Farde à formulaires Animateur Horizon et Routier
Sommaire
Photo de couverture : FAn - Anim1-2-3
Photo pages 2-3 : FAn - Anim1-2-3
Photo 4e de couverture : FAn - Anim1-2-3
Introduction
En tant qu’Animateur Responsable d’un Groupe Guide, tu prends des responsabilités au sein de notre Mouvement.
Bravo et merci à toi !
Pour réaliser ta mission, compte sur ton expérience, tes compétences, les autres membres de ton Staff, ton Staff d’Unité et sur le Mouvement qui met à ta disposition une structure de soutien : Équipe de Région, Équipe Fédérale, Carrick, etc.
Pour t’aider, appuie-toi sur les publications Guides. Notamment sur cette farde, dans laquelle tu retrouveras des informations sur l’ensemble des formulaires administratifs d’une année Guide.
Pour compléter cette farde, rends-toi sur www.guides.be.
Tu y retrouveras :
• la totalité des formulaires à télécharger ;
• le détail des démarches et des informations complémentaires pour chaque formulaire ;
• les modes d’emploi et les tutoriels vidéo pour t’aider à télécharger ou compléter les formulaires qui se trouvent dans SCRIBe.
Une farde à partager
C’est l’Animateur Responsable qui la reçoit, mais elle s’adresse à tout le Staff. À chacun, lors de la répartition des tâches, d’identifier les formulaires qui touchent à son domaine (contact avec les parents, gestion du compte en banque, etc.).
31e NaN - Gembloux
Tous les formulaires en un coup d’œil
Où se trouvent les formulaires ?
Disponible en papier dans cette farde
Disponible sur www.guides.be
• Fiche d’inscription
• Fiche santé
• Protection de la vie privée
• Droit à l’image
• Autorisation parentale
• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident
• Contrat de location/Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en Belgique
• Déclaration d’accident et Déclaration de sinistre
• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de Groupe auprès de la banque CBC
• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de Groupe auprès d’une banque autre que CBC
• Fiche partenaire pour le Dossier camp à l’étranger
• Demande d’assimilation comme Animateur breveté
• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités
• Demande d’analyse d’eau
• Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire
• État des lieux de début et de fin de camp
• Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ou pour bâtiment
• Préparation et engagement de camp
• Préparation et évaluation de stage pratique
Disponible dans SCRIBe
Disponible sur le site d’un de nos partenaires
• Assurance omnium dégâts matériels (encastrés ou déclarés) dans les voitures
• Attestation mutuelle
• Dossier camp à l’étranger
• Assistance à l’étranger
• Déclaration de camp
• Listing de ton Groupe
• Attestations d’appartenance au Mouvement
• Demande de subsides pour les camps auprès de l’ONE
• Commande de tentes et de matériel au Centre de prêt de la FW-B à Naninne (cpm.mouvementsdejeunesse.be)
Administratif
Le soutien et la confiance des parents te sont indispensables dans ton animation. Pour te faciliter le travail, nous avons rassemblé dans cette farde les documents à faire compléter par ceux-ci en début d’année Guide.
Retrouve à la fin du dossier les diverses attestations que tu pourrais être amené à transmettre aux parents.
Formulaires à compléter par les parents
Formulaire
Fiche santé
À conserver par le Groupe
Quand ?
En début d’année Guide
Autorisation parentale
Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident
À envoyer au Carrick
En début d’année Guide
Droit à l’image
Protection de la vie privée
À conserver par le G roupe ou l ’ u nité
Fiche d’inscription
En début d’année Guide ou dès l’inscription d’un nouveau membre
Pourquoi ?
Elle reprend les informations du dossier santé de l’enfant et sera présentée au médecin consulté lors du camp, d’une réunion, etc. Détruis-la après le camp si aucun dossier n’est ouvert.
