor gekozen om het DMS projectsgewijs uit te rollen. Als eerste project diende zich ‘De Rotterdam’ aan, een multifunctioneel gebouw van 45 verdiepingen naar ontwerp van Rem Koolhaas dat op de Kop van Zuid in Rotterdam verrijst. Staartjes is er medeverantwoordelijk voor dat de opdrachten voor de elektrotechnische installaties en het aanbrengen van de algemene voorzieningen tijdig en correct gebeuren. Sturing is tijdens zo’n traject, de eerste besprekingen dateren van september 2009 en de totaaloplevering is in 2013, zeer

wenselijk. De wijzigingen en oplossingen documenteren om er later lering uit te trekken, is evenzeer van groot belang. DigiOffice DMS is juist hiervoor uitermate geschikt.

“Natuurlijk vereist het werken met een DMS discipline, maar ik ben ervan overtuigd dat het gemak en de voordelen absoluut opwegen tegen de gewenning in de beginperiode.

Het blijft mensenwerk maar goed beheer, duidelijke afspraken en een goede begeleiding bij de uitrol van DigiOffice DMS spelen een heel grote rol. Het belang van het gebruik van DMS moet door management, IT- en communicatieafdeling gedragen en gecommuniceerd worden. Dat gebeurt bij Croon waardoor het draagvlak, dat deze manier van werken veel kan

opleveren, gecreëerd is,” aldus Peter Staartjes.

Voor ‘De Rotterdam’ heeft DigiOffice DMS haar waarde inmiddels bewezen.

Daarom is de projectmanager er op gebrand het ook bij de nieuw verworven opdracht ‘Stadskantoor Utrecht’ in te zetten. Het kantoor (66.000 m2) dat naast het Centraal Station wordt gebouwd, maakt deel uit van een complexe binnenstedelijke gebiedsontwikkeling waarin ook een nieuwe OV-terminal komt. Logistiek is bij een project op een verkeersader als deze een belangrijk aandachtspunt.

Peter Staartjes: “Als ik nu DigiOffice DMS niet zou toepassen, beginnen we al met een 1-0 achterstand. En aangezien ik niet van verliezen houd, is dat geen optie.”

DigiZine

9

Documentmanagement

Succesvolle ICT-implementaties, ze bestaan echt!

Een bedrijfskundige kan regelmatig met grote ogen rondlopen in onze snoepwinkel die IDB Groep heet. De schappen zijn gevuld met prachtige producten en diensten die in deze tijd van continue verandering zeer interessant zijn en significant bijdragen aan het succes van organisaties.

In onze samenleving is technologie een steeds belangrijker instrument geworden. Veel maatschappelijke veranderingen zijn verbonden met technologische vernieuwingen. Een mooi bondig betoog om producten en diensten van IDB Groep te (gaan) gebruiken.

Eén ding staat echter vast voor IDB Groep. Veranderingen zijn lastig te plannen, te sturen en te voorspellen.

Enkele jaren geleden stelden onderzoekers al vast dat ruim 70% van de geplande ICT-trajecten in Nederlandse organisaties vast loopt of niet het beoogde resultaat oplevert. IDB Groep behoort gelukkig meestal tot de 30%

die afwijken van deze stelling, maar stelt vast dat het noodzakelijk is om te blijven verbeteren. IDB Groep evalueert daarom elke implementatie grondig om zo tot de groep van ICT-partners te blijven behoren die technologie wel succesvol weet in te zetten. Nu en in de toekomst.

Uit de evaluaties blijkt dat het succesvol implementeren afhangt van een aantal cruciale factoren. IDB Groep hecht veel belang aan het positioneren van een ICT productimplementatie als organisatieverandering.

Een implementatie van bijvoorbeeld DigiOffice (dit geldt ook voor andere producten) ‘vliegt’ IDB Groep per definitie het liefst aan als organisatieverandering om niet alleen verkokert te kijken naar de ICT-aspecten. Uit projectevaluaties blijkt ook dat het succesvol implementeren bijna altijd rust op de aandacht en duidelijkheid die wordt verkregen op gebieden als organisatiewaarde, aanleiding,

Structuur

Strategie

Systemen Organisatiecultuur

Sleutelvaardigheden

Figuur 1: 7S model McKinsey

10

DigiZine

Stijl

Staf/ personeel

commitment, veranderstructuur en communicatie. Het ‘inkleuren’ van deze gebieden voor, tijdens en na de verandering vormen een compleet kader om veranderingsprocessen in organisaties succesvol te maken.

• Organisatiewaarde (strategisch kader - kapstok, procesverandering, toekomst, impact) • Aanleiding (noodzaak, wat lost het op) • Commitment (Medewerkers, stakeholders, externe partijen) • Veranderstructuur (stappenplan, projectorganisatie, roadmap, begeleiding, coördinatie) • Communicatie (communicatie over en weer, culturele aspecten) Vooral de aandacht voor de verschillende dimensies van een ICT–verandering zorgt voor het uiteindelijke succes. Een verandering op het gebied van ICT veroorzaakt als het ware een kettingreactie bij bedrijfskundige dimensies binnen een organisatie.

Een 7S–managementmodel van McKinsey bijvoorbeeld laat zien dat bij een organisatieverandering verschillende harde (strategie, structuur en systemen) en zachte (cultuur, stijl, sleutelvaardigheden en personeel) aspecten van een organisatie geraakt (kunnen) worden.

Kortom: IDB Groep zet in op een integrale benadering als het gaat om ICT-implementaties. Zij gelooft er dan ook heilig in dat deze aanpak het succes veroorzaakt van haar producten en diensten bij klanten. In overleg met de klant wordt het ICT-traject op die manier voorbereid, opgestart, uitgevoerd en weer overgedragen naar de lijnorganisatie. Een succesvolle ICT-implementatie is daardoor gecontroleerd binnen handbereik.

Documentmanagement

Implementatietrajecten DigiOffice DMS PRINCE2 bepaalt procedures en blauwdruk Een andere klant is per business unit aan de slag gegaan. Daarbij is de keuze gemaakt om eerst voor de stafafdelingen van het gehele bedrijf de implementatie te voltooien. Daarna volgen per business unit de productie- en projectafdelingen. Zo wordt door een klein deel van de organisatie al veel ervaring opgedaan. Die kennis komt tijdens de ingebruikname van het DMS bij de productieafdelingen goed van pas. Op deze manier leert de organisatie stapsgewijs met DigiOffice DMS te werken.

“Regelmatig wordt ons gevraagd wat de standaard aanpak voor implementaties van IDB Groep is. Het antwoord is tweeledig.

Enerzijds hanteren we een procedure waarbij op basis van PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) een blauwdruk voor een project wordt neergelegd. PRINCE2 is een gestructureerde en beproefde methode voor projectmanagement.

Ook voor de installatie hanteren we een draaiboek dat wordt aangepast aan de technische situatie bij een organisatie. Hierbij nemen we onze ervaringen bij andere klanten mee zodat er direct een bruikbaar DMS klaar staat dat een goed uitgangspunt is om DMS en bedrijf bij elkaar te brengen.

Daarnaast is het zo dat iedere implementatie uniek is. Ieder bedrijf heeft een eigen cultuur en een eigen wijze van omgaan met veranderingen.

Verder kan het aantal medewerkers binnen een project of afdeling voor andere afwegingen zorgen. En dat is dan alleen nog maar bekeken vanuit de gebruikerskant van de implementatie.

Het functioneel applicatiebeheer en het technisch beheer is bij ieder bedrijf ook op een andere wijze geregeld. Soms zelfs door een deel van dit werk uit te besteden aan bijvoorbeeld een datacenter. Tenslotte heeft een DMS ook diverse koppelingen met andere applicaties nodig. Voor het beheren van rechten en gebruikers met Active Directory, maar ook verbindingen met een personeelsbestand of een externe CRM-oplossing zijn denkbaar.

Allemaal factoren waardoor drie grote implementatietrajecten bij onze klanten, die op het eerste gezicht behoorlijk op elkaar lijken, allemaal anders zijn aangepakt.

Bij één bedrijf is gekozen voor de big-bang strategie; het hele bedrijf in één keer aan de slag met DigiOffice DMS. Zo kon de bestaande manier van werken tot op het laatste moment ondersteund worden. In de praktijk betekent deze aanpak een grote belasting voor de projectorganisatie en de interne ICT-afdeling. En zorgt deze tactiek ervoor dat er nog veel geleerd moet worden tijdens het eerste gebruik van het DMS.

Tot slot hebben we met één van onze klanten besloten om per project aan de slag te gaan. Zo krijgt een groot deel van de organisatie te maken met een hele soepele uitrol. Ook de overgang van het implementatieproject naar de beheersituatie gaat heel geleidelijk. Het opstarten en beheren van nieuwe projecten in DMS doet een bedrijf na een aanloopfase zelf.

Een conclusie wat voor uw bedrijf de juiste aanpak zou zijn, is niet op voorhand te trekken. Die strategie bepaalt u samen met ons tijdens de opstartfase van een implementatie van DigiOffice DMS.”

Een bijdrage van Pepijn Kromhout, projectleider Implementatie & Ondersteuning bij IDB Groep.

DigiZine

11

Klant in beeld

GGZ inGeest Geestelijke gezondheidszorg zoekt de balans

12

DigiZine

Klant in beeld In Nederland krijgt één op de vier volwassenen in zijn leven te maken met een psychische stoornis. Zelf of omdat men iemand kent in zijn familie- of kennissenkring die er mee kampt. Hulpverlening in de vorm van geestelijke gezondheidszorg is dan erg belangrijk. GGZ inGeest is zo’n instantie die mensen van allerlei pluimage, leeftijden en culturen de zorgende hand reikt.

Het is een netwerkorganisatie met een groot verantwoordelijkheidsgevoel voor en mededogen met de mens in psychische nood. De hulp is kleinschalig van opzet, in de directe leefomgeving van de cliënt en bovenal laagdrempelig. De samenwerking met gemeenten, huisartsen, Leger des Heils, GGD, politie en verzorgingshuizen is hierin meer regel dan uitzondering.

