DigiZine

DigiZine UITGAVE VAN IDB GROEP

Cauberg-Huygen in Beeld Ingenieursbureau met een missie Over visie op kennismanagement De rol van DigiOffice

Burgland Groep Visionair, vernieuwend ĂŠn nog steeds groeiend bedrijf in de bouw

Werkstromen in DigiOffice Automatiseert het werkproces Alles over workflow en taken

DigiZine

1

Inhoudsopgave

22 12 6

5 3 Voorwoord

4 Nieuws & events

Nieuwe versie DocumentGenerator EasySeparate-dynamische werkstroom

6

Klant in Beeld -Cauberg-Huygen Ingenieursbureau met een missie Over visie op kennismanagement De rol van DigiOffice

11 Column - Communicatie

door Serge Hofman - hoofd Netwerkdiensten

12 DigiOffice in de praktijk

Een nieuwe rubriek over de praktische toepassing van DigiOffice. Deze keer: werkstromen

15 Netwerk Beheer(s) platformonafhankelijkheid

16 Ontwikkeling

Modern Intranet vergroot interactie

12 23 Lync Enterprise Voice

Stichting LMC Voortgezet Onderwijs zet Lync Enterprise Voice in als volwaardige telefooncentrale

Technische Groothandel Strategische samenwerking voor nieuw technologisch ERP-platform op basis van Microsoft Dynamics AX 2012

18

24

24

26 Kennismanagement 2.0

De zeven ingrediĂŤnten voor kennismanagement 2.0

Projecten en implementaties Salverda kiest voor DigiOffice Integratie DigiOffice en ActoProject

26

28

18 Netwerk - Burgland Groep

Inspirerend gesprek met directeur Jan Verburg over de bouwwereld anno nu

28

Colofon DigiZine is een uitgave van IDB Groep en wordt verspreid onder haar klanten en geĂŻnteresseerden.

Redactie en vormgeving Arjan Kronenburcht (vormgeving) Margolize Sieverink (redactie) Redactieadres Postbus 121, 3440 AC Woerden T (0348) 46 55 00 digizine@idbgroep.nl

2

DigiZine

Fotografie, afbeeldingen Fotograaf Jos de Vos Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs bv, Burgland Groep, Salverda Druk Ecodrukkers Nieuwkoop

Internet www.idbgroep.nl Copyright Niets in deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de redactie worden overgenomen, gekopieerd, vermenigvuldigd en gebruikt.

Voorwoord Mario van Nierop tijd te (her)ontdekken en u daarop te focussen. Deze ontdekkingstocht leidt onherroepelijk tot verfrissende inzichten. En vraagt om nieuwe oplossingen op het gebied van samenwerk- en klantportalen, kennismanagement, efficiënte procesautomatisering, kortere lijnen met uw klanten en een scherpere profilering van uw bedrijf in de markt.

18 Innoveer, investeer, denk vooruit!

Hoe staat u in deze tijd tegenover innoveren en investeren? Terughoudend? Een begrijpelijke eerste reactie in deze economische recessie maar misschien niet de meest toekomstgerichte en verstandige keuze.

Want wat als uw eigen klanten die houding ook aannemen? Zij stellen zich al kritischer op en willen meer dienstverlening voor hetzelfde geld.

Een gegeven waar u wel naar moet handelen.

Terwijl deze roerige tijden misschien juist wel van u verlangen dat u de broekriem aantrekt en personeel ontslaat. Waardoor kennis uit uw organisatie sijpelt en met minder medewerkers hetzelfde werk moet worden gedaan. Tegelijkertijd bieden faillissementen onder uw concurrenten u ook kansen. Dat leidt er voor u deze periode misschien wel toe dat u zich richt op uw kerncompetentie en meer samenwerkt met partners.

Elk van deze ontwikkelingen vragen om een eerlijke en open blik op uw bedrijf en haar processen. Het loont de moeite de toegevoegde waarde van uw organisatie in deze

Als IDB Groep werpen wij ook de blik naar binnen. Wij willen u onze toegevoegde waarde nog duidelijker maken en ‘best value for money’ leveren.

Daarom is gestart met de ontwikkeling van een nieuwe ERP-oplossing, gebaseerd op Microsoft Dynamics AX 2012, voor de technische groothandel. Tegelijkertijd investeren we in een modern kennismanagementsysteem, wordt DigiOffice DMS uitgebreid en besteden we aandacht aan het op peil houden van het kennisniveau van onze medewerkers.

Maar we gebruiken deze periode ook om met u en branchegenoten in gesprek te raken over innovatie, de markt en de toekomst. Onze inspanningen op het gebied van kennismanagement zijn daar een uitgelezen voorbeeld van. Sessies die we in dat kader met partijen in de keten rondom de bouw hebben gehad, hebben ons inzicht verrijkt.

Zo blijkt dat kennis binnen bedrijven vergrijst, verdwijnt door reorganisaties en verschuift naar andere partijen door nieuwe vormen van samenwerken zoals co-creatie.

Mutaties in het personeelsbestand, de komst van nieuwe medewerkers en een hoge werkdruk zorgen er ook voor dat kennisoverdracht in veel organisaties in het gedrang komt. Het ontbreekt veel bedrijven aan tijd om medewerkers op cursus te sturen. Terwijl de behoefte aan laagdrempelig contact en informatie er wel degelijk is. Daarom zetten wij een actief online begeleidingsteam

op voor applicaties zoals DigiOffice.

Zodat uw medewerkers - van afstand - op hun eigen werkplek begeleid kunnen worden. Zij kunnen straks de beschikbaarheid van het begeleidingsteam via het beeldscherm zien en hulp inroepen. De teamleden bieden hulp door van afstand mee te kijken op het scherm, de besturing tijdelijk over te nemen en met spraak en video de begeleiding effectief te ondersteunen. Op die momenten dat de medewerker het nodig heeft.

Het is maar een enkel voorbeeld waaruit blijkt waar zelfreflectie en meedenken toe kan leiden. Om kansen op tijd te herkennen en er op in te spelen, moet je als bedrijf in beweging zijn - innoveren. Vernieuwingen en investeringen moeten dan ook in het teken staan van efficiencyverbetering en optimalisatie van de marktpositie. Hoe u dat doet?

Zet een intern vernieuwingsteam op. Organiseer innovatiesessies met klanten, opdrachtgevers, leveranciers en partners. Leg uw oor te luister en leer de behoeften van de partijen om u heen beter kennen. Het kan leiden tot unieke kansen. Het enige wat u hoeft te doen, is hier samen met hen op inspelen.

Daarom vraag ík u met ons te innoveren. Daag ons uit in het leveren van de perfecte prestatie voor de optimalisatie van uw processen. Betrek ons bij vraagstukken voor de toekomst.

Graag nodig ik u uit voor deelname aan één van onze innovatiesessies.

Ik hoor het graag van u.

Succes met ondernemen én innoveren in deze toch wel heel bijzondere tijd!

Mario van Nierop Algemeen directeur IDB Groep

DigiZine

3

Nieuws & events werkstroom er binnen een organisatie uit kan zien.

EasySeparate DigiOffice DMS voorziet in een koppeling met herkenningssoftware EasySeparate. Hierdoor worden door EasySeparate verwerkte documenten automatisch in DigiOffice DMS geregistreerd. Op basis van barcode of tekst uit het gescande document of het inkomende pdf-bestand voorziet EasySeparate het document van metadata. De unieke eigenschappen van de software maken bijna alle herkenningsopdrachten mogelijk.

DigiOffice koppelt de documenten vervolgens automatisch aan het juiste registratieprofiel op basis van de door EasySeparate aangeleverde metadata.

Eventuele ontbrekende gegevens kunnen door de gebruiker nog eenvoudig worden toegevoegd om de registratie te completeren. DigiOffice kent daarbij ook de optie om bij registratie automatisch een werkstroom te starten voor de verdere verwerking en controle van het document.

Dynamische werkstroom De toekenning van de werkstroomtaken kan in DigiOffice DMS statisch of volledig dynamisch zijn. In het laatste geval betekent het dat toekenning van een taak afhankelijk is van een of meerdere gegevens. Zo kan een taak worden gegeven aan de eigenaar

4

DigiZine

van het document, aan iemand met een bepaalde functie op de afdeling of het bedrijf van het document.

Ook kan een taak worden gekoppeld aan een intern persoon met een bepaalde functie binnen een specifiek project. Of afhankelijk van de hoogte van het factuurbedrag aan de ene of juist de andere medewerker worden toegekend. Het zijn maar enkele voorbeelden van hoe de inrichting van een dynamische

Dynamische beveiliging Elk document, dossier, persoon, actie, project of relatie - ook wel object genoemd - kan in DigiOffice DMS automatisch beveiligd worden. Dit betekent dat bij aanmaak of wijziging van een object steeds opnieuw, via vooraf ingestelde regels, bepaald wordt wie er toegang krijgen tot deze objecten.

Zo wordt bijvoorbeeld de toegang tot een document automatisch verschaft aan projectleden op het moment dat een project gekoppeld wordt aan een document. Deze dynamische beveiliging houdt eveneens in dat documenten waar gebruikers geen toegangsrechten voor hebben voor hen ook niet zichtbaar zijn. Hierin is ook nog een filtering aan te brengen door documenten wel zichtbaar te maken aan meerdere groepen en/of personen, maar slechts een beperkt aantal van hen schrijfrechten op de registratiegegevens of het document te geven.

Langdurig onderhoudscontract Espria en CWF Zorgconcern Espria en Croon en Wolter & Dros Facilities (CWF) zijn een langdurig onderhoudscontract aangegaan voor het technisch facilitair beheer van circa 600 objecten. Met kostenbesparing als beider doelstelling neemt CWF de komende jaren alle elektrotechnische en werktuigbouwkundige werkzaamheden voor haar rekening. In totaal betreft het een gezamenlijk oppervlak van ongeveer 680.000 m².

Hieronder vallen zowel kantoren, verpleeglocaties als klinieken van de bij Espria aangesloten organisaties Evean, Icare, Zorggroep Meander, GGZ Drenthe, De Trans, De Kraamvogel, Zorgplaats.nl en een actieve ledenvereniging van zo’n 400.000 leden. Espria vertegenwoordigt hiermee in de regio’s Groningen, Drenthe, Overijssel en Noord-Holland diverse disciplines op het gebied van zorg- en maatschappelijke dienstverlening.

Opdrachtgever en opdrachtnemer hebben een aantal overeenkomsten met elkaar zoals maatschappelijke en regionale betrokkenheid, aandacht voor innovatie en duurzaamheid, schaalgrote en economische stabiliteit. Andere gemene deler is de link die beide hebben met IDB Groep.

