ICS - Spazio ai nostri partner

L’ultimo numero del MaGAZine periodico rivolto agli associati del Gruppo Agenti Zurich ha dedicato un interessante articolo alle potenzialità del Progetto ICS, che la rete di agenti ha correttamente definito la “nostra banca dati” quale importante strumento di presidio per gli intermediari, valutato positivamente anche dall’assicuratore di responsabilità civile professionale.

L’utilizzo del portale ICS, infatti, si presenta come un forte alleato tanto per la gestione concreta di quanto previsto dagli obblighi normativi, quanto per la costituzione, attraverso la raccolta dei bisogni e delle esigenze degli assicurati, di una banca dati di enorme valore. Il vantaggio che ne deriva, quindi, è duplice.

Da un lato il progetto ICS consente di certificare la liceità della propria attività nonché il corretto svolgimento dell’attività di monitoraggio sull’operato della propria rete, garantendo di conseguenza un miglioramento delle relazioni con la Compagnia grazie alle maggiori garanzie di conformità che l’agente è in grado di prestare alla mandante.

Dall’altro, diviene un avamposto di tutela per l’intermediario, che potrà gestire in qualità di titolare del trattamento dei dati tutte le informazioni ottenute dai clienti nella fase di Demands&Needs, diversamente da quanto accadrebbe utilizzando le piattaforme di compagnia che, viceversa, non ne consentirebbero una gestione autonoma e indipendente.

L’intermediario, infatti, con l’ausilio del portale ICS, potrà individuare la soluzione assicurativa più coerente e adeguata – adempiendo così agli obblighi normativi imposti da IVASS – e parallelamente far proprio quel bagaglio di informazioni che costituisce il patrimonio vero e proprio dell’attività di intermediazione assicurativa.

Date queste premesse, le componenti fondamentali del progetto ICS possono essere sintetizzate in pochi ma significativi concetti chiave: compliance dell’attività distributiva e della governance di agenzia, al riparo dal rischio di incorrere in sanzioni, perdite finanziarie o danni reputazionali a causa di una gestione non adeguata alle prescrizioni regolamentari; autonomia nella raccolta e gestione del dato; efficientamento dei processi aziendali e degli strumenti disponibili.

L’importanza di una solida compliance di agenzia è di immediata evidenza se si pensa all’incremento della produzione normativa e regolamentare nella disciplina del rapporto intermediario/clientela, rispetto al quale si pongono esigenze sempre più stringenti di formalizzazione e rendicontazione, dalla fase precontrattuale alla stipula e gestione della polizza.

Le disposizioni di legge, infatti, esigono dall’intermediario un’attività di continuo tracciamento della propria operatività al fine di poter dimostrare di aver agito diligentemente, specialmente in caso di contezioso.

Tutto questo, tuttavia, si traduce in un elenco di adempimenti pratici di complessa razionalizzazione, che spesso determinano un indebolimento dei processi operativi e un conseguente deficit di produttività capace di impattare negativamente sul rendimento del proprio business.

Il portale ICS, con le sue numerose funzionalità, toglie dall’impasse e consente una conduzione organizzata ed efficiente della propria agenzia, velocizzando la gestione di tutti i contatti con la clientela.

In tal senso, utile in fase precontrattuale – ma non di meno in quella di rinnovo o variazione di polizza – è la sezione appositamente dedicata alla raccolta delle richieste ed esigenze del cliente, in cui l’intermediario, tra le altre cose, può annotare e far sottoscrivere in ottica di autotutela anche qualsiasi elemento e circostanza utile a chiarire le peculiarità del rapporto con il cliente.

I questionari predisposti per la fase di Demands&Needs, inoltre, sono in larga parte personalizzabili a discrezione di ciascun intermediario, proprio per consentire il reperimento di ogni utile e opportuna informazione sulla clientela attraverso domande specifiche e formulate ad hoc per ogni tipologia di cliente.

In questo modo sarà possibile, da un lato, definire personalmente e individualmente il c.d. target market, differenziando le informazioni che si desidera acquisire presso i clienti da quelle prestabilite nella modulistica di Compagnia; dall’altro, dar vita a un prezioso database rimesso alla esclusiva e autonoma disponibilità di gestione dell’intermediario, limitando così il rischio di contenzioso per distrazione di dati.

All’esito di tale attività di raccolta delle richieste ed esigenze del cliente, verrà generato un fascicolo – in versione cartacea o digitale con firma OTP del cliente – completo di tutta la documentazione precontrattuale necessaria a garantire la piena tutela dell’intermediario in tema di responsabilità, trasparenza e coerenza del prodotto distribuito.

Oltre al riepilogo del questionario rivolto al cliente, infatti, saranno collazionati ad esso anche, l’informativa privacy di agenzia, la dichiarazione in cui sono indicati tutti i documenti che il cliente dichiara di aver ricevuto, nonché gli allegati precontrattuali, redatti naturalmente in linea con quanto prescritto da IVASS e prontamente modificati o integrati a fronte di eventuali novità normative.

