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FORMULAIRES

Farde à formulaires

Animateur Horizon-Route 2018-2019


Sommaire Introduction...............................................................................................3 Tous les formulaires en un coup d’oeil............................................5 Administratif.............................................................................................7 Formulaires à compléter par les parents.............................................8 Le listing de ton groupe...........................................................................9 Gestion financière..................................................................................10 Compte en banque.......................................................................10 Cotisations de ton groupe.....................................................................10 Les différents tarifs de cotisations..................................................12 Assurance chez les Guides.....................................................................13 Les assurances comprises dans la cotisation................................13 Les assurances complémentaires ou facultatives..........................13 Déclaration d’accident......................................................................14 Formation.................................................................................................15 Les sessions de formation.....................................................................16 Le stage pratique...................................................................................16 Demande d’assimilation comme Animateur breveté............................16 Weekends et petits camps................................................................17 Transports en commun...........................................................................18 Les camps d’été.....................................................................................19 En bref : les documents à rendre pour partir.......................................20 Le camp se déroule en Belgique............................................................21 Administration du camp................................................................21 Logistique du camp......................................................................22 Les subsides de l’ONE......................................................................24 Le camp se déroule à l’étranger...........................................................25 Administration du camp................................................................21 Logistique du camp..........................................................................26 Attestations.............................................................................................27 Photo de couverture : 25e BNO - Anderlecht Photo pages 2-3 : 2e HO - Leuze


Introduction En tant qu’Animateur responsable d’un groupe Guide, tu prends des responsabilités au sein de notre Mouvement. Bravo et merci à toi ! Pour réaliser ta mission, compte sur ton expérience, tes compétences, les autres membres de ton Staff, ton Staff d’Unité et sur le Mouvement qui met à ta disposition une structure de soutien : Équipe de Région, Équipe Fédérale, Carrick, etc.

Le site www.guides.be complète cette farde Tu y retrouveras : • la totalité des formulaires à télécharger ; • le détail des démarches et des informations complémentaires pour chaque formulaire ; • les modes d’emploi et les tutoriels vidéo pour t’aider à télécharger ou compléter les formulaires qui se trouvent dans SCRIBe. Une farde à partager C’est l’Animateur responsable qui la reçoit, mais elle s’adresse à tout le Staff. À chacun, lors de la répartition des tâches, d’identifier les formulaires qui touchent à son domaine (contact avec les parents, gestion du compte en banque, etc.).

LFar es de Guiàdefor s et mulInte ai rerne s Ani t mat eur Ho ri z on/R oute - G ui des . be

Pour t’aider, appuie-toi sur les publications Guides. Notamment sur cette farde, dans laquelle tu retrouveras des informations sur l’ensemble des formulaires administratifs d’une année Guide.

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16e HE - Fleurus


Far de à for mul ai re s Ani mat eur Ho ri z on/R oute - G ui des . be

Tous les formulaires en un coup d’œil

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Où se trouvent les formulaires

Disponible en papier dans cette farde

Disponible sur la bibliothèque de notre site

Disponible sur SCRIBe

Disponible sur le site d’un de nos partenaires

• Contrat de location/Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en Belgique • Autorisation parentale • Droit à l’image • Fiche d’inscription • Fiche santé • Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident • Protection de la vie privée • Déclaration d’accident

• Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de groupe auprès de la banque CBC • Demande d’ouverture ou de modification d’un compte d’Unité ou de Groupe auprès d’une banque autre que CBC • Dossier camp à l’étranger • Demande d’assimilation comme Animateur breveté • Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités • Demande d’analyse d’eau (gratuit) • Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire • État des lieux de début et de fin de camp • Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ou pour bâtiment • Préparation et engagement de camp • Préparation et évaluation de stage pratique

• Assurance omnium (dégât matériel) pour les voitures • Attestation Mutuelle • Assistance à l’étranger • Déclaration de camp • Formulaires de demande de subsides de l’ONE • Listing de ton groupe

• Commande de tentes et de matériel au Centre de prêt de Naninne


Administratif

Le soutien et la confiance des parents te sont indispensables dans ton animation. Pour te faciliter le travail, nous avons rassemblé les documents à faire compléter par ceuxci en début d’année.

F ard e à fo rmu l air es An i mateur H ori z on/ Rout e - Gu ide s .be

Retrouve à la fin du dossier les diverses attestations que tu pourrais être amené à transmettre aux parents.

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Formulaires à compléter par les parents Formulaire

Quand ?

