HVA SLAGS ELEKTRONISK MANNSKAPSLISTE BØR JEG VELGE? Nå som kravet om elektronisk mannskapsliste i byggeprosjekter er innført, er det mange som lurer på hvordan man skal gå fram for å forsikre seg om at listene føres riktig, og at de oppbevares slik at man enkelt skal kunne vise dem fram ved en eventuell kontroll.
Byggekortleser med merverdi Uansett hvilken type elektronisk mannskapsliste du velger, er det viktig å tenke på hva du som bedrift ønsker å gjøre ut av det nye kravet. Ønsker du å dokumentere kun for kravets skyld, vil det holde å velge et enklere system som kun har som formål å hjelpe deg å dokumentere personell på byggeplass. Ønsker du å bruke data fra mannskapsregistreringen til flere formål, kan det være lurt å kikke seg rundt etter systemer som inneholder mer enn bare en elektronisk mannskapsliste. Det er flere måter å registrere elektronisk mannskapsliste på, og vi i Holte leverer tre forskjellige. 1.
Elektronisk byggekortleser – den mest komplette løsningen med flere funksjoner
2.
App-løsning eller innlogging på nettsider
3.
Elektronisk (manuell) registrering på byggeplass
Alle tre snakker samme språk. Det betyr at hvis du velger en enklere start, er det lett å utvide senere. Elektronisk byggekortleser Den innebygde GPS-en gjør at byggekortleseren alltid «vet» hvor den er, så fort stikk-kontakten blir tilkoblet. Alle som skanner byggekortet sitt på leseren blir automatisk registrert på riktig prosjekt. Du kan ha samme skanner på flere prosjekter,
22
holte MAGAZINET - HØSTEN 2017
bare ta den med til byggeplassen og koble den til.
som på de andre løsningene, og kan få ut statistikker og timeoversikter om ønskelig.
På forhånd kan du legge inn deltakere og tildele roller i HoltePortalen. Hvis en ansatt hos deg som ikke er registrert på prosjektet likevel skanner seg inn, vil programvaren gjenkjenne vedkommende som ansatt og oppgaver kan tildeles og timer registreres. En perfekt løsning for byggmesteren som liker å ha oversikt over prosjektet sitt.
Manuell registrering Den tredje løsningen er også elektronisk, men den fungerer ved at én person registrerer inn alle som kommer og går på byggeplassen. Dette fungerer bra, også for underentreprenører som ikke er registrert i systemet fra før. Men noen må gjøre jobben, enten ved å være fysisk tilstede, eller være tilgjengelige på telefon. Løsningen krever også at den som skal registrere personer faktisk forlanger å få se byggekortet til hver enkelt.
Hvis det kommer eksterne fra andre firmaer og sjekker inn med sine byggekort, vil systemet skille mellom bedrifter du har i kontaktregisteret ditt, og de som ikke er der. En uregistrert kontakt kan kanskje bli en framtidig interessant samarbeidspartner for deg. Derfor vil mannskapslisten spørre deg om du ønsker å legge til den nye kontakten. Svarer du ja, vil systemet gjøre et søk for deg i Brønnøysundregisteret, og så automatisk legge til den nye kontakten. App-løsning eller innlogging på nettsider Dersom du ikke ønsker selve byggekortleseren, kan en app-løsning via mobil eller en innlogging på nettsider være en mulighet. Da må de ansatte allerede ha en bruker i systemet, og logge seg inn selv. Ulempen med denne, er at den enkelte registrerer seg selv, og du får ikke samme gode kontroll med at vedkommende faktisk har gyldig byggekort slik som den elektroniske leseren gjør. Dette er altså ingen optimal løsning – men den tilfredsstiller myndighetenes krav og den funker. Du har samme programvare i bakgrunnen
Første gang en person registreres, må en del opplysninger registreres manuelt. Neste gang er det nok å taste inn byggekortnummeret. Dette funker, men krever en del ressurser. En person må ha en telefon tilgjengelig, og ha som tilleggsjobb å registrere alle som kommer. Listene MÅ samhandles Har du et middels stort eller større foretak som benytter underentreprenører, skal mannskapslistene samhandles. Det skal være én liste pr. prosjekt. Det mest hensiktsmessige er derfor å bli enige om hvem som skal føre mannskapslister i sitt system. Noen ganger ønsker kanskje byggherren å gjøre dette selv. Det er opp til deg Nå vet du litt om alternativene for registrering av elektronisk mannskapsliste. Valget er ditt - vi har løsningen. Les om Holte Mannskapsliste her
