Onboarding : guide du manager
Pour optimiser l’accueil d’un nouveau collaborateur au sein de l’équipe
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Ce qu’il faut faire
La période d’intégration relève d’une importance capitale en ce qui concerne l’engagement des nouveaux C’estarrivants.laraison
pour laquelle Expleo a développé une approche commune pour accompagner les nouveaux collaborateurs dans chaque entité.
Votre rôle est primordial !
lors de l’arrivée d’un demembrenouveauauseinl’équipe.
L’objectif principal est d’accueillir tous les nouveaux arrivants de la même façon, et de s’assurer qu’ils reçoivent les informations dont ils ont besoin, ainsi que les bons outils pour travailler.
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Nommez un Buddy* (collègue) qui sera le principal point de contact du nouvel arrivant.
Le Buddy sera la personne disponible pour répondre aux questions du/de la nouvel(le) employé(e) et l’aider à résoudre les problèmes éventuels. Vous pouvez lui déléguer une partie du processus d’orientation. La principale responsabilité du Buddy est de répondre aux questions du nouvel arrivant concernant son travail, et notamment celles liées aux aspects organisationnels.
quelqu’un (le buddy) pour le Préparezfaire le poste de travail: Assurez-vous que le poste de travail du nouvel arrivant est équipé de tous les éléments nécessaires: PC, messagerie Outlook, ouverture de compte, téléphone (TADI), EPI pour la mission, comte Beez…
Avant l’arrivée du collaborateurnouveau
Transmettez un message personnel au nouvel arrivant Une semaine environ avant l’arrivée du/de la luicollaborateur(trice),nouvel(le)sonmanagerenvoieune-mail,parexemple : “Nous attendons votre arrivée avec impatience !”, dans le but de le/ la motiver et d‘assurer qu’il/elle se sentira à l’aise dans son nouveau poste.
Pensez à la gestion des accès du nouvel arrivant: badge site, parking, cantine…
N’oubliez pas les éventuelles demandes complémentaires : logiciels, formations, habilitations…
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A savoir, l’ensemble des employés qui seront en contact avec le nouvel arrivant, ainsi que les collègues / services qui seront en relation avec lui/elle à l’avenir.
Informez les collègues des autres services concernés.
Informez votre équipe de l’arrivée prochaine d’un nouveau collaborateur
Prévoir un créneau disponible pour accueillir le collaborateur le premier jour ou désigner
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Présentation à l’équipe : Pésentation physique, introduction par mail, note d’arrivée…
Prévoyez un point pour présenter le fonctionnement administratif de l’entité : Pointage, horaires, note de frais, congés, etc. (Manager ou AG + remise Guide utilisateur Beez)
Assurez-vous que des tâches intéressantes et stimulantes sont attribuées au nouvel arrivant aussi rapidement que Nepossible.pasoublier le moment du déjeuner !
Accueillez le nouvel arrivant et ‘lancez’ la conversation.
Rappelez les missions du poste et le contexte du projet, remettre l’ordre de mission, construisez avec le nouvel arrivant son circuit de prise de fonction
Dès l’arrivée du collaborateurnouveau
Faites le point ensemble sur les attentes / Définissez les responsabilités.
n’est qu’après avoir pris connaissance de son environnement que le nouvel arrivant peut se concentrer entièrement sur ses propres tâches.
Présentez l’entité d’accueil au nouvel arrivant.
La première conversation échangée entre un nouvel arrivant et son manager joue un rôle déterminant. Elle doit porter essentiellement sur l’établissement de contacts et l’échange d’informations en vue d’orienter l’employé(e), réduire son sentiment d’incertitude et le/la familiariser avec son nouvel environnement de travail. Veuillez prévoir un temps suffisant (environ 60 minutes) pour cet entretien personnel.
Afin d’assurer une intégration réussie, il est important que le nouvel arrivant apprenne à s’orienter sur le site. Ce
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• Prenne connaissance des supports communicationde interne (intranet, yammer, flashmails, ...)
sûreté
• Soit présenté aux principaux services en relation avec le vôtre
Après le 1er jour de travail
• Prenne connaissance des procédés, procédures, et des abréviations les plus fréquemment utilisées
• Prenne connaissance du règlement relatif à l’hygiène, la sécurité et la
• Rencontre son Buddy, son RH
Assurez-vous que le nouvel arrivant :
Au début, maintenez des contacts étroits avec votre jour1nouveletprocessusl’avancementlecollaborateur.nouveauRecueillezfeedbackconcernantdud’intégrationcequeressentlearrivant.moisaprèslepremierdetravail
Et par la suite ...
Avant la fin de la période d’essai
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La deuxième intermédiaire,revueorganisée trois mois plus tard, est l’occasion pour le manager et le nouvel arrivant de discuter de l’avancement du programme d’intégration. Le contenu et les processus constituant le
Au cours des 6 premiers mois
Au cours des six premiers mois, le nouvel arrivant doit prendre part aux mesures de qualification les plus importantes pour ses domaines de responsabilité afin d’assurer son intégration rapide.
programme d’intégration peuvent ainsi être suivis en permanence et modifiés en cas de besoin.
3 mois après le premier jour de travail
Effectuer un entretien de bilan de période d’essai. Si renouvellement, effectuer un entretien de fin de période d’essai : validation définitive d’embauche
La première intermédiaire,revueorganisée un mois après le premier jour de travail, est l’occasion pour le manager et le nouvel arrivant de discuter de l’avancement du programme d’intégration.