La fiche reprend les informations confidentielles du dossier santé de l’enfant. Elle sera présentée au médecin consulté lors du camp, réunion, etc.

À conserver par le groupe

Fiche santé

Autorisation parentale

En début d’année Guide.

À envoyer au Carrick

En début d’année Guide.

À conserver par le groupe ou l’Unité

Les photos prises pendant les activités Guides sont considérées libres de droit pour les outils de communication des Guides. Cependant, les parents de nos membres mineurs et les animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation d’une photo d’eux au moyen de ce formulaire. Avec ce formulaire, les parents de nos membres mineurs et les animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles par un organisme autre que les Guides.

Protection de la vie privée

Fiche d’inscription

Les parents signent le formulaire pour placer leur enfant sous la responsabilité de ses Animateurs lors des activités Guides. Si le camp se passe hors de nos frontières, demande aux parents de faire légaliser l’Autorisation parentale par la commune juste avant le camp. Les Guides ont souscrit une police d’assurance complémentaire qui a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire. Nos membres sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance.

Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident

Droit à l’image

Pourquoi ?

En début d’année Guide ou dès l’inscription d’un nouveau membre.

Ce formulaire est destiné à l’Animateur de groupe ou de l’Unité chargé de l’encodage dans SCRIBe. Il permet de récolter toutes les informations nécessaires auprès des parents. Ne le renvoie pas au Carrick.


Le listing de ton groupe Tous nos membres sont encodés dans la base de données SCRIBe. L’Animateur chargé de la gestion du listing n’a accès qu’à son groupe. Pour te connecter à SCRIBe, il te faut un login et un mot de passe. Si tu n’en as pas, rends-toi sur scribe.guides.be et clique sur «(ré)obtenir un mot de passe».

Tuto 1 : se connecter à SCRIBe

Ensuite, aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo disponibles sur notre site (www.guides.be/ helpscribe) afin de mettre à jour ton listing pour le 15 novembre au plus tard. Si ton groupe se dissout ou si tu crées un nouveau groupe, il est nécessaire de prévenir ton Chef d’Unité, ta Région et le Carrick (scribe@guides.be).

10e Lux - Attert

Fa rde à for mul ai r es Ani ma teur H ori z on/R oute - G ui des . be

• Toutes les informations demandées ont leur importance dans SCRIBe. Aide-toi de la Fiche d’inscription à remplir par les parents pour les récolter. • Quand un nouveau membre rejoint ton groupe, encode-le dans la semaine de son arrivée afin qu’il soit directement assuré. • Le listing de ton groupe doit être à jour tout au long de l’année Guide, c’est ta responsabilité.

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Gestion financière Compte en banque Pour gérer l’argent de ton groupe, l’ouverture d’un compte en banque et la mise à jour des signataires de ce compte sont nécessaires. Les Guides ont signé une convention avec la banque CBC afin de te faciliter la procédure administrative. Nous te conseillons donc d’ouvrir un compte de groupe dans cette banque. Utilise le formulaire Demande d’ouverture ou de modification d’un compte CBC.

Important ! Lors de tout changement dans ton Staff, veille à mettre en ordre les signataires du compte via le formulaire de demande de modification d’un compte (CBC ou autre). Envoie ce formulaire dument rempli à l’adresse info@guides.be.

Cotisations de ton groupe Au début de chaque année Guide, nous demandons à chaque animé et encadrant du Mouvement de payer une cotisation. Le type de cotisation doit être encodé dans SCRIBe lorsque tu mets à jour ton listing. Payer la cotisation, c’est : • adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ; • permettre à chacun d’être assuré pendant les activités Guides, de recevoir les informations et les revues du Mouvement.

• La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout. • Assure-toi que les familles payent la cotisation de leur enfant dès que celui-ci rejoint ton groupe. • Les intendants et invités déjà assurés par Les Scouts, SGV, FOS et SGP ne doivent pas repayer une cotisation chez nous mais tu dois quand même les inscrire dans SCRIBe en tant qu’intendant ou invité. • Ton Staff d’Unité recevra 3 factures au cours de l’année guide : - une facture d’acompte en octobre ; - une facture en fonction de ce que tu auras encodé dans SCRIBe en janvier ; - une facture de clôture en aout.

- Un compte bancaire pour ton groupe doit être ouvert pour personne morale et non pour personne physique. C’est-à-dire qu’un compte ne peut en aucun cas être ouvert avec un nom propre (ex. : Martine Halamer), mais bien avec le nom du groupe (ex. : Les Guides LCi 10e Aventure Hirondelles). - La mention Les Guides est obligatoire. - Seules des personnes faisant partie des Guides peuvent avoir accès à un compte de groupe. Ton listing doit donc être en ordre dans SCRIBe.