GGZ inGeest heeft twintig locaties in de regio’s Amsterdam, Amstelland en Zuid-Kennemerland. De grootste locaties liggen bewust dichtbij of naast algemene ziekenhuizen. De zorg is erop gericht cliënten weer in staat te stellen om het leven van alledag aan te kunnen en naar vermogen mee te draaien in de maatschappij. Psychische hulpverlening kan variëren van een gesprek met een psychiater tot opname in een instelling. Ook heeft GGZ inGeest een preventief aanbod waardoor in een vroeg stadium ergere klachten voorkomen worden. Daarbij verdient de directe omgeving waarin iemand leeft ook aandacht. GGZ inGeest staat in haar aanpak dan ook voor een sterk familiebeleid. Hierbij komt de impact die het heeft als een partner, ouder, kind of ander familielid aan een psychische aandoening lijdt zeker aan bod.

In 2012 wordt de intensieve samenwerking met het academisch ziekenhuis VUmc omgezet in een fusie. Hiermee wordt GGZ inGeest de grootste divisie binnen VUmc. Voor

de huisvesting van enkele afdelingen verrijst op dit moment aan de overkant van de polikliniek van VUmc de ‘Westflank’. Eind 2012, begin 2013 kunnen er 90 acute en oudere psychiatriepatiëten worden opgenomen van GGZ inGeest. Tevens komt er een gastenverblijf voor familie van patiënten en de spoedeisende hulp van VUmc krijgt er haar onderkomen.

VUmc en GGZ inGeest erkennen de samenhang tussen lichaam en geest en hoe een lichamelijke aandoening effect kan hebben op de psyche en andersom. Daarom zien zij samenwerking op dit punt als aanvulling op de behandeling van patiënten. Bij beide organisaties is het besef gegroeid dat de somatische en psychische kant van een ziekte goed belicht moeten worden. Zo is er op het gebied van patiënten met diabetes, kanker, HIV/ aids, MS en Alzheimer al verregaande samenwerking zowel op het gebied van de behandeling als op onderzoeksgebied.

Ambities genoeg. Echter aan de andere kant tekenen donkere wolken

Nieuwbouw polikliniek van VUmc de ‘Westflank’. de horizon: de bezuinigingen. Zowel de Landelijke Patiëntenvereniging Geestelijke Gezondheidszorg, de branchevereniging Nederlandse Vereniging voor Psychiaters als het overkoepelende orgaan GGZ Nederland hebben de noodklok geluid over de aangekondigde 600 miljoen aan bezuinigingen op de geestelijke gezondheidszorg.

Zij zijn verbijsterd over de gepresenteerde maatregelen waarvan de meest stuitende wel de invoering van een eigen bijdrage is. Voor sommige cliënten kan dit betekenen dat zij tot wel 425 euro per behandeling zelf moeten betalen. Een haast onmogelijke opgave voor een groep die

DigiZine

13

Klant in beeld al een 30% lager inkomen geniet.

De organisaties vinden de maatregel bovendien discriminerend omdat hij alleen mensen met een psychische ziekte treft en diegenen met een lichamelijke aandoening buiten beschouwing laat.

Joke van Ballegooijen, communicatiemedewerker bij GGZ inGeest “De verwachting is dat met een geïntegreerde leefstijlaanpak veel winst te boeken is op het gebied van gezondheid, levensverwachting en kwaliteit van leven.”

14

DigiZine

Deze ontwikkeling baart ook GGZ inGeest grote zorgen. Joke van Ballegooijen, communicatiemedewerker bij GGZ inGeest, over de effecten: “Iedereen kan bedenken dat wanneer iemand in psychische nood moet betalen voordat hulp geboden wordt, dit geen positief effect heeft op de toegankelijkheid van zorg en drempelverhogend werkt. Wij denken dat de maatschappij er ook veel van gaat merken. De mensen die zorg nodig hebben maar dit niet zelf erkennen, konden wij eerst nog wel hulp bieden maar als er een eigen bijdrage gevraagd moet worden, bereiken we deze doelgroep niet meer”.

Ook GGZ inGeest moet schrappen in haar zorgaanbod naar cliënten. Als gevolg van teveel verleende zorg, waar vanuit de zorgverzekeraars onvolledige vergoeding tegenover staat, moeten zij 20 miljoen bezuinigen.

Dit proberen zij zoveel mogelijk op overheadkosten te doen, maar soms ontkomt de Raad van Bestuur er niet aan om ook in het zorgaanbod te snijden. Van Ballegooijen: “En dat terwijl wij graag ons zorgaanbod verder willen ontwikkelen, verbeteren en uitbreiden. Zo vindt GGZ inGeest het belangrijk expliciet aandacht te hebben voor de leefstijl van patiënten in de behandeling. De verwachting is namelijk dat met een geïntegreerde leefstijlaanpak veel winst te boeken is op het gebied van gezondheid, levensverwachting en kwaliteit van leven. Onderzoek heeft al aangetoond dat hardlopen bijvoorbeeld een gunstige invloed heeft op het genezingsproces van iemand met een depressie. Daarnaast zien wij dat medicatie een effect kan hebben

Klant in beeld op de motoriek en de persoonlijke verzorging behoeft extra aandacht.

Mensen worden dikker, het gebit wordt aangetast en de eetlust kan verminderen. Juist door ook op dit vlak mensen een steun in de rug te zijn en ze bijvoorbeeld goed begeleid te laten sporten of te ondersteunen bij de persoonlijke verzorging draagt bij aan een gezonde leefstijl.” Echter door de bezuinigingen worden dit soort nieuwe ontwikkelingen bemoeilijkt. Zo krijgen we van de zorgverzekeraar geen geld voor uitbreiding op het bewegingsaanbod. Daardoor is het voor GGZ inGeest moeilijk om voor de sportaccommodatie Fit-Inn in Bennebroek over voldoende mensen te beschikken om meer cliënten onder begeleiding te kunnen laten sporten.

“De drempel om een willekeurige sportschool binnen te lopen is voor bijvoorbeeld iemand met smetvrees een onneembare vesting. Als je diezelfde persoon een omgeving kunt bieden waar niet alleen begrip is, maar ook hulp om hiermee om te gaan dan sla je twee vliegen in een klap. Gelukkig kunnen we door middel van fondsenwerving sommige nieuwe ontwikkelingen realiseren. Zo hebben we in het Fonds Psychische Gezond-

GGZ inGeestloop Ieder voorjaar is het terrein van GGZ inGeest in Bennebroek het toneel voor de GGZ inGeestloop. Een sponsorloop waar zowel bedrijventeams als individuele lopers aan mee kunnen doen. Het goede doel van de 8e editie was de Fit-Inn. Met de opbrengst, 15.000 euro, zijn fitnesstoestellen en andere sport- en spelattributen gekocht en is een trimparcours aangelegd. Aan deze loop heeft IDB Groep met een bedrijventeam en als

heid (FPG) een partner gevonden die onze aanpak – het integreren van de leefstijl in het genezingsproces voluit steunt. Zij stellen dan ook geld beschikbaar waarmee wij cliënten op kunnen leiden tot assistentsportbegeleider. Het geld dat tijdens de Marathon van Amsterdam bijeen wordt gelopen door lopers van FPG en GGZ in Geest komt geheel ten goede van die opleidingen.”

Dit betekent ook voor de aankomende assistent-sportbegeleiders erg veel.

Het geeft hen een doel en een boost aan het gevoel van eigenwaarde.

Voor de cliënt die komt sporten, is het fijn om terug te kunnen vallen op iemand die weet wat hij/zij doormaakt omdat deze een ervaringsdeskundige is. Eventuele problemen of stuikelblokken worden zo veel eerder herkend.

In 2012 starten er binnen GGZ inGeest twee pilots (Zuid-Kennemerland en Amsterdam) om leefstijl onderdeel te laten zijn van de behandeling. De wens is tevens om hieraan onder-

zoek te koppelen naar de effecten van deze multidisciplinaire aanpak door VUmc. De uitkomsten van dit onderzoek kunnen dan weer gebruikt worden in de gesprekken die de organisatie voert met de zorgverzekeraars.

sponsor meegedaan. Samen met zo’n vierhonderd andere lopers stonden zij aan de start van een pittige bosloop.

De temperatuur was goed, de verwachtingen niet al te hoog gespannen. De 10,5 km volbrengen was een doel op zich. Naast asfalt en zand bestond de ondergrond afwisselend uit houtsnippers en schelpen. Hoogteverschillen en boomwortels in het traject boden voldoende uitdaging

voor alle deelnemers. Bij de heren kwam Nico Altorf in 35.49 minuten als eerste over de finish. Bij de vrouwen werd door Esther van Heerden een nieuw parcoursrecord gevestigd.

Zij passeerde in 39.58 minuten de eindstreep. Als businessteam pakte GGZ inGeest de winst. De loopgroep Middenduin won deze 8e editie de estafette.

DigiZine

15

Klant in beeld

GGZ inGeest en IDB Groep GGZ inGeest is ontstaan uit een aantal fusies tussen instellingen in de geestelijke gezondheidszorg. In de sector is altijd sprake van golfbewegingen - van centralisatie naar decentralisatie, van schaalverkleining naar schaalvergroting - omdat de opvattingen over de te bieden hulp onderhevig zijn aan de tijd. De laatste fusie tussen GGZ Buitenamstel en De Geestgronden dateert van 2009 en leidde tot de nieuwe naam GGZ inGeest. De DigiOffice modules WhiteOffice, MailOffice en ViewOffice van IDB Groep zijn destijds voor zo’n 2.500 gebruikers aangeschaft om te komen tot een uniforme en nieuwe gedigitaliseerde huisstijl. Nu maken 2.500 medewerkers gebruik van de applicaties. De bedrijfsonderdelen Prezens en Actenz voeren inmiddels een afwijkende huisstijl voor wat betreft de huisstijlkleuren. Hiervoor is gekozen omdat zij onderscheidend

Portret Renske Peters Renske Peters werkt bij de dienst communicatie van GGZ inGeest o.a. als webredacteur voor de websites van VUmc en GGZ inGeest. Daarnaast is zij DigiManager voor DigiOffice. Dit betekent dat zij in nauwe samenwerking met de ICT-afdeling de GGZ inGeest-medewerker helpt als deze tegen zaken aanloopt. Zij stelt in wie bepaalde rechten krijgt en welke afdelingen geselecteerd kunnen worden. Dit doet zij vanaf haar werkplek in de polikliniek van VUmc op een centrale server. Door alle fusies is er nog weleens een probleem met de verschillende netwerken die niet voor honderd procent met elkaar kunnen communiceren. Hoewel medewerkers natuurlijk hebben moeten wennen, is de algehele consensus dat de uniformiteit het ongemak van de beginperiode volledig teniet heeft gedaan.

