jaargang 1
nummer 1 | 2011
een uitgave van go opleidingen
> S h a r e Po i n t - t r a i n i n g e n : o r d e i n d e c h a o s > N i e u w e w e b s i te m e t a c t u e e l c u r s u s a a n b o d > Ko m t u o o k n a a r h e t K B e n P z o m e r e v e n t ?
Inhoud introductie
GO magazine: bekende naam, nieuw magazine
GO opleidingen: innovatie in informatie 3
pitch
G O o p l e i d i n g e n i s vo l o p i n b e w e g i n g : w e z i j n ve r h u i s d p e r
De Prissma’s Pitch, ontknoping op 23 juni 4
1 mei 2011 samen met onze collega’s van KBenP naar een nieuw kantoor in Voorburg en beschikken nu over twee fon n-
event
kelnieuwe (computer)o opleidingszalen. Verder is ons laatste
Komt u ook naar het KBenP zomerevent? 5
c u r s u s a a n b o d o p t i m a a l t o e g a n k e l i j k v i a e e n t o t a a l ve r n i e u w d e s i t e e n u i t e ra a r d i s e r o o k d i t n i e u w e m a g a z i n e .
samenwerken SharePoint 2007/2010 6
Voll trots presenteren wij het eerste nummer van het GO maga-
recensie
kelingen. Enkele onderwerpen van dit eerste nummer zijn:
zine. Wij willen u graag inforrmeren over onze laatste ontwikThe Information, a histor y, a theor y, a flood 10
de Prissma’s Pitch, SharePoint 2010 speciaal voor inforrmatiep ro f e s s i o n a l s e n d e d i p l o m a - o p l e i d i n g e n .
in beeld Nieuwe huisvesting 11
D e t e c h n i s c h e ve r n i e u w i n g e n d i e vo o r d e h e l e m a a t s c h a p p i j
internationaal
fundamenteel. Informatie is (bijna) synoniem met digitale
Opleiding Octrooi-informatiespecialist bestaat 10 jaar 12
informa tie. Als het niet digitaal is of beter als je het niet
grote gevolgen hebben, veranderen ook het informatievak
met Google kunt vinden, bestaat het niet. Informatie op
tips & trucs 13 nieuws 14 agenda 16
papier, dat zijn enkel nog de A4’tjes die uit de printer komen. En dat geldt ook voor ons: vanaf 2011 geen papieren studiegids meer, maar een nieuwe website waar u in twee klikken het volledige cursusaanbod en alle informatie over onze a n d e re d i e n s t e n v i n d t . G a n a a r G O o p l e i d i n g e n . n l e n u b e n t over tuigd.
D a a r n a a s t i n f o r m e re n w e u v i e r m a a l p e r j a a r m i d d e l s d i t Postbus 164
n i e u w e m a g a z i n e . A l s i n f o r m a t i e p ro f e s s i o n a l s d o e n w i j d a t
2270 ad Voorburg
op een open en transparante wijze. We tonen natuurlijk graag
Charlotte van Pallandtlaan 12
een staaltje van ons eigen kunnen: nieuwe ontwikkelingen,
2272 tr Voorburg
innovaties op opleidingsgebied en projecten waar we trots
t +31 (0)70 351 23 80
o p z i j n . E n we l a t e n o n ze k l a n t e n a a n h e t w o o rd . I k h o o p d a t
e info@GOopleidingen.nl
ons magazine voor u een inspiratie zal zijn bij het effe ectief
i GOopleidingen.nl
aanpakken van informatievraagstukken. Wilt u over één van de artikelen meer weten? Mail dan naar info@ @GOopleidingen.nl.
Colofon
Wij staan voor u klaar.
GO magazine richt zich op professionals die geïnteresseerd zijn in kennis-, informatie-, data- en verandermanagement. Het tijdschrift verschijnt vier-
GO opleidingen, de school voor inforrmatie, is sinds 2009 maal per jaar en geeft samen met de GO website actuele achtergrondinformatie over het aanbod van GO opleidingen voor het komende kwartaal.
onderdeel van de KBenP groep. Al ruim 60 jaar zijn wij hét adres voor iedereen die zich vakkundig wil laten (bij)scholen
© juni 2011, GO opleidingen. Niets uit deze uitgave mag worden
binnen het informatiedomein. De plaats waar er varen
verveelvoudigd door middel van enige methode of vorm dan ook, zonder
s p e c i a l i s t e n m e t p l e z i e r e n p a s s i e h u n k e n ni s e n k u n d e
schriftelijke toestemming van de uitgever.
redactie Peter van Gorsel, Theo Verbeij, Ron Wessels
delen met leergierige vakgenoten. I k w e n s u ve e l l e e s p l e z i e r !
eindredactie Anette Heideman tekstbijdragen Kees Koenen, Hannah Verhoeff, Tineke IJtsma
Theo Verbeij
vormgeving Lijn 1, Haarlem
Direccteur GO opleidingen
fotografie Lijn 1, archief GO opleidingen druk Spinhex & Industrie issn 0929-7227 reacties en suggesties redactie@GOopleidingen.nl
INTRODUCTIE |
3
GO opleidingen: innovatie in informatie Het zijn spannende tijden. Het tempo waarin nieuwe ontwik-
theken, (bedrijfs)archieven en erfgoedinstellingen. Deze op-
kelingen elkaar opvolgen, lijkt telkens in een nóg hogere ver-
leidingen worden nog altijd met succes georganiseerd. Toch
snelling te zijn geschakeld. De hoeveelheid informatie groeit
zijn onze scholingsactiviteiten, zeker sinds de introductie van
razendsnel; veel sneller dan de ontwikkeling van betere zoek-
internet bij het grote publiek, langzaam verschoven naar steeds
methoden om de juiste informatie te filteren. Het gevolg is,
kortere trainingen. Het gebruik van on- en offline toepassin-
dat niet alleen veel tijd verloren gaat aan het vinden van de
gen neemt hierbij een prominente positie in. Ook kennis-
gewenste informatie, ook het volgen van allerlei informatie-
werkers, secretaresses en andere eindgebruikers hebben
bronnen kost steeds meer inspanning. Of dat nu komt door
vaker behoefte aan een korte bijscholing, waarin zij leren
‘information overload’ of ‘filter failure’; daarover zijn de menin-
om beter om te gaan met grote hoeveelheden informatie.
gen verdeeld. De problemen zijn er echter niet mee opgelost.
