DigiZine

DigiZine UITGAVE VAN IDB GROEP - VOORJAAR 2011

Groei & Bloei Netwerkbeheer Optima Flora 1 Logo Opdracht van de eeuw Over de nieuwe huisstijl van de rijksoverheid

Het Nieuwe Werken Wat zijn de bouwstenen?

Is het sociaal genoeg?

Welke plaats neemt interieur in...

DigiZine

1

Inhoudsopgave

5 8 16 Klant in Beeld

6 3 Voorwoord

20

“Ommezwaai of eerste stap?” door Mario van Nierop

Nieuws & events

Het Nieuwe Werken Is het sociaal genoeg?

Wat zijn de bouwstenen?

Welke plaats neemt interieur in...

Netwerkbeheer optima flora Goede bedrijfsvoering kan niet zonder goed netwerkbeheer

22 DigiBouw Inkoop

12 OCS-implementatie bij TBI

door Jeroen van Zwienen

4 6

10

Servicemanager ing. M. Mouton aan het woord

12

Ballast Nedam – Schets van een bewust en duurzaam bouwer/ ontwikkelaar

Huisstijlproject overheid IDB Huisstijlmanagement werkt mee aan nieuwe huisstijl rijksoverheid

Een op maat ontwikkelt programma

Kantoorautomatisering Van een Quickscan SharePoint tot ontwikkelmethode Agile

Projecten & implementaties Over netwerkmodernisatie en huisstijlautomatisering

22

24 26

28 Column

26

29

Ontwikkeling in beweging Een dubbelinterview

Colofon DigiZine is een uitgave van IDB Groep en wordt verspreid onder haar klanten en geïnteresseerden.

Speciale bijdrage ing. M. Mouton

Internet www.idbgroep.nl

Redactie en vormgeving Arjan Kronenburcht (vormgeving) Margolize Sieverink (redactie)

Fotografie, afbeeldingen Fotostudio Niestadt, Schoonhoven Harry d’ Fotografie Leeuwarden, Hurdagaryp Daria Scagliola en Stijn Brakkee BeeldenBank IDB Groep

Copyright Niets in deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de redactie worden overgenomen, gekopieerd, vermenigvuldigd en gebruikt.

Redactieadres Postbus 121, 3440 AC Woerden tel (0348) 46 55 00 digizine@idbgroep.nl

2

DigiZine

Voorwoord Mario van Nierop

“Ommezwaai of eerste stap?”

Een bedrijf is een organisch iets dat transformeert in de tijd. Nieuwe inzichten die voortkomen uit ontwikkelingen in de maatschappij werken door op werknemer, werkgever en bedrijf als totaal. Onder invloed van de vergrijzing, het mobiliteitsprobleem, de opkomst van de digitale generatie en niet te vergeten het milieubewustzijn is de zienswijze op en de invulling van werk en het runnen van een bedrijf veranderd. Trends in de markt, de impact van social media en bewegingen in de (internationale) economie zetten de concurrentiepositie en innovatiekracht van ondernemingen onder druk.

Stilstaan is geen optie of overweging maar een onmogelijkheid. Meegaan in de ontwikkeling betekent in beweging komen. Kennis nemen van de mogelijkheden om binnen het bedrijf,

branchebreed maar ook binnen een keten processen te veranderen en te optimaliseren. Het Nieuwe Werken is een visie om werk en de inrichting van het bedrijfsproces effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Slimmer werken kan leiden tot kostenbesparing, tot betere samenwerking binnen het bedrijf en de contacten daarbuiten, er kan duurzamer geproduceerd worden, klanten worden beter bediend, uw concurrentiepositie verbetert en het maakt u een aantrekkelijker werkgever.

Uitgangspunt is altijd dat de wijze waarop u Het Nieuwe Werken toepast aansluit bij uw onderneming en de filosofie. Van een eindstreep is geen sprake, een bedrijf is immers een organisch mechanisme. Voorop staat

dat technologie de katalysator van Het Nieuwe Werken is. IDB Groep is gespecialiseerd in de technologische toepassingen om Het Nieuwe Werken in uw organisatie tot een succes te maken. Uw bedrijfsprocessen verbeteren en uw organisatie gaat slimmer, effectiever en productiever werken.

Zodat u niet stilstaat, maar klaar bent voor de toekomst.

In dit magazine ‘DigiZine’ laten wij ondernemers aan het woord over een ommezwaai of de eerste stappen die zij zetten op de weg van het slimmer, Het Nieuwe Werken en hoe verschillende technologische bedrijfsoplossingen hen daarin ondersteunen.

Veel leesplezier Mario van Nierop Algemeen Directeur

DigiZine

3

Nieuws & events Samenwerking Acto – IDB Groep Acto en IDB Groep zijn een verregaande en langdurige samenwerking aangegaan om de producten MyProject (Acto) en DigiOffice (IDB Groep) geïntegreerd aan te kunnen bieden aan techniekbedrijven. De belangrijkste onderwerpen in het traject zijn ‘synchronisatie/replicatie’, ‘documenten’ en ‘zoeken’. Aanleiding voor de samenwerking is een integratieverzoek van techniekbedrijven, de ontwikkeling van DigiOffice.NET in combinatie met DMS en SharePoint én vragen van overige klanten naar oplossingen op huisstijlgebied.

De Boer ‫لوح‬ De Boer Tenten BV (De Boer) is internationaal dé toonaangevende leverancier van tijdelijke accommodaties op maat voor grootschalige evenementen en festivals, opslag, vluchtelingenopvang, bagageafhandeling op luchthavens en tijdelijke winkels. Wereldwijd heeft De Boer sinds haar oprichting in 1924 meer dan 60 miljoen vierkante meter gebouwd. Elk jaar komt daar ongeveer 1 miljoen vierkante meter bij door de jaarlijkse 1200 projecten die met ongeveer 9000 transporten beleverd worden. Eind 2010 is De Boer begonnen aan de bouw van een tweetal projecten die meerdere jaren zullen blijven staan, een bezoekerscentrum bij de Floriade in aanbouw en een autoshowroom voor elektrische auto’s, met gebruik van het nieuwste product, de Spectrum.

De Boer is daarmee niet alleen een bouwer van tijdelijke accommodaties maar feitelijk een enorm logistiek bedrijf.

Met het hoofdkantoor in Alkmaar heeft De Boer vestigingen in Nederland, België, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Frankrijk, Spanje, Zweden, Engeland en Dubai. Daarnaast heeft De Boer vertegenwoordigingen in Qatar, Rusland, China en de Verenigde Staten. Wereldwijd telt De Boer meer dan 350 medewerkers, tijdens het hoogseizoen loopt dit met 150 tijdelijke krachten op tot ruim 500 werknemers.

De Boer gebruikt al enige jaren DigiOffice en heeft de modules WhiteOffice, RelatieBeheer en DocumentRegistratie in gebruik. Voor de laatst toegevoegde vertegenwoordiging in Qatar kwam een verzoek van

4

DigiZine

contactpersoon Gerard Groenman van De Boer om in WhiteOffice een aanpassing door te voeren zodat het mogelijk is in het adres rechtsboven Arabische tekens te plaatsen.

Dit is binnen twee dagen door IDB Groep gerealiseerd. Ten opzichte van traditioneel briefpapier betekent dit uiteraard een substantiële kosten- en tijdsbesparing. Voor bedrijven die ook de andere modules van DigiOffice zoals bijvoorbeeld MailOffice in gebruik hebben, zijn dit soort aanpassingen in de regel eenvoudig te maken.

Doel is in eerste instantie de integratie van beide programma’s zodat deze naadloos op elkaar aansluiten. In een later stadium volgt de koppeling met het serviceprogramma dat de gehele serviceopvolging van opgeleverde installaties inhoudt. Kwaliteit gaat voor beide bedrijven boven snelheid.

Nieuws & events APK voor de automatisering Onder goed systeembeheer verstaan wij ‘voorkomen is beter dan genezen’. Daarom heeft IDB Groep ‘APK voor de automatisering’ in het leven geroepen. Door middel van een uitgebreide checklist wordt het automatiseringsproces in kaart gebracht en knelpunten en oplossingen aangegeven zodat u langer veilig, stabiel en snel kunt werken.

Slingerland Bouw B.V., gevestigd in Nijkerk, is één van onze vele klanten die een APK-contract met ons heeft afgesloten. Slingerland Bouw is een gezond en succesvol bouwbedrijf. Ze zijn de afgelopen jaren heel snel gegroeid qua omzet en medewerkers. Natuurlijk moet de ICT-omgeving hier ook continue op aanpast worden zodat iedereen waar dan ook zo efficiënt mogelijk zijn werk kan doen. Door het afnemen van servicedagen in combinatie met een Service Level Agreement (SLA) en APK is dit prima geregeld en hebben ze altijd een goed inzicht in toekomstige kosten.

Er wordt bij Slingerland Bouw vaak gebruik gemaakt van het e-mailverkeer om ook tekeningen en calculaties te mailen. Door de APK-check bleek dat op korte termijn de databaselimiet bereikt zou

worden. De actie bestond uit het op tijd archiveren en opschonen van de e-mail zodat men zonder problemen kon doorwerken. De snelle bedrijfsgroei had ook een verschil veroorzaakt tussen het aantal licenties en medewerkers. Dit is inmiddels op orde. Ook de fileserver had niet veel harddiskcapaciteit meer over. Niets doen zou voor iedereen problemen

veroorzaken met de opslag van bestanden. Een archiefharddisk heeft dit probleem opgelost. Door de check en het afgeleverde rapport heeft Slingerland Bouw direct gezien waar het automatiseringproces haperde en heeft IDB Groep dit opgepakt en verholpen.

Oplevering DigiShop

DigiShop Het aantal Nederlandse webwinkels groeit gestaag, een trend die ook vat begint te krijgen op de technische groothandelbranche.

IDB Groep introduceert DigiShop, een nieuwe webshop voor technische groothandels. DigiShop wordt geïntegreerd in de bestaande webomgeving en aangepast aan de huisstijl van de organisatie.

De webwinkels zijn gericht op gebruiksvriendelijkheid en het systeem wordt gekoppeld met bestaande bedrijfssystemen.

Eén van de eerste bedrijven die DigiShop in gebruik heeft genomen, is Ratering Bouw & Industrie waar sinds eind 2010 de webshop actief is.

Jeanet Ratering: “Ons bedrijf levert al ruim veertig jaar gereedschappen en aandrijftechnieken. Na een recente verhuizing zijn we ons meer gaan richten op de industriële markt en ons gaan oriënteren op de toekomst.

Het opzetten van een webshop voor onze relaties is daar een belangrijk

onderdeel in.” Het bedrijf heeft zowel met grote klanten als ZZP’ers te maken. Ratering: “Het feit dat wij nog niet over een webshop beschikten, werkte als remmende factor. Nu kunnen onze klanten 24 uur per dag via ratering.nl bestellingen plaatsen en informatie inwinnen. Vanaf dag één kwamen de orders binnen en wordt de webshop dag en nacht voor info geraadpleegd.”

DigiZine

5

Het Nieuwe Werken

De bouwstenen van Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken: tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk werken. Een flexibel technologisch platform en producten als DigiOffice, SharePoint en Office Communications Server voor Unified Communications zijn daarin bouwstenen om het fundament van Het Nieuwe Werken (HNW) te kunnen leggen.

Een van de bouwstenen is het beheren van contacten zoals leveranciers, opdrachtgevers en overige relaties maar ook contactpersonen, klanten en interne medewerkers. Projecten, acties en afspraken kunnen in DigiOffice CRM hieraan gekoppeld worden.