Nieuws & events rator zet deze gegevens vervolgens automatisch op de juiste plaats in het document. De applicatie maakt hierbij gebruik van alle bestaande huisstijlregels zoals die zijn ingevoerd in DigiOffice. Bedrijfsadressen, telefoonnummers, vestigingsinformatie en speciale voetteksten worden allemaal vanaf die centrale plek opgehaald. Hierdoor ziet de factuur er qua huisstijl en algemene informatie exact hetzelfde uit als bijvoorbeeld een brief in WhiteOffice.

DocumentGenerator De nieuwe versie van DocumentGenerator maakt het verwerken van bulkopdrachten op de achtergrond mogelijk. Honderden tot duizenden documenten zijn zo in een redelijke tijd te verwerken zonder dat iemand er op hoeft te wachten. De nieuwe DocumentGenerator kan naast Worddocumenten ook rechtstreeks pdf’s aanmaken.

Door de applicatie, onderdeel van DigiOffice Huisstijl, is het mogelijk om documenten uit andere programma’s in huisstijl te zetten. Een voorbeeld hiervan is het genereren van facturen door een financieel systeem.

Factuurgegevens zoals omschrijvingen, bedragen, btw-percentages et cetera worden aangeleverd door het financiële systeem. DocumentGene-

Technisch gezien zorgt DocumentGenerator voor de uitwisseling van een XML-bericht tussen het externe programma en DigiOffice. Een webservice van DigiOffice ontvangt het bericht, verwerkt deze en zet het om naar het gewenste resultaat, bijvoorbeeld een factuur in pdf-formaat. De factuur wordt direct geregistreerd in DigiOffice DMS en maakt gebruik van alle DMS-functies zoals beveiliging, versiebeheer, werkstromen enzovoort.

De factuur kan zelfs direct gemaild worden of gepubliceerd op DigiOffice Extranet.

Het is ook mogelijk om e-mails te automatiseren en rechtstreeks meerdere e-mails aan te maken. Een voorbeeld hiervan zijn aanmaningen. Deze kunnen gelijk naar de debiteur gemaild worden, zonder dat er een brief voor hoeft worden aangemaakt. Tekst en bedragen staan direct in de e-mail.

In een volgende ontwikkelfase zal DocumentGenerator ook door WhiteOffice zelf aangesproken kunnen worden. Dit betekent dat de ingevoerde gegevens van een in WhiteOffice aangemaakte brief door DocumentGenerator worden omgezet naar een brief in Word-formaat. Dit is een grote stap voor het nieuwe WhiteOffice.NET dat voor de toekomst weer allerlei nieuwe mogelijkheden zal bieden.

DigiZine

5

Klant in Beeld – Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV “Tot een aantal jaren terug moest er bij wijze van spreken een slot op de brievenbus omdat er teveel opdrachten binnen kwamen. Maar kennis waar onze opdrachtgevers ons tien tot vijftien jaar geleden nog voor nodig hadden, is nu veelal via software voor iedereen binnen handbereik. We moeten ons dus continu ontwikkelen om onderscheidende meerwaarde voor onze klanten te creëren.

Aan het woord is André Meester, sinds februari 2012 commercieel directeur bij Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs.

Een enthousiast pleitbezorger van de nieuwe missie van het ingenieursbureau – luisteren naar klanten en hun ambities waarmaken.

Maak de ambitie van de klant waar!

Samen toewerken naar de stip op de horizon

Medewerkers van Cauberg-huygen Raadgevende Ingenieurs BV (foto door Fotograaf Jos de Vos)

6

DigiZine

Klant in Beeld – Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV Alles wat de ingenieurs van CaubergHuygen doen, heeft te maken met de leefomgeving van mensen. Of dat nu de woon- of werkomgeving betreft.

Daarbij worden de aspecten veiligheid, duurzaamheid en gezondheid nauwlettend in het oog gehouden, gemeten en conclusies getrokken.

De diversiteit aan projecten is een mooie weerspiegeling van de expertisegebieden. Meester: “Je kunt ons op verschillende posities in sectoren en processen tegenkomen met veel verschillende disciplines. Veiligheid en vooral brandveiligheid in bijvoorbeeld de zorg is een hot item.

Daar is binnen Cauberg-Huygen veel kennis over beschikbaar. Maar ook het project brandveiligheid op de ss Rotterdam is door ons uitgevoerd.

En daarnaast doen we bijvoorbeeld ook metingen van luchtkwaliteit op scholen maar ondersteunen we ook de industrie bij productontwikkeling.

We zijn trillingsspecialist. Een mooi voorbeeld daarvan is het gebouw van Rijkswaterstaat in Utrecht. Daar durfden medewerkers niet meer te werken vanwege de ervaren trillingen en geluiden. Cauberg-Huygen heeft dat in opdracht van de Rijksgebouwendienst onderzocht. Het bleek veroorzaakt te worden door de glaswasinstallatie.”Ook als er nieuwe wet- en regelgeving moet komen, is Cauberg-Huygen een veelgevraagd gesprekspartner aan tafel. En het ingenieursbureau heeft ook zitting in diverse normcommissies.

Sommetjes “Er wordt al 37 jaar uitstekend werk verricht, door medewerkers met enorm veel kennis en kunde,“ vertelt André Meester. “Ons imago is goed en terecht gelden we op vele vlakken als autoriteit. Maar tijden veranderen.

Technologische veranderingen en klanten vragen om een andere benadering. Eén die aanpassing van onze werkwijze en organisatie vergt.”

De aanstelling van commercieel direc-

Voor hotelschip ‘ss Rotterdam’ deed Cauberg-Huygen het brandveiligheidonderzoek teur Meester is een logische gevolg van het door de directie en organisatie ingeslagen pad van zelfreflectie.

“Cauberg-Huygen moest zijn eigen meerwaarde opnieuw definiëren,” vertelt Meester: “Dat begon met nadenken over wat ons drijft. Wat ons als ingenieursbureau bijzonder maakt.

Het antwoord is dat we uitgedaagd willen worden door de ambities van onze klanten. Meedenken vanaf het moment dat een droom gedroomd

wordt. We stappen het liefst zo vroeg mogelijk in. Als alleen nog maar de stip aan de horizon bekend is. De weg naar die stip, die ambitie van onze klant, plaveien wij graag samen.

Daar zit onze kracht. Daar maakt men optimaal gebruik van onze expertise.

Kijk, sommetjes maken kan iedereen.

De ambitie van je klant waarmaken maar weinigen. Wij willen daarin de beste zijn. Dat is onze missie.”

De werkgebieden van Cauberg-Huygen zijn bouw, industrie, infrastructuur, ruimtelijke ordening, milieu en onderzoek. Op de vestiging Zwolle beschikt het ingenieursbureau over een eigen akoestisch en bouwfysisch laboratorium. De overige vestigingen staan in Amsterdam, ’s-Hertogenbosch, Rotterdam en Maastricht. In totaal telt de organisatie ongeveer 170 medewerkers.

Gesteund door zijn toenmalig werkgever, installatieadviseur Huygen, richt Hans Cauberg in 1975 Cauberg-Huygen op. Hij ziet grote toekomst in de bouwfysica. Cauberg krijgt gelijk en in de loop van de jaren groeit het ingenieursbureau uit tot een maatje meer. Vandaag de dag bestaat Cauberg Huygen Raadgevende Ingenieurs BV naast de vijf vestigingen uit deelnames in Huygen Installatie Adviseurs en Bureau Bouwplantoetsing.

DigiZine

7

Klant in Beeld – Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV ning gehouden met alle aanwezige installaties en rendementen, isolatie, ouderdom van de woning et cetera.

De bewoners stellen zelf hun profiel samen. Dit levert een betrouwbare voorspelling op van het energieverbruik. De rekenmethode kan zowel voor nieuwbouw als voor bestaande bouw gebruikt worden.

Labonderzoek op de vestiging Zwolle

Het formuleren van die missie betekent het begin van een ingrijpend veranderingstraject voor CaubergHuygen. Het ingenieursbureau kiest vanaf dat moment heel bewust voor een markt- en klantgerichte benadering. Processen en prestaties worden daaraan ondergeschikt gesteld. André Meester: “Dat vraagt echt om een wezenlijk andere instelling. Traditioneel zijn we erg intern gericht geweest. Onze ingenieurs hebben heel lang zo gewerkt. En dat moet nu anders. De beleving moet overgebracht worden, het stoffige moet eraf. We zijn nu volop bezig om die ontwikkeling – onze collectieve ambitie - intern vorm te geven en de verandering te stimuleren. We hebben dat onder andere symbolisch gedaan door aan iedere medewerker een parasol te geven als metafoor voor onze collectieve ambitie. Op de banen stof staan de namen van alle werknemers en onze kennisgebieden. We zien daarbij de parasolstok symbool staan voor de klant. Met het uitklappen van de parasol staan we symbolisch met elkaar om onze klanten Dat is onze collectieve ambitie en daar zijn we allemaal enthousiast over. Er is draagvlak en drive aanwezig om de ingezette route te voltooien.“

8

DigiZine

Energieberekening “Markt- en klantgericht werken betekent ook producten en diensten aanbieden waar onze klanten echt behoefte aan hebben. Producten en diensten die onze klanten helpen met hun dagelijkse business. Daarmee is Cauberg-Huygen ook vandaag al bezig, “ aldus Meester. Een voorbeeld hiervan is de prachtige ontwikkeling van Ezie. Ezie is een applicatie waarmee de energielasten van een specifiek gezin in een specifieke woning kan worden voorspeld. De vraag komt voort uit de wens van woningcorporaties en projectontwikkelaars om toekomstige huurders en kopers een nauwkeurige voorspelling te kunnen geven van hun totale woonlasten.

Aan een realistische voorspelling van het energieverbruik is grote behoefte.

Het is echter minder eenvoudig dan het lijkt om dit betrouwbaar voor individuele situaties te kunnen doen. Cauberg-Huygen is er met de ontwikkeling van Ezie in geslaagd een applicatie aan te bieden waarmee dit mogelijk is. Ezie combineert de gegevens over het pand met het bewonersprofiel. Hierbij wordt reke-

Kennismanagement Dat Cauberg-Huygen over meerdere kennis- en expertisebronnen beschikt, wist André Meester gedeeltelijk al. In dienst van Alusta, een bedrijf in ventilatietechniek, rondt hij als klant van Cauberg-Huygen meerdere samenwerkingsprojecten succesvol af. Daarbij is hij altijd onder de indruk van de enorme deskundigheid.