Met onze activiteiten begeven we ons regelmatig op nieuwe vakgebieden, waarbij we ook trainingen voor andere doel-
Daarnaast wordt er flink in budgetten gesneden. Gelukkig
groepen organiseren.
weten veel bedrijven hiermee inmiddels creatief om te gaan. Vaak moeten ze met minder personeel en geld hetzelfde of
Nieuwe trainingen
meer doen dan voorheen. Dat maakt de uitdaging om zo doel-
Om continu te kunnen voldoen aan de actuele scholingsvraag,
matig mogelijk te werken alleen maar groter. Een praktische
ontwikkelen we regelmatig nieuwe trainingen. We monitoren
training is een prima hulpmiddel en daarmee een zinvolle in-
daarvoor nauwgezet de laatste ontwikkelingen in en zeker
vestering om in korte tijd het gewenste resultaat te boeken.
ook buiten de informatiesector. Daarnaast worden we van advies voorzien door een aantal vooraanstaande vertegen-
Praktische toepasbaarheid
woordigers uit de praktijk, die samen onze Adviesraad vor-
Met 100 docenten, zelf ook werkzaam in de dagelijkse prak-
men. Zij komen enkele malen per jaar samen om uitgebreid
tijk, beschikt GO opleidingen over veel kennis en ervaring.
inhoudelijk te discussiëren over uiteenlopende onderwerpen.
Hiermee kunnen we u en uw collega’s binnen één of enkele dagen leren hoe u uw werkzaamheden beter en vooral ook
Nieuw in ons aanbod zijn trainingen rond de strategische
slimmer kunt uitvoeren. De nadruk ligt daarbij altijd op de
aanpak van social media, het veilig(er) gebruik van internet,
praktische toepasbaarheid; wat u leert kunt u ook direct in
SharePoint, maar ook het overdragen van informatievaardig-
de praktijk toepassen. Dat is een prettig vooruitzicht.
heden aan studenten. Inmiddels werken we alweer verschillende nieuwe ideeën uit, zodat u over enkele maanden weer
Breder aanbod
een aanvulling op ons aanbod kunt verwachten. Zo blijven
Van oudsher organiseren wij diploma-opleidingen in deeltijd
wij u telkens verrassen met innovatieve workshops, cursus-
voor medewerkers van kenniscentra, bibliotheken en media-
sen en praktische opleidingen. n
4 | PITCH
De Prissma’s Pitch, ontknoping op 23 juni
S
spraakmakend | Het idee moet spraakmakend zijn, nieuwsgierig maken en interesse opwekken.
S
schokkerend | Het idee of plan moet ook enigszins schokkerend zijn. Het idee of plan ‘zet de wereld op zijn kop’, en maakt dat de branche ‘op een nieuwe manier haar dienstverlening organiseert of bestaande producten en diensten inricht’.
Bij de Prissma’s Pitch wordt het meest innovatieve idee
M
mooi en maatschappelijk relevant | Het idee of plan
voor de media- en informatiewereld gekozen door een des-
moet ook ‘machtig mooi’ zijn. Dat geldt voor het uiterlijk/
kundige jury. GO opleidingen ondersteunt dit initiatief
de esthetiek. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden
door prijzen ter beschikking te stellen.
aan vormgevingsaspecten. En het moet maatschappelijk relevant zijn.
In maart 2011 werden de uitnodigingen tot deelname aan de
A
ambitieus | Het idee of plan moet de kandidaat zelf
Prissma’s Pitch verspreid. Prissma werd overstelpt met ideeën,
naar een hoger plan tillen; een hoger niveau van dienst-
ze kwamen uit alle hoeken van het land! Geweldig om te
verlening en/of ondernemerschap.
merken dat met zoveel enthousiasme is gereageerd en dat onze vakcollega’s uit de informatiewereld vol zitten met goede
Hoofdprijs
ideeën. De jury heeft zich gebogen over de inzendingen en
• Volledig betaalde studiereis t.w.v. € 1.500,-
de eerste selectieronde heeft al plaatsgevonden. De kandidaten zijn op de hoogte gesteld. Op het KBenP zomerevent op 23 juni 2011 in het Kurhaus te Scheveningen krijgen zij elk een kwartier om hun idee aan de voltallige jury te pre-
(aangeboden door nvb). • Waardecheque t.w.v. € 10.000,- te besteden aan GO opleidingen (aangeboden door KBenP). • Waardecheque t.w.v. € 1.000,- (aangeboden door nvb).
senteren. Het KBenP event is een zeer passende entourage; het staat in het teken van ontwikkelingen in de informatie-
Publieksprijs
wereld en dan met name op het gebied van ‘Werken in de
• Waardecheque t.w.v. € 5.000,- te besteden aan
Cloud’, ‘Enterprise Search’ en ‘Zaakgericht Werken’.
GO opleidingen (aangeboden door KBenP). • Waardecheque t.w.v. € 1.000,- (aangeboden door Ebsco).
De Prissma’s Pitch is te vergelijken met de Dragons Den, waarbij een zeskoppige jury de ideeën van de deelnemers toetst
Tevens worden alle pitch-ideeën gescreend door het vogin
op levensvatbaarheid. De jury beoordeelt de presentaties van
Fonds en komt de pitcher in aanmerking voor financiële on-
de kandidaten aan de hand van de zes P-R-I-S-S-M-A punten:
dersteuning om zijn of haar briljante idee daadwerkelijk ten
Prikkelend, Resultaatgericht, Informatief, Spraakmakend,
uitvoer te brengen! I
Schokkerend, Mooi en maatschappelijk relevant en Ambitieus. P
R
I
prikkelend | De Prissma-jury beoordeelt of de
Sponsors
presentatie enthousiast, gedreven en goed voorbereid is.
nvb | nvb-online.nl
resultaatgericht | De Prissma-jury beoordeelt of de kan-
GO opleidingen | GOopleidingen.nl
didaat een resultaatgericht voorstel heeft gepresenteerd
KBenP | kbenp.nl
met een concreet en haalbaar resultaat, doel en plan.