Een andere belangrijke pijler is documentenbeheer. Immers u wilt uw correspondentie, e-mails, facturen en tekeningen zorgvuldig inboeken, opslaan en beveiligen. DigiOffice DMS is dé tool; registratie, archivering, beveiliging en verzendregistratie van documenten.

SharePoint is het samenwerkingsplatform binnen HNW en in combinatie met DigiOffice DMS een krachtig instrument. Het maakt automatisch portalen aan, deelt documenten op basis van verzendregistratie, betrokkenen houden de contactgegevens bij en het is automatisch beveiligd.

SharePoint Connector verbindt SharePoint en de overige bouwstenen.

Communiceren kan in HNW overal en altijd. Op basis van aanwezigheid- en bereikbaarheidsinformatie via Office Communication Server (OCS) binnen DigiOffice CRM, via Unified Messaging (één inbox voor voicemail, e-mail en faxberichten), audio- en videovergaderen en de toepassing van telefonie in verschillende applicaties is dit realiteit.

Het profileren en bewaken van de identiteit van de organisatie komt

6

DigiZine

mede tot uiting in de huisstijl. Natuurlijk moet bij toepassing van Het Nieuwe Werken juist die identiteit gewaarborgd blijven, ook in het digitale verkeer. IDB Groep past huisstijlautomatisering toe zodat correspondentie in Word en Outlook, presentaties en beeldmateriaal, maar ook het huisstijlhandboek conform huisstijl worden uitgevoerd. Daarnaast zijn de specialisten van Huisstijlmanagement er om te helpen bij het creëren en beheren van een samenhangend, aansprekend en overtuigend totaalbeeld van het bedrijf.

De registratie en koppeling van informatie tussen diverse partijen in het bouwproces is vaak een uitdaging, omdat ze uit verschillende systemen komen. Een project opleveren na een x-aantal jaren, compleet met het volledige projectdossier inclusief alle benodigde documenten, lijkt een vrijwel onmogelijke opgave. DigiBouw is een uniek programma voor de bouwnijverheid en in combinatie met de overige bouwstenen dé oplossing.

Voor de technische groothandel is er DigiTrade ERP, een serie programma’s die tegemoet komt aan de wensen van de branche. Logistieke processen, inkoopbeheer, elektronische catalogus, webwinkel, artikel- en prijsbeheer, EDI-berichtenverkeer en financiële administratie zijn samengebracht voor een compleet overzicht.

Dit specifieke pakket past naadloos in Het Nieuwe Werkenplatform.

Het Nieuwe Werken

Is Het Nieuwe Werken wel sociaal genoeg?

Mensen gaan steeds flexibeler om met de combinatie werk-vrije tijd. ‘s Morgens wat mail wegwerken aan de ontbijttafel, vervolgens de kinderen naar de crèche brengen, dan naar een afspraak, tussendoor nog even een boodschapje, ’s middags naar de zaak, van daaruit weer een afspraak, dan naar de sportschool om vervolgens naar huis te gaan om te eten.

Na het journaal, als de kinderen in bed liggen, nog een rapport afmaken.

De volgende dag thuis en de dag erna voornamelijk op de zaak aan het werk. Maar wel na de file vertrokken om kostbare tijd te sparen.

En of we nu thuis, in de auto, op de sportschool of in de supermarkt zijn, we zijn overal telefonisch bereikbaar, beschikken over onze e-mail, agenda, internet et cetera. Tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk werken noemen wij dat. Wat wil een werknemer anno nu nog meer?

Een neveneffect van dit Nieuwe Werken is echter dat de sociale binding met de eigen organisatie onder druk kan komen te staan. Medewerkers worden een soort kleine zelfstandigen die grotendeels autonoom werken; bij een klant, thuis, onderweg of elders. De redenen om naar kantoor te komen nemen af. Alles kan via de vele communicatiemiddelen die we hebben. Een werkplek thuis is zo ingericht maar steeds vaker hebben we ‘ons kantoor’ gewoon bij ons.

IDB Groep heeft medewerkers die het grootste deel van de week bij opdrachtgevers aan het werk zijn en eigenlijk niet op ons kantoor in Woerden hoeven te komen. Ze horen, zien en ervaren daardoor echter niet wat er op kantoor gebeurt en gaan,

als het maar lang genoeg duurt, zich meer vereenzelvigen met de organisatie, cultuur en de collega’s van de opdrachtgever dan met hun eigen organisatie. Andersom weten de collega’s op kantoor bijna niet meer wat hun ‘collega in het veld’ precies doet en hebben nieuwe collega’s hem zelfs nog nooit gezien. Een beetje ‘uit het oog, uit het hart’, de binding met de ‘eigen club’ wordt langzaam maar zeker minder.

Sociale binding binnen een organisatie is echter erg belangrijk. De groep mensen die wij als medewerkers vormen, is de organisatie. Het groepsgevoel is dan ook essentieel voor het voortbestaan van een bedrijf. Functioneel contact via telefoon, sms, mail, portal en video-vergaderen is prima maar mensen hebben meer nodig om het groepsgevoel te behouden. Het uitdragen van het bindende element, de identiteit en cultuur van de organisatie en het visueel maken van die identiteit (merk) kan helpen en wordt in Het Nieuwe Werken dan ook steeds belangrijker.

Het is eigenlijk een oud principe dat ‘merken’ groepen mensen kunnen binden. Zo maakte een trotse medewerker van een groot bouwconcern eens de opmerking dat ‘zijn bedrijf daar aan het bouwen is’ toen we toevallig langs een bouwlocatie reden. En dat terwijl hij zelf met die bouwopdracht niets te maken had. In social media zijn het vooral jongeren die (bekende) merken gebruiken ter identificatie naar andere jongeren en daarmee willen aantonen tot een groep te behoren. Een merk of beter gezegd een corporate identiteit is een bindend element voor een groep en een

organisatie. Het duidt de groep die wij ‘onze organisatie’ noemen en maakt deze herkenbaar en zichtbaar.

Het is dan ook van het grootste belang dat, naast (potentiële) opdrachtgevers en andere belanghebbenden, medewerkers die corporate identiteit blijven zien en beleven.

Zeker als werknemers tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk werken. Dit kan door communicatiemiddelen als mail, mobiele apps, internet, portals, dashboards en bureaubladen (ook op de mobiele telefoon) te voorzien van het corporate merk of beter gezegd de huisstijl. Door er als één organisatie uit te zien, wordt het ook als één organisatie ervaren. Als hier op een goede manier de inhoudelijke boodschap aan wordt verbonden, wat gewenst gedrag, gewoonten, normen en waarden zijn dan zal de organisatie in- en extern als eenheid ervaren worden.

Want de ‘persoonlijkheid’ van een organisatie komt tot uiting in gedrag, communicatie en huisstijl. Dat bepaalt het imago maar is gelijktijdig het bindend element. Medewerkers moeten bekend zijn met de persoonlijkheid – het totaalplaatje - van de onderneming maar belangrijker nog, deze kunnen uitdragen in gedrag, boodschap en uitstraling. Daar hebben ze op alle aspecten vanuit de organisatie ‘gereedschappen’ voor nodig. IDB Huisstijlmanagement kan die verzorgen.

DigiZine

7

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken & kantoorinterieur Interieurgoeroe Ahrend heeft zo haar eigen ideeën over werk en interieur en heeft deze verwerkt in de lijn Humanising Spaces. Daarin staat de mens centraal. Uit jarenlange en internationaal opgedane ervaring weet Ahrend welke omgeving het beste aansluit bij de doelstellingen communicatie, concentratie en samenwerken. De invulling hiervan is bij iedere opdracht weer anders. Ahrend gelooft daarom in een gezamenlijke projectaanpak waardoor niet alleen de klanttevredenheid toeneemt, maar ook de betrokkenheid. De klant moet uiteindelijk in die nieuwe omgeving werken.

De ontworpen producten staan in dienst van de mens. In het proces van ontwerp tot productie werkt Ahrend al heel lang vanuit het oogpunt van maatschappelijk verantwoord ondernemen en de plek die duurzaamheid hierin speelt.

Heel concreet betekent dit dat het interieur een leven lang mee moet kunnen. Dat er na verloop van tijd veranderingen in worden aangebracht, spreekt voor zich. Het meubilair dat overblijft, kan een nieuw leven gaan leiden bij een ander bedrijf en wordt uiteindelijk gerecycled.

UVIT Een aansprekend voorbeeld waar Humanising Spaces is toegepast, is zorgverzekeraar Univé VGZ IZA TRIAS (UVIT). De eerste aanleiding om te

8

DigiZine

starten met Het Nieuwe Werken was de fusie tussen de vier zorgverzekeraars waarbij het aantal kantoren werd teruggebracht van zeventien naar vijf. Door het sluiten van de kantoren moesten 1.100 medewerkers een nieuwe standplaats krijgen.

Daardoor ontstond de behoefte aan een nieuw hoofdkantoor. Het werd kantorencomplex Place de la Gare in Arnhem, direct naast het NS-station.

De verhuizing naar een spiksplinternieuw pand was tevens de trigger om van de gelegenheid gebruik te maken om Het Nieuwe Werken in te voeren.

Een visie waar het bestuur volledig achter staat omdat zij gelooft dat een betere dienstverlening en een goed product alleen maar tot stand kan komen door slimmer én samen te werken.

Hierbij zijn niet alleen de verande-

ringen en voordelen voor bedrijf en medewerker leidend geweest. Naast de nieuwe manier van leiding geven managen op output, niet op aanwezigheid - en de betere balans tussen werk en privé voor de werknemer is ook ruime aandacht besteed aan het milieu en de CO2-uitstoot. Door te kiezen voor ‘groene’ en duurzame installaties en materialen, maar ook met de uitgifte van een businesscard voor de trein aan haar medewerkers.

Het heeft er in de praktijk toe geleid dat niet voor iedere medewerker een vaste werkplek is gecreëerd. Tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk werken kan immers ook thuis en onderweg.

Om de werkomgeving in harmonie te brengen met de doelstellingen voor Het Nieuwe Werken is samen met

Het Nieuwe Werken architectenbureau Kraaijvanger Urbis en Ahrend een inspirerend kantoorinterieur tot stand gekomen. Zo zijn er verspreid over het gebouw diverse ruimtes ingericht voor overleg, heeft het pand een semi-openbare ontvangstruimte met koffiebar en loungehoek en zijn op de verdiepingen verscheidene kleine koffiecorners te vinden. Het gebouw is een goede balans geworden van zakelijkheid en huiselijkheid; een omgeving die huidige en toekomstige medewerkers stimuleert het beste uit zichzelf te halen.

De verworven vrijheden van HNW zijn niet vrijblijvend. Het door het management geschonken vertrouwen brengt voor de medewerkers meer verantwoordelijkheid met zich mee om resultaatgericht te werken. Hierop worden zij ook beoordeeld. Onderzoek onder het personeel heeft aangetoond dat zij tevreden zijn met de ontwikkeling. UVIT ziet HNW dan ook niet als doel op zich of als statisch gegeven, maar als een voortdurend proces. Door werknemers hierin te betrekken, stijgen zij boven zichzelf uit wat de innovativiteit van de organisatie alleen maar ten goede komt.

Het credo luidt dan ook “Succes is mensenwerk, kennis delen maakt sterker”.

ERA Contour bouwt aan toekomst Bouwbedrijf en projectontwikkelaar ERA Contour zit midden in een overgangsfase. Er wordt hard gewerkt aan een nieuw kantoor. Met dit nieuwe onderkomen maakt de organisatie een flinke verandering door. ERA Contour gaat voortaan Het Nieuwe Werken toepassen: zo gaan medewerkers activiteit gerelateerd werken en hebben zij dus geen vaste werkplekken, maar kiezen een werkplek op basis van hun activiteiten. Medewerkers worden geacht meer in teams samen te werken.