Deskundigheid waarvan hij nu, in zijn huidige functie bij Cauberg-Huygen, vindt dat die effectiever door de organisatie voor de klant ingezet kan worden. André Meester: “U kunt zich voorstellen dat datamanagement geen overbodige luxe is als er op jaarbasis duizenden adviezen de deur uit gaan. Juist op het gebied van kennisoverdracht is winst te behalen.

Op al onze vestigingen zijn – niet overal van hetzelfde niveau - de verschillende disciplines terug te vinden. Voor onze klant maakt het niet uit van welke vestiging de kennis vandaan komt, hij is geholpen met juiste informatie. Aan kennismanagement hechten wij daarom enorm veel belang. Kennis moet intern gedeeld worden en gemakkelijk vindbaar zijn.

Dan is het dus ook belangrijk dat alle data die met die klant te maken heeft op één plek toegankelijk is. Vandaar onze keuze voor DigiOffice.”

Netwerkomgeving De overgang naar DigiOffice DMS en SharePoint maakte aanpassingen in de ICT-infrastructuur nodig. Een investering die gelijk viel met de verhuizing naar een nieuw bedrijfspand voor de hoofdvestiging Maastricht.

Klant in Beeld – Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV Een uitstekend moment om het serverpark nauwkeurig onder de loep te nemen. De inventarisatie leidde tot het advies van IDB Groep aan Cauberg-Huygen om virtualisatie te overwegen. Als kostenbesparing voor vervanging van oudere hardware en voor de nieuwe benodigde servers.

Aangezien er nog geen echte hardwarestandaardisatie was, is een IBM BladeCenter geadviseerd als server- en storageoplossing. Gezien de infrastructuur en complexiteit bleek die keuze om meerdere redenen een juiste. De technologie heeft zich al jaren bewezen, het voldoet aan een lagere CO²-uitstoot en de oplossing verbruikt minder energie. Ook is de investering waardevaster voor de toekomst. Door de open standaard kunnen de blades per generatie, in tegenstelling tot producten van andere fabrikanten, blijvend gebruikt worden.

Het type IBM BladeCenter is een HS22v blades met dual six-cores geworden. Door een uitgekiende inrichting is een behoorlijke ruimtebesparing gerealiseerd die daardoor ingezet kan worden voor opslag en geheugen. De HS22v heeft extra DIMM-sloten speciaal voor virtualisatiedoeleinden. Het BladeCenter biedt plaats aan een 1,8” SSD-schijf of USB-opslagdevice. Dat is voldoende en levert tevens warmtebesparing op.

VMware met de vSphere hypervisor is als virtualisatieplatform gekozen.

Vanwege het technologisch goede ontwerp, de stabiliteit, de beheersbaarheid en de flexibiliteit. Op dit virtualisatieplatform draaien nu de DigiOffice Database, webservers en overige servers. Daarnaast is nog ruimte voor het tezijnertijd uitfaseren van oude vloerservers. Het chassis heeft ook nog ruimte voor twee extra IBM blades met VMware hypervisor waardoor meer resources beschikbaar komen voor toekomstige groei.

DeLaMar Theater, Amsterdam

Stadsvernieuwing ‘Belvédère’, Maastricht

Het Kasteel, Science Park Amsterdam

Industrie Hoofdkantoor Menzis, Groningen

DigiZine

9

Klant in Beeld – Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV Automatisering “De automatiseringsslag die we nu samen met IDB Groep doormaken ondersteunt onze ambitie om van projectgeorganiseerd denken over te gaan naar klantgeoriënteerd denken,” aldus commercieel directeur Meester.

Daarbij heeft het ingenieursbureau gekozen voor een geleidelijke invoering van DigiOffice met onder andere de huisstijlsoftware, het documentmanagement systeem, extranet en intranet. Hierbij is het plan van aanpak door IDB Groep wederom op het PRINCE II-model geschoeid. Dit betekent dat er uit allerlei lagen in de organisatie in werkgroepbij-

eenkomsten is meegedacht over de uiteindelijke inrichting. Meester: “Tot deze aanpak is besloten om draagvlak te creëren en te behouden voor een nieuwe werkomgeving en de nieuwe manier van werken. Iedereen weet dat het anders moet als we onze missie willen vervullen. Daar moet een ieder ook zijn steentje aan bijdragen.

Door mee te denken over de nieuwe situatie en daar actief bij betrokken te zijn, ligt die verantwoordelijkheid ook bij ons allemaal. We zijn immers enthousiast om onze collectieve ambitie gestalte te geven!”.

Heel concreet betekent het dat er koppelingen met bestaande ap-

plicaties zijn gerealiseerd. Ook zijn in DigiOffice werkstromen ingericht voor een aantal processen binnen de organisatie. De huisstijl van CaubergHuygen is voor de registratie van uitgaande documenten ondergebracht in WhiteOffice. In de nieuwe situatie worden foto’s, tekeningen en documenten in DigiOffice opgeslagen zodat ze, indien nodig, beschikbaar zijn als kennisdocument. Dat stimuleert het interne proces tot effectiviteit. En betekent een goede stap in de richting van de uiteindelijke missie van alle Cauberg-Huygenmedewerkers: de ambitie van de klant waarmaken!

Cauberg voor Ballast Nedam Cauberg-Huygen heeft een grote rol gespeeld bij het binnenhalen door Ballast Nedam van de opdracht tot bouw van het nieuwe ziekenhuis -Nos Hospital Nobo - op Curaçao. Het bouwbedrijf heeft Cauberg-Huygen, onder meer vanwege eerdere projecten van het ingenieursbureau op het eiland, ingeschakeld als adviseur bouwfysica en brandveiligheid. Zo komt de Aquaelectra-gevel, resultaat van een gevelstudie voor het gelijknamige nutsbedrijf voor water en elektriciteit op Curaçao, terug in het ontwerp voor het nieuwe ziekenhuis in Willemstad. Zoninstraling bij deze gevel leidt tot een zeer lage warmtelast wat weer een gunstig effect heeft op het energieverbruik.

De hoofdstukken in het bidbook over brandveiligheid en bouwfysica zijn van doorslaggevende betekenis geweest voor het verkrijgen van het project door Ballast Nedam.

APP SafeNoise SafeNoise is een applicatie voor de smartphone waarmee op elk moment het geluidniveau van de verblijfplek gemeten kan worden. Ook geeft de app aan hoe lang in dat geluidniveau verbleven kan worden voordat het gehoorbeschadiging oplevert. De app waarschuwt door middel van een trilsignaal en een alarmlicht in het display om ofwel weg te gaan of gehoorbescherming te gaan dragen. SafeNoise app is een afwijkend product in de lijn die CaubergHuygen voert omdat het zich richt op de consument. Toch past hij zeker in het dienstenpalet van alle onderzoeken en adviezen die de ingenieurs doen op het gebied van akoestiek. Daarom kunnen consumenten ook meedoen aan het SafeNoise-programma. Meetgegevens worden daarin verzameld ten behoeve van toekomstig onderzoek.

10

DigiZine

Column

De golfbeweging in communicatie Wij kunnen ons geen wereld meer voorstellen zonder internet, smartphone, pc en tablet. We praten, schrijven en regelen er privé of zakelijk duizend-enéén dingen mee. Via traditionele en nieuwe media vertellen en luisteren we.

Kortom, we communiceren. Om de ander iets duidelijk te maken of om voor onszelf iets duidelijk te krijgen. Kennis te delen en te verkrijgen.

De een vindt het fijn als hij de ander daarbij recht in de ogen kan kijken. Een ander kiest er, om wat voor reden dan ook, voor de boodschap van afstand over te brengen. Die keuze hadden onze vroege voorouders niet. Zij moesten naar iemand toe. Zelfs naar een ander dorp reizen als zij antwoorden wilden of een mededeling hadden.

De postduif, telegrafie en later telefonie brachten revoluties teweeg in het sociale en economische landschap.

Men kon elkaar ineens bereiken zonder fysiek de afstand te overbruggen.

De evolutie van communicatiemiddelen na de uitvinding van die eerste telefoon in 1854 is enorm snel gegaan.

Niet alleen in mogelijkheden maar ook in onderlinge connecties. De beperkingen van het eigen dorp werden geslecht. Het leidde ertoe dat personen en gemeenschappen vandaag de dag snel en direct met elkaar in contact treden. Wereldwijd zijn er geen barrières meer om op verschillende manieren samen te werken aan kennis- en informatieuitwisseling.

Bepalende factor in welk middel je ook kiest, is de beschikbaarheid van mens en informatie. En daar komt Microsoft Lync bijzonder goed bij van pas. Praktische zaken als de aanwezigheidsindicator, de chatfunctie, het bureaublad delen en de zoekfunctie op kennis en vaardigheden helpen medewerkers bij hun werk en in het onderlinge contact. Met elkaar en anderen buiten de eigen organisatie. Er wordt gericht ‘gezonden’. De communicatie komt tot stand omdat de ander echt bereikbaar en beschikbaar is.

Dat is bijvoorbeeld heel prettig voor een nieuwe werknemer in een grote organisatie. In Lync kan hij op een bepaalde vaardigheid of kennis zoeken. Omdat die van iedere medewerker zijn vastgelegd, vormt dit samen met documenten een schat aan informatie die Lync in combinatie met onder andere SharePoint, Outlook en DigiOffice naar boven kan laten komen. Mensen vinden elkaar sneller. Ongeacht waar ze zich op de wereld bevinden.

En zien gelijk of ze die ander kunnen benaderen.

Datzelfde geldt voor de wijze van vergaderen. Of dat nu alleen met internen of ook met externen is. Van een of meerdere vestigingen of vestigingslanden; video-vergaderen met HD-camera’s maakt lijfelijke aanwezigheid van alle deelnemers tijdens een vergadering overbodig. En kan er voor een deelsessie een (extern) expert aanschuiven voor toelichting. Met een speciaal Lync-toestel heb je thuis of op kantoor zelfs zonder het opstarten van een pc de beschikking over alle functionaliteit. Zo vergaderen legt minder beslag op de agenda’s. Bespaarde reis- en werktijd kan gebruikt worden voor andere zaken.

Welke communicatietechniek u ook kiest, zij moet altijd in dienst staan van de communicator, het proces en de boodschap. En of u daarbij de ander aankijkt of communiceert van afstand, in de kern draait het om mens en informatie. Al het andere is een kwestie van goed faciliteren.

Serge Hofman Hoofd Netwerkdiensten

DigiZine

11

DigiOffice in de praktijk

DigiOffice in de praktijk: Werkstromen DigiOffice DMS biedt de mogelijkheid om een document in een werkstroom op te nemen. Hiermee kan bijvoorbeeld een inkomende factuur of uitgaande offerte een vastgelegde route doorlopen voor bijvoorbeeld controle. Tijdens dit proces wordt tevens bepaald wie wanneer welke taak in de werkstroom heeft te voltooien.

