NOMBRE DEL CURSO ACTUAL GESTIÓN DE PROYECTOS I
FACULTAD UCIMEXICO UNIVERSIDAD VIRTUAL TRABAJO EN EQUIPO LAS PERSONAS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO FREDDY ALBERTO MARTIN MOGUEL DENNYS OJEDA JUAREZ TUTOR: ALÍ MURUET IBAÑEZ
MAYO, 2018
Las personas clave para el éxito del proyecto El gerente para desarrollar las funciones de planeación define el objetivo junto con el cliente, comunica el objetivo al equipo de trabajo (creando una visión para el logro del mismo), desarrolla un plan para llegar al objetivo y lo comparte para enriquecerlo y hacer partícipe a los miembros del mismo, posteriormente el gerente presenta el plan al cliente para su aprobación y establece un sistema de información para el desarrollo del proyecto (para ir programando el avance real con el planeado). Como un ejemplo se pude pensar en el uso de un diagrama de Gantt que es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado para el logro de un objetivo de un proyecto. Para realizar la función de organización, el Gerente de proyectos debe realizar una serie de actividades: 1. Obtener o gestionar los recursos apropiados para la realización del trabajo. 2. Decidir qué tareas se deben hacer en la propia empresa y cuáles deben hacer los subcontratistas o asesores. 3. Decidir qué tareas se deben hacer con subcontratistas o asesores. 4. Definir con claridad el alcance del trabajo 5. Definir las partidas a recibir 6. Negociar un contrato con cada uno de ellos (subcontratistas o asesores) 7. Asignar las responsabilidades y delega autoridad a personas o subcontratistas. 8. Nombrar líderes de grupos o tareas específicas 9. Crear un ambiente en que las personas estén altamente motivadas para trabajar juntas como un equipo de proyectos
10. Fomentar la motivación a través del reconocimiento. Para la función de control el gerente pone en marcha un sistema de información de administración, que se utiliza para seguir el progreso real e irlo comparando con lo planeado. Los miembros del equipo del proyecto supervisan el avance de sus tareas asignadas y periódicamente proporcionan información sobre el progreso, el programa y los costos. Todo esto se complementa con reuniones periódicas con el equipo de trabajo para ir revisando las actividades planteadas e ir analizando el grado de avance o atraso de las mismas; para que con tiempo se tomen adecuaciones o decisiones para cumplir con los tiempos establecidos. Los Gerentes de proyectos deben tener y/o desarrollar habilidades esenciales para que los convierta en un líder de proyecto efecto como lo son: Gran capacidad de liderazgo, Capacidad de permitir el desarrollo de las personas, Excelentes habilidades de comunicación, Buen manejo de relaciones interpersonales, Capacidad de manejar el estrés, Sagacidad para solucionar problemas y Destreza para administrar el tiempo; Delegación y administración del cambio. Las personas no nacen con la capacidad de ser líderes de proyecto, estas se van adquiriendo o desarrollando de distintas maneras, por ejemplo: a través de la autoevaluación, de la retroalimentación, de la entrevista con gerentes de proyectos, Programas de capacitación, uniéndose a organizaciones, leyendo, ofreciéndose como voluntario y obteniendo experiencia al participar en muchos proyectos.
La comunicación oral o escrita (como habilidad del gerente) es necesaria para crear una buena relación de trabajo hacia adentro del proyecto (con el equipo) y hacia afuera (con el cliente) para que las expectativas sean claras, es decir una buena comunicación es
necesaria para el buen funcionamiento de la empresa porque facilita el logro de metas además de establecer credibilidad e inspirar confianza. Para que el Gerente del proyecto conozca los intereses, motivaciones, gustos, metas, preocupaciones de cómo realizar las actividades, la manera de pensar de su equipo de trabajo debe tener la habilidad interpersonal de comunicarse con su personal para que una vez conociendo este tipo de información colocar al personal en puntos clave para el desarrollo del proyecto, así como observar acerca de que temas carece el personal para capacitarlos. Según Bisquerra (2003: 23), una relación interpersonal “es una interacción recíproca entre dos o más personas” Se trata de relaciones sociales que, como tales, se encuentran reguladas por las leyes e instituciones de la interacción social. De igual forma se debe tener el compromiso permanente de promover motivar y dirigir el potencial humano de la organización hacia el cumplimiento de objetivos, fomentando el crecimiento y la realización individual y grupal. La estrecha relación con el recurso humano hace de las habilidades interpersonales elementos indispensables para el desempeño de sus funciones. Las habilidades interpersonales son la capacidad individual para dirigir, motivar, resolver conflictos y trabajar con los demás.