Een systeem waarmee documenten en informatie onderling kunnen worden gedeeld, is hiervoor onontbeerlijk.

IDB Groep heeft ERA Contour geholpen om dit mogelijk te maken, onder meer door de implementatie van DigiOffice, hét CRM- en DMS-systeem voor Het Nieuwe Werken.

Het belangrijkste uitgangspunt van het nieuwe DMS-systeem was dat de gebruiker centraal zou staan. Financieel directeur Rob van Breemen: “Onze mensen zitten vaak op de bouwplaats. Zij moeten daar bijvoorbeeld net zo gemakkelijk bij hun documenten kunnen als op kantoor. Vanwege de vele bouwplaatsen waar we werken, gaan we ook gebruik maken van video-vergaderen. Hiervoor zal Microsoft Office Communication

Het nieuwe hoofdkantoor van ERA Contour Server (OCS) door IDB Groep TBIbreed worden ingericht.”

Door de koppeling met Microsoft SharePoint kan ERA Contour straks ook makkelijker documenten delen met mensen buiten de organisatie.

Van Breemen: “We gaan steeds meer co-creatie projecten aan met bijvoorbeeld woningcorporaties en architecten, maar ook met onderaannemers en leveranciers,.” Met DigiOffice kunnen volledig automatisch projectportalen worden aangemaakt. DigiOffice herkent zelfstandig welk document waar moet worden opgeslagen en hoe het moet worden beveiligd. De projectportalen worden hierdoor vanzelf gevuld. Externe partijen kunnen op deze veilige wijze ook bij de benodigde informatie.

De Stichting Natuur en Milieu heeft vorig jaar het initiatief genomen tot de campagne Het Nieuwe Werken Doe Je Zelf. In samenwerking met bedrijven en de overheid zijn met de campagne in tientallen evenementen en media miljoenen mensen bereikt en velen geïnspireerd tot activiteiten. Ruim vierhonderd managers, HR-medewerkers en OR-leden zijn een kijkje gaan nemen bij twintig bedrijven die hun kantoor hebben ingericht op Het Nieuwe Werken.

De organisatoren zetten zich er na deze campagneweek voor in dat honderden bedrijven verdere stappen zetten richting Het Nieuwe Werken. Want de voordelen zijn groot voor zowel werknemers (gelukkiger en flexibeler), werkgevers (productiviteitswinst en kostenbesparing) als het milieu (minder files en CO2-uitstoot).

Kantorencomplex Place de la Gare

DigiZine

9

Netwerkbeheer optima flora Groei & Bloei is een vereniging met bijna 150 afdelingen verspreid over Nederland en BelgiĂŤ. Ontstaan op 27 september 1873 uit een behoefte aan bundeling van interesses en kennis van avonturiers, tuinders, hoveniers en landeigenaren verkreeg de organisatie vijftig jaar later het predicaat koninklijk. In een tijdsbestek van een kleine eeuw ontwikkelde Groei & Bloei zich van brancheorganisatie en overheidsadviesorgaan tot een vereniging voor particuliere liefhebbers van sierteelt en tuinieren. Groei & Bloei stond aan de wieg van de eerste boomplantdag in 1916 en ook Moederdag en het bijbehorende bloemetje hebben wij aan haar initiatief te danken.

Netwerkbeheer optima flora Roland Petit dit de La Roche - Hoofd administratie

10

DigiZine

Ruim 135 jaar na die eerste Algemene Vergadering brengt Groei & Bloei elke maand een tijdschrift uit dat door gemiddeld 300.000 mensen wordt gelezen. 15 Werknemers besteden er veel tijd en zorg aan om elke maand weer een prachtig blad naar de drukker te kunnen sturen en service te bieden aan lokale afdelingen. Om dit te realiseren zijn zowel ledenadministratie als redactieleden sterk afhankelijk van een goed verloop van het automatiseringsproces en -structuur. Zo is de redactieafdeling bijvoorbeeld vanuit verschillende locaties vaak bezig met het bewerken en versturen van grote fotobestanden die zij rechtstreeks hebben ontvangen van fotografen.

Om de continuĂŻteit van het bedrijfsnetwerk te waarborgen, heeft Groei & Bloei besloten om de it-omgeving op te waarderen naar een nieuw Microsoft Windows platform. Goede prestaties, hoge betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de juiste

Netwerkbeheer optima flora functionaliteiten zijn immers van essentieel belang. Aan het beheer worden specifieke eisen gesteld zoals de responsetijd bij storingen en een proactieve bewaking van het serveren netwerkpark. Na overleg met contactpersoon en hoofd administratie Roland Petit dit de la Roche van Groei & Bloei is geadviseerd in de projectaanpak de aandacht te richten op virtuele servers en proactief netwerkbeheer.

kennen, door centraal in een beheerconsole extra geheugen of processorkracht toe te kennen aan een virtuele machine. Wanneer er onderhoud verricht moet worden op een fysieke server waar virtuele machines op draaien kunnen door middel van Vmotion de virtuele machines overgezet worden terwijl een server nog draait.

Gebruikers ondervinden hier dus geen hinder van.

Virtualisatie Allereerst zijn alle servers gevirtualiseerd op een VMWare vSphere ESX(i)-platform. Een groot probleem bij fysieke servers is namelijk dat de hardware van de servers totaal niet overeenkomt. Dit komt omdat fysieke servers meestal geleidelijk en onafhankelijk van elkaar worden vervangen en de hardwareontwikkeling niet stil staat. VMware heeft hier een oplossing voor in de vorm van virtuele machines. In de virtuele wereld staat een virtuele machine qua werking gelijk aan bijvoorbeeld een fysieke Exchange server of een fysieke file server.

Het grote verschil tussen een fysieke en een virtuele machine is dat de virtuele altijd een standaardset hardware heeft die voor alle virtuele machines gelijk is. Het is dus mogelijk om een virtuele machine te verplaatsen van één virtuele server naar de ander zonder problemen met de achterliggende fysieke hardware.

Virtualisatie wordt gerealiseerd door middel van minimaal 2 fysieke servers waar VMware ESX op draait, één virtuele of fysieke machine waar VMware VCenter op draait om VMware centraal te kunnen managen en één centrale opslagsysteem waar alle fysieke servers mee in contact staan.

In de hardwareconfiguratie staan enkele productieservers met één centrale opslag. Indien nu een fysieke server uitvalt, kunnen de uitgevallen virtuele productieservers opgestart worden op de andere server. Een groot voordeel is dat er bij een hardwarecalamiteit op een van de fysieke servers, een manuele uitwijk mogelijk is. Enkele uren downtime kan dan teruggebracht worden naar enkele minuten. Door te kiezen voor virtualisatie in combinatie met een centrale opslagomgeving is automatisch een terugvalomgeving gecreëerd. Indien een server uitvalt, kan men snel overschakelen naar de andere server en binnen enkele minuten weer verder werken.

In de normale fysieke wereld wordt er inefficiënt gebruik gemaakt van de systeemhardware. De processor in een systeem wordt het meest van de tijd maar voor 10% gebruikt, wat zorgt voor een enorme verspilling van energie en resources. De oplossing is om op één server meerdere virtuele machines te plaatsen om zodoende optimaal gebruik te maken van het systeem. Daarnaast is het een stuk makkelijker om extra resources toe te

Proactief beheer Een combinatie van een Service Level Agreement (SLA) en proactief beheer (remote monitoring) biedt garanties op een goed werkzaam automatiseringsproces. Daarom heeft Groei & Bloei voor het netwerkbeheer gekozen voor een beheercontract met IDB Groep. Het constant bewaken van de infrastructuur is de eerste stap om storingen of uitval te voorkomen. Bij proactief beheer worden de servers op

afstand bewaakt. Een aantal kritieke elementen die betrekking hebben op de gezondheid van de servers worden hierbij doorlopend bewaakt. Via een alarmering worden medewerkers van de Servicedesk onmiddellijk op de hoogte gebracht van elk probleem dat zich op de server voordoet. Hierbij moet gedacht worden aan het vollopen van harde schijven, het niet up-to-date zijn van virusscanners, mogelijke hacker-activiteiten, bedrijfstijd van systemen en mogelijke specifiekere storingen in onderdelen van Windows. Er worden analyses uitgevoerd op de capaciteit, de logboeken, de beveiliging en de back-up van de servers. Als blijkt dat hier bijzonderheden zijn, wordt er direct actie ondernomen. De proactieve bewakingstools van GFI genereren op basis van Windows Events en vastgestelde drempels of zaken op korte termijn voor problemen kunnen zorgen.

IDB Groep heeft voor haar klanten in het midden- en kleinbedrijf (MKB) gekozen om gebruik te maken van online software/services van GFI. GFI is een grote speler op de MKB-markt met betrekking tot beveiligingsoplossingen. De dienst van GFI is operationeel vanuit meerdere datacenters en maakt verbinding tussen de systemen van de klant en GFI. Door middel van maandelijkse rapportages blijft Groei & Bloei op de hoogte van alle bevindingen en eventuele noodzakelijk te nemen maatregelen. Deze manier van beheer geeft hen in combinatie met de SLA en APK de zekerheid geen omkijken te hebben naar staat van het automatiseringsproces en zich puur te kunnen concentreren op het maken van een prachtig blad voor haar leden en alle andere vormen van ondersteuning.

DigiZine

11

OCS-implementatie TBI Bouw

OCS-implementatie TBI Bouw Door ing. M. Mouton – servicemanager TBI ssc ict-diensten

12

DigiZine

De wereld om ons heen verandert. In maatschappelijke zin is er sprake van vergrijzing met als gevolg een lagere arbeidspopulatie en meer complexiteit in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Zo is meer kennis van uiteenlopende zaken nodig om bedrijfsdoelen te realiseren.

Ook in technische zin staan de ontwikkelingen niet stil. De sterke opkomst van Internet en bijbehorende IP-toepassingen hebben de afgelopen decennia veel nieuwe mogelijkheden gebracht. Wie dacht er bijvoorbeeld 5 jaar geleden aan Internet op mobiele devices?

Daarbij komt de nieuwe digitale generatie met vernieuwde eisen en wensen waardoor de invulling van arbeidsprocessen in hoog tempo verandert. Tot slot is er nog de toenemende aandacht voor de milieuproblematiek.

De vraag hoe technologische ontwikkeling kan voorzien in de maatschappelijke behoefte is daarom snel gemaakt. Om een goed antwoord op deze vraag te kunnen geven moeten de hierboven genoemde maatschappelijke ontwikkelingen worden ver-

taald en in problemen met daarvan afgeleid functionele wensen en/of eisen.

Krapte op de arbeidsmarkt heeft tot gevolg dat meer moeite moet worden gedaan om goede werknemers aan te trekken. Centraal daarbij staat de vraag wat een werkgever voor werknemers aantrekkelijk maakt. Waar in het verleden veel aandacht was voor materiële zaken zoals salaris, laptops en mobiele telefoons is tegenwoordig meer aandacht voor bijvoorbeeld een goede werk/privébalans. Medewerkers willen vooral efficiënt en flexibel

OCS-implementatie TBI Bouw In het kader van de milieuproblematiek is de laatste tijd veel aandacht voor CO2 reductie. Een eenvoudige methode om iets aan CO2 reductie te doen is het verlagen van autokilometers. Naast het feit dat er jaarlijks veel tijd in files wordt doorgebracht waarbij werknemers niet productief kunnen zijn, heeft het ook een nadelig effect op het milieu. Minder rijden heeft dus een efficiëntieverhoging en een gunstig effect op het milieu tot gevolg.