Ebsco | ebsco.com
informatief | Prissma is een jonge, dynamische en
vogin | vogin.nl
professionele club met bijna 700 leden uit de wereld van media en informatie. Het idee dient dus echt een
Wilt u meer informatie over de Prissma’s Pitch?
bijdrage te leveren aan de wereld van media en informatie.
Mail dan naar pitch@prissma.nl.
Komt u ook naar het KBenP zomerevent? Het KBenP zomerevent vindt plaats op 23 juni in het Kurhaus
Het zoeken voorbij: Informatie Ondersteund Werken
te Scheveningen. Een dag volop gelegenheid om vakgenoten
(verzorgd door Ordina i.s.m. tno)
uit allerlei organisaties te ontmoeten. Om nieuwe ontwikke-
Friso van der Meulen, sr. Consultant tno
lingen op te pikken in workshops en bij de deelnemende
De afgelopen decennia heeft ict ons veel versnippering van
leveranciers. En om met elkaar na te praten bij de grote
informatie en systemen gebracht. Veel ict-werk kwam daar-
barbecue op het Scheveningse strand.
door bij gebruikers te liggen. De zo ontstane vraagstukken zijn in de lijn van de ict-traditie opgelost met… nieuwe systemen.
Dit is alweer het 23e KBenP event. Het wordt u aangeboden
Vooral nieuwe zoeksystemen en kennismanagementsystemen
door Google, Microsoft, hp, Ordina, Océ Dossierflow, Open-
moeten de gebruikers weer zicht op hun informatie geven.
Text, Karmac, Exalead, emid, prissma, nvb, go opleidingen
De vraag is: kan het ook anders?
en KBenP. Denken in groepen: een basis voor zaakgewijs werken (verzorgd door Ordina i.s.m. tno) Programma 10.00 uur
12.00 uur
Ed van Leeuwen, Hoofd Informatiemanagement bij
Vier korte workshops GO opleidingen
Brabant Water
+ contacten met leveranciers
Informatie wordt veelal gelijkgesteld met documenten.
Lunch
Voor documenten worden vaak prachtige documentsystemen
12.30 uur
Office 365 Cloud door Microsoft
aangeschaft. Maar het grote probleem daarbij is dat de terug-
13.00 uur
Enterprise Search door Google
vindbaarheid afhankelijk is van die ene persoon die de inrich-
13.30 uur
Keuze uit negen lezingen over Search,
ting en zelfs ook vulling van een dergelijk systeem verricht.
DM en Cloud en Zaakgericht Werken
Brabant Water toont hoe de informatie op een natuurlijke
16.15 uur
Pauze
manier gegroepeerd kan worden, zodat de medewerker op
16.30 uur
Prissma’s Pitch
eenvoudige wijze projectdossiers en andere zaken kan aan-
• mogelijkheid tot stemmen
maken zonder daarbij extra handelingen te hoeven verrichten.
• prijsuitreiking 17.00 uur
Barbecue aan het strand
Bezuinigen met midoffice: het (nieuwe) zaakgericht werken! (verzorgd door M&I Argitek) Prof. dr. ir. Wouter J. Keller (Argitek)
Het hoogtepunt van de middag is de Prissma’s Pitch voor het
Na het dunne midoffice staat nu het dikke midoffice in de
meest innovatieve idee voor de media- en informatiewereld.
schijnwerpers. Deze is meer gericht op postintake en intake door de mens (balie, telefoon, etc.) dan het dunne midoffice.
Enkele lezingen toegelicht
Het dikke midoffice omvat daartoe ook een klantcontactsys-
De normaalste zaakafhandeling van de wereld
teem en een zaaksysteem, al dan niet voorzien van een docu-
(verzorgd door Océ Dossierflow)
mentmanagementsysteem. Door dit in te zetten kunnen
Gerard Janssen, DIV-adviseur, Gemeente Heumen
bepaalde functionaliteiten van de gemeentelijke backoffice-
De gemeente Heumen handelt zaken digitaal af en heeft
systemen worden vervangen. Samen met de Cloud kan dit in
honderden zaaktypes live. Tijdens de presentatie worden de
de toekomst mogelijk tot substantiële besparingen leiden. n
volgende vragen beantwoord: Hoe verliepen de voorbereidingen, de implementatie en de invoering in de organisatie van
U kunt zich aanmelden voor deelname aan het KBenP
deze digitale zaakafhandeling? Wat betekent het voor de mede-
zomerevent op de website KBenP.nl.
werkers om digitaal te moeten werken? Zijn de doelstellingen
Voor niet-leveranciers is deelname kosteloos. Op de web-
gehaald en wat is er geleerd?
site kunt u ook actuele details van het programma vinden.
Gerard Janssen, die vanaf het begin bij dit project betrokken is geweest, vertelt over zijn praktijkervaringen bij de transitie van papieren naar digitale zaakafhandeling.
Graag tot ziens op 23 juni!
6 | SAMENWERKEN
SharePoint 2007/2010 Chaos in de organisatie: geen reden tot paniek Organisatievormen en leiderschap veranderen. Het intellectueel eigendom binnen organisaties staat onder druk. Informatiestromen lijken oneindig en chaotisch. Het uitgangspunt ‘kennis is macht’ draait om naar het delen van kennis binnen en buiten organisaties. De snelheid van handelen door de inzet van nieuwe technologieën maakt medewerkers en haar managers onzeker. Gebeurde het delen van informatie voorheen door publicatie van ideeën, ervaringen of cases in boeken, die vrijelijk en trots uitgedeeld werden, vandaag de dag gaat dit via social media. Het delen blijft hetzelfde, alleen gaat het met de inzet van de nieuwe technologieën veel sneller, in andere vormen en minder zichtbaar. SHAREPOINT BIEDT: • Op een gestructureerde en toegankelijke manier het delen van kennis (op onderdelen) van uw vakgebied of klantgegevens • Eenvoudig hergebruik van documenten (cv’s, offertes, eindrapporten etc.) op
Nieuwe technologie en haar snelheid kunnen onzeker maken. Het delen van informatie leidt tot nieuwe mogelijkheden van co-creatie en co-sourcing in connection, ook buiten de organisatie. Met de omarming van ‘nieuwe’ tools en organisatievormen wordt de vermeende (informatie)chaos beheersbaar voor de organisatie, haar managers en haar medewerkers.