Think bold, act expleogroup.comreliable
guideOnboarding:duBuddy
Pour optimiser l’accueil d’un nouveau collaborateur au sein de l’équipe
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• Lui faire visiter le site et le présenter à ses futurs interlocuteurs
• Partager vos connaissances et votre expérience
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• Donner quelque chose en retour à la société
• Accroître votre expérience en aidant les autres
Cette expérience est une bonne occasion pour :
Buddy•
• Il est plus expérimenté que le nouvel arrivant
• Il comprend le rôle et les responsabilités du nouvel arrivant
Le profil d’un
Les 6 responsabilités du Buddy
• Lui partager ses connaissances et son expérience Aider le nouvel arrivant à comprendre la culture de la société et à se familiariser avec la façon de procéder.
• L’aider à appliquer les valeurs et les pratiques en vigueur à Expleo
Un Buddy est un collègue qui accompagne le nouvel arrivant pendant ses trois à six premiers mois au sein de l’entreprise. Agissant en tant que guide, son rôle consiste à l’aider à s’intégrer et à se familiariser avec les différents réseaux & procédés.
• Il sert de modèle positif, dispose de etcompétencesbonnesrelationnellescommunicationelles
• Etendre votre réseau interne.
• Fournir au nouvel arrivant des conseils d’ordre général et l’encourager
Le rôle du Buddy
Il se place au même niveau que le nouvel arrivant ; aucune ligne de reporting entre eux
• Dynamiser vos objectifs ou en créer de nouveaux
Pourquoi être un Buddy ?
• Agir en tant que source d’informations pour le/la nouvel(le) employé(e)
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Conseils d’ordre général
• Un temps nécessaire est alloué au Buddy afin qu’il soit disponible pour le nouvel employé.
Que peut attendre un nouvel arrivant de son Buddy?
Le nouvel arrivant compte sur le Buddy pour lui fournir des informations concernant la vie sur le site, la culture, les procédures, les normes internes, etc.
Tous les nouveaux arrivants sont confrontés à une période de rodage dès leur intégration au sein d’une nouvelle équipe. Le but du Buddy est de faciliter certains aspects de l‘apprentissage et de bâtir des relations ouvertes et de confiance avec le nouvel arrivant.
Le nouvel arrivant doit pouvoir bénéficier de conseils d’ordre général et d’informations claires.
Il peut s’avérer difficile pour le nouvel arrivant de commencer à travailler dans un environnement inconnu. Il attend des encouragements et une attitude positive de la part de son Buddy.
Il est probable qu’il ne soit pas au courant des pratiques de la BU ou de son agence et qu’il ait besoin d’aide pour comprendre la culture de l’organisation et apprendre la façon de procéder.
Le Buddy doit donc guider le nouvel arrivant dans la bonne direction, et l’aider à identifier les ressources appropriées à l’extérieur de l’équipe.
Comment devenir un Buddy en 3 étapes
• Les volontaires sont identifiés par le manager du nouvel arrivant, et soutenus par les RH en cas de besoin.
• Le Buddy est sélectionné et est informé de l’arrivée du nouvel employé avant les débuts de ce dernier au sein de la société
pratiquesProblèmes
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• Les relations entre un Buddy et un nouvel arrivant ne remplacent pas les relations fortes établies entre le nouvel arrivant et le manager.
• Soyez patient(e) et positif/positive. Il faut du temps pour établir des relations de confiance. N’essayez pas d’aborder tous les sujets en même temps. Accordez au nouvel arrivant suffisamment de temps pour s’adapter à son nouvel environnement de travail.
• Ne soyez pas inquiet/inquiète d’être perçu(e) comme étant un «expert». L’expérience d’un Buddy est importante pour le nouvel arrivant et les nombreuses informations que vous détenez seront pour lui d’une valeur inestimable.
vue d’assurer la réussite de votre partenariat
• N’essayez pas d’accélérer le processus. Cette personne peut avoir un style différent du vôtre : permettez-lui de s’adapter à la culture locale.
• Ne portez aucun jugement.
• Ecouter peut être plus important que donner des conseils.
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• Maintenez une attitude positive et restez coopératif/coopérative.
7 choses que vous devez savoir pour devenir un bon ConseilsBuddyen
Think bold, act expleogroup.comreliable
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Avant l’arrivée du nouveau collaborateur
• Souhaiter la bienvenue en personne au collaborateur
• Prévoir un échange avec le futur collaborateur pour commenter les clauses de son contrat et répondre aux questions éventuelles
• Prendre RDV avec le nouveau collaborateur : si besoin rappeler les papiers manquants dans le dossier, expliquer les procédures relatives aux RH (congés entre autres), répondre à ses questions éventuelles
Avant la fin de la période d’essai
• Envoyer le dossier d’accueil
• Souhaiter la bienvenue en personne au collaborateur
Checklist intégration par les recruteurs
Le premier jour du nouveau collaborateur
• Prendre RDV avec le nouveau collaborateur : si besoin rappeler les papiers manquants dans le dossier, expliquer les procédures relatives aux RH (congés entre autres), répondre à ses questions éventuelles
• Inviter le collaborateur à la réunion d’intégration
• Envoyer un mail type au nouveau collaborateur (à remplir pour confirmer sa date d’arrivée, l’adresse, l’heure et la personne à demander à l’accueil) ; avec en pièce jointe le courrier de bienvenue à remplir également, ainsi que le mot de bienvenue de la direction
• Envoyer un mail (ou une invitation Outlook) au N+1 avec en pièce jointe la checklist manager