Les parents signent le formulaire pour placer leur enfant sous la responsabilité de ses Animateurs lors des activités Guides. Si le camp se passe hors de nos frontières, demande aux parents de faire légaliser l’Autorisation parentale par la commune juste avant le camp.
Les Guides ont souscrit à une police d’assurance complémentaire qui a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire. Nos membres sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.
Lors de nos activités, des photos et vidéos des membres sont prises. Ceux-ci doivent donner leur accord explicite pour la prise et la diffusion d’images sur les supports des Guides. Si tu n’as pas déjà un formulaire de ce type, tu peux utiliser celui proposé afin de récolter, pour l’ensemble du Groupe, le consentement des adultes responsables des membres de moins de 15 ans, ou celui des membres eux-mêmes s’ils ont plus de 15 ans.
Avec ce formulaire, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles par un organisme autre que les Guides.
Ce formulaire est destiné à l’Animateur de Groupe ou au membre du Staff d’Unité chargé de l’encodage dans SCRIBe. Il permet de récolter toutes les informations nécessaires auprès des parents. Ne le renvoie pas au Carrick.
• En tant qu’Animateur, utilise les données personnelles de tes membres uniquement dans le cadre de tes fonctions Guides (listing dans SCRIBe, communications vers les parents, etc.) et ne les transmets jamais à des personnes tierces. À la fin de ta mission, supprime ces données de ton listing de contacts (papier et numérique).
• Chaque membre de notre Mouvement a le droit de consulter, rectifier ou effacer ses données personnelles sur simple demande à privacy@guides.be. Présente aux parents les formulaires Protection de la vie privée et Droit à l’image afin que leur volonté à ce sujet puisse être respectée. Réfère-toi à la Charte de la protection de vie privée des Guides, disponible sur www.guides.be. Informe les parents de l’existence de cette charte et de son emplacement.
Le listing de ton Groupe
Tous nos membres sont encodés dans la base de données SCRIBe. L’Animateur chargé de la gestion du listing n’a accès qu’à son Groupe.
Pour te connecter à SCRIBe, il te faut un login et un mot de passe. Si tu n’en as pas, rends-toi sur scribe.guides.be et clique sur « (ré)obtenir un mot de passe ».
Ensuite, aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo disponibles sur www.guides.be afin de mettre à jour ton listing pour le 15 novembre au plus tard.
Si ton Groupe est dissout ou si tu crées un nouveau Groupe, il est nécessaire de prévenir ton Chef d’Unité, ta Région et le Carrick (scribe@guides.be).
• Toutes les informations demandées ont leur importance dans SCRIBe. Aide-toi de la Fiche d’inscription à remplir par les parents pour les récolter. Veille à ce que l’adresse postale soit complète et correcte.
• Quand un nouveau membre rejoint ton Groupe, encode-le dans la semaine de son arrivée afin qu’il soit directement assuré.
• Le listing de ton Groupe doit être à jour tout au long de l’année Guide, c’est ta responsabilité.
Gestion
financière
Compte en banque
Pour gérer l’argent de ton Groupe, l’ouverture d’un compte en banque et la mise à jour des signataires de ce compte sont nécessaires.
Les Guides ont signé une convention avec la banque CBC afin de te faciliter la procédure administrative. Nous te conseillons donc d’ouvrir un compte de Groupe dans cette banque.Utilise le formulaire Demande d’ouverture ou de modification d’un compte CBC.
Important !
• Un compte de Groupe doit être ouvert pour personne morale (ex. : 10e HC Horizons) et non pour personne physique (ex. : Chloé Deverdure).
• Si tu as opté pour un compte à la CBC, lors de tout changement de mandataire, complète et renvoie à info@guides.be le formulaire de demande de modification d’un compte CBC.
• Seules des personnes faisant partie des Guides peuvent avoir accès au compte de ton Groupe. Ton listing doit donc être en ordre dans SCRIBe.