Samengevat moet techniek een antwoord geven op de vragen hoe efficiëntie in het arbeidproces kan worden verhoogd, hoe in de toekomst goede werknemers binnen te krijgen en hoe op een positieve wijze een bijdrage aan het milieu kan worden gegeven.

kunnen werken waarbij zowel verplichtingen uit de werksfeer als uit de privésfeer beter op elkaar worden afgestemd. Hierbij moet sprake zijn van een hoge mate van invloed vanuit de werknemer zelf. De welbekende ‘9 tot 5 mentaliteit’ behoort steeds meer tot het verleden. Hieruit ontstaat ook de wens om locatie-onafhankelijk te kunnen werken.

Een ander gevolg van vergrijzing is dat meer werk met minder mensen moet worden verzet. Hieruit volgt dat een verhoging van efficiëntie een belangrijke doelstelling voor de nabije toekomst wordt.

Als mensen plaats- en tijdonafhankelijk gaan werken en daarbij in toenemende mate behoefte krijgen aan meer kennis, terwijl er als gevolg van minder reiskilometers minder ruimte is voor overleg, moet deze technologie kunnen voorzien in een flexibel communicatieplatform waarbij op ieder gewenst moment informatie over beschikbaarheid van collega’s beschikbaar is. Deze eis is niet slechts beperkt tot de eigen organisatie maar moet juist ook grensoverschrijdend zijn.

Vertaald naar technologie zullen de werelden van vaste en mobiele telefonie meer moeten worden geïntegreerd met de geautomatiseerde werkplek op PC’s en laptops. Daarnaast moet telecommunicatie gaan voorzien in functionaliteit waarbij informatie over bijvoorbeeld beschikbaarheid van collega’s inzichtelijk wordt. Er moet dus een platform komen waarbij zowel communicatie als het delen van informatie plaats- en tijdonafhankelijk wordt. Daarnaast zal meer invulling moet worden gegeven aan

de toevoeging van video aan communicatiesessies.

Het antwoord op deze vraag is door TBI Bouw SSC-ICT diensten BV in samenwerking met IDB Groep gevonden in de implementatie van Microsoft Office Communication Server (OCS).

Binnen OCS is het mogelijk om op ieder moment en vanaf iedere willekeurige locatie inzicht te hebben in de beschikbaarheid van collega’s.

Met een enkele muisklik kan via chat, voice of video communicatie met een of meerder collega’s worden gecommuniceerd. Daarbij kan content eenvoudig door een of meerdere deelnemers worden gedeeld en zelfs gemuteerd. Het is zelfs mogelijk om vanuit de Outlook agenda vergadersessies te plannen waarbij zowel interne als externe genodigden kunnen deelnemen.

Om het aantal reisbewegingen te verminderen is het van belang te weten waarom mensen elkaar opzoeken voor overleg en dit niet via het aloude medium telefonie afhandelen.

Het antwoord ligt in het feit dat een groot deel van de communicatie tussen mensen non-vebaal wordt afgehandeld. Om hier invulling aan te geven is voorzien in high end video conferencing apparatuur van Polycom welke is geïntegreerd op het OCSplatform. Zo is een videoconference tussen twee HD videosystemen bij benadering levensecht terwijl de flexibiliteit om vanuit huis met behulp van een webcam aan dezelfde vergadering deel te nemen ook tot de mogelijkheden behoord. Uiteraard is de kwaliteit van video via een webcam niet te vergelijken met de kwaliteit van een HD videosysteem. In deze situatie zal de non verbale communicatie minder worden benadrukt maar toch altijd nog aanwezig zijn.

Dat OCS een verhoging van efficiëntie bewerkstelligt, is inmiddels wel gebleken.

DigiZine

13

OCS-implementatie TBI Bouw

In het verleden verliep communicatie rondom problemen waarbij meerdere afdelingen en/of organisaties nodig waren vaak via e-mail. Handelingen die hierbij snel konden worden afgehandeld lieten daardoor langer op zich wachten waardoor de oplostijd voor problemen langer werd. Met behulp van OCS kunnen de juiste personen snel bijeen worden gebracht en kunnen veel problemen in slechts enkele minuten worden verholpen.

Dit kan onafhankelijk van tijd en locatie.

Aanvankelijk heeft TBI Bouw SSC ICT Diensten in samenwerking met IDB Groep OCS voor een beperkte groep gebruikers uitgerold. Gedachte daarbij was dat de gebruikersacceptatie niet snel zou verlopen en dat video- en audioconferencing vanaf speciaal daarvoor ingerichte stations voldoende zou zijn. Daarbij is nog geen sprake van integratie met de traditionele voicesystemen.

Inmiddels is gebleken dat de acceptatie van OCS sneller gaat dan verwacht en dat de wens om video en audioconferencing beschikbaar te hebben vanaf iedere willekeurige werkplek groter is dan verwacht.

Waar aanvankelijk werd verwacht dat

14

DigiZine

voorlopig 1 TBI bedrijf een functionele OCS implementatie zou voltooien, kijken inmiddels meerdere bedrijven naar de mogelijkheden en zijn zelfs al een aantal bedrijven vergevorderd met de functionele implementatie.

Vanuit TBI Bouw SSC ICT Diensten wordt inmiddels in samenwerking met IDB groep gekeken naar de vervolgstap, integratie met vaste en mobiele telefonie.

Als deze stap ook is voltooid zal sprake zijn van 1 integraal communicatieplatform. Medewerkers beschikken dan nog slechts over 1 telefoonnummer ongeacht de locatie en/of het device waar ze op dat moment mee werken. Beschikbaarheidsinformatie wordt daarbij doorgegeven aan telefonisteposten zodat telefonistes snel op inkomende telefoonoproepen kunnen reageren doordat zij weten of medewerkers op een bepaald moment in de gelegenheid zijn oproepen te beantwoorden. In conventionele situaties is dat alleen mogelijk met vaste toestellen binnen het bedrijfsnetwerk.

TBI Bouw SSC-ICT Diensten heeft op die manier in samenwerking met IDB Groep de efficiëntie van de bedrijfsprocessen verhoogd, kansen

gecreëerd om in de toekomst voor nieuwe generaties een aantrekkelijke werkgever te blijven en een positieve bijdrage geleverd aan de milieuproblematiek.

Gebruikerstraining OCS Uw bedrijf wil Office Communications Server (OCS) aanschaffen en implementeren of heeft dit al gedaan, maar er is binnen uw organisatie nog geen of weinig ervaring met de toepassingen ervan?

IDB Groep biedt, naast het leveren en implementeren van OCS, een cursus aan zodat er meer uit de applicaties gehaald wordt en u direct kosten bespaart. Binnen één dagdeel krijgt u grip op de online communicatiemogelijkheden op uw werkplek.

De cursus is praktijkgericht, direct toepasbaar en opgedeeld in een theorie- en praktijkgedeelte die afgewisseld worden.

Na afloop van deze cursus kunt u volwaardig gebruik maken van de programma’s Office Communicator en Live Meeting.

Telecommunicatie

Communicatie vanuit de bouwkeet

Wanneer de calculatie- en werkvoorbereidingsfase is doorlopen, komt het moment dat het bouwproject fysiek van start gaat op een bouwplaats. Daarbij is het van essentieel belang dat direct na het plaatsen van de bouwkeet gecommuniceerd kan worden met alle partijen die bij het bouwproces zijn betrokken zoals het hoofdkantoor, de onderaannemers, de opdrachtgevers en de leveranciers. De uitvoerder moet kunnen bellen, faxen en over een internetverbinding beschikken zodat men via het bedrijfsnetwerk kan e-mailen en bestanden delen met alle belanghebbenden.

Op de bouwplaats zijn meestal geen vaste aansluitmogelijkheden voorhanden, maar dit is met de mobiele communicatieoplossing ‘Mobile Cabin Set’ van KPN te ondervangen. In combinatie met een mobiel spraak- en data-abonnement kan dit kastje, ongeacht de locatie binnen Nederland, direct bij oplevering van de bouwkeet ingezet worden. De installatie is heel eenvoudig: d.m.v. vier schroeven aan de wand bevestigen waarna men

Bandbreedte belangrijk Een snel bedrijfsnetwerk met voldoende capaciteit is vanwege het toenemend gebruik van zware online bedrijfsapplicaties, diverse internettoepassingen en het upen downloaden van steeds grotere (data)bestanden essentieel.

Een glasvezelverbinding biedt ruim voldoende bandbreedte waarbij rekening gehouden is met toekomstige, nieuwe diensten voor de bedrijfsvoering én een moeiteloze onderlinge verbinding tussen de diensten. Bovendien speelt het in op eventuele groei van de onderneming in het aantal vestigingen of medewerkers.

Meerdere klanten zijn inmiddels overgestapt naar Zakelijk Glas van KPN. Niet alleen vanwege de snellere verbinding of uit kostenbesparing, maar zeker ook omdat glasvezel de inzet van Office Communication Server voor Unified Communications uitstekend ondersteund. IDB Groep kan de overstap voor u regelen.

Voordelen van glasvezel: * altijd voldoende capaciteit * internet met hoge snelheden * koppeling van vestigingen * videotoepassingen * thuiswerken * betrouwbaar, en veilig * toekomstvast * telefonie over glasvezel

de telefoon, fax en computer hierop aansluit. De bouwkeet is vanaf dat moment een digitaal kantoor. Met voldoende bandbreedte kan probleemloos, veilig en snel worden gecommuniceerd.

Is het bouwproject afgerond? In een schroefomdraai verhuist de ‘Mobile Cabin Set’ mee naar elk nieuw bouwproject.

DigiZine

15

Klant in beeld

Bouwer en ontwikkelaar Ballast Nedam Ballast Nedam, met 32 vestigingen in alle regio’s van Nederland vertegenwoordigt, bevindt zich in de top 5 van Nederlandse bouwbedrijven. Met een scala aan producten en diensten richten de hoofdactiviteiten zich op projecten in infrastructuur en de bouw en ontwikkeling van woningen en utiliteitsgebouwen. Ballast Nedam maakt en levert tevens ruwe materialen, diensten en producten die hier direct aan gelieerd zijn. De onderneming is voornamelijk actief op de Nederlandse markt maar neemt ook in het internationale veld deel aan zorgvuldig gekozen specifieke projecten waarbij haar deskundigheid op velerlei gebied wordt ingezet.

Menig haven-, tunnel-, brug-, landwinnings-, woningbouw- en utiliteitsbouwproject is tot stand gekomen met de expertise van Ballast Nedam.

16

DigiZine

Klant in beeld Ballast Nedam ontstaat in 1969 uit een fusie tussen twee bedrijven met ieder een respectabele staat van dienst; de Amsterdamse Ballast Maatschappij en NV Ned. Aannemingsmaatschappij. Waar Ballast zijn sporen heeft verdiend met het leveren van duinzand (ballast) voor lege koopvaardijschepen na de aanleg van het Noordzeekanaal, als internationaal opererend baggeraar en sinds het begin van de 20ste eeuw als straten- en wegenbouwer, verwierf Nedam in binnen- en buitenland faam als bouwer van o.a. villa’s, landhuizen en utiliteitsbouw als bijvoorbeeld het Vredespaleis. Na de fusie breiden de activiteiten in het Midden Oosten uit en versterkt het bedrijf in de loop van de jaren door middel van overnames haar positie op de Nederlandse markt. In 2002 stoot zij haar baggeractiviteiten af.