“Voor medewerkers die op verschillende locaties werken en daar ook nog een andere functie vervullen, is de moeilijkheid met de handtekening in MailOffice nu gelukkig dusdanig opgelost dat in het vrije veld van de ondertekening aanvullende informatie gezet kan worden.”

16

DigiZine

Klant in beeld werk verrichten binnen GGZ inGeest.

Prezens richt zich voornamelijk op de preventie van psychische klachten en werkt hiervoor nauw samen met huisartsen. Actenz biedt op wijkniveau mensen met psychische problemen hulp en cursussen bij het vinden van (vrijwilligers)werk, dagbesteding, woonruimte e.d. Voor de huisstijlwijzigingen zijn de sjablonen aangepast en de rechten gewijzigd.

Bij de digitalisering van de huisstijl in 2009 is al rekening gehouden met een toekomstige fusie tussen GGZ inGeest en VUmc. Op de communicatieafdelingen van VUmc en Cancer Center Amsterdam is DigiOffice CRM in gebruik. Na de fusie blijft GGZ inGeest als divisie bestaan en behoudt de organisatie ook haar eigen website omdat men vindt dat een cliënt of zorgvrager hen laagdrempelig moet kunnen benaderen. Qua huisstijl gaan zij wel in elkaar op. Integratie van de applicaties bij de verschillende organisaties, die de innovatieve manier van samenwerken ondersteunen, zal zeker een rol spelen.

Portret Plony Timmermans Plony Timmermans is senior medewerker van de Servicedesk van de afdeling Personeel, Organisatie & Opleidingen (PO & O) en maakt deel uit van de administratieve ondersteuning. De Servicedesk bestaat uit een FrontOffice waar de dagelijkse telefoontjes en e-mails van medewerkers binnen komen en zoveel mogelijk worden beantwoord, de BackOffice neemt ingewikkelde zaken waar niet direct een antwoord op te geven is in behandeling en koppelt dit later terug. Sinds 2 jaar maakt de afdeling gebruik van DigiOffice. Zij gebruiken het voornamelijk voor de brieven, de contracten, verslagen, memo’s, de fax en natuurlijk in MailOffice. Natuurlijk heeft het in eerste instantie wat energie gekost om op een nieuwe manier van werken over te gaan, maar het levert ook heel veel tijdswinst op. Vooral het gebruik van de wizard in WhiteOffice is voor het maken van contracten erg nuttig. Er kunnen geen dingen vergeten worden en het ziet er goed uit “Na jaren waarin op de locatie in Bennebroek en de locaties in Amsterdam met wisselende en verschillende opmaak was gewerkt, betekende de komst van DigiOffice een stap naar professionaliteit en uniformiteit in de communicatie naar buiten toe.”

DigiZine

17

Netwerkdiensten

Vernieuwde ICT-omgeving met vooruitziende blik

Hightech oplossingen voor MKB binnen handbereik Voor veel MKB-bedrijven is de afgelopen vijf jaar een behoorlijke uitdaging geweest. De broekriem is aangehaald, het personeelsbestand vaak ingekrompen en investeringen zijn zoveel mogelijk uitgesteld.

Ook de investeringen op ICT-gebied.

Op het moment dat de economie wat aantrekt, het bedrijf zelfs groei kent en men over wil naar bijvoorbeeld een nieuw softwarepakket, staat de inmiddels verouderde ICT-omgeving de vernieuwing in de weg.

Hoe maak je dan de keuze voor de beste oplossing binnen een strakke budgettering?

IDB Groep adviseert en ondersteunt al 25 jaar bij alle denkbare vraagstukken op ICT-gebied. Ons advies over infrastructuur, standaardinrichting van werkplekken met bijbehorende software, beveiliging en pakketselectie is gebaseerd op feitelijke en realiseerbare vooruitgang. Daarbij willen we met een groene knipoog naar het milieu bewustwording creëren van het

18

DigiZine

stroomverbruik, de bekabeling en de efficiëntie van de servers, zonder in te boeten op snelheid en prestaties.

Een andere manier van computing, het loslaten van traditionele wijzen, nadenken over mogelijke toekomstige uitbreidingen en vooral de durf om te investeren in bewezen technologie maken deel uit van onze werkwijze.

Met deze visie zijn al meerdere succesvolle implementaties voltooid.

Uit die ervaringen hebben wij geleerd in IBM een technologiepartner pur sang te hebben gevonden waardoor IDB Groep haar oplossingen naar grote tevredenheid en met succes bij klanten kan invullen. Ontwikkelingen op blades- en storagegebied - IBM BladeCenter-S en IBM Storwize v7000 – worden dan ook veelvuldig toegepast.

De groei naar blades Hoewel veel bedrijven nog steeds uitgaan van rackservers, valt er met blade-technologie door de uitmuntende flexibiliteit en schaalbaarheid veel meer te behalen. Het centraal

managen van middelen, de infrastructuur en het verbruik zijn ook belangrijke pluspunten.

IBM Storwize v7000, een afgeleide van de schaalbare bedrijfsoplossing SAN Volume Controller (SVC), is een opslagsysteem met potentie, groei en prestaties. De stand-alone-oplossing bevat een chassis met SVC-controllers waar meerdere diskbehuizingen met harddisks aan verbonden kunnen worden. Toepassing van SSD-schijven in een easy-tierconfiguratie waardeert de prestaties op zonder dat data verplaatst hoeft te worden. Volgens onafhankelijke metingen wordt het systeem hiermee vier keer zo snel.

De Storwize analyseert continue het diskproces en meet alle datablokken over alle logische opslagunits. De blokken die het meest veranderen of geraadpleegd worden, worden op de achtergrond gekopieerd naar de ultrasnelle SSD-disks met een link naar de originele plek. Bij wijzigingen van datablokken die op de SSD staan, kan het systeem sneller presteren.

Netwerkdiensten De afhandeling van de data verbetert hierdoor enorm, waardoor het systeem meer kan verwerken per tijdseenheid. Wanneer het minder druk is, worden de datablokken weggeschreven naar de originele disklocaties. Dit continue proces vindt elke vierentwintig uur plaats waardoor het systeem optimaal blijft werken. Voor virtuele omgevingen en het verwerken van databases ziet IDB Groep dan ook veel voordelen. Met een investering in IBM Storwize v7000 kan men zeker vijf jaar vooruit.

IBM BladeCenter-S Een tweede product waarmee IDB Groep goede ervaringen heeft, is de Bladecenter-S. Van blades wordt nog vaak gedacht dat het een oplossing is voor hele grote ondernemingen. Niets is minder waar. Een bladechassis is al aantrekkelijk bij drie of meer blades en de Bladecenter-S is speciaal voor het MKB gemaakt. De Bladecenter-S heeft plaats voor zes fysieke blades en is een stand-alone datacenter-ina-box principe. De storage en blades zitten in een chassis gewaarborgd met high-speed links ertussen. Het voordeel van IBM blades is dat deze zijn gestandaardiseerd en in elk IBM Bladecenter geplaatst kunnen worden. Dit betekent dat bij bedrijfsgroei en eventuele aanschaf van een nieuw chassis dus geen sprake zal zijn van desinvestering.

Dit is één van de hoofdredenen waarom IDB Groep werkt met IBM Bladecenter. Een andere reden is dat het chassis zowel elektronisch als mechanisch volwaardig is uitgevoerd.

Onlangs is bij Cauberg Huygen Raadgevende Ingenieurs een unit geplaatst in combinatie met VMware.

Binnen deze serveromgeving kunnen zij de migratie van hun huidige omgeving opstarten naar een virtuele, migreren van OCS naar Microsoft Lync en de implementatie van Sharepoint in combinatie met onze DigiOffice CRM/DMS-software aan.

Virtualisatie voor toekomst Slingerland Bouw B.V. is een professioneel en innovatief bouwbedrijf, dat kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan.

In 2011 heeft IDB Groep opdracht gekregen voor de implementatie van een nieuwe ICT-omgeving. Vanwege het grote succes van virtualisatie bij andere klanten is ook bij Slingerland Bouw B.V. VMware toegepast.

De nieuwe omgeving bestaat uit een drietal IBM ESX hosts met een gekoppelde IBM Storage Area Network (SAN) voor dataopslag, extra geheugen, processoren en diskruimte voor toekomstige uitbreidingen op serverniveau.

Daarnaast is een bestaande server ingezet als Virtual Centerserver om de VMware-omgeving te kunnen beheren vanaf een Microsoft server.

Virtuele servers zijn uitgerold op het nieuwe systeem waaronder twee nieuwe domeincontrollers, een file-, een Exchange 2010-, een SQL- en een webserver en enkele DigiOffice servers.

Sommige bestaande fysieke servers, die in de nieuwe omgeving hun werk moeten blijven doen, zijn virtueel gemaakt waardoor verouderde hardware is uitgefaseerd. Het grote voordeel van de toegepaste oplossingen is dat er niet opnieuw hoefde te worden geïnvesteerd in hardware.

De migratie van Exchange 2003 naar Exchange 2010 was een gedetailleerd traject waarbij scherp is gelet op de finesses. Omdat de tussenliggende versie 2007 in het upgradepad overgeslagen kon worden, is veel tijdwinst geboekt.

Aan een goede implementatie gaat zorgvuldige voorbereiding vooraf. Dat gold ook voor de DigiOffice migratie.