Les cotisations
Au début de chaque année Guide, nous demandons à tout Animé et encadrant de payer une cotisation. Encode dans SCRIBe le tarif qui répond à la situation de chaque membre. Retrouve les différents tarifs de cotisations sur www.guides.be : Accueil > Animateur > Administratif > Montant des cotisations.
Points d’attention
• La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout.
• Assure-toi que les familles payent la cotisation de leur enfant dès que celui-ci rejoint ton Groupe.
• Les intendants et invités déjà assurés par Les Scouts, SGV, FOS et SGP ne doivent pas repayer une cotisation chez nous, mais tu dois les inscrire dans SCRIBe en tant qu’intendant ou invité.
• C’est à ton Staff d’Unité que nous envoyons les factures pour réclamer les cotisations.
• Les Guides et Les Scouts ont adopté un système identique de cotisations avec des montants uniques. De plus, les réductions de cotisation pour les familles ayant inscrit leurs enfants dans l’un ou l’autre des deux mouvements sont appliquées.
• Payer la cotisation, c’est adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ; permettre à chacun d’être assuré pendant les activités Guides ; recevoir les informations de l’ASBL, etc.
Nos activités doivent être accessibles à tous
Au moment de demander le paiement de la cotisation aux parents, certains Groupes et Unités ajoutent des frais au profit du Groupe ou de l’Unité. Le Mouvement ne s’oppose pas à cette pratique tant que le montant total demandé reste raisonnable.
La difficulté financière ne doit pas empêcher l’inscription d’un membre. Si un cas se présente dans ton Groupe, informe ton Chef d’Unité. Si ni les finances de l’Unité ni les finances de la Région ne peuvent aider à payer sa cotisation, le Chef d’Unité introduira au Carrick une demande de cotisation sociale via le formulaire du même nom avant le 15 décembre.
4e HO - Ath
Assurances
chez les Guides
Les Guides ont souscrit à une assurance RC accident en faveur de tous les membres en ordre de cotisation. Elle couvre les accidents dans le cadre des jeux, des hikes, weekends et camps dans le monde entier.
Nos membres ont la possibilité de souscrire à différentes assurances complémentaires avec ou sans frais ajoutés.
Les assurances comprises dans la cotisation
• Responsabilité civile extracontractuelle (police AXA n° 7055885410123)
• Frais médicaux-accidents corporels (police AXA n° 7055885410123)
• L’assurance incendie des locaux en occupation temporaire. La RC incendie ne couvre que les sinistres occasionnés en Belgique.
Les assurances
complémentaires ou
facultatives
• Assurance RC incendie locaux des Unités et/ou leur contenu. Les Unités ont la possibilité de souscrire à l’assurance en passant par l’ASBL Les Guides.
• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident.
Prix : voir sur le formulaire.
• L’assurance omnium (dégâts matériels pour deux voitures maximum/deux conducteurs maximum) pour les voitures pendant les camps (police AXA n° 623129717). Souscription dans la Déclaration de camp sur SCRIBe. L’omnium concerne uniquement les voitures immatriculées en Belgique. Les voitures louées ne sont pas concernées.
Prix : compris dans la cotisation annuelle.
• Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités. Souscription grâce au formulaire du même nom.
Prix : sur demande, tu recevras un devis de notre courtier d’assurances. Sinon, tu recevras la facture directement. Elle comprend :
1. l’assurance « Dégradations immobilières » : dégradations à l’immeuble pris en location ou mis à la disposition pour l’organisation de l’évènement (+ mobilier, à l’exception des installations sono et appareils électriques susceptibles visés au point 3) ;
2. l’assurance « Accidents » : pour les non-membres ;
3. l’assurance « Tous risques » : pour le matériel électronique emprunté ou loué (matériel hifi, installations de sonorisation et d’éclairage, caméras…).
• Assistance pour les voyages à l’étranger (police AXA Assistance n°8550006). Souscription dans la déclaration de camp sur SCRIBe.