basis van onderwerp en andere metadata • Tijdens projecten één projectdossier delen met elkaar • Borging van opgedane kennis, eindproducten of verkooprapporten • Vereenvoudiging van overdracht van projecten tussen collega’s • Een centraal punt voor sjablonen, formu-
SharePoint Een van de hedendaagse technieken, SharePoint, faciliteert in de behoefte aan balans tussen chaos en structuur. SharePoint is haast niet meer weg te denken binnen de informatiehuishouding van organisaties. Veel organisaties neigen naar een 'SharePoint, tenzij beleid’ als het gaat om ECM gerelateerde projecten en initiatieven. SharePoint brengt medewerkers tezamen en versterkt hen in het omgaan met elkaar en hun eigen data, informatie en kennis waardoor ze bovendien efficiënter kunnen werken.
lieren en richtlijnen van uw organisatie; • Naast it in de Cloud, kennis in de Cloud
KBenP en GO opleidingen bieden in hun dienstverlening een combinatie van inrichting
met borging van eigenaarschap en versie-
van de functionele technieken, inhoud – document- en recordsmanagement – en ver-
beheer
andermanagement.
‘
KLANT AAN HET WOORD |
7
Staatsbosbeheer Bij Staatsbosbeheer is gekozen voor de inzet van SharePoint als Documentmanagementsysteem (dms). In 2006 is gestart met de wens een efficiencyslag te maken bij het onderdeel Documentaire Informatie Voorziening (div) door te digitaliseren en de organisatie en inrichting van een dms. Na aanbesteding is gekozen om met de SharePoint-toepassing te gaan werken. KBenP is nauw betrokken geweest bij de voorbereiding van de implementatie. KBenP projectleider Hans van Lippen zegt daarover: ‘KBenP biedt de functionele expertise voor rm/dm in combinatie met SharePoint (product)expertise, waarbij aspecten als (product)inrichting, de functionele eisen en het verandermanagement-traject belangrijk zijn. Zowel de harde als de zachte kant zijn daarbij voorwaardelijk.’ Ben Schrijver, hoofd bureau Bedrijfsvoering Regio Oost van Staatsbosbeheer, is vanaf december 2007 betrokken bij het project en is (oud)opdrachtgever van KBenP.
Staatsbosbeheer heeft vier regio’s:
Doel
zijn binnen het cluster Vastgoed in de Regio
Noord, Oost, Zuid en West. Op dit moment
Het doel van de inzet van een dms, in dit geval SharePoint, is te kunnen werken
Oost in SharePoint 3.000 documenten opge-
onafhankelijk van plaats en de fysieke beschikbaarheid van dossiers. Het vergroten
nomen en wordt er door de stafmedewerkers
van efficiency in het proces toont zich door verkorting in de zoektijd naar dossiers en
volop mee gewerkt.
documenten, en effectievere samenwerking. Daarnaast biedt het medewerkers in ondersteunende diensten de kans om thuis te werken. Er is gekozen te starten met het digitaliseren in een organisatieonderdeel waar het meeste documentverkeer plaatsvindt. In de Regio Oost is dat het cluster Vastgoed. Dit cluster ondersteunt de medewerkers in het veld in de provincies Overijssel, Gelderland en Flevoland door hen te ontlasten bij hun administratieve handelingen. Het kan zijn dat binnen één regio bepaalde organisatieonderdelen wel en andere niet met SharePoint werken. Mogelijke volgende functieonderdelen die voor digitalisering in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld financiën of personeelsbeheer waarbij eveneens veel dossierverkeer plaatsvindt.
Uitrol De landelijke uitrol gebeurt volgens dezelfde principes. Wegens ruimtegebrek in het centrale kantoor in Driebergen is de landelijke groep voor vastgoed, grond en gebouwen in de Regio Oost gehuisvest. SharePoint wordt bij deze landelijke groep ingezet om naast efficiency, de zichtbaarheid te vergroten en de uniforme manier van werken te promoten. De gewenste verandering in digitaal, uniform en efficiënt werken wordt zo breder. De uitrol wordt geholpen door de reorganisatie die vanaf 1 mei plaats heeft gevonden en waarbij alle regio’s op het gebied van grond en gebouwen centraal aangestuurd worden. Dit is een prachtige kans om uniformiteit in de werkprocessen breder in te zetten met het gebruik van een dms/SharePoint.
Optimale vrijheid Er is bij Staatsbosbeheer gekozen voor ondersteuning met optimale vrijheid in het proces. Er worden gegevens, documenten en functies aangeboden, maar er is vrijheid in de volgorde in de processtappen. Ben Schrijver: ‘Uiteraard zitten er risico’s aan het werken in vrijheid, maar de drempel om op deze manier te gaan werken is lager. Er wordt nu met overtuiging en discipline gewerkt aan het gebruik van dit systeem. Hoewel de medewerkers meer zelf doen in het beheer van hun documenten, zit de tijdswinst in het terugvinden van dossiers en hun volledige beschikbaarheid. De routine in de manier van werken begint inmiddels te ontstaan.’
8 | SAMENWERKEN
Scholing Vermeende doemscenario’s over bijvoorbeeld het weglekken van bedrijfsgeheimen hebben uiteraard nuances nodig. De hype van de nieuwe media is één kant van het verhaal. De wereld is groter dan die van de voorlopers, waarbij de andere kant van het verhaal is: de terugkeer naar het gezond verstand met behulp van scholing. KBenP/GO opleidingen biedt middels haar ‘school voor informatie’ (informatie)professionals de aansluiting tot nieuwe organisatorische en technische ontwikkelingen.
