KLANT AAN HET WOORD |
7
Staatsbosbeheer Bij Staatsbosbeheer is gekozen voor de inzet van SharePoint als Documentmanagementsysteem (dms). In 2006 is gestart met de wens een efficiencyslag te maken bij het onderdeel Documentaire Informatie Voorziening (div) door te digitaliseren en de organisatie en inrichting van een dms. Na aanbesteding is gekozen om met de SharePoint-toepassing te gaan werken. KBenP is nauw betrokken geweest bij de voorbereiding van de implementatie. KBenP projectleider Hans van Lippen zegt daarover: ‘KBenP biedt de functionele expertise voor rm/dm in combinatie met SharePoint (product)expertise, waarbij aspecten als (product)inrichting, de functionele eisen en het verandermanagement-traject belangrijk zijn. Zowel de harde als de zachte kant zijn daarbij voorwaardelijk.’ Ben Schrijver, hoofd bureau Bedrijfsvoering Regio Oost van Staatsbosbeheer, is vanaf december 2007 betrokken bij het project en is (oud)opdrachtgever van KBenP.
Staatsbosbeheer heeft vier regio’s:
Doel
zijn binnen het cluster Vastgoed in de Regio
Noord, Oost, Zuid en West. Op dit moment
Het doel van de inzet van een dms, in dit geval SharePoint, is te kunnen werken
Oost in SharePoint 3.000 documenten opge-
onafhankelijk van plaats en de fysieke beschikbaarheid van dossiers. Het vergroten
nomen en wordt er door de stafmedewerkers
van efficiency in het proces toont zich door verkorting in de zoektijd naar dossiers en
volop mee gewerkt.
documenten, en effectievere samenwerking. Daarnaast biedt het medewerkers in ondersteunende diensten de kans om thuis te werken. Er is gekozen te starten met het digitaliseren in een organisatieonderdeel waar het meeste documentverkeer plaatsvindt. In de Regio Oost is dat het cluster Vastgoed. Dit cluster ondersteunt de medewerkers in het veld in de provincies Overijssel, Gelderland en Flevoland door hen te ontlasten bij hun administratieve handelingen. Het kan zijn dat binnen één regio bepaalde organisatieonderdelen wel en andere niet met SharePoint werken. Mogelijke volgende functieonderdelen die voor digitalisering in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld financiën of personeelsbeheer waarbij eveneens veel dossierverkeer plaatsvindt.
Uitrol De landelijke uitrol gebeurt volgens dezelfde principes. Wegens ruimtegebrek in het centrale kantoor in Driebergen is de landelijke groep voor vastgoed, grond en gebouwen in de Regio Oost gehuisvest. SharePoint wordt bij deze landelijke groep ingezet om naast efficiency, de zichtbaarheid te vergroten en de uniforme manier van werken te promoten. De gewenste verandering in digitaal, uniform en efficiënt werken wordt zo breder. De uitrol wordt geholpen door de reorganisatie die vanaf 1 mei plaats heeft gevonden en waarbij alle regio’s op het gebied van grond en gebouwen centraal aangestuurd worden. Dit is een prachtige kans om uniformiteit in de werkprocessen breder in te zetten met het gebruik van een dms/SharePoint.
Optimale vrijheid Er is bij Staatsbosbeheer gekozen voor ondersteuning met optimale vrijheid in het proces. Er worden gegevens, documenten en functies aangeboden, maar er is vrijheid in de volgorde in de processtappen. Ben Schrijver: ‘Uiteraard zitten er risico’s aan het werken in vrijheid, maar de drempel om op deze manier te gaan werken is lager. Er wordt nu met overtuiging en discipline gewerkt aan het gebruik van dit systeem. Hoewel de medewerkers meer zelf doen in het beheer van hun documenten, zit de tijdswinst in het terugvinden van dossiers en hun volledige beschikbaarheid. De routine in de manier van werken begint inmiddels te ontstaan.’