Gli allegati, inoltre, verranno aggiornati trimestralmente – come richiesto dalle disposizioni regolamentari – ad opera dello stesso intermediario, al quale si ricorderà di procedere in tal senso attraverso un pop-up periodico.

Tutti i set precontrattuali così generati, infine, sono automaticamente trasmessi all’indirizzo e-mail censito nel portale dall’intermediario, che potrà dunque monitorare il costante arricchimento dell’archivio dati e l’attività di distribuzione concretamente svolta dalla propria rete.

Ulteriori garanzie di conformità della documentazione precontrattuale conseguono poi alla recente introduzione di due nuove funzionalità: la possibilità di gestire gli adempimenti richiesti in materia di Preventivass direttamente all’interno della piattaforma ICS e il progetto Sandbox.

Preventivass è un’applicazione web che consente di confrontare i costi delle coperture

R. C. Auto offerte dalle imprese assicurative operanti in Italia, che IVASS prevede debba essere obbligatoriamente consultata in fase di preventivazione dagli intermediari iscritti alla lettera A del RUI.

Al fine di agevolare gli adempimenti che ne conseguono, è stato predisposto un collegamento tra ICS e il sito di Preventivass che consente la compilazione delle informazioni richieste dalla piattaforma del Preventivatore Pubblico attraverso una sezione comodamente accessibile in fase di Demands&Needs sul portale ICS.

A seguito del corretto inserimento dei dati richiesti, ICS genererà un QR-code associato al singolo preventivo emesso per ciascuna Compagnia censita all’interno della portale, che andrà ad aggiungersi alla consueta documentazione precontrattuale, agevolando notevolmente l’attività di preventivazione per tutte le realtà agenziali, specialmente quelle plurimandatarie.

La seconda – ma non meno rilevante –funzionalità introdotta recentemente è la Sandbox regolamentare, un progetto realizzato dal MEF in collaborazione con IVASS, Banca d’Italia e CONSOB a cui X Consulting S.r.l. partecipa in qualità di fornitore di servizi tecnologici per le attività di compliance regolamentare, al fine di consentire l’estrazione dei dati dell’intermediario direttamente dal RUI mediante apposito canale di scambio e di farli confluire nell’allegato 3 dedicato all’informativa sul distributore, certificandone in questo modo l’autenticità.

Attualmente le agenzie di testa sono tre, ma l’augurio è che il progetto possa prendere piede presso un considerevole numero di intermediari, affinché il settore assicurativo possa diventare sempre più sicuro per gli assicurati e funzionale per chi vi opera.

Tale certificazione, infatti, porta con sé tre vantaggi: un beneficio diretto per il cliente, che potrà verificare con facilità gli estremi dell’intermediario con cui entra in contatto; la semplificazione dell’adempimento agli obblighi di trasparenza relativi all’informativa sul distributore, grazie a uno strumento automatizzato e sicuro e, infine, la riduzione dei casi di frode nel contesto assicurativo.

Infine, l’utilizzo di ICS favorisce la compliance e la governance di agenzia semplificando non soltanto il processo di intermediazione ma anche l’operatività quotidiana, consentendo all’agente una vigilanza costante su collaboratori e dipendenti, sia nella fase distributiva che per gli aspetti più strettamente operativi, tra i quali l’accertamento del rispetto dei requisiti di onorabilità e professionalità e la corretta applicazione delle procedure adottate, circoscrivendo in questo modo il rischio di una gestione non adeguata.

Tra le diverse sezioni di cui si compone la piattaforma, infatti, ne troviamo alcune appositamente dedicate a rendere meno gravose le attività di controllo e coordinamento interno, in quanto riservate ad esempio alla gestione delle procedure in essere presso la propria realtà aziendale, anche e soprattutto al fine di garantirne l’opportuna presa visione da parte di tutta la rete di agenzia.

Anche la gestione di collaboratori e dipendenti viene ulteriormente snellita dalla possibilità di archiviare in un unico repository digitale tutti i documenti rilevanti ai fini IVASS, quali gli attestati di formazione, le sottoscrizioni di presa visione documentale, eventuali autodichiarazioni e ogni altro elemento utile.

Ulteriore punto di forza del progetto ICS, infatti, è la completa digitalizzazione della rete e dematerializzazione dei processi, attraverso un portale intuitivo, di facile consultazione e sempre accessibile, idoneo a garantire costanza nel controllo, migliore fruibilità delle informazioni e gestione paperless della documentazione, favorendo così una valutazione positiva anche in termini di sostenibilità, tematica ormai prioritaria per la Compagnia e al centro della discussione anche nella recente Convention tenutasi il 7 febbraio all’Auditorium Parco della Musica di Roma, alla presenza di ben oltre 900 agenti Zurich.