4e HO - Ath


Les cotisations Guides/Scoutes Afin de faciliter la vie administrative des Unités sœurs, Les Guides et Les Scouts ont adopté un système identique de cotisations avec des montants uniques. Nous avons également rendu possibles les réductions de cotisation pour les familles ayant inscrit leurs enfants dans l’un ou l’autre des deux mouvements. Chaque fédération a cependant son propre compte bancaire. C’est donc la fédération où l’animé ou l’Animateur est inscrit qui doit recevoir la cotisation.

La cotisation ne peut être un frein pour rejoindre le Mouvement. Au moment de demander le paiement de la cotisation Guides aux parents, certains groupes et Unités ajoutent des « frais de participation » au profit du groupe ou de l’Unité. Le Mouvement ne s’oppose pas à cette pratique tant que le montant total demandé reste raisonnable. Cependant, nos activités doivent être accessibles à tous. La difficulté financière ne doit pas empêcher l’inscription d’un animé ou d’un Animateur. Si un tel cas se présente dans ton groupe, informe ton Chef d’Unité de la situation.

L esrde Fa Guiàde for s mul et Inte ai r es rneAni t ma teur H ori z on/R oute - G ui des . be

Si ni les finances de l’Unité, ni les finances de la Région ne peuvent aider à payer la cotisation d’un membre en difficulté, le Chef d’Unité introduira au Carrick une demande de cotisation sociale via le formulaire du même nom avant le 15 novembre.

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Les différents tarifs de cotisations Quelle cotisation ?

Pour qui ?

Combien ? Quoi?

Pleine

Tout animé ou encadrant Guide .

44 ¤/pers.

Familiale 2 personnes

Deux membres inscrits chez Les Guides (ou un membre inscrit chez Les Guides et un autre chez Les Scouts) et vivant sous le même toit (frères, sœurs, parents, couple, etc.).

35 ¤/pers.

Démarche : le signaler dans SCRIBe.

Familiale 3 personnes et plus

Même raisonnement que le tarif Familiale 2 personnes à partir de trois membres inscrits.

29,15 ¤/pers.

Démarche : le signaler dans SCRIBe

Sociale

Pour les enfants et les Unités socialement et/ou financièrement défavorisés.

5 ¤/pers.*

Démarche : informe ton Staff d’Unité avant le 15 novembre. Celui-ci fera une demande de cotisation sociale au Carrick si ni l’Unité ni la Région ne peut aider.

Tardive

Chaque membre qui s’inscrit après le 1er avril.

Intendant, invité

Tous les intendants et invités sauf ceux qui sont déjà assurés par une autre fédération (Les Scouts, Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS, SGP) ou un autre groupe Guide.

13 ¤/pers. 13 ¤ par année Guide.

Démarche : les inscrire dans SCRIBe.

Toute personne inscrite à la Route

Démarche :  nous signaler leur présence via SCRIBe.

Animateur breveté

Tous les Animateurs brevetés par un organisme reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles (pas les Staffs d’Unité, ni les Cadres). Les brevetés suite à une assimilation ne sont pas concernés par cette réduction.

13 ¤/pers. Rédurection de 5 ¤/ pers. sur la cotisation.

Démarche : vérifie si le brevet de l’Animateur concerné est mentionné sur sa fiche dans SCRIBe. Si le brevet est autre que Guide, envoie à formation@guides.be une copie de celui-ci. *La facturation des cotisations sociales ne se fait pas nominativement mais se répercute sur l’ensemble des cotisations de l’Unité, en remplaçant d’abord les cotisations Familiales 3, Familiales 2 et ainsi de suite.


Les Guides ont souscrit une assurance en faveur de tous les membres en ordre de cotisation. Cette assurance couvre les incendies, les accidents dans le cadre des jeux, des hikes, weekends et camps. Notre assurance RC Accident est valable dans le monde entier. La RC incendie ne couvre que les sinistres occasionnés en Belgique. Nos membres ont la possibilité de souscrire à différentes assurances complémentaires avec ou sans frais ajoutés. Notre courtier est CI Assurances S.A.

• Pour toute question concernant les assurances : assurances@guides.be – 02/538.40.70 • Chaque nouveau membre est assuré gratuitment pendant 3 réunions.