Nieuwe virtuele servers zijn geïnstalleerd en geconfigureerd terwijl de gebruiker in de oude omgeving aan het werk kon blijven zonder iets van de werkzaamheden te merken. Het is namelijk mogelijk om tijdens een middagpauze vlekkeloos de data te verplaatsen, de bestaande links te verleggen en de nieuwe virtuele servers in de productieomgeving te laten integreren.

Door de schaalbaarheid van de VMware-omgeving is bij Slingerland Bouw B.V. ruimte ontstaan voor toekomstige uitbreidingen zoals bijvoorbeeld Microsoft Lync Communication Server, een belangrijke bouwsteen voor slimmer samenwerken. De extra terminal servers zijn geschikt voor centrale toegang tot applicaties, ongeacht de locatie waar een gebruiker zich bevindt.

DigiZine

19

TenneT

De organisatie in ontwikkeling Implementatie huisstijlwijziging bij elektriciteitstransporteur TenneT

Een rebranding symboliseert de nieuwe strategie van een organisatie.

Het aanpassen of wijzigen van een huisstijl maakt veelal onderdeel uit van een rebranding en vereist vaak speciale aandacht. Het geheim van vele sterke merken is een geleidelijke aanpassing aan de geest van de tijd, zonder het verleden uit het oog te verliezen. Goed voorbeeld doet volgen: eigenaar van het hoogspanningsnet TenneT werkte samen met IDB Groep om tot een succesvolle implementatie van de huisstijlwijziging in de softwareoplossingen WhiteOffice en ViewOffice te komen.

Samenwerking In 2010 hebben IDB Groep en het rebranding-team van TenneT de handen ineen geslagen voor het doorvoeren van een complete huisstijlwijziging in WhiteOffice en ViewOffice. IDB Groep werd aangemerkt als directe partner in het huisstijlwijzigingsproces en zorgde voor begeleiding en ondersteuning tijdens de implementatieperiode. Hester van Hartingsveldt, communicatiemedewerker bij TenneT vertelt: “ Onze organisatie is continu in ontwikkeling en door overname van een hoogspanningsnet in Duitsland was het voor ons hét moment om een nieuwe huisstijl te ontwikkelen en door te voeren. Mede doordat we al gebruik maakten van de softwareoplossingen WhiteOffice en ViewOffice van IDB Groep was een huisstijlwijziging hierin eenvoudig te realiseren.”

“Een huisstijlwijzigingstraject zoals bij TenneT zet je altijd voor uitdagingen. Gelukkig hebben wij inmiddels veel ervaring met het implementeren van nieuwe huisstijlen en huisstijlmanagement”, vertelt Niels van der Steenhoven, directeur bij IDB Groep. “In onze rol als partner in het proces zijn wij verantwoordelijk voor het invullen van het praktische gedeelte van de huisstijlwijziging en

20

DigiZine

TenneT begeleiden en adviseren we klanten gedurende het hele traject. Wanneer klanten gebruikmaken van ons huisstijlpakket brengt dit zeer zeker voordelen met zich mee als men besluit over te gaan op een nieuwe huisstijl. Het is daardoor mogelijk een vrijwel directe implementatie van de oude naar de nieuwe huisstijl door te voeren.”

Huisstijlwijzigingstraject Naast een goede samenwerking in het proces van huisstijlwijziging is het belangrijk een duidelijke planning te hanteren tijdens de implementatie. TenneT had zichzelf ten doel gesteld om begin oktober 2010 één onderneming met één huisstijl te lanceren.

“Als eerste zijn we gestart met een inventarisatie van de huidige documenten. We hebben concreet in beeld gebracht wat er precies gewijzigd moest worden”, zegt Van Hartingsveldt. “Vervolgens hebben we de wijzigingen doorgevoerd waarbij we begeleid werden door IDB Groep. Het was vooral prettig om te weten hoe we de documenten op een verantwoorde wijze konden omzetten, zodat ze op de juiste manier werden gepresenteerd in onze nieuwe huisstijl. Het converteren van bestaande documenten kon daarna met één druk op de knop.

Door de flexibiliteit van IDB Groep en de intensieve samenwerking met onze medewerkers konden wij op 5 oktober aan alle gebruikers van TenneT de documenten in de nieuwe huisstijl presenteren”, voegt Van Hartingsveldt toe.

Voordelen Doordat TenneT gebruik maakt van diverse softwareoplossingen van IDB Groep, bracht dit tijdens het implementatieproces vele voordelen met zich mee. Van der Steenhoven vertelt dat hierbij het hergebruiken van

documenten het grootste voordeel is. “Doordat de documenten gemaakt zijn in WhiteOffice, hoeven er geen wijzigingen worden doorgevoerd en kunnen ze als het ware 1-op-1 worden overgenomen binnen de nieuwe huisstijl. Dit scheelt enorm veel tijd in het implementatieproces, maar ook voor alle medewerkers van TenneT. Vaak worden oude documenten hergebruikt en blijft een oude huisstijl daardoor nog heel actief. En dat is uiteraard niet gewenst. WhiteOffice zet een oud document op verzoek direct om naar een nieuw document, in de nieuwe huisstijl en met behoud van alle tekst in het document”, zegt Van der Steenhoven.

Een ander voordeel valt te behalen als men kiest voor een standaard lettertype voor alle documenten.

Van der Steenhoven licht toe: “Bij TenneT maakte men gebruik van een afwijkend lettertype. In de nieuwe huisstijl is gekozen voor het standaard letterype Arial. Het gebruik daarvan is vele malen voordeliger en praktischer dan wanneer men kiest voor een eigen lettertype. De kans is namelijk groot dat de ontvanger van het document dit eigen lettertype niet herkend. Dan ontstaan er problemen die kunnen leiden tot onleesbaarheid van de documenten of een inconsistent beeld van de huisstijl. Wij hebben TenneT geadviseerd over te stappen naar een standaard lettertype waardoor het implementatieproces sneller verliep en er veel kosten zijn bespaard.”

alles op tijd geleverd en door de flexibele en resultaatgerichte houding van IDB Groep hebben we het beoogde resultaat behaald.”

Na de implementatie van een nieuwe huisstijl is er veelal sprake van een evaluatieperiode en wordt er kritisch gekeken naar het proces. “Ik zou andere organisaties die op het punt staan een huisstijlwijziging door te voeren, willen adviseren om van te voren goed in kaart te brengen wat je precies wilt veranderen. Een goede voorbereiding bespaart enorm veel tijd maar ook kosten”, voegt Van Hartingsveldt toe.

Rebranding, huisstijl en strategie Een goede voorbereiding, een duidelijk planning en de keuze voor een geleidelijke aanpassing zijn in een huisstijlwijzigingstraject cruciaal.

Daarnaast moet een huisstijlwijziging niet alleen gezien worden als een cosmetische ingreep. De huisstijl moet daadwerkelijk een bijdrage leveren in de communicatie met de doelgroepen van de organisatie en passen binnen de nieuwe strategie.

Rebranding en het implementeren van een nieuwe huisstijl kunnen als strategisch middel ingezet worden, maar dit vereist wel een professionele aanpak.

Resultaten Van Hartingsveldt vertelt over de resultaten: “Bij ons was een duidelijke planning en goede samenwerking doorslaggevend in dit traject.

We hadden ongeveer drie weken ingepland voor de testfase en de doorlooptijd. Voor een laatste kleine wijziging hebben we nog een week extra uitgetrokken. Uiteindelijk is

DigiZine

21

Kennismanagement 2.0

Kennis delen en benutten komt boven kennis bezitten Kennismanagement 2.0 en Enterprise Social Media De afgelopen jaren heeft er een maatschappelijke evolutie plaatsgevonden. Door de opkomst van social media zijn mensen veranderd. Het privaat sociaal exhibitionisme is opgekomen: mensen delen hun leven, ervaringen en gebeurtenissen met elkaar via social media. Tegenwoordig geven mensen over veel zaken een inkijkje in hun privĂŠleven, of het nu over hun gevoel gaat, naar welk restaurant ze gaan of wanneer ze op

22

DigiZine

vakantie vertrekken. Door die zee aan informatie kan deze vorm van exhibitionisme door vertaald worden naar een privaat sociaal kennisnetwerk.

Wie heeft kennis over dat nieuwe restaurant en wie heeft er al ervaring met de nieuwste iPhone? Via social media is dit makkelijk te bekijken en kan je voor kennis aankloppen bij een ervaringsdeskundige. Social media is ontwikkeld tot een privaat kennismanagementsysteem.

Terwijl het creĂŤren van een kennismanagementsysteem in zakelijke omgevingen veel voeten in de aarde heeft, is dit private kennismanagementsysteem geheel natuurlijk en uit zichzelf ontstaan. Veel organisaties zouden hier heel wat voor over hebben. Zij streven ernaar om alle kennis die aanwezig is binnen de organisatie te borgen, te delen en te verankeren in bedrijfsprocessen. Waarom zouden we dan niet inspelen op het sociaal

Kennismanagement 2.0 exhibitionisme en dit zakelijk op een zelfde manier laten verlopen?

De huidige situatie De meeste organisaties werken nog volgens kennismanagement 1.0, waarbij de focus voornamelijk ligt op het vastleggen van kennis in een gecentreerde kennisbank. Hierbij is het standaard dat opgedane kennis altijd achteraf wordt vastgelegd, waardoor het verouderd. Daarnaast is het kennis delen en nemen altijd op initiatief van een individu en worden alleen gemerkte kennisdocumenten automatisch overgeheveld naar een kennisbank. Dit terwijl een normale e-mailwisseling of een document waar je in aan het werk bent gewoonlijk niet als kennis wordt ervaren, maar in een specifieke zoektocht dit toch zeker een belangrijk kennisdocument kan zijn. Wanneer dit echter niet in de kennisbank zit, komt deze kennis niet naar voren. Een gemiste kans!

Kennismanagement 2.0 Door een zakelijke vertaling te maken van het private sociaal exhibitionisme kan het kennismanagement binnen een organisatie een positieve bijdrage leveren. Hierbij wordt voornamelijk gebruik gemaakt van kennis van de eigen medewerkers, persoonlijke my sites en het sociale netwerk van de medewerkers. Om kennismanagement 2.0 te faciliteren in een organisatie zijn er een aantal zaken van belang. In het kader worden de voorwaarden voor goed kennismanagement uiteengezet.