Gedurende de werkstroom is het reeds voltooide deel voor beheerders inzichtelijk, inclusief de laatste openstaande taak. Van voltooide werkstromen is de gehele cyclus achteraf in te zien.

Voorbeeldsituatie Cauberg-Huygen Uitgaande offertes doorlopen bij Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV een route waarin een aantal uitvoerings- en controletaken plaatsvinden. In de oude situatie werd deze route handmatig aangestuurd en vastgelegd in een Excelformulier dat als bijlage aan het offertedossier werd toegevoegd.

Met behulp van DigiOffice DMS wordt deze route nu automatisch aangestuurd en vastgelegd in een werkstroom.

Op deze manier is men niet meer afhankelijk van het handmatig ingevulde Excelformulier, maar zijn status en geschiedenis van lopende en afgesloten offertetrajecten altijd real-time inzichtelijk in DigiOffice DMS. Hiervoor is in het werkstroomproces voor uitgaande offertes vastgelegd welke route een uitgaande offerte moet doorlopen en wie op welk moment een taak moet uitvoeren. Per offertedossier is vastgelegd welke rollen de verschillende medewerkers in dit dossier hebben. Rollen zijn onder andere Projectleider, Secretariaat, Vestigingsmanager en Werkstroomcoรถrdinator. Tevens zijn in het proces een aantal controles ingebouwd die er voor moeten zorgen dat toegekende taken niet te lang open blijven staan. Als dat gebeurt, volgt er automatisch een bericht met bijbehorende taak voor de werkstroomcoรถrdinator. Deze heeft dan de mogelijkheid om de originele taak aan iemand anders toe te kennen om daarmee de werkstroom te continueren.

Na de start van een werkstroom kunnen altijd nog wijzigingen worden doorgevoerd en andere medewerkers worden gekoppeld aan het offertedossier. Zeker bij langlopende offertedossiers kan dit regelmatig voorkomen.

De toekenning van een werkstroomtaak gebeurt pas op het moment dat deze taak actief wordt. Hiermee wordt het risico vermeden dat langlopende werkstromen vastlopen omdat taken niet toegekend kunnen worden door personeelsmutaties.

De werkstroom bevat een aantal controletaken. Sommige van deze taken dienen uitgevoerd te worden door medewerkers maar er zijn ook automatische controletaken in de werkstroom opgenomen die geen interactie van een medewerker vereisen.

12

DigiZine

DigiOffice in de praktijk Voorbeelden hiervan zijn: • Timertaken die controleren of een taak niet te lang openstaat. Verloopt deze timer dan wordt er automatisch een bericht verstuurd naar de werkstroomcoördinator.

• Zodra het offertebedrag bekend is, worden alle vestigingsmanagers automatisch via een email geïnformeerd zodat men op de hoogte is van elkaars offertetrajecten.

• Afhankelijk van het offertebedrag dient een offerte nog gecontroleerd en getekend te worden door bepaalde personen. Wanneer het secretariaat een offerte heeft gecompleteerd en de projectleider deze heeft geaccordeerd, controleert het werkstroomproces automatisch de hoogte van het offertebedrag. Op basis van die controle wordt de daaropvolgende controletaak automatisch aan de juiste persoon toegekend.

Een aantal dagen na het versturen van de offerte krijgt het secretariaat de taak om de status van deze offerte bij de klant te controleren. Dit kan tot gevolg hebben dat er nog een of meerdere taken gestart worden voor aanvullingen of wijzigingen aan de offerte. Ook deze taken zijn onderdeel van de werkstroom. Pas als het offertetraject is afgesloten, stopt de werkstroom.

Het ontwerpen van een werkstroomproces gebeurt met behulp van een Petrinet. Dat is een schematische weergave van het proces waarbij elke documenttaak een ‘transitie’ en elke processtatus een ‘plaats’ wordt genoemd. Transities en plaatsen zijn met elkaar verbonden via verbindingen. Deze verbindingen bepalen de richting van de werkstroom.

Plaats 1

Tranditie

Plaats 2

Een transitie (taak) kan meerdere ingaande en uitgaande verbindingen hebben. Een taak kan een goed- en afkeurknop hebben waarbij, afhankelijk van de keuze, de werkstroom een route kiest en een bijbehorende taak wordt toegekend.

Start

Tranditie 1

Goed

Tranditie 2

Fout

Tranditie 3

Einde

Een werkstroomproces kan ook automatische taken bevatten die geen gebruikersinteractie benodigd hebben. Het is mogelijk om een taak een e-mailbericht te laten sturen, informatie te laten sturen naar een webservice of te laten controleren of aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Dit kan dan weer bepalend zijn voor de route die de werkstroom neemt.

Start

Gevuld

BTW nr. gevuld

Leeg BTW nr. leeg

Webservice financieel pakket

Einde

E-mail gestuurd E-mail naar administratie

BTW nr vullen

Als het werkstroomproces voor een vastgestelde tijd gepauzeerd moet worden, kunnen ook zogenaamde timertaken worden opgenomen. Die pauzeren de werkstroom voor een vastgestelde tijd alvorens de volgende taak te starten.

Start

Offerte maken en versturen

Verstuurd

Timer

Timer verlopen

Nabellen

Einde

Uitstellen

DigiZine

13

DigiOffice in de praktijk Als het ontwerp van het werkstroomproces klaar is, wordt dit ingelezen in DigiOffice DMS en aangevuld met voor DigiOffice specifieke parameters en scripts. Als blijkt dat de structuur van een DigiOffice werkstroomproces aangepast dient te worden kan dit proces, inclusief alle voor DigiOffice specifieke parameters en scripts, geëxporteerd worden naar een Petrinetbestand. Daar kan het worden aangepast, getest en weer terug ingelezen worden op een nieuwe versie van het proces in DigiOffice. Structuurveranderingen zijn hierdoor overzichtelijk en brengen lopende werkstroomprocessen niet in gevaar.

Medewerkers hoeven niet op zoek te gaan naar hun taken. Het werkstroomproces zorgt er automatisch voor dat taken worden toegekend of aangeboden aan de desbetreffende werknemer of groepen. De werkstroomtaken worden aan hen getoond via de takenwerkruimte of via de startpagina van DigiOffice. Zij kunnen van hieruit direct hun taken openen, uitvoeren en voltooien.

Wilt u meer weten over werkstromen in DigiOffice DMS en hoe ze uw bedrijfsprocessen positief kunnen beïnvloeden? Neem contact met ons op.

Implementatie IMS bij Croon Elektrotechniek Croon Elektrotechniek heeft gekozen voor het Inkoop Management Systeem (IMS) van IDB Groep als centraal calculatie- en inkoopsysteem. De belangrijkste doelen voor Croon met de invoering van IMS zijn het verhogen van de efficiency en het reduceren van de faalkosten in het inkoopproces. Van aanbestedings- tot en met realisatiefase.

Inkoop Management Systeem Vanuit een centrale productenlijst worden per project de relevante producten gekoppeld. Via voorkeurslijsten worden bij de mogelijke leveranciers offertes aangevraagd. IMS genereert deze offerteaanvragen automatisch waardoor ze altijd eenduidig zijn. Zowel inhoudelijk als qua huisstijl. Binnenkomende reacties worden in DigiOffice DMS aan de aanvragen gekoppeld. Een calculatieof inkoopspiegel vergelijkt de offertes. Vervolgens kan via IMS automatisch een contract opgesteld worden met de geselecteerde leverancier. IMS is als onderdeel van DigiOffice naadloos geïntegreerd met DigiOffice CRM, DigiOffice DMS en DigiOffice Huisstijl.

IMS bij techniekbedrijven Met het implementeren van IMS bij Croon Elektrotechniek wordt IMS voor het eerst in een andere branche dan de bouw ingezet. Aangezien de werkwijzen voor bouw en techniek grote raakvlakken hebben, is de basisfunctionaliteit van IMS voor het genereren van aanvragen en contracten toereikend. Om het volledige proces van calculatie en inkoop voor Croon te kunnen ondersteunen zullen enkele specifieke gegevens en functionaliteiten die nu in Excel sheets worden bijgehouden, moeten worden toegevoegd in IMS.

14

DigiZine

Netwerk

Beheer(s) platform-onafhankelijkheid Steeds meer bedrijven staan het gebruik van privéapparatuur op het werk toe. Zij doen dat niet voor niets.

Uit onderzoek blijkt het de productiviteit te vergroten. Daar staat echter tegenover dat op menig IT-afdeling de zorgen over de beveiliging van data en het beheer van de diverse platforms groeit. Want medewerkers kunnen laptops, tablets of smartphones willen gebruiken die op verschillende besturingssystemen draaien.

Onderling moeten deze systemen allemaal met elkaar kunnen communiceren. Op kantoor, onderweg en thuis.

Dat vergt nogal wat van ICT-beheer omdat met allerlei technische, juridische en veiligheidstechnische aspecten rekening gehouden moet worden.

Voordat uitrol kan plaatsvinden, is gedegen kennis van de impact en de benodigde structuur noodzakelijk.

Vooral IT-specialisten zijn met deze materie al in het diepe gedoken.

Zoekt u in discussiegroepen maar naar onderwerpen als mobiele beveiliging en mobiel devicemanagement en u ziet wat er op dit moment speelt.

Binnen IDB Groep hebben eigen onderzoek, gedrevenheid en ontwikkelingen van onze specialist geleid tot een Magic Triangle – een magische driehoek - die de communicatie tussen twee serversystemen, Active Directory (Windows van Microsoft), Open Directory (OSX van Apple) en Client System, veilig voor haar rekening neemt. Deze oplossing is zowel intern bij IDB Groep als extern succesvol ingezet.

Niet alleen de inrichting van platforms binnen uw eigen ICTinfrastructuur is belangrijk. Juist de beheersbaarheid en het beheer kan u nog weleens voor verrassingen stellen. Met het inzetten van de Magic Triangle kan onze specialist u ook bijstaan in het beheer. Stelt u zich bijvoorbeeld de situatie eens voor: een laptop, tablet of smartphone wordt gestolen. Zodra dit bekend is, wilt u de toegang tot uw netwerk afgesloten hebben om misbruik van bedrijfsgevoelige gegevens te voorkomen. Maar andersom wilt u ook voor zijn dat medewerkers spam uw netwerk inbrengen omdat zij ongebreideld apps en programma’s toevoegen aan hun apparatuur. Voor beide voorbeelden is goed, overzichtelijk en remote beheer mogelijk.

Ook daar kunnen onze specialisten u verder over informeren.

DigiZine

15

Ontwikkeling

Modern intranet vergroot interactie Wanneer medewerkers binnen de organisatie eenvoudiger kunnen samenwerken, dan draagt dat bij aan het succes van een onderneming.