Les assurances comprises dans la cotisation • Responsabilité civile extracontractuelle (police AXA n° 7055885410123) • Frais médicaux-accidents corporels (police AXA n° 7055885410123) • Assurance RC incendie bâtiment et contenu (police AG n° 44/02.450.463)

Sur la Bibliothèque du site des Guides : Police d’assurance - Responsabilité civile « accidents » individuelle des membres GCB - Responsabilité civile « incendie »

• Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident. Prix : voir sur le formulaire. • L’assurance omnium (dégât matériel) pour les voitures pendant les camps (police AXA n° 623129717). Prix : compris dans la cotisation. Souscription dans la Déclaration de camp sur SCRIBe. Voir aussi la partie sur « Les camps d’été ». • Demande d’extension de garanties en cas d’organisation d’évènements et festivités. Elle comprend : 1. l’assurance « Dégradations immobilières » : dégradations à l’immeuble pris en location ou mis à la disposition pour l’organisation de l’évènement (+ mobilier, à l’exception des installations sono et appareils électriques susceptibles visés au point 3) ; 2. l’assurance « Accidents » : pour les non-membres ; 3. l’assurance « Tous risques » : pour le matériel électronique emprunté ou loué (matériel hifi, installations de sonorisation et d’éclairage, caméras…). Souscription via le formulaire Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités à télécharger sur guides.be. Prix : tu recevras un devis de notre courtier d’assurances. • Assistance pour les voyages à l’étranger (police AXA Assistance n°888888). Prix : - camps en Europe et au Maghreb : compris dans la cotisation - camps en dehors de l’Europe : 21 ¤ par personne Souscription dans la déclaration de camp sur SCRIBe.

L esrde Fa Guiàde for s mul et Inte ai r es rneAni t ma teur H ori z on/R oute - G ui des . be

Assurance chez les Guides

Les assurances complémentaires ou facultatives

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Recommandations préalables !

Déclaration d’accident Quand faut-il la remplir ? En cas d’accident corporel d’un membre du groupe même s’il te semble sans gravité. Signale tout autre sinistre (incendie, etc.) par e-mail à l’adresse assurances@guides.be en détaillant les circonstances de l’incident. 

La déclaration d’accident est valable à l’étranger car tu es couvert par l’assurance accident dans le monde entier

• Emporte des Déclarations d’accident vierges à chaque réunion, weekend et au camp. Si tu quittes le local ou l’endroit de camp, mets-les dans ton sac à dos. • La Déclaration d’accident t’accompagne toujours lors d’une visite chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital. • Toutes les questions posées ont leur importance, il est donc nécessaire d’y répondre clairement. Les déclarations incomplètes risquent d’être renvoyées. Cela ralentit le traitement du dossier. • L’assurance des Guides ne couvre ni les maladies ni les conséquences pouvant résulter d’affections allergiques. • Cependant, l’assurance des Guides couvre les maladies et les réactions allergiques résultant de morsure ou piqure d’animaux, ainsi que l’intoxication et les brulures résultant soit de l’absorption de substances toxiques (exemple : intoxication alimentaire), soit du dégagement de gaz ou de vapeur. Elle couvre aussi les insolations. • Si les intendants et/ou invités qui t’accompagnent au camp sont déjà assurés chez Les Scouts, les SGP, les Scouts & Gidsen Vlaanderen ou la FOS Open Scouting, c’est la déclaration fournie par leur fédération qui doit être remplie en cas d’accident. Demande à tes intendants et invités d’en amener ! Garde une copie de tout document que tu envoies.

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Fa rde Ă for mul ai r es Ani ma teur H ori z on/R oute - G ui des . be

Formation

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Les sessions de Formation Tu as sans doute un bagage d’animation, soit à travers une expérience déjà acquise d’Animateur, soit à travers les activités vécues dans ton parcours d’animé. La Formation te permet d’enrichir ce bagage.

Demande d’assimilation comme Animateur breveté Dans certains cas, un Animateur peut demander que son diplôme soit reconnu comme brevet d’Animateur. Les conditions sont indiquées dans le formulaire de demande.

Rends-toi sur la page Parcours de Formation de l’Animateur sur notre site pour connaitre les étapes du parcours de Formation, les dates et le nombre de places libres. Ensuite, inscris-toi dans SCRIBe.