Bekende projecten Het Vredespaleis (1913), De Bazel (1926) het hoofdkantoor van de Nederlandse Handels Maatschappij in Amsterdam, de oude Bijenkorf in Rotterdam (1930), de aanleg van de Afsluitdijk (1932), de Velsertunnels (1957), het Haagse Congresgebouw (1969), de ontwikkeling en bouw van Maarssenbroek (vanaf de jaren 70), de Oosterscheldekering (1986), de vormgeving van het moderne Schiphol en de bouw van de Amsterdamse Stopera (1986). In het buitenland ziet het bedrijf het levenslicht van enorm grote projecten als de luchthaven van Koeweit en de King Fahd Causeway tussen Bahrein en Saoedi Arabië, een van de langste oeververbindingen ter wereld.

Maar ook op eigen terrein, het circa 45 hectare De Liesbosch vlakbij Nieuwegein, is Ballast Nedam actief. In de loop van de jaren negentig heeft men dit terrein ontwikkeld tot vestigingsplaats van vele kantoren en bedrijventerreinen. Huisvestte De Liesbosch

De Bazel (Amsterdam) - voormalig hoofdkantoor van de Nederlandsche Handel Maatschappij

Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid(Hilversum)

Het Vredespaleis (Den Haag)

vanaf de jaren dertig van de vorige eeuw nog fabrieken, een scheepswerf en allerlei aanverwante bedrijven, nu vormt o.a. het hoofdkantoor de skyline van het Merwedekanaal.

Maar ook over de ontsluiting van het gebied is goed nagedacht en vervolgens gehandeld. Ballast Nedam breidde de kruising in de provinciale weg Utrecht-Nieuwegein uit, bouwde de opvallende Liesboschbrug voor toegang tot de weg naar Utrecht/A12 én er kwam aansluiting op fietspaden en het openbaar vervoer.

Op dit moment is Ballast Nedam partner in het consortium A-Lanes dat voor Rijkswaterstaat de verbreding

van de A15 tussen de Maasvlakte en het Vaanplein bij Rotterdam gaat realiseren en aansluitend onderhouden.

Andere in het oog springende projecten zijn de renovatie en nieuwbouw van winkelcentrum Babylon bij het Centraal Station in Den Haag en de renovatie van het monumentale pand van Hotel l’Europe in Amsterdam.

Al deze projecten ook kostentechnisch verantwoord beginnen, doorlopen en afronden is een ware uitdaging voor de afdeling Inkoop van Ballast Nedam.

DigiZine

17

Klant in beeld Ieder project wordt immers afgerekend op hoe kosten en baten in verhouding staan tot de kwaliteit van het uiteindelijk op te leveren bouwwerk. Een aanzienlijk deel van de omzet van Ballast Nedam, zo’n 80%, komt bij inkoop vandaan.

Omdat de kwaliteit van de projecten en de goede naam van de beursgenoteerde onderneming mede afhankelijk zijn van de leveranciers, is het dus van groot belang de selectie van leveranciers grondig te laten verlopen en over opties te beschikken om hun leveringen of diensten zorgvuldig te beoordelen. Een uitstekend inkoopprogramma is daarbij onontbeerlijk.

Een aantal jaar geleden is er binnen Ballast Nedam een ontwikkeling in gang gezet met als uiteindelijke doel een centrale inkoopafdeling voor standaardproducten met daarnaast de mogelijkheid voor inkopers in de regio om zelfstandig specifieke producten in te kopen. Na evaluatie van het tot dan toe gebruikte interne inkoopprogramma kwam men tot de conclusie dat dit aan noodzakelijke veranderingen onderhevig was. Aanpassingen die binnen de eigen applicatie niet gedaan konden worden. Ballast Nedam ging op zoek

18

DigiZine

naar een nieuwe strategische inkoopoplossing dat moest voldoen aan het doel: een wezenlijke verbetering op inkoopgebied. Dit wilden ze bereiken door middel van professionalisering van de inkoopfunctie, het verstrekken en delen van informatie over het inkoopproces en het optimaal gebruik maken van huidige en nieuwe ICTtechnologieën.

De uiteindelijke applicatie is een door IDB Groep opgebouwde combinatie van diverse modules uit de pakketten ‘DigiOffice’ en ‘DigiBouw’ te weten WhiteOffice, MailOffice, RelatieBeheer, Documentregistratie, DocumentenFlow, het Inkoop Management System (IMS)-beoordelingssysteem en SharePoint Connector voor DigiOffice.

Naast het inrichten van bestaande functionaliteiten zijn voor dit project ook een aantal nieuwe algemene modules ontwikkeld zoals Inkoopplanning, Offertevergelijk calculatie, Certificaten relaties en het kunnen bijwerken van naw-gegevens door relaties via het Extranet.

Ballast Nedam is erop gespitst in al haar bewegingen en aspiraties de speerpunten van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) in

acht te houden. Naar haar klanten, medewerkers, leveranciers en het milieu. Duurzaamheid vertaalt zich dan naar het gebruik van duurzame producten, respect voor en behoud van de leefomgeving van de bouwplaats en een goede relatie met omwonenden en belanghebbenden. Flexibiliteit en betrouwbaarheid zijn daarin heel belangrijk. Goed opgeleid personeel draagt de bedrijfsvisie dagelijks uit met inzet, kwaliteit en vakmanschap.

Hierin staat Ballast Nedam zeker niet alleen. Samen met BAM, Strukton en Heijmans is de Stichting Bewuste Bouwers opgericht om de bouwsector bewust te maken van de noodzaak tot transparantie en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De stichting ondersteunt bedrijven hierin en stimuleert d.m.v. het keuren van bouwplaatsen overal in het land en het toekennen van een keurmerk als men aan de voorwaarden voldoet.

In het kader van het belang dat Ballast Nedam hecht aan het milieu zijn zij onder meer participant in Aardgas Mobiel. Dit onafhankelijk samenwerkingsverband van allerlei partijen uit verschillende branches streeft ernaar om klimaatneutraal rijden in Nederland mogelijk te maken.

Klant in beeld Ook heeft de terechte toenemende aandacht voor de CO2 Footprint geleid tot een platform waarin Ballast Nedam, Heijmans en Strukton zich samen met Bouwend Nederland hebben gecommitteerd tot een integrale ketenaanpak. Onderdeel van die visie is de opzet van een online database waarin bouwbedrijven en leveranciers hun footprint kunnen berekenen en bijhouden. Uitgangspunt voor de database is de CO2 Prestatieladder van ProRail. Bedrijven die op de hoogste sport van deze ladder (niveau vijf) werken, moeten jaarlijks de footprints van de belangrijkste leveranciers verzamelen. Nu stuurt iedere gecertificeerde onderneming haar toeleveringsbedrijven een eigen verzoek wat voor beide partijen een grote administratieve belasting is.

Met de komst van de online database kan men zelf de CO2 Footprint berekenen en dit hoeft maar eenmalig.

Voor iedere belanghebbende dus een behoorlijke vooruitgang.

Het platform wil ook de bewustwording in de keten vergroten. Met een CO2-reductieprogramma stimuleren zij de partners in de bouwkolom om de uitstoot te verlagen en helpen dit te realiseren. Bouwend Nederland heeft ketenintegratie en de hierin te ontplooien initiatieven hoog op de agenda staan. De organisatie ziet dat veel bedrijven al druk doende zijn om op korte termijn te voldoen aan niveau 3 of hoger van de CO2 Prestatieladder. Om ervoor te zorgen dat iedereen aan kan haken, is heel bewust geen ondergrens vastgesteld. De eigen nulmeting is basis en startpunt om de inspanningen die de onderneming doet tot CO2-reductie in kaart te krijgen en te belonen.

Bedrijfsdocumenten Bijna dagelijks wordt binnen een bedrijf wel een brief, contract of overeenkomst opgesteld met een opdrachtgever, onderaannemer, leverancier of een klant. En hoewel de vorm afwijkt, is de inhoud van een specifieke vorm vaak op hoofdpunten hetzelfde en verschilt enkel op details, de wettelijke voorschriften of de algemene voorwaarden. Voor een medewerker is het een hele toer om tekst, de juiste voorwaarden en geldende regels toe te passen. Het vergt veel tijd en met veranderingen binnen een organisatie en in de wet- en regelgeving is het een kunst om een juridisch steekhoudend document te vervaardigen.

WhiteOfficevelden, een onderdeel van de module Bedrijfsdocumenten van WhiteOffice, zijn door IDB Groep ontwikkeld om aan verschillende wensen tegemoet te komen namelijk vereenvoudiging van het werk en eenduidigheid in correspondentie. Hiervoor kan een bedrijf één of meerdere basisbestanden maken waarin alle standaardteksten, opties, algemene voorwaarden en specifieke eisen van alle verschillende varianten één keer staan. Bij het opstarten van de WhiteOfficevelden opent het basisdocument. Afhankelijk van de vooraf beschikbare en/of ingevoerde informatie wordt door het aan- of uitvinken van keuzevakjes en/of opties in de WhiteOfficevelden het document samengesteld. Van een basisbestand bestaande uit tien pagina’s kan nog maar een contract van twee pagina’s overblijven doordat tekst wordt verwijderd of een basisbestand bestaande uit één pagina wordt een brief van tien pagina’s omrdat bestanden worden ingevoegd. Een pluspunt van de WhiteOfficevelden is dat alle correspondentie volgens een vaste procedure tot stand komt. Hierdoor is de communicatie naar derden eenduidig en helder. Ander pluspunt is dat wijzigingen maar één keer hoeven te worden doorgevoerd en wel in het basisbestand.

Hiermee is de informatie altijd up to date. WhiteOfficevelden worden toegepast door o.a. Ballast Nedam, Hazenberg Bouw B.V., Korteweg Bouw B.V. en ERA Contour.

DigiZine

19

1 Logo: De opdracht van de eeuw

1 Logo: opdracht van de eeuw We schrijven november 2007. Het ministerie van Financiën heeft een aanvraag uitgedaan naar een zevental huisstijlmanagementbureaus voor een impactanalyse van aanpassing van de huidige naar een rijksbrede huisstijl. Voor de rijksbrede huisstijl, een initiatief van toenmalig ministerpresident Jan Peter Balkenende, zijn op dat moment nog diverse vooraanstaande ontwerpbureaus in competitie. Het ministerie van Financiën heeft haast. Eind 2008 is de renovatie van het ministeriegebouw klaar en verhuist men terug naar de oude stek aan het Korte Voorhout.

IDB Huisstijlmanagement krijgt de aanvraag ook en gaat de uitdaging aan. Veel tijd wordt gestoken in het opstellen van een passende aanbieding. Het ministerie verstrekt de opdracht aan ons. Het is voor IDB Huisstijlmanagement het eigenlijke begin van de later door velen genoemde ‘opdracht van de eeuw’: de ontwikkeling, invoering en het beheer van één huisstijl voor de gehele Nederlandse Rijksoverheid in binnenen buitenland.

Studio Dumbar, winnaar van de ontwerpcompetitie, ontwikkelt de rijksbrede huisstijl. Vanuit het ministerie van Algemene Zaken wordt een projectgroep opgericht met de toepasselijke naam Projectgroep 1 Logo. Alle ministeries stellen huisstijlcoördinatoren aan en zo start begin 2008 project 1 Logo echt. In eerste instantie doet IDB Huisstijlmanagement haar werk alleen voor het ministerie van Financiën maar komt al snel aan tafel bij 1 Logo. Eén van de eerste zaken die ontwikkeld moet worden, is de correspondentieset

20

DigiZine

(brief, fax, memo, envelop, visitekaartje). En wel zodanig dat het op universele wijze geïmplementeerd kan worden in de zeer diverse correspondentiesystemen binnen de grote groep die omgaat naar de rijksbrede huisstijl. Naast ministeries gaan ook alle rijksoverheidorganisaties over die onder ministeriële verantwoordelijkheid vallen; zo’n 150 tot 200 organisaties in totaal. Hierbij heeft de een statische sjablonen in een oude versie van Microsoft Word nodig terwijl de ander sjablonen voor een zeer geavanceerd correspondentiesysteem in een nieuwere versie behoeft.