GO opleidingen signaleert de veranderende gedragspatronen van medewerkers in de organisatie. Daarom hebben wij diverse cursussen ontwikkeld die de mogelijkheden van SharePoint 2007 en haar vernieuwde versie SharePoint 2010 tonen in relatie tot beheer van data, informatie of kennis. SharePoint faciliteert de behoefte aan balans in chaos en structuur. SharePoint als tool kan tevens gebruikt worden om een mindset of organisatiecultuur te veranderen. Samenwerken en informatiebeheer kan plaats- en tijdsonafhankelijk, wat aansluit bij de teneur van flexwerken, desksharing en nieuwe organisatievormen. Voor de informatiespecialist ligt een rol als ‘enabeler’ in het verDe drie praktijkgerichte
schiet, dicht tegen de business en haar processen aan.
SharePoint-trainingen van GO opleidingen zijn:
1 | Introductie SharePoint Aan de hand van praktische voorbeelden wordt in een eendaagse introductiecursus kennisgemaakt met de opbouw en mogelijkheden van SharePoint, waarna deelnemers weten hoe ze tot een goede implementatie en (functionele) inrichting van een project komen. Deze cursus is geschikt voor personen met weinig tot geen ervaring met SharePoint. De eerstvolgende introductiecursus vindt plaats op 14 oktober 2011.
2 | Haal meer uit SharePoint In deze tweedaagse praktijktraining komen de meer geavanceerde mogelijkheden aan de orde. Door zelf aan de knoppen te gaan zitten en een pittige huiswerkopdracht te krijgen wordt in korte tijd diep ingegaan op SharePoint. Na het volgen van deze training bent u in staat om een adviserende en sturende rol te vervullen bij de implementatie van een SharePoint-(deel)traject. Zo kunnen deelnemers eveneens een rol spelen in het wegnemen van de weerstand die in organisaties kan leven als ze plotseling worden geconfronteerd met SharePoint als nieuwe faciliteit. De focus voor de cursus sluit aan bij bestaande ‘technieken’ die helpen bij structurering en het aanbieden van metadata(modellen). Deze cursus is geschikt voor informatiespecialisten die al enige ervaring hebben met SharePoint. De eerstvolgende cursus vindt plaats op 21 september 2011.
De docent De docent van bovengenoemde trainingen Joyce van Aalten ziet een mooie kans en rol voor informatiespecialisten en kennismanagers; vanwege de functionaliteiten Joyce van Aalten
als metadata en taxonomieën die in SharePoint zo belangrijk zijn en aansluiten bij bekende vaardigheden in het ontsluiten van informatie.
DOCENT AAN HET WOORD |
In de praktijk ervaart zij bij herhaling dat dezelfde fouten worden gemaakt en de mogelijkheden niet optimaal gebruikt worden, door bijvoorbeeld de bestaande netwerkstructuur te kopiëren in SharePoint. Daarnaast doet de informatiespecialist te laat mee in de voorbereiding waardoor documenten al zijn overgezet en de functionaliteiten niet maximaal ingezet worden.
Het motto van Joyce van Aalten is: haal eruit wat erin zit! Al vanaf het moment dat de informatiearchitectuur wordt ontworpen, kan de informatiespecialist een belangrijke adviserende rol vervullen. Na invoering liggen taken van de informatiespecialist rond het toegankelijk maken van content en kennis van binnen en buiten de organisatie voor de hand, maar ook bijvoorbeeld het stimuleren van samenwerken en kennis delen. Nieuwe rollen zijn weggelegd in het adviseren, instrueren en begeleiden van verschillende gebruikersgroepen.
3 | Succesvol document- en recordsmanagement met SharePoint In deze tweedaagse cursus ligt de nadruk op aspecten van 'governance': wie moet wat regelen en beheren binnen de organisatie om documentmanagement en recordsmanagement in SharePoint tot een succes te maken? Deze cursus is geschikt voor recordsmanagers en archivarissen die al enige ervaring hebben met SharePoint.
De docent van deze training is Eric Burger, zelfstandig adviseur digitaal werken en digitaal archiveren. Hij stelt: ‘consistentie in regels, processen en gedrag is de sleutel tot succes. Het valt mij op dat organisaties veelal SharePoint-licenties beschikbaar hebben, maar de realisatie laat op zich wachten. Om tot een werkbaar geheel in een organisatie te komen is het noodzakelijk om het beheer en de verantwoordelijkheden zorgvuldig te beleggen.’ SharePoint als ecm-pakket heeft vele functies en elementen in zich waarbij je raakt aan heel andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ict, management en de document- en recordsmanagers zullen gezamenlijk het eigenaarschap van het systeem moeten invullen.
VOORBEELDEN VAN GOVERNANCE
De verschillende facetten van governance brengt Eric Burger in zijn les naar voren
• Classificatie governance
• Content governance
in relatie tot document- en recordsmanagement. Mogelijkheden van document-
• Functionele governance
en recordsmanagement in de SharePoint 2010-versie zijn erg verbeterd waardoor
• Beveiliging governance
medewerkers er makkelijker mee uit de voeten kunnen. Behalve de verschillende invalshoeken is er in deze training ruim aandacht voor de rol en kansen van div-mede-
Meer informatie over deze
werkers. In het beleggen van rollen en de afbakening van taken is het samenspel
SharePoint-trainingen vindt u op
belangrijk en kan div haar specifieke kennis inbrengen. Daarnaast kan ze een rol
GOopleidingen.nl/SharePoint.
spelen in het verandertraject dat de inzet van een tool voor collega’s met zich mee
Deze trainingen worden ook
brengt. Bewustwording, blikverbreding en het tussen de oren krijgen van een
in-company aangeboden.
