Bedrijfsprocessen optimaliseren
achtergrond
waaraan deze collega’s gekoppeld zijn. Zodra het document klaar is, ontvangen uw medewerkers bijvoorbeeld een e-mail met daarin een link naar de taak en het document. Zo is achteraf altijd na te gaan of iemand is meegenomen in het informatiecircuit. Automatische dossiervorming Voor het secretariaat van een landelijk opererend grondwerkbedrijf was het bijna ondoenlijk geworden om schademeldingen en de afhandeling ervan handmatig te verwerken. Alle acties die vanaf de melding in gang gezet moeten worden en de verzameling van alle bijbehorende documentatie zijn in werkstromen in DigiOffice gevat. Daardoor vormen digitale dossiers in DigiOffice zich automatisch. Het secretariaat krijgt meldingen als er formulieren van verzekeringsmaatschappijen, foto’s van het schadegeval, getuigenverklaringen of verslagen van overleggen aan de dossiers worden toegevoegd. Taken voor externen DigiOffice Extranet maakt documenten binnen DigiOffice toegankelijk voor externe partijen. Daarbij kunt u denken aan correspondentie, tekeningen en NAW-informatie. Hiervoor richt u naar wens projectportalen, publicatieportalen, klantportalen en leveranciersportalen in. Al naar gelang de verleende rechten mogen externe personen PDF-versies of het originele bronbestand up- en downloaden. Extranetgebruikers kunt u ook werkstroomtaken toewijzen. Daarvoor zet u taken in hun portaal. U kunt hiermee bijvoorbeeld in een klantportaal jaarlijks een wijzigingsformulier NAW-gegevens plaatsen. Op het moment dat u dat doet, ontvangen uw klanten
een e-mail met het verzoek hun gegevens te controleren, eventuele wijzigingen aan te brengen en het gewijzigde document te uploaden in het portaal. En via een projectportaal kunt u taken neerleggen bij partners, leveranciers of opdrachtgevers om bijvoorbeeld tekeningen of documenten te controleren. Samenvatting en conclusie Voor een positief resultaat moet u dus tijdig bij kunnen sturen. Dat betekent iedere dag weer vinger aan de pols om te zien hoe het bedrijf ervoor
staat qua opdrachten, uitvoering, werkdruk en financiën. Om afdelingen en medewerkers te kunnen managen en de juiste beslissingen te nemen voor de bedrijfsvoering, is informatie van vitaal belang. Geen statische data aan het eind van de maand, maar dagelijkse input uit de hele organisatie. Van werkvloer tot aan directiekamer. Daarbij gaat het niet alleen om de regelmaat in de updates, maar vooral om de kwalitatieve inhoud.
u die informatie uit de bedrijfsprocessen kunnen halen. Als afspraken, procedures en werkwijzen min of meer op papier staan, wil dat nog niet zeggen dat er in de praktijk ook naar gehandeld wordt. Om dat inzichtelijk te krijgen en bepaalde processen af te dwingen, kunt u de volgende stappen ondernemen: • Breng uw processen in kaart • Spiegel ze aan uw doelstellingen • Verbeter ze – processen managen is een dagelijks terugkerende taak • Automatiseer processen in werkstromen
Voor wat betreft het laatste punt – automatiseer processen in werkstromen - kunt u een beroep doen op onze expertise. DigiOffice biedt u met werkstromen: • Inzichtelijkheid van processen • Elk moment controle op de status • Minder faalkosten • Borging van processtappen • Efficiëntere inzet van personeel • Effectievere organisatie • Meer tevreden klanten • Vastlegging en behoud van kennis
Om grip te krijgen en te houden moet
DigiZine
21