Para crear un ambiente en el que un equipo de proyectos se desarrolle la motivación se puede crear estimulando la participación así como el involucramiento de todos los miembros del equipo y a través del reconocimiento del equipo de proyectos como un conjunto y de sus miembros como individuos. Esto debido a que las personas quieren sentir que están haciendo una contribución al proyecto y necesitan ser reconocidas, muchas veces
pensamos que este reconocimiento debe sonar en el bolsillo pero muchas veces la gente requiere una palmadita, unas palabras de lo que hace está contribuyendo al logro de los objetivos. Delegar es el acto de dar autoridad tanto al equipo de proyectos para que logre el objetivo del proyecto, como a cada miembro del equipo para obtener los resultados esperados de su área de responsabilidad; esta acción es esencial porque asegura como parte de la responsabilidad del gerente el desempeño efectivo por parte del equipo y crea las condiciones necesarias para la cooperación y el trabajo en sinergia. Ejemplo: En un equipo de trabajo que tiene un proyecto a su cargo se pueden ir delegando las tareas de acuerdo a las características y habilidades de cada grupo de personas para que cumplan en un tiempo establecido las mismas y que estas den pauta a la tarea de otros grupos para cumplir los objetivos planteados. Algunas barreras que se pueden presentar dentro de la comunicación podría ser: el presentar los temas sin tomar en cuenta las reacciones del equipo de trabajo (pensando que como gerente lo sabemos todo), tener cero comunicaciones con el cliente y no considerar el grado de satisfacción del mismo, una comunicación con ambigüedades que genere incertidumbre de lo que se realizará, el no generar el ambiente propicio para que exista la comunicación efectiva. Como habilidad también en un gerente de proyectos esta el poder administrar o lograr controlar los cambios que se den en el desarrollo del proyecto permitirá minimizar cualquier repercusión negativa que pueda existir sobre el logro con éxito del proyecto. Además esto depende de la identificación del cambio en el momento oportuno mientras más tarde se identifique mayor será la repercusión que se pueda tener.
Una de las formas de hacer que un proyecto sea más divertido es estando muy motivado y siendo positivo para el grupo de trabajo, haciendo que las cosas sucedan pero poniendo el ejemplo: Si deseas que la gente de su 100% él tiene que dar el 101%, si necesita que se queden a trabajar; el gerente debe quedarse a trabajar con el equipo se un todo con ellos de manera positiva; no debe sentir el desánimo y por ende menos contagiarlo; el gerente debe involucrarse y ser uno más del equipo de trabajo. Considero que el gerente puede generar los espacios para que el trabajo fluya así por ejemplo: celebrar en la oficina con su equipo los días de cumpleaños por mes con un detalle del pastel, poder celebrar días como el día de la madre o del padre, hacer el día del niño; conocer un poco más a su equipo para brindar la confianza en ellos para poder sacar adelante los retos del proyecto. Proyecto Freddy: En mi experiencia personal durante 2 años consecutivos nos pudimos adjudicar un proyecto para la operación de un escuela de EMS a través del programa de apoyo para el fortalecimiento de ese tipo de planteles, en el primero la bolsa fue de $25, 000 pesos y el segundo fue de $60,000 pesos aproximadamente; ¿Qué fue lo que hicimos? O mejor dicho ¿Qué hice?; en primer momento documentarme sobre los modos y formas de cómo se adjudica uno estos dineros; posteriormente en una reunión de trabajo donde involucre a todo el personal del plantel desde administrativos, docentes y personal manual así como de intendencia presente al personal los pasos y en qué consistía estructurar nuestra propuesta de proyecto; posteriormente con una lluvia de ideas de todo los miembros del plantel hicimos un listado de todo lo que necesitábamos por más loco que parezca para luego priorizar en cuanto a estas áreas de oportunidad; el trabajo se divido entre todos para obtener las cotizaciones, llenar los formatos, justificar los mismos y subirlos a la red a
través de las paginas oficiales de la SEMS; así es como hoy en día tenemos aulas con cañones y sistemas de audio, una intranet a falta de internet, un buen sistema de riego así como un equipo de sonido para las reuniones y eventos del plantel, el proyecto debía cumplir con fechas para todo lo que se pedía y con la aplicación de los recursos de tal forma que todo se debía ocupar y cuadrar, fue una bonita experiencia que nos permitió crecer como equipo de trabajo o como comunidad educativa al año siguiente pudimos hacer los mismo con los detalles que quedaron pendientes de nuestra primera lista más las necesidades que se fueron agregando. Lo que se hizo fue escuchar a todos, priorizar entre todos, dividir las acciones y cumplir con los tiempos de realización. Proyecto Dennys: Participo en un proyecto de mejora el cual trata de la integración de todos los materiales e insumos existentes en las áreas productivas de la empresa en la que laboro con el fin de direccionar cada material a una clasificación de acuerdo a su uso: o o o o o o o
Material de empaque Material de embalaje Envase primario Envase secundario Ingredientes Material coadyugante Material indirecto
Dicha clasificación nos ayudará a comenzar el proyecto en el cual se comienza por tener información de los proveedores, realizar la especificación del material de acuerdo a las necesidades de la empresa y por último iniciar con la inspección y análisis de dichos materiales. Dando mayor importancia a los materiales que se encuentran en contacto directo con el producto. El proyecto aún no concluye, pero aún estamos en tiempo y forma
para concluirlo. El gerente de proyecto realiza reuniones de manera mensual para comentar el avance, dar puntos de vista, observaciones o problemรกticas encontradas. Como plan de trabajo se lleva una matriz en la cual se va descargando la informaciรณn que se va obteniendo para ir visualizando el avance.
Material consultado: Bases teรณricas de la influencia de las relaciones interpersonales (sf), disponible en http://www.eumed.net/libros-gratis/2012a/1159/bases_teoricas_relaciones_interpersonales.html
Habilidades interpersonales (sf) disponible en http://www.cca.org.mx/cca/cursos/administracion/artra/habad/habadm/habint_had.htm
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