Iedereen moet daarvoor op een eenvoudige en flexibele manier toegang hebben tot actuele informatie en in staat zijn eenvoudiger samen te werken met collega’s op kantoor, onderweg en thuis. Op die manier is het makkelijker om snel goede en effectieve beslissingen te nemen.

16

DigiZine

Het intranet kan daarbij een grote rol spelen. Het intranet is het informatiehart van elke organisatie. Alle belangrijke nieuws, kennisartikelen, procedures, regelingen, HRM, handboeken, formulieren en dergelijke kunnen via het intranet worden aangeboden.

Draait het bij een traditioneel intranet vooral om het informeren van medewerkers, een modern intranet biedt juist mogelijkheden tot interactie.

Er kan gereageerd worden op content, gecommuniceerd worden met collega’s en voor specifieke onderwerpen kunnen communities worden opgezet.

Een modern intranet is daarmee naast een bron van informatie ook een belangrijk sociaal element binnen organisaties. Daarom moet het intranet ook extern en via mobiele apparatuur kunnen worden benaderd.

Ontwikkeling Alle opties die een intranet moet hebben, zijn voor een groot deel standaard in SharePoint beschikbaar en vormen de basis voor het aanbieden van websites, afdelingssites en samenwerk-, kennis- en projectportalen. Alle onderdelen kunnen worden geïntegreerd in één omgeving. Het biedt ruimte aan publicatie van nieuws, evenementen en vacatures, maar ook aan een smoelenboek met functie- en contactgegevens van collega’s. Medewerkers kunnen hier ook handleidingen, procedures en (web) formulieren raadplegen en gebruiken.

En zelf bijdragen aan blogs, wiki’s en communities.

Er zijn profielpagina’s beschikbaar waar elke gebruiker interesses, informatie en documenten kan delen. Ook zijn werkstromen in te stellen voor publicatie, goedkeuring, review, het verzamelen van handtekeningen et cetera. Daarnaast zijn automatische meldingen en RSS feeds te genereren en is het volledig te integreren met Microsoft Office. Een koppeling met Microsoft Lync maakt online communicatie mogelijk.

IDB SharePoint Intranet Naast functionaliteit is ook vormgeving en de manier waarop informatie wordt gepresenteerd belangrijk. Dat is voor elke organisatie weer anders.

IDB Groep heeft daarom een aantal features ontwikkeld voor de inrichting van een SharePoint intranet. Deze betreffen het instellen van de huisstijl van het bedrijf en een efficiëntere inrichting en gebruik. Zo zijn er specifieke aanpassingen gemaakt voor de look-and-feel en voor het verbergen van overbodige elementen. Dit komt de gebruiksvriendelijkheid ten goede.

Ook sluiten pagina-indelingen beter aan bij de presentatie van informatie op het intranetportaal. En zijn speciale webparts toegevoegd voor het tonen van gewenste informatie.

De IDB features zijn gebaseerd op standaard SharePoint-functionaliteit waardoor deze ook kunnen worden toegevoegd aan een bestaande omgeving of eventueel worden verwijderd zonder verlies van informatie.

de mogelijkheden van het platform zijn en hoe ze die kunnen gebruiken.

Om het intranet succesvol te laten zijn, moeten er afspraken gemaakt worden en richtlijnen opgesteld over de inrichting, het beheer en het gebruik. Wie mag er bijvoorbeeld berichten plaatsen? Wat mag wel en niet worden gepubliceerd?

Hoe zit het met de rechten van de verschillende medewerkers? Waar zijn handleidingen over intranetgebruik te vinden? En wie beantwoordt vragen van gebruikers? Als over die zaken goed is nagedacht, kan het intranet een uitstekend startpunt zijn voor medewerkers. Om van daaruit te werken in projectensites, geavanceerde rapportages, Business Intelligence dashboards, archiefsystemen, extranet en meer. Door SharePoint te koppelen aan andere databases en systemen zoals CRM, DMS en ERP ontstaat één centrale plek waar alle informatie gedeeld en teruggevonden kan worden.

Succesvol gebruik Het installeren van SharePoint intranet alleen is niet voldoende.

Medewerkers moeten ook weten wat

DigiZine

17

Burgland Groep

“Vandaag weten waar je over vijf jaar wilt zijn” Kantoorpand Burgland Groep in Stolwijk

De passie voor het bedrijf en haar medewerkers spat er om acht uur ’s ochtends al vanaf.

Hij is pezig en geeft een stevige handdruk. Maar het meest opvallende aan Jan Verburg, algemeen directeur van de Burgland Groep in Stolwijk, is de heldere en open blik in zijn ogen. Al meer dan vijfentwintig jaar kijkt hij als visionair en vernieuwer naar zijn werkveld, de bouwwereld en handelt hij ernaar.

Dat die instelling hem geen windeieren heeft gelegd, blijkt uit de praktijk. In de bouwwereld is het vet van de botten. Het een na het andere bouwbedrijf is omgevallen of staat op het punt van omvallen. Als één

18

DigiZine

van de weinigen in de sector maakt Burgland echter nog steeds groei door. De algemeen directeur heeft daar wel een verklaring voor: “Dat komt omdat ik vind dat je niet moet zeuren en klagen. Dat helpt niet. Je moet ruim van tevoren inspelen op ontwikkelingen in de markt, werken met gemotiveerd personeel en altijd doen wat je belooft.” Dat lijkt makkelijker gezegd dan gedaan, maar die houding heeft zich in al die jaren wel bewezen.

Verburg: “Toen mijn zakenpartner Luchines de Vries en ik een kwart eeuw geleden Bouwbedrijf De Vries en Verburg oprichtten, was dat niet de meest ideale tijd om een eigen zaak op te zetten. We begonnen vanaf scratch. Ik de uitvoering, hij de cal-

culatie. We deden alles zelf, hielden kantoor aan huis en de opslag van ons materieel was bij mijn ouders op het erf. Maar we stonden wel vierkant achter onze aanpak. We wilden af van vertragende, tijdrovende processen die het project zelf niet ten goede kwamen.” Eén van de eerste opdrachten van het kersverse bedrijf is de bouw van een stal voor een boer uit de buurt. Uniek is dat ze die opdracht aannemen tegen een vaste prijs.

Daarover vertelt Verburg:“Dat was ongekend. Dat deed niemand. Het heeft dan ook wel voor beroering gezorgd onder de andere bouwbedrijven in de regio. Maar we hebben koers gehouden en werken vandaag nog steeds op die basis. Uurtje factuurtje komt niet in onze vocabulaire voor.”

Burgland Groep Verantwoordelijkheid Dit betekent wel dat alles staat of valt met een goede organisatie van het werk. Het bedrijf kenmerkt zich dan ook door een no-nonsense aanpak. Er wordt geen tijd gestoken in zaken die er niet toe doen en geen geld in overbodige managementlagen.

Dat kan ook niet als je werkt met vaste prijsafspraken. Maar er gaat nog een andere reden achter schuil. Eén die direct de kracht van het bedrijf prijsgeeft. Verburg: “Iedere uitvoerder is bij ons directeur van zijn eigen project. Hij is er verantwoordelijk voor dat alle processen goed en glad verlopen binnen het afgesproken tijdsbestek en de werkbegroting.

Door de verantwoordelijkheid laag in de organisatie te leggen, wordt die ook serieus opgepakt door je medewerkers. En als er een probleem is dan heb ik een luisterend oor. Dan deel ik hier en daar eens een tip uit.

Maar aan het eind van het gesprek is mijn vraag steevast ‘als jij het niet op kunt lossen, wie dan wel?’. Dat motiveert hen negen van de tien keer om het voor elkaar te krijgen. In een

goede tijd kan iedereen het, in een slechte tijd kom je pas te weten wie het echt in de vingers heeft.”

Hoewel er wel eens iets mis gaat door deze structuur, zorgt de werkwijze al jaren voor gemotiveerd, enthousiast en jong personeel. Jan Verburg: “Om mee te kunnen met je tijd en goed mee te bewegen met de marktontwikkelingen, heb je ook jonge mensen om je heen nodig. Daar ligt de kracht van Burgland. De gemiddelde leeftijd ligt rond de vierendertig jaar. De kennis die jongeren je bedrijf binnen brengen, is verfrissend. En zij kunnen weer leren van de praktijkervaring die oudere medewerkers hebben opgedaan.”

Jan Verburg, algemeen directeur Burgland Groep Zorgbranche Het is dus niet bij stallen, hallen en huisvesting voor de landbouw gebleven. De reputatie van een betrouwbaar en serieuze bouwpartner snelt in de loop van de jaren het bedrijf vooruit. Bouwbedrijf De Vries en Verburg doet ervaring op in kantoren, woningbouw en industrie. Inmiddels

is Bouwbedrijf De Vries en Verburg onderdeel van de Burgland Groep. Jan Verburg is samen met de overige directieleden verantwoordelijk voor tien werkmaatschappijen. De keuze om deze gebieden allemaal te bestrijken is zeer weloverwogen genomen. “Het gaat om de eindgebruiker en om die

Woonzorgcomplex ‘De Wijk van je leven’, Puttershoek

DigiZine

19

Burgland Groep zo goed en compleet mogelijk van dienst te zijn. Als daar een specifieke expertise of dienstaanbod voor nodig is, dan doen wij dat,” aldus Jan Verburg. De Burgland Groep telt in totaal bijna tweehonderd medewerkers waarvan honderd twintig in de buitendienst. Daarnaast wordt veel werk gegund aan vaste onderaannemers.

Jan Verburg: “Een goede aannemer kijkt altijd vijf jaar vooruit. En weet wat hij ervoor moet doen om daar te komen. Zo zetten wij ooit onze schreden in de zorgbranche. Omdat we daar mogelijkheden in zagen en groei. Het eerste grote project in de zorg was het Antonie van Leeuwenhoekziekenhuis in Amsterdam. Een gebouw van zeven verdiepingen waar-

van de vierde etage geheel was ingeruimd voor alle installaties. Er waren miljoenen gemoeid met dat project.

Nu, jaren later, zijn we nog volop actief in de zorgsector. Tientallen renovatie- en nieuwbouwprojecten zijn en worden inmiddels uitgevoerd; van ziekenhuizen tot verpleeg- en zorginstellingen.” Bij nieuwbouwprojecten is vooral het installatietraject altijd erg complex; daar moet met zoveel zaken rekening worden gehouden. Bij renovatie/verbouwingsprojecten liggen de indirecte kosten vooral in de tijdelijke voorzieningen die moeten worden gerealiseerd zodat de instelling gewoon door kan werken.