Le stage pratique Un stage pratique dans ta Formation d’Animateur, c’est l’occasion d’expérimenter ce que tu as appris en Formation durant le camp d’été. Démarches pour valider ton stage pratique : • minimum un mois avant ton stage pratique : rencontre ton accompagnateur pour remplir et signer ensemble la Préparation de stage pratique en vue de l’obtention du brevet d’Animateur de centres de vacances. C’est l’occasion de te fixer des objectifs ; • maximum un mois après ton stage pratique : organise une rencontre avec ton accompagnateur et complète avec lui ton Évaluation de stage pratique en vue de l’obtention du brevet d’Animateur de centres de vacances. Ensemble, vous relirez les objectifs que tu t’étais fixés avant ton stage et évaluerez leur réalisation.

Si tu effectues deux stages pratiques, tu dois rendre une PRÉPARATION ET UNE ÉVALUATION pour chaque stage.

En Formation, tu recevras le Carnet de l’animateur en formation. Celui-ci contient, entre autres, les formulaires cités dans ce chapitre.


Weekends et petits camps Tout au long de l’année, déclare les weekends et petits camps dans SCRIBe. Encode ensuite les participants et leur présence. Cela permettra à ton Chef d’Unité de télécharger l’Attestation de frais de garde d’enfants avec toutes les informations correctes depuis SCRIBe. Cette attestation est à remettre aux parents d’enfants de moins de 12 ans.

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Aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo qui se trouvent sur notre site (www.guides.be/helpscribe).

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Transports en commun Le réseau TEC met gratuitement des tickets de transport à disposition des mouvements de jeunesse. Fais-en profiter ton goupre pour tes activités pendant l’année et pendant les camps. Voici un schéma qui clarifie la procédure.

1. Posséder une carte MOBIB

Tu as déjà ta carte MOBIB Si tu possèdes une carte MOBIB SNCB, STIB ou De Lijn, appelle le TEC pour la rattacher.

Tu n’as pas encore ta carte MOBIB Télécharge le document concernant la procédure d’inscription sur eshop.infotec.be

2. Activer la gratuité Contacte Les Guides par mail (tec@guides.be) et donne les informations suivantes : • tes noms et prénoms • le nom de ton groupe et de ton Unité • ton numéro de carte MOBIB • la date de ton activité • les arrêts de départ et d’arrivée • le nombre de personnes

3. Commander tes titres de transport Après confirmation des Guides, appelle le TEC pour commander tes titres de transport au plus tard cinq jours avant l’activité ! Attention ! Pour les groupes de plus de 15 personnes, il faut réserver par téléphone au moins 10 jours à l’avance.

Infos importantes • La gratuité est valable du vendredi au dimanche, les jours fériés et les congés scolaires. • Tu dois utiliser les lignes et horaires existants. • En cas d’utilisation d’une carte MOBIB nominative, le titulaire de la carte doit voyager avec le groupe. • La carte MOBIB coûte 5 euros.

4. Bon voyage ! Valide ta carte dans les transports TEC.


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Les camps d’été

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En bref : les documents à rendre pour partir Octobre Choisir le projet de camp Choisir la destination du camp

Hors continent européen

Sur le continent européen

1er décembre

Mi-décembre

Envoyer le Dossier Camp à l’étranger complété et signé par ton Staff d’Unité au Secteur International.

Envoyer le Dossier Camp à l’étranger complété et signé par ton Staff d’Unité au Secteur International.

1er mars Dans SCRIBe, remplir ta Déclaration de camp.

Avril/mai

Rédiger la Préparation de camp et signer l’Engagement de camp à remettre pour validation au Staff d’Unité et à l’Équipe de Région.

Dans SCRIBe, choisir ton assistance à l’étranger.

Vivre le projet de camp

En Belgique


La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les 3 étapes suivantes : 1. La déclaration de camp international Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives à ton camp. 2. La Préparation de camp Ce formulaire te permet de décrire ton camp jour après jour. 3. L’Engagement de camp (première page de la Préparation et engagement de camp) Signé par toi, ton Staff, ton Chef d’Unité et un Cadre de ta Région, il t’autorise à partir au camp après la lecture et la validation de ta Préparation de camp.

Pour partir en camp dans les meilleurs conditions, l’Animateur responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre Fédération ET le Staff doit compter minimum 2 Animateurs qui se sont investis pendant l’année.