Prix :
- camps en Europe et au Maghreb : compris dans la cotisation annuelle ;
- camps en dehors de l’Europe et du Maghreb : www.guides.be/animateur/les-camps/camps-a-letranger
• Notre courtier est CI Assurances S.A.
• Chaque nouveau membre est assuré gratuitement pendant trois réunions.
• Pour toute question qui concerne les assurances : assurances@guides.be - 02/538.40.70.
• Sur www.guides.be : police d’assurance responsabilité civile « accidents » individuelle des membres Guides et police d’assurance responsabilité civile « incendie » plus l’avenant qui concerne l’occupation temporaire des locaux et endroits de camp.
Recommandations préalables !
Déclaration d’accident
En cas d’accident corporel d’un membre du Groupe ou de lunettes cassées, même si ça te semble sans gravité.
Déclaration de sinistre
Par ce document, signale tout autre sinistre (dégradations, incendie, etc.) à l’adresse assurances@guides.be en détaillant les circonstances de l’incident. Envoie des photos si possible.
La Déclaration d’accident est valable à l’étranger, car tu es couvert par l’assurance accident dans le monde entier.
• Emporte des Déclarations d’accident ainsi que des Déclarations de sinistre vierges à chaque réunion, weekend et au camp. Si tu quittes le local ou l’endroit de camp, mets-les dans ton sac à dos.
• La Déclaration d’accident t’accompagne toujours lors d’une visite chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital.
• Réponds clairement à chaque question. Les déclarations incomplètes risquent d’être renvoyées. Cela ralentit le traitement du dossier.
• L’assurance des Guides ne couvre ni les maladies ni les conséquences pouvant résulter d’affections allergiques.
• Cependant, l’assurance des Guides couvre les maladies et les réactions allergiques résultant de morsure ou piqure d’animaux, ainsi que l’intoxication et les brulures résultant soit de l’absorption de substances toxiques (exemple : intoxication alimentaire), soit du dégagement de gaz ou de vapeur. Elle couvre aussi les insolations.
• Si les intendants ou invités qui t’accompagnent au camp sont déjà assurés chez Les Scouts, les SGP, les SGV ou la FOS Open Scouting, c’est la déclaration fournie par leur fédération qui doit être remplie en cas d’accident ou de sinistre. Demande à tes intendants et invités d’en amener !
Garde une copie de tout document que tu envoies.
Formation
Les sessions
de Formation
Tu as sans doute un bagage d’animation, soit à travers une expérience déjà acquise d’Animateur, soit à travers les activités vécues dans ton parcours d’Animé. La Formation te permet d’enrichir ce bagage.
Rends-toi sur www.guides.be pour connaitre les étapes du parcours de Formation, les dates et le nombre de places libres. Ensuite, inscris-toi dans SCRIBe.
Demande d’assimilation comme
Animateur breveté
Dans certains cas, un Animateur peut demander que son diplôme soit reconnu comme brevet d’Animateur. Les conditions sont indiquées dans le formulaire de demande.
Le stage
pratique
Un stage pratique dans ta Formation Guide d’Animateur est l’occasion d’expérimenter ce que tu as appris en Formation durant le camp d’été.
Démarches pour valider ton stage pratique :
• minimum un mois avant ton stage pratique : rencontre ton accompagnateur pour remplir et signer ensemble la Préparation de stage pratique en vue de l’obtention du brevet d’Animateur de centres de vacances. C’est l’occasion de te fixer des objectifs ;
• maximum un mois après ton stage pratique : organise une rencontre avec ton accompagnateur et complète avec lui ton Évaluation de stage pratique en vue de l’obtention du brevet d’Animateur de centres de vacances. Ensemble, vous relirez les objectifs que tu t’étais fixés avant ton stage et évaluerez leur réalisation.
Si tu effectues deux stages pratiques, tu dois rendre une Préparation et une Évaluation pour chaque stage.