Over ICT Wie weet of wij over tien jaar nog

e-mailen. Verburg:“Als ik dat in gezelschap zeg, wordt er weleens meewarig gekeken. Maar wie had er tot een paar jaar geleden kunnen bedenken dat internet zo’n grote vlucht zou nemen? Of het gebruik en de toepassing van de mobiele telefoon? Onvoorstelbaar! Zo is er onlangs onderzoek gedaan naar het gebruik daarvan onder scholieren.

Op de vraag of ze terug zouden gaan naar huis als ze er onderweg achter kwamen de portemonnee te zijn vergeten, antwoordde twintig procent positief. Bij de vraag of ze dit zouden doen als het de mobiele telefoon betrof, antwoordde tachtig procent bevestigend. Dat was twintig jaar geleden ondenkbaar. Maar zo goed als zij meegaan met hun

Duurzaam kantoor TransPort - gebouwd in opdracht van Schiphol Real Estate

20

DigiZine

Burgland Groep tijd, doen wij dat ook.” Verburg doelt op de introductie van de iPad in de vergaderingen van het directieteam.

Hij vond dat de wekelijkse stapels aan papierwerk anders kon, liet een aantal iPads aanschaffen en daar de vergaderstukken opzetten. Verburg: “Nu vergaderen wij alleen nog met de iPad. Eerst was er wat aarzeling, maar inmiddels is iedereen om. Het is ondoenlijk om je alle noviteiten eigen te maken en dat goed op te pakken. Dat hoeft ook niet, maar je kunt er wel kennis van blijven nemen en sommige zaken door de volgende generatie in je bedrijf op laten pakken.”

Het is een uitstekend voorbeeld van hoe er binnen Burgland tegen ICT aangekeken wordt, namelijk het in te richten naar de behoeften van de werkvloer. Bijna vijf jaar geleden leidt dit tot de aanstelling van een ICT-manager, Cees van den Haak. Tot die tijd ligt die verantwoordelijkheid bij de werkmaatschappijen zelf.

Specifieke software als DigiBouw en onder andere de DigiOffice-modules WhiteOffice, ViewOffice en MailOffice neemt Burgland bij IDB Groep af alsmede het netwerkonderhoud.

Het roer gaat om. Voor een betere interne beheersing worden in goed overleg afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en taken.

IDB Groep is er nu een vaste dag per week. Vooral voor nieuwe dingen en onderhoud aan de Exchange Server en zaken als virtualisatie. Alle overige zaken pakt ICT-manager Van den Haak zelf op. Hij verwoordt het zo: “ICT zie ik als het opdelen van alle informa-

tie- en datastromen in stukken en die te faciliteren. Dat betekent voor een uitvoerder op een project dat hij ’s morgens om half zeven met zijn laptop het netwerk op moet kunnen. Communicatie is heel belangrijk binnen een project. Alle uitwisseling van informatie wil je via extranet en samenwerkingsportalen geregeld hebben. Dat hebben we nu met SharePoint afgedicht.”

Ook aan de roep vanuit de business om de papierstroom te verminderen, is gehoor gegeven. Cees van den Haak: “Steeds meer partijen in de bouwketen willen daar iets aan doen. Het is mooi om te zeggen dat je duurzaam wilt werken, maar dan moet je ook de middelen gebruiken die dat bewerkstelligen. De aanschaf van de iPads voor het management en de projectleiders en de inzet van smartphones voor werkvoorbereiders past hier goed in. Ook zijn we bezig met de uitrol van intranet. Voor al deze ontwikkelingen geldt dat we ze doen in dienst van het proces op de werkvloer. En de wisselwerking die zij hebben met de buitenwereld, onze markt.”

daarop gaan richten en particulieren daar in de toekomst terecht kunnen voor hun hypotheek. Woningcorporaties zullen terug keren naar hun sociale rol. Kleinere woningen gaan worden gebouwd, omdat een grotere groep kleinere gezinnen en alleenstaanden de vraag gaan dicteren.

Er zal minder kantoorruimte verrijzen in verband met het nieuwe werken. Maar juist een toename in de logistieke sector, omdat steeds meer bedrijven via internet hun zaken doen. Daardoor is er geen behoefte aan dure winkelpanden op A-locaties, maar zijn er hallen nodig.”

“Het werk wordt misschien wel minder,” zegt Jan Verburg, “maar ook het aanbod van aannemers is gekrompen.

Dus over een paar jaar trekt dat werk wel weer aan en hebben we het nog drukker.” Over zijn eigen toekomst heeft hij ook al nagedacht. Omdat hij nooit echt afscheid zou kunnen nemen, ziet hij zichzelf over vijf jaar als commissaris verbonden aan Burgland.

Tot die tijd gaat hij door met het verankeren van zijn vooruitstrevende gedachtegoed in het DNA van de Burgland Groep.

Toekomst Hoe zit het met die marktontwikkelingen? Algemeen directeur Jan Verburg wil zijn visie wel delen: “Wat we nu meemaken, is het normale conjunctuurverloop. Ik denk wel dat de bouwproductie in zijn geheel sterk af gaat nemen de komende jaren, maar voor sommige sectoren geldt nog wel groei. In de zorg bijvoorbeeld is de ontwikkeling bij verzorgings- en verpleeghuizen een toename in het aantal kamers; geen vierpersoonskamers meer maar eenpersoons. Er komt ook een verschuiving in behoeften van consumenten en bedrijven. De banken hebben minder te lenen. Zij moeten een grotere buffer hanteren.

Misschien dat pensioenfondsen zich Cees van den Haak

DigiZine

21

Burgland Groep

Foundation Burgland Charitas Het geloof speelt een belangrijke rol in het leven van Jan Verburg.

In het zaken doen door gemaakte afspraken altijd na te komen. En door de opdracht goed te zorgen voor je naaste serieus te nemen en invulling te geven. “De eerste jaren van Bouwbedrijf De Vries en Verburg werd er wel geld gegeven aan een goed doel,” vertelt hij. “Het nadeel en de frustratie van alleen geld doneren, is dat je niet weet wat er precies met het geld gebeurd. Daarom hebben we de stichting Foundation Burgland Charitas opgericht dat zich in eerste instantie op onderwijs in de Oekraïne heeft gestort. Vanwege de corruptie zijn we daar op een gegeven moment mee gestopt. ” Daarna richt de stichting zich op Afrika. Inmiddels zijn er diverse projecten gedaan in Namibië, Malawi Mozambique en Kenia.

Verburg: “Iedere werkmaatschappij van Burgland draagt een gedeelte van haar winst jaarlijks af aan de stichting. Wij maken daarvan niet klakkeloos geld over. Ieder project

22

DigiZine

moet bij ons worden aangemeld.

Dat beoordelen we goed. We leggen de contacten met lokale aannemers, doen de onderhandelingen en betalen in termijnen. Zo komt er bijvoorbeeld houtsnijwerk uit Malawi voor verkoop naar Nederland. Het gaat in die projecten om werkgelegenheid, gezondheidscentra en onderwijshuisvesting.

Door ook hier van start tot oplevering nauw bij betrokken te zijn en de regie te houden, zijn ook deze projecten

Gehandicaptenhuisvesting in Malawi

Waterputtenproject in Milange, Mozambique succesvol. Sinds een aantal jaar hebben we een Foundation-medewerker lokaal zitten. Die kan een oogje in het zeil houden en de terugkoppeling naar Nederland toe is sneller en de lijnen zijn korter.”

Meer informatie? www.burglandcharitas.org

Preschool in Milange, Mozambique

Netwerk

LMC zet eerste stap met Lync Enterprise Voice

Bij Stichting LMC Voortgezet Onderwijs is succesvol Microsoft Lync 2010 geïmplementeerd door DiVa en IDB Groep. In Rotterdam en omstreken zorgt LMC er voor dat ruim 8.000 leerlingen interconfessioneel en algemeen bijzonder onderwijs kunnen genieten. Binnen de 28 vestigingen die de stichting rijk is, zijn alle onderwijsniveaus - van praktijkonderwijs tot en met gymnasium - aanwezig.

De keuze voor Lync komt voort uit de wens het nieuwe werken op alle mogelijke platformen ter beschikking te hebben van zowel docenten als leerlingen. Om effectiever te communiceren, slimmer samen te werken en het ‘leren op afstand’ aan te kunnen bieden, was het noodzakelijk om ICT en telecommunicatie naar een hoger niveau te tillen.

IDB Groep is door DiVa benaderd om Lync Enterprise Voice, het telecommunicatiedeel van Lync, te implementeren bij LMC. Enterprise Voice is een functionaliteit die het mogelijk maakt om Lync in te zetten als volwaardige telefooncentrale. Dit kan via een koppeling met een traditionele IP-telefooncentrale of door een SIP-trunk direct aan te sluiten op Lync. Bij LMC is dit via de SIP-trunk in een pilot voor één vestiging gerealiseerd. De infrastructuur is dusdanig opgebouwd dat na de pilot ook andere vestigingen over kunnen gaan op Lync Enterprise Voice.

Met Enterprise Voice heeft men de beschikking over een aantal functionaliteiten. Zo is het voor externe gebruikers mogelijk om, zonder te beschikken over speciale hard- of software, in te bellen voor een vergadering. Ook het opzetten van een chef-secretaresse-schakeling en doorschakeling naar een groep behoort tot de mogelijkheden. Uiteraard zijn ook het routeren van gesprekken, het aanmaken van wachtrijen en het afspelen van muziek in de wacht onderdeel van Enterprise Voice.

IDB: uw FULL SERVICE Lync-specialist Lync staat bij IDB Groep niet op zichzelf.

Wij zien het als een belangrijk middel om processen binnen organisaties beter en gemakkelijker te laten verlopen. Onze expertise zetten wij graag bij u in door de implementatie van Lync van A tot Z te verzorgen. Wij leveren de hardware, doen de fysieke installatie en maken de koppelingen. Ook installeren of koppelen we uw telefooncentrale en verzorgen de internetverbinding. Natuurlijk integreren we Lync gelijk in ons CRM en DMS-pakket DigiOffice.

IDB Groep heeft door haar product- en dienstenlijn jarenlange ervaring opgedaan in uiteenlopende branches zoals de bouw, de technische groothandel, het onderwijs, de zorg en de zakelijke dienstverlening.

Uiteraard werken wij vaak en veel samen met interne systeem- en applicatiebeheerders. De implementatie van Lync is dusdanig specialistisch dat wij afraden om dit door de systeembeheerder te laten doen. U kunt dit het beste over laten aan de Lync-specialist.

Om alle mogelijkheden van Lync binnen uw organistatie effectief te gebruiken, is training van de gebruikers een zeer belangrijk onderdeel van de implementatie.