Administration du camp 1. Déclaration de camp La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe. Pour te faciliter cette tâche, aide-toi du mode d’emploi et du tuto vidéo qui se trouvent sur www.guides.be/helpscribe. Il est indispensable que tu la remplises pour que la Fédération rassemble toutes les données qui concernent ton camp. Elles nous serviront à : • déclarer ton camp auprès de l’ONE (c’est la première étape pour recevoir des subsides pour les animés de moins de 16 ans) ; • demander les autorisations de circulation en forêt au DNF; • prévenir la commune de la venue de ton groupe sur son territoire ; • te soutenir avec la Cellule de Crise. 2. Préparation et Engagement de camp Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche. Deux outils t’accompagnent tout au long de cette préparation. Appuie-toi sur la Grille de lecture disponible en annexe et sur le dossier La Préparation de quand ? Comment ? Pourquoi ? disponible sur www.guides.be. Ils passent le formulaire au peigne fin et pointent les éléments immanquables pour un camp réussi. La Préparation de camp doit être relue et validée par ton Chef d’Unité puis par un Cadre de ta Région. L’Engagement de camp est signé par le Staff de groupe, ton CU et un Cadre de ta Région. Chacun garde une copie. Un exemplaire est à envoyer au Carrick.

Journée d’Ouverture

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Le camp se déroule en Belgique

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Logistique du camp

Commande de tentes et de matériel au Centre de Prêt de Naninne

Endroit de camp

Le Centre de Prêt de Naninne met gratuitement à disposition des mouvements de jeunesse du matériel de camping, didactique et audiovisuel. Nos membres peuvent aussi y demander des équipements pour la réalisation de fêtes et autres activités Guides.

Il y a quatre documents destinés à aider les Staffs lors de la location de l’endroit de camp. Ce sont : • la Fiche de visite (bâtiment ou prairie) ; • le Contrat de location (dans certains cas, il sera nécessaire de recourir à son annexe, voir ci-dessous) ; • l’état des lieux de début de camp et l’état des lieux de fin de camp. La Fiche de visite Elle se décline en deux versions (pour bâtiment et pour prairie) et est destinée à garder une trace écrite des visites d’endroits de camp. Les Staffs pourront ainsi comparer différents lieux et faire leur choix. Elles aident à organiser le camp en fonction du lieu. Conservées par les groupes ou l’Unité, les fiches serviront l’année d’après. Même si le lieux visité n’a pas servi.

Procédure pour faire une demande de matériel Dès le mois de septembre, complète en ligne le formulaire de demande de prêt qui se trouve sur la plateforme cpm.mouvementsdejeunesse.be. Dès qu’il est validé, le Carrick recevra un exemplaire. Il le signera et y apposera le cachet du Mouvement (obligatoire pour le traitement de la demande) avant de le transmettre au Centre de prêt. Celui-ci renverra au demandeur le formulaire avec l’autorisation ou le refus. Il pourra alors retirer le matériel à l’heure et à la date indiquées sur le document d’autorisation.

Si un groupe reçoit un refus total suite à une demande de tentes pour son camp d’été, il peut s’adresser à la Défense. Consulte le schéma ci-après pour avoir toutes les infos.

Le Contrat de location LE document à ne pas oublier lors de la visite de l’endroit de camp ! Il a une valeur légale : d’une part, il protège le propriétaire et le locataire (le Staff), d’autre part, il engage les signataires à respecter strictement ce qui y est stipulé. Si ce n’est pas le cas, la loi intervient en faveur de la partie lésée. Si des travaux doivent être réalisés par le propriétaire, notamment pour la sécurité du camp, le formulaire Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire sera complété. L’État des lieux Le premier jour du camp, le propriétaire fera un état des lieux de l’endroit en présence du Staff. Ils rempliront et signeront le formulaire du même nom. Idem pour le dernier jour. Ils rempliront et signeront le formulaire État des lieux de fin de camp.

25e BNO - Anderlecht


À la recherche de tentes À la fin de ton camp, regarde si tu as récupéré le matériel de tes tentes au complet : entretoises, piquets etc.Vérifie tes tentes, sèche-les et stocke-les dans un endroit sec.

Je n’ai pas de tentes :

En Staff, estime le nombre de tentes dont tu auras besoin pour ton camp.

Envoie une demande de tentes à Naninne

Attention : ne sois pas trop gourmand. Le stock de Naninne est limité et beaucoup de groupes doivent s’y fournir ! Évite les réservations de plus de 15 jours ou à cheval sur mi-juillet. Réduis ton matériel au strict minimum.

Ma demande est refusée Tentes de la Défense

Si tu as un refus total de Naninne, tu peux faire la demande à la Défense qui met gracieusement des tentes à disposition des groupes. Entre février et mi-avril rendstoi sur le site www.tentes-mdj.be

Mes tentes sont abimées :

Répare tes tentes via notre partenaire GN Products ou chez CanvasCamp.

Achète des tentes via notre partenaire GN Products ou chez CanvasCamp. Propose l’achat collectif à ton Unité ou à ta Région.