andere werkwijze is immers lastig. n
9
10 | R E C E N S I E
The Information, a history, a theory, a flood van James
In dit grote, soms theoretische verhaal zitten mooie metaforische pareltjes verborgen zoals het verhaal van Claude Shannon die in 1948 een artikel schreef over een wiskundige theorie van de communicatie. Voor Shannon was informatie niets anders dan een signaal dat verzonden kon worden naar
Gleick
een ontvanger. De betekenis van dat signaal was voor hem
P E T E R VA N G O R S E L
ondergeschikt aan de techniek. Hij bracht daarmee een split-
In de vijftiende eeuw klaagden de
een probleem waar we tot op vandaag nog mee worstelen als
Venetianen al over te veel boeken
we praten over informatie, communicatie. Een probleem dat
sing tot stand tussen het signaal en de betekenis en creëerde
en te veel uitgevers. De paradox van onze tijd is misschien wel
bijvoorbeeld doorklinkt in onze discussie over informatie en
dat we in het informatietijdperk leven maar dat tegelijkertijd
kennis. Shannon’s artikel werd in hetzelfde jaar gepubliceerd
het begrip informatie ongrijpbaar voor ons blijft. Want in het
als de uitvinding van de transistor. Een serendipische samen-
dagelijkse gebruik verwarren we data met kennis en kennis
loop van omstandigheden die een revolutie in de communi-
met informatie en dan is er nog een duistere wiskundige
catie zou veroorzaken. Het is niet zonder betekenis voor de
discipline die we de informatie-theorie noemen en die ten
lopende discussie over innovatiekracht van ons land dat bei-
grondslag ligt aan alle moderne digitale communicatie.
de voorvallen plaatsvonden in een laboratorium, de Bell labs
Een leesbare verklaring van de theorieën en de wetenschap
van at&t. Een nieuwe wetenschap ontstond, de informatie-
achter de vloed van informatie die ons leven beheerst, lijkt
theorie, die vele terreinen hervormde van economie tot natuur-
heel welkom om ons wegwijs te maken en de dialoog over
kunde.
de informatiesamenleving breder te trekken. Soms hebben bepaalde langlopende en turbulente ontwikkelingen iemand nodig die het geheel opsomt, samenvat en interpreteert voor een breed maar goed opgeleid publiek.
Een leesbare verklaring van de theorieën en de wetenschap achter de vloed van informatie die ons leven beheerst, lijkt heel welkom.
Levenselixer De Amerikaanse schrijver James Gleick heeft de handschoen
Andere helden
opgepakt. In zijn recent verschenen boek The Information, a
Andere vignetten gaan over Charles Babbage, de Victoriaanse
history, a theory, a flood biedt hij een duizelingwekkend over-
bedenker van de computer die werd geassisteerd door Rosa-
zicht van het complexe terrein. Al eerder, in 1987, schreef hij
lind Franklin, een wiskundig genie en dochter van lord Byron.
Chaos, een boek dat de mysterieuze chaos-theorie toeganke-
Franklin kon vanwege haar sexe niet zelf publiceren en
lijk maakte en tot salontafel-onderwerp verhief. Met het recent
Babbage was de enige die zicht had op haar talent. Of over
verschenen The information doet hij dat weer. Zijn benade-
Samuel Morse en de Franse gebroeders Chappe die met hun
ring als wetenschapsjournalist en schrijver zorgt ervoor dat
semafoor die eerste telegraaf bedachten.
het gesprek op gang komt en dat het onderwerp breder op de agenda staat dan voorheen het geval was. Volgens hem is
Informatie nog geen kennis
informatie een begrip dat we meestal op dezelfde generieke
Informatie was nog nooit zo goedkoop en een keuze was nog
manier gebruiken zoals het heelal, de ether en het internet.
nooit zo groot. Daarmee was de behoefte aan sturing en dui-
Maar bij Gleick is informatie meer dan de inhoud van onze
ding nog nooit zo dringend als nu. Om informatie weer om te
overstromende bibliotheken en databases. Het is het levens-
zetten in bruikbare kennis ziet Gleick een belangrijke rol weg-
elixer van ons bestaan en het basisprincipe van iedere moderne
gelegd voor de social media en het enorme collaboratieve
wetenschap in de laatste helft van de vorige eeuw. Het is de
filter van onze netwerken. Zoals Gleick duidelijk stelt is infor-
kern van zijn betoog: alles is informatie, genen, data, muziek,
matie nog geen kennis en het is onvermijdelijk dat betekenis
kunst, dna en quantummechanica.
terugkeert in de dialoog over kennis en informatie. Informatieovervloed is volgens Gleick een klacht van alle tijden.
Metaforische parel Gleick bouwt zijn betoog op in een groot overzicht dat de vijf
In het laatste hoofdstuk haalt hij het beroemde verhaal van
millennia van de omgang van de mensheid met informatie
J.L. Borges aan over de bibliotheek van Babel met alle teksten,
beslaat. Van de ontwikkeling van het schrift bij de Sumeriërs
waar en vals, ooit verschenen en nog te verschijnen en de
tot de verheffing van informatie tot olie van de kennisecono-
hulp die de bezoeker nodig zal hebben om zijn of haar weg
mie. Zijn aanpak om het terrein in grote blokken onder te ver-
te vinden. Een boek als The Information zal dan zeer nuttig
delen levert apart goed leesbare subdelen op.
blijken te zijn. n
1977
IN BEELD |
1987
2011
H u i s v e s t i n g : v a n D e n Ha a g n a a r Vo o r b u r g In haar lange bestaan is GO opleidingen verschillende keren verhuisd. De eerste ‘echte’ opleidingslocatie werd in 1977 betrokken aan de Scheveningse Keizerstraat 25, op een steenworp afstand van de beroemde boulevard. Na een kleine 10 jaar betrok GO opleidingen het oude kantoorpand van Succes, bekend van de gelijknamige agenda’s. Dit pand bevond zich in de lommerrijke Haagse Archipelbuurt aan de Celebesstraat 89. Na de overname in 2009 trok GO opleidingen in bij KBenP in het pand aan het Westeinde 10 in Voorburg. Al na twee jaar reed de verhuiswagen opnieuw voor. Zowel KBenP als GO opleidingen zijn nu gevestigd in een gloednieuwe kantoorruimte aan de Charlotte van Pallandtlaan 12 in Voorburg.