Wij kunnen dit opleidingstraject - met eigen trainers - voor u verzorgen.

y DigiZine

23

Technische groothandel

Strategische samenwerking IDB Groep en Crimsonwing Handen in een voor toeleveranciers bouw

IDB Groep en Crimsonwing bundelen hun krachten in de ontwikkeling van een nieuw technologisch ERP-platform voor toeleveranciers in de bouw.

Beide partijen gaan de strategische samenwerking aan vanuit de sterke overtuiging dat er een enorme efficiencyslag is te maken. Het platform is onderdeel van mogelijke toekom-

24

DigiZine

stige uitbreidingen voor de gehele bouwkolom.

Als toeleverancier voor de bouw staan technische groothandels, leveranciers en inkoopcombinaties financieel al enige tijd behoorlijk onder druk.

De teruglopende activiteiten in de bouwsector en trends als duurzaam

bouwen en co-creatie maken dat zij in beweging moeten komen om te overleven. Om die uitdagingen het hoofd te kunnen bieden is een upto-date technologisch platform nodig dat als fundering kan dienen tijdens veranderingen.

Technische groothandel Modern pakket IDB Groep en Crimsonwing gaan dit platform gezamenlijk, vanuit hun specifieke kennis en expertise, op basis van Microsoft Dynamics AX 2012 ontwikkelen en vermarkten. De oplossing geeft uitgebreide antwoorden op de steeds complexere materie van logistieke infrastructuur, bestuur en management. Het ERP-platform wordt schaalbaar en wereldwijd inzetbaar.

Functies en vestigingen zullen snel toegevoegd kunnen worden. Ook is er ruime aandacht voor e-commerce. Een gestroomlijnde elektronische samenwerking met klanten en leveranciers staat daarin voorop. Hiervoor zetten de strategische partners webservices en integratie met andere applicaties en technologieĂŤn in. Dit resulteert voor de medewerkers in een zeer herkenbare gebruikersinterface die gebaseerd is op de interface van de bekende Microsoft Office-produkten.

De flexibiliteit van de oplossing zorgt ervoor dat binnen dezelfde omgeving diverse bedrijfsmodellen kunnen worden ondersteund; handel, productie en projecten. Uitgebreide rapportagemogelijkheiden, afgestemd op de diverse onderdelen van de onderneming, zijn een standaard onderdeel.

De oplossing zal daarnaast gekoppeld worden met de kantoorsoftwaresuite DigiOffice van IDB Groep.

van de nieuwe oplossing ziet Mastermate als een logische stap om de bewegingen in de markt te volgen.

En het liefst voor te zijn. Om zo uiteindelijk volledig te integreren en samen te werken met de overige partners in de bouwkolom en de ketenintegratie hiermee te bewerkstelligen.

Waardeketen bouw We kennen de partners in de bouwkolom en hun bedrijfsprocessen erg goed. De decennialange ontwikkeling van nichesoftware voor bouw- , technische groothandel- en installatiebedrijven ligt daaraan ten grondslag. Een grote klantengroep gebruikt de door ons ontwikkelde producten DigiOffice, DigiBouw en DigiTrade dagelijks. Alle schakels in de keten zijn gebaat bij een succesvol bouwproject. Marktontwikkelingen als duurzaam bouwen en co-creatie stellen eisen aan de inrichting van projectprocessen en -fasen. Ook de economische crisis dwingt tot creatieve, kostenbesparende en innovatieve initiatieven. Wij zijn ervan overtuigd dat document- en inkoopmanagement in combinatie met samenwerkportalen in SharePoint en Microsoft Lync deel uitmaken van de oplossing. Beide partijen geloven dan ook dat het nieuwe technologische ERP-platform de basis legt waar an-

dere partners op aan kunnen haken.

De aanwezige expertise en bewezen nichesoftware zal IDB Groep hiervoor kunnen leveren. Crimsonwing bezit veel kennis van Microsoft Dynamics AX 2012 en brengt de overige applicaties samen. Daardoor kan een product ontstaan dat de waarde van kennisdeling en samenwerking in de keten naar een hoger niveau tilt.

Over Crimsonwing Crimsonwing is een beursgenoteerde onderneming met 250 werknemers in drie vestigingen: Verenigd Koninkrijk, Malta en Nederland. De bedrijfsactiviteiten van Crimsonwing zijn verdeeld in drie onderdelen: IT services, eCommerce en de verkoop, implementatie en service van Microsoft Dynamics. Crimsonwing levert oplossingen in het marktsegment handel & industrie en professionele dienstverlening.

Hiertoe zijn eigen add-ons ontwikkeld die gericht zijn op zeer specifieke onderdelen als aanvulling op het standaard Microsoft Dynamics AX 2012 platform. Daarnaast levert Crimsonwing diensten, op basis van een jarenlange ervaring met het Microsoft Dynamics AX platform, aan klanten en partners.

Mastermate Onlangs is de kick-off van het project bij Mastermate geweest. Met een landelijke dekking via 33 vestigingen is Mastermate ĂŠĂŠn van de grootste technische groothandels in Nederland. Het bedrijf heeft innovatie zeer hoog in het vaandel staan. Zij zijn, samen met andere DigiTrade-klanten, zeer actief betrokken geweest bij de verkennende overleggen en beslissende momenten in de zoektocht naar de basis voor een nieuw ERP-platform.

Die basis is gevonden in Microsoft Dynamics AX 2012. De ontwikkeling

DigiZine

25

Kennismanagement

Zeven ingrediënten van kennismanagement 2.0 Iedereen is zich er van bewust dat we ons op dit moment in een economisch turbulente markt bevinden.

Organisaties zijn op zoek naar nieuwe manieren om het bestaansrecht te behouden. De toekomst lijkt onzekerder dan ooit. Als het gaat over trends als duurzaamheid of strategisch samenwerken proberen organisaties het tempo bij te houden en zich aan te passen aan deze veranderingen.

Centraal in veel van deze veranderingen staat het gebruik van kennis.

Kennis maakt steeds vaker ‘het verschil‘ en helpt organisaties bij het continue anticiperen. Het onderwerp staat daarom regelmatig op de agenda van managers en directieleden. IDB Groep heeft dit onderwerp al enige tijd geleden omarmd en inmiddels dienstverlening ontwikkeld, passend bij de problematiek.

Wij hebben in eerdere publicaties over kennismanagement, of beter kennismobilisatie, al aangegeven dat het zeker geen nieuw gespreksonderwerp is. Begin jaren negentig was hiervoor al veel aandacht. Technologie heeft er voor gezorgd dat kennismanagement inmiddels aan zijn derde leven is begonnen. De zachte- en harde kant ontmoeten elkaar in dit level, kennismanagement 2.0.

Kennismanagement bestaat uit verschillende onderdelen: Organisatie - De integratie van structuur en processen, Cultuur - Het menselijke aspect en Technologie - Een goede geïntegreerde toolset. IDB Groep onderzocht de afgelopen maanden de stand van zaken en kwam tot een aantal belangrijke aspecten als het gaat om een optimale inrichting.

26

DigiZine

Kort gezegd zijn voor kennismanagement 2.0 de volgende ingrediënten noodzakelijk: 1. Creëer visie op kennismanagement Definieer een heldere visie op kennismanagement, passend bij het strategisch kader van de organisatie. Draag dit uit naar de medewerkers en zorg voor commitment via interne communicatie, passend bij de strategie van het bedrijf. De ‘waarom’-vraag kan hierdoor makkelijk beantwoord worden, onafhankelijk van de medewerkersrol.

2. Zorg voor de juiste structuur Naast een top-down-benadering is het goed om kennismanagement, parallel aan dit traject, een praktische invulling te geven en onderdeel te maken van het dagelijkse proces. Kennismanagement gaat vooral over het praktisch (kunnen) gebruiken en organiseren van aanwezige kennis.

3. Zie kennisdeling als kernwaarde De bouwsector maakt, en daar staan ze als branche zeker niet alleen in, de komende jaren een versnelde ontwikkeling door van een traditioneel aanbodgestuurde naar een vraaggerichte markt.

Kennisdeling als kernwaarde past in deze nieuwe manier van werken.

Kennismanagement 4. Sluit expertisecentrum aan op dat van anderen Kennisdeling heeft een nieuwe dimensie gekregen doordat beschikbare technologie door medewerkers steeds meer wordt omarmd. Een expertisecentrum of sociaal intranet is een initiatief waardoor huidige en toekomstige technologische instrumenten, die te maken hebben met kennisdeling, aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

5. Zet nieuwe manieren van communicatie in Naast een nieuw sociaal intranet kan ook nagedacht worden over de inzet van ‘Unified Communications’ ofwel Microsoft Lync. Het kan worden omschreven als de integratie van afzonderlijke communicatiesystemen zoals bijvoorbeeld e-mail, telefoon, audio- en videoconferentie, voicemail en chatberichten op één platform. Dit versnelt en bevordert de onderlinge communicatie en kennisdeling tussen medewerkers.

6. Richt in vanuit de keten- en samenwerkingsgedachte Bovenstaande initiatieven stoppen niet bij de eigen organisatie. Sterker nog, het is van groot belang dat de eerder genoemde vijf aanbevelingen opgepakt worden vanuit de keten- en samenwerkingsgedachte.

7. Integreer social media Social media is het stadium van hype al ver voorbij. Om als onderneming succesvol te blijven moet social media als communicatie-instrument worden geadopteerd. Gewoonweg omdat leveranciers, klanten en partners dit instrument gebruiken om informatie en kennis met elkaar uit te wisselen. Met social media kan het netwerk worden uitgebreid, de bedrijfsidentiteit worden versterkt en gewerkt worden aan personeelsmanagement, innovatie en acquisitie.

Het succes van kennismanagement ligt bij de medewerker. Zij zullen het moeten doen. Het is daarom belangrijk laagdrempelige hulpmiddelen aan te reiken en medewerkers te coachen om meer aan kennisdeling te gaan doen.

Het definiëren van een goed plan van aanpak is daarbij cruciaal. Daarin moeten de juiste stappen voor kennismanagement op medewerker-, afdeling-, onderneming-, holding- en ketenniveau worden beschreven.

Voor het inzichtelijk krijgen van de stappen kan het volgende schema worden gehanteerd: • Definiëren van een heldere visie voor kennismanagement en de strategische uitgangspunten • Inventariseren van aanwezige kennisbronnen en de behoefte aan informatie • Kennismanagement onderdeel maken van het dagelijks proces • Pilot project(en) definiëren • Functionele analyse van het kenniscentrum • Uitwerken van een organisatiebreed kenniscentrum Kennismanagement is dynamisch en constant in beweging. Naast de gedefinieerde stappen zullen in de loop der tijd alternatieve initiatieven ontstaan.