Commande la Farde de l’Animateur en Formation. Celle-ci contient, entre autres, le formulaire Préparation et Évaluation de stage pratique
Weekends et petits camps
Tout au long de l’année, déclare les weekends et petits camps dans SCRIBe. Encode ensuite les participants et leur présence.
Aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo qui se trouvent sur www.guides.be.
Transports
en commun
Le réseau TEC met gratuitement des tickets de transport à disposition des mouvements de jeunesse. Fais-en profiter ton Groupe pour tes activités pendant l’année et pendant les camps.
Voici un schéma qui clarifie la procédure.
Si tu possèdes une carte MOBIB SNCB, STIB ou De Lijn, appelle le TEC pour la rattacher.
Télécharge le document concernant la procédure d’inscription sur eshop.infotec.be.
Complète le formulaire présent sur notre site www.guides.be > Animateur > Les camps > Préparation logistique > Transports > TEC.
Infos importantes
• La gratuité est valable du vendredi au dimanche, les jours fériés et lors des congés scolaires.
• Tu dois utiliser les lignes et horaires existants.
• En cas d’utilisation d’une carte MOBIB nominative, le titulaire de la carte doit voyager avec le Groupe.
• La carte MOBIB coute 5 euros.
Après confirmation des Guides, appelle le TEC pour commander tes titres de transport au plus tard cinq jours avant l’activité !
Attention ! Pour les groupes de plus de 15 personnes, il faut réserver par téléphone au moins 10 jours à l’avance
Valide ta carte dans les transports TEC.
1. Posséder une carte MOBIB
2. Activer la gratuité
3. Commander tes titres de transport
4. Bon voyage !
Tu as déjà ta carte MOBIB
Tu n’as pas encore ta carte MOBIB
Les camps d’été
En bref : les documents
à rendre pour partir
Octobre
Choisir le projet de camp
Choisir la destination du camp
Hors continent européen En Belgique Sur le continent européen
1er décembre
1er mars
Remplir le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe et télécharger la fiche partenaire.
1er mars
Dans SCRIBe, remplir ta Déclaration de camp.
Avril/mai
Rédiger la Préparation de camp et signer l’Engagement de camp à remettre pour validation au Staff d’Unité et à l’Équipe de Région.
Dans SCRIBe : choisir ton assistance à l’étranger ; encoder les intendants ; déclarer les voitures pour l’omnium camp.
Vivre le projet de camp
Le camp se déroule
en Belgique
La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les trois étapes suivantes :
1. la Déclaration de camp
Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives à ton camp.
2. la Préparation de camp
Ce document t’accompagne dans la préparation minutieuse de ton camp.
3. l’Engagement de camp
Annexe de la Préparation de camp
Signé par toi, ton Staff, ton Staff d’Unité et un Cadre de ta Région, il t’autorise à partir au camp après la lecture et la validation de ta Préparation de camp
Administration du camp
1. Déclaration de camp
La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.
Pour te faciliter cette tâche, aide-toi du mode d’emploi et du tuto vidéo qui se trouvent sur www.guides.be.
Il est indispensable que tu la remplisses pour que la Fédération rassemble toutes les données qui concernent ton camp.
Elles nous serviront à :
• demander les autorisations de circulation en forêt au DNF ;
• prévenir la commune de la venue de ton Groupe sur son territoire ;
• te soutenir avec la Cellule de Crise.
2. Préparation et Engagement de camp
Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche.
Pour partir en camp dans les meilleures conditions, l’Animateur Responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.
La Grille de lecture t’accompagne tout au long de ta rédaction. Elle pointe les éléments immanquables pour un camp réussi. Retrouve-la sur www.guides.be.
La Préparation de camp doit être relue et validée par ton Staff d’Unité, puis par un Cadre de ta Région.
L’Engagement de camp est signé par ton Staff, ton Staff d’Unité et un Cadre de ta Région. Chacun garde une copie.