• • • • • • •

Focus ligt op mensen en hun bereikbaarheid Kennis wordt geborgd, gedeeld en verankerd in bedrijfsprocessen Kennis voor iedereen, altijd en overal bereikbaar Alle documenten kunnen op enig moment voor kennisverrijking zorgen Kennis opgedaan door ervaring, opleiding en interessegebieden delen Kennis delen is de bedrijfscultuur Kennis vastleggen is verweven in de processen en niet achteraf

Cultuuromslag Het zakelijk sociaal exhibitionisme wat al ontstaan is, wordt nu nog vooral gevoerd vanuit het eigen belang, bijvoorbeeld wanneer iemand op zoek is naar een nieuwe baan, om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen binnen het vakgebied en voor new business. Om kennismanagement 2.0 vanuit het bedrijfsbelang te bevorderen is het essentieel dat er ook vanuit het centraal bedrijfsbelang gedacht wordt. Dit vergt een omslag in het denkproces en in de cultuur van een organisatie.

Het hebben van kennis is belangrijk, maar het delen van kennis is nog veel belangrijker. Waar vroeger gold: kennis is macht, geldt nu: kennis delen is macht! En dit moet ook beloond worden. Immers, bij veel bedrijven zal er de komende jaren kennis verloren gaan door de vergrijzing.

Wanneer een organisatie ingericht wordt naar een plek waar het borgen

en delen van kennis verweven wordt in de dagelijkse praktijk, hoeft u bij kennismanagement 2.0 geen angst te hebben dat deze kennis ook echt allemaal verloren gaat. Dit is risicomanagement waar ook kostenbeheersing mee gemoeid is. Daarbij geldt de cultuuromslag niet alleen voor de kennisrijke mensen, er zijn ook kennisvragers nodig om deze structuur werkbaar te maken.

Faciliteren of frustreren?

De omslag van kennismanagement naar kennismanagement 2.0 is zeer waardevol, maar vergt wel wat van uw organisatie en medewerkers. De impact van deze nieuwe ontwikkeling is groot. Om te zorgen dat deze investeringen van u en uw mensen niet gepaard gaan met frustratie, is de juiste inrichting van het kennismanagement cruciaal. Het is voor medewerkers essentieel dat zij relevante en actuele informatie snel kunnen terugvinden en dat aanwezige kennis gefaciliteerd wordt tijdens de werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aangeven binnen een applicatie dat er informatie

DigiZine

23

Kennismanagement 2.0 beschikbaar is over een bepaalde werkzaamheid, kwaliteit van een product of de prestatie van een leverancier of uitvoerder. De inrichting moet effectief zijn en goed ondersteund worden met IT. Het bij elkaar zetten van een groep mensen vormt geen garantie voor het ontstaan van een leerzame en levendige discussie tussen medewerkers en kennisdragers.

Om dit mogelijk te maken, moeten de juiste faciliteiten worden geboden, zoals het bij elkaar brengen van mensen met een gemeenschappelijk doel, gedeelde betrokkenheid en passie. Maar denk ook aan de tools om de discussie te begeleiden en vast te leggen in de kennisbank, om kennis op te bouwen tijdens het werkproces en niet achteraf, het vastleggen van fouten en hiervan kunnen leren en het verzamelen van managementgegevens. Zo kunt u zich voorstellen dat er een uitgebreide virtuele omgeving ontstaat waarin samengewerkt wordt.

Faciliteren is het sleutelwoord.

Extern kennismanagement en de verweving van social media Het faciliteren van kennismanagement is niet alleen voor de interne organisatie belangrijk. Wanneer

24

DigiZine

koppelingen gerealiseerd worden met de expertise van partners in de keten, leveranciers en deskundigen op bepaalde deelgebieden, wordt een diepere kennislaag aangeboord waarvan geprofiteerd kan worden in het bedrijfsproces. Die combinatie van kennis en ervaring kan weer uitgedragen worden, ook extern.

Door social media zal dan ook extern de invloed van kennismanagement gevoeld worden. De corporate identity van een organisatie wordt steeds meer gevormd door de externe communicatie en dus ook de inzet van communicatiemiddelen. Hoe zet je nu op zakelijk gebied social media naar buiten toe in? Enterprise Social Media (ESM) is vergelijkbaar met het opzetten van een website tien jaar geleden. Veel organisaties willen dit gaan doen, maar hebben nog niet nagedacht over het doel dat ze ermee willen bereiken. Dit is dan ook de eerste vraag die bij de opstart van ESM gesteld moet worden. Via ESM is het mogelijk om kennis te verenigen in verschillende netwerken. Zo kan je ook externe partijen zoals leveranciers toevoegen aan het kennismanagement netwerk, waardoor zij ook hun kennis kunnen doorgeven.

Daarnaast kan je, wanneer je bijvoorbeeld in het kennismanagementsysteem een artikel vindt van een expert, direct doorlinken naar de LinkedIn van deze persoon voor meer informatie over zijn achtergrond.

Kennismanagement 2.0 is een ontwikkeling waar organisaties, vroeg of laat, mee te maken zullen krijgen.

Om mee te gaan met deze ontwikkeling of hierop al te anticiperen, is het voor werkgevers belangrijk om te bekijken wat voor hen relevant is en hoe zij hun organisatie willen gaan indelen. Kennismanagement zal in de toekomst een bedrijf definiĂŤren. IT is daarbij, in de rol van facilitator, een belangrijk startpunt voor het anticiperen op deze ontwikkelingen. IDB Groep is bij verschillende klanten al bezig met analyses en onderzoek om te kijken hoe deze nieuwe ontwikkelingen het beste ingevuld kunnen worden.

In de volgende DigiZine meer over de praktische toepassing van kennismanagement 2.0.

Nieuws & events Jubileumvermelding in WhiteOffice Vanaf deze plaats feliciteren wij een aantal van onze klanten in de bouwsector met hun jubileum. Trebbe met haar 100-jarig bestaan als bouwer en ontwikkelaar, Adriaan van Erk met 50 jaar ondernemerschap en de Burgland Groep timmert al weer 25 jaar voortvarend aan de weg. Voor deze bedrijven heeft IDB Groep een tijdelijke aanpassing in WhiteOffice gemaakt waardoor op een door hen gewenste plek melding van het jubileum kan worden gedaan in de correspondentie. Dit bespaart enorm op drukwerk en het is door IDB Groep eenvoudig en snel gerealiseerd.

LinkedIn linkt met DigiOffice CRM Zakelijke contactgegevens up to date

In Nederland zijn meer dan 2 miljoen mensen actief op LinkedIn, het grootste professionele online netwerk ter wereld. Om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in hun beroepsgroep, anderen te raadplegen over allerhande onderwerpen en zelf informatie en kennis te delen.

Voor zakelijk gebruik – denk aan (relatie-)marketingdoeleinden en personeelswerving – is DigiOffice CRM op persoonsniveau uitgebreid met een koppeling naar LinkedIn. Dit biedt direct nieuwe mogelijkheden. Met één druk op de knop is te controleren of er wijzigingen in dienstverband of functie van een contactpersoon zijn. Deze optie kan veel werk besparen bij het onderhouden van contactgegevens in DigiOffice CRM. Het LinkedIn-adres van de eigen medewerker kan ook opgenomen worden in het huisstijlsjabloon van MailOffice. In de DigiOffice Manager is voor het beheer hiervan een tool aangebracht.

DigiZine klimaatneutraal gedrukt De keuze om DigiZine ecologisch verantwoord te laten drukken, is heel bewust genomen. In Ecodrukkers® uit Nieuwkoop is de partner gevonden om dit te realiseren. Hun visie op klimaatneutraal werken is helder en tot in detail in praktijk gebracht. Geen gebruik van oplosmiddelen en chemicaliën, maar klimaatneutrale grondstoffen, bio-inkt, FSC-gecertificeerd papier en 100% groene stroom. Dit levert hoogwaardig kwaliteitsdrukwerk op dat duurzaam is geproduceerd.

Ecodrukkers® is betrokken bij HIER, de klimaatcampagne van ruim 30 organisaties die samen werken aan de oplossing van het klimaatprobleem. Ook beschikt het bedrijf over het certificaat Duurzame Inkoop van de Stichting Certificatie GrafiMedia (SCGM) en zijn ze op meerdere vlakken van maatschappelijk verantwoord ondernemen actief.

DigiZine

25

Ontwikkeling

Werkstomen in DigiOffice DMS Inrichting en sturing workflow op maat

Werkstromen is een krachtig en flexibel middel waarmee documenten in gemodelleerde bedrijfsprocessen gestuurd kunnen worden. Een proces kan bijvoorbeeld een goedkeuring van een offerte, een sollicitatieprocedure of het afhandelen van een subsidieaanvraag zijn. In DigiOffice DMS biedt het mogelijkheden om bedrijfsprocessen en -procedures te modelleren, te automatiseren en te versimpelen en biedt het inzage in de procesflow.

Het modelleren en inrichten van processen en het opstarten van werkstromen kan vanuit diverse plaatsen in DigiOffice.NET, zoals al bij registratie van een document.

Gedurende de werkstroom worden taken aangemaakt voor medewerkers die een bepaalde rol hebben binnen de werkstroom. Taken kunnen zo ingericht worden dat deze zo goed mogelijk aansluiten bij de werkzaamheden van de medewerker. Dit kan op prioriteit zijn, op soort taak of per projectfase.

De kracht van werkstromen zit in de automatisering van processen. Voorheen moesten gebruikers nog veel handmatige acties uitvoeren, dit is in DigiOffice DMS uitzondering. Veel kan nu met de inrichting geregeld worden en hoeft niet meer te worden geprogrammeerd. De doorlooptijd van de implementatie is hiermee verkort

26

DigiZine

omdat tijdens de implementatie dingen aangepast kunnen worden.

Dit betekent dat de inrichting van de processen op maat kan worden gedaan.