Le formulaire est disponible en ligne ! Rends-toi sur le site cpm.mouvements dejeunesse.be

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Ma demande est acceptée

Bon camp !

Vive la solidarité !

Ma demande est acceptée

Solidarité tentes Contacte la Fédération qui organise chaque année des prêts de tentes entre les Unités (info@guides.be).

Ma demande est refusée Fais un appel aux parents, peut-être ont-ils de vieilles tentes, tonnelles, bâches…

Bon camp !

Vive la solidarité !

Solidarité tentes Tu as des tentes qui dorment en dehors de ton camp ? Propose-les à un autre groupe dans le besoin. Envoie un mail à info@guides.be

Construis des abris pour ton matériel, trouve des idées dans le Carnet Woodcraft. Achète des tonnelles. Les prix sont de plus en plus démocratiques. Loge tes intendants dans de petites tentes igloo.

Garde tes vieilles toiles de tentes, elles pourront te servir à créer des abris en woodcraft ou à compléter une autre demi tente ! En vendant 150 boites de Choco Guides, tu finances une tente de patrouille ! Organise ton camp en dehors de la 2e quinzaine de juillet, il y a moins de demandes.

Fa Toirde , adràefor demul Fo rma ai r es tioAni n -ma Guteur i des .Hbe ori z on/R oute - G ui des . be

Ma demande est refusée

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Location de véhicule

Les subsides de l’ONE

Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépot de garantie… Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou fais ta demande de voucher par mail (gcb@guides.be).

L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) est l’organisme de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère les subsides qui peuvent être attribués à ton groupe dans le cadre du décret Centres de vacances. Notre Mouvement adhère à ce décret et encourage chaque groupe à remplir les conditions qu’il définit.

Analyse d’eau Si tu le souhaites, demande au Service Public de Wallonie d’analyser l’eau de ton endroit de camp. Cette demande est à faire minimum 3 semaines avant le camp. C’est gratuit ! Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été L’Assurance omnium permet aux animateurs d’assurer par groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs. Le montant de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Ils peuvent y souscrire via la Déclaration de camp dans SCRIBe.

• Cette assurance couvre les dégâts matériels, pas corporels, et s’adresse aux plaques belges. • N’attends pas, souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ. • Les voitures en location peuvent aussi bénéficier de l’Assurance omnium.

6e Lux - Athus

Administrativement, tous les camps Guides sont agréés comme Centre de Vacances. Nous comptons sur toi pour te mettre en ordre en ce qui concerne les normes d’encadrement imposées par le décret (voir le tableau dans le Carnet de camp). Grâce aux informations que tu nous auras transmises en déclarant ton camp dans SCRIBe, le Carrick informera l’ONE de la tenue de ton camp. Avant les camps, l’ONE envoie à chaque groupe les formulaires à remplir et à lui renvoyer pour le 30 septembre au plus tard. Ces documents sont également dans SCRIBe où tu peux les compléter sous format Word avant de les imprimer pour les renvoyer à l’ONE (chaussée de Charleroi, 95 – 1060 Bruxelles). Le subside sera versé sur le compte de ton Unité courant du premier trimestre de l’année suivante.


Le camp se déroule à l’étranger 1.Le Dossier camp à l’étranger Ce formulaire nous informe du projet et de la destination du camp. Ton chef d’Unité doit le valider. 2.La Déclaration de camp Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives au camp. 3.La Préparation de camp Ce formulaire permet à ta Chaine de décrire le camp jour après jour. 4.L’Engagement de camp (première page de la Préparation de camp) Signé par le staff, ton Chef d’Unité et un Cadre de ta Région, il autorise ton groupe à partir au camp après la lecture et la validation de la Préparation de camp.

Pour que ton camp se déroule dans les meilleures conditions, l’Animateur responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum 2 animateurs qui se sont investis pendant l’année. De plus, si le camp se passe hors Europe, l’Animateur responsable doit avoir 21 ans accomplis le jour du départ au camp.