Logistique du camp
Endroit de camp
Il y a quatre documents destinés à aider les Staffs lors de la location de l’endroit de camp. Ce sont :
• la Fiche de visite (bâtiment ou prairie) ;
• le Contrat de location (dans certains cas, il sera nécessaire de recourir à son annexe, voir ci-dessous) ;
• l’État des lieux de début de camp ;
• l’État des lieux de fin de camp
La Fiche de visite
Elle se décline en deux versions (pour bâtiment et pour prairie) et est destinée à garder une trace écrite des visites d’endroits de camp. Les Staffs pourront ainsi comparer différents lieux et faire leur choix. Elles aident à organiser le camp en fonction du lieu. Conservées par les Groupes ou l’Unité, les fiches serviront l’année d’après. Même si le lieu visité n’a pas servi.
Le Contrat de location
LE document à ne pas oublier lors de la visite de l’endroit de camp ! Il a une valeur légale : d’une part, il protège le propriétaire et le locataire (le Staff), et d’autre part, il engage les signataires à respecter strictement ce qui y est stipulé. Si ce n’est pas le cas, la loi intervient en faveur de la partie lésée.
Si des travaux doivent être réalisés par le propriétaire, notamment pour la sécurité du camp, le formulaire Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire sera complété.
L’État des lieux
Le premier jour du camp, le propriétaire fera un état des lieux de l’endroit en présence du Staff. Utilisez le formulaire du même nom.
Idem pour le dernier jour. Utilisez le formulaire État des lieux de fin de camp
Commande de tentes et de matériel au Centre de Prêt de la FW-B à Naninne
Le Centre de Prêt de Naninne met gratuitement à disposition des mouvements de jeunesse du matériel de camping, didactique et audiovisuel. Nos membres peuvent aussi y demander des équipements pour la réalisation de fêtes et autres activités Guides.
Procédure pour faire une demande de matériel
Dès le mois de septembre, complète et valide le formulaire de demande de prêt qui se trouve sur cpm.mouvementsdejeunesse.be.
Dès validation, le Carrick recevra un exemplaire du formulaire. Il le signera et y apposera le cachet du Mouvement (obligatoire pour le traitement de la demande) et le transmettra ensuite au Centre de prêt de Naninne. Celui-ci t’enverra une autorisation ou un refus par courrier. Tu pourras alors retirer le matériel à l’heure et à la date indiquées sur le formulaire.
À la recherche de tentes
Je n’ai pas de tentes
En Staff, estimez le nombre de tentes dont vous aurez besoin pour le camp.
Mes tentes sont abimées
Répare-les ! Utilise la liste de réparateurs proposée sur www.guides.be.
Achète des tentes en passant par nos partenaires GN Products, CanvasCamp ou T-Eventrent. Propose l’achat collectif à ton Unité ou à ta Région.
Ma demande est acceptée
Bon camp !
Vive la solidarité !
Ma demande est acceptée
Bon camp !
Vive la solidarité !
Ma demande est acceptée
Bon camp !
Vive la solidarité !
Envoie une demande de tentes à Naninne : rends-toi sur le site cpm.mouvementdejeunesse.be.
Attention : ne sois pas trop gourmand. Le stock de Naninne est limité et beaucoup de groupes doivent s’y fournir !
• Évite les réservations de plus de quinze jours ou à cheval sur la mi-juillet.
• Réduis ton matériel au strict minimum et assure-toi de prévoir un véhicule assez spacieux pour tout transporter.
Ma demande est refusée
Solidarité Tentes
Contacte les Guides, qui organisent chaque année des prêts de tentes entre les Unités (info@guides.be).
Ma demande est refusée
• Fais un appel aux parents, peut-être ont-ils de vieilles tentes, tonnelles, bâches…
• Construis des abris pour ton matériel, trouve des idées dans le Carnet Woodcraft.
• Achète des tonnelles, les prix sont de plus en plus démocratiques.
• Loge tes intendants dans de petites tentes igloos.
• Loue des tentes chez T-Eventrent à moindre cout.