Een ander aspect was dat er op een brief of memo ruimte moest zijn voor een veelheid aan referentie- en colofongegevens zoals dossiernummers, kenmerken, kopie aan, meerdere e-mailadressen en telefoonnummers et cetera. In nauwe samenwerking met Studio Dumbar heeft IDB Huisstijlmanagement dit in goede banen geleid en het ‘information design’ ter hand genomen. Het resultaat is een zeer volledige instructie waarmee ICTafdelingen de gewenste correspondentiesjablonen op de juiste manier in de rijksbrede huisstijl konden implementeren. De manier waarop wij deze instructie met Dumbar hebben ontwikkeld, is maatstaf geworden voor alle volgende instructies en richtlijnen betreffende een veelvoud aan andere huisstijlmiddelen zoals print- en drukwerk, digitale middelen, formulieren enzovoort.

Het ministerie van Financiën en de Projectgroep 1 Logo gunde ons diverse opdrachten en het ministerie van Algemene Zaken schreef ook een aanbesteding uit voor een raamovereenkomst met meerdere huisstijl-

1 Logo: De opdracht van de eeuw managementbureaus ter ondersteuning van de ontwikkeling en implementatie van de rijksbrede huisstijl.

Vanzelfsprekend heeft IDB Huisstijlmanagement hierop ingeschreven en na een intensieve procedure werd zij één van de vier bureaus die de volgende vier jaar aan de slag gingen.

Vanaf die dag gingen wij door het leven als ‘flying doctors’, een door de Projectgroep 1 Logo bedachte benaming.

Alle ministeries en onderliggende organisaties konden in het kader van de rijksbrede huisstijl opdrachten uitschrijven waarop de flying doctors konden inschrijven.

Een van de eerste opdrachten was het inventariseren van alle huisstijldragende middelen bij Rijkswaterstaat.

Vanaf dat moment ging het hard. Van het maken van een plan van aanpak voor het ministerie van Algemene Zaken, het ontwikkelen van een deelidentiteit binnen de rijksbrede huisstijl voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties tot algeheel projectmanagement voor de invoering van de rijksbrede huisstijl bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (inclusief alle ambassades en dergelijke). Meer dan 60 % van alle opdrachten zijn door IDB Huisstijlmanagement uitgevoerd.

De meest uitdagende was misschien wel de opdracht van de Belastingdienst eind 2009. De vraag was om in zeer korte tijd met een team van 8 mensen een impactanalyse uit te

voeren naar de gevolgen in tijd, geld en inzet van de invoering van de rijksbrede huisstijl. In zes weken hebben we met een team van interne en externe specialisten de hele organisatie doorgelicht en een analyserapport afgeleverd waar men nu nog gebruik van maakt.

Alle aspecten van huisstijlmanagement zijn bij de hele ontwikkeling en invoering van de rijksbrede huisstijl voorbij gekomen. We begonnen in veel gevallen met inventarisatie van alle huisstijldragers. De voor de hand liggende zoals correspondentiemiddelen, folders, brochures en ander drukwerk maar ook formulieren, websites, applicaties, beurs- en ander presentatiemateriaal, kleding en gebouwen. En natuurlijk ook mobiele dragers als smartphones en social media. Vervolgens werd de verwachte impact van de overgang bij de diverse organisaties onderzocht.

Daarbij werd uitvoerig gekeken naar het nut, de efficiëntie en de effectiviteit van middelen. Veel formulieren zijn geëlimineerd of samengevoegd, van druk- naar printwerk of digitaal geworden. Allerhande andere acties zijn uitgevoerd om het geheel doeltreffend en krachtig te maken.

Studio Dumbar gaf de middelen vorm en legde de richtlijnen vast. Al deze richtlijnen, instructies en andere huisstijlinformatie moest worden vastgelegd in een digitaal en interactief huisstijlhandboek.

Hierin heeft IDB Huisstijlmanagement, op verzoek van 1 Logo, een adviserende rol gehad.

Het ontwikkelen en implementeren van een huisstijl is belangrijk maar het begint eigenlijk pas daarna. Het effect wordt duidelijk als de huisstijl wordt gebruikt en meebeweegt met de ontwikkeling van de organisatie.

Enerzijds moet een huisstijl als vanzelfsprekend de gangbare dagelijkse werkstromen ondersteunen, anderzijds ook duidelijk maken wat de organisatie is, doet, gaat doen en waar zij voor staat. Dat doorlopende proces vraagt om beheer en doorontwikkeling van een huisstijl.

Uiteindelijk heeft IDB Huisstijlmanagement bij veel Rijksoverheidorganisaties de ontwikkeling en implementatie van de rijksbrede huisstijl begeleid en ondersteund. Soms heel specifiek zoals de transitie van alle formulieren van Dienst Regelingen, onderdeel van het toenmalige ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Soms over de hele breedte van huisstijldragers heen zoals bij het ministerie van Financiën, het Octrooicentrum Nederland, het ministerie van Buitenlandse Zaken en vele anderen. In totaal hebben we met 15 medewerkers 50 opdrachten mogen doen bij 18 Rijksoverheidsorganisaties.

DigiZine

21

Ontwikkeling

Ontwikkeling DigiBouw Inkoop De roep om een Inkoop Management Systeem (IMS) kwam zo’n 10 jaar geleden uit de bouwbranche zelf.

Voortgekomen uit de wens om het hele inkooptraject voor de afdelingen calculatie en inkoop bij de bouwbedrijven te digitaliseren, legden Hazenberg Bouw B.V. en ERA Contour hun verzoek bij IDB Groep neer.

In nauwe samenwerking met een extern ontwerper en de opdrachtgevers is een standaardprogramma ontwikkeld dat voldeed aan de vooraf gestelde verwachtingen namelijk beheersing van het totale inkoopproces van offerteaanvraag tot aan het beheren van raamcontracten.

Inmiddels is IMS onderdeel van DigiBouw Inkoop dat oplossingen biedt

22

DigiZine

op het gebied van documentenbeheer (DigiOffice DMS), productenbeheer, offertevergelijk, contractenbeheer en beoordeling van leveranciers.

Daarnaast zijn er koppelingen tussen begroting – contract en een koppeling met repro mogelijk. Alle documenten worden automatisch in huisstijl opgesteld.

Binnen de bouw- en onderhoudsbranche is IBIS TRAD een veelvuldig gebruikt calculatieprogramma.

Geïntegreerd met DigiBouw Inkoop is deze zeer krachtig omdat het niet alleen een calculatieprogramma is maar tevens een zeer nuttige tool voor de inkoopafdeling. Inkoopcontracten kunnen uit DigiBouw Inkoop gegenereerd worden en in een later

stadium door werkvoorbereiders en uitvoerders weer gebruikt. Groot pluspunt is tevens dat tekeningen ook in DigiBouw Inkoop geregistreerd kunnen worden en uitgewisseld met collega’s en externen. In combinatie met DigiOffice CRM, DMS en SharePoint is DigiBouw Inkoop een uitermate doeltreffend en efficiënt flexibel technologisch platform.

Zoals met alle programma’s is ook DigiBouw Inkoop aan te passen aan de eisen van de tijd en de wensen van gebruikers. Zo’n 1300 medewerkers van bedrijven als Ballast Nedam, Koopmans Bouw en Burgland Groep maken van DigiBouw Inkoop gebruik.

Door middel van klantsessies waarin openstaande wensen besproken

Ontwikkeling worden, is het nog steeds een zeer eigentijds product. Voordeel voor de gebruikers is dat het programma bijgesteld wordt naar de benodigde functionaliteiten, ontwikkelingskosten gedeeld kunnen worden en door de korte lijnen met de ontwikkelaars het ook echt een programma op maat blijft. Sinds ongeveer een jaar wordt er gewerkt volgens het ‘targetproces’.

Dit houdt in dat alle ontwikkeltaken,

maar ook de wensen van en afspraken met de klant in het proces zijn omschreven. De prioriteit die de gebruiker aan de verschillende taken geeft, is hierin maatgevend. Tijdens het proces kan er gemakkelijker worden bijgestuurd en is het project beter te monitoren door zowel opdrachtgever als projectleider. Zeker voor grotere projecten heeft deze manier van werken grote voordelen.

Een softwareontwikkelaar

Voorbeeldscherm: inkoopplanning

Steven de Roever (1977). In 1998 als stagiair bij IDB Groep begonnen, daarna programmeur en analist programmeur geweest en nu als informatie-analist werkzaam. Houdt zich voornamelijk bezig met productmanagement van de diverse applicaties, organiseert gebruikersgroepbijeenkomsten, implementeert en ondersteunt bij diverse klanten, ondersteunt de afdeling Sales in het geven van demo’s en is actief lid van het innovatieteam van IDB Groep.

De ontwikkeling 9 jaar geleden van de 1e versie van Inkoop Management Systeem, nu onderdeel van DigiBouw Inkoop, was zijn afstudeeropdracht.

Integratie DigiBouw Inkoop – IBIS TRAD Brink Groep, in de bouw- en onderhoudsbranche vooral bekend om het calculatieprogramma IBIS TRAD, en IDB Groep zijn een samenwerkingsverband aangegaan om o.a. een verdere integratie te bewerkstelligen tussen DigiBouw Inkoop en IBIS TRAD. Gebruikers van beide programma’s hebben daar bij beide bedrijven op aangedrongen.

In DigiBouw Inkoop kunnen offertes aangevraagd worden voor bepaalde producten bij onderaannemers/leveranciers (relaties). In IBIS TRAD zit een module waarmee de binnengekomen offertes vergeleken kunnen worden. Hierbij kunnen gegevens uit de calculatiebegroting worden gehaald en teruggeschreven. De integratie zal er voor zorgen dat de gegevens van de aangevraagde producten en relaties vanuit DigiBouw Inkoop naar IBIS TRAD kunnen worden overgehaald zodat deze niet opnieuw hoeven worden ingevoerd. In een later stadium wordt meegenomen dat de resultaten van de offertevergelijken t.b.v. het inkoopproces ook teruggestuurd worden naar DigiBouw Inkoop.

DigiBouw DigiZine

23

Kantoorinformatisering

Quickscan SharePoint Om antwoord te krijgen op alle vragen die nodig zijn voor een efficiĂŤnte implementatie van SharePoint heeft IDB Groep een QuickScan ontwikkeld.

Dit is een gedegen inventarisatie waarna een Functioneel ontwerp en Plan van Aanpak gemaakt worden met duidelijke doelstellingen en afbakening van het implementatietraject.

Hierbij wordt onder meer gekeken naar omvang van het traject (scope), technische mogelijkheden (hardware, investeringen), beveiligings- en beschikbaargheidseisen, aanwezige kennis van beheerders en gebruikers ĂŠn de wensen voor training en communicatie.

Om problemen en verrassingen bij implementatie te voorkomen adviseren wij daarom eerst een inventarisatie uit te voeren waarbij gesprekken plaatsvinden met mensen vanuit verschillende invalshoeken binnen de organisatie. Het doel is de gewenste functionaliteiten en inrichtingsei-

24

DigiZine

sen voor SharePoint vast te stellen.

Belangrijk is natuurlijk ook wat uw bedrijf met SharePoint wil gaan doen.

Kortom, wat is het doel?