Werkstromen is voor DigiOffice.NET ontwikkeld omdat het oude, Windowsgebaseeerde DocumentRegistratie niet meer aan de eisen van de gebruiker voldeed. In de oude versie zit een systeem voor goedkeuring van inkomende, ingescande documenten. Een lijst met personen die het document moeten goedkeuren, is hierin op te geven. Vervolgens krijgen zij één voor één een taak. Dit is een zeer beperkte en eenvoudige werkstroom.

Bij de ontwikkeling van de nieuwe webgebaseerde versie is gekozen om de werkstroomfunctionaliteit breder inzetbaar te maken, zodat naast inkomende poststukken en de goed-

keuring van facturen ook bijvoorbeeld werkstromen voor uitgaande documenten zoals offertes, verslagen en rapporten gestart kunnen worden.

In de onderzoeksfase is gekeken welke werkstroommechanismes er voorhanden waren. De huidige opzet van DocumentRegistratie overnemen was geen valide optie omdat dit teveel geënt was op goedkeurings- en informeringsprocessen, maar niet op bedrijfsprocessen. Ook de Windows Workflow Foundation voldeed niet aan de gestelde eisen. Daarom is de keuze gemaakt om er zelf één te bouwen op basis van Petri-netten. Petrinetten zijn de grafische weergaves van wetenschappelijk onderbouwde werkstromen. Dit soort werkstromen zijn makkelijk te begrijpen, helder te visualiseren en ook erg krachtig qua uitdrukkingsmogelijkheden.

Ontwikkeling Er is een selectie van patronen geïmplementeerd waardoor werkstromen in DigiOffice DMS concurrerend is met producten van Microsoft, IBM en open source alternatieven.

Om risico’s zo goed mogelijk te beheersen worden alle applicaties voor de kantoorsoftware ontwikkeld met behulp van Agile. Software ontwikkelen volgens de Agile-methode betekent een hoofdrol voor de samenwerking tussen opdrachtgever en softwareontwikkelaar. De klant bepaalt de prioriteiten van de werkzaamheden, de ontwikkelaars bepalen hoe het wordt gemaakt. Ze vormen samen één team en werken aan één taak tegelijk, altijd die met de hoogste prioriteit. Over de inpassing van werkstromen in de DigiOffice-schermen is dan ook nauw overleg geweest met de toekomstige gebruikers. Feedback en sturing is via tweewekelijkse demo- en planningsessies gegeven.

Zo heeft het team elke veertien dagen een nieuwe functionaliteit af kunnen leveren en is het hele project beheerst verlopen.

Overheid stimuleert innovatie WBSO beloont innoverend ontwikkelingswerk

De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is de meest gebruikte innovatie stimuleringsregeling in Nederland. Iedere ondernemer in Nederland die speur- en ontwikkelingswerk (S&O) verricht, in veel kringen bekend onder de term Research & Development (R&D), kan aanspraak maken op de innovatieregeling. Deze subsidie resulteert in een korting op de loonheffing van de betrokken onderzoekers. Op deze manier hoeft dus minder belasting afgedragen te worden.

IDB Groep heeft begin 2010 het project ‘Migratie DigiOffice.NET’ ingediend bij Agentschap NL, onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. De subsidie is toegewezen, omdat het agentschap vond dat IDB Groep met dit project innoverend bezig is. Het project ‘Migratie DigiOffice.NET’ is erg omvangrijk en bestaat uit verschillende subonderdelen. Eén van de punten waardoor het project in aanmerking kwam voor subsidie, is de koppeling met Microsoft Office SharePoint. IDB Groep heeft aangetoond dat DigiOffice een brug slaat tussen relationele gegevens (in DigiOffice) en ongestructureerde gegevens (in SharePoint).

Vaak willen bedrijven graag met SharePoint werken maar wordt het beheer hen snel teveel. Het innovatieve van DigiOffice is dat het beheer voor het aanmaken en beveiligen van projectsites uit handen wordt genomen.

DigiBouw Uitvoering Wat vroeger bekend stond als Informatie Systeem Bouwplaats (ISB), is met het omzetten naar de .NET-versie omgedoopt tot DigiBouw Uitvoering.

Op de bouwplaats is veel duidelijke, complete en actuele informatie nodig om het project in goede banen te leiden. Zo zijn er de begroting, inkoopcontracten, contactpersonen, tekeningen en meer- en minderwerk.

Daarnaast houdt de uitvoerder nog een aantal zaken bij zoals uren en bonnen.

Binnen DigiBouw Uitvoering staat de uitvoerder centraal. De handelingen

om een urenstaat of bon te produceren is dan ook tot een minimum beperkt. Alle informatie komt uit diverse bestaande systemen en wordt overzichtelijk gepresenteerd en gefilterd op het huidige project.

Met een enkele muisklik wordt een online overzicht getoond van alle inkoopcontracten. Het bijbehorende document kan direct geopend worden.

DigiBouw Uitvoering is o.a. geïmplementeerd bij Koopmans Bouwgroep B.V., Aanneming Maatschappij J.P. van Eesteren en Mobilis.

DigiZine

27

Kantoorautomatisering

Highlights release DigiOffice 2011.2 en 2011.3

Objectbeveiliging relaties/personen We moeten er niet aan denken dat gevoelige bedrijfsinformatie zoals nog ongepubliceerde jaarcijfers, onderzoeksresultaten, op handen zijnde fusies of overnames, aankomende projecten of informatie over salarissen zomaar op straat komt te liggen. Beveiliging van applicaties en informatie is noodzakelijk om misbruik van binnenuit en buitenaf te voorkomen. DigiOffice DMS bakent daarom de toegang per document met beveiligingsregels af.

Medewerkers krijgen, afhankelijk van hun werkzaamheden, toegang tot meer of minder documenten. Die toegang kan per document wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen. Samen met de applicatiebeheerder worden de documenten geclassificeerd en vervolgens de toegang ertoe bepaalt van elke medewerker, groep medewerkers, afdeling en/of vestiging. Ook voor projecten die in co-creatie met derden worden uitgevoerd, is de toegang van derden tot projectdocumenten op die manier perfect instellen. Omdat

28

DigiZine

op document- en projectniveau is te beveiligen, is alle overige informatie voor hen afgeschermd en onbenaderbaar.

Opslag afbeeldingen in DMS Eén foto zegt meer dan duizend woorden. Daarom is het voor het completeren van schade- of projectdossiers belangrijk om foto’s met alle andere informatie centraal beschikbaar te hebben. Zodat het dossier eenvoudig met nieuwe interne en externe informatie actueel is te houden. Voor de afwikkeling en voortgang op dat moment, maar ook als het bedrijf jaren later met vragen wordt geconfronteerd. In DigiOffice DMS is de ideale vorming van een digitaal dossier te realiseren en gestructureerd te beheren. Afbeeldingen zijn o.a. op onderwerp en project gemakkelijk terug te vinden en zichtbaar als miniatuur-, voorbeeld- en afdrukweergave. Vanuit iedere willekeurige map zijn ze naar DigiOffice DMS te verzenden.

Het DMS plaatst ze daar in de werkruimte taken ‘Mijn te registre-

ren documenten’. Meerdere foto’s zijn tegelijk (bulk) of individueel te registreren. Dit hangt af van het feit of er per foto een onderwerp ingevuld moet worden. Metadata als project, relatie, beschrijving en opnamedatum kan aan iedere foto meegegeven worden. Het bestandstype en de afmetingen worden vanuit de bron overgenomen en zijn niet te wijzigen.

Voor de beoordeling van foto’s kan een werkstroom worden gestart.

Hierbij ontvangt de beoordelaar de taak met de afbeelding in pdf via de e-mail. Hij kan hierbij opmerkingen plaatsen. Na afhandeling van de taak zijn de bevindingen opgenomen in het systeem en is het dossier weer bijgewerkt. De geregistreerde foto’s en illustraties zijn ook te gebruiken in andere applicaties. Vanuit de miniatuurweergave kan via de werkbalk een documentlink gekopieerd worden naar bijvoorbeeld WhiteOffice, de door IDB Groep ontwikkelde software voor correspondentie in huisstijl.

Kantoorautomatisering

Oplevering DigiOffice Extranet Samen slimmer werken Ketenintegratie, co-creatie en allerhande andere manieren van samenwerking in projecten, aan producten en ontwikkelingen. Een tendens die branchebreed vaste vormen begint aan te nemen. Deze ontwikkeling werpt ook direct de vraag op hoe documenten op een slimme en veilige manier met elkaar gedeeld kunnen worden.

IDB Groep houdt zich al jaren bezig met het ontwerpen van software die de documentenstroom binnen het bedrijfsproces kan beheren. De afgelopen tijd is er een duidelijke verschuiving geweest van papieren naar digitale documenten. Een mooi voorbeeld hiervan zijn bouwtekeningen binnen de bouwbranche.

Vroeger werden alle tekeningen op papier ontvangen, gekopieerd en per post doorgestuurd. Nu gebeurt dit in veel gevallen al digitaal via CD-rom of e-mail. Maar ook deze methoden zijn door online systemen zoals FileToShare, PIM, YouSendIt.com of TransferBigFiles.com ingehaald. Veel bedrijven hebben hiermee voor documentuitwisseling geëxperimenteerd.

Een groot nadeel van al deze methoden is dat zij niet gekoppeld zijn aan de interne CRM- en DMS-systemen.

DigiOffice Extranet is ontwikkeld om documenten, die bekend zijn in DigiOffice DMS, eenvoudig te kunnen delen met externe partijen.

DigiOffice CRM legt al vast welke partijen betrokken zijn bij een project en wat hun rol daarin is. En bijvoorbeeld de DigiBouw-software legt vast welke partijen een offerteaanvraag hebben gehad, welke tekeningen zij hebben ontvangen en met wie een contract is opgesteld. Al deze informatie gebruikt DigiOffice Extranet om de juiste documenten aan de juiste partijen te laten zien. Gebruikers van

DigiOffice hoeven hiervoor alleen maar de juiste contactpersonen toegang te geven tot DigiOffice Extranet.