Location de véhicule
Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépot de garantie... Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou par mail (info@guides.be).
Analyse d’eau
Si tu le souhaites, demande au Service Public de Wallonie d’analyser l’eau de ton endroit de camp. Utilise le formulaire qui se trouve sur www.guides.be. Cette demande est à faire minimum trois semaines avant le camp. C’est gratuit !
Assurance Omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été
L’assurance omnium permet aux Animateurs d’assurer par Groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs.
Le prix de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Tu peux y souscrire en passant par la Déclaration de camp dans SCRIBe.
Elle couvre les dégâts matériels et s’adresse aux plaques belges.
Souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ au camp.
Les voitures en location ne bénéficient pas de cette assurance.
Attention, pout tout conducteur de moins de 23 ans et/ou en cas d’accident sans tiers, une franchise de 600 € reste à charge du Groupe.
Les subsides de l’ONE
L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) est l’organisme de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère les subsides qui peuvent être attribués à ton Groupe dans le cadre du décret Centres de vacances. Notre Mouvement adhère à ce décret et encourage chaque Groupe à remplir les conditions qu’il définit.
Administrativement, tous les camps Guides sont agréés comme Centre de vacances. Nous comptons sur toi pour te mettre en ordre en ce qui concerne les normes d’encadrement imposées par le décret (voir le tableau dans le Carnet de camp).
Grâce aux informations que tu nous auras transmises en déclarant ton camp dans SCRIBe, le Carrick informera l’ONE de la tenue de ton camp.
Le 30 septembre, le Carrick envoie à l’ONE les déclarations de camp dans lesquelles la case « Je souhaite introduire une demande de subsides via SCRIBe » a été cochée. Pour cette date, toute les informations nécessaires doivent donc avoir été encodées dans SCRIBe.
Si ton Groupe accueille des Animés en situation de handicap, coche sur l’annexe «Liste des enfants accueillis» la case «Handicapés» et bénéficie d’un subside majoré.
Le camp se déroule
à l’étranger
La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les quatre étapes suivantes :
1. le dossier Camp à l’étranger
Cet encodage dans SCRIBe nous informe du projet et de la destination du camp. Ton Staff d’Unité doit le valider.
2. la Déclaration de camp
Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives au camp.
3. la Préparation de camp
Ce document t’accompagne dans la préparation minutieuse de ton camp.
4. l’Engagement de camp
Annexe de la Préparation de camp
Signé par le Staff, ton Chef d’Unité et un Cadre de ta Région, il autorise ton Groupe à partir au camp après la lecture et la validation de la Préparation de camp
Administration du camp
Dossier Camp à l’étranger
Tu dois remplir le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe dans les délais indiqués. Tu trouveras le mode d’emploi sur notre site www.guides.be.
Un camp hors Europe
Au plus tard le 1er décembre :
• encode le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe ;
• complète et signe la fiche Partenaire de projet avant de nous l’envoyer.
Au plus tard le 10 mai : envoie l’Attestation de participation à la formation préparant au voyage à l’étranger et à la rencontre interculturelle, si ta Chaine (ou au minimum la moitié de celle-ci) n’a pas participé au Tour d’Horizon proposé par les Guides.
Un camp en Europe
Au plus tard le 1er mars :
• encode le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe ;
• si ta Chaine a un partenaire, elle complète et signe la fiche Partenaire de projet avant de nous l’envoyer.
• Si le dossier est encodé après le 1er décembre, la destination sera d’office limitée à l’Europe.
• Si la destination change, la procédure recommence depuis le début.
Pour que ton camp se déroule dans les meilleures conditions, l’Animateur Responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.
De plus, si le camp se passe hors Europe, l’Animateur Responsable doit avoir 21 ans accomplis le jour du départ au camp.
Déclaration de camp
La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe.
Aide-toi du mode d’emploi et du tuto vidéo qui se trouvent sur www.guides.be pour te faciliter la tâche.