Binnen de scan wordt ook antwoord gegeven op de veelgestelde vragen over SharePoint zoals de mogelijkheden en functionaliteiten, versiekeuze, licenties, beveiliging, beheer, kosten, introductie en eventuele aanvullende aanpassingen en programmatuur. Hoewel de antwoorden voor elk bedrijf natuurlijk anders zijn, helpt de Quickscan om in korte tijd een toegepaste bedrijfsanalyse te maken en antwoord te geven op die vragen.

De scan kan op elk gewenst moment worden aangepast of uitgebreid en bestaat uit 5 fasen, waarbij op basis van een uitvoerige inventarisatie de scope en de planning worden vastgesteld en een implementatieplan wordt gemaakt. De verschillende fases in het programma zijn: inventarisatie, functioneel ontwerp, technisch ont-

werp, ontwikkeling & implementatie.

Bij specifieke wensen kan maatwerk nodig zijn en moeten eventueel technische ontwerpen gemaakt worden.

De Quickscan omvat alle elementen voor de basisinrichting en functionaliteit van de SharePoint infrastructuur. Configuratie van extra onderdelen of het verder uitwerken van basisfunctionaliteiten zoals bijvoorbeeld het inrichten en configureren van een geavanceerde zoekmachine of het implementeren van rapportagefuncties, is altijd mogelijk.

Gebruikt uw bedrijf DigiOffice en wilt u met SharePoint aan de slag? De SharePoint Connector voor DigiOffice is ontwikkeld om de integratie tussen DigiOffice en SharePoint automatisch te regelen. Documenten worden hiermee vanzelf in de juiste SharePoint-structuur opgeslagen. Voor het aanmaken van de SharePoint sites en het configureren van de beveiliging is geen tussenkomst van een beheerder nodig.

Kantoorinformatisering Samenwerkingsplatform SharePoint is hét samenwerkingsplatform bij uitstek en in combinatie met DigiOffice een krachtig instrument.

In SharePoint Connector wordt een profiel van de SharePoint-architectuur bepaald waarna vervolgens documenten opgeslagen en beveiligd worden. Er worden echter niet alleen documenten gerouteerd , maar ook (automatisch) nieuwe sites en bibliotheken aangemaakt. Documenten die door SharePoint Connector worden geplaatst, zijn altijd centraal geregistreerd in DigiOffice en hier eenvoudig terug te vinden. Hierdoor kan binnen SharePoint gebruik gemaakt worden van informatie als relaties, personen, projecten, gebruikers, documenten, maar ook producten uit het inkoopsysteem, offerteaanvragen, inkoopcontracten, leveranciersbeoordelingen, tekeningenregistraties en dergelijke.

PDF in kleur e-mailen Vanuit WhiteOffice kunt u documenten e-mailen door middel van een aparte knop in zowel de ribbon als in de werkbalk. Wanneer u klikt op de knop ‘e-mailen’ in de werkbalk, verschijnt een dialoogvenster waarin u een keuze kunt maken uit een aantal mogelijkheden. Als u werkt met Office 2007 en ook ‘Microsoft Save as PDF or XPS’ is geïnstalleerd, kunt u met de keuze voor de eerste optie een pdf-document aanmaken van het actieve huisstijldocument. U kunt hierbij aangeven of het (kleuren) logo en/of de handtekening geplaatst dienen te worden. Deze pdf wordt dan als bijlage aan een nieuwe e-mail toegevoegd. Dit is ideaal als u een definitieve versie van een document wilt versturen aan een relatie.

Agile Bij het ontwikkelen van software werkt IDB Groep volgens de Agilemethode. Agile betekent lenig en snel en houdt in dat alle bewegingen effectief en efficiënt zijn. Binnen deze methode is een hoofdrol weggelegd voor de samenwerking tussen opdrachtgever en softwareontwikkelaar. De klant bepaalt de prioriteiten van de werkzaamheden, de ontwikkelaars bepalen hoe het wordt gemaakt.

Ze vormen samen één team en werken aan één taak tegelijk, altijd die met de hoogste prioriteit.

Testen en terugkoppelen naar de opdracht-gever gebeurt voortdurend tijdens het ontwikkeltraject waardoor de klant altijd op de hoogte is van de laatste stand van zaken. Bijsturing en evaluatie is een continue proces tijdens het project. Het voordeel is dat men direct leert van fouten en de koers altijd goed is bij te stellen.

Aan het einde van het project is het resultaat precies geworden wat de klant voor ogen heeft gehad bij aanvang van het traject. Dit betekent kwalitatief betere software in een korter ontwikkeltraject.

DigiOffice • •

• • • • • •

Volledig webbased; alle informatie altijd en overal online beschikbaar Naar eigen keus en behoefte samen te stellen uit de modules: DigiOffice CRM voor optimaal relatiebeheer, DigiOffice DMS voor uitstekend documentenbeheer, Extranet, SharePoint en DigiOffice Huisstijl. Dit laatste onderdeel kent de modules WhiteOffice en MailOffice t.b.v. het in huisstijl opzetten, registreren en archiveren van alle correspondentie en e-mail, ViewOffice voor het maken van presentaties in huisstijl, BeeldenBank is het digitale archief voor foto’s en afbeeldingen en DigiBase Huisstijlhandboek is een online huisstijlbeheersysteem.

Aan te passen aan eigen huisstijl en benamingen Meertalig Kosten- en tijdbesparend Gebruiksvriendelijke programma’s Centrale, beveiligde en gestructureerde database I.c.m. Microsoft Office SharePoint Server een geweldig samenwerkingsplatform

DigiZine

25

Implementatie Netwerk Albema-Robema gevirtualiseerd Albema-Robema is met een assortiment van zo’n 65.000 verschillende artikelen en een keur aan bestel- en leveringsmethodes al 40 jaar een gezichtsbepalende speler in de Nederlandse markt van bevestigingsmaterialen. In die tijd hebben zij zich ontwikkeld tot een professionele en deskundige onderneming.

Albema-Robema heeft zich vanaf haar oprichting in 1969 ingespannen om naast een uitgebreid aanbod van kwalitatief hoogwaardige bevestigingsproducten, uniek te zijn als het gaat om leveringsmethodieken, service en persoonlijke aandacht voor haar afnemers.

Het bedrijf heeft 1 hoofdvestiging in Helmond en 2 nevenvestigingen in respectievelijk Maastricht en Hengelo waar in totaal 50 mensen gebruik maken van het netwerk. Sinds 1994 helpt IDB Groep Albema-Robema om het automatiseringstraject optimaal te hebben en te houden.

Wanneer een netwerk ouder wordt dan 5 jaar, is het tijd om eens kritisch te kijken naar de verhouding onderhoudskosten en prestaties. Bij Albema-Robema bleek het vooral op capaciteitsgebied te wringen, ze waren letterlijk uit hun jasje gegroeid.

Onlangs is hun kantoorautomatisering daarom gemoderniseerd naar een geheel nieuwe Windows Server 2008 R2-omgeving, draaiend op servervirtualisatiesoftware van VMware. Er zijn 2 nieuwe fysieke servers geplaatst met een gedeelde opslag (SAN) waarop 5 nieuwe virtuele servers draaien. Dit betreffen een nieuwe file- en printserver, een Exchange 2007-server, 2 remote desktopservers en de virtualisatie van een bestaande ISA 2006-server. Daarnaast is ook Office 2007 geïmplementeerd dat Office XP op de meeste werkplekken heeft vervangen. Door middel van Group Policies worden vrijwel alle instellingen voor de gebruikers geregeld op de remote desktopservers.

Door een nieuwe virtuele remote desktopserver-omgeving is er verbinding onderling en met het hoofdkantoor tot stand gebracht. De installatie voor de nevenvestigingen kon zo vanaf het hoofdkantoor in Helmond gedaan worden. Een punt dat hierbij naar voren kwam, was dat er op één locatie nog een oude 16 bit-applicatie in gebruik was die niet bleek te functioneren in de nieuwe situatie.

Er is daarom tijdelijk een nieuwere versie van de applicatie geïnstalleerd die wel werkt op Windows Server 2008 R2. Na een evaluatieperiode is de officiële versie aangeschaft en geïnstalleerd. Dit project is binnen een kleine maand uitgevoerd en voltooid.

26

DigiZine

Implementatie Succesvolle rebranding in samenwerking met IDB Groep

Stichting De Onderwijsspecialisten Stichting De Onderwijsspecialisten is een overkoepelende organisatie voor het speciaal onderwijs. Sinds 2006 bundelen een aantal Gelderse scholen (locaties) hun krachten in deze stichting. Door kennis-en expertisedeling kan beter onderwijs aan speciale kinderen worden geven. Het gaat om 18 locaties met een totaal van 650 gebruikers. IDB Groep heeft in 2010 met succes WhiteOffice en ViewOffice, twee modules uit DigiOffice Huisstijl, bij De onderwijsspecialisten opgeleverd en het project is inmiddels afgerond.

TenneT is dé grootste elektriciteitstransporteur met als belangrijkste taak het bewaken van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de elektriciteitsvoorziening in Nederland en een belangrijk deel van Duitsland: 24 uur per dag, 365 dagen per jaar.

TenneT levert diensten en en voert taken uit die tot doel hebben de elektriciteitsmarkt verder te ontwikkelen en goed te laten functioneren.

Ook leveren zij diensten die de marktwerking en de ontwikkeling van een duurzame energievoorziening stimuleren.

De organisatie heeft ongeveer 1700 medewerkers in dienst, had in 2009 een omzet van 2 miljard euro en bewaakt 19.100 km circuitlengte waardoor 82.000 MW vermogen geleverd kan worden. Sinds het jaar 2000 maakt TenneT gebruik van onze software WhiteOffice en ViewOffice om huisstijldocumenten te genereren en beheersen binnen de organisatie.

Het beheersbaar en automatisch verspreiden van huisstijldocumenten heeft TenneT in die periode veel kosten bespaard.

In augustus 2010 zijn wij samen met het rebranding-team van TenneT een nieuw project opgestart voor het doorvoeren van een complete huisstijlwijziging. TenneT had als doel om begin oktober één onderneming met één huisstijl te lanceren met de volgende boodschap: “Onze nieuwe visuele identiteit doet recht aan onze schaalgrootte en

ambities, maar voelt tegelijk herkenbaar en vertrouwd aan. Het is een mix van beide werelden. Met deze nieuwe en toch vertrouwde naam en huisstijl zetten we de eigentijdse internationale organisatie neer die we willen zijn.”

Een huisstijlwijziging voor een onderneming als TenneT is eenvoudiger te realiseren doordat zij al gebruik maakte van WhiteOffice en ViewOffice. Hierdoor was het mogelijk om door een intensieve samenwerking met de medewerkers van het rebranding-team van TenneT in een zeer korte doorlooptijd van 2 maanden het totale project vanuit IDB op 5 oktober op te leveren. Op deze datum kregen alle gebruikers van TenneT de documenten in de nieuwe huisstijl.

Veel bedrijven overwegen een investering in WhiteOffice en/of ViewOffice om de huisstijl beheersbaar en correct te verspreiden binnen de organisatie. Door de hiermee te behalen besparingen in verhouding tot de “oude” beheerskosten zal men de investering zeer snel terugverdienen. Als een onderneming later wijzigingen gaat aanbrengen in de huisstijl of zelfs een totale huisstijl gaat aanpassen, zal deze besparing nog veel hoger zijn.

DigiZine

27

Column

Voorjaar Kent u dat nog? De geur en warmte van het voorjaar, de belofte van groei en een nieuw begin? Vast wel, alhoewel het zowel letterlijk als figuurlijk al weer even geleden is. Het afgelopen jaar heb ik veel organisaties bezocht waarbij figuurlijk het onderwerp ‘voorjaar’ ter tafel kwam. De jaren 2009 en 2010 hebben zich immers, bij de meesten van u, gekenmerkt door een terugval in omzet en winst. Vervelend, zeker omdat deze situatie al even duurt.

