VERSLAG LEDENRAAD 2019
Ten behoeve van Jaarverslag 2019 –Gereedschap voor verandering
VERSLAG VAN DE LEDENRAAD 2019
SAMENSTELLING LEDENRAAD EN GOVERNANCE
De ledenraad bestaat statutair uit 25 personen die zonder last of ruggespraak zitting hebben. Zij worden door de vijf districtsraden van Humanitas gekozen; voordracht geschiedt door onafhankelijke kiescommissies. In 2019 verlaten drie leden de ledenraad: Gerard de Jong, Hans van der Zee en Pieter van Mensch. Chantal van Loon en Maryline Lamp treden toe. De samenstelling bij het verschijnen van het jaarverslag 2019 is te vinden op de website van Humanitas. Begin 2020 zijn er drie vacatures.
De ledenraad van Humanitas is in 2019 vijf keer bijeen geweest. In de vergaderingen in maart, mei, juni, september en november stond het bespreken en goedkeuren van de jaarstukken op de agenda en onderwerpen die worden geagendeerd naar aanleiding van de besluitvorming door het hoofdbestuur. Dit zijn de belangrijkste onderwerpen van discussie en besluitvorming in 2019:
HUMANITAS IN 2025
In maart wordt de ledenraad bijgepraat over de voortgang van Wenkend Perspectief. In twee workshops maken de leden kennis met methodes die in het land worden gebruikt om vrijwilligers en beroepskrachten aan het denken te zetten over Humanitas in 2025. In de vergadering van juni licht het projectteam toe hoe het te werk is gegaan. In september presenteert Angelique van Dam haar bevindingen en plannen voor de komende periode: een strategisch meerjarenplan genaamd Spoorboek Humanitas 2020-2025. De ledenraad spreekt zijn waardering uit voor het door het hoofdbestuur voorgestelde traject om te komen tot een meerjarenagenda. In november krijgt de ledenraad uitleg over de vorming van kernteams die samen met een team van
vrijwilligers aan de slag gaan met het opstellen van een meerjarenagenda (2020 - 2025).
BENOEMING INTERIM-DIRECTEUR/WERVING NIEUWE DIRECTEUR
In de vergadering van mei wordt kennisgenomen van het vertrek van directeur Lodi Hennink. De ledenraad keurt de interimbenoeming van Angelique van Dam als directeur van de vereniging Humanitas met meerderheid van stemmen goed. In de vergadering in juni bespreekt het hoofdbestuur met de ledenraad dat het overweegt de opdracht van mevrouw Van Dam tot eind mei 2020 te verlengen, omdat meer tijd nodig is om het gekozen traject te kunnen voltooien zonder de vereniging er te veel mee te belasten. In september stemt de ledenraad unaniem in met de verlenging van de opdracht van mevrouw van Dam tot 1 juni 2020, onder de voorwaarde dat de ondernemingsraad positief advies uitbrengt. Het hoofdbestuur stelt met input van de benoemingsadviescommissie van de ledenraad en de ondernemingsraad het profiel vast voor de werving en selectie van de nieuwe directeur. In november geeft de ledenraad aan dat een vaste aanstelling van mevrouw Van Dam de voorkeur heeft en keurt tegelijkertijd het profiel directeur Humanitas goed.
AANBESTEDINGEN
In maart wordt de ledenraad meegenomen in de discussie over het al dan niet deelnemen aan aanbestedingstrajecten. De kadernotitie die hierover in 2018 is geschreven, krijgt een appendix met inspirerende en praktische voorbeelden en best practices, omdat er in een jaar tijd veel veranderd is. De ledenraad wil niet voorbijgaan aan de principiële vraag of deelname aan aanbestedingstrajecten door Humanitas in lijn is met de waarden van Humanitas. De voorzitter zegt toe dat er een visie-document wordt voorbereid
waarin deze vraag beantwoord wordt. Het onderwerp ‘aanbestedingen’ staat in september opnieuw op de agenda. Een werkgroep, bestaande uit vier ledenraadsleden, zullen de zorgen rondom het onderwerp verder uitdiepen ter voorbereiding op de ledenraad van november (deze meningsvormende sessie werd om agendatechnische redenen verplaatst naar 6 maart 2020).
GEWIJZIGDE KOSTPRIJSMETHODIEK
In juni worden de raadsleden bedankt voor hun aanwezigheid bij de informatiesessies in het land over de kostprijssystematiek van Humanitas. Deze hebben veel waardevolle input opgeleverd. De voorzitter zegt toe om voor de ledenraad van 6 september een voorstel te agenderen. De meerderheid van de afdelingen is vóór de gewijzigde kostprijsmethodiek, maar deze meerderheid is klein ook gezien de aard van de kritiek en het feit dat omzetting zonder groot draagvlak op de korte termijn onhaalbaar lijkt. Daarom besluit het hoofdbestuur met goedkeuring van de ledenraad de implementatie een jaar uit te stellen.