Il est indispensable que tu la remplisses pour que la Fédération rassemble toutes les données qui concernent ton camp. Elles nous serviront à :
• déclarer ton camp auprès de l’ONE (première étape pour recevoir des subsides pour les Animés de moins de 16 ans) ;
• te soutenir avec la Cellule de Crise.
Préparation et engagement de camp
Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche.
La Grille de lecture t’accompagne tout au long de ta rédaction. Elle pointe les éléments immanquables pour un camp réussi. Retrouve-la sur www.guides.be.
La Préparation de camp doit être relue et validée par ton Chef d’Unité, puis par un Cadre de ta Région.
L’Engagement de camp est signé par le Staff de Groupe, ton Chef d’Unité et un Cadre de ta Région. Chacun garde une copie.
Assistance à l’étranger
Pour un camp hors Europe, nous conseillons aux participants n’ayant pas d’Assistance à l’étranger par leurs parents de souscrire à l’Assistance à l’étranger proposée par les Guides. Prix : www. guides.be/animateur/les-camps/camps-a-l-etranger
Pour un camp en Europe et au Maghreb
• France, Luxembourg, Allemagne et Pays-Bas : privilégie la CEAM (Carte Européenne d’Assistance Maladie). Elle sera utile pour bénéficier des soins médicaux dont vous auriez besoin pendant le camp.
• Les autres pays de l’Europe et le Maghreb : en plus de la CEAM, et pour les membres qui n’auraient pas encore d’Assistance à l’étranger, les Guides t’en proposent une dont le prix est compris dans la cotisation. Encode ces participants dans SCRIBe.
La souscription à ces Assistances à l’étranger se fait impérativement au plus tard 10 jours avant le début du camp dans SCRIBe.
Tu trouveras toutes les infos nécessaires dans le Carnet de camp Horizon-Route
L’Assistance à l’étranger comprend :
• l’organisation du retour de l’assuré malade ou blessé ;
• la visite d’un membre de la famille de l’assuré malade ou blessé ;
• le retour anticipé de l’assuré à la suite d’un deuil familial ;
• les frais médicaux et chirurgicaux ;
• les frais d’hospitalisation ;
• les frais du transport jusqu’au centre de premiers soins ;
• en cas de décès de l’assuré, le rapatriement de corps.
Logistique du camp
Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été
L’assurance omnium permet aux Animateurs d’assurer par Groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs. Le prix de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Tu peux y souscrire en passant par la Déclaration de camp dans SCRIBe. Elle couvre les dégâts matériels et s’adresse aux plaques belges. Souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ au camp. Les voitures en location ne bénéficient pas de cette assurance.
Attention, pout tout conducteur de moins de 23 ans et/ou en cas d’accident sans tiers, une franchise de 600 € reste à charge du Groupe.
• Cette assurance couvre les dégâts matériels, pas corporels, et s’adresse aux plaques belges.
• N’attends pas, souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ.
• Les voitures en location ne bénéficient pas de l’assurance omnium.
Location de véhicule
Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépot de garantie… Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou par mail (info@guides.be).
Attestations
Pour diverses raisons, tu pourrais être amené à fournir une attestation à un parent, un employeur, le propriétaire d’un endroit de camp…
Les Attestations d’appartenance au Mouvement sont à télécharger dans SCRIBe.
Dès la fin de ton camp, distribue aux parents l’Attestation mutuelle Elle leur permet de récupérer une partie des frais du camp. L’Attestation est téléchargeable dans SCRIBe et sous format word sur notre site www.guides.be.
Farde à formulaires Animateur Horizon et Routier
Cette Farde à formulaires contient les formulaires officiels, à photocopier et utiliser tout au long de l’année, ainsi que l’explication des démarches administratives Guides. Elle te soutient dans la gestion de ton Groupe.
Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes.
Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2025. Rue Paul-Émile Janson, 35 • 1050 Bruxelles • Tél. 02/538.40.70 • www.guides.be • info@guides.be