DigiOffice DMS slaat documenten op op het filesysteem, in SharePoint of in een database. Voor DigiOffice Extranet maakt het niet uit waar het document opgeslagen is. Het wordt ‘onder water’ opgehaald en via een webinterface aan de juiste extranet gebruikers aangeboden. Daarbij kan men kiezen uit meerdere virtuele verkennerstructuren die automatisch opgebouwd worden aan de hand van de documentgegevens die in DigiOffice DMS zijn vastgelegd. Op deze manier kan elke externe gebruiker eenvoudig en snel de voor hem relevante documenten vinden zonder kennis te hoeven hebben van een mappenstructuur.

De systeembeheerder hoeft geen accounts meer aan te maken voor externe gebruikers.

Ook het instellen van rechten op documenten of documentlocaties is niet meer nodig.

De nieuwe module biedt meer dan het delen van documenten alleen.

Relaties uit DigiOffice CRM kunnen worden uitgenodigd hun NAW-gegevens, contactpersonen, certificaten en andere relevante documenten via DigiOffice Extranet te onderhouden.

Elke wijziging die een relatie aanbrengt, komt als een wijzigingsverzoek in DigiOffice CRM te staan. De eindcontrole over deze gegevens blijft dus binnen de eigen organisatie.

DigiOffice Extranet DigiZine

29

Bedrijfsautomatisering

Webshop groothandel commercieel succes

DigiShop 1 jaar na introductie Winkelen via internet is gemeengoed geworden. Het vertrouwen van de consument in online winkelen neemt nog steeds toe. Uit onderzoek van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel en Thuiswinkel.org blijkt dat Nederlanders méér tevreden zijn over internet als oriëntatiekanaal dan over de fysieke winkel. Webwinkels slagen er dus steeds meer en beter in drempels weg te nemen bij de consument.

Inmiddels wordt bijna één op de drie aankopen via een webwinkel gedaan.

Ook binnen de technische groothandel-branche begint deze trend voet aan de grond te krijgen. De vraag naar de mogelijkheid om online aankopen te kunnen doen neemt steeds meer toe.

Om in te spelen op de groeiende vraag naar webshops introduceerde IDB Groep in 2010 DigiShop, een nieuwe webshop voor de technische groothandel. DigiShop wordt geïntegreerd in de bestaande webomgeving en wordt aangepast aan de huisstijl van de organisatie. De webwinkels staan bekend als gebruiksvriendelijk en toegankelijk doordat het systeem wordt gekoppeld aan de bestaande bedrijfssystemen.

De ontwikkelingen in de markt en de

30

DigiZine

Arie de Graaf, De Schakel B.V.

toenemende vraag naar webwinkels deed De Schakel B.V. uit Huizen en Ratering Bouw & Industrie uit Ulft besluiten DigiShop van IDB Groep in te zetten voor het online verkopen van hun producten. De webshops zijn afgestemd op hun eigen huisstijl en het systeem is geïntegreerd in de bestaande en vertrouwde webomgeving.

Nu, één jaar na introductie, vertellen zij over hun ervaringen met DigiShop.

Aanbieden van producten Ratering Bouw & Industrie was één van de eerste bedrijven in Nederland die van start is gegaan met DigiShop. “Als technische groothandel hebben wij te maken met een breed assortiment aan producten voor de bouw en industrie. We hebben teveel producten om te laten zien in een catalogus. Voor de introductie van DigiShop hadden wij nog geen online voorziening en de vraag naar de

mogelijkheid om online producten te bestellen nam alsmaar toe. Om alle producten zo overzichtelijk mogelijk te presenteren aan onze klanten hebben we gekozen voor DigiShop”, vertelt Jeanet Ratering, mede-eigenaar van Ratering Bouw & Industrie.

Ook De Schakel B.V. maakt gebruik van DigiShop en zag in de webwinkel mogelijkheden om de klant nog beter te informeren en te bedienen. Arie de Graaf, directeur van De Schakel B.V. zegt: “Onze ervaring met DigiShop is erg goed. Wij bieden een ruim assortiment aan producten en juist die veelheid aan producten zorgde vaak voor problemen in het keuzeproces van onze klanten. Door het inzetten van DigiShop vergemakkelijkt het bestelproces, niet alleen voor onze klanten maar ook intern. Doordat het webshopsysteem zo is ingericht dat klanten bepaalde keuzes moeten

Bedrijfsautomatisering maken, is het aantal handelingen in de gehele bestelprocedure aanzienlijk gedaald. Daarnaast scheelt de mogelijkheid om online producten aan te bieden niet alleen tijd, maar ook mankracht. Mede omdat er bewustere keuzes gemaakt worden hebben we ook veel minder te maken met retourneringen.”

Koppeling De koppeling die te maken is met DigiTrade en ERP systemen benadrukt de veelzijdigheid en inzetbaarheid van DigiShop. Ratering beaamt dit: “Wij maakten al gebruik van DigiTrade van IDB Groep waardoor de koppelingen met andere systemen zoals DigiShop makkelijk te maken was.”

Daarnaast biedt DigiShop andere voordelen voor zowel klanten als organisaties binnen de technische groothandel-branche. Zo heeft DigiShop ook een integratiemogelijkheid met EZ-base, de productendatabase voor de ijzerwaren- en gereedschappenbranche.

“In het begin liepen klanten nog wel eens tegen problemen aan bij het vinden van een bepaald product”, zegt De Graaf. “Neem nu als voorbeeld een schep, deze kan verschillende benamingen hebben binnen onze branche. Maar door EZ-base te integreren met DigiShop, de koppeling te maken met de stamboom én de zoekfunctie hebben we een veel betere structuur in het systeem. Het verhoogt de vindbaarheid van producten en vergemakkelijkt de bestelling.”

Ratering Bouw & Industrie levert hoofdzakelijk aan de industrie. “Onze klanten halen veel informatie uit onze webshop en zetten dat vervolgens in hun eigen ERP-inkoopsysteem. Zij gebruiken DigiShop voornamelijk als bron voor prijs- en artikelinformatie”, voegt Frans Ratering, directeur van Ratering Bouw & Industrie hier aan toe.

De Graaf vertelt dat sinds zij DigiShop gebruiken, klanten direct profiteren van de voordelen en het gemak van de webshop. “Vaste klanten hebben

een inlogcode en daardoor een eigen omgeving binnen DigiShop waardoor ze snel en gemakkelijk inzicht krijgen in offertes, historie en facturen.”

Ratering voegt hier aan toe: “In DigiShop is er ook de mogelijkheid om een bestellijst aan te maken en deze te bewaren. Op deze manier hoeft er niet elke keer een nieuwe bestellijst te worden aangemaakt.

Ook is er een top 50 van de meest bestelde producten uit onze shop door de koppeling van DigiShop met DigiTrade.”

Leermoment Naast de vele voordelen die DigiShop met zich meebrengt hebben beide bedrijven ook een aantal leermomenten gehad tijdens en na de implementatie van de webshop. De Graaf geeft aan een leerpunt te zien in het gebruik van de facturatiefunctie van DigiShop. “Onze ervaring is dat klanten toch een zo compleet mogelijk aanbod willen hebben. Wij maakten in het begin bijvoorbeeld nog geen gebruik van de functie om facturen

Jeanet Ratering, Ratering Bouw & Industrie

DigiZine

31

Projecten en implementaties

in PDF te downloaden.

Ik zou dus aan andere bedrijven willen adviseren om zo compleet mogelijk van start te gaan.”

Bij Ratering Bouw & Industrie hebben ze gekozen voor een geleidelijke implementatie van DigiShop.

“We hebben onze klanten mondeling en mondjesmaat geïnformeerd waardoor alles soepel is verlopen. De klanten gebruiken DigiShop daardoor op een goede en efficiënte manier.

Wij raden deze vorm van introductie dan ook zeker aan”, vertelt Ratering.

Toekomst DigiShop wordt door beide partijen gezien als een goede, zakelijke webshop waarin gemak en gebruiksvriendelijkheid bovenaan staan. Maar er is natuurlijk nog altijd iets te wensen.

Ratering vertelt: “Wij zouden graag de mogelijkheid willen hebben om nog meer afbeeldingen te kunnen toevoegen. Denk hierbij aan een logo dat direct zichtbaar wordt op bedrijfskleding. Zo krijgt de klant een goede indruk van het mogelijke eindresultaat.” De Graaf voegt toe: “Wij zijn heel tevreden over DigiShop en hopen in dat er in de toekomst nog meer orders via DigiShop worden geplaatst.”

DigiShop slaagt erin om drempels weg te nemen bij klanten en bedrijven en speelt in op de toenemende vraag naar de mogelijkheid van online winkelen. Nederlandse webwinkels zijn immers, zoals gezegd, hét oriëntatiemiddel voor de consument.

Een trend die binnen de technische groothandelbranche vele perspectieven voor de toekomst biedt.

32

DigiZine

WhiteOffice implementatie bij Stork Technical Services Stork Technical Services is een kennisorganisatie van wereldformaat op het gebied van 'asset integrity management'. Zij zorgen dat ondernemingen en eigenaren van middelen in de chemie-, olie & gas-, en energieindustrie en andere industrieën als spoorwegen, voedsel en farmaceutica optimaal kunnen presteren.

De toegevoegde waarde schuilt zowel in uitstekend geschoolde specialisten voor onderhoudswerkzaamheden op locatie als in het ontwikkelen en implementeren van lange termijnadviezen voor risicomanagement voor de klant.

Het bedrijf was op zoek naar een tool waarmee door de verschillende vestigingen op eenvoudige wijze gebruik gemaakt kan worden van huisstijlsjablonen in Word. Een van de voorwaarden was dat niet-technische mensen het functioneel beheer kunnen doen en dat de gebruikers- en bedrijfsgegevens dynamisch in de documenten worden verwerkt. De uitrol van de sjablonen naar de verschillende vestigingen moest ook op een gecontroleerde en eenvoudige manier kunnen plaatsvinden.

Uiteindelijk is de keuze gevallen op WhiteOffice van IDB Groep omdat aan alle criteria kon worden voldaan.

Voor een goede implementatie op de 4000 werkplekken over de hele wereld zijn uitvoerig het plan van aanpak en de taken van IDB Groep binnen het project beschreven.

De grootte van de organisatie en de wereldwijde locaties, die het nodige vragen qua beheersbaarheid, vereisten een aantal uitbreidingen.