Het is belangrijk om flexibel met die nieuwe activiteiten om te gaan.

IDB Groep werkt de komende maanden verder aan het realiseren van kennismanagement bij haar klanten. In volgende edities van DigiZine zult u hierover verder worden bericht.

DigiZine

27

Projecten en implementaties

Salverda kiest voor DigiOffice Wens tot structuur in projectdata aanleiding

Nieuwbouw kantoorpand Groene Land Achmea, Zwolle

Salverda, onderdeel van Schagen Groep, kiest met de uitrol van onder andere DigiOffice DMS voor een sprong voorwaarts in de benadering van haar projecten. Het bedrijf komt hiermee tegemoet aan de interne wens van de organisatie om projecten beter te kunnen managen, bij voorkeur door middel van een digitaal projectdossier. “Als je bedenkt dat er zo’n 7.000 projecten per jaar lopen, dan is de wens om een document management systeem zeker te begrijpen.” We zijn in gesprek met Peter Uitslag, ICT-manager van de Schagen Groep.

28

DigiZine

Projecten en implementaties Hij heeft zijn rol en die van ICT in het algemeen in de loop van de jaren zien veranderen. “Tot zo’n zes jaar geleden legde ICT vaak dwingend een bepaalde oplossing op waar de werkvloer het dan maar mee moest doen. Maar vanaf 2006 is er eigenlijk een omslag geweest waarbij men is gaan vinden dat ICT de bedrijfsprocessen moet ondersteunen. ICT moest in dienst komen te staan van de core business. De economische crisis hebben dit proces alleen maar versterkt.

We zijn ons als groep gaan realiseren dat we alleen konden overleven als we ons een nieuwe werkwijze eigen gingen maken,” aldus Uitslag. “Dit had ook consequenties voor mijn eigen rol. Een echt systeembeheerder ben ik al lang niet meer. Ik omschrijf mijn functie zelfs niet louter als ICT-manager. Ik denk dat we meer en meer de rol van bedrijfskundige informatica en haar toepassing zijn gaan benutten. We kijken puur vanuit de bedrijfsprocessen en bepalen vervolgens welke aanpassingen en veranderingen nodig zijn om die efficiënter te laten verlopen.”

In dat verband moest de organisatie antwoorden zien te vinden op een drietal vragen die voortkwamen uit de dagelijkse praktijk. De eerste vraag ontstond geleidelijk aan door een veranderende projectaansturing.

Niet meer vanuit afdelingen en zuilen, maar projectmatig. Dit betekent voor de organisatie een aanpassing van haar structuur en processen. Het tweede vraagstuk komt logisch voort uit het eerste punt. Als er vanuit het project documenten worden aangemaakt en niet meer vanuit afdeling, moet de inrichting van de mappenstructuur op project gebeuren en niet op afdeling. De derde en laatste vraag behelsde het ontbreken van een vaste opslagstructuur binnen Salverda. Iedere medewerker deed dat weliswaar binnen de kaders van

Project ‘De Ossenkamp’, Wapenveld

Salverda is al meer dan 60 jaar een betrouwbare partner op het gebied van nieuwbouw van woningen en utiliteitsprojecten, onderhoud en renovatie voor woningcorporaties alsook bedrijfspanden en hotels, betonbouw en betonrenovatiewerkzaamheden. Opererend vanuit ’t Harde, nabij Zwolle, maken de activiteiten deel uit van de Schagen Groep, waar wegenbouw en de eigen betoncentrale zijn ondergebracht.

(Bron: www.salverda.nl)

DigiZine

29

Projecten en implementaties het ISO-systeem, maar nog vaak op zijn eigen wijze. Daarbij werkte de afwezigheid van versiebeheer het hanteren van foutieve/inactuele data in de hand.

ICT-manager Uitslag: “Vooralsnog staat de invoering van DigiOffice bij Salverda los van de rest van de Schagen Groep. De praktijk zal uitwijzen of ook andere onderdelen van het bedrijf op termijn over zullen stappen op deze nieuwe werkwijze.”

Peter Uitslag: “De datagroei was niet meer in de hand te houden.

Er moest een structurele oplossing gevonden worden waarin de opties documentbeheer, vindbaarheid en structurering van data optimaal vertegenwoordigd waren. We hebben dit gevonden in DigiOffice, in het bijzonder in het DMS en CRM en in de huisstijloplossingen WhiteOffice en MailOffice. Vooral de wijze waarop de beveiliging en toegang automatisch geregeld kan worden en de uitgebreide manier waarop informatie gezocht en teruggevonden kan worden, spreekt ons zeer aan.”

Renovatie openluchtbad Zwolle DigiOffice DMS zal op de afdelingen Onderhoud en Renovatie, Utiliteit, Woningbouw, Calculatie en Personeel & Organisatie/HRM worden gebruikt.

Alleen al voor de afdeling Onderhoud en Renovatie gaat het jaarlijks om ongeveer 6.000 projecten.

In eerste instantie gebruiken alle afdelingen behalve P&O het DMS alleen voor projectgerelateerde documenten. P&O zal DMS ook inzetten voor bijvoorbeeld aanstellingsbrieven, contracten, certificaten en derge-

Renovatie Westervoortsebrug, Arnhem

30

DigiZine

lijke. “We pakken de uitrol in kleine groepen aan. Daarbij richten we ons in eerste instantie op projecten.

Daarna wordt het voor de rest van de organisatie uitgerold. Voor de inrichting is de input van onze eigen medewerkers natuurlijk erg belangrijk. Zij moeten er uiteindelijk mee werken. Daarom is de wisselwerking tussen de consultants van IDB Groep en onze projectteamleden ook zo van belang. Zorgvuldigheid is daarin een sleutelwoord, maar doorpakken en fasen van de implementatie afsluiten net zo goed. Het draagvlak binnen de overigens jonge groep medewerkers, de gemiddelde leeftijd ligt tussen de 30 – 35 jaar, is groot maar moet je wel continue voeden. Welke uitbreidingen we in de toekomst nog doen en in welk tempo, hangt sterk af van de uitkomsten uit bedrijfskundige analyses. Een van de wensen is in ieder geval ook vanuit het CRM te kunnen telefoneren.”

Informatieaanvraag

Integratie DigiOffice en ActoProject In augustus 2011 zijn IDB Groep en Acto gestart met een verregaande integratie van de systemen DigiOffice en ActoProject. Zoals bij elk project is de integratie opgedeeld in een aantal fasen. De eerste fase, een real-time synchronisatie van relatie-, persoons- en projectgegevens, is inmiddels afgerond. Aan de volgende fase, het genereren en registreren van documenten uit ActoProject in DigiOffice, wordt hard gewerkt.

via de webservice een xml-bericht aangeboden aan de andere applicatie.

Deze applicatie verwerkt de gegevens en stuurt een bericht terug met hierin de relevante informatie. Als er een fout optreedt in de synchronisatie dan krijgt de beheerder hiervan per e-mail een melding. In DigiOffice is de synchronisatie-interface configureerbaar. Hierdoor zijn ook andere applicaties eenvoudig aan DigiOffice te koppelen.

Synchronisatie Het synchroniseren van gegevens tussen de applicaties gebeurt met xml-berichten via webservices. IDB Groep en Acto hebben een gezamenlijke interface afgesproken waaraan de xml-berichten moeten voldoen.

Zodra in één van de applicaties een wijziging wordt doorgevoerd, wordt

Croon Elektrotechniek Een aantal TBI-techniekbedrijven maakt gebruik van DigiOffice en ActoProject. Voor de pilot van de synchronisatie-interface is bij Croon Elektrotechniek een testomgeving ingericht. Hierin zijn de eerste tests inmiddels succesvol uitgevoerd.

DocumentGenerator De volgende fase van de integratie, het kunnen genereren en registeren van ActoProject-documenten in DigiOffice, is in volle gang. Hiervoor is de nieuwe DocumentGenerator van DigiOffice in ontwikkeling.

Daarmee kunnen aangeboden XMLberichten omgezet worden naar huisstijldocumenten. Een factuur uit ActoProject zal dan via de nieuwe DocumentGenerator aan DigiOffice worden aangeboden. DigiOffice genereert deze in huisstijl en registreert ze direct met de juiste meta data in DigiOffice DMS. Hierdoor zijn ze onder relatie en project altijd terug te vinden.

IDB Groep is al 25 jaar een solide en open onderneming gespecialiseerd in de optimalisering van ICT-bedrijfsprocessen. Naast het ontwikkelen en implementeren van specifieke software voor relatie-, correspondentie- en documentmanagement en oplossingen voor Het Nieuwe Werken maakt IDB Groep unieke software voor de bouwsector en ERP-software voor de groothandel. IDB Groep beschikt over een professioneel team van specialisten dat een complete software-, netwerk- en telecommunicatieomgeving kan inrichten en bewaken.

De klantenkring van IDB Groep beslaat zowel kleine bedrijven als internationaal opererende ondernemingen.

Voor al onze oplossingen geldt dat wij ze samen met u praktisch toepasbaar maken. IDB Groep is de meedenkende partner voor elk bedrijf dat op verantwoorde wijze het maximale wil halen uit de hedendaagse mogelijkheden van automatisering. IDB Groep zoekt altijd de grenzen op, want alleen met een vooruitziende blik en een innovatieve instelling kunnen we de toekomst vóór zijn.

Meer informatie Bent u na het lezen van dit magazine geïnteresseerd in een vrijblijvend gesprek? Wij maken graag een afspraak om u te laten zien wat onze diensten en producten inhouden. www.idbgroep.nl

DigiZine

31

Slim ondernemen doe je samen Alle bedrijfs- en projectinformatie overal en altijd kunnen delen met belanghebbenden. Medewerkers en partners die aan elkaars documenten kunnen werken, opdrachtgevers en leveranciers die continue en op elke plaats een helder inzicht in de status van projecten hebben. En klanten die u via uw website online te woord kunt staan en verder helpen.

Met een flexibel technologisch platform en producten als DigiOffice, SharePoint, Lync en WebChat 365, DigiBouw en DigiTrade ERP bent u in staat slimmer te ondernemen. Wij adviseren u graag bij welke technologische bouwstenen uw bedrijf gebaat is om slimmer werken in de prakijk te brengen.

DigiOffice Huisstijl

DigiOffice CRM

DigiOffice DMS

WebChat 365 Telecommunicatie

y

Netwerkdiensten

DigiBouw

DigiTrade ERP DigiZine

32

IDB Groep | De Bleek 1A, 3447 GV Woerden | T (0348) 46 55 00 | F (0348) 46 55 01 | info@idbgroep.nl | www.idbgroep.nl