PLAN-EN-VERSLAGCYCLUS
In de vergadering in juni komt het jaarverslag inclusief jaarrekening 2018 aan de orde en de vertraging die het vaststellen ervan oploopt, omdat de goedkeurende verklaring van de nieuwe accountant op zich laat wachten door aangescherpte regelgeving. De adjunctdirecteur bedrijfsvoering licht de oorzaken toe. De ledenraad vraagt om voor volgend jaar tijdig te anticiperen op de nieuwe eisen van de accountant om herhaling te voorkomen. De ledenraad stemt in met de verlenging van de termijn waarbinnen de goedkeuring van de stukken moet plaatsvinden voor de duur van vier maanden. In augustus komt de financiële commissie weer met de portefeuillehouder financiën van het hoofdbestuur en de directie bijeen om te kijken naar de jaarrekening en de stand van zaken rondom de begroting 2019. Het is belangrijk dat de organisatie financieel op orde komt. In september presenteert het hoofdbestuur de jaarrekening en het jaarverslag over 2018. Na een nadere toelichting op de jaarrekening, de management letter van de accountant en een presentatie van de financiële
commissie van de ledenraad verleent de ledenraad, het hoofdbestuur decharge voor het gevoerde beheer en beleid. De accountant is bij het overleg aanwezig om vragen te beantwoorden, onder meer over de veranderende wet- en regelgeving voor de accountantscontrole en verbetering van het interne controleproces. In november keurt de ledenraad het jaarplan en de begroting voor 2020 goed. Naast de jaarstukken heeft de ledenraad in 2019 ook kwartaalrapportages ontvangen.
Andere onderwerpen die in 2019 aan de orde kwamen, zijn: governance en discussies hierover met afdelingsen districtsbesturen, de herbenoeming van een hoofdbestuurslid, de werving en selectie van nieuwe hoofdbestuursleden en het verhogen van de contributie in 2020.
WERKWIJZE LEDENRAAD EN BENOEMINGEN
De ledenraad werkt met een agendacommissie (voorheen presidium), bestaande uit de leden Evelien Blaauw (voorzitter), Bella van der Linden en Leen de Kramer. De agendacommissie bereidt met het hoofdbestuur de agenda voor de ledenraad voor. Vóór de vergaderingen met het hoofdbestuur bespreekt de ledenraad alle lopende zaken tijdens een vooroverleg. Daarin wordt ook de besluitvorming voorbereid door het peilen en uitwisselen van de meningen. De agendacommissie behandelt daarnaast ingekomen post uit de vereniging en is de eerste gesprekspartner van het hoofdbestuur en de beroepsorganisatie bij de voorbereiding en evaluatie van de ledenraadvergaderingen.
FINANCIËLE COMMISSIE
Om de financiële stand van zaken in de vereniging en de voortgang van de getroffen maatregelen beter te kunnen monitoren, is een financiële commissie in het leven geroepen, bestaande uit Marese Dijken, Geert Joosten (voorzitter), Leen de Kramer, Herman Wehkamp en Chris Wissenburg. Zij bespreken de financiële stukken en gerelateerde onderwerpen voor met de directie en de portefeuillehouder financiën van het hoofdbestuur. Ook spreken ze met de accountant over de begroting en de
jaarrekening, waarover ze vervolgens verslag uitbrengen aan de ledenraad: ze adviseren de ledenraad deze financiële stukken goed te keuren, met een aantal aanbevelingen.
EVALUATIECOMMISSIE
Een commissie, bestaande uit Willem Bartelings, Ada van Bergen, Arie de Bruijn en Geert Joosten, bereidt de jaarlijkse zelfevaluatie voor. Uit de zelfevaluatie over 2018, in juli besproken met het hoofdbestuur, volgt een aantal aanbevelingen voor het werken met en door de ledenraad. Belangrijke onderwerpen zijn: betere informatieverstrekking voor het kunnen nemen van besluiten, betere besluitvorming binnen de ledenraad, het instellen van commissies voor een verdiepingsslag aan de kwaliteit van de besluitvorming, het besloten karakter van de informele voorvergadering, de relatie van de raadsleden met hun afdeling, en het introduceren en inwerken van nieuwe leden. De commissie constateert al met al een positieve ontwikkeling in het interne functioneren van de ledenraad en in de verhouding tussen de ledenraad en het hoofdbestuur. De ledenraad stelt het verslag van de commissie zelfevaluatie in september vast en verleent decharge aan de commissie.
ADVIESCOMMISSIE BENOEMINGEN
HOOFDBESTUUR
Bij bestuursvacatures meldt het hoofdbestuur statutair de vacatures bij de ledenraad (en uiteraard breder in de vereniging). Ook legt het hoofdbestuur een proces en profiel ter goedkeuring voor aan de ledenraad. Kandidaten worden voorgedragen ter benoeming. Sinds 2017 wordt een adviescommissie van de ledenraad, in 2019 bestaande uit Bella van der Linden, Herman Wehkamp en Hans van der Zee (vanaf medio 2019 Marese Dijken), betrokken bij de werving en selectie. De commissie spreekt met de kandidaat/kandidaten en brengt advies uit aan de selectiecommissie van het hoofdbestuur vóór de voordracht naar de ledenraad gaat.