Enkele voorbeelden zijn dat een nieuwe (onbekende) gebruiker zich kan aanmelden. En de keuze voor een persoonlijke i.p.v. centraal beheerde printer. Ook is op verzoek de Duitse interface-taal toegevoegd aan WhiteOffice.

Inmiddels heeft de uitrol naar de pilotgroep in Nederland, België, Duitsland en Engeland plaatsgevonden.

Het project is positief verlopen en men is tot nu toe zeer tevreden over het product WhiteOffice. Deze complimenten zijn zeer waardevol juist omdat de pilotgroep vergelijkingsmateriaal heeft van een eerdere implementatie door een concurrent.

Projecten en implementaties Ribbon in ViewOffice

Zuyd Hogeschool kiest voor DigiOffice Een fusie van vele losse faculteiten in Limburg resulteerde in 1991 in Hogeschool Zuyd. Sommige opleidingen zijn recent aangesloten zoals bijvoorbeeld de Academie Verloskunde Maastricht. Anderen zijn er vanaf het begin bij. De verscheidenheid in faculteiten stelde Hogeschool Zuyd voor uitdagingen in de handhaving van een eenduidige huisstijl.

Het College van Bestuur heeft daarom de Dienst Marketing & Communicatie opdracht gegeven om eenheid te creëren en toch alle opleidingen afzonderlijk de ruimte te geven om zich te kunnen profileren.

Ter ondersteuning van de nieuwe huisstijl en de nieuwe naam Zuyd Hogeschool is IDB Groep opdracht verleend om voor 2000 gebruikers de modules WhiteOffice en MailOffice uit DigiOffice te implementeren.

WhiteOffice is dan met name voor de verschillende documentsoorten (brief, rapport, agenda, verslag, memo) en MailOffice voor e-mail en de standaard-ondertekening ervan.

Het implementatietraject is begin juli gestart en de verwachtigng is dat het project 1 januari 2012 is afgerond.

Papierloos factureren Belgische Asamco zet de stap Asamco heeft IDB Groep opdracht verleend tot de implementatie van papierloos factureren. Hiervoor is Electronic Data Interchange (EDI), een wereldwijde standaard die digitale communicatie beschrijft, belangrijk.

Binnen DigiTrade van IDB Groep is EDIFACT sinds 1996 de standaard voor de doe-het-zelfbranche. Programma’s wisselen onderling informatie uit en de afhandeling van orders, facturen en pakbonnen verloopt geheel elektronisch. Factureren via EDI-berichtenverkeer bespaart dan ook veel tijd, papier, geld en het milieu. Asamco, gevestigd nabij Antwerpen, heeft 47 leden die leveren aan eindgebruikers in bouw en industrie.

Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs B.V. Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs B.V. (Maastricht) heeft opdracht gegeven voor de aanschaf en implementatie van de DigiOfficeproducten CRM, DMS, Extranet, MailOffice, WhiteOffice en SharePoint Connector. Ook een offerte voor hardware en Lync is opdracht geworden.

Cauberg-Huygen is met circa 170 medewerkers, verdeeld over vestigingen in Amsterdam, s-Hertogenbosch, Maastricht, Rotterdam en Zwolle, actief in de industrie, bouw, infrastructuur, milieu, ruimtelijke ordening en onderzoek.

In de release DigiOffice 2011.2 is in de module ViewOffice een wijziging doorgevoerd. Aan het tabblad Start van de ribbon is een extra groep ViewOffice toegevoegd met de vier meest gebruikte knoppen.

In de ribbon is bovendien een extra tabblad ViewOffice gemaakt. Hierin zijn alle ViewOffice-knoppen zichtbaar met een nieuwe look. Niet alle knoppen zoals ‘Grafiek’ en ‘Layout wijzigen’ zijn na installatie van de nieuwe release bij iedere klant zichtbaar. Dit is afhankelijk van de keuze die zij in een eerder stadium hebben gemaakt voor de layout én alleen mogelijk wanneer Powerpoint 2007 of 2010 en DigiOffice versie 2011.2 zijn geïnstalleerd.

Slogans in MailOffice Onderaan ieder mailbericht dat een bedrijf verstuurt, kan in MailOffice een bepaalde actietekst ofwel slogan worden toegevoegd.

In DigiOffice Beheer zijn meerdere slogans (met een begin- en einddatum) op te geven. Zo verdwijnt een actietekst voor een evenement vanzelf als de datum van het event gepasseerd is.

DigiZine

33

Column

Sociobesitas In 2010 werd infobesitas, een mooi woord voor informatieovervloed, toegevoegd aan de ‘Dikke Van Dale’. Internet en daarmee informatie is in Nederland altijd en overal aanwezig. Het speelt een steeds belangrijkere, niet altijd positieve, rol in ons dagelijks leven. Infobesitas kan namelijk klachten als vermoeidheid, slaaptekort en concentratieproblemen veroorzaken. Vooral jongeren schijnen er last van te hebben, want de angst om iets te missen en er vervolgens niet bij te horen, is groot.

Social media hebben die angst alleen maar versterkt. De druk om op Twitter, facebook, LinkedIn en allerlei andere sociale netwerken je ‘social media contacten’ en ‘vrienden’ te volgen én je eigen pagina’s, blogs en posts up to date te houden, wordt steeds meer opgevoerd. Je moet echt overal en altijd online zijn. Met de enorme opkomst van draadloos en mobiel internet en de beschikking over smartphones kan dat ook. Maar je bent er wel druk mee, zo blijkt. Het gebruik van social media is nogal verslavend en het kan ten koste gaan van je gezondheid. Inefficiëntie en (informatie)stress liggen op de loer en op gegeven moment zie je door de bomen het bos niet meer. Sociobesitas dus!

Dit lijkt een schokkende constatering, maar wie heeft het vandaag de dag bijvoorbeeld nog over RSI? Het bestaat zeker nog en mag niet gebagatelliseerd worden maar na introductie van de term leek het wel of iedereen RSI had. Datzelfde geldt ook een beetje voor sociobesitas. Veel mensen zullen de kenmerken herkennen en ze misschien zelf ook wel ervaren. Gelukkig volgt na opkomst van zo’n fenomeen ook weer een moment van normalisering. Gewoon omdat de meeste mensen zelfcorrigerend vermogen hebben en de in- en uitgaande informatiestromen enigszins weten te ordenen. Maar ook omdat de zich alsmaar ontwikkelende technologie steeds betere oplossingen biedt voor de rangschikking van die stromen. Programma’s, applicaties of apps zorgen voor structuur, goede zoekfunctionaliteiten, segmentering, handige conversiemogelijkheden en meer van dat soort zaken.

Op die manier wordt alle informatie op de juiste plek gemaakt, automatisch opgeslagen of geüpload. Maar is ook terug te vinden wanneer nodig en toepasbaar waar gewenst. En daarmee zeer waardevol.

Onze economie draait steeds meer op informatie en kennis. Niet tastbaar, vluchtig en zonder goede structuur of regulering eigenlijk zonder waarde. Maar met een goede samenhang en sturing wordt het waardevol, gelijk aan water dat volgens een vaste rangschikking is opgebouwd uit moleculen die respectievelijk weer uit atomen bestaan. De losse delen zijn niets zonder structuur.

Het is verbazingwekkend om te zien hoeveel mensen en organisaties ‘als losse atomen’ actief zijn op social media maar tegelijkertijd nog zoeken naar manieren om al die informatie en kennis goed te structureren en toe te passen. Want als je alle informatie en kennis die naar je toekomt, in je zakelijke en private omgeving aanwezig is of die je zelf verspreidt goed kunt managen, ben je in deze kennisgedreven samenleving een spekkoper!

Dus wat wordt het: sociobesitas of spekkoper? De keuze lijkt mij eenvoudig. Internet en social media bieden ongelofelijk veel kansen die we gewoonweg niet mogen laten liggen. Maar zoals voor veel zaken geldt: bezint eer ge begint. Maak een plan of roep de hulp in van bijvoorbeeld een adviseur.

Frank Lina Adviseur Huisstijlmanagement bij IDB Groep.

34

DigiZine

Informatieaanvraag

Papierloos kantoor: frustreren of faciliteren? Het Nieuwe Werken zet met DigiOffice de toon.

IDB Groep is al 25 jaar een solide en open onderneming gespecialiseerd in de optimalisering van ICT-bedrijfsprocessen.

Naast het ontwikkelen en implementeren van specifieke software voor relatie-, correspondentie- en documentmanagement en oplossingen voor Het Nieuwe Werken maakt IDB Groep unieke software voor de bouwsector en ERP-software voor de groothandel. Ook begeleidt en beheert IDB Groep het volledige traject naar een uitgekiend huisstijlmanagement.

IDB Groep beschikt over een professioneel team van specialisten dat een complete software-, netwerk- en telecommunicatieomgeving kan inrichten en bewaken. De klantenkring van IDB Groep beslaat zowel kleine bedrijven als internationaal opererende ondernemingen.

Voor al onze oplossingen geldt dat wij ze samen met u praktisch toepasbaar maken. IDB Groep is de meedenkende partner voor elk bedrijf dat op verantwoorde wijze het maximale wil halen uit de hedendaagse mogelijkheden van automatisering. IDB Groep zoekt altijd de grenzen op, want alleen met een vooruitziende blik en een innovatieve instelling kunnen we de toekomst v贸贸r zijn.

Meer informatie Bent u na het lezen van dit magazine ge茂nteresseerd in een vrijblijvend gesprek?

Wij maken graag een afspraak om u te laten zien wat onze diensten en producten inhouden. www.idbgroep.nl/demo

DigiZine

35

Slim aan de slag met Het Nieuwe Werken Contacten beheren

Documenten beheren

Huisstijl organisatie

y

Telecommunicatie

Communiceren

Netwerkdiensten

Huisstijlmanagement

Samenwerken

DigiBouw DigiTrade ERP

DigiZine 36 IDB Groep | De Bleek 1A, 3447 GV

Woerden | T (0348) 46 55 00 | F (0348) 46 55 01 | info@idbgroep.nl | www.idbgroep.nl