En de koek is nog niet op. Binnen de bouwsector lijkt de lijn omhoog ondanks vele overheidsmaatregelen moeilijk vindbaar. Gerenommeerde trendwatchers verwachten dat we zeker tot in Q3-2011 behoorlijk last houden van deze economische crisis. De marges, die al krap waren, komen verder onder druk te staan waardoor prijsconcurrentie hoogtij zal vieren.

Is er dan helemaal geen uitzicht op het voorjaar, op verbetering? Mijn stelling luidt dat die er altijd is!

De keerzijde van deze donkere ‘winterse’ periode is namelijk dat deze tijden een fantastisch platform zijn voor onderscheid. Innovatie in de bouw kan hét antwoord zijn op de terugval waarmee we op dit moment te maken hebben. Dat is tenminste mijn overtuiging: onderscheid door juiste innovatie. Dan heb ik het niet alleen over product- maar ook over procesinnovatie. Ik hoor u denken: ”Maar waar moet ik dan beginnen?” Hoewel daar geen eenduidig antwoord op te geven is, liggen de suggesties wel voor het oprapen. Met gebruikmaking van gezond verstand komt u een heel eind. Twee voorbeelden geef ik u graag mee.

U kunt zich specialiseren als partij die optimaal inspeelt op toenemende mondigheid van de klant. Door gebruik te maken van moderne technieken kunt u uw klant veel verder toelaten in het bouwproces dan u ooit deed.

Door middel van bijvoorbeeld kopersbegeleiding met kennisportalen en georganiseerde chatsessies via het internet kunt u op verschillende momenten in het bouwproces uw (potentiële) klant raadplegen. Zij voelen zich meer betrokken dan voorheen wat de aantrekkingskracht op uw organisatie zal verhogen. Door deze manier van klantbenadering kunnen prospects van verschillende woonconcepten in de eigen taal en bijbehorende gewoonten worden benaderd.

Een andere mogelijke kans is het verhogen van de betrokkenheid/aansluiting van andere partijen binnen de keten. Ketenintegratie is misschien het ‘buzz-woord’ waar u direct aan denkt. Zelf denk ik dat dit onderwerp ook op kleinere schaal makkelijk toepasbaar is waardoor winstpunten sneller binnen handbereik zijn. Het optimaal uitwisselen van informatie is er zo één. Efficiencywinst tussen de ketenpartijen, daar gaat het naar mijn mening om. Dat wordt mogelijk als u nog meer gaat denken vanuit het ketenbelang.

Kortom de weg omhoog heeft u voor een groot deel zelf in de hand. In deze donkere dagen investeren in innovatie maakt dat het voorjaar sneller dichterbij komt. Ik ben reuze benieuwd: begint het voor u al voorjaar te worden?

Jeroen van Zwienen directeur Bedrijfsinformatisering

28

DigiZine

Bedrijfsinformatisering

Ontwikkeling in beweging Visie op de toekomst van de technische groothandel

Door Margolize Sieverink

Een rit met obstakels als ik ‘s morgens vroeg voor een dubbelinterview vertrek naar het hoge noorden. Naar Hoogeveen om precies te zijn. Stremt het verkeer in de Randstad nog vanwege de drukte en is het weer grijs en somber gestemd, naarmate de rit vordert klaart de lucht op, vermindert de verkeersdrukte en is de zon in Hoogeveen zelfs verblindend aanwezig. Het toont maar weer aan dat hoewel ons land niet groot is, de verschillen in weertype dat wel kunnen zijn. En hoe een bepaalde weersomstandigheid een land, provincie of streek zelfs kan ontwrichten.

Ook in een andere betekenis heeft het weer, de depressie zijn weerslag.

In alle lagen van de bevolking en in iedere branche van de zakenwereld is de economische recessie een feit, ook in de technische groothandel.

Ik ga in gesprek met Gert-Jan Mannak, voormalig algemeen directeur en oprichter van technische groothandel Mannak Techniek B.V. en MD Bedrijfskleding en Promotions B.V. en Jeroen van Zwienen, directeur Bedrijfsinformatisering van IDB Groep. Gert-Jan Mannak heeft managementervaring op het gebied van supply chain, ict, pro-

curement en complex intern procesmanagement. Een MBA-studie met als specialisatie register bedrijfskundige heeft voor hem de verwevenheid van deze disciplines duidelijk gemaakt.

Als adviseur stelt hij zijn expertise op deze terreinen en de eigen ontwikkelde visie daarop beschikbaar om MKB-bedrijven en starters te helpen met de voortgang van hun bedrijf.

Jeroen van Zwienen houdt zich al jaren bezig met innovatie en business development. Hij heeft ervaring als management adviseur en business manager binnen diverse branches.

Zowel binnen als buiten de technische groothandelbranche zoekt hij regelmatig de dialoog om op die manier trends en ontwikkelingen vast te stellen. Zo blijft het producten- en dienstenpallet optimaal afgestemd op wat er in de markt gebeurd.

Een gesprek over ideeĂŤn en visie op heden en toekomst van de technische groothandel.

Het effect dat alleen al de winter van 2010 heeft gehad op de omzet van de bouwbranche is gigantisch. Bijna 16 van de 52 weken kon er niet gewerkt worden waardoor faalkosten natuur-

DigiZine

29

Bedrijfsinformatisering lijk stegen en inkomsten uitbleven omdat projecten niet opgeleverd konden worden. De omzet kromp met meer dan 30%. De tikken die zijn uitgedeeld in de bouw hebben uiteraard hun effect op de technische groothandel. Er is minder vraag, inkomsten dalen en menig kleine ondernemer staat het water tot aan of misschien wel boven de lippen.

Gert-Jan Mannak: “Tijd voor verandering dus. Zo heb ik zelf halverwege vorig jaar met pijn in het hart moeten beslissen om na 20 jaar ondernemer te zijn geweest het doek voor beide bedrijven te laten vallen. De vraag vanuit de markt liep zo terug dat toekomstperspectief ontbrak.” Een beslissing die hem niet in de koude kleren is gaan zitten. In de periode voorafgaande aan het faillissement was al een traject ingezet om het bedrijfsproces grondig door te lichten en veranderingen door te voeren. Mannak: “De tijd dat er uit loyaliteit zaken gedaan wordt, ligt ver achter ons. Er is een periode aangebroken waarin visie en strategie cruciaal zijn voor het voortbestaan van de sector.” Het gaat namelijk niet meer om het bestaansrecht van een bedrijf op grond van de aangeboden producten en/of diensten. Het hoge tempo in maatschappelijke veranderingen en economische ontwikkelingen dwingt het bedrijfsleven tot maatregelen. De cyclustijden zullen korter zijn, bedrijven gaan op in grotere firma’s waar grote investeerders

30

DigiZine

achter staan.

Jeroen van Zwienen: “De klant van vandaag wil goed geholpen worden.

Dat betekent duurzame kwaliteit tegen de scherpst mogelijke prijs met het beste advies. En het liefst 24 uur per dag, 7 dagen per week. Daar zijn veel bedrijven in de technische groothandelbranche niet op berekend.

Het management en directies van veelal uit familiebedrijven ontstane firma’s bestaat vaak uit babyboomers.

Een generatie die de ontwikkelingen natuurlijk wel ziet maar niet meer de instelling, het lef, de energie heeft of het nut inziet om zelf nog het bedrijfsproces te wijzigen. Terwijl generaties onder hen in staf en op de werkvloer de nieuwe inzichten al lang omarmd hebben en graag zaken op zouden willen pakken.”

Mannak: “Binnen 2 tot 3 jaar komt die kentering er echt wel. Dan maken zo’n 3 à 400.000 babyboomers plaats voor een nieuwe lichting. Maar die moeten wel voorbereid zijn en daar moet in geïnvesteerd worden.”

Van Zwienen: “Hoe moet het dan met de rijke kennis die de ‘oude garde’ bezit? Die verdwijnt toch op deze manier?” Gert-Jan Mannak weerspreekt dit zeer stellig. Hij gelooft dat er nu al een cultuuromslag plaats moet vinden waarbij de top-downstructuur die in veel bedrijven nog heerst, losgelaten moet worden. “Er is zeer veel kennis op de werkvloer die nu vaak onbenut blijft. Hiermee doet een manager zijn bedrijf tekort en

raakt de werknemer gefrustreerd.

Niet voor niets is het percentage werknemers met een burn-out zo hoog. Dat komt niet alleen door de stijgende werkdruk omdat het werk met minder mensen verricht moet worden. Ook het feit dat men zich ondergewaardeerd en niet gerespecteerd voelt, speelt hierin een grote rol.” Een bedrijf is er dus bij gebaat te luisteren naar innovaties waar de werkvloer vanuit praktijkervaring zelf mee komt. Het stimuleert niet alleen de werkhouding, maar vergroot ook de binding met en de verantwoordelijkheid voor het bedrijf.

Vanuit die nieuwe houding zijn er zeker kansen voor de technische groothandel te bespeuren. Van Zwienen: “Er is al heel wat gaande in de branche met de opkomst van bijvoorbeeld de webshops.” Mannak: “Dat is zeker een ontwikkeling die tegemoet komt aan klantwensen. Ik denk dat ict-pakketten nog flexibeler worden zodat ze klantspecifieker kunnen zijn.

De markt wil op maat bediend en geholpen worden door specialisten met gedegen productkennis. Wil je als branche meegaan in die beweging dan moet je durven veranderen, je onderscheiden en investeren in de kwaliteit van het product. Waardeer en gebruik daarbij de kennis van je personeel, blijf jezelf ontwikkelen en houdt bovenal voeling met de klant.

Alleen op die manier kan de keten en daarbinnen de technische groothandel overleven.”

Informatieaanvraag

Het Nieuwe Vissen... vanaf je eigen thuisvisstek

IDB Groep is een solide en open onderneming die al meer dan twintig jaar doorlopend innoveert op meerdere terreinen. Naast het ontwikkelen van oplossingen voor het digitale kantoor en het implementeren van huisstijlautomatisering maakt IDB Groep ERP-software voor de groothandel en de bouw.

Ook begeleidt en beheert ons bedrijf het volledige traject naar een uitgekiend huisstijlmanagement. IDB Groep beschikt over een professioneel team van specialisten dat een complete netwerk- en telecommunicatieomgeving kan inrichten en bewaken.

Voor al onze oplossingen geldt dat wij ze samen met u praktisch toepasbaar maken. IDB Groep is de meedenkende partner voor elk bedrijf dat op verantwoorde wijze het maximale wil halen uit de hedendaagse mogelijkheden van automatisering. IDB Groep zoekt altijd de grenzen op, want alleen met een vooruitziende blik en een innovatieve instelling kunnen we de toekomst v贸贸r zijn.

MEER INFORMATIE Bent u na het lezen van dit magazine ge茂nteresseerd in een vrijblijvend gesprek? Wij maken graag een afspraak om u te laten zien wat onze diensten en producten inhouden.

www.idbgroep.nl/demo

DigiZine

31

Slim aan de slag met Het Nieuwe Werken Contacten beheren

Documenten beheren

Huisstijl organisatie

y

Telecommunicatie

Communiceren

Netwerkdiensten

Huisstijlmanagement

Samenwerken

DigiBouw DigiTrade ERP

DigiZine 32 IDB Groep | De Bleek 1A, 3447 GV

Woerden | T (0348) 46 55 00 | F (0348) 46 55 01 | info@idbgroep.nl | www.idbgroep.nl