2009
11
12 | I N T E R N A T I O N A A L
Opleiding Octrooi-informatiespecialist bestaat 10 jaar
In 2001 star tte GO opleidingen met de deeltijdopleiding tot Octrooi-inforrmatiespecialist. Inmiddels is deze Engelstalige opleiding, die zowel in Nederland als in India wordt gegeven, meer dan twintigmaal georganiseerd en hebben zo’n 250 deelnemers het gecer tificeerde diploma gehaald. Tijdens de algemene ledenvergadering van de won (Werkgemeenschap Octrooi-informatie Nederland) op 7 april 2011, werd stilgestaan bij dit tienjarig jubileum. De deelnemers van de laatstgehouden opleiding ontvingen hun diploma uit handen van GO directeur Theo Verbeij. De opleiding ontstond ruim 10 jaar geleden op verzoek van de won. Na een pilot-sessie werd besloten de opleiding, mede vanwege het internationale karakter, in het vervolg in het Engels te geven. Hierdoor werden deelnemers uit Europa en ook van daarbuiten aangetrokken. In 2007 en 2008 werd de training intern verzorgd bij ge (General Electric) India. In 2008 vond speciaal voor de Scandinavische gebruikersvereniging pif een open training plaats in Kopenhagen. Sinds 2010 verzorgt GO opleidingen trainingen in India voor het lokale opleidingsinstituut giip (Global Institute for Intellectual Property). De eerstvolgende opleiding Patent Information Specialist start op 12 september 2011 in Voorburg.
TIPS&TRUCS |
13
Gebruik Readability bij beeldschermlezen A d ve r t e n t i e s , e e n r o m m e l i g e o p m a a k o f e e n o n d u i d e l i j k
Readability werkt via een button die zich in de toolbar van
letter type; het lezen van teksten van webpagina’s is best
u w b r ow s e r n e s t e l t . D e z e g r a t i s a d d - o n k u n t u d ow n l o a d e n
lastig. Gelukkig biedt de add-on Readability hier voor een
op readability.com/addons. Readability biedt daarnaast
mooie, simpele oplossing. Readability verwijdert alle
betaalde abonnementsdiensten, waarmee u teksten kunt
storende elementen op een webpagina, zodat alleen het
b e w a re n o m l a t e r t e l e z e n .
gewenste ar tikel overblijft. Ver volgens kunt u de letter-
H i e r vo o r z i j n o o k ve r s c h i l l e n d e g r a t i s d i e n s t e n z o a l s b i j -
g ro o t t e , t e k s t b re e d t e e n k l e u re n a a n p a s s e n a a n u w e i g e n
voorbeeld Instapaper, instapaper.com, beschikbaar.
l e e s we n s e n .
Slim gebruikmaken van zoekfuncties Google Uit eten? U z o e k t e e n g e s c h i k t re s t a u ra n t b i j u i n d e b u u r t o f t i j d e n s uw zakenreis? Type dan het soor t restaurant in en de plaatsnaam, bijvoorbeeld: ‘Italienisch Berlin’. Als resultaat krijgt u re s t a u ra n t s i n d e o m g e v i n g g e p re s e n t e e r d , s a m e n m e t e e n kaa ka art, beoordelingen en contactinformatie. Deze functie werkt ook bij winkels en andere lokale bedrijven. Voor verdere verfijning kunt u ook de cijfers van uw postcode gebruiken.
G o o g l e b i e d t z o g e n a a m d e o p e ra t o re n d i e n a u w k e u r i g e r
Filmpje pakken?
z o e k e n m o g e l i j k m a k e n . D a a r n a a s t z i j n e r ve r s c h i l l e n d e
U t y p t ‘ f i l m ’ e n e e n p l a a t s n a a m i n . A l s u k l i k t o p h e t b ov e n -
a n d e re h a n d i g e f u n c t i e s , w a a r b i j d e re k e n f u n c t i e d e
ste zoekresultaat, dan krijgt u een overzicht van films, bios-
bekendste is. We geven u hier twee tips.
copen en aanvangstijden, maar ook links naar recensies. I n h e t m e n u l i n k s k u n t u ve r vo l g e n s u w z o e k t o c h t ve r d e r ve r f i j n e n o f a a n p a s s e n . O o k h a n d i g : i n d i e n u a l l e e n ‘ f i l m s ’ typt, dan kunt u uw voorkeurslocatie vastleggen. Vanaf een vo l g e n d e z o e k a c t i e k u n t u d i e a c h t e r w e g e l a t e n .
M e e r b i j z o n d e re f u n c t i e s v i n d t u o p d e z o e k f u n c t i e - p a g i n a van Google: bit.ly/GOmag1-1.
14 | N I E U W S
Veel geslaagden op feestelijke diploma-uitreiking Op 17 maart 2011 ontvingen
Ter gelegenheid van deze bijeenkomst hield Rickey Tax, bibliothecaris van het museum,
26 geslaagden van de opleidingen
een interessante lezing over de samenstelling van de online catalogus en de verschil-
Medewerker Informatiedienstverlening
lende technische en praktische obstakels die daarbij moesten worden overwonnen.
Bibliotheken, Bibliotheekmedewerker
Aansluitend bood hij de genodigden een rondleiding aan door het museum, waarbij
en Informatiespecialist in het Haagse
de geschiedenis van de totstandkoming van de bijzondere collectie boeken, archivalia
Museum Meermanno hun diploma.
en museale objecten centraal stond. Het officiĂŤle gedeelte in het Koetshuis werd ingeleid door Tjeerd de Lange, lid van de examencommissie van GO opleidingen. Hij benadrukte nog eens dat het succesvol afsluiten van een opleiding, gecombineerd met een baan en vaak een gezin, een bijzondere prestatie is. Het betekent echter niet dat met het behalen van een diploma ook een einde komt aan het vergaren van nieuwe kennis en vaardigheden. Vanwege de snelle veranderingen in het vakgebied zou elke informatiewerker hiermee voortdurend bezig moeten blijven. Na de traditionele groepsfoto volgde de gezellige afsluitende borrel op de Balkenzolder. Hier werd nog lang nagepraat over uiteenlopende onderwerpen.