Administration du camp Dossier camp à l’étranger Tu dois remplir et surtout nous faire parvenir les formulaires demandés dans les délais indiqués. Les formulaires cités ci-après se trouvent dans le Dossier camp à l’étranger. Ils doivent parvenir à la Fédération des Guides Catholiques de Belgique soit par e-mail (international@guides.be) soit par la poste (Secteur International, rue Paul-Émile Janson, 35 à 1050 Bruxelles). Un camp hors Europe Au plus tard le 1er décembre : • complète et envoie à la Fédération le Dossier Camp à l’étranger ; • complète et signe la Fiche Partenaire de projet avant de nous l’envoyer. Au plus tard le 10 mai : si ton groupe part sans partenaire et que la moitié de ta Chaine n’a pas participé au Tour d’Horizon proposé par les Guides, le Staff enverra à l’adresse international@guides.be l’Attestation de participation à la formation préparant au voyage à l’étranger et à la rencontre interculturelle. Un camp en Europe ou au Maghreb Au plus tard le 1er mars : • complète et envoie à la Fédération le Dossier Camp à l’étranger ; • si ta Chaine a un partenaire, elle complète et signe la Fiche Partenaire de projet avant de nous l’envoyer.

• Si le dossier arrive au Secteur International après le 1er décembre, la destination sera d’office limitée à l’Europe. • Si la destination change, la procédure recommence depuis le début.

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La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les 4 étapes suivantes :

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Déclaration de camp La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe. Pour te faciliter cette tâche, aide-toi du mode d’emploi et du tuto vidéo qui se trouvent sur www.guides. be/helpscribe. Il est indispensable que tu la remplises pour que la Fédération rassemble toutes les données qui concernent ton camp. Elles nous serviront à : • déclarer ton camp auprès de l’ONE (c’est la première étape pour recevoir des subsides pour les animés de moins de 16 ans) ; • te soutenir avec la Cellule de crise.

Engagement et préparation de camp Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche. Deux outils t’accompagnent tout au long de cette préparation. Appuie-toi sur la Grille de lecture disponible en annexe et sur le dossier La Préparation de quand ? Comment ? Pourquoi ? disponibles sur www.guides.be. Ils passent le formulaire au peigne fin et pointent les éléments immanquables pour un camp réussi. La Préparation de camp doit être relue et validée par ton Chef d’Unité puis par un Cadre de ta Région. L’Engagement de camp est signé par le Staff de groupe, ton Chef d’Unité et un Cadre de ta Région. Chacun garde une copie. Un exemplaire est à envoyer au Carrick.

La souscription à ces assurances se fait impérativement au plus tard 10 jours avant le début du camp dans SCRIBe. Tu trouveras toutes les infos nécessaires dans le Carnet de camp Horizon-Route. L’Assistance à l’étranger comprend : • l’organisation du retour de l’assuré malade ou blessé ; • la visite d’un membre de la famille de l’assuré malade ou blessé ; • le retour anticipé de l’assuré suite à un deuil familial ; • les frais médicaux et chirurgicaux ; • les frais d’hospitalisation ; • les frais du transport jusqu’au centre de premiers soins ; • en cas de décès de l’assuré, le rapatriement de corps.

Logistique du camp Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été L’Assurance omnium permet aux Animateurs d’assurer par groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs. Le montant de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Tu peux y souscrire via la Déclaration de camp dans SCRIBe.

• Cette assurance couvre les dégâts matériels, pas corporels, et s’adresse aux plaques belges. • N’attends pas, souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ. • Les voitures en location peuvent aussi bénéficier de l’Assurance omnium.

Assistance à l’étranger Pour un camp hors Europe, nous te conseillons de prendre pour tout le groupe l’Assistance à l’étranger proposée par les Guides. Prix : 21 ¤ par personne. Tu recevras une demande de paiement de la part de la Fédération. Pour un camp en Europe ou au Maghreb, le montant de l’Assistance à l’étranger est compris dans la cotisation annuelle. Précise tout de même quels participants au camp souhaitent y souscrire via la Déclaration de camp dans SCRIBe.

Location de véhicule Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépot de garantie… Pour en bénéficier, contacte le Carrick au 02/538.40.70 ou fais ta demande de voucher par mail (info@guides.be).


Attestations

Pour diverses raisons, tu pourrais être amené à fournir une attestation à un parent, un employeur, le propriétaire d’un endroit de camp… Les Attestations d’appartenance au Mouvement sont à télécharger dans SCRIBe.

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Dès la fin de ton camp distribue aux parents l’Attestation Mutuelle. Elle leur permet de récupérer une partie des frais du camp. L’Attestation est téléchargeable dans SCRIBe et sous format Word dans la bibliothèque du site des Guides.

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Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en F W-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le masculin l’emporte.

Rue Paul-Émile Janson, 35 1050 Bruxelles Tél. 02/538.40.70 www.guides.be info@guides.be

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L es Gui de s et Inte rne t

Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2018.

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Farde à formulaire HORIZON 2018  
Farde à formulaire HORIZON 2018  
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