NIEUWS |
15
Met minder klikken naar b e te re informatie G O o p l e i d i n g e n h e e f t i n d e a f g e l o p e n m a a n d e n h a rd g e w e r k t
D e we b s i t e i s zo o p g e ze t d a t s n e l d e j u i s t e i n f o r m a t i e k a n
aan de ontwikkeling van een geheel nieuwe website. Deze
w o r d e n g e vo n d e n m e t e e n m i n i m a a l a a n t a l k l i k k e n . B i j z o n -
w e b s i t e i s g e o p t i m a l i s e e r d vo o r d e b e k e n d e z o e k m a c h i n e s ;
der is de extra zoekmogelijkheid met behulp van het zoge-
d a a r n a a s t i s e e n g ro o t a a n t a l f u n c t i o n a l i t e i t e n a a n g e p a s t o f
n a a m d e 9 - v l a k , w a a r b i j e r e e n i n d e l i n g w o rd t g e h a n t e e rd
ve r d e r u i t g e b r e i d . O o k i s h e t vo o r t a a n m o g e l i j k o m o n l i n e i n
op: Uitvoering, Inrichting en Beleid, verdeeld over de gebieden
t e s c h r i j ve n vo o r a l l e o p l e i d i n g e n . D e w e b s i t e i s g e b o u w d
O rg a n i s a t i e , I n f o r m a t i e e n i c t .
m e t h e t O p e n S o u rc e p a k k e t D r u p a l .
D e w e b s i t e , G O o p l e i d i n g e n . n l , i s s i n d s 9 j u n i 2 0 1 1 ‘ l i ve’ .
T h e m a n u m m e r i n D r u k VO over mediawijsheid in het voortgezet onderwijs Het voorjaarsnummer van het kwar taaltijdschrift inDruk voor tgezet onderwijs van Kennisnet staat volledig in het teken van mediawijsheid. Voor deze uitgave werd één van onze docenten van de driedaagse cursus Mediawijsheid en informatievaardigheden in het voortgezet onderwijs geïnterviewd en tijdens de lessen werden er foto’s voor de uitgave gemaakt. Het tijdschrift staat hier online: bit.ly/GOmag1-2.
Agenda Hieronder vindt u een overzicht van onze trainingen en
16 september
s t a r t d a t a i n d e maanden september en oktober 2011.
Beheer en toegankelijkheid van fotocollecties
Uitgebreide informatie over de verschillende activiteiten
Deze driedaagse cursus leert u verantwoord (digitale) foto’s
staat op GOopleidingen.nl.
te bewaren en snel terug te vinden.
19 september 1 september
Communicatie en beroepshouding
• Inhoudelijk toegankelijk maken van informatie
Vierdaagse cursus over eigenschappen die een bibliotheek-
Deze elfdaagse cursus leert u alle facetten rond het bouwen
medewerker zich eigen moet maken om goed te communiceren.
en onderhouden van woordsystemen en classificaties. • Informatiemanagement (diploma-opleiding)
21 september
Deeltijd hbo-opleiding waarin u leert om sturing te geven aan
• Haal meer uit SharePoint (nieuw)
veranderingsprocessen Na afloop beschikt u over organisatorisch
Tweedaagse training voor informatiespecialisten en kennis-
inzicht, kennis van projectmanagement en communicatieve en
werkers waarin de meer geavanceerde mogelijkheden van
sociale vaardigheden.
SharePoint op praktische wijze aan de orde komen.
• Informatiespecialist (diploma-opleiding) Deeltijd hbo-opleiding waarin u leert zorg te dragen voor het
• Archiefordening
gehele proces van opsporen, toegankelijk maken, beheren en
Vijfdaagse cursus over het ordenen van archiefwaardige
verwerken van informatie tot een eindproduct op maat.
documenten en het kiezen voor het juiste ordeningsstelsel.
• Recordsmanager (diploma-opleiding) Deeltijd hbo-opleiding over de bedrijfsmatige en organisatorische aspecten van een goed functionerend archief.
4 oktober Bewaartermijnen: bewaar- en vernietigingsbeleid in de organisatie
5 september
Tweedaagse cursus over het maken van verantwoorde keuzes
• Oriëntatie op bibliotheek en informatiedienstverlening
bij het selecteren en vernietigen van (digitale) documenten.
Tweedaagse cursus als brede introductie in de informatie-
U leert om een goed onderbouwde analyse te maken voor
dienstverlening in het algemeen en het bibliotheekwezen in
een bewaar- en vernietigingsbeleid.
het bijzonder. • Bibliotheekmedewerker (diploma-opleiding)
6 oktober
Deeltijd mbo-opleiding waarin u leert om de dagelijkse werk-
Optimaal informatie zoeken via internet
zaamheden binnen uw bibliotheek, mediatheek of informatie-
Eendaagse workshop over het efficiënter en effectiever vinden
centrum doelmatig te kunnen uitvoeren.
van informatie op internet via Google en andere (specialis-
• Mediawijsheid in de openbare bibliotheek
tische) zoekhulpmiddelen.
(tijdens Manuscripta) Gratis mini-workshops van de nieuwe training Mediawijsheid voor medewerkers van openbare bibliotheken.
12 oktober Internet zoektechnieken voor dieper en geavanceerd zoeken Eendaagse masterclass over dieper en geavanceerder leren
7 september
zoeken op internet, zodat u op efficiëntere wijze betere
Klantgericht communiceren en adviseren
zoekresultaten krijgt.
Tweedaagse cursus over klantgerichte dienstverlening bij archiefvraagstukken.
14 oktober
12 september
Eendaagse introductietraining over de opbouw van Share-
Patent Information Specialist
Point en de mogelijkheden voor functionele inrichting.
Introductie SharePoint (nieuw)
Post-hbo registeropleiding die zorgt voor gedegen kennis op het gebied van octrooi-informatie in het algemeen en octrooi-
17 oktober
onderzoeken, wettelijke aspecten, de toegankelijkheid en de
Organiseren en beheren van bibliotheekdiensten
herwinning van octrooi-informatie in het bijzonder.
Achtdaagse cursus over de beleidsmatige en praktische aspecten van het opbouwen en beheren van een fysieke en digitale collectie.